Talvez 2020 tenha sido o ano que mais aproximou pessoas da tecnologia até agora. Muitos tiveram que aprender a dar palestras online, fazer reuniões virtuais e mesmo chamadas por vídeo. Sem dúvidas, a necessidade acabou sendo o que impulsionou as mudanças que deixaram a vida ainda mais conectada e digital.
Mas o que esperar para o ano que vem? Com a virada do ano batendo na porta, quais são as tendências tecnológicas para 2021? A resposta você encontra a seguir. Boa leitura!
1. Inteligência Artificial (IA)
É verdade que a Inteligência Artificial já é uma figura repetida na lista sobre “o que esperar para o próximo ano”. Mas o fato é que, das tendências tecnológicas para 2021, acredita-se que ela ganhará o status de ferramenta ainda mais valiosa para nos ajudar a interpretar e compreender o mundo ao nosso redor.
Para empresas, o desafio tem sido entender a mudança no comportamento dos clientes. Com algoritmos de machine learning (aprendizado de máquina) mais bem informados e cada vez mais sofisticados, a IA será uma aliada ainda mais poderosa para conhecermos melhor nossos clientes e até mesmo o próprio funcionamento interno. Assim, organizações estarão mais aptas a melhorarem processos, coletarem dados e tomarem decisões de negócios mais eficazes.
Além disso, para 2021 podemos esperar que as ferramentas de Inteligência Artificial atendam cada vez mais às demandas de infraestrutura e orçamento de um número crescente de organizações.
2. 5G
A rede de dados 5G tem sido alvo de muitas controvérsias no mundo inteiro. Dentre as dúvidas por parte de alguns especialistas e da opinião pública, uma coisa é certa: o 5G possibilitará uma internet mais rápida e confiável.
Ao contrário do que muitos podem pensar, isso não significa apenas que as páginas da web e os vídeos serão carregados mais rapidamente, ou que downloads serão mais rápidos. Apesar de a promessa ser essa, a cada avanço na conectividade móvel vemos melhorias.
O 5G significa que serviços baseados em tecnologias avançadas – como realidade aumentada e realidade virtual que falaremos mais adiante -, possam se tornar uma proposta viável, em qualquer lugar e a qualquer hora. Resumindo, será graças ao 5G e outras redes avançadas de alta velocidade que outras tendências tecnológicas para 2021 se tornarão acessíveis a qualquer hora e em qualquer lugar.
3. Cibersegurança
A cibersegurança pode não parecer a você como uma grande novidade, afinal, o assunto começou a ter importância há bastante tempo. No entanto, com empresas mudando seu modo de trabalho (muitas chegaram a fechar o espaço físico e os profissionais passaram a trabalhar à distância), com o aumento do home office e, por consequência, com o crescimento dos ataques maliciosos, proteger os dados torna-se ainda mais necessário.
A área cresceu muito neste ano e para o próximo espera-se que ela passe a ser prioridade dentro das organizações. Afinal, segundo o The Global Risk Report, o crime cibernético custará para as empresas, até 2021, o valor estimado de US$ 6 trilhões.
Portanto, as organizações precisam fazer um investimento e reforçar a segurança de seus dados, além de garantir que os softwares que utilizam tenham uma boa governança (como é o caso do Fusion Platform). Isso é possível com backup de segurança dos dados da empresa e com processos que demonstram de forma clara e objetiva o uso dos dados (um requisito da LGPDP, um item que organizações brasileiras também precisam ficar de olho em 2021).
4. Realidade Virtual e Aumentada
Em especial a Realidade Aumentada ganhou destaque neste ano por conta dos desafios colocados pela situação global. A tecnologia foi utilizada por empresas para divulgarem produtos e serviços principalmente para permitir que seus clientes evitassem situações potencialmente perigosas em que poderia haver risco de transmissão viral.
Por exemplo, na indústria de construção civil existem maquetes em Realidade Aumentada que podem ser acessadas por dispositivos móveis. Para quem prefere fazer as compras online, muitas lojas virtuais inseriram a função de RA nas páginas de comércio eletrônico para que clientes pudessem ver produtos com mais detalhes. No mundo da logística, RA e Realidade Virtual já começaram a entrar nos galpões.
Como uma das tendências tecnológicas para 2021, acredita-se que veremos um aumento no uso de ferramentas de RV e RA na educação. Isso reduzirá a necessidade de termos salas de aula lotadas.
Ambas as tecnologias já se mostram importantes nas áreas de treinamento, entretenimento (como visitas a museus), educação, marketing (área em que a RA e RV serão bem mais exploradas) e até mesmo no segmento da saúde. Por tudo isso, o potencial da Realidade Virtual e Realidade Aumentada tende a atingir organizações de diversos setores.
5. IoB
IoB é sigla para Internet of Behaviors (traduzido literalmente seria “Internet de Comportamento”). O Gartner explica a IoB como sendo o uso de dados para mudar o comportamento humano. Ou seja, significa reunir dados dos mundos físico e digital para influenciar ações e comportamentos por meio de ciclos de feedback.
O próprio Gartner esclarece em seu site: “O IoB pode reunir, combinar e processar dados de muitas fontes, incluindo: dados comerciais de clientes; dados do cidadão processados pelo setor público e agências governamentais; mídia social; implantações de reconhecimento facial em domínio público; e rastreamento de localização. A sofisticação cada vez maior da tecnologia que processa esses dados possibilitou o crescimento dessa tendência”.
Um exemplo são os veículos podem ser controlados por telemática para estudar os comportamentos de direção. Os dados podem ser utilizados para melhorar a segurança, o desempenho do motorista e as rotas. Dessa maneira, veremos máquinas se programando de acordo com o comportamento do usuário.
A questão aqui é entender que, à medida que empresas aprendem mais sobre clientes, mais elas podem afetar o comportamento do seu público. Com a IoT (Internet of Things) a IoB pode ser usada pelas organizações para observar e tentar mudar comportamentos para atingir o objetivo desejado, que é, claro, o de vender.
Mais tendências tecnológicas para 2021?
As tecnologias citadas neste post têm tudo para evoluir em 2021. Como sua empresa pode se preparar? Como você, como profissional, pode estar preparado para o futuro? Lembre-se que a maioria dessas tecnologias precisará de profissionais qualificados, o que significa que este pode ser o momento certo para você começar a se atualizar e para sua empresa embarcar nas tendências.
Quais outras podem entrar na lista? Fique à vontade para compartilhar nos comentários e ampliar a discussão. Aproveite que está aqui e visite também o blog da Neomind.
Se você já procurou sobre gestão de processos, provavelmente se deparou com o BPM. E, saber como ele funciona pode ter gerado algumas dúvidas.
Para esclarecer, antes de abordar o assunto de maneira aprofundada, acompanhe essa analogia:
Imagine que você decide plantar uma árvore e, para isso, cria 3 funções: uma pessoa para cavar o buraco, outra para plantar a semente e outra para tapar o buraco.
A primeira pessoa fez a parte dela no horário marcado. Mas, a segunda acabou esquecendo do compromisso.
Quando a terceira vai até o local, percebe que o buraco está sem sementes. Ela volta, entra em contato com a segunda pessoa, que diz que só conseguirá plantá-las em cinco dias.
Então, cai uma chuva, o buraco é fechado e, cinco dias depois, a segunda pessoa volta no local e percebe que não existe mais buraco.
Ela envia uma mensagem para a primeira pessoa, que, por sua vez, avisa que só conseguirá cavar o buraco na semana seguinte.
Resumindo: uma tarefa que poderia ser completada em menos de uma hora levou um mês para ser concluída. Além disso, cada uma das três pessoas perdeu tempo e dinheiro.
O exemplo pode até parecer absurdo, mas é exatamente isso que acontece em uma empresa sem gestão de processos.
Assim, não importa o porte ou o setor – nem o produto ou serviço que ofereça -, o fato é que, mesmo sem se dar conta, toda empresa possui processos.
Para que você consiga tirar suas dúvidas sobre o assunto, neste post reunimos um guia completo sobre Gestão de Processos de Negócios.
O que é Gestão de Processos de Negócios?
Gerenciamento ou Gestão de Processos de Negócios, é comumente conhecido pela sigla BPM, do inglês Business Process Management.
Trata-se de uma metodologia de gerenciamento ajustável desenvolvida com a finalidade de organizar e facilitar processos organizacionais de baixa ou alta complexidade, internos ou externos nas corporações.
Seu objetivo é o de alcançar os objetivos das empresas por meio da otimização na gestão e controle de métodos. Assim como, implementar técnicas e ferramentas para analisar, modelar, aperfeiçoar, publicar e controlar processos envolvendo todos os setores.
O que envolve a Gestão de Processos?
Essencialmente, o BPM:
Organiza atividades em torno de resultados – e não de tarefas – para garantir que o foco seja mantido;
Corrige e melhora processos antes da automatização;
Habilita a melhoria contínua para que as mudanças possam ser estendidas e propagadas ao longo do tempo;
Melhora os processos existentes, em vez de criar novos;
Padroniza processos em toda a empresa para que possam ser mais facilmente entendidos e gerenciados, além de terem seus erros e riscos reduzidos.
Quais as vantagens do BPM?
Os processos em uma empresa abrangem todos os departamentos – RH , Qualidade, Compras, Vendas etc. E, podem ser transorganizacional, transversais, interdepartamentais ou horizontais.
Dentre as vantagens da ferramenta de BPM, a mais expressiva é a de que ele facilita o progresso dos processos fornecendo uma visão em tempo real do andamento das atividades.
Em resumo, gerencia os processos e responde: quem está fazendo o quê, por qual motivo, qual é o prazo e quem seguirá com a tarefa.
Com isso, gestores são capazes de reagir mais rapidamente aos problemas e consequentemente melhorar a competitividade da empresa.
Visão colaborativa: os colaboradores conseguem compreender melhor seu papel na organização;
Mais rastreabilidade: uma das grandes vantagens do BPM é que cada atividade dentro de um fluxo de processo é acompanhada em tempo real. Isso permite que pessoas autorizadas saibam rapidamente onde está o processo e seu andamento;
Precisão nas informações: o acesso a informações relevantes e precisas ajudam sua equipe a melhorar o desempenho individual, evitando longos e dispendiosos cumprimento de prazos. Além disso, mantém a conformidade com leis e regulamentos, e as decisões são tomadas com assertividade e rapidez;
Mais eficiência: muitas empresas ainda contam com sistemas ineficientes ou exigem intervenção manual para tarefas que podem ser automatizadas. Por meio da automatização de determinadas tarefas e simplificação de outras, as equipes tornam-se mais eficientes.
Melhores resultados: o objetivo de toda empresa é melhorar os resultados através da entrega de bons produtos/serviços e um ótimo atendimento. Com uma operação interna consistente e eficiente, a organização conseguirá aumentar as margens de lucro reduzindo os custos operacionais.
De fato, é por meio da padronização que se busca a melhor maneira de executar uma atividade. Alguns benefícios obtidos incluem:
Reduções de erros e perdas;
Cultura de treinamento;
Maior transparência;
Redução de custos.
Esse alinhamento padronizado também faz com que os processos e seus responsáveis sejam conhecidos de ponta a ponta. Isso garante que os envolvidos tenham um entendimento melhor das entradas e saídas.
Além disso, padronizar processos é uma vantagem competitiva porque elimina falhas, otimiza processos internos e melhora a qualidade de produtos e serviços.
Como padronizar processos?
Elencamos o passo a passo para você começar a padronizar os processos da sua empresa hoje mesmo:
1.Comunique as equipes
Tanto na padronização como na implementação do BPM, a transparência é fundamental.
Por isso, o primeiro passo é cada líder reunir sua equipe e explicar sobre a padronização de processos, mostrando suas vantagens.
Como os colaboradores terão que lidar com mudanças na execução de atividades, é importante explicar a eles que essas mudanças os ajudarão a serem mais produtivos e a terem menos desperdícios e retrabalho.
2.Faça mapeamento de processos
O mapeamento identifica todas as etapas, partes envolvidas, objetivos, decisões e fluxo de um processo existente.
É nesse passo também que o processo será desenhado ou redesenhado. Nos casos de processos já existentes, a missão é olhar criticamente para cada processo e analisar se há inconsistências, redundâncias ou oportunidades de melhorias.
O mapeamento de processos pode ser realizado de diversas maneiras, de acordo com o objetivo desejado. Mas, existem melhores metodologias para que o mapeamento seja voltado para a automatização.
Para conseguir enxergar o processo como um todo e desenhá-lo, é essencial criar um fluxograma. Isso pode ser feito manualmente, mas o indicado é utilizar uma ferramenta de BPM processos.
3. Acompanhamento após o mapeamento
Mapear os processos é fundamental para entender como os processos são realizados atualmente. Da mesma forma que permite redesenhar o fluxo para melhorar a execução.
No entanto, para que a padronização e a automatização dos processos tenham sucesso, também será necessário:
Documentar os processos: após os processos mapeados, é fundamental ter todos eles documentados. Essa documentação é essencial pois descreverá como o processo deverá rodar na empresa. Isso será bastante útil para treinamentos de novos funcionários. Ressaltamos que a documentação deve servir como um guia e deve ser simples e fácil de ser entendida por quem precisar analisá-la. O ideal é utilizar uma notação gráfica padrão conhecida, como o BPMN.
Realize treinamentos: pode ser que haja uma certa resistência aqui, pois até então não havia um procedimento a ser seguido. Isso é normal e o importante é estar sempre aberto para o diálogo.
Monitore constantemente: esteja sempre de olho se algo precisa ser melhorado ou se ainda existem inconsistências ou oportunidades de aperfeiçoamento. A melhoria contínua é uma importante fase da gestão de processos.
Mas, como saber se minha empresa realmente precisa de BPM?
Tudo isso pode parecer muito bonito quando colocado em palavras, mas será que sua empresa precisa automatizar a gestão de processos? Para responder a essa dúvida, assinale todas as alternativas aplicáveis ao seu negócio:
( ) Dificuldade em concluir processos dentro do prazo.
Quanto tempo os colaboradores da sua empresa levam para concluir uma atividade dentro de um processo? Existe um controle sobre a etapa em que o processo se encontra e/ou o que está sendo realizado?
( ) Dificuldade para tomar decisões.
A gerência possui as informações necessárias para tomar decisões importantes relacionadas aos processos? As informações são fáceis de serem encontradas? Estão centralizadas?
( ) Muito dinheiro investido, pouco retorno.
Sua empresa tem investido em processos que não trazem retorno? Antes de iniciar um novo processo, você consegue avaliar o tempo que o mesmo levará para ser concluído e o gasto que terá?
( ) Perda de competitividade devido a atrasos em entregas.
Sua empresa precisa reduzir o tempo de comercialização de seu produto devido ao aumento da concorrência? Precisa melhorar a qualidade da entrega de produtos/serviços?
( ) Falta de atingimento de metas organizacionais.
Apesar de todo o esforço dos seus times, sua empresa não consegue alcançar as metas organizacionais?
( ) Entrega inconsistente de produtos/serviços, somado à insatisfação de clientes.
Seus clientes têm reclamado de atrasos em entregas, defeitos de produtos, entre outros?
( ) Ineficiência dos colaboradores.
A produtividade dos seus colaboradores diminuiu e a entrega de produtos/serviços tem deixado a desejar? Seus colaboradores perdem tempo executando tarefas manuais e repetitivas?
( ) Falta de informação sobre qual etapa do processo está sendo executada.
Dentro de um processo, como é feito o controle do andamento das atividades? Qual é o nível de dificuldade para conseguir essa informação?
( ) Constatação de não cumprimento de conformidades legais.
Qual é o nível de controle da sua empresa sobre o cumprimento das conformidades legais?
( ) Dificuldade em priorizar processos.
Sua empresa tem muita coisa para fazer, mas não sabe o que é urgente e o que é importante? Dentre os processos, sabe definir aqueles que precisam ser executados com mais urgência?
( ) Incapacidade em avaliar a eficácia dos processos e mapeá-los.
Você sabe quais processos realmente trazem resultados? Consegue fazer uma lista daqueles que podem ser eliminados? É possível identificar pontos de melhoria? (entenda sobre o mapeamento de processos)
( ) Dificuldade em encontrar quais etapas do processo não agregam valor e onde estão os desperdícios.
Você tem certeza de que todas as atividades dentro de um processo são essenciais? Elas são realizadas da maneira correta? São concluídas dentro do prazo e orçamento?
( ) Incapacidade de avaliar os resultados de um processo.
Os gestores conseguem medir processos de ponta a ponta e fazer uma comparação com os resultados esperados? É possível quantificar processos?
Se você marcou a maioria dos itens acima, então é ideal que sua empresa invista em uma solução de Business Process Management a fim de agilizar e facilitar a gestão de processos.
Você pode confirmar essa necessidade de uma plataforma BPMS respondendo esse checklist.
E como saber se é realmente viável investir em BPM?
Bom, a essa altura você entendeu sobre a importância da padronização dos processos e do BPM.
Também já fez o checklist e percebeu que está na hora de investir na ferramenta.
No entanto, será que o investimento é viável?
Para você ter certeza da resposta, desenvolvemos uma calculadora que permite à sua empresa analisar a viabilidade de investimento em uma solução de BPM.
Padronização e conformidade do processo e suas regras (ganhos de qualidade);
Assertividade com redução de falhas e retrabalhos;
Aumento na velocidade do processo;
Eficiência e confiabilidade dos processos;
Diminuição do tempo e do número de pessoas envolvidas;
Aumento da produtividade.
Como ocorre a implantação do BPM?
Vamos supor que você tenha optado por investir no BPM. Para que entenda como funciona a implantação, explicamos as fases:
Fase 1 – Planejamento e identificação (As-Is)
Durante a primeira das fases da implantação do BPM é realizada a identificação e definição da situação atual dos processos da organização (As-Is). Assim como, os usuários-chave (key users) envolvidos.
É fundamental que estes usuários participem desta fase do levantamento e entendimento dos processos. Afinal, eles são uma rica fonte de informações sobre como os processos são executados no dia a dia.
Fase 2 – Análises e oportunidades de melhorias (To Be)
Na segunda fase já são de conhecimento os gargalos, falhas, e outras deficiências do processo.
E com base nestes insumos, deve-se analisar cada um dos processos e propor melhorias alinhadas aos objetivos estratégicos da organização.
Dessa forma, se desenha uma nova versão de cada um dos processos (To Be).
As oportunidades de melhoria são a chave do sucesso nesse momento. Comumente, estão relacionadas aos métodos de trabalho, pessoas, máquinas e equipamentos, matéria-prima, clientes/fornecedores, ambiente físico, entre outras.
Fase 3 – Priorização dos fluxos e automatização
Uma estratégia para fazer com que a organização engaje com a implantação do BPM é iniciar por processos mais simples.
No entanto, estes precisam trazer algum ganho operacional ou simplificar tarefas diárias. E, que tenha adesão e envolvimento dos gestores.
Para a automatização dos fluxos, o ideal é que seja utilizado uma suíte que vá além da simples modelagem do fluxograma.
Ou seja, permita a execução sistêmica das etapas com formulários eletrônicos e Gestão de Documentos (ECM). Ainda na definição da estratégia de automatização, deve-se verificar:
Quais as relações e necessidades de integração dos fluxos com outros sistemas internos da organização, ou até mesmo externos;
Como funcionará o controle para geração de evidências e auditorias;
Mecanismos para geração de relatórios automatizados e identificação de gargalos;
Controle de versões de processos e documentos;
Forma de treinamento dos usuários e divulgação;
Implantação e suporte assistido.
Fase 4 – Simulação dos fluxos e verificação da aderência
Com a automatização dos processos selecionados e sua devida estruturação em uma solução de BPM, é imprescindível realizar simulações/pilotos com os usuários-chave.
Essas simulações irão verificar a aderência das melhorias, e, se estão alinhadas aos objetivos estratégicos da organização. Caso contrário, se realiza os ajustes necessários.
Por fim, após a homologação pelos usuários-chave deve ser estruturada a forma de treinamento e capacitação dos demais usuários envolvidos.
Além disso, é preciso realizar um planejamento de implantação e o suporte assistido.
Fase 5 – Monitoramento, controle e análise dos resultados
Nesta etapa os processos são acompanhados por meio de indicadores de desempenho e relatórios que possibilitam identificar e automatizar gargalos de processos. Além de realizar subsídio a auditorias.
Os indicadores mais empregados para embasar relatórios de análise dos resultados da automatização dos processos são: tempo médio de realização das atividades, custo para realização das atividades, tempo médio de execução dos processos e relatórios de satisfação.
É importante que neste instante haja um acompanhamento assistido de profissionais capacitados. Essa ação auxilia os usuários em relação a eventuais problemas decorrentes da automatização do fluxo.
Fase 6 – Refinamento (melhoria e expansão da automatização)
Chamada também de melhoria contínua, a última fase deve ser realizada com base nas análises e insumos gerados pela etapa anterior.
De fato, é importante que seja estabelecido um comitê de mudanças em processos que deverá realizar reuniões periódicas para acompanhamento de indicadores e sugestões de melhoria.
Da mesma forma que também devem ser criadas documentação para registro e tratamento de mudanças em processos.
Este comitê deverá também manter o controle de versão de processos. E, além da melhoria dos processos já implantados, procurar identificar novos processos para automatização.
Dica bônus
A implantação de processos, quando realizada com eficácia e contando com uma ferramenta robusta, oferece para as empresas transparência, controle, produtividade, automação, agilidade, eficiência, redução de custos e segurança.
Neste artigo procuramos trazer uma visão completa sobre o BPM. E, de que maneira a gestão de processos gera benefícios e diferenciais para as organizações.
É claro que este tema é bastante abrangente e envolve a adoção de uma ferramenta adequada que seja amigável e customizável às necessidades do seu negócio.
O sucesso do BPM está diretamente associado ao mapeamento e desenho dos processos. Por isso, é sempre recomendado contar com profissionais capacitados e preparados para essa missão.
Esse artigo provavelmente criou a vontade de adotar a gestão de processos no seu negócio. É por isso que a Neomind disponibiliza a vantagem de experimentar o Fusion Platform gratuitamente por 15 dias.
Preparado para aperfeiçoar e melhorar os processos do seu negócio com o BPM?
Caso tenha restado alguma dúvida, ou tenha algo a comentar sobre o artigo, é só escrever aqui nos comentários.
Quando pensamos em produção, imaginamos que para termos eficiência nos processos precisamos de altos investimentos em máquinas e tecnologia. Uma parte disso pode até fazer sentido dependendo da indústria e do porte da fábrica. No entanto, muitas vezes o que coloca a capacidade de fabricação para baixo não tem necessariamente a ver com falta de tecnologia.
Claro que entendemos que na era da Indústria 4.0 investimentos em tecnologias são cada vez mais essenciais e podem significar grandes ganhos de competitividade. Mas é preciso também entender que existe algo que, mesmo com tecnologia, pode estar interrompendo processos de produção.
Algo esquecido por muitos, mas extremamente essencial, é a análise da real versus potencial capacidade dos processos. Isso é feito identificando e gerenciando gargalos de produção. Explicamos sobre isso neste artigo. Boa leitura!
Entendendo gargalos de produção
Antes de falarmos especificamente sobre gargalos de produção, para você entender a ideia, imagine uma garrafa de refrigerante cheia de pequenas pedras. Na hora que a viramos de cabeça para baixo logo percebemos que elas começam a se acumular no gargalo da garrafa. Quando isso acontece, apenas algumas poucas pedras escapam. O restante fica preso a tal ponto que mais nenhuma consegue sair.
É exatamente essa ideia que se aplica em gargalos de produção. Eles ocorrem quando uma estação de produção produz mais do que a estação subsequente pode acompanhar, causando uma desaceleração na linha de produção.
Para entender melhor, imagine uma fábrica que produza embalagens para geleias. A máquina faz mil embalagens por hora. Produzidas as embalagens as mesmas vão para o setor de rótulos. Acontece que a máquina que aplica o rótulo consegue fazer 800 aplicações por hora. É aí que temos um gargalo de produção.
Nesse caso, ou a produção de embalagens terá que ser reduzida e não operar em sua capacidade total, ou a produção deverá ser mantida e as embalagens sem rótulos deverão ser estocadas, aumentando os custos.
A má notícia com relação aos gargalos é que pela falta de controle de processos eles geralmente são reconhecidos apenas depois de causar um bloqueio no fluxo de trabalho. A boa notícia é que existe como consertar a situação. Abaixo elencamos alguns passos:
1 – Identifique o problema
Para corrigir gargalos de produção será necessário entender onde ele começa (input). Gargalos podem resultar de um efeito cumulativo ou serem causados por uma estação de trabalho. No caso de ser cumulativo, significa que várias estações estão produzindo mais do que a estação seguinte consegue acompanhar. Com isso, cada estação se sobrecarrega um pouco até que, por fim, uma fique completamente sobrecarregada.
No exemplo da fábrica de embalagens, o gargalo de produção não é cumulativo, pois apenas uma estação produz mais do que a próxima. Em situações como essa é mais fácil resolver o problema e não será preciso renovar toda a produção.
2 – Utilize a técnica dos 5 porquês
Esta é uma ferramenta de solução de problemas mais aprofundada. Para utilizá-la, você começa com o problema que precisa resolver. Deve-se trabalhar de trás para frente, sempre questionando o porquê de tal problema estar ocorrendo. A técnica se chama “5 porquês”, mas as perguntas devem ser feitas até chegar à causa raiz
Problema: produção desacelerada
1 – Por que a produção está desacelerada?
Porque os operadores não estão trabalhando com eficiência.
2 – Por que eles não estão operando com eficiência?
Porque as máquinas têm interrupções durante o dia.
3 – Por que há as interrupções?
Porque elas precisam de manutenções frequentes.
4 – Por que elas precisam de manutenções frequentes?
Porque elas não dão conta da capacidade de matéria-prima que recebem.
5 – Por que não conseguem dar conta?
Porque estão recebendo muita matéria-prima da estação anterior.
Observe que neste exemplo simples, se assumíssemos que a culpa estava na falta de produtividade, a empresa poderia achar que o problema seria resolvido com a contratação de funcionários, quando, na verdade, existe um gargalo.
3 – Faça mapeamento dos processos
A técnica dos 5 porquês é útil quando gargalos de produção estão mais visíveis. O ideal é que ao utilizá-la leve-se em consideração o processo como um todo. Isso significa identificar todas as etapas, partes envolvidas, objetivos, decisões e fluxo de um processo existente. A isso damos o nome de Mapeamento de Processos.
Para identificar gargalos de produção é importante entender todo o fluxo de atividades, especialmente quando ocorre gargalo cumulativo. Ao realizar o mapeamento ficará claro como cada entrada (input) é transformada em saída (output) e como funcionam as inter-relações e interdependências entre as etapas do processo.
O mapeamento de processos é excelente para reunir todas as informações sobre ineficiências e gargalos de produção, permitindo que eles sejam eliminados ou reduzidos. Nesses casos, recomenda-se o uso de software de BPMS, uma ferramenta que não apenas ajuda a modelar processos de maneira mais eficiente como também facilita o mapeamento e a identificação de gargalos.
Você descobriu onde estão os gargalos de produção, agora precisa agir. Aqui você pode adotar a abordagem PDCA, ou seja, Planejar, Fazer, Checar, Agir. Além de ser uma excelente ferramenta para resolução de problemas, o Ciclo PDCA busca pela melhoria contínua dos processos.
Explicamos neste artigo sobre como funciona o PDCA, caso você precise de mais informações. Ao adotá-lo, é criado um plano de ação no qual cada envolvido saberá o que deve fazer e o que está sendo feito, bem como os prazos e custos.
5 – Acompanhe os resultados
Como sempre costumamos destacar aqui no blog, quando tratamos de processos estamos em busca da melhoria contínua. Portanto, nunca esqueça que os processos de produção devem sempre ser medidos. A dica é usar indicadores-chave de desempenho. Sempre que gargalos forem identificados, haja prontamente para melhorar o processo (por isso que o mapeamento de processos é tão importante).
Concluindo
Gargalos desaceleram a linha de produção, causando prejuízos. Não existe fábrica que não passe por esse problema, por isso que processos devem ser sempre monitorados.
Neste artigo apresentamos alguns passos que você pode tomar para identificar e resolver gargalos de produção. O ideal é contar com ferramentas que possam otimizar nossas atividades, por isso recomendamos o uso de um software de BPMS. Soluções de BPMS visam tornar processos de negócios e fluxos mais eficientes e adaptáveis às constantes mudanças das organizações.
E se quiser entender melhor sobre processos de negócios e o que uma solução de BPM pode fazer para eliminar gargalos e deixar sua empresa ainda mais produtiva, entre em contato conosco!
Gestão do Conteúdo Empresarial é a tradução para o português de Enterprise Content Management (ECM para os íntimos). Organizações que querem reduzir a burocracia ao mesmo tempo em que melhoram a produtividade e eficiência de seus colaboradores, bem como garantem a segurança de seus dados, enxergam a solução de Gerenciamento de Conteúdo Corporativo (outra maneira pela qual podemos chamar o software ECM) como uma peça estratégica.
Bom, mas o que foi falado até aqui pode parecer um pouco teórico e você pode ainda estar se perguntando “ECM é para minha empresa”? A resposta mais simples seria: seja ela grande ou pequena, uma vez que a Gestão do Conteúdo Empresarial estiver implementada, você perceberá que a ferramenta é algo vital para sua estratégia. E para acabar de vez com suas dúvidas, confira alguns dos principais motivos para sua empresa investir em um software ECM.
Confira também os benefícios da Gestão Eletrônica de Documentos neste vídeo!
#01 – Empresa mais produtiva
Geralmente, empresas percebem a necessidade de investir em um software ECM quando se veem lidando com excesso de informações espalhadas pela organização. Na maioria dos casos, o problema é sentido quando percebe-se que processos aparentemente simples acabam sendo improdutivos, pois encontrar um documento pode ser uma tarefa penosa.
Ainda sobre produtividade, destacamos que gargalos em atividades que deveriam ser realizadas de forma automatizada são um bom sinal de que está na hora de investir em uma solução de ECM. Softwares de Gestão do Conteúdo Empresarial desencadeiam fluxos de trabalho colaborativos com os responsáveis por executarem ações no documento, como assinar (com assinatura digital), editar ou comentar, além de garantir o controle de qualidade do mesmo.
#02 – Redução de custos operacionais
Softwares de Gestão do Conteúdo Empresarial fazem a captura digital de documentos. Por isso, investir em uma solução de ECM eliminará o custo de impressão, envio e armazenamento de papel.
#03 – Documentação organizada
Sabemos que informação é a força vital de uma empresa competitiva. Quanto mais, melhor, desde que ela não esteja desorganizada, mal documentada ou que documentos críticos estejam desaparecendo.
Quando falamos em documentos críticos, estamos nos referindo a tudo que é importante para uma organização ou para uma área. Para uma empresa que presta serviços financeiros, documentos de empréstimo são essenciais. Para o ramo de seguros, processamento de reclamações é fundamental. E não importa quão grande ou pequeno seu negócio seja, registros de funcionários são vitais para o departamento de recursos humanos.
Investir em uma software ECM significa ter seus documentos em um único repositório, isto é, todos eles serão arquivados e organizados em um mesmo local. Isso porque com um software de Gestão do Conteúdo Empresarial a facilidade de arquivamento de documentos não é um bônus. É um fato.
Ao invés de vasculhar arquivos e centenas de documentos à procura de uma folha de papel, justamente por centralizar tudo em um único repositório o ECM permite acesso rápido aos arquivos de que você precisa.
#04 – Controle de prazo de contratos
Você sabia que uma ferramenta de ECM notifica sobre contratos (e outros documentos) que estão expirando? Pois é, isso garante que você não perca prazos e possa inclusive se antecipar em uma negociação. Além disso, claro, evita que você perca um cliente por falta de negociar um contrato expirado.
#05 – Segurança dos dados
Como citamos, informação é vital. E como registra a história, grandes corporações já sentiram na pele o problema de vazamento de dados (sim, estamos falando do Facebook). Ao investir em uma solução de ECM sua empresa tem a certeza de que:
Somente usuários autorizados (pode ser uma equipe inteira, algumas pessoas ou até mesmo apenas um indivíduo) acessarão determinado documento;
As pessoas autorizadas acessarão sempre a versão mais atualizada, além de terem o controle de todas as versões de revisão;
Documentos eletrônicos podem ser assinados com certificados no padrão ICP-Brasil, o que garante a confiabilidade da informação (já viu nosso artigo sobre Assinatura Digital?).
#06 – Aumento na satisfação dos clientes
Se os clientes sempre têm razão, é também certo dizer que eles precisam ser bem atendidos. A cada vez que um colaborador é capaz de responder rapidamente às perguntas de um cliente sem ter que procurar documentos ou gastar tempo no registro de dados, sem dúvidas a probabilidade de retenção dos clientes aumenta.
Caso sua empresa tenha um alto CAC (Custo de Aquisição de Clientes), investir em uma solução de ECM traz a vantagem adicional de poupar dinheiro, ajudando a manter os clientes atuais satisfeitos.
#07 – Agilidade nas tomadas de decisão (= mais competitividade)
Decisões tomadas mais rapidamente podem permitir que sua empresa aproveite oportunidades e evite gastos desnecessários. Todavia, sabemos que toda decisão deve ser bem analisada. E qual a melhor maneira de fazer essa análise? Estudando dados e informações.
As melhores decisões são tomadas quando as informações estão disponíveis no momento certo, para as pessoas certas. Portanto, investir em uma solução de ECM é ter a certeza de que os tomadores de decisão contarão rapidamente com as informações necessárias, no momento em que precisarem (e seja no dispositivo que for).
Para fechar: investir em um software ECM é…
… Permitir que sua empresa assuma o controle de informações críticas. Como comentamos, a maioria das organizações percebe que precisa investir em uma solução de ECM depois de ter identificado um desafio de lidar com muito papel (assim como outros conteúdos não estruturados) que causa gargalos ao tentar processar, acessar ou armazenar as informações. No entanto, ao invés de esperar problemas mais graves surgirem para então pensar em ECM, sua empresa pode evitar dores de cabeça futuras.
Mas, se você ainda está na dúvida se deve ou não investir em uma solução de ECM, experimente por 15 dias grátis agora mesmo nossa solução, que conta com um módulo completo para Gestão do Conteúdo Empresarial. Se preferir, solicite uma demonstração para saber mais. Será um prazer tirar todas as suas dúvidas.
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2018 foi o ano de inovar aqui na Neomind! E como ele já está quase no fim, reunimos as principais novidades que passaram a integrar nossa solução!. Destacamos aqui o Facelift do BPM Studio, o novo modelador de e-mails, Card de Assuntos e o BPM Social.
Confira neste artigo as otimizações no Fusion Platform que beneficiarão os usuários!
Facelift do BPM Studio
Nosso novo BPM Studio traz melhorias no visual e interações, proporcionando ao usuário uma experiência ainda melhor no gerenciamento de processos.
Destacam-se:
Área de desenho simplificada, com paleta de cores mais clean, como branco e cinza, e que permitem a personalização de acordo com a necessidade do usuário;
Mais facilidade no uso das barras laterais, que podem ser recolhidas e expandidas. Além da funcionalidade drag and drop, possibilitando arrastar os componentes facilmente;
As opções de Sim/Não agora são no formato “Deslizar” (toggle), que permite configurar os campos com apenas um clique.
E para facilitar o acesso às propriedades do processo, foi adicionado um botão especificamente para isso, que encurta o caminho para essas informações.
Novo modelador de e-mails
A nova funcionalidade possibilita a customização de modelos de e-mail e está disponível na barra de propriedades das atividades do tipo manual, usuário e envio, dentro do BPM Studio.
Na tela de personalização de e-mail, os usuários podem criar e personalizar os modelos de e-mail através de imagens de cabeçalho, rodapé e alterações de estilos como cor e contorno, para serem enviados através do Fusion Platform.
Card de Assuntos
Para trazer mais transparência ao seu dia a dia com nossa solução e facilitar o acompanhamento do que é pertinente à sua rotina de trabalho, os usuários passam também a receber sugestões de Card de Assuntos na Dashboard.
As sugestões de assuntos são feitas com base em interesse de usuários similares, seja por estarem no mesmo grupo, ou por terem mesmo papel. Além disso, há a possibilidade de eles serem seguidos sempre quando uma nova sessão é iniciada.
BPM Social
Com o objetivo de aprimorar a integração entre os usuários da solução, foi implementada a parte social dentro de processos, o que possibilita curtir, comentar e visualizar as informações dos processos. Isso já estava disponível no gerenciamento de documentos (ECM).
Entretanto, diferente do ECM, as curtidas e comentários do BPM são completamente integradas. Ou seja, todos os comentários passam a ficar armazenados diretamente no processo. Assim, fica possível realizar as ações de diferentes partes do sistema, sendo elas: por dentro do processo, na listagem de tarefas e pelos eventos exibidos no feed da Dashboard, conforme a imagem a seguir:
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Ainda não é cliente? Experimente agora o Fusion Platform e otimize a gestão de processos, documentos e indicadores do seu negocio com estas e muitas outras ferramentas e recursos.
Se você é leitor do nosso blog, muito provavelmente vai lembrar de uma pesquisa da Associação Brasileira das Empresas de Software (Abes) realizada em parceria com a consultoria IDC, que citamos em outra oportunidade. Conforme mostrou o estudo, o Brasil investiu US$ 38 bilhões nas áreas de Tecnologia da Informação em 2017.
Um parte desses resultados acreditamos ser devido às iniciativas de transformação digital, que têm, como um de seus pilares, a mudança dos processos organizacionais. Aí é que entramos em um ponto importante: a utilização de ERPs tradicionais não atende às necessidades de produtividade, colaboração, transparência e agilidade das empresas, especialmente no que tange aos seus processos.
As organizações que perceberam isso (como acreditamos que seja o seu caso), passaram a conhecer as soluções de Gestão de Informação.
Uma rápida pincelada sobre Gestão da Informação
Quando falamos em informação tratamos de informação no formato físico e digital. Portanto, é de responsabilidade da estrutura organizacional gerenciar essas informações durante todo o ciclo de vida, não importando o formato: documento em papel, áudio, documento eletrônico, vídeo, e-mail etc.
De acordo com a AIIM, os ambientes de Gestão da Informação incluem a Gestão de Conteúdo Corporativo (ECM), o Gerenciamento Eletrônico de Registros (ERM), a Gestão de Processos de Negócios (BPM), Gestão do Conhecimento, o Gerenciamento de Conteúdo da Web e soluções de tecnologia de Governança de Mídias Sociais e melhores práticas.
O que isso significa? De uma maneira bem resumida, a AIIM deixa, ainda mais claro, que um sistema inteligente de Gestão da Informação precisa integrar com facilidade Gestão de Processos (BPM), Gestão de Documentos (ECM), Portais & Social, entre outros.
Como escolher um sistema de Gestão da Informação ideal?
O que falamos até aqui faz muito sentido para nós, que nos propomos a tornar a gestão de nossos clientes muito mais ágil e precisa. Mas, para você que está do outro lado, como saber se investir em uma plataforma de Gestão da Informação vai mesmo resolver suas dores?
Cada caso é um caso e cada empresa procura por uma plataforma de Gestão da Informação com o objetivo de sanar diferentes dores. Todavia, existem algumas características que você deve se atentar, e que pouparão muitos problemas no futuro. Então, para acabar de vez com suas dúvidas, anote nossas dicas:
Fuja das soluções “caixinha”
Chamamos de “caixinha” aquele tipo de software que é pronto para usar, mas que não atende à empresa em suas particularidades. Em um primeiro momento essas soluções são atrativas, afinal, é só “instalar e usar”. O problema é que plataformas de Gestão da Informação que vêm prontas não dão ao cliente a flexibilidade para personalizar o produto de acordo com as necessidades da empresa.
Só parar um minuto e pensar na sua empresa e na de seu concorrente. Ambas estão no mesmo setor e têm o mesmo público. No entanto, com toda certeza seus processos internos são diferentes, afinal, existem diferenciais competitivos. E são exatamente esses diferenciais que uma solução de Gestão da Informação deve atender. Para isso, ela não deve vir pronta para uso, mas sim ser desenhada de acordo com as particularidades do seu negócio.
Usabilidade
Usabilidade tem a ver com a facilidade de uso da solução. Sabe quando você entra em um site e consegue navegar facilmente por ele, encontrando rapidamente o que procura sem ter que ficar decifrando menus? É exatamente isso que trata a usabilidade. Pode parecer óbvio aqui, mas uma interface intuitiva e amigável é que garantirá que processos, por exemplo, sejam executados com mais agilidade.
Mobilidade
Hoje em dia utilizamos tablet e celular para resolver desde questões particulares até problemas profissionais, não é mesmo? Um bom exemplo de mobilidade corporativa é quando um colaborador cria uma apresentação no seu desktop, salva na nuvem e pode acessá-la em qualquer lugar, podendo apresentar a um cliente ou compartilhar com outras pessoas (falamos sobre isso neste artigo).
Ao escolher por uma solução de Gestão da Informação, não esqueça de ter certeza que ela permitirá que os processos de sua empresa sejam realizados em qualquer hora e de qualquer lugar. Isso, sem dúvidas, aumentará a agilidade na tomada de decisão.
Para entender na prática o que a mobilidade significa para o controle dos seus processos, assista ao vídeo abaixo.
Colaboração
Uma solução de Gestão da Informação deve permitir que os colaboradores tenham acesso a um dashboard onde possam acompanhar as informações sobre processos, documentos e indicadores.
O cenário ideal é aquele em que o software possibilita a criação de áreas de interação, bem como portais corporativos que garantem um nível de colaboração entre os colaboradores, além de oferecer facilidades para desenvolvimento de intranets e extranet com muito mais produtividade. Isso permite a troca de ideias entre os funcionários, fazendo com que os processos da sua empresa sejam cada vez melhores e mais eficazes.
Facilidade de criação de processos e projetos
Um software de Gestão da Informação deve permitir que sua empresa crie processos de forma simples. Isso significa que qualquer pessoa com uma noção de como modelar um fluxo deve conseguir automatizar processos. Muitas soluções no mercado necessitam de programação para a criação de processos e, consequentemente, de apoio do fornecedor, o que faz com que o cliente acabe virando “refém”. O ideal é que com apenas alguns cliques o colaborador consiga configurar formulários, prazos e responsabilidades.
Acompanhamento de metas em tempo real
Transparência é essencial nessa era de Transformação Digital, assim como definir metas e estratégia é crucial para o sucesso de qualquer empresa. A solução de Gestão da Informação deve unir os dois mundos: transparência nas metas.
Procure por uma solução que permita a implantação de metodologias de gestão como OKR, BSC, entre outras. Elas trarão maior colaboração, transparência e potencializarão a gestão através da agilidade na troca de informação.
Por fim: Gestão da Informação e AIIM
No início deste artigo falamos que, segundo a AIIM, a Gestão da Informação precisa integrar com facilidade Gestão de Processos (BPM), Documentos (ECM), Portais & Social, entre outros. Além das características acima, uma solução de Gestão da Informação deve também:
Padronizar processos, eliminando os fluxos manuais e facilitando os controles e aprovações;
Facilitar o controle dos documentos físicos e digitais, além de proporcionar uma gestão completa do ciclo de vida de cada documento;
Fornecer indicadores em tempo real;
Melhorar a comunicação entre os colaboradores, garantindo mais colaboração entre as equipes;
Integrar CRMs e ERPs;
Ser flexível para atender às individualidades do seu negócio e
Permitir que qualquer pessoa com uma noção de como modelar um fluxo consiga automatizar processos.
Juntando tudo o que foi dito até aqui você já tem o conhecimento necessário para a escolha de uma solução de Gestão da Informação. Uma outra dica é conversar com o fornecedor e fazer uma experiência por alguns dias, sem compromisso. Assim você conseguirá ter uma noção se o software em questão atende ou não às necessidades do seu negócio.
Pensando nisso, sugerimos que você faça um teste gratuito com o Fusion Platform. Sinta na prática o que é contar com uma plataforma completa de Gestão da Informação!
Há 12 anos a Neomind vem se preocupando em integrar processos, documentos e indicadores para reduzir a burocracia, eliminar papel e facilitar as tomadas de decisões nas organizações. Durante esse tempo, a empresa enfrentou alguns desafios e superou-os com a certeza de que tem muito a contribuir com a excelência na gestão de informações corporativas.
Fundada em 2006, a Neomind é uma empresa em constante evolução e hoje comemora seu crescimento exponencial com clientes no Brasil e exterior. Para celebrar o décimo segundo ano de vida, convidamos o CEO e founder da empresa, Felipe Bahiense, para uma conversa sobre desafios, empreendedorismo, mercado de trabalho, gestão e perspectivas para o futuro. Vamos conferir?
Principais desafios enfrentados em 12 anos de Neomind
Em 12 anos de Neomind, passamos por duas grandes crises: a de 2008, que sem dúvidas fez com que o nosso negócio fosse afetado, e a de 2015, ainda sentida por todo o mercado brasileiro. Apesar das crises, somos sempre otimistas em relação ao crescimento, até porque é esta energia que faz com que as empresas deem certo.
Como sempre costumo falar, temos que encontrar na crise a oportunidade de crescer. Aqui na Neomind, a oportunidade veio principalmente nos últimos três anos de turbulências, que foi quando criamos novos modelos de negócio para comercialização dos nossos produtos. Acabamos nos tornando mais competitivos e mantivemos uma taxa de crescimento dentro do esperado, isto é, mesmo com a crise conseguimos fazer nosso negócio prosperar.
Quando o trabalho de base é bem feito, o crescimento acontece como consequência. Nenhuma crise dura para sempre e, por isso, o importante é que ao término ela tenha deixado dentro da empresa um ambiente de trabalho e de gestão sadio, favorável a uma nova etapa de crescimento. É essa preocupação que temos na Neomind e que nos permitiu continuarmos despontando.
Transformação digital e excelência na gestão
Empresas de sucesso são aquelas que vêm se transformando, tornando-se organizações digitais, acelerando e melhorando suas relações. É interessante que quando falamos em gestão, principalmente quando converso com pequenos e médios empresários, é comum ouvir: “esses modelos de gestão são exclusivos para empresas de porte muito grande, principalmente pelos custos envolvido com tecnologia ou pessoas”.
Esse pensamento é muito perigoso, porque somente com gestão conseguiremos melhorar os resultados do nosso negócio. Hoje em dia temos alternativas com custo para qualquer tipo ou tamanho de empresa.
Independente se uma empresa fatura 10 mil ou 1 bilhão de reais, existem bons sistemas de gestão para que ela controle suas compras e suas contas a pagar e receber, por exemplo. Isso é algo excelente, porque permite ao pequeno empreendedor ter o mesmo modelo de gestão que o de grandes empresas, ou muitas vezes um modelo até mais avançado, já que os tamanhos destas empresas permitem serem mais ágeis e menos burocráticas.
Sobre a excelência na gestão, isso é algo que buscamos em nossos processos em todas as áreas da Neomind. Estamos sempre em constante evolução, procurando implantar novos modelos de gestão, todos alicerçados em tecnologia para que possamos monitorar e entender quais são os fenômenos de cada processo que impactam o nosso negócio.
Segredo da Neomind para gerar satisfação dos clientes
Conhecer o cliente de perto, as dificuldades e aquilo que gera valor para ele, para que trabalhemos rumo à evolução de nossos produtos. Essas são questões que envolvem a experiência do usuário, termo que está cada vez mais presente na Neomind.
Também costumo falar que em casa de ferreiro, o espeto tem que ser de aço inox. Isso quer dizer que, se nós formos o nosso maior cliente e tivermos cada vez mais experiências reais com o uso daquilo que desenvolvemos, passaremos a ter as mesmas experiências que os nossos usuários. Assim, produziremos coisas que de fato agregarão valor e resolverão problemas, melhorando o dia a dia no negócio do nosso público.
Vivemos na era da Transformação Digital. Então, quando falamos em produto, tudo que produzimos nos dias atuais está direcionado ao mote de acelerar a tomada de decisão, enxugar burocracias de processos e deixar as empresas cada vez mais digitais.
Perspectivas para o futuro
Desde o surgimento da Neomind há 12 anos, nosso maior desafio tem sido crescer e buscar o crescimento em taxas elevadas. Tudo isso, sempre por meio de inovação e do desenvolvimento de produtos ou modelos de comercialização que nos permitam chegar em clientes que ainda não atingimos, o que nos faz ser cada vez mais competitivo.
Um exemplo disso é o investimento na expansão territorial. Nos últimos três anos começamos um projeto de internacionalização, o que nos possibilitou criar uma base de clientes em países como Peru, Chile e Estados Unidos.
Dicas para o novo empreendedor
Quando falamos de empreendedorismo, uma coisa cada vez mais óbvia para mim é que, ao tomar a decisão de empreender, o empreendedor já tem um modelo de negócio bastante maduro em relação a aquilo que será o core-business do negócio da empresa, então não vejo as questões produtivas como problema ou ponto de atenção.
Entretanto, algo que percebo e serve como uma dica, é nunca descuidar da gestão financeira, principalmente do caixa. O não acompanhamento rigoroso de receitas e despesas é um dos fatores principais para o fechamento das empresas no Brasil (conforme apontam dados do Sebrae). Para mim, se descuidarmos, é praticamente o mesmo que termos um inimigo morando ao lado.
Também destaco a questão da persistência, ao qual é essencial para todo o empreendedor. A competência, claro, é igualmente fundamental, mas para que uma ideia dê certo e traga os resultados esperados, o profissional deve ser persistente para superar todos os obstáculos que apareceram no caminho.
Novas gerações e os novos modelos de trabalho
Hoje é comum, dentro do ambiente de trabalho, convivermos com duas, três ou até quatro gerações. O que eu percebo é que nós não precisamos mais daquelas relações tão formais quanto tínhamos, tampouco precisamos construir relações tão simples.
Costumo brincar que não precisamos estar de terno e gravata, assim como não precisamos estar de regata. É preciso ter um equilíbrio. Cada vez mais as empresas de sucesso têm percebido que é preciso criar um ambiente de trabalho onde as pessoas se sintam em casa, afinal, passamos muito mais tempo dentro dos nossos trabalhos do que em nossos lares.
A relação de trabalho hoje vem mudando aceleradamente. Percebemos cada vez mais que aquilo que é burocrático tem sido substituído por tecnologia e sistemas, e que a automatização desponta mais e mais.
Atualmente, os colaboradores têm que entender que o reconhecimento está muito mais voltado à geração de resultados. Ou seja, você é reconhecido pelos resultados que você consegue produzir dentro de uma empresa. Isso significa que não só os colaboradores precisam mudar a mentalidade para geração de resultados. Empresas também precisam se transformar, especialmente no que tange a proporcionar um ambiente de trabalho que desperte nas pessoas o interesse de crescer e inovar.
Em O que é Gestão de Processos (BPM), vimos que um dos benefícios da implantação da gestão por processos através de uma ferramenta BPMS é a possibilidade de automatizar os processos da empresa. Mas afinal, quais são os benefícios de automatizá-los?
Confira neste artigo o que é a automatização de processos de negócio (BPA), quais são seus principais benefícios e como começar agora mesmo a automatizar os processos da sua empresa.
Assista também ao webinar sobre os benefícios da automatização de processos!
O que é Automatização de Processos?
Em nosso glossário de BPM vimos que a Automatização de Processos de Negócios, tradução de Business Process Automation (BPA), consiste na estratégia para gerenciar e melhorar o desempenho de uma empresa através da otimização contínua de processos de negócio em um ciclo de modelagem, execução e medição de desempenho. O BPA tem como objetivo aumentar a produtividade, atuando principalmente em processos burocráticos e repetitivos, através de soluções tecnológicas (softwares), a fim de reduzir custos, recursos, erros, tempo de execução e investimentos.
Diferença entre Automatização de Processos e Automação de Processos
Embora muitos utilizem estes dois termos para a mesma coisa, Automação e Automatização possuem significados diferentes. Quando o assunto é BPM, o termo correto é “Automatização de Processos”, pois se refere a mecanismos ou sistemas que necessitam da ação humana para definir parâmetros.
Já o termo Automação se refere a mecanismos autorreguláveis, ou seja, que realizam correções e melhorias sem (ou quase sem) a necessidade de interferência humana. Podemos utilizar como exemplo os câmbios dos automóveis: automático e automatizado. O câmbio automático é composto por um mecanismo que providencia a troca automática das marchas, enquanto que no automatizado o mecanismo é o mesmo do câmbio manual com a adição de um sistema que auxilia na troca das marchas.
Benefícios da Automatização de Processos
Para entender melhor, listamos abaixo cinco benefícios da automatização de processos:
Qualidade e consistência
A automatização de processos garante que todas as ações sejam realizadas de forma padrão, resultando em alta qualidade e resultados confiáveis.
O BPA garante ainda a consistência dos resultados. Por exemplo, se você automatiza um processo de follow-up da área de atendimento seus clientes terão sempre o mesmo nível de experiência ao serem contatados pela sua empresa.
As garantias de qualidade e consistência, somadas a eficiência e economia de tempo permitem que você comece a se preocupar com outras questões, como por exemplo desenvolver novas funcionalidades para um produto ou serviço, sem afetar sua qualidade, tempo ou custo de produção.
Economia de tempo
Sabemos que atividades manuais tomam tempo e que geralmente são realizadas por seres humanos que tendem a cometer erros e obter inconstância em relação à qualidade. Por isso, automatizar atividades manuais permite economizar tempo para ser despendido em atividades que adicionam real valor ao negócio, melhorando o nível de motivação dos colaboradores e resultando em mais inovação.
A automatização dos processos permite realizar mais coisas ao mesmo tempo e, consequentemente, melhorar a produtividade da empresa.
Visibilidade das métricas
Para manter a vantagem competitiva e até mesmo evolução dos processos (novas versões) é preciso monitorar, avaliar e modificar constantemente os processos do negócio.
Com a automatização de processos, indiferente do tipo de processo que sua empresa optou por automatizar (seja do financeiro, vendas, recursos humanos, TI, entre outros), é possível registrar de forma precisa métricas chaves que fornecem informações necessárias para visualizar os avanços do negócio como um todo.
Redução de custos e melhoria contínua
Uma vez que a automatização de processos reduz o tempo necessário para realizar uma tarefa (visto que de forma manual elas são realizadas uma por vez, em uma frequência mais lenta), ela consequentemente reduz o esforço e o custo necessário para sua conclusão com sucesso. A automatização permite que você realize mais, com menos recursos.
Além disso, a automatização não só garante que os processos funcionem de forma eficiente, mas que erros sejam eliminados e que suas práticas sejam constantemente aprimoradas, uma vez que, após a modelagem de um processo, apenas sua automatização permite acompanhar o desempenho do processo através de KPIs.
Redução do tempo de resposta
A automatização dos processos permite que as empresas simplifiquem seus processos de negócio. Ao eliminar as atividades desnecessárias e realinhar as etapas dos processos é possível otimizar o fluxo de informações ao longo dos processos de produção, serviços, pagamentos, entre outros.
Esses ajustes nos processos melhoram o desempenho das operações e reduzem o tempo de resposta, tanto para os colaboradores quanto para clientes.
Que tal começar agora mesmo?
Com o Fusion Platform é possível automatizar processos com facilidade, sem necessidade de programação. Nossa solução conta com diversos fluxos prontos, como por exemplo o Acelerador de Gestão de Viagem, que facilita a gestão corporativa, desde o momento da solicitação, adiantamento de valores, preparativos e prestação de contas até o ressarcimento das despesas para o profissional ou para a empresa.
![[Ebook] LGPD e ferramentas de automação de processos](https://www.neomind.com.br/wp-content/uploads/2021/07/banners-divulgação-blog.png)
