Plano de gerenciamento da qualidade: entenda e implemente

A qualidade é fator principal para garantir a satisfação e atender as expectativas dos clientes. Com as aceleradas mudanças no mercado, a qualidade é o que mantém a empresa no topo. Ter um plano de gerenciamento de qualidade eficaz e bem estruturado, garante que os padrões definidos, para o produto ou serviço, realmente atendam seu propósito.

Mas afinal, o que é o plano de gerenciamento da qualidade? Quais são os pontos que merecem atenção no momento do planejamento? Como agilizar os processos que envolvem a gestão da qualidade?

Entenda como este planejamento pode garantir a entrega dentro do prazo estabelecido, atingindo padrões definidos no projeto, reduzindo tempo e custos de retrabalho.

O que é plano de gerenciamento da qualidade?

O plano de gerenciamento da qualidade é uma das etapas da elaboração de um projeto. Com ele serão definidas as metas de qualidade,  os procedimentos e recursos necessários para sua realização. O plano se divide em três blocos principais:

Planejamento

Consiste em identificar padrões, requisitos da qualidade e documentar como o projeto demonstra estar em conformidade com os critérios estabelecidos. Esta fase deve ser executada paralelamente a outros processos que abrangem o planejamento do projeto.

Gestão

A gestão da qualidade é a execução de tudo o que foi levantado durante o planejamento. Nesta etapa ocorre a auditoria e atividades de controle que garantirão que os padrões de qualidade definidos estão sendo realizados.

Poderão ocorrer solicitações de mudanças, atualizações no plano de gestão, na documentação e informações sobre o desempenho do trabalho desenvolvido.

Controle

O controle ou monitoramento será o processo responsável por manter a qualidade sempre no nível desejado. Também é no controle onde surgirão melhorias que visam aprimorar os processos já criados, identificando pontos que não obtiveram os resultados esperados. 

Quais pontos merecem atenção no momento do planejamento?

A ISO 9001: 2015 apresenta 7 princípios de gestão da qualidade que devem ser levados em consideração no momento do planejamento. São tópicos que se trabalhados da maneira correta, trarão resultados assertivos na entrega de um projeto com qualidade. São eles:

Foco no cliente

Qualidade para quem? Buscar qualidade é entender que satisfazer o cliente deve ser a missão de todo o projeto que visa o sucesso. Deve ser a missão de toda a empresa, inclusive. Focar no cliente pensando na qualidade, por mais controverso que pareça, não é olhar para fora, mas sim, para dentro, criando processos padronizados, realizando constantemente treinamento aos colaboradores e praticando a melhoria contínua.

Liderança

Um líder comprometido com a entrega, trará organização e motivação necessárias para a equipe. Não só isso, o líder deverá ser o comunicador principal, que deve entender os processos internos da empresa e repassar informações claras e objetivas aos demais integrantes da equipe. Aqui, é importante destacar que o envolvimento deverá ser de lideranças de todos os níveis, tanto no processo de implantação, delegação de tarefas e de manutenção no sistema de gestão da qualidade. 

Engajamento das pessoas

Diretamente relacionado ao ponto anterior, uma liderança comprometida deixará os envolvidos engajados, afinal, um relógio só trabalha bem se todas as suas engrenagens estiverem trabalhando juntas.

Uma equipe comprometida deverá entender, não apenas o processo no qual está envolvida, mas, a sua importância de maneira global. Como este processo irá impactar nas próximas etapas e qual a sua relevância para uma entrega com excelência.

Abordagem por processo

A abordagem por processo basicamente trata de entender quais são as entradas e saídas, e, de que maneira elas estarão envolvidas na etapa subsequente. Se os processos são bem compreendidos e mapeados, o caminho para futuras melhorias ficará mais claro. Aqui o PDCA não pode deixar de ser mencionado, pois abrange toda a parte de envolvimento com os planos, execução, checagem da realização das tarefas e ações para correção ou prevenção.

Melhoria contínua

Com o imediatismo atual, quem está parado já está regredindo. A busca por melhoria não é somente buscar melhorar o que foi criado, mas também se trata de não permitir que os processos da qualidade implementados lá no início do projeto se tornem obsoletos. O que funciona hoje, pode não ser útil amanhã.

Tomada de decisão baseada em fatos

Decisões não podem ser baseadas em achismos, portanto, criar análises e levantar evidências irão encaminhar para a melhor tomada de decisão e promover melhorias. Indicadores de desempenho trarão dados para o acompanhamento e medição de progresso. Os dados mostrarão se a empresa está caminhando na direção certa ou se algo precisa ser mudado para alcançar os resultados desejados.

Gestão de relacionamentos

A gestão de relacionamento se divide em duas partes. Os relacionamentos internos, que tratam da compreensão dos processos da empresa por parte dos colaboradores, tirando aquela visão de “cada um faz o seu” e trazendo uma perspectiva ampla que envolve a todos. E a segunda parte é o relacionamento externo que abrange clientes e fornecedores. Um bom relacionamento deve ser cultivado não somente com o cliente, mas com seus fornecedores, que podem trazer boas negociações de preços, prazos e confiabilidade nos contratos.

Agilize os processos da gestão da qualidade

Manter a qualidade é um processo infindável, que demanda monitoramento constante, boa comunicação entre os envolvidos, fluxos bem estruturados e documentação atualizada. Tudo o que foi feito deverá ser registrado, para se ter um histórico destes processos e saber em que ponto o projeto está.

Para agilizar a gestão e fazer com que o projeto esteja bem documentado, utilize a automatização de processos, fazendo com que as tarefas deixem de ser informais e passem a seguir um fluxo com atividades definidas, padronizadas, proporcionando controle aos gestores.

Gestão de qualidade precisa ser valorizada

Já diz o ditado: “É melhor prevenir do que remediar”. Infelizmente ainda há quem subestime a criação de um plano de gerenciamento da qualidade, visto que seu papel principal é de prevenir possíveis falhas que possam surgir durante o andamento do projeto.

Um plano de gestão da qualidade bem trabalhado trará não só um resultado condizente com as definições do projeto, mas também evitará grandes correções, que ocasionam em retrabalho e consequentemente custos à empresa. Qualidade significa valorizar o cliente, ter colaboradores comprometidos e uma instituição bem vista no mercado.

Tratamos sobre indicadores de qualidade neste artigo, aproveite para se aprofundar ainda mais neste assunto.

E na sua empresa, como ocorre o gerenciamento da qualidade? Existe controle dos indicadores? Escreva aqui nos comentários, queremos saber a sua experiência.