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Tag: BPMS

O que é e qual a importância do Business Process Management System, ou simplesmente BPMS, na gestão. Confira como ele pode agregar valor a qualquer tipo de empresa!

  • Ferramentaria 4.0: Agilidade Máxima com o Fusion Platform

    Ferramentaria 4.0: Agilidade Máxima com o Fusion Platform

    A competitividade da indústria de ferramentaria está diretamente ligada à capacidade de reduzir lead times, aumentar produtividade, fortalecer a governança e acelerar a inovação. Nesse contexto, a transformação digital torna-se um fator estratégico para atender às demandas da indústria automotiva e aos objetivos estabelecidos pela Linha IV do Programa Mover – Ferramentarias Brasileiras Mais Competitivas.

    As soluções integradas da Neomind, por meio da plataforma All-in-One Fusion Platform, oferecem ferramentas de gestão de processos de negócio (BPM/BPMS), hiperautomação (BPM + RPA + IA), gestão de documentos (ECM/GED), formulários eletrônicos, analytics/indicadores, assinaturas digitais e gestão de riscos, todas low-code/no-code.

    Essas soluções se alinham perfeitamente aos objetivos da Linha IV do Programa Mover, que busca aumentar produtividade, reduzir lead times, melhorar governança, promover inovação e criar ecossistemas colaborativos entre ferramentarias, montadoras, sistemistas e ICTs.

    Os produtos da Neomind podem ser adotados por ferramentarias participantes via Conecta Mais para impulsionar os eixos prioritários do programa.

    Automatização de Processos Críticos (Eixo PD&I e Produtividade)

    O BPMS do Fusion Platform permite modelar e automatizar fluxos low-code, como:

    • Aprovação de projetos de ferramental (do pedido da montadora até liberação do molde/matriz);
    • Gestão de mudanças de engenharia (ECR/ECN – Engineering Change Request/Notice);
    • Fluxos de qualidade, manutenção e reparo de ferramentas (execução de Try-Out pelo celular em campo, manutenções preventivas e corretivas, com rastreabilidade de histórico);
    • Controle de lead time (alertas de atraso e integração com ERP).

    Benefício direto

    Reduz tempo de ciclo (lead time) e erros manuais, atendendo metas de produtividade e competitividade global da Linha IV.

    Gestão de Documentos e Rastreabilidade (Eixo Sustentabilidade e Economia Circular)

    A combinação entre ECM/GED e E-Forms possibilita:

    • Digitalização de desenhos técnicos;
    • Especificações de materiais;
    • Relatórios de usinagem;
    • Certificados de qualidade;
    • Laudos de nitretação e tratamento térmico;
    • Histórico de reciclagem de sucata.

    Além disso:

    • Elimina papel;
    • Facilita auditorias (ISO/IATF 16949 comum no setor automotivo);
    • Cria trilha de auditoria completa;
    • Permite integração com IA para resumir relatórios ou categorizar documentos automaticamente.

    Monitoramento e Indicadores em Tempo Real (Eixo Plataforma Conecta Mais e Integração)

    Com Analytics, é possível criar dashboards com indicadores estratégicos (KPIs), como:

    • Taxa de OEE (Overall Equipment Effectiveness) em CNCs e máquinas-ferramenta;
    • Tempo médio de reparo (MTTR);
    • Tempo médio entre falhas (MTBF) de ferramental;
    • Percentual de retrabalho em moldes e matrizes;
    • Cumprimento de prazos com montadoras e sistemistas.

    A plataforma também oferece integração nativa com sensores para automação inteligente, coleta e visualização de dados em tempo real.

    Hiperautomação com IA e RPA (Inovação Tecnológica e Indústria 4.0)

    O Fusion Platform combina BPM, robôs (RPA) e Inteligência Artificial para automatizar atividades repetitivas, como:

    • Extração automática de dados de ordens de compra de autopeças;
    • Geração de relatórios de conformidade;
    • Chatbots internos para consulta rápida de status de ferramentas.

    A Inteligência Artificial também pode ser utilizada para:

    • Tradução instantânea em parcerias internacionais;
    • Otimização de rotinas de planejamento.

    Essas iniciativas estão alinhadas aos projetos de PD&I da Linha IV que buscam novos processos e redução de custos.

    Governança, Compliance e Colaboração na Cadeia

    As funcionalidades de governança da plataforma incluem:

    Gestão de Riscos

    Identifica riscos em projetos de ferramental, como:

    • Atrasos por fornecedores de aço;
    • Falhas em processos de nitretação a plasma.

    Assinaturas Eletrônicas

    Acelera aprovações contratuais entre ferramentarias, montadoras e ICTs.

    Colaboração entre empresas

    Facilita a integração entre ferramentarias, montadoras e sistemistas, permitindo, por exemplo, portais colaborativos para upload de desenhos e aprovações.

    Como acessar via Programa Mover – Linha IV?

    As ferramentarias podem:

    • Propor projetos de impulsionamento tecnológico ou PD&I incluindo aquisição e implantação de plataformas como a Fusion Platform, por meio de chamadas públicas ou do Conecta Mais;
    • Conectar-se a provedores de tecnologia, como a Neomind, por meio da plataforma Conecta Mais para soluções customizadas;
    • Participar de projetos coletivos de inovação, aproveitando o incentivo do programa para ecossistemas colaborativos.

    Um exemplo é a implantação compartilhada em clusters de ferramentarias de Santa Catarina, Minas Gerais e São Paulo.

    Neomind como habilitadora digital para as metas da Linha IV do Programa Mover

    As soluções da Neomind atuam como habilitadoras digitais para as metas da Linha IV do Programa Mover, contribuindo para mais agilidade, menos desperdício, melhor rastreabilidade e maior governança.

    Ao integrar processos, documentos, indicadores, automação e Inteligência Artificial em uma única plataforma, as ferramentarias brasileiras podem avançar na transformação digital e fortalecer sua competitividade no mercado global de ferramental automotivo.

    Sua empresa, ou uma parceria estão na Linha IV e querem um projeto piloto de transformaçao digital? Solicite uma demonstração com Fusion Platform, o retorno costuma ser rápido em redução de tempo e custos.

  • ISO 22000 integrada: como unificar segurança de alimentos, processos e documentos em uma única plataforma?

    ISO 22000 integrada: como unificar segurança de alimentos, processos e documentos em uma única plataforma?

    Criada inicialmente para certificar a segurança dos alimentos, a ISO 22000 tem se tornado um diferencial estratégico.

    Grandes redes varejistas, exportadores e indústrias já usam essa norma como critério para homologação de seus fornecedores. Afinal, a norma garante rastreabilidade, conformidade e eficiência operacional em toda a cadeia produtiva.  

    Infelizmente, muitas empresas ainda tratam essa norma de forma fragmentada. Isso acontece porque a implementação costuma nascer como um projeto do setor da qualidade, sem integração efetiva com produção, manutenção, compras, logística ou gestão documental. 

    O resultado é previsível: documentos dispersos, retrabalho, perda de rastreabilidade, não conformidades recorrentes, aumento de custos operacionais e auditorias conduzidas de forma reativa.

    Já quem adota uma plataforma de gestão integrada, como o Fusion Platform, centraliza tudo que envolve a segurança dos alimentos. Na prática, isso garante conformidade contínua, integração de processos, documentos e toda a gestão da qualidade em um só lugar.

    Por que empresas falham ao implementar a ISO 22000?

    Um dos maiores erros na implementação da ISO 22000 é confundir documentação com gestão efetiva.

    Dentro do ambiente empresarial há um mito de que basta ter procedimentos documentados, que a norma está sendo bem implementada. Porém, a maturidade em segurança de alimentos depende de monitoramento contínuo e capacidade de reação rápida. 

    No dia a dia, o modelo de gestão manual cria pontos cegos operacionais. Informações críticas deixam de circular corretamente, documentos perdem rastreabilidade e ações corretivas demoram para acontecer. Muitas vezes, uma não conformidade aberta na produção não chega ao time da qualidade em tempo hábil, comprometendo ações corretivas. 

    A falha está, justamente, na falta de integração entre processos, pessoas e informações. 

    O problema da gestão manual na rastreabilidade e conformidade

    No setor alimentício, quando acontecem incidentes, contaminações ou recalls, a empresa precisa identificar rapidamente a origem da matéria-prima, lote, processos envolvidos, responsáveis e quais ações foram ou estão sendo tomadas para conter os impactos. 

    Quando essas informações estão espalhadas em sistemas diferentes ou em controles manuais, o tempo de resposta aumenta drasticamente.

    Nesses casos, minutos podem representar milhões em perdas financeiras, além de impactos severos na reputação da marca.

    Antes da centralização em um único ambiente, é comum encontrar: 

    • Documentos espalhados;
    • Falta de padronização;
    • Procedimentos armazenados em diferentes versões;
    • Informações duplicadas;
    • Aprovações sem histórico;
    • Auditorias baseadas em busca manual de evidências;
    • Indicadores desatualizados;
    • Baixa previsibilidade de riscos;
    • Não conformidades registradas sem fluxo estruturado;
    • Indicadores analisados apenas durante auditorias;
    • Falta de integração entre áreas;
    • Falta de rastreabilidade real.

    O que muda com a gestão integrada da ISO 22000?

    Quando processos, documentos e controles passam a operar em um ambiente centralizado, como o Fusion Platform, a gestão da segurança de alimentos se torna contínua. Dessa forma, a empresa passa a ter:

    • Fluxos automatizados;
    • Controle centralizado de documentos;
    • Histórico completo de versões;
    • Indicadores em tempo real;
    • Gestão estruturada de não conformidades;
    • Rastreabilidade ponta a ponta;
    • Auditorias mais rápidas e seguras;
    • Monitoramento contínuo de riscos.

    A integração entre a ISO 22000 e plataformas de gestão reduz os índices de não conformidade e os eventos de contaminação.

    Isso ocorre porque a automação reduz falhas humanas e oportuniza o monitoramento contínuo de desvios operacionais, transformando a gestão da qualidade em um processo estratégico. Os gestores passam a ter maior previsibilidade sobre riscos, desempenho e gargalos críticos.

    Como unificar ISO 22000, processos e documentos em uma única plataforma?

    A integração eficiente depende da centralização de toda a operação relacionada à norma em um ecossistema único.

    O Fusion Platform reúne diferentes camadas da operação em uma arquitetura única, eliminando silos entre processos, documentos e indicadores. A solução possui módulos específicos de BPMS, ECM, GED, Analytics e workflows inteligentes.

    BPM para padronização de processos

    O BPMS (Business Process Management System) permite desenhar, automatizar e controlar fluxos de atividades. Em relação à ISO 22000, a padronização operacional é essencial para garantir repetibilidade, controle e conformidade em diferentes unidades ou linhas produtivas.

    Na prática, isso significa sistematizar atividades como:

    • Aprovação de fornecedores;
    • Gestão de mudanças;
    • Tratamento de não conformidades;
    • Ações corretivas;
    • Auditorias internas;
    • Controle de procedimentos operacionais;
    • Validação de procedimentos.

    Com workflows automatizados, a empresa reduz falhas humanas, elimina gargalos e garante a execução consistente dos processos. Além disso, os fluxos garantem rastreabilidade completa das decisões e responsabilidades. 

    ECM e GED para controle documental e versionamento

    Indiscutivelmente, a gestão documental é um dos elementos essenciais da ISO 22000. Com o módulo GED do Fusion Platform, sua empresa passa a ter:

    • Versionamento automático;
    • Trilha de auditoria;
    • Controle de acesso;
    • Aprovação digital;
    • Armazenamento centralizado;
    • Assinatura eletrônica integrada;
    • Histórico completo de alterações.

    Para um setor complexo, como o alimentício, a soma de todas essas funcionalidades torna a gestão documental mais prática e imediata. 

    Uma das grandes facilidades do Fusion Platform é o chatbot de IA. Com ele, você pode extrair informações de um processo ou documento ou solicitar um plano de ação para uma situação de crise usando  linguagem natural. No dia a dia, isso acelera a consulta e reduz o tempo de resposta em situações complexas de crise.  

    Analytics para análise de riscos e tomada de decisão

    Outro avanço importante no uso de plataformas centralizadoras é a análise inteligente de dados. A análise conectada de dados transforma indicadores em mecanismos ativos de prevenção, acelerando a tomada de decisão.

    Com o Analytics do Fusion Platform, a empresa consegue:

    • Monitorar indicadores e desvios em tempo real;
    • Identificar tendências de não conformidade;
    • Identificar gargalos operacionais recorrentes;
    • Antecipar riscos operacionais;
    • Cruzar dados entre áreas;
    • Acompanhar o desempenho de fornecedores;
    • Gerar o painéis de controle gerenciais automatizados;
    • Avaliar a eficiência dos planos de ação.

    Gestão contínua de não conformidades

    Um erro comum nas empresas é tratar não conformidades de forma isolada. Muitas vezes, os registros são feitos manualmente e não geram aprendizado organizacional. Como não há análise estruturada da causa raiz, apenas os sintomas das falhas são tratados, fazendo com que o mesmo problema reapareça semanas depois.

    Já com workflows integrados de gestão de não conformidades, é possível:

    • Registrar ocorrências automaticamente;
    • Encaminhar para responsáveis;
    • Definir prazos e acompanhar planos de ação;
    • Monitorar reincidências;
    • Gerar indicadores de desempenho;
    • Manter um histórico auditável.

    Assim, a melhoria contínua deixa de depender de iniciativas isoladas e passa a fazer parte da rotina operacional.

    Além disso, no Fusion Platform o diagnóstico, análise e execução de planos de ação acontecem em um só ambiente, com interligação entre processos, dados, setores e responsáveis.

    A ISO 22000 exige integração, não apenas documentação

    A maturidade da segurança de alimentos depende diretamente da capacidade da empresa de integrar processos, documentos, indicadores e pessoas. É preciso gerenciar riscos, atividades e decisões de forma unificada.

    A norma não se sustenta com controles segmentados, planilhas isoladas e auditorias emergenciais. 

    Organizações que adotam sistemas integrados conseguem transformar compliance em eficiência operacional. Com isso, realizam uma transformação estrutural na forma como a segurança dos alimentos é gerenciada.

    Se você atua nesse setor e quer melhorar sua gestão, agende uma demonstração do Fusion Platform e una segurança de alimentos, processos e documentos em uma única plataforma.

    Mais do que garantir conformidade, integrar a ISO 22000 em um único ambiente permite construir uma operação mais previsível, resiliente e preparada para crescer com segurança. 

  • Melhoria contínua na gestão de processos

    Melhoria contínua na gestão de processos

    Quando falamos de melhoria contínua, estamos falando de evolução de métodos de trabalho: encurtar tempos, maximizar resultados, eliminar gargalos e desperdícios. A melhoria contínua na gestão de processos tem a ver com encontrar os pontos de melhorias em um fluxo. Como podemos fazer isso? A resposta é simples: com o uso de indicadores.

    Pense em um processo de montagem, no qual todos os parafusos são colocados manualmente com uma chave de fenda. Numa situação hipotética, observando os indicadores concluímos que levamos 10 segundos para cada parafuso e uns 3 segundos de transição.

    Assim, a partir da análise desses indicadores o analista de processos verificou que se a tarefa fosse automatizada (utilizando uma parafusadeira, por exemplo), levariam 2 segundos para cada parafuso, com 2 segundos de transição. Ou seja: o tempo seria bem menor.

    Mas, conforme veremos, não só adquirindo novas metodologias, tecnologias ou ferramentas podemos melhorar um processo.

    Gestão de Processos: melhoria contínua

    Muitas vezes, após um mapeamento de processos podemos perceber que a melhoria pode ser feita alterando o fluxo ou incluindo novas etapas. Porém, para isso precisamos gerar métricas com as informações geradas no uso do dia a dia, identificando os pontos críticos.

    Estas ferramentas de métricas, conhecidas comumente como BPA, podem nos auxiliar a entender os pontos onde devemos trabalhar na melhoria dos processos. Claro que muitas vezes não dependemos somente da aplicação de tecnologia para aprimorar um processo, podemos contar também com metodologias de trabalho.

    Existem metodologias já eficientes para aplicação de melhoria continua, uma delas é conhecida como PDCA. Também temos outras, como o mapeamento AS-IS TO-BE, no qual podemos realizar a reestruturação de um processo a fim de melhorá-lo.

    Além do PDCA e do Mapeamento AS-IS TO-BE, há as seguintes metodologias:

    Ferramenta BPM

    BPM, ou Gestão de Processos de Negócio, é uma metodologia que nos ajuda a tratar os processos de uma empresa. Ele visa a integração entre os atores do processo e automatização das tarefas.

    No mapeamento dos processos a primeira tarefa a ser realizada é a identificação de gargalos, problemas, pontos de automação e melhorias. Após a sua implantação, aplicamos a melhoria contínua e o acompanhamento para identificar a viabilidade da automação. O analista de processos deve estar sempre atento às oportunidades de melhoria para obter melhores resultados.

    Pareto

    De acordo com o princípio de Pareto (também conhecido como regra do 80/20, lei dos poucos vitais ou princípio de escassez do fator),, aproximadamente 80% dos efeitos de um evento vêm de 20% das causas.

    No mundo da gestão de processos o princípio de Pareto auxilia. Isso ocorre porque, quando encontramos uma melhoria e aplicamos o princípio de Pareto, conseguimos 80% de melhoria no nosso processo.

    Conclusão

    Podemos concluir que a melhoria de processos é uma rotina de acompanhamento e análise de processos. Dependendo dos resultados e métricas, gera-se a necessidade de mais acompanhamento ou reestruturação de processos. Tudo isso para continuamente aumentarmos a eficiência e gerarmos mais resultados.

  • Diferenças entre BPM e ERP: qual a solução ideal para minha empresa?

    Diferenças entre BPM e ERP: qual a solução ideal para minha empresa?

    Existem diversas soluções que simplificam a gestão empresarial. Dentre elas estão duas que costumam causar uma certa confusão na cabeça de muitos gestores: BPM e ERP. A confusão é normal, já que a implementação de ambos os sistemas visa ao aumento da eficiência e do lucro, e à redução de custos. No entanto, apesar das semelhanças, existem diferenças entre BPM e ERP.

    Neste artigo, procuramos esclarecer os principais pontos entre ERP e BPM. Ao final, esperamos poder ajudar você a definir o que é melhor para o seu negócio. E para iniciar, analisaremos a seguir uma breve explicação sobre BPM e ERP.

    O que é ERP?

    Enterprise Resource Management (ERP), ou em português Sistema de Gestão Empresarial, é um software que integra um conjunto de programas para coletar e gerenciar dados. É composto de módulos especialistas como financeiro, contábil, produção, manufatura, RH, entre outros, que são caracterizados por uma infinidade de telas, relatórios e parâmetros, sempre com uma visão transacional.

    O ERP é utilizado para controlar e organizar as informações da organização, integrar e gerenciar recursos e processos com o intuito de otimizar a gestão das empresas, reduzir custos e minimizar riscos. Outros benefícios do ERP incluem melhora na percepção do negócio, uma vez que é possível extrair do sistema informações em tempo real; e mais eficiência e colaboração de usuários que compartilham dados em contratos, requisições e pedidos.

    O que é BPM?

    Se você acompanha nosso blog, já deve ter lido alguns de nossos artigos sobre Business Process Management (Gestão de Processos de Negócio ou simplesmente BPM). O Gartner define o BPM como um meio de melhorar o desempenho e a agilidade operacional da empresa. Graças à solução, a informação flui melhor e os processos ganham mais consistência. Consequentemente, a empresa entrega mais valor aos clientes.

    O BPM é uma metodologia de gerenciamento ajustável desenvolvida com o objetivo de organizar e facilitar processos organizacionais de baixa ou alta complexidade, internos ou externos nas corporações.

    Como comentamos neste post, a disciplina e os sistemas de BPM vieram para preencher uma lacuna importante deixada pelo ERP, com uma visão orientada a processos, integrações e gestão, visando permitir o controle ponta a ponta de todo o trâmite de dados, documentos e informações da empresa e de forma integrada.

    Entre as principais vantagens em usar o BPM está a melhora significativa dos processos, que permite com que a organização seja mais eficiente, mais assertiva e mais propensa às mudanças do que aquelas que utilizam um foco funcional, com abordagem de gerenciamento tradicional.

    Como o foco do artigo são as diferenças entre BPM e ERP não iremos nos aprofundar em conceitos. Mas caso você se interesse em saber mais, recomendamos a leitura do post: O que é Gestão de Processos (BPM) e quais seus benefícios?

    Quais as diferenças entre BPM e ERP?

    Para começar, ERPs são ferramentas para armazenar dados de diferentes áreas em um único local. Já o BPMS é uma solução integrada para gerenciamento de processos e automação.

    Dentre as diferenças entre BPM e ERP, a principal é que enquanto soluções de BPM são mais focadas no processo, os ERPs se limitam às funções organizacionais. Ainda, com um ERP as atividades ficam “presas” a um determinado departamento. Já softwares de BPM permitem a criação de processos interdepartamentais.

    Também como diferenças entre BPM e ERP é importante ressaltar que o ERP geralmente precisa do BPM para obter seu valor total. Além disso, soluções de Business Process Management são mais flexíveis e geralmente exigem menos esforço para implementação.

    É importante dizer que tanto BPM quanto ERP são utilizados para gerenciar processos e ambos até podem resolver problemas semelhantes. As reais diferenças entre BPM e ERP podem ser mais visíveis quando uma ferramenta de BPM (BPMS) é integrada ao ERP. Nesse caso, o BPMS pode unir sistemas, aplicativos e repositórios aos quais um sistema ERP pode não ter acesso.

    Para complementar as diferenças entre BPM e ERP, ressaltamos que uma solução de Business Process Management resolve o problema de processos quebrados e ineficientes que podem tornar o ERP mais lento.

    Qual é o ideal para meu negócio: BPM ou ERP?

    Em suma, pelas diferenças entre BPM e ERP que analisamos, podemos dizer que soluções de BPM têm foco nos processos, já os ERPs seguem um caminho paralelo e centrado na tarefa.

    Um ERP pode até ajudar seus colaboradores na automação de tarefas, mas caso você sinta que esteja na hora da sua empresa orquestrar várias tarefas encadeadas e obter informações táticas e estratégicas, sem dúvidas será o BPM que cumprirá essa missão com excelência.

    É igualmente importante destacarmos que, conforme mencionamos no artigo Como o BPM potencializa seus sistemas de gestão (ERPs), softwares de Business Process Management devem ser considerados em qualquer estratégia de transformação digital, iniciativas paperless, ou simplesmente com o objetivo de evolução de patamar no que tange ao efetivo controle de qualquer negócio.

    Por fim, caso sua organização já utilize um ERP e não esteja conseguindo atingir as metas descritas no início da implementação, é bem provável que a culpa não seja totalmente do sistema. Existe uma grande probabilidade de as falhas do ERP estarem nos processos. Nesse caso, ao implementar uma solução de Business Process Management você conseguirá observar melhorias nos resultados em seu sistema ERP. Tenha em mente que uma solução de BPM é um requisito para ajudar a criar um sistema ERP bem-sucedido.

    Concluindo (com bônus)

    Como nosso objetivo neste artigo é o de tirar suas dúvidas sobre diferenças entre BPM e ERP, acompanhe nosso resumão:

    • BPM é uma solução integrada para gerenciamento de processos e automação. ERPs são ferramentas para armazenar dados de diferentes áreas em um único local.
    • O BPM preenche uma lacuna importante deixada pelo ERP, com uma visão orientada a processos, integrações e gestão.
    • Soluções de BPM são mais focadas no processo, enquanto que os ERPs se limitam às funções organizacionais.
    • Em um ERP as atividades ficam “presas” a um determinado departamento. Já soluções de BPM permitem a criação de processos interdepartamentais.
    • Softwares de BPM são mais flexíveis e na maioria dos casos exigem menos esforço para implementação.
    • O ERP geralmente precisa do BPM para ajudar a obter seu valor total.
    • Soluções de BPM costumam resolver o problema de processos quebrados e ineficientes que podem tornar o ERP mais lento.

    Esperamos que você tenha conseguido entender as principais diferenças entre BPM e ERP. Caso você ainda esteja avaliando se sua empresa precisa mesmo de um sistema de gestão, recomendamos um infográfico que desenvolvemos especialmente para mostrar a você as opções disponíveis no mercado. No material, apresentamos o que significa e qual é o foco das soluções de HRM, Analytics, ECM, SCM, CRM, MES e, claro, BPM e ERP, Acesse!

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  • Como o BPM potencializa o Omni-channel do seu negócio

    Como o BPM potencializa o Omni-channel do seu negócio

    Sabemos que cada vez mais os serviços e produtos estão centrados no usuário. Afinal, ele é (ou deveria) ser o principal foco dos produtos em um mercado altamente competitivo. Porém, com o avanço da tecnologia e a adoção da mesma para expandir os negócios no meio digital, desencontros de informações entre canais on-line e o off-line começaram a surgir.

    Em meio a esse cenário, manter uma boa gestão do relacionamento com clientes tem sido um desafio. Para auxiliar na integração destes canais, surgiu o Omni-channel.

    Mas afinal, o que é Omni-channel?

    O Omni-channel (Omni= todos; Channel= canal) é uma estratégia que visa integrar o uso de todos os canais de comunicação (on-line e off-line) de uma empresa de forma simultânea. Como, por exemplo: lojas físicas, franquias, representantes, e-commerce, Market Place, entre outros.

    Entretanto, é comum a confusão entre esta e outras estratégias, como o Multi-channel e o Cross-channel. No caso do Multi-channel, a estratégia se resume em disponibilizar mais de um canal de vendas para a comodidade de seus clientes.

    Já o Cross-channel permite a compra cruzada entre canais. Ou seja, é possível comprar um produto on-line e optar por retirá-lo na loja física.

    O Omni-channel vai além dessas duas estratégias, proporcionando a integração entre todos os canais de forma simultânea.

    Por que optar pela estratégia Omni-channel?

    Imagine a seguinte situação: você comprou um produto pela internet, mas ele não estava adequado à sua necessidade. Nesse momento, você está com pressa para fazer a troca e se dirige até a loja física mais próxima. Entretanto, chegando ao local, recebe a notícia que a troca só é possível pelo mesmo canal original da compra. Situação chata, não é mesmo? Mas pode acreditar que muitos consumidores ainda passam por isso com frequência.

    Para que seus clientes não passem por dificuldades como essa, é necessário investir no gerenciamento e integração das informações. Assim como o acesso aos serviços do seu negócio. E para isso, nada melhor que o uso da própria tecnologia.

    É comum as empresas adotarem mais de um sistema com funções específicas para cada canal, resultando na falta de integração entre eles. Estes sistemas tradicionais, por sua vez, se tratam de ferramentas antigas e complexas para serem implantadas ou trocadas, e a unificação ou integração de todas se torna cansativa ou inviável. A alternativa, nessa situação, passa a ser adotar uma solução que integre todos os sistemas e que otimize a gestão de processos do negócio como um todo.

    Solução para o Omni-channel

    Há anos o Enterprise Resource Planning (Sistema Integrado de Gestão ou ERP) é a solução mais utilizada para gerenciar e integrar os dados corporativos. Entretanto, para Omni-channel, os ERP tradicionais são limitados. Uma parcela considerável desses sistemas são orientados a questões operacionais e dificilmente contam com a integração da gestão de processos.

    O BPM é uma metodologia de gerenciamento ajustável desenvolvida para organizar e facilitar processos organizacionais de qualquer nível de complexidade, seja internos ou externos, e de corporações de qualquer segmento.

    Assim, um BPMS, solução de BPM, pode auxiliar seu negócio com:

    • Integração com outros sistemas (ERPs):

    Uma solução BPM integra diferentes tipos de sistemas, inclusive os legados. Nossa solução, Fusion Platform, faz com que qualquer tipo de sistema seja integrado, facilitando o acesso às informações disponíveis em outros sistemas.

    • Processos com apenas informações necessárias:

    Sua empresa terá processos executados com ações amigáveis e configuradas, com foco nas informações da atividade em execução, disponibilizando ao usuário apenas o que ele precisa saber.

    Portanto, caso precise integrar informações existentes em outros sistemas legados, isso é possível. Assim como a busca por estas informações, entregando de forma efetiva apenas o insumo necessário que o usuário precisa para fazer seu trabalho.

    • Atendimento de canais de comunicação:

    Imagine, por exemplo, se o chat do blog do seu site tem uma alta demanda de sugestões, dúvidas, exigindo a resolução de problemas? Nosso BPM auxilia no envio destas informações por meio da automatização de processos para os responsáveis/pertinentes àquelas solicitações na organização.

    • Processo de devolução de mercadorias:

    Cenário conhecido no varejo, uma solução BPMS integra os envolvidos (clientes, transportadoras, indústria, entre outros), e realiza a jornada de forma rápida, transparente e com o menor custo possível. Assim, o papel do sistema passa a ser encurtar e integrar caminhos para cada um dos envolvidos na cadeia, trazendo benefícios diretos à operação, realizando a orquestração das decisões tomadas em cada etapa.

    Por isso, é importante que você conheça todos os processos e necessidades da sua empresa, para então torná-los eficientes e otimizá-los. Assista mais neste webinar:

    Fusion Platform: solução integrada

    O Fusion Platform está há mais de 12 anos no mercado auxiliando empresas dos mais diferentes segmentos e contribuindo com o sucesso do seu cliente. Desde o gerenciamento de processos e documentos, até a análise de indicadores relacionados.

    Experimente gratuitamente por 15 dias grátis e veja na prática como a nossa ferramenta pode auxiliar na gestão das informações do seu negócio Omni-channel.


    Referências:
    CIO, MarkGrowth, SEBRAE.


  • Qual o custo da automatização de processos e como provar o valor?

    Qual o custo da automatização de processos e como provar o valor?

    Não é novidade que as empresas buscam otimizar seu tempo para obterem melhores resultados. Porém, você já parou pra pensar na quantidade de vezes que os processos do seu negócio foram interrompidos para encontrar uma informação? Cada minuto gasto por um colaborador para realizar alguma tarefa manual que poderia ser automatizada, acaba se tornando prejuízo para a sua empresa.

    Um dos recursos mais conhecidos para auxiliar na melhoria dessas situações é a automatização de processos. Entretanto, é comum quando se pensa no assunto, logo vir à mente os custos que essa mudança de cultura traz (orientada a processos).

    Software, mão de obra, consultoria, licenças de uso, além da manutenção… você provavelmente já pensou em automatizar processos, mas ainda não o fez por dúvidas sobre os custos relacionados à implementação? Contamos a você neste artigo.

    Qual o custo da automatização de processos?

    Para pensarmos em custos de automação devemos ter em mente as seguintes perguntas:

    • O que sua empresa quer automatizar (quais processos, setores…)?;
    • As ferramentas a serem adquiridas para a automação destes processos;
    • Quantidade de licenças necessárias para uso do software;
    • Serviços relacionados às contratações, como licença, consultoria, SLA de manutenção, entre outros…

    A partir dessas informações você poderá ter uma estimativa do custo de investir na automatização de processos. Para auxiliar nesta mensuração, confira essa calculadora de projetos de automatização de processos.

    O próximo passo é colocar na balança e comparar com os benefícios para provar o valor da automatização de processos.

    Como provar o valor da automatização de processos?

    Sabemos que a automatização dos processos de negócio acarretam custos. Por outro lado, ela é diretamente responsável pela redução dos mesmos. Uma vez que a automatização de processos reduz o tempo necessário para execução das tarefas, e consequentemente reduz o esforço e o custo necessário para concluí-las. Ou seja, automatização permite que você realize mais, com menos recursos.

    Além disso, tarefas manuais do dia a dia são cansativas, e por serem feitas por seres humanos, podem acarretar em erros. Erros estes que demandam tempo para serem consertados, e custos para a sua organização.

    Assim, automatizar os processos também acaba sendo uma excelente saída para reduzir a chance de falhas de rotina.

    Além da redução de custos, o investimento na automatização de processos traz benefícios como:

    • A ordem das atividades é mantida e regulada pelo BPMS;
    • A realização das atividades previstas é garantida;
    • Garantia das condições necessárias para encerramento de cada atividade;
    • Controle de cadeias de responsabilidade (alçadas de decisão);
    • Controle de papéis e responsabilidade;
    • Padronização do produto/serviço;

    Confira mais neste artigo todos os benefícios da automatização

    Veja na prática como a automatização irá auxiliar sua empresa na redução de custos? Baixe agora nossa Calculadora ROI:


    Concluindo

    A partir do momento que seu negócio passa a contar com a automatização dos processos, a satisfação do seu cliente só tende a aumentar. Com a agilidade na gestão dos processos, os colaboradores passam a focar apenas nas atividades essenciais. Garantindo assim a satisfação dos mesmos, que consequentemente, irão voltar a adquirir o seu produto/serviço. Inclusive recomendá-lo.

    Portanto, em um contexto em que há a busca constante pelo sucesso do seu cliente, a adoção acabará sendo um investimento assertivo a longo prazo.

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    Caso você ainda tenha dúvidas de quanto a sua empresa precisa investir para ter todos os benefícios que um BPMS oferece, entre em contato com nossos consultores, ou agende uma apresentação.


  • Por que as organizações buscam automatizar seus processos?

    Por que as organizações buscam automatizar seus processos?

    Oferecer um diferencial – ou algo melhor nas mesmas condições -, vem tornando-se imprescindível para muitas organizações, especialmente devido à ampla concorrência imposta pela era atual. Para isso, diversos métodos devem ser usados a fim de proporcionar o melhor aos clientes, ou até mesmo à própria empresa.

    Pensando nisso é que a automatização dos processos tornou-se algo indispensável para muitas organizações. Mas, o que o assunto tem a ver com “proporcionar o melhor aos clientes”?

    Para começar: o conceito de Processos de Negócios

    Segundo Laudon, um Processo de Negócio é um conjunto de atividades logicamente relacionadas que define como tarefas organizacionais específicas serão executadas. Refere-se, ainda, às maneiras únicas através das quais o trabalho, as informações e o conhecimento são coordenados em uma determinada empresa.

    Organizações são compostas por coleções de processos de negócios que as mantém e permitem a geração de produtos ou serviços fornecidos a um consumidor, seja ele externo ou interno. Esses processos possuem grande importância para a construção da imagem organizacional e influenciam diretamente nos ganhos da empresa.

    Em resumo, podemos dizer que:

    • Um processo de negócio envolve pessoas, equipamentos, procedimentos e informações;
    • Processos de negócios devem agregar valor ao cliente ou a outros processos;
    • Todo processo de negócio possui uma entrada (input) e pelo menos uma saída (output);
    • Nos processos de negócios os insumos (materiais, conhecimento etc.) são transformados em resultados (produtos e serviços);

    Um processo de negócio estruturado mostra o que deve ser realizado, como deve ser realizado e quem é o responsável. Assim, ele traz a sequência lógica das atividades e determina como o trabalho será feito na organização.

    Existe uma classificação para os processos de negócio, que não é o foco deste artigo, mas a título de conhecimento, os mesmos são divididos em três tipos que interagem entre si: Processos Primários, Processos de Suporte e Processos Gerenciais. Vale ressaltar que essa classificação não indica o nível de importância do processo.

    Por que automatizar os Processos de Negócios?

    Após entender o conceito de processos de negócios, podemos partir para uma exemplificação. Imagine que você esteja precisando de um celular novo e decide fazer a compra em um site. Você conclui a compra e o departamento de vendas recebe seu pedido. O mesmo é enviado para a contabilidade, para que seja confirmado o recebimento do pagamento pelo produto. Após realizada a confirmação, o departamento de estoque irá preparar seu pedido para envio. Depois de enviado, o pedido será acompanhado pelo departamento de vendas que dará o suporte necessário a você.

    O que seria uma simples compra de um celular torna-se uma sequência de passos com diversas informações que devem fluir de maneira rápida, pois o cliente não deseja esperar um longo período para receber sua encomenda. A partir desse ponto entramos na automatização dos processos de negócios, pois é com ela que podemos obter controle e visibilidade entre os departamentos isolados e ter um ambiente mais coeso, eliminando barreiras.

    Quando você automatiza seus processos, todas as informações que circulam entre os diversos locais são fundamentais e permitem que as atividades sejam desenvolvidas com sucesso (e sem que haja incompatibilidade de informações).

    Os benefícios que a automatização pode trazer para sua organização são vários:

    • Identificação de gargalos: com processos automatizados é possível identificar gargalos no momento em que ocorrem, minimizando seus impactos e acelerando o poder de reação;
    • Redução de mão de obra: com automatização o sistema envia as informações de forma ágil e rápida, reduzindo e até eliminando a necessidade de reproduzir registros, atividades repetitivas, burocráticas e retrabalho;
    • Atendimento mais ágil: ter um atendimento ágil torna-se um diferencial nos momentos atuais. Isso é possível com a automatização, pois no momento em que a informação é disponibilizada, a mesma já é transmitida, agilizando e otimizando o atendimento;
    • Melhor qualidade de análise: obter análises completas com conteúdo de grande relevância ajuda na geração de relatórios e oferece informações estratégicas para a organização, contribuindo com o crescimento do negócio;
    • Auxilia gestores: em uma organização um gestor toma inúmeras decisões que podem ser positivas ou negativas dependendo das informações que ele possui. Relacionando com o benefício anterior, ao obter uma melhor análise com as informações relevantes, a probabilidade de tomar uma decisão assertiva é muito maior.

    Concentrar seus processos de negócios de forma automatizada é benéfico para todos que fazem parte ou possuem relação com a organização. Pode ser uma fonte de vantagem competitiva permitindo que a empresa inove ou execute suas ações melhor que seus competidores. Por outro lado, pode ser negativo se utilizado de forma ultrapassada, impedindo a agilidade de resposta e eficiência da empresa.

    Concluindo

    Para encerrar: por que as organizações buscam automatizar seus processos de negócios? Porque a partir da automatização o acesso às informações fica mais ágil e fácil. Com isso, essas empresas obtém diversos benefícios que ajudam em seu crescimento e fazem com que se destaquem com relação à concorrência.

    A automatização ajuda, também, no controle do fluxo das atividades da organização, na administração das tarefas cotidianas, na gestão das tomadas de decisões e na realização de planejamento estratégico, pois para tal se faz necessário ter confiabilidade das informações (e isso, como vimos, é proporcionado pela automatização de processos).


  • Por que muitos gestores ainda não trabalham por processo?

    Por que muitos gestores ainda não trabalham por processo?

    Uma pergunta que sempre carrego comigo é: Por que a grande maioria dos gestores ainda não conhece ou não possui uma gestão efetiva por processos? Para começar nossa análise, proponho outra pergunta: Qual é a missão de um gestor? É senso comum que todos os gestores devem promover resultados em suas equipes e buscar quatro pilares básicos:

    • Atender seus clientes com excelência;
    • Executar as atividades com maior rapidez;
    • Assertividade na execução;
    • Reduzir custos.

    Como os gestores agem para conquistar esses resultados mínimos?

    É fácil perceber que a maioria dos gestores está focada no dia a dia das ações gerenciais, levando seus colaboradores a resolverem problemas urgentes e importantes naquele momento. Assim, entram em um círculo vicioso e não têm nem tempo para inovações, nem para buscar por melhores soluções.

    Muitos gestores só lembram de inovar na semana do planejamento estratégico. Como resultado, a bolha faz com que as pessoas se acomodem em suas posições e acabem contabilizando ganhos e diferenciais temporários.

    Mas, onde está a verdadeira solução? Como diria Falconi, a solução é buscar o “óbvio”. Esse óbvio, no meu ponto de vista, está em entender e executar todas as tarefas de forma excelente, atribuindo responsabilidades e sempre norteando os envolvidos com regras pré-estabelecidas e controladas automaticamente, com o mínimo de intervenção humana.

    Exemplos de utilização da informação a partir da sua origem

    Além de vender, um vendedor deve disponibilizar a proposta comercial assinada. Se o cliente for novo, o vendedor ainda deve obter o CNPJ, contrato social e demais documentos – além de já promover o pré-cadastro, a área de contratos e faturamento – e, então, receberá a informação original.

    Um recrutador que atua na seleção para contratação de um novo colaborador, ao disponibilizar em um sistema os documentos dos melhores candidatos e suas informações básicas, auxilia o gestor responsável pela contratação a avaliar a melhor a escolha com muito mais eficiência e eficácia.

    O processo* somente pode caminhar para a próxima fase após o executor responsável informar todos os dados e anexar todos os documentos necessários. Um princípio simples e que gera resultados.

    *Processo: (do latim procedere) é um termo que indica a ação de avançar, ir para frente (pro+cedere) e é um conjunto sequencial e particular de ações com objetivo comum. Pode ter os mais variados propósitos: criar, inventar, projetar, transformar, produzir, controlar, manter e usar produtos ou sistemas. Fonte: Wikipédia

    Como chegamos neste patamar de automação?

    Para isso, temos alguns passos a seguir:

    1. Devemos definir qual é a missão e quais são os objetivos do seu time ou área, e o que esse grupo de pessoas efetivamente deverá entregar para os clientes e/ou para as outras áreas da empresa.
    2. Mapear, modelar e definir as regras do que deve ser feito para atingir os resultados esperados, independentemente de como o processo é executado hoje. Mapear um processo parece uma tarefa simples, mas não é!
      Trata-se do momento crítico de sucesso, pois é quando as pessoas conhecedoras do processo devem se reunir para definir todas as situações possíveis. Ao reunir os integrantes da equipe deve-se detalhar cada atividade.
      Neste momento será fácil perceber que existem muitas regras e situações não contempladas no processo original, ou que ficam à mercê do bom entendimento do executor. De fato, são estas as situações que geram estresse no dia a dia, passando desapercebidas, e são elas as principais causas de riscos e desgastes de relacionamentos. Pela minha experiência esta é a fase de maiores dificuldades e é primordial para a efetiva conquista de um novo patamar de gestão automatizada.
    3. Considerando que você concluiu a fase 2 com sucesso, a atividade agora é automatizar o processo com uma solução de BPM e GED. Com a gestão efetiva de processos (BPM) os gestores podem conquistar processos eficientes e garantir a notoriedade para sua equipe.

    Quer saber mais?

    No início citei os quatro pilares básicos que gestores buscam (atender seus clientes com excelência; executar as atividades com maior rapidez; assertividade na execução e redução de custos). Para alcançar esses resultados, acredito que gestores devem garantir que suas equipes tenham as ferramentas necessárias para alavancarem a produtividade, o que nos leva, inevitavelmente, à questão da automação.

    Para se aprofundar mais no que foi tratado neste artigo, deixo algumas sugestões de leitura:


  • 5 passos para construir um Business Case de BPM

    5 passos para construir um Business Case de BPM

    O aumento da popularidade do Business Process Management (BPM), ou, em português, Gerenciamento de Processos de Negócio, não é uma surpresa, uma vez que seu sucesso e valor foram comprovados por diversas organizações. Apesar disso, ter o apoio e o aceite da sua implantação pode ser mais difícil do que o esperado. Para isso, criar um Caso de Negócio de qualidade para o BPM pode fazer toda a diferença. Mas o que é um Business Case?

    Business Case

    O objetivo de um Business Case (ou Caso de Negócio) é capturar as intenções da criação de um novo projeto ou tarefa. Ele pode ser apresentado como um documento bem estruturado ou em uma apresentação. Ele descreve as perspectivas necessárias que envolvem o projeto, como: fatores econômicos, viabilidade financeira, análise de mercado e esforço dos colaboradores. Pontos essenciais na elaboração de um Business Case envolvem:

    • Resultados históricos (quando disponível)
    • Análise de Riscos e formas de evitar
    • Análise de Custos x Benefícios
    • Plano de Implantação

    Os passos abaixo descrevem uma metodologia para o contexto de um projeto BPM que pode auxiliá-lo nessa tarefa árdua:

    1) Identificar os processos a serem tratados

    Definir os processos que serão incluídos no projeto é crucial, pois a escolha de processos não maduros e complexos demais podem causar dificuldades. Por isso, devem ser escolhidos os mais claros e com maior potencial de sucesso. Possíveis candidatos de escolha geralmente se repetem em diversas organizações:

    • RH
    • Cadastro de Clientes
    • Gestão de Contratos
    • Controle de Transferências

    A ferramenta Fusion possui aceleradores que se especializam nessas áreas e que você pode se basear como possíveis exemplos.

    2) Definir o ponto de partida (AS-IS)

    Nessa etapa é estabelecido o estado atual dos processos, sendo importante entender o “porquê”, “quando” e “por quem” do trabalho atual. Portanto, o primeiro passo é delinear quem é responsável por cada aspecto do processo e como as etapas subsequentes são afetadas.

    Depois dessas determinações gerais, o próximo passo é avaliar o grau que as responsabilidades se sobrepõem ou se relacionam. Caso um participante necessite a ação de outro para proceder, isso deve ficar claro e documentado. O mesmo princípio deve ser aplicado com arquivos e dados, principalmente se a disponibilidade desses afetam a performance ou bloqueiam a execução.

    Para mais informações: Mapeamento de Processos: por onde começar?

    3) Definir o que será considerado sucesso

    Métricas e critérios são importantes para estabelecer o que tornará o projeto como bem-sucedido, uma vez que não é possível melhorar o que não pode ser medido. Garanta que as métricas não sejam somente quantitativas, como tempo e custos, mas também qualitativas:

    • Maior excelência no atendimento do Cliente
    • Facilidade no aprendizado do processo
    • Menor recorrência de erro
    • Maior produtividade dos funcionários

    4) Otimização (TO-BE)

    Baseando-se nos gargalos e deficiências dos processos identificados pela segunda etapa, é remodelado o processo com as melhorias possíveis. Além disso, existem outros benefícios que surgem com uma implementação BPM Suite completa:

    • Automatização de tarefas
    • Acesso e visibilidade de dados entre diversos departamentos
    • Adaptação e iteração rápidas de processos
    • Coleta sistemática de métricas
    • Geração automática de Relatórios
    • Controle de evidências e auditoria

    Verificar se é possível incorporar esses benefícios nos processos envolvidos pode ser o diferencial para uma análise do projeto positiva. Para automatização do processo, pode-se utilizar a Calculadora de Projetos de Automatização de Processos criada pela Neomind para auxiliá-lo no cálculo de esforço necessário.

    5) Definir o Retorno sobre Investimento (ROI)

    É inevitável que uma das primeiras perguntas sobre um projeto seja o quanto ele custará e quando ocorrerá o retorno do valor. Para responder essa questão é utilizado o ROI que quantifica os benefícios e custos obtidos pelas etapas 1-4. Também irá correlacionar os dados adquiridos com os potenciais cortes de custos e gastos necessários.

    Os custos em um projeto BPM geralmente envolvem:

    • Licença de Software
    • Implantação do Sistema
    • Hardware e Infraestrutura
    • Manutenção
    • Treinamento

    É importante diferenciar os custos recorrentes dos únicos.

    Conclusão

    O Gerenciamento de Processos de Negócio é focado no processo e integração com ferramentas de software e apresenta resultados comprovados. A implantação da ferramenta em uma empresa pode ser difícil, mas provar seus benefícios pode ser um desafio maior. Porém, seguindo os passos apresentados é possível criar um Business Case de sucesso para justificá-lo. Se for bem-sucedida, essa metodologia terá uma fundação estabelecida que poderá ser reutilizada para a implantação do BPM em outras áreas.

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    Referências:
    Oracle, Villanova University, IMS, OpenText, Navvia


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