Superando o desafio da informação não estruturada

Ao falarmos sobre informação, é importante termos em mente a importância dela para uma organização. Comumente, ela pode ser chamada de ativo corporativo, pois a definição de um ativo na norma ISO/IEC 27002 (Código de Prática para a Gestão de Segurança da Informação) é bem sucinta: Ativo é qualquer coisa que tenha valor para a organização.

Ou seja, a informação nada mais é que um conjunto de conhecimento que trabalha em prol do funcionamento de uma entidade única. Como qualquer outro recurso corporativo, ela tem um valor financeiro — que aumenta em relação ao número de pessoas que usufruem desta informação. De forma geral, tudo o que for imprescindível na operação de uma organização, passa a ser um ativo com importância a ser estruturado e gerenciado.

O que ocorre quando as informações não são estruturadas?

Informações são consideradas não estruturadas quando não possuem um armazenamento gerenciado. Se um documento ou atividade não está centralizado em um determinado local, essa informação pode ser facilmente perdida ou até mesmo se tornar uma informação inválida.

Além de que, cada minuto gasto por um colaborador para recuperar ou tratar alguma informação não estruturada e não digitalizada acaba se tornando em prejuízo para a empresa, bem como em perda de vantagem competitiva.

Infelizmente muitas vezes a informação não estruturada passa despercebida ou não recebe a devida atenção no âmbito corporativo.

Como estruturar a informação?

As informações podem existir em diferentes tipos e formatos. Portanto, é responsabilidade da estrutura organizacional centralizar e gerenciar esses insumos durante todo o seu ciclo de vida, independente se for base de dados e arquivos, contratos e acordos, documentação de sistema, informações sobre pesquisa, manuais de usuário, material de treinamento, procedimentos de suporte ou operação, planos de continuidade do negócio, procedimentos de recuperação, trilhas de auditoria e informações armazenadas.

Segundo a Association for Information and Image Management (AIIM), o compartilhamento de informações auxilia o uso e a exploração do conhecimento corporativo, e a melhor maneira de lidarmos com esses ativos é coletando-os ao primeiro contato.

Ou seja, a informação deve ser digitalmente capturada e centralizada assim que ela entra no prédio de sua organização. Porém, é necessário levar em consideração que não basta apenas armazenar esses ativos, mas possibilitar também que os mesmos sejam acessados de forma rápida e eficiente, para que realmente tragam excelência e qualidade ao trabalho.

Organizações que centralizam, gerenciam e disponibilizam suas informações eletronicamente já dão um passo muito grande em relação às que ainda utilizam papéis e dependem de mecanismos humanos em seu gerenciamento.

Adeus, papel. Olá, tecnologia!

O papel ainda faz parte do dia a dia da maioria das organizações, mas essa é uma realidade que está mudando, junto aos avanços da tecnologia da informação.

Levando em conta que papéis geram custos, são suscetíveis a perda e têm um alto custo de gerenciamento (tempo), empresas têm optado cada vez mais por soluções inteligentes para estruturar informações sem intervenção humana, o que reduz custos e aumenta a precisão nas tomadas de decisão.

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De acordo com a AIIM, um sistema inteligente de Gestão da Informação precisa integrar com facilidade Gestão de Processos (BPM), Gestão de Documentos (ECM), Portais & Social, entre outros.

Com estas soluções, se torna possível:

• Padronizar processos, eliminando os fluxos manuais e facilitando os controles e aprovações;
• Facilitar o controle dos documentos, além de proporcionar uma gestão completa do ciclo da vida de cada documento;
• Fornecer indicadores em tempo real;
• Melhorar a comunicação entre os colaboradores, garantindo mais sintonia entre as equipes;
• Integrar CRMs e ERPs;
• Ser flexível para atender às individualidades do seu negócio e
• Permitir fácil modelagem de fluxo para automatizar processos.

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Referências: AIIM, Ostec, NSC Total