Autor: Farley Niehues

Green BPM: tenha uma Gestão por Processos de Negócio verde
A preocupação com o meio ambiente tem aumentado, especialmente por conta das transformações que o nosso planeta está passando. De temperaturas extremas a catástrofes ambientais, o fato é que cada vez mais os próprios clientes e consumidores têm começado a ser mais exigentes sobre as empresas que fazem seus produtos ou desenvolvem seus serviços.

Exatamente por esse motivo é que vemos organizações investindo em tecnologias que as permitem reduzir o impacto ambiental, além de realizarem ações para contribuírem com o meio ambiente. Uma delas é ter uma Gestão de Processos de Negócio verde, conhecido também como Green BPM.

O que é Green BPM?

Adotar o Green BPM é analisar os processos de negócio com o objetivo de torná-los mais sustentáveis. Por isso, podemos dizer que o BPM Verde (uma tradução para Green BPM) busca:
- Verificar os recursos e insumos sendo utilizados em cada atividade, e analisar como eles podem estar prejudicando o meio ambiente; e
- Analisar as atividades de um processo para avaliar como cada uma delas pode melhorar no quesito de sustentabilidade.
Embora o conceito de BPM Verde não seja tão recente assim, para muitos pode ser algo novo. Contudo, se pensarmos que ao modelar um processo detalhamos atividades, responsáveis e insumos necessários, veremos que é quase impossível termos algum processo que não interaja com a sustentabilidade ambiental, social ou econômica.

Isso ocorre porque a gestão de processos nos permite analisar cada tarefa em um nível detalhado. Desse modo, ao desenharmos o fluxo podemos já levar em consideração o consumo de recursos de cada atividade.

Como colocar o Green BPM em prática?

Para começar, é preciso entender sobre o ciclo de vida do Green BPM. Na verdade, ao contrário do que muitos podem pensar, a gestão de processos verde segue as mesmas fases de qualquer outro processo:
1. Planejamento
2. Modelagem
3. Simulação
4. Execução
5. Monitoramento e controle
6. Melhoria
No Infográfico As 6 Fases do Ciclo de Vida do BPM você consegue visualizar melhor as etapas, mas como o foco aqui é a implementação do Green BPM, mostraremos na prática como funciona. Para que sua compreensão seja melhor, você pode pegar um processo já existente em sua empresa.

Tenha em mente que seu foco será em rever esse processo em cada fase do ciclo sobre o olhar da sustentabilidade. Confira:

Fase 1- Planejamento

A pergunta a ser respondida aqui é: como planejar e conduzir as iniciativas de BPM Verde? Neste diagnóstico é importante definir os insumos que serão necessários, como também as ferramentas que serão utilizadas e os papéis e responsabilidades.

Fase 2 – Modelagem

Nesta etapa os envolvidos analisam as oportunidades de melhorias (sempre olhando para o processo com a lupa da sustentabilidade). Isso significa que na modelagem dos seus processos, ao utilizar a notação padrão – BPMN – você pode inserir símbolos específicos que levem em consideração os aspectos de sustentabilidade. Por exemplo, que tal representar o consumo de energia e papel?

Observe que o objetivo dessa etapa é entender como está o consumo dos recursos em cada atividade e já buscar fazer melhorias. E para aproveitar, caso você tenha alguma dificuldade em fazer a modelagem de processos, recomendamos a leitura de nosso Guia básico de BPMN.

Fase 3 – Simulação

Na aplicação do Green BPM, é nesta etapa que serão realizadas simulações/pilotos com os usuários-chave para verificar a aderência das melhorias propostas anteriormente. Além disso, é nessa hora que analisamos se as melhorias estão alinhadas aos objetivos sustentáveis.

Na prática, significa analisar o consumo dos recursos e ver em quais etapas do processo pode-se diminuir ainda mais. Somente após os ajustes necessários e homologação dos usuários-chave é que poderemos partir para a próxima etapa.

Fase 4 – Execução

Com as mudanças de sustentabilidade implementadas é hora de ver o processo rodando no dia a dia. Apesar de cada etapa anterior ter sido minuciosamente executada, quando o processo passa a fazer parte da rotina é que podemos realmente ver o consumo de recursos nas atividades. Por isso o item seguinte é fundamental:

Fase 5 – Monitoramento

Para realmente ter a certeza de que sua empresa adota o conceito de Green BPM, os processos precisam ser acompanhados por meio de indicadores de desempenho (KPI) e relatórios. Além de fornecer subsídios a auditorias, esse acompanhamento possibilitará identificar quaisquer gargalos.

Em uma visão de sustentabilidade, a empresa pode ter indicadores como:
- Quantidade de papel sendo utilizado;
- Consumo de energia e água;
- Pegada de carbono;
- Necessidade de transporte;
- Quantidade de materiais usados, reutilizados e reciclados;
- Quantidade de desperdícios;
- E muitos outros.
Fase 6 – Melhoria

Os indicadores de desempenho foram definidos, portanto, a empresa consegue fazer uma avaliação muito mais precisa e saber se suas metas de sustentabilidade estão sendo cumpridas. Talvez após analisar os KPIs você perceba que pode automatizar uma atividade para economizar recursos, ou que o desperdício ainda esteja alto.

Seja como for, como o nome sugere, nesta etapa o foco é em melhorar ainda mais. A melhoria deve ser contínua, isto é, pensando em Green BPM, enquanto o processo rodar ele deve ser sempre analisado também sob a ótica da consciência ambiental.

Qual é a vantagem do Green BPM?

O benefício mais expressivo é justamente o fato de ter uma empresa que não apenas utiliza palavras bonitas para dizer o quanto é preocupada com o meio ambiente, mas que, principalmente, faz a sua parte. Isso pode refletir em mais confiança entre funcionários, investidores, clientes e outras partes interessadas, aumento da credibilidade, atração e retenção de funcionários, aumento do reconhecimento da marca e por aí vai.

Esses seriam bons motivos para trazer essa consciência verde aos seus processos, mas podemos ir além. Por exemplo, ao focar na redução de consumo de energia e água, e na redução de desperdícios, a empresa reduz custos significativos.

Há também o ganho em agilidade e produtividade. Para limitar o impacto ambiental nos processos pode ser que você perceba que pode automatizar alguma atividade. A fim de ilustrar, ao invés de precisar que alguém imprima um documento para ser assinado e, em seguida, envie-o por um serviço de entrega, você pode ter uma solução de Gestão de Documentos para que todo o fluxo seja realizado eletronicamente.

Além de eliminar a necessidade de logística (eliminando emissão de CO2), percebe que isso agiliza o processo? Esse é um exemplo bem simples para mostrar o quanto adotar o Green BPM pode tornar sua empresa muito mais ágil e produtiva.

Concluindo

Como você pode ver, em todo processo de negócio podemos adotar o BPM Verde. Então, que tal agora você pegar um processo da sua empresa e começar a fazer uma análise de como melhorá-lo sob a ótica da sustentabilidade?

Uma ferramenta de BPM pode facilitar a tarefa (além de conseguir tornar muitas atividades mais ágeis e reduzir desperdícios). Mas se mesmo assim você está na dúvida se deve ou não investir em uma solução de Gestão de Processos de Negócio, baixe nossa calculadora de ROI e tenha mais clareza sobre um investimento de BPM.

Quer saber mais sobre o assunto? Ouça nosso podcast sobre como implementar o BPM nas empresas:
26/02/2021
Padronização de processos: como otimizar a execução das atividades
A padronização de processos é fundamental para que as atividades de qualquer tipo de organização ocorram de maneira otimizada e com excelência.

Para que você consiga entender a importância de padronizar processos, imagine a seguinte situação:

Você vai ao médico, existem uma série de atividades que devem ser executadas antes de você ser atendido, correto?

Por exemplo, você chega no consultório, pega uma senha e aguarda a secretária chamar. Você vai até ela e, se for paciente novo, a profissional precisará fazer sua ficha. Feito isso, a secretária pede para você sentar e aguardar ser chamado pelo médico.
Agora, imagine que não exista uma ordem nas atividades e cada um age da maneira que bem entende. Uns pacientes chegam e vão direto para a sala de espera, outros já batem na porta do médico e alguns falam com a secretária primeiro.

Já pensou no caos? Justamente para eliminar uma situação caótica é que são estabelecidas as melhores práticas de como realizar um processo. No caso do nosso exemplo, o processo de atendimento médico.

É a busca pela otimização e as melhores práticas que chamamos de Padronização de Processos.

O que é Padronização de Processos?

A Padronização de Processos descreve um conjunto de regras que os colaboradores devem seguir a fim de concluir uma determinada tarefa. Seu objetivo é o de organizar e normatizar processos de trabalho.

Em qualquer meio, existem maneiras melhores e piores de realizar cada atividade da sua empresa.

Assim, qualquer conjunto de atividades, tarefas ou procedimentos pode (e deve) adotar a padronização de processos.

Por que padronizar processos?

A importância de padronizar processos internos está em eliminar alternativas ineficientes e propícias a conflitos.

É por meio da padronização de processos que se busca a melhor maneira de executar uma atividade. Alguns benefícios obtidos incluem:
- Reduções de erros e perdas;
- Cultura de treinamento;
- Maior transparência; e
- Redução de custos.
A padronização de processos também faz com que o processo e os responsáveis sejam conhecidos de ponta a ponta. Esta prática garante que os envolvidos tenham total entendimento das entradas e saídas.

Além disso, padronizar processos é uma vantagem competitiva. Afinal, elimina falhas, otimiza processos internos e melhora a qualidade de produtos e serviços.

Para você entender melhor a importância do assunto, acompanhe:

Vantagens da Padronização de Processos

Talvez a mais evidente vantagem da Padronização de Processos seja a de que ela melhora a clareza com relação ao fluxo de atividades, reduzindo o potencial de ambiguidade e adivinhação. Justamente por descrever etapas e instruções para realizar uma tarefa é que a padronização elimina o tempo perdido dos colaboradores ao tentarem descobrir o que deve ser feito em seguida.

Quando uma organização se preocupa com a Padronização dos Processos ela busca pela melhor maneira de realizar uma atividade. Entende-se assim que ela procura por eficiência, o que significa que padronizar processos aumenta o nível de produtividade dos funcionários.

Ainda, a partir do momento que sua empresa tem um padrão de realizar as atividades, fica mais fácil para os novos funcionários aprenderem como executá-las. Como o trabalho é realizado de maneira pré-definida, a Padronização de Processos ajuda a garantir a qualidade, especialmente porque minimiza as chances de que detalhes cruciais sejam negligenciados.

Tenha em mente que sempre que houver um padrão para realizar as atividades, as chances de erros diminuirão e quem fica feliz nessa história são os clientes. Aliás, ainda sobre benefícios da Padronização de Processos está a melhoria no atendimento ao cliente. Além de estabelecer processos padronizados para falar com os clientes e métodos para centralizar as informações, se sua organização for mais produtiva e eficiente, seus clientes sentirão esses resultados.

Como padronizar processos?

Entendemos o que é e quais as vantagens da padronização de processos. Agora é hora de colocar a mão na massa. Confira um o passo a passo para você começar a padronizar processos internos da sua empresa hoje mesmo:

1. Comunique as equipes

Transparência é fundamental. Por isso, o primeiro passo é cada líder reunir sua equipe e explicar sobre a padronização de processos, explicitando todas as suas vantagens.

Os colaboradores terão que lidar com mudanças na execução de atividades. Neste sentido, é importante explicar a eles como estas modificações são positivas e os ajudarão a serem mais produtivos, reduzindo o retrabalho.

2. Faça mapeamento de processos

O mapeamento identifica todas as etapas, partes envolvidas, objetivos, decisões e fluxo de um processo existente.

Essa é a etapa crucial da padronização de processos. Pois, é aqui que serão avaliadas as entradas e saídas, as atividades existentes, como são executadas, as ferramentas, os envolvidos e o objetivo.

É nesse passo da padronização de processos que o processo será desenhado ou redesenhado.

Nos casos de processos já existentes, a missão é olhar criticamente para cada um e analisar se há inconsistências ou redundâncias.

No entanto, não só os erros devem ser observados nessa etapa. Também, é importante verificar oportunidades de melhoria para otimizar os resultados do processo e da empresa.

Para conseguir enxergar o processo como um todo e desenhá-lo, é essencial criar um fluxograma. Isso pode ser feito manualmente, mas é muito mais simples e prático usar uma ferramenta de Gerenciamento de Processos de Negócios (BPM).

Precisa saber mais sobre como mapear processos? Confira este material completo sobre Mapeamento de Processos.

3. Documente os processos

Após os processos mapeados, é fundamental ter todos eles documentados. Essa documentação é essencial para descrever como o processo deverá ser executado em toda a empresa.

A criação desta documentação permite não apenas que a padronização de processos ocorra, mas favorece o treinamento de novos colaboradores.

Ressaltamos que a documentação deve servir como um guia. Ou seja, precisa ser simples e de fácil compreensão, principalmente para quem precisa realizar sua análise.

O ideal é utilizar uma notação gráfica padrão conhecida, como o BPMN.

4. Realize treinamentos

Como mencionamos, os colaboradores precisam estar cientes das mudanças que serão realizadas.

Neste sentido, mostre a todos eles como essas mudanças acontecerão na prática. Ou seja, prepare treinamentos específicos e apresente as melhorias do processo no geral.

Ademais, enfatize como as atividades estão interligadas, como o desempenho de cada um afeta o todo. Principalmente, aborde a importância de cada envolvido cumprir com suas tarefas dentro do prazo.

Pode ser que haja uma certa resistência, afinal, até então, não havia um procedimento a ser seguido. Isso é completamente normal, porém, é importante estar sempre aberto para o diálogo. Em pouco tempo todos perceberão os benefícios da padronização dos Processos.

5. Monitore constantemente

Quando trabalhamos com processos temos que entender que eles têm como função otimizar e simplificar.

Portanto, fique atento se existem oportunidades de melhoria. Ou, se ainda existem inconsistências ou questões a serem corrigidas.

Mais uma vez, é sempre importante manter um diálogo aberto. É natural que sejam propostas melhorias e isso é muito válido. Lembre-se que processos tratam de melhoria contínua, por isso, insira esta prática em sua cultura organizacional.

Experimente agora o Fusion Platform.

E como padronizar processos na prática?

Ok, já vimos como um processo deve ser padronizado. Agora precisamos entender como esse fluxo de trabalho funcionará na prática.

As atividades que passaram pela padronização de processos seguem uma cadeia de tarefas, com responsáveis e prazos definidos.

O indicado é contar com uma ferramenta que trate tanto da execução dos processos quanto do controle e análise de resultados.

Neste sentido, a melhor solução é o Business Process Management (BPM). Basicamente, o BPM gerencia todo o processo, automatizando as etapas e otimizando a execução, proporcionando ganhos em produtividade e desempenho.

Qual solução BPM escolher?

A padronização de processos cria padrões e critérios que colaboradores de uma organização devem seguir a fim de concluir uma determinada tarefa.

Seu objetivo é o de deixar a empresa mais produtiva e, com isso, aumentar a lucratividade do negócio. Mas, para que tudo isso seja realizado da maneira adequada, conte com o auxílio da tecnologia.

O Fusion Platform é uma plataforma BPMS amigável e adaptável às necessidades do seu negócio, proporcionando a padronização de processos. Além disso, confere clareza na comunicação, relatórios de análise, integração entre sistemas, entre outros.

Desta forma, a Neomind oferece a melhor solução para integrar funcionários, clientes, fornecedores e todos os envolvidos no processo.

As ferramentas BPM e BPMS são capazes de padronizar processos, reduzindo custos, gerando controle, análise e rastreabilidade. Por isso, experimente o Fusion Platform gratuitamente por 15 dias e comprove a importância de padronizar processos internos.

Possui alguma dúvida? Converse com nossos consultores, eles estão à sua total disposição para esclarecimentos.

Ou, se preferir, escreva um comentário sobre este material, ou qualquer dúvida que possua sobre a padronização de processos.

Aproveite e se aprofunde nos assuntos que envolvem a gestão de processos aqui mesmo, no blog da Neomind:

O que é Gestão de Processos (BPM) e quais seus benefícios?

Por que as organizações buscam automatizar seus processos?

Qual o custo da automatização de processos e como provar o valor?

Glossário de BPM: conheça os termos mais utilizados
17/01/2019
Melhorando processos de devolução de mercadorias com uma solução BPMS
Com a proximidade de datas de alto apelo comercial, como Black Friday, o próprio dia das crianças, que já passou, bem como o início de campanhas de impacto em massa para as vendas de final de ano, um dos problemas operacionais que impactam de forma negativa as cadeias de suprimentos das empresas é o alto volume de devoluções gerado, tanto nos modelos B2C quanto no B2B. Isso acaba resultando em custos que poderiam ser evitados, desgastes de imagem junto aos clientes, falta de controle, entre outros.

Nestes processos de devolução o volume de empresas, pessoas e até sistemas de software envolvidos é alto. A dificuldade de viabilizar uma gestão efetiva para toda essa cadeia – e ainda mantê-la de forma transparente ao seu cliente ou fornecedor – é de extrema complexidade, especialmente porque existem inúmeros problemas que podem ocorrer em pontos como: fabricação do produto, qualidade, embalagem, transporte, distribuição no ponto de venda etc.

Como melhorar processos de devolução de mercadorias?

Este é um típico cenário de negócio em que uma solução de BPMS que contemple toda a cadeia envolvida nestas devoluções seja essencial para integrar os envolvidos e realizar a jornada de forma rápida, transparente e com o menor custo possível. Importante destacar que nesta cadeia temos que contemplar o cliente (pessoas físicas ou jurídicas), transportadoras, indústria e áreas afins responsáveis pelo produto como Customer Success, Almoxarifado, Fiscal, Qualidade, Logística, Jurídico, entre outras possíveis.

Dentre os objetivos do BPMS nos processos de devolução de mercadorias estão: encurtar e integrar caminhos para cada um dos envolvidos na cadeia, trazer benefícios diretos à operação e realizar a orquestração das decisões tomadas em cada etapa.

Benefícios do BPMS nos processos de devolução de mercadorias

Sob a lupa dos benefícios, podemos citar várias situações que o BPMS pode ajudar a resolver, como:
1. Reincorporação dos itens devolvidos por motivos menores ao estoque disponível;
2. Controle efetivo de descartes de itens e gestão de suas causas;
3. Controle financeiro efetivo sobre liquidações, créditos e débitos sobre todos os envolvidos (Duplicatas, Notas de Crédito e Débito, títulos diversos etc.);
4. Creditar quem deve ser creditado e debitar quem deve ser debitado;
5. Identificação de pontos falhos;
6. Ganho operacional sobre o tempo de funcionários, transportadores e clientes;
7. Controle de descartes geradores de sinistro e seu efetivo controle pelo jurídico;
8. Controle de responsabilidade do transportador;
9. Alto acoplamento com os sistemas internos de controle de produção, faturamento e transportes (ERP, TMS etc.);
10. Integração total com contas a pagar e a receber;
11. Transparência e visibilidade de todo o fluxo de valor;
12. Jornada do cliente e dos envolvidos bem definida;
13. Menor esforço operacional com a aplicação de automações/integrações;
14. Informações qualitativas e quantitativas disponíveis.
Resumindo

Ao avaliar todo este cenário é possível afirmar que o grande apelo de trabalhar com processos de devolução de mercadorias sob a ótica do BPMS é a junção do controle com a previsibilidade.

Em pleno 2018, ainda é muito comum, principalmente quando analisamos o ambiente de negócios que as empresas, indústrias, transportadores e seus clientes estão inseridos, vermos o macro cenário de nosso país com estradas ruins, segurança jurídica fraca, problemas de ética e intempéries das mais variadas possíveis que colidem diretamente com a necessidade de se ter um ambiente de negócios saudável e previsível.

Neste ambiente tão antagônico, quanto mais previsível, controlado, sistêmico e automático forem os controles existentes – principalmente sobre aqueles processos geradores de custo operacional, como são os processos de devolução de mercadorias -, mais a cadeia envolvida na jornada tem a ganhar.

Conheça o Fusion Platform, uma ferramenta completa de gestão de processos, documentos e indicadores, e que pode auxiliar o seu negócio a fazer o gerenciamento de custos operacionais!

Gostou do artigo? Deixe um comentário contando o que achou. Além disso, não esqueça: fique de olho no Blog da Neomind e acompanhe nossos conteúdos:
15/10/2018
Aplique o Ciclo PDCA e garanta a melhoria contínua dos seus processos
O método PDCA é um meio usado pelas empresas para aprimorar seus processos, produtos e serviços. Esse ciclo não trata apenas de problemas pontuais, mas da implementação de uma cultura de melhoria contínua.

Para entender melhor o conceito, pense na seguinte situação: Pedro é o gerente de vendas de um e-commerce. No último mês, o número de pedidos despencou. Clientes que costumam realizar compras a cada 15 dias, de repente desapareceram. Ao analisar alguns indicadores, Pedro viu que o indicador relacionado à satisfação do cliente caiu drasticamente.

Então, Pedro resolveu se reunir com a equipe de atendimento ao consumidor para entender o que pode estar acontecendo. Analisando alguns dados, percebeu-se que a principal reclamação dos clientes é o atraso na entrega. O gerente começa a pesquisar a questão mais a fundo e descobre que existe uma falha no processo de vendas, o qual foi recentemente adaptado.

Não há dúvidas de que será preciso agir para ontem, pois, do contrário, o caixa da empresa, que já está pedindo socorro, sofrerá ainda mais.

Assim, Pedro e a equipe resolvem elaborar um plano de ação e implementar o ciclo PDCA.

O que é PDCA?

Plan, Do, Act and Check (planejar, fazer, agir e verificar), das iniciais de cada palavra, temos a sigla PDCA.

Desenvolvido na década de 1950 pelo consultor de gestão, Dr. William Edwards Deming, quando falamos em PDCA, nos referimos à uma importantíssima ferramenta de qualidade.

Conhecido por Ciclo de Shewhart , Ciclo de Deming, ou ainda PDSA (Plan, Do, Study, Act), o PDCA surgiu porque Deming queria criar uma solução para ajudar as empresas a desenvolver hipóteses sobre o que precisa mudar e, em seguida, testá-las em um ciclo contínuo de feedback. Daí o termo “ciclo PDCA”.

Trata-se de uma abordagem iterativa de quatro estágios que visam melhorar continuamente os processos, produtos ou serviços, além de ser uma excelente ferramenta para resolução de problemas.

A metodologia PDCA é amplamente utilizada por empresas que desejam melhorar seus níveis de gestão com o controle eficiente de processos e de atividades internas e externas, padronizando informações e minimizando as chances de erros na tomada de decisão.

Por ser um ciclo contínuo de feedback, uma vez implantado, o PDCA se torna uma constante na empresa, uma vez que seu objetivo principal é a melhoria contínua.

Aplicações e vantagens do ciclo PDCA

O Ciclo PDCA pode melhorar qualquer processo ou produto, sendo aplicável em inúmeras situações. No campo da tecnologia, por exemplo, a metodologia de planejar, fazer, agir e verificar é usada para analisar o ciclo de vida do desenvolvimento de software.

Já na indústria de manufatura e serviços, a ferramenta é usada para o desenvolvimento de novos produtos. A gestão de projetos também usufrui de seus benefícios.

Esses são apenas alguns exemplos, o método pode ser usado em diversos outros departamentos ou segmentos para que se obtenha vantagens como:
- Ajuda na implementação de iniciativas de Gestão da Qualidade Total ou Seis Sigma;
- Auxilia na melhoria contínua dos processos;
- Evita o desperdício de recursos;
- É replicável: a partir do momento que uma nova técnica ou método de processo é verificado e analisado com sucesso, a empresa pode expandir o método já sabendo dos resultados a serem esperados;
- Explora uma gama de soluções para problemas;
- Permite que a empresa teste uma mudança de processo em pequena escala antes de investir em um método que poderá não funcionar ou que irá requerer ajustes.
- Contribui para a redução de custos.
Uma aplicação muito importante do Ciclo PDCA é na Gestão de Metas. Lembra da história do Pedro? Pois é, os indicadores de satisfação do cliente estavam muito abaixo do esperado, o que acabou interferindo em metas de venda e de lucratividade.

Ao aplicar o PDCA, desenvolve-se um plano de ação para corrigir os desvios que estão atrapalhando o cumprimento de metas. Isto é, garante-se a boa relação entre previsto e realizado.

Como funciona o Ciclo PDCA?

Conforme vimos, a metodologia possui quatro fases que devem ser seguidas:

Plan (Planejar)

É aqui que o Ciclo PDCA começa. Nessa primeira fase devem ser definidos os objetivos e as metas. Por ser a parte inicial, é recomendado dar maior atenção e considerar ações como:
- Estabelecer os objetivos e metas da tarefa a ser melhorada ou desenvolvida;
- Descrever a tarefa em detalhes, sendo claro nas especificações;
- Elencar os profissionais que farão parte do PDCA;
- Definir prazos, os recursos financeiros necessários, custo esperado, mão de obra, entre outros.
Do (Fazer)

Depois de um planejamento minucioso, ele deve ser colocado em prática, ao pé da letra. Ou seja, seguir e respeitar o que foi planejado. É aqui que se coloca a mão na massa, geralmente em três etapas:
1. Treinamento dos envolvidos no projeto;
2. Execução do processo;
3. Coleta de dados.
Não esqueça de prestar atenção em quatro pontos:
- Execute todas as tarefas conforme o planejamento;
- Mantenha os stakeholders informados sobre o andamento;
- Siga o cronograma; e,
- Destaque quaisquer variações observadas.
Check (Checar)

Esta é a parte do Ciclo PDCA em que são identificadas falhas no projeto. Para isso, deve-se medir os resultados alcançados e checar se as metas foram atendidas. Essa verificação pode ser feita de duas maneiras:
- Paralelamente à implementação, para garantir que o trabalho esteja sendo bem realizado;
- Ao final, para uma análise estatística mais abrangente. A medição no final permitirá que sejam feitos ajustes não realizados ou não percebidos anteriormente.
Nesta etapa também são identificadas as causas raízes dos problemas ocorridos.

Act (Agir)

Na última fase, são aplicadas as ações corretivas. Lembra que o Ciclo PDCA é utilizado para melhoria contínua? Exatamente por isso, aqui você deve:
- Corrigir os desvios encontrados;
- Identificar ações preventivas para as causas raízes, como implementar a gestão de risco;
- Implementar as ações preventivas e verificar o resultado;
- Repetir as três primeiras etapas (Plan, Do, Act) até que todas as metas sejam atingidas.
Pense no Ciclo PDCA como uma bola que vai sempre avançando com o objetivo de melhorar.

Fusion Platform no ciclo PDCA

Pedro, da nossa história, conseguiu tomar ações para reverter os resultados negativos. O processo de vendas foi melhorado com a detecção de falhas entre as atividades. Mas, Pedro sabe que o trabalho apenas começou.

Por não querer mais passar pelo sufoco de não ter informações em tempo real e centralizadas, Pedro resolveu implementar uma plataforma de gestão de riscos, processos, documentos, indicadores e assinatura eletrônica.

Atuando de ponta a ponta, o Fusion Platform oferece um conjunto de soluções para garantir a excelência operacional.

Por proporcionar automatização de processos, centralização de informações, facilitar a comunicação e possuir indicadores atualizados em tempo real, a solução otimiza as rotinas e impulsiona a melhoria contínua.

Dentre as funcionalidades disponibilizadas, é possível mapear, monitorar, gerenciar e analisar processos. Possibilitando, entre outros pontos, identificar gargalos, acompanhar o desempenho e a execução das atividades em tempo real.

Especificamente para o Ciclo PDCA, a Neomind desenvolveu o módulo de Gestão de Metas e Estratégias. Além dele, há o acelerador de qualidade, que possibilita o controle efetivo dos planos de ação por meio do controle dos prazos das pendências.

Em relação ao gerenciamento de documentos, todos os formulários e arquivos são centralizados, o que garante rápido acesso e coleta de informações. Já na Central Analytics, há relatórios e análises personalizadas sobre o desempenho de todas as atividades associadas.

Sem dúvidas, se Pedro já contasse com o Fusion Platform, não precisaria enfrentar problemas em seu processo de vendas.

E, se você não quer ser como Pedro e quer garantir maior eficiência, produtividade, qualidade e melhoria contínua em toda sua organização, experimente o Fusion Platform.

Associar o Fusion Platform e o PDCA é garantir sucesso e resultados extraordinários para a sua organização.
02/07/2018
Como trabalhar com a Gestão de Metas e Estratégias?

Sabe aquela velha história de “se você não sabe onde quer chegar, qualquer caminho serve”? Pois é, se a frase já virou velha conhecida nossa com Alice no País das Maravilhas é porque ela tem um significado muito importante, especialmente no contexto empresarial.

Muitas vezes, como gestores, nos preocupamos tanto em apagar incêndios que desviamos nossa atenção para o que deveria ser nosso foco: direcionar nossas ações e estratégias para metas que farão o negócio alavancar. Por ser um assunto de extrema importância, convido você para uma conversa sobre Gestão de Metas e Estratégias.

Por que temos que falar sobre Gestão de Metas?

É na definição de metas que tudo começa, pois elas nada mais são do que afirmações sobre o futuro do seu negócio. Assim, quando você define onde sua empresa quer chegar, automaticamente você abre espaço para a definição de rotas, ou seja, de estratégias.

Para explicar melhor e para que você também entenda sobre Gestão de Metas, darei um exemplo. Vamos imaginar que uma meta para sua empresa seja a de “Aumentar o número de clientes nacionais do produto X, no segmento Y, em 15% em um período de 6 meses”. Nesse caso, perceba o quão específica é nossa Meta, pois é importantíssimo que ela seja o mais esmiuçada possível.

Com a Gestão de Metas será possível acompanhar a relação do previsto x realizado a fim de que a empresa não se depare com um resultado negativo no futuro. Para isso, a Gestão de Metas deve ocorrer em tempo real e estar transparente a todos os envolvidos, afinal, todos precisam saber para onde seus esforços devem ser direcionados.

Então, respondendo à pergunta deste tópico, falar sobre Gestão de Metas é abrir os olhos para a necessidade de acompanharmos de forma bem transparente o direcionamento de nossas ações. Além disso, o Gerenciamento de Metas permite que avaliemos constantemente se as estratégias que definimos estão trazendo bons frutos.

Como acompanhar as metas?

“O que não pode ser medido não pode ser gerenciado”, certo? A frase, dos autores da metodologia Balanced Scorecard (BSC), Robert Kaplan e David Norton, já mostra que para colocarmos em prática a Gestão de Metas precisaremos analisá-las. Para essa missão, trago o KPI, ou Key Performance Indicators (os Indicadores-Chave de Desempenho).
Como o nome sugere, um Indicador-Chave de Desempenho é uma medida adotada para analisarmos como uma estratégia está caminhando. Voltando à meta definida de “Aumentar o número de clientes nacionais do produto X, no segmento Y, em 15% em um período de 6 meses”, podemos pensar em indicadores como:
• Número de contatos com empresas do segmento Y realizados por semana
• Número de leads qualificados por semana do segmento Y
• Faturamento do produto X no segmento Y

Outra maneira de realizarmos a Gestão de Metas é com o OKR, acrônimo de Objectives and Key Results (em português Objetivos e Resultados-Chave). Basicamente, o objetivo (O) de um OKR é qualitativo e consiste na definição do que se deseja alcançar, enquanto os resultados-chave (KR) são quantitativos e consistem na forma de medir e indicar se o objetivo foi atingido (caso queira saber mais, recomendo este artigo).

Para que a meta que definimos seja atingida, estabelecemos que um dos objetivos da área de marketing (O) será o de melhorar o engajamento com leads do setor Y. Desse modo, os Key Results que acompanharemos serão:
• Disponibilizar X artigos por mês (KR1) e
• Apresentar X webinars por trimestre (KR2)
Observe que KPI e OKR nos ajudam na Gestão de Metas, uma vez que nos possibilitam um acompanhamento das estratégias estabelecidas.

Mais metodologias para Gestão de Metas

Como metas são importantíssimas, existem outras metodologias tão essenciais quanto indicadores e OKR para acompanhá-las. Começarei aqui com o Balanced Scorecard (BSC), ferramenta de gestão amplamente utilizada para acompanhamento de decisões estratégicas.

O BSC trabalha com 4 perspectivas:
• Perspectiva financeira: Quais metas financeiras afetarão nossa organização?
• Perspectiva dos clientes: O que é importante para nossos clientes que afetará nossa situação financeira?
• Perspectiva de processos internos: O que precisamos fazer bem internamente para atingir as metas de nossos clientes e que impactará nossa situação financeira?
• Perspectiva de aprendizagem & crescimento: Quais habilidades e capacidades precisamos ter em nossa organização para executar o processo que deixaria nossos clientes satisfeitos e que, por consequência, afetaria nossa situação financeira?

Perceba que no BSC existe uma estrutura que se conecta. Essa estrutura é essencial para que gestores consigam melhor alocar seus recursos de modo que cada área contribua para o cumprimento de objetivos estratégicos.

Sobre Gestão de Metas temos ainda a metodologia GDP, ou Gestão pelas Diretrizes. Pelo método GDP, a alta administração formula e comunica a meta da empresa para que cada área e seus colaboradores desenvolvam os objetivos a serem atingidos. Além de garantir o envolvimento de toda a empresa, o GDP garante que haja um desdobramento de metas no sentido vertical.

Por fim, outra metodologia muito importante na Gestão de Metas é o PDCA:
• Plan (Planejar): planejamento de metas e objetivos;
• Do (Fazer): colocar em prática o que foi planejado;
• Check (Checar): Identificar gaps e comparar o previsto com o realizado;
• Act (Agir): assim que for detectada que a organização está caminhando em uma direção oposta à meta, é essencial partir para a ação, muitas vezes desenhando novas estratégias.

Para saber mais sobre estas e outras metodologias de gestão, inscreva-se em nosso webinar sobre o tema:

Dica final: Gestão de Metas e Estratégias de forma automatizada

Aqui procurei dar uma pincelada de como ocorre a Gestão de Metas e Estratégias na prática. Como você viu, o assunto é recheado de detalhes que não podem ser descuidados, pois qualquer alteração no desempenho da sua empresa pode indicar um trabalho redobrado no futuro para colocar tudo nos eixos.

A Gestão de Metas deve ser o mais transparente possível e seu acompanhamento deve ser em tempo real. A fim de cumprir com essas duas premissas e trazer colaboração ao processo, o mais indicado é contar com uma ferramenta que implante a Gestão de Metas e Estratégias de forma completa e que aumente a produtividade de todos.

O Fusion Platform, software desenvolvido pela Neomind, tem um módulo exclusivo para lidar com Gestão de Metas e Estratégias. Ao utilizar o sistema sua empresa trabalhará com metodologias de gestão como OKR, BSC, entre outras, e terá maior colaboração e transparência, além de ter agilidade na troca de informação.
Assista ao webinar que fizemos sobre como otimizar a Gestão de Metas e Estratégia:

Caso queira saber mais, convido você a acessar nosso site e experimentar a ferramenta agora mesmo. Também me coloco à disposição para tirar suas dúvidas e conversar mais a respeito da importância da Gestão de Metas.

Quer saber mais sobre o assunto? Ouça nosso podcast sobre Metodologias de gestão: quais são e como aplicá-las na sua empresa:

30/05/2018
Existe convergência entre as tecnologias Blockchain e ECM?

Um dos assuntos que mais tem estado em destaque ultimamente na mídia ou em eventos que abordam as tecnologias disruptivas, certamente são as tais criptomoedas. Nesse sentido, as mais famosas no momento são os Bitcoins, sobre os quais praticamente todos já ouviram falar.
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27/11/2017
O conflito do Ativo Político x Ativo Público como desafio na gestão de processos no contexto governamental

As dificuldades em se conseguir efetivar um ambiente organizacional real e efetivo de evolução em processos, melhoria contínua e alta produtividade é um grande desafio para qualquer organização, de qualquer tamanho e de qualquer mercado.

Seja para empresas públicas, privadas ou de economia mista, as dificuldades são inúmeras: resistência das áreas de negócio pelo fato de normalmente estar associado com uma quebra de paradigma interno, por poder trazer junto adoção de soluções sistêmicas que geram uma visibilidade maior de gestão e com facilitadores para identificar gargalos, problemas sobre o fluxo de valor que a operação demanda, questões culturais, pessoais, políticas, entre outros tantos motivos que podem ser citados e que surgem durante uma caminhada como essas.

A maioria destas dificuldades existentes normalmente encontram nas metodologias de mercado uma forma estruturada de serem tratadas ou endereçadas. Entretanto, existe, principalmente nas organizações públicas e autarquias, um outro grande obstáculo que age na maioria das vezes de forma silenciosa e muito poderosa a partir das cabeças dos gestores acostumados ao modelo “velha guarda”.

Esse obstáculo é muito utilizado desde os anos 80 com o processo de democratização em nosso país, em que o contato direto com seu público, seus potenciais eleitores, influências locais ou regionais são fontes de onde emanam o poder destes representantes e onde um grande dilema se faz presente para que melhorias efetivas e novos processos surjam e sejam implantados, para que novos patamares no serviço público sejam atingidos.

Neste contexto, vem à tona um grande dilema a este modelo político atual em relação aos novos tempos que estamos vivendo: até onde o ativo político engessa ou deveria engessar e gerar inércia sobre as iniciativas de evolução sob o ponto de vista de operação e gestão dentro destas organizações públicas?

Como tudo em nossas vidas, qualquer evolução apenas é possível a partir de uma mudança de atitude de quem tem a capacidade de fazer mudar ou onde o próprio ambiente venha a influenciar ou forçar diretamente as pessoas a seguir este caminho, que mais cedo ou mais tarde será sem volta.

Como o ativo político na realidade de nosso país via de regra é em sua maioria colocado à frente dos interesses da população como um todo, é necessário criarmos um modelo de gestão pública que permeie as premiações e o reconhecimento através de mérito, proporcional aos resultados obtidos com o trabalho e com uma atitude pró-ativa junto a toda cadeia de valor existente nos mais variados serviços vinculados ao nosso governo e em todas as esferas, seja ela municipal, estadual ou federal.

Ao ler a afirmação acima, isso pode soar um pouco utópico, mas, felizmente, já existem iniciativas sob esta ótica que estão gerando bons resultados para o governo e, principalmente, para que a nossa sociedade seja mais competitiva, mais humana e mais ágil em suas ações e atendimento do povo.

Por fim, o grande desafio é que, enquanto sociedade, comecemos a enxergar e cobrar que este tipo de atitude e comportamento dentro da gestão pública não seja mais aceito, que consigamos imprimir uma mudança cultural que permeie toda a sociedade, evitando que pessoas com perfil profissional limitado e centralizador consigam se perpetuar no Poder e em cargos menores.

Além disso, que possamos viabilizar a criação de um ambiente que a sua própria natureza expurgue este mal entranhado na carreira pública brasileira. Isso deve começar pelo simples ato de escolhermos adequadamente nossos representantes no momento do voto e, a partir daí, participar ativamente fiscalizando e cobrando as ações e os resultados que cada representante público deverá entregar ao seu povo, com processos claros, ágeis, gerenciados, sem burocracia e transparentes.

Acompanhe novos conteúdos da Neomind:

01/09/2015
Ambiente atual TIC e a dificuldade do próximo passo sob o aspecto da realidade econômica atual
Na vida pessoal ou profissional, tomar uma grande decisão não é fácil, principalmente quando o contexto aponta para um ambiente tecnológico corporativo de certa estabilidade, onde os sistemas atuais estão em pleno funcionamento. Atualmente, o ERP está implantado em todas os departamentos da organização e os times de sustentação e inovação já conseguem endereçar as demandas com agilidade e qualidade, perguntas quanto a futuro surgem com força:
- Qual o próximo passo?
- Onde e no que investir?
- Como tomar a melhor decisão?
- E o momento que o mercado nos apresenta?
Obviamente, para essas perguntas, não existe uma única resposta ou uma verdade absoluta, mas uma boa análise e conhecimento sobre o seu ecossistema corporativo, associados a benchmarks e conhecimento técnico podem e devem ajudar a respondê-las.

Sistemas tradicionais, normalmente, trazem uma visão matricial e isso traz como característica principal, na maioria dos casos, uma operação isolada nos departamentos, sem consolidação, com grandes dificuldades de colaboração e esforço na busca de informação. Se esta é a sua realidade, certamente é o momento de abrir horizontes e passar a pensar nos problemas que este modelo traz, nos limites impostos em uma operação que não tem uma visão da jornada que os conteúdos tomam dentro do mundo corporativo.

Entre os caminhos que os sistemas tradicionais não conseguem chegar, temos o gerenciamento de informações não estruturados, ciclos de informações, visão funcional de processos, integração, entre outros, convergindo com os desafios que o momento econômico nos traz.

Nesse contexto, uma destas tecnologias que hoje se encontram em destaque no mercado certamente é o ECM (Gerenciamento Corporativo de Conteúdo). Atualmente, a AIIM (Association for Information and Image Management) realiza uma pesquisa de mercado chamada Industry Watch, que traz os seguintes resultados:

(Fonte: AIIM Industry Watch).

Observe que o comportamento representa exatamente o momento econômico e de mercado que estamos vivendo. O movimento apontado é a mudança de foco em 2014, sobre a principal variável utilizada para a tomada de decisão, sob a ótica do ECM, focada em compliance e risco, e neste ano de 2015 passou a ser baseada mais forte sobre custo e eficiência.

Podemos, inclusive, afirmar que esta característica hoje é a realidade do mercado e tem balizado, juntamente com as variáveis técnicas, todas as decisões estratégicas e de investimento para a continuidade dos negócios.

Após tudo isso, devemos retornar às perguntas iniciais. A possível resposta para nossas primeiras questões é usar CONVERGÊNCIA entre todas as variáveis, focando nas necessidades internas.

Devemos avaliar onde na operação demanda de uma visão sistêmica mais consolidada, que represente alto custo, ou, que a sua falta de eficiência, represente risco operacional, com as corretas justificativas, para ter o melhor payback possível. Desta forma, no pior dos cenários, mesmo quando eventualmente ainda tudo der errado, a exposição financeira e o risco serão controlados, onde certamente apenas o ganho com maturidade terá justificado o investimento realizado.

Para ler mais conteúdos relacionados ao tema aqui em nosso blog, acesse Inovação & Tecnologia.
15/07/2015

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