Autor: Felipe Bahiense

Recrutar colaboradores pode ser um processo demorado e burocrático quando o mesmo está desestruturado. Por um lado, temos as áreas demandantes de novos colaboradores, geralmente com expectativa de prazo curto de atendimento. Enquanto na área de Recursos Humanos, inúmeras tarefas e controles a serem realizados, com preocupação de documentos a serem coletados e testes a serem aplicados.

Temos vários pontos que justificam automatizar um Processo de Contratação. Neste artigo, vamos elencar Cinco benefícios que a automatização deste processo gera:

1. Controlar alçadas de aprovação

Geralmente, fluxos de contratação contam com múltiplas alçadas de aprovação. Se houver apenas uma alçada, já existe a justificativa para o controle. Agora, caso seja mais de uma, é fator chave para o bom andamento do processo.

Por meio da automação, é possível direcionar a atividade ao verdadeiro responsável, por meio de regras de negócio executadas a partir das informações preenchidas no formulário inicial do processo. Informações como unidade, superior imediato, cargo, valor de remuneração, entre outras, podem mudar o destino do processo e o responsável pela aprovação de forma automática. Portanto, o decisor recebe apenas solicitações que estão dentro do seu contexto de operação.

1. Disponibilidade de acesso

Importante para as alçadas de aprovação que geralmente envolvem cargos estratégicos de alta disponibilidade e para todos os atores. Assim, é possível acessar por meio de um ambiente web, seguro e portado para tablets e smartphones todas as informações do processo. Portanto, preencher um formulário, consultar ou aprovar uma tarefa importante ou urgente, está à disposição na palma da mão.

1. Rastreabilidade da operação

A qualquer momento, com uma simples consulta no histórico do processo, pode-se localizar o andamento do fluxo das atividades, com qual responsável e o prazo. Portanto, fica fácil interagir e movimentar a solicitação, bem como ser assertivo em follow up com os devidos responsáveis.

Esse ponto é importante para quem solicita, pois permite ter a visão de todo o ciclo percorrido ao responsável de execução da tarefa, permitindo assim transparência da etapa que está sendo executada.

1. Guarda estruturada de documentos envolvidos no processo

Por que que armazenar documentos de forma física em estruturas complexas se é possível guardar de forma automática a partir da execução e do contexto do processo?

Documentos comprobatórios dos participantes, bem como resultados de testes podem ser armazenados em pastas estruturadas, gerando um dossiê de cada colaborador. Desta forma, ao fim do processo, é possível consultar todos os documentos do colaborador em uma pasta da Gestão Documental de forma simples e rápida.

Armazenamento de documentos no Fusion (Foto: Neomind/Reprodução).

1. Controle de prazos

Garantir a contratação no prazo desejado é um desafio devido a diversos fatores, sendo que alguns podem até mesmo fugir ao controle da empresa como o nível e volume de candidatos. Entretanto, para os fatores internos o prazo não pode ser um entrave.

Por meio da automação, é possível definir prazos para cada fase do processo, permitindo a identificação visual das atividades que estão no prazo (verde), em atenção (amarelas) e atrasadas (vermelhas), bem como relatórios e indicadores de eficiência por área e colaboradores, como na imagem a seguir:

Automatizar um processo proporciona ganhos a todos os envolvidos, dos solicitantes até os gestores. Quando se tem um processo estruturado e automatizado a melhoria contínua pode, de fato, ocorrer de forma simples e eficiente.

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