Assinatura eletrônica: definição, uso e vantagens

A assinatura eletrônica é uma ferramenta utilizada para que seu titular confirme que está de acordo com o conteúdo de um documento eletrônico. Se você já precisou assinar um documento de maneira online, provavelmente deve ter se deparado com algum tipo de assinatura eletrônica.

Devido ao constante avanço da tecnologia, em que o uso de computadores e dispositivos móveis se torna cada vez mais amplo, a necessidade de soluções que possam substituir ações antes exclusivas do mundo real, para o mundo virtual, tornou-se mais forte.

Sendo assim, muitas empresas têm adotado a assinatura eletrônica como uma maneira de acelerar seus processos e diminuir a burocracia inerente a essa atividade.

O que é uma assinatura eletrônica?

No passado, nós já discutimos aqui em nosso blog sobre o que é a assinatura digital e suas principais diferenças em relação a assinatura eletrônica.

Basicamente, a assinatura eletrônica refere-se a qualquer meio eletrônico, não necessariamente criptográfico, utilizado para identificar alguém, seja por escaneamento de uma assinatura manual, identificação por impressão digital, ou simples escrita do nome completo para identificar o remetente de uma mensagem eletrônica.

Diferente da assinatura física, que necessita de deslocamento até um cartório para reconhecimento da firma, a assinatura eletrônica recebe sua autenticidade por meio do conjunto de dados recolhidos como evidência e que passam a ser associados a ela, e assim, garantem a integridade de que o documento não foi fraudado ou adulterado. Em outras palavras, é uma combinação entre fatores incontestáveis que atestam a validade de uma assinatura eletrônica.

Como é usada?

As assinaturas estão presentes em diversos documentos, desde relatórios e carteiras de identidade, a contratos de compra e venda. Porém, assinar documentos à mão não é mais uma solução prática em um mundo em que tanto as relações pessoais como profissionais acontecem, na maioria das vezes, digitalmente.

Sob essa perspectiva, a assinatura eletrônica passa a ser um instrumento importante para modernizar o processo de assinatura de documentos em organizações públicas e privadas. Com ela, as empresas não precisam gerenciar os seus acordos e contratos de forma impressa, nem solicitar que um ou mais indivíduos se desloquem para assinar os documentos pessoalmente.

Desta forma, é a solução ideal para ser utilizada em diversos tipos de documentos, como:

• Contratos em geral;
• Termos de adesão, Home Office, Confidencialidade;
• Holerite;
• Folha de pagamento;
• Aprovação de Hora Extra;
• Política de privacidade;

As vantagens

Uma das principais vantagens da utilização da assinatura eletrônica de documentos é a redução expressiva do uso do papel, e a economia de recursos financeiros atrelada a isso. Como os documentos passam a ser assinados eletronicamente, todo o seu ciclo de vida também pode ser feito dessa forma, tornando desnecessários os gastos com impressão, manutenção e arquivamento.

Embora ter uma empresa paperless seja um grande passo no sentido de agilizar suas atividades, é possível aumentar ainda mais a eficiência operacional dos seus processos adotando uma plataforma de gestão, que por si só fornece os seguintes benefícios:

• Acesso agilizado a documentos com filtros e consultas avançadas;
• Organização de documentos com permissões e governança;
• Gestão automatizada de documentos e processos (GED e BPM);
• Capacidade de acessar seus documentos de qualquer lugar com aplicativo móvel;
• Publicação de documentos e solicitação de assinatura eletrônica facilitadas;

Além disso, existem outros benefícios que podem ser obtidos em sua empresa:

• Conveniência: a assinatura pode ser feita de qualquer lugar e em qualquer momento;
• Economia de tempo: assine um documento em poucos segundos;
• Segurança: todo o processo é criptografado e armazenado em histórico;
• Validade jurídica: a assinatura eletrônica tem a mesma validade do documento físico;
• Benefícios ambientais: elimina a necessidade de impressão;
• Menos burocracia: documentos gerenciados eletronicamente são armazenados e rastreados com mais facilidade;

Assinatura Eletrônica nativa no Fusion Platform

Com todos esses benefícios observados, o primeiro passo para uma organização que planeja otimizar seus processos com a assinatura eletrônica é adotar uma plataforma que ofereça essa função.

O Fusion Platform se destaca nesse quesito por ser uma plataforma de ECM que contempla a assinatura eletrônica e digital de forma nativa, e ainda permite o gerenciamento de documentos e a automatização de processos por meio de um sistema robusto de BPM.

Com o módulo de Gestão Eletrônica de Documentos do Fusion, é possível configurar os signatários durante o processo de publicação dos documentos, e também solicitar a assinatura de pessoas que não possuem acesso à plataforma, sem necessidade de contratação de novas licenças.

Além disso, com o Fusion Platform, não há necessidade de se preocupar com investimentos ou integrações com ferramentas de terceiros, sendo possível gerenciar todo o ciclo de vida dos seus documentos em uma única plataforma.

Este vídeo de 1 minuto traz alguns detalhes sobre esse novo recurso:

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