Gestão de Processos no Setor Educacional

A gestão de processos no Setor Educacional é um fator primordial para a organização das instituições estaduais, municipais e federais. Essa organização com base na gestão de processos engloba diversos fatores, que se constituem como pilares dentro de uma instituição que são: gestão pedagógica, gestão administrativa, gestão de recursos humanos.

No que diz respeito, a gestão pedagógica ela é primordial dentro da gestão do setor educacional, porque ela é a matéria-prima propulsora das atividades do negócio. Essa gestão se refere, como que a empresa vai planejar e executar as suas diversas atividades de ensino como: organização do quadro docente, implementação da metodologia de ensino, interação professor e aluno, gestão de entrega de trabalhos, gestão de avaliação e desempenho, entre outras.

• Técnicas para Gestão Educacional
  1. AS IS/TO BE
  2. BPMN
• Ferramentas para a gestão educacional
• Importância do GED
• Importância da Gestão Educacional

A gestão administrativa é o que permeia a saúde do negócio em relação ao gerenciamento dos recursos da instituição. Esses recursos dizem respeito as tarefas de recursos humanos, físicos e financeiros das organizações. Os recursos humanos englobam todas as pessoas que desempenham uma determinada atividade laboral.

Essas pessoas nas atribuições das suas funções são responsáveis por gerir todo o tipo de comunicação, no que diz respeito as atividades realizadas em determinado setor educacional. Os recursos físicos se referem ao patrimônio das instituições e os recursos financeiros são os ativos responsáveis por manter a saúde financeira do negócio.

Técnicas para Gestão Educacional

A realização da gestão dos processos educacionais, diante das diversas atividades que compõem esse ramo de negócio é complexa. No entanto, existem técnicas e ferramentas que podem auxiliar as instituições na informatização dos seus processos. A técnica do AS-IS, TO-BE junto com a modelagem BPMN (Business Process Model and Notation) é muito utilizada para realizar o mapeamento à automatização dos processos.

1. AS-IS/TO-BE

Por meio do AS-IS é possível obter uma compreensão de como o processo é realizado atualmente dentro da organização educacional. A partir desse entendimento, podemos utilizar a concepção do TO-BE para propor melhorias nos processos com o intuito de simplificar e desburocratizar as ações dos stakeholders envolvidos na execução das suas atividades. Confira Cinco passos para o mapeamento de processos (AS IS).

2. BPMN

Após esse levantamento do AS-IS, TO-BE para propor as melhorias do processo é possível utilizar a modelagem BPMN para refinar o estudo realizado. O BPMN é empregado para compreender o funcionamento do negócio, bem como dividir as atividades, papéis e responsabilidades de quem executará determinado processo. Isso permite uma visão ampla de todo o funcionamento da gestão organizacional, visando o mapeamento e a simplificação das etapas realizadas no processo de gestão.

Existem alguns processos que podem ser automatizados e melhorados com o uso do BPMN, por exemplo, processos educacionais, processos de compras, processos jurídicos, processos de vendas, processos de qualidade, entre outros.

Ferramentas para a Gestão Educacional

No mercado existem ferramentas customizáveis que podem auxiliar na gestão de processos educacionais como, por exemplo, o Fusion Plataform. Essa ferramenta permite a automatização de processos por meio da plataforma web e aplicativo móvel. A plataforma Fusion possui diversas funcionalidades que permitem a realização da gestão educacional como: A modelagem BPM studio dos processos; o acompanhamento das tarefas e gerenciamento dos processos de forma simples e organizada; criação de formulários eletrônicos; integração de formulários com outras aplicações; recursos sociais; GED (gestão eletrônica de documentos).

A importância do GED

A relevância do GED para os setores educacionais e em geral: A gestão eletrônica de documentos se destaca pela organização digital dos documentos, ou seja, substitui o tradicional bloco de anotações pela documentação digital. Essa documentação digital, também possui controle de versões, revisões e aprovações que facilitam a gestão das organizações, bem como aumenta a segurança no armazenamento dessas informações, inclusive para fins de auditoria.

O Fusion permite a informatização na gestão de processos educacionais, visando simplificar os processos que são executados dentro das instituições, bem como mapear todos os processos realizados, melhorar a qualidade dos serviços de ensino, reduzir os custos nas operações, gerar histórico dos processos, gerenciar documentos eletronicamente, melhorar o planejamento das áreas envolvidas, desburocratizar os processos, criar uma visão macro de todos os processos realizados, identificar pontos de melhorias e melhorar a eficiência dos processos reduzindo custos em relação ao tempo e financeiro. Leia mais: Como implantar um sistema de GED na sua empresa?

Importância da Gestão Educacional

A gestão de processos no setor educacional é importante para a organização das instituições, de modo que sejam oferecidos serviços de educação de qualidade para a população, bem como proporcionar um ambiente saudável para que os profissionais possam desempenhar suas atividades com qualidade e agilidade.

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