Autor: Bianca Muniz

Muito mais do que uma metodologia, o Lean Office pode ser entendido como uma filosofia transformadora. Essa prática aprimora a eficiência, eliminando desperdícios e otimizando os processos administrativos da organização.

O foco principal do Lean Office é maximizar o valor ao cliente reduzindo, ou até mesmo eliminando, tudo que não agrega valor. 

Já imaginou como seria se os processos administrativos fossem executados com menos burocracias ou atividades irrelevantes? 

A questão principal dessa filosofia é criar sistemas ágeis e eficientes que são rapidamente adaptados às demandas do mercado. Considerando, principalmente, a otimização e simplificação das atividades administrativas.

O que é Lean Office?

Lean Office é uma perspectiva baseada nos princípios do lean manufacturing, especificamente para os processos e operações administrativas.

A filosofia lean teve sua origem no “chão de fábrica”, na busca por aperfeiçoar a execução das atividades para combater os desperdícios nos processos industriais.

Nesse sentido, quando se trata do Lean Office, a metodologia enxuta otimiza o fluxo das atividades que não são manufatureiras ou físicas. Ou seja, aquelas que correspondem ao ambiente administrativo e aos escritórios.

Consiste em adaptar e melhorar o fluxo de informações e conhecimentos ao mesmo tempo que elimina desperdícios variados, como o tempo gasto em atividades burocráticas.

De forma ampla, a metodologia irá identificar e excluir atividades que não agregam valor ao negócio, possibilitando simplificar fluxos, melhorar a comunicação e aumentar a produtividade nos escritórios.

O que o Lean Office elimina e quais seus benefícios?

Embora  não seja tão simples identificar os desperdícios do Lean Office, como é dos processos industriais, eles estão presentes no cotidiano das empresas.

Isso acontece porque, diferentemente da área produtiva, no setor administrativo não há produtos físicos, o que acaba dificultando o diagnóstico.

Porém, o Lean Office é capaz de eliminar:

• as tarefas e o tempo gasto em atividades longas ou burocráticas;
• tempo de espera para executar uma atividade dependente no fluxo;
• erros na entrada de dados;
• produção ou excesso de documentos e relatórios irrelevantes; 
• mau uso de soluções tecnologias que deveriam beneficiar os processos.

Considerando a redução desses itens, as mudanças proporcionadas pela filosofia Lean Office geram inúmeros benefícios, entre os quais se ressalta:

• eliminação de desperdícios em processos e redução de custos associados às áreas administrativas;
• redução no tempo de execução e de espera das atividades;
• simplificação e agilidade aos fluxos de trabalho;
• redução de erros e gargalos; 
• padronização dos processos e aumento da produtividade;
• reorganização do ambiente de trabalho;
• concentração e foco em atividades de maior valor agregado;
• melhora na comunicação e transparência nas operações; 
• rápida respostas e adaptação às mudanças, demandas e exigências do mercado;
• maior envolvimento dos profissionais;
• controle sobre as informações;
• acelerada identificação de problemas ou adversidades;
• melhoria contínua dos processos.

Implementando a filosofia Lean Office

Quando se trata de processos administrativos é preciso considerar que a implementação do Lean Office irá gerar alguns desafios. Dentre eles, considere a dificuldade para identificar os desperdícios, em diferenciar aqueles que são corriqueiros, dos que são oriundos de atividades que não agregam valor.

Tendo essa visão, a implementação do Lean Office tem como base em 4 passos essenciais:

1.   Identifique as atividades que geram valor ao escritório

O primeiro passo para implementar o Lean Office é identificar tudo que é desperdício. Para isso, será necessário entender os objetivos estratégicos traçados, e que devem ser atingidos pela companhia.

Ao entender as metas empresariais será muito mais simples separar as atividades que agregam das que não agregam valor. 

Para conhecer melhor seus processos, você precisa ter uma visão macro sobre as atividades. Esse conhecimento aprofundado é obtido com o mapeamento dos processos. 

Usar um software BPMS permitirá mapear, conhecer e avaliar as tarefas do fluxo de trabalho, apontando quais são essenciais para as estratégias e agregam valor ao consumidor final.

Todas as tarefas devem ser analisadas com foco no cliente. Ou seja, aquelas que geram maior satisfação ou melhoram a experiência.

2.   Reduza os desperdícios e eleva a qualidade dos processos.

Com os processos mapeados e apontadas as atividades que não agregam valor, é hora de considerar meios para eliminar e reduzir os desperdícios.

Ferramentas, softwares e programas como 5S e Kaizen, são capazes de aumentar e aperfeiçoar o fluxo de informações e a produtividade. 

As Plataformas de Gestão Integradas tornam o processo mais inteligente, otimizando o fluxo de trabalho. A automatização dos processos é uma ferramenta que contribui na eliminação de tarefas irrelevantes.

Ou seja, é a base para que melhorias reais possam acontecer, contribuindo, não apenas com a redução dos desperdícios, mas para a qualidade dos processos.

3.   Remodele e padronize os processos

Assim que o fluxo de atividade for analisado e as atividades desnecessárias excluídas, deve-se elaborar uma nova forma de executar os processos, de maneira otimizada e padronizada.

A padronização fará com que todos os profissionais envolvidos executem as atividades da mesma maneira. Além de aumentar a produtividade, isso elevará o desempenho.

Por isso, revise os procedimentos e envolva os colaboradores para identificar e sugerir melhorias. E, assim que a padronização for implementada, realize treinamentos e capacitações para que todas as mudanças sejam completamente compreendidas pelos responsáveis e executores.

4.   Implemente a cultura da melhoria contínua

A questão de aperfeiçoar os processos e reduzir os desperdícios envolve implementar e incentivar a cultura da melhoria contínua.

Quanto mais os processos são observados e analisados, principalmente conferindo indicadores de performance, maiores serão seus aprimoramentos.

Tenha em mente que o Lean Office exigirá uma busca incessante e recorrente para elevar o funcionamento e a eficiência das atividades.

O Lean Office e a tecnologia

Associar o Lean Office à tecnologia, é um importante passo para a implementação e continuidade das boas práticas. 

As Plataformas de Gestão integradas combinam funcionalidades e centralizam dados e informações em uma única solução.

O uso desse tipo de ferramenta abrange inúmeros setores e departamentos, incluindo a área administrativa, proporcionando uma visão unificada e macro, que facilita e agiliza a tomada de decisão.

É possível dizer que ao somar o Lean Office ao Fusion Platform, que é uma plataforma de ponta a ponta, haverá melhorias e monitoramento das mudanças implementadas.

Como nenhuma empresa é igual, o Fusion usa a configuração de baixo código para que os usuários possam personalizar a ferramenta conforme suas demandas.

Além de centralizar as informações, há mobilidade para que o acesso aos dados possa ser feito de qualquer lugar, a qualquer hora.

Usufrua dos benefícios do Fusion Platform em conjunto com os princípios do Lean Office, e potencialize seus processos administrativos. 

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A metodologia OKR é a chave para acelerar o desenvolvimento, otimizar a eficiência e cultivar uma cultura de excelência. 

Originada no ambiente inovador do Vale do Silício, essa abordagem tem se mostrado vital para empresas que buscam atingir seus objetivos estratégicos de forma eficaz.

OKR é a abreviação de “Objectives and Key Results“, que traduzido para o português significa “Objetivos e Resultados-Chave”. Essa estratégia foi concebida nos anos 80 por Andrew S. Grove, então CEO da Intel. Mas, ganhou relevância em 1999 quando foi adotada como modelo de gestão pelo Google.

Em sua essência, o OKR oferece um método simples para alinhar equipes e promover o comprometimento com metas mensuráveis e flexíveis, centradas na obtenção de resultados.

O enfoque dos OKRs é introduzir mais agilidade e simplicidade aos processos. Fornece respostas claras aos questionamentos frequentes de gestores, tais como: “Será que este é o caminho ideal?”.

Atingir metas estipuladas e importantes para a companhia é uma preocupação constante em companhias que buscam crescimento e expansão. E a metodologia OKR contribui para essa excelência.  

Como a metodologia OKR funciona?

Para estabelecer e executar OKRs de forma eficaz, é importante considerar os dois pilares fundamentais desse modelo de gestão:

•   O que eu quero alcançar (objetivo)? 
•   Como posso mensurar se estou no caminho certo (resultados-chave)?

A definição do objetivo deve ser precisa e clara. E, representar, de forma qualitativa, o alvo que a empresa ou o setor visa alcançar. 

Deve responder à pergunta crucial: “Para onde queremos ir?”. Acima de tudo, deve inspirar e motivar os colaboradores, conectando-os ao propósito da organização, fazendo-os se sentirem parte integrante dela.

Os Resultados-Chave (KRs) são metas que têm um impacto direto no progresso em direção ao objetivo definido. Eles oferecem indicadores mensuráveis para avaliar o avanço em relação à meta final. 

Portanto, é crucial que os KRs sejam quantitativos e mensuráveis. Dessa forma, o monitoramento é facilitado e as decisões podem ser tomadas com base em dados concretos. 

Ou seja, uma meta bem construída deve detalhar o que será realizado e como será mensurado o seu progresso.

Uma prática eficaz é considerar que cada objetivo esteja associado a um número entre dois e cinco Resultados-Chave. Essa abordagem facilita o detalhamento apropriado e o acompanhamento do desempenho em relação ao objetivo.

 Exemplificando o OKR

Para entender melhor, considere um caso de OKR relacionado à área de Recursos Humanos:

Objetivo: Diminuir a rotatividade de colaboradores

• 1º KR : garantir que o salário de 80% dos cargos da empresa esteja equiparado às faixas salariais do mercado até o segundo trimestre;
• 2º KR: implementar planos de carreiras para 70% das posições até o terceiro semestre;
• 3º KR: aumentar o índice de satisfação das ações de integração para 8 ou mais;
• 4º KR: atingir nota 8 ou mais na pesquisa de clima anual.

É importante destacar que nesse exemplo o objetivo é anual. No entanto, esse prazo pode ser configurado conforme as demandas específicas da empresa ou setor, como para serem cumpridos em períodos semestrais ou trimestrais. 

Independentemente do prazo estabelecido, é crucial conduzir avaliações periódicas dos Resultados-Chave para avaliar o progresso em direção aos objetivos. Além disso, uma boa prática é realizar check-ins quinzenais, pois, os objetivos podem evoluir ao longo do período. 

Especialmente em startups ou empresas de menor porte, as circunstâncias podem mudar rapidamente, tornando os objetivos inicialmente definidos menos adequados em apenas algumas semanas.

Os benefícios ao adotar o método OKR

Em primeiro lugar, é necessário compreender que os OKRs devem estar incorporados à identidade da empresa. E, devem se manifestar por meio de uma cultura que promova comunicação e compartilhamento de objetivos interligados, passíveis de serem alcançados tanto individual quanto coletivamente. 

Isso implica em levar os objetivos macro da empresa aos colaboradores, conduzindo a gestão de metas por meio de ações e resultados claramente definidos. 

Essa iniciativa permite que cada profissional compreenda claramente seu escopo de trabalho. Assim, pode direcionar seus esforços sem despender energia no que não é prioritário.

Os benefícios obtidos com o uso dos OKRs são:

• Transparência nos objetivos: através de objetivos claros e mensuráveis, todos na empresa entendem o que precisa ser alcançado;
• Gestão colaborativa: com a visibilidade dos objetivos da empresa e de suas respectivas áreas, toda a organização pode contribuir com sugestões para alcançar os OKRs;
• Foco e orientação: ajudam a canalizar esforços e recursos da empresa para suas metas prioritárias, aumentando a eficiência da equipe;
• Inovação e criatividade: desafiar as equipes a pensar fora da caixa, buscando soluções inovadoras e experimentando abordagens diferentes para atingir os resultados desejados;
• Agilidade: sendo uma metodologia ágil, os objetivos maiores podem ser fragmentados em metas menores para alcançar o resultado. Ciclos de metas mais curtos permitem ajustes ágeis e melhor adaptação a mudanças, reduzindo riscos e desperdício;
• Melhoria na comunicação: os objetivos e indicadores de resultado tornam-se de fácil compreensão, facilitando uma comunicação mais eficaz;
• Engajamento dos colaboradores: abordagem bottom-up do OKR na definição de metas conecta os colaboradores aos objetivos da empresa, aumentando o engajamento e o senso de pertencimento;
• Feedbacks aprimorados: com KRs bem definidos, os feedbacks relacionados aos resultados tornam-se mais objetivos. Isso auxilia o colaborador a melhorar seu desempenho e identificar os obstáculos para alcançar a meta com mais facilidade;
• Crescimento da empresa: a metodologia OKR é ideal para identificar áreas com potencial de inovação, crescimento e evolução dentro da organização, contribuindo para a melhoria contínua do desempenho e, consequentemente, para o crescimento.

Desafios Comuns ao Implementar OKRs

Ao implementar a metodologia OKR, algumas dificuldades podem surgir e é essencial antecipá-las para garantir uma implementação bem-sucedida.

Um desafio frequente é a falta de clareza e alinhamento. Os OKRs devem estar diretamente ligados à visão global da empresa. No entanto, muitas vezes, há um descompasso nessa conexão. 

Para superar isso, é importante que cada OKR esteja alinhado aos objetivos de nível superior e que sua comunicação seja clara e compreensível por todos os membros da equipe. Realizar sessões de planejamento colaborativo é uma boa prática para garantir esse alinhamento.

A falta de acompanhamento e revisão também são um obstáculo que pode levar à desconexão entre metas estabelecidas e ações diárias.

Para evitar isso,  estabeleça rituais de revisão regulares, como reuniões semanais ou quinzenais, para avaliar o progresso e fazer ajustes quando necessário.

Utilizar ferramentas de gestão adequadas para acompanhar e compartilhar o progresso dos OKRs é uma prática eficaz para manter a transparência e a responsabilidade.

Por fim, a resistência à mudança é um desafio comum quando se introduz uma nova metodologia. Colaboradores podem resistir à implementação dos OKRs, especialmente se estiverem acostumados a práticas antigas.

É fundamental investir em comunicação eficaz, treinamento e demonstrações dos benefícios tangíveis da metodologia para superar essa resistência.

Antecipar esses desafios e adotar estratégias para superá-los desde o início, são a chave para uma implementação bem-sucedida e para colher os benefícios dos OKRs na organização.

OKRs e indicadores

Para extrair todo o potencial dos OKRs e alcançar resultados excepcionais, é fundamental contar com uma plataforma de suporte sólida. 

É aqui que o Fusion Platform entra em cena, uma plataforma de gestão integrada de Processos, Documentos e Indicadores. 

Com o Fusion, é possível integrar as OKRs ao módulo de Indicadores, que oferece uma abordagem completa e eficaz para definir, medir e alcançar metas organizacionais com base em análises personalizáveis, configuradas para melhor atender as demandas da companhia. 

Além de aumentar a transparência e a visibilidade dos resultados, permite que as equipes ajam com base em informações precisas e atualizadas, impulsionando o sucesso da empresa.

Imagine o departamento de suporte, por exemplo. Uma KR desse time pode ser fechar um número específico de chamados de suporte em um determinado período, em comparação com a quantidade de chamados que foram abertos. 

No Fusion Platform, esses dados podem ser facilmente relacionados e acompanhados em tempo real por meio de Indicadores. Isso permite que a equipe de vendas avalie seu progresso e tome medidas corretivas, quando necessário, dentro de um único sistema.

Experimente o Fusion Platform e confira os impactos positivos do seu uso aliado a metodologia OKR. 

Tenha metas alcançadas de forma mais eficiente, maior alinhamento entre equipes e uma compreensão profunda de como cada ação contribui para o sucesso geral da empresa.

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