Neomind

Autor: Felipe Bahiense

  • O que você está esperando para ter uma empresa paperless?

    O que você está esperando para ter uma empresa paperless?

    Se você acompanha artigos da AIIM (Association for Intelligent Information Management), já deve ter se deparado algumas vezes com o termo “empresa paperless”. Por entendermos da importância do assunto, no post Paperless: o que é e como dar os primeiros passos, fizemos um apanhado geral sobre o ambiente sem papel.

    Na ocasião, comentamos sobre os motivos de ter uma empresa paperless e como você pode dar início à transformação na sua área e organização como um todo. Neste novo artigo quero complementar um pouco mais o tema e trazer mais ideias para ajudar seu negócio a reduzir – e quem sabe eliminar – o uso de papel.

    Mas, antes de começar, vou propor uma discussão:

    O que impede a transformação para uma empresa paperless?

    Ao invés de falar dos motivos de fazer a transição para uma empresa paperless, farei uma abordagem um pouco diferente. O motivo é simples: para muitas pessoas, é impossível pensar em uma vida sem papel.

    A psicologia explica isso com o termo “percepção háptica”. A palavra “Háptico” vem do grego e significa “relativa ao tato”. Atualmente, o termo designa a ciência do toque, que é o que ocorre quando você toca a tela do seu smartphone para dar um comando.

    Quando falamos em papel, muitos indivíduos gostam do modo como ele os fazem sentir, pois traz uma sensação de que por ser um item físico, é algo real. Para diversas pessoas, informações dentro de um computador ou na nuvem não parecem tão reais por não serem tão palpáveis.

    Essa percepção do real x irreal acontece num nível do inconsciente, e em muitos de nós trata-se de uma crença que nem sabemos que temos. Mas, o fato é que, de acordo com a percepção háptica precisamos sentir com o tato para assimilarmos que tal documento existe ou que tal contrato foi mesmo firmado.

    Saindo do campo da psicologia, uma barreira muito grande para a transformação em empresa paperless é a simples pergunta “como?”. Toda mudança requer esforços e entendo que é nesse ponto que a barreira pode ser grande.

    Fazer a transição para um negócio sem papel exige disciplina e um trabalho maior especialmente no início. Por exemplo:

    • Quem irá digitalizar os documentos físicos já existentes?
    • Onde eles estarão armazenados?
    • Como garantir a segurança dos documentos?
    • Quem terá acesso a eles?
    • Como os documentos serão assinados?
    • Os documentos terão validade jurídica?
    • Como será realizada a gestão desses documentos?

    Essas são apenas algumas das perguntas que podem surgir e que podem ser um entrave para a transformação em uma empresa paperless. A fim de mostrar a você que existem respostas e soluções para cada uma de suas dúvidas, confira a seguir.

    Passo a passo para uma empresa paperless

    Mudanças são difíceis. O primeiro ponto que você precisa ter em mente é que o exemplo deve partir de cima. De nada adianta um gestor com o próprio arquivo de documentos físicos querer exigir um ambiente paperless, certo?

    E para que a mudança tenha um sentido, é importante apresentar a todos da organização as vantagens de uma empresa sem papel. Sobre os aspectos positivos, você pode falar de:

    • Ganho de produtividade
    • Melhora na eficiência
    • Aumento de segurança
    • Questões ambientais
    • Governança Corporativa
    • Redução de custos

    No artigo Paperless: o que é e como dar os primeiros passos para a era sem papel apresentamos mais detalhes sobre cada ponto.

    Uma vez que todos entendam da importância da redução de papel (e de uma futura eliminação), podemos seguir com os passos.

    Estabeleça metas

    Todos sabem onde devem chegar, que é a transformação para uma empresa paperless. Para que os esforços sejam direcionados e o objetivo não se perca pelo caminho, estabeleça metas.

    Você pode, por exemplo, definir metas para cada departamento e para a empresa como um todo, encorajando todos os colaboradores, em diferentes níveis hierárquicos, a fazerem a transição. A fim de conseguir isso, você pode criar algum tipo de recompensa para quando o objetivo for atingido.

    Seja com recompensa ou sem, o importante é todos entenderem a meta e o prazo para atingi-la.

    Faça um apanhado geral das impressões

    O que cada área está imprimindo? O que é necessário imprimir? Será que todas as impressões são realmente essenciais?

    As respostas para essas perguntas poderão mostrar que diversas impressões são desnecessárias. Por exemplo, muitas pessoas têm o hábito de imprimir e-mails para levar determinada pauta à uma reunião.

    Hoje em dia temos aplicativos na nuvem que permitem o compartilhamento de informação de forma bastante segura, como Google Docs, Evernote e Dropbox.

    Digitalize o que é importante

    Cada departamento fez uma avaliação dos documentos impressos. Aqueles que podem ser descartados devem ir, literalmente, para o lixo. Os demais precisam ser digitalizados.

    Nesta etapa inicia o trabalho “mais pesado”, pois para alguns setores a quantidade de documentos é muito maior, como o administrativo, financeiro e RH de uma empresa, por exemplo.

    Crie uma estratégia de digitalização

    Inicialmente, por “estratégia” entenda “hábito”. Uma vez que os documentos necessários foram digitalizados, tenha em mente que esse será o procedimento a ser seguido sempre.

    Após isso, pense em estratégia propriamente dita. Aqui gosto de falar em processos, porque são eles que movem nossas empresas. Imagine o seguinte: quem deverá ler o documento digitalizado? Será necessário tomar alguma ação, como assiná-lo eletronicamente? Qual é a finalidade do documento? Existe alguma ação desencadeada a partir dele?

    Para exemplificar, aqui na Neomind, antes de sermos uma empresa paperless um simples relatório de despesa de viagem necessitava em média – entre impressão e cópias de nota-fiscal – de três vias de 30 páginas cada. Todo esse controle era necessário para que pudéssemos fazer o reembolso das despesas.

    Ao eliminarmos o papel, criamos um processo no qual o solicitante preenche todas as informações em um sistema (o Fusion Platform). Essas informações vão para o financeiro que faz a conferência e lança o pagamento. O processo é simples, mas perceba que ocorreu em etapas (ou seja, por meio de um processo), sendo que a última é o pagamento das despesas propriamente dito.

    Então, ao criar o hábito de digitalização pense também em atividades que deverão existir para que o documento siga um fluxo. Isso nos leva à etapa final:

    Automatize

    A automatização não é necessariamente uma etapa que acontece após a realização de outra. O ideal é que a empresa paperless seja automatizada já no início dessa transformação (lá na etapa de estabelecimento de metas).

    Importante esclarecer que quando falo em automatização me refiro à gestão de documentos. Para você entender: um software de GED (Gestão Eletrônica de Documentos) possibilita o usuário publicar e controlar os documentos de forma segura e muito mais precisa do que faria manualmente com os materiais impressos. E mais, tudo isso em um único lugar (o que significa que documentos não estarão espalhados em gavetas, arquivos e mesas de colaboradores).

    Além disso, uma aplicação de GED permite que sejam configurados fluxos de aprovação para cada documento, bem como definições de segurança (quem poderá visualizá-lo e editá-lo? Quem terá permissão para exclui-lo?). Ainda, um software mantém todas as ações registradas, o que significa que nenhum usuário poderá alterar ou eliminar um documento sem que ninguém fique sabendo do ocorrido.

    Por fim, toda empresa paperless precisa garantir que documentos sejam armazenados de forma legal e com validade jurídica, e isso é uma característica também de bons sistemas de GED.

    Concluindo

    Depois de concluir o passo a passo para eliminar o papel e ver na prática como funciona, você perceberá que com economia de tempo e custo – bem como maior segurança de documentos – seus funcionários, clientes e a empresa como um todo serão beneficiados com a mudança.

    Muitas organizações já sabem do peso que é ter que armazenar e controlar pilhas de documentos. Contudo, são poucas as que realmente fazem um esforço maior nesse sentido. Observando tendências de transformação digital, temos visto que a eliminação do papel está entre elas.

    Sua empresa ficará para trás ou tomará uma atitude? Para continuar a discussão, recomendamos a leitura do texto: O que a Gestão de Documentos faz pela sua empresa: da organização do fluxo de trabalho ao ambiente paperless.

    Que tal começar a transformação digital agora? Conheça o Fusion aqui.

    Gostou do artigo? Deixe um comentário contando o que achou. Esperamos que ele tenha sido útil para você e, em caso afirmativo, compartilhe-o com seus colegas. Além disso, não esqueça: fique de olho no Blog da Neomind e acompanhe nossos conteúdos.

  • 6 dicas para organizar suas tarefas e de sua equipe

    6 dicas para organizar suas tarefas e de sua equipe

    Quantas vezes você já não ficou frustrado por sentir que tinha muito o que fazer, mas passou o dia iniciando muitas atividades e concluindo nenhuma? Ou, por não saber o que priorizar, acabou começando diversas tarefas e terminou aquelas aparentemente mais fáceis, mas que não eram tão urgentes e importantes?

    Mesmo que nossas listas de tarefas sejam diferentes umas das outras, todos temos os mesmos objetivos: fazer o máximo possível. Para isso, é necessário gerenciar tempo e atividades. Neste artigo, focaremos na gestão das atividades e falaremos sobre a organização de tarefas.

    Separamos 6 dicas para ajudá-lo a manter-se organizado e, claro, a concluir suas atividades. Confira!

    1. Saiba priorizar

    Priorização é o primeiro item da organização de tarefas. Não adianta querer ser multitarefas e achar que você pode fazer várias coisas ao mesmo tempo. Você até pode, mas verá que, no final, acabará não concluindo nada direito.

    Para priorizar, uma dica é separar o que é urgente do que é importante. A Matriz de Decisão de Eisenhower é muito usada para esse fim. Eisenhower foi o 34º presidente dos Estados Unidos e é dono de uma frase célebre: “O que é importante raramente é urgente e o que é urgente raramente é importante”.

    Antes de irmos para a matriz de decisão, é importante entender que urgente significa que uma tarefa requer atenção imediata. Já aquela considerada como importante trata de coisas que contribuem para metas, missão, valores e objetivos de longo prazo.

    Assim, na Matriz de Decisão de Eisenhower, existem:

    • Tarefas urgentes e importantes: na organização de tarefas, são aquelas que exigem nossa atenção imediata e que contribuem para o cumprimento de metas.
    • Tarefas não urgentes e importantes: atividades que não têm um prazo urgente, mas que, mesmo assim, ajudam você a atingir suas metas.
    • Tarefas urgentes e não importantes: exigem nossa atenção agora (urgente), mas não nos ajudam a atingir nossas metas ou a cumprir nossa missão (não é importante). A maioria das tarefas aqui são interrupções de outras pessoas.
    • Tarefas não urgentes e não importantes: são as chamadas distrações.

    Ao investir seu tempo na organização de tarefas não urgentes mas importantes, você pode evitar que, no futuro, elas se tornem urgentes e importantes. Com isso, você age proativamente para evitar um incêndio.

    2. Crie um plano

    Você e sua equipe trabalharam para priorizar as atividades. Agora é necessário desenvolver um plano. Nesta etapa, a fim de ter uma organização de tarefas que faça sentido, deve-se identificar os responsáveis e o prazo de conclusão de cada uma das tarefas.

    Observe que aqui é importante que toda a equipe tenha uma visão detalhada e clara do que precisa ser feito. Cada membro deve ter conhecimento do que se espera em cada tarefa. Isso ajudará cada indivíduo a organizar seu tempo e priorizar as tarefas diariamente.

    Para criar o plano, recomendamos a dica seguinte:

    3. Utilize as ferramentas certas

    Aqui não existe certo ou errado. Para uma gestão mais simplificada de tarefas, há ferramentas como Trello, Evernote, Todoist e o próprio Kanban que podem ajudar.

    No entanto, quando falamos de projetos nas empresas, a organização de tarefas tem que ir para um nível mais profissional. Isso porque não basta apenas deixar tarefas organizadas, é preciso monitorá-las, saber se estão em atraso ou não, quem é o responsável e quais os prazos.

    Em outras palavras, as tarefas precisam estar em um fluxo. Por exemplo, imagine a atividade de contratação de um novo colaborador. A contratação passa pelo processo de divulgação de vagas, de entrevistas, da aprovação do superior direto e de todo o trâmite de admissão do colaborador escolhido. Uma falha na organização de tarefas pode fazer com que uma etapa seja esquecida, ou seja gerenciada sem muita atenção.

    Processos de recursos humanos são apenas um dos inúmeros exemplos que poderiam ser dados sobre a importância de usar as ferramentas certas na gestão e organização de tarefas. Podemos falar sobre gestão de contratação e serviços, aprovação de campanha, gestão de problema, realização de consulta pública, entre tantos outros.

    4. Rastreie as tarefas delegadas

    Ao trabalhar com organização de tarefas, você verá que existem aquelas que podem ser delegadas. Uma vez que você tenha alocado uma tarefa para um membro da equipe, é interessante utilizar um software que o ajude a manter-se atualizado com o progresso das tarefas delegadas.

    Esse tipo de controle permitirá, ainda, analisar onde a produtividade está caindo ou onde ela poderá ser mais bem aproveitada. Para que o rastreamento seja feito de modo adequado, não apenas precisamos utilizar as ferramentas certas, como também manter as tarefas do time centralizadas. Isso nos leva à próxima dica:

    5. Mantenha as tarefas organizadas em um único local

    Trabalhar em um ambiente de trabalho no qual a organização de tarefas não tem importância, com certeza é algo que baixará a produtividade do time.
    Uma das maneiras de manter tarefas organizadas é centralizando-as. De nada adianta você ter uma tarefa descrita em um pedaço de papel sendo que a conclusão dependerá do esforço de outro colaborador, o qual precisa saber em que etapa se encontra sua execução.

    Mais uma vez, aqui as ferramentas são essenciais. Ao ter as tarefas acessíveis em um único local, será possível não apenas monitorá-las, mas também executá-las no tempo certo, dentro do prazo necessário.

    6. Faça uma revisão das tarefas

    Algumas pessoas gostam de fazer isso ao final de cada dia. Mas você pode definir um dia por semana para analisar o que correu bem, o que precisa melhorar e quais tarefas precisarão de ajustes.

    O foco da organização de tarefas não é fazê-lo correr para lá e para cá a fim de executá-las. A ideia não é manter-se sempre ocupado, mas sim realizar as tarefas que realmente precisam ser executadas para que você e seu time atinjam as metas esperadas (já leu nosso post sobre gestão de metas e estratégias?).

    Organização de tarefas: dê o próximo passo

    Quando tarefas entram em um fluxo, é bem comum termos gargalos. Para resolver essa questão, e para levar sua empresa no próximo passo do gerenciamento e organização de tarefas, uma plataforma de gestão de processos é fundamental.

    Com um software de BPM sua empresa conta com um ambiente único que fornece às equipes total domínio sobre as atividades, tais como: apontamento de horas, controle de prazos, sinalizadores, entre outros.

    Então, conheça o Fusion Platform! Nossa solução conta com o módulo de BPM, que permite criar e gerenciar processos de forma simples e com alto nível de integração com sistemas de gestão. Além disso, possuímos aceleradores para gestão e organização de tarefas para atender às variadas necessidades de uma empresa (como por exemplo Gestão de Cadastro de Clientes, Ponto Eletrônico, Solicitação de EPI e outros).

    Entre em contato e descubra como a Gestão de Processos pode ajudar sua empresa na organização de tarefas.

  • Coautoria de documentos: Como controlar o fluxo de informações da sua empresa?

    Coautoria de documentos: Como controlar o fluxo de informações da sua empresa?

    Empresas trabalham com um grande volume de dados. Transformar a informação em resultado é uma necessidade. Uma das maneiras de fazer isso é pela análise de Big Data, cujo objetivo é, como comentado em outra oportunidade, descobrir padrões escondidos, correlações desconhecidas e outras informações úteis que podem ser utilizadas para a melhor tomada de decisão.

    Para conseguir realizar essa análise, é necessário coletar dados. Para muitas empresas, o desafio ainda está em como realizar essa coleta. Mas, para outras, o problema é como adicionar dados em documentos de alto valor. Em outras palavras: a questão está em como controlar o fluxo de informações.

    Imagine, por exemplo, que existam três pessoas trabalhando em cima de uma proposta. Nesse caso, se modificações e inserção de dados não forem controladas, o processo de elaboração do documento, além de levar muito mais tempo e ser desorganizado, pode resultar em uma oportunidade perdida.

    Como lidar com a criação e coautoria de documentos de forma organizada e controlada? Para responder a esta pergunta, iniciamos com uma reflexão:

    O desafio em controlar o fluxo de informações

    Quando falamos de compartilhamento de documentos e arquivos temos diversos sistemas populares que foram desenvolvidos para este fim. Todavia, se por um lado eles cumprem com êxito a missão de disponibilizar a informação para quantas pessoas o autor do arquivo ou documento desejar, eles ainda falham no processo de coautoria.

    Conforme o estudo AIIM 2018 State of the Industry, metade das organizações entrevistadas estavam pesquisando ativamente ou avaliando novas ferramentas de integração de conteúdo. Para 49% a missão estava em procurar por melhores plataformas de colaboração.

    Aqui, gostaríamos de fazer um parênteses. Por “colaboração” entendemos o ato de, por exemplo, trabalhar em tempo real com sua equipe em qualquer lugar do mundo, tendo visibilidade e controle completos sobre quais alterações estão sendo feitas em processos e documentos.

    Portanto, se falamos em controlar fluxo de informações basicamente nos referimos a:

    • Atribuir tarefas a membros da equipe;
    • Controlar as ações realizadas em processos e documentos (ex.: alteração de informação, edição de documento etc.);
    • Criar fluxos de trabalho;
    • Implementar medidas de segurança para garantir que apenas os membros autorizados da equipe tenham acesso a determinado conteúdo; e
    • Implementar medidas de segurança para garantir que apenas os membros autorizados possam trabalhar como coautores.

    A capacidade de coautoria é implícita quando falamos de colaboração, que, por sua vez, tem a ver com controlar o fluxo de informações. A pergunta que segue é:

    Como se dá o controle do fluxo de informações?

    Frisamos que coautoria não se trata de compartilhamento de arquivos apenas. Vai um pouco além e diz respeito também a trabalharmos em um único repositório de origem dentro do qual todo o conteúdo é gerenciado.

    Pense nesse repositório como um banco de dados que contém todos os objetos e informações, como tabelas, macros e formulários de que seus documentos precisarão. Todos esses objetos são armazenados e acessíveis para aqueles que trabalharão nas várias etapas da criação do documento.

    Para conseguir isso, é necessário investir em uma solução robusta para Gestão de Documentos. Alguns pontos a serem levados em consideração são:

    • Em primeiro lugar, é fundamental garantir a segurança total da informação. Para isso, utilize um sistema que permite o gerenciamento de pessoas autorizadas a interagirem com documentos. Isso se dá por meio de criação de perfis e atribuição de permissões.
    • A partir da integração com ferramentas de edição de arquivos, procure por uma solução que bloqueie as funções Salvar, Salvar Como, Print-Screen, Impressão, e outras.
    • Para a coautoria, é fundamental configurar e controlar a gestão de versões, revisões e aprovações dos documentos. É possível fazer isso criando fluxos específicos para qualquer evento realizado sobre um documento. Com permissões definidas, apenas usuários autorizados conseguem adicionar comentários e marcar outros usuários, garantindo uma comunicação muito mais fluída em um ambiente altamente colaborativo (lembrando que controlar o fluxo de informações significa também controlar a movimentação de documentos).
    • Para controlar o fluxo de informações de maneira eficaz, é necessário que os documentos sejam gerenciados sem complicações. Exatamente por isso é que o software de gestão de documentos deve possibilitar a criação de uma gestão independente para cada tipo de documento.

    A AIIM sugere que para controlar o fluxo de informações sejam seguidas três etapas (fonte):

    Analise seu processo

    Qualquer iniciativa de melhoria de processos deve começar com uma compreensão completa do processo atual. Comece fazendo perguntas como:

    • Como os autores colaboram hoje?
    • Como as informações fluem e quais são as lacunas e os gargalos no processo?
    • Qual é o resultado desejado e como isso difere do modo como as coisas são feitas atualmente?

    Conforme esclarece a AIIM, esse tipo de análise de processo é necessário para determinar os requisitos do sistema e para esclarecer as lacunas no processo atual que precisam ser melhoradas.

    Padronize o conteúdo

    Organizações que padronizam o conteúdo e o disponibilizam em um banco de dados de autoria dão um passo gigantesco na simplificação da criação de conteúdo em toda a empresa. Trabalhar com documentos padronizados pode ser muito difícil se a empresa utiliza repositórios fragmentados.

    Lembre-se que conteúdo padronizado não apenas economiza tempo, esforço e dinheiro no processo de criação de documentos, mas também garante maior qualidade e integridade do conteúdo.

    Coloque os autores de conteúdo no controle

    Controladores de documentos tradicionais estão focados no processo, não necessariamente no conteúdo. Essa abordagem pode levar a um resultado abaixo do ideal. Ao definir usuários como controladores do conteúdo, a empresa garante também melhoria de processos.

    Concluindo

    Especialmente empresas que trabalham com documentos altamente complexos e de alto valor encontram muitos benefícios na abordagem estratégica de coautoria. Como procuramos mostrar, para conseguir usufruir desses benefícios é fundamental controlar o fluxo de informações.

    Além de garantir que o conteúdo seja mantido atualizado em toda a empresa, existe a certeza de que os acessos ao documento são registrados e controlados. Para empresas aderentes a normas como ISO 9001, a disponibilização de documentos com segurança e controle é fundamental.

    Uma boa solução de Gestão de Documentos trabalha com as questões que abordamos neste artigo. Caso você queira aprender mais sobre o Enterprise Content Management (ECM) e a Gestão Eletrônica de Documentos (GED), e saber como uma solução de gestão documental auxilia a sua empresa a reduzir custos e aumentar a precisão nas tomadas de decisão – além de controlar o fluxo de informações – disponibilizamos um e-book que pode ajudá-lo:  Tudo sobre o Enterprise Content Management

    Gostou do artigo? Se ele foi útil a você, fique à vontade para compartilhá-lo!

  • Checklist: Está na hora de investir em BPM?

    Checklist: Está na hora de investir em BPM?

    No cenário altamente competitivo em que nos encontramos, toda empresa que deseja crescer e manter-se sustentável financeiramente precisa ser o mais eficiente possível. Até aí, nenhuma novidade.

    O que muitos ainda não perceberam é que, em meio a tanta tecnologia, insistir em executar manualmente processos tradicionais é o mesmo que ter equipes gastando tempo e dinheiro em atividades que não agregam. É nesse ponto que a solução de BPM entra em cena.

    Neste artigo, damos um apanhado geral sobre o Business Process Management e seus benefícios, e ajudamos você a descobrir se está na hora da sua empresa investir em BPM. Confira!

    Resumo sobre o BPM

    Acrônimo para Business Process Management (em português, Gerenciamento de Processos de Negócio), o BPM é, como explicamos em outra oportunidade: “uma metodologia de gerenciamento ajustável desenvolvida com o objetivo de organizar e facilitar processos organizacionais de baixa ou alta complexidade, internos ou externos nas corporações”. Trata-se de uma ferramenta de automação de processos.

    Em linhas gerais, um software de BPM ajuda você a mapear seus processos diários para:

    • Identificar e eliminar gargalos;
    • Controlar os custos de sua empresa;
    • Tornar seus processos diários o mais eficientes possível;
    • Garantir a eficácia das pessoas envolvidas em seus processos.

    Observe que o BPM é uma combinação de práticas centradas em impulsionar o valor organizacional através de uma cultura de melhoria de processos. Caso você tenha interessa em se aprofundar mais, recomendamos a leitura do artigo: O que é Gestão de Processos e quais seus benefícios?

    Ok, mas como eu sei se minha empresa deve investir em BPM?

    Até aqui você entendeu o que é BPM e alguns dos benefícios de uma solução de gestão de processos. Mas, será que está na hora da sua empresa investir em BPM? Para acabar de vez com essa dúvida, a seguir elencamos alguns dos problemas enfrentados por muitas organizações. Marque aqueles que fazem parte do dia a dia do seu negócio:

    ( ) Dificuldade em concluir processos dentro do prazo.

    Quanto tempo os colaboradores da sua empresa levam para concluir uma atividade dentro de um processo? Existe um controle sobre a etapa em que o processo se encontra e/ou o que está sendo realizado?

    ( ) Dificuldade para tomar decisões.

    A gerência possui as informações necessárias para tomar decisões importantes relacionadas aos processos? As informações são fáceis de serem encontradas? Estão centralizadas?

    ( ) Muito dinheiro investido, pouco retorno.

    Sua empresa tem investido em processos que não trazem retorno? Antes de iniciar um processo, você consegue avaliar o tempo que o mesmo levará para ser concluído e o gasto que terá?

    ( ) Perda de competitividade devido a atrasos em entregas.

    Sua empresa precisa reduzir o tempo de comercialização de seu produto devido ao aumento da concorrência? Precisa melhorar a qualidade da entrega de produtos/serviços?

    ( ) Falta de atingimento de metas organizacionais.

    Apesar de todo o esforço dos seus times, sua empresa não consegue alcançar as metas organizacionais?

    ( ) Entrega inconsistente de produtos/serviços, somado à insatisfação de clientes.

    Seus clientes têm reclamado de atrasos em entregas, defeitos de produtos, entre outros?

    (  ) Ineficiência dos colaboradores.

    A produtividade dos seus colaboradores diminuiu e a entrega de produtos/serviços tem deixado a desejar? Seus colaboradores perdem tempo executando tarefas manuais e repetitivas?

    (  ) Falta de informação sobre qual etapa do processo está sendo executada.
    Dentro de um processo, como é feito o controle do andamento das atividades? Qual é o nível de dificuldade para conseguir essa informação?

    ( ) Constatação de não cumprimento de conformidades legais.
    Qual é o nível de controle da sua empresa sobre o cumprimento das conformidades legais?

    (  ) Dificuldade em priorizar processos.

    Sua empresa tem muita coisa para fazer, mas não sabe o que é urgente e o que é importante? Dentre os processos, sabe definir aqueles que precisam ser executados com mais urgência?

    (  ) Incapacidade em avaliar a eficácia dos processos e mapeá-los.

    Você sabe quais processos realmente trazem resultados? Consegue fazer uma lista daqueles que podem ser eliminados? É possível identificar pontos de melhoria? (entenda sobre o mapeamento de processos)

    (  ) Dificuldade em encontrar quais etapas do processo não agregam valor e onde estão os desperdícios.

    Você tem certeza que todas as atividades dentro de um processo são essenciais? Elas são realizadas da maneira correta? São concluídas dentro do prazo e orçamento?

    (  ) Incapacidade de avaliar os resultados de um processo.

    Os gestores conseguem medir processos de ponta a ponta e fazer uma comparação com os resultados esperados? É possível quantificar processos?

    Está na hora de investir em BPM?

    Se você marcou a maioria dos itens acima, então é ideal que sua empresa invista em uma solução de Business Process Management a fim de agilizar e facilitar a gestão de processos.

    Mas se mesmo assim você está com dúvidas sobre investir em BPM, além do checklist queremos ajudar um pouco mais. Sabemos muito bem que a alta direção somente apoia o investimento em melhorias de processos quando percebem que as demandas são legalmente mandatórias ou financeiramente interessantes.

    Pensando nisso – e com o objetivo de dar uma mãozinha extra – desenvolvemos uma calculadora que permite a sua empresa analisar a viabilidade de investimento em uma solução de BPM. A calculadora de ROI leva em consideração variáveis como:

    • Padronização e conformidade do processo e suas regras (ganhos de qualidade);
    • Assertividade com redução de falhas e retrabalhos;
    • Aumento na velocidade do processo;
    • Eficiência e confiabilidade dos processos;
    • Diminuição do tempo e do número de pessoas envolvidas;
    • Aumento da produtividade.

    Caso você queira entender melhor sobre processos de negócios e o que uma solução de Business Process Management pode fazer para deixar sua empresa ainda mais produtiva, entre em contato conosco! Fique à vontade também para compartilhar este artigo com seus colegas. Aproveite que está aqui e acesse nossos outros materiais.

  • Como o BPM promove a inovação nas empresas?

    Como o BPM promove a inovação nas empresas?

    Com um ambiente de mudanças em constante transformação, a cada dia surgem novos desafios bem como novas oportunidades. A fim de vencer cada obstáculo e tirar proveito das oportunidades, organizações de alto desempenho já perceberam que uma das maneiras de permanecerem competitivas é mantendo o foco na inovação.

    Mas não uma inovação ao acaso. Aqui, como estamos falando de empresas bem-sucedidas, nos referimos a uma inovação bem gerenciada e estruturada. Um exemplo citado no site da DBizInstitute explica melhor onde queremos chegar: a Amazon derrubou livrarias físicas nos Estados Unidos. A empresa não inventou o livro, o que ela fez foi criar um novo processo de vendas. Em outras palavras: inovou a maneira de vender.

    Podemos continuar com o exemplo da Amazon. No passo seguinte da inovação eles se tornaram um varejista on-line. Hoje, sua plataforma de varejo é oferecida para outras empresas que querem vender seus produtos on-line.

    E como uma empresa (não apenas a Amazon) consegue avançar com a inovação? Aqui, não tem mistério: é preciso iniciar um processo cujo resultado final seja a inovação. Por isso, neste artigo chamamos sua atenção para uma dupla importante: inovações e BPM (Business Process Management).

    Para começar: o termo inovação

    “Inovação” é praticamente a palavra de ouro no mundo dos negócios. Conforme explica a Wikipedia, tipos de inovação incluem:

    • Inovação de produto: introdução no mercado de novos ou significativamente melhorados produtos ou serviços. Inclui alterações nas suas especificações técnicas, componentes, materiais, software, interface ou outras características funcionais;
    • Inovação de processo: implementação de novos ou significativamente melhorados processos de produção ou logística de bens ou serviços. Inclui alterações de técnicas, equipamentos ou software;
    • Inovação organizacional: implementação de novos métodos organizacionais na prática do negócio, organização do trabalho e/ou relações externas;
    • Inovação de marketing: implementação de novos métodos de marketing, envolvendo melhorias significativas no design do produto ou embalagem, preço, distribuição e promoção dos mesmos.

    Ideias inovadoras não são difíceis de aparecerem em uma sessão de brainstorming, por exemplo. O difícil é fazer a inovação ganhar forma. É aí que entra a gestão de processos.

    Como o BPM promove inovação dentro das empresas?

    Para responder à pergunta, inicialmente é preciso entender o que ganhamos quando adotamos a Gestão de Processos. Em primeiro lugar, o BPM é organizado em torno de resultados, e não de tarefas. Isso pode não chamar sua atenção a princípio, mas quando atividades são organizadas em torno de tarefas o foco acaba se perdendo. Já quando se sabe onde se quer chegar (isto é, sabe-se os resultados esperados) todos os envolvidos caminham na mesma direção.

    Quando falamos de inovações e BPM é importante pensar em inovação como um processo, o qual deve ser definido, implementado, executado e controlado. Uma ferramenta de BPM, além de gerenciar todo o ciclo de vida (etapas) dos processos, possibilita que eles sejam padronizados. Com isso, não apenas facilita a compreensão e o gerenciamento dos mesmos, como reduz-se as probabilidades de erros e riscos.

    Outro ponto que destacamos ao tratar de inovações e BPM é que este último é essencial para a implantação das metodologias de Melhoria Contínua de Processo, como Lean e Six Sigma. Como explicamos neste artigo:

    • A metologia Lean simplifica (enxuga) um fluxo de processo até que desperdícios e atividades sem valor agregado sejam eliminados.
    • O Six Sigma é uma ferramenta de qualidade que atualmente desempenha um papel importantíssimo para que produtos ou serviços possam ser entregues sem erros ou falhas.

    Lembra que comentei que o Business Process Management organiza as atividades em torno de resultados? Pois bem, para avançar sistematicamente com uma inovação você precisa realizar um processo cuja entrega final seja a inovação como resultado. Soluções de BPM trazem essa abordagem, sendo que são também utilizadas para implementar o processo e os controles em torno das áreas que estão atrapalhando um objetivo de ser cumprido.

    O BPM pode atuar como catalisador para acelerar a aplicação de metodologias Lean e Six Sigma e pode aumentar a eficiência e lucratividade organizacional, aprimorando os processos de negócios com três elementos importantes – agilidade, visibilidade e eficiência (três elementos essenciais para a inovação ser colocada em prática).

    Inovações e BPM: a dupla

    Entendemos que processo é definido como uma série de ações que visam a um resultado (produzem algo) e transformam entradas em saídas. A inovação pode também ser definia como a aplicação de melhores soluções que atendem a novos requisitos ou necessidades. Citamos, ainda, quatro tipos de inovações: inovação de produtos, de processos, de marketing e organizacional.

    Perceba que cada um dos tipos mencionados trata de introdução ou melhoria de algo (por exemplo: na inovação de processo temos a implementação de novos ou significativamente melhorados processos de produção ou logística de bens ou serviços).

    Para que o processo de inovação traga os resultados desejados e no tempo previsto – seja para introduzir algo ou para realizar alguma melhoria -, é fundamental que o mesmo siga um fluxo de trabalho com responsabilidades e prazos definidos. Importante destacar também que com fluxos de trabalho mais fluídos os processos de inovação da empresa tornam-se ágeis, reduzindo o tempo de resposta ao mercado.

    Além disso, a partir do momento que a equipe envolvida na inovação tem melhor entendimento sobre como os processos devem ser conduzidos, toda a empresa torna-se mais eficiente diante dos desafios do mercado. Esse entendimento, bem como o aumento de transparência e de produtividade proporcionada pelos fluxos de trabelho, são possíveis graças a uma solução de Business Process Management. Exatamente por isso que inovações e BPM devem andar de mãos dadas.

    Concluindo

    Nossa proposta para este artigo era a de mostrar a você que em um mercado extremamente competitivo devemos inovar de maneira estruturada. Assim, reduzem-se os erros e riscos, e mantém-se um controle mais aprimorado do andamento das atividades.

    Quando entendemos a relação entre inovações e BPM passamos a adotar uma abordagem muito mais séria e estruturada em nossas atividades. Caso você queira entender melhor sobre o universo do Business Process Management, confira alguns materiais que podem ajudar:

    Conheça o Fusion Platform! Nossa solução que conta com o módulo de BPM, que permite criar e gerenciar processos de forma simples e com alto nível de integração com sistemas de gestão. Teste agora mesmo nossa solução e descubra como a Gestão de Processos pode ajudar sua empresa.

  • Gestão de Contratos: muito além do fechamento de um acordo

    Gestão de Contratos: muito além do fechamento de um acordo

    Toda empresa se preocupa com redução de custos, aumento de produtividade e, claro, maximização da lucratividade. Pensando nisso, gestores procuram adotar diversas ações a fim de que suas áreas consigam ser eficientes. Até aqui, tudo bem. Mas e se dissermos para você que pode existir algo fundamental (e que às vezes passa despercebido) que contribui muito para que os três itens em negrito acima sejam atingidos? Pois é, falamos da Gestão de Contratos.

    Para você ter uma ideia, pense nos contratos com seus diversos fornecedores. Imagine que sua empresa perca um prazo de renovação, ou que não tenha analisado com cuidado todas as cláusulas. Em ambos os casos seu negócio corre o risco de ter que arcar com preços mais altos para uma renovação, de sofrer por uma interrupção de serviços ou, ainda, de ser pego de surpresa por alguma letra miúda.

    Para evitar que isso aconteça em sua organização, neste artigo chamamos a atenção para o Gerenciamento de Contratos.

    O que é Gestão de Contratos?

    A Gestão de Contratos trata do processo completo de gerenciamento de contratos, o que significa todo o ciclo de vida dos documentos contratuais (falaremos sobre isso mais adiante). O gerenciamento de contratos afeta muitas áreas dentro de uma organização e pode influenciar significativamente seu orçamento, operações, atendimento ao cliente e imagem pública.

    Além de gerir todo o ciclo de vida de um contrato, ao gerenciar documentos contratuais os responsáveis acompanham o histórico, tendo dados para se basear nas renegociações. Com uma Gestão de Contratos eficaz é possível controlar os prazos de renovações de modo muito mais proativo. Imagine sua empresa perder um cliente porque não ficou atenta ao fim do contrato e deixou de atuar estrategicamente para garantir a renovação? Por isso, observe que o gerenciamento de contratos também exerce influência no caixa do negócio.

    A identificação de necessidade de aditivos contratuais é outro fator importante com relação à Gestão de Contratos, garantindo que ambas as partes não sejam prejudicadas. Tenha em mente que, por mais estranho que possa parecer “a gestão de contratos não é mais apenas sobre contratos”. Isso porque cada vez mais empresas lidam com suas operações em um processo contínuo. Nesse processo, dados e informações se alimentam de maneira automática e perfeita, de forma que as partes responsáveis tenham as informações mais atualizadas e relevantes de que precisam.

    Exatamente por isso que sua empresa deve estabelecer um ciclo conectado para melhorar relacionamento com clientes, parceiros e fornecedores e desenvolver com precisão as melhores práticas de negócios. A seguir falaremos sobre esse ciclo, mas entenda que quando cada etapa se alimenta automaticamente, ao passar para a próxima fase do ciclo de vida do contrato a empresa consegue atingir precisão, eficiência, velocidade de receita e satisfação.

    Qual é o ciclo de vida de um contrato?

    Contract Lifecycle Management (CLM) é o termo em inglês para Gestão do Ciclo de Vida de Contratos. Como comentamos, a gestão de documentos contratuais vai além de simplesmente arquivar um contrato. Ela lida com todo o ciclo de vida, o qual tem início com uma solicitação da empresa.

    Na etapa de solicitação o desafio é fazer com que o processo seja o mais simples e intuitivo possível, com a coleta das informações certas para que a documentação apropriada seja definida. Quanto mais preciso for o primeiro passo, menor o risco de práticas fraudulentas que podem fazer com que tudo já comece do jeito errado.

    A segunda etapa do ciclo de vida da Gestão de Contratos é a criação do documento propriamente dito. É importante observar que para criar novos contratos, ordens de compra e outros, o ideal é elaborar um ou mais documentos com base em modelos e cláusulas aprovados. Para transações complexas ou arriscadas, contratos são geralmente criados por especialistas.

    Em seguida, o contrato passa por aprovação. Empresas costumam ter regras sobre quem deve aprovar cada contrato gerado. Normalmente, essas regras são definidas em uma “delegação de autoridade”, sendo compartilhadas com quem deve estar por dentro do processo.

    Na Gestão de Documentos, por exemplo, são inseridas regras em um processo de fluxo de trabalho que somente libera determinado documento quando não há pendências na tarefa de aprovação (e essa aprovação é realizada pelas pessoas certas). É esse mesmo controle que se espera de uma Gestão de Contratos transparente e eficaz.

    Na fase da aprovação, é comum que as partes envolvidas negociem os termos de negócios. Sendo assim, as negociações podem cobrir termos comerciais ou legais. Podem, ainda, afetar pessoas diferentes em ambos os lados da transação.

    Ao ter tudo acordado e aprovado pelos respectivos responsáveis, vem a etapa de assinatura. Muitos acham que a Gestão de Contratos se encerra aí, pois após assinado o documento é arquivado. Todavia, é fundamental lembrar que uma parte comum do ciclo de vida dos documentos contratuais são as revisões e as alterações. Para isso, deve-se realizar auditorias regulares com o objetivo de verificar que as obrigações estão sendo cumpridas e que o valor acordado está sendo respeitado. Adicionalmente, claro, esse controle é importante para que não se percam prazos e renovações.

    Como gerenciar contratos de maneira eficaz?

    Falando de uma maneira muito simples: renovações perdidas são oportunidades perdidas de continuar um relacionamento. Isso pode significar perda de receita e sabemos que é algo que sua empresa não quer.

    Estar ciente e elaborar um contato bem antes do tempo de renovação mostra o quão importante o relacionamento é para você, constrói confiança e firma lealdade. Por esse motivo, o ideal é automatizar a Gestão de Contratos. Alguns benefícios da automatização incluem:

    • Aumento de conformidade;
    • Aumento de controle;
    • Custos reduzidos de administração;
    • Maior segurança;
    • Diminuição de riscos; e
    • Aumento nas taxas de renovação

    Uma vez automatizada, a Gestão de Contratos deixa de ser uma tarefa que consome tempo e passa a ser algo rápido e natural. Ainda, com a automatização, antes mesmo de que um contrato seja solicitado é possível criar um fluxo que possibilita as avaliações de viabilidade na contratação de um serviço, algo essencial especialmente para a área de controladoria.

    Resumindo

    Uma plataforma capaz de gerenciar o ciclo de vida de contratos simplifica os processos de gerenciamento de documentos contratuais, além de:

    • Permitir gerenciar e evitar riscos e problemas de conformidade com fluxos de aprovação;
    • Agilizar as negociações;
    • Gerar mais receita e com assinaturas eletrônicas; e
    • Gerenciar documentos com mais facilidade.

    Empresas com visão de futuro recorrem cada vez mais à automatização para mitigar riscos, reduzir custos, e aumentar a lucratividade. A fim de que você entenda o que isso significa, nós, da Neomind, desenvolvemos para o Fusion um acelerador de Gestão de Contratos. Ele permite o gerenciamento de todo o ciclo de criação do contrato (seja novo ou um aditivo). O trâmite contempla todas as áreas envolvidas: jurídica, de compras, administrativa e a própria contratada. Para completar, os documentos gerados ou tramitados são publicados na estrutura do software para Gestão de Documentos.

    Se você quiser entender melhor como funciona o acelerador de Gestão de Contratos e de Controladoria (que possibilitará avaliação da viabilidade de contratação de serviços), entre em contato. Esperamos que este artigo tenha sido útil a você. Aproveite que está aqui e veja outros artigos do nosso blog.

  • 7 dicas para CIOs: como apoiar a empresa rumo ao crescimento?

    7 dicas para CIOs: como apoiar a empresa rumo ao crescimento?

    Uma pesquisa realizada pela Forbes Insights, juntamente com a Intel e a VMware, chegou à conclusão de que o papel do CIO está mudando e crescendo em importância. Foram ouvidos mais de 400 CIOs em todo o mundo, o que resultou na elaboração de dois relatórios: “Ascent of the CIO” (“A Ascensão do CIO”) e “The Challenges for Tomorrow’s” (“Os Desafios para o CIO do Amanhã”). Conforme destaca a Forbes, os relatórios também fornecem recomendações aos CIOs sobre como eles podem ter sucesso nesse novo mundo de transformação digital.

    Nós resolvemos entrar na discussão e trazer a você dicas para CIOs (Chief Information Officer) que querem ser bem-sucedidos na inovação tecnológica (especialmente na era de cloud computing, big data, analytics, plataformas colaborativas etc.) e na liderança de seus times. O motivo disso é que entendemos que a importância do papel do CIO aumentou à medida que a tecnologia passou a influenciar as organizações.

    Então, pare por alguns minutos o que você está fazendo e veja nossas dicas para CIOs (esperamos que elas possam ajudar você a exercer seu papel com ainda mais eficiência):

    1. Tenha visão estratégica

    “Ser CIO é muito mais sobre ter uma boa visão estratégica do que sobre ser um mestre da tecnologia”. A frase é de Douglas Shook, CIO da University of Southern California, e foi retirada do artigo “How to land the CIO job: 10 tips” (Como conseguir o emprego do CIO: 10 dicas).

    Das dicas para CIOs, consideramos essa como uma das mais importantes, especialmente porque a área de TI tem se tornado cada vez mais estratégica. É ela que dá todo o suporte tecnológico para a empresa superar seus desafios gastando menos e produzindo mais, ajudando a organização a:

    • Criar valor através da tecnologia;
    • Planejar o crescimento sustentado pela tecnologia; e
    • Garantir que os sistemas e procedimentos técnicos levem a resultados alinhados com os objetivos de negócios.

    Por isso, mais do que nunca – e especialmente em tempos de redução de custos – CIOs devem ter uma visão minuciosa das operações do negócio e conhecer metas e objetivos organizacionais. Assim, o profissional será capaz de direcionar as tecnologias para auxiliar as diversas áreas a atingir os resultados esperados.

    2. Automatize

    Se a área de TI deve ser estratégica, não faz sentido que seus profissionais gastem tempo em processos manuais e repetitivos. As tarefas rotineiras são aquelas que consomem mais tempo. Elas são, também, as que devem ser automatizadas.

    Lembre-se que um CIO deve se concentrar em liderar sua equipe de modo que ela agregue valor ao negócio. Portanto, das dicas para CIOs essa diz respeito a eliminar processos manuais e problemas operacionais. Para isso, como líder do setor pense em usar sistemas que permitem trabalhar em itens como:

    • Gerenciar o ciclo de uma mudança dentro do contexto da gestão de ativos de TI;
    • Gerar os controles necessários de análise de impacto, planejamento da mudança, gestão de configuração e previsibilidade;
    • Gerenciar e direcionar os incidentes ocorridos tanto dentro do contexto da gestão de TI quanto de forma mais abrangente a qualquer ocorrência na organização;
    • Reduzir o tempo de reposta a incidentes e atendimento de solicitações;
    • Evitar recorrência de acidentes, problemas e não conformidades;
    • Entre outros.

    3. Fale o idioma certo

    Especialmente em empresas que estão implementando ações para transformação digital, é crucial que CIOs comuniquem-se de modo que outros departamentos entendam facilmente o que está ocorrendo (ou seja, deixando linguajar e jargões técnicos de lado). Tenha em mente que é função do CIO explicar sobre tecnologia de uma maneira que o tema seja fácil de ser consumido e acessível para pessoas de diferentes níveis de conhecimento.

    CIOs devem ser capazes de mostrar não apenas como a mudança ocorrerá e como ela afetará o dia a dia das operações, mas devem também ser capazes de explicar a necessidade de tal mudança e qual o valor que ela agregará para a área ou empresa.

    4. Seja proativo em transformar

    Não tem como falar de dicas para CIOs sem citar a proatividade. Um líder da área de TI deve buscar sempre por formas de melhorias para sua área (e, claro, para a empresa como um todo). Por exemplo, pode-se começar mapeando ou redesenhando processos para reduzir ou eliminar ineficiências, gargalos e/ou desperdícios, ou, ainda, partindo para a busca de um ambiente paperless.

    5. Mantenha o olhar para o futuro

    CIOs devem analisar o que está acontecendo no mercado, retirar suas próprias conclusões e verificar o que faz sentido para a empresa em que atua, sempre pensando em utilizar a tecnologia para aumentar eficiência e receita.

    De acordo com o artigo “What makes the CIO of tomorrow? Five traits that matter” (“O que faz o CIO de amanhã? Cinco características que importam”) quando o assunto é dicas para CIOs, essa merece uma atenção especial. O autor, Vaibhav Gawde (Oracle, Índia), fala que o líder de TI deve ter sempre uma visão clara de como a área pode tornar o negócio protegido no futuro; conseguindo definir qual tecnologia permitirá a transformação digital, e como essa transformação ajudará o negócio a alavancar.

    6 – Envolva-se

    O CIO deve estar envolvido em todos os níveis da estrutura organizacional. Cada área tem sua dor a ser sanada e somente quem nela atua sabe especificar o que precisa ser melhorado. Todavia, escolher os sistemas certos e implementá-los corretamente é de responsabilidade da área de TI. O CIO, atuando como parceiro estratégico, é capaz de distribuir eficaz e eficientemente a tecnologia. A regra aqui é: quanto mais envolvido um CIO estiver na estratégia da empresa, maior será a eficácia da TI.

    7 – Não esqueça da segurança e da infraestrutura

    Entendemos que a posição de CIO não foi reinventada, ela apenas evoluiu. Isso significa que o líder de TI deve também supervisionar a infraestrutura da empresa e garantir que ela esteja atendendo às necessidades.

    Além disso, e não menos importante, especialmente em era de Big Data, vem a segurança da informação. Um Chief Information Officer tem a responsabilidade de gerenciar o ambiente de informações. A dica, nesse caso, é apoiar-se em uma solução para gestão de documentos.

    Concluindo

    Acreditamos que cada vez mais CIOs têm a missão de manter sistemas em funcionamento, ao mesmo tempo em que analisam como a tecnologia pode ajudar a melhorar a eficácia organizacional. O papel é muito mais estratégico hoje do que foi no passado, especialmente se levarmos em considerações o ambiente de transformação digital.

    Por isso, para que uma organização seja bem-sucedida, o CIO não deve mais ser visto como a pessoa que apenas gerencia o departamento de TI. Ao invés disso, ele deve ser considerado como um líder de tecnologia, que trabalha para apoiar o atingimento das metas de negócios da empresa.

    No que diz respeito à área de Tecnologia da Informação, não esqueça de manter processos e tarefas automatizados. Para ajudar, temos os aceleradores de TI. Saiba mais aqui.

    Tem algo a acrescentar nas dicas para CIOs? Fique à vontade para compartilhar sua opinião e seu conhecimento conosco. Aproveite que está aqui e confira outros materiais produzidos pela Neomind. Acesse nosso blog.

  • Analytics: uma visão do passado, presente e futuro do seu negócio

    Analytics: uma visão do passado, presente e futuro do seu negócio

    Em meio ao mundo de Big Data, com um número cada vez maior de dados disponíveis para análises, tomar decisões mais assertivas nunca foi tão fácil, mas, paradoxalmente, nunca foi tão difícil. Ficou um pouco confuso?

    Sabe aquela velha frase que diz que qualidade é melhor do que quantidade? Pois é, de nada adianta termos uma enxurrada de dados à disposição se não conseguimos gerar valor com eles. Para isso, não apenas os dados certos devem ser analisados, mas também é fundamental entendermos as informações do passado, presente e futuro dos nossos negócios.

    Nesse sentido, hoje trazemos a discussão de três ferramentas que podem ajudar: CPM, BI e Analytics. Ao final, esperamos que você consiga entender para que serve cada uma, e como elas podem ajudar sua empresa a alavancar os resultados por meio de tomadas de decisão baseadas em dados precisos. Vamos conferir?

    Entendendo o CPM

    Como define o Gartner, Corporate Performance Management (ou no português, Gerenciamento de Desempenho Corporativo), é um “termo abrangente que descreve as metodologias, métricas, processos e sistemas usados para monitorar e gerenciar o desempenho dos negócios de uma empresa”. Trata-se de uma ferramenta para formular estratégias organizacionais por meio de análise de dados e relatórios que monitoram e gerenciam a performance de uma organização.

    O principal objetivo da abordagem do Corporate Performance Management é envolver todos os tomadores de decisão em uma abordagem de gerenciamento global. Entre outras coisas, uma ferramenta de CPM é importante para empresas melhor alinharem seus KPIs (indicadores de desempenho) e atualizarem a estratégia organizacional.

    Tenha em mente que o CPM ajuda a acompanhar o progresso de um projeto, área, colaborador ou de toda a empresa em direção às métricas de desempenho. Em outras palavras, ele traz uma visão do direcionamento da organização para o futuro.

    Entendendo o BI

    O termo Business Intelligence (BI) refere-se às tecnologias, aos aplicativos e às práticas para a coleta, integração, análise e apresentação de informações comerciais. Assim como uma ferramenta de CPM, o objetivo do Business Intelligence é apoiar melhores tomadas de decisão de negócios.

    De acordo com a Forrester, Business Intelligence é “um conjunto de metodologias, processos, arquiteturas e tecnologias que transformam dados brutos em informações úteis e significativas, usadas para possibilitar percepções e decisões estratégicas, táticas e operacionais mais eficazes”.

    Softwares de BI analisam os dados coletados e encontra os padrões e tendências que ajudam nas tomadas de decisão. Além disso, esses sistemas vêm com recursos de geração de relatórios que criam visualizações de dados (como gráficos e tabelas que facilitam a compreensão dos resultados).

    Portanto, perceba que uma ferramenta de Business Intelligence transforma dados em informações para possibilitar aos tomadores de decisão melhor conhecimento sobre desempenho da empresa, negócio ou mercado. Para isso, o BI utiliza os dados do passado e do presente.

    Qual a diferença entre CPM e BI?

    Como vimos, tanto ferramentas de CPM quanto de BI desempenham um papel importante nas tomadas de decisão. Todavia, para ficar bem clara a relação CPM x BI, tenha em mente que enquanto o Business Intelligence ajuda gestores a decidir quais caminhos seguir (quais decisões tomar), um software de CPM monitora o progresso com base nessas decisões.

    Para encontrar tendências em seus dados o BI realiza análises avançadas. No entanto, muitas vezes, como resultado da análise pelo BI, empresas descobrem tendências que não esperavam. A partir do momento que possuem essas informações em mãos, gestores podem criar metas e objetivos quantificáveis para serem alcançados.

    É aí que o CPM toma as rédeas, pois é ele que acompanha o progresso em direção a essas metas e objetivos. Isso porque, após definir KPIs específicos e métricas de desempenho, uma solução de CPM ajuda a ver o quão perto ou distante a empresa ou área está com relação ao alcance desses objetivos.

    Portanto, perceba que cada uma das soluções tem sua função. E se formos para juntarmos o melhor dos dois mundos? Aí teremos a ferramenta conhecida por Analytics.

    Entendendo o Analytics

    Com um software de Analytics gestores obtêm insights que auxiliam nas decisões de negócios. Basicamente, seu trabalho se divide em duas áreas. A primeira envolve examinar os dados históricos para ter uma noção de como a empresa, uma área, equipe ou membro performou durante um determinado período.

    A segunda área de atuação do Analytics envolve uma análise estatística mais profunda. Isso pode significar fazer análises preditivas, ou seja, que analisa dados de tendência para avaliar a probabilidade de resultados futuros. Perceba, portanto, que uma ferramenta de Analytics combina as visões do passado, presente e futuro.

    Como Analytics difere de CPM e BI?

    Para ficar bem claro, vamos primeiro analisar as diferenças entre ferramentas de Analytics e de BI. Vimos que:

    • Analytics envolve o uso de análise estatística e modelagem preditiva para estabelecer tendências, descobrir por que as coisas estão acontecendo e adivinhar como elas darão certo no futuro. Traduzindo: se preocupa com o porquê de tal acontecimento.
    • BI também acessa e explora os dados da sua organização. Como explicamos, o objetivo da ferramenta é entender melhor como o negócio está indo para que seja possível tomar decisões mais bem informadas e que criem novas oportunidades estratégicas de crescimento. Todavia, de forma geral, o BI está mais preocupado com o que e como.

    Empresas que necessitam antecipar cenários para fazer previsões optam pelo Analytics, enquanto que o BI fica mais restrito a uma análise de dados do passado. E o CPM?

    Explicamos que um software de Corporate Performance Management mostra como a empresa, área, equipe ou membro está caminhando com relação às metas definidas nos indicadores. A ferramenta mostra no presente o direcionamento para o futuro.

    Mas, ao contrário do CPM, que mantem um olhar para o amanhã, e do BI, que direciona para o passado e presente, um software de Analytics:

    • Analisa os principais indicadores de desempenho para entender o estado atual de um projeto, equipe, área, empresa (análise descritiva);
    • Analisa dados de tendências para avaliar a probabilidade de resultados futuros (análise preditiva); e
    • Analisa o desempenho passado para que possam ser elaborados planos de ação que lidem com situações semelhantes no futuro (análise prescritiva).

    Quando falamos que o Analytics consegue unir o melhor do BI e do CPM é justamente porque ele trabalha com uma visão voltada para presente e futuro, analisando também o passado.

    Business Intelligence e Business Analytics

    Assista ao webinar que fizemos sobre o tema!


    Concluindo

    Na introdução deste artigo nos propusemos a ajudar você a ter as ferramentas certas para análise de dados. Nosso objetivo é auxiliar gestores a tomarem decisões muito mais precisas baseadas nas informações que fazem parte do seu negócio.

    Como mostramos, softwares de BI, CPM e Analytics auxiliam para esse fim, sendo que:

    • CPM traz uma visão de futuro, BI trabalha a partir da visão do passado e Analytics possibilita a coleta de dados com um estudo do passado, presente e futuro.
    • O CPM procura responder à pergunta “por que tal evento aconteceu” e o BI preocupa-se com o que e como tal evento ocorreu. Já o Analytics busca, com as análises preditiva, prescritiva e descritiva, resposta para os três questionamentos (por que, o que e como).

    Quer saber como o Analytics funciona na prática? Experimente o Fusion Platform!

    Esperamos que este artigo tenha sido útil a você e ajude a entender a importância de contar com as ferramentas certas para tomadas de decisão. Caso queira saber mais, ou tenha alguma dúvida, deixe um comentário. Fique também à vontade para compartilhar este artigo com seus colegas. Para ver outros materiais produzidos aqui pela Neomind, acesse nosso blog.

  • Diferenças entre BPM e ERP: qual a solução ideal para minha empresa?

    Diferenças entre BPM e ERP: qual a solução ideal para minha empresa?

    Existem diversas soluções que simplificam a gestão empresarial. Dentre elas estão duas que costumam causar uma certa confusão na cabeça de muitos gestores: BPM e ERP. A confusão é normal, já que a implementação de ambos os sistemas visa ao aumento da eficiência e do lucro, e à redução de custos. No entanto, apesar das semelhanças, existem diferenças entre BPM e ERP.

    Neste artigo, procuramos esclarecer os principais pontos entre ERP e BPM. Ao final, esperamos poder ajudar você a definir o que é melhor para o seu negócio. E para iniciar, analisaremos a seguir uma breve explicação sobre BPM e ERP.

    O que é ERP?

    Enterprise Resource Management (ERP), ou em português Sistema de Gestão Empresarial, é um software que integra um conjunto de programas para coletar e gerenciar dados. É composto de módulos especialistas como financeiro, contábil, produção, manufatura, RH, entre outros, que são caracterizados por uma infinidade de telas, relatórios e parâmetros, sempre com uma visão transacional.

    O ERP é utilizado para controlar e organizar as informações da organização, integrar e gerenciar recursos e processos com o intuito de otimizar a gestão das empresas, reduzir custos e minimizar riscos. Outros benefícios do ERP incluem melhora na percepção do negócio, uma vez que é possível extrair do sistema informações em tempo real; e mais eficiência e colaboração de usuários que compartilham dados em contratos, requisições e pedidos.

    O que é BPM?

    Se você acompanha nosso blog, já deve ter lido alguns de nossos artigos sobre Business Process Management (Gestão de Processos de Negócio ou simplesmente BPM). O Gartner define o BPM como um meio de melhorar o desempenho e a agilidade operacional da empresa. Graças à solução, a informação flui melhor e os processos ganham mais consistência. Consequentemente, a empresa entrega mais valor aos clientes.

    O BPM é uma metodologia de gerenciamento ajustável desenvolvida com o objetivo de organizar e facilitar processos organizacionais de baixa ou alta complexidade, internos ou externos nas corporações.

    Como comentamos neste post, a disciplina e os sistemas de BPM vieram para preencher uma lacuna importante deixada pelo ERP, com uma visão orientada a processos, integrações e gestão, visando permitir o controle ponta a ponta de todo o trâmite de dados, documentos e informações da empresa e de forma integrada.

    Entre as principais vantagens em usar o BPM está a melhora significativa dos processos, que permite com que a organização seja mais eficiente, mais assertiva e mais propensa às mudanças do que aquelas que utilizam um foco funcional, com abordagem de gerenciamento tradicional.

    Como o foco do artigo são as diferenças entre BPM e ERP não iremos nos aprofundar em conceitos. Mas caso você se interesse em saber mais, recomendamos a leitura do post: O que é Gestão de Processos (BPM) e quais seus benefícios?

    Quais as diferenças entre BPM e ERP?

    Para começar, ERPs são ferramentas para armazenar dados de diferentes áreas em um único local. Já o BPMS é uma solução integrada para gerenciamento de processos e automação.

    Dentre as diferenças entre BPM e ERP, a principal é que enquanto soluções de BPM são mais focadas no processo, os ERPs se limitam às funções organizacionais. Ainda, com um ERP as atividades ficam “presas” a um determinado departamento. Já softwares de BPM permitem a criação de processos interdepartamentais.

    Também como diferenças entre BPM e ERP é importante ressaltar que o ERP geralmente precisa do BPM para obter seu valor total. Além disso, soluções de Business Process Management são mais flexíveis e geralmente exigem menos esforço para implementação.

    É importante dizer que tanto BPM quanto ERP são utilizados para gerenciar processos e ambos até podem resolver problemas semelhantes. As reais diferenças entre BPM e ERP podem ser mais visíveis quando uma ferramenta de BPM (BPMS) é integrada ao ERP. Nesse caso, o BPMS pode unir sistemas, aplicativos e repositórios aos quais um sistema ERP pode não ter acesso.

    Para complementar as diferenças entre BPM e ERP, ressaltamos que uma solução de Business Process Management resolve o problema de processos quebrados e ineficientes que podem tornar o ERP mais lento.

    Qual é o ideal para meu negócio: BPM ou ERP?

    Em suma, pelas diferenças entre BPM e ERP que analisamos, podemos dizer que soluções de BPM têm foco nos processos, já os ERPs seguem um caminho paralelo e centrado na tarefa.

    Um ERP pode até ajudar seus colaboradores na automação de tarefas, mas caso você sinta que esteja na hora da sua empresa orquestrar várias tarefas encadeadas e obter informações táticas e estratégicas, sem dúvidas será o BPM que cumprirá essa missão com excelência.

    É igualmente importante destacarmos que, conforme mencionamos no artigo Como o BPM potencializa seus sistemas de gestão (ERPs), softwares de Business Process Management devem ser considerados em qualquer estratégia de transformação digital, iniciativas paperless, ou simplesmente com o objetivo de evolução de patamar no que tange ao efetivo controle de qualquer negócio.

    Por fim, caso sua organização já utilize um ERP e não esteja conseguindo atingir as metas descritas no início da implementação, é bem provável que a culpa não seja totalmente do sistema. Existe uma grande probabilidade de as falhas do ERP estarem nos processos. Nesse caso, ao implementar uma solução de Business Process Management você conseguirá observar melhorias nos resultados em seu sistema ERP. Tenha em mente que uma solução de BPM é um requisito para ajudar a criar um sistema ERP bem-sucedido.

    Concluindo (com bônus)

    Como nosso objetivo neste artigo é o de tirar suas dúvidas sobre diferenças entre BPM e ERP, acompanhe nosso resumão:

    • BPM é uma solução integrada para gerenciamento de processos e automação. ERPs são ferramentas para armazenar dados de diferentes áreas em um único local.
    • O BPM preenche uma lacuna importante deixada pelo ERP, com uma visão orientada a processos, integrações e gestão.
    • Soluções de BPM são mais focadas no processo, enquanto que os ERPs se limitam às funções organizacionais.
    • Em um ERP as atividades ficam “presas” a um determinado departamento. Já soluções de BPM permitem a criação de processos interdepartamentais.
    • Softwares de BPM são mais flexíveis e na maioria dos casos exigem menos esforço para implementação.
    • O ERP geralmente precisa do BPM para ajudar a obter seu valor total.
    • Soluções de BPM costumam resolver o problema de processos quebrados e ineficientes que podem tornar o ERP mais lento.

    Esperamos que você tenha conseguido entender as principais diferenças entre BPM e ERP. Caso você ainda esteja avaliando se sua empresa precisa mesmo de um sistema de gestão, recomendamos um infográfico que desenvolvemos especialmente para mostrar a você as opções disponíveis no mercado. No material, apresentamos o que significa e qual é o foco das soluções de HRM, Analytics, ECM, SCM, CRM, MES e, claro, BPM e ERP, Acesse!

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