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A preocupação com o meio ambiente tem aumentado, especialmente por conta das transformações que o nosso planeta está passando. De temperaturas extremas a catástrofes ambientais, o fato é que cada vez mais os próprios clientes e consumidores têm começado a ser mais exigentes sobre as empresas que fazem seus produtos ou desenvolvem seus serviços.
Exatamente por esse motivo é que vemos organizações investindo em tecnologias que as permitem reduzir o impacto ambiental, além de realizarem ações para contribuírem com o meio ambiente. Uma delas é ter uma Gestão de Processos de Negócio verde, conhecido também como Green BPM.
O que é Green BPM?
Adotar o Green BPM é analisar os processos de negócio com o objetivo de torná-los mais sustentáveis. Por isso, podemos dizer que o BPM Verde (uma tradução para Green BPM) busca:
- Verificar os recursos e insumos sendo utilizados em cada atividade, e analisar como eles podem estar prejudicando o meio ambiente; e
- Analisar as atividades de um processo para avaliar como cada uma delas pode melhorar no quesito de sustentabilidade.
Embora o conceito de BPM Verde não seja tão recente assim, para muitos pode ser algo novo. Contudo, se pensarmos que ao modelar um processo detalhamos atividades, responsáveis e insumos necessários, veremos que é quase impossível termos algum processo que não interaja com a sustentabilidade ambiental, social ou econômica.
Isso ocorre porque a gestão de processos nos permite analisar cada tarefa em um nível detalhado. Desse modo, ao desenharmos o fluxo podemos já levar em consideração o consumo de recursos de cada atividade.
Como colocar o Green BPM em prática?
Para começar, é preciso entender sobre o ciclo de vida do Green BPM. Na verdade, ao contrário do que muitos podem pensar, a gestão de processos verde segue as mesmas fases de qualquer outro processo:
- Planejamento
- Modelagem
- Simulação
- Execução
- Monitoramento e controle
- Melhoria
No Infográfico As 6 Fases do Ciclo de Vida do BPM você consegue visualizar melhor as etapas, mas como o foco aqui é a implementação do Green BPM, mostraremos na prática como funciona. Para que sua compreensão seja melhor, você pode pegar um processo já existente em sua empresa.
Tenha em mente que seu foco será em rever esse processo em cada fase do ciclo sobre o olhar da sustentabilidade. Confira:
Fase 1- Planejamento
A pergunta a ser respondida aqui é: como planejar e conduzir as iniciativas de BPM Verde? Neste diagnóstico é importante definir os insumos que serão necessários, como também as ferramentas que serão utilizadas e os papéis e responsabilidades.
Fase 2 – Modelagem
Nesta etapa os envolvidos analisam as oportunidades de melhorias (sempre olhando para o processo com a lupa da sustentabilidade). Isso significa que na modelagem dos seus processos, ao utilizar a notação padrão – BPMN – você pode inserir símbolos específicos que levem em consideração os aspectos de sustentabilidade. Por exemplo, que tal representar o consumo de energia e papel?
Observe que o objetivo dessa etapa é entender como está o consumo dos recursos em cada atividade e já buscar fazer melhorias. E para aproveitar, caso você tenha alguma dificuldade em fazer a modelagem de processos, recomendamos a leitura de nosso Guia básico de BPMN.
Fase 3 – Simulação
Na aplicação do Green BPM, é nesta etapa que serão realizadas simulações/pilotos com os usuários-chave para verificar a aderência das melhorias propostas anteriormente. Além disso, é nessa hora que analisamos se as melhorias estão alinhadas aos objetivos sustentáveis.
Na prática, significa analisar o consumo dos recursos e ver em quais etapas do processo pode-se diminuir ainda mais. Somente após os ajustes necessários e homologação dos usuários-chave é que poderemos partir para a próxima etapa.
Fase 4 – Execução
Com as mudanças de sustentabilidade implementadas é hora de ver o processo rodando no dia a dia. Apesar de cada etapa anterior ter sido minuciosamente executada, quando o processo passa a fazer parte da rotina é que podemos realmente ver o consumo de recursos nas atividades. Por isso o item seguinte é fundamental:
Fase 5 – Monitoramento
Para realmente ter a certeza de que sua empresa adota o conceito de Green BPM, os processos precisam ser acompanhados por meio de indicadores de desempenho (KPI) e relatórios. Além de fornecer subsídios a auditorias, esse acompanhamento possibilitará identificar quaisquer gargalos.
Em uma visão de sustentabilidade, a empresa pode ter indicadores como:
- Quantidade de papel sendo utilizado;
- Consumo de energia e água;
- Pegada de carbono;
- Necessidade de transporte;
- Quantidade de materiais usados, reutilizados e reciclados;
- Quantidade de desperdícios;
- E muitos outros.
Fase 6 – Melhoria
Os indicadores de desempenho foram definidos, portanto, a empresa consegue fazer uma avaliação muito mais precisa e saber se suas metas de sustentabilidade estão sendo cumpridas. Talvez após analisar os KPIs você perceba que pode automatizar uma atividade para economizar recursos, ou que o desperdício ainda esteja alto.
Seja como for, como o nome sugere, nesta etapa o foco é em melhorar ainda mais. A melhoria deve ser contínua, isto é, pensando em Green BPM, enquanto o processo rodar ele deve ser sempre analisado também sob a ótica da consciência ambiental.
Qual é a vantagem do Green BPM?
O benefício mais expressivo é justamente o fato de ter uma empresa que não apenas utiliza palavras bonitas para dizer o quanto é preocupada com o meio ambiente, mas que, principalmente, faz a sua parte. Isso pode refletir em mais confiança entre funcionários, investidores, clientes e outras partes interessadas, aumento da credibilidade, atração e retenção de funcionários, aumento do reconhecimento da marca e por aí vai.
Esses seriam bons motivos para trazer essa consciência verde aos seus processos, mas podemos ir além. Por exemplo, ao focar na redução de consumo de energia e água, e na redução de desperdícios, a empresa reduz custos significativos.
Há também o ganho em agilidade e produtividade. Para limitar o impacto ambiental nos processos pode ser que você perceba que pode automatizar alguma atividade. A fim de ilustrar, ao invés de precisar que alguém imprima um documento para ser assinado e, em seguida, envie-o por um serviço de entrega, você pode ter uma solução de Gestão de Documentos para que todo o fluxo seja realizado eletronicamente.
Além de eliminar a necessidade de logística (eliminando emissão de CO2), percebe que isso agiliza o processo? Esse é um exemplo bem simples para mostrar o quanto adotar o Green BPM pode tornar sua empresa muito mais ágil e produtiva.
Concluindo
Como você pode ver, em todo processo de negócio podemos adotar o BPM Verde. Então, que tal agora você pegar um processo da sua empresa e começar a fazer uma análise de como melhorá-lo sob a ótica da sustentabilidade?
Uma ferramenta de BPM pode facilitar a tarefa (além de conseguir tornar muitas atividades mais ágeis e reduzir desperdícios). Mas se mesmo assim você está na dúvida se deve ou não investir em uma solução de Gestão de Processos de Negócio, baixe nossa calculadora de ROI e tenha mais clareza sobre um investimento de BPM.
Quer saber mais sobre o assunto? Ouça nosso podcast sobre como implementar o BPM nas empresas:
