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Tag: Gestão de Documentos

O Enterprise Content Management (ECM) tem mudado diversos segmentos! Saiba como aprimorar a gestão de documentos da sua empresa e por que é importante ter uma cultura paperless!

  • Qual é (realmente) a importância da gestão de documentos?

    Qual é (realmente) a importância da gestão de documentos?

    Um software de Gestão de Documentos permite que os documentos de uma empresa sejam organizados graças a uma combinação de estratégias, métodos e ferramentas. É por meio da gestão documental que a empresa ganha em produtividade e diminui os custos.

    E quem é que não quer uma organização mais produtiva e lucrativa? Apesar de a resposta ser óbvia, infelizmente nem todas as empresas consideram as despesas em que incorrem diariamente devido o tempo e o esforço desperdiçados na localização e controle de documentos .

    Como sabemos que você quer uma história diferente para sua organização, conheça a importância da gestão de documentos.

    Para começar: o que acontece quando uma empresa não automatiza a gestão de seus documentos?

    A fim de que você entenda bem a importância da gestão de documentos nas organizações, vamos compreender alguns dos riscos que uma empresa se expõe ao não ter um sistema de gerenciamento documental.

    Um dos maiores riscos – especialmente nos dias de hoje em que se discute a segurança da informação – está na possibilidade de exposição de dados importantes. Um software de gestão de documentos garante que o acesso a arquivos seja possível somente a quem tem autorização para tal.

    Isso sem contar quando documentos críticos ficam armazenados em laptops que podem ser roubados, perdidos, ou danificados a qualquer momento. Nesse caso, ou informações importantes se perdem, ou podem ser acessadas por qualquer pessoa.

    E para entender ainda mais da importância da gestão de documentos, temos um outro ponto a acrescentar: sem ela é impossível saber quem visualizou e/ou editou um documento. Dessa maneira, caso queira auditar um processo de negócios para descobrir erros ou ineficiências, a tarefa será impossível.

    Entendido o que acontece com empresas que não fazem a gestão de documentos, agora veremos o cenário oposto.

    O que acontece em uma empresa que automatiza a gestão de seus documentos?

    Um software para gestão documental permite a captura, o gerenciamento, o armazenamento, a preservação e a entrega de documentos. Em outras palavras, empresas que investem em ECM têm a possibilidade de:

    • Capturar qualquer tipo de conteúdo, guardá-lo de forma segura e torná-lo disponível durante todo o processo, independentemente do local;
    • Rastrear as alterações nas documentações;
    • Organizar de forma eficaz qualquer tipo de informação;
    • Permitir que seus colaboradores procurem e encontrem informações de forma ágil;
    • Melhorar a publicação e entrega dos processos.

    Com os pontos acima você consegue ter uma ideia da importância da gestão de documentos, mas podemos detalhar um pouco mais.

    Uma empresa que utiliza ECM reduz custos com impressão, envio e armazenamento de papel. Além da redução de custos, também citamos no início deste artigo o ganho de produtividade.

    Tarefas repetitivas podem ser automatizadas diretamente em um software de gestão de documento. Isso libera funcionários de modo que estejam disponíveis para executar tarefas com valor agregado real para a empresa.

    Um assunto que tem se discutido bastante dentro e fora das organizações é a colaboração. O ECM auxilia no trabalho colaborativo, uma vez que informações podem ser acessadas a qualquer momento e em qualquer lugar (o que também acaba promovendo a mobilidade da equipe).

    Além disso, os colaboradores terão acesso a documentos autorizados e, se necessário, poderão modificar/validar/excluí-los facilmente. Não podemos deixar de ressaltar a segurança, mais um item relevante para descrever a importância da gestão de documentos nas empresas.

    Para completar, toda informação armazenada no software de ECM é segura e, ao contrário do papel, não corre o risco de ser perdida e/ou danificadas. Além de que, logicamente, o acesso é todo on-line.

    Mas, como funciona uma ferramenta para gestão de documentos?

    Com o objetivo de que você entenda como é possível que tudo isso aconteça, vamos à uma explicação simplificada.

    Em primeiro lugar, é preciso capturar o documento para que o usuário possa encontrá-lo quando precisar. Um bom sistema de ECM permite capturar documentos físicos, e-mails, relatórios e outros.

    No entanto, a captura, por si só, não serve de muita coisa. É aí que, uma vez capturado,  o documento é indexado para que possa ser facilmente localizado (afinal, a importância da gestão de documentos também está no ganho de tempo em localizá-los, certo?).

    Essencialmente, a indexação é um jeito de classificar um documento. O usuário adiciona termos aos metadados do documento (como número do pedido ou número do cliente) e são eles (os termos) que facilitarão a localização. Ainda, em um software para gestão documental é possível dar as devidas permissões de acesso a cada um dos documentos.

    Todo documento capturado e indexado é armazenado em um repositório central, o que facilitará o acesso e garantirá a segurança do arquivo. Adicionalmente, sistemas de gerenciamento de documentos devem possibilitar a recuperação e distribuição de documentos para garantir que eles sejam utilizados e compartilhados caso haja permissão para tal.

    Destacamos que essa recuperação deve ser rápida e fácil; caso contrário, será totalmente inútil. Bons softwares de gestão documental oferecem recursos de pesquisa por palavra-chave (isso é possível graças à indexação que comentamos).

    Outro fator essencial para qualquer sistema de gerenciamento de documentos é a distribuição dos mesmos. É assim que um usuário conseguirá enviar documentos para clientes, fornecedores e até funcionários.

    E, claro, em um software de ECM é possível arquivar ou até mesmo deletar um documento.

    Bom, mas para fechar com chave de ouro e você compreender bem a importância da gestão de documentos, falta um item que não podemos esquecer:

    Automação de processos e fluxos de trabalho

    A distribuição de documentos é apenas a ponta do iceberg em um ECM. Sistemas de gestão documental que trazem resultados possuem a capacidade de automatizar processos e fluxos de trabalho.

    Para isso, basta que o usuário configure um processo. Por exemplo, a área comercial recebe uma fatura. Pelo processo, essa fatura será enviada para o contas a pagar. Caso o sistema detecte um problema, uma notificação será enviada. Do contrário, a fatura será paga e o iniciador do processo receberá um aviso de processo concluído.

    Isso mostra um dos maiores benefícios da gestão de documentos: você não precisa mais perseguir todos os documentos em um processo de aprovação. O sistema faz todo o trabalho para você.

    Precisa saber mais sobre a importância da gestão de documentos?

    Se você sente que precisa entender mais do assunto, uma dica é ficar por dentro de alguns conteúdos que podem ajudar:

    E caso tenha alguma dúvida, acesse nosso site e entre em contato conosco. Será um prazer conversar com você! E se este artigo foi útil, compartilhe-o em suas redes.

  • De que forma uma plataforma de GED pode ajudar sua empresa?

    De que forma uma plataforma de GED pode ajudar sua empresa?

    A sociedade atual está em constante desenvolvimento tecnológico e, com isso, as empresas tentam se adequar para não ficarem ultrapassadas no mercado de trabalho. Tais tecnologias podem ser exemplificadas com o Gerenciamento de Processos de Negócio – também conhecido como BPM – ou até mesmo com a Gestão Documental – ou GED. É este último (plataforma de GED) que iremos expor neste artigo.

    Então, se sua empresa está na dúvida se deve ou não implantar uma Gestão Documental, este post poderá lhe trazer uma nova perspectiva.

    O que é GED?

    Primeiramente vamos lhe explicar o que é GED. O acrônimo GED é associado às palavras Gestão Documental, ou Gestão de Documentos. Trata-se da forma, método, ou procedimento de organizar, de forma eletrônica, toda a papelada que uma empresa gera ou produz.

    Para fazer isso, existem muitos softwares que oferecem essa funcionalidade, e o nosso Fusion Platform é um deles. Neste módulo, sua empresa será capaz de armazenar seus documentos já digitalizados anteriormente e disponibilizá-los no desktop, notebook, tablet ou celular de seu cliente ou de seus funcionários.

    Quais as vantagens de uma plataforma de GED?

    Então vem a pergunta: para que eu vou ter o trabalho de digitalizar um documento e colocá-lo em um software? Ou, ainda: meu documento é confidencial, como fica?

    A plataforma de GED do Fusion oferece controle de permissionamento, no qual será capaz de definir quais são as pessoas aptas a trabalharem com determinado documento e quais as ações que elas poderão realizar no mesmo, tal como remover, editar, inativar, fazer download ou visualizar.

    Além disso, você poderá organizar seus documentos em categorias e em pastas, facilitando a localização de seus arquivos. Se ainda você desejar ter um feedback do usuário final que irá utilizar o documento eletrônico, temos um dashboard, no qual o usuário poderá fazer algum comentário ou até mesmo dar “like” no evento. E ainda, você terá um contador de usuários que visualizaram seu documento.

    Outra vantagem de ter uma plataforma de GED em sua empresa é a de tornar um processo burocrático de aprovação de algum documento, em algo rápido e simples, pois é possível criar um fluxo de versionamento digital, onde cada etapa pode ser atribuída a uma pessoa que decidirá as ações necessárias ao documento.

    Como o documento está em meio eletrônico, é fácil visualizar o histórico das ações realizadas nele, tais como o horário em que o usuário autor – ou qualquer pessoa que tenha permissão -, modificou o documento, ou até mesmo consultar o usuário que realizou as revisões ou a aprovação.

    Utilizando a Gestão Documental você ainda pode beneficiar a infraestrutura de sua empresa, principalmente se necessita aproveitar melhor o espaço físico disponível, pois todos os seus documentos podem ser colocados em um único computador. E fazendo isso, você também diminui o tempo que seus funcionários perdem para movimentar os documentos para alguma utilização, tanto internamente quanto externamente (pois desta forma cada um poderá acessá-lo remotamente de seu aparelho eletrônico).

    A centralização da informação irá poupar tempo e recursos de sua organização, proporcionando, assim, uma empresa de reconhecimento e qualidade no mercado de trabalho atual.

    Conclusão

    Se ainda não está convencido em aderir à plataforma de GED e tem curiosidade em saber mais sobre esse módulo do Fusion Platform, acesse esse link e teste gratuitamente durante 15 dias como seria implantar essa gestão em sua empresa.

  • Como implantar um sistema de GED na sua empresa?

    Como implantar um sistema de GED na sua empresa?

    Quantos documentos estão sobre a sua mesa agora? E na gaveta? Na sua empresa são inúmeras as pastas que guardam os mais variados tipos de documentos? Já pensou no custo que toda essa papelada gera, ou no quanto procurar um documento manualmente pode baixar a sua produtividade ou até mesmo atrasar seus prazos? E se um documento confidencial cair nas mãos de uma pessoa sem autorização para vê-lo? Como cobrir as brechas de falhas que documentos impressos podem deixar?

    Pode até ser que você já tenha pensado nessas questões, mas “como mudar algo que vem sendo feito da mesma maneira há tempos”? Você pode não acreditar, mas essa é uma dúvida normal. Por isso, já adianto: “Calma! Tem solução (e ela está na Gestão Eletrônica de Documentos)”.

    A Gestão Eletrônica de Documentos (ou simplesmente GED) é, como BPM e Analytics, um dos módulos disponíveis no Fusion Platform. Apesar de o GED não ser a mais popular das ferramentas (por parecer difícil implantar, talvez?), possui funcionalidades fundamentais para quem espera diminuir custos, organizar o fluxo de trabalho, aumentar a produtividade, entre muitos outros benefícios que serão listados nas próximas seções deste artigo.

    O que é o GED e como ele pode contribuir para a minha organização?

    O GED trata do gerenciamento de diferentes tipos de documentos, garantindo funcionalidades como: criar, armazenar, editar, processar, imprimir e executar ações sobre documentos em formatos de imagem, vídeo, áudio e texto. Além dessas funções de gerenciamento, ainda é possível organizar, recuperar, distribuir e descartar documentos, de forma eficaz e segura, garantindo que estes estarão disponíveis no momento correto para as pessoas com as devidas autorizações de acesso.

    Implantar um sistema de GED significa transformar a organização em uma empresa Paperless (sem papel). A princípio, isso pode parecer um bicho de sete cabeças, mas respire aliviado, não é! No entanto, é uma tarefa que vai exigir dedicação e colaboração de todos.

    Para motivar a empresa a implantar um sistema de GED é bom avaliar quais serão os benefícios:

    • Organização Paperless: transformação de papel para informação digital;
    • Processo menos custoso;
    • Empresa amiga do meio ambiente;
    • Controle de acesso de documentos promovendo maior segurança;
    • Organização do fluxo de trabalho resultando em eficiência e produtividade;
    • Controle de versões, revisões e aprovações;
    • Assinatura Digital com certificados no padrão ICP-Brasil;
    • Busca por conteúdos e palavras-chaves dentro do documento.

    Agora, sabendo quais são os benefícios da transformação digital, vem a pergunta: Quais são as ferramentas utilizados para resultar em tais benefícios?

    • Coordenação de edição simultânea para garantir que as alterações no documento realizadas por uma determinada pessoa não substituam as de outra pessoa, sendo Check-In para sinalizar documentos disponíveis para edição e Check Out para mostrar os documentos indisponíveis por já estarem sendo editados.
    • Controle de versão, salvando diferentes versões do documento, cada qual com as suas informações de alterações e responsáveis pelas mesmas, possibilitando que sejam restauradas conforme necessário.
    • Controle de Acesso e Segurança, possibilitando que as permissões de acesso sejam atribuídas a cada novo documento para usuários, papéis ou grupos.
    • Assinaturas digitais com certificados no padrão ICP-Brasil em documentos eletrônicos

    Ok, já sabemos os benefícios e suas ferramentas. Chegou a hora de conhecermos quais os passos para implantar um sistema de GED no ambiente empresarial.

    EPEDA: passo a passo para implantar um sistema de GED

    A fim de auxiliar você e sua empresa a implantar um sistema de GED e tornar essa transformação um processo mais simples e descomplicado, explicamos o passo a passo EPEDA (acrônimo para Encoraje, Planeje, Estabeleça prazos, Descarte documentos, Automatize):

    1. Encoraje: motive todos os seus colaboradores a respeito da implantação da Gestão Eletrônica de Documentos (acreditamos que os benefícios citados anteriormente serão ótimos argumentos!). Assim todos estarão orientados, inclinados e preparados para a transformação digital.
    2. Planeje: muitas tarefas e análises importantes chegarão com o GED. Elas devem ser feitas com cuidado e atenção, por isso, sugerimos um planejamento de atividades. Somente assim você vai conseguir definir quanto tempo levará para ser a mais nova empresa em ambiente paperless, além de conseguir garantir que o seu objetivo não se perca.
    3. Estabeleça prazos: Juntamente com o planejamento, estão os prazos. Defina datas a respeito da digitalização de documentos. No início será um grande volume de documentos que serão digitalizados, por isso, nessa etapa cabe uma avaliação do que realmente deve passar pela digitalização.

    Cada departamento poderá classificar os documentos de duas formas: aqueles que podem ser descartados sem serem digitalizados, e os que devem ser armazenados digitalmente. Isso exigirá uma demanda de esforço maior (claro que isso pode variar de empresa para empresa, pois é sobre quanto a sua empresa utiliza documentos em papel). Mesmo assim, não desista!

    1. Descarte documentos: mas só depois de um período de 30 e 90 dias, dessa maneira você garante um tipo de backup caso ocorra algum erro de digitalização durante o passo 3. Após esse período, a sua confiança no gerenciamento de documentos eletrônicos vai estar fortalecida e você se sentirá bem mais confortável para se desfazer da papelada toda!
    2. Automatize: depois de reduzir bruscamente (ou até mesmo eliminar) os documentos físicos em sua empresa, é preciso:
    • Organizá-los em sua Central de Documentos: o processo de publicação de documentos conta com a etapa de tipos de documentos, que ocorre anteriormente à publicação do documento. Nela são definidos campos para aquele padrão de documento. Por exemplo, suponha que estão sendo digitalizados os cadastros de clientes junto de um contrato de serviço. Em Tipo de Documento será cadastrado então o “Cadastro de Clientes”. Nele você informará os campos necessários para identificar cada um e no campo arquivo irá inserir o documento de contrato digitalizado.

    Na etapa seguinte, já na central de documentos você poderá então publicar um documento com esse tipo, inserindo as informações necessárias e anexando o documento que foi digitalizado. Então repetirá essa ação até cadastrar todos os documentos.

    A organização de documentos conta ainda com pastas e subpastas armazenadas na central de documentos, além de permissões de acesso que podem ser configuradas tanto nas pastas quanto nos próprios documentos.

    • Automatizar processos: anteriormente, como era feito um cadastro e contrato de cliente na sua empresa? Qual setor iniciava esse cadastro? Passava por aprovação de determinados colaboradores? Quem possui acesso a estas informações? Pense em todas as possibilidades sobre um processo que gera ou compõe um documento. Pensou? Perceba que um simples documento possui um fluxo de acontecimentos, sendo que cada um possui suas particularidades sobre permissões e disponibilidade para cada usuário. Por exemplo, quem poderá visualizar, editar, excluir um documento?

    Em geral, a automatização permite a publicação e controle de documentos de maneira mais segura e precisa, além de possuir a vantagem de concentrar esse volume de documentos em um só lugar.

    Concluindo

    Muitas pessoas ainda sentem mais segurança em ter o documento impresso, justamente por ser algo palpável. Mas ao analisar os benefícios de custos, produtividade, eficiência, segurança e praticidade, o GED se torna uma ferramenta essencial na gestão do seu negócio.

    De primeira impressão, implantar um sistema de GED pode gerar dúvidas em empresas com grande volume de documentos. Por esse motivo, dar o pontapé inicial e, principalmente, seguir nesse processo poder ser trabalhoso.

    Para isso, é preciso encorajamento. Todos os colaboradores, engajados e orientados, devem vestir a camisa do ambiente Paperless, seguindo o passo a passo para fazer a implantação de forma eficiente e organizada.

  • Dia da árvore e os benefícios de ser uma empresa paperless

    Dia da árvore e os benefícios de ser uma empresa paperless

    No dia 21 de setembro é comemorado o dia da Árvore no Brasil, esse dia tem como objetivo a conscientização pela preservação desse bem tão valioso.  O objetivo de comemorar esta data é lembrar da importância de preservar nossas florestas e árvores.  Devemos lembrar também de mudar atitudes para colaborar com a proteção do meio ambiente. Em um ambiente corporativo, algo que pode ser mudado é a cultura do uso excessivo de papel, tornando a empresa paperless.

    Você sabia que, 1 árvore demora em média 15 anos para estar pronta para o corte? Apesar de uma árvore produzir 10.000 folhas de papel a4 (o que pode parecer muito) uma pessoa consome em média 20.000 folhas por ano, ou seja, 2 árvores!

    O excesso de consumo de papel, afeta diretamente o meio ambiente e também ocupa um grande espaço físico nas organizações. Atualmente diversas empresas estão adotando o termo “paperless” ou sem papel”, um conceito que já conhecido em nosso blog. É o objetivo de diminuir ou até eliminar a utilização do papel e tem como foco, levar os documentos para o mundo digital, sem a necessidade do uso do papel.

    E para lembrar desse importante dia para o meio ambiente, separamos abaixo alguns artigos para quem quer ser paperless.

    Paperless: o que é e como dar os primeiros passos para a era sem papel

    Este artigo aborda de maneira geral o ambiente empresarial sem papel, apontando quais setores da empresa serão beneficiados com a gestão digital desses documentos, como processos administrativos, financeiros e de recursos humanos.

    Leia aqui.

    O que você está esperando para ter uma empresa paperless?

    Neste artigo podemos entender quais os benefícios de um ambiente paperless além de entender o passo a passo para alcançar a mudança necessária.

    Conheça aqui.

    O que a Gestão de Documentos faz pela sua empresa: da organização do fluxo de trabalho ao ambiente paperless

    Para sua empresa se tornar Paperless é necessário utilizar um sistema de GED (Gestão Eletrônica de Documentos) centralizando todos os documentos em um só lugar, facilitando a consulta, digitalização, publicação e segurança jurídica dos documentos. Este artigo explica de que forma a Gestão de Documentos auxilia nos processos da sua empresa.

    Saiba mais aqui. 

  • Acervo Acadêmico Digital: como se adequar à Portaria 315 do MEC

    Acervo Acadêmico Digital: como se adequar à Portaria 315 do MEC

    Você sabia que em abril de 2018 o Ministério da Educação passou a exigir que em até dois anos todas as instituições de ensino superior (IES) devem ter seus documentos convertidos para o meio digital?

    Trata-se da Portaria 315, que traz normas válidas para cursos de graduação e de pós-graduação, presencial e a distância. E para seguir a legislação, as IES terão que se apressar para disponibilizar todos os tipos de documentos acadêmicos em ambiente digital.

    Saiba neste artigo os pontos essenciais da 315 e as mudanças que ela traz ao segmento de ensino superior.

    O que você irá ler:

    • O que deverá ser convertido para o meio digital?;
    • Como se adequar às exigências e critérios da portaria;
    • Benefícios que vão além do acervo acadêmico.

    Primeiro, o que deverá ser convertido para o meio digital?

    Tanto as IES, quanto suas mantenedoras, agora são obrigadas a manter, sob própria custódia, os documentos com as informações acadêmicas dos estudantes.

    São documentos como grade e matriz curricular, calendário acadêmico, histórico escolar, avaliações, atividades complementares, ofertas de disciplinas, processo seletivo, entre outros, que deverão estar disponíveis digitalmente dentro destes 24 meses. Confira aqui a relação completa dos documentos e os prazos de guarda.

    Essas informações têm de estar armazenadas em um acervo acadêmico, que nada mais é do que um conjunto de documentos produzidos e recebidos por instituições públicas ou privadas de educação superior do sistema federal de ensino, com informações da vida acadêmica dos estudantes, e necessários para comprovar seus estudos.

    Além disso, as instituições deverão contar com um comitê gestor para elaborar, implementar e acompanhar a política de segurança da informação relativa ao acervo acadêmico a ser implantado.

    Como se adequar às exigências e critérios da portaria

    O acervo acadêmico deverá contar com um sistema especializado de gerenciamento de documentos eletrônicos (GED/ECM). Sendo assim, o modo da conversão e preservação dos documentos para o meio digital devem garantir a confiabilidade, autenticidade, integridade e durabilidade de todas as informações dos processos e documentos originais.

    E quais os critérios que a solução deve atender?

    • Ter a capacidade de utilizar e gerenciar base de dados adequada para a preservação do acervo acadêmico digital;
    • contar com uma forma de indexação que permita a pronta recuperação do acervo acadêmico digital;
    • método de reprodução do acervo acadêmico digital que garanta a sua segurança e preservação;
    • utilizar certificação digital padrão ICP-Brasil pelos responsáveis da mantenedora e sua mantida para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica do acervo (assinatura digital).

    Além do acervo acadêmico

    Com o Fusion Platform além de buscar conformidade com a portaria, é possível agregar valor a outras demandas das IES. Temos o exemplo de clientes de IES que utilizam nossa plataforma para realizar o gerenciamento e arquivamento do processo de cadastros do Programa Universidade para Todos (Prouni), e que já faziam isto antes mesmo da Portaria 315 existir.

    Nossa plataforma de gestão integrada automatiza todo o processo de triagem dos pré-aprovados do ProUni. Do registro dos usuários até a verificação do resultado final, otimizando o envio a um analista das inscrições.

    Tudo isso economiza tempo, reduz o uso de papel, além de permitir acompanhar todas as etapas com facilidade.

    Na prática, como o Fusion pode colaborar:

    • Registro de candidatos de forma on-line

    Cada candidato é registrado no Fusion, recebe login e senha para preencher seus dados e insere a documentação necessária para a análise da IES. A etapa tem um prazo de conclusão, por isso a adesão de uma solução eficiente para o envio das informações dentro do prazo, sob o risco de o mesmo perder a vaga, é de grande importância;

    • Parecer de aprovação e reprovação 100% digital com eficiência

    A partir das informações enviadas dentro do sistema, o analista visualiza todas as informações do candidato, dá um parecer informando se ele está aprovado, reprovado, ou se precisa disponibilizar alguma documentação complementar;

    • Instituição e candidato acompanham em tempo real as notificações

    Cada transição de etapa do processo está vinculada a uma notificação via e-mail para o candidato, mantendo total transparência entre os dois lados. Como a solução é digital, ela elimina a necessidade de se deslocar até a instituição, e evita a burocracia que é responsável pela maioria dos atrasos e problemas no processo;

    • Informações armazenadas de forma segura

    Com o resultado final obtido, independente se o candidato é aprovado ou reprovado na análise, seus dados e documentação são guardados no módulo de ECM/GED, para que em uma eventual nova tentativa, seus dados apenas precisem ser atualizados.

    • Disponibilidade via mobile das informações em nosso app

    Processos podem ser acompanhados de qualquer hora e em qualquer lugar pelo aplicativo, o que aumenta a agilidade em tomadas de decisões.

    Concluindo

    Não é uma novidade que a digitalização de documentos, assim como o gerenciamento deles, facilita o acesso à informação nas organizações de diferentes segmentos.

    A Transformação Digital já inovou negócios da indústria, governo, bancário, segurança, entre outros, por meio da tecnologia. E nas instituições de ensino, as mudanças logo devem começar!

    Entretanto, pensar somente em uma solução para gerenciar documentos (GED/ECM) em IES pode acabar limitando ao que a Portaria 315 exige, quando também há possibilidade de a instituição, colaboradores e alunos, contar com outros recursos que auxiliam na melhora contínua da rotina educacional.

    Por isso, conheça o Fusion Platform, a solução ideal para que uma instituição de ensino superior faça com que toda a rotina educacional seja otimizada.

    Conheça os módulos de nossa solução que podem auxiliar uma IES:
    BPM:     crie processos de forma simples e com alto nível de integração com sistemas de gestão;

    ECM/GED: gerencie o ciclo de vida dos documentos com a segurança que sua IES precisa;

    Analytics: crie Dashboards, Indicadores, KPIs para processos, documentos ou outras soluções, como sistema de gestão (ERPs), Recursos Humanos… ;

    Social & Portal: alto nível de integração e colaboração entre usuários com recursos de mídias sociais;

    Captura: conecte documentos a importantes processos, além de contar com fácil integração com scanners, e-mails e outros;

    Metas & Estratégia: implante metodologias de gestão como OKR, BSC, entre outras.

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    Referências:
    ABMES, Decreto Nº 9.235, ECM Meeting, Neomind, SIGA

  • 7 motivos para investir em uma solução de ECM

    7 motivos para investir em uma solução de ECM

    Gestão do Conteúdo Empresarial é a tradução para o português de Enterprise Content Management (ECM para os íntimos). Organizações que querem reduzir a burocracia ao mesmo tempo em que melhoram a produtividade e eficiência de seus colaboradores, bem como garantem a segurança de seus dados, enxergam a solução de Gerenciamento de Conteúdo Corporativo (outra maneira pela qual podemos chamar o software ECM) como uma peça estratégica.

    Bom, mas o que foi falado até aqui pode parecer um pouco teórico e você pode ainda estar se perguntando “ECM é para minha empresa”? A resposta mais simples seria: seja ela grande ou pequena, uma vez que a Gestão do Conteúdo Empresarial estiver implementada, você perceberá que a ferramenta é algo vital para sua estratégia. E para acabar de vez com suas dúvidas, confira alguns dos principais motivos para sua empresa investir em um software ECM.

    Benefícios da Gestão Eletrônica de Documentos

    Confira também os benefícios da Gestão Eletrônica de Documentos neste vídeo!

    #01 – Empresa mais produtiva

    Geralmente, empresas percebem a necessidade de investir em um software ECM quando se veem lidando com excesso de informações espalhadas pela organização. Na maioria dos casos, o problema é sentido quando percebe-se que processos aparentemente simples acabam sendo improdutivos, pois encontrar um documento pode ser uma tarefa penosa.

    No artigo Paperless: o que é e como dar os primeiros passos para a era sem papel mostramos alguns dos benefícios em acabar com o papel, ou pelo menos reduzir a circulação física de informação.

    Ainda sobre produtividade, destacamos que gargalos em atividades que deveriam ser realizadas de forma automatizada são um bom sinal de que está na hora de investir em uma solução de ECM. Softwares de Gestão do Conteúdo Empresarial desencadeiam fluxos de trabalho colaborativos com os responsáveis por executarem ações no documento, como assinar (com assinatura digital), editar ou comentar, além de garantir o controle de qualidade do mesmo.

    #02 – Redução de custos operacionais

    Softwares de Gestão do Conteúdo Empresarial fazem a captura digital de documentos. Por isso, investir em uma solução de ECM eliminará o custo de impressão, envio e armazenamento de papel.

    #03 – Documentação organizada

    Sabemos que informação é a força vital de uma empresa competitiva. Quanto mais, melhor, desde que ela não esteja desorganizada, mal documentada ou que documentos críticos estejam desaparecendo.

    Quando falamos em documentos críticos, estamos nos referindo a tudo que é importante para uma organização ou para uma área. Para uma empresa que presta serviços financeiros, documentos de empréstimo são essenciais. Para o ramo de seguros, processamento de reclamações é fundamental. E não importa quão grande ou pequeno seu negócio seja, registros de funcionários são vitais para o departamento de recursos humanos.

    Investir em uma software ECM significa ter seus documentos em um único repositório, isto é, todos eles serão arquivados e organizados em um mesmo local. Isso porque com um software de Gestão do Conteúdo Empresarial a facilidade de arquivamento de documentos não é um bônus. É um fato.

    Ao invés de vasculhar arquivos e centenas de documentos à procura de uma folha de papel, justamente por centralizar tudo em um único repositório o ECM permite acesso rápido aos arquivos de que você precisa.

    #04 – Controle de prazo de contratos

    Você sabia que uma ferramenta de ECM notifica sobre contratos (e outros documentos) que estão expirando? Pois é, isso garante que você não perca prazos e possa inclusive se antecipar em uma negociação. Além disso, claro, evita que você perca um cliente por falta de negociar um contrato expirado.

    #05 – Segurança dos dados

    Como citamos, informação é vital. E como registra a história, grandes corporações já sentiram na pele o problema de vazamento de dados (sim, estamos falando do Facebook). Ao investir em uma solução de ECM sua empresa tem a certeza de que:

    • Somente usuários autorizados (pode ser uma equipe inteira, algumas pessoas ou até mesmo apenas um indivíduo) acessarão determinado documento;
    • As pessoas autorizadas acessarão sempre a versão mais atualizada, além de terem o controle de todas as versões de revisão;
    • Documentos eletrônicos podem ser assinados com certificados no padrão ICP-Brasil, o que garante a confiabilidade da informação (já viu nosso artigo sobre Assinatura Digital?).

    #06 – Aumento na satisfação dos clientes

    Se os clientes sempre têm razão, é também certo dizer que eles precisam ser bem atendidos. A cada vez que um colaborador é capaz de responder rapidamente às perguntas de um cliente sem ter que procurar documentos ou gastar tempo no registro de dados, sem dúvidas a probabilidade de retenção dos clientes aumenta.

    Caso sua empresa tenha um alto CAC (Custo de Aquisição de Clientes), investir em uma solução de ECM traz a vantagem adicional de poupar dinheiro, ajudando a manter os clientes atuais satisfeitos.

    #07 – Agilidade nas tomadas de decisão (= mais competitividade)

    Decisões tomadas mais rapidamente podem permitir que sua empresa aproveite oportunidades e evite gastos desnecessários. Todavia, sabemos que toda decisão deve ser bem analisada. E qual a melhor maneira de fazer essa análise? Estudando dados e informações.

    As melhores decisões são tomadas quando as informações estão disponíveis no momento certo, para as pessoas certas. Portanto, investir em uma solução de ECM é ter a certeza de que os tomadores de decisão contarão rapidamente com as informações necessárias, no momento em que precisarem (e seja no dispositivo que for).

    Para fechar: investir em um software ECM é…

    … Permitir que sua empresa assuma o controle de informações críticas. Como comentamos, a maioria das organizações percebe que precisa investir em uma solução de ECM depois de ter identificado um desafio de lidar com muito papel (assim como outros conteúdos não estruturados) que causa gargalos ao tentar processar, acessar ou armazenar as informações. No entanto, ao invés de esperar problemas mais graves surgirem para então pensar em ECM, sua empresa pode evitar dores de cabeça futuras.

    Mas, se você ainda está na dúvida se deve ou não investir em uma solução de ECM, experimente por 15 dias grátis agora mesmo nossa solução, que conta com um módulo completo para Gestão do Conteúdo Empresarial. Se preferir, solicite uma demonstração para saber mais. Será um prazer tirar todas as suas dúvidas.

    Gostou do artigo? Deixe um comentário contando o que achou. Esperamos que ele tenha sido útil para você e, em caso afirmativo, compartilhe-o com seus colegas.

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  • Glossário de ECM e GED: conheça os termos mais utilizados

    Glossário de ECM e GED: conheça os termos mais utilizados

    Quando ouvimos falar em ECM e/ou GED, conhecidos mundialmente por Gestão de Conteúdo Empresarial e Gestão Eletrônica de Documentos respectivamente, é comum nos depararmos com termos que muitas vezes não conhecemos, afinal, como todo segmento de negócio tem seu vocabulário específico, na Gestão de Conteúdo isso não é diferente.

    Para ajudá-lo a desvendar o universo do ECM e do GED elaboramos um glossário contendo os principais termos dos dois temas e alguns específicos que utilizamos no Fusion Platform. Confira, então, nosso Glossário de ECM e GED.

    << A >>

    Assinatura Digital: refere-se ao método de autenticação de informação digital, tipicamente tratada como substituta à assinatura física, já que elimina a necessidade de ter uma versão em papel do documento que necessita ser assinado.

     Assinatura Eletrônica: refere-se a qualquer mecanismo eletrônico, não necessariamente criptográfico, para identificar alguém, seja por meio de escaneamento de uma assinatura, identificação por uma impressão digital ou uma simples escrita do nome completo para identificar o remetente de uma mensagem eletrônica.

     Association for Information and Image Management (AIIM): entidade americana que oferece educação, pesquisa e as melhores práticas para ajudar organizações a encontrar, controlar e otimizar suas informações.

    Autenticidade: credibilidade de um arquivo enquanto documento, isto é, a qualidade de um documento ser realmente o que ele diz ser. É também a garantia de que ele está livre de adulterações ou qualquer outro tipo de corrupção.

    Autoridade Certificadora (AC): organização que emite certificados digitais obedecendo as práticas definidas na Infraestrutura de Chaves Públicas (ICP). Neste post falamos um pouco sobre isso.

    << B >>

    Base de dados: repositório de informação que armazena um conjunto de dados estruturados, com as respectivas regras de acesso, formatação e validação, administrados geralmente por um sistema gerenciador de banco de dados (do inglês Data Base Management System).

    Business Process Management (BPM): solução que busca otimizar o gerenciamento de processos de negócio, conceito que une tecnologia da informação e gestão de negócios com foco no potencial dos resultados das empresas por intermédio da melhoria contínua dos processos de negócio.

    Business to Business (B2B): processo estruturado que visa a troca de informações entre parceiros comerciais por meio de redes privadas ou da Internet, com o objetivo de criar e transformar as relações de negócios.

     Business to Consumer (B2C): transação comercial efetiva entre a empresa produtora, vendedora ou prestadora de um serviço e o consumidor final, muitas vezes através de uma plataforma de E-Commerce.

    << C >>

    Certificação digital: atividade de reconhecimento em meio eletrônico que se caracteriza pelo estabelecimento de uma relação única, exclusiva e intransferível entre uma chave de criptografia e uma pessoa física, jurídica, máquina ou aplicação. O “reconhecimento” é inserido em um certificado digital por uma autoridade certificadora.

    Certificado digital: conjunto de dados gerados por uma autoridade certificadora que se destina a registrar, de forma única, exclusiva e intransferível, a relação existente entre uma chave de criptografia e uma pessoa física, jurídica, máquina ou aplicação.

    Controle de versão (Versionamento): procedimentos para identificar alterações e as sequências de diferentes versões de um documento.

    Criptografia: conjunto de técnicas estudadas e desenvolvidas para proteger uma informação, seja um arquivo, documento, imagem, mensagem ou qualquer outro dado, de modo que apenas o emissor, receptor ou usuários autorizados consigam compreendê-las.

    Customer Relationship Management (CRM): conjunto de ferramentas para gerenciar o relacionamento entre empresa e consumidor, buscando um aumento significativo nas vendas, rastreamento de informações de clientes, criação de relatórios sobre esses dados, entre outros.

    << D >>

    Data Warehouse: repositório de dados digitais utilizado para armazenar informações relativas a uma empresa, criando e organizando relatórios através de históricos que podem ser utilizados posteriormente para mineração de dados.

    Document Management (DM): gerenciamento de documentos é a tecnologia que permite gerenciar com mais eficácia a criação, revisão, aprovação e descarte de documentos eletrônicos. Dentre as suas principais funcionalidades está o controle de informações, autoria, revisão, controle de versão, datas, segurança, buscas inteligentes, check-in e check-out de documentos, controle de cópias, entre outros.

    << E >>

    Enterprise Content Management (ECM): conjunto de tecnologias utilizadas para gestão do ciclo de vida das informações não-estruturadas de uma empresa, contemplando as fases de criação/captura, armazenamento, versionamento, indexação, gestão, descarte, distribuição, publicação, pesquisa e arquivamento. Para saber mais, leia este artigo.

    Extensible Markup Language (XML): linguagem de marcação que tem um padrão simples para a criação de documentos com dados organizados hierarquicamente, tais como textos, banco de dados ou desenhos vetoriais. Enquanto o HTML é uma linguagem de marcação para organizar e formatar um website, o XML segue o mesmo conceito, mas para padronizar uma sequência de dados com o objetivo de organizar, separar o conteúdo e integrá-lo com outras linguagens.

    << F >>

    Forms Processing: processamento de formulários é a tecnologia que possibilita reconhecer as informações e relacioná-las com campos em bancos de dados, automatizando o processo de digitação. Neste sistema são utilizados o ICR (Intelligent Character Recognition) e o OCR (Optical Character Recognition) para o reconhecimento automático de caracteres.

    << I >>

    Indexação: definição de atributos específicos de um documento, possibilitando uma maior eficiência e agilidade no gerenciamento e no controle das informações, identificando a tipologia documental e criando e aplicando um plano de classificação.

     Intelligent Character Recognition (ICR): o reconhecimento inteligente de caracteres é uma forma avançada do OCR. Inclui a capacidade de aprender fontes durante o processo ou usar o contexto para fortalecer probabilidades de reconhecimento correto ou reconhecer caracteres manuscritos.

    << K >>

    Knowledge Management: a Gestão do Conhecimento é o nome dado ao conjunto de tecnologias e processos que somam seus métodos e ferramentas de software, permitindo assim identificar os conhecimentos e apoiar a criação, a transferência e a aplicação dos conhecimentos na empresa.

    << M >>

    Marca d’água digital: marca que serve para distinguir um arquivo digital alterado de sua versão original, utilizando técnicas que consistem em inserir no arquivo uma “mensagem” que pode estar oculta ou não. As marcas d’água imprimem no mapa de bits de um arquivo um desenho complexo que pode estar visível ou invisível, e que só pode ser suprimido mediante a utilização de um algorítmo e de uma chave protegida.

    << O >>

    Optical Character Recognition (OCR): tecnologia para reconhecer caracteres a partir de um arquivo de imagem ou mapa de bits. Por meio do OCR é possível digitalizar uma folha de texto impresso e obter um arquivo de texto editável. Para saber mais, confira este post.

    << P >>

     Public Key Infrastructure (PKI): sistema de recursos, políticas, e serviços que suportam a utilização de criptografia de chave pública para autenticar as partes envolvidas na transação.

    << S >>

    Supply Chain Management (SCM): sistema de Gerenciamento da Cadeia de Suprimentos no qual as organizações e empresas entregam seus produtos e serviços aos seus consumidores em uma rede de organizações interligadas. Seu maior objetivo é o de poder ajudar empresas a alcançarem melhores padrões de competitividade.

    << W >>

    Web Content Management (WCM): sistema que integra todos os componentes necessários para o total controle da informação, como acesso e publicação.

    Possui recursos que asseguram a criação, revisão e publicação correta do conteúdo via Web.

    Workflow (Fluxo de trabalho): sequência de passos necessários para que se possa atingir a automação de processos de negócio, conforme conjunto de regras definidas, envolvendo noção de processos e permitindo que eles possam ser transmitidos de uma pessoa para outra de acordo com algumas regras.

    Quer saber mais?

    Com o Glossário de ECM e GED em mãos, esperamos que seja mais fácil para você entender o linguajar do universo da Gestão de Conteúdo Empresarial. Caso queira conhecer mais sobre o tema, acesse nossos artigos:

    Benefícios da Gestão Eletrônica de Documentos

    Confira também os benefícios da Gestão Eletrônica de Documentos neste vídeo. Assista!

    E agora conte para nós: o que você achou deste post? Esperamos que ele tenha sido útil para você. Deixe um comentário contando o que achou e fique à vontade para compartilhar o Glossário de ECM e GED com seus colegas. Até a próxima!

    Referências:
    GED, Dartmouth, AIIM


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  • Assista a todos os webinars de 2018

    Assista a todos os webinars de 2018

    Durante 2018, produzimos diferentes conteúdos em nosso blog e em nossos webinars sobre tecnologia, inovação e gestão.

    Para facilitar o acesso às transmissões, reunimos todas nesta página.

    [Webinar] O impacto da Portaria 315 nas IES: obrigatoriedade do acervo acadêmico digital

    • O que diz a Portaria 315 de abril de 2018: as exigências do MEC;
    • As mudanças e perspectivas que as normas trazem ao segmento de ensino superior;
    • Como as IES podem se beneficiar da gestão documental;
    • Como o Fusion Platform auxilia na gestão documental de Acervo Acadêmico Digital.

    [Webinar] Como o Grupo H. Egídio automatizou processos com o Fusion Platform

    • Como foi a escolha da solução (Fusion Platform);
    • Como foi a experiência dos envolvidos com a implantação;
    • Quais eram os desafios e quais são as melhorias já observadas;
    • O processos modelados e as áreas beneficiadas.

    [Webinar] As Is To Be: o que é e como aplicá-lo

    • O que é mapeamento de processos AS IS TO BE?;
    • Como mapear processos;
    • As vantagens de mapear processos: por que mapear?;
    • Dicas de mapeamento AS IS TO BE.

    [Webinar] Business Intelligence x Business Analytics: quais as diferenças e benefícios?

    • O que são Business Intelligence e Business Analytics;
    • Benefícios;
    • Diferenças entre BI e BA;
    • Como colocar em prática com o Fusion Platform.

    [Webinar] Como otimizamos nossos processos de RH com o Fusion Platform

    • Conheça os fluxos que mais deram resultado na Neomind;
    • Como aconteceu o mapeamento e modelagem dos processos no setor;
    • Benefícios para o RH, gestores e colaboradores;
    • A relação dos processos com a cultura Paperless.

    [Webinar] Como implementar o BPM nas empresas

    1. Por onde começar? Definindo os participantes do projeto;
    2. Analisando e melhorando processos;
    3. Como monitorá-los com o BPM;
    4. Como identificar e mapear processos?;
    5. Quais processos priorizar e automatizar?;
    6. Erros comuns cometidos na hora da implantação.

    [Webinar] Metodologias de gestão: quais são e como aplicá-las na sua empresa

    • Conheça as metodologias de gestão (BSC, GDP, PDCA, KPI, OKR);
    • Dúvidas Frequentes;
    • Como implementá-las com flexibilidade e facilidade;
    • Na prática: exemplos reais.

    [Webinar] Aumentando a segurança com o protocolo HTTPS

    • O que é o protocolo?
    • As vantagens da implementação
    • Como fazer a configuração?
    • Onde devo usá-lo?
    • Tipos de certificados.

    [Webinar] Transformação Digital: conceitos, tendências e casos de sucesso reais

    • O que é Transformação Digital;
    • Os impactos da Transformação Digital em dados;
    • As perspectivas para 2019 e 2020;
    • A transformação do mundo por meio da evolução da tecnologia;
    • A Transformação Digital no Brasil;
    • Casos de sucesso reais, implementados pela Neomind.

    [Webinar] Sistemas de Compliance: uma nova era na realidade dos negócios

    • Antecedentes do Compliance no Brasil;
    • Cultura de Boas Práticas e Compliance;
    • Compliance e Gestão de Processos e Gestão de Documentos;/li>
    • Universalização do compliance com a Lei Anticorrupção de 2013;
    • Como estruturar o Programa de Compliance?;
    • O papel da Transformação Digital na era do Compliance.

    [Webinar] 7 problemas no controle de tarefas por e-mail e como evitá-los

    • Conheça os principais problemas;
    • Melhorando o controle de tarefas;
    • Como evitá-los?;
    • Benefícios de controlar tarefas com um BPMS.

    [Webinar] Como otimizar a Gestão de Metas e Estratégia

    • O que é Gestão de Metas e Estratégia;
    • O que são os aceleradores?;
    • Como otimizar sua Gestão de Metas com o Fusion Platform + Acelerador de Gestão de Metas;
    • Benefícios da Gestão de Metas.

    [Webinar] Como potencializar seu sistema de gestão com BPM

    • O que é um ERP, suas vantagens e desvantagens;
    • As diferenças entre BPM e ERP;
    • Potencializando seu ERP com o Fusion Platform;
    • Conflitos nas empresas e por que acontecem?
    • Como o BPM preenche as lacunas do ERP.

    [Webinar] Performance em Ambientes do Fusion

    • Ferramentas de banco de dados;
    • Monitoramento de máquina virtual Java;
    • Análise do Sistema Operacional;
    • Dimensionamento de ambiente.


  • Como a Gestão de Documentos auxilia sua empresa na auditoria?

    Como a Gestão de Documentos auxilia sua empresa na auditoria?

    É só ouvir a palavra “auditoria” que muitos já têm dor de cabeça e perdem até boas noites de sono. As semanas que antecedem uma auditoria geralmente são acompanhadas por muito estresse, com pessoas de várias áreas envolvidas para colocarem ordem na casa.

    Esse “caos” instalado não é para menos, pois a função dos auditores é a de checar se as práticas adotadas pela empresa estão em conformidade com regulamentos. Para isso, eles inspecionam relatórios financeiros, sistemas e processos a fim de verificar se a organização segue os procedimentos corretos. É também função do auditor destacar as discrepâncias entre políticas e procedimentos, ou seja, o que a empresa deve fazer contra o que está realmente fazendo.

    Imagine, então, se algum documento “some” durante o dia de uma auditoria, ou se determinada documentação não está armazenada corretamente e de maneira segura para cumprir com regulamentações. Não precisamos descrever o problema disso, não é mesmo?

    Uma auditoria pode ser estressante – e muito demorada – caso os documentos da sua organização não estejam organizados e a apenas alguns clique de acesso. Felizmente, com a ferramenta certa é possível evitar que todo esse estresse se instale na sua empresa. Para saber mais, confira a relação entre Gestão de Documento e auditoria (e compliance) e organize seu negócio.

    Como Gestão de Documentos e auditoria se complementam?

    Organizações que adotam processos manuais para gerenciar documentos, os têm espalhados em gavetas, fichários, arquivos etc. Em um primeiro momento, o processo manual de armazenamento da documentação parece simples e fácil, pois não requer muito esforço, certo?

    Bom, mas o problema todo se multiplica quando a falta de procedimentos padronizados de armazenamento de documentos se espalha entre seus colaboradores. Os funcionários costumam criar seus próprios sistemas de arquivamento com base no que eles acreditam que vá facilitar o trabalho a curto prazo. Experimente analisar computadores e contas de e-mail de duas pessoas e provavelmente você encontrará estruturas de arquivos diferentes.

    Quando isso ocorre, o resultado são inúmeras ilhas de informações, desconectadas entre si, mas que podem conter informações relevantes para a auditoria. É aí que entra um sistema para Gestão de Documentos, conhecido por Enterprise Content Management, ou ECM, pois: Gestão de Documentos e auditoria se complementam uma vez que a primeira adota as práticas para gerenciamento de documentos, otimização de processos de negócios e fornecimentos de ações de conformidade que facilitarão o processo de auditoria.

    Entendendo melhor a relação entre Gestão de Documentos e auditoria

    Um sistema de ECM, ou Gestão de Documentos, permite a criação, a captura, o armazenamento, a entrega e o gerenciamento dos documentos essenciais ao negócio. Com um software de Enterprise Content Management todos os documentos e dados de uma empresa passam a ser armazenados eletronicamente em um repositório central, permitindo a localização e a recuperação de arquivos em segundos.

    Uma vez que a empresa conta com um sistema de Gestão de Documentos bem implementado, todos os seus colaboradores passam a armazenar documentos de uma única maneira e em um mesmo local. Uma ferramenta de ECM permite também que documentos sejam marcados com metadados. Assim, é possível identificá-los como relevantes para diferentes tipos de auditorias. Percebe como isso agiliza e facilita o trabalho de uma auditor (e reduz consideravelmente o estresse para seu negócio)?

    Uma empresa que adota as práticas da Gestão de Documentos garante organização no fluxo de trabalho, controle de acesso e segurança, controle de versões, revisões e aprovações, transformação de papel em informação digital, assinatura digital e a busca facilitada por conteúdo.

    Para ficar ainda mais clara a relação entre Gestão de Documentos e auditoria, veja a seguir:

    Pontos importantes da Gestão de Documentos na Auditoria

    Abaixo elencamos alguns dos pontos que uma solução de ECM atua para facilitar o processo de auditoria:

    #01 – Segurança do Documento

    Quando Gestão de Documentos e auditoria caminham de mãos dadas, temos a certeza de que informações confidenciais são armazenadas com segurança (algo que auditores estão de olho). Uma solução de ECM possibilita a definição de permissões de acesso, assegurando que os documentos corretos sejam tratados pelas pessoas certas.

    #02 – Trilha de auditoria

    Uma boa solução de Gestão de Documentos permite aos auditores verificarem quais usuários acessaram determinadas informações, quando foram feitas atualizações nos documentos e outros detalhes. Trilhas de auditoria fornecem informações detalhadas para os auditores, proporcionando visibilidade dos processos e ajudando a comprovar a conformidade.

    #03 – Acesso à documentação necessária

    Ao invés de ter que vasculhar arquivos, gavetas de escrivaninhas, caixas de entrada de e-mail e outros locais onde a documentação pode ser armazenada, uma solução de ECM permite que documentos sejam acessados de forma rápida e segura em um repositório central.

    Este é um ponto importante no que diz respeito ao tempo de preparação para uma auditoria, pois o mesmo é reduzido consideravelmente quando os documentos são capturados e armazenados em um único repositório de documentos digitais.

    #04 – Compliance

    Normas e regulamentos dos mais variados setores sofrem alterações constantemente. Quando isso ocorre, a empresa deve cumpri-los com rapidez e sem complicações que resultem em perda de tempo e dinheiro. A relação entre Gestão de Documentos e auditoria ocorre porque, ao ter uma estratégia eficaz de gerenciamento de documentos, os auditores poderão ver que sua empresa preocupa-se em atualizar rapidamente seus procedimentos para permanecer em conformidade.

    Concluindo

    A melhor maneira de encontrar informações é garantir que elas estejam armazenadas de forma criteriosa, em um local de fácil acesso e localizável a qualquer hora. Isso é possível com uma solução para gerenciamento de documentos.

    Gestão de Documentos e auditoria devem andar juntos justamente porque ao ter a certeza de que as informações de sua empresa estão criteriosamente guardadas (e em segurança) – respeitando um processo padronizado e garantindo compliance com normas e regulamentos – os auditores terão acesso aos documentos que precisam sem que isso seja causa de estresse para a organização inteira.

    Como você pode ver, as auditorias não precisam ser uma experiência estressante. Para isso, sua empresa deve contar com os recursos de uma solução de Gestão de Documentos para gerenciar documentos e dados com eficiência. Para saber mais sobre o assunto, convidamos você a assistir ao webinar sobre os Benefícios da Gestão Eletrônica de Documentos..





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