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Entenda e descubra como o Business Process Management (BPM), ou o Gerenciamento de processos de negócio, pode potencializar a Gestão do seu negócio!

  • 5 tendências essenciais do BPM para a transformação digital em 2018

    5 tendências essenciais do BPM para a transformação digital em 2018

    Nos últimos tempos, os Business Process Management System (BPMS) têm passado por intensas transformações para uma adequação às necessidades de mercado, principalmente para gerar melhores resultados para os negócios.

    Já sabemos que pilhas e pilhas de papéis no meio organizacional é uma realidade que ficou no passado (ou já deveria ter ficado), além de ser crescente a necessidade de automatizar processos e digitalizar documentos para otimizar a rotina. Prova disso é que a Orbis Research, empresa de pesquisa de mercado e análise da indústria, apontou que o mercado global de BPM deva valer entre US$ 13 e 14 bilhões até 2021.

    Há também números da Gartner que revelam que os Chief Information Officers (CIOs) gastam 18% de seus orçamentos para apoiar a digitalização, enquanto a estimativa é que os orçamentos para a transformação digital aumentem para 28% nos próximos dois anos (Quinstreet).

    Business Analytics, colaboração entre usuários, mobilidade e low-code. Você conhece esses termos? Neste artigo, elaboramos uma lista com cinco principais tendências do BPM para ainda este ano, e como a adoção desta solução traz resultados exponenciais para os negócios de todos os tipos de segmento.

    Tendência 1: Business Analytics integrado para análise profundas

    Business Analytics - Tendências do BPM

    Atualmente, os dados estão em toda parte. Segundo a Forrester Research, mais de 70% dos proprietários/executivos de nível C e executivos/presidentes disseram que “aproveitar melhor o Big Data e Analytics na decisão de negócios” seria uma prioridade alta nos próximos 12 meses.

    Já publicamos um artigo no qual citamos como o Analytics auxilia na tomada de decisão. Mas, para exemplificar: imagine um contexto em que nos últimos dez dias do mês o realizado está 20% abaixo do previsto para o faturamento. Uma plataforma que conta com o BPM e com o Business Analytics permitirá iniciar um plano de ação, ou ainda, enviar uma notificação ao gestor da atividade. Com o responsável ciente em tempo hábil de providenciar medidas necessárias, a tomada de decisão se torna mais assertiva nesses cenários.

    O Fusion Platform é uma solução que facilita esta gestão de indicadores por meio do Analytics. Além da integração com o BPM, a solução possibilita buscar indicadores em diversos bancos de dados, facilitando a gestão da empresa com a centralização das informações em uma interface única.

    Outro exemplo disso é o nosso módulo voltado a gestão de indicadores de desempenho que lançamos recentemente, o Metas & Estratégia. Este permite implantar com mais flexibilidade metodologias de gestão como OKR, BSC, entre outras, e promover uma maior colaboração, transparência, e potencializa a gestão com agilidade na troca de informação. Falamos um pouco sobre o assunto em nosso webinar sobre Metas e Estratégia:

    Tendência 2: Low-code e BPM na melhora contínua

    Ser funcional não é mais sinônimo de ser prático. Isso porque, mesmo que uma solução possa ter relevantes funcionalidades para um negócio, há situações em que os usuários precisam executar determinadas atividades e, por isso, não conseguem fazê-las por exigir conhecimentos específicos em linguagens de programação. E Isso pode acabar se tornando um problema!

    Muitas vezes o usuário não tem esse conhecimento específico e somente uma plataforma de BPM com funcionalidades low-code (baixa necessidade de programação) permite com que fluxos de trabalho sejam facilmente automatizados entre equipes de uma mesma empresa.

    O Fusion Platform tem esse diferencial: integra, modela e automatiza processos sem uma linha de código. Um exemplo prático disso é a criação de formulários para qualquer situação de negócio, incluindo aqueles mais complexos, como os formulários dinâmicos para dar total sustentação às regras de negócios dos processos.

    Leia nosso artigo: O que é BPMS e como ele pode agregar valor ao seu negócio?

    Tendência 3: Colaboração e integração de usuários

    Outra tendência bastante comentada é a utilização das mídias sociais e tecnologias em geral para melhorar a interação entre os setores e colaboradores dentro das empresas. Nisso, temos o conceito de Social Business, que se trata da habilidade de uma organização utilizar destes tipos de ferramentas para engajar suas comunidades e melhorar seu desempenho.

    Dashboard Fusion Platform

    Em um BPMS como o Fusion Platform, esse conceito é adotado em funcionalidades de interações como curtir, comentar e marcar pessoas em processos e documentos. Outro exemplo é a dashboard, na qual o usuário pode acompanhar com mais transparência todas as informações inerentes a organização, em um ambiente intuitivo e colaborativo.

    Tendência 4: Flexibilidade e integração

    A flexibilidade e a integração com outros tipos de soluções também são fatores que têm ganhado destaque. Com as mudanças de mercado e a evolução das plataformas de gerenciamento, muitas vezes é necessário implementar processos que requerem formulários com interface ricas.

    Para isso, é importante que, além das características low-code, a ferramenta permita realizar personalizações e adequações, caso o usuário tenha uma skill técnica e queira evoluir ainda mais as interfaces do BPMS, como é o caso do Fusion Platform.


    Integração com outros sistemas
    O BPM anda lado a lado com outras soluções dentro das organizações (ERP, HRM, SCM, CRM). E, dentro delas, existem uma série de regras de negócio que são disponibilizadas pelos fabricantes através de serviço. Nesse caso, o uso de arquitetura orientada a serviços seria o ideal. Entretanto, ainda existem soluções que não oferecem esse tipo de recurso. No Fusion Platform, é possível através de um wizard simples, integrar os processos com os serviços, mantendo a característica low-code da plataforma.

    Na ausência de tecnologia para o mundo ideal, é importante que o BPMS permita conectar os bancos de dados externos e integrá-los aos formulários sem necessidade de programação. Veja como funciona no Fusion Platform com os recursos de formulário externo:

    Formulário Externo - Tendências do BPM

    Além da integração, a flexibilidade também está presente nas opções de licenciamento do Fusion Platform. Com as opções On Premise, híbrido, e agora também na Nuvem (Cloud), o Fusion permite que empresas de diversos portes e segmentos inovem sua gestão da informação.

    Tendência 5: mobilidade



    Por fim, em um contexto em que a responsividade já não é mais uma tendência, mas uma realidade, as soluções de BPM de qualidade se adaptam aos usuários, proporcionando o uso tanto no computador, quanto em dispositivos móveis como smartphones e tablets.

    No Fusion Platform, a mobilidade é um diferencial que você pode encontrar! Estamos investindo cada vez mais em nossa plataforma, na qual o usuário pode acessar a Central de Tarefas, iniciar processos e executar tarefas de forma ágil e prática.


    Assista na prática como funciona nosso aplicativo mobile:
    https://www.youtube.com/watch?v=d3MAHBkF4Kg

    Teste esta funcionalidade e experimente o Fusion Platform por 15 dias grátis!

    Concluindo

    Estar atento às mudanças que os softwares de gestão têm passado nos últimos anos pode ser um fator essencial para que você e sua empresa façam uma escolha assertiva de uma solução de gestão. Isso porque são estas funcionalidades específicas que farão com que seu negócio acompanhe o mercado e não fique para trás.

    A QuinStreet, empresa americana de marketing e mídia, ressalta que 49% de líderes de organizações afirmam que o investimento adicional em BPM é necessário porque sua estrutura organizacional está mudando ou provavelmente mudará.

    A Neomind está atenta a estas mudanças e já antecipou a implementação dessas e outras tendências em sua solução, o Fusion Platform. Além do módulo de BPM, Analytics, Metas & Estratégia e Social mencionados aqui, a solução conta com os módulos de Capture e ECM/GED, para captura e gestão de documentos.

    Analise a viabilidade de investimento em uma solução de BPM nesta calculadora gratuita. Baixe agora!

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    Referências
    BPM Leader, Entrepeneuer, Solutions Review

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  • Aplique o Ciclo PDCA e garanta a melhoria contínua dos seus processos

    Aplique o Ciclo PDCA e garanta a melhoria contínua dos seus processos

    O método PDCA é um meio usado pelas empresas para aprimorar seus processos, produtos e serviços. Esse ciclo não trata apenas de problemas pontuais, mas da implementação de uma cultura de melhoria contínua.

    Para entender melhor o conceito, pense na seguinte situação: Pedro é o gerente de vendas de um e-commerce. No último mês, o número de pedidos despencou. Clientes que costumam realizar compras a cada 15 dias, de repente desapareceram. Ao analisar alguns indicadores, Pedro viu que o indicador relacionado à satisfação do cliente caiu drasticamente.

    Então, Pedro resolveu se reunir com a equipe de atendimento ao consumidor para entender o que pode estar acontecendo. Analisando alguns dados, percebeu-se que a principal reclamação dos clientes é o atraso na entrega. O gerente começa a pesquisar a questão mais a fundo e descobre que existe uma falha no processo de vendas, o qual foi recentemente adaptado.

    Não há dúvidas de que será preciso agir para ontem, pois, do contrário, o caixa da empresa, que já está pedindo socorro, sofrerá ainda mais. 

    Assim, Pedro e a equipe resolvem elaborar um plano de ação e implementar o ciclo PDCA.

    O que é PDCA?

    Plan, Do, Act and Check (planejar, fazer, agir e verificar), das iniciais de cada palavra, temos a sigla PDCA. 

    Desenvolvido na década de 1950 pelo consultor de gestão, Dr. William Edwards Deming, quando falamos em PDCA, nos referimos à uma importantíssima ferramenta de qualidade.

    Conhecido por Ciclo de Shewhart , Ciclo de Deming, ou ainda PDSA (Plan, Do, Study, Act), o PDCA surgiu porque Deming queria criar uma solução para ajudar as empresas a desenvolver hipóteses sobre o que precisa mudar e, em seguida, testá-las em um ciclo contínuo de feedback. Daí o termo “ciclo PDCA”. 

    Trata-se de uma abordagem iterativa de quatro estágios que visam melhorar continuamente os processos, produtos ou serviços, além de ser uma excelente ferramenta para resolução de problemas. 

    A metodologia PDCA é amplamente utilizada por empresas que desejam melhorar seus níveis de gestão com o controle eficiente de processos e de atividades internas e externas, padronizando informações e minimizando as chances de erros na tomada de decisão.

    Por ser um ciclo contínuo de feedback, uma vez implantado, o PDCA se torna uma constante na empresa, uma vez que seu objetivo principal é a melhoria contínua.

    Aplicações e vantagens do ciclo PDCA

    O Ciclo PDCA pode melhorar qualquer processo ou produto, sendo aplicável em inúmeras situações. No campo da tecnologia, por exemplo, a metodologia de planejar, fazer, agir e verificar é usada para analisar o ciclo de vida do desenvolvimento de software. 

    Já na indústria de manufatura e serviços, a ferramenta é usada para o desenvolvimento de novos produtos. A gestão de projetos também usufrui de seus benefícios. 

    Esses são apenas alguns exemplos, o método pode ser usado em diversos outros departamentos ou segmentos para que se obtenha vantagens como: 

    • Ajuda na implementação de iniciativas de Gestão da Qualidade Total ou Seis Sigma;
    • Auxilia na melhoria contínua dos processos;
    • Evita o desperdício de recursos;
    • É replicável: a partir do momento que uma nova técnica ou método de processo é verificado e analisado com sucesso, a empresa pode expandir o método já sabendo dos resultados a serem esperados;
    • Explora uma gama de soluções para problemas;
    • Permite que a empresa teste uma mudança de processo em pequena escala antes de investir em um método que poderá não funcionar ou que irá requerer ajustes.
    • Contribui para a redução de custos.

    Uma aplicação muito importante do Ciclo PDCA é na Gestão de Metas. Lembra da história do Pedro? Pois é, os indicadores de satisfação do cliente estavam muito abaixo do esperado, o que acabou interferindo em metas de venda e de lucratividade.

    Ao aplicar o PDCA,  desenvolve-se um plano de ação para corrigir os desvios que estão atrapalhando o cumprimento de metas. Isto é, garante-se a boa relação entre previsto e realizado.

    Como funciona o Ciclo PDCA?

    Conforme vimos, a metodologia possui quatro fases que devem ser seguidas:

    Plan (Planejar)

    É aqui que o Ciclo PDCA começa. Nessa primeira fase devem ser definidos os objetivos e as metas. Por ser a parte inicial, é recomendado dar maior atenção e considerar ações como:   

    • Estabelecer os objetivos e metas da tarefa a ser melhorada ou desenvolvida;
    • Descrever a tarefa em detalhes, sendo claro nas especificações;
    • Elencar os profissionais que farão parte do PDCA;
    • Definir prazos, os recursos financeiros necessários, custo esperado, mão de obra, entre outros.

    Do (Fazer)

    Depois de um planejamento minucioso, ele deve ser colocado em prática, ao pé da letra. Ou seja, seguir e respeitar o que foi planejado. É aqui que se coloca a mão na massa, geralmente em três etapas:

    1. Treinamento dos envolvidos no projeto;
    2. Execução do processo;
    3. Coleta de dados.

    Não esqueça de prestar atenção em quatro pontos:

    • Execute todas as tarefas conforme o planejamento;
    • Mantenha os stakeholders informados sobre o andamento;
    • Siga o cronograma; e,
    • Destaque quaisquer variações observadas.

    Check (Checar)

    Esta é a parte do Ciclo PDCA em que são identificadas falhas no projeto. Para isso, deve-se medir os resultados alcançados e checar se as metas foram atendidas. Essa verificação pode ser feita de duas maneiras:

    • Paralelamente à implementação, para garantir que o trabalho esteja sendo bem realizado;
    • Ao final, para uma análise estatística mais abrangente. A medição no final permitirá que sejam feitos ajustes não realizados ou não percebidos anteriormente.

    Nesta etapa também são identificadas as causas raízes dos problemas ocorridos.

    Act (Agir)

    Na última fase, são aplicadas as ações corretivas. Lembra que o Ciclo PDCA é utilizado para melhoria contínua? Exatamente por isso, aqui você deve:

    • Corrigir os desvios encontrados;
    • Identificar ações preventivas para as causas raízes, como implementar a gestão de risco;
    • Implementar as ações preventivas e verificar o resultado;
    • Repetir as três primeiras etapas (Plan, Do, Act) até que todas as metas sejam atingidas.

    Pense no Ciclo PDCA como uma bola que vai sempre avançando com o objetivo de melhorar.

    Fusion Platform no ciclo PDCA

    Pedro, da nossa história, conseguiu tomar ações para reverter os resultados negativos. O processo de vendas foi melhorado com a detecção de falhas entre as atividades. Mas, Pedro sabe que o trabalho apenas começou.

    Por não querer mais passar pelo sufoco de não ter informações em tempo real e centralizadas, Pedro resolveu implementar uma plataforma de gestão de riscos, processos, documentos, indicadores e assinatura eletrônica.

    Atuando de ponta a ponta, o Fusion Platform oferece um conjunto de soluções para garantir a excelência operacional. 

    Por proporcionar automatização de processos, centralização de informações, facilitar a comunicação e possuir indicadores atualizados em tempo real, a solução otimiza as rotinas e impulsiona a melhoria contínua.

    Dentre as funcionalidades disponibilizadas, é possível mapear, monitorar, gerenciar e analisar processos. Possibilitando, entre outros pontos,  identificar gargalos, acompanhar o desempenho e a execução das atividades em tempo real. 

    Especificamente para o Ciclo PDCA, a Neomind desenvolveu o módulo de Gestão de Metas e Estratégias. Além dele, há o acelerador de qualidade, que possibilita o controle efetivo dos planos de ação por meio do controle dos prazos das pendências.

    Em relação ao gerenciamento de documentos, todos os formulários e arquivos são centralizados, o que garante rápido acesso e coleta de informações. Já na Central Analytics, há relatórios e análises personalizadas sobre o desempenho de todas as atividades associadas.

    Sem dúvidas, se Pedro já contasse com o Fusion Platform, não precisaria enfrentar problemas em seu processo de vendas.

    E, se você não quer ser como Pedro e quer garantir maior eficiência, produtividade, qualidade e melhoria contínua em toda sua organização, experimente o Fusion Platform.

    Associar o Fusion Platform e o PDCA é garantir sucesso e resultados extraordinários para a sua organização.


  • Como funcionam as fases da implantação do BPM nas empresas?

    Como funcionam as fases da implantação do BPM nas empresas?

    É cada vez mais frequente nas organizações a necessidade de se trabalhar voltado a processos e práticas estruturadas, sejam estes empregados nas etapas produtivas ou de apoio. No entanto, as organizações e gestores enfrentam constantes dificuldades nas fases da implantação do BPM, muitas vezes por aspectos culturais ou técnicos, quando assumem o desafio de transformar a organização em uma estrutura voltada a processos.

    Frequentes perguntas surgem neste momento, tais como: Quais as deficiências e dificuldades atuais? Por onde começar? Que ferramentas de apoio empregar?

    Baixe agora o infográfico sobre as 6 fases do ciclo de vida do BPM!

    Nesse contexto, poucos gestores conhecem a existência de práticas e métodos estruturados para aplicar na Gestão de Processos de Negócio, termo este também conhecido como Business Process Management – BPM. Segundo o guia CBOK (Corpo Comum de Conhecimento de Gestão de Processos), o BPM é uma metodologia para projetar, modelar, executar, simular e monitorar e melhorar continuamente os processos de negócio das organizações, automatizados ou não, a fim de alcançar resultados consistentes e alinhados aos objetivos estratégicos de uma empresa.

    As seis fases da implantação do BPM

    Com o passar dos anos, chegamos a uma estruturação de apoio dividida em seis etapas essenciais para alavancar esta transformação nas organizações, e que explicarei a seguir:
    1. Planejamento e identificação (As Is);
    2. Análise de processos (To Be);
    3. Desenho (To Be);
    4. Simular fluxos e verificar aderência (To Be);
    5. Monitoramento e controle;
    6. Refinamento (melhoria dos fluxos).

    Fase 1 – Planejamento e identificação (As-Is)

    Durante a primeira das fases da implantação do BPM, é realizada a identificação e definição da situação atual dos processos da organização (As-Is), assim como os usuários-chave (key users) envolvidos. É fundamental que estes usuários participem desta fase do levantamento e entendimento dos processos, visto que eles são uma rica fonte de informações de como os processos são executados no dia a dia, além dos seus potenciais e vulnerabilidades.

    Como ferramentas de apoio, também podem ser levantados nesta etapa insumos para apoiar os próximos passos, tais como: estrutura hierárquica da organização, papéis, responsabilidades, relatórios, auditorias que são realizadas, indicadores de desempenho e prioridades estratégicas.

    O artefato final desta etapa, além de elencar a estrutura atual dos processos da organização e usuários-chave, precisa também relacionar o diagnóstico que contemple os principais problemas inerentes a estes processos e as políticas vigentes. Deve-se dispor de um diagrama do fluxo com as atividades, tempos médios para cada atividade e envolvidos (internos e externos).

    Leia também: O que é mapeamento de processos As-is/To-be? Ou assista: [Webinar] As Is To Be: o que é e como aplicá-lo.

    Fase 2 – Análises e oportunidades de melhorias (To Be)

    Na segunda das fases da implantação do BPM, já são de conhecimento os gargalos, falhas, e outras deficiências do processo. E com base nestes insumos, deve-se analisar cada um dos processos e propor melhorias alinhadas aos objetivos estratégicos da organização, desenhando assim uma nova versão de cada um dos processos (To Be).

    As oportunidades de melhoria são a chave do sucesso nesse momento, e elas normalmente estão relacionadas aos métodos de trabalho, pessoas, máquinas e equipamentos, matéria prima, clientes/fornecedores, ambiente físico, entre outras.

    Outro ponto que deve ser considerado na análise do processo To Be é a possibilidade de automatização do processo com uma ferramenta de BPM. E caso esta seja uma possibilidade, a adequação do modelo de processo deve levar em consideração as características da ferramenta escolhida com o objetivo de fazer o melhor uso possível destas características.

    Fase 3 – Priorização dos fluxos e automatização

    Como pilar para os objetivos estratégicos resultantes da implantação de uma gestão voltada a processos, é importante o entendimento de que, muitas vezes, este novo paradigma exige uma revisão cultural da organização.

    Uma estratégia para fazer com que a organização engaje com a implantação do BPM é iniciar pelos processos mais simples, mas que tragam algum ganho operacional ou simplifique tarefas diárias, e que tenha adesão e envolvimento dos gestores. Pode ser perigoso começar por processos maiores ou mais complexos da empresa, uma vez que os colaboradores ainda estão em processo de adaptação e familiarização com a metodologia e ferramentas.

    Para a automatização dos fluxos, o ideal é que seja utilizado uma suíte que vá além da simples modelagem do fluxograma, ou seja, uma suíte que permita a execução sistêmica das etapas com formulários eletrônicos e Gestão de Documentos (ECM). Ainda na definição da estratégia de automatização, deve-se verificar:

    • Quais as relações e necessidades de integração dos fluxos com outros sistemas internos da organização, ou até mesmo externos;
    • Como funcionará o controle para geração de evidências e auditorias;
    • Mecanismos para geração de relatórios automatizados e identificação de gargalos;
    • Controle de versões de processos e documentos;
    • Forma de treinamento dos usuários e divulgação;
    • Implantação e suporte assistido.

    Fase 4 – Simulação dos fluxos e verificação da aderência

    Na quarta fase, deve ser possível colocar em ação a execução dos processos selecionados na forma de fluxo de trabalho, assim como a definição resultante das fases anteriores.

    Com a automatização dos processos selecionados e sua devida estruturação em uma solução de BPM (ou BPMS), é imprescindível a realização de simulações/pilotos com os usuários-chave para verificar a aderência das melhorias, e se estas estão alinhadas aos objetivos estratégicos da organização, e realizar os ajustes necessários.

    Por fim, após a homologação pelos usuários-chave deve ser estruturada a forma de treinamento e capacitação dos demais usuários envolvidos, além do planejamento da implantação e o suporte assistido.

    Fase 5 – Monitoramento, controle e análise dos resultados

    Nesta etapa, os processos são acompanhados por meio de indicadores de desempenho e relatórios que possibilitam identificar e automatizar gargalos de processos, além de realizar subsídio a auditorias.

    É importante que neste instante haja um acompanhamento assistido de profissionais capacitados para auxiliar os usuários em relação a eventuais problemas decorrentes da automatização do fluxo.

    Os indicadores mais empregados para embasar relatórios de análise dos resultados da automatização dos processos são: tempo médio de realização das atividades, custo para realização das atividades, tempo médio de execução dos processos e relatórios de satisfação.

    Fase 6: Refinamento (melhoria e expansão da automatização)

    Chamada também de melhoria contínua, a última fase deve ser realizada com base nas análise e insumos gerados pela etapa anterior. É importante que seja estabelecido um comitê de mudanças em processos, que deverá realizar reuniões periódicas para acompanhamento de indicadores e sugestões de melhoria, assim como também sejam criados processos para registro e tratamento de mudanças em processos.

    Este comitê deverá também manter o controle de versão de processos e, além da melhoria dos processos já implantados, procurar identificar novos processos para automatização.

    Para finalizar: os desafios

    O principal fator para garantir o sucesso ou não nas fases da implantação do BPM é a atenção aos aspectos culturais da organização, como já dizia o pai da administração moderna Peter Ducker: “Culture eats strategy for breakfast”.

    Esta lendária frase exprime de forma bastante clara o maior desafio da implantação de uma gestão orientada a processos, de forma que, caso os gestores e especialistas em processos não estejam bastante sensíveis e atentos a aspectos culturais de cada organização, certamente a estratégia, independente de qual seja, não será efetiva.

    No entanto, uma estratégia elaborada em um ambiente que possibilite ciclos de implementação mais curtos, com fases bem definidas em um programa com o foco na constante medição dos resultados e na melhoria continua, tende a ser um fator fundamental para redução de riscos.

    Quer saber quanto custa a implantação do BPM? Baixe nossa calculadora:


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    Quer saber mais sobre o assunto? Ouça nosso podcast sobre como implementar o BPM nas empresas:

  • Como a Gestão por Processos (BPM) torna assertiva a tomada de decisão dentro das empresas

    Como a Gestão por Processos (BPM) torna assertiva a tomada de decisão dentro das empresas

    O dia a dia das empresas não é fácil. Diariamente, processos precisam ser executados, decisões devem ser tomadas, e atividades gerenciadas. Em meio a uma rotina acelerada com a transformação digital, a organização e documentação de processos tem ganhado cada vez mais relevância ao longo dos anos, mostrando a necessidade de mudanças para se obter reais resultados, e assim chegar ao crescimento.

    É muito comum, ao termos a percepção de problemas de processos em um negócio, partirmos diretamente para a ação: desenhá-los, documentá-los e torná-los públicos para dar ciência da forma de trabalho. Porém, na prática, essa missão não é tão simples como o planejado.

    Mesmo com todo o processo documentado, tê-lo no papel não é garantia de que na prática ele será cumprido, pois, geralmente o que é apontado no “off-line” não revela o que realmente está acontecendo na prática. Problemas como ter essa garantia e a medição por meio de indicadores da eficiência de processos são muito comuns, e podem acabar atrapalhando na tomada de decisão.

    E como o Business Process Management (BPM) é protagonista nessa missão?

    Atualmente, no mercado, diferentes soluções se propõem a oferecer recursos para documentar os processos das empresas. Entretanto, é com o Business Process Management System (BPMS) que a diferença realmente acontece na gestão.

    Os BPMS são soluções que permitem projetar, implementar e melhorar processos. Além disso, se preciso, é possível nele remodelar o processo e implantar a gestão de mudança dependendo da necessidade exigida quantas vezes forem necessárias.

    Assim, cada empresa tem acompanhamento em tempo real, garantindo que o previsto previamente no papel aconteça na prática, permitindo também a integração e automatização dos processos.


    Mas não é qualquer software BPMS que automatiza processos.

    No Fusion Platform, a automatização é protagonista. Toda informação planejada, seja no papel, ou diretamente na solução, é automatizada, adaptando-se às
    necessidades de alterações e implantando a gestão de mudança conforme a necessidade exigida, o que facilita a tomada de decisão.

    Outra característica do uso do BPMS é que após a execução de todas as atividades necessárias e com o processo consolidado, torna-se possível identificar gargalos e estruturar as KPIs (Key Perfomance Indicators), fatores que auxiliam e influenciam nas escolhas de gestores, CEOs, gerentes e colaboradores em geral.

    Dados de diferentes fontes: o Business Analytics como auxílio na decisão

    Dentro do contexto de Business Intelligence, que você provavelmente já conhece, e com a presença de métricas para auxiliar nas empresas, temos o Business Analytics: um conjunto de funções que permite, além de extrair informações de processos (BPMS), convergir com informações de outras soluções, ou até mesmo das famosas planilhas de Excel.

    Por exemplo: imagine um contexto em que nos últimos cinco dias do mês o realizado está 30% abaixo do previsto para o faturamento. A partir dessa percepção, a solução que conta com o Business Analytics permite iniciar um processo de plano de ação, ou, enviar uma notificação ao gestor da atividade e fazer com que o responsável fique ciente da atividade a tempo hábil de providenciar as medidas necessárias.

    Neste cenário existe também outra figura importante, ao qual denominamos BAM (Business Activity Monitoring). O monitoramento de atividades de negócios (BAM) consiste no gerenciamento de processos de negócios (BPM) por meio de software, com o objetivo de fornecer relatórios abrangentes e cumulativos sobre o negócio.

    O processo de BAM engloba operações, análises, transações e outras informações de atividade eletrônica em tempo real, que são transformadas em relatórios eletrônicos. Relatórios estes que são enviados aos gerentes de negócios em tempo real para que estes avaliem a produtividade dos negócios e assim auxiliar na tomada de decisão.

    Contar com a informação estruturada e centralizada se tornou hoje em dia essencial caso o seu negócio deseja ter tomadas de decisões transparentes e assertivas, e seguir em um contexto cada vez mais competitivo.


    Assista ao vídeo e veja como podemos auxiliar nessa missão:


    Recentemente, o Fusion Platform passou a contar com mais um recurso que agrega ainda mais nosso BPMS, o módulo de Metas & Estratégia. Com ele, atividades como a mencionada acima, são facilmente executadas e monitoradas em uma interface única, onde são centralizadas todas as metas do negócio, indiferente da metodologia utilizada pela empresa: BSC, PDCA, GPD, KPI, OKR, entre outras. Experimente gratuitamente por 15 dias!


    Fonte:
    Techopedia

  • BPM e Workflow: quais são suas diferenças?

    BPM e Workflow: quais são suas diferenças?

    Um tema que sempre volta à discussão no ambiente empresarial são as diferenças e similaridades do BPM e Workflow.

    Embora sejam duas ferramentas com conceitos distintos entre si, funcionam muito bem quando trabalham juntas. A combinação de BPM e Workflow potencializa os resultados da empresa e contribuem para o sucesso sustentável.

    Enquanto uma é apenas uma parte do todo, a outra é mais abrangente. Por isso, é comum que haja certa confusão sobre seu entendimento.  

    Que tal um exemplo prático?

    Vamos facilitar seu entendimento: imagine que você esteja em um avião prestes a pousar.

    Na sua cabine, o piloto teve que pedir permissão para a torre de comando, e com a permissão concedida, uma equipe é colocada a postos, em terra. 

    Como passageiro, você percebe que há uma sequência de procedimentos que ocorrem para levar o avião ao solo. 

    Por exemplo, um aviso é dado para os passageiros voltarem o assento à posição vertical, e a comissária de bordo checa os assentos e as bandejas.

    No aeroporto onde o avião pousará, também existe um fluxo a ser seguido. Além deste pouso, existem outros procedimentos como decolagem, manutenção e reabastecimentos. 

    Para cada um desses procedimentos são necessários dados, tanto para sua execução, como para aperfeiçoar a operação.

    A partir de relatórios é possível esclarecer questionamentos como:

    • quanto tempo os passageiros levam para desembarcar?
    • E para embarcar?
    • Qual é a porcentagem de atraso na decolagem?
    • O atraso é devido ao alto fluxo do aeroporto, ou aos procedimentos de cada companhia?

    Mas o que isso tem relação com BPM e workflow? Nesse nosso exemplo do avião:

    • O fluxo de trabalho (Workflow) são os procedimentos sequenciais ocorridos para que avião pousasse (piloto avisa aeroporto, comandante avisa a tripulação, aeromoça checa assentos e bandeja);
    • Enquanto que toda a operação de pouso foi gerenciada por processos no aeroporto. Já que para que um pouso possa ocorrer é necessário verificar o tráfego aéreo e se há espaço na pista. Ou seja, é algo mais complexo e que exige uma abordagem mais estruturada.

    Agora que você já pegou essa introdução, é hora de aprofundar os conhecimentos e entender mais sobre BPM e Workflow. Afinal, eles não são a mesma coisa? 

    O que é Workflow?

    Workflow trata de uma sequência de atividades com o objetivo de dar uma visão geral de um processo. Essa proposta reduz as ineficiências, monitora resultados e incorpora a automatização. 

    Além disso, serve para alinhar os processos com os objetivos do negócio e sistematizar como documentos e tarefas são concluídos e executados para qualidade e/ou conformidade.

    O fluxo de trabalho transforma a maneira como toda empresa executa processos, atividades, tarefas, políticas e procedimentos. 

    Isso se justifica porque um software de gerenciamento de workflow permite configurar e monitorar uma sequência de tarefas, geralmente na forma de um diagrama. 

    Na maioria das vezes, esses diagramas não são detalhados. No entanto, fornecem informações suficientes para que instruções sejam seguidas e tarefas sejam eficientemente executadas.

    Por outro ponto de vista, o workflow seria como os passos para fazer um bolo. Mas, não todo o processo de montagem, embalagem, entre outros. 

    Assim, dizemos que workflow é a ponta do iceberg quando comparamos com a disciplina BPM.

    O que é BPM?

    BPM é a sigla para Business Process Management, ou Gerenciamento de Processos de Negócios. Trata-se de uma metodologia que constantemente avalia alterações e melhorias nos mais variados aspectos de um processo.

    Assim, o BPM tem como intuito alcançar os objetivos das organizações por meio de melhorias na gestão e controle de métodos, técnicas e ferramentas para analisar, modelar, publicar, aperfeiçoar e controlar processos.

    Então, quais são as semelhanças entre BPM e Workflow?

    Para entender a relação BPM Workflow, temos que abordar as semelhanças entre eles. 

    Pelas definições acima, ambos são usados para melhorar os processos da empresa. Tanto um quanto o outro enxergam valor no processo como um todo. Além disso, BPM e Workflow são sobre tarefas, automação e transferência de dados.
    Perceba que a metodologia BPM é semelhante ao workflow. Mas, como dizem: uma coisa é uma coisa, outra coisa é outra coisa.

    O que há de diferente entre as duas ferramentas?

    Para início de conversa, é preciso esclarecer que workflow é uma engrenagem essencial, mas é apenas um dos muitos componentes que integram um processo.

    Um fluxo de trabalho está relacionado a uma sequência de atividades que podem ser manuais ou procedimentos automatizados (baseados em software). Por outro lado, o Business Process Management (BPM) está relacionado à execução e gerenciamento de processos de negócios.

    O BPM incorpora os fluxos de trabalho (vários fluxos de trabalho), ferramentas de automatização e capital humano.

    Um software de BPM faz com que todas as engrenagens trabalhem juntas – e em harmonia – para criar um resultado final ideal, eficiente e mais ágil. 

    Ao contrário do workflow, o Gerenciamento de Processos de Negócios tem a capacidade de coordenar várias atividades e processos de forma integrada.

    O workflow é uma ferramenta de automação simples para direcionar tarefas aos usuários responsáveis.

    Já uma solução de BPM adota uma abordagem mais estruturada, na qual a automação do fluxo de trabalho é apenas uma peça do quebra-cabeça.

    Se você precisa automatizar ou organizar um processo simples no seu departamento, workflow é a saída. Contudo, caso seu departamento tenha vários processos interconectados, será necessário gerenciar vários fluxos de trabalho, formulários, notificações, relatórios, entre outros. 

    A resposta, para esse caso, está no BPM.

    Isso significa preciso escolher entre BPM e Workflow?

    A resposta é não. Entender as diferenças entre BPM e Workflow é essencial para que você não fique confuso e acabe achando que ambos os termos são iguais.

    A questão principal é não pensar que as duas ferramentas são opostas. Mas, em considerar o BPM e Workflow operando juntos.

    Enquanto o Workflow pode ser realizado de maneira manual, sem interferência tecnológica, o BPM automatiza tarefas com uso de softwares.

    A principal questão é que um BPM Workflow software junta o que há de melhor nos dois termos. Uma Plataforma de Gestão Integrada disponibiliza todas as funcionalidades de um sistema de workflow somadas aos recursos adicionais que gerenciam os processos da empresa, melhorando o nível organizacional.

    Além disso, esse tipo de solução gera uma visão holística de toda a empresa, possibilitando identificar pontos de melhoria no fluxo de trabalho. Ou seja, no workflow.

    É como se, baseado no nosso exemplo do avião, a companhia aérea tivesse, em mãos, todas as informações sobre suas operações.

    Esse recurso tecnológico proporciona que as informações sobre os processos, documentos e indicadores estejam acessíveis. Trazem como benefícios a padronização, economia de tempo e recursos, rastreabilidade, conformidade, produtividade, entre outros.

    Aproveite para experimentar o Fusion Platform e colher esses, e tantas outras vantagens dentro do seu próprio negócio.

    O Fusion Platform é uma solução que possibilita gerenciar sua companhia de ponta a ponta rumo ao crescimento e ao sucesso.

    Para saber mais sobre BPM, convidamos você a ler nossos artigos:
    • Inteligência Artificial: da automação de processos ao aumento de produtividade
    • Glossário de BPM: conheça os termos mais utilizados
    • O papel da gestão de processos em tempos de Transformação Digital
    • O que é Gestão de Processos (BPM) e quais seus benefícios?
    • Como o BPM potencializa seus sistemas de gestão (ERPs)



    Caso você queira saber mais sobre BPM e Workflow, entre em contato. Será um prazer poder ajudar! Fique à vontade para compartilhar este artigo com seus colegas. Até a próxima!


  • Infográfico – Sistemas de Gestão de Empresas

    Infográfico – Sistemas de Gestão de Empresas

    ERP, BPM, ECM, HRM, SCM, CRM, MES e Analytics. Você sabe a diferença destes sistemas de gestão de empresas?

    Recentemente publicamos aqui no nosso blog, que há anos os ERPs dominam os ambientes corporativos, seja na área financeira, contábil, manufatura e recursos humanos. Atualmente, existe uma infinidade de siglas para designar sistemas de gestão como ERP, CRM, HRM, BPM, entre diversos outros.

    Alguns você já deve conhecer, outros você pode nunca ter ouvido falar, porém, todos possuem seus pontos positivos e negativos e suas devidas funções dentro das organizações.

    Para ajudar você a desvendar esse universo, criamos um infográfico que irá esclarecer suas dúvidas sobre o assunto e descobrir como otimizar a gestão de sua empresa e reduzir custos de processos. Confira!

    Em um contexto da era digital, em que a necessidade de gestão nas empresas ficou ainda mais evidente, uma pesquisa da Associação Brasileira das Empresas de Software (Abes), em parceria com a consultoria IDC, mostra que o país investiu US$ 38 bilhões nas áreas de Tecnologia da Informação em 2017.

    Somos uma empresa especializada em soluções voltadas à Gestão de Processos (BPM), Gestão de Documentos (ECM), Indicadores (Analytics), Metas e Estratégia (BSC), Capturas (Capture), Portais & Social, em que auxiliamos negócios de todos os segmentos a reduzirem custos, facilitarem as tomadas de decisões, eliminarem papel e alcançarem a transformação digital. Experimente agora o Fusion Platform!

  • Como o BPM potencializa seus sistemas de gestão (ERPs)

    Como o BPM potencializa seus sistemas de gestão (ERPs)

    Há décadas os ERPs dominam os ambientes corporativos e os módulos especialistas como financeiro, contábil, produção, manufatura, RH, entre outros, que são caracterizados por uma infinidade de telas, relatórios e parâmetros, sempre com uma visão transacional.

    Leia também: As diferenças entre ERP e BPM

    A experiência de uso na utilização da maioria dos ERPs de mercado é bastante cansativa, e para gerar qualquer tipo de informação, seja tática ou estratégia, normalmente os usuários necessitam de um grande esforço e as áreas de TI dependem diretamente dos seus respectivos fornecedores.

    Com a proliferação do uso da tecnologia, em especial dos smartphones e tablets, os usuários começaram a exigir soluções mais rápidas, simples e que ofereçam aos seus usuários experiências de uso cada vez mais apuradas. Por consequência, questionamentos começaram a surgir:

    • Por que os sistemas da empresa não atendem às necessidades da minha área?
    • Por que os sistemas são tão complicados, limitados e diferentes da minha realidade?
    • Porque meu ERP atende a apenas uma parte do meu processo prático de trabalho?
    • Por que é tão difícil, demorado e caro incluir novas funcionalidades?
    • Como treinar os usuários em todas as telas para que eles possam preenchê-las corretamente? Como solicitar a ele apenas o que realmente interessa ao negócio?
    • Ter um ERP por si só não torna a empresa verdadeiramente integrada, por que esta dependência do fornecedor do pacote?
    • Porque é tão difícil gerar informações relevantes a partir dos dados disponíveis em meu ERP?

    Entendendo os motivos dos conflitos com ERPs

    As perguntas acima representam exatamente a realidade da maioria das empresas atualmente do mercado e abaixo apontamos alguns motivos:

    • Os sistemas de gestão tradicional possuem regras de negócio rígidas e de difícil parametrização;
    • ERPs possuem telas complexas e em que sua maioria trazem e solicitam informações que não são necessárias ao negócio;
    • Os usuários individualmente preenchem telas e não conseguem perceber o todo;
    • Os processos transacionais normalmente são espalhados em uma visão segmentada por função e não sobre a unidade de trabalho
    • A informação tem que ser puxada, com necessidade de acessar uma tela ou relatório;
    • Pessoas e a empresa devem se adequar ao sistema, e não o contrário;
    • Muita dificuldade de conhecer o próximo responsável e quais são os próximos passos.
    • Falta de gestão das pendências e dos trabalhos em aberto
    • Engloba apenas uma parte do processo de negócio, não permitindo a gestão de toda cadeia de valor

    A resposta a grande parte destas dificuldades práticas está na adoção da disciplina e de sistemas de BPM, o qual vem conquistando espaço porque agiliza as tarefas, reduz custos, engloba o processo como um tudo, permite efetiva gestão sobre a cadeia de valor, auxilia a tomada de decisão e é focado em facilitar e orquestrar os processos da organização, seus documentos e na geração de informação tática e estratégica.

    Principais características de um BPM

    O BPM executa tarefas com ações amigáveis e configuradas, sempre focando nos dados da atividade em execução e mostrando o que o usuário precisa saber, sem exageros ou informações desnecessárias, com possibilidade de busca de informações previamente existentes nos sistemas legados e entregando de forma efetiva apenas o insumo necessário que o usuário precisa para fazer seu trabalho. Além disso, os processos tornam-se mais rápidos porque a interação é simplificada e as tarefas são comunicadas por e-mail, dashboards e/ou smartphone.

    Além disso deve permitir através da tecnologia atualmente existente no mercado que os usuários tenham mobilidade em seu dia a dia através do uso de smartphone para executar tarefas, colaborar sobre os ativos corporativos, preencher formulários, realizar aprovações, publicar e consultar documentos entre várias outras facilidades possam ser aplicadas no contexto de negócio de sentido de dar fluidez, agilidade e produtividade ao trabalho do dia a dia. Desse modo, os envolvidos têm diversos meios de acompanhar todas as etapas e têm conhecimento dos prazos e tempos gastos.

    Outras características incluem:

    • Desenhar o fluxo e integrar com formulários de negócios;
    • Automação de processos de negócio que são gerados a partir de gatihos de documentos;
    • Regras de negócio são configuráveis;
    • Formulários dinâmicos são utilizados para personalizar as informações em cada etapa dos processos;
    • Eliminação de redundância de dados;
    • Ponto focal único, com integração de dados de diferentes sistemas de forma transparente para o usuário final, sem necessidade de múltiplos logins e senhas;
    • As pessoas são comunicadas de suas tarefas e têm prazos para executá-las.

    A disciplina e os sistemas de BPM vieram para preencher uma lacuna importante deixada pelo ERP, com uma visão orientada a processos, integrações e gestão, visando permitir o controle ponta a ponta de todo o trâmite de dados, documentos e informações da empresa e de forma integrada. Portanto, eles devem ser considerados em qualquer estratégia de transformação digital, iniciativas paperless, ou simplesmente com o objetivo de evolução de patamar no que tange ao efetivo controle de qualquer negócio, tendo em mente o seu componente mais essencial: os processos estão em todos os lugares.

    Por isso, para potencializar o seu sistema de gestão, considere a solução Fusion Platform da Neomind, uma plataforma de soluções que integra a Gestão de Documentos (ECM), BPM (Workflow), Capture, Portal e Analytics, permitindo interação com funcionários, clientes, fornecedores e qualquer outra pessoa de forma simplificada e integrada.

    Veja na prática como funciona o BPM:


    Esperamos que este conteúdo tenha sido útil a você e, em caso afirmativo, compartilhe com seus colegas! Acompanhe nossos conteúdo pelo Blog da Neomind, ou ainda pelo nosso Facebook e Linkedin.


  • AS IS/TO BE no mapeamento de processos: o que é?

    AS IS/TO BE no mapeamento de processos: o que é?

    Segundo o guia PMBOK – 4ª Edição, um processo é um conjunto de ações e atividades inter-relacionadas, que são executadas para alcançar um produto, resultado ou serviço predefinido. Em suma, é a padronização de atividades que contém o mesmo fim.

    Nesse cenário, mapear um processo – conforme detalharemos a seguir – permite à empresa demonstrar o retorno de uma atividade em específico, ou seja, ver os resultados alcançados, além de apresentar de forma visual todas as atividades de um processo.

    Para isso existe o mapeamento de processos AS IS/TO BE. Empresas utilizam a técnica como uma ferramenta de gestão que auxilia na descrição e na melhoria dos processos internos. Um  dos motivos disso é que o AS IS/TO BE é dedicado à exploração do negócio da empresa através de metodologias e práticas utilizadas nas atividades do dia a dia.

    Confira a seguir:

    Quer saber como aplicar o AS IS/TO BE? Assista ao vídeo que preparamos sobre o assunto.

    O que é AS IS/TO BE?

    No mapeamento AS IS/TO BE temos dois momentos:

    • O mapeamento de processos AS IS é a definição da situação atual do processo organizacional ou de negócios. Os participantes desse mapeamento são os usuários envolvidos no dia a dia do processo (key users). Nesse contexto, uma boa prática é solicitar ao executor do processo que relate como executá-lo, ou então é feito um questionário para levantar as informações.

    Destacamos que, justamente por mostrar como os processos funcionam no presente, o processo AS IS indica o que pode ser melhorado (e não como fazê-lo).

    • Já o mapeamento de processos TO BE é a definição da situação futura do processo organizacional ou de negócios, ou seja, onde se quer chegar. Ele esclarece como, estruturalmente, pode-se alcançar o estado desejado nos processos.

    É também onde documentamos o que ficou definido do mapeamento com o auxílio de ferramentas que agregam valor ao processo, como tecnologias BPM (Business Process Management). Os participantes dessa definição geralmente são pessoas que possuem experiências com o mesmo tipo de processo. Além disso, estão aptas a contribuírem na otimização dos processos para melhor aderência às práticas, aos objetivos da organização e aos sistemas de apoio.

    Leia também: Por que automatizar processos com software BPM?

    Ok, mas por que mapear?

    Com a competitividade do mercado, o mapeamento de processos é um diferencial dentro da organização. Por meio dele é possível ter maior compreensão do processo e obter vários pontos positivos, como:

    • Deixar mais eficiente a tomada de decisão: com o mapeamento é possível visualizar a trajetória do processo dentro da organização, como as atividades e seus responsáveis, os elementos – mão de obra, recursos – e esforços necessários. Sendo assim, além de reconhecer o que melhorar, mapear significa otimizar o tempo e deixar mais eficiente a tomada de decisão.
    • Padronizar o processo, aumentar a produtividade, melhorar a qualidade de entrega do produto e/ou serviço e obter maior satisfação dos clientes: com a padronização do processo, através de uma documentação, por exemplo, é possível manter um padrão de qualidade de serviço e/ou produto a ser entregue ao cliente. Além disso, graças ao mapeamento os colaboradores terão um conhecimento maior sobre a organização e sobre o processo, evidenciando problemas a serem melhorados. Dessa forma a empresa se torna mais eficaz, melhora o desempenho e, por consequência, alavanca seus resultados.
    • Demonstrar de forma gráfica e descritiva o conjunto de atividades e seus caminhos percorridos: isso otimiza os recursos, reduz desperdícios, elimina tarefas executadas em duplicidade, desnecessárias ou que não agregam valor.

    Resumidamente, as vantagens do mapeamento de processos incluem:

    Que tal se aprofundar mais no assunto? Baixe nosso estudo completo e veja como identificar o cenário em que a sua empresa se encontra e quais as vantagens de realizar o mapeio orientado a automatização.

    Pontos importantes sobre o mapeamento de processos na prática

    Para o mapeamento de processos algumas perguntas devem ser levantadas:

    • Qual é o objetivo de cada umas das atividades no processo que está sendo mapeado?
    • Quem são as pessoas que participam e a que área ou departamento pertence cada uma?
    • Quem é o responsável pelo processo que está sendo mapeado?
    • Quais são as atividades que devem ser realizadas no processo?
    • Nestas atividades rastreadas, existe alguma restrição? Se sim, quais são?

    Essas ações, uma vez executadas, permitem que os processos sejam vistos em sua totalidade. Assim, fica fácil acharmos alternativas de mudanças e padronização para se ter a qualidade do produto final. Importante destacar ainda que o mapeamento pode ser feito manualmente (numa planilha, por exemplo), mas o recomendável é utilizar uma ferramenta de Gerenciamento de Processos de Negócios (BPM).

    A explicação é simples: com um BPM é muito mais fácil acompanhar o tempo necessário para concluir um processo, encontrar gargalos, impor padrões de execução com campos ou aprovações, automatizar o trabalho, entre outras funções.

    E como queremos que você entenda bem como funciona o mapeamento na prática, neste artigo trazemos alguns exemplos de mapeamento de processos utilizando uma ferramenta de BPM. Os processos exemplificados são de reembolso de despesas, registro de não conformidade, solicitação de compras, solicitação de compras e gestão de suporte. Confira aqui.

    Bom, mas agora que você entendeu o que é o mapeamento de processos AS IS/TO BE e os benefícios de realizar o mapeamento, vamos à pergunta:

    Quais os objetivos do AS IS/TO BE?

    Enquanto o mapeamento de processos AS IS tem como vantagem ajudar a equipe a visualizar precisamente os processos de uma organização – bem como as áreas de risco – o TO BE tem como benefício a modelagem do impacto de mudanças futuras no processo antes de realmente realizá-las.

    Tenha em mente que a ferramenta AS IS/TO BE deve focar no amadurecimento do processo de modo que ao final da etapa TO BE ele esteja:

    • Cada vez mais aderente aos objetivos estratégicos da organização e
    • Estruturado de forma a simplificar e trazer eficácia aos processos e suas atividades, sejam elas no âmbito estratégico ou operacional.

    Para que estes objetivos sejam alcançados, é fundamental o envolvimento e engajamento de todos os participantes e o foco diário na melhoria contínua, além da adoção de uma solução eficiente de Gestão de Processos.

    Seguindo para a prática, pensando em ajudar você a atingir os objetivos do mapeamento de processos AS IS/TO BE, separamos um passo a passo:

    Etapas do mapeamento AS IS/TO BE

    1. Defina os usuários chaves e/ou dono do processo

    Os usuários-chaves são os que possuem maior conhecimento sobre as regras de um processo de negócio. São eles que realizam o processo diariamente. É preciso identificar tais profissionais para coletar informações.

    2. Identifique e mapeie processos (levantamento do processo AS IS)

    Também chamada de levantamento AS IS, nesta etapa o processo atual é modelado sem se atentar às melhorias que podem ou devem ser aplicadas. As entrevistas ou reuniões ocorrem com os usuários-chaves.

    Detalhando melhor, confira cinco passos para o mapeamento de processos AS IS:

    1 – Definir usuários-chave: aqui, os pontos mais importantes são escolher pessoas que tenham um domínio sobre o processo e a produção, e que seja operacional, ou seja, que atue efetivamente nas atividades da produção.

    2 – Reunião de Kick-off: trata-se de uma reunião geral com os usuários-chave, deixando claro todas as vantagens de mapear um processo. Assim, os usuários perdem aquela resistência e podem detalhar como todas as atividades funcionam, fazendo com que o processo possa render 100%.

    3 –  Coleta de anexos: o usuário coleta todo o tipo de dado que seja útil para o mapeamento do processo, como planilhas, e-mails, projetos, relatórios etc. O ideal é o usuário mostrar esse passo na reunião inicial.

    4 – As entrevistas: o ponto principal aqui é a coleta de dados e a identificação de micro processos no ambiente alvo, que pode ser uma atividade em específico, um processo de um cliente etc. Deve-se levantar dados sobre:

    • Descrição das regras de negócio e usuários envolvidos, fornecedores, clientes e suas interações;
    • Explicação do percurso do processo (sequenciamento de tarefas) e validações, os cenários alternativos de negócio;
    • Descrição das tarefas, tempo de execução e participantes;
    • Entender e definir os inputs e outputs (informações de entrada e saída);
    • Buscar documentos e sistemas que facilitem o entendimento e auxiliem no que pode ser automatizado.

    Também é possível aplicar questionários, realizar pesquisas e enquetes para poder compreender uma porção maior da organização. Esta fase não requer necessariamente um fluxo modelado, já que possuir a regra de negócio (processo) documentada é o suficiente.

    5 – Reunião final: a essência deste passo é a junção de todos os passos anteriores. Uma nova revisão do mapeamento deve ser realizada, revisando cada ponto feito, para assegurar a qualidade e eficiência do processo.

    3. Redesenhe processos (modelagem do processo TO BE)

    Nesta etapa são definidas as soluções para os problemas, ou seja, são avaliadas as possíveis melhorias para poder aplicar no processo. É também aqui que definimos uma versão nova da modelagem, o TO BE – novo gestor do processo, escopo, objetivo, atividades, regras e papéis.

    Além de definir esses itens, é preciso salientar atividades que agregam valor e remover as que não agregam, desenhando o processo com ferramentas de modelagem específicas. Para otimizar a documentação das informações é de grande importância que nesta etapa sejam utilizadas ferramentas de automatização de processos, como as de BPM.

    Essas ferramentas permitem organizar o fluxo de trabalho a fim de estruturar as tarefas e gerar maior transparência, integrar diferentes sistemas, desenhar a modelagem do processo em si e remover atividades manuais.

    4. Consenso com o cliente

    É a etapa em que o cliente ratifica o processo modelado, as regras levantadas e melhorias sugeridas. É preciso garantir a execução de todos os caminhos possíveis e envolver os participantes de cada tarefa. Com isso conseguimos o andamento correto do processo e a integridade dos dados.

    5. Análise de efetividade

    Para avaliar a efetividade do mapeamento do processo é possível aplicar pesquisas de satisfação e utilizar indicadores, sendo eles de eficiência (medição de produtividade em relação às saídas geradas), eficácia (medição da qualidade em relação às saídas totais) e efetividade (medição do impacto). O acompanhamento da utilização do processo em produção também é válido para sanar dúvidas de novas tarefas que foram atribuídas aos responsáveis pela execução do fluxo.

    Quer saber mais? Ouça nosso podcast sobre As Is To Be: o que é e como aplicá-lo:

    Precisa de ajuda?

    Experimente o Fusion Platform, uma solução que otimiza e integra a Gestão de Processos (BPM), a Gestão de Documentos (ECM), Capture, Portal e Analytics, permitindo interação com funcionários, clientes, fornecedores e qualquer outra pessoa de forma simplificada.

    Caso você queira ler mais sobre BPM, confira nossas dicas:

  • 5 benefícios da Automatização de Processos

    5 benefícios da Automatização de Processos

    Em O que é Gestão de Processos (BPM), vimos que um dos benefícios da implantação da gestão por processos através de uma ferramenta BPMS é a possibilidade de automatizar os processos da empresa. Mas afinal, quais são os benefícios de automatizá-los?

    Confira neste artigo o que é a automatização de processos de negócio (BPA), quais são seus principais benefícios e como começar agora mesmo a automatizar os processos da sua empresa.

    Assista também ao webinar sobre os benefícios da automatização de processos!


    O que é Automatização de Processos?

    Em nosso glossário de BPM vimos que a Automatização de Processos de Negócios, tradução de Business Process Automation (BPA), consiste na estratégia para gerenciar e melhorar o desempenho de uma empresa através da otimização contínua de processos de negócio em um ciclo de modelagem, execução e medição de desempenho. O BPA tem como objetivo aumentar a produtividade, atuando principalmente em processos burocráticos e repetitivos, através de soluções tecnológicas (softwares), a fim de reduzir custos, recursos, erros, tempo de execução e investimentos.

    Diferença entre Automatização de Processos e Automação de Processos

    Embora muitos utilizem estes dois termos para a mesma coisa, Automação e Automatização possuem significados diferentes. Quando o assunto é BPM, o termo correto é “Automatização de Processos”, pois se refere a mecanismos ou sistemas que necessitam da ação humana para definir parâmetros.

    Já o termo Automação se refere a mecanismos autorreguláveis, ou seja, que realizam correções e melhorias sem (ou quase sem) a necessidade de interferência humana. Podemos utilizar como exemplo os câmbios dos automóveis: automático e automatizado. O câmbio automático é composto por um mecanismo que providencia a troca automática das marchas, enquanto que no automatizado o mecanismo é o mesmo do câmbio manual com a adição de um sistema que auxilia na troca das marchas.

    Benefícios da Automatização de Processos

    Para entender melhor, listamos abaixo cinco benefícios da automatização de processos:


    Qualidade e consistência
    A automatização de processos garante que todas as ações sejam realizadas de forma padrão, resultando em alta qualidade e resultados confiáveis.

    O BPA garante ainda a consistência dos resultados. Por exemplo, se você automatiza um processo de follow-up da área de atendimento seus clientes terão sempre o mesmo nível de experiência ao serem contatados pela sua empresa.

    As garantias de qualidade e consistência, somadas a eficiência e economia de tempo permitem que você comece a se preocupar com outras questões, como por exemplo desenvolver novas funcionalidades para um produto ou serviço, sem afetar sua qualidade, tempo ou custo de produção.


    Economia de tempo

    Sabemos que atividades manuais tomam tempo e que geralmente são realizadas por seres humanos que tendem a cometer erros e obter inconstância em relação à qualidade. Por isso, automatizar atividades manuais permite economizar tempo para ser despendido em atividades que adicionam real valor ao negócio, melhorando o nível de motivação dos colaboradores e resultando em mais inovação.

    A automatização dos processos permite realizar mais coisas ao mesmo tempo e, consequentemente, melhorar a produtividade da empresa.


    Visibilidade das métricas

    Para manter a vantagem competitiva e até mesmo evolução dos processos (novas versões) é preciso monitorar, avaliar e modificar constantemente os processos do negócio.

    Com a automatização de processos, indiferente do tipo de processo que sua empresa optou por automatizar (seja do financeiro, vendas, recursos humanos, TI, entre outros), é possível registrar de forma precisa métricas chaves que fornecem informações necessárias para visualizar os avanços do negócio como um todo.


    Redução de custos e melhoria contínua
    Uma vez que a automatização de processos reduz o tempo necessário para realizar uma tarefa (visto que de forma manual elas são realizadas uma por vez, em uma frequência mais lenta), ela consequentemente reduz o esforço e o custo necessário para sua conclusão com sucesso. A automatização permite que você realize mais, com menos recursos.

    Além disso, a automatização não só garante que os processos funcionem de forma eficiente, mas que erros sejam eliminados e que suas práticas sejam constantemente aprimoradas, uma vez que, após a modelagem de um processo, apenas sua automatização permite acompanhar o desempenho do processo através de KPIs.


    Redução do tempo de resposta

    A automatização dos processos permite que as empresas simplifiquem seus processos de negócio. Ao eliminar as atividades desnecessárias e realinhar as etapas dos processos é possível otimizar o fluxo de informações ao longo dos processos de produção, serviços, pagamentos, entre outros.
    Esses ajustes nos processos melhoram o desempenho das operações e reduzem o tempo de resposta, tanto para os colaboradores quanto para clientes.

    http://conteudo.neomind.com.br/inscreva-se-webinar-beneficios-automatizar-processos

    Que tal começar agora mesmo?

    Com o Fusion Platform é possível automatizar processos com facilidade, sem necessidade de programação. Nossa solução conta com diversos fluxos prontos, como por exemplo o Acelerador de Gestão de Viagem, que facilita a gestão corporativa, desde o momento da solicitação, adiantamento de valores, preparativos e prestação de contas até o ressarcimento das despesas para o profissional ou para a empresa.

    Experimente agora nossa solução!


    Referências

    Soliditech, Techopedia, Galirows, Infopedia

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