Autor: Felipe Bahiense

¿Acaso usted tiene la impresión de que su sistema de gestión es excelente en algunos procesos, principalmente en común a cualquier organización, pero que falla en lo que puede ser el diferencial en su empresa? Por causa de eso, ¿usted vive en constante “fricción” con su proveedor para que desarrolle la solución y atenderlo mejor?

• Si su respuesta es negativa, es decir, su empresa utiliza un sistema de gestión que: cumple con todos los procesos de negocio, sin que exista mucho proceso manual, sin exceso de burocracia o sin fallas en el control de las aprobaciones, este artículo NO es para ti.
• De lo contrario, si su respuesta es “sí” a las preguntas, entonces continue, porque este artículo le ayudará.

En la transformación digital, cada compañía establece sus procesos para establecer ventajas competitivas , haciendo que muchos de estos procesos sean únicos. Así que cuando la organización busca soluciones verticales, es bastante común a imaginar un software que satisfaga  las particularidades de sus procesos (una solución “paquete cerrado” ).

Al mirar el otro lado de la mesa para los proveedores de soluciones verticales, observamos que evolucionan su software para satisfacer el mayor número posible de empresas en el mismo o diferentes segmentos.

Sin embargo, si es así que todo funciona, como una empresa como la suya, que tiene procesos exclusivos, ¿logrará implantar sus procesos de negocio con agilidad?, ¿o poseer diferenciales frente a sus competidores y aún imponer dinámicas de evolución continua en su organización? La respuesta está en las soluciones BPMS ( Sistema de Gestión de Procesos de Negocio ).

¿Qué es BPMS?

En otra artículo, ya abordamos lo que es BPM y demostrar que se trata de una disciplina para la gestión de los procesos (Business Process Management). Pero ¿qué pasa cuando hablamos de BPMS ( Business Process Management System , o español Sistemas de Gestión de Procesos de Negocio )? Estamos hablando de una herramienta para diseñar, implementar y mejorar una actividad o conjunto de actividades que alcanzan un objetivo organizacional específico .

La comparación aquí es: si BPM es la metodología, BPMS es la herramienta para gestionar los procesos , pues  Business Process Management System es un tipo de solución que automatiza el flujo de información y las acciones de un proceso. Así, una herramienta de BPMS ayuda a los administradores a mejorar continuamente los procesos de negocio a través de:

• Herramientas de modelado de procesos;
• Mecanismos de reglas de negocios y de flujo de trabajo y
• Herramientas de simulación y prueba.

En resumen, el BPMS es utilizado por el profesional de proceso de negocios, analistas de negocios, desarrolladores y profesionales de TI para mejorar la productividad, la eficiencia, la eficacia y la rentabilidad de la organización . Sin embargo, a fin de que esto sea posible, una solución de BPMS necesita agregar valor a los sistemas gerenciales.

BPMS: cómo agregar valor a los sistemas gerenciales?

Sea ERP, CRM, RH u otros tipos de soluciones, el hecho es que hay algunos puntos que hay que prestar atención al hablar de BPMS, de la siguiente manera:

• integración
• Formularios electrónicos
• Procesos automatizados
• documentos
• Indicadores, KPI y Dashboards

Cada punto se detalla a continuación:

Integración

Se estima que el 80% de los proyectos de implantación de la cultura de gestión de procesos fallan por la alta complejidad en las integraciones. Así que busque  soluciones BPMS que sean altamente integrables , es decir, low code. Recuerde: las soluciones de BPMS tienen que permitir que el proceso se automatice de forma sencilla.

Formularios electrónicos

Ya hemos abordado la integración, pero no es sólo la falta de ella que puede hacer que su estrategia de BPM falle. Usted seguramente ha escuchado hablar de formularios electrónicos. Como usted debe saber, estos formularios son las estructuras de datos que van a almacenar la información de sus procesos.

Si es necesario desarrollar HTMLs , crear tablas en base de datos y crear un desarrollo robusto para hacer que esos formularios ganen vida, sin duda es tiempo para hacer una relación costo/beneficio, después de todo, su negocio no debe ser a desarrollar sistemas (a menos que sea un fabricante de software).

Procesos automatizados

Usted ya debe haber visto, o incluso debe haber utilizado varias herramientas de modelado de proceso. Sin embargo, cuando hablamos de BPMS, hay que tener en cuenta que el diseño del flujo es importante, pero más importante aún, es dar el “play”(activar)  y este proceso estará automatizado.

En este sentido, vea si su solución permite – en un ambiente único – diseñar el proceso y crear las reglas de negocio en las transiciones (incluso probando condiciones con informaciones que vienen de sus formularios u otros sistemas) que permitan documentar el flujo. A pesar de parecer pequeños detalles, son ellos los que posibilitarán a su empresa evolucionar de forma muy rápida en la cultura de la gestión de procesos.

Documentos

¿Qué hablar de los documentos? Si hasta intentamos librarnos de ellos, pero cuanto más automatizamos los procesos, más nos damos cuenta que generamos archivos PDF, informe, Excel y esto tiene que ser controlada de alguna manera (vea nuestro artículo sobre la empresa sin papel ).

Más arriba abordamos la integración, ¿verdad? Pues bien su BPMS tiene que integrarse a sus demás sistemas, busque una solución de BPMS que ya tenga integración con ECMs de mercado, o mejor aún, que ofrezcan ECM embarcado en sus soluciones (aquí no voy mencionar que ess ECM también debe tener recursos que permitan la gestión de documentos de forma sencilla, porque eso será asunto para otro artículo).

Indicadores, KPI y Dashboards

Apuesto a que usted escucha hablar de ellos cada día, no es así? Pues es, o usted lo hará con una solución de BI convencional, u “observe” si su BPMS ofrece la condición de extraer indicadores sin que sea necesario programar, programar y programar.

Si usted nota el siguiente discurso, “esto necesita construir un extractor de datos”, “basta con conocer SQL” etc., vaya con cuidado. Por supuesto que necesita asistencia técnica, pero recuerde que no se puede depender de ello todo el tiempo .

Lo ideal es que TI proporcione la información y que pueda crear su KPI o su Dashboard por sí mismo.

Por último, la cultura de la gestión de procesos

soluciones BPMS tienen como objetivo hacer que los procesos de negocio y flujos sean eficientes y adaptables a las organizaciones que cambian constantemente . Esto forma parte de la cultura de la gestión de procesos y sabemos que todavía existe mucho temor cuando el asunto es el retorno sobre la inversión para proyectos en BPM. Para que esté seguro del retorno que tendrá,  descarga nuestra calculadora de ROI .

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