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O que é Gestão de Processos, como o BPM auxilia na otimização dos processos por meio da automatização e por que investir em uma ferramenta BPMS.

  • PCF: Process Classification Framework e a automatização de processos

    PCF: Process Classification Framework e a automatização de processos

    Sendo bem sincero, você consegue classificar os processos da sua empresa? Mantém eles de maneira organizada e padronizada? Se não, é hora de conhecer o PCF.

    É comum que muitas empresas tenham dificuldade para descrever e classificar as atividades realizadas pela falta de termos e categorias. Esse é um problema que o Process Classification Framework, se propõe a resolver. 

    Entender os processos de negócio é essencial para atingir a eficiência e agilidade no atual cenário dos negócios. E, foi justamente para facilitar sua compreensão e gestão que esse modelo de estrutura de classificação foi criado.

    Além disso, a ferramenta facilita a implementação de soluções automatizadas, que, por sua vez, trazem incontáveis benefícios, como aumento da produtividade e redução de erros.

    Então, se você quer transformar suas operações promovendo um ambiente ágil e eficaz, entenda as aplicações do PCF na automatização de processos.

    O que é PCF?

    PCF ou Process Classification Framework é uma metodologia que visa identificar, classificar, organizar e padronizar os processos de negócio. 

    Essa estrutura de classificação de processos favorece a compreensão do funcionamento interno de uma organização do ponto de vista horizontal. 

    Para fácil compreensão, consiste em uma lista hierárquica da composição dos processos, começando do nível mais alto até o mais básico ou simples. 

    Em resumo, é como se fosse uma linguagem universal que empresas de todos os portes e segmentos podem utilizar para otimizar seus processos.

    De maneira geral, o PCF divide os processos em categorias amplas como processos primários, de suporte e de gestão. 

    Seus principais componentes são:

    • Categorias: representam os níveis mais altos de classificação. Agrupa processos com características e objetivos semelhantes. São exemplos de categorias: processos de produção, processos de gestão, processos financeiros;
    • Grupos de processos: é uma subdivisão das categorias. Agrupa processos mais específicos, como processos de montagem ou processo de fabricação;
    • Processos: são unidades de trabalho detalhadas. Possui a definição das tarefas e sequências necessárias para atingir um objetivo específico. Aqui se encontra classificações específicas como: “processo de fabricação do produto X”;
    • Atividades: compreende as tarefas, de diferentes níveis de complexidade, que compõem um processo.  

    Identificar e categorizar os processos oferece uma visão holística, oportunizando melhor compreensão sobre a forma como se conectam e contribuem para os objetivos do negócios.

    É importante esclarecer que essa não é uma representação visual do fluxo de trabalho. PCF não é uma ferramenta similar ao BPMN, mas serve como base para a modelagem de processos.

    Por que as empresas devem usar o process classification framework?

    Ao utilizar o PCF, as organizações conseguem uma visão clara de seus fluxos de trabalho, identificando áreas para melhorias. Como ponto de destaque, facilita a visualização de processos cuja automatização deve ser priorizada.   

    Essa metodologia serve como base para que as organizações possam desenvolver as definições e modelagem dos processos internos. Além disso, oferece uma linguagem consistente para mapear as formas de trabalho realizadas atualmente.

    O uso para modelagem permite desenvolver e gerenciar uma variedade de modelos empresariais, ajudando os colaboradores a racionalizar o impacto ou mudanças nos modelos adotados.

    As razões específicas para adotar o PCF envolvem:

    • visão holística dos processos: observar o panorama completo de todos os processos, sejam eles estratégicos ou operacionais;
    • entendimento de interdependências: compreender como as atividades se relacionam, facilitando a descoberta de gargalos e pontos falhos;
    • alinhar processos com a estratégia: garante que todas as atividades estejam direcionadas para os objetivos da empresa;
    • comunicação unificada: padronização da linguagem para facilitar a troca de informações entre os setores;
    • identificação de oportunidades de melhorias em processos ineficientes, redundantes ou que geram retrabalho;
    • ter uma base sólida para uso de outras metodologias como BPMN, Lean e Six Sigma;
    • favorece a gestão de risco e criação de planos de contingência para mitigar proativamente as ameaças. 

    De maneira geral, o PCF é uma ferramenta fundamental para que empresas de diferentes portes e níveis de complexidade possam aumentar a eficiência dos negócios. Isso, muitas vezes, é obtido otimizando as atividades com a automatização dos processos.

    PCF e a automatização de processos com o Fusion Platform

    Com base na classificação proporcionada pelo PCF se define a ordem de prioridade para automatização. Considerando, principalmente, os que possuem mais atividades muito manuais, burocráticas, com gargalos ou alto índice de erros.

    O Fusion Platform é uma solução completa, amigável, de baixo código e personalizável para atender as demandas específicas da sua organização. 

    Após a classificação e organização com o PCF, o Fusion entra em ação, oferecendo recursos para mapear, automatizar e monitorar os processos identificados, facilitando a transformação digital de ponta a ponta.

    O mapeamento cria fluxos de trabalho mais enxutos, intuitivos e práticos. Ao invés de se concentrar em pequenas tarefas, o foco está em alcançar um objetivo específico. 

    A otimização dos processos envolve simplificar o fluxo como um todo, eliminando atividades desnecessárias e sem valor agregado, e deve ser realizada voltada para automatização. Sendo consideradas as atividades correlatas e paralelas, e a integração com outros sistemas já usados pela companhia.

    Por ser uma plataforma para a gestão de processos, riscos, documentos, indicadores e assinatura eletrônica, usando o Fusion Platform na execução dos processos, os colaboradores podem se concentrar em atividades estratégicas e diretamente relacionadas à razão de ser da empresa.

    Os processos são executados com o auxílio do BPMS, oportunizando a coleta de dados que são apresentados em métricas e relatórios de acompanhamento do desempenho das atividades automatizadas. 

    Essas análises criam um ciclo constante de melhoria contínua, e com o Fusion Platform, os envolvidos podem realizar a gestão e acompanhamento em tempo real, pelo sistema ou aplicativo. 

    Adote ferramentas e metodologias para analisar, monitorar e gerenciar seus processos de forma rápida, intuitiva e precisa.  Classifique os processos existentes na organização com PCF. 

    Não perca mais tempo, experimente o Fusion Platform e realize a verdadeira transformação digital do seu negócio.

  • Indústria 5.0 e gestão de processos

    Indústria 5.0 e gestão de processos

    Sabemos dos grandes benefícios e vantagens de modernizar o processo produtivo. No entanto, diferentemente de outras eras, a Indústria 5.0 tem como foco o ser humano.

    É entender que novas ferramentas tecnológicas devem proporcionar um trabalho mais dinâmico e produtivo, e não ser visto como um viés de substituição das pessoas.

    A indústria do futuro é voltada a repensar os modelos de produção para que haja crescimento econômico, bem-estar e qualidade de vida de toda a sociedade. Incluindo ações que objetivam uma produção mais sustentável ao longo do tempo.

    Enquanto a Indústria 4.0 teve como foco a automação e modernização no processo produtivo, a nova era, 5.0 tem o objetivo de integrar os colaboradores e as máquinas, incorporando alternativas tecnológicas, como a inteligência artificial, para que as pessoas usem suas capacidades cognitivas e criativas em atividades de alto valor agregado. 

    Neste ebook explicaremos como a gestão de processos contribui para a construção de uma empresa mais eficiente. Iremos explorar todos os conceitos da Indústria 5.0, como seus desafios, oportunidades e o papel central da automação nesse processo de adaptação.

    Entenda como transformar sua indústria para o futuro da manufatura inteligente.

    Siga em frente. Boa leitura!

    O que é a Indústria 5.0?

    O conceito da Indústria 5.0 é conhecida como a humanização da automação. Ou seja, é uma nova era da revolução industrial onde os recursos tecnológicos são usados em conjunto com a criatividade e senso crítico dos seres humanos.

    A união entre máquinas e pessoas tem o objetivo de elevar os processos produtivos para oferecer muito mais valor agregado. Essa união entre tecnologia e pessoas oportuniza a fabricação de produtos personalizados e direcionados para atender demandas específicas.

    A nova era da indústria é uma evolução da manufatura com interconexão robótica e personalização em massa. 

    O maior diferencial da Indústria 5.0 é a percepção de que a tecnologia necessita de um ser humano para que todos os benefícios sejam obtidos.

    Deixa-se a noção de competição ou de que seres humanos serão substituídos pela máquina, e chega-se a um novo conceito onde a tecnologia é um instrumento que oportuniza produtividade, agilidade, personalização e sustentabilidade.

    Cabe a tecnologia executar atividades maçantes, repetitivas e de baixo valor agregado. Enquanto que os colaboradores focam no core business, dedicando-se a atividades estratégicas para a empresa.

    Quer saber sobre a Indústria 5.0 e como adaptar seu negócio para essa nova era com a gestão de processos? Baixe o material completo:

  • Fusion Platform e Power Automate: conheça as diferenças

    Fusion Platform e Power Automate: conheça as diferenças

    Neste material, mostraremos como o Fusion Platform e o Power Automate da Microsoft se comparam em termos de automatização de processos, gestão de documentos e outras funções. Ambas as plataformas são projetadas para otimizar fluxos de trabalho e aumentar a eficiência das organizações, mas com abordagens, foco e características distintas. Ao longo deste comparativo, você verá como cada solução se destaca em termos de integração, flexibilidade, custo-benefício e outros fatores cruciais para a transformação digital de sua empresa.

    Este material avalia os seguintes pontos:

    • Comercialização;
    • Arquitetura;
    • Aprendizado;
    • Suporte;
    • Funções;
    • Insights;
    • Público-alvo.

    Público-alvo

    • Fusion Platfrom- automação para pessoas: Focado em automação de processos empresariais para usuários de negócio, o Fusion é intuitivo e acessível a pessoas de diferentes áreas da organização, permitindo que colaboradores de diversos setores automatizem suas rotinas de trabalho sem a necessidade de conhecimentos técnicos ou qualquer dinâmica que remeta a realidades de times de TI.
    • Power Automate- para o público de TI: Voltado principalmente para o público de TI, o Power Automate oferece uma abordagem mais técnica, permitindo que profissionais da área configurem automações de TAREFAS complexas, integrando diversos serviços e sistemas, o que exige maior expertise em tecnologia e infraestrutura.

    Comercialização do Fusion Platform e Power Automate

    • Fusion Platform- usuário concorrente: Modelo de comercialização baseado em usuário concorrente, ou seja, as licenças são compartilhadas entre os colaboradores, permitindo que um número definido de usuários acesse a plataforma ao mesmo tempo. Isso oferece flexibilidade e otimização de custos, já que a empresa pode adquirir um número menor de licenças em relação ao total de usuários.
    • Power Automate- usuário nominal: O Power Automate utiliza o modelo de usuário nominal, em que cada colaborador possui uma licença exclusiva e intransferível. Isso significa que o custo está diretamente relacionado ao número de pessoas que necessitam acesso individual e constante à plataforma, sem a possibilidade de compartilhar as licenças entre diferentes usuários. Por isso, é um modelo complexo de licenciamento quando demanda-se funções específicas

    Arquitetura

    Fusion Platform- plataforma integrada: Cada função é sustentada por uma série de componentes integrados, reforçando o conceito de uma plataforma completa. Isso significa que todas as funcionalidades são interconectadas e funcionam em harmonia, proporcionando uma experiência coesa e centralizada para os usuários, facilitando a escalabilidade e a manutenção.

    Power Automate- depende de outras integrações: Depende fortemente de integrações com outros
    produtos da Microsoft e serviços externos para suportar suas funções. Isso pode criar uma experiência
    mais fragmentada, onde cada função específica precisa ser habilitada ou configurada separadamente, o
    que exige mais esforço na gestão dos componentes, funções e suas integrações.

    Aprendizado no Fusion Platform e Power Automate

    Fusion Platform- Plataforma e-learning e onboarding: Conta com plataforma e-learning, com trilhas de treinamento específicas por módulo, permitindo que os usuários se aprofundem em áreas relevantes para suas funções. Além disso, a plataforma disponibiliza onboarding com uma equipe especializada, garantindo que os colaboradores recebam suporte personalizado e orientações detalhadas desde o início, facilitando a adaptação e o aproveitamento máximo das funcionalidades.

    Power Automate- documentação e vídeos intrusivos: A Microsoft fornece uma documentação abrangente e vídeos instrutivos, mas a opção de treinamento mais personalizado e detalhado não é tão evidente. Muitos usuários recorrem a vídeos no YouTube, que oferecem orientações úteis, porém com foco mais geral em automação de tarefas e menos em processos empresariais específicos. Isso exige um esforço adicional para alinhar o aprendizado com as necessidades empresariais individuais.

    Quer saber mais diferenciais do Fusion Platform e Power Automate e como eles atuam em conjunto? Baixe o material completo agora mesmo:

  • Como a central de auditorias do Fusion Platform auxilia no compliance

    Como a central de auditorias do Fusion Platform auxilia no compliance

    Toda empresa, seja ela de grande, médio ou pequeno porte, deve se preocupar com as leis, normas e conformidades exigidas, não é mesmo?

    Sabendo disso, a organização deve implementar políticas internas de Compliance. Isso deve ser feito, não só pela “obrigação de seguir regras”, mas para que a instituição apresente transparência e ética para os seus funcionários, clientes, fornecedores e interessados em geral, gerando assim, uma boa imagem perante a sociedade.

    Um bom método para garantir que o processo de Compliance esteja sendo seguido em uma empresa, é utilizar uma central de auditoria. Isso porque, ela fará com que os gestores estejam cientes dos acessos, ações e modificações feitas por seus subordinados, fazendo com que uma possível irregularidade seja percebida e corrigida de maneira muito mais rápida e eficaz.

    Deseja conhecer um pouco mais sobre a central de auditorias, que muito tem a contribuir para o processo de Compliance de sua organização? Vem comigo!

    Como pode ser definido o termo “Compliance“?

    Este termo, muito utilizado na atualidade, refere-se a um programa estratégico de práticas corporativas, que busca fazer com que a organização esteja em conformidade com as leis, padrões e regulamentos internos e externos.

    O processo de Compliance pode ser aplicado de diversas formas pelas organizações. Porém, geralmente, segue um modelo específico, que faz uso dos seguintes pilares:

    • Prevenção: como diz o ditado: “é melhor prevenir do que remediar”. As ações de prevenção devem receber a maior parcela de recursos disponibilizados pelas instituições, visto que práticas preventivas eficazes, claramente intituladas, tendem a precaver problemas e danos extremamente prejudiciais para a organização.
    • Detecção: por mais que as práticas de prevenção sejam criadas, definidas e repassadas da melhor maneira possível, existem situações em que as regras acabam sendo violadas pelos membros.

    Portanto, é necessário que haja um controle rígido por parte dos gestores, para garantir que possíveis inconsistências sejam detectadas o mais brevemente possível, afim de evitar danos maiores para a instituição.

    • Correção: neste ponto, sabendo dos erros ou das regras que não foram seguidas, é necessário aplicar ações corretivas de forma imediata, e se necessário, formar novas normas para que as falhas apresentadas não sejam mais observadas nos processos corporativos.

    Agora que já sabemos do que se trata um programa de Compliance, e como ele costuma ser formado, veremos o significado de auditoria, que como dito anteriormente, é um recurso que muito tem a agregar no programa de Compliance.

    O que é auditoria?

    De maneira simples e direta, a auditoria é um processo que possui a função de analisar se os procedimentos e resultados aplicados e gerados (respectivamente) pela organização, estão sendo seguidos de maneira correta, com base na cultura organizacional da empresa, e nas normas e leis vigentes.

    Sendo assim, podemos considerar que uma Central de Auditorias é responsável por armazenar diversos tipos de informações, que auxiliarão os gestores a inspecionar se as atividades praticadas pela entidade estão seguindo os padrões intitulados.

    Além de possibilitar a detecção de práticas que não estejam sendo aplicadas como o esperado, a auditoria também facilitará o mapeamento de melhorias que podem ser aplicadas na organização, afim de prevenir possíveis erros.

    Com base nos expostos acima, conseguimos identificar os conceitos de Compliance e auditoria, correto? Agora, é chegada a hora de entendermos como uma central de auditorias pode auxiliar e facilitar o processo de compliance!

    Como uma central de auditorias pode auxiliar no processo de compliance

    Como pudemos observar anteriormente, uma central de auditorias armazena dados relevantes para monitoração e acompanhamento dos processos de uma organização. Sabendo disso, podemos relacionar esta funcionalidade em favor do compliance.

    O processo de compliance possui, como um de seus principais pilares, a prevenção. Para verificarmos a necessidade de métodos e regras que precisão ser criadas para precaver determinada situação, é necessário que o gestor conheça como o processo funciona na prática, ou seja, como os funcionários estão executando suas respectivas atribuições.

    Nesta situação, uma central de auditoria, que aponte as ações realizadas pelos usuários, bem como a data e horário de cada uma delas, por exemplo, pode auxiliar um gestor a observar possíveis pontos de melhoria.

    Assim como a prevenção, a fase de detecção e correção são extremamente importantes. Detectar com eficácia uma possível falha nos processos, pode economizar muito tempo e dinheiro. Nesta etapa, a auditoria pode oferecer informações úteis para o controle dos gestores. Exemplo: ações que estão sendo realizadas, frequência e responsáveis.

    Ao perceber que determinada situação está ocorrendo de forma errônea, devem ser aplicadas ações corretivas para o problema. Novas regras também podem ser criadas, ou então, o usuário responsável pode ser notificado.

    Conforme pudemos observar, uma Central de Auditorias pode facilitar muito as etapas do compliance. Vejamos agora, como a Central de Auditorias do fusionPlatform poderá lhe auxiliar no controle do seu negócio!

     Central de auditorias no Fusion Platform

    Responsável por armazenar informações a respeito de diversos tópicos importantes para um processo de Compliance, a central de auditoria do Fusion Platform apresenta uma interface de fácil acesso, que possibilita encontrar as informações que deseja de maneira simples e eficaz.

    Além disso, o acesso é disponibilizado apenas para os usuários que realmente possuem permissão, afim de evitar que usuários indevidos acessem dados sigilosos.

    Através desta funcionalidade, podemos verificar diversos dados importantes, como:

    • Acesso de Usuários:

    Através desta opção, obtemos as informações referentes ao acesso dos usuários na plataforma. Para facilitar a busca pelas informações, a função conta com campos de filtro, para que seja possível realizar a pesquisa por data e usuário específico, por exemplo.

    Tendo em mãos essas informações, fica muito mais fácil controlar acessos indevidos e fora do horário permitido.

    • Cadastro de Usuários / Papéis / Grupos:

    Ao selecionar essas opções, será possível saber quando um usuário/papel/grupo foi criado, editado, excluído ou inativado no sistema, por exemplo. A função também nos permite saber o responsável pela modificação, a data, e realizar filtros com bases nesses campos disponíveis.

    • Configurações do Sistema:

    Esse tipo de informação é de extrema importância, visto que, a partir do momento que uma informação geral do sistema for modificada, todos os usuários serão afetados.

    Por isso, saber quem foi o responsável e qual a alteração foi feita, auxiliará muito no controle de modificações indevidas.

    • Documentos:

    Por meio desta seleção, conseguimos controlar as publicações, edições e exclusões de documentos no GED, fazendo com que erros sejam mais facilmente identificados e evitados.

    • Modelos de Processos:

    Por mais que as edições dos modelos de processos sejam restritas a administradores do módulo, ter controle das alterações realizadas possibilitará evitar que mudanças incorretas sejam liberadas para a utilização dos usuários.

    • Cadastros de Formulários:

    Assim como os modelos de processos, as alterações realizadas em formulários são visualizadas rapidamente pelos participantes dos fluxos. Logo, saber quais campos sofreram modificação, e quem foi o responsável pelas alterações, é de grande valia para os administradores.

    • Registros de Formulários:

    Por intermédio desta opção, conseguimos ter acesso as informações preenchidas nos campos de um formulário e, da mesma forma, aos dados que foram editados, possibilitando assim, que dados removidos indevidamente sejam recuperados.

    Como pudemos observar, utilizando as funções disponibilizadas na central de auditorias do Fusion Platform, seu processo de Compliance poderá ser executado de maneira muito mais segura, facilitada e eficaz.

    Ficou interessado em conhecer esta incrível plataforma, que inúmeros benefícios pode apresentar para sua organização? Experimente o Fusion Platform gratuitamente por 15 dias, e desfrute de todas as funcionalidades que temos a oferecer.

    E aí, está preparado para aprimorar o processo de Compliance de sua organização? Caso tenha restado alguma dúvida, ou tenha algo a comentar sobre o artigo, nos escreva aqui nos comentários.

  • Qual o nível de compliance do seu negócio?

    Qual o nível de compliance do seu negócio?

    Manter o seu negócio em conformidade com leis, normas e regulamentações é essencial para evitar problemas e garantir que a empresa opere de forma segura e ética. Por isso, preparamos um quiz completo que vai ajudar você a avaliar como sua empresa está em relação às boas práticas de conformidade e ao nível de compliance. Responda algumas perguntas rápidas e descubra se a sua empresa está no caminho certo ou se precisa de ajustes para garantir mais segurança e eficiência.

     Sua empresa segue normas e padrões de compliance, como ISO, regulamentações setoriais, ou outras legislações externas e internas?

    • (A) Sim, seguimos rigorosamente e estamos sempre atualizados.
    • (B) Seguimos parcialmente, focando nas exigências mais críticas.
    • (C) Não seguimos normas específicas ou apenas o mínimo necessário.

    2. Sua empresa possui rastreabilidade de processos para garantir conformidade em todas as etapas?

    • (A) Sim, temos sistemas que garantem a rastreabilidade completa dos processos.
    • (B) Temos rastreabilidade em processos principais, mas não em todos.
    • (C) Não, não temos uma política de rastreabilidade formalizada.

    Se você respondeu letra C ou B e ainda não gerencia e automatiza processos de forma eficaz, este ebook pode te ajudar!

    3. Como sua empresa gerencia auditorias de compliance e controle de documentos?

    • (A) Utilizamos um sistema centralizado que automatiza auditorias e controla documentos de maneira eficiente.
    • (B) Fazemos auditorias manuais e mantemos documentos em arquivos digitais separados.
    • (C) Não realizamos auditorias de compliance regularmente e o controle de documentos é disperso.

    Quer ter acesso ao quiz completo além de um diagnóstico do resultado do seu nível de compliance? Baixe o material gratuitamente agora mesmo:

  • Fusion Platform BPM Studio: low code na prática

    Fusion Platform BPM Studio: low code na prática

    O BPM Studio é uma funcionalidade completa para configurar e automatizar processos de negócio. Essa facilidade transforma a maneira como as organizações gerenciam os fluxos de trabalho.

    Em plataformas low code, o próprio usuário é capaz de modelar, automatizar e monitorar os processos de maneira eficiente e intuitiva.

    Para que você possa otimizar seus processos da modelagem até a execução, confira como usar o BPM Studio do Fusion Platform e colher as vantagens da automatização

    O que é uma plataforma low code?

    Uma plataforma low code é uma solução que permite a criação dos processos com o mínimo de programação manual. 

    No Fusion Platform, ao invés de escrever linhas de códigos, os usuários usam interfaces intuitivas de arrastar e soltar para montar os fluxos de atividades.

    Usando uma biblioteca com vários componentes para uso, como botões, integrações, formulários, entre outros, com conhecimento básico de informática, qualquer usuário consegue elaborar o fluxo de tarefas de ponta a ponta.

    Essa liberdade permite expressar a realidade e a lógica dos negócios em suas particularidades. Além de trazer benefícios como redução de custos, acessibilidade, rapidez, agilidade, flexibilidade e foco no negócio.

    O que é um BPM Studio?

    Um Studio BPM é uma ferramenta projetada para automatizar a gestão de processos de negócio. Suas funcionalidades possibilitam desenhar, modelar, executar, monitorar e controlar os processos.

    Na modelagem, os usuários podem mapear os processos de maneira visual com diagramas e fluxogramas, proporcionando a visualização de gargalos, redundâncias e oportunidades de melhorias.

    As tarefas podem ser automatizadas para que aconteçam de forma sequencial ou paralela, seguindo regras definidas. 

    Outra facilidade do BPM Studio é a possibilidade de interligar usuários e responsáveis pelas atividades. Assim como, a integração com outros sistemas e aplicativos para que haja coleta de informações ou execução de tarefas.

    Uma plataforma para a gestão de processos também permite acompanhar toda a execução dos processos em tempo real, com relatórios e indicadores de performance.

    Há inúmeras aplicações para o BPM Studio. Construa e automatize processos como aprovação de documentos, pedidos de compras, solicitação de férias, planejamento e execução de projetos, controle de estoque, atendimento ao cliente, negociação com fornecedores, e muito mais.

    Como benefícios, o BPM Studio garante aumento de eficiência, padronização de processos, conformidade, visibilidade das atividades, agilidade e redução de custos operacionais.

    Configurando um processo no BPM Studio do Fusion Platform

    O Fusion Platform é uma solução completa para a gestão de processos com a facilidade de ser low code. Ou seja, o próprio usuário poderá configurar o fluxo de atividades conforme a necessidade do seu negócio.

    O BPM Studio do Fusion permite, de forma facilitada, desenhar e automatizar os fluxos de trabalho independentemente do nível de complexidade.

    Para criar um modelo de processos, acesse a tela inicial do Fusion. No canto esquerdo da tela, clique sobre a opção “Processos”. 

    Então, no canto superior direito, vá em “Criar novo modelo”. Você poderá criar um novo modelo ou importar um já existente. Ao clicar em um novo modelo você será direcionado ao BPM Studio: a tela de modelagem do processo.

    Componentes do BPM Studio

    No lado esquerdo da tela, há o painel de componentes. Esses são os elementos usados para construir um modelo de processos.

    É composto por: 

    • Raia: é o espaço onde serão alocados os componentes de um processo;
    • Atividade: representam as ações que serão executadas no processo, como, por exemplo, preenchimento de um formulário. No Fusion Platform cada atividade é classificada por tipo, e cada uma possui aplicações e propriedades distintas. As atividades podem ser do tipo: usuário, manual, envio e script. 
    • Subprocessos: é usado quando uma atividade depende de outra. Também é totalmente configurável;
    • Decisão: compreende as opções exclusiva, inclusiva e paralela. A primeira permite estabelecer as regras de negócio de acordo com campos do formulário, só um caminho pode ser seguido para continuar o fluxo. A inclusiva também estabelece as regras de negócio, mas, o fluxo pode seguir por mais de um caminho dependendo da condição estabelecida. Já a paralela divide o fluxo em caminhos paralelos e concorrentes no modelo de processo. No entanto, em algum momento essas paralelas precisarão ser fechadas. O componente “Decisão” influencia no fluxo e percurso do processo;
    • Fluxo de sequência: são ligações entre atividades para mostrar o caminho que esse processo deve percorrer;
    • Temporizador: permite adicionar uma data para executar uma ação na atividade ou para informar a ação que deve ser feita caso o prazo não seja cumprido, como notificar o gestor. Está sempre associado a uma atividade;
    • Início e Fim: demarca onde o processo começa e termina. Um processo pode ter vários fins diferentes, porém, apenas um único início.
    • Anotação: adiciona observações no ambiente da modelagem. Possui fins de organização e registro para explicar o processo, mas não tem relação com o andamento do processo;
    • Agrupador: agrupa atividades e componentes na área de modelagem. Não é executado, tem funcionalidade de visualização e documentação.

    Outros menus disponíveis no BPM Studio

    No topo da tela está o Menu Superior, com as funções que operam o processo como um todo. Compreende opções como salvar, editar, liberar, organizar, entre outros.

    No lado direito da tela há o Painel de Propriedade. Ali são apresentadas as especificidades do processo e de cada componente. A visualização depende de qual componente está selecionado. 

    E, por fim, no centro da tela está a Área de Modelagem propriamente, que é onde os componentes serão arrastados e interligados para montar o fluxo de atividades.

    Modelando um processo no BPM Studio do Fusion Platform

    Agora é a hora de colocar o low code em prática. Ao invés de digitar linhas de código, basta clicar sobre o componente desejado, segurar e arrastar para a Área de Modelagem.

    Para iniciar o desenho do processo, clique na raia. Ela sempre será o primeiro item que deve ser adicionado para que a modelagem e automatização do processo possa ser realizada.

    A seguir, adicione o início dos processos e inclua as atividades.  As atividades representam as ações que serão executadas. Selecione o tipo de atividade a ser realizada, como o envio de um e-mail de notificação ao usuário, por exemplo. 

    Toda atividade pode ser arrastada para a área de modelagem, e em cada uma há estrutura que são os próprios componentes adicionados na lateral direita da atividade. Essa opção é usada para facilitar a configuração.

    Cada atividade de um processo segue para uma nova ação, que pode ser uma decisão ou outra atividade. Clique no fluxo de sequência e arraste até a próxima ação para que haja conexão e continuidade. Caso use o menu lateral da atividade para criar uma nova atividade, o fluxo será criado automaticamente.

    Cada atividade pode ser configurada individualmente, como, por exemplo, uma atividade de usuário, ou de envio. Para facilitar o entendimento, ícones são adicionados para explicitar do que se trata cada uma delas.

    A modelagem é uma representação gráfica de todas as tarefas que são realizadas na rotina da empresa para chegar a um determinado objetivo.

    Quando terminar de configurar o processo, clique em “Validar” no Menu Superior e confira se tudo está correto. Caso apareça uma mensagem de erro, clique sobre o “X” e confira a explicação do que fez esse desenho de processo estar equivocado. 

    Salve e libere a modelagem para que seja possível executar esse processo.

    Aproveite para modelar seus próprios processos  

    Como você pode perceber, configurar um processo em uma solução low code como o Fusion Platform é algo muito simples. Em poucos minutos você poderá ter o desenho e a facilidade de automatizar os processos. 

    Além da gestão dos processos, a plataforma da Neomind permite gerir documentos, indicadores, riscos e assinar documentos eletronicamente.

    Inclusive, no próprio processo pode haver uma atividade de envio de documento para assinatura, garantindo produtividade e agilidade.

    Que tal ver como é o uso de uma solução low code na realidade do seu negócio?

    Experimente o Fusion Platform, use o BPM Studio para fazer a transformação digital da sua empresa e torne-a ainda mais competitiva.

  • Governança de dados e o papel da automatização de processos

    Governança de dados e o papel da automatização de processos

    A governança de dados é essencial na era digital. Ela assegura a qualidade, segurança e usabilidade dos dados dentro de uma organização. 

    Já a automatização de processos desempenha vários papéis importantes na governança de dados.  Como, assegurar a padronização da aplicação das políticas e procedimentos de governança, eliminando a variação que pode ocorrer com a intervenção manual.

    Também é capaz de reduzir significativamente o tempo e o esforço necessários para gerenciar grandes volumes de dados. Isso permite que as equipes se concentrem em atividades estratégicas em vez de tarefas repetitivas.

    Sem dúvida, empresas de todos os portes e setores precisam tanto da governança de dados como da automatização de processos para coletar, armazenar e analisar suas informações.

    Por isso, entenda o que faz a governança ser tão importante e como a integração de tecnologias automatizadas traz agilidade, redução de erros e conformidade.

    O que é a governança de dados?

    A governança de dados é uma metodologia que gerencia todo o ciclo de vida das informações, da criação ou coleta até o descarte. 

    Isso abarca criar políticas e procedimentos internos para garantir que os dados sejam processados adequadamente quando inseridos, acessados, armazenados, manipulados e excluídos.

    Cabe à governança: estabelecer infraestrutura e tecnologia; configurar e manter os processos e políticas; identificar e apontar quais profissionais terão autoridade e responsabilidade para tratar e proteger determinados dados.

    Em outras palavras, é missão da governança de dados garantir que os dados sejam utilizáveis, disponíveis, precisos, seguros e privados.

    Esses itens são essenciais para garantir compliance e conformidade com regulamentações e padrões externos, como leis, decretos e exigências governamentais. Um dos maiores exemplos da regulamentação dos dados é a LGPD.

    Enquanto a governança estabelece como será preservada a precisão, confiabilidade, integridade e segurança dos dados, a sua gestão consiste em implementar esses procedimentos, incluindo a automatização de processos.

    O grande volume de dados que devem ser processados diariamente justifica a inclusão desse tipo de governança. Essa preocupação é uma importante etapa da transformação digital e do sucesso da companhia.

    Quais são os benefícios?

    Como os dados são fonte de informações, uma de suas principais vantagens é apoiar e embasar a tomada de decisão.

    Dentre os diversos benefícios que podem ser alcançados, se destaca:

    • Dados melhores e mais confiáveis;
    • Centralização de informações, o que contribui para acesso facilitado;
    • Coordenação e comunicação facilitada;
    • Maior agilidade e produtividade;
    • Controle de versionamento dos dados;
    • Compliance regulatório, jurídico e setorial;
    • Redução e controle de custos;
    • Evita o trabalho com informações incorretas ou obsoletas;
    • Melhoria no atendimento ao cliente;
    • Identificar oportunidades;
    • Padronização da aplicação das políticas e procedimentos de governança;
    • Eliminação da variação decorrente da intervenção manual;
    • Reduz o tempo e o esforço necessários para gerenciar grandes volumes de dados. 
    • Menor incidência de riscos associados à não conformidade;
    • Gerenciamento de riscos;
    • Rápida adaptação às novas leis e regulamentações relacionadas aos dados.

    A estrutura

    Na prática, a estrutura que irá proporcionar que a governança de dados cumpra as políticas e procedimentos internos que foram estipuladas tem como componentes:

    • Comitê de governança de dados: são representantes de diferentes departamentos e áreas encarregados de definir as estratégias e políticas para a governabilidade;
    • Política de dados: documento que descreve os princípios, diretrizes e padrões para a gestão de dados;
    • Metas e objetivos: devem ser claros e condizentes com as necessidades da organização;
    • Papéis e responsabilidades: estabelecer quais profissionais ou equipes estarão envolvidos com a governança de dados;
    • Processos e procedimentos: documentação explicitando como serão as atividades de coleta, armazenamento, tratamento, análise e disponibilização dos dados;
    • Tecnologia empregada: são os recursos que proporcionam a automatização de processos e segurança dos dados;
    • Métricas e indicadores: usadas para medir o desempenho e progresso da governança de dados em direção aos objetivos e metas traçadas;

    Em paralelo à criação ou manutenção desses componentes, é preciso promover a cultura de dados, incentivando o uso responsável e ético das informações.

    A estrutura é variável de acordo com a complexidade ou tamanho da empresa. Mas, para que toda essa estrutura realmente funcione, é necessário apoio da alta direção, treinamento e ferramentas tecnológicas adequadas e condizentes.

    A automatização de processos na governança de dados

    A automatização de processos é uma ferramenta essencial para a governança de dados. 

    Com seu auxílio há validação e padronização na aplicação das políticas e procedimentos. Dessa forma, o tempo e trabalho gastos para gerenciar o grande volume de dados produzidos é consideravelmente reduzido.

    Ao automatizar tarefas repetitivas e com altos índices de erros, a empresa pode focar em atividades estratégicas e que agregam valor ao negócio.

    Especificamente na governança, essa ferramenta atua na identificação e correção de dados. Assim, é possível obter consistência e qualidade nas informações obtidas.

    O Fusion Platform como ferramenta da governança de dados

    Ao usar o Fusion Platform, há facilidade para integrar dados de diferentes fontes. Sendo uma plataforma completa, a solução da Neomind centraliza e proporciona a busca e encontro rápido das informações.

    Em relação à segurança dos dados, o Fusion Platform usa criptografia e outros recursos para garantir que os dados serão tratados de maneira precisa e consistente. 

    Considerando que a plataforma conta com autenticação e rastreabilidade de acesso, os riscos de vazamento e acessos não autorizados são reduzidos. A automatização garante rastreio da origem e uso dos dados, armazenando informações úteis para auditorias e comprovação de conformidade.

    Além disso, todas as movimentações são registradas no sistema, onde é possível apontar atividades suspeitas. Com o módulo de Gestão de Risco, incidentes são identificados e tratados com rapidez e eficiência. 

    Já na Central Analytics é possível acompanhar o desempenho da governança de dados. Assim como, gerar relatórios com informações relevantes e em tempo real e realizar análise preditiva para identificar tendências e padrões.

    O BPM favorece a otimização dos processos com mapeamento, otimização e gerenciamento do fluxo de atividades. A solução é totalmente personalizável e favorece o armazenamento e processamento de dados com escalabilidade e segurança.

    A governança de dados pode ser usada em todos os tipos de processos. Afinal, todas as partes precisam de dados e informações para definir decisões estratégicas e coerentes. 

    Por exemplo, o marketing usa os dados para entender os clientes. Enquanto que a equipe de suprimentos os usa para gerenciar o estoque, e assim por diante.

    Embora seja recomendado que a governança de dados seja realizada aos poucos, com altos índices de dados sendo produzidos diariamente, não há tempo a perder.

    Experimente o Fusion Platform e conte com uma solução completa para a gestão de processos, documentos, indicadores, gestão de risco e assinatura digital.

  • Do zero à automatização de processos

    Do zero à automatização de processos

    Automatizar processos tem se tornado uma necessidade crescente nas empresas que buscam eficiência e competitividade no mercado atual. No entanto, a jornada rumo à automatização pode ser desafiadora, especialmente para quem está começando do zero.

    O Desafio da Automatização

    Para muitas empresas, a ideia de automatizar processos é tão atraente quanto intimidadora. A promessa de reduzir custos, aumentar a eficiência e eliminar erros humanos é sedutora. Porém, a realidade de não saber por onde começar pode transformar esse sonho em uma fonte de frustração.

    Identificação de Processos: Saber quais processos são candidatos ideais para automatização é o primeiro obstáculo. Nem todos os processos se beneficiam igualmente da automatização, e identificar aqueles que trarão o maior retorno é crucial.

    Escolha das Ferramentas: Com tantas ferramentas e tecnologias disponíveis, escolher a que melhor se adapta às necessidades da sua empresa pode ser um verdadeiro desafio.

    Implementação: A implementação de novos sistemas pode ser complexa, exigindo integração com sistemas existentes e treinamento da equipe.

    Monitoramento e Ajustes: Após a implementação, é necessário monitorar constantemente o desempenho dos processos automatizados e fazer ajustes conforme necessário.

    O guia que você precisa para ir do zero à automatização de processos

    Para auxiliar nessa jornada, criamos o kit “Do Zero à Automatização de Processos”. Este kit foi pensado para ser um guia prático e acessível, ideal para quem deseja começar a automatizar processos, mas não sabe por onde iniciar. Nele, você encontrará  8 materiais e 3 bônus que irão focar em diferentes etapas da jornada para alcançar a automatização, com cases reais, templates práticos e muito mais!

    Comece sua jornada rumo à automatização de processos hoje mesmo com nosso guia completo. Baixe o kit “Do Zero à Automatização de Processos” e veja a diferença que a automatização pode fazer!

  • Do modelo TO BE para automatização com Fusion Platform

    Do modelo TO BE para automatização com Fusion Platform

    A transição do modelo TO BE para automatização é uma questão fundamental quando se trata do aprimoramento dos processos empresariais.

    Nesse tipo de otimização, o modelo TO BE proporciona uma visão palpável de como o fluxo de atividade deverá ser realizado futuramente. Em resumo, essa descrição oferece um plano ideal para a execução das tarefas.

    No entanto, mesmo que seja realizada com a máxima precisão, a transformação entre o planejado e a realização pode sofrer alguns ajustes. Por isso, é importante entender como acontece a transição do modelo TO BE para automatização dos processos.

    O que é o modelo TO BE?

    Quando falamos sobre o modelo TO BE dentro da automatização dos processos, estamos nos referindo à idealização da execução de um processo. 

    Ou seja, como esse fluxo, o sistema de tarefas deve funcionar. A meta é usar a tecnologia para alcançar novos patamares com a automatização de tarefas repetitivas, burocráticas, sem valor agregado ou complexas. 

    Nesse sentido, é uma representação do estado futuro dos processos de negócios. Pode ser entendida, como uma alternativa, melhorada, para o estado atual. Uma remodelagem das atividades.

    Essa estratégia possibilita transformar inteiramente como uma companhia executa suas rotinas diárias. 

    Para entender como acontece todo o processo de automatização, primeiramente as tarefas são mapeadas e descritas como acontecem atualmente. Essa etapa é chamada de “As Is”.

    Posteriormente, o mapeamento TO BE define a situação futura, ou onde se quer chegar. Para isso, é criada uma nova estrutura que proporcionará uma execução otimizada e automatizada.

    Nessa etapa se define as ferramentas que devem ser usadas para agregar valor aos processos, incluindo o BPMS.

    A transição do modelo TO BE para automatização

    Para que o modelo TO BE, ou a situação planejada se transforme em um futuro real, é preciso avançar na automatização dos processos.

    Pense nesse processo como uma ligação entre uma ideia e sua realização. Ou seja, uma sequência de etapas que devem ser planejadas e executadas para que a transição do modelo TO BE para automatização aconteça:

    Definindo o modelo TO BE

    Como qualquer estratégia empresarial, a definição dos objetivos é primordial. É importante estipular o que o sistema deve fazer, quais benefícios deverão ser gerados e como a automatização irá contribuir para o sucesso da companhia.

    Em relação ao modelo TO BE ser uma visão do futuro, primeiramente se planeja como os processos deverão funcionar quando as melhorias tiverem sido implementadas.

    Dessa forma, mapeie como os processos estão funcionando atualmente (as is) e analise quais mudanças são necessárias. Estude quais são os pontos críticos, gargalos e como a infraestrutura tecnológica atual está atendendo as demandas atuais.

    Com isso, crie um modelo detalhado de como o novo processo deve acontecer. Acrescente sistemas, softwares e outros recursos que devem ser implementados para aumentar a eficiência.

    Definindo as ferramentas e planejando a automatização

    O passo seguinte é definir como o modelo de processo planejado terá a automatização implementada. 

    Assim, primeiramente selecione quais plataformas poderão atender melhor as requisições e quais ferramentas irão automatizar o processo.

    Então, faça um novo desenho do processo explicando como os componentes, participantes, sistemas e outros processos serão integrados e conectados.

    Outro ponto importante é especificar todos os requisitos técnicos e funcionais para que a automatização aconteça. O uso de fluxogramas e metodologia BPMN proporcionam uma visão detalhada sobre como as atividades serão executadas no futuro.

    Uma consideração relevante é estipular se a mudança será gradual – implementada em partes, ou totalmente. Essa definição está diretamente ligada à complexidade dos processos. A recomendação é que haja escalabilidade, fazendo com que a automatização avance aos poucos. 

    Implementando a automatização

    Literalmente aqui é quando as coisas realmente acontecem, onde o plano se torna real.

    Para que ocorra da maneira adequada, a plataforma deve ser programada e configurada para que as etapas burocráticas, repetitivas ou complexas possam ser automatizadas conforme definição anterior.

    Nessa etapa também será necessário integrar o software escolhido aos sistemas que a empresa já utiliza. Como, por exemplo, a integração entre a automatização do BPM com as informações do ERP.

    É imprescindível que a plataforma escolhida permita realizar testes de conceitos. Dessa forma, antes de efetivar o investimento, valide se a automatização ocorre da maneira correta, conforme o esperado, e atende aos objetivos do modelo TO BE.

    Outra questão de extrema importância e essencial para que a automatização surta os resultados desejados é o treinamento adequado para os profissionais envolvidos. Isso significa não apenas aprender a usar as novas ferramentas, mas a como executar os processos.

    Quanto mais os colaboradores se sentirem incluídos e entenderem os procedimentos, menor será a resistência às mudanças, e maior a produtividade obtida.

    Gerenciando e realizando ajustes

    Após finalizar a implementação, gerencie os indicadores e monitore o desempenho da automatização. É importante coletar dados de desempenho para que seja possível buscar formas para otimizar e melhorar continuamente os processos. 

    Além disso, a constante análise e gerenciamento dos processos oportuniza adaptar o sistema às mudanças do ambiente. Processos automatizados recebem ajustes e modificações de maneira rápida, prática e facilitada.

    Tenha em mente que embora pareça, a automatização não para. É sempre possível encontrar outros processos ou tarefas que podem ser executadas com o auxílio da tecnologia. 

    Assim, adicione a cultura da melhoria contínua para identificar oportunidades capazes de tornar os processos mais eficientes e eficazes.

    Automatização de processos com o Fusion Platform

    Ao escolher o Fusion Platform como solução para realizar a transição do modelo TO BE para automatização, haverá integração e flexibilidade das atividades.

    A plataforma é completa para a gestão de processos, documentos, indicadores, gestão de risco e assinatura digital.

    Sendo parceira do negócio, a solução da Neomind realiza todo o passo a passo para alcançar a eficiência da automatização. O Fusion Platform inclui:

    • análise do estado atual (AS IS) para identificar ineficiências;
    • definição do estado futuro (TO BE) com objetivos claros;
    • planejamento da automatização com detalhes sobre os processos a serem automatizados; 
    • configuração do Fusion para personalizar fluxos de trabalho e integrar sistemas; 
    • implementação e testes rigorosos; 
    • treinamento dos colaboradores; e
    • monitoramento contínuo para melhorias.

    Contando com mapeamento que usa a notação BPMN, a automatização com o Fusion Platform acontece de maneira descomplicada e totalmente controlável. Na Central Analytics você analisa e acompanha o desempenho dos processos automatizados em tempo real.

    Além de melhorar os processos, a solução é abrangente e oportuniza benefícios como aumento da eficiência, redução de erros, produtividade, eficiência, e muito mais.

    O Fusion Platform também contribui com a mobilidade corporativa, já que possui uma aplicação mobile. Você gerencia os processos, realiza aprovações ou assina contratos diretamente do seu celular, a qualquer hora e de qualquer lugar.

    A transição do modelo TO BE para automatização é o ponto de partida para um negócio mais produtivo com sucesso e melhores resultados.

    Experimente o Fusion Platform e usufrua de todos os benefícios gerados pela gestão automatizada dos processos.

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