7 competências que Key Users devem ter para assumir seu papel com êxito

Dentro da equipe mobilizada, o projeto de implantação precisa de uma ou mais pessoas que vistam a camisa do projeto e que assumam o papel de “pai/mãe” do sistema. Essa pessoa é o usuário-chave, comumente chamado de Key User.

• Competências dos Key Users
  1.  Capacitação e bom relacionamento com os colegas de trabalho
  2.  Apoio nas decisões estratégicas
  3.  Bons conhecimentos técnicos
  4.  Domínio sobre as rotinas e processos da empresa
  5.  Disponibilidade para executar as tarefas relativas ao projeto
  6.  Motivação e senso de responsabilidade
  7.  Demonstração dos resultados

O termo hoje está amplamente difundido entre as organizações e traz algumas mudanças organizacionais. Por exemplo, colaboradores que antes eram vistos apenas como os com maior domínio em determinada área de negócio de uma empresa ganham papel e responsabilidades definidas. Key users são, portanto, o ponto focal em termos de disseminação de conhecimento nas ferramentas e regras de um processo de negócio.

Como key users são centralizadores de todos os assuntos pertinentes ao sistema, tamanha carga de responsabilidade pode trazer a estes usuários-chave notoriedade dentro de sua instituição. Conforme você deve imaginar, escolher quem assumirá esse cargo dentro de um projeto garantirá o sucesso de sua execução.

Para uma empresa possuir grandes key users, alguns aspectos importantes precisam ser observados para cada candidato, conforme mostrarei a seguir (referência: Blog Industrial).

Competências dos Key Users

1. Capacitação e bom relacionamento com os colegas de trabalho

Os usuários-chave devem receber todos os treinamentos e capacitações, especialmente porque terão a responsabilidade de multiplicar o conhecimento para o restante da equipe.

É importante, também, que key users tenham bom relacionamento com todos os envolvidos no projeto. Isso diminui as barreiras entre a rotina atual da empresa e a apresentação de algo novo, que mudará a forma de trabalho. Todo ser humano tem certa resistência a mudanças e esse processo fica ainda mais complicado quando essas mudanças são apresentadas e cobradas por uma pessoa que não tem tanta empatia com os funcionários.

1. Apoio nas decisões estratégicas

Os key users precisarão, em muitos momentos, participar de decisões estratégicas do projeto. Nas mais complexas, será preciso envolver os patrocinadores do projeto (diretoria e/ou presidência da empresa), porém, sua contribuição deve sempre ser positiva ao assunto tratado.

Caso o usuário-chave não seja um patrocinador do projeto, é aconselhável que ele tenha acesso a quem seja, de modo a facilitar a tomada de decisão e o caminhar do projeto.

1. Bons conhecimentos técnicos

Key users devem ter bons conhecimentos técnicos sobre os assuntos a serem tratados. Não podemos usar um funcionário que não tenha conhecimento de conceitos de processos e não conheça minimamente os processos da empresa.

É necessário também que essas pessoas conheçam minimamente o tema do treinamento e que consigam ter o controle de certas situações que acontecerão quando o sistema estiver em operação.

1. Domínio sobre as rotinas e processos da empresa

Key users precisam saber como a empresa funciona, de forma geral. Muitos processos são integrados entre si, logo, preocupar-se somente com uma parte pode interferir negativamente na rotina e nos processos da outra ponta.

1. Disponibilidade para executar as tarefas relativas ao projeto

Durante todo o projeto de implantação, os usuários-chave precisarão dedicar-se a várias tarefas e “deveres de casa” passadas pelo consultor durante as reuniões e/ou visitas de implantação. Por isso, key users devem ter disponibilidade em atender a todas as solicitações que forem apresentadas.

Em muitos casos, a pessoa que assume este papel não possui tempo livre para fazer qualquer outra atividade da empresa. Considere um gerente industrial que passa 90% do seu tempo na fábrica acompanhando todas as ocorrências que aparecem. Por mais que tenha sólidos conhecimentos técnicos e dos processos da empresa, não poderia assumir esse papel, pois não conseguiria ficar o tempo necessário em frente ao computador para executar todas as tarefas que forem passadas.

1. Motivação e senso de responsabilidade

Key users devem estar motivados e sentirem-se responsáveis pelo sucesso dos projetos. Esse é o combustível para se obter ótimos resultados. Caso as pessoas não se sintam bem com elas mesmas, ou encarem a função como um fardo, estes são indícios de que teremos problemas para implantar o sistema na empresa e que outra pessoa precisa ser preparada para essa ocupação.

1. Demonstração dos resultados

É desejável que key users apresentem resultados concretos sobre o desempenho do projeto para os gestores da empresa. Conforme a conclusão das etapas da implantação, é necessária a apresentação e avaliação do que foi entregue, de forma a comunicar quais etapas do cronograma foram executadas e quais serão os próximos passos a serem tomados. Esse é o fator que vai garantir o resultado desejado na empreitada.

Resumindo

Existe uma máxima que diz que saber é poder. Se saber for mesmo poder, o mesmo não podemos dizer sobre “saber é agir”. Muitas empresas investem enormes quantias de dinheiro para adquirir conhecimento, mas não sabem exatamente como transformar esse conhecimento em ação.

Para resolver esse cenário é que existe a figura dos key users, que, como procurei mostrar, são os disseminadores do conhecimento. O usuário-chave é extremamente importante na Gestão de Projetos, pois além de ser a pessoa apta a transformar o conhecimento em ação, será o ponto focal de interação.

No artigo apresentei as sete competências necessárias aos usuários-chave. Abaixo, segue um resumo de como deve ser o key user ideal:

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Referência:

Blog Industrial » Usuário-chave: O que é e como ele pode garantir o sucesso na implantação do seu sistema de gestão