Tag: Gestão da Informação

Em um contexto globalizado e com diferentes formatos em que dados e informações se encontram, fica evidente a importância da Gestão da Informação. Confira conteúdos que mostram a importância deste gerenciamento nas empresas.

Como o BPM potencializa o Omni-channel do seu negócio
Sabemos que cada vez mais os serviços e produtos estão centrados no usuário. Afinal, ele é (ou deveria) ser o principal foco dos produtos em um mercado altamente competitivo. Porém, com o avanço da tecnologia e a adoção da mesma para expandir os negócios no meio digital, desencontros de informações entre canais on-line e o off-line começaram a surgir.

Em meio a esse cenário, manter uma boa gestão do relacionamento com clientes tem sido um desafio. Para auxiliar na integração destes canais, surgiu o Omni-channel.

Mas afinal, o que é Omni-channel?

O Omni-channel (Omni= todos; Channel= canal) é uma estratégia que visa integrar o uso de todos os canais de comunicação (on-line e off-line) de uma empresa de forma simultânea. Como, por exemplo: lojas físicas, franquias, representantes, e-commerce, Market Place, entre outros.

Entretanto, é comum a confusão entre esta e outras estratégias, como o Multi-channel e o Cross-channel. No caso do Multi-channel, a estratégia se resume em disponibilizar mais de um canal de vendas para a comodidade de seus clientes.

Já o Cross-channel permite a compra cruzada entre canais. Ou seja, é possível comprar um produto on-line e optar por retirá-lo na loja física.

O Omni-channel vai além dessas duas estratégias, proporcionando a integração entre todos os canais de forma simultânea.

Por que optar pela estratégia Omni-channel?

Imagine a seguinte situação: você comprou um produto pela internet, mas ele não estava adequado à sua necessidade. Nesse momento, você está com pressa para fazer a troca e se dirige até a loja física mais próxima. Entretanto, chegando ao local, recebe a notícia que a troca só é possível pelo mesmo canal original da compra. Situação chata, não é mesmo? Mas pode acreditar que muitos consumidores ainda passam por isso com frequência.

Para que seus clientes não passem por dificuldades como essa, é necessário investir no gerenciamento e integração das informações. Assim como o acesso aos serviços do seu negócio. E para isso, nada melhor que o uso da própria tecnologia.

É comum as empresas adotarem mais de um sistema com funções específicas para cada canal, resultando na falta de integração entre eles. Estes sistemas tradicionais, por sua vez, se tratam de ferramentas antigas e complexas para serem implantadas ou trocadas, e a unificação ou integração de todas se torna cansativa ou inviável. A alternativa, nessa situação, passa a ser adotar uma solução que integre todos os sistemas e que otimize a gestão de processos do negócio como um todo.

Solução para o Omni-channel

Há anos o Enterprise Resource Planning (Sistema Integrado de Gestão ou ERP) é a solução mais utilizada para gerenciar e integrar os dados corporativos. Entretanto, para Omni-channel, os ERP tradicionais são limitados. Uma parcela considerável desses sistemas são orientados a questões operacionais e dificilmente contam com a integração da gestão de processos.

O BPM é uma metodologia de gerenciamento ajustável desenvolvida para organizar e facilitar processos organizacionais de qualquer nível de complexidade, seja internos ou externos, e de corporações de qualquer segmento.

Assim, um BPMS, solução de BPM, pode auxiliar seu negócio com:
- Integração com outros sistemas (ERPs):
Uma solução BPM integra diferentes tipos de sistemas, inclusive os legados. Nossa solução, Fusion Platform, faz com que qualquer tipo de sistema seja integrado, facilitando o acesso às informações disponíveis em outros sistemas.
- Processos com apenas informações necessárias:
Sua empresa terá processos executados com ações amigáveis e configuradas, com foco nas informações da atividade em execução, disponibilizando ao usuário apenas o que ele precisa saber.

Portanto, caso precise integrar informações existentes em outros sistemas legados, isso é possível. Assim como a busca por estas informações, entregando de forma efetiva apenas o insumo necessário que o usuário precisa para fazer seu trabalho.
- Atendimento de canais de comunicação:
Imagine, por exemplo, se o chat do blog do seu site tem uma alta demanda de sugestões, dúvidas, exigindo a resolução de problemas? Nosso BPM auxilia no envio destas informações por meio da automatização de processos para os responsáveis/pertinentes àquelas solicitações na organização.
- Processo de devolução de mercadorias:
Cenário conhecido no varejo, uma solução BPMS integra os envolvidos (clientes, transportadoras, indústria, entre outros), e realiza a jornada de forma rápida, transparente e com o menor custo possível. Assim, o papel do sistema passa a ser encurtar e integrar caminhos para cada um dos envolvidos na cadeia, trazendo benefícios diretos à operação, realizando a orquestração das decisões tomadas em cada etapa.

Por isso, é importante que você conheça todos os processos e necessidades da sua empresa, para então torná-los eficientes e otimizá-los. Assista mais neste webinar:

Fusion Platform: solução integrada

O Fusion Platform está há mais de 12 anos no mercado auxiliando empresas dos mais diferentes segmentos e contribuindo com o sucesso do seu cliente. Desde o gerenciamento de processos e documentos, até a análise de indicadores relacionados.

Experimente gratuitamente por 15 dias grátis e veja na prática como a nossa ferramenta pode auxiliar na gestão das informações do seu negócio Omni-channel.

Referências:
CIO, MarkGrowth, SEBRAE.
20/12/2018
Você sabe o que é a Gestão Inteligente da Informação (IIM)?

Crescimento explosivo de dados, captura inteligente de dados, avanço da inteligência artificial (Machine Learning e processamento de linguagem natural (PLN)), Analytics, Internet das Coisas (IoT), Automação de Processos Robóticos (RPA) e força de trabalho cada vez mais móvel e conectada.

Diante de tantas novas tecnologias, as fronteiras do mercado de ECM foram ampliadas. Tornando-se necessário um novo estágio do Enterprise Content Management, que acompanhe o crescimento e a variedade de dados.

Você já deve saber que a Gestão da Informação auxilia de diferentes formas uma organização com redução de custos, agilidade em processos, entre tantos outros benefícios. Mas você conhece a diferença entre Gestão da Informação (Information Management) e a Gestão Inteligente da Informação (IIM)?

Primeiro, o que é Gestão da Informação (Information Management)?

Gestão da Informação, ou em inglês Information Management, nada mais é que a coleta e gerenciamento de informações, assim como a distribuição das mesmas para um ou mais públicos-alvo.

A AIIM está de acordo com esta definição e complementa que a estrutura organizacional deve ser capaz de gerenciar essas informações durante todo o ciclo de vida da informação, independentemente da origem ou formato (dados, documentos em papel, documentos eletrônicos, áudio, negócios sociais, vídeo, etc.) para entrega via dispositivos desktop e mobile.

E o que significa Gestão Inteligente de Informação (Intelligent Information Management)?

A Gestão Inteligente de Informação é um conjunto de processos que tem como finalidade organizar, gerenciar e entender todos os tipos de dados, incluindo a integração de descoberta de dispositivos IP, compartilhamento de dados, banco de dados de infraestrutura, eventos e alarmes, integração de terceiros, patches automatizados e aplicativos.

O Gerenciamento Inteligente de Informações tenta entender melhor todos os tipos de dados. E precisamos considerar como gerenciar nossas informações de maneira mais inteligente.

Os usuários precisam fazer muito mais do que apenas capturar documentos e informações, precisam absorver essas informações e transformá-las o mais rápido possível em processos de negócio, padronizando e automatizando-os. Além de desenvolver políticas para descartar informações sem valor de negócio.

Sendo assim, quando falamos em “Inteligente”, significa que nem todo processo empresarial é um processo gigantesco, com milhões de documentos. Eles podem ser simples, mas ricos em informações. E automatizá-los é uma pré-condição para fazer acontecer a transformação digital em um negócio.

Entretanto, é importante lembrar que os requisitos de gerenciamento de informações variam de acordo com cada processo e aplicação.

Intelligent Information Management Roadmap

Segundo a AIIM, a forma com que o ECM é descrito não se trata de uma estrutura ruim, mas a forma com que o ECM passou a ser visto é. Portanto, a melhor classificação aplicável é a Gestão Inteligente da Informação (IIM).

Anteriormente, a gestão de dados e a gestão de conteúdos eram consideradas coisas diferentes. Mas na visão da Gestão Inteligente de Dados, essa distinção não seria ideal, pois os problemas que afetam os clientes necessitam de ambas competências para serem resolvidas.

Concluindo

O autor, palestrante e Chief Evangelist da AIIM, John Mancini, afirma que uma empresa precisa de ferramentas de gerenciamento de informações que sejam:
1) Fáceis de usar;
2) Utilizáveis sem muito envolvimento de TI;
3) e fáceis de integrar em seus processos do dia a dia.

E com a IIM sendo uma tendência, que pode ou não ser aceita pelo mercado, o que sabemos é que o crescimento potencial de dados gera a necessidade de uma organização mais eficiente dessas informações.

Teste agora mesmo o Fusion Platform por 15 dias grátis e conheça a melhor solução de Gestão da Informação, alinhada às práticas de mercado!

Referência:
AIIM

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04/12/2018
Acervo Acadêmico Digital: como se adequar à Portaria 315 do MEC
Você sabia que em abril de 2018 o Ministério da Educação passou a exigir que em até dois anos todas as instituições de ensino superior (IES) devem ter seus documentos convertidos para o meio digital?

Trata-se da Portaria 315, que traz normas válidas para cursos de graduação e de pós-graduação, presencial e a distância. E para seguir a legislação, as IES terão que se apressar para disponibilizar todos os tipos de documentos acadêmicos em ambiente digital.

Saiba neste artigo os pontos essenciais da 315 e as mudanças que ela traz ao segmento de ensino superior.

O que você irá ler:
- O que deverá ser convertido para o meio digital?;
- Como se adequar às exigências e critérios da portaria;
- Benefícios que vão além do acervo acadêmico.
Primeiro, o que deverá ser convertido para o meio digital?

Tanto as IES, quanto suas mantenedoras, agora são obrigadas a manter, sob própria custódia, os documentos com as informações acadêmicas dos estudantes.

São documentos como grade e matriz curricular, calendário acadêmico, histórico escolar, avaliações, atividades complementares, ofertas de disciplinas, processo seletivo, entre outros, que deverão estar disponíveis digitalmente dentro destes 24 meses. Confira aqui a relação completa dos documentos e os prazos de guarda.

Essas informações têm de estar armazenadas em um acervo acadêmico, que nada mais é do que um conjunto de documentos produzidos e recebidos por instituições públicas ou privadas de educação superior do sistema federal de ensino, com informações da vida acadêmica dos estudantes, e necessários para comprovar seus estudos.

Além disso, as instituições deverão contar com um comitê gestor para elaborar, implementar e acompanhar a política de segurança da informação relativa ao acervo acadêmico a ser implantado.

Como se adequar às exigências e critérios da portaria

O acervo acadêmico deverá contar com um sistema especializado de gerenciamento de documentos eletrônicos (GED/ECM). Sendo assim, o modo da conversão e preservação dos documentos para o meio digital devem garantir a confiabilidade, autenticidade, integridade e durabilidade de todas as informações dos processos e documentos originais.

E quais os critérios que a solução deve atender?
- Ter a capacidade de utilizar e gerenciar base de dados adequada para a preservação do acervo acadêmico digital;
- contar com uma forma de indexação que permita a pronta recuperação do acervo acadêmico digital;
- método de reprodução do acervo acadêmico digital que garanta a sua segurança e preservação;
- utilizar certificação digital padrão ICP-Brasil pelos responsáveis da mantenedora e sua mantida para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica do acervo (assinatura digital).
Além do acervo acadêmico

Com o Fusion Platform além de buscar conformidade com a portaria, é possível agregar valor a outras demandas das IES. Temos o exemplo de clientes de IES que utilizam nossa plataforma para realizar o gerenciamento e arquivamento do processo de cadastros do Programa Universidade para Todos (Prouni), e que já faziam isto antes mesmo da Portaria 315 existir.

Nossa plataforma de gestão integrada automatiza todo o processo de triagem dos pré-aprovados do ProUni. Do registro dos usuários até a verificação do resultado final, otimizando o envio a um analista das inscrições.

Tudo isso economiza tempo, reduz o uso de papel, além de permitir acompanhar todas as etapas com facilidade.

Na prática, como o Fusion pode colaborar:
- Registro de candidatos de forma on-line
Cada candidato é registrado no Fusion, recebe login e senha para preencher seus dados e insere a documentação necessária para a análise da IES. A etapa tem um prazo de conclusão, por isso a adesão de uma solução eficiente para o envio das informações dentro do prazo, sob o risco de o mesmo perder a vaga, é de grande importância;
- Parecer de aprovação e reprovação 100% digital com eficiência
A partir das informações enviadas dentro do sistema, o analista visualiza todas as informações do candidato, dá um parecer informando se ele está aprovado, reprovado, ou se precisa disponibilizar alguma documentação complementar;
- Instituição e candidato acompanham em tempo real as notificações
Cada transição de etapa do processo está vinculada a uma notificação via e-mail para o candidato, mantendo total transparência entre os dois lados. Como a solução é digital, ela elimina a necessidade de se deslocar até a instituição, e evita a burocracia que é responsável pela maioria dos atrasos e problemas no processo;
- Informações armazenadas de forma segura
Com o resultado final obtido, independente se o candidato é aprovado ou reprovado na análise, seus dados e documentação são guardados no módulo de ECM/GED, para que em uma eventual nova tentativa, seus dados apenas precisem ser atualizados.
- Disponibilidade via mobile das informações em nosso app
Processos podem ser acompanhados de qualquer hora e em qualquer lugar pelo aplicativo, o que aumenta a agilidade em tomadas de decisões.

Concluindo

Não é uma novidade que a digitalização de documentos, assim como o gerenciamento deles, facilita o acesso à informação nas organizações de diferentes segmentos.

A Transformação Digital já inovou negócios da indústria, governo, bancário, segurança, entre outros, por meio da tecnologia. E nas instituições de ensino, as mudanças logo devem começar!

Entretanto, pensar somente em uma solução para gerenciar documentos (GED/ECM) em IES pode acabar limitando ao que a Portaria 315 exige, quando também há possibilidade de a instituição, colaboradores e alunos, contar com outros recursos que auxiliam na melhora contínua da rotina educacional.

Por isso, conheça o Fusion Platform, a solução ideal para que uma instituição de ensino superior faça com que toda a rotina educacional seja otimizada.

Conheça os módulos de nossa solução que podem auxiliar uma IES:
BPM: crie processos de forma simples e com alto nível de integração com sistemas de gestão;

ECM/GED: gerencie o ciclo de vida dos documentos com a segurança que sua IES precisa;

Analytics: crie Dashboards, Indicadores, KPIs para processos, documentos ou outras soluções, como sistema de gestão (ERPs), Recursos Humanos… ;

Social & Portal: alto nível de integração e colaboração entre usuários com recursos de mídias sociais;

Captura: conecte documentos a importantes processos, além de contar com fácil integração com scanners, e-mails e outros;

Metas & Estratégia: implante metodologias de gestão como OKR, BSC, entre outras.

Experimente agora mesmo por 15 dias grátis! Ou, se preferir, converse com um de nossos consultores.

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Referências:
ABMES, Decreto Nº 9.235, ECM Meeting, Neomind, SIGA
12/11/2018
Glossário de ECM e GED: conheça os termos mais utilizados
Quando ouvimos falar em ECM e/ou GED, conhecidos mundialmente por Gestão de Conteúdo Empresarial e Gestão Eletrônica de Documentos respectivamente, é comum nos depararmos com termos que muitas vezes não conhecemos, afinal, como todo segmento de negócio tem seu vocabulário específico, na Gestão de Conteúdo isso não é diferente.

Para ajudá-lo a desvendar o universo do ECM e do GED elaboramos um glossário contendo os principais termos dos dois temas e alguns específicos que utilizamos no Fusion Platform. Confira, então, nosso Glossário de ECM e GED.

<< A >>

Assinatura Digital: refere-se ao método de autenticação de informação digital, tipicamente tratada como substituta à assinatura física, já que elimina a necessidade de ter uma versão em papel do documento que necessita ser assinado.

Assinatura Eletrônica: refere-se a qualquer mecanismo eletrônico, não necessariamente criptográfico, para identificar alguém, seja por meio de escaneamento de uma assinatura, identificação por uma impressão digital ou uma simples escrita do nome completo para identificar o remetente de uma mensagem eletrônica.

Association for Information and Image Management (AIIM): entidade americana que oferece educação, pesquisa e as melhores práticas para ajudar organizações a encontrar, controlar e otimizar suas informações.

Autenticidade: credibilidade de um arquivo enquanto documento, isto é, a qualidade de um documento ser realmente o que ele diz ser. É também a garantia de que ele está livre de adulterações ou qualquer outro tipo de corrupção.

Autoridade Certificadora (AC): organização que emite certificados digitais obedecendo as práticas definidas na Infraestrutura de Chaves Públicas (ICP). Neste post falamos um pouco sobre isso.

<< B >>

Base de dados: repositório de informação que armazena um conjunto de dados estruturados, com as respectivas regras de acesso, formatação e validação, administrados geralmente por um sistema gerenciador de banco de dados (do inglês Data Base Management System).

Business Process Management (BPM): solução que busca otimizar o gerenciamento de processos de negócio, conceito que une tecnologia da informação e gestão de negócios com foco no potencial dos resultados das empresas por intermédio da melhoria contínua dos processos de negócio.

Business to Business (B2B): processo estruturado que visa a troca de informações entre parceiros comerciais por meio de redes privadas ou da Internet, com o objetivo de criar e transformar as relações de negócios.

Business to Consumer (B2C): transação comercial efetiva entre a empresa produtora, vendedora ou prestadora de um serviço e o consumidor final, muitas vezes através de uma plataforma de E-Commerce.

<< C >>

Certificação digital: atividade de reconhecimento em meio eletrônico que se caracteriza pelo estabelecimento de uma relação única, exclusiva e intransferível entre uma chave de criptografia e uma pessoa física, jurídica, máquina ou aplicação. O “reconhecimento” é inserido em um certificado digital por uma autoridade certificadora.

Certificado digital: conjunto de dados gerados por uma autoridade certificadora que se destina a registrar, de forma única, exclusiva e intransferível, a relação existente entre uma chave de criptografia e uma pessoa física, jurídica, máquina ou aplicação.

Controle de versão (Versionamento): procedimentos para identificar alterações e as sequências de diferentes versões de um documento.

Criptografia: conjunto de técnicas estudadas e desenvolvidas para proteger uma informação, seja um arquivo, documento, imagem, mensagem ou qualquer outro dado, de modo que apenas o emissor, receptor ou usuários autorizados consigam compreendê-las.

Customer Relationship Management (CRM): conjunto de ferramentas para gerenciar o relacionamento entre empresa e consumidor, buscando um aumento significativo nas vendas, rastreamento de informações de clientes, criação de relatórios sobre esses dados, entre outros.

<< D >>

Data Warehouse: repositório de dados digitais utilizado para armazenar informações relativas a uma empresa, criando e organizando relatórios através de históricos que podem ser utilizados posteriormente para mineração de dados.

Document Management (DM): gerenciamento de documentos é a tecnologia que permite gerenciar com mais eficácia a criação, revisão, aprovação e descarte de documentos eletrônicos. Dentre as suas principais funcionalidades está o controle de informações, autoria, revisão, controle de versão, datas, segurança, buscas inteligentes, check-in e check-out de documentos, controle de cópias, entre outros.

<< E >>

Enterprise Content Management (ECM): conjunto de tecnologias utilizadas para gestão do ciclo de vida das informações não-estruturadas de uma empresa, contemplando as fases de criação/captura, armazenamento, versionamento, indexação, gestão, descarte, distribuição, publicação, pesquisa e arquivamento. Para saber mais, leia este artigo.

Extensible Markup Language (XML): linguagem de marcação que tem um padrão simples para a criação de documentos com dados organizados hierarquicamente, tais como textos, banco de dados ou desenhos vetoriais. Enquanto o HTML é uma linguagem de marcação para organizar e formatar um website, o XML segue o mesmo conceito, mas para padronizar uma sequência de dados com o objetivo de organizar, separar o conteúdo e integrá-lo com outras linguagens.

<< F >>

Forms Processing: processamento de formulários é a tecnologia que possibilita reconhecer as informações e relacioná-las com campos em bancos de dados, automatizando o processo de digitação. Neste sistema são utilizados o ICR (Intelligent Character Recognition) e o OCR (Optical Character Recognition) para o reconhecimento automático de caracteres.

<< I >>

Indexação: definição de atributos específicos de um documento, possibilitando uma maior eficiência e agilidade no gerenciamento e no controle das informações, identificando a tipologia documental e criando e aplicando um plano de classificação.

Intelligent Character Recognition (ICR): o reconhecimento inteligente de caracteres é uma forma avançada do OCR. Inclui a capacidade de aprender fontes durante o processo ou usar o contexto para fortalecer probabilidades de reconhecimento correto ou reconhecer caracteres manuscritos.

<< K >>

Knowledge Management: a Gestão do Conhecimento é o nome dado ao conjunto de tecnologias e processos que somam seus métodos e ferramentas de software, permitindo assim identificar os conhecimentos e apoiar a criação, a transferência e a aplicação dos conhecimentos na empresa.

<< M >>

Marca d’água digital: marca que serve para distinguir um arquivo digital alterado de sua versão original, utilizando técnicas que consistem em inserir no arquivo uma “mensagem” que pode estar oculta ou não. As marcas d’água imprimem no mapa de bits de um arquivo um desenho complexo que pode estar visível ou invisível, e que só pode ser suprimido mediante a utilização de um algorítmo e de uma chave protegida.

<< O >>

Optical Character Recognition (OCR): tecnologia para reconhecer caracteres a partir de um arquivo de imagem ou mapa de bits. Por meio do OCR é possível digitalizar uma folha de texto impresso e obter um arquivo de texto editável. Para saber mais, confira este post.

<< P >>

Public Key Infrastructure (PKI): sistema de recursos, políticas, e serviços que suportam a utilização de criptografia de chave pública para autenticar as partes envolvidas na transação.

<< S >>

Supply Chain Management (SCM): sistema de Gerenciamento da Cadeia de Suprimentos no qual as organizações e empresas entregam seus produtos e serviços aos seus consumidores em uma rede de organizações interligadas. Seu maior objetivo é o de poder ajudar empresas a alcançarem melhores padrões de competitividade.

<< W >>

Web Content Management (WCM): sistema que integra todos os componentes necessários para o total controle da informação, como acesso e publicação.

Possui recursos que asseguram a criação, revisão e publicação correta do conteúdo via Web.

Workflow (Fluxo de trabalho): sequência de passos necessários para que se possa atingir a automação de processos de negócio, conforme conjunto de regras definidas, envolvendo noção de processos e permitindo que eles possam ser transmitidos de uma pessoa para outra de acordo com algumas regras.

Quer saber mais?

Com o Glossário de ECM e GED em mãos, esperamos que seja mais fácil para você entender o linguajar do universo da Gestão de Conteúdo Empresarial. Caso queira conhecer mais sobre o tema, acesse nossos artigos:
Confira também os benefícios da Gestão Eletrônica de Documentos neste vídeo. Assista!

E agora conte para nós: o que você achou deste post? Esperamos que ele tenha sido útil para você. Deixe um comentário contando o que achou e fique à vontade para compartilhar o Glossário de ECM e GED com seus colegas. Até a próxima!

Referências:
GED, Dartmouth, AIIM

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11/10/2018
Como a Gestão de Documentos auxilia sua empresa na auditoria?

É só ouvir a palavra “auditoria” que muitos já têm dor de cabeça e perdem até boas noites de sono. As semanas que antecedem uma auditoria geralmente são acompanhadas por muito estresse, com pessoas de várias áreas envolvidas para colocarem ordem na casa.

Esse “caos” instalado não é para menos, pois a função dos auditores é a de checar se as práticas adotadas pela empresa estão em conformidade com regulamentos. Para isso, eles inspecionam relatórios financeiros, sistemas e processos a fim de verificar se a organização segue os procedimentos corretos. É também função do auditor destacar as discrepâncias entre políticas e procedimentos, ou seja, o que a empresa deve fazer contra o que está realmente fazendo.

Imagine, então, se algum documento “some” durante o dia de uma auditoria, ou se determinada documentação não está armazenada corretamente e de maneira segura para cumprir com regulamentações. Não precisamos descrever o problema disso, não é mesmo?

Uma auditoria pode ser estressante – e muito demorada – caso os documentos da sua organização não estejam organizados e a apenas alguns clique de acesso. Felizmente, com a ferramenta certa é possível evitar que todo esse estresse se instale na sua empresa. Para saber mais, confira a relação entre Gestão de Documento e auditoria (e compliance) e organize seu negócio.

Como Gestão de Documentos e auditoria se complementam?

Organizações que adotam processos manuais para gerenciar documentos, os têm espalhados em gavetas, fichários, arquivos etc. Em um primeiro momento, o processo manual de armazenamento da documentação parece simples e fácil, pois não requer muito esforço, certo?

Bom, mas o problema todo se multiplica quando a falta de procedimentos padronizados de armazenamento de documentos se espalha entre seus colaboradores. Os funcionários costumam criar seus próprios sistemas de arquivamento com base no que eles acreditam que vá facilitar o trabalho a curto prazo. Experimente analisar computadores e contas de e-mail de duas pessoas e provavelmente você encontrará estruturas de arquivos diferentes.

Quando isso ocorre, o resultado são inúmeras ilhas de informações, desconectadas entre si, mas que podem conter informações relevantes para a auditoria. É aí que entra um sistema para Gestão de Documentos, conhecido por Enterprise Content Management, ou ECM, pois: Gestão de Documentos e auditoria se complementam uma vez que a primeira adota as práticas para gerenciamento de documentos, otimização de processos de negócios e fornecimentos de ações de conformidade que facilitarão o processo de auditoria.

Entendendo melhor a relação entre Gestão de Documentos e auditoria

Um sistema de ECM, ou Gestão de Documentos, permite a criação, a captura, o armazenamento, a entrega e o gerenciamento dos documentos essenciais ao negócio. Com um software de Enterprise Content Management todos os documentos e dados de uma empresa passam a ser armazenados eletronicamente em um repositório central, permitindo a localização e a recuperação de arquivos em segundos.

Uma vez que a empresa conta com um sistema de Gestão de Documentos bem implementado, todos os seus colaboradores passam a armazenar documentos de uma única maneira e em um mesmo local. Uma ferramenta de ECM permite também que documentos sejam marcados com metadados. Assim, é possível identificá-los como relevantes para diferentes tipos de auditorias. Percebe como isso agiliza e facilita o trabalho de uma auditor (e reduz consideravelmente o estresse para seu negócio)?

Uma empresa que adota as práticas da Gestão de Documentos garante organização no fluxo de trabalho, controle de acesso e segurança, controle de versões, revisões e aprovações, transformação de papel em informação digital, assinatura digital e a busca facilitada por conteúdo.

Para ficar ainda mais clara a relação entre Gestão de Documentos e auditoria, veja a seguir:

Pontos importantes da Gestão de Documentos na Auditoria

Abaixo elencamos alguns dos pontos que uma solução de ECM atua para facilitar o processo de auditoria:

#01 – Segurança do Documento

Quando Gestão de Documentos e auditoria caminham de mãos dadas, temos a certeza de que informações confidenciais são armazenadas com segurança (algo que auditores estão de olho). Uma solução de ECM possibilita a definição de permissões de acesso, assegurando que os documentos corretos sejam tratados pelas pessoas certas.

#02 – Trilha de auditoria

Uma boa solução de Gestão de Documentos permite aos auditores verificarem quais usuários acessaram determinadas informações, quando foram feitas atualizações nos documentos e outros detalhes. Trilhas de auditoria fornecem informações detalhadas para os auditores, proporcionando visibilidade dos processos e ajudando a comprovar a conformidade.

#03 – Acesso à documentação necessária

Ao invés de ter que vasculhar arquivos, gavetas de escrivaninhas, caixas de entrada de e-mail e outros locais onde a documentação pode ser armazenada, uma solução de ECM permite que documentos sejam acessados de forma rápida e segura em um repositório central.

Este é um ponto importante no que diz respeito ao tempo de preparação para uma auditoria, pois o mesmo é reduzido consideravelmente quando os documentos são capturados e armazenados em um único repositório de documentos digitais.

#04 – Compliance

Normas e regulamentos dos mais variados setores sofrem alterações constantemente. Quando isso ocorre, a empresa deve cumpri-los com rapidez e sem complicações que resultem em perda de tempo e dinheiro. A relação entre Gestão de Documentos e auditoria ocorre porque, ao ter uma estratégia eficaz de gerenciamento de documentos, os auditores poderão ver que sua empresa preocupa-se em atualizar rapidamente seus procedimentos para permanecer em conformidade.

Concluindo

A melhor maneira de encontrar informações é garantir que elas estejam armazenadas de forma criteriosa, em um local de fácil acesso e localizável a qualquer hora. Isso é possível com uma solução para gerenciamento de documentos.

Gestão de Documentos e auditoria devem andar juntos justamente porque ao ter a certeza de que as informações de sua empresa estão criteriosamente guardadas (e em segurança) – respeitando um processo padronizado e garantindo compliance com normas e regulamentos – os auditores terão acesso aos documentos que precisam sem que isso seja causa de estresse para a organização inteira.

Como você pode ver, as auditorias não precisam ser uma experiência estressante. Para isso, sua empresa deve contar com os recursos de uma solução de Gestão de Documentos para gerenciar documentos e dados com eficiência. Para saber mais sobre o assunto, convidamos você a assistir ao webinar sobre os Benefícios da Gestão Eletrônica de Documentos..

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02/10/2018
GED e ECM: o que são e quais as diferenças?
Por vezes, entender terminologias na área da Gestão da Informação acaba sendo uma dificuldade, o que é o caso do GED e ECM. Seja pela desinformação que nos rodeia, ou pela ausência de conteúdo esclarecendo as diferenciações.

Aqui em nosso blog já explicamos a distinção entre BPM x Workflow, Gestão De x Por Processos, e também elaboramos um glossário de ECM e GED.

Neste artigo, abordaremos o que pode ser uma das principais dúvidas que envolvem a Gestão da Informação: qual seria a diferença entre a Gestão Eletrônica de Documentos (GED) e o Enterprise Content Management (ECM)?

Primeiramente, o histórico

O surgimento da tecnologia que está relacionada aos dois termos aconteceu no fim dos anos 80 e início da década de 90, quando o Document Management System (DMS), em português Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), começou a ser utilizado para a captura e armazenamento de documentos nas organizações.

Entretanto, com a complexidade e o aumento da demanda das empresas por funcionalidades específicas, surgiu, a partir do início dos anos 2000, o termo Enterprise Content Management (ECM). Na ocasião, este pôde ser considerado como uma versão evoluída do Document Management System (DMS).

É importante ressaltar que as terminologias aqui abordadas podem ser definidas por institutos de pesquisa como Gartner e AIIM, mas, geralmente, isso acaba ocorrendo por meio de escolhas do próprio mercado.

A seguir, explicamos cada um desses termos:

A Gestão Eletrônica de Documentos (GED)

Segundo a definição da AIIM (Association for Information and Image Management), a Gestão Eletrônica de Documentos, ou Gerenciamento de Documentos (GED), em inglês Document Management System (DMS), é o uso de um sistema de computador e software para armazenar, gerenciar e rastrear documentos eletrônicos e imagens eletrônicas de informações baseadas em papel capturadas através do uso de um scanner de documentos.

Este gerenciamento se trata de uma das tecnologias precursoras do gerenciamento de conteúdo (ECM). Sendo assim, de modo geral, o GED fornece algumas das funcionalidades mais básicas para o gerenciamento de conteúdo, impondo controles e recursos de gerenciamento ao que podemos considerar como documentos “burros”.

Em resumo, isso faz com que, quando você tiver documentos e tenha a necessidade de usá-los, possa fazê-lo.

Entre os principais recursos no Gerenciamento de Documentos que se destacam:
- Check-in / check-out e bloqueio, para coordenar a edição simultânea de um documento e as alterações de uma pessoa não substituam a outra;
- Controle de versão, de modo que as guias possam ser mantidas em como o documento atual surgiu, assim como ele difere das versões anteriores;
- Roll-back, para “ativar” uma versão anterior em caso de erro ou liberação prematura;
- Trilha de auditoria, para permitir a reconstrução de quem fez o que a um documento durante o curso de sua vida no sistema;
- Anotação e marcadores;
- Saiba mais neste e-book com tudo o que você precisa saber sobre GED e ECM.
O Enterprise Content Management (ECM)

A definição da AIIM (Association for Information and Image Managment) diz que o Enterprise Content Management ou ECM não é uma simples tecnologia ou metodologia nem um processo, mas sim, uma “combinação dinâmica de estratégias, métodos e ferramentas usadas para capturar, gerenciar, armazenar, preservar e fornecer informações que suportam os principais processos organizacionais durante todo o seu ciclo de vida”.

Em linhas gerais, as fases do ECM consistem em:
- Captura: obter as informações nas mídias diversas e nos meios aos quais elas estão disponibilizadas (ERP, CRM, arquivo morto, rede social, etc);
- Gerenciamento: é a fase seguinte, responsável por manter as informações organizadas e conectadas aos processos;
- Armazenamento: garantir que as informações estejam armazenadas em meio adequado, seja através de sistema ou outras tecnologias;
- Preservação: resume-se aos cuidados a longo prazo, como um arquivamento, consistindo na prática de proteger os conteúdos para que estes estejam disponíveis e possam ser utilizados pela organização a qualquer momento no futuro;
- Entrega: garantir que a informação seja entregue ao público correto, através do dispositivo adequado e no momento certo.
A partir das fases mencionadas acima, uma organização que adota uma solução de ECM terá como benefícios:
- Possibilidade da captura de qualquer tipo de conteúdo, guardá-lo de forma segura e torná-lo disponível durante todo o processo, independentemente de tempo e local;
- Organização de forma eficaz qualquer quantidade de informação;
- Permissão para procurar e encontrar as informações de forma ágil, sem a necessidade de despender tempo prévio organizando-as;
- Rastreamento das alterações nas documentações;
- Melhora na publicação e entrega dos processos;
- Permissão para visualizar e entender todo o processo, assim como seu papel no mesmo.
Evolução dos termos

Após mais de uma década da menção do termo ECM, em 2016 a AIIM considerou que a consumerização (uso de dispositivos pessoais no ambiente de trabalho), a nuvem, o aparelho celular e a Internet das Coisas (IoT) estavam rapidamente sinalizando “o fim da era ECM”.

Na ocasião, isso ocorreu porque a finalidade até então destinada ao Enterprise Content Management já não atendia mais ao que ele estava se propondo.

O Fusion Platform, por exemplo, deixou de ser Fusion ECM Suite, uma vez que a solução como um todo vai muito além da gestão de documentos. Portanto, hoje o que era o módulo de GED passou a ser chamado ECM.

Sendo assim, a Gartner sugeriu a menção do termo Content Services (em português, Serviços de Conteúdo), enquanto a AIIM (Association for Information and Image Management) publicou um estudo intitulado “The New Wave” (A Nova Onda), no qual apresenta o IIM – Intelligent Information Management (Gestão Inteligente da Informação).

Afinal, quais são as semelhanças e diferenças entre GED e ECM?

Entre as principais semelhanças que englobam as duas tecnologias, o que podemos destacar são:
- ambas são tecnologias SAAS (Software As A Service);
- armazenam informações no formato digital;
- economizam tempo e custos;
- fornecem modelos;
- pode ser integrado com outros sistemas e softwares.
Hoje é possível afirmar que GED e ECM são terminologias utilizadas para o mesmo tipo de solução. Já que, como mencionado, o mercado muitas vezes é responsável pela nomenclatura de tipos de soluções de software.

Por fim, é preciso considerar também que indiferente do nome da solução, o ideal é sempre pesquisar a fundo as funcionalidades específicas do produto, a qualidade do serviço e se este atende às demandas do seu negócio.

Experimente agora mesmo o módulo de ECM/GED do Fusion Platform!

Referências:
AIIM, AIIM, AIIM, E File Carbinet
25/09/2018
Para que servem e qual é a estrutura das Tabelas Dinâmicas?

Tabela Dinâmica, ou Pivot Table, é uma poderosa ferramenta utilizada em análises, relatórios e em diversos ERP’s. Ela possibilita a visualização dinâmica da sua fonte de dados, além de permitir: criar categorias, agrupar, organizar, girar, calcular de forma automática e filtrar de diferentes formas o mesmo volume de dados, sem que seja feita qualquer alteração na fonte original.

Sobre as tabelas dinâmicas (um pouco de história)

Pito Salas, na época desenvolvedor da Lotus Development Corporation, é o pai e idealizador do conceito que hoje conhecemos por tabelas dinâmicas. Em 1986 ele percebeu que os dados nos spreadsheets possuíam padrões e poderiam ser agrupados e exibidos de maneiras diferentes, caso houvesse uma ferramenta com capacidade para identificar tais padrões.

Em 1991 foi lançado o primeiro software da categoria, sob o nome de Lotus IMPROV. Oficialmente para o neXT, do reconhecido Steve Jobs, o IMPROV permitia que usuários criassem categorias que poderiam ser arrastadas à tabela com o mouse. Logo após, no ano de 1993, a Microsoft lançou o mesmo conceito de Pivot Table com algumas melhorias no seu produto, o Excel 5.

Para que servem as tabelas dinâmicas?

Com o uso das tabelas dinâmicas é possível verificar detalhes que podem não estar tão explícitos em outras visualizações. Além disso, elas entregam melhor desempenho em tarefas de report, automatizando atividades, reduzindo a quantidade de erro humano na realização da tarefa e, consequentemente, diminuindo o tempo necessário para gerar análises complexas, sendo referência em Data Analysing.

Toda essa facilidade é entregue graças à possibilidade de apenas arrastar e soltar agrupamentos de informações às áreas da tabela para que, assim, em poucos instantes, sejam geradas análises.

Estrutura das tabelas dinâmicas

Basicamente, a estrutura das tabelas dinâmicas se divide nas seguintes áreas: linhas, colunas, valores e filtros. Cada área possui um papel importante no comportamento que a renderização da análise toma.

Em linhas, por exemplo, a informação (nível) arrastada servirá como categoria ou agrupamento dos dados. Já em colunas formam-se cabeçalhos vindos do topo da tabela, o que é ideal para deixar claro as tendências ao longo do tempo. Em valores, arrasta-se o que se quer mensurar. Finalmente, mas não menos importante, temos os filtros, onde se especifica em detalhes o que deve ser destacado na tabela, afetando todos os campos.

Tabelas Dinâmicas no Fusion Platform

Se existe a necessidade de evidenciar agrupamentos, tendências com uma grande quantidade de informações e pertencentes a períodos extensos e variados e/ou moldar essas informações de grande complexidade, a Neomind possui recursos para supri-la.

Com o Analytics é possível modelar e manter de forma rápida e intuitiva análises que usufruem da força e praticidade das Tabelas Dinâmicas. A tabela dinâmica já pode ser considerada uma nova feature para nosso produto, assim como a visualização clara e objetiva com gráficos de diversos tipos. É uma grande oportunidade para você permitir o Analytics facilitar o seu trabalho e potencializar os seus resultados.

Experimente agora o Fusion Platform por 15 dias grátis.

Referências
Microsoft e Pivot Table Data Crunching: Microsoft Excel 2010 (MrExcel Library) 1st Edition

12/09/2018
Como escolher a solução de Gestão da Informação ideal?
Se você é leitor do nosso blog, muito provavelmente vai lembrar de uma pesquisa da Associação Brasileira das Empresas de Software (Abes) realizada em parceria com a consultoria IDC, que citamos em outra oportunidade. Conforme mostrou o estudo, o Brasil investiu US$ 38 bilhões nas áreas de Tecnologia da Informação em 2017.

Um parte desses resultados acreditamos ser devido às iniciativas de transformação digital, que têm, como um de seus pilares, a mudança dos processos organizacionais. Aí é que entramos em um ponto importante: a utilização de ERPs tradicionais não atende às necessidades de produtividade, colaboração, transparência e agilidade das empresas, especialmente no que tange aos seus processos.

As organizações que perceberam isso (como acreditamos que seja o seu caso), passaram a conhecer as soluções de Gestão de Informação.

Uma rápida pincelada sobre Gestão da Informação

Quando falamos em informação tratamos de informação no formato físico e digital. Portanto, é de responsabilidade da estrutura organizacional gerenciar essas informações durante todo o ciclo de vida, não importando o formato: documento em papel, áudio, documento eletrônico, vídeo, e-mail etc.

De acordo com a AIIM, os ambientes de Gestão da Informação incluem a Gestão de Conteúdo Corporativo (ECM), o Gerenciamento Eletrônico de Registros (ERM), a Gestão de Processos de Negócios (BPM), Gestão do Conhecimento, o Gerenciamento de Conteúdo da Web e soluções de tecnologia de Governança de Mídias Sociais e melhores práticas.

O que isso significa? De uma maneira bem resumida, a AIIM deixa, ainda mais claro, que um sistema inteligente de Gestão da Informação precisa integrar com facilidade Gestão de Processos (BPM), Gestão de Documentos (ECM), Portais & Social, entre outros.

Como escolher um sistema de Gestão da Informação ideal?

O que falamos até aqui faz muito sentido para nós, que nos propomos a tornar a gestão de nossos clientes muito mais ágil e precisa. Mas, para você que está do outro lado, como saber se investir em uma plataforma de Gestão da Informação vai mesmo resolver suas dores?

Cada caso é um caso e cada empresa procura por uma plataforma de Gestão da Informação com o objetivo de sanar diferentes dores. Todavia, existem algumas características que você deve se atentar, e que pouparão muitos problemas no futuro. Então, para acabar de vez com suas dúvidas, anote nossas dicas:

Fuja das soluções “caixinha”

Chamamos de “caixinha” aquele tipo de software que é pronto para usar, mas que não atende à empresa em suas particularidades. Em um primeiro momento essas soluções são atrativas, afinal, é só “instalar e usar”. O problema é que plataformas de Gestão da Informação que vêm prontas não dão ao cliente a flexibilidade para personalizar o produto de acordo com as necessidades da empresa.

Só parar um minuto e pensar na sua empresa e na de seu concorrente. Ambas estão no mesmo setor e têm o mesmo público. No entanto, com toda certeza seus processos internos são diferentes, afinal, existem diferenciais competitivos. E são exatamente esses diferenciais que uma solução de Gestão da Informação deve atender. Para isso, ela não deve vir pronta para uso, mas sim ser desenhada de acordo com as particularidades do seu negócio.

Usabilidade

Usabilidade tem a ver com a facilidade de uso da solução. Sabe quando você entra em um site e consegue navegar facilmente por ele, encontrando rapidamente o que procura sem ter que ficar decifrando menus? É exatamente isso que trata a usabilidade. Pode parecer óbvio aqui, mas uma interface intuitiva e amigável é que garantirá que processos, por exemplo, sejam executados com mais agilidade.

Mobilidade

Hoje em dia utilizamos tablet e celular para resolver desde questões particulares até problemas profissionais, não é mesmo? Um bom exemplo de mobilidade corporativa é quando um colaborador cria uma apresentação no seu desktop, salva na nuvem e pode acessá-la em qualquer lugar, podendo apresentar a um cliente ou compartilhar com outras pessoas (falamos sobre isso neste artigo).

Ao escolher por uma solução de Gestão da Informação, não esqueça de ter certeza que ela permitirá que os processos de sua empresa sejam realizados em qualquer hora e de qualquer lugar. Isso, sem dúvidas, aumentará a agilidade na tomada de decisão.

Para entender na prática o que a mobilidade significa para o controle dos seus processos, assista ao vídeo abaixo.

Colaboração

Uma solução de Gestão da Informação deve permitir que os colaboradores tenham acesso a um dashboard onde possam acompanhar as informações sobre processos, documentos e indicadores.

O cenário ideal é aquele em que o software possibilita a criação de áreas de interação, bem como portais corporativos que garantem um nível de colaboração entre os colaboradores, além de oferecer facilidades para desenvolvimento de intranets e extranet com muito mais produtividade. Isso permite a troca de ideias entre os funcionários, fazendo com que os processos da sua empresa sejam cada vez melhores e mais eficazes.

Facilidade de criação de processos e projetos

Um software de Gestão da Informação deve permitir que sua empresa crie processos de forma simples. Isso significa que qualquer pessoa com uma noção de como modelar um fluxo deve conseguir automatizar processos. Muitas soluções no mercado necessitam de programação para a criação de processos e, consequentemente, de apoio do fornecedor, o que faz com que o cliente acabe virando “refém”. O ideal é que com apenas alguns cliques o colaborador consiga configurar formulários, prazos e responsabilidades.

Acompanhamento de metas em tempo real

Transparência é essencial nessa era de Transformação Digital, assim como definir metas e estratégia é crucial para o sucesso de qualquer empresa. A solução de Gestão da Informação deve unir os dois mundos: transparência nas metas.

Procure por uma solução que permita a implantação de metodologias de gestão como OKR, BSC, entre outras. Elas trarão maior colaboração, transparência e potencializarão a gestão através da agilidade na troca de informação.

Por fim: Gestão da Informação e AIIM

No início deste artigo falamos que, segundo a AIIM, a Gestão da Informação precisa integrar com facilidade Gestão de Processos (BPM), Documentos (ECM), Portais & Social, entre outros. Além das características acima, uma solução de Gestão da Informação deve também:
- Padronizar processos, eliminando os fluxos manuais e facilitando os controles e aprovações;
- Facilitar o controle dos documentos físicos e digitais, além de proporcionar uma gestão completa do ciclo de vida de cada documento;
- Fornecer indicadores em tempo real;
- Melhorar a comunicação entre os colaboradores, garantindo mais colaboração entre as equipes;
- Integrar CRMs e ERPs;
- Ser flexível para atender às individualidades do seu negócio e
- Permitir que qualquer pessoa com uma noção de como modelar um fluxo consiga automatizar processos.
Juntando tudo o que foi dito até aqui você já tem o conhecimento necessário para a escolha de uma solução de Gestão da Informação. Uma outra dica é conversar com o fornecedor e fazer uma experiência por alguns dias, sem compromisso. Assim você conseguirá ter uma noção se o software em questão atende ou não às necessidades do seu negócio.

Pensando nisso, sugerimos que você faça um teste gratuito com o Fusion Platform. Sinta na prática o que é contar com uma plataforma completa de Gestão da Informação!
10/09/2018
KPIs: o que são e como defini-los para utilizá-los na gestão da sua empresa?
Um problema comum enfrentado por quase todos os executivos é no que diz respeito a como medir o desempenho das organizações. Para ser bem honesto, o problema não é assim tão fácil de ser resolvido, mas, claro, tem algumas soluções. Uma delas está no KPI.
O que é KPI?

KPI é a sigla para a expressão em inglês “Key Performance Indicator”. Em português significa “Indicador-Chave de Performance”. Ele fornece uma maneira de medir o desempenho das empresas, unidades de negócios, projetos ou indivíduos em relação às suas metas e objetivos estratégicos.

O KPI pode ser utilizado também dentro de uma empresa ou departamento para rastrear seus objetivos e determinar a melhor forma de executar tarefas a fim de obter resultados surpreendentes. Cada um dos departamentos ou setores têm seus próprios KPIs, os quais ajudam gestores a manter os colaboradores focados em iniciativas e tarefas de negócios que são essenciais para o sucesso organizacional.

KPIs e métricas

Um indicador de desempenho depende de quatro métricas:

#01 – Métricas financeiras
1. Lucro: estimará sua margem de lucro bruto e líquido para entender melhor o sucesso da sua organização em gerar um alto retorno.
2. Custo: ajudará você a medir seus custos e encontrar a melhor maneira de reduzi-los.
3. Registros diários de vendas: para onde exatamente as suas despesas estão indo? Você pode manter um registro delas diariamente.
#02 – Métricas do cliente
1. Valor vitalício do cliente: pode ajudá-lo a analisar o valor que sua organização obtém de um relacionamento de longo prazo com o cliente.
2. Custo de aquisição do cliente: pode ajudar você a avaliar a relação custo-benefício de suas campanhas de marketing, por exemplo. Pode ser visto principalmente em empresas de comércio eletrônico.
3. Satisfação do cliente e retenção: aqui a regra é satisfazer o cliente e mantê-lo em sua base.
#03 – Métricas de processo
1. Tickets de suporte ao cliente: ajudará você a criar o melhor departamento de atendimento ao cliente do seu setor.
2. Porcentagem de defeitos do produto/ serviço: fornecerá a porcentagem de produtos defeituosos ou serviços mal prestados em sua organização.
#04 – Métricas de pessoas
1. Taxa de rotatividade de colaboradores: apresenta o número aproximado dos colaboradores que estão deixando sua organização. Se você tem uma alta taxa de rotatividade de colaboradores, passe algum tempo examinando sua cultura no local de trabalho, planos de carreira e ambiente de trabalho.
2. Satisfação dos colaboradores: como todos sabemos, a regra de ouro é “colaboradores felizes trabalham melhor”. É muito importante verificar se seus colaboradores estão satisfeitos com seu trabalho ou departamento.
A importância de selecionar os KPIs corretos

Existem diversos KPIs, mas escolher o melhor é realmente um trabalho difícil. Basicamente, o KPI certo decidirá o futuro da sua organização, não importa o porte da sua empresa. Deve-se notar que o KPI, quando entendido e usado corretamente, fornecerá resultados surpreendentes para maximizar o crescimento da organização.

No desafiador e competitivo mundo dos negócios de hoje, é mais importante do que nunca que líderes empresariais e executivos seniores sejam capazes de tomar decisões mais bem informadas, melhorar o desempenho e buscar maneiras diferentes e inovadoras de ganhar vantagem sobre a concorrência. Aí é que entra a escolha dos indicadores certos.

Como definir os KPIs a serem utilizados?

Tenha em mente que cada KPI deve estar relacionado a um resultado comercial específico. Uma boa maneira de definir indicadores-chave de desempenho é buscando respostas para as seguintes perguntas:
- Qual é o resultado desejado?
- Por que esse resultado é importante?
- Como você vai medir o progresso?
- Como você pode influenciar o resultado?
- Quem é responsável pelo resultado do negócio?
- Como você saberá que alcançou seu resultado?
- Quantas vezes você vai rever o progresso em direção ao resultado?
Veja como funciona na prática

Digamos que seu objetivo seja aumentar a receita de vendas este ano. Você o chamará de KPI de crescimento de vendas. Algumas maneiras de definir esse KPI:
- Aumentar o investimento nas vendas em 15% este ano;
- Atingir esta meta permitirá que o negócio se torne lucrativo;
- O progresso será medido como um aumento na receita medida em valores gastos;
- Contratação de pessoal de vendas adicional, promovendo os clientes existentes para comprar mais produtos;
- O diretor de vendas é responsável por essa métrica;
- Receita aumentará em 15% este ano;
- O KPI será revisado mensalmente.
Para fechar: KPI na prática do dia a dia da sua empresa

Como você deve ter percebido, os KPIs podem ajudar na Gestão de Metas e Estratégia da sua empresa. Este é um assunto que possui muitas nuances, inclusive com outros indicadores, como já foi falado aqui no blog no post “Como trabalhar com a Gestão de Metas e Estratégias?”, que resultou num interessante [Webinar] Metodologias de gestão: quais são e como aplicá-las na sua empresa. Assista:

A aplicação de KPIs na Gestão de Metas deve ser de maneira mais prática possível, possibilitando que seu acompanhamento seja presente e comunicativo. Para tanto, no cumprimento dessas diretrizes e integração dos processos, a ferramenta mais indicada para sua empresa é aquela que implantará a Gestão de Metas e Estratégias de forma completa e que aumentará a produtividade de todos.

A ferramenta que oferece essa solução é o Fusion Platform, software desenvolvido pela Neomind, que possui um módulo exclusivo para lidar com Gestão de Metas e Estratégias. Ao utilizar o sistema sua empresa trabalhará com metodologias de gestão como KPI, OKR, BSC, entre outras, e terá maior colaboração e transparência, além de ter agilidade na troca de informação.

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01/08/2018

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