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Autor: Felipe Bahiense

  • Coautoria de documentos: Como controlar o fluxo de informações da sua empresa?

    Coautoria de documentos: Como controlar o fluxo de informações da sua empresa?

    Empresas trabalham com um grande volume de dados. Transformar a informação em resultado é uma necessidade. Uma das maneiras de fazer isso é pela análise de Big Data, cujo objetivo é, como comentado em outra oportunidade, descobrir padrões escondidos, correlações desconhecidas e outras informações úteis que podem ser utilizadas para a melhor tomada de decisão.

    Para conseguir realizar essa análise, é necessário coletar dados. Para muitas empresas, o desafio ainda está em como realizar essa coleta. Mas, para outras, o problema é como adicionar dados em documentos de alto valor. Em outras palavras: a questão está em como controlar o fluxo de informações.

    Imagine, por exemplo, que existam três pessoas trabalhando em cima de uma proposta. Nesse caso, se modificações e inserção de dados não forem controladas, o processo de elaboração do documento, além de levar muito mais tempo e ser desorganizado, pode resultar em uma oportunidade perdida.

    Como lidar com a criação e coautoria de documentos de forma organizada e controlada? Para responder a esta pergunta, iniciamos com uma reflexão:

    O desafio em controlar o fluxo de informações

    Quando falamos de compartilhamento de documentos e arquivos temos diversos sistemas populares que foram desenvolvidos para este fim. Todavia, se por um lado eles cumprem com êxito a missão de disponibilizar a informação para quantas pessoas o autor do arquivo ou documento desejar, eles ainda falham no processo de coautoria.

    Conforme o estudo AIIM 2018 State of the Industry, metade das organizações entrevistadas estavam pesquisando ativamente ou avaliando novas ferramentas de integração de conteúdo. Para 49% a missão estava em procurar por melhores plataformas de colaboração.

    Aqui, gostaríamos de fazer um parênteses. Por “colaboração” entendemos o ato de, por exemplo, trabalhar em tempo real com sua equipe em qualquer lugar do mundo, tendo visibilidade e controle completos sobre quais alterações estão sendo feitas em processos e documentos.

    Portanto, se falamos em controlar fluxo de informações basicamente nos referimos a:

    • Atribuir tarefas a membros da equipe;
    • Controlar as ações realizadas em processos e documentos (ex.: alteração de informação, edição de documento etc.);
    • Criar fluxos de trabalho;
    • Implementar medidas de segurança para garantir que apenas os membros autorizados da equipe tenham acesso a determinado conteúdo; e
    • Implementar medidas de segurança para garantir que apenas os membros autorizados possam trabalhar como coautores.

    A capacidade de coautoria é implícita quando falamos de colaboração, que, por sua vez, tem a ver com controlar o fluxo de informações. A pergunta que segue é:

    Como se dá o controle do fluxo de informações?

    Frisamos que coautoria não se trata de compartilhamento de arquivos apenas. Vai um pouco além e diz respeito também a trabalharmos em um único repositório de origem dentro do qual todo o conteúdo é gerenciado.

    Pense nesse repositório como um banco de dados que contém todos os objetos e informações, como tabelas, macros e formulários de que seus documentos precisarão. Todos esses objetos são armazenados e acessíveis para aqueles que trabalharão nas várias etapas da criação do documento.

    Para conseguir isso, é necessário investir em uma solução robusta para Gestão de Documentos. Alguns pontos a serem levados em consideração são:

    • Em primeiro lugar, é fundamental garantir a segurança total da informação. Para isso, utilize um sistema que permite o gerenciamento de pessoas autorizadas a interagirem com documentos. Isso se dá por meio de criação de perfis e atribuição de permissões.
    • A partir da integração com ferramentas de edição de arquivos, procure por uma solução que bloqueie as funções Salvar, Salvar Como, Print-Screen, Impressão, e outras.
    • Para a coautoria, é fundamental configurar e controlar a gestão de versões, revisões e aprovações dos documentos. É possível fazer isso criando fluxos específicos para qualquer evento realizado sobre um documento. Com permissões definidas, apenas usuários autorizados conseguem adicionar comentários e marcar outros usuários, garantindo uma comunicação muito mais fluída em um ambiente altamente colaborativo (lembrando que controlar o fluxo de informações significa também controlar a movimentação de documentos).
    • Para controlar o fluxo de informações de maneira eficaz, é necessário que os documentos sejam gerenciados sem complicações. Exatamente por isso é que o software de gestão de documentos deve possibilitar a criação de uma gestão independente para cada tipo de documento.

    A AIIM sugere que para controlar o fluxo de informações sejam seguidas três etapas (fonte):

    Analise seu processo

    Qualquer iniciativa de melhoria de processos deve começar com uma compreensão completa do processo atual. Comece fazendo perguntas como:

    • Como os autores colaboram hoje?
    • Como as informações fluem e quais são as lacunas e os gargalos no processo?
    • Qual é o resultado desejado e como isso difere do modo como as coisas são feitas atualmente?

    Conforme esclarece a AIIM, esse tipo de análise de processo é necessário para determinar os requisitos do sistema e para esclarecer as lacunas no processo atual que precisam ser melhoradas.

    Padronize o conteúdo

    Organizações que padronizam o conteúdo e o disponibilizam em um banco de dados de autoria dão um passo gigantesco na simplificação da criação de conteúdo em toda a empresa. Trabalhar com documentos padronizados pode ser muito difícil se a empresa utiliza repositórios fragmentados.

    Lembre-se que conteúdo padronizado não apenas economiza tempo, esforço e dinheiro no processo de criação de documentos, mas também garante maior qualidade e integridade do conteúdo.

    Coloque os autores de conteúdo no controle

    Controladores de documentos tradicionais estão focados no processo, não necessariamente no conteúdo. Essa abordagem pode levar a um resultado abaixo do ideal. Ao definir usuários como controladores do conteúdo, a empresa garante também melhoria de processos.

    Concluindo

    Especialmente empresas que trabalham com documentos altamente complexos e de alto valor encontram muitos benefícios na abordagem estratégica de coautoria. Como procuramos mostrar, para conseguir usufruir desses benefícios é fundamental controlar o fluxo de informações.

    Além de garantir que o conteúdo seja mantido atualizado em toda a empresa, existe a certeza de que os acessos ao documento são registrados e controlados. Para empresas aderentes a normas como ISO 9001, a disponibilização de documentos com segurança e controle é fundamental.

    Uma boa solução de Gestão de Documentos trabalha com as questões que abordamos neste artigo. Caso você queira aprender mais sobre o Enterprise Content Management (ECM) e a Gestão Eletrônica de Documentos (GED), e saber como uma solução de gestão documental auxilia a sua empresa a reduzir custos e aumentar a precisão nas tomadas de decisão – além de controlar o fluxo de informações – disponibilizamos um e-book que pode ajudá-lo:  Tudo sobre o Enterprise Content Management

    Gostou do artigo? Se ele foi útil a você, fique à vontade para compartilhá-lo!

  • Checklist: Está na hora de investir em BPM?

    Checklist: Está na hora de investir em BPM?

    No cenário altamente competitivo em que nos encontramos, toda empresa que deseja crescer e manter-se sustentável financeiramente precisa ser o mais eficiente possível. Até aí, nenhuma novidade.

    O que muitos ainda não perceberam é que, em meio a tanta tecnologia, insistir em executar manualmente processos tradicionais é o mesmo que ter equipes gastando tempo e dinheiro em atividades que não agregam. É nesse ponto que a solução de BPM entra em cena.

    Neste artigo, damos um apanhado geral sobre o Business Process Management e seus benefícios, e ajudamos você a descobrir se está na hora da sua empresa investir em BPM. Confira!

    Resumo sobre o BPM

    Acrônimo para Business Process Management (em português, Gerenciamento de Processos de Negócio), o BPM é, como explicamos em outra oportunidade: “uma metodologia de gerenciamento ajustável desenvolvida com o objetivo de organizar e facilitar processos organizacionais de baixa ou alta complexidade, internos ou externos nas corporações”. Trata-se de uma ferramenta de automação de processos.

    Em linhas gerais, um software de BPM ajuda você a mapear seus processos diários para:

    • Identificar e eliminar gargalos;
    • Controlar os custos de sua empresa;
    • Tornar seus processos diários o mais eficientes possível;
    • Garantir a eficácia das pessoas envolvidas em seus processos.

    Observe que o BPM é uma combinação de práticas centradas em impulsionar o valor organizacional através de uma cultura de melhoria de processos. Caso você tenha interessa em se aprofundar mais, recomendamos a leitura do artigo: O que é Gestão de Processos e quais seus benefícios?

    Ok, mas como eu sei se minha empresa deve investir em BPM?

    Até aqui você entendeu o que é BPM e alguns dos benefícios de uma solução de gestão de processos. Mas, será que está na hora da sua empresa investir em BPM? Para acabar de vez com essa dúvida, a seguir elencamos alguns dos problemas enfrentados por muitas organizações. Marque aqueles que fazem parte do dia a dia do seu negócio:

    ( ) Dificuldade em concluir processos dentro do prazo.

    Quanto tempo os colaboradores da sua empresa levam para concluir uma atividade dentro de um processo? Existe um controle sobre a etapa em que o processo se encontra e/ou o que está sendo realizado?

    ( ) Dificuldade para tomar decisões.

    A gerência possui as informações necessárias para tomar decisões importantes relacionadas aos processos? As informações são fáceis de serem encontradas? Estão centralizadas?

    ( ) Muito dinheiro investido, pouco retorno.

    Sua empresa tem investido em processos que não trazem retorno? Antes de iniciar um processo, você consegue avaliar o tempo que o mesmo levará para ser concluído e o gasto que terá?

    ( ) Perda de competitividade devido a atrasos em entregas.

    Sua empresa precisa reduzir o tempo de comercialização de seu produto devido ao aumento da concorrência? Precisa melhorar a qualidade da entrega de produtos/serviços?

    ( ) Falta de atingimento de metas organizacionais.

    Apesar de todo o esforço dos seus times, sua empresa não consegue alcançar as metas organizacionais?

    ( ) Entrega inconsistente de produtos/serviços, somado à insatisfação de clientes.

    Seus clientes têm reclamado de atrasos em entregas, defeitos de produtos, entre outros?

    (  ) Ineficiência dos colaboradores.

    A produtividade dos seus colaboradores diminuiu e a entrega de produtos/serviços tem deixado a desejar? Seus colaboradores perdem tempo executando tarefas manuais e repetitivas?

    (  ) Falta de informação sobre qual etapa do processo está sendo executada.
    Dentro de um processo, como é feito o controle do andamento das atividades? Qual é o nível de dificuldade para conseguir essa informação?

    ( ) Constatação de não cumprimento de conformidades legais.
    Qual é o nível de controle da sua empresa sobre o cumprimento das conformidades legais?

    (  ) Dificuldade em priorizar processos.

    Sua empresa tem muita coisa para fazer, mas não sabe o que é urgente e o que é importante? Dentre os processos, sabe definir aqueles que precisam ser executados com mais urgência?

    (  ) Incapacidade em avaliar a eficácia dos processos e mapeá-los.

    Você sabe quais processos realmente trazem resultados? Consegue fazer uma lista daqueles que podem ser eliminados? É possível identificar pontos de melhoria? (entenda sobre o mapeamento de processos)

    (  ) Dificuldade em encontrar quais etapas do processo não agregam valor e onde estão os desperdícios.

    Você tem certeza que todas as atividades dentro de um processo são essenciais? Elas são realizadas da maneira correta? São concluídas dentro do prazo e orçamento?

    (  ) Incapacidade de avaliar os resultados de um processo.

    Os gestores conseguem medir processos de ponta a ponta e fazer uma comparação com os resultados esperados? É possível quantificar processos?

    Está na hora de investir em BPM?

    Se você marcou a maioria dos itens acima, então é ideal que sua empresa invista em uma solução de Business Process Management a fim de agilizar e facilitar a gestão de processos.

    Mas se mesmo assim você está com dúvidas sobre investir em BPM, além do checklist queremos ajudar um pouco mais. Sabemos muito bem que a alta direção somente apoia o investimento em melhorias de processos quando percebem que as demandas são legalmente mandatórias ou financeiramente interessantes.

    Pensando nisso – e com o objetivo de dar uma mãozinha extra – desenvolvemos uma calculadora que permite a sua empresa analisar a viabilidade de investimento em uma solução de BPM. A calculadora de ROI leva em consideração variáveis como:

    • Padronização e conformidade do processo e suas regras (ganhos de qualidade);
    • Assertividade com redução de falhas e retrabalhos;
    • Aumento na velocidade do processo;
    • Eficiência e confiabilidade dos processos;
    • Diminuição do tempo e do número de pessoas envolvidas;
    • Aumento da produtividade.

    Caso você queira entender melhor sobre processos de negócios e o que uma solução de Business Process Management pode fazer para deixar sua empresa ainda mais produtiva, entre em contato conosco! Fique à vontade também para compartilhar este artigo com seus colegas. Aproveite que está aqui e acesse nossos outros materiais.

  • Como o BPM promove a inovação nas empresas?

    Como o BPM promove a inovação nas empresas?

    Com um ambiente de mudanças em constante transformação, a cada dia surgem novos desafios bem como novas oportunidades. A fim de vencer cada obstáculo e tirar proveito das oportunidades, organizações de alto desempenho já perceberam que uma das maneiras de permanecerem competitivas é mantendo o foco na inovação.

    Mas não uma inovação ao acaso. Aqui, como estamos falando de empresas bem-sucedidas, nos referimos a uma inovação bem gerenciada e estruturada. Um exemplo citado no site da DBizInstitute explica melhor onde queremos chegar: a Amazon derrubou livrarias físicas nos Estados Unidos. A empresa não inventou o livro, o que ela fez foi criar um novo processo de vendas. Em outras palavras: inovou a maneira de vender.

    Podemos continuar com o exemplo da Amazon. No passo seguinte da inovação eles se tornaram um varejista on-line. Hoje, sua plataforma de varejo é oferecida para outras empresas que querem vender seus produtos on-line.

    E como uma empresa (não apenas a Amazon) consegue avançar com a inovação? Aqui, não tem mistério: é preciso iniciar um processo cujo resultado final seja a inovação. Por isso, neste artigo chamamos sua atenção para uma dupla importante: inovações e BPM (Business Process Management).

    Para começar: o termo inovação

    “Inovação” é praticamente a palavra de ouro no mundo dos negócios. Conforme explica a Wikipedia, tipos de inovação incluem:

    • Inovação de produto: introdução no mercado de novos ou significativamente melhorados produtos ou serviços. Inclui alterações nas suas especificações técnicas, componentes, materiais, software, interface ou outras características funcionais;
    • Inovação de processo: implementação de novos ou significativamente melhorados processos de produção ou logística de bens ou serviços. Inclui alterações de técnicas, equipamentos ou software;
    • Inovação organizacional: implementação de novos métodos organizacionais na prática do negócio, organização do trabalho e/ou relações externas;
    • Inovação de marketing: implementação de novos métodos de marketing, envolvendo melhorias significativas no design do produto ou embalagem, preço, distribuição e promoção dos mesmos.

    Ideias inovadoras não são difíceis de aparecerem em uma sessão de brainstorming, por exemplo. O difícil é fazer a inovação ganhar forma. É aí que entra a gestão de processos.

    Como o BPM promove inovação dentro das empresas?

    Para responder à pergunta, inicialmente é preciso entender o que ganhamos quando adotamos a Gestão de Processos. Em primeiro lugar, o BPM é organizado em torno de resultados, e não de tarefas. Isso pode não chamar sua atenção a princípio, mas quando atividades são organizadas em torno de tarefas o foco acaba se perdendo. Já quando se sabe onde se quer chegar (isto é, sabe-se os resultados esperados) todos os envolvidos caminham na mesma direção.

    Quando falamos de inovações e BPM é importante pensar em inovação como um processo, o qual deve ser definido, implementado, executado e controlado. Uma ferramenta de BPM, além de gerenciar todo o ciclo de vida (etapas) dos processos, possibilita que eles sejam padronizados. Com isso, não apenas facilita a compreensão e o gerenciamento dos mesmos, como reduz-se as probabilidades de erros e riscos.

    Outro ponto que destacamos ao tratar de inovações e BPM é que este último é essencial para a implantação das metodologias de Melhoria Contínua de Processo, como Lean e Six Sigma. Como explicamos neste artigo:

    • A metologia Lean simplifica (enxuga) um fluxo de processo até que desperdícios e atividades sem valor agregado sejam eliminados.
    • O Six Sigma é uma ferramenta de qualidade que atualmente desempenha um papel importantíssimo para que produtos ou serviços possam ser entregues sem erros ou falhas.

    Lembra que comentei que o Business Process Management organiza as atividades em torno de resultados? Pois bem, para avançar sistematicamente com uma inovação você precisa realizar um processo cuja entrega final seja a inovação como resultado. Soluções de BPM trazem essa abordagem, sendo que são também utilizadas para implementar o processo e os controles em torno das áreas que estão atrapalhando um objetivo de ser cumprido.

    O BPM pode atuar como catalisador para acelerar a aplicação de metodologias Lean e Six Sigma e pode aumentar a eficiência e lucratividade organizacional, aprimorando os processos de negócios com três elementos importantes – agilidade, visibilidade e eficiência (três elementos essenciais para a inovação ser colocada em prática).

    Inovações e BPM: a dupla

    Entendemos que processo é definido como uma série de ações que visam a um resultado (produzem algo) e transformam entradas em saídas. A inovação pode também ser definia como a aplicação de melhores soluções que atendem a novos requisitos ou necessidades. Citamos, ainda, quatro tipos de inovações: inovação de produtos, de processos, de marketing e organizacional.

    Perceba que cada um dos tipos mencionados trata de introdução ou melhoria de algo (por exemplo: na inovação de processo temos a implementação de novos ou significativamente melhorados processos de produção ou logística de bens ou serviços).

    Para que o processo de inovação traga os resultados desejados e no tempo previsto – seja para introduzir algo ou para realizar alguma melhoria -, é fundamental que o mesmo siga um fluxo de trabalho com responsabilidades e prazos definidos. Importante destacar também que com fluxos de trabalho mais fluídos os processos de inovação da empresa tornam-se ágeis, reduzindo o tempo de resposta ao mercado.

    Além disso, a partir do momento que a equipe envolvida na inovação tem melhor entendimento sobre como os processos devem ser conduzidos, toda a empresa torna-se mais eficiente diante dos desafios do mercado. Esse entendimento, bem como o aumento de transparência e de produtividade proporcionada pelos fluxos de trabelho, são possíveis graças a uma solução de Business Process Management. Exatamente por isso que inovações e BPM devem andar de mãos dadas.

    Concluindo

    Nossa proposta para este artigo era a de mostrar a você que em um mercado extremamente competitivo devemos inovar de maneira estruturada. Assim, reduzem-se os erros e riscos, e mantém-se um controle mais aprimorado do andamento das atividades.

    Quando entendemos a relação entre inovações e BPM passamos a adotar uma abordagem muito mais séria e estruturada em nossas atividades. Caso você queira entender melhor sobre o universo do Business Process Management, confira alguns materiais que podem ajudar:

    Conheça o Fusion Platform! Nossa solução que conta com o módulo de BPM, que permite criar e gerenciar processos de forma simples e com alto nível de integração com sistemas de gestão. Teste agora mesmo nossa solução e descubra como a Gestão de Processos pode ajudar sua empresa.

  • Gestão de Contratos: muito além do fechamento de um acordo

    Gestão de Contratos: muito além do fechamento de um acordo

    Toda empresa se preocupa com redução de custos, aumento de produtividade e, claro, maximização da lucratividade. Pensando nisso, gestores procuram adotar diversas ações a fim de que suas áreas consigam ser eficientes. Até aqui, tudo bem. Mas e se dissermos para você que pode existir algo fundamental (e que às vezes passa despercebido) que contribui muito para que os três itens em negrito acima sejam atingidos? Pois é, falamos da Gestão de Contratos.

    Para você ter uma ideia, pense nos contratos com seus diversos fornecedores. Imagine que sua empresa perca um prazo de renovação, ou que não tenha analisado com cuidado todas as cláusulas. Em ambos os casos seu negócio corre o risco de ter que arcar com preços mais altos para uma renovação, de sofrer por uma interrupção de serviços ou, ainda, de ser pego de surpresa por alguma letra miúda.

    Para evitar que isso aconteça em sua organização, neste artigo chamamos a atenção para o Gerenciamento de Contratos.

    O que é Gestão de Contratos?

    A Gestão de Contratos trata do processo completo de gerenciamento de contratos, o que significa todo o ciclo de vida dos documentos contratuais (falaremos sobre isso mais adiante). O gerenciamento de contratos afeta muitas áreas dentro de uma organização e pode influenciar significativamente seu orçamento, operações, atendimento ao cliente e imagem pública.

    Além de gerir todo o ciclo de vida de um contrato, ao gerenciar documentos contratuais os responsáveis acompanham o histórico, tendo dados para se basear nas renegociações. Com uma Gestão de Contratos eficaz é possível controlar os prazos de renovações de modo muito mais proativo. Imagine sua empresa perder um cliente porque não ficou atenta ao fim do contrato e deixou de atuar estrategicamente para garantir a renovação? Por isso, observe que o gerenciamento de contratos também exerce influência no caixa do negócio.

    A identificação de necessidade de aditivos contratuais é outro fator importante com relação à Gestão de Contratos, garantindo que ambas as partes não sejam prejudicadas. Tenha em mente que, por mais estranho que possa parecer “a gestão de contratos não é mais apenas sobre contratos”. Isso porque cada vez mais empresas lidam com suas operações em um processo contínuo. Nesse processo, dados e informações se alimentam de maneira automática e perfeita, de forma que as partes responsáveis tenham as informações mais atualizadas e relevantes de que precisam.

    Exatamente por isso que sua empresa deve estabelecer um ciclo conectado para melhorar relacionamento com clientes, parceiros e fornecedores e desenvolver com precisão as melhores práticas de negócios. A seguir falaremos sobre esse ciclo, mas entenda que quando cada etapa se alimenta automaticamente, ao passar para a próxima fase do ciclo de vida do contrato a empresa consegue atingir precisão, eficiência, velocidade de receita e satisfação.

    Qual é o ciclo de vida de um contrato?

    Contract Lifecycle Management (CLM) é o termo em inglês para Gestão do Ciclo de Vida de Contratos. Como comentamos, a gestão de documentos contratuais vai além de simplesmente arquivar um contrato. Ela lida com todo o ciclo de vida, o qual tem início com uma solicitação da empresa.

    Na etapa de solicitação o desafio é fazer com que o processo seja o mais simples e intuitivo possível, com a coleta das informações certas para que a documentação apropriada seja definida. Quanto mais preciso for o primeiro passo, menor o risco de práticas fraudulentas que podem fazer com que tudo já comece do jeito errado.

    A segunda etapa do ciclo de vida da Gestão de Contratos é a criação do documento propriamente dito. É importante observar que para criar novos contratos, ordens de compra e outros, o ideal é elaborar um ou mais documentos com base em modelos e cláusulas aprovados. Para transações complexas ou arriscadas, contratos são geralmente criados por especialistas.

    Em seguida, o contrato passa por aprovação. Empresas costumam ter regras sobre quem deve aprovar cada contrato gerado. Normalmente, essas regras são definidas em uma “delegação de autoridade”, sendo compartilhadas com quem deve estar por dentro do processo.

    Na Gestão de Documentos, por exemplo, são inseridas regras em um processo de fluxo de trabalho que somente libera determinado documento quando não há pendências na tarefa de aprovação (e essa aprovação é realizada pelas pessoas certas). É esse mesmo controle que se espera de uma Gestão de Contratos transparente e eficaz.

    Na fase da aprovação, é comum que as partes envolvidas negociem os termos de negócios. Sendo assim, as negociações podem cobrir termos comerciais ou legais. Podem, ainda, afetar pessoas diferentes em ambos os lados da transação.

    Ao ter tudo acordado e aprovado pelos respectivos responsáveis, vem a etapa de assinatura. Muitos acham que a Gestão de Contratos se encerra aí, pois após assinado o documento é arquivado. Todavia, é fundamental lembrar que uma parte comum do ciclo de vida dos documentos contratuais são as revisões e as alterações. Para isso, deve-se realizar auditorias regulares com o objetivo de verificar que as obrigações estão sendo cumpridas e que o valor acordado está sendo respeitado. Adicionalmente, claro, esse controle é importante para que não se percam prazos e renovações.

    Como gerenciar contratos de maneira eficaz?

    Falando de uma maneira muito simples: renovações perdidas são oportunidades perdidas de continuar um relacionamento. Isso pode significar perda de receita e sabemos que é algo que sua empresa não quer.

    Estar ciente e elaborar um contato bem antes do tempo de renovação mostra o quão importante o relacionamento é para você, constrói confiança e firma lealdade. Por esse motivo, o ideal é automatizar a Gestão de Contratos. Alguns benefícios da automatização incluem:

    • Aumento de conformidade;
    • Aumento de controle;
    • Custos reduzidos de administração;
    • Maior segurança;
    • Diminuição de riscos; e
    • Aumento nas taxas de renovação

    Uma vez automatizada, a Gestão de Contratos deixa de ser uma tarefa que consome tempo e passa a ser algo rápido e natural. Ainda, com a automatização, antes mesmo de que um contrato seja solicitado é possível criar um fluxo que possibilita as avaliações de viabilidade na contratação de um serviço, algo essencial especialmente para a área de controladoria.

    Resumindo

    Uma plataforma capaz de gerenciar o ciclo de vida de contratos simplifica os processos de gerenciamento de documentos contratuais, além de:

    • Permitir gerenciar e evitar riscos e problemas de conformidade com fluxos de aprovação;
    • Agilizar as negociações;
    • Gerar mais receita e com assinaturas eletrônicas; e
    • Gerenciar documentos com mais facilidade.

    Empresas com visão de futuro recorrem cada vez mais à automatização para mitigar riscos, reduzir custos, e aumentar a lucratividade. A fim de que você entenda o que isso significa, nós, da Neomind, desenvolvemos para o Fusion um acelerador de Gestão de Contratos. Ele permite o gerenciamento de todo o ciclo de criação do contrato (seja novo ou um aditivo). O trâmite contempla todas as áreas envolvidas: jurídica, de compras, administrativa e a própria contratada. Para completar, os documentos gerados ou tramitados são publicados na estrutura do software para Gestão de Documentos.

    Se você quiser entender melhor como funciona o acelerador de Gestão de Contratos e de Controladoria (que possibilitará avaliação da viabilidade de contratação de serviços), entre em contato. Esperamos que este artigo tenha sido útil a você. Aproveite que está aqui e veja outros artigos do nosso blog.

  • 7 dicas para CIOs: como apoiar a empresa rumo ao crescimento?

    7 dicas para CIOs: como apoiar a empresa rumo ao crescimento?

    Uma pesquisa realizada pela Forbes Insights, juntamente com a Intel e a VMware, chegou à conclusão de que o papel do CIO está mudando e crescendo em importância. Foram ouvidos mais de 400 CIOs em todo o mundo, o que resultou na elaboração de dois relatórios: “Ascent of the CIO” (“A Ascensão do CIO”) e “The Challenges for Tomorrow’s” (“Os Desafios para o CIO do Amanhã”). Conforme destaca a Forbes, os relatórios também fornecem recomendações aos CIOs sobre como eles podem ter sucesso nesse novo mundo de transformação digital.

    Nós resolvemos entrar na discussão e trazer a você dicas para CIOs (Chief Information Officer) que querem ser bem-sucedidos na inovação tecnológica (especialmente na era de cloud computing, big data, analytics, plataformas colaborativas etc.) e na liderança de seus times. O motivo disso é que entendemos que a importância do papel do CIO aumentou à medida que a tecnologia passou a influenciar as organizações.

    Então, pare por alguns minutos o que você está fazendo e veja nossas dicas para CIOs (esperamos que elas possam ajudar você a exercer seu papel com ainda mais eficiência):

    1. Tenha visão estratégica

    “Ser CIO é muito mais sobre ter uma boa visão estratégica do que sobre ser um mestre da tecnologia”. A frase é de Douglas Shook, CIO da University of Southern California, e foi retirada do artigo “How to land the CIO job: 10 tips” (Como conseguir o emprego do CIO: 10 dicas).

    Das dicas para CIOs, consideramos essa como uma das mais importantes, especialmente porque a área de TI tem se tornado cada vez mais estratégica. É ela que dá todo o suporte tecnológico para a empresa superar seus desafios gastando menos e produzindo mais, ajudando a organização a:

    • Criar valor através da tecnologia;
    • Planejar o crescimento sustentado pela tecnologia; e
    • Garantir que os sistemas e procedimentos técnicos levem a resultados alinhados com os objetivos de negócios.

    Por isso, mais do que nunca – e especialmente em tempos de redução de custos – CIOs devem ter uma visão minuciosa das operações do negócio e conhecer metas e objetivos organizacionais. Assim, o profissional será capaz de direcionar as tecnologias para auxiliar as diversas áreas a atingir os resultados esperados.

    2. Automatize

    Se a área de TI deve ser estratégica, não faz sentido que seus profissionais gastem tempo em processos manuais e repetitivos. As tarefas rotineiras são aquelas que consomem mais tempo. Elas são, também, as que devem ser automatizadas.

    Lembre-se que um CIO deve se concentrar em liderar sua equipe de modo que ela agregue valor ao negócio. Portanto, das dicas para CIOs essa diz respeito a eliminar processos manuais e problemas operacionais. Para isso, como líder do setor pense em usar sistemas que permitem trabalhar em itens como:

    • Gerenciar o ciclo de uma mudança dentro do contexto da gestão de ativos de TI;
    • Gerar os controles necessários de análise de impacto, planejamento da mudança, gestão de configuração e previsibilidade;
    • Gerenciar e direcionar os incidentes ocorridos tanto dentro do contexto da gestão de TI quanto de forma mais abrangente a qualquer ocorrência na organização;
    • Reduzir o tempo de reposta a incidentes e atendimento de solicitações;
    • Evitar recorrência de acidentes, problemas e não conformidades;
    • Entre outros.

    3. Fale o idioma certo

    Especialmente em empresas que estão implementando ações para transformação digital, é crucial que CIOs comuniquem-se de modo que outros departamentos entendam facilmente o que está ocorrendo (ou seja, deixando linguajar e jargões técnicos de lado). Tenha em mente que é função do CIO explicar sobre tecnologia de uma maneira que o tema seja fácil de ser consumido e acessível para pessoas de diferentes níveis de conhecimento.

    CIOs devem ser capazes de mostrar não apenas como a mudança ocorrerá e como ela afetará o dia a dia das operações, mas devem também ser capazes de explicar a necessidade de tal mudança e qual o valor que ela agregará para a área ou empresa.

    4. Seja proativo em transformar

    Não tem como falar de dicas para CIOs sem citar a proatividade. Um líder da área de TI deve buscar sempre por formas de melhorias para sua área (e, claro, para a empresa como um todo). Por exemplo, pode-se começar mapeando ou redesenhando processos para reduzir ou eliminar ineficiências, gargalos e/ou desperdícios, ou, ainda, partindo para a busca de um ambiente paperless.

    5. Mantenha o olhar para o futuro

    CIOs devem analisar o que está acontecendo no mercado, retirar suas próprias conclusões e verificar o que faz sentido para a empresa em que atua, sempre pensando em utilizar a tecnologia para aumentar eficiência e receita.

    De acordo com o artigo “What makes the CIO of tomorrow? Five traits that matter” (“O que faz o CIO de amanhã? Cinco características que importam”) quando o assunto é dicas para CIOs, essa merece uma atenção especial. O autor, Vaibhav Gawde (Oracle, Índia), fala que o líder de TI deve ter sempre uma visão clara de como a área pode tornar o negócio protegido no futuro; conseguindo definir qual tecnologia permitirá a transformação digital, e como essa transformação ajudará o negócio a alavancar.

    6 – Envolva-se

    O CIO deve estar envolvido em todos os níveis da estrutura organizacional. Cada área tem sua dor a ser sanada e somente quem nela atua sabe especificar o que precisa ser melhorado. Todavia, escolher os sistemas certos e implementá-los corretamente é de responsabilidade da área de TI. O CIO, atuando como parceiro estratégico, é capaz de distribuir eficaz e eficientemente a tecnologia. A regra aqui é: quanto mais envolvido um CIO estiver na estratégia da empresa, maior será a eficácia da TI.

    7 – Não esqueça da segurança e da infraestrutura

    Entendemos que a posição de CIO não foi reinventada, ela apenas evoluiu. Isso significa que o líder de TI deve também supervisionar a infraestrutura da empresa e garantir que ela esteja atendendo às necessidades.

    Além disso, e não menos importante, especialmente em era de Big Data, vem a segurança da informação. Um Chief Information Officer tem a responsabilidade de gerenciar o ambiente de informações. A dica, nesse caso, é apoiar-se em uma solução para gestão de documentos.

    Concluindo

    Acreditamos que cada vez mais CIOs têm a missão de manter sistemas em funcionamento, ao mesmo tempo em que analisam como a tecnologia pode ajudar a melhorar a eficácia organizacional. O papel é muito mais estratégico hoje do que foi no passado, especialmente se levarmos em considerações o ambiente de transformação digital.

    Por isso, para que uma organização seja bem-sucedida, o CIO não deve mais ser visto como a pessoa que apenas gerencia o departamento de TI. Ao invés disso, ele deve ser considerado como um líder de tecnologia, que trabalha para apoiar o atingimento das metas de negócios da empresa.

    No que diz respeito à área de Tecnologia da Informação, não esqueça de manter processos e tarefas automatizados. Para ajudar, temos os aceleradores de TI. Saiba mais aqui.

    Tem algo a acrescentar nas dicas para CIOs? Fique à vontade para compartilhar sua opinião e seu conhecimento conosco. Aproveite que está aqui e confira outros materiais produzidos pela Neomind. Acesse nosso blog.

  • Analytics: uma visão do passado, presente e futuro do seu negócio

    Analytics: uma visão do passado, presente e futuro do seu negócio

    Em meio ao mundo de Big Data, com um número cada vez maior de dados disponíveis para análises, tomar decisões mais assertivas nunca foi tão fácil, mas, paradoxalmente, nunca foi tão difícil. Ficou um pouco confuso?

    Sabe aquela velha frase que diz que qualidade é melhor do que quantidade? Pois é, de nada adianta termos uma enxurrada de dados à disposição se não conseguimos gerar valor com eles. Para isso, não apenas os dados certos devem ser analisados, mas também é fundamental entendermos as informações do passado, presente e futuro dos nossos negócios.

    Nesse sentido, hoje trazemos a discussão de três ferramentas que podem ajudar: CPM, BI e Analytics. Ao final, esperamos que você consiga entender para que serve cada uma, e como elas podem ajudar sua empresa a alavancar os resultados por meio de tomadas de decisão baseadas em dados precisos. Vamos conferir?

    Entendendo o CPM

    Como define o Gartner, Corporate Performance Management (ou no português, Gerenciamento de Desempenho Corporativo), é um “termo abrangente que descreve as metodologias, métricas, processos e sistemas usados para monitorar e gerenciar o desempenho dos negócios de uma empresa”. Trata-se de uma ferramenta para formular estratégias organizacionais por meio de análise de dados e relatórios que monitoram e gerenciam a performance de uma organização.

    O principal objetivo da abordagem do Corporate Performance Management é envolver todos os tomadores de decisão em uma abordagem de gerenciamento global. Entre outras coisas, uma ferramenta de CPM é importante para empresas melhor alinharem seus KPIs (indicadores de desempenho) e atualizarem a estratégia organizacional.

    Tenha em mente que o CPM ajuda a acompanhar o progresso de um projeto, área, colaborador ou de toda a empresa em direção às métricas de desempenho. Em outras palavras, ele traz uma visão do direcionamento da organização para o futuro.

    Entendendo o BI

    O termo Business Intelligence (BI) refere-se às tecnologias, aos aplicativos e às práticas para a coleta, integração, análise e apresentação de informações comerciais. Assim como uma ferramenta de CPM, o objetivo do Business Intelligence é apoiar melhores tomadas de decisão de negócios.

    De acordo com a Forrester, Business Intelligence é “um conjunto de metodologias, processos, arquiteturas e tecnologias que transformam dados brutos em informações úteis e significativas, usadas para possibilitar percepções e decisões estratégicas, táticas e operacionais mais eficazes”.

    Softwares de BI analisam os dados coletados e encontra os padrões e tendências que ajudam nas tomadas de decisão. Além disso, esses sistemas vêm com recursos de geração de relatórios que criam visualizações de dados (como gráficos e tabelas que facilitam a compreensão dos resultados).

    Portanto, perceba que uma ferramenta de Business Intelligence transforma dados em informações para possibilitar aos tomadores de decisão melhor conhecimento sobre desempenho da empresa, negócio ou mercado. Para isso, o BI utiliza os dados do passado e do presente.

    Qual a diferença entre CPM e BI?

    Como vimos, tanto ferramentas de CPM quanto de BI desempenham um papel importante nas tomadas de decisão. Todavia, para ficar bem clara a relação CPM x BI, tenha em mente que enquanto o Business Intelligence ajuda gestores a decidir quais caminhos seguir (quais decisões tomar), um software de CPM monitora o progresso com base nessas decisões.

    Para encontrar tendências em seus dados o BI realiza análises avançadas. No entanto, muitas vezes, como resultado da análise pelo BI, empresas descobrem tendências que não esperavam. A partir do momento que possuem essas informações em mãos, gestores podem criar metas e objetivos quantificáveis para serem alcançados.

    É aí que o CPM toma as rédeas, pois é ele que acompanha o progresso em direção a essas metas e objetivos. Isso porque, após definir KPIs específicos e métricas de desempenho, uma solução de CPM ajuda a ver o quão perto ou distante a empresa ou área está com relação ao alcance desses objetivos.

    Portanto, perceba que cada uma das soluções tem sua função. E se formos para juntarmos o melhor dos dois mundos? Aí teremos a ferramenta conhecida por Analytics.

    Entendendo o Analytics

    Com um software de Analytics gestores obtêm insights que auxiliam nas decisões de negócios. Basicamente, seu trabalho se divide em duas áreas. A primeira envolve examinar os dados históricos para ter uma noção de como a empresa, uma área, equipe ou membro performou durante um determinado período.

    A segunda área de atuação do Analytics envolve uma análise estatística mais profunda. Isso pode significar fazer análises preditivas, ou seja, que analisa dados de tendência para avaliar a probabilidade de resultados futuros. Perceba, portanto, que uma ferramenta de Analytics combina as visões do passado, presente e futuro.

    Como Analytics difere de CPM e BI?

    Para ficar bem claro, vamos primeiro analisar as diferenças entre ferramentas de Analytics e de BI. Vimos que:

    • Analytics envolve o uso de análise estatística e modelagem preditiva para estabelecer tendências, descobrir por que as coisas estão acontecendo e adivinhar como elas darão certo no futuro. Traduzindo: se preocupa com o porquê de tal acontecimento.
    • BI também acessa e explora os dados da sua organização. Como explicamos, o objetivo da ferramenta é entender melhor como o negócio está indo para que seja possível tomar decisões mais bem informadas e que criem novas oportunidades estratégicas de crescimento. Todavia, de forma geral, o BI está mais preocupado com o que e como.

    Empresas que necessitam antecipar cenários para fazer previsões optam pelo Analytics, enquanto que o BI fica mais restrito a uma análise de dados do passado. E o CPM?

    Explicamos que um software de Corporate Performance Management mostra como a empresa, área, equipe ou membro está caminhando com relação às metas definidas nos indicadores. A ferramenta mostra no presente o direcionamento para o futuro.

    Mas, ao contrário do CPM, que mantem um olhar para o amanhã, e do BI, que direciona para o passado e presente, um software de Analytics:

    • Analisa os principais indicadores de desempenho para entender o estado atual de um projeto, equipe, área, empresa (análise descritiva);
    • Analisa dados de tendências para avaliar a probabilidade de resultados futuros (análise preditiva); e
    • Analisa o desempenho passado para que possam ser elaborados planos de ação que lidem com situações semelhantes no futuro (análise prescritiva).

    Quando falamos que o Analytics consegue unir o melhor do BI e do CPM é justamente porque ele trabalha com uma visão voltada para presente e futuro, analisando também o passado.

    Business Intelligence e Business Analytics

    Assista ao webinar que fizemos sobre o tema!


    Concluindo

    Na introdução deste artigo nos propusemos a ajudar você a ter as ferramentas certas para análise de dados. Nosso objetivo é auxiliar gestores a tomarem decisões muito mais precisas baseadas nas informações que fazem parte do seu negócio.

    Como mostramos, softwares de BI, CPM e Analytics auxiliam para esse fim, sendo que:

    • CPM traz uma visão de futuro, BI trabalha a partir da visão do passado e Analytics possibilita a coleta de dados com um estudo do passado, presente e futuro.
    • O CPM procura responder à pergunta “por que tal evento aconteceu” e o BI preocupa-se com o que e como tal evento ocorreu. Já o Analytics busca, com as análises preditiva, prescritiva e descritiva, resposta para os três questionamentos (por que, o que e como).

    Quer saber como o Analytics funciona na prática? Experimente o Fusion Platform!

    Esperamos que este artigo tenha sido útil a você e ajude a entender a importância de contar com as ferramentas certas para tomadas de decisão. Caso queira saber mais, ou tenha alguma dúvida, deixe um comentário. Fique também à vontade para compartilhar este artigo com seus colegas. Para ver outros materiais produzidos aqui pela Neomind, acesse nosso blog.

  • Diferenças entre BPM e ERP: qual a solução ideal para minha empresa?

    Diferenças entre BPM e ERP: qual a solução ideal para minha empresa?

    Existem diversas soluções que simplificam a gestão empresarial. Dentre elas estão duas que costumam causar uma certa confusão na cabeça de muitos gestores: BPM e ERP. A confusão é normal, já que a implementação de ambos os sistemas visa ao aumento da eficiência e do lucro, e à redução de custos. No entanto, apesar das semelhanças, existem diferenças entre BPM e ERP.

    Neste artigo, procuramos esclarecer os principais pontos entre ERP e BPM. Ao final, esperamos poder ajudar você a definir o que é melhor para o seu negócio. E para iniciar, analisaremos a seguir uma breve explicação sobre BPM e ERP.

    O que é ERP?

    Enterprise Resource Management (ERP), ou em português Sistema de Gestão Empresarial, é um software que integra um conjunto de programas para coletar e gerenciar dados. É composto de módulos especialistas como financeiro, contábil, produção, manufatura, RH, entre outros, que são caracterizados por uma infinidade de telas, relatórios e parâmetros, sempre com uma visão transacional.

    O ERP é utilizado para controlar e organizar as informações da organização, integrar e gerenciar recursos e processos com o intuito de otimizar a gestão das empresas, reduzir custos e minimizar riscos. Outros benefícios do ERP incluem melhora na percepção do negócio, uma vez que é possível extrair do sistema informações em tempo real; e mais eficiência e colaboração de usuários que compartilham dados em contratos, requisições e pedidos.

    O que é BPM?

    Se você acompanha nosso blog, já deve ter lido alguns de nossos artigos sobre Business Process Management (Gestão de Processos de Negócio ou simplesmente BPM). O Gartner define o BPM como um meio de melhorar o desempenho e a agilidade operacional da empresa. Graças à solução, a informação flui melhor e os processos ganham mais consistência. Consequentemente, a empresa entrega mais valor aos clientes.

    O BPM é uma metodologia de gerenciamento ajustável desenvolvida com o objetivo de organizar e facilitar processos organizacionais de baixa ou alta complexidade, internos ou externos nas corporações.

    Como comentamos neste post, a disciplina e os sistemas de BPM vieram para preencher uma lacuna importante deixada pelo ERP, com uma visão orientada a processos, integrações e gestão, visando permitir o controle ponta a ponta de todo o trâmite de dados, documentos e informações da empresa e de forma integrada.

    Entre as principais vantagens em usar o BPM está a melhora significativa dos processos, que permite com que a organização seja mais eficiente, mais assertiva e mais propensa às mudanças do que aquelas que utilizam um foco funcional, com abordagem de gerenciamento tradicional.

    Como o foco do artigo são as diferenças entre BPM e ERP não iremos nos aprofundar em conceitos. Mas caso você se interesse em saber mais, recomendamos a leitura do post: O que é Gestão de Processos (BPM) e quais seus benefícios?

    Quais as diferenças entre BPM e ERP?

    Para começar, ERPs são ferramentas para armazenar dados de diferentes áreas em um único local. Já o BPMS é uma solução integrada para gerenciamento de processos e automação.

    Dentre as diferenças entre BPM e ERP, a principal é que enquanto soluções de BPM são mais focadas no processo, os ERPs se limitam às funções organizacionais. Ainda, com um ERP as atividades ficam “presas” a um determinado departamento. Já softwares de BPM permitem a criação de processos interdepartamentais.

    Também como diferenças entre BPM e ERP é importante ressaltar que o ERP geralmente precisa do BPM para obter seu valor total. Além disso, soluções de Business Process Management são mais flexíveis e geralmente exigem menos esforço para implementação.

    É importante dizer que tanto BPM quanto ERP são utilizados para gerenciar processos e ambos até podem resolver problemas semelhantes. As reais diferenças entre BPM e ERP podem ser mais visíveis quando uma ferramenta de BPM (BPMS) é integrada ao ERP. Nesse caso, o BPMS pode unir sistemas, aplicativos e repositórios aos quais um sistema ERP pode não ter acesso.

    Para complementar as diferenças entre BPM e ERP, ressaltamos que uma solução de Business Process Management resolve o problema de processos quebrados e ineficientes que podem tornar o ERP mais lento.

    Qual é o ideal para meu negócio: BPM ou ERP?

    Em suma, pelas diferenças entre BPM e ERP que analisamos, podemos dizer que soluções de BPM têm foco nos processos, já os ERPs seguem um caminho paralelo e centrado na tarefa.

    Um ERP pode até ajudar seus colaboradores na automação de tarefas, mas caso você sinta que esteja na hora da sua empresa orquestrar várias tarefas encadeadas e obter informações táticas e estratégicas, sem dúvidas será o BPM que cumprirá essa missão com excelência.

    É igualmente importante destacarmos que, conforme mencionamos no artigo Como o BPM potencializa seus sistemas de gestão (ERPs), softwares de Business Process Management devem ser considerados em qualquer estratégia de transformação digital, iniciativas paperless, ou simplesmente com o objetivo de evolução de patamar no que tange ao efetivo controle de qualquer negócio.

    Por fim, caso sua organização já utilize um ERP e não esteja conseguindo atingir as metas descritas no início da implementação, é bem provável que a culpa não seja totalmente do sistema. Existe uma grande probabilidade de as falhas do ERP estarem nos processos. Nesse caso, ao implementar uma solução de Business Process Management você conseguirá observar melhorias nos resultados em seu sistema ERP. Tenha em mente que uma solução de BPM é um requisito para ajudar a criar um sistema ERP bem-sucedido.

    Concluindo (com bônus)

    Como nosso objetivo neste artigo é o de tirar suas dúvidas sobre diferenças entre BPM e ERP, acompanhe nosso resumão:

    • BPM é uma solução integrada para gerenciamento de processos e automação. ERPs são ferramentas para armazenar dados de diferentes áreas em um único local.
    • O BPM preenche uma lacuna importante deixada pelo ERP, com uma visão orientada a processos, integrações e gestão.
    • Soluções de BPM são mais focadas no processo, enquanto que os ERPs se limitam às funções organizacionais.
    • Em um ERP as atividades ficam “presas” a um determinado departamento. Já soluções de BPM permitem a criação de processos interdepartamentais.
    • Softwares de BPM são mais flexíveis e na maioria dos casos exigem menos esforço para implementação.
    • O ERP geralmente precisa do BPM para ajudar a obter seu valor total.
    • Soluções de BPM costumam resolver o problema de processos quebrados e ineficientes que podem tornar o ERP mais lento.

    Esperamos que você tenha conseguido entender as principais diferenças entre BPM e ERP. Caso você ainda esteja avaliando se sua empresa precisa mesmo de um sistema de gestão, recomendamos um infográfico que desenvolvemos especialmente para mostrar a você as opções disponíveis no mercado. No material, apresentamos o que significa e qual é o foco das soluções de HRM, Analytics, ECM, SCM, CRM, MES e, claro, BPM e ERP, Acesse!

    Conheça Fusion Platform, a ferramenta que se integra com qualquer tipo de sistema de gestão. Experimente por 15 dias grátis agora mesmo!


  • Por que o Fusion Platform é a melhor opção em Gestão da Informação?

    Por que o Fusion Platform é a melhor opção em Gestão da Informação?

    Pensar em adotar software em um negócio pode muitas vezes remeter a algo complicado. Demandam tempo, equipe especializada para implementação, sem falar na adaptação da equipe às novas rotinas.

    Mas em um cenário em que gestores devem tomar decisões cada vez mais assertivas e em compliance com legislações e normas das empresas, estes primeiros passos acabam sendo pequenos detalhes diante dos benefícios de uma implementação bem planejada com uma solução adequada.

    E como mencionamos em outra ocasião aqui no blog, estamos na era da Transformação Digital, com muitos dados a serem gerenciados nas organizações.

    E sua empresa sabe o que considerar na hora de adotar uma solução de Gestão da Informação? E se já adotou, esta ferramenta utilizada atende as necessidades do negócio e conta com funcionalidades e características que facilitam o dia a dia?

    Quer ver este comparativo em forma de infográfico? Baixe o material:


    Leia neste artigo:

    6 motivos para escolher o Fusion Platform

    São diversas as demandas de uma organização, entre as principais estão gerenciamento de processos, gerenciamento e captura de documentos, além da análise de indicadores do negócio.

    Ponto a ponto, saiba por que o Fusion Platform é a melhor opção para a sua empresa quando comparado a outras ferramentas de gerenciamento disponíveis no mercado.

    1. Modelagem de Processos simplificada

    É comum outros sistemas dependerem de plataformas e do desenvolvimento de sistemas na hora de desenhar processos, regras de negócios e formulários. Os motores workflow costumam ser limitados e com baixa aderência a processos, com necessidade de negócio mais complexos. Ou seja, se você não possui conhecimento técnico, precisará de profissionais da área de tecnologia da informação. E isto requer tempo e alto investimento em desenvolvimento.

    Dúvidas em como modelar processos? Baixe esse e-book!

    Outro problema nestes sistemas é a documentação de processos. Com dependência de edição em ferramentas office, não há garantia de que as alterações realizadas irão gerar uma versão atualizada da documentação.

    No Fusion Platform, o desenho de processos e regras de negócio podem ser realizadas por qualquer profissional de negócios através de ferramentas 100% gráficas. Isso facilita a adoção da cultura de melhoria contínua e garante a evolução nos processos da empresa, sem a necessidade de desenvolvimento (programação). Isso sem falar que o Motor de BPM é preparado para automatizar qualquer tipo de processo, independente da complexidade e condições do negócio.

    Em relação a documentação dos processos, no Fusion ela é feita de forma automática, assim como suas atualizações. Sempre que existir a necessidade de exportá-la, é possível realizá-la em poucos cliques em qualquer versão.

    2. Formulários

    Outras ferramentas exigem o desenvolvimento específico para cada plataforma e são orientadas a desenvolvedores. Também não contam com modelos de formulários e reaproveitamento, além de não suportar multi-idiomas.

    No Fusion, os formulários podem ser utilizados e gerenciados por usuários de negócio, além de ser possível criar formulários que podem ser reaproveitados entre processos. Sem contar que são nativamente responsivos para plataformas web & mobile e multi-linguagem, com integração sem a necessidade de desenvolvimento através de banco de dados, SOAP, webservices…

    3. Integração com outros sistemas

    Devido a necessidade de profissionais de TI, a integração com diferentes sistemas em outros softwares têm um alto nível de complexidade, desenvolvimento e customização.

    No Fusion, você integra qualquer banco de dados através de funcionalidades nativas, além de ter a possibilidade de configuração de integração por profissionais de negócio.

    4. Organização de tarefas (Central de Tarefas)

    Em uma Central de Tarefas de outros softwares, a dificuldade já se inicia a partir do recurso de busca, em que é possível fazer consultas apenas através de filtros e sem a possibilidade de ordenação de processos pelos seus status.

    Como é a organização de tarefas nestas ferramentas:

    • Não há um mecanismo para isso;
    • A lista de pendências são simples e baseada em paginação;
    • Não contam com resumo nas pendências ou marcadores para identificação;
    • Como também não há funcionalidade de ações rápidas.

    E caso você precise gerenciar outras caixas de atividades de um colaborador, por exemplo, estas soluções não possuem recurso de compartilhamento e visualização por um gestor.

    Em contrapartida, na Central de Tarefas do Fusion, o acesso às pendências ocorre facilmente, já que a listagem é apresentada de forma fluída no padrão timeline e há a busca indexada de processos com recursos avançados de filtros e ordenação.

    O resumo associado à tarefa relacionada também otimiza o acesso, com o auxílio de recursos de classificação e marcadores. Como também há ações rápidas que facilitam a tomada de decisão a partir de botões em e-mail, ou, swipe mobile, sem que o usuário tenha que abrir toda a estrutura de formulário.

    Os gestores ainda têm acesso para gerenciar a caixa de outros colaboradores, através do recurso de compartilhamento e visualização. O que não acontece em outras ferramentas.

    5. Análise de indicadores

    Caso você tenha a necessidade de analisar indicadores, sua empresa pode se tornar refém de outros sistemas e ter uma performance baixa em um cenário com maior volume de dados. Nesses casos, é preciso ter o conhecimento em linguagem SQL e XML para gerenciá-los, sem falar na dificuldade de configurar diferentes níveis de permissões para a visualização e gestão dos indicadores.

    No Fusion, há o suporte a grandes volumes de dados através de modelo Star, e com a experiência do usuário pensada para colaboradores das áreas de negócio. São configurações simples que exigem apenas o conhecimento em SQL.

    A gestão é centralizada, com possibilidade de controle de permissões. Há também a facilidade de modelar indicadores, filtros e hierarquias apenas selecionando a origem do cubo.

    6. Gerenciamento e digitalização de documentos

    É comum encontrarmos no mercado soluções voltadas apenas à gestão de processos ou apenas para a gestão de documentos, e que causam dor de cabeça na hora de serem integradas. Sem falar que estas “soluções” não seguem as tipologias documentais do CONARQ e não permitem a configuração de expiração dos documentos por tipologia, assim como a criação de metadados dinâmicos.

    Mas ao contrário destas, o Fusion Platform permite integrar facilmente a gestão documental ao BPM, assim como criar e utilizar processos para qualquer evento relacionado a documentos (iniciar um processo ao enviar para aprovação, ao cancelar um documento, ao emitir uma cópia controlada, ao expirar o documento, entre outros).

    O usuário também pode criar metadados dinâmicos e definir o ciclo de vida dos registros corporativos de acordo com o tipo de documento, conforme o padrão CONARQ.

    Ainda não é o suficiente? Conheça mais motivos!

    O Fusion Platform:

    • 100% preparado para dispositivos móveis Android e IOS;
    • Compatibilidade na evolução das versões da ferramenta;
    • Dependência mínima do fornecedor;
    • Autenticação de usuário através de Múltiplos ADs/LDAP’s, CAS/SAML;
    • Modelo de licenciamento em Cloud, On Premise ou Híbrido.

    Se você for na onda de outras ferramentas… seu negócio pode se limitar a:

    • Mobilidade apenas superficial, com funcionalidades básicas;
    • Compatibilidade com versões anteriores inexistentes ou muito complexas;
    • Dependência quase total do fornecedor;
    • Apenas um único AD/LDAP, sem suporte a CAS ou a SAML e;
    • Modelos de licenciamento apenas On Premise.

    O valor da informação

    Quando falamos em informação, é preciso se ter em mente que elas têm grande valor para uma corporação, quando organizados e bem estruturados.

    Comumente, as informações também são chamadas de ativos corporativos, que nada mais são do que aqueles que contribuem, mesmo que indiretamente, para os fluxos de caixa futuros.

    O que também é mencionado pela Association for Information and Image Management (AIIM), que diz que o compartilhamento de informações auxilia o uso e a exploração do conhecimento corporativo.

    Este princípio deve ser reconhecido ou acordado por toda a organização, caso contrário, qualquer caso de negócio e suporte para IM (Information Management) será fraco.

    Já apresentamos todos os motivos de o Fusion Platform ser a melhor plataforma de gerenciamento de informações para o seu negócio. E sua empresa vai ficar pra trás nesse contexto de mudanças?

    Experimente por 15 dias grátis agora mesmo! Ou, se preferir, solicite uma demonstração aos nossos consultores. Conte com a gente para tirar todas as suas dúvidas!


    Referências:
    AIIM, Fusion Platform x Concorrentes, UFRGS, Wikipedia

  • Lean, Six Sigma e BPM: uma aliança de resultados

    Lean, Six Sigma e BPM: uma aliança de resultados

    Quando pesquisamos sobre iniciativas de melhorias de processos é comum – e muito provável – nos depararmos com as metodologias Lean e Six Sigma. Ambos os métodos são originários da simplificação dos processos de fabricação. Todavia, podemos aplicá-los aos mais variados processos de negócios.

    Como veremos, a metodologia Lean busca simplificar o fluxo de um processo com o objetivo de eliminar desperdícios e atividades sem valor agregado. Já o Six Sigma foca na qualidade e, por consequência, na redução de defeitos.

    Ok, mas se estamos falando de processos, temos que incluir mais outro personagem na história, que seria uma solução de Gestão de Processos de Negócios, ou simplesmente BPM. E para você entender a ligação do que falamos até aqui, convidamos a investir alguns minutos na leitura deste artigo. Vamos lá?

    O que é Metodologia Lean?

    Traduzido para o português, Lean significa “enxuto” e a ideia é esta mesma: simplificar (enxugar) um fluxo de processo até que atividades e desperdícios sem valor agregado sejam eliminados. Quando falamos de processos, nos referimos a todos os tipos: processos de fabricação, de produção, de serviços etc.

    A metodologia Lean foi inspirada no Toyota Production System (TPS), ou seja, no Sistema Toyota de Produção. A filosofia por trás do Lean é conhecida por “just in time”, ou “tempo certo” em português. Ela parte do princípio que uma empresa deve produzir apenas o que o mercado solicita, dessa forma evitando estoques lotados e desperdícios de materiais e recursos financeiros. Seria, em bom e velho português, enxugar ao máximo a produção de modo a atender aos pedidos dos clientes.

    Na produção de um produto, o Lean enfatiza a necessidade de cortar atividades sem valor agregado ou desnecessárias. Para determinar o que agrega ou não valor ao processo deve-se considerar se um cliente estaria disposto a pagar por ele. O que obtiver resposta negativa deve ser eliminado, deixando, ao final, um processo totalmente otimizado e lucrativo que fluirá de maneira suave e eficiente.

    Parece a solução para muitos problemas, não é mesmo? A questão toda é que, se de um lado a metodologia Lean promove processos de negócios rápidos, por outro há o risco de que se tenha uma certa falta de qualidade. Isso porque completar uma atividade rapidamente apenas para otimizar tempo, mas sem as devidas verificações, pode resultar em um ambiente propenso a retrabalhos. Para lidar com isso temos o Six Sigma.

    O que é Six Sigma?

    O Six Sigma é uma das metodologias de melhoria de processos que possibilita empresas a usar dados para eliminar defeitos em produtos e ou serviços. Trata-se de uma ferramenta de qualidade que atualmente desempenha um papel importantíssimo para que produtos ou serviços possam ser entregues sem erros ou falhas.

    Para entender melhor, um processo Six Sigma é aquele em que 99,9996% dos produtos fabricados (itens processados) são estatisticamente esperados como quase livres de defeitos (3,4 defeitos por milhão). Portanto, o Six Sigma foca no problema que causa defeitos e corrige-os.

    Para melhorar um processo, um especialista em Six Sigma utiliza técnicas qualitativas e quantitativas. Algumas dessas técnicas incluem o Controle Estatístico de Processo (CEP ou SPC), gráficos de controle, Análise do Modo e Efeito de Falha (FMEA) e mapeamento de processo. O Six Sigma aplica a abordagem DMAIC para a solução de problemas, que em português significa:

    • Definir – defina o problema, a atividade de melhoria, a oportunidade de melhoria, as metas do projeto e os requisitos do cliente (internos e externos).
    • Medir – meça o desempenho do processo.
    • Analisar – analise o processo para determinar as causas da variação, desempenho ruim (defeitos).
    • Melhorar – melhore o desempenho do processo, abordando e eliminando as causas principais.
    • Controlar – controle o processo e o desempenho futuro do processo.

    E qual metodologia é melhor, Lean ou Six Sigma? Indo bem direto ao ponto, tratar de melhoria de processos não se trata de escolher entre uma ou outra. O ideal, para resultados positivos, é uma combinação de ambas. É aí que temos o Lean Six Sigma.

    O que é Lean Six Sigma?

    Acompanhe o raciocínio:

    • A Metodologia Lean elimina o desperdício (sem valor agregado) e promove a padronização e o fluxo do trabalho,
    • Já o ponto de concentração do Six Sigma é na redução da variação do processo e no aprimoramento do controle do processo.

    Perceba que, ao final, o objetivo das metodologias Lean e Six Sigma é o de fornecer ao cliente a melhor qualidade, custo, entrega e um novo atributo com agilidade. Como juntamos o melhor dos dois mundos, temos que alguns dos princípios fundamentais do Lean Six Sigma são:

    • É o cliente quem define o valor (valor é aquilo que o cliente está disposto a pagar pelos produtos e serviços certos, no tempo certo, na qualidade esperada).
    • Remova etapas e desperdícios sem valor agregado.
    • Nenhum processo é sempre perfeito, por isso, há sempre margem para Melhoria Contínua.
    • Utilize dados.
    • Padronize suas atividades.

    Muitas empresas começam com uma abordagem Lean, especialmente para tornar o local de trabalho o mais eficiente e eficaz possível, com redução do desperdício. Ao serem identificados problemas de processo, o Six Sigma é aplicado e, assim, temos o Lean Six Sigma.

    Onde entra o BPM na história?

    Tanto o BPM quanto o Lean Six Sigma têm o objetivo de ajudar empresas a gerenciarem e otimizarem melhor seus processos. No entanto, um dos desafios da implantação do Lean Six Sigma na empresa está na coleta de dados e nos controles que devem ser implementados, pois ambas funções são trabalhosas.

    O problema é resolvido com a implementação de uma solução de BPM (Business Process Management), a qual, basicamente:

    • Organiza atividades em torno de resultados – e não de tarefas – para garantir que o foco seja mantido;
    • Corrige e melhora processos antes da automação;
    • Padroniza processos em toda a empresa para que possam ser mais facilmente entendidos e gerenciados, e tenham seus erros e riscos reduzidos;
    • Habilita a melhoria contínua para que as mudanças possam ser estendidas e propagadas ao longo do tempo;
    • Melhora os processos existentes, em vez de criar novos.

    Imagine um fornecedor de peças que decide reduzir o tempo de entrega. Com o Lean Six Sigma a empresa faz o mapeamento do fluxo de valor e identifica os principais pontos que contribuem para o atraso. O mapa é quebrado em processos de nível inferior até que a equipe conheça os principais pontos de falhas, gargalos e desperdícios. É aí que entra e a tecnologia BPM.

    Uma solução de Business Process Management é utilizada para implementar o processo e os controles em torno das áreas que estão atrapalhando o objetivo de ser cumprido (que é a redução do tempo de entrega das peças). No exemplo, descobriu-se que a atividade de aprovações dos pedidos estava demorando para ser executada, pois ainda precisava-se preencher alguns dados manualmente. Ao realizar uma melhoria no processo por meio do BPM os controles passaram a ser automatizados e os dados foram automaticamente inseridos nas atividades correspondentes.

    Para fechar…

    Talvez o maior benefício em ligar uma ferramenta de BPM com Lean, Six Sigma ou Lean Six Sigma, esteja no fato de que soluções de Business Process Management possibilitam uma visão ampla do processo (o chamado “big picture”). Ao conseguir analisar o fluxo de um processo será possível mapeá-lo a fim de encontrar inconsistências.

    A metodologia Lean é sobre redução de desperdício, enquanto que Six Sigma tem uma abordagem centrada em dados para eliminar defeitos em produtos e/ou serviços. Se pensarmos em juntarmos os dois (Lean Six Sigma) teremos uma metodologia que não apenas reduzirá desperdício, mas também focará na qualidade.

    Sabe o “big picture” citado no início deste tópico? Pois bem, é a solução de BPM que possibilitará uma análise mais aprofundada de cada etapa de um processo, a fim de que possam ser identificados pontos de melhoria visando tanto redução de custos quanto aumento de qualidade.

    Agora que chegamos ao fim, nosso convite é para que você se aprofunde um pouco mais no universo do BPM. Temos alguns artigos que podem ajudar:

    Esperamos que este artigo tenha sido útil a você. Em caso afirmativo, fique à vontade para compartilhar este artigo com seus colegas. Até a próxima!


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