Neste artigo veremos como modelar um fluxograma de compras no Fusion, fazendo uso da ferramenta de BPMN, lembrando que o fluxograma é totalmente adaptável. Primeiramente é necessário sabermos o que é um fluxograma, um fluxograma consiste da representação de um processo através de fórmulas e símbolos padronizados, tendo o objetivo de ter uma visão macro do processo, assim facilitando o entendimento do processo e a otimização. Existem outros tipos de modelagem que também podem ser utilizadas para o BPMN do Fusion, veja mais em Quais são os 5 tipos de mapeamento de processos mais utilizados?
Criando uma nova modelagem
O fluxograma de compras utilizado será:
Para esse artigo será utilizado da versão 3.8.6 do Fusion. Para iniciar precisamos entrar na modelagem de processo, entrando no menu de Processo (1) selecionando o submenu de Gerenciar Modelos de Processos (2) e por fim, clicando no botão Adicionar modelo (3), conforme a imagem abaixo:
Componentes
Com isso entramos no modelador do BPMN, porém antes de começarmos a fazer a modelagem é necessário saber quais são os componentes que serão utilizados. Sendo eles:
Início: Componente que diz onde é iniciado o fluxograma.
Atividade: As atividades são as etapas do processo elas são divididas em tipos:
Atividades de usuário: Elas são as atividades padrões, nelas é possível determinar quais campos serão exibidos em tela, bem como a se são editáveis ou obrigatórios.
Atividades de Script: Elas são as atividades que permitem a cópia de campo de uma atividade para outro bem como a execução de scripts personalizados.
Atividades de E-mail: Elas são atividades que servem para mandar e-mails customizados para os participantes de uma Raia ou para um usuário informado em um campo.
Decisão: Componente permite fazer o fluxo seguir um caminho baseado em uma decisão baseada nos campos das atividades anteriores a ele.
Raia: Área do processo que determina quem pode executar as atividades que estão contidas dentro dela.
Modelando o fluxograma
Tendo esses componentes em mente, podemos começar a fazer a modelagem. Primeiro será necessário marcar a modelagem como sendo do tipo executável e dar um título, código e selecionar o e-form principal da modelagem e os gestores dela, conforme a imagem abaixo.
Após isso selecionamos a raia, dando um nome a ela e indicando os participantes, colocamos o componente de início e a atividade inicial como sendo do tipo atividade de usuário.
Com a raia inicial feita, será criada a segunda raia que lida com a aprovação do pedido de compra, decidindo por uma atividade de decisão se o pedido foi aprovado ou não. Caso não o fluxo é direcionado a uma atividade de e-mail que envia um e-mail de reprovação ao usuário que solicitou a compra. Caso sim o fluxo é direcionado a uma atividade de cópia de campos, no qual copia o usuário que autorizou a compra e envia um e-mail ao usuário solicitante que a compra foi aprovada.
Com isso feito basta clicar em Liberar, para que seja validado e liberado novo processo. Assim, terminamos a criação da modelagem do fluxograma de compras, de maneira simples e rápida devido ao BPMN do Fusion.
Conclusão
O BPMN do Fusion permite a criação de fluxogramas de uma maneira simples e rápida, mantendo uma visualização gráfica que permite melhor entendimento e conversão de um fluxograma para um modelo do BPMN. Caso tenha interesse e deseje saber mais, clique aqui!
Atualmente as indústrias são grandes potências no que se refere ao desenvolvimento do País e da economia, gerando empregos e oferecendo vários outros benefícios ao meio que estão inseridas. No entanto, ainda hoje, diversas empresas enfrentam certas dificuldades no momento de automatizar processos industriais ou até mesmo entrar em um consenso de qual decisão deve ser tomada, pois não possuem uma visão geral dos processos e dos indicadores de produção. Para evitar que isso aconteça, é imprescindível que a indústria tenha processos adequadamente automatizados, isto é válido para grandes, médias e pequenas empresas. Ao automatizar os processos, a indústria garante maior agilidade e controle sobre as tarefas a serem realizadas, lembrando que qualquer processo industrial pode ser automatizado.Neste artigo iremos abordar alguns pontos para auxiliar as indústrias que desejam melhorar os processos internos e garantir maior rentabilidade e facilidade no dia a dia.
O que é automação de processos?
A automação de processos refere-se à utilização de ferramentas (como o BPM) com o objetivo de trazer benefícios de controle aos processos operacionais de uma empresa, dessa forma automatizando diversas atividades manuais. A automação de processos, visa aumentar a produtividade de uma determinada tarefa, reduzir custos operacionais, aumentar o desempenho, desse modo gerando vantagens para a empresa. Saiba como implementar uma ferramenta de Automação de Processos.
Quais principais dificuldades as indústrias enfrentam?
Quando as indústrias surgiram, as mesmas operavam de forma que os trabalhadores não possuíam um processo de trabalho sequencial e definido, simplesmente eram instruídos a realizarem qualquer tarefa sozinhos. Porém, em 1914 essa visão de trabalho individual foi substituída pela implementação de processos semi-automatizados nas indústrias, que facilitaram o processo de trabalho pois o mesmo tornou-se sequencial, dessa forma acelerando a produção e os processos.
Com o passar dos anos foram criadas várias formas de automatizar processos e ferramentas digitais em que as empresas possam automatizá-los de forma simples, possibilitando o acesso ao sistema de qualquer lugar, para que a tarefa seja executada, reduzindo o tempo de um processo de meses para dias.
Já sabemos o que é um processo automatizado e quais são os maiores problemas que as indústrias enfrentam por não terem os seus processos automatizados. Sabendo disso, como podemos facilitar e automatizar processos para a indústria?
Exemplo prático de um processo que pode ser automatizado através de uma plataforma BPM:
Fluxo de compras: Requerente abre uma solicitação através de uma ferramenta de automação de processos digital para um integrante da equipe de compras, solicitando o material a ser comprado > Responsável por compras especificar o material em questão e encaminhar um e-mail com a solicitação do orçamento > Fornecedores devem responder o e-mail que lhe foi enviado > Encaminhar para o tomador de decisões da empresa, em detalhes as informações passadas pelo fornecedor > Aguardar análise do orçamento para ser liberado a verba para compra > Caso a verba seja liberada a equipe de compras será notificada e então o fornecedor será notificado para liberar o material > Depois de entregue o material, o ciclo do processo será finalizado e o solicitante será notificado que o seu material está disponível.
Todo este processo de solicitação de compras pode ser realizado automaticamente através da automatização dos processos. Este foi um simples exemplo do que uma ferramenta BPM pode fazer por sua empresa, é possível automatizar QUALQUER processo.
Quais os benefícios obtidos?
Padronização dos Processo Industriais
A padronização dos processos promove diversos benefícios para a gestão empresarial. O motivo de realizar a padronização das tarefas é realizar cada atividade com repetibilidade, tendo assim como resultado a eficiência e a qualidade do trabalho. Um exemplo de plataforma que realiza a padronização dos processos é o Fusion Platform, através dela é possível padronizar todos os processos das equipes da sua empresa.
Redução de Perdas
Os benefícios em automatizar os processos empresariais estão diretamente ligados com a baixa taxa de falha durante o processo e a baixas perdas, tanto de material quanto de capital. Com a automação de processos é possível contar com a mesma estrutura. Afinal, os desvios, gastos e desperdícios são minimizados com o uso correto da ferramenta.
Maior Produtividade
Com o auxílio da ferramenta e das tarefas automatizadas, os colaboradores não precisam “perder tempo” realizando ligações, enviando e-mails, anexando cópias de arquivos. Basta realizar algumas etapas simples e deixar o resto com a ferramenta. Isso quer dizer que o processo se torna mais rápido e ininterrupto. A consequência direta é o aumento da produtividade e a diminuição do tempo gasto.
Conclusão
As ferramentas de automação entregam diversos benefícios aos usuários e implicam diretamente no rendimento e produtividade da empresa. Estes foram alguns dos pontos levantados que são capazes de otimizar os processos da sua empresa, caso ainda esteja na dúvida em investir ou não em uma plataforma BPM recomendamos nosso artigo Checklist: Está na hora de investir em BPM? Traga sua empresa para a transformação digital!
A comunicação entre colaboradores de uma empresa, ao mesmo tempo em que é capaz de ser ágil, eficiente e esclarecedora, torna-se facilmente um empecilho para os colaboradores, podendo ficar horas ociosos esperando para repassar um comunicado/informação ou simplesmente perder informações ao decorrer dos processos internos e externos, quando não automatizados. Se você já percebeu o quão aperfeiçoável pode se tornar esse diálogo, entre duas ou mais partes, está na hora de conhecer melhor a reengenharia de processos de negócios.
O termo reengenharia é sinônimo de boas práticas, é a intervenção por meio do redesenho fundamental de processos-chave de negócio, busca alcançar melhorias significativas de desempenho. Tornou-se muito popular durante os anos 90 e foi colocada em prática principalmente pelas mais ambiciosas empresas norte americanas, que buscavam permanecer no mercado ou ter maior competitividade.
“(…) um redesenho de processos, que envolve a readequação dos processos empresariais, estruturas organizacionais, sistemas de informação e valores da organização, objetivando uma guinada nos resultados dos negócios da organização”. – Stair e Reynolds (2002, p.39)
Exemplo:
Um processo interno para solicitar compras, que pode demandar mais de 3 etapas para ser concluído, passando pelo solicitante, pelo gerente/aprovador, pelo cotista e pela compra, ou seja, há um intervalo de tempo entre essas ações que é passível de melhorias.
Para realizar essas melhorias é possível utilizar o Gerenciador de processos (BPM) onde em um ambiente leve e intuitivo, com apenas alguns cliques é possível configurar formulários, prazos e responsabilidades de cada colaborador.
BPM (Business process management):
O BPM é o meio por onde uma reengenharia de processos de negócio pode ser feita, se trata de uma metodologia de gerenciamento ajustável desenvolvida com o objetivo de organizar e facilitar processos organizacionais de baixa ou alta complexidade, internos ou externos nas corporações. A finalidade desta ferramenta é automatizar tarefas que são efetuadas mais de uma vez, podendo analisar melhor o processo como um todo, recebendo feedbacks em tempo real e sentindo o feeling de seu andamento.
Gargalo é o termo usado para representar impasses durante o deferimento do processo, podem ocorrer por vários motivos e são grandes empecilhos da produtividade de uma corporação com processos defasados.
Mas como detectar esses entraves?
Simples, basta responder as respectivas perguntas:
Meu processo possui confirmações desnecessárias?
Meus recursos suprem a demanda?
Existe algo que ajude a perpetuar falta de desempenho?
O processo possui uma finalidade clara?
A regra de negócio é a mais adequada e eficiente?
Melhoria contínua:
O sucesso do tema “Reengenharia de Processos de negócio” em boa parte é devido à melhoria contínua do processo. Com seu frequente monitoramento e utilização é possível avaliar pontos a melhorar, e nesse aspecto o que o diferencia do modelo antigo, não digital, é a sua manutenibilidade, ou seja, a capacidade de realizar melhorias significativas no processo apenas com uma alteração na modelagem ou regra de negócio. Os feedbacks dos participantes diretos ou indiretos, sejam colaboradores da empresa, fornecedores ou clientes são extremamente importantes para avaliar a eficácia da lógica empregada na criação do processo.
Melhoria de Processos:
Não confundir Melhoria de Processos com Automação de Processos, embora sejam quase sinônimos.
Pode-se definir o que é melhoria de processos da seguinte maneira:
Melhoria de processos, consiste na análise do processo como se encontra em seu estado atual, para detectar ineficiências que necessitam de melhoria.
Para otimizar tarefas é necessário verificar se a mesma realmente é ineficiente, descobrir as causas de gargalos com as 5 perguntas anteriores, verificar se existem problemas de comunicação, entre pessoas ou entre sistemas computacionais, melhorar a relação com o cliente e verificar se as regras do negócio podem ser melhoradas.
É extremamente importante conciliar os conceitos de Reengenharia de Processos com os de Melhoria de Processos, pois, por se tratar de um “sucessor” a melhoria de processos traz pontos positivos ao cenário como um todo. A ideia de não inativar totalmente os processos antigos, mas sim de remodelagem é proveniente da Melhoria de processos. Em contrapartida se os processos antigos forem pouco eficazes ou se tem um desejo de inovar e ter um real destaque no mercado é necessário quebrar paradigmas, e muitas vezes, deve-se criar do zero.
Por fim, alguns autores inferem que é possível conciliar as duas metodologias para ter uma maior taxa de sucesso, ou seja, é necessário estudar o que se deve refazer, que é pouco eficiente e desvantajoso para ser melhorado, o que reutilizar melhorando alguns pontos e o que criar do zero para automatizar ainda mais tarefas.
Independente de qual for a sua metodologia empregada, seja considerada mais radical como redefinir por completo seus processos, mais conservadoras como um simples aprimoramento ou uma boa automatização dos processos, o Fusion Platform supri as necessidades que essa mudança digital necessita.
Vivemos em um mundo onde não podemos mais nos abster da tecnologia em nossas casas, carros e principalmente nas empresas. Para ter redução de custos, menos retrabalho e melhor controle dos processos, o ideal é implantar uma solução de automatização e gerenciamento de processos eletrônicos, ou seja, o Business Process Management (BPM).
Mas, antes de implantar um BPM, precisamos saber:
Onde ele precisa ser aplicado? Será um lugar onde precisamos economizar?
Por quem será usado? Apenas gestores para realizarem um plano de ação? Funcionários para apontar itens cadastrados no inventário? Controle de cartão-ponto?
Após ter essas respostas, vem outra pergunta: como implemento um sistema de automação de processos em minha empresa?
Para respondê-la, precisamos seguir alguns passos e algumas boas práticas. Confira!
A visão holística e a identificação dos processos
O primeiro passo de implantação de uma ferramenta de automação de processos, é verificar o que pode ser classificado como um processo dentro da empresa. Entrada e saída de mercadoria, emissão de notas fiscais e elaborações de contrato são bons exemplos e muito utilizados.
Pode soar até meio clichê, mas para mapear e identificar processos de qualidade precisa-se ter uma visão holística do seu negócio e saber onde um processo se inicia e onde ele se encerra (isso vem da teoria geral dos sistemas de Ludwig Von Bertalanffy).
Aqui vai uma dica essencial: além de identificar e mapear processos existentes, as atividades que mais precisam de atenção são aquelas que ainda não possuem processos atrelados a ela.
Não obstante, necessita-se realizar uma verificação de quais processos são mais onerosos dentro do ciclo produtivo, identificar onde falhas humanas podem ser reduzidas ou eliminadas.
Verificando esses pontos, precisa-se entender que não se edifica um castelo da noite para o dia. Precisamos ir com calma e colocar pedra sobre pedra para que a construção fique a mais sólida possível.
Assim são os projetos de implantação de sistema, por exemplo: após realizada a análise e levantamento de ideias, precisa-se estruturar, colocar no papel um organograma, identificar os papéis que temos presentes na estrutura organizacional da empresa atualmente e adicionar ou remover outros papéis, de acordo com a necessidade do nosso processo.
Testando a ferramenta
Efetuando o procedimento de planejamento, vamos para a fase de testes da ferramenta implantada. Nessa etapa serão validados os processos levantados, precisando assim encontrar pontos negativos, positivos e possíveis melhorias, ou simplesmente aprovar o processo para que o mesmo comece a ser utilizado massivamente.
Na fase de testes é preciso levar em consideração diversos fatores, como tempo de execução, limitações da ferramenta, entre outros pontos advindos da infraestrutura da TI da empresa, onde entraremos em detalhes técnicos.
Dica
Para que o sistema seja implantado com sucesso e com a melhor performance possível, é importante ter um servidor dedicado para comportar a aplicação. Além disso, sempre é bom que o time de TI da empresa esteja alinhado com os requisitos do sistema e com a infraestrutura presente que ela comporta.
Na parte de testes, tente sempre ver o processo como o usuário final, isto é, como a pessoa que irá preencher os formulários e enviar os procedimentos. Lembre-se de explorar as possibilidades e verificar cada atividade, para que a mesma possa ser liberada sem que exista problemas de condição de negócio.
O Fusion Platform conta com diversos avisos na hora de liberar a modelagem do seu processo no BPM, o que permite ao usuário ser avisado onde o processo encontra-se inconsistente. Teste nossa ferramenta gratuitamente por 15 dias.
Ao fim, quando for implantar de fato o processo, lembre-se de ter seguido o passo a passo da nossa receita de bolo para que o resultado seja o melhor possível.
Concluindo
Você já sabe como funciona para implementar uma ferramenta para automação de processos. Agora só basta realizar seus projetos, planejamentos e, mais importante, tirar tudo isso do papel. Lembre-se, se existir algum problema, nossa central de ajuda está disponível 24h com tutoriais práticos, e caso ainda tenha alguma dúvida, o time de suporte poderá lhe auxiliar!
Já acompanhamos em outro artigo que o BPM (Business Process Management) é uma metodologia de gerenciamento ajustável desenvolvida com o objetivo de organizar e facilitar processos organizacionais. Porém, ainda existem dúvidas envolvendo o tema.
Pensando nisso, preparamos um artigo especial para esclarecer sobre as principais definições e conceitos relacionados ao BPM em 10 perguntas e respostas:
O que é uma estrutura de BPM?
O que é BPMS?
Quais são as vantagens em utilizar o BPM?
Ao utilizar BPM posso obter ganhos de agilidade ou eficiência?
Por que automatizar os processos de negócios?
O que é mapeamento de processos?
Quais são tipos de mapeamento de processos mais utilizados?
Quais são os passos de uma implantação BPM?
Por que o gerenciamento de processos de negócios é importante?
O que é melhoria de processos de negócios?
1. O que é uma estrutura de BPM?
Uma estrutura de BPM consiste em um gerenciamento com uma abordagem centrada no processo, no qual podem ser incluídos estruturas e regulamentos aplicáveis ao seu setor, políticas e padrões de qualidade.
Abaixo temos os três principais tipos de estruturas de BPM:
Horizontal: lidam com o design e desenvolvimento de processos de negócios e geralmente são focadas em tecnologia e reutilização.
Vertical: concentram em um conjunto específico de tarefas coordenadas, usando modelos que podem ser facilmente implantados e configurados.
BPM Suite: pacote que contém cinco componentes, incluindo descoberta de processos e escopo de projetos; modelagem e projeto de processos; mecanismo de regras de negócios; mecanismo de fluxo de trabalho e simulação e teste.
2. O que é BPMS?
O BPMS (Business Process Management System, ou em português Sistemas de Gestão de Processos de Negócio), é uma ferramenta para projetar, implementar e melhorar uma atividade ou conjunto de atividades que atingirão um objetivo organizacional específico.
Assim, uma ferramenta de BPMS ajuda gestores a melhorarem continuamente os processos de negócios por meio de:
Ferramentas de modelagem de processos;
Mecanismos de regras de negócios e de fluxo de trabalho e
Entre as principais vantagens que podemos mencionar em usar o BPM está a melhora significativa dos processos, que permite que a organização seja mais eficiente, mais assertiva e mais propensa às mudanças do que aquelas que utilizam um foco funcional, com abordagem de gerenciamento tradicional.
Os principais benefícios da adesão do BPM nas organizações são:
Aumento da transparência
Controle de performance
Mais produtividade
Aumento de agilidade e eficiência
Menos custos
Se você precisa de mas detalhes sobre as vantagens do BPM, não deixe de ler este artigo.
4. Ao utilizar BPM posso obter ganhos de agilidade ou eficiência?
Com certeza! O BPM permite ter fluxos de trabalhos mais fluídos e processos mais ágeis, reduzindo o tempo de resposta ao mercado. Isso ocorre porque uma solução de BPM permite automatizar os processos, eliminando a necessidade de intervenção humana, promovendo mais agilidade com a redução do tempo de execução e melhorando as condições de trabalho.
Além disso, a informatização e o melhor entendimento sobre como esses processos devem ser conduzidos traz eficiência à equipe de trabalho e, consequentemente, a uma empresa mais eficiente diante dos desafios do mercado.
5. Por que automatizar os processos de negócios?
O procedimento de automatização faz parte da gestão de processos e consiste, basicamente, no uso de tecnologia e na integração de sistemas e dados para aprimorar o fluxo e o controle do trabalho. Trata-se de uma estratégia para otimização estrutural de uma empresa. Pode ser utilizada em diversas frentes e garante que os métodos de trabalho se tornem mais fáceis, reduzindo a necessidade de tarefas manuais.
Os benefícios que a automatização pode trazer para uma organização são:
Identificação de gargalos
Redução de mão de obra
Atendimento mais ágil
Melhor qualidade de análise
Auxilia gestores
Neste post explicamos melhor sobre a necessidade de automatizar processos.
Podemos entender que mapeamento de processos é a representação gráfica com descrições ilustrativas de como as coisas são feitas. Por meio dele, todos os envolvidos (de gestores a colaboradores) conseguem ter uma visão geral de como os processos são executados, como podem ser aprimorados e quantas etapas são necessárias para conduzi-los até o fim.
Portanto, essencialmente um mapeamento de processos identifica todas as etapas, partes envolvidas, objetivos, decisões e fluxos de um processo existente. Mais especificamente, ele:
Apresenta as várias atividades contidas em um processo;
Mostra claramente como cada atividade transforma entradas em saídas;
Descreve o fluxo de atividade;
Indica as decisões que devem ser tomadas ao longo do fluxo;
Demonstra as inter-relações e interdependências entre as etapas do processo.
Que tal se aprofundar mais no assunto?Baixe nosso estudo completo e veja como identificar o cenário em que a sua empresa se encontra e quais as vantagens de realizar o mapeio orientado a automatização.
7. Quais são tipos de mapeamento de processos mais utilizados?
Os principais tipos de mapeamento de processos são:
Fluxograma
Fluxograma horizontal
Mapofluxograma
UML – Unified Modeling Language
BPMN – Business Process Model and Notation
Para obter detalhes sobre cada tipo, recomendamos este post.
8. Quais são os passos de uma implantação BPM?
O BPM é uma abordagem flexível. Por isso, pode se adaptar a qualquer empresa, de qualquer segmento e porte. Assim, dependendo da maturidade do negócio onde será aplicado, alguns aspectos podem variar. Porém, basicamente o ciclo de vida do BPM é composto de seis fases:
9. Por que o gerenciamento de processos de negócios é importante?
O BPM tem uma grande importância para as organizações. Sua proposta é justamente oferecer um conjunto de práticas de gestão aliado a sistemas, com o objetivo de tornar os processos de negócio mais eficientes e eficazes, alcançando assim vantagens competitivas em relação ao mercado.
E, como você deve imaginar, obter vantagens competitivas pode ajudar uma empresa de qualquer setor a se manter na liderança de seu segmento de atuação.
10. O que é melhoria de processos de negócios?
A melhoria de processos de negócios é uma metodologia definida para desenvolver, testar, aprovar, implementar e avaliar mudanças no processo. Seu objetivo é avaliar constantemente, melhorar e evoluir as operações de negócios para que seja possível:
Realizar mudanças na estratégia e no mercado
Obter uma vantagem competitiva sobre a concorrência.
Bônus
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Com o alto fluxo de informações que se tem atualmente, é normal que o excesso de informações cause problemas. Por esse, e por outros motivos, torna-se útil realizar a virtualização e padronização de processos.
Sendo assim, se você tem problema com o gargalo de informações nos processos em sua empresa, esse artigo será útil para ajudá-lo a corrigir ou diminuir esse contratempo.
O que é padronização de processos?
É a padronização de atividades e regras de determinado processo com o intuito de organizar, formalizar e desenvolver um modelo para ser seguido. O motivo de realizar a padronização das tarefas é realizar cada atividade com repetibilidade, tendo assim como resultado a eficiência e a qualidade do trabalho.
Essa técnica já foi utilizada no passado por Henry Ford e foi bem-sucedida, tornando a Ford Motor Company a pioneira em produção em massa de grandes volumes de automóveis à baixo custo. Então, por que não conhecer um pouco mais sobre esse assunto? Abaixo, detalharemos alguns benefícios, como funciona e como implementar a padronização de processos.
Benefícios da padronização de processos
Os principais benefícios obtidos com a padronização dos processos são:
Por existir uma padronização, um modelo de como uma tarefa ou procedimento deve ser realizado dentro do processo, ela auxilia todas as áreas e setores da empresa, aumentando a velocidade e qualidade do trabalho que é realizado, além de facilitar os treinamentos de novos colaboradores.
Ampla visualização de quem participa do processo, o qual também contém a informação do que deve ser executado em cada etapa e o histórico do que foi executado.
Otimização do tempo gasto com processos manuais, aumentando o desempenho dos setores envolvidos, reduzindo as falhas e custos que são gerados por erros, uso de papel e perda de documentos.
Ou seja, há fácil compreensão, visualização, gestão de atividades e processos executados, além da agilidade em identificar erros durante e após execução. A padronização também reduz todo o retrabalho para quando é necessário adicionar alguma alteração no processo, otimiza o tempo gasto na execução das atividades, e oferece um melhor controle com o histórico do que é gerado, de quando e como foi executado. Além desses benefícios, aumenta o desempenho do processo e o resultado é algo eficiente e enxuto.
Como funciona a padronização de processos?
Para entender melhor, confira o passo a passo:
Definir o objetivo: tudo começa com base nos objetivos. Pense bem quais setores estarão envolvidos e o que deseja padronizar, pois se você não sabe o porquê está padronizando determinado setor, é preciso rever suas ações antes de executá-las. Somente assim conseguirá reduzir esforço e custos futuros.
Definir o motivo: sabendo o que você quer padronizar, é necessário entender por qual motivo os líderes usam tantas variações de um mesmo processo e como a padronização deles o tornará mais produtivo e eficiente.
Mapear o processo: com essas informações coletadas é feito todo um mapeamento de processos, no qual deve ser registrado todos os objetos, etapas, decisões, entradas e saídas que o processo deve tomar. Você poderá utilizar o BPM, o qual facilitará o mapeamento desse processo e, mais tarde, a gestão do mesmo. Quanto mais enxuto, melhor será o resultado. Que tal se aprofundar mais no assunto?Guia de Mapeamento de Processos para Documentação vs Automatização.
Investir em capacitação: por fim, invista na capacitação de colaboradores, para se ter uma referência na gestão de mudança e ter quem possa organizar os processos, minimizando riscos e impactos que podem surgir.
É difícil implementar a padronização de processo em minha empresa?
Não, basta saber o quê e o porquê você precisa padronizar determinado processo, pois a parte mais “difícil” da implementação é entender como e porque funcionam os processos de sua empresa. Mesmo sendo algo feito diariamente de modo simplório, pode se tornar algo muito complicado na hora de ser entendido ou representado para as outras pessoas.
Se esse ponto se tornar algo complexo, existem soluções que podem auxiliar, como a consultoria de processos. Essa solução pode ser contratada por uma empresa terceirizada que já tem conhecimento e experiência em definir e documentar processos. Ou seja, você poupará tempo e terá a certeza de que sua padronização está seguindo o caminho ideal para chegar ao seu objetivo.
Conclusão
A padronização de processos facilita e automatiza a realização de tarefas, trazendo muitos benefícios à sua empresa. Assim como o fácil manuseio e entendimento, o BPM (gestão de processos) está diretamente ligado a outras gestões, como o GED, onde é feita a gestão dos documentos.
O Cloud Computing é um conceito de computação em nuvem onde os computadores e sistemas da empresa se conectam através da internet a servidores físicos que armazenam todos os dados, sem ter a necessidade de servidores próprios.
Ao optar por este tipo de modalidade dentre todos que existem no mercado, você dispensa o custo com infraestrutura, pois ele se torna desnecessário, tendo em vista que seus dados estarão hospedados em nuvem através de algum contact center.
Isso significa que não existe armazenamento “físico” na empresa e todo o sistema é executado em um ambiente virtual, tornando mais fácil sua gestão e modificação de recursos. Esse método também é interessante pois permite o acesso de qualquer lugar onde tenha internet e também de forma remota.
Quais são os tipos de nuvem?
Existem três tipos:
Nuvem pública: a nuvem pública é gerenciada por um provedor. Neste modelo, o gerenciamento dos softwares, suporte e atualizações são de responsabilidade da empresa que disponibilizará este serviço, sendo que o contratante terá acesso aos seus recursos através de um navegador na internet.
Nuvem privada: a nuvem privada é exclusivamente pertencente a uma empresa e ela pode estar alocada em um data center local ou remoto. Os recursos são administrados pela empresa e mantidos em uma rede privada. Alguns provedores disponibilizam serviço de cloud computing, assim as corporações podem hospedar as suas nuvens privadas e obter total controle delas.
Nuvem híbrida: a nuvem híbrida é a combinação entre as nuvens pública e privada. Dessa forma, é possível que aconteça o compartilhamento de dados e aplicações entre elas. Este modelo é usado, principalmente, por empresas de maior porte que possuem uma equipe de TI qualificada e boa infraestrutura.
Quais são os benefícios do servidor na nuvem?
Dentre as vantagens do servidor na nuvem, os destaques são:
Segurança reforçada: com a alta da segurança da informação, obter um sistema que lhe mantém seguro está em primeiro lugar na lista de obrigatoriedade. As plataformas em cloud possuem avançados recursos de proteção, além de contar com criptografia de dados e backups rotineiros.
Economia: o servidor na nuvem não irá custar muito, pois é dispensável a compra com hardwares, configurações de softwares e instalações. Todo esse serviço é feito através de um provedor de hospedagem, o qual ajudará a economizar bastante tempo.
Escalabilidade: ela acompanha o crescimento da sua empresa. Inicialmente você pode contratar de acordo com a sua necessidade naquele momento, mas pode ter a certeza de que caso a sua empresa cresça, a plataforma cloud poderá acompanhar o negócio neste processo (o contrário também poderá ser feito).
Melhor desempenho: o servidor em nuvem auxilia num melhor desempenho e, consequentemente, em uma melhor produtividade. Ele é executado em uma rede global de serviços que operam as mais recentes versões de sistemas e hardware, garantindo mais e melhor desempenho e velocidade.
Resumindo
Estes são alguns dos muitos benefícios que um servidor em nuvem pode trazer para a sua empresa. A verdade é que a hospedagem de dados na nuvem é a alternativa mais popular e que vem crescendo nos últimos anos.
O foco em utilizar a nuvem é que a metodologia de armazenamento de dados permite às corporações uma grande economia com a parte de infraestrutura e TI, paralelamente garantindo a mobilidade do local de trabalho.
A grande preocupação ainda é com a segurança, devido aos casos recorrentes de roubo/perda de dados. Entretanto, devido à tecnologia que o cloud possui, essa preocupação pode ser descartada, frente às precauções dos fornecedores com foco em prevenir tais invasões e as consequentes perdas de dados.
E já que neste artigo falamos sobre os benefícios em ter servidor na nuvem, conheça também os mitos e verdades sobre o BPM na nuvem.
Mapeamento de processos é uma metodologia usada a fim de identificar e sequenciar etapas de um processo, suas atividades, entradas e saídas de forma estruturada com o objetivo de buscar melhorias e otimizações.
Quando a metodologia é aplicada, nitidamente notam-se os seguintes benefícios:
Qualidade e aumento da satisfação do cliente;
Comunicação entre departamentos;
Produtividade e redução dos custos;
Aumento da visibilidade do desempenho;
Indicadores assertivos e precisos.
Neste artigo, leia sobre os 5 tipos de mapeamento de processos mais utilizados:
Fluxograma
Fluxograma horizontal
Mapofluxograma
UML – Unified Modeling Language
BPMN – Business Process Model and Notation
1. Fluxograma
Fluxograma é a representação do processo através de formas e símbolos gráficos padronizados que ao sequenciá-los formam o desenho do fluxo de um processo. Tem o objetivo de facilitar o entendimento do processo por meio de informações visuais, facilitando sua análise de melhorias e otimização.
Uma forte característica do fluxograma é a utilização dos símbolos para representar as atividades e etapas do processo. Nesta imagem, vemos o que cada símbolo representa em um fluxograma.
O fluxograma horizontal é uma versão mais avançada e completa do fluxograma. Nele é possível adicionar mais detalhes para as etapas do processo. O fluxograma horizontal utiliza uma matriz, sendo que:
A etapas do processo são indicadas no eixo horizontal e
Os responsáveis por executar a atividade são indicados no eixo vertical.
Na imagem abaixo representamos um fluxograma horizontal com suas unidades, etapas e atividades:
3. Mapofluxograma
O mapofluxograma é representado através de um layout da linha de produção de uma fábrica que apresenta o trajeto de um produto, material, formulário ou pessoa em uma linha de produção. É como se fosse a união do fluxograma que vimos anteriormente, com o layout da linha de produção em questão.
A imagem a seguir mostra um exemplo de mapofluxograma em um processo de produção de panelas:
4. UML – Unified Modeling Language
UML é a padronização de um conjunto de diagramas com o principal objetivo de estruturar e descrever qualquer tipo de sistema, partindo do princípio dos diagramas. Aplicando a UML na modelagem de processos conseguimos acompanhar o desenvolvimento do processo ao longo do tempo.
Na UML versão 2.2 existem quatorze tipos de diagramas divididos em duas categorias: os diagramas estruturais e os diagramas comportamentais:
Os diagramas estruturais são utilizados para visualizar, especificar, construir e documentar os aspectos estáticos de um sistema.
Os diagramas comportamentais são utilizados para fazer a representação de estruturas de classes de negócio, interfaces, classes de controle e outros sistemas.
A imagem abaixo mostra a estrutura dos diagramas UML:
Antigamente os profissionais trabalhavam com diferentes notações e ferramentas de modelagem de processos distintas (algumas delas vimos no decorrer deste artigo). Com o tempo isso começou a se tornar improdutivo para as empresas, usuários e clientes. Com essas dificuldades aparecendo, surgiram ideias para padronizar a linguagem de modelagem de processos de negócio e então, assim nasceu o BPMN.
Mas afinal de contas, o que é BPMN?
De maneira resumida, o BPMN (Business Process Model and Notation) é uma notação criada para padronizar a modelagem de processos de negócio. Trata-se de uma notação que ilustra a modelagem de maneira mais simples, completa e precisa.
Assim como em fluxogramas, o BPMN também usa uma simbologia padrão para seu diagrama. De acordo com o BPM CBOK versão 3.0, “símbolos descrevem relacionamentos claramente definidos, tais como fluxo de atividades e ordem de precedência”.
A simbologia do BPMN consiste em quatro grupos:
Raias: são elementos usados para agrupar tarefas de um processo que são desempenhadas por um ator.
Artefatos: são utilizados para fornecer informações de texto adicionais sobre o processo.
Componentes de fluxo: são os símbolos das atividades, eventos, entradas e saídas do processo.
Componentes de conexão: são as linhas que conectam as atividades e componentes do fluxo.
A imagem abaixo exemplifica um diagrama BPMN de um processo de solicitação de demanda desenvolvido na ferramenta Fusion.
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Conclusão
Independentemente de qual tipo de mapeamento de processo a sua empresa opte por utilizar, é preciso que haja um gerenciamento estratégico dos processos para que sua organização consiga desenvolver processos bem estruturados, sistematizados e em perfeito funcionamento.
A falta de gestão de processos em uma empresa pode ser prejudicial para os negócios, principalmente quando não há padrão e nem controle de tarefas. Inevitavelmente acontecerá falhas de comunicação entre os departamentos, resultando em inúmeros danos à corporação e colaboradores.
Para evitar esses danos gerados pela falta de gestão da qualidade e informação, é recomendado utilizar ferramentas BPMN, como por exemplo, a ferramenta Fusion Platform. Com a ferramenta Fusion é possível automatizar seus processos garantido a gestão da qualidade e, consequentemente, resultando no sucesso do seu negócio.
As aquisições de software em Cloud vem aumentando cada vez. O mercado nos leva rumo a esse método por alguns motivos que veremos neste artigo, o qual aproveitaremos para desmistificar os mitos e enfatizar as verdades envolvendo o tema.
Começaremos esmiuçando a diferença entre ter um software in-house/on-premise e em Cloud – ou mais conhecido como nuvem. A diferença mais pertinente é que, como o nome sugere, in-house é “em casa”, ou seja, no servidor. Já quando em nuvem o sistema fica alocado em algum servidor fora da empresa.
Mas quais são as diferenças entre ter um BPM no próprio servidor ou na nuvem? A mais significativa delas é em relação ao espaço e ao visual, pois é necessário ter um servidor na organização que ocupará espaço.
Apesar de hoje prezarmos muito pela otimização de espaço, há algumas desvantagens em ter um servidor fora da empresa. Uma delas é a internet. Por exemplo, o serviço de internet que você recebe em sua organização peca por instabilidade? É lenta? Em caso afirmativo, isso pode ser um empecilho para acessar os dados que você necessita ter diariamente.
E para que possamos continuar com a discussão, a seguir elencaremos alguns mitos e verdades sobre BPM na nuvem.
Ter software na nuvem é menos seguro?
Mito: A segurança de um sistema na nuvem pode ser muito mais robusta do que se pensa. A infraestrutura é muito mais sólida, o apoio técnico através de um suporte é ágil e preciso ( focado no problema em questão), e há a realização de manutenção periódica, seja ela preventiva ou corretiva.
Ter um BPM na nuvem é mais caro?
Depende. Não é que seja necessariamente mais caro ter uma solução em BPM na nuvem, pois se você optar por um servidor em Cloud não terá custos com infraestrutura de armazenamento. Ou seja, não precisará pensar em disco rígido e memória, muito menos se preocupar com a bagunça dos cabos entrelaçados que podem ser uma dor de cabeça nas eventuais manutenções.
Outro ponto a considerar é que, quando hospedado em nuvem, desde o suporte até o gerenciamento desses servidores ficam totalmente com a fornecedora. Por mais que se pague pela manutenção dos servidores juntamente com o aluguel, cabe validar quanto será utilizado futuramente e prever, mesmo que seja brevemente, os gastos em ter um servidor totalmente em Cloud.
Quando contratado BPM em nuvem, ao finalizar o contrato os dados são perdidos?
Verdade. Mas não se assuste, pois são realizados backups periódicos que impedem que se percam informações pertinentes ao que estava armazenado no servidor em Cloud. Mas ao se finalizar o contrato, os dados e acessos são encerrados, perdendo assim os dados que lá estavam.
Ao contratar um BPM na nuvem, não terei todas as funcionalidades que a ferramenta possui se a contratação for on-premise?
Mito. Muitas empresas limitam o acesso da ferramenta quando se trata de Cloud para que assim não se crie uma instabilidade, tornando lento o ambiente e gerando desconforto na utilização nesse modo de contratação.
Mas, quando se trata de Fusion Platform o acesso é igual a qualquer outra contratação, ou seja, o usuário terá acesso a todos os módulos que dispomos na contratação on-premise.
Dentre estes mitos e verdades, fica a pergunta: Utilizar BPM em nuvem ou local?
Cada empresa tem suas particularidades culturais, dessa maneira optando em ter sistemas locais ou em nuvem. Se formos comparar as formas de contratações, cabe levantar alguns itens extremamente importantes, tais como:
Quando serviço local: tenho espaço adequado para que meu servidor não tenha problemas de aquecimento, cabeamentos e manuseio? Como farei a manutenção deste servidor? Terei recurso para realizar manutenções preventivas em meu servidor?
Quando serviço em nuvem: meu fornecedor de internet é adequado para entregar um serviço que não tenha oscilações ou instabilidade em navegação? Qual a segurança que a nuvem possui para com meus dados? Quais custos adicionais eu terei após a contratação, caso necessite de mais espaço de armazenamento (normalmente há essa necessidade)?
Em um contexto geral, a empresa tem muitas variáveis para analisar em escolher o método de contratação avaliando item a item desde a disponibilidade de espaço, custos associados a terceiros (relativos a fornecimento de energia, internet e segurança digital ou física), manutenções preventivas, entre outras.
Atualmente o Fusion possui vários modelos de comercialização, e por isso podemos auxiliá-los e até mesmo esclarecer melhores os pontos apresentados neste artigo. Entre em contato e agende uma apresentação.
