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Tag: Tecnologia

Em um mundo em constante evolução, acompanhe como a tecnologia está inserida nos negócios e pode otimizar as organizações.

  • A importância da Tecnologia da Informação (TI) nas empresas

    A importância da Tecnologia da Informação (TI) nas empresas

    Algumas palavras de “ordem” hoje nas empresas são: agilidade, eficiência e experiência do seu usuário (UX). Todos os adjetivos citados só conseguirão ser alcançados quando as organizações tiverem uma alocação inteligente de recursos frente aos seus processos. Em outras palavras: quando tiverem o entendimento correto do setor de Tecnologia da Informação (TI), gerando aí uma maior produtividade das suas equipes e reduzindo o tempo de respostas aos seus clientes.

    Todos os dias surgem novas demandas dentro das empresas que, por sua vez, precisam se estruturar para oferecer o que o mercado está pedindo. Isso é ditado pelo processo digital, o qual depende totalmente do setor de TI, seja para inovações tecnológicas ou para suas logísticas.

    Nesse cenário, soluções ECM são de suma importância para o gerenciamento e total rastreabilidade dos processos. Entenda alguns aspectos importantes nesse meio empresarial contemporâneo.

    Pontos sobre Tecnologia da Informação e processos

    1. Para atender a esta nova necessidade, as empresas têm precisado adaptar seus processos, tornando-os mais ágeis, com fluxos automatizados e comunicação fluida entre departamentos e com os clientes e fornecedores. A solução que poderá apoiar de forma assertiva essa necessidade é uma Solução ECM, a qual é “modelada” conforme o negócio de cada cliente, independente do segmento de mercado em que atua. O atendimento dessas necessidades se faz através do setor de Tecnologia da Informação.
    2. Redução de desperdícios. Talvez esse seja o maior impacto que o setor de TI possui nas empresas. Uma vez atingido esse objetivo, a Tecnologia da Informação conseguirá eliminar gargalos em processos, simplificará seus fluxos (Workflow/BPM), reduzirá falhas e tempo de respostas aos seus clientes, unificará suas bases de dados (plataforma ECM) e, consequentemente, reduzirá os custos da organização.
    3. Tecnologia da Informação não é mais apenas um centro de custo, mas sim um setor que sustenta o negócio. Hoje já é muito comum escutar em empresas que visito afirmações do tipo, “TI é o nosso setor estratégico de negócio”. Esse é um conceito que tende a se estender para os mais variados segmentos de mercado.
    4. O papel do Gestor de TI é muito importante, pois, sem ele tudo pode ser colocado a perder. O mesmo exerce uma função primordial nas empresas, uma vez que é de sua responsabilidade propor novos métodos e ferramentas para sustentar processos operacionais e de gestão nas organizações. É ele que assume a responsabilidade de entender como funcionam os processos dentro da empresa para, então, apresentar soluções tecnológicas que atendam todo o levantamento realizado com relação aos processos analisados.
    5. Nessa nova cultura empresarial o setor de Tecnologia da Informação tem que ser “acolhido” e potencializado por parte de sua diretoria, pois, o empreendimento é feito de pessoas, e, sem elas, por mais que os processos estejam automatizados (Workflow/BPM) o negócio não irá “caminhar”. O capital humano estando confortável frente às tecnologias que estão surgindo, trará retornos positivos as empresas e não ameaças que hoje existem no dia a dia.
    6. Qualquer gestor que desejar “dar” uma entrega diferente, seja simples ou complexa, terá o envolvimento do setor de Tecnologia da Informação. Portanto, o sucesso de uma empresa (negócio) e uma área de TI eficiente são indissociáveis, um não consegue seguir sem o outro.

    Concluindo

    Todas as ambições de negócios dentro das empresas só conseguirão ser alcançadas se houver aprimoramento da gestão e otimização dos processos (ECM), ou seja, os objetivos só serão atingidos por meio de soluções tecnológicas. As ações estão acontecendo num curto intervalo de tempo e empresas e seus recursos humanos precisam se remodelar a todo momento. Resumindo tudo que foi apresentado, a relevância do setor de TI nas empresas é inquestionável.

    Para entender um pouco melhor como uma solução poderá atender sua necessidade de negócio, visite a página da Neomind e conheça um pouco mais da Solução Fusion Platform.


  • Diferenças entre BPM e ERP: qual a solução ideal para minha empresa?

    Diferenças entre BPM e ERP: qual a solução ideal para minha empresa?

    Existem diversas soluções que simplificam a gestão empresarial. Dentre elas estão duas que costumam causar uma certa confusão na cabeça de muitos gestores: BPM e ERP. A confusão é normal, já que a implementação de ambos os sistemas visa ao aumento da eficiência e do lucro, e à redução de custos. No entanto, apesar das semelhanças, existem diferenças entre BPM e ERP.

    Neste artigo, procuramos esclarecer os principais pontos entre ERP e BPM. Ao final, esperamos poder ajudar você a definir o que é melhor para o seu negócio. E para iniciar, analisaremos a seguir uma breve explicação sobre BPM e ERP.

    O que é ERP?

    Enterprise Resource Management (ERP), ou em português Sistema de Gestão Empresarial, é um software que integra um conjunto de programas para coletar e gerenciar dados. É composto de módulos especialistas como financeiro, contábil, produção, manufatura, RH, entre outros, que são caracterizados por uma infinidade de telas, relatórios e parâmetros, sempre com uma visão transacional.

    O ERP é utilizado para controlar e organizar as informações da organização, integrar e gerenciar recursos e processos com o intuito de otimizar a gestão das empresas, reduzir custos e minimizar riscos. Outros benefícios do ERP incluem melhora na percepção do negócio, uma vez que é possível extrair do sistema informações em tempo real; e mais eficiência e colaboração de usuários que compartilham dados em contratos, requisições e pedidos.

    O que é BPM?

    Se você acompanha nosso blog, já deve ter lido alguns de nossos artigos sobre Business Process Management (Gestão de Processos de Negócio ou simplesmente BPM). O Gartner define o BPM como um meio de melhorar o desempenho e a agilidade operacional da empresa. Graças à solução, a informação flui melhor e os processos ganham mais consistência. Consequentemente, a empresa entrega mais valor aos clientes.

    O BPM é uma metodologia de gerenciamento ajustável desenvolvida com o objetivo de organizar e facilitar processos organizacionais de baixa ou alta complexidade, internos ou externos nas corporações.

    Como comentamos neste post, a disciplina e os sistemas de BPM vieram para preencher uma lacuna importante deixada pelo ERP, com uma visão orientada a processos, integrações e gestão, visando permitir o controle ponta a ponta de todo o trâmite de dados, documentos e informações da empresa e de forma integrada.

    Entre as principais vantagens em usar o BPM está a melhora significativa dos processos, que permite com que a organização seja mais eficiente, mais assertiva e mais propensa às mudanças do que aquelas que utilizam um foco funcional, com abordagem de gerenciamento tradicional.

    Como o foco do artigo são as diferenças entre BPM e ERP não iremos nos aprofundar em conceitos. Mas caso você se interesse em saber mais, recomendamos a leitura do post: O que é Gestão de Processos (BPM) e quais seus benefícios?

    Quais as diferenças entre BPM e ERP?

    Para começar, ERPs são ferramentas para armazenar dados de diferentes áreas em um único local. Já o BPMS é uma solução integrada para gerenciamento de processos e automação.

    Dentre as diferenças entre BPM e ERP, a principal é que enquanto soluções de BPM são mais focadas no processo, os ERPs se limitam às funções organizacionais. Ainda, com um ERP as atividades ficam “presas” a um determinado departamento. Já softwares de BPM permitem a criação de processos interdepartamentais.

    Também como diferenças entre BPM e ERP é importante ressaltar que o ERP geralmente precisa do BPM para obter seu valor total. Além disso, soluções de Business Process Management são mais flexíveis e geralmente exigem menos esforço para implementação.

    É importante dizer que tanto BPM quanto ERP são utilizados para gerenciar processos e ambos até podem resolver problemas semelhantes. As reais diferenças entre BPM e ERP podem ser mais visíveis quando uma ferramenta de BPM (BPMS) é integrada ao ERP. Nesse caso, o BPMS pode unir sistemas, aplicativos e repositórios aos quais um sistema ERP pode não ter acesso.

    Para complementar as diferenças entre BPM e ERP, ressaltamos que uma solução de Business Process Management resolve o problema de processos quebrados e ineficientes que podem tornar o ERP mais lento.

    Qual é o ideal para meu negócio: BPM ou ERP?

    Em suma, pelas diferenças entre BPM e ERP que analisamos, podemos dizer que soluções de BPM têm foco nos processos, já os ERPs seguem um caminho paralelo e centrado na tarefa.

    Um ERP pode até ajudar seus colaboradores na automação de tarefas, mas caso você sinta que esteja na hora da sua empresa orquestrar várias tarefas encadeadas e obter informações táticas e estratégicas, sem dúvidas será o BPM que cumprirá essa missão com excelência.

    É igualmente importante destacarmos que, conforme mencionamos no artigo Como o BPM potencializa seus sistemas de gestão (ERPs), softwares de Business Process Management devem ser considerados em qualquer estratégia de transformação digital, iniciativas paperless, ou simplesmente com o objetivo de evolução de patamar no que tange ao efetivo controle de qualquer negócio.

    Por fim, caso sua organização já utilize um ERP e não esteja conseguindo atingir as metas descritas no início da implementação, é bem provável que a culpa não seja totalmente do sistema. Existe uma grande probabilidade de as falhas do ERP estarem nos processos. Nesse caso, ao implementar uma solução de Business Process Management você conseguirá observar melhorias nos resultados em seu sistema ERP. Tenha em mente que uma solução de BPM é um requisito para ajudar a criar um sistema ERP bem-sucedido.

    Concluindo (com bônus)

    Como nosso objetivo neste artigo é o de tirar suas dúvidas sobre diferenças entre BPM e ERP, acompanhe nosso resumão:

    • BPM é uma solução integrada para gerenciamento de processos e automação. ERPs são ferramentas para armazenar dados de diferentes áreas em um único local.
    • O BPM preenche uma lacuna importante deixada pelo ERP, com uma visão orientada a processos, integrações e gestão.
    • Soluções de BPM são mais focadas no processo, enquanto que os ERPs se limitam às funções organizacionais.
    • Em um ERP as atividades ficam “presas” a um determinado departamento. Já soluções de BPM permitem a criação de processos interdepartamentais.
    • Softwares de BPM são mais flexíveis e na maioria dos casos exigem menos esforço para implementação.
    • O ERP geralmente precisa do BPM para ajudar a obter seu valor total.
    • Soluções de BPM costumam resolver o problema de processos quebrados e ineficientes que podem tornar o ERP mais lento.

    Esperamos que você tenha conseguido entender as principais diferenças entre BPM e ERP. Caso você ainda esteja avaliando se sua empresa precisa mesmo de um sistema de gestão, recomendamos um infográfico que desenvolvemos especialmente para mostrar a você as opções disponíveis no mercado. No material, apresentamos o que significa e qual é o foco das soluções de HRM, Analytics, ECM, SCM, CRM, MES e, claro, BPM e ERP, Acesse!

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  • Como o BPM potencializa o Omni-channel do seu negócio

    Como o BPM potencializa o Omni-channel do seu negócio

    Sabemos que cada vez mais os serviços e produtos estão centrados no usuário. Afinal, ele é (ou deveria) ser o principal foco dos produtos em um mercado altamente competitivo. Porém, com o avanço da tecnologia e a adoção da mesma para expandir os negócios no meio digital, desencontros de informações entre canais on-line e o off-line começaram a surgir.

    Em meio a esse cenário, manter uma boa gestão do relacionamento com clientes tem sido um desafio. Para auxiliar na integração destes canais, surgiu o Omni-channel.

    Mas afinal, o que é Omni-channel?

    O Omni-channel (Omni= todos; Channel= canal) é uma estratégia que visa integrar o uso de todos os canais de comunicação (on-line e off-line) de uma empresa de forma simultânea. Como, por exemplo: lojas físicas, franquias, representantes, e-commerce, Market Place, entre outros.

    Entretanto, é comum a confusão entre esta e outras estratégias, como o Multi-channel e o Cross-channel. No caso do Multi-channel, a estratégia se resume em disponibilizar mais de um canal de vendas para a comodidade de seus clientes.

    Já o Cross-channel permite a compra cruzada entre canais. Ou seja, é possível comprar um produto on-line e optar por retirá-lo na loja física.

    O Omni-channel vai além dessas duas estratégias, proporcionando a integração entre todos os canais de forma simultânea.

    Por que optar pela estratégia Omni-channel?

    Imagine a seguinte situação: você comprou um produto pela internet, mas ele não estava adequado à sua necessidade. Nesse momento, você está com pressa para fazer a troca e se dirige até a loja física mais próxima. Entretanto, chegando ao local, recebe a notícia que a troca só é possível pelo mesmo canal original da compra. Situação chata, não é mesmo? Mas pode acreditar que muitos consumidores ainda passam por isso com frequência.

    Para que seus clientes não passem por dificuldades como essa, é necessário investir no gerenciamento e integração das informações. Assim como o acesso aos serviços do seu negócio. E para isso, nada melhor que o uso da própria tecnologia.

    É comum as empresas adotarem mais de um sistema com funções específicas para cada canal, resultando na falta de integração entre eles. Estes sistemas tradicionais, por sua vez, se tratam de ferramentas antigas e complexas para serem implantadas ou trocadas, e a unificação ou integração de todas se torna cansativa ou inviável. A alternativa, nessa situação, passa a ser adotar uma solução que integre todos os sistemas e que otimize a gestão de processos do negócio como um todo.

    Solução para o Omni-channel

    Há anos o Enterprise Resource Planning (Sistema Integrado de Gestão ou ERP) é a solução mais utilizada para gerenciar e integrar os dados corporativos. Entretanto, para Omni-channel, os ERP tradicionais são limitados. Uma parcela considerável desses sistemas são orientados a questões operacionais e dificilmente contam com a integração da gestão de processos.

    O BPM é uma metodologia de gerenciamento ajustável desenvolvida para organizar e facilitar processos organizacionais de qualquer nível de complexidade, seja internos ou externos, e de corporações de qualquer segmento.

    Assim, um BPMS, solução de BPM, pode auxiliar seu negócio com:

    • Integração com outros sistemas (ERPs):

    Uma solução BPM integra diferentes tipos de sistemas, inclusive os legados. Nossa solução, Fusion Platform, faz com que qualquer tipo de sistema seja integrado, facilitando o acesso às informações disponíveis em outros sistemas.

    • Processos com apenas informações necessárias:

    Sua empresa terá processos executados com ações amigáveis e configuradas, com foco nas informações da atividade em execução, disponibilizando ao usuário apenas o que ele precisa saber.

    Portanto, caso precise integrar informações existentes em outros sistemas legados, isso é possível. Assim como a busca por estas informações, entregando de forma efetiva apenas o insumo necessário que o usuário precisa para fazer seu trabalho.

    • Atendimento de canais de comunicação:

    Imagine, por exemplo, se o chat do blog do seu site tem uma alta demanda de sugestões, dúvidas, exigindo a resolução de problemas? Nosso BPM auxilia no envio destas informações por meio da automatização de processos para os responsáveis/pertinentes àquelas solicitações na organização.

    • Processo de devolução de mercadorias:

    Cenário conhecido no varejo, uma solução BPMS integra os envolvidos (clientes, transportadoras, indústria, entre outros), e realiza a jornada de forma rápida, transparente e com o menor custo possível. Assim, o papel do sistema passa a ser encurtar e integrar caminhos para cada um dos envolvidos na cadeia, trazendo benefícios diretos à operação, realizando a orquestração das decisões tomadas em cada etapa.

    Por isso, é importante que você conheça todos os processos e necessidades da sua empresa, para então torná-los eficientes e otimizá-los. Assista mais neste webinar:

    Fusion Platform: solução integrada

    O Fusion Platform está há mais de 12 anos no mercado auxiliando empresas dos mais diferentes segmentos e contribuindo com o sucesso do seu cliente. Desde o gerenciamento de processos e documentos, até a análise de indicadores relacionados.

    Experimente gratuitamente por 15 dias grátis e veja na prática como a nossa ferramenta pode auxiliar na gestão das informações do seu negócio Omni-channel.


    Referências:
    CIO, MarkGrowth, SEBRAE.


  • Diferenças entre assinatura eletrônica e assinatura digital

    Diferenças entre assinatura eletrônica e assinatura digital

    A assinatura, seja ela física, eletrônica ou digital visa garantir a autenticidade do signatário. Todavia, o procedimento para garantir essa autenticidade ocorre de maneira diferenciada para cada tipo de assinatura.

    Tomando como exemplo a assinatura física: ao assinar um documento, você está de acordo com o conteúdo dele. No entanto, para atestar a autoria da assinatura é necessário ir à um cartório e realizar o procedimento de reconhecimento de firma (ou assinatura).

    Acontece que muitas empresas já estão deixando de lado o papel e a caneta para tornar-se mais digital com o uso de tecnologias que reduzem os custos e aceleram esse processo de formalização de documentos. Dentre essas tecnologias citamos: assinatura eletrônica e assinatura digital.

    O que é uma assinatura eletrônica?

    A ESIGN (U.S. Electronic Signatures in Global and National Commerce Act of 2000, Lei de assinaturas eletrônicas no comércio nacional e global) foi aprovada em 2000 nos Estados Unidos para melhorar a segurança e tornar assinaturas eletrônicas legais para todo tipo de uso. Tal lei define a assinatura eletrônica como sendo “um som, símbolo ou processo eletrônico, anexo ou logicamente associado a um contrato ou outro registro e executado ou adotado por uma pessoa com a intenção de assinar o registro”.

    Na prática, a assinatura eletrônica é gerada a partir da grafia de uma assinatura digitalizada associada a outras informações como e-mail, CPF, geolocalização, voz, imagem, IP do computador, SMS e token por meio do qual o documento foi assinado.

    Portanto, a assinatura eletrônica é uma maneira simples e eficiente de comprovar a autenticidade de documentos. Por esse motivo é a mais utilizada no mercado.

    Esse tipo de assinatura pode ser aplicado nos mais variados documentos, desde recibos de entrega, aceite de propostas, planos de saúde, contratos de serviços e financiamento, contratos de aluguel, contratação de seguros, contratos de compra e venda com fornecedores e clientes etc.

    Como ocorre o procedimento para garantir a autenticidade da assinatura eletrônica?

    Diferente da assinatura física, que necessita de deslocamento até um cartório para reconhecimento da firma, o que garante a autenticidade da assinatura eletrônica é o conjunto de dados colhidos como evidência e associados a ela, como citado: e-mail, CPF, token etc.

    Certo, então qual é a diferença entre assinatura eletrônica e assinatura digital?

    Apesar de as palavras assinatura eletrônica e assinatura digital parecerem similares, elas não são a mesma coisa. A diferença está basicamente na forma e no meio pelo qual elas são realizadas.

    A assinatura eletrônica se refere, de modo geral, a qualquer processo eletrônico que indique a aceitação de um documento, já a assinatura digital é um tipo específico de assinatura eletrônica. Para a validação de sua autenticidade, a assinatura digital exige um Certificado Digital Público, que nada mais é do que é a identidade digital de uma pessoa física ou jurídica em meio eletrônico. Mais informações sobre o processo de garantia, aquisição e segurança, acesse nosso artigo sobre assinatura digital.

    Diferente dos demais tipos de assinatura eletrônica que são baseadas em uma lei federal americana, a assinatura digital é assegurada pela legislação brasileira. Isso implica em dizer que autenticidade, confidencialidade, integridade e não repúdio nas operações já são garantidos por meio do certificado digital.

    Diante dessas vantagens, a assinatura digital parece ser a melhor alternativa para assinar documentos. No entanto, o fato de ela requerer um certificado digital implica no custo para a aquisição desse certificado. O preço irá variar de acordo com a finalidade e o tipo de certificado.

    [Ebook] Guia sobre Assinatura Eletrônica e Digital

    E quais as semelhanças entre ambas?

    Um dos fatores mais importantes é que assinatura eletrônica e assinatura digital possuem validade jurídica de acordo com a Medida Provisória 2.200-2 de 27 de Julho de 2001.

    Além disso, ambas possuem alguns custos benefícios, tais como eficiência, redução de custos e sustentabilidade. As assinaturas em meio eletrônico não requerem o material físico para a impressão, autenticação e espaço para armazenamento. Isso reduz custos para manter as pilhas de papel nas empresas. Além disso, elas são geradas com muita facilidade e praticidade, bastando apenas alguns cliques. Outra vantagem é a mobilidade, pois ela independe de deslocamento. Dessa forma é possível formalizar contratos entre empresas de diferentes países.

    Referências:
    Adobe, Autentique, Certisign, Docusign, JusBrasil, Planalto


  • Você sabe o que é a Gestão Inteligente da Informação (IIM)?

    Você sabe o que é a Gestão Inteligente da Informação (IIM)?

    Crescimento explosivo de dados, captura inteligente de dados, avanço da inteligência artificial (Machine Learning e processamento de linguagem natural (PLN)), Analytics, Internet das Coisas (IoT), Automação de Processos Robóticos (RPA) e força de trabalho cada vez mais móvel e conectada.

    Diante de tantas novas tecnologias, as fronteiras do mercado de ECM foram ampliadas. Tornando-se necessário um novo estágio do Enterprise Content Management, que acompanhe o crescimento e a variedade de dados.

    Você já deve saber que a Gestão da Informação auxilia de diferentes formas uma organização com redução de custos, agilidade em processos, entre tantos outros benefícios. Mas você conhece a diferença entre Gestão da Informação (Information Management) e a Gestão Inteligente da Informação (IIM)?

    Primeiro, o que é Gestão da Informação (Information Management)?

    Gestão da Informação, ou em inglês Information Management, nada mais é que a coleta e gerenciamento de informações, assim como a distribuição das mesmas para um ou mais públicos-alvo.

    A AIIM está de acordo com esta definição e complementa que a estrutura organizacional deve ser capaz de gerenciar essas informações durante todo o ciclo de vida da informação, independentemente da origem ou formato (dados, documentos em papel, documentos eletrônicos, áudio, negócios sociais, vídeo, etc.) para entrega via dispositivos desktop e mobile.

    E o que significa Gestão Inteligente de Informação (Intelligent Information Management)?

    A Gestão Inteligente de Informação é um conjunto de processos que tem como finalidade organizar, gerenciar e entender todos os tipos de dados, incluindo a integração de descoberta de dispositivos IP, compartilhamento de dados, banco de dados de infraestrutura, eventos e alarmes, integração de terceiros, patches automatizados e aplicativos.

    O Gerenciamento Inteligente de Informações tenta entender melhor todos os tipos de dados. E precisamos considerar como gerenciar nossas informações de maneira mais inteligente.

    Os usuários precisam fazer muito mais do que apenas capturar documentos e informações, precisam absorver essas informações e transformá-las o mais rápido possível em processos de negócio, padronizando e automatizando-os. Além de desenvolver políticas para descartar informações sem valor de negócio.

    Sendo assim, quando falamos em “Inteligente”, significa que nem todo processo empresarial é um processo gigantesco, com milhões de documentos. Eles podem ser simples, mas ricos em informações. E automatizá-los é uma pré-condição para fazer acontecer a transformação digital em um negócio.

    Entretanto, é importante lembrar que os requisitos de gerenciamento de informações variam de acordo com cada processo e aplicação.

    Intelligent Information Management Roadmap

    Segundo a AIIM, a forma com que o ECM é descrito não se trata de uma estrutura ruim, mas a forma com que o ECM passou a ser visto é. Portanto, a melhor classificação aplicável é a Gestão Inteligente da Informação (IIM).

    Anteriormente, a gestão de dados e a gestão de conteúdos eram consideradas coisas diferentes. Mas na visão da Gestão Inteligente de Dados, essa distinção não seria ideal, pois os problemas que afetam os clientes necessitam de ambas competências para serem resolvidas.

    Concluindo

    O autor, palestrante e Chief Evangelist da AIIM, John Mancini, afirma que uma empresa precisa de ferramentas de gerenciamento de informações que sejam:
    1) Fáceis de usar;
    2) Utilizáveis sem muito envolvimento de TI;
    3) e fáceis de integrar em seus processos do dia a dia.

    E com a IIM sendo uma tendência, que pode ou não ser aceita pelo mercado, o que sabemos é que o crescimento potencial de dados gera a necessidade de uma organização mais eficiente dessas informações.

    Teste agora mesmo o Fusion Platform por 15 dias grátis e conheça a melhor solução de Gestão da Informação, alinhada às práticas de mercado!

    Referência:
    AIIM


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  • Por que muitos gestores ainda não trabalham por processo?

    Por que muitos gestores ainda não trabalham por processo?

    Uma pergunta que sempre carrego comigo é: Por que a grande maioria dos gestores ainda não conhece ou não possui uma gestão efetiva por processos? Para começar nossa análise, proponho outra pergunta: Qual é a missão de um gestor? É senso comum que todos os gestores devem promover resultados em suas equipes e buscar quatro pilares básicos:

    • Atender seus clientes com excelência;
    • Executar as atividades com maior rapidez;
    • Assertividade na execução;
    • Reduzir custos.

    Como os gestores agem para conquistar esses resultados mínimos?

    É fácil perceber que a maioria dos gestores está focada no dia a dia das ações gerenciais, levando seus colaboradores a resolverem problemas urgentes e importantes naquele momento. Assim, entram em um círculo vicioso e não têm nem tempo para inovações, nem para buscar por melhores soluções.

    Muitos gestores só lembram de inovar na semana do planejamento estratégico. Como resultado, a bolha faz com que as pessoas se acomodem em suas posições e acabem contabilizando ganhos e diferenciais temporários.

    Mas, onde está a verdadeira solução? Como diria Falconi, a solução é buscar o “óbvio”. Esse óbvio, no meu ponto de vista, está em entender e executar todas as tarefas de forma excelente, atribuindo responsabilidades e sempre norteando os envolvidos com regras pré-estabelecidas e controladas automaticamente, com o mínimo de intervenção humana.

    Exemplos de utilização da informação a partir da sua origem

    Além de vender, um vendedor deve disponibilizar a proposta comercial assinada. Se o cliente for novo, o vendedor ainda deve obter o CNPJ, contrato social e demais documentos – além de já promover o pré-cadastro, a área de contratos e faturamento – e, então, receberá a informação original.

    Um recrutador que atua na seleção para contratação de um novo colaborador, ao disponibilizar em um sistema os documentos dos melhores candidatos e suas informações básicas, auxilia o gestor responsável pela contratação a avaliar a melhor a escolha com muito mais eficiência e eficácia.

    O processo* somente pode caminhar para a próxima fase após o executor responsável informar todos os dados e anexar todos os documentos necessários. Um princípio simples e que gera resultados.

    *Processo: (do latim procedere) é um termo que indica a ação de avançar, ir para frente (pro+cedere) e é um conjunto sequencial e particular de ações com objetivo comum. Pode ter os mais variados propósitos: criar, inventar, projetar, transformar, produzir, controlar, manter e usar produtos ou sistemas. Fonte: Wikipédia

    Como chegamos neste patamar de automação?

    Para isso, temos alguns passos a seguir:

    1. Devemos definir qual é a missão e quais são os objetivos do seu time ou área, e o que esse grupo de pessoas efetivamente deverá entregar para os clientes e/ou para as outras áreas da empresa.
    2. Mapear, modelar e definir as regras do que deve ser feito para atingir os resultados esperados, independentemente de como o processo é executado hoje. Mapear um processo parece uma tarefa simples, mas não é!
      Trata-se do momento crítico de sucesso, pois é quando as pessoas conhecedoras do processo devem se reunir para definir todas as situações possíveis. Ao reunir os integrantes da equipe deve-se detalhar cada atividade.
      Neste momento será fácil perceber que existem muitas regras e situações não contempladas no processo original, ou que ficam à mercê do bom entendimento do executor. De fato, são estas as situações que geram estresse no dia a dia, passando desapercebidas, e são elas as principais causas de riscos e desgastes de relacionamentos. Pela minha experiência esta é a fase de maiores dificuldades e é primordial para a efetiva conquista de um novo patamar de gestão automatizada.
    3. Considerando que você concluiu a fase 2 com sucesso, a atividade agora é automatizar o processo com uma solução de BPM e GED. Com a gestão efetiva de processos (BPM) os gestores podem conquistar processos eficientes e garantir a notoriedade para sua equipe.

    Quer saber mais?

    No início citei os quatro pilares básicos que gestores buscam (atender seus clientes com excelência; executar as atividades com maior rapidez; assertividade na execução e redução de custos). Para alcançar esses resultados, acredito que gestores devem garantir que suas equipes tenham as ferramentas necessárias para alavancarem a produtividade, o que nos leva, inevitavelmente, à questão da automação.

    Para se aprofundar mais no que foi tratado neste artigo, deixo algumas sugestões de leitura:


  • Conheça sobre o Dimensionamento de Hardware (Sizing)

    Conheça sobre o Dimensionamento de Hardware (Sizing)

    Ao adquirir um software ou implantar uma nova funcionalidade, as primeiras perguntas geralmente são: “Qual o requisito de hardware?” ou “O servidor vai suportar?”.

    Outro cenário bastante comum no qual aparece a mesma dúvida é quando o gestor de TI começa a receber reclamações de usuários de seu sistema em relação ao desempenho da aplicação. Neste momento, surge o questionamento: “Será que o ambiente (servidor) ainda está adequado para a demanda atual?”.

    Essas são dúvidas muito comuns, todavia, como diversos fatores estão envolvidos, encontrar as respostas não é algo tão simples assim. Para isso, é necessário entender sobre Dimensionamento de Hardware, também conhecido como Sizing.

    Antes, temos que entender sobre Dimensionamento de Software

    Para falarmos de Dimensionamento de Hardware, é importante abordarmos rapidamente o Dimensionamento de Software, o qual consiste em transformar em números o tamanho de um software (ou parte dele). Neste caso, estamos falando em determinar o tamanho do software, mas não o esforço que foi empregado para desenvolvê-lo.

    Algumas maneiras de medir o tamanho de um software são analisando seus Pontos de Função ou FP’s (Function Points), ou LOC (Lines Of Code). O tamanho e complexidade do software são fatores muito importantes para o dimensionamento do hardware que irá executá-lo.

    E o que é Dimensionamento de Hardware?

    Uma definição simples de Dimensionamento de Hardware é: “Uma aproximação dos recursos de hardware necessários para suportar uma implementação de software”.

    Como qualquer modelo teórico, vale frisar que este é uma aproximação da realidade, mas que costuma alcançar resultados muito mais sólidos do que um simples “chute”. Mais importante ainda: suportar a implementação de software determina que ele deve não só ser executado, mas executado com performance adequada e que atenda às necessidades dos usuários.

    Dependendo do projeto ou do software a ser implantado, várias abordagens podem ser adotadas quando tratamos de Dimensionamento de Hardware, sempre envolvendo análise de fatores como:

    • Complexidade das rotinas: é possível prever quais rotinas mais complexas irão demandar mais processamento (aqui se aplica muito o dimensionamento de software);
    • Quantidade de usuários: quanto mais usuários (principalmente concorrentes) maior será o volume de processamento e armazenamento necessário;
    • Volume de transações: sabendo que a função “X” tem determinada complexidade, qual será o volume de vezes que ela será utilizada?;
    • Armazenamento: quanto espaço ocupará cada transação iniciada (falando de armazenamento de banco de dados e disco rígido);
    • Crescimento: quanto se espera de crescimento no uso do software para os próximos anos? Qual a margem segura para termos sobras de hardware que façam o investimento durar mais?

    Estes fatores podem ser estimados do zero ou baseados em fatos históricos de um ambiente já existente. A composição destes fatores permite estabelecer uma base de cálculo que vai determinar o hardware adequado, assim justificando e protegendo o eventual investimento em hardware.

    Conforme mencionado, cada projeto de software pode exigir uma abordagem diferente para dimensionamento. Provedores de hardware e software têm diversos artigos do correto dimensionamento dos seus produtos (servidores dell, bancos de dados SQL Server e Oracle, por exemplo).

    Existem também metodologias de mercado para este tipo de medição. Uma delas é a TPC-C (Transaction Processing Performance Council – Benchmark C), a qual inclusive utilizamos comumente nos projetos de Sizing de nossos clientes.

    Metodologias para Dimensionamento de Hardware

    A metodologia TPC-C é um benchmark de processamento de transações online (OLTP). Neste tipo de benchmark são medidas combinações de servidores e bancos de diversos fabricantes, determinando o índice de transações que os mesmos suportam.

    Simplificando, na metodologia, em posse dos diversos fatores expostos acima, é possível calcular um índice necessário aproximado. Com isso é possível comparar este cálculo com equipamentos já medidos e determinar qual hardware será necessário, ou se o hardware atual está de acordo.

    Outro método de Dimensionamento de Hardware é realizar testes sintéticos com a aplicação através de testes de carga. Pode-se usar uma ferramenta de testes automatizados (JMeter, por exemplo) para verificar quantas transações simultâneas um processador simples suporta.

    Se a estação simples suporta 100 transações simultâneas, mas for determinado que teremos 1000 usuários concorrentes, sabemos que para atender 1000 transações simultâneas devemos ter um equipamento com 10 vezes o poder computacional do processador simples. Este tipo de estudo (prévio quando a aplicação ainda não foi implantada) pode ajudar bastante em um correto dimensionamento de hardware.

    Concluindo

    Como podemos ver, determinar a capacidade necessária de processamento para um software pode ser uma tarefa complexa, e somente respeitar os requisitos mínimos passados por um fornecedor pode não trazer os resultados desejados. Também é importante frisar que não existe uma fórmula mágica, mas felizmente contamos com uma série de instrumentos que podem ajudar.

    Independentemente do método utilizado, deve-se realizar um Dimensionamento de Hardware adequado para que as soluções de software consigam ter o desempenho necessário e garantir uma maior produtividade da empresa.

    Para nossos clientes, nossa equipe de consultoria oferece serviços de Sizing para ambientes Fusion. Caso necessite, ficaremos felizes em tirar todas as suas dúvidas.


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    Referências:
    TPC, KuscholarWorks, Wikipedia, Wikipedia

  • Acervo Acadêmico Digital: como se adequar à Portaria 315 do MEC

    Acervo Acadêmico Digital: como se adequar à Portaria 315 do MEC

    Você sabia que em abril de 2018 o Ministério da Educação passou a exigir que em até dois anos todas as instituições de ensino superior (IES) devem ter seus documentos convertidos para o meio digital?

    Trata-se da Portaria 315, que traz normas válidas para cursos de graduação e de pós-graduação, presencial e a distância. E para seguir a legislação, as IES terão que se apressar para disponibilizar todos os tipos de documentos acadêmicos em ambiente digital.

    Saiba neste artigo os pontos essenciais da 315 e as mudanças que ela traz ao segmento de ensino superior.

    O que você irá ler:

    • O que deverá ser convertido para o meio digital?;
    • Como se adequar às exigências e critérios da portaria;
    • Benefícios que vão além do acervo acadêmico.

    Primeiro, o que deverá ser convertido para o meio digital?

    Tanto as IES, quanto suas mantenedoras, agora são obrigadas a manter, sob própria custódia, os documentos com as informações acadêmicas dos estudantes.

    São documentos como grade e matriz curricular, calendário acadêmico, histórico escolar, avaliações, atividades complementares, ofertas de disciplinas, processo seletivo, entre outros, que deverão estar disponíveis digitalmente dentro destes 24 meses. Confira aqui a relação completa dos documentos e os prazos de guarda.

    Essas informações têm de estar armazenadas em um acervo acadêmico, que nada mais é do que um conjunto de documentos produzidos e recebidos por instituições públicas ou privadas de educação superior do sistema federal de ensino, com informações da vida acadêmica dos estudantes, e necessários para comprovar seus estudos.

    Além disso, as instituições deverão contar com um comitê gestor para elaborar, implementar e acompanhar a política de segurança da informação relativa ao acervo acadêmico a ser implantado.

    Como se adequar às exigências e critérios da portaria

    O acervo acadêmico deverá contar com um sistema especializado de gerenciamento de documentos eletrônicos (GED/ECM). Sendo assim, o modo da conversão e preservação dos documentos para o meio digital devem garantir a confiabilidade, autenticidade, integridade e durabilidade de todas as informações dos processos e documentos originais.

    E quais os critérios que a solução deve atender?

    • Ter a capacidade de utilizar e gerenciar base de dados adequada para a preservação do acervo acadêmico digital;
    • contar com uma forma de indexação que permita a pronta recuperação do acervo acadêmico digital;
    • método de reprodução do acervo acadêmico digital que garanta a sua segurança e preservação;
    • utilizar certificação digital padrão ICP-Brasil pelos responsáveis da mantenedora e sua mantida para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica do acervo (assinatura digital).

    Além do acervo acadêmico

    Com o Fusion Platform além de buscar conformidade com a portaria, é possível agregar valor a outras demandas das IES. Temos o exemplo de clientes de IES que utilizam nossa plataforma para realizar o gerenciamento e arquivamento do processo de cadastros do Programa Universidade para Todos (Prouni), e que já faziam isto antes mesmo da Portaria 315 existir.

    Nossa plataforma de gestão integrada automatiza todo o processo de triagem dos pré-aprovados do ProUni. Do registro dos usuários até a verificação do resultado final, otimizando o envio a um analista das inscrições.

    Tudo isso economiza tempo, reduz o uso de papel, além de permitir acompanhar todas as etapas com facilidade.

    Na prática, como o Fusion pode colaborar:

    • Registro de candidatos de forma on-line

    Cada candidato é registrado no Fusion, recebe login e senha para preencher seus dados e insere a documentação necessária para a análise da IES. A etapa tem um prazo de conclusão, por isso a adesão de uma solução eficiente para o envio das informações dentro do prazo, sob o risco de o mesmo perder a vaga, é de grande importância;

    • Parecer de aprovação e reprovação 100% digital com eficiência

    A partir das informações enviadas dentro do sistema, o analista visualiza todas as informações do candidato, dá um parecer informando se ele está aprovado, reprovado, ou se precisa disponibilizar alguma documentação complementar;

    • Instituição e candidato acompanham em tempo real as notificações

    Cada transição de etapa do processo está vinculada a uma notificação via e-mail para o candidato, mantendo total transparência entre os dois lados. Como a solução é digital, ela elimina a necessidade de se deslocar até a instituição, e evita a burocracia que é responsável pela maioria dos atrasos e problemas no processo;

    • Informações armazenadas de forma segura

    Com o resultado final obtido, independente se o candidato é aprovado ou reprovado na análise, seus dados e documentação são guardados no módulo de ECM/GED, para que em uma eventual nova tentativa, seus dados apenas precisem ser atualizados.

    • Disponibilidade via mobile das informações em nosso app

    Processos podem ser acompanhados de qualquer hora e em qualquer lugar pelo aplicativo, o que aumenta a agilidade em tomadas de decisões.

    Concluindo

    Não é uma novidade que a digitalização de documentos, assim como o gerenciamento deles, facilita o acesso à informação nas organizações de diferentes segmentos.

    A Transformação Digital já inovou negócios da indústria, governo, bancário, segurança, entre outros, por meio da tecnologia. E nas instituições de ensino, as mudanças logo devem começar!

    Entretanto, pensar somente em uma solução para gerenciar documentos (GED/ECM) em IES pode acabar limitando ao que a Portaria 315 exige, quando também há possibilidade de a instituição, colaboradores e alunos, contar com outros recursos que auxiliam na melhora contínua da rotina educacional.

    Por isso, conheça o Fusion Platform, a solução ideal para que uma instituição de ensino superior faça com que toda a rotina educacional seja otimizada.

    Conheça os módulos de nossa solução que podem auxiliar uma IES:
    BPM:     crie processos de forma simples e com alto nível de integração com sistemas de gestão;

    ECM/GED: gerencie o ciclo de vida dos documentos com a segurança que sua IES precisa;

    Analytics: crie Dashboards, Indicadores, KPIs para processos, documentos ou outras soluções, como sistema de gestão (ERPs), Recursos Humanos… ;

    Social & Portal: alto nível de integração e colaboração entre usuários com recursos de mídias sociais;

    Captura: conecte documentos a importantes processos, além de contar com fácil integração com scanners, e-mails e outros;

    Metas & Estratégia: implante metodologias de gestão como OKR, BSC, entre outras.

    Experimente agora mesmo por 15 dias grátis! Ou, se preferir, converse com um de nossos consultores.


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    Referências:
    ABMES, Decreto Nº 9.235, ECM Meeting, Neomind, SIGA

  • 7 motivos para investir em uma solução de ECM

    7 motivos para investir em uma solução de ECM

    Gestão do Conteúdo Empresarial é a tradução para o português de Enterprise Content Management (ECM para os íntimos). Organizações que querem reduzir a burocracia ao mesmo tempo em que melhoram a produtividade e eficiência de seus colaboradores, bem como garantem a segurança de seus dados, enxergam a solução de Gerenciamento de Conteúdo Corporativo (outra maneira pela qual podemos chamar o software ECM) como uma peça estratégica.

    Bom, mas o que foi falado até aqui pode parecer um pouco teórico e você pode ainda estar se perguntando “ECM é para minha empresa”? A resposta mais simples seria: seja ela grande ou pequena, uma vez que a Gestão do Conteúdo Empresarial estiver implementada, você perceberá que a ferramenta é algo vital para sua estratégia. E para acabar de vez com suas dúvidas, confira alguns dos principais motivos para sua empresa investir em um software ECM.

    Benefícios da Gestão Eletrônica de Documentos

    Confira também os benefícios da Gestão Eletrônica de Documentos neste vídeo!

    #01 – Empresa mais produtiva

    Geralmente, empresas percebem a necessidade de investir em um software ECM quando se veem lidando com excesso de informações espalhadas pela organização. Na maioria dos casos, o problema é sentido quando percebe-se que processos aparentemente simples acabam sendo improdutivos, pois encontrar um documento pode ser uma tarefa penosa.

    No artigo Paperless: o que é e como dar os primeiros passos para a era sem papel mostramos alguns dos benefícios em acabar com o papel, ou pelo menos reduzir a circulação física de informação.

    Ainda sobre produtividade, destacamos que gargalos em atividades que deveriam ser realizadas de forma automatizada são um bom sinal de que está na hora de investir em uma solução de ECM. Softwares de Gestão do Conteúdo Empresarial desencadeiam fluxos de trabalho colaborativos com os responsáveis por executarem ações no documento, como assinar (com assinatura digital), editar ou comentar, além de garantir o controle de qualidade do mesmo.

    #02 – Redução de custos operacionais

    Softwares de Gestão do Conteúdo Empresarial fazem a captura digital de documentos. Por isso, investir em uma solução de ECM eliminará o custo de impressão, envio e armazenamento de papel.

    #03 – Documentação organizada

    Sabemos que informação é a força vital de uma empresa competitiva. Quanto mais, melhor, desde que ela não esteja desorganizada, mal documentada ou que documentos críticos estejam desaparecendo.

    Quando falamos em documentos críticos, estamos nos referindo a tudo que é importante para uma organização ou para uma área. Para uma empresa que presta serviços financeiros, documentos de empréstimo são essenciais. Para o ramo de seguros, processamento de reclamações é fundamental. E não importa quão grande ou pequeno seu negócio seja, registros de funcionários são vitais para o departamento de recursos humanos.

    Investir em uma software ECM significa ter seus documentos em um único repositório, isto é, todos eles serão arquivados e organizados em um mesmo local. Isso porque com um software de Gestão do Conteúdo Empresarial a facilidade de arquivamento de documentos não é um bônus. É um fato.

    Ao invés de vasculhar arquivos e centenas de documentos à procura de uma folha de papel, justamente por centralizar tudo em um único repositório o ECM permite acesso rápido aos arquivos de que você precisa.

    #04 – Controle de prazo de contratos

    Você sabia que uma ferramenta de ECM notifica sobre contratos (e outros documentos) que estão expirando? Pois é, isso garante que você não perca prazos e possa inclusive se antecipar em uma negociação. Além disso, claro, evita que você perca um cliente por falta de negociar um contrato expirado.

    #05 – Segurança dos dados

    Como citamos, informação é vital. E como registra a história, grandes corporações já sentiram na pele o problema de vazamento de dados (sim, estamos falando do Facebook). Ao investir em uma solução de ECM sua empresa tem a certeza de que:

    • Somente usuários autorizados (pode ser uma equipe inteira, algumas pessoas ou até mesmo apenas um indivíduo) acessarão determinado documento;
    • As pessoas autorizadas acessarão sempre a versão mais atualizada, além de terem o controle de todas as versões de revisão;
    • Documentos eletrônicos podem ser assinados com certificados no padrão ICP-Brasil, o que garante a confiabilidade da informação (já viu nosso artigo sobre Assinatura Digital?).

    #06 – Aumento na satisfação dos clientes

    Se os clientes sempre têm razão, é também certo dizer que eles precisam ser bem atendidos. A cada vez que um colaborador é capaz de responder rapidamente às perguntas de um cliente sem ter que procurar documentos ou gastar tempo no registro de dados, sem dúvidas a probabilidade de retenção dos clientes aumenta.

    Caso sua empresa tenha um alto CAC (Custo de Aquisição de Clientes), investir em uma solução de ECM traz a vantagem adicional de poupar dinheiro, ajudando a manter os clientes atuais satisfeitos.

    #07 – Agilidade nas tomadas de decisão (= mais competitividade)

    Decisões tomadas mais rapidamente podem permitir que sua empresa aproveite oportunidades e evite gastos desnecessários. Todavia, sabemos que toda decisão deve ser bem analisada. E qual a melhor maneira de fazer essa análise? Estudando dados e informações.

    As melhores decisões são tomadas quando as informações estão disponíveis no momento certo, para as pessoas certas. Portanto, investir em uma solução de ECM é ter a certeza de que os tomadores de decisão contarão rapidamente com as informações necessárias, no momento em que precisarem (e seja no dispositivo que for).

    Para fechar: investir em um software ECM é…

    … Permitir que sua empresa assuma o controle de informações críticas. Como comentamos, a maioria das organizações percebe que precisa investir em uma solução de ECM depois de ter identificado um desafio de lidar com muito papel (assim como outros conteúdos não estruturados) que causa gargalos ao tentar processar, acessar ou armazenar as informações. No entanto, ao invés de esperar problemas mais graves surgirem para então pensar em ECM, sua empresa pode evitar dores de cabeça futuras.

    Mas, se você ainda está na dúvida se deve ou não investir em uma solução de ECM, experimente por 15 dias grátis agora mesmo nossa solução, que conta com um módulo completo para Gestão do Conteúdo Empresarial. Se preferir, solicite uma demonstração para saber mais. Será um prazer tirar todas as suas dúvidas.

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