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A governança de processos é a espinha dorsal da Inteligência Artificial nas empresas.
Em um cenário onde algoritmos automatizam decisões, interagem com clientes e otimizam operações em tempo real, aplicar IA sem processos bem definidos, dados confiáveis e fluxos rastreáveis pode resultar em caos operacional, falhas legais e decisões equivocadas.
Para evitar isso, é essencial implementar uma governança robusta com papéis claros, controle de versões, compliance e rastreabilidade. Entenda como essas ações irão transformar a jornada da transformação digital.
O que é governança de processos?
Governança de processos é a prática de planejar, estruturar, monitorar e controlar os processos de negócio de uma organização. Tem como objetivo garantir sua eficiência, consistência e alinhamento com as estratégias corporativas.
Muito mais do que automatizar tarefas ou desenhar fluxos, se trata de uma abordagem que garante clareza sobre quem faz o quê, como e por que.
Ou seja, envolve a definição de papéis e responsabilidades, o uso de regras e políticas operacionais claras, além da adoção de mecanismos de auditoria, rastreabilidade e conformidade com normas e regulamentações.
O desafio não é adotar IA, muitas empresas já fizeram isso. O desafio real é escalar com controle. Atualmente, 78 % das organizações já utilizam IA em ao menos uma função, e 71 % usam IA generativa em processos como marketing, TI e atendimento.
Em um cenário cada vez mais orientado pela automação de processos e Inteligência Artificial, a governança se torna ainda mais crítica, assegurando que os dados usados por sistemas automatizados ou modelos de IA sejam confiáveis, estruturados e documentados.
8 pilares da governança de processos eficaz
- Modelagem de processos (BPM): representação formal e padronizada dos processos de negócio, com fluxos, etapas, regras e eventos bem definidos;
- Ciclo de vida dos processos: estrutura que contempla modelagem, automação, execução, monitoramento e otimização contínua;
- Papéis e responsabilidades: clareza sobre quem é responsável por modelar, aprovar, executar, monitorar e revisar cada processo;
- Regras e políticas operacionais: conjunto de normas internas, diretrizes e critérios que orientam decisões e comportamentos;
- Métricas e indicadores (KPIs): medidas de desempenho e conformidade, usadas para monitoramento, controle e melhoria contínua;
- Auditoria e rastreabilidade: mecanismos para registrar e acompanhar ações, decisões, versões e execuções ao longo do tempo;
- Conformidade regulatória: garantia de aderência a leis, normas e frameworks;
- Ferramentas de suporte: plataformas tecnológicas que permitem a centralização da governança em um único ambiente.
Riscos reais de aplicar a IA sem governança
Sem uma governança sólida, as organizações correm o risco de perder o controle sobre seus fluxos operacionais, comprometer a qualidade das informações e se expor a falhas legais, éticas e técnicas.
Além disso, pode gerar perdas financeiras, principalmente em relação ao uso dos dados.
Um estudo realizado pela IBM apontou que o custo médio global de uma violação de dados é de 4,88 milhões de dólares.
A mesma pesquisa também constatou que empresas que adotam IA e automação em segurança de maneira eficiente, economizaram cerca de 2,2 milhões de dólares por incidente.
Leis como a LGPD e normas de gestão de risco, como a ISO 31000, exigem que empresas documentem suas operações, tenham rastreabilidade de decisões e mitiguem riscos associados ao uso de tecnologia. Ou seja, não estamos falando apenas de eficiência, mas de exigência regulatória.
De forma aprofundada, implementar IA sem governança de processos pode gerar riscos como:
- Dados desestruturados e não confiáveis: a IA aprende com dados históricos. Se os dados forem inconsistentes ou fragmentados, os modelos se tornam imprecisos e enviesados;
- Processos não documentados: Sem fluxos claros e formalizados, a IA opera em um ambiente de incerteza, dificultando a padronização e a escalabilidade;
- Falta de rastreabilidade e responsabilização: decisões automatizadas sem trilhas auditáveis comprometem a conformidade e dificultam a investigação de falhas ou comprovação de conformidade com exigências legais;
- Automação sem controle: a IA não corrige processos ruins, ela os escala. Sem governança, erros operacionais e gargalos se multiplicam rapidamente.
Todos esses riscos mostram que não basta investir em tecnologia: é preciso uma base sólida de governança para garantir segurança, eficiência e conformidade. É nesse cenário que o Fusion Platform se destaca.
Fusion Platform: governança e IA no mesmo ecossistema
O Fusion Platform é uma solução completa e low code que oferece a gestão de processos, documentos, indicadores e riscos. Por acoplar inúmeras funcionalidades, é capaz de centralizar a governança de processos integrando informações de múltiplas fontes com segurança, rastreabilidade e escalabilidade.
Para garantir a segurança, a solução da Neomind oferece recursos como criptografia, autenticação e trilha de auditoria, reduzindo riscos de vazamento e acesso indevido.
Todas as atividades executadas por intermédio do Fusion Platform são regidas por regras claras de responsabilidade, permitindo verificar quem executou o quê, quando e em qual etapa.
As funcionalidades do Fusion Platform formam a estrutura base para a implementação da IA:
Rastreabilidade
Cada documento e formulário é monitorado com precisão em relação a quem acessou, quando e as modificações feitas. O controle de acesso é feito com permissões configuráveis por usuário, grupo, papel, pasta e documento.
As alterações são registradas com data, horário, autor e conteúdo modificado. Dessa forma todos conseguem atuar com as mesmas versões atualizadas.
Central de Tarefas
Reúne todas as atividades atribuídas aos usuários, com redistribuição, alertas de atraso e monitoramento do status por cor, reduzindo a incidência de gargalos.
Relatórios e indicadores
Os processos e atividades executadas podem ser acompanhadas em tempo real por dashboards personalizados. O controle de acesso faz com que as informações estratégicas estejam disponíveis apenas para os perfis específicos.
Central de Auditorias
Reúne trilhas completas de uso, desde o login do usuário até alterações em documentos, processos, formulários e configurações. As informações podem ser filtradas por período, amostragem, IP, autor ou tipo de ação. Isso permite investigar ações suspeitas, rastrear falhas, identificar vazamentos e reforçar a conformidade com normas e leis como a LGPD.
Modelagem colaborativa
A criação, análise e melhoria de processos de negócio é realizada de forma conjunta por diferentes equipes. Inclusive, a documentação e desenho de fluxos de trabalho podem envolver a participação de todas as partes envolvidas.
Case de sucesso do uso do Fusion Platform
Na parceria entre Avalara e Neomind, a a plataforma atua como a base de governança de processos que viabiliza a automação fiscal de ponta a ponta.
Enquanto a Avalara oferece soluções especializadas para cálculo de tributos e conformidade fiscal, o Fusion Platform organiza e padroniza os fluxos operacionais internos, garantindo rastreabilidade, controle de versões e aderência às normas.
Dessa forma, cria-se um ambiente ideal para a aplicação da Inteligência Artificial, estruturando dados confiáveis, formalizando processos e permitindo auditoria completa.
Como resultado, as empresas não apenas automatizam suas obrigações fiscais com segurança e eficiência, mas se preparam para aplicar IA de forma estratégica, escalável e em total conformidade.
Papéis na governança orientada à IA
Para que a governança funcione como alicerce da transformação digital com IA, é preciso estabelecer claramente os papéis e responsabilidades:
- Gestor de processos: responsável por mapear, modelar e otimizar os fluxos. Atua como ponte entre operação e estratégia.
- Analista de dados: coleta, estrutura e prepara os dados usados pelos modelos de IA.
- Especialista em IA e machine learning: cria, treina e monitora os algoritmos, garantindo alinhamento com os objetivos do processo.
- Compliance e jurídico: verifica se os processos automatizados estão em conformidade com a legislação vigente.
- Gestores de negócio: usam os insights gerados para tomada de decisões e realinhamento da operação.
O Fusion Platform facilita essa integração ao permitir que todos atuem dentro do mesmo ecossistema, com permissões definidas, acesso controlado e visibilidade total sobre as ações.
É importante lembrar que IA não é um projeto com começo, meio e fim. Ela é um processo contínuo de aprendizado e evolução.
Apenas com um trabalho contínuo de governança de processos a IA pode evoluir com controle, segurança e valor estratégico real.
IA e governança trilham o mesmo caminho
Governança e Inteligência Artificial não são caminhos paralelos, são trilhas integradas. O sucesso na era digital depende da união entre automação inteligente, decisões orientadas por dados e processos bem estruturados.
Com o Fusion Platform, sua empresa pode transformar essa visão em realidade. Pronto para estruturar sua governança e aplicar IA com segurança, rastreabilidade e escalabilidade reais?
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