Tag: Gestão de Processos

O que é Gestão de Processos, como o BPM auxilia na otimização dos processos por meio da automatização e por que investir em uma ferramenta BPMS.

Mapeamento de Processos: por onde começar?
Um processo é uma série de ações que, quando tomadas, atingem um resultado determinado. Por exemplo, vamos imaginar um processo de contratação de funcionário. Para que possamos concluí-lo, será preciso ter a descrição do cargo, anunciar a vaga, fazer a triagem de currículos, contatar candidatos por telefone, marcar entrevistas, aplicar testes, selecionar o ideal, negociar salário e, por fim, chegar na contratação.

Como você pode ver, um processo transforma entradas em saídas (inputs em outputs). De um lado você tem um objetivo e, de outro, as etapas para alcançá-lo. O exemplo acima foi sobre um processo de RH, mas, logicamente, a Gestão de Processos se aplica a todas as áreas de uma empresa.

Quando falamos em Gestão de Processos estamos também tratando de melhoria contínua. Em outras palavras, sabe o exemplo do processo de contratação de funcionários? Ao colocá-lo em prática imagine que tenhamos percebido algumas inconsistências. Nesse caso devemos estudá-lo para melhorá-lo, concorda? É exatamente para falar sobre melhorias em processos que hoje convido você a conhecer sobre o Mapeamento de Processos.

Confira a seguir:
O conteúdo deste artigo também está disponível em nosso canal no Youtube. Assista!

O que é Mapeamento de Processos?

Em inglês Process Mapping, o Mapeamento de Processos identifica todas as etapas, partes envolvidas, objetivos, decisões e fluxo de um processo existente. Mais especificamente, o Mapeamento de Processos:
- Apresenta as várias atividades contidas em um processo;
- Mostra claramente como cada atividade transforma entradas em saídas;
- Descreve o fluxo de atividade;
- Indica as decisões que devem ser tomadas ao longo do fluxo;
- Demonstra as inter-relações e interdependências entre as etapas do processo.
O Mapeamento de Processos de negócios é uma ótima maneira de tornar compreensível todas as etapas necessárias de um fluxo de trabalho. Por meio dele, todos os envolvidos (de gestores a colaboradores) conseguem ter uma visão geral de como os processos são executados, como podem ser aprimorados e quantas etapas são necessárias para conduzi-los até o fim.

Por que mapear processos?

Peter Drucker disse que “se você não pode medir, não pode gerenciar”. Um dos principais benefícios do Mapeamento de Processos é que ele permite que a empresa mensure seus projetos. Utilizando a lógica de Drucker: ao conseguir medir um processo você estará apto a gerenciá-lo de maneira muito mais eficiente e, com isso, de melhorá-lo.

Ainda relacionado às vantagens do Mapeamento de Processos, imagine que você queira fazer uma mudança no produto da sua empresa, porque acredita que isso atrairá mais clientes. Acontece que fazer uma mudança apenas por fazer pode acabar custando caro.

O mesmo acontece com seus processos de negócio: realizar mudanças sem realmente entender como um processo funciona pode resultar em custos para o seu negócio. O Mapeamento de Processos permite que você entenda como e por que o processo funciona, tornando muito mais precisa qualquer ação para melhorá-lo.

Assim, entendemos que o Mapeamento de Processos possibilita que uma organização:
- Meça com que eficiência se o processo está funcionando;
- Reúna informações para entender onde estão as ineficiências, os gargalos e/ou desperdícios do processo;
- Desenvolva/Aprimore processos para reduzir ou eliminar ineficiências, gargalos e/ou desperdícios.
Que tal se aprofundar mais no assunto? Baixe nosso estudo completo e veja como identificar o cenário em que a sua empresa se encontra e quais as vantagens de realizar o mapeio orientado a automatização.

Como mapear processos?

Ok, entendemos o que é e qual a importância do Mapeamento de Processos. Agora, vamos ao X da questão: por onde começar?

Em primeiro lugar, é fundamental incluir todos os envolvidos, pois todos precisam entender claramente quais são os objetivos do processo além de concordar com os prazos e com as atividades do fluxo.

O fluxograma pode ser criado manualmente, mas o recomendável é utilizar uma ferramenta de Gerenciamento de Processos de Negócios (BPM). Com ela é muito mais fácil acompanhar o tempo necessário para concluir um processo, encontrar gargalos, impor padrões de execução com campos ou aprovações, automatizar o trabalho, entre outras funções.

A seguir elenco as etapas gerais para mapear seus processos de negócios:

Etapa 1: entenda o processo

Para conseguir aprimorar um processo é necessário entender o motivo de sua existência. Faça as perguntas:
- Qual aimportância deste processo?
- Qual a funcionalidadedeste processo?
- Quais objetivos ele atinge?
- Qual o tempo de execução?
- Quem se beneficia do processo?
Etapa 2: identificação do problema

Onde se encontram os gargalos ou pontos de ineficiência do processo? Em quais atividades?

Etapa 3: estabeleça as fronteiras

A partir desta fase passamos a trabalhar com o processo propriamente dito:
- Onde ou quando o processo começa?
- Onde ou quando o processo é finalizado?
Etapa 4: determine e sequencie as etapas

Aqui você pode fazer um brainstorm de todas as atividades necessárias e sequenciá-las.

Etapa 5: desenhe símbolos básicos do fluxograma

Cada elemento em um mapa de processo é representado por um símbolo de fluxograma específico. Juntos, eles representam os símbolos de Mapeamento de Processos:
- Símbolos ovais mostram o começo ou o final de um processo.
- Os retângulos indicam uma operação ou atividade que precisa ser feita.
- As setas representam a direção do fluxo.
- Os diamantes indicam um ponto em que uma decisão deve ser tomada. Setas saindo de um diamante são geralmente rotuladas como sim ou não. Apenas uma seta sai de uma caixa de atividade.
- Os paralelogramos mostram entradas ou saídas.
Etapa 6: finalize o fluxograma do processo

Perguntas a se fazer nesta etapa:
- O processo está sendo executado como deveria?
- Todos estão de acordo com o fluxo do mapa do processo?
- Existe algo redundante?
- Alguma etapa está faltando?
Etapa 7: monitore constantemente

O Mapeamento de Processos trata de melhoria contínua. Por isso, é fundamental ter em mente que processos devem ser constantemente monitorados. Sempre que for identificada a necessidade de alguma melhoria, haja prontamente.

Lembre-se: garantir a eficiência e a produtividade de sua empresa só é possível a partir do momento em que todos entendem que a melhoria deve ser cíclica e contínua.

Concluindo

Quando os processos de negócios são mal estruturados, sem dúvidas toda eficiência e eficácia de uma empresa ficam comprometidas. Os danos causados por um processo mal executado são muitos, entre eles a falta de organização, queda na produtividade, funcionários desmotivados, repetição de tarefas, entre outros. Dessa conta você já sabe o resultado: perda de tempo e dinheiro.

Caso queira se aprofundar um pouco mais em Mapeamento de Processos, deixo a sugestão do artigo: O que é mapeamento de processos AS IS/TO BE?. E para encerrar, convido você a conhecer mais sobre os processos de negócios e o que uma solução de BPM pode fazer para deixar sua empresa ainda mais produtiva e com um foco mais estratégico. Entre em contato conosco!
13/08/2018
O que você precisa saber antes de desenhar um diagrama de fluxo de processo?
Modelar um diagrama de fluxo de processo pode ser uma tarefa complicada para quem nunca o fez ou não tem o conhecimento adequado. É justamente com a finalidade de tornar esta tarefa mais fácil que dedicamos este artigo.

Antes de começar, precisamos falar do conceito: um diagrama de fluxo de processo nada mais é do que uma representação gráfica de todas as atividades envolvidas na entrega de um produto ou serviço. Essa representação utiliza de uma simbologia, portanto, para conseguir compreender o que cada simbologia significa, bem como para modelar um diagrama, é necessário ter conhecimento dos seis termos que são detalhados a seguir.

Termos de um diagrama de fluxo de processo

Os termos que explicaremos são:
- Raia
- Evento Início
- Atividades
- Fluxos
- Decisões
- Evento Fim
Raia

É a representação dos papéis ou grupos que estão envolvidos no processo e que executarão as atividades. Categorizá-los é uma boa forma de diminuir a exclusividade de quem participa da raia, e isso facilitará a manutenção do processo, caso necessário. Desse modo, ao invés de informar na raia o nome do Gestor do RH que participará da aprovação de uma atividade no processo, por exemplo, basta informar o nome do papel/grupo envolvido. Ao fazer isso, se outros gestores do RH também participarem da aprovação, não será necessário informar todos os nomes.

Evento Início

É o evento que indicará o início do processo. No Fusion Platform este evento é representado por uma pequena circunferência.

Atividades

São as tarefas essenciais para a entrega do produto ou serviço, isto é, sem elas não é possível seguir a lógica do processo. Caso tenha dificuldade em identificar quais são essas tarefas, você pode identificá-las como as ações que têm no processo, por exemplo, preencher formulário, registrar solicitação, notificar gestor, aguardar aprovação do gestor, encaminhar formulário para RH. No diagrama, as atividades são representadas pela forma geométrica de um retângulo arredondado.

Fluxos

São as conexões que unem os elementos do diagrama uns aos outros e que dão a sequência no processo. No Fusion Platform é representado por uma seta.

Decisões

Nem sempre o fluxo de término de uma atividade – e o início da próxima – é seguido por um fluxo contínuo e simples. Muitas vezes é necessário dividir o fluxo em dois ou mais caminhos que serão executados simultaneamente, ou, ainda, validar alguma informação preenchida na atividade anterior para que o fluxo do processo continue. Existem três classificações para as decisões.
- Decisão exclusiva: o sistema validará se as condições informadas na atividade anterior são verdadeiras ou falsas. Dependendo do resultado, o processo seguirá o fluxo que atende às condições definidas no processo.
- Decisão paralela: o sistema seguirá mais que um caminho simultaneamente sem validar qualquer condição. Esta decisão pode ser utilizada quando é necessário que uma mesma atividade seja iniciada no mesmo instante para diferentes raias que possuem suas particularidades.
- Decisão inclusiva: parecida com a paralela, pois pode seguir vários caminhos simultaneamente. No entanto, ela também possui a possibilidade de validar condições. Assim, o fluxo só avançará para as próximas atividades se atender às condições.
Evento Fim

É o evento que indicará o término do processo. No Fusion Platform este evento também é representado por uma pequena circunferência.

Concluindo

A simbologia descrita aqui pode ser vista no módulo de Gestão de Processos do Fusion Platform (que se baseia em normas técnicas). Sabendo destes seis termos você está pronto para conseguir modelar o diagrama de fluxo de processo de sua empresa.

Caso queira conhecer mais sobre o módulo de Gestão de Processos do Fusion Platform, você pode entrar em contato conosco.

Acesse nosso material que produzimos sobre Business Process Model and Notation e comece agora mesmo a modelar seus processos:
23/07/2018
Gestão de Desempenho: o que é e como utilizá-la na otimização de resultados da sua empresa

A Gestão de Desempenho é um tema que vem sendo constantemente abordado pelas organizações que, diante do cenário altamente competitivo do mundo atual, buscam cada vez mais melhorar os seus resultados.

De acordo com Herman Aguinis (2009), um dos maiores estudiosos da psicologia empresarial, Gestão de Desempenho é “o processo contínuo de identificação, mensuração e desenvolvimento do desempenho de indivíduos e times, e o alinhamento desse desempenho com os objetivos estratégicos da organização”.

Em resumo, esse tipo de gestão tem como finalidade propor ações que irão medir, analisar e avaliar os processos e tarefas da organização, comparando os resultados obtidos com os resultados esperados (determinados previamente pela definição estratégica de metas e objetivos).

Estudos mostram que no passado o desempenho de uma empresa era medido apenas pelos seus resultados financeiros e pela sua produção. Hoje, vêm sendo consideradas não apenas as perspectivas financeiras, mas também a satisfação dos clientes, a participação da empresa no mercado (market share), os processos internos, melhorias, inovação e sustentabilidade, além da satisfação dos funcionários, habilidades e capacidades destes.

O conceito de Gestão de Desempenho, atualmente, tem sido vinculado principalmente ao desenvolvimento profissional dos colaboradores e serve como base para uma série de práticas que auxiliarão na gestão de pessoas, como o estabelecimento de planos de carreira, política de cargos e salários, treinamentos e capacitações, que irão resultar em alta performance, trazendo resultados positivos para a organização. Sendo assim, nesse artigo abordo como utilizar esta ferramenta para melhor alinhar as expectativas da organização e de seus colaboradores.

O Ciclo da Gestão de Desempenho

Especialistas no assunto dividem o desempenho profissional em duas vertentes. A primeira seria a dos resultados, ou seja, o que o colaborador produz, envolvendo os fatores quantitativos. E a segunda são os comportamentos, que é como ele produz, suas atitudes e valores, focando mais nos fatores qualitativos.
Essas duas dimensões são partes fundamentais do ciclo da gestão de desempenho, que deve ser sempre contínuo.

A seguir, veremos as etapas que compõem este ciclo:
1- Alinhamento das expectativas: a empresa deve apresentar ao seu colaborador o que ela espera dele, quais devem ser seus objetivos e metas.

Existem algumas formas de comunicar essas expectativas, seja através do job description, mencionando as funções do cargo, por meio de indicadores e projetos, que são formas de medir e acompanhar o desenvolvimento das atividades, ou até mesmo expondo quais são os comportamentos esperados.

2- Avaliação do desempenho: essa etapa tem como objetivo mensurar o desempenho do colaborador e também fornecer ferramentas (cursos, treinamento, etc) para que ele se desenvolva ainda mais. Essa avaliação pode ser feita por meio de questionários ou critérios previamente estabelecidos.

Representação visual do ciclo da gestão de desempenho.

3- Feedback e tomada de decisões: após avaliados os resultados, eles devem ser comunicados ao colaborador, expondo os pontos positivos e negativos, comportamentos observados e desempenho atingido. Logo após, essa análise servirá para definir quais serão as próximas metas e desafios, além de auxiliar nas tomadas de decisões relacionadas à promoção e remuneração.

Assim, o fluxo se inicia novamente e, diante do feedback recebido, o colaborador tem a oportunidade de corrigir eventuais falhas e investir na sua capacitação para atingir as novas expectativas da empresa. Por outro lado, é importante que as organizações reconheçam devidamente aqueles que tiveram um desempenho satisfatório.

Mas qual a melhor ferramenta de gestão de desempenho para minha empresa?

Uma gestão de desempenho de uma organização deve ser feita de maneira muito particular, dependendo do tipo e cultura da empresa. Isso porque estamos falando de pessoas, e seus comportamentos e resultados podem ser muito distintos.

Ao estabelecer instrumentos de gestão de desempenho, a empresa deve levar em consideração, além das atividades do trabalho em si, quais são suas metas e objetivos, uma vez que o desempenho deve estar sempre associado aos objetivos estratégicos da organização.

Algumas ferramentas que podemos listar aqui são: definição de indicadores de desempenho, estabelecimentos de metas individuais, avaliações periódicas, método do Balanced Scorecard (BSC), Plano de Desenvolvimento Individual (PDI), entre outras.

Aqui na Neomind, o método mais utilizado de gestão de desempenho é o PDI. Por meio do nosso software de gestão, o Fusion Platform, conseguimos fazer a avaliação do colaborador, abordando questões como pró-atividade, agilidade, auto-gestão, comunicação, experiência, liderança, etc. O sistema permite criar um plano de ação para que o colaborador evolua profissionalmente e lembra ao gestor de realizar esta avaliação de tempo em tempo.

Por meio do Fusion, nossa empresa realiza também o cadastramento das metas trimestrais, definidas pelos gestores de cada equipe. Isso permite um melhor acompanhamento destas e fica ainda mais fácil de atingir os objetivos traçados.

Assista ao webinar que fizemos sobre o assunto:

Conclusão

Como vimos, uma gestão de desempenho bem estruturada e com auxílio de um software de qualidade contribui para a melhoria da performance da organização, através do desempenho individual ou em equipe de seus colaboradores.

O setor de Recursos Humanos vem passando por transformações nos últimos anos, e está cada vez mais estratégico, não apenas cuidando de questões burocráticas e operacionais, assim passa a ser essencial buscar ferramentas que alinhem as expectativas da empresa e de seus colaboradores.

Um sistema de gestão de desempenho bem estruturado permite acompanhar em tempo real os resultados da empresa, trazendo agilidade nas decisões, e possibilitando uma visão macro dos possíveis ajustes que precisam ser feitos nas estratégias e objetivos traçados, sempre com foco na melhoria contínua.

Você poderá ler mais sobre o assunto em nosso artigo sobre Como trabalhar a Gestão de Metas & Estratégia.

Assista ao nosso webinar sobre Business Intelligence e Business e saiba o que são, as diferenças entre Business Intelligence e Business Analytics, os benefícios e como colocar em prática com o Fusion Platform.

Referência
Aguinis, Herman. Performance management / Herman Aguinis. — 3rd ed.

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11/07/2018
5 tendências essenciais do BPM para a transformação digital em 2018

Nos últimos tempos, os Business Process Management System (BPMS) têm passado por intensas transformações para uma adequação às necessidades de mercado, principalmente para gerar melhores resultados para os negócios.

Já sabemos que pilhas e pilhas de papéis no meio organizacional é uma realidade que ficou no passado (ou já deveria ter ficado), além de ser crescente a necessidade de automatizar processos e digitalizar documentos para otimizar a rotina. Prova disso é que a Orbis Research, empresa de pesquisa de mercado e análise da indústria, apontou que o mercado global de BPM deva valer entre US$ 13 e 14 bilhões até 2021.

Há também números da Gartner que revelam que os Chief Information Officers (CIOs) gastam 18% de seus orçamentos para apoiar a digitalização, enquanto a estimativa é que os orçamentos para a transformação digital aumentem para 28% nos próximos dois anos (Quinstreet).

Business Analytics, colaboração entre usuários, mobilidade e low-code. Você conhece esses termos? Neste artigo, elaboramos uma lista com cinco principais tendências do BPM para ainda este ano, e como a adoção desta solução traz resultados exponenciais para os negócios de todos os tipos de segmento.

Tendência 1: Business Analytics integrado para análise profundas

Atualmente, os dados estão em toda parte. Segundo a Forrester Research, mais de 70% dos proprietários/executivos de nível C e executivos/presidentes disseram que “aproveitar melhor o Big Data e Analytics na decisão de negócios” seria uma prioridade alta nos próximos 12 meses.

Já publicamos um artigo no qual citamos como o Analytics auxilia na tomada de decisão. Mas, para exemplificar: imagine um contexto em que nos últimos dez dias do mês o realizado está 20% abaixo do previsto para o faturamento. Uma plataforma que conta com o BPM e com o Business Analytics permitirá iniciar um plano de ação, ou ainda, enviar uma notificação ao gestor da atividade. Com o responsável ciente em tempo hábil de providenciar medidas necessárias, a tomada de decisão se torna mais assertiva nesses cenários.

O Fusion Platform é uma solução que facilita esta gestão de indicadores por meio do Analytics. Além da integração com o BPM, a solução possibilita buscar indicadores em diversos bancos de dados, facilitando a gestão da empresa com a centralização das informações em uma interface única.

Outro exemplo disso é o nosso módulo voltado a gestão de indicadores de desempenho que lançamos recentemente, o Metas & Estratégia. Este permite implantar com mais flexibilidade metodologias de gestão como OKR, BSC, entre outras, e promover uma maior colaboração, transparência, e potencializa a gestão com agilidade na troca de informação. Falamos um pouco sobre o assunto em nosso webinar sobre Metas e Estratégia:

Tendência 2: Low-code e BPM na melhora contínua

Ser funcional não é mais sinônimo de ser prático. Isso porque, mesmo que uma solução possa ter relevantes funcionalidades para um negócio, há situações em que os usuários precisam executar determinadas atividades e, por isso, não conseguem fazê-las por exigir conhecimentos específicos em linguagens de programação. E Isso pode acabar se tornando um problema!

Muitas vezes o usuário não tem esse conhecimento específico e somente uma plataforma de BPM com funcionalidades low-code (baixa necessidade de programação) permite com que fluxos de trabalho sejam facilmente automatizados entre equipes de uma mesma empresa.

O Fusion Platform tem esse diferencial: integra, modela e automatiza processos sem uma linha de código. Um exemplo prático disso é a criação de formulários para qualquer situação de negócio, incluindo aqueles mais complexos, como os formulários dinâmicos para dar total sustentação às regras de negócios dos processos.

Leia nosso artigo: O que é BPMS e como ele pode agregar valor ao seu negócio?

Tendência 3: Colaboração e integração de usuários

Outra tendência bastante comentada é a utilização das mídias sociais e tecnologias em geral para melhorar a interação entre os setores e colaboradores dentro das empresas. Nisso, temos o conceito de Social Business, que se trata da habilidade de uma organização utilizar destes tipos de ferramentas para engajar suas comunidades e melhorar seu desempenho.

Em um BPMS como o Fusion Platform, esse conceito é adotado em funcionalidades de interações como curtir, comentar e marcar pessoas em processos e documentos. Outro exemplo é a dashboard, na qual o usuário pode acompanhar com mais transparência todas as informações inerentes a organização, em um ambiente intuitivo e colaborativo.

Tendência 4: Flexibilidade e integração

A flexibilidade e a integração com outros tipos de soluções também são fatores que têm ganhado destaque. Com as mudanças de mercado e a evolução das plataformas de gerenciamento, muitas vezes é necessário implementar processos que requerem formulários com interface ricas.

Para isso, é importante que, além das características low-code, a ferramenta permita realizar personalizações e adequações, caso o usuário tenha uma skill técnica e queira evoluir ainda mais as interfaces do BPMS, como é o caso do Fusion Platform.

Integração com outros sistemas
O BPM anda lado a lado com outras soluções dentro das organizações (ERP, HRM, SCM, CRM). E, dentro delas, existem uma série de regras de negócio que são disponibilizadas pelos fabricantes através de serviço. Nesse caso, o uso de arquitetura orientada a serviços seria o ideal. Entretanto, ainda existem soluções que não oferecem esse tipo de recurso. No Fusion Platform, é possível através de um wizard simples, integrar os processos com os serviços, mantendo a característica low-code da plataforma.

Na ausência de tecnologia para o mundo ideal, é importante que o BPMS permita conectar os bancos de dados externos e integrá-los aos formulários sem necessidade de programação. Veja como funciona no Fusion Platform com os recursos de formulário externo:

Além da integração, a flexibilidade também está presente nas opções de licenciamento do Fusion Platform. Com as opções On Premise, híbrido, e agora também na Nuvem (Cloud), o Fusion permite que empresas de diversos portes e segmentos inovem sua gestão da informação.

Tendência 5: mobilidade

Por fim, em um contexto em que a responsividade já não é mais uma tendência, mas uma realidade, as soluções de BPM de qualidade se adaptam aos usuários, proporcionando o uso tanto no computador, quanto em dispositivos móveis como smartphones e tablets.

No Fusion Platform, a mobilidade é um diferencial que você pode encontrar! Estamos investindo cada vez mais em nossa plataforma, na qual o usuário pode acessar a Central de Tarefas, iniciar processos e executar tarefas de forma ágil e prática.

Assista na prática como funciona nosso aplicativo mobile:
https://www.youtube.com/watch?v=d3MAHBkF4Kg
Teste esta funcionalidade e experimente o Fusion Platform por 15 dias grátis!

Concluindo

Estar atento às mudanças que os softwares de gestão têm passado nos últimos anos pode ser um fator essencial para que você e sua empresa façam uma escolha assertiva de uma solução de gestão. Isso porque são estas funcionalidades específicas que farão com que seu negócio acompanhe o mercado e não fique para trás.

A QuinStreet, empresa americana de marketing e mídia, ressalta que 49% de líderes de organizações afirmam que o investimento adicional em BPM é necessário porque sua estrutura organizacional está mudando ou provavelmente mudará.

A Neomind está atenta a estas mudanças e já antecipou a implementação dessas e outras tendências em sua solução, o Fusion Platform. Além do módulo de BPM, Analytics, Metas & Estratégia e Social mencionados aqui, a solução conta com os módulos de Capture e ECM/GED, para captura e gestão de documentos.

Analise a viabilidade de investimento em uma solução de BPM nesta calculadora gratuita. Baixe agora!

Teste agora mesmo nossa solução e descubra como o Fusion Platform pode transformar o seu negócio!

Referências
BPM Leader, Entrepeneuer, Solutions Review

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04/07/2018
Aplique o Ciclo PDCA e garanta a melhoria contínua dos seus processos
O método PDCA é um meio usado pelas empresas para aprimorar seus processos, produtos e serviços. Esse ciclo não trata apenas de problemas pontuais, mas da implementação de uma cultura de melhoria contínua.

Para entender melhor o conceito, pense na seguinte situação: Pedro é o gerente de vendas de um e-commerce. No último mês, o número de pedidos despencou. Clientes que costumam realizar compras a cada 15 dias, de repente desapareceram. Ao analisar alguns indicadores, Pedro viu que o indicador relacionado à satisfação do cliente caiu drasticamente.

Então, Pedro resolveu se reunir com a equipe de atendimento ao consumidor para entender o que pode estar acontecendo. Analisando alguns dados, percebeu-se que a principal reclamação dos clientes é o atraso na entrega. O gerente começa a pesquisar a questão mais a fundo e descobre que existe uma falha no processo de vendas, o qual foi recentemente adaptado.

Não há dúvidas de que será preciso agir para ontem, pois, do contrário, o caixa da empresa, que já está pedindo socorro, sofrerá ainda mais.

Assim, Pedro e a equipe resolvem elaborar um plano de ação e implementar o ciclo PDCA.

O que é PDCA?

Plan, Do, Act and Check (planejar, fazer, agir e verificar), das iniciais de cada palavra, temos a sigla PDCA.

Desenvolvido na década de 1950 pelo consultor de gestão, Dr. William Edwards Deming, quando falamos em PDCA, nos referimos à uma importantíssima ferramenta de qualidade.

Conhecido por Ciclo de Shewhart , Ciclo de Deming, ou ainda PDSA (Plan, Do, Study, Act), o PDCA surgiu porque Deming queria criar uma solução para ajudar as empresas a desenvolver hipóteses sobre o que precisa mudar e, em seguida, testá-las em um ciclo contínuo de feedback. Daí o termo “ciclo PDCA”.

Trata-se de uma abordagem iterativa de quatro estágios que visam melhorar continuamente os processos, produtos ou serviços, além de ser uma excelente ferramenta para resolução de problemas.

A metodologia PDCA é amplamente utilizada por empresas que desejam melhorar seus níveis de gestão com o controle eficiente de processos e de atividades internas e externas, padronizando informações e minimizando as chances de erros na tomada de decisão.

Por ser um ciclo contínuo de feedback, uma vez implantado, o PDCA se torna uma constante na empresa, uma vez que seu objetivo principal é a melhoria contínua.

Aplicações e vantagens do ciclo PDCA

O Ciclo PDCA pode melhorar qualquer processo ou produto, sendo aplicável em inúmeras situações. No campo da tecnologia, por exemplo, a metodologia de planejar, fazer, agir e verificar é usada para analisar o ciclo de vida do desenvolvimento de software.

Já na indústria de manufatura e serviços, a ferramenta é usada para o desenvolvimento de novos produtos. A gestão de projetos também usufrui de seus benefícios.

Esses são apenas alguns exemplos, o método pode ser usado em diversos outros departamentos ou segmentos para que se obtenha vantagens como:
- Ajuda na implementação de iniciativas de Gestão da Qualidade Total ou Seis Sigma;
- Auxilia na melhoria contínua dos processos;
- Evita o desperdício de recursos;
- É replicável: a partir do momento que uma nova técnica ou método de processo é verificado e analisado com sucesso, a empresa pode expandir o método já sabendo dos resultados a serem esperados;
- Explora uma gama de soluções para problemas;
- Permite que a empresa teste uma mudança de processo em pequena escala antes de investir em um método que poderá não funcionar ou que irá requerer ajustes.
- Contribui para a redução de custos.
Uma aplicação muito importante do Ciclo PDCA é na Gestão de Metas. Lembra da história do Pedro? Pois é, os indicadores de satisfação do cliente estavam muito abaixo do esperado, o que acabou interferindo em metas de venda e de lucratividade.

Ao aplicar o PDCA, desenvolve-se um plano de ação para corrigir os desvios que estão atrapalhando o cumprimento de metas. Isto é, garante-se a boa relação entre previsto e realizado.

Como funciona o Ciclo PDCA?

Conforme vimos, a metodologia possui quatro fases que devem ser seguidas:

Plan (Planejar)

É aqui que o Ciclo PDCA começa. Nessa primeira fase devem ser definidos os objetivos e as metas. Por ser a parte inicial, é recomendado dar maior atenção e considerar ações como:
- Estabelecer os objetivos e metas da tarefa a ser melhorada ou desenvolvida;
- Descrever a tarefa em detalhes, sendo claro nas especificações;
- Elencar os profissionais que farão parte do PDCA;
- Definir prazos, os recursos financeiros necessários, custo esperado, mão de obra, entre outros.
Do (Fazer)

Depois de um planejamento minucioso, ele deve ser colocado em prática, ao pé da letra. Ou seja, seguir e respeitar o que foi planejado. É aqui que se coloca a mão na massa, geralmente em três etapas:
1. Treinamento dos envolvidos no projeto;
2. Execução do processo;
3. Coleta de dados.
Não esqueça de prestar atenção em quatro pontos:
- Execute todas as tarefas conforme o planejamento;
- Mantenha os stakeholders informados sobre o andamento;
- Siga o cronograma; e,
- Destaque quaisquer variações observadas.
Check (Checar)

Esta é a parte do Ciclo PDCA em que são identificadas falhas no projeto. Para isso, deve-se medir os resultados alcançados e checar se as metas foram atendidas. Essa verificação pode ser feita de duas maneiras:
- Paralelamente à implementação, para garantir que o trabalho esteja sendo bem realizado;
- Ao final, para uma análise estatística mais abrangente. A medição no final permitirá que sejam feitos ajustes não realizados ou não percebidos anteriormente.
Nesta etapa também são identificadas as causas raízes dos problemas ocorridos.

Act (Agir)

Na última fase, são aplicadas as ações corretivas. Lembra que o Ciclo PDCA é utilizado para melhoria contínua? Exatamente por isso, aqui você deve:
- Corrigir os desvios encontrados;
- Identificar ações preventivas para as causas raízes, como implementar a gestão de risco;
- Implementar as ações preventivas e verificar o resultado;
- Repetir as três primeiras etapas (Plan, Do, Act) até que todas as metas sejam atingidas.
Pense no Ciclo PDCA como uma bola que vai sempre avançando com o objetivo de melhorar.

Fusion Platform no ciclo PDCA

Pedro, da nossa história, conseguiu tomar ações para reverter os resultados negativos. O processo de vendas foi melhorado com a detecção de falhas entre as atividades. Mas, Pedro sabe que o trabalho apenas começou.

Por não querer mais passar pelo sufoco de não ter informações em tempo real e centralizadas, Pedro resolveu implementar uma plataforma de gestão de riscos, processos, documentos, indicadores e assinatura eletrônica.

Atuando de ponta a ponta, o Fusion Platform oferece um conjunto de soluções para garantir a excelência operacional.

Por proporcionar automatização de processos, centralização de informações, facilitar a comunicação e possuir indicadores atualizados em tempo real, a solução otimiza as rotinas e impulsiona a melhoria contínua.

Dentre as funcionalidades disponibilizadas, é possível mapear, monitorar, gerenciar e analisar processos. Possibilitando, entre outros pontos, identificar gargalos, acompanhar o desempenho e a execução das atividades em tempo real.

Especificamente para o Ciclo PDCA, a Neomind desenvolveu o módulo de Gestão de Metas e Estratégias. Além dele, há o acelerador de qualidade, que possibilita o controle efetivo dos planos de ação por meio do controle dos prazos das pendências.

Em relação ao gerenciamento de documentos, todos os formulários e arquivos são centralizados, o que garante rápido acesso e coleta de informações. Já na Central Analytics, há relatórios e análises personalizadas sobre o desempenho de todas as atividades associadas.

Sem dúvidas, se Pedro já contasse com o Fusion Platform, não precisaria enfrentar problemas em seu processo de vendas.

E, se você não quer ser como Pedro e quer garantir maior eficiência, produtividade, qualidade e melhoria contínua em toda sua organização, experimente o Fusion Platform.

Associar o Fusion Platform e o PDCA é garantir sucesso e resultados extraordinários para a sua organização.
02/07/2018
Como funcionam as fases da implantação do BPM nas empresas?

É cada vez mais frequente nas organizações a necessidade de se trabalhar voltado a processos e práticas estruturadas, sejam estes empregados nas etapas produtivas ou de apoio. No entanto, as organizações e gestores enfrentam constantes dificuldades nas fases da implantação do BPM, muitas vezes por aspectos culturais ou técnicos, quando assumem o desafio de transformar a organização em uma estrutura voltada a processos.

Frequentes perguntas surgem neste momento, tais como: Quais as deficiências e dificuldades atuais? Por onde começar? Que ferramentas de apoio empregar?

Baixe agora o infográfico sobre as 6 fases do ciclo de vida do BPM!

Nesse contexto, poucos gestores conhecem a existência de práticas e métodos estruturados para aplicar na Gestão de Processos de Negócio, termo este também conhecido como Business Process Management – BPM. Segundo o guia CBOK (Corpo Comum de Conhecimento de Gestão de Processos), o BPM é uma metodologia para projetar, modelar, executar, simular e monitorar e melhorar continuamente os processos de negócio das organizações, automatizados ou não, a fim de alcançar resultados consistentes e alinhados aos objetivos estratégicos de uma empresa.

As seis fases da implantação do BPM

Com o passar dos anos, chegamos a uma estruturação de apoio dividida em seis etapas essenciais para alavancar esta transformação nas organizações, e que explicarei a seguir:
1. Planejamento e identificação (As Is);
2. Análise de processos (To Be);
3. Desenho (To Be);
4. Simular fluxos e verificar aderência (To Be);
5. Monitoramento e controle;
6. Refinamento (melhoria dos fluxos).

Fase 1 – Planejamento e identificação (As-Is)

Durante a primeira das fases da implantação do BPM, é realizada a identificação e definição da situação atual dos processos da organização (As-Is), assim como os usuários-chave (key users) envolvidos. É fundamental que estes usuários participem desta fase do levantamento e entendimento dos processos, visto que eles são uma rica fonte de informações de como os processos são executados no dia a dia, além dos seus potenciais e vulnerabilidades.

Como ferramentas de apoio, também podem ser levantados nesta etapa insumos para apoiar os próximos passos, tais como: estrutura hierárquica da organização, papéis, responsabilidades, relatórios, auditorias que são realizadas, indicadores de desempenho e prioridades estratégicas.

O artefato final desta etapa, além de elencar a estrutura atual dos processos da organização e usuários-chave, precisa também relacionar o diagnóstico que contemple os principais problemas inerentes a estes processos e as políticas vigentes. Deve-se dispor de um diagrama do fluxo com as atividades, tempos médios para cada atividade e envolvidos (internos e externos).

Leia também: O que é mapeamento de processos As-is/To-be? Ou assista: [Webinar] As Is To Be: o que é e como aplicá-lo.
Fase 2 – Análises e oportunidades de melhorias (To Be)

Na segunda das fases da implantação do BPM, já são de conhecimento os gargalos, falhas, e outras deficiências do processo. E com base nestes insumos, deve-se analisar cada um dos processos e propor melhorias alinhadas aos objetivos estratégicos da organização, desenhando assim uma nova versão de cada um dos processos (To Be).

As oportunidades de melhoria são a chave do sucesso nesse momento, e elas normalmente estão relacionadas aos métodos de trabalho, pessoas, máquinas e equipamentos, matéria prima, clientes/fornecedores, ambiente físico, entre outras.

Outro ponto que deve ser considerado na análise do processo To Be é a possibilidade de automatização do processo com uma ferramenta de BPM. E caso esta seja uma possibilidade, a adequação do modelo de processo deve levar em consideração as características da ferramenta escolhida com o objetivo de fazer o melhor uso possível destas características.

Fase 3 – Priorização dos fluxos e automatização

Como pilar para os objetivos estratégicos resultantes da implantação de uma gestão voltada a processos, é importante o entendimento de que, muitas vezes, este novo paradigma exige uma revisão cultural da organização.

Uma estratégia para fazer com que a organização engaje com a implantação do BPM é iniciar pelos processos mais simples, mas que tragam algum ganho operacional ou simplifique tarefas diárias, e que tenha adesão e envolvimento dos gestores. Pode ser perigoso começar por processos maiores ou mais complexos da empresa, uma vez que os colaboradores ainda estão em processo de adaptação e familiarização com a metodologia e ferramentas.

Para a automatização dos fluxos, o ideal é que seja utilizado uma suíte que vá além da simples modelagem do fluxograma, ou seja, uma suíte que permita a execução sistêmica das etapas com formulários eletrônicos e Gestão de Documentos (ECM). Ainda na definição da estratégia de automatização, deve-se verificar:

• Quais as relações e necessidades de integração dos fluxos com outros sistemas internos da organização, ou até mesmo externos;
• Como funcionará o controle para geração de evidências e auditorias;
• Mecanismos para geração de relatórios automatizados e identificação de gargalos;
• Controle de versões de processos e documentos;
• Forma de treinamento dos usuários e divulgação;
• Implantação e suporte assistido.

Fase 4 – Simulação dos fluxos e verificação da aderência

Na quarta fase, deve ser possível colocar em ação a execução dos processos selecionados na forma de fluxo de trabalho, assim como a definição resultante das fases anteriores.

Com a automatização dos processos selecionados e sua devida estruturação em uma solução de BPM (ou BPMS), é imprescindível a realização de simulações/pilotos com os usuários-chave para verificar a aderência das melhorias, e se estas estão alinhadas aos objetivos estratégicos da organização, e realizar os ajustes necessários.

Por fim, após a homologação pelos usuários-chave deve ser estruturada a forma de treinamento e capacitação dos demais usuários envolvidos, além do planejamento da implantação e o suporte assistido.

Fase 5 – Monitoramento, controle e análise dos resultados

Nesta etapa, os processos são acompanhados por meio de indicadores de desempenho e relatórios que possibilitam identificar e automatizar gargalos de processos, além de realizar subsídio a auditorias.

É importante que neste instante haja um acompanhamento assistido de profissionais capacitados para auxiliar os usuários em relação a eventuais problemas decorrentes da automatização do fluxo.

Os indicadores mais empregados para embasar relatórios de análise dos resultados da automatização dos processos são: tempo médio de realização das atividades, custo para realização das atividades, tempo médio de execução dos processos e relatórios de satisfação.

Fase 6: Refinamento (melhoria e expansão da automatização)

Chamada também de melhoria contínua, a última fase deve ser realizada com base nas análise e insumos gerados pela etapa anterior. É importante que seja estabelecido um comitê de mudanças em processos, que deverá realizar reuniões periódicas para acompanhamento de indicadores e sugestões de melhoria, assim como também sejam criados processos para registro e tratamento de mudanças em processos.

Este comitê deverá também manter o controle de versão de processos e, além da melhoria dos processos já implantados, procurar identificar novos processos para automatização.

Para finalizar: os desafios

O principal fator para garantir o sucesso ou não nas fases da implantação do BPM é a atenção aos aspectos culturais da organização, como já dizia o pai da administração moderna Peter Ducker: “Culture eats strategy for breakfast”.

Esta lendária frase exprime de forma bastante clara o maior desafio da implantação de uma gestão orientada a processos, de forma que, caso os gestores e especialistas em processos não estejam bastante sensíveis e atentos a aspectos culturais de cada organização, certamente a estratégia, independente de qual seja, não será efetiva.

No entanto, uma estratégia elaborada em um ambiente que possibilite ciclos de implementação mais curtos, com fases bem definidas em um programa com o foco na constante medição dos resultados e na melhoria continua, tende a ser um fator fundamental para redução de riscos.

Quer saber quanto custa a implantação do BPM? Baixe nossa calculadora:

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Quer saber mais sobre o assunto? Ouça nosso podcast sobre como implementar o BPM nas empresas:

14/06/2018
Como a Gestão por Processos (BPM) torna assertiva a tomada de decisão dentro das empresas

O dia a dia das empresas não é fácil. Diariamente, processos precisam ser executados, decisões devem ser tomadas, e atividades gerenciadas. Em meio a uma rotina acelerada com a transformação digital, a organização e documentação de processos tem ganhado cada vez mais relevância ao longo dos anos, mostrando a necessidade de mudanças para se obter reais resultados, e assim chegar ao crescimento.

É muito comum, ao termos a percepção de problemas de processos em um negócio, partirmos diretamente para a ação: desenhá-los, documentá-los e torná-los públicos para dar ciência da forma de trabalho. Porém, na prática, essa missão não é tão simples como o planejado.

Mesmo com todo o processo documentado, tê-lo no papel não é garantia de que na prática ele será cumprido, pois, geralmente o que é apontado no “off-line” não revela o que realmente está acontecendo na prática. Problemas como ter essa garantia e a medição por meio de indicadores da eficiência de processos são muito comuns, e podem acabar atrapalhando na tomada de decisão.

E como o Business Process Management (BPM) é protagonista nessa missão?

Atualmente, no mercado, diferentes soluções se propõem a oferecer recursos para documentar os processos das empresas. Entretanto, é com o Business Process Management System (BPMS) que a diferença realmente acontece na gestão.

Os BPMS são soluções que permitem projetar, implementar e melhorar processos. Além disso, se preciso, é possível nele remodelar o processo e implantar a gestão de mudança dependendo da necessidade exigida quantas vezes forem necessárias.

Assim, cada empresa tem acompanhamento em tempo real, garantindo que o previsto previamente no papel aconteça na prática, permitindo também a integração e automatização dos processos.

Mas não é qualquer software BPMS que automatiza processos.

No Fusion Platform, a automatização é protagonista. Toda informação planejada, seja no papel, ou diretamente na solução, é automatizada, adaptando-se às
necessidades de alterações e implantando a gestão de mudança conforme a necessidade exigida, o que facilita a tomada de decisão.

Outra característica do uso do BPMS é que após a execução de todas as atividades necessárias e com o processo consolidado, torna-se possível identificar gargalos e estruturar as KPIs (Key Perfomance Indicators), fatores que auxiliam e influenciam nas escolhas de gestores, CEOs, gerentes e colaboradores em geral.

Dados de diferentes fontes: o Business Analytics como auxílio na decisão

Dentro do contexto de Business Intelligence, que você provavelmente já conhece, e com a presença de métricas para auxiliar nas empresas, temos o Business Analytics: um conjunto de funções que permite, além de extrair informações de processos (BPMS), convergir com informações de outras soluções, ou até mesmo das famosas planilhas de Excel.

Por exemplo: imagine um contexto em que nos últimos cinco dias do mês o realizado está 30% abaixo do previsto para o faturamento. A partir dessa percepção, a solução que conta com o Business Analytics permite iniciar um processo de plano de ação, ou, enviar uma notificação ao gestor da atividade e fazer com que o responsável fique ciente da atividade a tempo hábil de providenciar as medidas necessárias.

Neste cenário existe também outra figura importante, ao qual denominamos BAM (Business Activity Monitoring). O monitoramento de atividades de negócios (BAM) consiste no gerenciamento de processos de negócios (BPM) por meio de software, com o objetivo de fornecer relatórios abrangentes e cumulativos sobre o negócio.

O processo de BAM engloba operações, análises, transações e outras informações de atividade eletrônica em tempo real, que são transformadas em relatórios eletrônicos. Relatórios estes que são enviados aos gerentes de negócios em tempo real para que estes avaliem a produtividade dos negócios e assim auxiliar na tomada de decisão.

Contar com a informação estruturada e centralizada se tornou hoje em dia essencial caso o seu negócio deseja ter tomadas de decisões transparentes e assertivas, e seguir em um contexto cada vez mais competitivo.

Assista ao vídeo e veja como podemos auxiliar nessa missão:

Recentemente, o Fusion Platform passou a contar com mais um recurso que agrega ainda mais nosso BPMS, o módulo de Metas & Estratégia. Com ele, atividades como a mencionada acima, são facilmente executadas e monitoradas em uma interface única, onde são centralizadas todas as metas do negócio, indiferente da metodologia utilizada pela empresa: BSC, PDCA, GPD, KPI, OKR, entre outras. Experimente gratuitamente por 15 dias!

Fonte:
Techopedia

08/06/2018
Como andam os seus processos de RH? Veja como o BPM pode ajudar o setor

O ativo mais valioso de qualquer organização são as pessoas. E qual é o departamento da sua empresa responsável por cuidar delas? Exatamente: o RH. A área é tão importante que de cada 10 empresas, 11 possuem um setor de Recursos Humanos.

Brincadeiras à parte, se as pessoas são valiosíssimas para qualquer negócio, sem o próprio funcionamento do departamento que gerencia a força de trabalho, com toda certeza o negócio não alcançará o alto nível de eficiência que merece. Bom, pelo menos esse é o raciocínio de organizações que possuem uma visão estratégica e não são presas aos modelos de negócio do passado.

Mas, o que seria o próprio funcionamento da área de RH? Para explicar melhor, precisamos voltar algumas casas:

A importância do RH nas empresas

Não há dúvidas de que as empresas mais bem-sucedidas enxergam a Gestão de Pessoas como um elo para o crescimento. Conforme Jacob Morgan explica no artigo What Does The Future Of Human Resources Look Like? (Como se parece o futuro do Recursos Humanos?), o tempo em que o departamento era apenas o local onde um profissional se dirigia para ser contratado ou demitido passou faz tempo.

Nas palavras de Morgan: “Hoje, o RH é responsável por um amplo leque de atividades, a maioria das quais é centrada em capacitar e engajar pessoas”. O autor segue, reforçando o fato de que são os profissionais de Gestão de Pessoas que trabalham para o crescimento da organização e de sua cultura, garantindo que colaboradores se sintam valorizados e apoiados em suas empresas.

Portanto, se hoje o RH é o principal agente de criação de experiência de funcionários, não há dúvidas de que precisamos dar à área a atenção que ela merece, certo? Isso significa que o setor precisa também abraçar a Transformação Digital.

Em outra oportunidade falei sobre empresas paperless e dei o exemplo aqui da Neomind. Como precisamos ir além, e seguindo a linha de termos um departamento apoiado pela tecnologia para expandir o seu papel, é preciso falar também dos processos de RH.

Uma visão sobre os Processos de RH

Toda empresa é feita de processos e de projetos. Falando especificamente de processos, eles são responsáveis por colocar ordem ao caos. Imagine se para desligar um colaborador não existissem etapas a serem seguidas. Já pensou o caos que seria se cada gestor tomasse uma ação diferente e as etapas não seguissem um fluxo? Como o RH conseguiria finalizar (ou até iniciar) um desligamento?

É mais ou menos por aí que você consegue ter uma noção da importância dos processos de RH. Basicamente, sempre que falamos de gestão de processos (isso em qualquer área) estamos tratando de benefícios como:
• Aumento de transparência, pois todos os colaboradores ficam cientes das etapas de cada processo;
• Aumento de agilidade e eficiência, já que processos são padronizados;
• Aumento de produtividade;
• Entre outros (recomendo este artigo para entender mais sobre Gestão de Processos).
A metodologia para gerenciar os processos e permitir melhores tomadas de decisão é chamada de BPM (Business Process Management). Como o foco neste artigo são os processos de RH, simplificarei para você como fazemos aqui na Neomind.

Quer saber como o BPM pode ser o diferencial dentro da Gestão de Pessoas da sua empresa? Então baixe nosso ebook!

Processos de RH na Neomind: um exemplo de como fazemos

Aqui na Neomind trabalhamos com processos e isso, claro, incluem os processos de RH, que são:
• Fluxo de admissão
• Fluxo de desligamento
• Fluxo de folha de pagamento
• Fluxo de hora extra
• Relatório de banco de horas

Assista ao webinar em que abordamos o tema:

Para o gerenciamento de processos de RH utilizamos o módulo de BPM do Fusion Platform. Observe o fluxo de folha de pagamento:

Na imagem do processo de RH acima, um profissional de Recursos Humanos anexa a folha de pagamento no sistema, em seguida, é verificada a assinatura do colaborador e atribuída a permissão à folha, que segue para a efetuação do pagamento. Todas essas atividades são realizadas pelo RH com apenas alguns cliques.

Feito isso, o fluxo segue para o colaborador, com a atividade de visualizar folha de pagamento. A seguir, algumas ações são possíveis, como por exemplo, a publicação da folha de férias no módulo para gestão de documentos (o GED).

Comentei aqui que buscamos por um ambiente paperless, certo? Pois bem, graças à integração do módulo de BPM do Fusion Platform com o de GED, as folhas de pagamento ficam armazenadas na solução, ou seja, em nenhum momento precisamos tê-las impressas.

Perceba que o processo é simples, mas graças ao fluxo colocamos ordem no processo, ganhamos produtividade e padronizamos cada etapa. Isso significa que se tivermos 2, 3 ou 10 profissionais na equipe de Recursos Humanos, todos saberão o que fazer. O mesmo se aplica aos demais processos de RH aqui da área.

Para encerrar, convido você a conhecer mais sobre os processos de RH e o que uma solução de BPM pode fazer para deixar a área ainda mais produtiva e com um foco mais estratégico.

Além dos fluxos já mencionados aqui, o Fusion Platform conta com mais de 35 aceleradores de RH (processos prontos para uso), que auxiliam ainda mais a gestão do setor do seu negócio, como, por exemplo:

Solicitação de Férias: permite controlar as solicitações de férias dos colaboradores a partir do portal colaborativo e tem como ferramenta a visibilidade do plano de férias solicitadas e aquelas que foram aprovadas. Dessa forma, evita que muitos funcionários estejam ausentes de forma concomitante.

Solicitação de Adiantamento de Viagem: auxilia no gerenciamento das solicitações de adiantamentos de viagem. Permite o disparo do processo de prestação de contas, englobando as aprovações e verificações das políticas vigentes na organização, as devidas formalidades e os documentos necessários, além de permitir integrar ao seu sistema de RH.

Para uma melhor gestão do setor de RH e de toda a sua empresa, experimente agora o Fusion Platform! Entre em contato conosco!

21/05/2018
BPM e Workflow: quais são suas diferenças?
Um tema que sempre volta à discussão no ambiente empresarial são as diferenças e similaridades do BPM e Workflow.

Embora sejam duas ferramentas com conceitos distintos entre si, funcionam muito bem quando trabalham juntas. A combinação de BPM e Workflow potencializa os resultados da empresa e contribuem para o sucesso sustentável.

Enquanto uma é apenas uma parte do todo, a outra é mais abrangente. Por isso, é comum que haja certa confusão sobre seu entendimento.

Que tal um exemplo prático?

Vamos facilitar seu entendimento: imagine que você esteja em um avião prestes a pousar.

Na sua cabine, o piloto teve que pedir permissão para a torre de comando, e com a permissão concedida, uma equipe é colocada a postos, em terra.

Como passageiro, você percebe que há uma sequência de procedimentos que ocorrem para levar o avião ao solo.

Por exemplo, um aviso é dado para os passageiros voltarem o assento à posição vertical, e a comissária de bordo checa os assentos e as bandejas.

No aeroporto onde o avião pousará, também existe um fluxo a ser seguido. Além deste pouso, existem outros procedimentos como decolagem, manutenção e reabastecimentos.

Para cada um desses procedimentos são necessários dados, tanto para sua execução, como para aperfeiçoar a operação.

A partir de relatórios é possível esclarecer questionamentos como:
- quanto tempo os passageiros levam para desembarcar?
- E para embarcar?
- Qual é a porcentagem de atraso na decolagem?
- O atraso é devido ao alto fluxo do aeroporto, ou aos procedimentos de cada companhia?
Mas o que isso tem relação com BPM e workflow? Nesse nosso exemplo do avião:
- O fluxo de trabalho (Workflow) são os procedimentos sequenciais ocorridos para que avião pousasse (piloto avisa aeroporto, comandante avisa a tripulação, aeromoça checa assentos e bandeja);
- Enquanto que toda a operação de pouso foi gerenciada por processos no aeroporto. Já que para que um pouso possa ocorrer é necessário verificar o tráfego aéreo e se há espaço na pista. Ou seja, é algo mais complexo e que exige uma abordagem mais estruturada.
Agora que você já pegou essa introdução, é hora de aprofundar os conhecimentos e entender mais sobre BPM e Workflow. Afinal, eles não são a mesma coisa?

O que é Workflow?

Workflow trata de uma sequência de atividades com o objetivo de dar uma visão geral de um processo. Essa proposta reduz as ineficiências, monitora resultados e incorpora a automatização.

Além disso, serve para alinhar os processos com os objetivos do negócio e sistematizar como documentos e tarefas são concluídos e executados para qualidade e/ou conformidade.

O fluxo de trabalho transforma a maneira como toda empresa executa processos, atividades, tarefas, políticas e procedimentos.

Isso se justifica porque um software de gerenciamento de workflow permite configurar e monitorar uma sequência de tarefas, geralmente na forma de um diagrama.

Na maioria das vezes, esses diagramas não são detalhados. No entanto, fornecem informações suficientes para que instruções sejam seguidas e tarefas sejam eficientemente executadas.

Por outro ponto de vista, o workflow seria como os passos para fazer um bolo. Mas, não todo o processo de montagem, embalagem, entre outros.

Assim, dizemos que workflow é a ponta do iceberg quando comparamos com a disciplina BPM.

O que é BPM?

BPM é a sigla para Business Process Management, ou Gerenciamento de Processos de Negócios. Trata-se de uma metodologia que constantemente avalia alterações e melhorias nos mais variados aspectos de um processo.

Assim, o BPM tem como intuito alcançar os objetivos das organizações por meio de melhorias na gestão e controle de métodos, técnicas e ferramentas para analisar, modelar, publicar, aperfeiçoar e controlar processos.

Então, quais são as semelhanças entre BPM e Workflow?

Para entender a relação BPM Workflow, temos que abordar as semelhanças entre eles.

Pelas definições acima, ambos são usados para melhorar os processos da empresa. Tanto um quanto o outro enxergam valor no processo como um todo. Além disso, BPM e Workflow são sobre tarefas, automação e transferência de dados.
Perceba que a metodologia BPM é semelhante ao workflow. Mas, como dizem: uma coisa é uma coisa, outra coisa é outra coisa.

O que há de diferente entre as duas ferramentas?

Para início de conversa, é preciso esclarecer que workflow é uma engrenagem essencial, mas é apenas um dos muitos componentes que integram um processo.

Um fluxo de trabalho está relacionado a uma sequência de atividades que podem ser manuais ou procedimentos automatizados (baseados em software). Por outro lado, o Business Process Management (BPM) está relacionado à execução e gerenciamento de processos de negócios.

O BPM incorpora os fluxos de trabalho (vários fluxos de trabalho), ferramentas de automatização e capital humano.

Um software de BPM faz com que todas as engrenagens trabalhem juntas – e em harmonia – para criar um resultado final ideal, eficiente e mais ágil.

Ao contrário do workflow, o Gerenciamento de Processos de Negócios tem a capacidade de coordenar várias atividades e processos de forma integrada.

O workflow é uma ferramenta de automação simples para direcionar tarefas aos usuários responsáveis.

Já uma solução de BPM adota uma abordagem mais estruturada, na qual a automação do fluxo de trabalho é apenas uma peça do quebra-cabeça.

Se você precisa automatizar ou organizar um processo simples no seu departamento, workflow é a saída. Contudo, caso seu departamento tenha vários processos interconectados, será necessário gerenciar vários fluxos de trabalho, formulários, notificações, relatórios, entre outros.

A resposta, para esse caso, está no BPM.

Isso significa preciso escolher entre BPM e Workflow?

A resposta é não. Entender as diferenças entre BPM e Workflow é essencial para que você não fique confuso e acabe achando que ambos os termos são iguais.

A questão principal é não pensar que as duas ferramentas são opostas. Mas, em considerar o BPM e Workflow operando juntos.

Enquanto o Workflow pode ser realizado de maneira manual, sem interferência tecnológica, o BPM automatiza tarefas com uso de softwares.

A principal questão é que um BPM Workflow software junta o que há de melhor nos dois termos. Uma Plataforma de Gestão Integrada disponibiliza todas as funcionalidades de um sistema de workflow somadas aos recursos adicionais que gerenciam os processos da empresa, melhorando o nível organizacional.

Além disso, esse tipo de solução gera uma visão holística de toda a empresa, possibilitando identificar pontos de melhoria no fluxo de trabalho. Ou seja, no workflow.

É como se, baseado no nosso exemplo do avião, a companhia aérea tivesse, em mãos, todas as informações sobre suas operações.

Esse recurso tecnológico proporciona que as informações sobre os processos, documentos e indicadores estejam acessíveis. Trazem como benefícios a padronização, economia de tempo e recursos, rastreabilidade, conformidade, produtividade, entre outros.

Aproveite para experimentar o Fusion Platform e colher esses, e tantas outras vantagens dentro do seu próprio negócio.

O Fusion Platform é uma solução que possibilita gerenciar sua companhia de ponta a ponta rumo ao crescimento e ao sucesso.

Para saber mais sobre BPM, convidamos você a ler nossos artigos:
• Inteligência Artificial: da automação de processos ao aumento de produtividade
• Glossário de BPM: conheça os termos mais utilizados
• O papel da gestão de processos em tempos de Transformação Digital
• O que é Gestão de Processos (BPM) e quais seus benefícios?
• Como o BPM potencializa seus sistemas de gestão (ERPs)

Caso você queira saber mais sobre BPM e Workflow, entre em contato. Será um prazer poder ajudar! Fique à vontade para compartilhar este artigo com seus colegas. Até a próxima!
08/05/2018

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