Toda empresa, seja ela de grande, médio ou pequeno porte, deve se preocupar com as leis, normas e conformidades exigidas, não é mesmo?
Sabendo disso, a organização deve implementar políticas internas de Compliance. Isso deve ser feito, não só pela “obrigação de seguir regras”, mas para que a instituição apresente transparência e ética para os seus funcionários, clientes, fornecedores e interessados em geral, gerando assim, uma boa imagem perante a sociedade.
Um bom método para garantir que o processo de Compliance esteja sendo seguido em uma empresa, é utilizar uma central de auditoria. Isso porque, ela fará com que os gestores estejam cientes dos acessos, ações e modificações feitas por seus subordinados, fazendo com que uma possível irregularidade seja percebida e corrigida de maneira muito mais rápida e eficaz.
Deseja conhecer um pouco mais sobre a central de auditorias, que muito tem a contribuir para o processo de Compliance de sua organização? Vem comigo!
Como pode ser definido o termo “Compliance“?
Este termo, muito utilizado na atualidade, refere-se a um programa estratégico de práticas corporativas, que busca fazer com que a organização esteja em conformidade com as leis, padrões e regulamentos internos e externos.
O processo de Compliance pode ser aplicado de diversas formas pelas organizações. Porém, geralmente, segue um modelo específico, que faz uso dos seguintes pilares:
- Prevenção: como diz o ditado: “é melhor prevenir do que remediar”. As ações de prevenção devem receber a maior parcela de recursos disponibilizados pelas instituições, visto que práticas preventivas eficazes, claramente intituladas, tendem a precaver problemas e danos extremamente prejudiciais para a organização.
- Detecção: por mais que as práticas de prevenção sejam criadas, definidas e repassadas da melhor maneira possível, existem situações em que as regras acabam sendo violadas pelos membros.
Portanto, é necessário que haja um controle rígido por parte dos gestores, para garantir que possíveis inconsistências sejam detectadas o mais brevemente possível, afim de evitar danos maiores para a instituição.
- Correção: neste ponto, sabendo dos erros ou das regras que não foram seguidas, é necessário aplicar ações corretivas de forma imediata, e se necessário, formar novas normas para que as falhas apresentadas não sejam mais observadas nos processos corporativos.
Agora que já sabemos do que se trata um programa de Compliance, e como ele costuma ser formado, veremos o significado de auditoria, que como dito anteriormente, é um recurso que muito tem a agregar no programa de Compliance.
O que é auditoria?
De maneira simples e direta, a auditoria é um processo que possui a função de analisar se os procedimentos e resultados aplicados e gerados (respectivamente) pela organização, estão sendo seguidos de maneira correta, com base na cultura organizacional da empresa, e nas normas e leis vigentes.
Sendo assim, podemos considerar que uma Central de Auditorias é responsável por armazenar diversos tipos de informações, que auxiliarão os gestores a inspecionar se as atividades praticadas pela entidade estão seguindo os padrões intitulados.
Além de possibilitar a detecção de práticas que não estejam sendo aplicadas como o esperado, a auditoria também facilitará o mapeamento de melhorias que podem ser aplicadas na organização, afim de prevenir possíveis erros.
Com base nos expostos acima, conseguimos identificar os conceitos de Compliance e auditoria, correto? Agora, é chegada a hora de entendermos como uma central de auditorias pode auxiliar e facilitar o processo de compliance!
Como uma central de auditorias pode auxiliar no processo de compliance
Como pudemos observar anteriormente, uma central de auditorias armazena dados relevantes para monitoração e acompanhamento dos processos de uma organização. Sabendo disso, podemos relacionar esta funcionalidade em favor do compliance.
O processo de compliance possui, como um de seus principais pilares, a prevenção. Para verificarmos a necessidade de métodos e regras que precisão ser criadas para precaver determinada situação, é necessário que o gestor conheça como o processo funciona na prática, ou seja, como os funcionários estão executando suas respectivas atribuições.
Nesta situação, uma central de auditoria, que aponte as ações realizadas pelos usuários, bem como a data e horário de cada uma delas, por exemplo, pode auxiliar um gestor a observar possíveis pontos de melhoria.
Assim como a prevenção, a fase de detecção e correção são extremamente importantes. Detectar com eficácia uma possível falha nos processos, pode economizar muito tempo e dinheiro. Nesta etapa, a auditoria pode oferecer informações úteis para o controle dos gestores. Exemplo: ações que estão sendo realizadas, frequência e responsáveis.
Ao perceber que determinada situação está ocorrendo de forma errônea, devem ser aplicadas ações corretivas para o problema. Novas regras também podem ser criadas, ou então, o usuário responsável pode ser notificado.
Conforme pudemos observar, uma Central de Auditorias pode facilitar muito as etapas do compliance. Vejamos agora, como a Central de Auditorias do fusionPlatform poderá lhe auxiliar no controle do seu negócio!
Central de auditorias no Fusion Platform
Responsável por armazenar informações a respeito de diversos tópicos importantes para um processo de Compliance, a central de auditoria do Fusion Platform apresenta uma interface de fácil acesso, que possibilita encontrar as informações que deseja de maneira simples e eficaz.
Além disso, o acesso é disponibilizado apenas para os usuários que realmente possuem permissão, afim de evitar que usuários indevidos acessem dados sigilosos.
Através desta funcionalidade, podemos verificar diversos dados importantes, como:
- Acesso de Usuários:
Através desta opção, obtemos as informações referentes ao acesso dos usuários na plataforma. Para facilitar a busca pelas informações, a função conta com campos de filtro, para que seja possível realizar a pesquisa por data e usuário específico, por exemplo.
Tendo em mãos essas informações, fica muito mais fácil controlar acessos indevidos e fora do horário permitido.
- Cadastro de Usuários / Papéis / Grupos:
Ao selecionar essas opções, será possível saber quando um usuário/papel/grupo foi criado, editado, excluído ou inativado no sistema, por exemplo. A função também nos permite saber o responsável pela modificação, a data, e realizar filtros com bases nesses campos disponíveis.
- Configurações do Sistema:
Esse tipo de informação é de extrema importância, visto que, a partir do momento que uma informação geral do sistema for modificada, todos os usuários serão afetados.
Por isso, saber quem foi o responsável e qual a alteração foi feita, auxiliará muito no controle de modificações indevidas.
- Documentos:
Por meio desta seleção, conseguimos controlar as publicações, edições e exclusões de documentos no GED, fazendo com que erros sejam mais facilmente identificados e evitados.
- Modelos de Processos:
Por mais que as edições dos modelos de processos sejam restritas a administradores do módulo, ter controle das alterações realizadas possibilitará evitar que mudanças incorretas sejam liberadas para a utilização dos usuários.
- Cadastros de Formulários:
Assim como os modelos de processos, as alterações realizadas em formulários são visualizadas rapidamente pelos participantes dos fluxos. Logo, saber quais campos sofreram modificação, e quem foi o responsável pelas alterações, é de grande valia para os administradores.
- Registros de Formulários:
Por intermédio desta opção, conseguimos ter acesso as informações preenchidas nos campos de um formulário e, da mesma forma, aos dados que foram editados, possibilitando assim, que dados removidos indevidamente sejam recuperados.
Como pudemos observar, utilizando as funções disponibilizadas na central de auditorias do Fusion Platform, seu processo de Compliance poderá ser executado de maneira muito mais segura, facilitada e eficaz.
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E aí, está preparado para aprimorar o processo de Compliance de sua organização? Caso tenha restado alguma dúvida, ou tenha algo a comentar sobre o artigo, nos escreva aqui nos comentários.
