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A informação, incontestavelmente, é um dos principais ativos de uma organização. Por isso, a gestão documental deve ser vista como um pilar estratégico. E nesse contexto, a ISO 15489 surge como um farol que estrutura o caminho para a governança documental.
Estima-se que as empresas percam até 20% de sua produtividade devido à desorganização de documentos e à falta de controle sobre versões. À medida que avançamos para um futuro cada vez mais digital, a falta de gestão adequada acarretará um nível de ineficiência insustentável.
Segundo relatórios da International Data Corporation (IDC), o volume global de dados corporativos cresce em média de 23% a 30% ao ano. Para se ter uma ideia, empresas médias, dependendo do setor, podem gerar entre 1 terabyte e 10 terabytes de dados por mês.
Esse cenário mostra que gerenciar grandes volumes de informação deixou de ser opcional. Hoje, é uma necessidade estratégica para todas as organizações.
Diante disso, entenda como os pilares da ISO 15489, somados a uma plataforma robusta, como o Fusion Platform, estruturam a governança documental para que sua empresa possa acessar, armazenar e usar as informações com estratégia, controle, segurança e conformidade.
O que é a ISO 15489?
A ISO 15489 é uma norma internacional que estabelece diretrizes para a gestão de documentos e registros, promovendo uma abordagem estratégica para a governança da informação.
Tem como principais objetivos:
- Garantir a autenticidade dos documentos;
- Preservar a integridade das informações;
- Assegurar a confiabilidade dos registros;
- Manter a rastreabilidade das ações organizacionais;
- Garantir a disponibilidade das informações ao longo do tempo.
Para isso, ela organiza a gestão documental com base no ciclo de vida dos documentos:
- Criação ou recebimento;
- Classificação e registro;
- Uso e compartilhamento;
- Armazenamento e proteção;
- Avaliação e destinação (eliminação ou guarda permanente).
A ISO 15489 contribui para que as empresas tenham menores riscos jurídicos, fazendo com que atuem em conformidade com a legislação, principalmente com a LGPD.
Na prática, adotar a norma garante maior organização, melhor controle de prazos de retenção e maior segurança na gestão das informações, principalmente por padronizar processos documentais e pelo apoio à governança corporativa.
Quais são os desafios da gestão documental no mercado atual?
No ambiente corporativo moderno, as organizações enfrentam uma série de desafios relacionados às suas informações e documentos, como:
- Documentos espalhados: o uso de pastas compartilhadas leva a um emaranhado de documentos, dificultando a localização e o acesso;
- Versões conflitantes: a falta de controle resulta em múltiplas cópias de um mesmo documento, gerando confusão, erros e retrabalho;
- Falta de histórico: sem um sistema, as organizações perdem o histórico de alterações, comprometendo a transparência e a responsabilização;
- Controle manual e dependência de pessoas: processos manuais são suscetíveis a erros e sem padronização há dependências de colaboradores específicos para o gerenciamento das informações críticas;
- Riscos jurídicos e dificuldade de auditoria: a desorganização documental expõe a empresa a riscos jurídicos significativos, tornando as auditorias mais complexas e demoradas;
- Falta de visibilidade gerencial: sem governança adequada, não é possível ter uma visão clara e integrada dos documentos e registros da organização.
Os pilares da ISO 15489
Para auxiliar as organizações a superarem esses desafios, a ISO 15489 estrutura os pilares fundamentais para a gestão documental:
Estruturação do ciclo de vida documental
A norma sugere que os documentos sejam gerenciados em todas as suas fases: criação, uso, manutenção e descarte. Isso garante que a informação esteja sempre disponível e em conformidade com as regulamentações.
Controle de versões
A norma enfatiza a necessidade de um sistema de controle de versões que assegure que todos os colaboradores estejam utilizando a versão mais recente de um documento.
Classificação e organização
A classificação adequada permite que os documentos sejam facilmente acessados e recuperados. Isso envolve tipologia documental e definição de categorias e subcategorias que facilitam a organização.
Integridade e autenticidade
Requer que as organizações implementem medidas para garantir que os documentos se mantenham autênticos e íntegros em relação às informações registradas.
Segurança e controle de acesso
A ISO 15489 destaca a importância de proteger os documentos e controlar o acesso a eles. É preciso garantir que apenas pessoas autorizadas possam visualizar ou modificar informações sensíveis.
Rastreabilidade
A capacidade de rastrear a origem e as alterações em um documento é essencial para a transparência e a responsabilidade. Isso também facilita auditorias e contribui com a conformidade regulatória.
Retenção e descarte
Orienta sobre a criação de políticas claras para a retenção e descarte de documentos, assegurando que as informações sejam mantidas pelo tempo necessário e que o descarte ocorra de maneira adequada e segura.
Compliance regulatório
A norma auxilia a empresa a se manter em conformidade com as exigências legais e normativas que mudam constantemente.
Governança da informação
A norma promove uma abordagem holística que integra a gestão documental com a governança de dados e informação, assegurando que as informações sejam tratadas como um ativo estratégico.
O Fusion Platform e a ISO 15489 como modelo de governança da informação
Para que esses princípios se tornem parte da rotina organizacional, a dica é recorrer à tecnologia. Mais precisamente, para uma plataforma capaz de estruturar toda essa governança.
O Fusion Platform é uma solução tecnológica com módulos específicos para a gestão de processos, documentos, riscos, indicadores, jurídico e assinatura eletrônica.
Em relação à ISO 15489, o Fusion vai além do armazenamento de documentos, estruturando toda a governança documental da organização. A ferramenta resolve todos os desafios comuns do mercado ao proporcionar:
- Centralização documental: todos os documentos ficam centralizados em uma só solução onde podem ser armazenados, acessados e gerenciados de maneira integrada, eliminando a desorganização das pastas compartilhadas;
- Controle de versões: todos os usuários têm acesso à versão mais recente dos arquivos, evitando duplicações e confusões. Dependendo do nível de segurança, os usuários podem acessar versões anteriores e rastrear quem modificou, quando e como;
- Indicadores e relatórios: na Central Analytics o usuário pode acompanhar indicadores e relatórios que oferecem visão macro sobre a documentação. Toda a gestão e as decisões acontecem de forma informada e baseadas em dados;
- Governança e segurança: protocolos robustos e criptografia são implementados para proteger documentos sensíveis e controlar o acesso. Essa ação mantém a integridade e autenticidade dos registros;
- Integração com processos: por ser uma solução completa para a gestão, há integração dos documentos aos processos de negócios.
A junção entre o Fusion Platform e a ISO 15489 protege a organização de riscos jurídicos tratando os dados como ativos valiosos. Como estruturadora da governança documental, a solução proporciona controle, rastreabilidade e conformidade regulatória.
Se o seu negócio ainda encontra dificuldade em gerenciar seus papéis e documentos, experimente o Fusion Platform. Tenha a tecnologia como parceiro para estruturar a governança documental e alavancar o sucesso da sua empresa.
