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Processos e procedimentos: por que são importantes para as empresas?

Por Alyson Rode26/05/2020 em Processos/BPM, Deixe um comentário
Por que empresas precisam ter processos e procedimentos?

Toda empresa, desde um pequeno negócio, startups, até multinacionais que alcançam o sucesso tem seus processos e procedimentos bem definidos.

Comumente, empresas que estão há pouco tempo no mercado enfrentam alguns desafios similares. Além da falta de processos e procedimentos, há falta de transparência em decisões, inflexibilidade ou muita flexibilidade, falta de engajamento, entre outros.

Mesmo sendo uma questão básica e fundamental, os processos internos muitas vezes não são trabalhados com uma metodologia sustentável que visa à criação e manutenção de fluxos que aumentariam a produtividade e desenvolvimento da equipe.

Felizmente esse cenário pode ser revertido ao estruturar adequadamente os processos e procedimentos. Inclusive, implementando recursos tecnológicos que poderão impulsionar, ainda mais, a eficiência e o desempenho das atividades

O que são processos e procedimentos empresariais?

Antes de explicar a importância dos processos e procedimentos, é preciso esclarecer o que cada um significa. 

Um processo empresarial é um termo que indica a ação de avançar, ir para frente em um conjunto sequencial e particular de ações com um objetivo comum. Ou seja,  é uma série de tarefas pré-definidas que são estipuladas para ter um resultado específico a ser alcançado.

A diferença entre processos e procedimentos é que o primeiro é o conjunto em si. O segundo se trata da forma como se faz, a técnica ou método usado.

Para as empresas, processos têm como finalidade:

  • Eliminação de atividades e tarefas desnecessárias;
  • Foco na interação direcionada para o cliente do produto e serviço;
  • Otimização sobre as tarefas e formas de realizá-las;
  • Consolidação de uma nova e melhor gestão; e
  • Padronização da maneira de trabalho.

Os processos e procedimentos são duas questões complementares e demonstram o que e como deve ser feito. Incluindo, as etapas que precisam ser cumpridas, os responsáveis, correlatos, matéria-prima e outros pontos relevantes.  De maneira prática, um processo empresarial prevê que todo insumo, seja qual for, será transformado em resultado. Os processos internos, direta ou indiretamente visam agregar valor e melhorar a experiência para o cliente. 

Como definir e implementar processos estruturados?

Uma das metodologias mais utilizadas para definir os processos de uma empresa acontece em 5 fases. Como cada empresa possui suas particularidades, cada fase deve ser adaptada à realidade de cada negócio. 

No entanto, é importante salientar a necessidade de foco total na empresa, a  necessidade de prepará-la para a mudança, o conjunto de processos e as interações entre os grupos de interesse.

As fases são essenciais para reduzir erros e incertezas durante a implementação da gestão por processos. Essas fases são:  

1.      Comprometimento

Afase de comprometimento pode também ser definida como a fase onde é criada a estrutura dos processos de sua empresa. 

A finalidade dessa fase é a apresentação, o debate e as decisões de como será a implementação de processos.

2.      Estruturação

Identificar todos os aspectos a serem adequados para o desenvolvimento e implementação dos processos. Estruturar as fases, etapas e atividades a serem realizadas.

3.       Análise

Essa é uma das principais fases para implementar e definir os processos e procedimentos. Consiste em identificar quais atividades são essenciais e emergenciais. Para sua realização é importante observar e responder alguns questionamentos: 

  • Quais os principais processos?
  • Quais as atividades desse processo?
  • Como os processos e suas atividades são executadas?
  • Esses processos estão corretos no meio que estão sendo executados agora?
  • Quais objetivos queremos alcançar com eles?

4.      Desenvolvimento

Consolidação da gestão de processos na organização. Nessa fase também é importante considerar alguns pontos chave para entender o processo, como:

  • Quem irá executar as atividades?
  • Quais os recursos necessários?
  • Quais são as prioridades?
  • Como serão as medidas de desempenho a serem utilizadas?

5.      Implementação ou Ação

Como vimos, processos têm a finalidade de definir atividades de maneira organizada para que se atinja um objetivo comum desejado.  Todavia, para isso funcionar, as tarefas deverão ser efetuadas com disciplina, dedicação e com as funções bem definidas. Somente assim a empresa conseguirá obter a otimização de tempo. 

Realize um mapeamento dos processos, para entender as etapas envolvidas na conclusão da tarefa. O mapeamento consiste em rastrear as atividades e identificar os principais pontos impactantes que podem vir a ser um problema. Seu principal objetivo é corrigir ou aperfeiçoar a execução para que não se tornem impeditivos para o sucesso.

Essa é a oportunidade ideal para que a empresa possa identificar áreas onde há necessidade de realizar melhorias. O mapeamento pode ser encarado como uma ferramenta para ter uma visão plena de como os processos e procedimentos estão ocorrendo.

Processos que são devidamente mapeados, podem ser padronizados após identificar a melhor maneira para executá-lo. Além disso, favorece a automatização de processos.

A automatização é uma excelente ferramenta tecnológica para aumentar a eficiência e acelerar a conclusão das atividades. Sendo também, uma ferramenta essencial para acompanhamento das métricas de desempenho e da eficiência dos processos em si.

Processos e procedimentos e a Plataforma de Gestão Integrada

Uma Plataforma de Gestão Integrada é a solução ideal para realizar toda a gestão de processos, documentos e indicadores da companhia.

Em relação especificamente aos processos, essa solução é capaz de melhorar a qualidade dos processos, a comunicação, reduzindo custos e desperdícios. 

A eficiência é aprimorada e os processos otimizados porque a plataforma garante uma visão holística de todos os processos e suas interligações. O gestor possui total controle sobre como as atividades são realizadas, e, com relatórios e indicadores, possui dados reais para decisões mais assertivas.

Ao colocar processos na sua rotina empresarial, você terá uma visão mais ampla de como funciona seu negócio. Possibilitando mapear as dificuldades e tendo a oportunidades de melhorar o fluxo de atividades.  Também, obterá benefícios como entregas padronizadas e economia de tempo e recursos.

Experimente o Fusion Platform e aproveite todos os benefícios que a modelagem e otimização dos processos e procedimentos podem realizar no seu negócio.

O Fusion Platform é uma plataforma de gestão de processos e procedimentos, documentos e indicadores que proporciona administrar o negócio de ponta a ponta.

processos
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