Tag: Gestão de Processos

O que é Gestão de Processos, como o BPM auxilia na otimização dos processos por meio da automatização e por que investir em uma ferramenta BPMS.

Como o BPM potencializa seus sistemas de gestão (ERPs)
Há décadas os ERPs dominam os ambientes corporativos e os módulos especialistas como financeiro, contábil, produção, manufatura, RH, entre outros, que são caracterizados por uma infinidade de telas, relatórios e parâmetros, sempre com uma visão transacional.

Leia também: As diferenças entre ERP e BPM

A experiência de uso na utilização da maioria dos ERPs de mercado é bastante cansativa, e para gerar qualquer tipo de informação, seja tática ou estratégia, normalmente os usuários necessitam de um grande esforço e as áreas de TI dependem diretamente dos seus respectivos fornecedores.

Com a proliferação do uso da tecnologia, em especial dos smartphones e tablets, os usuários começaram a exigir soluções mais rápidas, simples e que ofereçam aos seus usuários experiências de uso cada vez mais apuradas. Por consequência, questionamentos começaram a surgir:
- Por que os sistemas da empresa não atendem às necessidades da minha área?
- Por que os sistemas são tão complicados, limitados e diferentes da minha realidade?
- Porque meu ERP atende a apenas uma parte do meu processo prático de trabalho?
- Por que é tão difícil, demorado e caro incluir novas funcionalidades?
- Como treinar os usuários em todas as telas para que eles possam preenchê-las corretamente? Como solicitar a ele apenas o que realmente interessa ao negócio?
- Ter um ERP por si só não torna a empresa verdadeiramente integrada, por que esta dependência do fornecedor do pacote?
- Porque é tão difícil gerar informações relevantes a partir dos dados disponíveis em meu ERP?
Entendendo os motivos dos conflitos com ERPs

As perguntas acima representam exatamente a realidade da maioria das empresas atualmente do mercado e abaixo apontamos alguns motivos:
- Os sistemas de gestão tradicional possuem regras de negócio rígidas e de difícil parametrização;
- ERPs possuem telas complexas e em que sua maioria trazem e solicitam informações que não são necessárias ao negócio;
- Os usuários individualmente preenchem telas e não conseguem perceber o todo;
- Os processos transacionais normalmente são espalhados em uma visão segmentada por função e não sobre a unidade de trabalho
- A informação tem que ser puxada, com necessidade de acessar uma tela ou relatório;
- Pessoas e a empresa devem se adequar ao sistema, e não o contrário;
- Muita dificuldade de conhecer o próximo responsável e quais são os próximos passos.
- Falta de gestão das pendências e dos trabalhos em aberto
- Engloba apenas uma parte do processo de negócio, não permitindo a gestão de toda cadeia de valor
A resposta a grande parte destas dificuldades práticas está na adoção da disciplina e de sistemas de BPM, o qual vem conquistando espaço porque agiliza as tarefas, reduz custos, engloba o processo como um tudo, permite efetiva gestão sobre a cadeia de valor, auxilia a tomada de decisão e é focado em facilitar e orquestrar os processos da organização, seus documentos e na geração de informação tática e estratégica.

Principais características de um BPM

O BPM executa tarefas com ações amigáveis e configuradas, sempre focando nos dados da atividade em execução e mostrando o que o usuário precisa saber, sem exageros ou informações desnecessárias, com possibilidade de busca de informações previamente existentes nos sistemas legados e entregando de forma efetiva apenas o insumo necessário que o usuário precisa para fazer seu trabalho. Além disso, os processos tornam-se mais rápidos porque a interação é simplificada e as tarefas são comunicadas por e-mail, dashboards e/ou smartphone.

Além disso deve permitir através da tecnologia atualmente existente no mercado que os usuários tenham mobilidade em seu dia a dia através do uso de smartphone para executar tarefas, colaborar sobre os ativos corporativos, preencher formulários, realizar aprovações, publicar e consultar documentos entre várias outras facilidades possam ser aplicadas no contexto de negócio de sentido de dar fluidez, agilidade e produtividade ao trabalho do dia a dia. Desse modo, os envolvidos têm diversos meios de acompanhar todas as etapas e têm conhecimento dos prazos e tempos gastos.

Outras características incluem:
- Desenhar o fluxo e integrar com formulários de negócios;
- Automação de processos de negócio que são gerados a partir de gatihos de documentos;
- Regras de negócio são configuráveis;
- Formulários dinâmicos são utilizados para personalizar as informações em cada etapa dos processos;
- Eliminação de redundância de dados;
- Ponto focal único, com integração de dados de diferentes sistemas de forma transparente para o usuário final, sem necessidade de múltiplos logins e senhas;
- As pessoas são comunicadas de suas tarefas e têm prazos para executá-las.
A disciplina e os sistemas de BPM vieram para preencher uma lacuna importante deixada pelo ERP, com uma visão orientada a processos, integrações e gestão, visando permitir o controle ponta a ponta de todo o trâmite de dados, documentos e informações da empresa e de forma integrada. Portanto, eles devem ser considerados em qualquer estratégia de transformação digital, iniciativas paperless, ou simplesmente com o objetivo de evolução de patamar no que tange ao efetivo controle de qualquer negócio, tendo em mente o seu componente mais essencial: os processos estão em todos os lugares.

Por isso, para potencializar o seu sistema de gestão, considere a solução Fusion Platform da Neomind, uma plataforma de soluções que integra a Gestão de Documentos (ECM), BPM (Workflow), Capture, Portal e Analytics, permitindo interação com funcionários, clientes, fornecedores e qualquer outra pessoa de forma simplificada e integrada.

Veja na prática como funciona o BPM:

Esperamos que este conteúdo tenha sido útil a você e, em caso afirmativo, compartilhe com seus colegas! Acompanhe nossos conteúdo pelo Blog da Neomind, ou ainda pelo nosso Facebook e Linkedin.
21/03/2018
AS IS/TO BE no mapeamento de processos: o que é?
Segundo o guia PMBOK – 4ª Edição, um processo é um conjunto de ações e atividades inter-relacionadas, que são executadas para alcançar um produto, resultado ou serviço predefinido. Em suma, é a padronização de atividades que contém o mesmo fim.

Nesse cenário, mapear um processo – conforme detalharemos a seguir – permite à empresa demonstrar o retorno de uma atividade em específico, ou seja, ver os resultados alcançados, além de apresentar de forma visual todas as atividades de um processo.

Para isso existe o mapeamento de processos AS IS/TO BE. Empresas utilizam a técnica como uma ferramenta de gestão que auxilia na descrição e na melhoria dos processos internos. Um dos motivos disso é que o AS IS/TO BE é dedicado à exploração do negócio da empresa através de metodologias e práticas utilizadas nas atividades do dia a dia.

Confira a seguir:
Quer saber como aplicar o AS IS/TO BE? Assista ao vídeo que preparamos sobre o assunto.

O que é AS IS/TO BE?

No mapeamento AS IS/TO BE temos dois momentos:
- O mapeamento de processos AS IS é a definição da situação atual do processo organizacional ou de negócios. Os participantes desse mapeamento são os usuários envolvidos no dia a dia do processo (key users). Nesse contexto, uma boa prática é solicitar ao executor do processo que relate como executá-lo, ou então é feito um questionário para levantar as informações.
Destacamos que, justamente por mostrar como os processos funcionam no presente, o processo AS IS indica o que pode ser melhorado (e não como fazê-lo).
- Já o mapeamento de processos TO BE é a definição da situação futura do processo organizacional ou de negócios, ou seja, onde se quer chegar. Ele esclarece como, estruturalmente, pode-se alcançar o estado desejado nos processos.
É também onde documentamos o que ficou definido do mapeamento com o auxílio de ferramentas que agregam valor ao processo, como tecnologias BPM (Business Process Management). Os participantes dessa definição geralmente são pessoas que possuem experiências com o mesmo tipo de processo. Além disso, estão aptas a contribuírem na otimização dos processos para melhor aderência às práticas, aos objetivos da organização e aos sistemas de apoio.

Leia também: Por que automatizar processos com software BPM?

Ok, mas por que mapear?

Com a competitividade do mercado, o mapeamento de processos é um diferencial dentro da organização. Por meio dele é possível ter maior compreensão do processo e obter vários pontos positivos, como:
- Deixar mais eficiente a tomada de decisão: com o mapeamento é possível visualizar a trajetória do processo dentro da organização, como as atividades e seus responsáveis, os elementos – mão de obra, recursos – e esforços necessários. Sendo assim, além de reconhecer o que melhorar, mapear significa otimizar o tempo e deixar mais eficiente a tomada de decisão.
- Padronizar o processo, aumentar a produtividade, melhorar a qualidade de entrega do produto e/ou serviço e obter maior satisfação dos clientes: com a padronização do processo, através de uma documentação, por exemplo, é possível manter um padrão de qualidade de serviço e/ou produto a ser entregue ao cliente. Além disso, graças ao mapeamento os colaboradores terão um conhecimento maior sobre a organização e sobre o processo, evidenciando problemas a serem melhorados. Dessa forma a empresa se torna mais eficaz, melhora o desempenho e, por consequência, alavanca seus resultados.
- Demonstrar de forma gráfica e descritiva o conjunto de atividades e seus caminhos percorridos: isso otimiza os recursos, reduz desperdícios, elimina tarefas executadas em duplicidade, desnecessárias ou que não agregam valor.
Resumidamente, as vantagens do mapeamento de processos incluem:
- Padronização de atividades envolvendo pessoas, documentos e informações;
- Redução de retrabalhos;
- Otimização do fluxo de informações;
- Melhorias na visão das tarefas e responsabilidades dos funcionários;
- Implantação da Cultura de “INOVAÇÃO”.
Que tal se aprofundar mais no assunto? Baixe nosso estudo completo e veja como identificar o cenário em que a sua empresa se encontra e quais as vantagens de realizar o mapeio orientado a automatização.

Pontos importantes sobre o mapeamento de processos na prática

Para o mapeamento de processos algumas perguntas devem ser levantadas:
- Qual é o objetivo de cada umas das atividades no processo que está sendo mapeado?
- Quem são as pessoas que participam e a que área ou departamento pertence cada uma?
- Quem é o responsável pelo processo que está sendo mapeado?
- Quais são as atividades que devem ser realizadas no processo?
- Nestas atividades rastreadas, existe alguma restrição? Se sim, quais são?
Essas ações, uma vez executadas, permitem que os processos sejam vistos em sua totalidade. Assim, fica fácil acharmos alternativas de mudanças e padronização para se ter a qualidade do produto final. Importante destacar ainda que o mapeamento pode ser feito manualmente (numa planilha, por exemplo), mas o recomendável é utilizar uma ferramenta de Gerenciamento de Processos de Negócios (BPM).

A explicação é simples: com um BPM é muito mais fácil acompanhar o tempo necessário para concluir um processo, encontrar gargalos, impor padrões de execução com campos ou aprovações, automatizar o trabalho, entre outras funções.

E como queremos que você entenda bem como funciona o mapeamento na prática, neste artigo trazemos alguns exemplos de mapeamento de processos utilizando uma ferramenta de BPM. Os processos exemplificados são de reembolso de despesas, registro de não conformidade, solicitação de compras, solicitação de compras e gestão de suporte. Confira aqui.

Bom, mas agora que você entendeu o que é o mapeamento de processos AS IS/TO BE e os benefícios de realizar o mapeamento, vamos à pergunta:

Quais os objetivos do AS IS/TO BE?

Enquanto o mapeamento de processos AS IS tem como vantagem ajudar a equipe a visualizar precisamente os processos de uma organização – bem como as áreas de risco – o TO BE tem como benefício a modelagem do impacto de mudanças futuras no processo antes de realmente realizá-las.

Tenha em mente que a ferramenta AS IS/TO BE deve focar no amadurecimento do processo de modo que ao final da etapa TO BE ele esteja:
- Cada vez mais aderente aos objetivos estratégicos da organização e
- Estruturado de forma a simplificar e trazer eficácia aos processos e suas atividades, sejam elas no âmbito estratégico ou operacional.
Para que estes objetivos sejam alcançados, é fundamental o envolvimento e engajamento de todos os participantes e o foco diário na melhoria contínua, além da adoção de uma solução eficiente de Gestão de Processos.

Seguindo para a prática, pensando em ajudar você a atingir os objetivos do mapeamento de processos AS IS/TO BE, separamos um passo a passo:

Etapas do mapeamento AS IS/TO BE

1. Defina os usuários chaves e/ou dono do processo

Os usuários-chaves são os que possuem maior conhecimento sobre as regras de um processo de negócio. São eles que realizam o processo diariamente. É preciso identificar tais profissionais para coletar informações.

2. Identifique e mapeie processos (levantamento do processo AS IS)

Também chamada de levantamento AS IS, nesta etapa o processo atual é modelado sem se atentar às melhorias que podem ou devem ser aplicadas. As entrevistas ou reuniões ocorrem com os usuários-chaves.

Detalhando melhor, confira cinco passos para o mapeamento de processos AS IS:

1 – Definir usuários-chave: aqui, os pontos mais importantes são escolher pessoas que tenham um domínio sobre o processo e a produção, e que seja operacional, ou seja, que atue efetivamente nas atividades da produção.

2 – Reunião de Kick-off: trata-se de uma reunião geral com os usuários-chave, deixando claro todas as vantagens de mapear um processo. Assim, os usuários perdem aquela resistência e podem detalhar como todas as atividades funcionam, fazendo com que o processo possa render 100%.

3 – Coleta de anexos: o usuário coleta todo o tipo de dado que seja útil para o mapeamento do processo, como planilhas, e-mails, projetos, relatórios etc. O ideal é o usuário mostrar esse passo na reunião inicial.

4 – As entrevistas: o ponto principal aqui é a coleta de dados e a identificação de micro processos no ambiente alvo, que pode ser uma atividade em específico, um processo de um cliente etc. Deve-se levantar dados sobre:
- Descrição das regras de negócio e usuários envolvidos, fornecedores, clientes e suas interações;
- Explicação do percurso do processo (sequenciamento de tarefas) e validações, os cenários alternativos de negócio;
- Descrição das tarefas, tempo de execução e participantes;
- Entender e definir os inputs e outputs (informações de entrada e saída);
- Buscar documentos e sistemas que facilitem o entendimento e auxiliem no que pode ser automatizado.
Também é possível aplicar questionários, realizar pesquisas e enquetes para poder compreender uma porção maior da organização. Esta fase não requer necessariamente um fluxo modelado, já que possuir a regra de negócio (processo) documentada é o suficiente.

5 – Reunião final: a essência deste passo é a junção de todos os passos anteriores. Uma nova revisão do mapeamento deve ser realizada, revisando cada ponto feito, para assegurar a qualidade e eficiência do processo.

3. Redesenhe processos (modelagem do processo TO BE)

Nesta etapa são definidas as soluções para os problemas, ou seja, são avaliadas as possíveis melhorias para poder aplicar no processo. É também aqui que definimos uma versão nova da modelagem, o TO BE – novo gestor do processo, escopo, objetivo, atividades, regras e papéis.

Além de definir esses itens, é preciso salientar atividades que agregam valor e remover as que não agregam, desenhando o processo com ferramentas de modelagem específicas. Para otimizar a documentação das informações é de grande importância que nesta etapa sejam utilizadas ferramentas de automatização de processos, como as de BPM.

Essas ferramentas permitem organizar o fluxo de trabalho a fim de estruturar as tarefas e gerar maior transparência, integrar diferentes sistemas, desenhar a modelagem do processo em si e remover atividades manuais.

4. Consenso com o cliente

É a etapa em que o cliente ratifica o processo modelado, as regras levantadas e melhorias sugeridas. É preciso garantir a execução de todos os caminhos possíveis e envolver os participantes de cada tarefa. Com isso conseguimos o andamento correto do processo e a integridade dos dados.

5. Análise de efetividade

Para avaliar a efetividade do mapeamento do processo é possível aplicar pesquisas de satisfação e utilizar indicadores, sendo eles de eficiência (medição de produtividade em relação às saídas geradas), eficácia (medição da qualidade em relação às saídas totais) e efetividade (medição do impacto). O acompanhamento da utilização do processo em produção também é válido para sanar dúvidas de novas tarefas que foram atribuídas aos responsáveis pela execução do fluxo.

Quer saber mais? Ouça nosso podcast sobre As Is To Be: o que é e como aplicá-lo:

Precisa de ajuda?

Experimente o Fusion Platform, uma solução que otimiza e integra a Gestão de Processos (BPM), a Gestão de Documentos (ECM), Capture, Portal e Analytics, permitindo interação com funcionários, clientes, fornecedores e qualquer outra pessoa de forma simplificada.

Caso você queira ler mais sobre BPM, confira nossas dicas:
19/03/2018
Glossário de BPM: conheça os termos mais utilizados
Quando falamos em Gestão de Processos, conhecido mundialmente por Business Process Management (BPM), é comum nos depararmos com termos que talvez fujam um pouco do nosso conhecimento, afinal, como todo segmento de negócio tem seu vocabulário específico, na Gestão de Processos isso não é diferente.

Para ajudá-lo a desvendar o universo de BPM, elaboramos um glossário dividido em componentes e definições gerais, contendo os principais termos da Gestão de Processos e alguns específicos que utilizamos no Fusion Platform. Confira, então, nosso Glossário de BPM!

Você pode conferir também nosso e-book com tudo sobre o Business Process Management. Baixe agora!

Glossário de BPM: definições gerais

Análise de modelo: descreve a estrutura do sistema ou aplicação que você está modelando.

Automação de processos de negócio ou Business Process Automation (BPA): estratégia para gerenciar e melhorar o desempenho de uma empresa através da otimização contínua de processos de negócio em um ciclo fechado de modelagem, execução e medição de tarefas. Saiba sobre os benefícios aqui.

Melhoria do processo de negócio ou Business Process Improvement (BPI): abordagem sistemática para ajudar qualquer organização a otimizar seus processos subjacentes para alcançar resultados mais eficientes.

Modelagem de processo: criação integrada de modelos gráficos representando o negócio, sistema e processos humanos utilizados para capturar, desenhar, simular e otimizar processos.

Modelos de processos: eventos que desencadeiam ações bem como uma sequência de regras e passos utilizados dentro e entre os processos em si. Auxiliam a tomada de decisão para a execução do fluxo.

Monitoramento de processo: rastreamento de processos individuais de modo que as informações sobre seu estado possam ser facilmente vistas e as estatísticas no desempenho de um ou mais processos possam ser fornecidas consequentemente.

Notação de modelagem de processos de negócio ou Business Process Modeling Notation (BPMN): consiste em uma série de ícones padronizados cujo objetivo é o de facilitar o entendimento do fluxo desenhado.

Processo de negócio: um conjunto definido de atividades comerciais que representam as etapas necessárias para atingir um objetivo comercial. Inclui o fluxo e o uso de informações e recursos.

Processo parental: nome designado a um processo que contém um subprocesso dentro de seus limites.

Proprietário do processo: indivíduo que é responsável pelo desempenho, recursos, suporte, experiência funcional para os participantes etc. Geralmente também é responsável por implementar as melhorias no processo.

Simulação do processo: representação baseada em um modelo de processo comercial, onde se cria um cenário hipotético para analisar, desenvolver e otimizar processos.

Sistemas de gerenciamento de processos de negócio ou Business Process Management Suite (BPMS): são aplicações responsáveis pela automação, execução, controle e monitoramento das atividades contidas em um processo.

Componentes

São muitos os componentes especificados, mas para este Glossário de BPM abordamos apenas alguns dos principais utilizados no Fusion Platform.

Anotação: elemento que possibilita a anotação em forma de texto para determinada função do processo. A anotação não aparece durante a execução do mesmo, somente na modelagem.

Atividade: termo genérico para ações que empresas e/ou organizações executam por meio de processos de negócio. Uma atividade pode ser manual, ou seja, que não suporta automação computadorizada e necessita de alguém para dar sequência no fluxo. Também pode ser automatizada, executando uma ação pré-programada e consequentemente excluindo a necessidade da ação humana.

Decisão: evento dentro de um processo que pode levar a vários caminhos alternativos dependendo da forma como foram configurados. São classificados em três tipos:
- Exclusiva: encaminha o fluxo de sequência conforme o retorno da condição configurada.
- Inclusiva: encaminha os fluxos de sequência para uma ou mais tarefas conforme o retorno da condição configurada.
- Paralela: divide o fluxo de sequência e encaminha simultaneamente para as atividades nele ligadas.
Evento: uma ou mais ações específicas que podem ser internas ou externas dentro do sistema de gerenciamento do fluxo. Essa ação será executada conforme a sua configuração e o seu tipo.

Evento de fim: indica onde o fluxo de sequência encerrará o processo.

Evento de início: determina o local de início do processo.

Fluxo de sequência: sequência representativa que demonstra a ordem em que as atividades serão realizadas dentro do processo. Cada fluxo sai de algum evento e chega em outro.

Participantes: são todos os envolvidos na atividade, raia ou processo, permitindo assim identificar e configurar quem terá alguma ação no processo.

Pool: mecanismo visual utilizado no diagrama de fluxo do processo. Tem como função descrever o que ou quem está trabalhando em um subconjunto particular do processo.

Subprocesso: processo que é chamado durante a execução de outro. Ele pode ou não seguir paralelamente com o processo geral e não depende da finalização do mesmo para ser encerrado.

Temporizador: mecanismo onde se configuram algumas ações que serão executadas após um determinado tempo, o temporizador irá executar a ação para a atividade a qual está associado. Seu objetivo é automatizar algumas ações importantes que porventura possam não ser posicionadas manualmente por um participante.

Quer saber mais?

Com o Glossário de BPM em mãos, esperamos que seja mais fácil para você entender o linguajar do universo da Gestão de Processos. Caso queira conhecer mais sobre BPM, acesse nossos artigos:
E agora conte para nós: o que você achou deste post? Esperamos que ele tenha sido útil para você. Deixe um comentário contando o que achou e fique à vontade para compartilhar o Glossário de BPM com seus colegas. Até a próxima!
12/02/2018
O que é BPMS e como ele pode agregar valor ao seu negócio?
O BPMS é um sistema de gestão de processos de negócio. Ou seja, é uma ferramenta tecnológica capaz de melhorar os processos de ponta a ponta.

Neste sentido, pense sobre o seu negócio, a sua empresa já possui sistema de gestão? Esse sistema consegue atender desde os processos mais comuns até os de alta complexidade? Ou, sofre com processos burocráticos, retrabalho, falhas, custos, ociosidade, e outros problemas?

O ambiente mutável dos negócios vem acelerando o ritmo da competitividade. Neste sentido, empresas que adotam um sistema de gestão se tornam mais eficientes e eficazes. Além disso, se transformam digitalmente o que proporciona melhores experiências e diferenciais aos clientes.

Mas, afinal, do que se trata o BPMS e como a plataforma BPMS pode agregar valor ao seu negócio?

BPMS o que é?

Em outro momento, falamos sobre o BPM e como esta ferramenta é capaz de gerenciar processos.

Então, o BPMS, em português: Sistema de Gestão de Processos de Negócio, é a forma tecnológica para aplicar os conceitos de BPM.

Ou seja, uma ferramenta para projetar, implementar e melhorar uma atividade ou conjunto de atividades. Neste sentido, estas atividades formam o processo, que viabiliza atingir um objetivo específico.

De maneira resumida, o BPM é a metodologia, e o BPMS é a ferramenta para gerenciar processos. As plataformas BPMS são um tipo de solução que automatiza o fluxo de informação e ações de um processo.

Assim, o BPMS auxilia gestores a melhorarem continuamente os processos de negócios por meio de:
- Ferramentas de modelagem de processos;
- Mecanismos de regras de negócios e de fluxo de trabalho e
- Ferramentas de simulação e teste.
Por isso, a plataforma BPMS melhora a produtividade, eficiência, eficácia e rentabilidade da organização.

Assim, é utilizada por profissionais de diversos setores que visam aperfeiçoar a gestão de seus processos.

Contudo, a fim de que isso seja possível, uma solução de BPMS precisa agregar valor aos sistemas gerenciais.

Baixe nossa planilha e calcule com facilidade os esforços necessários para automatizar processos em ferramentas de BPMS!

BPMS: como agregar valor aos sistemas gerenciais?

Quando se trata de BPMS e modelagem de processos de negócios, você precisa prestar atenção em alguns pontos como:
- Integração;
- Formulários eletrônicos;
- Processos automatizados;
- Documentos;
- Indicadores, KPIs e Dashboards.
Integração

Uma solução BPMS precisa ser altamente integrável. Afinal, estima-se que 80% dos projetos de implantação da cultura de gestão de processos falham por conta da alta complexidade na integração.

A plataforma precisa permitir que o processo seja automatizado de forma simples. Por isso, ferramentas low code são sempre bem-vindas.

Formulários eletrônicos

Já abordamos a integração, mas não é somente a falta dela que pode fazer sua estratégia de BPM falhar. Você já ouviu falar de formulários eletrônicos?

Os formulários são as estruturas de dados que vão armazenar as informações dos seus processos. No entanto, seu preenchimento deve ser algo prático, acessível e usual.

Então, se para que os formulários ganhem vida é preciso criar tabelas em banco de dados, ou desenvolver HTMLs, é hora de considerar a automatização.

Afinal, provavelmente o seu core business não é o desenvolvimento de sistemas. Neste sentido, é preciso desburocratizar o dia a dia.

Processos automatizados

Você já deve ter visto, ou até mesmo já deve ter utilizado diversas ferramentas de modelagem de processos de negócio. Quando falamos em plataforma BPMS, é preciso considerar que a fase mais importante é iniciar a busca pela automação dos processos.

Assim, identificar oportunidades em que o BPM e o BPMS possam atuar é mais importante que o desenho do fluxo em si.

Neste sentido, a solução a ser empregada deve permitir – em um único ambiente, desenhar o processo e criar regras de negócio nas transições.

Ademais, é preciso documentar o fluxo, considerando as informações obtidas com os formulários internos e outros sistemas.

A princípio parecem ser pequenos detalhes. Porém, são eles que possibilitam que a empresa evolua de forma rápida na cultura da gestão de processos.

Documentos

Toda empresa é formada por documentos, correto? Quando uma empresa não adota a automação de processos, sempre haverá diversos controles paralelos reativos, como relatórios manuais, excel, entre outros.

Como a documentação não irá desaparecer do nada, é preciso controlar este recurso.

Então, este é mais um motivo para que a plataforma BPMS se integre aos demais sistemas. Por isso, busque uma solução que já possua integração com ECM de mercado.

Uma opção ainda melhor, é quando a solução BPMS oferece ECM embarcado. Desta forma, a gestão de documentos acontece de maneira simplificada e com excelência.

Indicadores, KPIs e Dashboards

Aposto que você escuta falar deles todo dia, não é mesmo? Pois é, ou você fará isso com uma solução de BI convencional, ou com a solução BPMS.

No entanto, o melhor BPMS possibilita extrair indicadores sem precisar passar horas programando. Ou seja, com poucos cliques, você tem nas mãos tudo que precisa.

Assim, se receber o discurso que “ você precisa construir um extrator de dados”, ou “basta você conhecer de SQL”, vá com cuidado.

Obviamente é possível que seja necessário um auxílio técnico inicial. Porém, lembre-se que você não pode depender da TI o tempo todo.

O ideal é que a TI disponibilize a informação para que você possa criar seu KPI ou seu Dashboard por si mesmo.

Por fim, a cultura da Gestão de Processos

Soluções de BPMS visam tornar processos de negócios e fluxos mais eficientes e adaptáveis às constantes mudanças das organizações. Assim, passam a fazer parte da cultura da gestão de processos.

A modelagem de processos de negócio e a automatização proporcionam inúmeros benefícios. Porém, ainda há resistência quando se considera que para conseguir estas vantagens é preciso realizar investimentos.

No entanto, quando se calcula o retorno sobre o investimento para projetos em BPM, há mais clareza quanto ao uso dos recursos financeiros.

Para que você tenha certeza do retorno que terá, use a nossa calculadora de ROI. Desta forma, você chega a um número preciso considerando diversas variáveis.

Como escolher um BPMS?

Conforme abordamos, para agregar valor, uma solução BPMS precisa possuir alguns requisitos.

O Fusion Platform é uma plataforma BPMS amigável e adaptável às necessidades do seu negócio. E, nativamente possui as ferramentas necessárias para a gestão de processos de negócio, documentos e indicadores do seu negócio.

Plataforma BPMS – Reprodução ilustrativa do Fusion Platform

A Neomind busca oferecer a melhor solução para integrar funcionários, clientes, fornecedores e demais parceiros.

O BPMS proporciona melhorar os processos, reduzindo custos, gerando controle e rastreabilidade. Por isso, use o Fusion Platform gratuitamente por 15 dias e comprove os benefícios da automação.

Possui alguma dúvida? Converse com nossos consultores, eles estão à sua total disposição.

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Caso você queira ler mais sobre BPM, confira nossas dicas:
- Como funcionam as fases da implantação do BPM nas empresas?
- Glossário de BPM: conheça os termos mais utilizados
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Atualizado em 21/07/2022.
06/02/2018
Gestão de Processos: o que é e quais são seus benefícios
O que é Gestão de Processos (BPM) e quais seus benefícios?

A gestão de processos mostra informações relevantes de como os processos são executados. Assim, fornece informações para realizar melhorias constantes e faz co m que processos possam ser gerenciados.

Além disso, possibilita uma melhor tomada de decisão e visão do negócio. Essas são algumas das características do Business Process Management (BPM), ou, em português, Gerenciamento de Processos de Negócio.

BPM, o que é?

O BPM se trata de uma metodologia de gerenciamento ajustável desenvolvida com o objetivo de organizar e facilitar processos organizacionais de baixa ou alta complexidade, internos ou externos.

Com isso, o intuito deste tipo de solução é alcançar os objetivos das empresas, independentemente do tamanho – pequeno, médio ou grande porte.

Neste sentido, as metas são mais facilmente atingidas por meio da otimização na gestão e controle de métodos. Assim, a gestão de processo usa técnicas e ferramentas para analisar, modelar, aperfeiçoar, publicar e controlar os processos.

Desta forma, a empresa é percebida como um organismo macro, onde as atividades dos setores estão interligadas.

Assim, entre as principais vantagens que podemos mencionar em usar o BPM está a melhora significativa dos processos.

De fato, permite que a organização seja mais eficiente, mais assertiva e mais propensa às mudanças. Principalmente, considerando a adaptação se comparada às empresas que possuem foco funcional.

O que envolve a Gestão de Processos (BPM)?

A gestão de processos possibilita que as ações sejam organizadas e sistemáticas para que sejam executadas sempre da melhor maneira possível. Neste sentido, o BPM envolve:
- Organizar os processos em torno de resultados – e não de tarefas – para garantir que o foco seja mantido;
- Corrigir e melhorar processos antes da automação;
- Padronizar processos em toda a empresa para que possam ser facilmente entendidos e gerenciados. Proporcionando reduzir erros e riscos;
- Habilitar a melhoria contínua para que as mudanças possam ser estendidas e propagadas ao longo do tempo;
- Melhorar os processos existentes, em vez de criar novos.
Observe que a Gestão de Processos não deve ser uma ação única. Muito além disso, deve envolver uma avaliação contínua dos processos e incluir ações para melhorar o fluxo de processos.

As etapas que podem ser reconhecidas no BPM são:
- Analisar;
- Modelar;
- Implementar;
- Monitorar;
- Gerir;
- Automatizar.
Quais os benefícios ao utilizar o BPM?

De fato, aderir ao BPM possibilita que as organizações tenham inúmeros benefícios. Além de promover melhoria contínua e acompanhamento das atividades.

Entre os benefícios obtidos quando o BPM é implantado com eficácia, estão:
- Aumento da transparência: Aumento da transparência: com a adesão do BPM, todos os colaboradores têm ciência de como devem executar os processos. É empregado a cultura de “empurrar” (ao invés de puxar). Assim, permite que a realização das atividades seja feita com mais eficiência e rastreabilidade do negócio;
- Controle de performance: o BPM permite definir indicadores de desempenho. Fazendo com que a visualização do avanço da empresa em relação aos processos seja facilitada. Desta forma, melhora-se o controle sobre a qualidade;
- Mais produtividade: ao eliminar as barreiras de entendimento o fluxo de trabalho é facilitado. Isso faz com que ocorra o aumento da produtividade da equipe;
- Aumento de agilidade e eficiência: com fluxos de trabalho mais fluídos, os processos da empresa ficam ágeis, reduzindo o tempo de resposta ao mercado. Isso ocorre porque uma ferramenta de gestão de processos permite automatizar os processos. Desta forma, elimina a necessidade de intervenção humana, promovendo mais agilidade com redução do tempo de execução e melhorando as condições de trabalho. Além disso, a informatização e o melhor entendimento sobre como esses processos devem ser conduzidos traz eficiência à equipe de trabalho. E, consequentemente, uma empresa mais eficiente diante dos desafios do mercado.
- Menos custos: conforme os processos se tornam mais eficientes, os resultados positivos são mais frequentes. Como se reduz erros, retrabalho e tempo ocioso, há redução dos custos operacionais.
E o que é BPMS? Por que automatizar com BPMS?

No momento em que a Gestão de Processos estiver amadurecida em uma organização, pode-se partir para o próximo passo: a automação.

Assim, nesta fase é necessário usar uma ferramenta de gestão de processos que possibilita aplicações conhecidas como BPMS (em inglês Business Process Management System e em português Sistemas de Gerenciamento de Processos de Negócio).

Neste sentido, BPMS é uma ferramenta para projetar, implementar e melhorar uma atividade ou conjunto de atividades que atingirão um objetivo organizacional específico.

Uma grande vantagem da automatização é o cumprimento exato do processo. Ou seja, a execução é realizada da maneira que foi estipulado, acabando com a possibilidade de desacordo com as regras de negócios.

No entanto, a automação não se limita simplesmente à execução das atividades automáticas por computadores. Mas, também, com a participação de diferentes usuários relacionados, como os colaboradores, clientes e parceiros.

Assim, há economia no tempo de execução, diminuindo os problemas de distância e permitindo realizar tarefas de diversos locais.

Outro motivo para a automatização é a gestão dos indicadores apontados pelo BPMS. De fato, esses indicadores permitem saber, por exemplo, o tempo total que um processo está levando. Ou, qualquer interferência que tenha resultado em alguma paralisação parcial.

Um BPMS pode incluir os seguintes itens:
- Desenho dos fluxos;
- Automatização de workflow;
- Regras de negócio;
- Indicadores;
- Monitoramento em tempo real
- ECM – Enterprise Content Management (Gestão de Documentos Eletrônicos)
A partir desses itens, um BPMS consegue emitir grandes informações devido ao controle que obtém. Assim, auxilia os gestores a realizar o acompanhamento dos processos em tempo real.

Desta forma, a noção desses processos em execução permite ajustes rápidos quando necessários, resultando em agilidade e reduções de custos.

Contudo, a verdade é que seu objetivo é bem maior que isso e envolve proporcionar uma melhora significativa em todos os setores. O que incluem e privilegia as áreas operacionais e financeiras.

Assim, quando a gestão de processos é implantada com eficácia são obtidos grandes benefícios. Como mencionado, dentre eles, a transparência nos processos, controle, produtividade, automação, agilidade, eficiência, redução de custos e segurança.

Da mesma forma, vale lembrar que um BPMS não visa a substituição de sistemas. Ao invés disso, fornece um ambiente de integração de sistemas de informação.

Neste sentido, define o fluxo de execução, regras, eventos e outras especificações necessárias à operação e gerenciamento de processos de negócio.

O Fusion Platform conta com um módulo BPM que permite criar e gerenciar processos de forma simples e com alto nível de integração com sistemas de gestão.

Inclusive, você pode experimentar o Fusion no seu negócio, inteiramente grátis por 15 dias. Mas, caso tenha alguma dúvida ou queira maiores detalhes, entre em contato com nossos consultores.

Ou, escreva um comentário contando para nós como acontecem os processos dentro da sua empresa.

Caso queira se aprofundar sobre a gestão de processos, confira o nosso guia completo sobre BPM.

Acompanhe nossos conteúdos:
15/01/2018
Fomos premiados no WfMC Global Awards for Excellence in BPM!

Inovação, implementação e impacto. Esses foram os critérios que nosso case da Prefeitura do Rio de Janeiro cumpriu com êxito, garantindo-nos a premiação no WfMC Global Awards for Excellence in BPM (Prêmios Globais de Excelência em Gestão de Processos de Negócios).

A premiação é reconhecida como a mais renomada da indústria de BPM. O anúncio, realizado no dia 12 de dezembro de 2017, nos deu ainda mais visibilidade no cenário internacional de soluções para Business Process Management.

Nosso case concorreu com outros divulgados por desenvolvedores de softwares de diversos países. Todos foram avaliados por um painel global de especialistas reconhecidos como os mais respeitados da indústria de BPM (mais informações aqui).

O que avaliaram os juízes?

A avaliação dos juízes levou em consideração como o Fusion Platform contribuiu para a inovação da Prefeitura do RJ, qual impacto a instituição teve e como se deu o processo de implementação.

Sobre a inovação, foi avaliado como nossa tecnologia BPM conseguiu resolver, de maneira inovadora, problemas singulares. Implementação criativa e bem-sucedida de conceitos avançados de BPM e o nível de integração com outras tecnologias e sistemas legados foram outros itens levados em consideração.

Ainda relacionado à inovação, os especialistas avaliaram o grau de complexidade no processo de negócios e arquitetura de TI subjacente. Outro quesito levado em consideração foi a metodologia que utilizamos para implementação de BPM e/ou workflow (BPM CoE, Project Team etc.) utilizada. Tamanho, escopo, qualidade do processo de gestão de mudanças e escala de implementação (por exemplo, tamanho, geografia, processos entre empresas) também foram avaliados.

Além disso, comprovamos, em termos quantificáveis, o impacto e a extensão das melhorias de produtividade. Economia de custos e aumento de receitas, bem como melhorias no atendimento ao cliente, entraram na lista dos critérios que cumprimos.

Para ser vencedor, comprovamos que nosso software de BPM exerceu importância estratégica para a missão da organização e que o mesmo trouxe melhora no posicionamento da instituição. Os juízes também avaliaram como o sistema de BPM mudou a cultura dentro da organização e qual foi a metodologia utilizada para alcançar essa mudança.

Para comprovar que atendemos a todos os requisitos, apresentamos os benefícios vislumbrados atualmente pela Prefeitura do Rio de Janeiro após a implementação do Fusion Platform.

O que comprovou nosso case de BPM?

Para entender o contexto, ao fim de 2014, com apoio da verba do Programa Nacional de Apoio à modernização Administrativa e Fiscal dos Municípios Brasileiros (PNAFM), a Neomind foi contratada para desenvolver o primeiro sistema de licenciamento online. A solução sistêmica de um workflow, até então uma novidade na Prefeitura do RJ, também foi a primeira experiência desse porte envolvendo diversos atores a colaborarem via web para que um processo fosse encaminhado e finalizado.

O processo iniciou em 2014 e, graças ao Fusion Platform, hoje 45% dos alvarás são emitidos em 30 minutos e 72% das consultas prévias de alvarás são respondidas automaticamente (e sem a necessidade de interação humana). Além disso, com um processo 100% online, foram economizadas em torno de 1.230.000 folhas de papel (cerca de 3 cristos redentores) e eliminou-se o custo de armazenagem com novos processos físicos, pessoal para autuação, ordenamento, localização e controle em geral.

Ainda sobre economia de custos e redução de tempo, os 19 escritórios de inspetorias regionais passaram para nove. Com relação ao aumento de receita, como o Fusion Platform facilitou o processo de licenciamento, muitos empreendedores saíram da formalidade. Isso fez com que houvesse um aumento de 25% de arrecadação sobre as taxas de alvarás comparando o ano de 2016, quando se deu a implantação do sistema, para o ano de 2015.

Já no que tange às melhorias de qualidade, a implantação do sistema tornou possível a extração de indicadores para melhoria contínua dos processos. Com a adoção do Sistema de Gerenciamento de Atividades Econômicas para decisão automática sobre as consultas prévias, foi possível padronizar as respostas e oferecer uma ferramenta automatizada, aliada ao workflow, para o cidadão consultar as possibilidades de seu negócio. Tudo de forma online, automática e padronizada.

Portanto, podemos dizer que o Fusion Platform tem um papel essencial para melhorar a atratividade da abertura de novos negócios e empreendimento no Rio de Janeiro, ajudando a desburocratizar o processo.

Assista ao vídeo com os resultados do projeto:

Destaque na imprensa brasileira
A agilização de processos de alvarás na Prefeitura do Rio de Janeiro também rendeu repercussão nacional. O jornal O Estado de São Paulo e o portal Baguete publicaram sobre o premiado case.

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20/12/2017
O papel da gestão de processos em tempos de Transformação Digital

O século 21 é marcado pelas constantes inovações tecnológicas. A Natura, empresa brasileira de cosméticos, é referência no Brasil quando o assunto é gestão por processos e inovação. Em 2007, para que continuasse crescendo financeiramente, a companhia optou por transformar o seu modelo de gestão e cultura organizacional.

A gestão passou a ser por processos, permitindo que a responsabilidade sobre os resultados da empresa fosse distribuída entre os donos dos processos. Essa transformação permitiu que a Natura crescesse 5,6% nos nove primeiros meses. Houve aumento também de 49% na sua participação no mercado por meio das consultoras que, por sua vez, constataram uma redução de 46,2% no número de entregas erradas.

Assim como nessa história, podemos lembrar vários outros casos de transformação que revolucionaram os negócios das empresas. Exemplo disso, em 2016 a equipe da Williams de Fórmula 1 deteve o recorde de pitstop mais rápido com Felipe Massa em 1.89 segundo. Em 1950, o pitstop era realizado em aproximadamente 1 minuto. Analisando de forma análoga, como é possível transformar processos e melhorar resultados?

Para responder a essa pergunta, precisamos primeiramente conhecer quais são os tipos de transformação de processo. O livro CBOK, da ABPMP, diz: a transformação de processos apresenta uma amplitude de impacto que inclui melhoria contínua, redesenho, reengenharia e mudança de paradigmas.

Dentro das nossas organizações e até mesmo impulsionados pelo Lean Manufacturing, SIX Sigma e TQM (Total Quality Management), temos por tendência transformar os processos olhando pelo prisma da melhoria contínua. Essa é uma estratégia que de fato gera resultado e os impactos proporcionados pela mudança são menores, por isso fica muito mais fácil de aplicar e obter a aderência dos envolvidos. Porém, muitas vezes o processo, da forma como foi desenhado, já não atende mais a evolução do negócio e nem mesmo a melhoria contínua gerará resultados sensíveis.

O redesenho se apresenta como uma solução para essas situações, pois repensa o negócio de ponta a ponta e mantém seus conceitos fundamentais. O que torna necessário avançarmos e estudarmos a necessidade da reengenharia.

Leia também: BPM – Padronizando e fluindo o processo ponta a ponta
A reengenharia causa impactos em todos os níveis do negócio, inclusive transformando radicalmente a forma como as áreas funcionais devem trabalhar. Essas duas formas de transformação, redesenho e reengenharia, comprometem-se com a mudança do processo e causam pequenos impactos no produto ou serviço oferecido, ou seja, mesmo após a reengenharia de um processo automotivo, ainda teremos um carro como resultado do processo. Talvez em um menor tempo, eliminando desperdícios, causando menores impactos ambientais e melhorando o resultado financeiro da empresa, mas a relação final com o cliente ainda será pela compra do carro.

Pode-se pensar que essas três formas de transformação de processos de negócio seriam suficientes para a sobrevivência de uma empresa frente ao mercado competitivo. Mas muitas vezes a única saída é a mudança de paradigmas. Ainda analisando o exemplo da indústria automotiva, podemos chegar a conclusão de que uma pessoa compra um carro com o objetivo final de se locomover de um destino ao outro. Mediante essa necessidade, a fábrica oferece para seu cliente uma solução: o carro. O que aconteceria com o mercado automobilístico se a Fiat deixasse de vender carros como produto e os alugasse como forma de serviço? Nesse modelo, o cliente pagaria um valor fixo mensal que lhe daria direito a um carro completo, com todos os itens de segurança e os principais acessórios tecnológicos. Para o cliente, isso mudaria a forma de consumo do produto dessa marca, e para a empresa seria necessário repensar completamente sua visão, missão e valores.

Isso aconteceu com a indústria de mobilidade telefônica com a chegada dos smartphones, com a indústria da música e filme depois do surgimento do Itunes e da Netflix, e também com o serviço de transporte através do Uber. A verdade é que a mudança de paradigmas impacta primeiramente nos costumes e crenças do cliente e, consequentemente, em toda a dinâmica de consumo do mercado. Leia mais aqui!

Por fim, fica evidente que pela facilidade de implantação e pelos impactos causados que o mercado adote primeiramente a melhoria contínua como principal ferramenta de transformação de processos. Entretanto, no século que vivemos, precisamos inverter essa ordem, analisando primeiramente a viabilidade da mudança de paradigma, seguindo para reengenharia, redesenho e, finalmente, a melhoria contínua.

Se a sua empresa não for capaz de mudar o comportamento do mercado, outras certamente serão e você será obrigado a correr atrás do prejuízo. Experimente o Fusion Platform por 15 dias e veja como a otimização da Gestão da sua empresa pode trazer mais resultados ao seu negócio.

Referências
BPM CBOK 3º Edição, Revista Exame, Globo.com

19/07/2017
Confira as novidades do Fusion 3.2.3.10

Já está disponível a versão 3.2.3.10 do Fusion Platform. Agora a versão mobile do Fusion conta com suporte para três idiomas, um tour de ajuda ao usuário, além de novos recursos e funcionalidades. Confira abaixo o que preparamos para você nessa nova versão:

Utilização de campo lista no Fusion Mobile

Nessa nova versão do Fusion Mobile, é possível adicionar registros em campos do tipo e-form lista. Agora, quando temos um campo do tipo e-form, e queremos adicionar registros já existentes no mesmo, basta clicar em ações – > adicionar. Assim, você será redirecionado para a tela com os registros já existentes para que o usuário possa selecionar as opções que deseja. Após selecionar, basta clicar em adicionar e os itens adicionados serão inseridos no campo. Também por meio desse botão, o usuário poderá criar novos registros e não apenas selecionar registros já existentes, portanto ao clicar em novo, será redirecionado para a tela de criação de um novo registro.

Tour Guiado

Agora quando o usuário entra no aplicativo pela primeira vez, possui o auxílio de um tour informando as atividades disponíveis no aplicativo, após entrar no sistema através do aplicativo caso o usuário queira ter acesso novamente ao tour basta clicar no menu superior esquerdo e entrar na opção Ajuda, ao clicar na mesma o aplicativo e redirecionado para o tour novamente. Ou seja, o usuário poderá visualizar as telas de ajuda quantas vezes forem necessária.

Mobile em 3 Idiomas

Agora é possível utilizar o aplicativo em três idiomas, são eles: Português, Inglês e Espanhol. Para alterar o idioma do Fusion, basta editar o perfil do usuário, via Fusion Web e na opção Configurações realizar a alteração do idioma, então ao entrar no sistema através do aplicativo o idioma já vai estar conforme o que foi selecionado.

Aproveite agora todas as novidades que trouxemos na nova versão do Fusion!

As novas funcionalidades mobile estarão disponíveis para usuários que estiverem com o ambiente atualizado 3.2.3.10. Está com dúvidas sobre as ferramentas e instalação? Disponibilizamos no Portal do Cliente, na aba Downloads, informações mais detalhadas, além da lista de correções e passos de instalação. Basta acessar o site da Neomind, fazer o login, clicar em Downloads e selecionar o arquivo do release 3.2.3.10. Você pode também instalar ou atualizar seu app na Google Play ou na App Store.

22/05/2017
[eBook] Erros comuns na adesão da gestão por processos e como evitá-los
Na hora de implantar gestão orientada a processo de negócio, temos como objetivos aumentar a produtividade, otimizar o tempo, identificar gargalos, não é mesmo? Porém, durante a adesão do BPM, é comum cometermos alguns equívocos que vão atrasar a automatização e prejudicar todo o processo. Entre eles, estão alguns exemplos que devem ser evitados durante este ciclo:
- Envolver apenas a área de TI na escolha da solução de BPM
- Não pensar no AS-IS para chegar no TO-BE
- Praticar excessos
Para saber como contornar estes e outros erros comuns, acesse o material abaixo que aborda os 7 pecados na adesão da gestão por processos, que ficam no caminho do sucesso do seu negócio.

Identificar a mudança é questionar o resultado o tempo inteiro. Para isso, você precisa de uma solução que lhe ajude nessa dura missão. Mais do que isso, você precisa olhar para essa solução como sua parceira na mudança e não como a principal vilã para colocar em prática os novos modelos. Escolha soluções flexíveis e que em poucos cliques permitam tornar realidade as evoluções do seu negócio. Quer saber como? Converse com um de nossos consultores.
03/05/2017

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