Sendo bem sincero, você consegue classificar os processos da sua empresa? Mantém eles de maneira organizada e padronizada? Se não, é hora de conhecer o PCF.
É comum que muitas empresas tenham dificuldade para descrever e classificar as atividades realizadas pela falta de termos e categorias. Esse é um problema que o Process Classification Framework, se propõe a resolver.
Entender os processos de negócio é essencial para atingir a eficiência e agilidade no atual cenário dos negócios. E, foi justamente para facilitar sua compreensão e gestão que esse modelo de estrutura de classificação foi criado.
Além disso, a ferramenta facilita a implementação de soluções automatizadas, que, por sua vez, trazem incontáveis benefícios, como aumento da produtividade e redução de erros.
Então, se você quer transformar suas operações promovendo um ambiente ágil e eficaz, entenda as aplicações do PCF na automatização de processos.
O que é PCF?
PCF ou Process Classification Framework é uma metodologia que visa identificar, classificar, organizar e padronizar os processos de negócio.
Essa estrutura de classificação de processos favorece a compreensão do funcionamento interno de uma organização do ponto de vista horizontal.
Para fácil compreensão, consiste em uma lista hierárquica da composição dos processos, começando do nível mais alto até o mais básico ou simples.
Em resumo, é como se fosse uma linguagem universal que empresas de todos os portes e segmentos podem utilizar para otimizar seus processos.
De maneira geral, o PCF divide os processos em categorias amplas como processos primários, de suporte e de gestão.
Seus principais componentes são:
Categorias: representam os níveis mais altos de classificação. Agrupa processos com características e objetivos semelhantes. São exemplos de categorias: processos de produção, processos de gestão, processos financeiros;
Grupos de processos: é uma subdivisão das categorias. Agrupa processos mais específicos, como processos de montagem ou processo de fabricação;
Processos: são unidades de trabalho detalhadas. Possui a definição das tarefas e sequências necessárias para atingir um objetivo específico. Aqui se encontra classificações específicas como: “processo de fabricação do produto X”;
Atividades: compreende as tarefas, de diferentes níveis de complexidade, que compõem um processo.
Identificar e categorizar os processos oferece uma visão holística, oportunizando melhor compreensão sobre a forma como se conectam e contribuem para os objetivos do negócios.
É importante esclarecer que essa não é uma representação visual do fluxo de trabalho. PCF não é uma ferramenta similar ao BPMN, mas serve como base para a modelagem de processos.
Por que as empresas devem usar o process classification framework?
Ao utilizar o PCF, as organizações conseguem uma visão clara de seus fluxos de trabalho, identificando áreas para melhorias. Como ponto de destaque, facilita a visualização de processos cuja automatização deve ser priorizada.
Essa metodologia serve como base para que as organizações possam desenvolver as definições e modelagem dos processos internos. Além disso, oferece uma linguagem consistente para mapear as formas de trabalho realizadas atualmente.
O uso para modelagem permite desenvolver e gerenciar uma variedade de modelos empresariais, ajudando os colaboradores a racionalizar o impacto ou mudanças nos modelos adotados.
As razões específicas para adotar o PCF envolvem:
visão holística dos processos: observar o panorama completo de todos os processos, sejam eles estratégicos ou operacionais;
entendimento de interdependências: compreender como as atividades se relacionam, facilitando a descoberta de gargalos e pontos falhos;
alinhar processos com a estratégia: garante que todas as atividades estejam direcionadas para os objetivos da empresa;
comunicação unificada: padronização da linguagem para facilitar a troca de informações entre os setores;
identificação de oportunidades de melhorias em processos ineficientes, redundantes ou que geram retrabalho;
ter uma base sólida para uso de outras metodologias como BPMN, Lean e Six Sigma;
favorece a gestão de risco e criação de planos de contingência para mitigar proativamente as ameaças.
De maneira geral, o PCF é uma ferramenta fundamental para que empresas de diferentes portes e níveis de complexidade possam aumentar a eficiência dos negócios. Isso, muitas vezes, é obtido otimizando as atividades com a automatização dos processos.
PCF e a automatização de processos com o Fusion Platform
Com base na classificação proporcionada pelo PCF se define a ordem de prioridade para automatização. Considerando, principalmente, os que possuem mais atividades muito manuais, burocráticas, com gargalos ou alto índice de erros.
O Fusion Platform é uma solução completa, amigável, de baixo código e personalizável para atender as demandas específicas da sua organização.
Após a classificação e organização com o PCF, o Fusion entra em ação, oferecendo recursos para mapear, automatizar e monitorar os processos identificados, facilitando a transformação digital de ponta a ponta.
O mapeamento cria fluxos de trabalho mais enxutos, intuitivos e práticos. Ao invés de se concentrar em pequenas tarefas, o foco está em alcançar um objetivo específico.
A otimização dos processos envolve simplificar o fluxo como um todo, eliminando atividades desnecessárias e sem valor agregado, e deve ser realizada voltada para automatização. Sendo consideradas as atividades correlatas e paralelas, e a integração com outros sistemas já usados pela companhia.
Por ser uma plataforma para a gestão de processos, riscos, documentos, indicadores e assinatura eletrônica, usando o Fusion Platform na execução dos processos, os colaboradores podem se concentrar em atividades estratégicas e diretamente relacionadas à razão de ser da empresa.
Os processos são executados com o auxílio do BPMS, oportunizando a coleta de dados que são apresentados em métricas e relatórios de acompanhamento do desempenho das atividades automatizadas.
Essas análises criam um ciclo constante de melhoria contínua, e com o Fusion Platform, os envolvidos podem realizar a gestão e acompanhamento em tempo real, pelo sistema ou aplicativo.
Adote ferramentas e metodologias para analisar, monitorar e gerenciar seus processos de forma rápida, intuitiva e precisa. Classifique os processos existentes na organização com PCF.
Neste material, mostraremos como o Fusion Platform e o Power Automate da Microsoft se comparam em termos de automatização de processos, gestão de documentos e outras funções. Ambas as plataformas são projetadas para otimizar fluxos de trabalho e aumentar a eficiência das organizações, mas com abordagens, foco e características distintas. Ao longo deste comparativo, você verá como cada solução se destaca em termos de integração, flexibilidade, custo-benefício e outros fatores cruciais para a transformação digital de sua empresa.
Este material avalia os seguintes pontos:
Comercialização;
Arquitetura;
Aprendizado;
Suporte;
Funções;
Insights;
Público-alvo.
Público-alvo
Fusion Platfrom- automação para pessoas: Focado em automação de processos empresariais para usuários de negócio, o Fusion é intuitivo e acessível a pessoas de diferentes áreas da organização, permitindo que colaboradores de diversos setores automatizem suas rotinas de trabalho sem a necessidade de conhecimentos técnicos ou qualquer dinâmica que remeta a realidades de times de TI.
Power Automate- para o público de TI: Voltado principalmente para o público de TI, o Power Automate oferece uma abordagem mais técnica, permitindo que profissionais da área configurem automações de TAREFAS complexas, integrando diversos serviços e sistemas, o que exige maior expertise em tecnologia e infraestrutura.
Comercialização do Fusion Platform e Power Automate
Fusion Platform- usuário concorrente: Modelo de comercialização baseado em usuário concorrente, ou seja, as licenças são compartilhadas entre os colaboradores, permitindo que um número definido de usuários acesse a plataforma ao mesmo tempo. Isso oferece flexibilidade e otimização de custos, já que a empresa pode adquirir um número menor de licenças em relação ao total de usuários.
Power Automate- usuário nominal: O Power Automate utiliza o modelo de usuário nominal, em que cada colaborador possui uma licença exclusiva e intransferível. Isso significa que o custo está diretamente relacionado ao número de pessoas que necessitam acesso individual e constante à plataforma, sem a possibilidade de compartilhar as licenças entre diferentes usuários. Por isso, é um modelo complexo de licenciamento quando demanda-se funções específicas
Arquitetura
Fusion Platform- plataforma integrada: Cada função é sustentada por uma série de componentes integrados, reforçando o conceito de uma plataforma completa. Isso significa que todas as funcionalidades são interconectadas e funcionam em harmonia, proporcionando uma experiência coesa e centralizada para os usuários, facilitando a escalabilidade e a manutenção.
Power Automate- depende de outras integrações: Depende fortemente de integrações com outros produtos da Microsoft e serviços externos para suportar suas funções. Isso pode criar uma experiência mais fragmentada, onde cada função específica precisa ser habilitada ou configurada separadamente, o que exige mais esforço na gestão dos componentes, funções e suas integrações.
Aprendizado no Fusion Platform e Power Automate
Fusion Platform- Plataforma e-learning e onboarding: Conta com plataforma e-learning, com trilhas de treinamento específicas por módulo, permitindo que os usuários se aprofundem em áreas relevantes para suas funções. Além disso, a plataforma disponibiliza onboarding com uma equipe especializada, garantindo que os colaboradores recebam suporte personalizado e orientações detalhadas desde o início, facilitando a adaptação e o aproveitamento máximo das funcionalidades.
Power Automate- documentação e vídeos intrusivos: A Microsoft fornece uma documentação abrangente e vídeos instrutivos, mas a opção de treinamento mais personalizado e detalhado não é tão evidente. Muitos usuários recorrem a vídeos no YouTube, que oferecem orientações úteis, porém com foco mais geral em automação de tarefas e menos em processos empresariais específicos. Isso exige um esforço adicional para alinhar o aprendizado com as necessidades empresariais individuais.
Quer saber mais diferenciais do Fusion Platform e Power Automate e como eles atuam em conjunto? Baixe o material completo agora mesmo:
O BPM Studio é uma funcionalidade completa para configurar e automatizar processos de negócio. Essa facilidade transforma a maneira como as organizações gerenciam os fluxos de trabalho.
Em plataformas low code, o próprio usuário é capaz de modelar, automatizar e monitorar os processos de maneira eficiente e intuitiva.
Para que você possa otimizar seus processos da modelagem até a execução, confira como usar o BPM Studio do Fusion Platform e colher as vantagens da automatização
O que é uma plataforma low code?
Uma plataforma low code é uma solução que permite a criação dos processos com o mínimo de programação manual.
No Fusion Platform, ao invés de escrever linhas de códigos, os usuários usam interfaces intuitivas de arrastar e soltar para montar os fluxos de atividades.
Usando uma biblioteca com vários componentes para uso, como botões, integrações, formulários, entre outros, com conhecimento básico de informática, qualquer usuário consegue elaborar o fluxo de tarefas de ponta a ponta.
Essa liberdade permite expressar a realidade e a lógica dos negócios em suas particularidades. Além de trazer benefícios como redução de custos, acessibilidade, rapidez, agilidade, flexibilidade e foco no negócio.
O que é um BPM Studio?
Um Studio BPM é uma ferramenta projetada para automatizar a gestão de processos de negócio. Suas funcionalidades possibilitam desenhar, modelar, executar, monitorar e controlar os processos.
Na modelagem, os usuários podem mapear os processos de maneira visual com diagramas e fluxogramas, proporcionando a visualização de gargalos, redundâncias e oportunidades de melhorias.
As tarefas podem ser automatizadas para que aconteçam de forma sequencial ou paralela, seguindo regras definidas.
Outra facilidade do BPM Studio é a possibilidade de interligar usuários e responsáveis pelas atividades. Assim como, a integração com outros sistemas e aplicativos para que haja coleta de informações ou execução de tarefas.
Uma plataforma para a gestão de processos também permite acompanhar toda a execução dos processos em tempo real, com relatórios e indicadores de performance.
Há inúmeras aplicações para o BPM Studio. Construa e automatize processos como aprovação de documentos, pedidos de compras, solicitação de férias, planejamento e execução de projetos, controle de estoque, atendimento ao cliente, negociação com fornecedores, e muito mais.
Como benefícios, o BPM Studio garante aumento de eficiência, padronização de processos, conformidade, visibilidade das atividades, agilidade e redução de custos operacionais.
Configurando um processo no BPM Studio do Fusion Platform
O Fusion Platform é uma solução completa para a gestão de processos com a facilidade de ser low code. Ou seja, o próprio usuário poderá configurar o fluxo de atividades conforme a necessidade do seu negócio.
O BPM Studio do Fusion permite, de forma facilitada, desenhar e automatizar os fluxos de trabalho independentemente do nível de complexidade.
Para criar um modelo de processos, acesse a tela inicial do Fusion. No canto esquerdo da tela, clique sobre a opção “Processos”.
Então, no canto superior direito, vá em “Criar novo modelo”. Você poderá criar um novo modelo ou importar um já existente. Ao clicar em um novo modelo você será direcionado ao BPM Studio: a tela de modelagem do processo.
Componentes do BPM Studio
No lado esquerdo da tela, há o painel de componentes. Esses são os elementos usados para construir um modelo de processos.
É composto por:
Raia: é o espaço onde serão alocados os componentes de um processo;
Atividade: representam as ações que serão executadas no processo, como, por exemplo, preenchimento de um formulário. No Fusion Platform cada atividade é classificada por tipo, e cada uma possui aplicações e propriedades distintas. As atividades podem ser do tipo: usuário, manual, envio e script.
Subprocessos: é usado quando uma atividade depende de outra. Também é totalmente configurável;
Decisão: compreende as opções exclusiva, inclusiva e paralela. A primeira permite estabelecer as regras de negócio de acordo com campos do formulário, só um caminho pode ser seguido para continuar o fluxo. A inclusiva também estabelece as regras de negócio, mas, o fluxo pode seguir por mais de um caminho dependendo da condição estabelecida. Já a paralela divide o fluxo em caminhos paralelos e concorrentes no modelo de processo. No entanto, em algum momento essas paralelas precisarão ser fechadas. O componente “Decisão” influencia no fluxo e percurso do processo;
Fluxo de sequência: são ligações entre atividades para mostrar o caminho que esse processo deve percorrer;
Temporizador: permite adicionar uma data para executar uma ação na atividade ou para informar a ação que deve ser feita caso o prazo não seja cumprido, como notificar o gestor. Está sempre associado a uma atividade;
Início e Fim: demarca onde o processo começa e termina. Um processo pode ter vários fins diferentes, porém, apenas um único início.
Anotação: adiciona observações no ambiente da modelagem. Possui fins de organização e registro para explicar o processo, mas não tem relação com o andamento do processo;
Agrupador: agrupa atividades e componentes na área de modelagem. Não é executado, tem funcionalidade de visualização e documentação.
Outros menus disponíveis no BPM Studio
No topo da tela está o Menu Superior, com as funções que operam o processo como um todo. Compreende opções como salvar, editar, liberar, organizar, entre outros.
No lado direito da tela há o Painel de Propriedade. Ali são apresentadas as especificidades do processo e de cada componente. A visualização depende de qual componente está selecionado.
E, por fim, no centro da tela está a Área de Modelagem propriamente, que é onde os componentes serão arrastados e interligados para montar o fluxo de atividades.
Modelando um processo no BPM Studio do Fusion Platform
Agora é a hora de colocar o low code em prática. Ao invés de digitar linhas de código, basta clicar sobre o componente desejado, segurar e arrastar para a Área de Modelagem.
Para iniciar o desenho do processo, clique na raia. Ela sempre será o primeiro item que deve ser adicionado para que a modelagem e automatização do processo possa ser realizada.
A seguir, adicione o início dos processos e inclua as atividades. As atividades representam as ações que serão executadas. Selecione o tipo de atividade a ser realizada, como o envio de um e-mail de notificação ao usuário, por exemplo.
Toda atividade pode ser arrastada para a área de modelagem, e em cada uma há estrutura que são os próprios componentes adicionados na lateral direita da atividade. Essa opção é usada para facilitar a configuração.
Cada atividade de um processo segue para uma nova ação, que pode ser uma decisão ou outra atividade. Clique no fluxo de sequência e arraste até a próxima ação para que haja conexão e continuidade. Caso use o menu lateral da atividade para criar uma nova atividade, o fluxo será criado automaticamente.
Cada atividade pode ser configurada individualmente, como, por exemplo, uma atividade de usuário, ou de envio. Para facilitar o entendimento, ícones são adicionados para explicitar do que se trata cada uma delas.
A modelagem é uma representação gráfica de todas as tarefas que são realizadas na rotina da empresa para chegar a um determinado objetivo.
Quando terminar de configurar o processo, clique em “Validar” no Menu Superior e confira se tudo está correto. Caso apareça uma mensagem de erro, clique sobre o “X” e confira a explicação do que fez esse desenho de processo estar equivocado.
Salve e libere a modelagem para que seja possível executar esse processo.
Aproveite para modelar seus próprios processos
Como você pode perceber, configurar um processo em uma solução low code como o Fusion Platform é algo muito simples. Em poucos minutos você poderá ter o desenho e a facilidade de automatizar os processos.
Além da gestão dos processos, a plataforma da Neomind permite gerir documentos, indicadores, riscos e assinar documentos eletronicamente.
Inclusive, no próprio processo pode haver uma atividade de envio de documento para assinatura, garantindo produtividade e agilidade.
Que tal ver como é o uso de uma solução low code na realidade do seu negócio?
Experimente o Fusion Platform, use o BPM Studio para fazer a transformação digital da sua empresa e torne-a ainda mais competitiva.
A governança de dados é essencial na era digital. Ela assegura a qualidade, segurança e usabilidade dos dados dentro de uma organização.
Já a automatização de processos desempenha vários papéis importantes na governança de dados. Como, assegurar a padronização da aplicação das políticas e procedimentos de governança, eliminando a variação que pode ocorrer com a intervenção manual.
Também é capaz de reduzir significativamente o tempo e o esforço necessários para gerenciar grandes volumes de dados. Isso permite que as equipes se concentrem em atividades estratégicas em vez de tarefas repetitivas.
Sem dúvida, empresas de todos os portes e setores precisam tanto da governança de dados como da automatização de processos para coletar, armazenar e analisar suas informações.
Por isso, entenda o que faz a governança ser tão importante e como a integração de tecnologias automatizadas traz agilidade, redução de erros e conformidade.
O que é a governança de dados?
A governança de dados é uma metodologia que gerencia todo o ciclo de vida das informações, da criação ou coleta até o descarte.
Isso abarca criar políticas e procedimentos internos para garantir que os dados sejam processados adequadamente quando inseridos, acessados, armazenados, manipulados e excluídos.
Cabe à governança: estabelecer infraestrutura e tecnologia; configurar e manter os processos e políticas; identificar e apontar quais profissionais terão autoridade e responsabilidade para tratar e proteger determinados dados.
Em outras palavras, é missão da governança de dados garantir que os dados sejam utilizáveis, disponíveis, precisos, seguros e privados.
Esses itens são essenciais para garantir compliance e conformidade com regulamentações e padrões externos, como leis, decretos e exigências governamentais. Um dos maiores exemplos da regulamentação dos dados é a LGPD.
Enquanto a governança estabelece como será preservada a precisão, confiabilidade, integridade e segurança dos dados, a sua gestão consiste em implementar esses procedimentos, incluindo a automatização de processos.
O grande volume de dados que devem ser processados diariamente justifica a inclusão desse tipo de governança. Essa preocupação é uma importante etapa da transformação digital e do sucesso da companhia.
Quais são os benefícios?
Como os dados são fonte de informações, uma de suas principais vantagens é apoiar e embasar a tomada de decisão.
Dentre os diversos benefícios que podem ser alcançados, se destaca:
Dados melhores e mais confiáveis;
Centralização de informações, o que contribui para acesso facilitado;
Rápida adaptação às novas leis e regulamentações relacionadas aos dados.
A estrutura
Na prática, a estrutura que irá proporcionar que a governança de dados cumpra as políticas e procedimentos internos que foram estipuladas tem como componentes:
Comitê de governança de dados: são representantes de diferentes departamentos e áreas encarregados de definir as estratégias e políticas para a governabilidade;
Política de dados: documento que descreve os princípios, diretrizes e padrões para a gestão de dados;
Metas e objetivos: devem ser claros e condizentes com as necessidades da organização;
Papéis e responsabilidades: estabelecer quais profissionais ou equipes estarão envolvidos com a governança de dados;
Processos e procedimentos: documentação explicitando como serão as atividades de coleta, armazenamento, tratamento, análise e disponibilização dos dados;
Tecnologia empregada: são os recursos que proporcionam a automatização de processos e segurança dos dados;
Métricas e indicadores: usadas para medir o desempenho e progresso da governança de dados em direção aos objetivos e metas traçadas;
Em paralelo à criação ou manutenção desses componentes, é preciso promover a cultura de dados, incentivando o uso responsável e ético das informações.
A estrutura é variável de acordo com a complexidade ou tamanho da empresa. Mas, para que toda essa estrutura realmente funcione, é necessário apoio da alta direção, treinamento e ferramentas tecnológicas adequadas e condizentes.
A automatização de processos na governança de dados
A automatização de processos é uma ferramenta essencial para a governança de dados.
Com seu auxílio há validação e padronização na aplicação das políticas e procedimentos. Dessa forma, o tempo e trabalho gastos para gerenciar o grande volume de dados produzidos é consideravelmente reduzido.
Ao automatizar tarefas repetitivas e com altos índices de erros, a empresa pode focar em atividades estratégicas e que agregam valor ao negócio.
Especificamente na governança, essa ferramenta atua na identificação e correção de dados. Assim, é possível obter consistência e qualidade nas informações obtidas.
O Fusion Platform como ferramenta da governança de dados
Ao usar o Fusion Platform, há facilidade para integrar dados de diferentes fontes. Sendo uma plataforma completa, a solução da Neomind centraliza e proporciona a busca e encontro rápido das informações.
Em relação à segurança dos dados, o Fusion Platform usa criptografia e outros recursos para garantir que os dados serão tratados de maneira precisa e consistente.
Considerando que a plataforma conta com autenticação e rastreabilidade de acesso, os riscos de vazamento e acessos não autorizados são reduzidos. A automatização garante rastreio da origem e uso dos dados, armazenando informações úteis para auditorias e comprovação de conformidade.
Além disso, todas as movimentações são registradas no sistema, onde é possível apontar atividades suspeitas. Com o módulo de Gestão de Risco, incidentes são identificados e tratados com rapidez e eficiência.
Já na Central Analytics é possível acompanhar o desempenho da governança de dados. Assim como, gerar relatórios com informações relevantes e em tempo real e realizar análise preditiva para identificar tendências e padrões.
O BPM favorece a otimização dos processos com mapeamento, otimização e gerenciamento do fluxo de atividades. A solução é totalmente personalizável e favorece o armazenamento e processamento de dados com escalabilidade e segurança.
A governança de dados pode ser usada em todos os tipos de processos. Afinal, todas as partes precisam de dados e informações para definir decisões estratégicas e coerentes.
Por exemplo, o marketing usa os dados para entender os clientes. Enquanto que a equipe de suprimentos os usa para gerenciar o estoque, e assim por diante.
Embora seja recomendado que a governança de dados seja realizada aos poucos, com altos índices de dados sendo produzidos diariamente, não há tempo a perder.
Experimente o Fusion Platform e conte com uma solução completa para a gestão de processos, documentos, indicadores, gestão de risco e assinatura digital.
Automatizar processos tem se tornado uma necessidade crescente nas empresas que buscam eficiência e competitividade no mercado atual. No entanto, a jornada rumo à automatização pode ser desafiadora, especialmente para quem está começando do zero.
O Desafio da Automatização
Para muitas empresas, a ideia de automatizar processos é tão atraente quanto intimidadora. A promessa de reduzir custos, aumentar a eficiência e eliminar erros humanos é sedutora. Porém, a realidade de não saber por onde começar pode transformar esse sonho em uma fonte de frustração.
Identificação de Processos: Saber quais processos são candidatos ideais para automatização é o primeiro obstáculo. Nem todos os processos se beneficiam igualmente da automatização, e identificar aqueles que trarão o maior retorno é crucial.
Escolha das Ferramentas: Com tantas ferramentas e tecnologias disponíveis, escolher a que melhor se adapta às necessidades da sua empresa pode ser um verdadeiro desafio.
Implementação: A implementação de novos sistemas pode ser complexa, exigindo integração com sistemas existentes e treinamento da equipe.
Monitoramento e Ajustes: Após a implementação, é necessário monitorar constantemente o desempenho dos processos automatizados e fazer ajustes conforme necessário.
O guia que você precisa para ir do zero à automatização de processos
Para auxiliar nessa jornada, criamos o kit “Do Zero à Automatização de Processos”. Este kit foi pensado para ser um guia prático e acessível, ideal para quem deseja começar a automatizar processos, mas não sabe por onde iniciar. Nele, você encontrará 8 materiais e 3 bônus que irão focar em diferentes etapas da jornada para alcançar a automatização, com cases reais, templates práticos e muito mais!
Comece sua jornada rumo à automatização de processos hoje mesmo com nosso guia completo. Baixe o kit “Do Zero à Automatização de Processos” e veja a diferença que a automatização pode fazer!
A transição do modelo TO BE para automatização é uma questão fundamental quando se trata do aprimoramento dos processos empresariais.
Nesse tipo de otimização, o modelo TO BE proporciona uma visão palpável de como o fluxo de atividade deverá ser realizado futuramente. Em resumo, essa descrição oferece um plano ideal para a execução das tarefas.
No entanto, mesmo que seja realizada com a máxima precisão, a transformação entre o planejado e a realização pode sofrer alguns ajustes. Por isso, é importante entender como acontece a transição do modelo TO BE para automatização dos processos.
O que é o modelo TO BE?
Quando falamos sobre o modelo TO BE dentro da automatização dos processos, estamos nos referindo à idealização da execução de um processo.
Ou seja, como esse fluxo, o sistema de tarefas deve funcionar. A meta é usar a tecnologia para alcançar novos patamares com a automatização de tarefas repetitivas, burocráticas, sem valor agregado ou complexas.
Nesse sentido, é uma representação do estado futuro dos processos de negócios. Pode ser entendida, como uma alternativa, melhorada, para o estado atual. Uma remodelagem das atividades.
Essa estratégia possibilita transformar inteiramente como uma companhia executa suas rotinas diárias.
Para entender como acontece todo o processo de automatização, primeiramente as tarefas são mapeadas e descritas como acontecem atualmente. Essa etapa é chamada de “As Is”.
Posteriormente, o mapeamento TO BE define a situação futura, ou onde se quer chegar. Para isso, é criada uma nova estrutura que proporcionará uma execução otimizada e automatizada.
Nessa etapa se define as ferramentas que devem ser usadas para agregar valor aos processos, incluindo o BPMS.
A transição do modelo TO BE para automatização
Para que o modelo TO BE, ou a situação planejada se transforme em um futuro real, é preciso avançar na automatização dos processos.
Pense nesse processo como uma ligação entre uma ideia e sua realização. Ou seja, uma sequência de etapas que devem ser planejadas e executadas para que a transição do modelo TO BE para automatização aconteça:
Definindo o modelo TO BE
Como qualquer estratégia empresarial, a definição dos objetivos é primordial. É importante estipular o que o sistema deve fazer, quais benefícios deverão ser gerados e como a automatização irá contribuir para o sucesso da companhia.
Em relação ao modelo TO BE ser uma visão do futuro, primeiramente se planeja como os processos deverão funcionar quando as melhorias tiverem sido implementadas.
Dessa forma, mapeie como os processos estão funcionando atualmente (as is) e analise quais mudanças são necessárias. Estude quais são os pontos críticos, gargalos e como a infraestrutura tecnológica atual está atendendo as demandas atuais.
Com isso, crie um modelo detalhado de como o novo processo deve acontecer. Acrescente sistemas, softwares e outros recursos que devem ser implementados para aumentar a eficiência.
Definindo as ferramentas e planejando a automatização
O passo seguinte é definir como o modelo de processo planejado terá a automatização implementada.
Assim, primeiramente selecione quais plataformas poderão atender melhor as requisições e quais ferramentas irão automatizar o processo.
Então, faça um novo desenho do processo explicando como os componentes, participantes, sistemas e outros processos serão integrados e conectados.
Outro ponto importante é especificar todos os requisitos técnicos e funcionais para que a automatização aconteça. O uso de fluxogramas e metodologia BPMN proporcionam uma visão detalhada sobre como as atividades serão executadas no futuro.
Uma consideração relevante é estipular se a mudança será gradual – implementada em partes, ou totalmente. Essa definição está diretamente ligada à complexidade dos processos. A recomendação é que haja escalabilidade, fazendo com que a automatização avance aos poucos.
Implementando a automatização
Literalmente aqui é quando as coisas realmente acontecem, onde o plano se torna real.
Para que ocorra da maneira adequada, a plataforma deve ser programada e configurada para que as etapas burocráticas, repetitivas ou complexas possam ser automatizadas conforme definição anterior.
Nessa etapa também será necessário integrar o software escolhido aos sistemas que a empresa já utiliza. Como, por exemplo, a integração entre a automatização do BPM com as informações do ERP.
É imprescindível que a plataforma escolhida permita realizar testes de conceitos. Dessa forma, antes de efetivar o investimento, valide se a automatização ocorre da maneira correta, conforme o esperado, e atende aos objetivos do modelo TO BE.
Outra questão de extrema importância e essencial para que a automatização surta os resultados desejados é o treinamento adequado para os profissionais envolvidos. Isso significa não apenas aprender a usar as novas ferramentas, mas a como executar os processos.
Quanto mais os colaboradores se sentirem incluídos e entenderem os procedimentos, menor será a resistência às mudanças, e maior a produtividade obtida.
Gerenciando e realizando ajustes
Após finalizar a implementação, gerencie os indicadores e monitore o desempenho da automatização. É importante coletar dados de desempenho para que seja possível buscar formas para otimizar e melhorar continuamente os processos.
Além disso, a constante análise e gerenciamento dos processos oportuniza adaptar o sistema às mudanças do ambiente. Processos automatizados recebem ajustes e modificações de maneira rápida, prática e facilitada.
Tenha em mente que embora pareça, a automatização não para. É sempre possível encontrar outros processos ou tarefas que podem ser executadas com o auxílio da tecnologia.
Assim, adicione a cultura da melhoria contínua para identificar oportunidades capazes de tornar os processos mais eficientes e eficazes.
Automatização de processos com o Fusion Platform
Ao escolher o Fusion Platform como solução para realizar a transição do modelo TO BE para automatização, haverá integração e flexibilidade das atividades.
Sendo parceira do negócio, a solução da Neomind realiza todo o passo a passo para alcançar a eficiência da automatização. O Fusion Platform inclui:
análise do estado atual (AS IS) para identificar ineficiências;
definição do estado futuro (TO BE) com objetivos claros;
planejamento da automatização com detalhes sobre os processos a serem automatizados;
configuração do Fusion para personalizar fluxos de trabalho e integrar sistemas;
implementação e testes rigorosos;
treinamento dos colaboradores; e
monitoramento contínuo para melhorias.
Contando com mapeamento que usa a notação BPMN, a automatização com o Fusion Platform acontece de maneira descomplicada e totalmente controlável. Na Central Analytics você analisa e acompanha o desempenho dos processos automatizados em tempo real.
Além de melhorar os processos, a solução é abrangente e oportuniza benefícios como aumento da eficiência, redução de erros, produtividade, eficiência, e muito mais.
O Fusion Platform também contribui com a mobilidade corporativa, já que possui uma aplicação mobile. Você gerencia os processos, realiza aprovações ou assina contratos diretamente do seu celular, a qualquer hora e de qualquer lugar.
A transição do modelo TO BE para automatização é o ponto de partida para um negócio mais produtivo com sucesso e melhores resultados.
A Nota Fiscal de Serviço Eletrônica, NFS-e, ou NF-e de serviço é um documento digital criado em substituição da nota fiscal física correspondente às operações de prestação de serviços.
Buscando reduzir a burocracia, o documento possui a mesma validade jurídica que um documento de papel. Com essa medida, o intuito do Governo Federal é ter maior controle fiscal e combater a sonegação fiscal.
Embora seja extremamente vantajosa, mais segura, confiável e ágil para as transações comerciais, há alguns desafios a serem enfrentados.
Como o processo de emissão e armazenamento das NFS-e são de competência das Prefeituras, cada município pode adotar um sistema próprio para a emissão do documento. Em outras palavras, empresas que prestam ou são tomadores de serviços em diferentes municípios precisam se conectar a diferentes sistemas para emitir ou recepcionar as notas finais eletrônicas.
Por isso, sem a automação de processos é muito comum acontecer pagamentos de notas incorretas. Principalmente por não haver cruzamento de informações entre o pedido e o documento emitido.
A falta de um sistema de gestão de documentos aumenta os riscos de não conformidade, atraso nos pagamentos e dificulta a busca pelas notas fiscais que precisam ser corrigidas.
Para amenizar a complexidade das atividades relacionadas às notas fiscais eletrônicas, o Fusion Platform automatiza o recebimento das notas de diferentes municípios. O sistema busca, em tempo real, atualizações e apresenta novos documentos encontrados.
Te convidamos a embarcar na nova era de tecnologia, facilidade, conformidade e compliance. Preparamos esse material para explicar como o Fusion Platform é capaz de automatizar o recebimento e gerenciar as NFS-e.
Conhecendo mais sobre a NFS-e
A NFS-e ou Nota Fiscal de Serviços Eletrônica é um documento digital gerado e armazenado eletronicamente em Ambiente Nacional pela Receita Federal do Brasil para documentar as operações de prestação de serviços.
O Governo Federal lançou essa iniciativa com o objetivo de padronizar e melhorar a qualidade das informações, gerando maior eficácia e benefícios para os contribuintes e para a administração tributária.
Sabemos que a burocracia para as empresas brasileiras é bastante grande, e essa é uma das alternativas empregadas para reduzir a complexidade dos trâmites, aumentando a competitividade com a redução do custo-Brasil ao dispensar a emissão e guarda de documentos físicos.
Com a inclusão da tecnologia, a geração da nota fiscal é feita automaticamente via serviço informatizado. Os dados informados são analisados, processados, validados, e, se tudo estiver correto, a NFS-e é gerada.
Atualmente, qualquer empresa que presta serviço é obrigada a emitir a NFS-e, inclusive os Microempreendedores Individuais (MEI). Apenas MEIs que prestam serviços exclusivamente para outros MEIs ou que atuam no comércio varejista de combustíveis automotivos são exceções à regra.
Como se sabe, a NFS-e está diretamente relacionada às Prefeituras Municipais. Afinal, elas são responsáveis pela fiscalização de tributos referentes aos impostos de sua competência, como o ISSQN.
De maneira geral, os municípios de todo o país devem realizar um cadastro no Sistema Nacional de NFS-e para emitir ou receber notas fiscais. O município valida e armazena a nota em seu sistema. Posteriormente tanto prestador como tomador podem consultar o documento online.
Mesmo que tenham um sistema próprio, toda nota, após ser emitida pelo prestador de serviço, é transmitida eletronicamente para o município via Ambiente Nacional da NFS-e (ADN).
Com as notas fiscais eletrônicas a administração tributária terá acesso ao documento em um padrão nacionalmente utilizado, auxiliando no combate à sonegação fiscal, melhorando a qualidade dos serviços e aumento da arrecadação municipal.
Quer saber mais sobre como implantar a gestão automatizada de NFS-e no seu negócio? Acesse o e-book completo:
Você já sabe o quanto os dados são valiosos para empresas e organizações dos mais variados tamanhos e ramos de atuação. Mas, você consegue entender porque o Data Analytics é tão importante?
Data analytics é o processo de examinar dados para chegar a conclusões e obter informações utilizando métodos e ferramentas estatísticas.
Todos os dias grande volume de dados são gerados e precisam ser processados e analisados para que informações valiosas possam ser extraídas.
Com o uso desses dados será possível entender os mercados, os clientes, antecipar tendências, definir estratégias e tomar decisões baseadas em evidências sólidas.
A questão principal é, como transformar os dados coletados em conhecimento acionável capaz de impulsionar o crescimento e garantir vantagens competitivas? É isso que o Data Analytics se propõe a fazer.
O que é Data Analytics?
Data Analytics, ou Análise de dados, abrange o processo de examinar e categorizar um conjunto de dados.
Advindos de maneira algorítmica ou mecânica, a análise possibilitará extrair informações, gerar ideias, identificar padrões, e tomar decisões estratégias com base nas informações coletadas.
Embora seja um termo que ganhou popularidade atualmente, o cerne está em um ramo já muito conhecido e estudado: a estatística.
No entanto, é a crescente importância, o volume e intensidade de processamento que torna a análise de dados tão essencial às companhias.
Atualmente os dados são coletados por diversos meios e mídias. A principal questão do data analytics está no uso de ferramentas inteligentes de busca, armazenamento e processamento de dados.
Os dados, sozinhos, são apenas uma coleção de valores ou sequência de símbolos. Será a sua interpretação que os transformará em informações úteis e importantes para o negócio.
O que difere Data Analytics de Data Science e Big Data?
Os três termos se referem ao trabalho com dados. Porém, tem foco e metodologias diferentes, e são complementares dentro das organizações.
De maneira bastante prática, a definição de cada um pode ser entendida como:
Big Data: usa métodos e tecnologias para tratar grande volume de dados variados e gerados em alta velocidade;
Data Science: extrai conhecimento e ideias de dados estruturados e não estruturados. Para isso, usa de métodos científicos, sistemas, processos e algoritmos;
Data Analytics: processo de examinar dados para extrair insights úteis e apoiar a tomada de decisão.
Como você pode perceber, embora próximos, cada um trata os dados de maneira diferente. Enquanto o Big Data tem o foco em armazenar e processar grande volume de dados, os outros dois analisam e interpretam esses dados.
Entre data Science e data analytics a diferença é que o primeiro é mais abrangente e envolve uso de técnicas avançadas de modelagem e machine learning. Já o segundo, como já abordamos, trata de técnicas tradicionais de análise estatística e exploratória.
Pode-se dizer que o big data trata da infraestrutura necessária para trabalhar com os dados em larga escala. Ou seja, mesmo que em grande volume, sem serem interpretados, não são utilizáveis.
É necessária a atuação do data Science e data analytics para que haja extração de valor e obtenção de conhecimento e informações para o processo decisório.
Tipos de Análises de Dados
As análises variam de acordo com a origem, tamanho e outros fatores relacionados aos dados. No entanto, o que irá definir a abordagem serão as necessidades ou objetivos do negócio. Ou seja, o que eu quero saber com esses dados?
Mesmo que exista uma vastidão de possibilidades, comumente, 4 tipos de data analytics são mais usados:
Análise Preditiva: é o ato de antecipar possíveis efeitos de determinada decisão. Usando modelos estatísticos, o diagnóstico estabelece relações de causa e efeito do que poderá acontecer, e qual a probabilidade. Essa análise pode responder questões como gastos de determinado insumo para os próximos meses caso a produção seja aumentada. Ou, o impacto no produto final se houver aumento em determinado recurso para produção;
Análise prescritiva: é mais completa e complexa. Visa trazer uma resposta sobre o que deve ser feito em cada situação. Ou seja, quais alternativas podem maximizar ou minimizar um dos objetivos do negócio. Usa recursos matemáticos e estatísticos. Soluciona questões que envolvem a dúvida sobre a alternativa mais econômica, como minimizar gastos de determinado insumo, entre outros;
Análise descritiva: se refere a entender o que está acontecendo no momento presente, para entender o desempenho atual da empresa. Explica, por meio de dados, o que está acontecendo. Apresenta dados em recursos gráficos e relatórios, como total de vendas, satisfação de clientes, produtividade, custos, vendas e receitas;
Análise diagnóstica: detecta, no contexto atual, a explicação e razões para que algo tenha acontecido. É usada por empresas que já passaram por um período complexo e querem aprender com a experiência para que não se repita futuramente. Diferentemente da análise descritiva, aqui não se busca entender o que está acontecendo, mas, porquê determinado fato ocorreu.
Como funciona e como aplicar o Data Analytics
A aplicação desse tipo de análise de dados consiste em coletar dados relevantes e usar softwares capazes de identificar padrões. Por fim, as informações obtidas são usadas para tomar decisões capazes de otimizar processos e estratégias.
De fato, não é a quantidade de dados que fez surgir o data analytics. Mas, a evolução dos recursos capazes de processá-los, organizá-los e estruturá-los.
Atualmente, programas especializados são capazes de realizar o data analytics disponibilizando as informações em relatórios, painéis e gráficos, tornando o conhecimento útil e acessível.
O Fusion Platform é uma plataforma de gestão de processos, documentos e indicadores. Por isso, os dados ficam centralizados em um único local, facilitando sua coleta, processamento e análise.
Na Central Analytics os dados são categorizados, analisados e apresentados de maneira que sua interpretação seja facilitada e rápida com o uso de painéis e gráficos que possuem dados atualizados e podem ser acompanhados em tempo real.
Por ser completa e personalizada, cada negócio pode definir quais informações deseja obter. Dessa forma, um painel pode conter dados sobre comportamento do cliente ou a produtividade dos processos.
O conhecimento obtido na Central Analytics contribui com a identificação de oportunidades de negócios e de melhorias.
Os dados podem ser extraídos de diversas origens, estando estruturados ou não, como em planilhas ou banco de dados. Por possibilitar integração, o Fusion Platform é capaz de coletar dados de outros softwares que anteriormente estavam desconexos.
Após processar e modelar os dados, a solução comunica, de maneira clara, as informações obtidas com relatórios, dashboards interativos, entre outros.
Como não trata apenas dos dados, e sim de uma ferramenta completa para a gestão de processos, documentos e indicadores, com a solução da Neomind é possível elaborar planos de ação para implementar alternativas que promovam a melhoria contínua e completa, de toda a organização.
Além da geração de insights valiosos, todas as ações podem ser revisadas e ajustadas continuamente. Assim, seu negócio fica livre para usar as informações obtidas de acordo com os objetivos e estratégias internas do projeto ou da organização.
A Gestão de Riscos é fundamental para o mundo dinâmico dos negócios nos dias de hoje. As empresas enfrentam, constantemente, uma série de desafios que podem afetar seus objetivos e sua sustentabilidade a longo prazo.
Essa gestão emerge como uma ferramenta vital para proteger os interesses e impulsionar o sucesso das empresas.
O recente lançamento do módulo de Gestão de Riscos no Fusion Platform promete revolucionar a maneira como as organizações de todos os tamanhos e tipos lidam com riscos potenciais.
Confira mais sobre esse novo recurso e como obter uma série de vantagens significativas.
O que abrange o novo módulo de Gestão de Riscos?
Uma das características fundamentais do novo módulo é sua capacidade de ajudar as organizações a identificar e avaliar uma ampla gama de riscos que podem afetar seus objetivos.
Desde riscos operacionais até questões financeiras, legais, de conformidade e segurança da informação, o módulo proporciona uma visão abrangente das ameaças que uma organização pode enfrentar.
Após a sua identificação, o módulo facilita a avaliação da probabilidade e do impacto de cada um deles. Essa avaliação permite que as organizações priorizem seus esforços e aloquem recursos de forma eficaz, concentrando-se nos itens mais críticos e urgentes.
Em um ambiente empresarial cada vez mais complexo e volátil, essa gestão se torna uma peça fundamental para o sucesso organizacional.
O novo módulo de Gestão de Riscos do Fusion Platform capacita as organizações a enfrentarem os desafios com confiança, aproveitando as oportunidades e protegendo seus interesses de maneira eficaz.
Ao integrar a identificação, avaliação, mitigação e monitoramento das ameaças em uma plataforma única e poderosa, o módulo oferece uma abordagem abrangente e proativa para a Gestão de Riscos, ajudando as organizações a alcançarem novos patamares de eficiência e resiliência.
O módulo de Gestão de Riscos do Fusion Platform
Para se familiarizar com a solução, a primeira ação é acessar a aba “Gerenciar Contextos” na tela inicial do Fusion Platform.
Imagem do Fusion Platform
Nesse ambiente é possível acompanhar e estabelecer um contexto para gerenciar os riscos específicos de processos, questões ou projetos. Métodos de gestão de riscos distintos podem ser criados para cada contexto conforme exigido.
Para iniciar um novo contexto, basta clicar no botão “Novo”. Na tela seguinte, será necessário incluir o contexto desse risco. Para isso, insira informações sobre:
Nome: Nome do contexto. Este campo é obrigatório e permite até 255 caracteres;
Descrição: Uma breve orientação sobre o uso do contexto. O preenchimento é opcional e permite até 2000 caracteres.
Ao clicar em “Salvar”, uma mensagem de confirmação aparecerá, informando que o contexto foi criado com sucesso. A partir desse momento, sempre que acessar “Gerenciar Contextos”, esse risco estará listado.
Depois de configurar os contextos necessários, você pode criar novas categorias e riscos, associando-os ao contexto criado. Para isso, acesse “Configurações de Categoria”, e “Contextos”, a seguir inclua os dados e definições pertinentes, como os responsáveis pela tarefa.
Também será necessário cadastrar um tipo de risco. Ao clicar em “Gerenciar Tipos de Riscos” no canto esquerdo da tela, o Fusion Platform irá apresentar uma lista de tipos pré-definidos.
Dentre as possibilidades estão os riscos: ambiental, financeiro, mercado, operacional, saúde, segurança, tecnológico, entre outros.
Mesmo que essa lista consiga cobrir várias áreas da organização, poderá ser editada ou excluída, conforme necessidade. Além disso, o usuário pode criar novos tipos, basta clicar em “Novo” e definir informações como o nome do tipo de risco e a descrição.
Ao clicar na mensagem de confirmação, o novo tipo de risco será adicionado às possibilidades.
Gerenciamento dos Riscos
Para iniciar a Gestão de Riscos, é preciso identificar quais ameaças já são existentes na organização e analisar alternativas possíveis para solucioná-los.
Essa abordagem leva em consideração recursos disponíveis, prazos, custos envolvidos e, em alguns casos, acompanhar as ações regularmente.
Na Central de Riscos, cada item é indicado por um código e um nome. As informações são apresentadas em forma de lista, e cada elemento pode ser visualizado ou editado por usuários responsáveis que foram indicados na configuração do contexto do risco.
Logo abaixo do código e do nome, é apresentado o contexto relacionado a esse risco em potencial.
Além disso, o card do risco também inclui um botão de ação. Esse botão direciona o usuário para a edição, permitindo o preenchimento das informações necessárias.
O botão sempre exibirá o nome da próxima etapa a ser realizada. Por exemplo, se o risco foi preenchido até a etapa de Identificação, o botão será rotulado como “Analisar”; se estiver na etapa de Análise, será “Avaliar”; e durante a reavaliação, o botão permanecerá como “Reavaliar”.
Outro ponto importante da Central de Riscos é a possibilidade de criar uma lista de categorias para estruturar a plataforma de acordo com as necessidades da organização.
Por serem personalizadas, podem ser segmentadas pelas cidades das unidades, por áreas funcionais ou como a empresa preferir categorizar.
Existem casos em que, após criar as categorias, não será possível adicionar riscos a elas. Isso acontece quando:
A categoria não tem nenhum contexto cadastrado. Nesse caso, é necessário cadastrar um contexto dentro da categoria, o que pode ser feito a qualquer momento pelo usuário responsável;
O usuário logado não é responsável por nenhum contexto dentro da categoria criada. Mesmo usuários responsáveis pela categoria não podem adicionar riscos se não forem responsáveis por algum contexto.
As categorias podem ser organizadas em subcategorias, criando uma hierarquia de até três níveis.
Para adicionar uma subcategoria, basta selecionar a categoria desejada, clicar no ícone de edição e no ícone “Criar subcategoria” e preencher as informações necessárias em “Configurações de Categoria”, na opção “Dados”.
Configuração dos Dados
Na primeira aba, intitulada “Dados”, encontraremos três campos a serem preenchidos:
Nome: Insira um nome para a categoria (limite de 64 caracteres). Campo obrigatório;
Responsáveis: Selecione grupos, papéis ou usuários responsáveis pela categoria. Eles terão permissão para editar e configurar Contextos e Responsáveis;
Descrição: Insira uma descrição para a categoria (limite de 2000 caracteres). Campo opcional.
Configuração dos Contextos no módulo de Gestão de Riscos:
Após definir o nome da categoria e seus Responsáveis, é possível criar um ou mais Contextos. É importante notar que uma categoria pode ser salva sem ter um Contexto, mas é necessário ter pelo menos um para criar novos riscos.
Os Contextos podem ter responsáveis designados e incluir Usuários de Consulta. Clique em “Adicionar contexto” para configurar um contexto.
Nesse momento, alguns campos serão apresentados para preenchimento:
Contexto: item obrigatório e algumas sugestões de contextos são exibidas ao digitar algumas palavras. Para sua configuração, é necessário que previamente tenha sido criado o módulo Gerenciar Contextos.
Após selecionar um contexto, pode-se definir a frequência de reavaliação dos riscos associados.
Os responsáveis desempenham um papel fundamental na supervisão e gerenciamento dos riscos, enquanto os usuários de consulta acompanham o status dos riscos, contribuindo para uma gestão mais robusta.
Essas definições são cruciais para promover uma cultura de gestão de riscos eficaz e colaborativa.
Após salvar um contexto, suas informações serão exibidas na tela, incluindo detalhes sobre responsáveis, frequência de reavaliação e usuários de consulta.
Imagem do Fusion Platform
Apetite de Risco
A configuração do Apetite de Risco é o último passo na configuração da categoria. Ela é crucial para definir os níveis de probabilidade e impacto dos riscos, assim como as ações a serem tomadas em cada cenário.
O Apetite de Risco funciona como um guia que estabelece os limites em que a empresa está disposta a operar, considerando a probabilidade e o impacto dos riscos.
Ao configurá-lo, você pode definir os níveis de probabilidade e impacto, e especificar as ações a serem tomadas em cada cenário.
O sistema já possui configurações padrão para ações como “Reter”, “Mitigar” e “Evitar”, mas você pode personalizar esses quadrantes conforme necessário. A personalização para a gestão de riscos pode ser feita clicando no quadrante desejado e selecionando a opção desejada.
Imagem do Fusion Platform
Se a sua estratégia de gestão de riscos for única e exigir uma abordagem diferente, personalize as configurações para refletir essa abordagem, incluindo a possibilidade de alterar as nomenclaturas de probabilidade e impacto.
As configurações de Probabilidade e Impacto definidas na categoria servirão como referência para a criação de riscos.
O Apetite de Risco tem um efeito significativo no monitoramento contínuo de riscos, orientando as decisões de gestão e priorização de recursos.
Por exemplo, se a probabilidade de um novo produto falhar no mercado for “alta” e o impacto financeiro “muito alto”, a ação recomendada pode ser “Evitar” seu lançamento.
Essa ferramenta permite à empresa definir limites de tolerância ao risco e tomar decisões informadas. Após configurado, basta clicar em “Salvar” para criar a nova categoria.
Configurando um novo risco no módulo de Gestão de Riscos
Após criar e configurar uma nova categoria, o próximo passo é criar um novo risco. Volte à Central de Risco e clique no botão “Novo risco” no canto superior direito da tela.
No processo de cadastro de um risco, há as etapas de: identificação, análise, avaliação de gravidade e impacto, e planejamento estratégico.
Esta fase é essencial para configurar o risco de maneira completa. Para começar, preencha todos os campos relacionados ao risco, assegurando a inclusão de informações essenciais, como:
Nome: Identificação do risco (obrigatório, até 255 caracteres);
Código: Valor único, não editável (sequencial);
Descrição: Descrição do risco (opcional, até 2000 caracteres);
Contexto: Seleção de contexto (obrigatório, autocompletar);
Tipo de Risco: Seleção do tipo de risco (obrigatório, autocompletar);
Origem: Indicação da origem do risco (interna ou externa).
Após preencher todos os campos necessários, avance para a próxima etapa ou salve e preencha as etapas seguintes posteriormente.
A realização da análise SWOT auxilia na compreensão dos processos e identificação de possíveis ameaças.
Após identificar um risco, é essencial analisar suas causas e consequências.
Por exemplo, a falta de mão de obra pode ser causada pela rápida expansão do mercado, sobrecarregando os funcionários e levando a atrasos nas entregas e queda na qualidade do serviço. Isso pode resultar na perda de clientes e oportunidades de negócio, prejudicando a reputação da empresa.
Portanto, uma análise minuciosa é essencial para implementar medidas eficazes de prevenção e mitigação.
Clique na aba “Analisar” e descreva as causas e consequências desse risco. Os campos são obrigatórios e têm um limite de 100.000 caracteres.
Após preencher todos os itens necessários nesta etapa, avance para a próxima etapa ou salve o risco para preencher as etapas seguintes posteriormente.
Na fase de Avaliação, é necessário preencher os campos de Probabilidade e Impacto, ambos obrigatórios e do tipo selecionável. Os valores desses campos são especificados nas configurações da categoria.
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Probabilidade: Indique a chance de o risco ocorrer, com opções padrão como: Muito baixa, Baixa, Média, Alta e Muito alta, ajustáveis nas configurações da categoria;
Impacto: Descreva o efeito do risco na empresa, com opções padrão como: Muito baixo, Baixo, Médio, Alto e Muito alto, ajustáveis nas configurações da categoria.
Após selecionar as opções adequadas, o sistema determinará a ação necessária para o risco: Reter, Mitigar ou Evitar.
Após preencher todos os campos necessários nesta etapa, clique em avançar para a próxima etapa ou salvar o risco para preencher as etapas seguintes posteriormente.
Essa etapa não é obrigatória. Portanto, é possível avançar normalmente sem a necessidade de cadastrar nenhum plano de ação.
No entanto, as ações podem ser realizadas para contribuir com um monitoramento adequado e eficaz dos riscos.
Para iniciar a implementação das ações que irão orientar a gestão deste risco, basta clicar no botão “Nova Ação”, localizado no canto superior direito da tela. Isso abrirá uma nova janela para preencher os campos obrigatórios.
O plano de ação segue o método 5w2h. Ou seja, deve ser delimitado quem, o quê, como, por quê, onde, até quando, custo e tipo de ação.
Assim que concluir a configuração deste novo risco, o plano de ação será criado e estará pronto para ser iniciado, caso o risco já tenha sido salvo anteriormente. Caso contrário, será necessário salvá-lo para iniciar o plano de ação.
Os anexos se referem a qualquer tipo de arquivo que pode ser adicionado ao novo risco, e fica disponível em qualquer etapa do processo. Essa alternativa oferece vantagens significativas para o gerenciamento de riscos.
Por exemplo, ao lidar com o risco de uma expansão repentina do mercado, anexar documentos relevantes, como relatórios de análise de mercado, pode fornecer contexto valioso para a tomada de decisões sobre estratégias de mitigação.
Além disso, anexos de documentos são capazes de garantir a conformidade com políticas e procedimentos, ajudando a empresa a alinhar suas atividades com as práticas recomendadas.
A possibilidade de compartilhar informações eficientemente entre membros da equipe e utilizar os arquivos anexados como evidências em auditorias também são benefícios importantes.
Manter um histórico completo de documentos anexados permite rastreamento das atividades relacionadas ao risco ao longo do tempo.
Anexar arquivos enriquece o processo de tomada de decisão, promove a colaboração, garante conformidade e transparência, e fornece histórico completo das atividades relacionadas ao risco.
Para anexar um documento, basta clicar no botão “Novo anexo” no canto superior direito da tela. Em seguida, é só selecionar um arquivo em seu dispositivo local ou arrastá-lo para a janela.
O anexo é a etapa final da criação do novo risco. Ao retornar à Central de Riscos, o item que foi criado será exibido na categoria correspondente.
Com o novo risco criado, é possível editá-lo, visualizá-lo ou removê-lo do sistema. E, também, pode ser reavaliado, permitindo que o plano de ação seja revisado e analisado repetidamente, gerando um histórico a cada revisão.
Após o risco ser salvo pela primeira vez, a etapa Avaliar se transformará em Reavaliar. Para reavaliar uma ação, basta clicar em “Reavaliar”.
Esta é a última fase do risco, destinada ao acompanhamento regular dos riscos identificados, detectando possíveis mudanças e avaliando a eficácia das medidas de tratamento implementadas.
Ao clicar sobre “Reavaliar”, serão exibidas opções para avaliar o impacto e as probabilidades desse risco acontecer. Assim, no canto esquerdo da tela, tem-se:
Imagem do Fusion Platform
Probabilidade e Impacto: Funcionam da mesma forma que na etapa de Avaliação. Na primeira visita, serão preenchidos com as opções definidas anteriormente. Nas visitas subsequentes, mostrarão os últimos valores salvos na própria fase de Reavaliação. Conforme esses valores, o quadrante é automaticamente ajustado;
Próxima etapa: Campo obrigatório e selecionável. Permite definir a ação ao salvar o risco. “Manter em reavaliação” mantém o risco aberto e editável, após salvar, o campo é limpo para nova avaliação. “Encerrar risco” finaliza-o, tornando-o inalterável;
Justificativa: Campo obrigatório, com limite de 2000 caracteres. Deve-se justificar as mudanças no risco, não apenas nesta fase, mas em todas as anteriores. Após salvar, o campo é limpo para nova avaliação;
Histórico de Avaliações: Armazena informações de cada nova avaliação dos riscos e as decisões tomadas. Inclui dados do usuário, data e campos preenchidos. O primeiro registro é da etapa de Avaliação, onde os campos “Próxima Etapa” e “Justificativa” permanecem vazios, pois não são preenchidos.
O risco é concluído quando não é mais uma ameaça significativa ou quando as medidas de mitigação foram eficazes em reduzi-lo ou eliminá-lo. Isso ocorre durante a etapa de Reavaliação, ao selecionar “Encerrar risco” na opção “Próxima etapa”.
Ao clicar em “Concluir”, o risco será finalizado. A ausência de um plano de ação será exibida como um campo não editável na visualização da etapa Planejar.
Processo de Plano de Ação no módulo de Gestão de Riscos
Apenas identificar um risco não é o suficiente para que o negócio seja saudável e possa encarar o mercado competitivo.
Pensando nisso, a Neomind criou no Fusion Platform recurso para que seja possível elaborar um plano de ação para conter e reverter esse risco em oportunidade.
Assim, o processo começa na etapa de Planejamento do registro de riscos, através da tabela de Plano de Ação.
Apenas os responsáveis pelo risco podem iniciar o processo, configurados na categoria à qual o risco está vinculado, dentro do contexto atribuído.
Em termos mais detalhados, ao criar uma categoria, é necessário especificar os contextos associados a ela.
Cada contexto tem seus próprios responsáveis, que serão os gestores de riscos na categoria correspondente. Eles terão autoridade para criar, iniciar e cancelar os Planos de Ação nesta etapa do registro de riscos.
Para iniciar o procedimento, pressione o botão “Iniciar”. O usuário responsável que inicia o processo do plano de ação é designado como o solicitante desse processo em particular.
Imagem do Fusion Platform
Especificando o Plano de Ação no módulo de Gestão de Riscos
Os dados inseridos nos campos do Plano de Ação são transferidos para a primeira etapa do fluxo, utilizando campos correspondentes. Isso envia automaticamente a primeira atividade, e o fluxo prossegue para a segunda etapa, destinada ao executor.
O executor é determinado pelo usuário indicado no campo “Quem?” durante o preenchimento do Plano de Ação.
Os gestores do processo incluem todos os usuários responsáveis pelo risco na categoria/contexto.
Os usuários de consulta são aqueles designados para consultar o risco nessa categoria/contexto. Ao pressionar “Iniciar”, o status muda para “Em execução”, sinalizando que o plano de ação está ativo.
Após iniciar o processo, uma tarefa é automaticamente atribuída e encaminhada à pessoa que foi definida como “Quem” no plano de ação.
Essa tarefa estará disponível na Central de Tarefas do usuário que deverá clicar em “Executar Ação” para acessá-la.
Na próxima tela, o usuário poderá conferir as informações desse risco, assim como, poderá detalhar as ações que foram realizadas.
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A opção de “Executar tarefa?” é um campo obrigatório e que irá determinar as ações que serão desencadeadas. Caso seja selecionado “Sim”, será preciso descrever as ações realizadas. Para a opção “Não”, deverá ser preenchido os motivos que fizeram essa tarefa não ser executada.
Após preencher os detalhes, basta clicar em “Enviar” que uma mensagem confirmará a conclusão do processo e a execução bem-sucedida da tarefa. Lembrando que o autor do processo receberá uma notificação informando que o processo foi executado.
Painel de Riscos
O Painel de Riscos é uma ferramenta disponível para usuários com permissões de Gestão de Riscos. Oferece uma visão geral das informações dos riscos aos quais o usuário tem acesso, com permissão de edição ou visualização. O acesso é restrito aos riscos específicos para os quais o usuário tem permissões atribuídas.
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Ao optar por essa funcionalidade, o usuário será redirecionado para o Painel de Riscos, onde terá acesso a diversos aspectos e informações sobre os riscos pertinentes ao seu perfil e permissões.
Ao abrir o Painel pela primeira vez, os valores serão exibidos como zerados, pois ainda não há dados cadastrados. Após a primeira visita ao Painel de Riscos, os usuários terão acesso a uma visão geral dos riscos na organização.
Essa síntese abrange os riscos ativos, em reavaliação e encerrados. A função oferece uma rápida compreensão do panorama de riscos, destacando áreas de preocupação, tendências emergentes e progresso na mitigação.
Com essa visão geral, gestores e tomadores de decisão podem agir proativamente na gestão de riscos para proteger os interesses da organização.
Usando filtros de visualização
Os usuários podem usar filtros por critérios como período, categoria, contexto e tipo, tornando a localização mais fácil. Para isso, basta clicar em “Filtrar”, abrindo uma janela com os campos disponíveis para filtragem.
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Os filtros do Painel de Riscos incluem:
Período: dois campos de data permitem inserir o período dos riscos, especificando a data de início e de término;
Categoria: seleção está limitada a categorias ou subcategorias das quais o usuário é responsável ou está associado a algum contexto dentro delas;
Contexto: são exibidos somente após a seleção de uma categoria, mostrando apenas as opções para as quais o usuário é responsável;
Tipo de Risco: as opções são apresentadas após a seleção de uma categoria, mostrando todos os tipos existentes.
Os campos “Período” e “Categoria” são essenciais para a filtragem do Painel de Riscos, sendo obrigatórios. Ou seja, não é possível gerar o painel sem preencher esses campos.
Após clicar em “Aplicar”, o status dos riscos será exibido na tela. Caso queira remover os filtros aplicados, basta usar a opção “Limpar”.
Após aplicar um filtro, ele será automaticamente salvo. Quando o usuário retornar ao Painel de Riscos, o último filtro utilizado estará aplicado.
Na parte inferior da tela, os usuários podem visualizar os contadores de Riscos:
Ativos: incluem aqueles em qualquer etapa, desde Identificar até Reavaliar;
Encerrados: são os que já foram concluídos;
Para Reavaliar: são exclusivamente os que estão na etapa de Reavaliar, monitorando para evitar ocorrências.
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Mapa de Calor dos Riscos
No Mapa de Calor, é possível visualizar a relação Probabilidade x Impacto de todos os riscos filtrados, com o número total em cada quadrante.
A posição de um risco no mapa é baseada na sua situação atual, considerando a última reavaliação. Clicando em um quadrante ou contador, o usuário é redirecionado para a categoria correspondente, onde encontra informações detalhadas sobre o risco.
Em relação a lista de como os itens são apresentados, a ordem permanece conforme configurada na Central de Riscos. O filtro, por sua vez, segue as definições estabelecidas no Painel de Riscos.
Por que é fundamental executar a gestão de riscos?
A gestão de riscos é uma peça crucial no cenário empresarial atual, onde desafios variados podem afetar a continuidade e o sucesso das organizações.
Com o lançamento do módulo de Gestão de Riscos no Fusion Platform, uma série de vantagens significativas se apresenta para empresas de todos os portes e setores.
Como você pode perceber, esse novo recurso oferece uma abordagem abrangente para identificar, avaliar, mitigar e monitorar riscos. É capaz de capacitar as organizações para enfrentar desafios com confiança e a aproveitar oportunidades com segurança.
A funcionalidade do Painel de Riscos fornece uma visão instantânea do panorama de riscos da organização, permitindo que gestores identifiquem áreas de preocupação, monitorem tendências e avaliem o progresso na mitigação ao longo do tempo.
Com filtros específicos, os usuários podem localizar facilmente os riscos mais relevantes, enquanto os contadores fornecem uma visão geral dos riscos ativos, encerrados e para reavaliar.
Por fim, a integração da identificação de riscos, avaliação de impacto e planejamento estratégico em uma plataforma única e poderosa oferece às organizações uma ferramenta robusta para gerenciá-los de maneira eficaz, promovendo uma cultura de gestão de riscos colaborativa e proativa.
Que tal iniciar a gestão de riscos da sua empresa hoje mesmo? Experimente o Fusion Platform e esteja preparado para alcançar novos patamares de eficiência e resiliência em um ambiente empresarial em constante evolução.
