Entenda como a melhora contínua acontece em qualquer tipo de organização com a Gestão de Processos, Documentos, Indicadores, Social & Portal, entre outros.
Quando falamos de melhoria contínua, estamos falando de evolução de métodos de trabalho: encurtar tempos, maximizar resultados, eliminar gargalos e desperdícios. A melhoria contínua na gestão de processos tem a ver com encontrar os pontos de melhorias em um fluxo. Como podemos fazer isso? A resposta é simples: com o uso de indicadores.
Pense em um processo de montagem, no qual todos os parafusos são colocados manualmente com uma chave de fenda. Numa situação hipotética, observando os indicadores concluímos que levamos 10 segundos para cada parafuso e uns 3 segundos de transição.
Assim, a partir da análise desses indicadores o analista de processos verificou que se a tarefa fosse automatizada (utilizando uma parafusadeira, por exemplo), levariam 2 segundos para cada parafuso, com 2 segundos de transição. Ou seja: o tempo seria bem menor.
Mas, conforme veremos, não só adquirindo novas metodologias, tecnologias ou ferramentas podemos melhorar um processo.
Gestão de Processos: melhoria contínua
Muitas vezes, após um mapeamento de processos podemos perceber que a melhoria pode ser feita alterando o fluxo ou incluindo novas etapas. Porém, para isso precisamos gerar métricas com as informações geradas no uso do dia a dia, identificando os pontos críticos.
Estas ferramentas de métricas, conhecidas comumente como BPA, podem nos auxiliar a entender os pontos onde devemos trabalhar na melhoria dos processos. Claro que muitas vezes não dependemos somente da aplicação de tecnologia para aprimorar um processo, podemos contar também com metodologias de trabalho.
Existem metodologias já eficientes para aplicação de melhoria continua, uma delas é conhecida como PDCA. Também temos outras, como o mapeamento AS-IS TO-BE, no qual podemos realizar a reestruturação de um processo a fim de melhorá-lo.
Além do PDCA e do Mapeamento AS-IS TO-BE, há as seguintes metodologias:
Ferramenta BPM
BPM, ou Gestão de Processos de Negócio, é uma metodologia que nos ajuda a tratar os processos de uma empresa. Ele visa a integração entre os atores do processo e automatização das tarefas.
No mapeamento dos processos a primeira tarefa a ser realizada é a identificação de gargalos, problemas, pontos de automação e melhorias. Após a sua implantação, aplicamos a melhoria contínua e o acompanhamento para identificar a viabilidade da automação. O analista de processos deve estar sempre atento às oportunidades de melhoria para obter melhores resultados.
Pareto
De acordo com o princípio de Pareto (também conhecido como regra do 80/20, lei dos poucos vitais ou princípio de escassez do fator),, aproximadamente 80% dos efeitos de um evento vêm de 20% das causas.
No mundo da gestão de processos o princípio de Pareto auxilia. Isso ocorre porque, quando encontramos uma melhoria e aplicamos o princípio de Pareto, conseguimos 80% de melhoria no nosso processo.
Conclusão
Podemos concluir que a melhoria de processos é uma rotina de acompanhamento e análise de processos. Dependendo dos resultados e métricas, gera-se a necessidade de mais acompanhamento ou reestruturação de processos. Tudo isso para continuamente aumentarmos a eficiência e gerarmos mais resultados.
Você sabia que em abril de 2018 o Ministério da Educação passou a exigir que em até dois anos todas as instituições de ensino superior (IES) devem ter seus documentos convertidos para o meio digital?
Trata-se da Portaria 315, que traz normas válidas para cursos de graduação e de pós-graduação, presencial e a distância. E para seguir a legislação, as IES terão que se apressar para disponibilizar todos os tipos de documentos acadêmicos em ambiente digital.
Saiba neste artigo os pontos essenciais da 315 e as mudanças que ela traz ao segmento de ensino superior.
O que você irá ler:
O que deverá ser convertido para o meio digital?;
Como se adequar às exigências e critérios da portaria;
Benefícios que vão além do acervo acadêmico.
Primeiro, o que deverá ser convertido para o meio digital?
Tanto as IES, quanto suas mantenedoras, agora são obrigadas a manter, sob própria custódia, os documentos com as informações acadêmicas dos estudantes.
São documentos como grade e matriz curricular, calendário acadêmico, histórico escolar, avaliações, atividades complementares, ofertas de disciplinas, processo seletivo, entre outros, que deverão estar disponíveis digitalmente dentro destes 24 meses. Confira aqui a relação completa dos documentos e os prazos de guarda.
Essas informações têm de estar armazenadas em um acervo acadêmico, que nada mais é do que um conjunto de documentos produzidos e recebidos por instituições públicas ou privadas de educação superior do sistema federal de ensino, com informações da vida acadêmica dos estudantes, e necessários para comprovar seus estudos.
Além disso, as instituições deverão contar com um comitê gestor para elaborar, implementar e acompanhar a política de segurança da informação relativa ao acervo acadêmico a ser implantado.
Como se adequar às exigências e critérios da portaria
O acervo acadêmico deverá contar com um sistema especializado de gerenciamento de documentos eletrônicos (GED/ECM). Sendo assim, o modo da conversão e preservação dos documentos para o meio digital devem garantir a confiabilidade, autenticidade, integridade e durabilidade de todas as informações dos processos e documentos originais.
E quais os critérios que a solução deve atender?
Ter a capacidade de utilizar e gerenciar base de dados adequada para a preservação do acervo acadêmico digital;
contar com uma forma de indexação que permita a pronta recuperação do acervo acadêmico digital;
método de reprodução do acervo acadêmico digital que garanta a sua segurança e preservação;
utilizar certificação digital padrão ICP-Brasil pelos responsáveis da mantenedora e sua mantida para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica do acervo (assinatura digital).
Além do acervo acadêmico
Com o Fusion Platform além de buscar conformidade com a portaria, é possível agregar valor a outras demandas das IES. Temos o exemplo de clientes de IES que utilizam nossa plataforma para realizar o gerenciamento e arquivamento do processo de cadastros do Programa Universidade para Todos (Prouni), e que já faziam isto antes mesmo da Portaria 315 existir.
Nossa plataforma de gestão integrada automatiza todo o processo de triagem dos pré-aprovados do ProUni. Do registro dos usuários até a verificação do resultado final, otimizando o envio a um analista das inscrições.
Tudo isso economiza tempo, reduz o uso de papel, além de permitir acompanhar todas as etapas com facilidade.
Na prática, como o Fusion pode colaborar:
Registro de candidatos de forma on-line
Cada candidato é registrado no Fusion, recebe login e senha para preencher seus dados e insere a documentação necessária para a análise da IES. A etapa tem um prazo de conclusão, por isso a adesão de uma solução eficiente para o envio das informações dentro do prazo, sob o risco de o mesmo perder a vaga, é de grande importância;
Parecer de aprovação e reprovação 100% digital com eficiência
A partir das informações enviadas dentro do sistema, o analista visualiza todas as informações do candidato, dá um parecer informando se ele está aprovado, reprovado, ou se precisa disponibilizar alguma documentação complementar;
Instituição e candidato acompanham em tempo real as notificações
Cada transição de etapa do processo está vinculada a uma notificação via e-mail para o candidato, mantendo total transparência entre os dois lados. Como a solução é digital, ela elimina a necessidade de se deslocar até a instituição, e evita a burocracia que é responsável pela maioria dos atrasos e problemas no processo;
Informações armazenadas de forma segura
Com o resultado final obtido, independente se o candidato é aprovado ou reprovado na análise, seus dados e documentação são guardados no módulo de ECM/GED, para que em uma eventual nova tentativa, seus dados apenas precisem ser atualizados.
Disponibilidade via mobile das informações em nosso app
Processos podem ser acompanhados de qualquer hora e em qualquer lugar pelo aplicativo, o que aumenta a agilidade em tomadas de decisões.
Concluindo
Não é uma novidade que a digitalização de documentos, assim como o gerenciamento deles, facilita o acesso à informação nas organizações de diferentes segmentos.
A Transformação Digital já inovou negócios da indústria, governo, bancário, segurança, entre outros, por meio da tecnologia. E nas instituições de ensino, as mudanças logo devem começar!
Entretanto, pensar somente em uma solução para gerenciar documentos (GED/ECM) em IES pode acabar limitando ao que a Portaria 315 exige, quando também há possibilidade de a instituição, colaboradores e alunos, contar com outros recursos que auxiliam na melhora contínua da rotina educacional.
Por isso, conheça o Fusion Platform, a solução ideal para que uma instituição de ensino superior faça com que toda a rotina educacional seja otimizada.
Conheça os módulos de nossa solução que podem auxiliar uma IES:
BPM: crie processos de forma simples e com alto nível de integração com sistemas de gestão;
ECM/GED: gerencie o ciclo de vida dos documentos com a segurança que sua IES precisa;
Analytics: crie Dashboards, Indicadores, KPIs para processos, documentos ou outras soluções, como sistema de gestão (ERPs), Recursos Humanos… ;
Social & Portal: alto nível de integração e colaboração entre usuários com recursos de mídias sociais;
Captura: conecte documentos a importantes processos, além de contar com fácil integração com scanners, e-mails e outros;
Metas & Estratégia: implante metodologias de gestão como OKR, BSC, entre outras.
Gestão do Conteúdo Empresarial é a tradução para o português de Enterprise Content Management (ECM para os íntimos). Organizações que querem reduzir a burocracia ao mesmo tempo em que melhoram a produtividade e eficiência de seus colaboradores, bem como garantem a segurança de seus dados, enxergam a solução de Gerenciamento de Conteúdo Corporativo (outra maneira pela qual podemos chamar o software ECM) como uma peça estratégica.
Bom, mas o que foi falado até aqui pode parecer um pouco teórico e você pode ainda estar se perguntando “ECM é para minha empresa”? A resposta mais simples seria: seja ela grande ou pequena, uma vez que a Gestão do Conteúdo Empresarial estiver implementada, você perceberá que a ferramenta é algo vital para sua estratégia. E para acabar de vez com suas dúvidas, confira alguns dos principais motivos para sua empresa investir em um software ECM.
Confira também os benefícios da Gestão Eletrônica de Documentos neste vídeo!
#01 – Empresa mais produtiva
Geralmente, empresas percebem a necessidade de investir em um software ECM quando se veem lidando com excesso de informações espalhadas pela organização. Na maioria dos casos, o problema é sentido quando percebe-se que processos aparentemente simples acabam sendo improdutivos, pois encontrar um documento pode ser uma tarefa penosa.
Ainda sobre produtividade, destacamos que gargalos em atividades que deveriam ser realizadas de forma automatizada são um bom sinal de que está na hora de investir em uma solução de ECM. Softwares de Gestão do Conteúdo Empresarial desencadeiam fluxos de trabalho colaborativos com os responsáveis por executarem ações no documento, como assinar (com assinatura digital), editar ou comentar, além de garantir o controle de qualidade do mesmo.
#02 – Redução de custos operacionais
Softwares de Gestão do Conteúdo Empresarial fazem a captura digital de documentos. Por isso, investir em uma solução de ECM eliminará o custo de impressão, envio e armazenamento de papel.
#03 – Documentação organizada
Sabemos que informação é a força vital de uma empresa competitiva. Quanto mais, melhor, desde que ela não esteja desorganizada, mal documentada ou que documentos críticos estejam desaparecendo.
Quando falamos em documentos críticos, estamos nos referindo a tudo que é importante para uma organização ou para uma área. Para uma empresa que presta serviços financeiros, documentos de empréstimo são essenciais. Para o ramo de seguros, processamento de reclamações é fundamental. E não importa quão grande ou pequeno seu negócio seja, registros de funcionários são vitais para o departamento de recursos humanos.
Investir em uma software ECM significa ter seus documentos em um único repositório, isto é, todos eles serão arquivados e organizados em um mesmo local. Isso porque com um software de Gestão do Conteúdo Empresarial a facilidade de arquivamento de documentos não é um bônus. É um fato.
Ao invés de vasculhar arquivos e centenas de documentos à procura de uma folha de papel, justamente por centralizar tudo em um único repositório o ECM permite acesso rápido aos arquivos de que você precisa.
#04 – Controle de prazo de contratos
Você sabia que uma ferramenta de ECM notifica sobre contratos (e outros documentos) que estão expirando? Pois é, isso garante que você não perca prazos e possa inclusive se antecipar em uma negociação. Além disso, claro, evita que você perca um cliente por falta de negociar um contrato expirado.
#05 – Segurança dos dados
Como citamos, informação é vital. E como registra a história, grandes corporações já sentiram na pele o problema de vazamento de dados (sim, estamos falando do Facebook). Ao investir em uma solução de ECM sua empresa tem a certeza de que:
Somente usuários autorizados (pode ser uma equipe inteira, algumas pessoas ou até mesmo apenas um indivíduo) acessarão determinado documento;
As pessoas autorizadas acessarão sempre a versão mais atualizada, além de terem o controle de todas as versões de revisão;
Documentos eletrônicos podem ser assinados com certificados no padrão ICP-Brasil, o que garante a confiabilidade da informação (já viu nosso artigo sobre Assinatura Digital?).
#06 – Aumento na satisfação dos clientes
Se os clientes sempre têm razão, é também certo dizer que eles precisam ser bem atendidos. A cada vez que um colaborador é capaz de responder rapidamente às perguntas de um cliente sem ter que procurar documentos ou gastar tempo no registro de dados, sem dúvidas a probabilidade de retenção dos clientes aumenta.
Caso sua empresa tenha um alto CAC (Custo de Aquisição de Clientes), investir em uma solução de ECM traz a vantagem adicional de poupar dinheiro, ajudando a manter os clientes atuais satisfeitos.
#07 – Agilidade nas tomadas de decisão (= mais competitividade)
Decisões tomadas mais rapidamente podem permitir que sua empresa aproveite oportunidades e evite gastos desnecessários. Todavia, sabemos que toda decisão deve ser bem analisada. E qual a melhor maneira de fazer essa análise? Estudando dados e informações.
As melhores decisões são tomadas quando as informações estão disponíveis no momento certo, para as pessoas certas. Portanto, investir em uma solução de ECM é ter a certeza de que os tomadores de decisão contarão rapidamente com as informações necessárias, no momento em que precisarem (e seja no dispositivo que for).
Para fechar: investir em um software ECM é…
… Permitir que sua empresa assuma o controle de informações críticas. Como comentamos, a maioria das organizações percebe que precisa investir em uma solução de ECM depois de ter identificado um desafio de lidar com muito papel (assim como outros conteúdos não estruturados) que causa gargalos ao tentar processar, acessar ou armazenar as informações. No entanto, ao invés de esperar problemas mais graves surgirem para então pensar em ECM, sua empresa pode evitar dores de cabeça futuras.
Mas, se você ainda está na dúvida se deve ou não investir em uma solução de ECM, experimente por 15 dias grátis agora mesmo nossa solução, que conta com um módulo completo para Gestão do Conteúdo Empresarial. Se preferir, solicite uma demonstração para saber mais. Será um prazer tirar todas as suas dúvidas.
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Com a proximidade de datas de alto apelo comercial, como Black Friday, o próprio dia das crianças, que já passou, bem como o início de campanhas de impacto em massa para as vendas de final de ano, um dos problemas operacionais que impactam de forma negativa as cadeias de suprimentos das empresas é o alto volume de devoluções gerado, tanto nos modelos B2C quanto no B2B. Isso acaba resultando em custos que poderiam ser evitados, desgastes de imagem junto aos clientes, falta de controle, entre outros.
Nestes processos de devolução o volume de empresas, pessoas e até sistemas de software envolvidos é alto. A dificuldade de viabilizar uma gestão efetiva para toda essa cadeia – e ainda mantê-la de forma transparente ao seu cliente ou fornecedor – é de extrema complexidade, especialmente porque existem inúmeros problemas que podem ocorrer em pontos como: fabricação do produto, qualidade, embalagem, transporte, distribuição no ponto de venda etc.
Como melhorar processos de devolução de mercadorias?
Este é um típico cenário de negócio em que uma solução de BPMS que contemple toda a cadeia envolvida nestas devoluções seja essencial para integrar os envolvidos e realizar a jornada de forma rápida, transparente e com o menor custo possível. Importante destacar que nesta cadeia temos que contemplar o cliente (pessoas físicas ou jurídicas), transportadoras, indústria e áreas afins responsáveis pelo produto como Customer Success, Almoxarifado, Fiscal, Qualidade, Logística, Jurídico, entre outras possíveis.
Dentre os objetivos do BPMS nos processos de devolução de mercadorias estão: encurtar e integrar caminhos para cada um dos envolvidos na cadeia, trazer benefícios diretos à operação e realizar a orquestração das decisões tomadas em cada etapa.
Benefícios do BPMS nos processos de devolução de mercadorias
Sob a lupa dos benefícios, podemos citar várias situações que o BPMS pode ajudar a resolver, como:
Reincorporação dos itens devolvidos por motivos menores ao estoque disponível;
Controle efetivo de descartes de itens e gestão de suas causas;
Controle financeiro efetivo sobre liquidações, créditos e débitos sobre todos os envolvidos (Duplicatas, Notas de Crédito e Débito, títulos diversos etc.);
Creditar quem deve ser creditado e debitar quem deve ser debitado;
Identificação de pontos falhos;
Ganho operacional sobre o tempo de funcionários, transportadores e clientes;
Controle de descartes geradores de sinistro e seu efetivo controle pelo jurídico;
Controle de responsabilidade do transportador;
Alto acoplamento com os sistemas internos de controle de produção, faturamento e transportes (ERP, TMS etc.);
Integração total com contas a pagar e a receber;
Transparência e visibilidade de todo o fluxo de valor;
Jornada do cliente e dos envolvidos bem definida;
Menor esforço operacional com a aplicação de automações/integrações;
Informações qualitativas e quantitativas disponíveis.
Resumindo
Ao avaliar todo este cenário é possível afirmar que o grande apelo de trabalhar com processos de devolução de mercadorias sob a ótica do BPMS é a junção do controle com a previsibilidade.
Em pleno 2018, ainda é muito comum, principalmente quando analisamos o ambiente de negócios que as empresas, indústrias, transportadores e seus clientes estão inseridos, vermos o macro cenário de nosso país com estradas ruins, segurança jurídica fraca, problemas de ética e intempéries das mais variadas possíveis que colidem diretamente com a necessidade de se ter um ambiente de negócios saudável e previsível.
Neste ambiente tão antagônico, quanto mais previsível, controlado, sistêmico e automático forem os controles existentes – principalmente sobre aqueles processos geradores de custo operacional, como são os processos de devolução de mercadorias -, mais a cadeia envolvida na jornada tem a ganhar.
Conheça o Fusion Platform, uma ferramenta completa de gestão de processos, documentos e indicadores, e que pode auxiliar o seu negócio a fazer o gerenciamento de custos operacionais!
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O processo de integração dos colaboradores, também chamado de socialização organizacional, é essencial para o sucesso das organizações.
Indiscutivelmente uma empresa é constituída por pessoas, sendo delas a principal missão de obter os resultados esperados. Nessa visão, já não se pode mais considerar apenas os resultados em escala comercial e administrativa. É preciso atenção especial para o desenvolvimento dos recursos humanos e da integração dos colaboradores na organização.
O setor de Recursos Humanos está se tornando mais estratégico, principalmente se considerarmos o avanço e importância da gestão de desempenho.
A área busca deixar o ambiente de trabalho mais humanizado e, por reconhecer a importância dos colaboradores, mostra a eles que não estão ali apenas para preencher uma posição, mas sim, para agregar valor ao negócio.
Essa valorização deve acontecer desde o dia em que o profissional dá início às atividades na empresa. Para isso, é essencial realizar a integração dos colaboradores e inseri-lo na cultura organizacional.
Dessa forma, ele se torna parte integral do grupo e está alinhado aos valores e objetivos do negócio.
Mas, o que é Cultura Organizacional?
A Cultura Organizacional é um conjunto de valores, crenças, princípios, comportamentos e políticas que distinguem uma organização da outra e a torna única.
Será essa cultura que irá servir como diretriz para guiar o modo de pensar e de agir de seus colaboradores. Dessa forma, busca padronizar a forma de se comunicar e das práticas que devem ser seguidas.
A cultura organizacional deve ser compartilhada e moldada por todos os membros da organização. No entanto, são os gestores e as pessoas com maior influência que irão ditar para onde a empresa deve ir.
Por isso, é importante que eles tenham conhecimento claro sobre a realidade do negócio. Bem como, a cultura predominante, suas características e normas, metas e objetivos, visando uma sinergia em busca dos resultados esperados.
A cultura organizacional não é apreendida de uma hora para a outra. Por isso, é essencial deixá-la explícita desde o início para todos os colaboradores. Afinal, é difícil alcançar bons resultados quando o time não está falando a mesma “língua”.
Uma maneira de começar divulgando a cultura organizacional é por meio do processo de integração dos colaboradores.
A importância da integração dos colaboradores
Uma pesquisa realizada pela Onboardia, empresa especializada em integração e treinamentos de funcionários, mostrou que 91% dos gestores consideram que suas organizações não possuem um bom programa de integração dos colaboradores.
Por sua vez, essa mesma pesquisa identificou que 75% dos funcionários que saem satisfeitos do programa de integração se tornam leais às empresas em que trabalham.
Com isso, podemos identificar a tamanha importância que uma boa socialização organizacional possui para o comprometimento e produtividade dos indivíduos.
Muitas vezes, o processo de admissão dos novos colaboradores é apenas voltado para a parte burocrática. Ou possui, no máximo, uma apresentação educacional.
Porém, esse processo não irá estreitar o relacionamento com o profissional. Da mesma forma, não irá diminuir a sua inquietação inicial e o receio por estar começando em uma nova empresa, com novas pessoas, regras e cultura.
Afinal, quem nunca passou por aquele momento de ansiedade antes de começar um novo emprego?
Um verdadeiro processo de integração dos colaboradores tem por objetivo facilitar a adaptação deles no ambiente de trabalho. Também deve divulgar a cultura da empresa, sua missão, valores, e os comportamentos adequados e aceitos por ela.
Esse procedimento proporciona alinhar as expectativas da empresa e o desempenho de seus membros.
As vantagens de implementar a integração dos colaboradores
Chiavenato (1999) afirma que as principais vantagens da implantação de um bom programa de integração, além de reduzir a insegurança inicial do colaborador, são:
A diminuição da rotatividade, uma vez que o colaborador passa a desenvolver um sentimento de pertencimento à organização;
Economia de tempo ao explicar as tarefas, já que o colaborador estará melhor ambientado e treinado;
Adequação das expectativas à realidade da empresa. Uma vez que o processo de integração dos colaboradores irá explanar as metas e objetivos desta.
Vale ressaltar também que a integração é um processo contínuo e não deve acontecer apenas na admissão do colaborador.
A empresa deve estar sempre reforçando os elementos da sua cultura organizacional, suas metas, missão e valores. Dessa forma, os colaboradores não apenas se motivam e se
comprometem a entregar o que se espera deles. Mas, principalmente, faz com que se sintam parte importante do negócio.
Como a Neomind realiza a integração dos colaboradores
Um programa de integração dos colaboradores que dê resultado deve ter início antes mesmo do colaborador chegar na empresa. É importante que já haja contato com a maneira em que a empresa se comunica e com seus processos.
Aqui na Neomind, o novo colaborador começa a ter contato com a nossa plataforma a partir do fluxo de admissão. Esse fluxo é enviado para que ele possa inserir toda a documentação pessoal necessária para efetivar a contratação.
Dessa forma, todo o processo é agilizado e o novo profissional já tem uma noção de como utilizar a ferramenta interna. Ou seja, quando iniciar suas atividades já terá usuário de acesso pronto. E também, não terá problemas em aprender como utilizar o sistema.
Por falar em usuário de acesso, também faz parte do processo de integração dos colaboradores providenciar a infraestrutura necessária. Nessa etapa, os responsáveis devem prover itens como computador, e-mail, senhas de acesso e recursos de telefonia.
Tudo isso pronto fará com que o profissional se sinta bem recebido. E, evita que perca tempo correndo atrás desses quesitos. Dessa forma, já inicia podendo focar mais rapidamente nas suas atividades principais.
O Fluxo de admissão da Neomind
Um dos exemplos de integração na empresa pode ser observado no fluxo de admissão da Neomind. Na descrição das atividades é possível observar que ao final do fluxo o colaborador terá acesso ao e-learning e ao material de integração.
Esse material de integração é o pontapé do conhecimento organizacional, e contém informações sobre a empresa, como: organograma, missão, visão e valores. Além de trazer informações úteis ao colaborador, como regulamento interno e política de viagem.
No primeiro dia, como um dos métodos de socialização organizacional, esse material também é apresentado ao colaborador.
Mas, é importante que ele tenha acesso ao conteúdo sempre que necessário. Por isso, essa apresentação fica disponível no fluxo para download. Desse modo, o colaborador estará sempre alinhado à cultura da empresa e trabalhando para alcançar os objetivos em comum.
Fluxo de integração dos colaboradores na Neomind
Por fim, na integração dos colaboradores a Neomind realiza a ambientação do novo profissional, apresentando a empresa e os diversos departamentos.
A tecnologia para integração dos colaboradores
Com tudo isso, os resultados passam a surgir. Quando um colaborador se sente acolhido e orientado, entende a organização e sente orgulho em fazer parte daquele todo, torna-se mais engajado nas ações da empresa.
Além disso, entende a razão por estar desempenhando determinada função e focará todos os esforços a fim de alcançar as metas estabelecidas.
E, agora, conte para nós: sua empresa tem um processo de integração dos colaboradores definido? Ou você está precisando de uma forcinha na integração e socialização?
Sabia que manter os processos padronizados e a comunicação clara são pontos chaves da integração dos colaboradores? Além do que, adotar a automação de processos proporciona aos colaboradores maior produtividade e desempenho. Converse com nossos consultores e entenda como o Fusion Platform facilita o processo de integração dos colaboradores.
Assista também ao webinar que também já produzimos sobre o assunto:
Tabela Dinâmica, ou Pivot Table, é uma poderosa ferramenta utilizada em análises, relatórios e em diversos ERP’s. Ela possibilita a visualização dinâmica da sua fonte de dados, além de permitir: criar categorias, agrupar, organizar, girar, calcular de forma automática e filtrar de diferentes formas o mesmo volume de dados, sem que seja feita qualquer alteração na fonte original.
Sobre as tabelas dinâmicas (um pouco de história)
Pito Salas, na época desenvolvedor da Lotus Development Corporation, é o pai e idealizador do conceito que hoje conhecemos por tabelas dinâmicas. Em 1986 ele percebeu que os dados nos spreadsheets possuíam padrões e poderiam ser agrupados e exibidos de maneiras diferentes, caso houvesse uma ferramenta com capacidade para identificar tais padrões.
Em 1991 foi lançado o primeiro software da categoria, sob o nome de Lotus IMPROV. Oficialmente para o neXT, do reconhecido Steve Jobs, o IMPROV permitia que usuários criassem categorias que poderiam ser arrastadas à tabela com o mouse. Logo após, no ano de 1993, a Microsoft lançou o mesmo conceito de Pivot Table com algumas melhorias no seu produto, o Excel 5.
Para que servem as tabelas dinâmicas?
Com o uso das tabelas dinâmicas é possível verificar detalhes que podem não estar tão explícitos em outras visualizações. Além disso, elas entregam melhor desempenho em tarefas de report, automatizando atividades, reduzindo a quantidade de erro humano na realização da tarefa e, consequentemente, diminuindo o tempo necessário para gerar análises complexas, sendo referência em Data Analysing.
Toda essa facilidade é entregue graças à possibilidade de apenas arrastar e soltar agrupamentos de informações às áreas da tabela para que, assim, em poucos instantes, sejam geradas análises.
Estrutura das tabelas dinâmicas
Basicamente, a estrutura das tabelas dinâmicas se divide nas seguintes áreas: linhas, colunas, valores e filtros. Cada área possui um papel importante no comportamento que a renderização da análise toma.
Em linhas, por exemplo, a informação (nível) arrastada servirá como categoria ou agrupamento dos dados. Já em colunas formam-se cabeçalhos vindos do topo da tabela, o que é ideal para deixar claro as tendências ao longo do tempo. Em valores, arrasta-se o que se quer mensurar. Finalmente, mas não menos importante, temos os filtros, onde se especifica em detalhes o que deve ser destacado na tabela, afetando todos os campos.
Tabelas Dinâmicas no Fusion Platform
Se existe a necessidade de evidenciar agrupamentos, tendências com uma grande quantidade de informações e pertencentes a períodos extensos e variados e/ou moldar essas informações de grande complexidade, a Neomind possui recursos para supri-la.
Com o Analytics é possível modelar e manter de forma rápida e intuitiva análises que usufruem da força e praticidade das Tabelas Dinâmicas. A tabela dinâmica já pode ser considerada uma nova feature para nosso produto, assim como a visualização clara e objetiva com gráficos de diversos tipos. É uma grande oportunidade para você permitir o Analytics facilitar o seu trabalho e potencializar os seus resultados.
Um problema comum enfrentado por quase todos os executivos é no que diz respeito a como medir o desempenho das organizações. Para ser bem honesto, o problema não é assim tão fácil de ser resolvido, mas, claro, tem algumas soluções. Uma delas está no KPI.
KPI é a sigla para a expressão em inglês “Key Performance Indicator”. Em português significa “Indicador-Chave de Performance”. Ele fornece uma maneira de medir o desempenho das empresas, unidades de negócios, projetos ou indivíduos em relação às suas metas e objetivos estratégicos.
O KPI pode ser utilizado também dentro de uma empresa ou departamento para rastrear seus objetivos e determinar a melhor forma de executar tarefas a fim de obter resultados surpreendentes. Cada um dos departamentos ou setores têm seus próprios KPIs, os quais ajudam gestores a manter os colaboradores focados em iniciativas e tarefas de negócios que são essenciais para o sucesso organizacional.
KPIs e métricas
Um indicador de desempenho depende de quatro métricas:
#01 – Métricas financeiras
Lucro: estimará sua margem de lucro bruto e líquido para entender melhor o sucesso da sua organização em gerar um alto retorno.
Custo: ajudará você a medir seus custos e encontrar a melhor maneira de reduzi-los.
Registros diários de vendas: para onde exatamente as suas despesas estão indo? Você pode manter um registro delas diariamente.
#02 – Métricas do cliente
Valor vitalício do cliente: pode ajudá-lo a analisar o valor que sua organização obtém de um relacionamento de longo prazo com o cliente.
Custo de aquisição do cliente: pode ajudar você a avaliar a relação custo-benefício de suas campanhas de marketing, por exemplo. Pode ser visto principalmente em empresas de comércio eletrônico.
Satisfação do cliente e retenção: aqui a regra é satisfazer o cliente e mantê-lo em sua base.
#03 – Métricas de processo
Tickets de suporte ao cliente: ajudará você a criar o melhor departamento de atendimento ao cliente do seu setor.
Porcentagem de defeitos do produto/ serviço: fornecerá a porcentagem de produtos defeituosos ou serviços mal prestados em sua organização.
#04 – Métricas de pessoas
Taxa de rotatividade de colaboradores: apresenta o número aproximado dos colaboradores que estão deixando sua organização. Se você tem uma alta taxa de rotatividade de colaboradores, passe algum tempo examinando sua cultura no local de trabalho, planos de carreira e ambiente de trabalho.
Satisfação dos colaboradores: como todos sabemos, a regra de ouro é “colaboradores felizes trabalham melhor”. É muito importante verificar se seus colaboradores estão satisfeitos com seu trabalho ou departamento.
A importância de selecionar os KPIs corretos
Existem diversos KPIs, mas escolher o melhor é realmente um trabalho difícil. Basicamente, o KPI certo decidirá o futuro da sua organização, não importa o porte da sua empresa. Deve-se notar que o KPI, quando entendido e usado corretamente, fornecerá resultados surpreendentes para maximizar o crescimento da organização.
No desafiador e competitivo mundo dos negócios de hoje, é mais importante do que nunca que líderes empresariais e executivos seniores sejam capazes de tomar decisões mais bem informadas, melhorar o desempenho e buscar maneiras diferentes e inovadoras de ganhar vantagem sobre a concorrência. Aí é que entra a escolha dos indicadores certos.
Como definir os KPIs a serem utilizados?
Tenha em mente que cada KPI deve estar relacionado a um resultado comercial específico. Uma boa maneira de definir indicadores-chave de desempenho é buscando respostas para as seguintes perguntas:
Qual é o resultado desejado?
Por que esse resultado é importante?
Como você vai medir o progresso?
Como você pode influenciar o resultado?
Quem é responsável pelo resultado do negócio?
Como você saberá que alcançou seu resultado?
Quantas vezes você vai rever o progresso em direção ao resultado?
Veja como funciona na prática
Digamos que seu objetivo seja aumentar a receita de vendas este ano. Você o chamará de KPI de crescimento de vendas. Algumas maneiras de definir esse KPI:
Aumentar o investimento nas vendas em 15% este ano;
Atingir esta meta permitirá que o negócio se torne lucrativo;
O progresso será medido como um aumento na receita medida em valores gastos;
Contratação de pessoal de vendas adicional, promovendo os clientes existentes para comprar mais produtos;
O diretor de vendas é responsável por essa métrica;
Receita aumentará em 15% este ano;
O KPI será revisado mensalmente.
Para fechar: KPI na prática do dia a dia da sua empresa
A aplicação de KPIs na Gestão de Metas deve ser de maneira mais prática possível, possibilitando que seu acompanhamento seja presente e comunicativo. Para tanto, no cumprimento dessas diretrizes e integração dos processos, a ferramenta mais indicada para sua empresa é aquela que implantará a Gestão de Metas e Estratégias de forma completa e que aumentará a produtividade de todos.
A ferramenta que oferece essa solução é o Fusion Platform, software desenvolvido pela Neomind, que possui um módulo exclusivo para lidar com Gestão de Metas e Estratégias.Ao utilizar o sistema sua empresa trabalhará com metodologias de gestão como KPI, OKR, BSC, entre outras, e terá maior colaboração e transparência, além de ter agilidade na troca de informação.
Nos últimos tempos, os Business Process Management System (BPMS) têm passado por intensas transformações para uma adequação às necessidades de mercado, principalmente para gerar melhores resultados para os negócios.
Já sabemos que pilhas e pilhas de papéis no meio organizacional é uma realidade que ficou no passado (ou já deveria ter ficado), além de ser crescente a necessidade de automatizar processos e digitalizar documentos para otimizar a rotina. Prova disso é que a Orbis Research, empresa de pesquisa de mercado e análise da indústria, apontou que o mercado global de BPM deva valer entre US$ 13 e 14 bilhõesaté 2021.
Há também números da Gartner que revelam que os Chief Information Officers (CIOs) gastam 18% de seus orçamentos para apoiar a digitalização, enquanto a estimativa é que os orçamentos para a transformação digital aumentem para 28% nos próximos dois anos (Quinstreet).
Business Analytics, colaboração entre usuários, mobilidade e low-code. Você conhece esses termos? Neste artigo, elaboramos uma lista com cinco principais tendências do BPM para ainda este ano, e como a adoção desta solução traz resultados exponenciais para os negócios de todos os tipos de segmento.
Tendência 1: Business Analytics integrado para análise profundas
Atualmente, os dados estão em toda parte. Segundo a Forrester Research, mais de 70% dos proprietários/executivos de nível C e executivos/presidentes disseram que “aproveitar melhor o Big Data e Analytics na decisão de negócios” seria uma prioridade alta nos próximos 12 meses.
Já publicamos um artigo no qual citamos como o Analytics auxilia na tomada de decisão. Mas, para exemplificar: imagine um contexto em que nos últimos dez dias do mês o realizado está 20% abaixo do previsto para o faturamento. Uma plataforma que conta com o BPM e com o Business Analytics permitirá iniciar um plano de ação, ou ainda, enviar uma notificação ao gestor da atividade. Com o responsável ciente em tempo hábil de providenciar medidas necessárias, a tomada de decisão se torna mais assertiva nesses cenários.
O Fusion Platform é uma solução que facilita esta gestão de indicadores por meio do Analytics. Além da integração com o BPM, a solução possibilita buscar indicadores em diversos bancos de dados, facilitando a gestão da empresa com a centralização das informações em uma interface única.
Outro exemplo disso é o nosso módulo voltado a gestão de indicadores de desempenho que lançamos recentemente, o Metas & Estratégia. Este permite implantar com mais flexibilidade metodologias de gestão como OKR, BSC, entre outras, e promover uma maior colaboração, transparência, e potencializa a gestão com agilidade na troca de informação. Falamos um pouco sobre o assunto em nosso webinar sobre Metas e Estratégia:
Tendência 2: Low-code e BPM na melhora contínua
Ser funcional não é mais sinônimo de ser prático. Isso porque, mesmo que uma solução possa ter relevantes funcionalidades para um negócio, há situações em que os usuários precisam executar determinadas atividades e, por isso, não conseguem fazê-las por exigir conhecimentos específicos em linguagens de programação. E Isso pode acabar se tornando um problema!
Muitas vezes o usuário não tem esse conhecimento específico e somente uma plataforma de BPM com funcionalidades low-code (baixa necessidade de programação) permite com que fluxos de trabalho sejam facilmente automatizados entre equipes de uma mesma empresa.
O Fusion Platform tem esse diferencial: integra, modela e automatiza processos sem uma linha de código. Um exemplo prático disso é a criação de formulários para qualquer situação de negócio, incluindo aqueles mais complexos, como os formulários dinâmicos para dar total sustentação às regras de negócios dos processos.
Outra tendência bastante comentada é a utilização das mídias sociais e tecnologias em geral para melhorar a interação entre os setores e colaboradores dentro das empresas. Nisso, temos o conceito de Social Business, que se trata da habilidade de uma organização utilizar destes tipos de ferramentas para engajar suas comunidades e melhorar seu desempenho.
Em um BPMS como o Fusion Platform, esse conceito é adotado em funcionalidades de interações como curtir, comentar e marcar pessoas em processos e documentos. Outro exemplo é a dashboard, na qual o usuário pode acompanhar com mais transparência todas as informações inerentes a organização, em um ambiente intuitivo e colaborativo.
Tendência 4: Flexibilidade e integração
A flexibilidade e a integração com outros tipos de soluções também são fatores que têm ganhado destaque. Com as mudanças de mercado e a evolução das plataformas de gerenciamento, muitas vezes é necessário implementar processos que requerem formulários com interface ricas.
Para isso, é importante que, além das características low-code, a ferramenta permita realizar personalizações e adequações, caso o usuário tenha uma skill técnica e queira evoluir ainda mais as interfaces do BPMS, como é o caso do Fusion Platform.
Integração com outros sistemas O BPManda lado a lado com outras soluções dentro das organizações (ERP, HRM, SCM, CRM). E, dentro delas, existem uma série de regras de negócio que são disponibilizadas pelos fabricantes através de serviço. Nesse caso, o uso de arquitetura orientada a serviços seria o ideal. Entretanto, ainda existem soluções que não oferecem esse tipo de recurso. No Fusion Platform, é possível através de um wizard simples, integrar os processos com os serviços, mantendo a característica low-code da plataforma.
Na ausência de tecnologia para o mundo ideal, é importante que o BPMS permita conectar os bancos de dados externos e integrá-los aos formulários sem necessidade de programação. Veja como funciona no Fusion Platform com os recursos de formulário externo:
Além da integração, a flexibilidade também está presente nas opções de licenciamento do Fusion Platform. Com as opções On Premise, híbrido, e agora também na Nuvem (Cloud), o Fusion permite que empresas de diversos portes e segmentos inovem sua gestão da informação.
Tendência 5: mobilidade
Por fim, em um contexto em que a responsividade já não é mais uma tendência, mas uma realidade, as soluções de BPM de qualidade se adaptam aos usuários, proporcionando o uso tanto no computador, quanto em dispositivos móveis como smartphones e tablets.
No Fusion Platform, a mobilidade é um diferencial que você pode encontrar! Estamos investindo cada vez mais em nossa plataforma, na qual o usuário pode acessar a Central de Tarefas, iniciar processos e executar tarefas de forma ágil e prática.
Assista na prática como funciona nosso aplicativo mobile:
https://www.youtube.com/watch?v=d3MAHBkF4Kg
Estar atento às mudanças que os softwares de gestão têm passado nos últimos anos pode ser um fator essencial para que você e sua empresa façam uma escolha assertiva de uma solução de gestão. Isso porque são estas funcionalidades específicas que farão com que seu negócio acompanhe o mercado e não fique para trás.
A QuinStreet, empresa americana de marketing e mídia, ressalta que 49% de líderes de organizações afirmam que o investimento adicional em BPM é necessário porque sua estrutura organizacional está mudando ou provavelmente mudará.
A Neomind está atenta a estas mudanças e já antecipou a implementação dessas e outras tendências em sua solução, o Fusion Platform. Além do módulo de BPM, Analytics, Metas & Estratégia e Social mencionados aqui, a solução conta com os módulos de Capture e ECM/GED, para captura e gestão de documentos.
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É cada vez mais frequente nas organizações a necessidade de se trabalhar voltado a processos e práticas estruturadas, sejam estes empregados nas etapas produtivas ou de apoio. No entanto, as organizações e gestores enfrentam constantes dificuldades nas fases da implantação do BPM, muitas vezes por aspectos culturais ou técnicos, quando assumem o desafio de transformar a organização em uma estrutura voltada a processos.
Frequentes perguntas surgem neste momento, tais como: Quais as deficiências e dificuldades atuais? Por onde começar? Que ferramentas de apoio empregar?
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Nesse contexto, poucos gestores conhecem a existência de práticas e métodos estruturados para aplicar na Gestão de Processos de Negócio, termo este também conhecido como Business Process Management – BPM. Segundo o guia CBOK (Corpo Comum de Conhecimento de Gestão de Processos), o BPM é uma metodologia para projetar, modelar, executar, simular e monitorar e melhorar continuamente os processos de negócio das organizações, automatizados ou não, a fim de alcançar resultados consistentes e alinhados aos objetivos estratégicos de uma empresa.
As seis fases da implantação do BPM
Com o passar dos anos, chegamos a uma estruturação de apoio dividida em seis etapas essenciais para alavancar esta transformação nas organizações, e que explicarei a seguir:
1. Planejamento e identificação (As Is);
2. Análise de processos (To Be);
3. Desenho (To Be);
4. Simular fluxos e verificar aderência (To Be);
5. Monitoramento e controle;
6. Refinamento (melhoria dos fluxos).
Fase 1 – Planejamento e identificação (As-Is)
Durante a primeira das fases da implantação do BPM, é realizada a identificação e definição da situação atual dos processos da organização (As-Is), assim como os usuários-chave (key users) envolvidos. É fundamental que estes usuários participem desta fase do levantamento e entendimento dos processos, visto que eles são uma rica fonte de informações de como os processos são executados no dia a dia, além dos seus potenciais e vulnerabilidades.
Como ferramentas de apoio, também podem ser levantados nesta etapa insumos para apoiar os próximos passos, tais como: estrutura hierárquica da organização, papéis, responsabilidades, relatórios, auditorias que são realizadas, indicadores de desempenho e prioridades estratégicas.
O artefato final desta etapa, além de elencar a estrutura atual dos processos da organização e usuários-chave, precisa também relacionar o diagnóstico que contemple os principais problemas inerentes a estes processos e as políticas vigentes. Deve-se dispor de um diagrama do fluxo com as atividades, tempos médios para cada atividade e envolvidos (internos e externos).
Fase 2 – Análises e oportunidades de melhorias (To Be)
Na segunda das fases da implantação do BPM, já são de conhecimento os gargalos, falhas, e outras deficiências do processo. E com base nestes insumos, deve-se analisar cada um dos processos e propor melhorias alinhadas aos objetivos estratégicos da organização, desenhando assim uma nova versão de cada um dos processos (To Be).
As oportunidades de melhoria são a chave do sucesso nesse momento, e elas normalmente estão relacionadas aos métodos de trabalho, pessoas, máquinas e equipamentos, matéria prima, clientes/fornecedores, ambiente físico, entre outras.
Outro ponto que deve ser considerado na análise do processo To Be é a possibilidade de automatização do processo com uma ferramenta de BPM. E caso esta seja uma possibilidade, a adequação do modelo de processo deve levar em consideração as características da ferramenta escolhida com o objetivo de fazer o melhor uso possível destas características.
Fase 3 – Priorização dos fluxos e automatização
Como pilar para os objetivos estratégicos resultantes da implantação de uma gestão voltada a processos, é importante o entendimento de que, muitas vezes, este novo paradigma exige uma revisão cultural da organização.
Uma estratégia para fazer com que a organização engaje com a implantação do BPM é iniciar pelos processos mais simples, mas que tragam algum ganho operacional ou simplifique tarefas diárias, e que tenha adesão e envolvimento dos gestores. Pode ser perigoso começar por processos maiores ou mais complexos da empresa, uma vez que os colaboradores ainda estão em processo de adaptação e familiarização com a metodologia e ferramentas.
Para a automatização dos fluxos, o ideal é que seja utilizado uma suíte que vá além da simples modelagem do fluxograma, ou seja, uma suíte que permita a execução sistêmica das etapas com formulários eletrônicos e Gestão de Documentos (ECM). Ainda na definição da estratégia de automatização, deve-se verificar:
• Quais as relações e necessidades de integração dos fluxos com outros sistemas internos da organização, ou até mesmo externos;
• Como funcionará o controle para geração de evidências e auditorias;
• Mecanismos para geração de relatórios automatizados e identificação de gargalos;
• Controle de versões de processos e documentos;
• Forma de treinamento dos usuários e divulgação;
• Implantação e suporte assistido.
Fase 4 – Simulação dos fluxos e verificação da aderência
Na quarta fase, deve ser possível colocar em ação a execução dos processos selecionados na forma de fluxo de trabalho, assim como a definição resultante das fases anteriores.
Com a automatização dos processos selecionados e sua devida estruturação em uma solução de BPM (ou BPMS), é imprescindível a realização de simulações/pilotos com os usuários-chave para verificar a aderência das melhorias, e se estas estão alinhadas aos objetivos estratégicos da organização, e realizar os ajustes necessários.
Por fim, após a homologação pelos usuários-chave deve ser estruturada a forma de treinamento e capacitação dos demais usuários envolvidos, além do planejamento da implantação e o suporte assistido.
Fase 5 – Monitoramento, controle e análise dos resultados
Nesta etapa, os processos são acompanhados por meio de indicadores de desempenho e relatórios que possibilitam identificar e automatizar gargalos de processos, além de realizar subsídio a auditorias.
É importante que neste instante haja um acompanhamento assistido de profissionais capacitados para auxiliar os usuários em relação a eventuais problemas decorrentes da automatização do fluxo.
Os indicadores mais empregados para embasar relatórios de análise dos resultados da automatização dos processos são: tempo médio de realização das atividades, custo para realização das atividades, tempo médio de execução dos processos e relatórios de satisfação.
Fase 6: Refinamento (melhoria e expansão da automatização)
Chamada também de melhoria contínua, a última fase deve ser realizada com base nas análise e insumos gerados pela etapa anterior. É importante que seja estabelecido um comitê de mudanças em processos, que deverá realizar reuniões periódicas para acompanhamento de indicadores e sugestões de melhoria, assim como também sejam criados processos para registro e tratamento de mudanças em processos.
Este comitê deverá também manter o controle de versão de processos e, além da melhoria dos processos já implantados, procurar identificar novos processos para automatização.
Para finalizar: os desafios
O principal fator para garantir o sucesso ou não nas fases da implantação do BPM é a atenção aos aspectos culturais da organização, como já dizia o pai da administração moderna Peter Ducker: “Culture eats strategy for breakfast”.
Esta lendária frase exprime de forma bastante clara o maior desafio da implantação de uma gestão orientada a processos, de forma que, caso os gestores e especialistas em processos não estejam bastante sensíveis e atentos a aspectos culturais de cada organização, certamente a estratégia, independente de qual seja, não será efetiva.
No entanto, uma estratégia elaborada em um ambiente que possibilite ciclos de implementação mais curtos, com fases bem definidas em um programa com o foco na constante medição dos resultados e na melhoria continua, tende a ser um fator fundamental para redução de riscos.
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Quer saber mais sobre o assunto? Ouça nosso podcast sobre como implementar o BPM nas empresas:
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