Os 9 princípios da Modelagem de Processos de Negócio

As organizações, em busca de melhorar a execução de suas atividades, encontram na modelagem de processos a melhor alternativa.

Afinal, esse redesenho de processos é capaz de compreender, comunicar e otimizar o fluxo das atividade cotidianas.

De fato, as empresas realizam inúmeras tarefas diariamente para atingir seus objetivos. Porém, aquelas que são repetitivas ou que não são estratégicas, podem ser automatizadas.

Neste sentido, a modelagem de processos é fundamental para aperfeiçoar esse fluxo de atividades.

Porém, na hora de elaborar ou desenhar o processo, é comum que surjam algumas dúvidas. Por isso, conheça os 9 princípios da Modelagem de Processos de Negócios.

O que é a modelagem de processos de negócio?

A modelagem de processos de negócios, denominada Business Process Modeling (BPM), é uma prática representativa de processos. Nesse sentido, visa compreender, comunicar e otimizar os processos dentro das organizações.

Essa modelagem possui alto nível de detalhamento. Incluindo as atividades a serem desenvolvidas, as pessoas responsáveis por essas atividades e a relação da comunicação entre as pessoas no âmbito do negócio.

Para entender um desenho de processo, vamos usar uma solicitação de viagem. Esse fluxo, apesar de bastante simples, possui diversas atividades e conexões entre pessoas e setores.

Será com a modelagem de processos e até o redesenho do processo que essa interligações ficarão claras e expressas.

Exemplo de modelagem de processo de negócio.

A aproximação com a área de negócios é um desafio para os cientistas da computação porque envolve aspectos como: definição e análise do escopo do negócio.

Definir o negócio consiste em realizar a abstração sobre o que será modelado e estabelecer atende as necessidades do cliente.

Durante a construção do escopo é necessário que sejam definidas algumas questões como:

• Quem é o cliente do processo?
• Quais são as áreas de comunicação envolvidas no processo?
• O escopo atende as necessidades e aspirações do cliente?
• Quais são as entradas e as saídas de atividades?
• Existe definição dos principais indicadores de desempenho e como eles serão medidos em relação aos prazos e custos?

A modelagem de processos é um elo que auxilia no entendimento do negócio a ser construído em conjunto com os profissionais da tecnologia da informação.

Para facilitar o entendimento do desenho de processos de negócio é necessário entender como funciona o ciclo de vida da modelagem.

Ciclo de vida da modelagem de processos de negócios

O ciclo de vida da modelagem de processos engloba: projeto e análise, configuração, execução e avaliação.

O projeto e a análise consistem em um levantamento acerca dos processos, bem como do ambiente organizacional e técnico.

Já a configuração são os insumos que permitem a modelagem desse processo. A execução está relacionada ao monitoramento e registro das etapas do fluxo para visualização do estado do processo de negócio.

A avaliação é uma análise de como esse processo está sendo executado no seu estágio atual. Assim como, o que pode ser realizado para melhorar a sua produtividade em prol de satisfazer as aspirações dos stakeholders envolvidos.

Princípios básicos da modelagem de processos de negócio

A modelagem de processos vai muito além do seu ciclo de vida. Desta forma, é preciso compreender seus princípios básicos, que são divididos em 9: 

1. Interação entre cliente e organização;
2. Agregação de valor para o cliente;
3. Diminuição dos atrasos no fluxo durante as trocas de atividades;
4. Evitar a automatização em excesso;
5. Padronizar os processos de negócios;
6. Prever as regras de negócios;
7. Aplicar padrões de conformidade;
8. Validação da modelagem BPM;
9. Simplicidade no desenho de processos.

1. Interação entre cliente e organização

A interação entre cliente e organização é o principal momento de um trabalho que visa a modelagem de um processo para melhorar a produtividade de uma empresa.

Nessa interação o cliente deve sentir que as necessidades da sua empresa serão atendidas em termos de redução de custos, de tempo e de dinheiro.

Neste sentido, a interação é também conhecida como o momento verdade. Afinal, estabelece a relação inicial de confiança sobre quem oferece e quem adquire o serviço.

2. Agregação de valor para o cliente

A partir do momento em que se estabelece uma relação de confiança com o cliente é necessário realizar uma modelagem de processo que agregue valor ao seu negócio.

Ou seja, caso as atividades do fluxo de processos não melhorem a produtividade da esfera organizacional. Assim, é necessário redesenhar o processo ou realizar um novo fluxo de atividades.

3. Diminuição dos atrasos no fluxo durante as trocas de atividades

Durante a remodelagem de processos e construção de um novo fluxo é importante prever ao máximo os erros que podem.

Principalmente aqueles que podem surgir devido a troca de responsabilidades nas atividades do fluxo de trabalho.

Dessa forma, evita-se questões impactantes, como os atrasos.

4. Evitar a automatização em excesso

Outro fator importante é evitar a automatização em excesso dos processos. Muitas vezes, em prol de buscar maior produtividade, pode ocorrer de se buscar a automatização a todo custo.

Essa medida é bastante preocupante, essencialmente quando envolve atividades estratégicas. A automatização deve se fundamentar em atividades rotineiras e repetitivas. Portanto, é importante levar em consideração cinco aspectos durante a construção do fluxo:

• Ter objetivo claro;
• Cuidar para não detalhar demais o processo;
• Atenção para não detalhar de menos o processo;
• Revisar o modelo;
• Validar o modelo com os stakeholders.

5. Padronizar os processos de negócios

A padronização na modelagem de processos é importante porque uma empresa pode possuir diversos processos interligados na hierarquia organizacional.

Sendo assim, a partir do momento em que ocorre a padronização, facilita a operação das atividades, aumenta a produtividade, melhora a qualidade e reduz os custos de operação.

6. Prever as regras de negócios

As organizações também possuem regras de negócio específicas. São elas que determinam o andamento das suas operações e de seus processos durante a execução e tomada de decisão.

Neste sentido, a modelagem de processos precisa levar em consideração as regras internas da organização. Considerando as ações tomada enquanto as atividades do processo de negócio ocorrem.

7. Aplicar padrões de conformidade

As empresas podem possuir padrões de conformidade que devem ser levados em consideração durante a modelagem do processo.

Uma consideração bastante válida, por exemplo, são os padrões de auditoria de interna. Afinal, a modelagem de processos é usual para garantir registros, padronização, e análise de execução.

Por isso, é sempre importante verificar se existe alguma regra que se destina para determinado tipo de organização ou ramo de atuação.

8. Validação da modelagem BPM

A validação do modelo de negócio com os profissionais envolvidas na execução do processo é fundamental.

Afinal, são essas pessoas que estão familiarizadas com as notações e sabem como aquele fluxo de atividade ocorre na prática.

Por esse motivo é recomendado realizar uma prototipação inicial do processo, levando em consideração algumas recomendações como:

• Incluir os campos essenciais;
• Realizar a configuração simples das responsabilidades das raias;
• Criar tarefas manuais para representar as atividades do processo;
• Realizar reuniões os profissionais para conduzir as interações com o cliente;
• Realizar a validação e os ajustes na prototipação.

9. Simplicidade no desenho de processos

Essa prototipação deve ser o mais simples possível com as informações necessárias para tornar o processo executável.

Obviamente que essa simplicidade requer satisfazer as necessidades na melhoria de processos dos clientes.

Concluindo

A modelagem de processos de negócio, aliada aos seus princípios de construção, contribui para melhorar comunicação da organização durante as atividades que são desempenhadas.

De fato, automatizar e melhorar o gerenciamento dos processos das empresas, reduz o custo e o tempo durante a execução das atividades.

Além disso, existem diferentes tipos de mapeamento de processos  que podem ser realizados. Sendo necessário sempre prezar pela melhor maneira para aquela organização.

Os consultores da Neomind são especialistas em analisar e realizar a modelagem de processos para melhorar a performance da sua empresa.

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