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O que é Gestão de Processos, como o BPM auxilia na otimização dos processos por meio da automatização e por que investir em uma ferramenta BPMS.

  • Governança de TI: Guia Completo para as Empresas

    Governança de TI: Guia Completo para as Empresas

    Indiscutivelmente a tecnologia é um elemento fundamental para o sucesso de qualquer empresa. Foi justamente por essa relevância que a Governança de TI surgiu.

    Gerenciar e alinhar a infraestrutura e insumos tecnológicos aos objetivos estratégicos é algo bastante complexo. Mas, adotando um conjunto de práticas, processos e estruturas adequadas, as empresas garantem um futuro de sucesso.

    Com a governança de TI, as companhias podem controlar o negócio e mensurar os resultados de suas decisões e investimentos. Além disso, mantém o alinhamento estratégico, aumentando a competitividade.

    Sua aplicação é abrangente, e traz consigo benefícios como melhoria e automatização dos processos, segurança cibernética, redução de custos e riscos, entre outros.

    Por ser tão significativo, preparamos esse guia completo com todo conhecimento necessário sobre a governança de TI.

    O que é Governança de TI?

    A Governança de TI é um conjunto de melhores práticas e procedimentos que usam estruturas recomendadas para garantir que o setor de tecnologia esteja alinhado aos objetivos estratégicos da organização. 

    Para isso, abrange todos os recursos empregados, como hardware, software e profissionais. Nesse sentido, a governança de TI é indispensável para a gestão, controle e qualidade dos processos, produtos e serviços. 

    Essa atuação envolve:

    • Alinhamento estratégico: correlaciona as estratégias de TI e as estratégias do negócio;
    • Entrega de valor: uso adequado dos investimentos em tecnologia – entregar o máximo de valor com uma parcela aceitável de risco. É necessário clareza sobre onde o dinheiro será investido, e qual o retorno esperado;
    • Gestão e avaliação de risco: identifica, avalia e comunica os riscos para toda a empresa.  É fundamental para garantir a continuidade dos negócios, principalmente, o cumprimento dos requisitos legais;
    • Definição e gerenciamento dos recursos da área de tecnologia, incluindo pessoas e infraestrutura;
    • Segurança da informação e compliance: proteção de dados e sistemas contra acesso indevido ou não autorizado. Conformidade com leis, regulamentações e normas vigentes;
    • Mensuração de desempenho e melhoria contínua: todas as práticas devem ser analisadas, revisadas e aprimoradas constantemente;
    • Cultura de governança de TI: valorizar a importância da tecnologia da informação, envolvendo gestores e acionistas na gestão. 

    A importância da Governança de TI

    A tecnologia é uma ferramenta poderosa e que contribui para que as empresas alcancem suas metas, sendo eficiente e eficaz no curto, médio e longo prazo.

    Com o foco em melhorar a gestão de TI, a governança aumenta o valor e reconhecimento da companhia, trazendo benefícios como:

    • maior segurança da informação;
    • cumprimento das obrigações legais;
    • otimização de recursos e redução de custos;
    • aumento da produtividade;
    • melhoria na comunicação interna;
    • redução de riscos, erros e falhas nos processos;
    • facilitar e aumentar o retorno sobre os investimentos em tecnologia;
    • maior confiança e satisfação dos clientes e partes interessadas;
    • entregar valor aos investidores; 
    • agilidade na tomada de decisão e implementação de soluções;
    • monitorar as decisões de capacidade de TI;
    • gerenciar o desempenho e indicadores da empresa.

    Estrutura de Governança de TI

    As estruturas servem como base para que as empresas possam criar um sistema de governança de TI.  E existem algumas possibilidades.

    Dependendo dos objetivos, é possível implementar e usar mais de uma estrutura. Os principais frameworks de governança de TI são:

    • ITIL: biblioteca de infraestrutura de TI, é considerada o padrão de todas as estruturas.  Auxilia a visualizar todo o ciclo de vida e também a eficácia da governança de TI. Garante que os serviços de tecnologia forneçam o suporte necessário aos processos do negócio;
    • Estrutura ISO 20000: norma internacional para a gestão de serviços de TI. Fornece orientação sobre as melhores práticas e métodos de TI, e mede o nível de implementação do ITIL;
    • COBIT: permite a criação de controles para a governança de TI. Ajuda a desenvolver direções estratégicas baseadas nos pontos fortes da tecnologia da empresa;
    • COSO: análise de controles internos da empresa, avaliando aspectos relacionados aos negócios, como a gestão de riscos e a discussão de fraudes;
    • FAIR: análise de fatores de risco de informação que o departamento de TI pode enfrentar. Tem o objetivo de aumentar a segurança cibernética e reduzir o risco operacional;
    • Balanced Scorecard: quadro de indicadores para analisar e avaliar o desempenho da organização em relação aos processos internos e aspectos de aprendizado; 
    • CMII: escala que mede o desempenho, qualidade e nível de maturidade dos processos de gerenciamento de TI, identificando oportunidades de aprimoramento. 

    Impactos positivos da governança de TI

    Quando a governança de TI possui como foco a otimização e eficiência, os ganhos são muitos, podendo destacar:

    Automação de processos 

    A governança corporativa em TI visa usar os recursos e ativos de maneira mais inteligente e acertada. Ou seja, implementar melhores práticas para executar as tarefas.

    Por isso, a análise detalhada sobre os processos possibilita redesenhar o fluxo das atividades para que as tarefas repetitivas ou com alto índice de falhas, possam ser automatizadas.  

    Essa visão sobre os processos identifica oportunidades onde o uso desse recurso proporcionará ganhos de eficiência e produtividade.

    A automatização dos processos e a padronização agregam valor aos processos internos e contribuem para que os clientes sempre recebam a mesma qualidade de produtos ou serviços.

    Redução de custos

    Como a governança de TI gerencia os recursos e investimentos, há uma busca incessante por alternativas que tragam melhores retornos às demandas da empresa.

    Implementar ferramentas capazes de melhorar a produtividade, como o BPMS, é um investimento com altíssimo retorno e ganhos. 

    Especificamente sobre os recursos, soluções tecnológicas aperfeiçoam a gestão de ativos de TI, para que todos os recursos sejam usados adequadamente. 

    Segurança da informação

    Este é um dos pilares da gestão e precisa ser gerenciado em todos os tipos de negócio. A governança de TI diminui os riscos de ataques ou falhas. Também proporciona uma visão holística sobre como os dados são estruturados, armazenados, utilizados e acessados.

    Esse controle total permite que as empresas atuem com segurança e de acordo com as normas e leis vigentes. 

    Aumento na competitividade

    Alinhar as ferramentas tecnológicas às estratégias e metas do negócio possibilita que os resultados desejados sejam alcançados mais rapidamente. Essa também é uma maneira eficaz de reduzir os custos sem comprometer a qualidade.

    Outro benefício é que com a alta adaptabilidade e personalização, plataformas tecnológicas permitem que as empresas possam aproveitar as oportunidades e novas demandas do mercado.

    O uso dessas ferramentas é uma forma de reduzir os custos sem comprometer a qualidade.  

    A única questão é saber como escolher as ferramentas ideais e capazes de proporcionar uma governança em TI adequada às necessidades e objetivos do seu negócio.

    O uso do Fusion Platform na Governança de TI

    O Fusion Platform é uma Plataforma de Gestão Integrada que aprimora a governança de TI ao centralizar o gerenciamento de processos, documentos e indicadores em um único ambiente.

    Com recursos específicos e personalizados, a solução fornece uma visão holística de tudo que envolve e afeta o desempenho das tecnologias.

    Para implementar a automatização, o Fusion Platform realiza uma análise aprofundada, mapeando processos para identificar gargalos e meios de otimizar e simplificar o fluxo de atividade. 

    E mais, como os processos estão sendo gerenciados, qualquer mudança que seja necessária será facilmente implementada.

    Em relação aos documentos, todos os dados ficam centralizados, fazendo com que a comunicação e compartilhamento de informações seja aprimorada.

    Além disso, o Fusion Platform possui ferramentas de rastreamento, onde qualquer acesso ou modificação nas informações fica registrado. 

    Além da configuração para que apenas pessoas específicas acessem dados sensíveis. Isso assegura a proteção de dados e a conformidade regulatória, principalmente em relação à LGPD.

    A plataforma é totalmente personalizável para as necessidades do seu negócio, com escalabilidade e adaptação a outros sistemas.

    Na Central Analytics é possível criar métricas e indicadores para gerenciar e manter todos os esforços voltados aos objetivos da empresa. Incluindo o monitoramento e análise do desempenho da área de tecnologia de informação.

    Resumidamente, somar o Fusion Platform com a governança de TI, promove uma gestão mais ágil, adaptável e com foco nos resultados.

    Que tal comprovar como, em pouco tempo, o Fusion Platform é capaz de contribuir com a governança de TI da sua empresa?  Experimente o Fusion Platform e gerencie processos, documentos e indicadores da área de TI e de toda sua empresa.  

  • Eficiência operacional: o que é e qual sua importância

    Eficiência operacional: o que é e qual sua importância

    Eficiência operacional: o que é e qual é a sua importância

    Se alguém te perguntar quais são os maiores objetivos de uma empresa, sem dúvida, em algum momento, você irá falar sobre a eficiência operacional.

    Pode ser que não necessariamente seja considerando essas duas palavras. Mas, será algo relacionado em ter mais e melhores resultados, com menos custos.

    No entanto, a redução de custos indiscriminada, como reduzir investimentos e mão de obra, pode ter efeito contrário. Ou seja, apesar de parecer, nem sempre este é o caminho mais adequado para melhorar os resultados.

    De fato, analisar, rever ou remodelar os processos internos, acompanhando a evolução com o tempo, resulta em melhores resultados. Isto é focar na eficiência operacional. 

    Definindo eficiência operacional

    A eficiência operacional, de maneira muito prática, é encontrar o melhor rendimento nos processos operacionais. Neste sentido, significa ser mais competente e produtivo reduzindo consideravelmente os erros e falhas.

    No ambiente empresarial a eficiência operacional está diretamente ligada com o melhor uso dos recursos, evitando todo tipo de desperdício.

    Ainda sobre esse ambiente, a eficiência diz respeito a como os colaboradores estão empregando seu tempo e esforços. Da mesma forma, analisa onde o dinheiro está sendo investido. 

    De fato, a eficiência operacional representa produzir ou oferecer os serviços com o menor custo possível, sem reduzir ou comprometer a qualidade daquilo que será entregue ao consumidor.

    Seria surpreendente se falássemos que grandes resultados podem ser alcançados com pouco investimento? 

    A eficiência operacional pode ser atingida com a análise e melhoramento do gerenciamento das equipes e dos processos. De fato, grandes resultados são obtidos com a análise detalhada e reorganização da estrutura do fluxo de trabalho.

    Mas, como saber se está na hora de investir na eficiência operacional? 

    Como medir a eficiência operacional

    Na verdade, não existe um hora certa para medir a eficiência operacional. Essa preocupação e análise deve ser constante.

    Neste sentido, para mensurar resultados, é necessário ter uma métrica que calcule o grau da eficiência operacional. Assim, a maneira mais prática, é reconhecendo o valor das entradas e das saídas.

    Então, elenque todos os custos da sua produção (recursos, mão-de-obra, entre outros), e a receita (volume de produção, receita, qualidade de produto) gerada pelos produtos ou serviços.

    Desta forma, a eficiência operacional será o valor obtido com a divisão entre o total de despesas, pelo total de receitas. Caso queira um número em percentual, multiplique o resultado por 100.

    Em resumo, quanto menor for o resultado final, melhor. Pode parecer contraintuitivo, mas quanto menor a taxa, maior será a eficiência operacional e a sustentabilidade do empreendimento.

    Assim, quanto maior eficiência operacional, menores são os custos para gerar a mesma ou mais receita.

    É claro este coeficiente deve ser medido periodicamente, gerando melhor percepção de como está a evolução do negócio.

    Por isso, sempre que houver modificações nos processos, após um determinado período, recalcule a eficiência para garantir a efetividade destas mudanças.

    Por que eu deveria me preocupar com a eficiência operacional

    Empresas que buscam uma história de sucesso com um empreendimento saudável e contínuo, precisam se preocupar em melhorar a eficiência operacional para que haja economia de recursos e aumento de performance.

    Além disso, companhias que investigam e melhoram seus processos alcançam inúmeros benefícios, entre eles:

    • Redução de custos;
    • Economia a curto, médio e longo prazo;
    • Redução de custos e desperdícios;
    • Aumento de produtividade;
    • Prevenção de erros;
    • Padronização;
    • Melhora na comunicação.

    Ações para aumentar a eficiência operacional

    Em resumo, melhorar a eficiência operacional envolve identificar as despesas que podem ser evitadas, e como substituir para melhorar os processos.

    Neste sentido, será necessária uma análise aprofundada para identificar a causa raiz do problema.  Pode parecer complexo, mas algumas ações práticas podem ajudar:

    Defina objetivos e metas

    Antes de pensar na eficiência operacional em si, considere analisar detalhadamente o desempenho atual e quais os resultados que deseja atingir no futuro.

    Neste sentido, tudo será planejado tendo como foco metas e objetivos bem estipulados. A eficiência será um fator na elaboração do plano de ação com foco em atingir as metas específicas, mensuráveis e alcançáveis. 

    Mapeie os processos

    O mapeamento de processos permite compreender e dar transparência quanto a forma de execução dos processos.

    De fato, proporciona observar os pontos fortes, falhas e gargalos que causam ineficiência. Além disso, o acompanhamento de como as atividades são executadas, torna mais simples identificar onde estão os custos ou gastos desnecessários.

    Com esta análise e compreensão dos processos, se cria uma maneira nova e melhor de executá-los.

    Remodelagem

    O mapeamento proporciona uma documentação para que, com a identificação das falhas, sejam planejados métodos para otimizar os resultados.

    Neste sentido, a remodelagem consiste em recriar o fluxo de atividade de maneira mais condizente e eficiente ao negócio.

    Obviamente, a reestruturação com padronização não precisa ser executada em sua totalidade, é possível atacar um problema de cada vez.

    Padronização

    Quando for considerar remodelar os processos, pense na sua padronização, A padronização faz com que os processos sejam sempre executados da mesma forma.

    Neste sentido, realizar auditorias frequentes garante que os processos estejam realmente sendo executados conforme o mapeamento e descrição.

    Acompanhamento de resultados e melhoria contínua

    É completamente normal que a eficiência operacional se modifique com o passar do tempo. Novos custos podem surgir, ou novas estratégias para melhorar os processos. Por isso, sempre analise os resultados obtidos para ver se condizem com o que é esperado.

    As ferramentas BPMS, que proporcionam a automatização, geralmente geram relatórios de eficiência para acompanhamento do desempenho.

    Da mesma forma, a melhoria contínua dos processos é algo que deve ser incentivado e estar sempre presente dentro da sua empresa.

    Investir em tecnologia

    Como mencionamos, nem sempre a redução de investimentos é o que trará a eficiência operacional.

    Investir em tecnologia, principalmente quando falamos sobre a automatização de processos, permite criar fluxos de processos mais eficientes e transparentes. 

    De fato, apesar do custo do investimento inicial, as novas tecnologias são capazes de trazer grandes retornos ao longo do tempo. Inclusive, você pode realizar o cálculo para adquirir uma ferramenta para automatização dos processos com a nossa calculadora gratuita.

    Adotar uma ferramenta BPMS permite automatizar processos favorecendo a gestão de processos e documentos. Além disso, plataformas avançadas, como o Fusion, disponibiliza diversos relatórios para análise e acompanhamento da evolução e desempenho dos processos.

    O Fusion Platform pode transformar a sua empresa, trazendo os resultados que você sempre quis. Favorecendo a melhoria da eficiência operacional.

    Experimente o Fusion Platform gratuitamente por 15 dias, ou converse com um de nossos consultores.

    Ficou com alguma dúvida? Use o campo dos comentários e escreva para nós.

  • Inteligência de mercado: tendências para aproveitar em 2023

    Inteligência de mercado: tendências para aproveitar em 2023

    Inteligência de mercado: tendências para 2023

    O conhecimento é um recurso fundamental dentro de todas as empresas. Neste sentido, a inteligência de mercado se tornou fonte de muitas vantagens competitivas. Inclusive,  é considerada por muitos especialistas a mais valiosa commodity das organizações.

    Quanto mais a tecnologia se desenvolve, maiores são as alternativas para coletar dados. De fato, são inúmeros terabytes produzidos diariamente que nem sempre são considerados.

    No entanto, os dados, por si só, não são um recurso muito útil. É preciso analisar e entender para ser possível criar aplicações práticas.

    Neste sentido, a inteligência de mercado é uma estratégia que coleta dados e informações que posteriormente são analisadas proporcionando aos gestores tomar decisões com maiores percentuais de acertos. 

    De maneira bem simples, a inteligência de mercado é o elo que liga teoria à prática. Assim, há análise e elaboração de plano de ação com definição de estratégias para atingir os mais variados objetivos.

    Desta forma, a transformação digital proporcionou extrair conhecimento com a coleta e análise de dados. E, é um recurso imprescindível para que as organizações se expandirem no mercado.

    Pensando nisso, saiba quais são as tendências de inteligência de mercado para ficar de olho em 2023

    Hiperautomação na inteligência de mercado

    Iniciamos com uma tendência que começou a ser destaque em anos anteriores, e continua sendo uma tendência para 2023.

    A hiperautomação favorece a inteligência de mercado permitindo coletar os dados de maneira automática.

    Desta forma, a automação deve ser considerada de maneira ampla, e empregada em diferentes tipos de processos empresariais.

    De fato, a hiperautomação deve ser entendida como uma ferramenta fundamental para a gestão de dados. Afinal, é a junção de inteligência artificial, machine learning e automação de processos.

    Assim, as atividades industriais se tornam ainda mais ágeis, sendo possível identificar gargalos e ajustá-los para aumentar a performance dos processos, tornando-os mais assertivos, reduzindo custos e despesas.

    Além disso, estes recursos tecnológicos proporcionam criar painéis customizados e automatizados para captura de dados relevantes aos objetivos do seu negócio.

    Decision Intelligence

    Traduzida como Inteligência de Decisão, esta é uma das inteligência de mercado para ficar de olho em 2023. De fato, é capaz de mudar a forma como as pessoas tomam suas decisões, independentemente da função que exercem.

    Basicamente, este método aplica a inteligência artificial no processo de tomada de decisão de todas as áreas da empresa.

    Desta forma, reúne um conjunto de ferramentas que visa projetar, modelar, alinhar, executar, monitorar e ajustar os processos de decisão. Além disso, o foco está sempre nos resultados e no cumprimento dos objetivos comerciais.

    Neste sentido, Decision Intelligence amplia a capacidade de processamento de informações voltadas às decisões estratégicas.  E, como na hiperautomação, aqui também há a combinação com a inteligência artificial e machine learning.

    Além de melhorar o desempenho dos negócios, essa ferramenta proporciona otimizar os departamentos.

    O Gartner alertou que 33% das grandes organizações, até 2023, irão usar a Inteligência de Decisão para a tomada de decisão. Porém, é válido ressaltar que Decision Intelligence é transformadora para as estratégias em empresas dos mais diversos tamanhos.

    Big Data Analytics

    Não é de hoje que as ferramentas de Big Data são importantes para as organizações. Neste sentido, continua sendo uma tendência para 2023 por proporcionarem melhores decisões estratégicas, melhor controle dos processos operacionais, amplitude no conhecimento sobre os clientes, e redução de custos.

    Como inteligência de mercado, o Big Data Analytics proporciona uma cultura analítica onde as decisões são tomadas baseadas em dados e informações reais e pertinentes.

    De fato, esta é uma ferramenta onde, quanto mais dados gerados, maiores são as oportunidades para compreender e aproveitar as dinâmicas do público consumidor.

    O Big Data Analytics proporciona às empresas se antever as mudanças que irão ocorrer no mercado em que estão inseridas.

    Principalmente, considerando a Data Driven, que é a gestão orientada por dados. Ou seja, monitorando o mercado em tempo real para que a gestão seja orientada com base em informações analisadas e concretas.

    Gestão de dados descentralizada

    De fato, o mundo será cada vez mais globalizado. As empresas estão presentes em diversos locais, ainda mais com o aumento das atividades home office.

    Neste sentido, outra inteligência de mercado para 2023 é a gestão de dados descentralizada. Se, anteriormente, todos os dados eram armazenados e mantidos pela área de tecnologia – um processo muito oneroso para conseguir informação, hoje, existe a descentralização de dados.

    Assim, o acesso aos dados e informações se torna muito mais fácil e disponível, favorecendo todos os setores e departamentos.

    Desta forma, as demandas são respondidas de maneira mais rápida, proporcionando informações e dados essenciais para as particularidades de cada processo.

    Além disso, a transformação digital proporciona às empresas adotarem ferramentas low code, que podem ser personalizadas de acordo com as exigências de cada negócio. 

    Garantindo autonomia e flexibilidade aos profissionais para analisar os dados conforme os objetivos específicos de cada área, considerando os objetivos estratégicos do negócio.

    Governança de dados

    Esta inteligência de mercado relaciona as pessoas, processos e tecnologias usadas na aquisição, arquivamento e uso dos dados coletados.

    Com as exigências legais advindas com a LGPD, a governança de dados não é apenas uma tendência, mas uma exigência. O uso dos dados deve seguir uma série de regulamentações para que o seu negócio não seja penalizado.

    Neste sentido, a governança de dados se refere a implementação de regras e estruturas para gerenciar, monitorar e proteger as informações, proporcionando maior controle e organização das estratégias de negócios.

    Entre as principais vantagens da governança de dados estão a confiabilidade, a gestão de riscos, organização das informações e favorecimento na tomada de decisão.

    [Ebook] LGPD e ferramentas de automação de processos

    Análise em tempo real

    Se tudo muda muito rápido, a análise em tempo real, sem dúvida, é uma forte tendência da inteligência de mercado não apenas em 2023, mas pelos próximos anos.

    De fato, as crescentes e rápidas mudanças advindas com a tecnologia, e principalmente com as redes sociais, tornaram a análise não apenas uma forma de aproveitar oportunidades, mas, um recurso para elaborar medidas preventivas.

    Neste sentido, o uso de painéis personalizados proporciona uma ação de resposta muito mais ágil e assertiva.

    Indiscutivelmente, a transformação digital trouxe consigo essa alta velocidade de acesso aos dados e informações necessárias.

    Atualmente é basicamente impensável – e frustrante, precisar esperar mais do que uma hora para obter uma resposta à uma questão.

    Outras tendências para a área de tecnologia

    Indiscutivelmente a tecnologia é um recurso presente em nosso cotidiano. Por isso, cada vez mais faremos uso da internet das coisas, realidade virtual e aumentada, blockchain, 5G, entre outros recursos.

    Da mesma maneira, haverá mais foco na experiência imersiva do cliente, com o uso de metaverso, tokens, NFTs e dCommerce.

    Outra questão apontada pela Gartner é a tecnologia sustentável. Essa tendência usa os recursos de rastreabilidade, análise, software de gerenciamento e inteligência artificial para monitorar a sustentabilidade de uma empresa.

    Aqui na Neomind, estamos sempre atentos às tendências e inteligência de mercado para atender melhor os nossos clientes. E o seu negócio, já está preparado para o futuro?

    A Neomind caminha junto e é parceira do seu negócio. Ficou com alguma dúvida ou gostaria de contribuir com suas experiências? Escreva para nós nos comentários!

  • A Importância da Transformação Digital na Construção Civil

    A Importância da Transformação Digital na Construção Civil

    Transformação Digital na Construção Civil: como a tecnologia é aliada do setor

    A transformação digital na construção civil não se trata apenas de inovações tecnológicas por meio de softwares. Mas, a construção de uma cultura em torno de uma série de costumes que são empregados no dia a dia dos trabalhadores. 

    Neste sentido, aborda todos os envolvidos como operários, mestre de obra e engenheiros que gerenciam o funcionamento de uma obra.

    A implementação da transformação digital na construção civil requer muita maturidade da organização. Assim, viabiliza a entrada de novas ideias de modo que toda a operação seja executada da maneira mais dinâmica, certeira e otimizada.

    Para que essa transformação seja feita de maneira correta, é preciso compreender alguns assuntos que possibilitam a sincronia impecável com o mundo digital.

    Afinal, quais são esses assuntos que englobam uma Transformação Digital?

    1 – Agilidade

    Com a utilização de um software para gerenciar toda a regra do negócio voltada para a área da construção civil é possível garantir agilidade.

    Neste sentido, possibilita reduzir o tempo perdido em atividades que eram feitas através de trabalhos manuais.

    Essa otimização de tempo foi instrumento de um estudo da Autodesk. Como resultado, a análise mostrou que 35% do tempo de gestão de obra é gasto com atividades que não agregam valores significativos. Ou seja, representa uma média de 14 horas semanais. 

    Além disso, o mesmo estudo, mostrou que 13% do tempo gasto é procurando dados ou informações sobre processos vigentes. Ou seja, aproximadamente 5 horas semanais apenas para levantamento de informações.

    Com a transformação digital na construção civil, é possível gerenciar tudo isso de maneira otimizada. Neste sentido, há ganho de tempo para a execução dos serviços e projetos.

    2 – Organização

    Existem diversas maneiras de implantar a transformação digital na construção civil, uma delas é optar por um software de gerenciamento paperless. 

    Desta forma, é possível cuidar de documentos, arquivos, projetos e assinaturas, tudo de maneira interativa, em uma única plataforma. 

    Então, não há mais necessidade ou preocupação em perder tempo manuseando uma infinidade de papéis.

    Todos os dados coletados por uma solução tecnológica podem ficar armazenados na nuvem. Assim, ficam acessíveis para uma variedade de dispositivos, de maneira prática, rápida e organizada. 

    3 – Previsibilidade

    Dependendo da ferramenta escolhida para auxiliar nesse processo de transformação digital você pode ter acesso ao Analytics. Esta funcionalidade trata de apontar dados dos processos em andamento em tempo real. 

    Neste sentido, este recurso é muito importante para analisar os comportamentos de determinadas ações possibilitando que a tomada de decisão seja mais apurada e certeira 

    Além disso, a ferramenta permite verificar e prever possíveis problemas ou inconsistências observando gráficos detalhados.

    Na construção civil, são infinitas as possibilidades de aplicação das inovações da transformação digital. De fato, é muito importante que o gestor de uma obra tenha acessibilidade aos dados. Assim, a aplicação do conhecimento é mais rápida e útil para a finalização de um projeto.

    4 – Economia

    Todo esse conjunto de fatores são importantes para justificar a importância da transformação digital na construção civil. Assim como em outros setores e organizações, tempo é dinheiro.

    De fato, usar um software de automatização de processos permite otimização do tempo. Além de padronizar a maneira de executar as tarefas, há maior organização e economia de recursos.

    Neste sentido, você tem controle de todas as etapas dos processos que sua organização executa. Ou seja, está um passo à frente e pode se planejar para o caso de surgir algum problema.

    Ademais, até a tomada de decisão se torna uma economia de tempo. Afinal, com acesso a relatórios e dados reais, definir uma estratégia ou optar por determinada alternativa se torna muito mais acelerado e prático. 

    Quais as dificuldades de se adaptar com a Transformação Digital na Construção Civil?

    Uma dificuldade bem comum para a transformação digital na construção civil, é a mente fechada dos gestores das organizações. 

    De fato, este ramo tem uma dificuldade maior em “se entregar” às novidades. Afinal, se trata de um ramo antigo com muitos dogmas e crenças referentes ao jeito de se realizar as tarefas e buscar informações.

    Por isso, o ideal é que os gestores se abram a novas ideias, viabilizando a entrada de uma cultura nova. Neste sentido, se desconstrói ideias antigas que não atendem os requisitos atuais em termos de tecnologia.

    Além disso, a transformação digital na construção civil é capaz de proporcionar inúmeras vantagens competitivas. 

    Qual ferramenta devo utilizar para fazer a Transformação Digital na Construção Civil?

    Atualmente o mercado possui diversas ferramentas que auxiliam a trazer o mundo digital para qualquer organização.

    Assim, para que a transformação ocorra de maneira certeira, será necessário analisar qual é a  principal regra de negócio da organização. A partir desta definição será possível analisar e realizar as demais atividades. 

    Em segundo lugar, dependendo do software adquirido, é possível dinamizar a área de atuação da organização. 

    Com o Fusion Platform, é viável agilizar toda a parte de Processos (BPM), Gestão eletrônica de documentos (ECM), assinaturas digitais, Analytics, etc. Neste sentido, todos estes módulos podem ser adaptados conforme a necessidade do seu negócio.

    Com o Fusion o gestor da organização terá controle integral do funcionamento de sua regra de negócio de maneira prática e intuitiva.

    Conclusão

    De fato, a Transformação Digital na Construção Civil pode impactar positivamente qualquer organização do setor.

    Por isso, é interessante destacar os muitos benefícios que a transformação e as plataformas tecnológicas trazem para as empresas. 

    Sem dúvida, estamos caminhando para um mundo cada vez mais digital. E mesmo ramos antigos, como o da construção civil, precisam se atualizar para não perder espaço no mercado.

    Neste sentido, não fique para trás, dê o pontapé inicial para  a Transformação Digital na Construção Civil. 

    Caso tenha ficado com alguma dúvida, é só escrever nos comentários. Ou entrar em contato com nossos consultores.

    E, para se aprofundar no assunto, saiba sobre a gestão de processos e gestão de documentos.

  • Ferramenta BPM: o que é e os benefícios para o seu negócio

    Ferramenta BPM: o que é e os benefícios para o seu negócio

    Os processos de negócio são impulsionadores do sucesso das organizações. O Gerenciamento de Processos de Negócio (BPM) é a ferramenta que garante a eficiência, produtividade e competitividade. 

    Esses processos são responsáveis por transformar ideias e objetivos em resultados positivos. Devido à complexidade do mercado atual, gerenciá-los é fundamental para que a empresa alcance a excelência operacional.

    Quando uma empresa decide otimizar o fluxo das atividades obtêm benefícios em diversos âmbitos. Desde a gestão interna até a satisfação dos clientes. 

    Com a automação de processos, o gerenciamento de processos otimiza o fluxo de trabalho, reduzindo custos, falhas e gargalos.

    Para que sua empresa possa atuar no mercado atual e inicie a jornada da automação, entenda tudo sobre o gerenciamento de processos de negócios, o BPM.

    O que é BPM? 

    Antes de abordar o BPM, é preciso entender o que são processos. Elemento básico nas empresas dos mais variados tamanhos e setores, um processo pode ser uma atividade ou um conjunto de atividades executadas em prol de atingir determinado objetivo.

    Esse fluxo de atividade é uma parte fundamental na rotina das empresas, justificando a importância de implementar soluções capazes de aumentar a produtividade. É isso se reflete no BPM, um método que padroniza a interação entre as etapas do processo.

    O BPM, Business Process Management ou Gerenciamento de Processos de Negócios, é uma disciplina ajustável com o objetivo gerenciar os processos organizacionais. A solução proporciona  analisar, modelar, aperfeiçoar, publicar, controlar e automatizar o fluxo de atividade de todos os setores.

    É uma metodologia onde a gestão do processo é realizada com maior praticidade, precisão, acessibilidade e segurança. Para que seja efetivamente capaz de trazer melhorias, o gerenciamento de processos de negócios é aplicado com o auxílio de tecnologias, em especial o BPMS.

    Categorias de gerenciamento de processos

    A aplicação desse modelo de gestão de processos é bastante ampla e envolve o uso de inúmeras ferramentas. Algumas teorias categorizam o gerenciamento como:

    • Focado no sistema: aqui o BPM se concentra em processos que envolvem fluxo de trabalho que operam sem muita intervenção humana. Geralmente os processos são automatizados em sistemas;
    • Focado no ser humano: neste caso a ferramenta BPM tem como foco criar recursos para melhorar a interação humana, como interface projetada, alertas e notificações;
    • Focado em documentos: aqui abrange tudo sobre processos como a formatação, assinatura e verificação de contratos;

    As ferramentas BPM mais avançadas e atualizadas são capazes de absorver e solucionar a demanda de todas estas categorias uniformemente. 

    Com o Fusion Platform a empresa pode personalizar notificações, realizar a assinatura eletrônica de documentos, automatizar tarefas e muito mais.

    Qual é a importância de gerenciar processos de negócio?

    O gerenciamento de processos estrutura as etapas do processo para que sua execução traga resultados consistentes.  

    Com isso, a gestão pode analisar o desempenho, visualizando elos fracos, gargalos e falhas que podem prejudicar o atingimento das metas e que devem ser corrigidos.

    Consequentemente, quando um processo é mal desenhado ou gerenciado, há ineficiência, e impactos negativos em todo o ecossistema da companhia. 

    Uma ferramenta BPM, padroniza as operações e facilita a execução das atividades, permitindo que o foco esteja no core business do negócio. 

    Além disso, as inovações são acrescentadas à medida que o negócio avança, sem comprometer a operação atual.

    Benefícios da ferramenta BPM

    As vantagens de adotar uma ferramenta BPM são inúmeras. Quando o processo é desenhado detalhadamente, a execução se torna mais eficiente, produtiva e organizada, cooperando para melhores resultados e satisfação dos clientes.

    O BPM contribui para que as empresas ofereçam produtos ou serviços melhores com menor custo. Quando a abordagem é voltada para a automação, há agilidade na adaptação e menor resistência às mudanças.

    Pontualmente, outros benefícios que a metodologia oferece para as organizações são:

    • Rápida constatação de problemas e redução de erros;
    • Acompanhamento de processos com relatórios de produtividade e procedimentos;
    • Redução de gastos e desperdícios;
    • Mais segurança para dados, com proteção extra para documentos e informações;
    • Automação de processos;
    • Aumento na performance, produtividade e eficiência.

    Recursos e benefícios de um software com módulo BPM

    Como comentamos, uma das melhores práticas para implementar a gestão de processos é usando uma plataforma de gestão integrada. Um BPMS tem como recursos:

    • Construir formulários para coletar, exibir e analisar dados e informações relevantes;
    • Automatizar o fluxo de trabalho, atribuindo tarefas, definindo prazos, regras e permissionamento;
    • Notificações e alertas personalizados, sendo possível acompanhar o status da tarefa;
    • Criação e edição de formulários eletrônicos para agilizar processos e melhorar a precisão de informações;
    • Desenvolvimento low code com design amigável onde as adaptações são feitas de acordo com as preferências ou necessidades internas;
    • Controle e mobilidade de acesso;
    • Integração com outros softwares que a organização já adota;
    • Relatório e análises com as métricas e resultados dos processos;
    • Monitoramento de atividades em painéis personalizáveis.

    Com estes e outros recursos, uma solução BPMS é capaz de influenciar positivamente a produtividade do negócio. Principalmente, quando consideramos a usabilidade, suporte, funcionalidades, capacidade de customização e integração.

    Ferramenta BPM com foco no futuro

    A gestão de processos de negócios caminha para um viés cada vez mais tecnológico, dinâmico e prático.

    Neste sentido, um software que use o BPM deve ser adaptado para trazer soluções mais vantajosas para as companhias. Ao mesmo tempo em que amplia o uso para que mais usuários possam identificar, implantar e avaliar novas maneiras de realizar seus processos.

    Além disso, há franco crescimento na automação inteligente, incorporando inteligência artificial, RPA e aprendizado de máquina, para aperfeiçoar o fluxo de trabalho.

    Outra questão é incluir, no BPM business, aplicativos de negócios, o gerenciamento adaptativo de processos e a modelagem interativa. Todos estes recursos fazem com que a automação de processos seja mais flexível e otimizada.

    Uma das estratégias mais inteligentes é investir em uma Plataforma de Gestão de Processos, Documentos e Indicadores. 

    O Fusion Platform é uma tecnologia completa para que sua empresa possa gerenciar os processos tendo total controle e centralização de informações. 

    Contando com módulo de automação, a solução aumenta a performance do fluxo de atividades com a modelagem e padronização de processos.

    Tome decisões com base em dados concretos e acompanhe o desempenho interno da sua companhia em tempo real usando o modo Analytics. E, use o GED para gerenciar toda a parte documental como contratos, requisições e solicitações. 

    O que está esperando? Otimize agora mesmo seus processos! Experimente o Fusion Platform, automatize e simplifique o fluxo de atividade para conquistar diferenciais competitivos para o seu negócio.

  • Como otimizar os resultados através de Gestão Remota

    Como otimizar os resultados através de Gestão Remota

    Atualmente, estamos enfrentando situações extremamente diferentes do que já vivemos anteriormente. Em tempos de crise, é necessário dar a devida atenção a muitos conceitos, regras e ações dentro de uma companhia, principalmente a gestão remota.

    As companhias tiveram que “aprender” e aprimorar suas formas de resolver as demandas. Diversos paradigmas a serem quebrados, equipes a serem motivadas e problemas a serem resolvidos, em um curto espaço de tempo, exigindo agilidade.

    Por esta razão, muitas empresas estão com muitas dificuldades de realizar sua gestão, sejam elas quaisquer, um processo, uma atividade cotidiana, uma documentação. Mas tudo tem uma solução, iremos explicar como você pode minimizar ou mesmo acabar com estas dificuldades e otimizar os resultados obtidos através de uma gestão remota de informações.

    Desafios da Gestão Remota

    Diariamente, lidamos com grandes quantidades de informações, que na maioria das vezes não são levadas em conta, justamente por estarem em uma rotina de trabalho.
    Grande parte das empresas, não dão a devida importância as informações pelo simples fato de que os processos organizacionais “funcionaram”, até o momento em que se deparam com um problema e este terá que ser resolvido em caráter de urgência ou emergencial e a partir daí, não localizam determinada informação e no pior caso, identificam que nem possuem a mesma.

    Um problema comum é a comunicação, sabemos que a comunicação é a chave do sucesso para uma equipe. É essencial reunir as informações de todos os colaboradores e ter uma visão geral sobre o andamento das tarefas e o desempenho das equipes, oferecendo uma comunicação centralizada e descomplicada.

    Ter o controle das atividades e da produtividade das equipes é fundamental, esses dados podem auxiliar gerentes e entregar insights necessários para uma gestão eficaz.

    Gestão Remota de Informações

    Neste cenário, fica ainda mais evidente a importância do gerenciamento de processos, comunicação entre equipes, atividades cotidianas, documentações, análises dos dados, entre outros. É possível ter na palma da mão, informações em tempo real permitindo atribuir ações imediatas sobre estas.

    A gestão remota garante as companhias, maior flexibilidade, produtividade e satisfação dos colaboradores.

    Já apresentamos Como o Fusion Platform pode auxiliar na gestão em tempos de crise,  plataformas como o Fusion Platform permitem que essa gestão aconteça de qualquer lugar, com maior confiabilidade e integridade das informações, bem como sua rastreabilidade, com todos os seus registros e evidências para que a rotina de trabalho, mesmo que executadas remotamente, nenhuma informação se perca, nenhum trabalho deixe de ser executado eficazmente.

    Conclusão

    Implementar uma solução para Gestão de Processos (BPM), Documentos (GED), Indicadores (BI/Analytics) é fundamental para que remotamente ou não, seja possível mapear e estabelecer uma visão, compreensão detalhada e ampla dos processos.

    O Monitoramento, ações corretivas, desenvolvimentos, planos de ações e outras oportunidades podem estar em qualquer lugar (via Web) e na palma das mãos (App Mobile) através do Fusion Platform, transformando em tempos de crise às expectativas, as dúvidas, o anseio, o medo em realidade!

    Os processos podem sim serem otimizados e tornar os resultados ainda melhores, com as atividades sendo realizadas remotamente, desde que haja apoio de ferramentas que permitam tal sucesso para essa gestão.

    Leia também: Quer otimizar a execução de atividades da sua empresa? Conheça a Padronização de Processos.

    Ainda não conhece o Fusion Platform? Teste gratuitamente durante 15 dias.

  • Como melhorar os processos de RH da sua empresa

    Como melhorar os processos de RH da sua empresa

    Uma gestão efetiva de RH vai muito além de recrutar novos colaboradores. Os profissionais dessa área também precisam estar preparados para lidar com uma variedade de rotinas, incluindo integração, treinamento, remuneração e benefícios, avaliação de desempenho, entre outros. O que aconteceu durante muito tempo foi que, o excesso de burocracia nessas rotinas ocupava muito tempo e impedia a atenção a questões mais estratégicas, como o desenvolvimento e a manutenção do clima organizacional. Diante desse cenário percebeu-se a necessidade de criar estratégias de otimização dos processos de RH, fazendo com que o trabalho nas diversas frentes fosse administrado de maneira mais objetiva e rendesse melhores resultados. Para que isso seja possível, é fundamental saber reconhecer e compreender quais são os principais processos e identificar onde existem oportunidades para melhorias.

    Mas como fazer isso? Como otimizar processos e impulsionar a produtividade de uma equipe de RH? Abaixo listamos algumas ações para implementar a melhoria de processos e ter mais eficiência na gestão de pessoas da sua empresa!

    Mapeie os processos de RH

    Admissão e desligamento de um colaborador, solicitação de viagem e requisição pessoal são alguns dos processos que ao serem mapeados, se tornam um grande aliado da área de RH. Uma vez decidido quais processos devem ser mapeados, certifique-se de entender o motivo da sua existência, qual é sua função dentro da empresa e o seu grau de importância. A próxima etapa é coletar as informações sobre eles. Entrevistar os colaboradores envolvidos, coletar documentos, formulários, templates, e tabelas podem ajudar muito a compreender melhor como o fluxo de trabalho funciona e onde estão os principais gargalos. Com esta base, é possível criar uma representação fiel do processo em questão, permitindo sua mensuração e estabelecendo uma busca por melhorias.

    Envolva a equipe

    Manter a sinergia na equipe é indispensável para alavancar a produtividade da empresa como um todo, já que pessoas engajadas desenvolvem uma postura mais cooperativa, empenhada e disposta. Por isso é importante estabelecer uma cultura de comunicação. Garanta sempre que todos entendam sua função dentro de um processo, desde aqueles que lidam com o processo diariamente até aqueles que são afetados por ele. Se todos enxergarem como essas melhorias vão afetar seu trabalho, se torna muito mais fácil. Para isso, se comunique de maneira clara e dê o exemplo!

    Invista em tecnologia

    A grande maioria das empresas ainda traz práticas antigas ligadas a área de RH. Processos lentos, burocráticos e complexos que demandam tempo e comprometem a agilidade da equipe. A automatização é a solução mais rápida para aumentar a produtividade e transformar etapas que antes eram realizadas de maneira estritamente manual em procedimentos dinâmicos e organizados. O mercado oferece várias opções de ferramentas e soluções para as empresas que desejam investir em Gestão de Processos (BPM). Uma delas é o Fusion Platform da Neomind, que permite gerenciar todas as tarefas que englobam as principais atividades de RH, desde envio de documentos e contratos até aprovações necessárias.

    Quer saber como o BPM pode ser o diferencial dentro da Gestão de Pessoas da sua empresa? Então baixe nosso ebook!

    Monitore os resultados

    Por último, mas não menos importante, lembre-se de que a otimização deve ser um processo contínuo. Faça um panorama anterior à implementação dos novos processos e um posterior. Compare os indicadores dentro do setor periodicamente, verificando o que ainda pode ser aprimorado e o que está funcionando perfeitamente. Com o monitoramento regular, você mantém todos focados nos resultados e pode agir proativamente avaliando a eficiência dos processos em tempo real.

    Mudanças sempre aparentam ser desafiantes no início. Porém, com o modo correto de aplicá-las nas práticas do RH da sua empresa, podem se tornar um diferencial, o ponto mais forte que a companhia possui.

    Então, agora que você já sabe que mudanças podem trazer benefícios diversos, é o momento de analisar quais processos carecem de melhorias, pesquisar o que pode ser implementado e, enfim, trazer soluções mais efetivas.

    Leia mais: CTPS Digital e a tecnologia nos processos de admissão.

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  • Como melhorar o atendimento ao cliente através de processos?

    Como melhorar o atendimento ao cliente através de processos?

    Não existe segredo no fato de que o bom atendimento ao cliente é hoje obrigatório a empresas que querem ser bem-sucedidas. Tampouco há dúvidas de que um atendimento inadequado pode resultar na perda de clientes (e em uma fonte de publicidade negativa).

    Com toda certeza, perder clientes ou estar mal posicionado são itens que você não deseja para sua empresa, certo? Apesar de sabermos que o atendimento é um aspecto básico de qualquer negócio, ainda existem muitas organizações que enfrentam problemas, como:

    • Clientes sendo transferidos para várias pessoas até conseguir encontrar uma resposta;
    • Profissionais não sabem como resolver um problema e não sabem para quem recorrer;
    • Clientes demoram para obter respostas;
    • Processos de atendimento ao cliente não estão alinhados com a jornada do cliente;
    • Inexistência de processos;
    • Entre outros.

    Para melhorar o atendimento ao cliente – e sanar os problemas citados – algumas ações podem ser tomadas. A primeira delas é a criação de processos.

    Como os processos podem ajudar a melhorar o atendimento ao cliente?

    Quando realizamos um atendimento ao cliente temos que seguir um processo que inicia no primeiro contato do usuário e se encerra com a resolução do problema. Às vezes, uma empresa não tem um processo mapeado, mas os profissionais que trabalham na área seguem um passo a passo.

    Acontece que, nesse passo a passo informal, no qual cada um “mais ou menos faz o que tem que ser feito”, e um profissional passa a bola para o outro (fazendo com que o cliente seja transferido para praticamente toda a área), é onde encontra-se o maior perigo.

    Quando a equipe de atendimento conta com processos formalizados que mostram um workflow que precisa ser seguido, e funcionam de forma automatizada, melhorar o atendimento ao cliente é uma consequência.

    Para a automatização de processos, existe a ferramenta chamada de BPM (Business Process Management ou Gestão de Processos de Negócios).

    Melhorando o atendimento ao cliente com o BPM

    O gerenciamento de processos de negócios (BPM) é a prática de alinhar metas e processos à medida que os negócios evoluem. Um software de BPM ajuda as organizações a definir as etapas necessárias à realização do atendimento ao cliente para, em seguida, simplificar ou aprimorar os processos a fim de que essas etapas sejam executadas com mais eficiência.

    Como os negócios são dinâmicos, os processos devem estar em constante evolução. Esse é o motivo pelo qual o gerenciamento de processos de negócios deve ser encarado como uma prática contínua, e não como um evento pontual.

    Entendido isso, vamos à importância do BPM para melhorar o atendimento ao cliente:

    “Cada vez mais, o BPM e a mudança de processos estão focados em facilitar a colaboração entre funcionários, clientes, parceiros e ‘coisas’”. A frase foi dita por Rob Koplowitz, analista principal da Forrester Research, em texto publicado pelo site CIO.

    A publicação ainda aponta que: “o foco do BPM era obter economia de custos, aumentar a eficiência e aumentar o valor para os negócios. Mas (…) as prioridades de BPM mudaram esmagadoramente para os clientes”. Koplowitz  complementa, dizendo que “as organizações que consideram as iniciativas de BPM estão fazendo isso para servir os clientes, e não para cortar custos”.

    O BPM é, portanto,considerado como uma maneira de melhorar o atendimento ao cliente. A ferramenta traz muitos benefícios em casos como:

    Melhoria no produto, na qualidade do atendimento e nos prazos de entrega

    Partindo do ponto de vista do cliente, o BPM melhora a qualidade geral do atendimento. Como comentado, os processos são criados pensando desde o primeiro contato do usuário.

    Sempre que tratamos de BPM, temos que entender que para a gestão de processos a necessidade do cliente vem em primeiro lugar. Por isso, os fluxos são definidos de modo a agilizarem o processo de atendimento e trazerem uma resposta mais rápida ao cliente.

    Adicionalmente, conforme discutido em outra oportunidade, o BPM também promove inovação nas empresas, e isso inclui inovação em produtos.

    Mais personalização

    Estruturas organizacionais tradicionais dividem as pessoas em departamentos. Empresas separadas em silos são compostas por departamentos ao invés de pessoas. O resultado disso é simples: experiências negativas para o cliente.

    A boa notícia é que o BPM ajuda a unificar os pontos de contato do cliente, já que ele consegue fazer com que as diversas áreas de uma empresa se comuniquem. Isso acaba levando a um tipo de personalização que, consequentemente, acarreta maior satisfação do cliente.

    Tomada de decisão centrada no cliente

    Embora muitas organizações tomem decisões apenas em vista de como isso afeta seus resultados, o BPM traz o foco de volta às pessoas que compõem a organização.

    Com essa mudança de visão, uma empresa consegue visualizar o impacto de uma decisão específica partindo do ponto de vista dos clientes. Como resultado, a organização passa a ter uma imagem mais completa das implicações de uma decisão, pois vai além das considerações financeiras.

    Menor custo de operação

    O BPM simplifica os processos em uma organização para que os mesmos sejam facilmente compreendidos e gerenciados, e também para que os riscos possam ser mitigados e o desperdício reduzido. Desse modo, há economia de custos.

    Não esqueça: para melhorar o atendimento, foque na melhoria contínua

    A gestão de processos é um ciclo contínuo, o que significa que uma vez desenhado um processo, o mesmo sempre deverá ser avaliado e melhorado.

    A fim de conseguir isso, existe o mapeamento de processos. Por meio dele é possível identificar os gargalos e pontos críticos, bem como os pontos que precisam ser aprimorados. Muitas vezes, para melhorar o atendimento ao cliente basta apenas alterar o fluxo, incluir ou eliminar alguma etapa.

    Tenha em mente que a experiência que você entrega é inteiramente composta pelos processos que você possui, sejam eles projetados ou não. Tão logo os processos tenham sido definidos, é fundamental que eles sejam constantemente analisados da perspectiva do cliente.

    Por fim, lembre-se que para melhorar o atendimento ao cliente não faça com que seus processos respondam apenas aos problemas internos da sua empresa, mas, sim, que atendam às necessidades de seus clientes em primeiro lugar.

    Caso queira saber mais sobre o BPM, baixe nosso e-book gratuito. No material mostramos como a ferramenta ajuda empresas a obterem o aumento da transparência, agilidade, controle de performance, produtividade e redução de custos nos negócios. Acesse!

    E agora conte para nós: você acha que o BPM melhora o atendimento ao cliente? Deixe um comentário com a sua opinião. Para ficar atualizado de nossos materiais, siga-nos em nossas redes.

  • Melhoria contínua na gestão de processos

    Melhoria contínua na gestão de processos

    Quando falamos de melhoria contínua, estamos falando de evolução de métodos de trabalho: encurtar tempos, maximizar resultados, eliminar gargalos e desperdícios. A melhoria contínua na gestão de processos tem a ver com encontrar os pontos de melhorias em um fluxo. Como podemos fazer isso? A resposta é simples: com o uso de indicadores.

    Pense em um processo de montagem, no qual todos os parafusos são colocados manualmente com uma chave de fenda. Numa situação hipotética, observando os indicadores concluímos que levamos 10 segundos para cada parafuso e uns 3 segundos de transição.

    Assim, a partir da análise desses indicadores o analista de processos verificou que se a tarefa fosse automatizada (utilizando uma parafusadeira, por exemplo), levariam 2 segundos para cada parafuso, com 2 segundos de transição. Ou seja: o tempo seria bem menor.

    Mas, conforme veremos, não só adquirindo novas metodologias, tecnologias ou ferramentas podemos melhorar um processo.

    Gestão de Processos: melhoria contínua

    Muitas vezes, após um mapeamento de processos podemos perceber que a melhoria pode ser feita alterando o fluxo ou incluindo novas etapas. Porém, para isso precisamos gerar métricas com as informações geradas no uso do dia a dia, identificando os pontos críticos.

    Estas ferramentas de métricas, conhecidas comumente como BPA, podem nos auxiliar a entender os pontos onde devemos trabalhar na melhoria dos processos. Claro que muitas vezes não dependemos somente da aplicação de tecnologia para aprimorar um processo, podemos contar também com metodologias de trabalho.

    Existem metodologias já eficientes para aplicação de melhoria continua, uma delas é conhecida como PDCA. Também temos outras, como o mapeamento AS-IS TO-BE, no qual podemos realizar a reestruturação de um processo a fim de melhorá-lo.

    Além do PDCA e do Mapeamento AS-IS TO-BE, há as seguintes metodologias:

    Ferramenta BPM

    BPM, ou Gestão de Processos de Negócio, é uma metodologia que nos ajuda a tratar os processos de uma empresa. Ele visa a integração entre os atores do processo e automatização das tarefas.

    No mapeamento dos processos a primeira tarefa a ser realizada é a identificação de gargalos, problemas, pontos de automação e melhorias. Após a sua implantação, aplicamos a melhoria contínua e o acompanhamento para identificar a viabilidade da automação. O analista de processos deve estar sempre atento às oportunidades de melhoria para obter melhores resultados.

    Pareto

    De acordo com o princípio de Pareto (também conhecido como regra do 80/20, lei dos poucos vitais ou princípio de escassez do fator),, aproximadamente 80% dos efeitos de um evento vêm de 20% das causas.

    No mundo da gestão de processos o princípio de Pareto auxilia. Isso ocorre porque, quando encontramos uma melhoria e aplicamos o princípio de Pareto, conseguimos 80% de melhoria no nosso processo.

    Conclusão

    Podemos concluir que a melhoria de processos é uma rotina de acompanhamento e análise de processos. Dependendo dos resultados e métricas, gera-se a necessidade de mais acompanhamento ou reestruturação de processos. Tudo isso para continuamente aumentarmos a eficiência e gerarmos mais resultados.

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