O que é uma ferramenta BPM?
Uma ferramenta BPM é um recurso muito útil para empresas que desejam analisar, gerenciar e melhorar seus processos. Devido aos diversos benefícios, o BPM é uma disciplina usada mundialmente em negócios de diferentes tipos e tamanhos.
A aplicação prática do BPM requer ferramentas que aliam tecnologia à seu favor. Por isso, é constantemente atualizada e aperfeiçoada para atender diversas demandas.
Assim, uma ferramenta BPM é capaz de gerenciar processos usando fluxos de trabalho automatizando para unificar toda a empresa.
Além disso, proporcionam maior transparência quanto a comunicação, e relatórios fáceis de serem analisados para que a tomada de decisão seja assertiva.
Como você pode notar com esta pequena introdução, a ferramenta BPM é muito importante. Por isso, fique por dentro do assunto e transforme seus processos e seu negócio.
Definindo BPM
O BPM (Gerenciamento de Processos de Negócios) é uma disciplina ajustável com o objetivo de organizar, facilitar e gerenciar os processos organizacionais que existem dentro das empresas.
De maneira simplificada, um processo é um conjunto de atividades que visam atingir determinado objetivo. E, o BPM padroniza a interação entre as etapas de um processo.
Assim, o BPM gerencia os processos porque proporciona analisar, modelar, aperfeiçoar, publicar e controlar o fluxo de atividade de todos os setores.
O que é uma ferramenta BPM?
Uma ferramenta BPM é um sistema intuitivo capaz de fornecer às empresas, na prática, gerenciamento, controle, automatização e melhoria de seus processos.
Neste sentido, uma ferramenta BPM é usada para medir, mapear, padronizar, otimizar e automatizar os processos de uma empresa.
Assim, a ferramenta BPM é usada para que a gestão do processo seja realizada com maior praticidade, precisão, acessibilidade e segurança. Sendo, inclusive, capaz de melhorar o desempenho e o diferencial competitivo das companhias.
Por isso, muitas empresas optam por usar ferramenta BPM aliada a tecnologia. Ou seja, com softwares que possibilitam a melhor aplicação da disciplina BPM.
De fato, como há uma grande diversidade de softwares BPM à disposição, é necessário compreender suas demandas, para escolher a plataforma que melhor irá atendê-las.
Categorias de gerenciamento de processos
Como você pode perceber, o BPM é bastante amplo e pode envolver o uso de diversas ferramentas. Por isso, algumas teorias categorizam o gerenciamento:
Focado no sistema: aqui o BPM se concentra em processos que envolvem fluxo de trabalho que operam sem muita intervenção humana. Geralmente os processos são automatizados em sistemas.
Focado no ser humano: neste caso a ferramenta BPM tem como foco criar recursos para melhorar a interação humana, como interface projetada, alertas e notificações.
Focado em documentos: aqui abrange tudo sobre processos como a formatação, assinatura e verificação de contratos.
Obviamente que as ferramentas BPM mais avançadas e atualizadas são capazes de absorver e solucionar a demanda de todas estas categorias de maneira uniforme. Ou seja, com um único software, por exemplo, a empresa tem personalização de notificações, com assinatura eletrônica e automatização de tarefas.
Qual a importância de gerenciar um processo?
O gerenciamento de processos é importante para o sucesso da empresa, uma vez que os processos são desenhados com etapas estruturadas para produzir resultados consistentes.
Neste sentido, a gestão possibilita prever os resultados e mitigar riscos. Além disso, proporciona enxergar elos fracos, gargalos e falhas que prejudicam os resultados finais.
Consequentemente, quando um processo é mal desenhado ou gerenciado, acarreta em ineficiência, impactando negativamente todo o ecossistema da companhia.
Uma ferramenta BPM, dentre outras vantagens, permite que a empresa tenha as suas operações padronizadas, direcionando o foco para o core business.
Além disso, as inovações são acrescentadas à medida que o negócio avança, sem comprometer a operação atual.
Benefícios da ferramenta BPM
Sem dúvida, existem muitas vantagens ao adotar uma ferramenta BPM. Quando o processo é desenhado detalhadamente, a execução se torna mais eficiente, produtiva e organizada, cooperando para melhores resultados e satisfação dos clientes.
O BPM contribui para que as empresas ofereçam produtos ou serviços mais eficientes e com menor custo. Além disso, quando a abordagem é voltada para a automação, há agilidade na adaptação às mudanças.
Outros benefícios que a ferramenta BPM oferece para as organizações:
- Detectar problemas e reduzir erros;
- Acompanhamento de processos com relatórios de produtividade e procedimentos;
- Redução de gastos e desperdícios;
- Mais segurança para dados, com proteção extra para documentos e informações;
- Automação de processos;
- Aumento na performance, produtividade e eficiência.
Recursos e benefícios de um software de ferramenta BPM
As plataformas que usam a ferramenta BPM servem para gerenciar os processos de negócio. Por isso, dentre diversos recursos, são capazes de:
- Construir formulários para coletar, exibir e analisar dados e informações relevantes;
- Automatizar o fluxo de trabalho, atribuindo tarefas, definindo prazos, regras e permissionamento;
- Notificações e alertas personalizados, sendo possível acompanhar o status da tarefa;
- Criação e edição de formulários eletrônicos para agilizar processos e melhorar a precisão de informações;
- Plataformas low-code com design simples que permite arrastar e soltar itens de acordo com preferências ou necessidades internas;
- Controle e mobilidade de acesso;
- Integrações com outros softwares que a organização já adota;
- Relatório e análises com as métricas e resultados dos processos;
- Monitoramento de atividades e painéis.
Com estes e outros recursos, uma ferramenta BPM é capaz de influenciar positivamente a produtividade do negócio. Principalmente, quando consideramos a usabilidade, suporte, funcionalidades, capacidade de customização e integração.
Ferramenta BPM com foco no futuro
A gestão de processos de negócios caminha para um viés cada vez mais tecnológico, dinâmico e prático. Neste sentido, a ferramenta BPM vem sendo adaptada para que mais usuários internos das empresas possam identificar, implantar e avaliar novas maneiras de realizar seus processos.
Além disso, há franco crescimento na automação inteligente, incorporando inteligência artificial, RPA e aprendizado de máquina, para aperfeiçoar o fluxo de trabalho.
Outra questão é a inclusão da ferramenta BPM em aplicativos de negócios, o gerenciamento adaptativo de processos e a modelagem interativa. Todos estes recursos fazem com que a automação de processos seja mais flexível e otimizada.
Resumindo, uma ferramenta BPM é um recurso capaz de gerar diferenciais competitivos para o seu negócio.
E a sua empresa, consegue gerenciar os processos de negócio? Conte para nós, aqui nos comentários, como é usar uma ferramenta BPM. Caso ainda não usufrua dos benefícios da ferramenta BPM, tire suas dúvidas pelos comentários. Ou, fale com um dos nossos consultores