Autor: Jean Carlos Brandenburg

O modelo de trabalho híbrido se caracteriza pelo fato de as empresas darem a liberdade para os seus colaboradores escolherem como, onde e quando realizam suas atividades. Assim, os colaboradores podem escolher entre realizar suas atividades em home office, na sede da empresa ou em escritórios flexíveis.

Essa forma de trabalho não é novidade e cada vez mais as tendências sobre o futuro do trabalho apontam que as empresas estão inclinadas a adotar o trabalho híbrido como padrão. Um estudo realizado pela IDC e Google Cloud revelou que 43% das empresas brasileiras já definiram o modelo híbrido como sistema de trabalho para os próximos anos.

Nesse contexto, é importante para as empresas que desejam adotar o modelo de trabalho híbrido, avaliarem as vantagens e desvantagens desse formato. A seguir listamos os principais tópicos sobre o tema e que devem ser considerados no processo de adoção no modelo de trabalho.

Pontos de atenção do modelo de trabalho híbrido

Apesar das vantagens no modelo de trabalho híbrido receberem o grande destaque, existem pontos de atenção que não podem ser ignorados. Esses pontos de atenção funcionam como desafios a serem superados pela empresa, para desfrutar a totalidade das vantagens do trabalho híbrido. Confira:

Vantagens do trabalho híbrido

• Redução de custos para empresa (energia, água, transporte);
• Praticidade e flexibilidade para os colaboradores;
• Aumento de produtividade;
• Eliminação de tempo gasto no deslocamento dos colaboradores.

Pontos de atenção do trabalho híbrido

• É necessária uma boa gestão de controle e comunicação interna;
• O acompanhamento das atividades precisa ser simples;
• É preciso ter segurança de dados e informações da empresa;
• Boa solução para gerenciamento dos documentos da empresa;
• Adoção de uma solução para o controle dos processos da empresa.

A automação de processos como propulsora do modelo de trabalho híbrido

Para começarmos a entender como a automação de processos pode contribuir com o modelo de trabalho híbrido, é necessário compreender antes o conceito de automação.

O que é a automação de processos?

Automatizar é o ato de transformar processos manuais e torná-los mais independentes da interação humana, utilizando a tecnologia a favor de melhorias ou otimizações para tornar esses processos livres de erros humanos.

De forma simplificada, podemos dizer que automatizar processos significa retirar gargalos que impõem ineficiências às operações empresariais.

Hoje, a automação de processos é uma realidade na rotina operacional das empresas devido ao potencial de otimização e resolução de atividades com poucos cliques.

Administrar uma equipe sem o uso de soluções de gestão e sistemas integrados é praticamente inviável quando se busca produtividade e eficiência, principalmente quando se trata de um cenário híbrido.

Qual o objetivo da automação de processos?

O principal objetivo da automação de processos é aprimorar o andamento do fluxo de trabalho em uma organização.

Com a automação, é possível reduzir custos, tempo, desperdícios, aumentar a produtividade, minimizar falhas e controlar, em tempo real, todos os processos do negócio.

Como a automação de processos contribui para o modelo de trabalho híbrido?

Independentemente da forma como uma empresa gerencia seus processos, uma coisa é certa: eles não podem ser engessados ou presos a meios físicos, como o papel, por exemplo, principalmente em um formato de gestão de trabalho híbrido.

Os processos manuais demandam muito tempo. Tempo esse que poderia ser dispensado a algo mais produtivo ou estratégico. Além da redução de tempo, é possível observar o aumento da produtividade e a economia de custos quando os processos são automatizados.

Outra vantagem é que, além do aumento da qualidade do trabalho realizado, uma vez que o processo se torna mais eficiente, é possível padronizá-los. É dentro desse contexto que listamos abaixo algumas maneiras como uma cultura de automação de processos pode não apenas contribuir, mas também aprimorar e facilitar a adesão do modelo de trabalho híbrido.

BPM

Para que a automação de processos de uma empresa seja capaz de atingir os melhores resultados, são usadas soluções tecnológicas denominadas BPMS (Business Process Management Systems).

O BPM é um aliado ideal para as organizações que desejam amadurecer a sua automação de processos. Com ele, é possível definir, executar, mensurar, analisar, avaliar, otimizar e monitorar cada um dos processos da empresa.

Aderir a uma solução que possa tornar os diferentes processos de sua empresa facilmente acessíveis aos colaboradores de maneira remota é uma etapa muito importante na implementação do modelo de trabalho híbrido, tornando-se um pilar para o sucesso dessa nova realidade.

Em nosso blog, você encontra um guia completo sobre o BPM e também algumas dicas de como implementá-lo em seu negócio.

Tudo na Nuvem

O armazenamento de dados na nuvem já está bastante inserido no dia a dia das pessoas. É muito difícil encontrar alguém que não utilize serviços como Google Drive, iCloud, ou OneDrive em seus dispositivos móveis.

Nesse sentido, é um passo natural para as empresas começarem a manter seus documentos, processos e dados importantes em armazenamentos que possam ser facilmente compartilhados com seus colaboradores, protegidos, e independentes de hardwares e espaços físicos.

Nessa etapa destaca-se a utilização de uma solução GED para o gerenciamento de arquivos e documentos de forma online e segura.

Gestão de documentos

É comum as empresas gerarem um grande volume de documentos diariamente, seja no gerenciamento de contratos, notas fiscais, ou outros documentos compartilhados entre as equipes. Esses materiais costumam ficar salvos em servidores internos nas dependências da empresa, ou muitas vezes, nos próprios dispositivos dos colaboradores.

Em um modelo de trabalho híbrido o acesso e a organização desses documentos se tornam complicado, principalmente quando ferramentas não apropriadas como email e chats são usadas para o envio e recebimento dos arquivos. Embora essas ferramentas tragam agilidade nas transações, acabam apresentando muito mais problemas do que benefícios, como:

• Cópias desnecessárias;
• Falta de controle de versionamento para arquivos importantes;
• Falta de segurança e governança das informações;
• Dificuldade de localização dos arquivos.

Novamente, a Gestão Eletrônica de Documentos (GED) se destaca como uma solução ideal para gerenciar e arquivar os documentos de uma empresa, sendo a forma mais eficiente para o acesso e compartilhamento dos materiais.

Neste artigo destacamos alguns pontos importantes a serem considerados na adesão de uma solução GED para sua empresa.

Segurança das informações

Com as equipes descentralizadas e longe das instalações da empresa, é importante que exista uma camada extra de proteção nos documentos que os colaboradores utilizam e compartilham. Soluções Cloud normalmente possuem recursos avançados de proteção e criptografia, além disso, também é importante a possibilidade de configurar dentro da solução GED diferentes permissões para os conteúdos que são arquivados, garantindo acesso somente às pessoas autorizadas.

Mobilidade

Com os arquivos da empresa na nuvem, eles se tornam acessíveis em qualquer lugar, a qualquer hora, permitindo aos colaboradores maior flexibilidade durante sua publicação e acesso. Com o avanço das tecnologias atuais é possível até lidar com informações de forma offline e sincronizá-las quando houver conexão. Tudo isso facilita a realização de tarefas do dia a dia, economizando tempo que pode ser gasto em atividades mais estratégicas.

Por isso, aderir soluções que contemplem aplicativos móveis no seu ecossistema de ferramentas é um fator importante a ser considerado.

O papel da TI na migração para o modelo híbrido de trabalho

Com a análise dos pontos citados acima, percebe-se que investir em tecnologia para automatizar processos  será uma mudança fundamental no sucesso do trabalho híbrido, pois possibilita a colaboração em nuvem, garante a segurança de dados e corrige falhas na comunicação.

Tanto que cerca de 66% das empresas brasileiras reformularam sua infraestrutura de TI para atender às novas exigências, ampliando seus orçamentos em tecnologia para acelerar a transformação digital.

Dados como esse mostram uma clara tendência para o trabalho no pós-pandemia: será híbrido, flexível e conectado, com a adoção de plataformas e recursos digitais para melhorar a colaboração e a assertividade na comunicação.

Por isso, é imprescindível incluir a equipe TI na busca dessas soluções práticas que serão utilizadas no dia a dia da empresa, uma vez que essa terá grande responsabilidade sobre o sucesso da transformação cultural do seu negócio. 

Conclusão

A automação de processos é importante para ajudar na transformação digital das relações de trabalho? Sim, mas não é o único fator importante: a cultura tem grande relevância. É preciso que as empresas tenham a colaboração imbuídas em seus valores e contem com soluções que também a tenham.

O Fusion Platform

O Fusion Platform é uma poderosa plataforma ECM, que se destaca por ser uma solução low-code para o gerenciamento de processos, documentos e indicadores. Integrando módulos de BPM e GED robustos, o Fusion Platform gerencia todo o ciclo de vida de seus documentos e processos, garantindo agilidade e produtividade nas atividades de sua empresa, além de trazer outros benefícios como assinaturas eletrônica e digital nativas, um poderoso módulo Analytics, e também possuir aplicativos mobile que permitem o acesso a processos e documentos a qualquer hora e lugar.

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