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Em um mundo corporativo onde contratos, relatórios, registros financeiros e correspondências são gerados a cada instante, o volume de informações empresariais cresce exponencialmente, e a gestão eficaz desses dados tornou-se um desafio crucial para empresas dos mais variados portes.
Organizar, armazenar, recuperar e arquivar documentos de maneira manual, consome muito tempo e tem altos índices de erros. Em outras palavras: é ineficiente.
A automatização dos documentos possibilita o tratamento desses arquivos de maneira rápida, precisa e com reduzida intervenção.
Se você pensou que para realizar a gestão automatizada dos documentos primeiramente é preciso digitalizar todos os arquivos físicos da sua companhia, talvez seja a hora de rever seus conceitos.
Embora, é claro, essa seja realmente uma etapa da transformação digital dos negócios, antes de digitalizar o que é físico, se cria a cultura de criar e trabalhar apenas com documentos digitais. Ou seja, os documentos físicos precisam parar de serem gerados, e, posteriormente, se digitaliza os que ainda restam.
Neste guia iremos explorar como automatizar a gestão de documentos partindo do zero. Iremos nos aprofundar nos desafios, benefícios, e passo a passo para uma implementação de alto desempenho.
Inicie sua jornada rumo à eficiência e produtividade obtidos com a gestão automatizada de documentos.
Do que se trata a gestão documental?
A gestão de documentos, basicamente, é uma área da empresa destinada à organização, armazenamento, proteção e controle de acesso dos documentos.
Nesse sentido, a gestão automatizada consiste em armazenar os arquivos em um banco de dados para que sejam pesquisáveis, estando ordenados, acessíveis e seguros.
Para isso, recursos tecnológicos como softwares ou plataformas são implementados e usados para criar, capturar, classificar, recuperar, armazenar e descartar documentos de maneira automatizada.
Os pilares da gestão documental são:
- organização: adotar um sistema organizado para aumentar a produtividade e facilitar o encontro, reduzindo o tempo de busca de documentos específicos;
- ciclo de vida do documento: é preciso realizar a gestão de todos os documentos em todas as fases do ciclo, desde a criação ao descarte, para que haja conformidade com as regulamentações e políticas da empresa;
- eficiência e eficácia: a tecnologia empregada deve ser capaz de simplificar o fluxo de atividades garantindo melhor acesso e controle, e a comunicação entre os profissionais envolvidos.
Para isso, a gestão de documentos deve atender alguns critérios como a segurança, confiabilidade, disponibilidade e conformidade.
Como funciona uma plataforma de gestão automatizada de documentos?
Uma plataforma, sistema ou software de gestão de documentos disponibiliza funcionalidades relacionadas a criação, armazenamento, gerenciamento e compartilhamento de documentos digitais.
Nesse sentido, são um repositório central de arquivos que foram armazenados, organizados, indexados e recuperados de maneira eficaz.
Ao serem automatizados e armazenados eletronicamente os documentos podem ser facilmente acessados por usuários autorizados. Esse acesso é feito diretamente pela internet, potencializando a mobilidade corporativa, contribuindo com o trabalho remoto e a continuidade dos projetos e atividades.
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