Tag: Gestão de Documentos

O Enterprise Content Management (ECM) tem mudado diversos segmentos! Saiba como aprimorar a gestão de documentos da sua empresa e por que é importante ter uma cultura paperless!

GED e ECM: o que são e quais as diferenças?
Por vezes, entender terminologias na área da Gestão da Informação acaba sendo uma dificuldade, o que é o caso do GED e ECM. Seja pela desinformação que nos rodeia, ou pela ausência de conteúdo esclarecendo as diferenciações.

Aqui em nosso blog já explicamos a distinção entre BPM x Workflow, Gestão De x Por Processos, e também elaboramos um glossário de ECM e GED.

Neste artigo, abordaremos o que pode ser uma das principais dúvidas que envolvem a Gestão da Informação: qual seria a diferença entre a Gestão Eletrônica de Documentos (GED) e o Enterprise Content Management (ECM)?

Primeiramente, o histórico

O surgimento da tecnologia que está relacionada aos dois termos aconteceu no fim dos anos 80 e início da década de 90, quando o Document Management System (DMS), em português Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), começou a ser utilizado para a captura e armazenamento de documentos nas organizações.

Entretanto, com a complexidade e o aumento da demanda das empresas por funcionalidades específicas, surgiu, a partir do início dos anos 2000, o termo Enterprise Content Management (ECM). Na ocasião, este pôde ser considerado como uma versão evoluída do Document Management System (DMS).

É importante ressaltar que as terminologias aqui abordadas podem ser definidas por institutos de pesquisa como Gartner e AIIM, mas, geralmente, isso acaba ocorrendo por meio de escolhas do próprio mercado.

A seguir, explicamos cada um desses termos:

A Gestão Eletrônica de Documentos (GED)

Segundo a definição da AIIM (Association for Information and Image Management), a Gestão Eletrônica de Documentos, ou Gerenciamento de Documentos (GED), em inglês Document Management System (DMS), é o uso de um sistema de computador e software para armazenar, gerenciar e rastrear documentos eletrônicos e imagens eletrônicas de informações baseadas em papel capturadas através do uso de um scanner de documentos.

Este gerenciamento se trata de uma das tecnologias precursoras do gerenciamento de conteúdo (ECM). Sendo assim, de modo geral, o GED fornece algumas das funcionalidades mais básicas para o gerenciamento de conteúdo, impondo controles e recursos de gerenciamento ao que podemos considerar como documentos “burros”.

Em resumo, isso faz com que, quando você tiver documentos e tenha a necessidade de usá-los, possa fazê-lo.

Entre os principais recursos no Gerenciamento de Documentos que se destacam:
- Check-in / check-out e bloqueio, para coordenar a edição simultânea de um documento e as alterações de uma pessoa não substituam a outra;
- Controle de versão, de modo que as guias possam ser mantidas em como o documento atual surgiu, assim como ele difere das versões anteriores;
- Roll-back, para “ativar” uma versão anterior em caso de erro ou liberação prematura;
- Trilha de auditoria, para permitir a reconstrução de quem fez o que a um documento durante o curso de sua vida no sistema;
- Anotação e marcadores;
- Saiba mais neste e-book com tudo o que você precisa saber sobre GED e ECM.
O Enterprise Content Management (ECM)

A definição da AIIM (Association for Information and Image Managment) diz que o Enterprise Content Management ou ECM não é uma simples tecnologia ou metodologia nem um processo, mas sim, uma “combinação dinâmica de estratégias, métodos e ferramentas usadas para capturar, gerenciar, armazenar, preservar e fornecer informações que suportam os principais processos organizacionais durante todo o seu ciclo de vida”.

Em linhas gerais, as fases do ECM consistem em:
- Captura: obter as informações nas mídias diversas e nos meios aos quais elas estão disponibilizadas (ERP, CRM, arquivo morto, rede social, etc);
- Gerenciamento: é a fase seguinte, responsável por manter as informações organizadas e conectadas aos processos;
- Armazenamento: garantir que as informações estejam armazenadas em meio adequado, seja através de sistema ou outras tecnologias;
- Preservação: resume-se aos cuidados a longo prazo, como um arquivamento, consistindo na prática de proteger os conteúdos para que estes estejam disponíveis e possam ser utilizados pela organização a qualquer momento no futuro;
- Entrega: garantir que a informação seja entregue ao público correto, através do dispositivo adequado e no momento certo.
A partir das fases mencionadas acima, uma organização que adota uma solução de ECM terá como benefícios:
- Possibilidade da captura de qualquer tipo de conteúdo, guardá-lo de forma segura e torná-lo disponível durante todo o processo, independentemente de tempo e local;
- Organização de forma eficaz qualquer quantidade de informação;
- Permissão para procurar e encontrar as informações de forma ágil, sem a necessidade de despender tempo prévio organizando-as;
- Rastreamento das alterações nas documentações;
- Melhora na publicação e entrega dos processos;
- Permissão para visualizar e entender todo o processo, assim como seu papel no mesmo.
Evolução dos termos

Após mais de uma década da menção do termo ECM, em 2016 a AIIM considerou que a consumerização (uso de dispositivos pessoais no ambiente de trabalho), a nuvem, o aparelho celular e a Internet das Coisas (IoT) estavam rapidamente sinalizando “o fim da era ECM”.

Na ocasião, isso ocorreu porque a finalidade até então destinada ao Enterprise Content Management já não atendia mais ao que ele estava se propondo.

O Fusion Platform, por exemplo, deixou de ser Fusion ECM Suite, uma vez que a solução como um todo vai muito além da gestão de documentos. Portanto, hoje o que era o módulo de GED passou a ser chamado ECM.

Sendo assim, a Gartner sugeriu a menção do termo Content Services (em português, Serviços de Conteúdo), enquanto a AIIM (Association for Information and Image Management) publicou um estudo intitulado “The New Wave” (A Nova Onda), no qual apresenta o IIM – Intelligent Information Management (Gestão Inteligente da Informação).

Afinal, quais são as semelhanças e diferenças entre GED e ECM?

Entre as principais semelhanças que englobam as duas tecnologias, o que podemos destacar são:
- ambas são tecnologias SAAS (Software As A Service);
- armazenam informações no formato digital;
- economizam tempo e custos;
- fornecem modelos;
- pode ser integrado com outros sistemas e softwares.
Hoje é possível afirmar que GED e ECM são terminologias utilizadas para o mesmo tipo de solução. Já que, como mencionado, o mercado muitas vezes é responsável pela nomenclatura de tipos de soluções de software.

Por fim, é preciso considerar também que indiferente do nome da solução, o ideal é sempre pesquisar a fundo as funcionalidades específicas do produto, a qualidade do serviço e se este atende às demandas do seu negócio.

Experimente agora mesmo o módulo de ECM/GED do Fusion Platform!

Referências:
AIIM, AIIM, AIIM, E File Carbinet
25/09/2018
O que é Assinatura Digital? Explicamos tudo para você!
Além de lento, o processo tradicional de assinatura de documentos em papéis pode se tornar um obstáculo nos dias atuais. Felizmente, temos diversas ferramentas computacionais que podem facilitar esse procedimento, o que significa que gradativamente as operações em papel estão sendo abolidas (aliás, já falamos aqui no blog sobre a era paperless).

Por exemplo: imagine que sua empresa deseja vender os serviços para outra organização, mas elas estão em locais diferentes. A diferença entre fechar ou perder um grande negócio sem desperdiçar dias apenas para colher assinaturas em um contrato é essencial. Do mesmo modo, não há explicação para perder produtividade com consecutivos reconhecimentos de firma para os documentos da corporação.

A fim de evitar desgastes como perda de tempo e dinheiro, e para obter segurança, agilidade, armazenamento e monitoramento surgiram meios efetivos para validar documentos. Dentre elas, uma das mais avançadas é a Assinatura Digital.

Afinal, o que é a Assinatura Digital?

Para entendermos o conceito é necessário sabermos um pouco sobre Assinatura Eletrônica, que é um termo bastante amplo e envolve todos os tipos de mecanismos para identificação que usam os meios eletrônicos como validação. Um exemplo clássico seria a assinatura no corpo do e-mail, realizada diretamente no servidor de e-mail ou por meio do upload de uma imagem. A assinatura de e-mail é considerada como uma assinatura eletrônica, mas não digital.

A Assinatura Digital é um tipo mais avançado e seguro de assinatura eletrônica. Elas conseguem cumprir condições legais e legítimas mais rigorosas, oferecendo os mais elevados níveis de confiança sobre a identidade de cada assinatura. Desta maneira, quando um documento é assinado digitalmente, as credenciais do signatário são associadas diretamente ao documento com criptografia segura.

Em muitos países, as Assinaturas Digitais têm o mesmo significado legal que as formas mais tradicionais de documentos assinados. No Brasil, a Assinatura Digital foi viabilizada pela Medida Provisória nº 2.200-2/2001, que em seu artigo primeiro, estabeleceu o seguinte:

Art. 1º. Fica instituída a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos em forma eletrônica, das aplicações de suporte e das aplicações habilitadas que utilizem certificados digitais, bem como a realização de transações eletrônicas seguras.

Por que são seguras?

A Assinatura Digital é baseada em criptografia de chave pública, também conhecida como criptografia assimétrica. Emprega algoritmos complexos de chaves públicas como o RSA, onde se pode gerar duas chaves que estão ligadas matematicamente: uma privada e a outra pública.

Para criar uma assinatura digital, o software de assinatura cria um hash (exemplos: MD5, SHA-1, SHA-256) unidirecional dos dados eletrônicos a serem assinados. A chave privada é então utilizada para criptografar o hash. Por sua vez, o hash criptografado juntamente com outras informações, como o algoritmo do hash, é a Assinatura Digital.

Para aumentar a proteção, cada assinatura digital é associada a uma chave pública emitida por uma Autoridade de Certificação (AC) licenciada. Para assinar digitalmente um documento é necessário possuir um Certificado Digital contendo a chave pública, com validade de expiração variando de acordo com a necessidade de cada negócio.

Fonte: Search Security

Confuso?

Explicando em termos simples, a chave privada é para a geração da Assinatura e identificação do Autor. Juntamente no arquivo assinado acompanha a chave pública, derivada da anterior e usada para conferir a validade da assinatura.

Qual é a garantia da Assinatura Digital?

Uma Assinatura Digital apresenta inúmeras vantagens para o seu usuário, como por exemplo:
- Autenticidade: a pessoa assinante é confirmada como tal;
- Integridade: por ser invalidado caso seja efetuado qualquer alteração, garante que o conteúdo não foi adulterado;
- Não Rejeição: as informações são geradas de acordo com a identidade do signatário, ou seja, não existe a possibilidade de negar qualquer associação com o conteúdo assinado;
- Reconhecimento de Firma: é possível assinar arquivos conhecidos como: PDF, Word, Excel, PowerPoint, os quais recebem carimbo de data/hora por um servidor seguro, e podem conter a validade de um reconhecimento de firma.
Como adquiro uma Assinatura Digital?

Primeiro será necessário adquirir um certificado digital, o qual pode ser de pessoa física ou pessoa jurídica. Os valores podem variar bastante. Há uma lista completa no site da ICP e a solicitação e pagamento pode ser feita online, com uma etapa apenas presencial, na qual será necessária a assinatura de documentos, cadastro de senha e outras partes burocráticas.

Após adquirir o certificado você deve escolher o meio pelo qual será armazenada e realizada a confirmação do certificado, como por exemplo: Chave Eletrônica, Cartão Inteligente (necessário uma leitora) ou Token.

Entre estes tipos para armazenamento do Certificado existem os modelos A1 e o A3. A principal diferença entre eles é que:
- O tipo A1 é um Certificado Digital armazenado em um computador ou pen drive;
- O modelo A3 oferece mais segurança, pois é armazenado em uma mídia com chip na forma de um token usb ou SmarCard com segurança criptográfica.
Ambos os tipos garantem autenticidade de uma pessoa física/jurídica no meio eletrônico.

Então, como fazer uma Assinatura Digital?

Agora que sabemos a importância de uma Assinatura Digital, vamos apresentar um passo a passo para assinarmos digitalmente um documento PDF:
- Acesse o leitor de PDF (o mais comum é o Adobe Reader);
- Navegue até o Menu “Ferramentas”;
- Selecione a opção “Certificados” e escolha o documento PDF desejado;
- Clique sobre a opção “Assinar Digitalmente”;
- Selecione a área que será impressa a assinatura no documento em questão;
- Escolha o ID digital e insira a senha cadastrada;
- Pronto, documento assinado.
Assinatura Digital x GED

É possível também efetuar uma Assinatura Digital em outros formatos de documentos, ou até mesmo de forma estruturada por meio do GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos). Utilizando o Fusion Platform, por exemplo, podemos organizar vários documentos de forma digital e assinar digitalmente aqueles que serão salvos na própria aplicação com as validações citadas acima.

Confira outros benefícios da Gestão Eletrônica de Documentos neste webinar que produzimos para você:

Conclusão

Não há dúvidas de que as Assinaturas Digitais oferecem segurança, facilidade e são amplamente usadas para fornecer provas de autenticidade, integridade de dados e não repúdio de comunicações e transações realizadas na Internet.

Referências:
Acrobat, Digital Security, ITI, Search Security
17/09/2018
OCR: conheça a tecnologia que reconhece e auxilia a estruturação de dados

Imagine que você tenha que digitar um contrato impresso para que ele possa ficar armazenado no seu computador e com um Ctrl + L você consiga localizar informações contratuais rapidamente. Já pensou o trabalho que seria? Felizmente, hoje em dia isso não é mais necessário, pois graças ao avanço da tecnologia, é possível converter as imagens (sejam elas impressas ou em PDF, por exemplo) para o formato de texto.
A esse processo – que precisa de um scanner ou câmera digital – damos o nome de OCR.

O que é OCR?

OCR é acrônimo para Optical Character Recognition ou, em português, Reconhecimento Ótico de Caracteres. Basicamente, trata-se de uma tecnologia que reconhece as letras e palavras em uma imagem, as armazena e as converte em um texto, facilitando assim a análise e manipulação desses dados.

Quais são os benefícios do OCR?

Imagine que você possua um documento digitalizado e precise manipular alguns dados deste arquivo. Nesse caso, apenas uma simples imagem não será suficiente para tornar esses dados manipuláveis em um software de Gestão de Documentos, por exemplo.

A tecnologia OCR é uma ferramenta muito útil, pois graças a ela, todo documento digitalizado é tratado como um documento de texto. Isso permite que o texto do arquivo seja acessado com todas as funções dentro da ferramenta, possibilitando pesquisar pelo conteúdo utilizando palavras-chaves ou trechos através do mecanismo de busca no sistema. Caso possua um editor de texto, é ainda possível formatar e editar esse arquivo, achar rapidamente as partes desejadas para coletar os dados necessários (desse modo agilizando a busca e entrada de dados).

Observe, então, que se você tiver uma imagem que não seja convertida pelo OCR, será necessário percorrer o arquivo inteiro sem ter uma maneira de buscar rapidamente o dado desejado. Isso porque o documento será apenas uma imagem e não um texto.
Práticas que devem ser adotadas para a realização de um bom OCR

Um bom OCR deve se preocupar com:
• Alinhamento do texto na horizontal;
• Texto nítido;
• Coloração da imagem digitalizada de preferência em Tons de cinza (Grayscale), conhecido também como acinzentado;
• Ajuste de Brilho, Contraste e Ruídos (se necessário);
• Fundo (Background) do texto limpo;
• Resolução em 300 DPI;

A seguir detalhamos melhor:

Alinhamento
O texto deve estar o máximo possível alinhado na posição horizontal, pois nem todas as ferramentas OCR possuem um detector e corretor de ângulo (conhecido como deskew). Sem esse corretor a informação pode não ser reconhecida por conta do ângulo;

Texto
A coloração recomendada para a digitalização é em tons de cinza, pois muitos documentos possuem algumas tonalidades que prejudicam a precisão da leitura por causa do pouco contraste. Arquivos digitalizados em preto e branco puro ou verdadeiro acabam saindo conforme ilustra a imagem abaixo:

Importante: caso haja um sombreamento ou brilho no texto, o mesmo ficará ilegível no processo de conversão.

Ajustes
Alguns scanners possuem a opção para ajustar brilho e contraste, além de remover os ruídos (borrados, marca d’água, palavras da página inversa etc) manualmente. Isso ajuda em deixar a imagem mais nítida e com um fundo limpo, conforme ilustrado abaixo:

DPI
A sigla DPI (dots per inch ou pontos por polegadas) é a medida utilizada pelos fabricantes de impressora para determinar a resolução da imagem impressa, ou seja, o número de pontos existentes em uma polegada (2.54 cm). Sendo assim, quanto maior o DPI mais detalhada será a imagem.

O tamanho ideal para arquivos contendo textos é de 300 DPI. Como mostra a tabela abaixo, o maior ponto de precisão é de 88% e o menor tempo com essa qualidade é de 16,5s. Isso acontece pois nessa resolução é obtido o mínimo de detalhamento necessário e após isso não há uma melhora na precisão para a leitura dos caracteres. Todavia, o tempo para essa leitura aumenta pois existem mais pontos por polegadas a serem lidos.

O Futuro?

Para melhor atender aos problemas reais dos usuários, estamos cada vez mais entrando no campo da Inteligência Artificial, que em um futuro não muito distante atuará em todos os sistemas. Imagine tirar a foto de um documento e enviá-lo para um sistema que automaticamente colete as informações necessárias e realize todas as ações necessárias, tais como: preencher um formulário com esses dados, iniciar um processo e notificar os interessados em tempo real? É isso que podemos esperar da evolução do OCR.

Sua empresa ainda perde tempo pesquisando por dados não estruturados? Conheça o Fusion Platform, a solução voltada a gestão de processos, documentos e indicadores que conta com a tecnologia OCR (Optical Character Recognition) para o reconhecimento de textos em documentos digitalizados. Experimente gratuitamente por 15 dias!

Referências:
Mazira, AuthorCafe, Github

17/05/2018
Lições do Facebook para a Gestão de Documentos e Segurança da Informação
O fundador do Facebook está na pauta dos principais jornais do mundo inteiro. Há apenas alguns dias Mark Zuckerberg rompeu o silêncio sobre um esquema de uso ilícito de dados pessoais de 50 milhões de usuários pela empresa Cambridge Analytica. De acordo com o que foi divulgado pela imprensa, a informação foi utilizada pela empresa para influenciar decisões importantes, como o referendo da separação do Reino Unido da União Europeia e as eleições norte-americanas.

Em terra tupiniquim vamos acompanhando o desenrolar dessa história, e juntamente com nosso interesse em saber o desfecho do caso Facebook e Cambridge Analytica já podemos evidenciar algumas lições especialmente sobre as ameaças à segurança da informação.

Como já comentamos em outras oportunidades no nosso blog, a informação é hoje um dos ativos mais importantes das corporações. Abordamos sobre as organizações paperless e a importância de termos um ambiente sem papel por questões de produtividade, segurança e, claro, redução de custo.

A Transformação Digital contribui para a adoção de um ambiente paperless, contudo, é importante citar que a erradicação do risco não acontece simplesmente porque uma empresa migra para o formato sem papel. Na realidade, documentos digitais apresentam muitos riscos quando não são gerenciados de maneira correta. É aí que convergimos a Gestão de Documentos com a Gestão de Riscos.

Gestão de Documentos e Gestão de Riscos

Para começo de conversa, convivemos com riscos em todas as esferas das nossas vidas. No ambiente corporativo, gerenciar riscos tem a ver com analisar os riscos da empresa para maximizar oportunidades e/ou minimizar impactos negativos.

A Gestão de Documentos trata do controle do fluxo – armazenamento, organização, recuperação, distribuição, descarte) – de documentos eletrônicos de maneira segura e eficiente para garantir que estejam acessíveis às pessoas autorizadas (como e quando for necessário).

Juntando os dois temas, vem a pergunta: quanto custa perder ou vazar um documento? Qual o risco envolvido em ter uma informação sigilosa caindo nas mãos erradas? A resposta aos questionamentos você com certeza já sabe, pois basta pensar o que seus concorrentes poderiam fazer se soubessem de antemão sobre seu novo produto, para citar um exemplo.

Por isso, quando falamos em gestão da informação temos que lembrar o quão importante é a empresa otimizar e automatizar o Gerenciamento de Documentos com um software de GED/ECM (Gerenciamento Eletrônico de Documentos). Para entender melhor:

Como o GED/ECM contribui para a segurança da informação?

Para que a informação da sua empresa esteja segura é preciso se atentar a alguns pontos:
- Uma solução de Gestão Eletrônica de Documentos permite o controle de versão: cada membro da equipe autorizado a visualizar um documento deve conseguir ver a versão mais atualizada, mas também todas as versões de revisão. Imagine o departamento jurídico de uma empresa: os profissionais da área devem conseguir ver as versões das revisões para conseguir entender o que foi mudado e se aquilo faz sentido.
- Uma solução de GED/ECM tem controle de acesso e segurança: permissões de acesso são atribuídas a cada documento, sendo que o acesso pode ser concedido a um grupo ou a um usuário.
- Uma solução de GED/ECM tem assinatura digital: documentos eletrônicos podem ser assinados com certificados no padrão ICP-Brasil.
Concluindo

Como a informação é o ativo mais valioso das empresas, dados e documentos gerados pelas organizações devem ser muito bem gerenciados internamente. Por isso, a Gestão de Documentos (principalmente a forma como as informações são armazenadas e acessíveis) é algo essencial para qualquer organização que se preocupe com a segurança dos seus dados. Afinal, temos certeza que nenhum negócio quer viver o caos de descobrir que suas informações mais sigilosas vazaram e ter que se colocar no lugar de Zuckerberg para explicar o motivo. Não é mesmo?

Além do módulo para Gestão de Documentos (ECM), no Fusion Platform contamos com um acelerador (processo pronto adotado) voltado a Gestão de Riscos Sobre a Segurança da Informação. Nele, é possível mapear e registrar cada situação de risco à segurança da informação da organização, bem como definir ações, probabilidades e impactos. Ele permite ainda um acompanhamento frequente dos riscos, suas ações e dos resultados obtidos. Experimente agora mesmo nossa solução ou solicite uma demonstração para saber mais!
02/04/2018
Gestão de Documentos: da organização do fluxo de trabalho ao ambiente paperless
Como sua empresa lida com a informação que chega até ela, seja digital ou não? De acordo com a AIIM (Association for Information and Image Management), a melhor maneira de lidarmos com os dados é capturando-os no primeiro ponto de contato. Em outras palavras, a informação deve ser digitalmente capturada assim que ela entra no prédio da sua organização.
- O que é Gestão Eletrônica de Documentos?
- Por que realizar a Gestão de Documentos?
Um relatório divulgado pela AIIM (Improving Business Operations in 2017: Capturing Vital Content) afirma que a correspondência digital de 88% dos entrevistados pela associação está aumentando, enquanto 60% dizem que a correspondência em papel está diminuindo. Quando o assunto é faturas, 64% dizem que suas faturas de papel estão reduzindo, enquanto que, para 69% há um aumento no número de faturas digitais.

O que isso significa exatamente? Em termos gerais podemos dizer que estamos caminhando para uma cultura empresarial sem papel (a era paperless que abordamos neste artigo). Todavia, se existe uma preferência por documentos em formato digital, precisamos pensar em um fluxo de trabalho que lida desde a concepção até o armazenamento desses documentos. É aí que entramos no campo da Gestão de Documentos (Gestão Eletrônica de Documentos – GED).

O conteúdo deste artigo também está disponível em vídeo. Assista!

O que é Gestão Eletrônica de Documentos?

Do inglês EDM (Electronic Document Management), a Gestão Eletrônica de Documentos (ou GED) trata do gerenciamento de diferentes tipos de documentos por meio de softwares (como o Fusion Platform). Graças a uma solução de GED/ECM, os usuários de uma empresa podem não apenas criar um documento ou capturar uma cópia impressa em formato eletrônico, mas também armazenar, editar, processar, imprimir e gerenciar documentos em formato de imagem, vídeo, áudio e texto.

Por que realizar a Gestão de Documentos?

Um software para Gestão de Documentos traz benefícios como:
- Organização do fluxo de trabalho
- Transformação de papel em informação digital
- Controle de acesso e segurança
- Controle de versões, revisões e aprovações
- Assinatura Digital
- Busca por conteúdo
Veja em exemplos:

Organização do fluxo de trabalho

Soluções de GED desencadeiam fluxos de trabalho colaborativos com os responsáveis por executarem ações no documento, como assinar (com assinatura digital), editar ou comentar, além de garantir o controle de qualidade do mesmo.

Transformação de papel em informação digital

Conforme a pesquisa realizada pela AIIM, apenas 37% dos entrevistados preferem o papel para manipulação, leitura e tomada de notas. Trinta e dois por cento deles dizem que são seus fornecedores que preferem informação em formato digital e 27% citam a falta de apoio gerencial sênior para eliminar o papel de seus processos.

O papel faz parte da rotina de uma organização. Contudo, existem alguns pontos a serem observados:
- O armazenamento de papel gera custos;
- Os documentos em papel são mais suscetíveis de serem perdidos e
- Gerenciar um documento em papel é custoso em termos de tempo.
Um bom software de GED conta com a funcionalidade de captura. De modo geral, soluções de Gestão de Documentos utilizam diversas tecnologias como web semântica ou o reconhecimento de padrões sintáticos e, assim, conseguem extrair informações relevantes (palavras-chave) dos documentos digitalizados.

Graças ao OCR (Optical Character Recognition – 20% dos entrevistados pela AIIM falaram que a tecnologia já está em uso em suas empresas para capturar dados) e BarCoding (Código de Barras) todos os documentos que passaram pela digitalização podem ser reconhecidos. Isso significa que aquelas horas desperdiçadas procurando por informações em papel ou em pastas no desktop são eliminadas.

A explicação para isso é simples: ao ter o conteúdo disponível em uma solução que permite o reconhecimento dos dados, o acesso à informação fica muito mais fácil, sendo necessário apenas o uso de palavras-chave, por exemplo.

Ao tentar entender o que desencadeia a transformação dos processos de captura nos negócios, a AIIM descobriu que 37% dos seus entrevistados citaram isso como exercícios de economia de custos em áreas específicas, como Contas a Pagar, enquanto 33% disseram que foi uma iniciativa para melhorar a capacidade de resposta do cliente.

Portanto, por meio de um processo inteligente de GED é possível automatizar tarefas envolvendo a gestão documental sem intervenção humana, o que reduz custos e aumenta a precisão nas tomadas de decisão.

Controle de acesso e segurança

Uma solução de Gestão de Documentos permite que sejam atribuídas permissão de acesso a cada documento. O acesso pode ser concedido a um usuário ou a um grupo de pessoas.

É possível, ainda, gerenciar pessoas autorizadas a interagirem com documentos por meio de criação de perfis e atribuição de permissões. A partir da integração com ferramentas de edição de arquivos, um software de GED permite bloquear funções como Salvar, Salvar Como, Print-Screen, Impressão e outras.

Controle de versões, revisões e aprovações

Com a Gestão de Documentos é possível também configurar e controlar a gestão de versões, revisões e aprovações de documentos. Desse modo, pode-se verificar quem realizou alguma alteração e quando a mesma ocorreu.

Assinatura Digital

Bons softwares de GED possibilitam que documentos eletrônicos sejam assinados com certificados no padrão ICP-Brasil.

Busca por conteúdo

A Gestão de Documentos por meio de softwares – como o Fusion ECM – permite que documentos sejam localizados por data de elaboração e de edição, metadados, palavra-chave etc. Com isso, o tempo para buscar um documento em pastas de desktop é eliminado, pois a solução faz todo o trabalho de localização.

Por fim…

Ao abordar sobre Gestão de Documentos e transformação de papel em informação digital, é comum pessoas imaginarem scanners espalhados por toda a empresa. No entanto, o conceito vai muito além.

Em outra oportunidade já abordamos sobre organizações paperless e a importância de um ambiente sem papel. Observe que os conceitos de paperless e GED têm relação, sendo que ambos significam muito mais do que simplesmente digitalizar documentos. Por isso, para finalizar, lembre-se que Gestão de Documentos significa tanto a publicação e/ou digitalização, quanto o armazenamento e o controle de acesso e segurança, mas, principalmente, o reconhecimento e a recuperação das informações que são relevantes para seu negócio.

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23/01/2018
Fomos premiados no WfMC Global Awards for Excellence in BPM!

Inovação, implementação e impacto. Esses foram os critérios que nosso case da Prefeitura do Rio de Janeiro cumpriu com êxito, garantindo-nos a premiação no WfMC Global Awards for Excellence in BPM (Prêmios Globais de Excelência em Gestão de Processos de Negócios).

A premiação é reconhecida como a mais renomada da indústria de BPM. O anúncio, realizado no dia 12 de dezembro de 2017, nos deu ainda mais visibilidade no cenário internacional de soluções para Business Process Management.

Nosso case concorreu com outros divulgados por desenvolvedores de softwares de diversos países. Todos foram avaliados por um painel global de especialistas reconhecidos como os mais respeitados da indústria de BPM (mais informações aqui).

O que avaliaram os juízes?

A avaliação dos juízes levou em consideração como o Fusion Platform contribuiu para a inovação da Prefeitura do RJ, qual impacto a instituição teve e como se deu o processo de implementação.

Sobre a inovação, foi avaliado como nossa tecnologia BPM conseguiu resolver, de maneira inovadora, problemas singulares. Implementação criativa e bem-sucedida de conceitos avançados de BPM e o nível de integração com outras tecnologias e sistemas legados foram outros itens levados em consideração.

Ainda relacionado à inovação, os especialistas avaliaram o grau de complexidade no processo de negócios e arquitetura de TI subjacente. Outro quesito levado em consideração foi a metodologia que utilizamos para implementação de BPM e/ou workflow (BPM CoE, Project Team etc.) utilizada. Tamanho, escopo, qualidade do processo de gestão de mudanças e escala de implementação (por exemplo, tamanho, geografia, processos entre empresas) também foram avaliados.

Além disso, comprovamos, em termos quantificáveis, o impacto e a extensão das melhorias de produtividade. Economia de custos e aumento de receitas, bem como melhorias no atendimento ao cliente, entraram na lista dos critérios que cumprimos.

Para ser vencedor, comprovamos que nosso software de BPM exerceu importância estratégica para a missão da organização e que o mesmo trouxe melhora no posicionamento da instituição. Os juízes também avaliaram como o sistema de BPM mudou a cultura dentro da organização e qual foi a metodologia utilizada para alcançar essa mudança.

Para comprovar que atendemos a todos os requisitos, apresentamos os benefícios vislumbrados atualmente pela Prefeitura do Rio de Janeiro após a implementação do Fusion Platform.

O que comprovou nosso case de BPM?

Para entender o contexto, ao fim de 2014, com apoio da verba do Programa Nacional de Apoio à modernização Administrativa e Fiscal dos Municípios Brasileiros (PNAFM), a Neomind foi contratada para desenvolver o primeiro sistema de licenciamento online. A solução sistêmica de um workflow, até então uma novidade na Prefeitura do RJ, também foi a primeira experiência desse porte envolvendo diversos atores a colaborarem via web para que um processo fosse encaminhado e finalizado.

O processo iniciou em 2014 e, graças ao Fusion Platform, hoje 45% dos alvarás são emitidos em 30 minutos e 72% das consultas prévias de alvarás são respondidas automaticamente (e sem a necessidade de interação humana). Além disso, com um processo 100% online, foram economizadas em torno de 1.230.000 folhas de papel (cerca de 3 cristos redentores) e eliminou-se o custo de armazenagem com novos processos físicos, pessoal para autuação, ordenamento, localização e controle em geral.

Ainda sobre economia de custos e redução de tempo, os 19 escritórios de inspetorias regionais passaram para nove. Com relação ao aumento de receita, como o Fusion Platform facilitou o processo de licenciamento, muitos empreendedores saíram da formalidade. Isso fez com que houvesse um aumento de 25% de arrecadação sobre as taxas de alvarás comparando o ano de 2016, quando se deu a implantação do sistema, para o ano de 2015.

Já no que tange às melhorias de qualidade, a implantação do sistema tornou possível a extração de indicadores para melhoria contínua dos processos. Com a adoção do Sistema de Gerenciamento de Atividades Econômicas para decisão automática sobre as consultas prévias, foi possível padronizar as respostas e oferecer uma ferramenta automatizada, aliada ao workflow, para o cidadão consultar as possibilidades de seu negócio. Tudo de forma online, automática e padronizada.

Portanto, podemos dizer que o Fusion Platform tem um papel essencial para melhorar a atratividade da abertura de novos negócios e empreendimento no Rio de Janeiro, ajudando a desburocratizar o processo.

Assista ao vídeo com os resultados do projeto:

Destaque na imprensa brasileira
A agilização de processos de alvarás na Prefeitura do Rio de Janeiro também rendeu repercussão nacional. O jornal O Estado de São Paulo e o portal Baguete publicaram sobre o premiado case.

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20/12/2017
Atividades não documentadas: não deixe a informalidade tomar conta da sua rotina
A produtividade é um fator muito importante na rotina de trabalho. Não é à toa que estamos cercados de artigos, vídeos e livros sobre como gerenciar o tempo de maneira produtiva. A conhecida Gestão do Tempo nunca foi tão abordada quanto hoje em dia.

Muitas vezes, justamente por estarmos em busca da produtividade, acabamos deixando de lado fatores que são muito importantes, acreditando que o desempenho será maior. Isso acontece pois entendemos que, de certa forma, esses fatores acabam consumindo nosso tempo precioso. E assim, acabamos optando erroneamente por uma opção mais simples.

Um dos fatores que acaba ficando de fora é a existência de atividades não documentadas, o que faz com que a empresa não atue com formalidade nas documentações.

Mas, o que significa formalidade?

Segundo o Dicionário Priberam, formalidade seria “Condição necessária para certos atos ou documentos se poderem executar ou serem válidos“. Com base nesse conceito, trocar a formalidade pela informalidade no ambiente de trabalho parece ser algo um pouco trabalhoso, concorda?.

Um dos grandes problemas da comunicação informal está na falta do controle que um gestor tem sobre as atividades executadas. Se uma atividade não está centralizada em um determinado local, essa informação pode ser facilmente perdida ou até mesmo vir a ser uma informação inválida. Em outras palavras: atividades não documentadas são sinônimos de informalidade.

Como resolver problemas de atividades não documentadas?

Qualquer mudança durante a realização de uma atividade pode ocasionar em um grande problema no final, principalmente se essa mudança ocorrer de forma informal, ou seja, não for validada e aprovada. Para resolver problemas envolvendo atividades não documentadas, podemos seguir algumas ações.

Uma delas é possibilitar que todas as atividades sejam encontradas e acessadas facilmente. Para isso, elas precisam estar bem identificadas e, nesse caso, uma boa nomeação do documento e a data são informações essenciais a serem disponibilizadas.

É indispensável que a descrição da atividade seja clara, pois quem executá-la precisa entender tudo o que foi pedido, saber o prazo para realização e até mesmo a ordem de execução das atividades. Apesar de parecer algo simples, essas informações podem economizar minutos, ou, às vezes, até mesmo horas preciosas no dia de um colaborador. Portanto, se pensarmos em um número grande de colaboradores, atividades não documentadas representarão perda de dinheiro para a empresa.

Exemplos de documentação de atividades

A documentação de atividades é válida para qualquer ação que ocorra em uma empresa:
- Solicitações de compras,
- Solicitações de viagens,
- Autorizações específicas para realização de alguma atividade (um evento por exemplo),
- Autorização de acesso a determinadas áreas e setores da empresa (muito útil quando um terceiro precisa realizar algum serviço, como consertar o alarme por exemplo),
- Entre outras.
Perceba que a formalidade tem um foco muito claro de controlar atividades da empresa por meio do gerenciamento da documentação da empresa. Em outras palavras: formalidade representa atuar para eliminar atividades não documentadas.

Como a Neomind eliminou a informalidade e aprimorou a documentação das atividades de seus times?

Para exemplificar, utilizarei como exemplo o time de Inovação da Neomind. De forma geral, essa é a equipe que atua diretamente no desenvolvimento de novas funcionalidades e na melhoria de módulos já existentes no Fusion Platform, mantendo o produto sempre atualizado conforme as necessidades do mercado e, principalmente, conforme a constante atualização das tecnologias.

Com o Fusion GED é possível fazer a gestão de todo o ciclo de vida dos documentos. Seguindo com o exemplo da equipe de Inovação, utilizamos o Fusion GED para fazer toda a gestão das especificações de funcionalidades geradas.

Sempre que uma nova funcionalidade do Fusion é desenvolvida, ela precisa passar por algumas etapas. São realizadas várias reuniões, feitas diversas análises e estudos de viabilidade para então chegarmos na geração da especificação. Nessa especificação, criada pelo time de User Experience (UX), são detalhadas todas as regras de negócio da funcionalidade e é também definida toda a parte visual das telas.

Como a especificação é um dos principais documentos utilizados no nosso dia a dia, ela é publicada no GED, seguindo para o fluxo e aprovação dos gestores. Nesse processo podem acontecer reprovações de algum requisito ou até mesmo do visual. Se esse for o caso, o documento retorna para o time de UX, o qual fará as devidas avaliações e correções.

Após a correção, o documento vai novamente para aprovação dos gestores e segue dois caminhos:
- Sendo aprovada, a especificação é liberada para o time de Inovação para então darmos início ao desenvolvimento da funcionalidade.
- Se por algum motivo for necessário realizar algum ajuste visual ou nas regras de negócio, a especificação passa por todo o processo até ser liberada novamente.
Perceba que o importante é garantir que todos estejam cientes das alterações e que o documento esteja armazenado em um local seguro, onde todos os envolvidos possuem acesso.

Assim que o desenvolvimento da funcionalidade é finalizado, o time de Quality (QA) é acionado. Ele é responsável por testar todas as regras de negócio e, junto com a equipe de UX, certificar-se de que o visual está correspondente ao que foi projetado. Para isso, mais uma vez a especificação é consultada dentro do GED e os testes são realizados com base no documento que está publicado.

Ter o documento disponibilizado em um único lugar reduz o problema de que os envolvidos no projeto possam estar trabalhando com uma versão desatualizada da especificação, facilita a busca e garante que o documento não será esquecido ou até mesmo perdido. Se dois meses ou 10 anos depois que a funcionalidade foi finalizada alguém precisar de alguma informação referente ao requisito, esse documento ainda estará disponível.

Com a utilização do Fusion GED para fazer o gerenciamento dos documentos, evitamos o desperdício de papel, que pode ser rasurado facilmente (sobre o assunto, recomendo a leitura do artigo Paperless: o que é e como dar os primeiros passos para a era sem papel).

Concluindo

A documentação das atividades é essencial nas organizações, por isso, devemos tomar cuidado com a informalidade e evitar os possíveis atalhos que em um primeiro momento podem encurtar o caminho, mas que no final podem dobrar o percurso.

As informações da atividade são essenciais e devem ser preenchidas para facilitar a busca e o entendimento dos executores. É importante avaliar uma ferramenta para fazer a gestão desses documentos e que se encaixe nas necessidades do seu negócio, além de verificar qual a melhor forma de utilizá-la no seu time ou na sua empresa, garantindo que ela funcione de maneira eficaz e atinja os objetivos estabelecidos.

Todavia, lembre-se que apenas a escolha da ferramenta não salvará sua vida e a do seu time. É necessário aplicar mudanças na cultura dos colaboradores para que se habituem a eliminar atividades não documentadas e deixar de lado a informalidade que abordei neste artigo. Todo esse processo pode se tornar um pouco burocrático, mas acredito que você concordará comigo que somente assim conseguiremos reduzir os erros e evitar possíveis transtornos.

Não esqueça: fique por dentro de nossos conteúdos e acompanhe o Blog da Neomind. Ou, ainda, deixe um comentário contando o que achou. Esperamos que ele tenha sido útil para você.

Referências
Priberam, Unifac, 1doc
20/09/2017
O ECM morreu? Tudo sobre a nova era do Enterprise Content Management
“ECM is now dead” (ECM está morto). A frase não precisaria estar em negrito para chamar sua atenção. O fim do que conhecemos por Enterprise Content Management (Gestão de Conteúdo Empresarial) foi decretado pelo Gartner em 2016. De acordo com a empresa, morre o ECM e nasce o termo Content Services (em português, Serviços de Conteúdo).

O Gartner não é o único “pai” do fim do termo ECM. A AIIM (Association for Information and Image Management) publicou um estudo intitulado “The New Wave” (A Nova Onda), no qual apresenta o IIM – Intelligent Information Management (Gestão Inteligente da Informação).

Apesar de serem dois termos diferentes, existe algo que já conseguimos perceber com essa história toda: o mercado de Gestão de Informações está sendo definido de maneira mais ampla, especialmente face à evolução das tecnologias.

Quer saber mais sobre o Enterprise Content Management (ECM)? Assista!

Mas por que essa discussão surgiu?

De acordo com a AIIM, a consumerização (uso de dispositivos pessoais no ambiente de trabalho), a nuvem, o aparelho celular e a Internet das Coisas (IoT) estão rapidamente sinalizando o fim da era ECM. Muitas organizações já estão trabalhando com as melhores práticas e normas para fazerem a transição para uma era dominada pelas tecnologias Mobile, Analytics, Cloud e Collaborative (MACC).

Adicionalmente, temos o crescimento explosivo em volume e variedade de dados, além dos avanços das tecnologias de:
- Artificial Intelligence (AI),
- Intelligent Capture (IC),
- Machine Learning,
- Natural Language,
- Analytics,
- Robotic Process Automation (RPA).
Somada a essas tecnologias, há uma força de trabalho cada vez mais móvel e conectada, a qual ampliou as fronteiras do mercado de ECM. Em outras palavras, fez com que o Enterprise Content Management se redefinisse e alcançasse um novo estágio em sua evolução.

Então, o ECM continua vivo?

O ECM como um conceito, estratégia ou conjunto de métodos definidos para gerenciar o ciclo de vida do conteúdo está mais vivo do que nunca. O que está em discussão, especialmente em outros países, é que o termo não corresponde aos desafios que uma solução de gestão de conteúdo precisa enfrentar para estar alinhada com os avanços de tecnologias e mudanças no mercado de TI.

Sabe aquela história de “onde há fumaça, há fogo”. Gartner e AIIM são duas entidades de peso e, se ambas entraram na discussão, é porque precisamos refletir em como nossas soluções para Gerenciamento de Conteúdo podem evoluir para atender a uma demanda que já não faz parte da ficção.

A visão da Neomind sobre o assunto

O surgimento do ECM baseou-se principalmente na revolução de alguns segmentos que tinham como grande diferencial a organização de atividades que produziam papel. É o caso do setor bancário que possuía uma alta necessidade de processar um grande volume de cheques.

O mundo está mudando rapidamente e hoje as relações são cada vez mais digitais. Para citar um exemplo, se antes usávamos o cheque para não andar com dinheiro em espécie, agora passamos a usar os cartões eletrônicos para não precisar utilizar o cheque.

O que não mudou é a necessidade de preservar informação e organizar processos. Logo, se antigamente a dificuldade era verificar se um colaborador tinha no chão de fábrica uma norma impressa a sua disposição, a necessidade atual tem sido cada vez mais a de saber se ele consumiu aquele conteúdo e se o conhecimento é acessível a todos a qualquer hora e qualquer lugar.

Nós, da Neomind, acreditamos que o ECM, além das mudanças naturais de siglas (algo comum na área da TI), cada vez mais ganhará novas roupagens sociais no campo sistêmico. Isso para fazer com que a forma pesada de trabalho orientada a transações seja simplificada pela era dos comentários, hashtags, curtidas e compartilhamentos.

Que papel esperamos de uma solução de gerenciamento de conteúdo?

Enterprise Content Management, Intelligent Information Management ou Content Services. Independente do termo que se utilize, essa é a pergunta que devemos fazer para que possamos participar da discussão e melhorarmos a aplicabilidade de uma solução que trate do gerenciamento de conteúdo e informação.

Como você pode imaginar, a discussão é ampla. Fique à vontade para deixar sua opinião e compartilhar este artigo. Quanto mais pessoas falarem sobre este assunto, mais todos nós sairemos ganhando. Afinal, se o termo ECM chegou ao fim de sua vida, o conceito continua vivo e é cada vez mais importante para empresas de todos os portes e segmentos.

E já que o assunto tem a ver com novas eras para o ECM, queremos deixar aqui a sugestão de leitura do artigo 5 tendências essenciais do BPM para a transformação digital em 2018.

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11/08/2017
Paperless: o que é e como dar os primeiros passos para a era sem papel
Sabe aquela imagem de arquivos físicos abarrotados de documentos, ou daquelas inúmeras pastas em cima da mesa de um profissional, cheias de papéis nos quais as informações se perdem? Pois bem, está na hora de tirar essa imagem da cabeça porque estamos falando de uma nova cultura organizacional: trata-se da Era Paperless.

Você pode conferir também o conteúdo deste artigo em vídeo!

Traduzindo em bom português paperless significa sem papel. Como o nome sugere, o conceito aborda a eliminação dos papéis nas atividades rotineiras da empresa e a entrada na esfera dos documentos eletrônicos. Em outras palavras, significa entrar, de maneira definitiva, na era digital.

Uma expressão bem comum que envolve este tema é Going paperless, que de maneira geral significa adotar um sistema informatizado capaz de substituir a utilização do papel (seja parcial ou integralmente). Assim, entrar na era sem papel refere-se a mover documentos, registros e arquivos para o formato digital.

Você pode se perguntar: mas o que minha empresa ganha com isso? Para responder a essa pergunta e entender um pouco melhor sobre como mudar para um ambiente empresarial sem papel, convido você a seguir a leitura deste artigo.

Por que minha empresa deveria tornar-se paperless?

Aqui no blog já falamos sobre as mudanças no mercado de TI e comentamos sobre a era da informação. Na ocasião, abordamos também as dificuldades enfrentadas pelas empresas para gerenciar uma quantidade cada vez maior de conteúdo. Dar um passo para uma gestão empresarial paperless significa facilitar o gerenciamento da informação corporativa e protegê-la da melhor maneira possível. Outros benefícios incluem:
- Ganho de produtividade: sabe quando você pesquisa uma palavra em um texto clicando em Ctrl + F? Ao ter os documentos armazenados em um sistema próprio para esse fim, toda vez que alguém for procurar por um documento, o próprio sistema, com um comando seu, fará esta busca. Isso significa que as horas gastas procurando arquivos ou encontrando a informação adequada pode ser usada de maneira muito mais produtiva a favor da empresa. Lembre-se: no ambiente paperless as informações dos documentos estão a alguns cliques de distância.
- Melhora na eficiência: justamente por conseguir localizar as informações de maneira mais rápida e divulgá-las no tempo certo é que a empresa ganha em eficiência. Isso é uma questão primordial em tempos atuais. Imagine a gestão de contratos, por exemplo. Com todos os contratos armazenados em um sistema, acompanhar o ciclo de vida de cada um deles fica muito mais fácil. O próprio software pode enviar notificações sobre prazo de validade de um documento. Isso evita, por exemplo, que sua empresa perca o prazo de renovação com um fornecedor e acabe no prejuízo.
- Aumento de segurança: o acesso aos documentos digitais é restrito, ou seja, somente pessoas autorizadas conseguem visualizá-los e fazer modificações. Além disso, várias camadas de segurança protegem arquivos digitais (que também são criptografados). Isso sem contar que ao ter a documentação digitalizada, em caso de roubo ou incêndio a informação da empresa não se perde. Para saber mais, recomendamos a leitura do artigo Por que as líderes de tecnologia utilizam a nuvem computacional?
- Meio ambiente: mais do que nunca, é primordial que empresas se mostrem eco-friendly (amigas do meio ambiente). E isso, sem dúvidas, significa diminuir o uso do papel. Ou, utilizando o conceito mais técnico, tornar-se paperless.
- Governança Corporativa: falando primeiro em conceitos, a Governança Corporativa estabelece boas práticas a fim de aumentar a confiança dos stakeholders perante os administradores da empresa. Um ambiente paperless protegido por um software (no próximo tópico falamos sobre isso) dá essa segurança e favorece a transparência das informações.
- Redução de custos: nada de gastos com material de escritório, papéis e cartucho para impressora. Going paperless significa também economizar energia.
Ok, mas como mudar para um ambiente paperless?

Entendemos que fazer uma empresa tornar-se paperless pode parecer missão impossível, mas pode ter certeza que você pode começar agora mesmo. Como? Dê uma olhada nas dicas abaixo:
1. Comece digitalizando documentos: esta primeira etapa pode demandar um esforço maior, afinal, quantos papéis sua empresa tem? Com certeza são inúmeros os documentos e, por isso, a tarefa de digitalização pode ser trabalhosa. No entanto, viver sem papel requer um esforço, mas garantimos: o ônus é muito menor que o bônus.
2. Elabore uma estratégia para eliminação de documentos: o que você fará com os documentos digitalizados? O ideal é tê-los armazenados fisicamente entre 30 e 90 dias. Isso eliminará qualquer possibilidade de erro que possa ter ocorrido no processo de digitalização.
3. Converse com os colaboradores: o principal ativo da sua organização não pode ficar de fora do processo. Por isso, é necessário explicar o motivo e os benefícios em ser uma organização sem papel. Mantê-los engajados é essencial e fundamental para o sucesso da estratégia.
4. Não esqueça de um sistema próprio para controlar os documentos da era paperless: além de ser muito mais seguro, ao ter um sistema de gestão de documentos diversas tarefas do ciclo de vida do documento são automatizadas. Isso é sinônimo de segurança, já que todos os arquivos ficam armazenados em um só lugar e são acessíveis em tempo real para as pessoas autorizadas, o que garante confiabilidade e agilidade. Somado a isso, softwares específicos para esse fim possuem aplicações para Certificados Digitais. Isso significa que documentos são armazenados de forma legal, possuindo, inclusive, validade jurídica.
Como a Neomind vem se tornando uma empresa paperless?

No início de 2016, a Neomind implementou a gestão eletrônica de documentos nos processos administrativos, financeiros e de recursos humanos. O grande objetivo, além da redução de custos, era ter segurança que os documentos estavam sendo armazenados na forma correta para que a informação estivesse preservada com o passar do tempo.

Antes de otimizarmos o processo, um simples relatório de despesa de viagem necessitava em média – entre impressão e cópias de nota-fiscal – de 30 páginas, sendo que era preciso, pelo menos, mais duas vias de todo o processo para os procedimentos contábeis. Em outras palavras, fazendo uma conta simples 3 x 30 = 90. Como garantir eficiência e reduzir esse custo?

Com a implantação do Fusion (software desenvolvido pela própria Neomind), todos os processos foram automatizados, garantindo que toda comunicação passasse a ser eletrônica. A partir de um processo onde as pessoas solicitam e prestam contas, resta ao financeiro apenas conferir e lançar o pagamento no sistema de gestão (ERP).

Através da gestão de processos e estratégias simples como estas, conseguimos ter ganhos em eliminação de papel, eliminação de cópias e mais cópias, em agilidade da conciliação contábil e fim da redigitação de lançamentos. Além disso:
- Ganhamos mais eficiência, pois conseguimos ter a informação ao alcance de todos;
- Conseguimos segurança e rapidez nas buscas das informações solicitadas, uma vez que todas elas são digitais;
- Obtivemos segurança nas transações financeiras, as quais são todas conciliadas junto aos bancos;
- Liberamos espaço físico que antes era ocupado pelo armazenamento de papéis e mais papéis.
A automatização do processo tornou tudo mais simples, facilitando, inclusive, a forma como é realizada a formalização das operações. Hoje podemos dizer que nossos processos administrativos, financeiros e de recursos humanos são totalmente PAPERLESS. Isso não poderia ser diferente, uma vez que somos provedores de uma solução que tem, como uns de seus objetivos, reduzir papéis e automatizar processos (ou seja, “Casa de ferreiro, espeto de aço INOX”).

Em relação à Economia Financeira, podemos compartilhar que conseguimos manter o contrato junto à empresa de contabilidade sem qualquer índice de reajuste, mesmo com o grande crescimento da Neomind. Isso foi possível devido ao baixo índice de retrabalho e ao alto nível de integração entre nosso sistema e o ERP que utilizamos. Em relação aos custos de materiais de escritório, nosso consumo caiu mais de 60%, se comparado com o ano de 2015.

Concluindo

Paperless, ou sem papel, faz parte de uma nova cultura organizacional, mas não tem a ver com modismo. É algo que com certeza veio para ficar, especialmente porque trata-se de uma estratégia que traz ganhos financeiros e de segurança, economia de tempo e mostra respeito ao meio ambiente.

Saiba mais sobre o assunto neste webinar. Assista!

Viver sem papel pode demandar um esforço inicial, mas depois que o processo está bem enraizado em toda a empresa um ambiente paperless flui normalmente. Por isso, caso você tenha alguma dúvida sobre dar um passo em direção a um ambiente organizacional sem papel, nossa dica é: comece devagar, digitalizando arquivos de uma área por vez. Aos poucos você irá perceber os benefícios de ter a informação que precisa de maneira rápida e segura.

Para encerrar, conte para nós sua opinião sobre o tema e se sua empresa já tem implementada uma rotina paperless. Aproveite também que você está aqui e conheça nossos materiais educativos.
09/08/2017

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