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Facilite os Processos Logísticos utilizando a Automação
Os processos logísticos são responsáveis por controlar e planejar toda a parte logística dos produtos. Engloba desde a compra de material até a venda do produto. Tudo isso deve ser bem planejado, executado e principalmente controlado para que os processos não sofram gargalos no meio do caminho e sejam concluídos com sucesso.

Por que automatizar os processos logísticos?

A área logística da empresa é responsável por cuidar desde a entrada de materiais até a saída dos produtos. Se esse processo não é eficiente e ágil, a empresa corre grandes riscos de ter problemas financeiros e organizacionais.

Imagine uma empresa onde há pouca comunicação entre setores e nenhuma automatização. Alguns colaboradores na área de produção estão de férias, os galpões já não são o suficiente e o setor logístico continua pedindo a mesma quantidade de material. Os problemas gerados por conta disso podem ser variados.

Utilizando a automatização ao seu favor

A automatização veio justamente para facilitar qualquer tipo de processo. É capaz de se comunicar entre diferentes áreas, atuar com eficiência e de forma extremamente rápida. Além de que, erros são muito fáceis de ocorrer.

Voltando para o exemplo da empresa acima. Se esse problema se tornar recorrente, como eles poderiam resolver? Contratar novos colaboradores responsáveis por gerenciar o estoque e produção? Sempre pedir menos material para nunca faltar espaço no galpão? A melhor solução é, com certeza, automatizar todo esse processo. Mas como automatizar os processos logísticos?

Montando um processo automatizado

Se você ainda tem receio de usar a tecnologia da automatização. Nesse tópico você vai perceber como ela pode facilitar a vida da empresa. Antes de começar. Não existe processo certo ou errado, existe processo que funciona e que não funciona para cada tipo de empresa. Para modelar um processo automatizado, continuaremos usando o exemplo da empresa acima e explicaremos como melhorar o processo logístico deles. Vamos começar a modelar o processo:
- Quando a matéria chega, o responsável pelo armazenamento recebe e já atualiza no sistema a quantidade de matéria recebida. Quando ele leva a matéria para outro setor, ele também deve atualizar. Caso o galpão esteja muito vazio, o departamento logístico recebe uma mensagem dizendo que é necessário comprar mais material;
- Quando o colaborador entra de férias, isso fica registrado no sistema;
- Quando algum colaborador do setor logístico for pedir mais material, ele terá dados se o galpão possui espaço de armazenamento suficiente e qual a quantidade de colaboradores trabalhando. Aqui também pode ser calculado a quantia de matéria necessária para compra, com base na quantidade de colaboradores e a média da produtividade.
Você percebe quantos processos automatizados? Imagine fazer isso sem a ajuda da automatização, o quão trabalhoso seria. Um setor tendo que ligar para o outro toda vez, calcular a quantidade de matéria necessária, etc.

Esse exemplo foi apenas para você entender melhor como a automatização pode acelerar e melhorar o desempenho dos processos logísticos das empresas. Nesse caso foi usado um processo para compra de material e precisava saber se haveria espaço para guardá-lo e mão de obra suficiente para utilizá-lo. Mas a automatização é aplicável na maioria dos processos logísticos.

Dificuldades e problemas quando não se tem processos logísticos automatizados:
- Repetição das tarefas;
- Falhas. Pode ser pela complexidade do processo ou por não ter todas informações necessárias;
- Muito tempo perdido fazendo os processos manualmente. Além de que alguns processos podem ser bem complexos.
Facilidades e vantagens de automatizar processos logísticos:

Agora, que você sabe um pouco mais sobre a automatização, principalmente no setor logístico, vou lhe apresentar os pontos positivos e porque toda empresa deveria utilizá-la.
- Eficiência na comunicação:
O setor logístico não precisa ficar se comunicando com todos os setores da empresa para obterem informações, basta cada setor sempre manter as informações atualizadas no sistema;
- Agilidade:
Qualquer nova informação é atualizada em milésimos;
- Precisão:
É extremamente difícil ocorrer falhas, salvo quando o colaborador salva informações erradas no sistema. Não vai ter mais o problema de uma informação ser passada para outra errada, perder o registro de algo, calcular errado e ter a desculpa que não sabia de algo;
- Comodidade e praticidade:
Tudo pode ser feito através da internet, não é necessário deslocamento algum.

Conclusão:

Depois de conhecer o que a automatização é capaz de fazer pelo setor logístico da empresa, é nítido a diferença com e sem ela. A automatização é capaz de facilitar e agilizar grande parte dos processos e é por isso que vem sendo cada vez mais usada nas empresas. Hoje em dia, quanto mais desenvolvida e automatizado uma empresa é, pode ter certeza, que ela terá melhores resultados, pela agilidade e eficiência.

Através do Fusion, utilizando o BPM, é possível criar qualquer processo logístico, totalmente automatizado. Com certeza esse processo será muito mais fácil de ser executado e gerenciado.

Leia também: Por que empresas precisam ter processos e procedimentos?

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16/09/2020
Fusion Mobile, ferramenta ideal para gestores
Cada dia mais, a necessidade de flexibilidade no trabalho tem se mostrado maior, poder realizar suas atividades em qualquer lugar e hora, seja devido a uma viagem de negócios, um imprevisto ou a exemplo do que vivemos no ano de 2020. Uma pandemia que fez com que fosse necessário um longo período de isolamento social, exigindo que práticas como home office e estações de trabalho remotas fossem adotadas em massa, tornando-se mais que uma alternativa, uma necessidade. Nestas ocasiões pode-se ver a necessidade e a falta que a informatização das empresas faz.
Junto desta necessidade crescente, o uso e o desenvolvimento de aparelhos móveis e das redes de internet, por meio de wi-fi ou conexões como 3G e 4G, tem sido tão grande que algumas das tarefas cotidianas na jornada de trabalho de gestores que antes poderiam ser realizadas somente em suas estações de trabalho ou notebooks, hoje podem ser feitas tendo em mãos apenas seus smartphones.

Em meio a tudo isso surge um novo conceito, a Mobilidade Corporativa, que tem como propósito proporcionar aos colaboradores a realização de suas tarefas sem necessariamente estar fisicamente na empresa, oferecendo uma maior flexibilidade e rendimento no dia a dia do profissional por meio de tecnologias como sites, softwares e aplicativos que não dependam de uma rede interna ou um espaço físico.

Uma das atuais ferramentas que traz este conceito e oferece este tipo de serviço é o Fusion Platform, a melhor opção em gestão da informação. Composto por módulos que realizam de forma integrada a Gestão de Processos (BPM), Documentos (ECM), Indicadores (Analytics), Portais & Social e Captura, o Fusion Platform auxilia as empresas a tornar a gestão mais ágil, assertiva e inovadora. Através de suas plataformas web e mobile o Fusion Platform, a cada nova versão, melhora seu desempenho e adiciona funcionalidades para melhor atender seus clientes e trazer a tão desejada transformação digital junto a mobilidade corporativa.

De que maneiras o Fusion Platform Mobile facilita e otimiza o trabalho dos gestores?

Atualmente a plataforma Mobile, disponível para dispositivos Android e iOS, tem como foco principal a gestão dos processos e atividades presentes no Fusion web sem necessariamente estar na frente de um computador ou em um escritório, trazendo a liberdade e flexibilidade que o Fusion Platform já traz, porém na palma da mão.

Aqui vão alguns exemplos dos benefícios que o profissional encontrará ao usar o Fusion Platform Mobile:

Facilidade na gestão de processos

Com o Fusion Mobile o gestor pode com poucos toques iniciar, avançar, recusar, cancelar, visualizar e acessar o histórico de processos iniciados pelo seu usuário ou pelos usuários que estão sob sua gestão.

Visualizar e assumir tarefas em pool de maneira simples e rápida

Em alguns casos vivenciados por nossos clientes existem processos que ficam disponíveis para a execução para mais de uma pessoa, sendo assim este se localizará na caixa de pool dos usuários que podem executar tal tarefa, onde é possível também assumir e continuar a execução destas tarefas por meio do aplicativo.

Gerenciar as tarefas de seus colaboradores

Com apenas alguns toques é possível trocar o perfil que está sendo visualizado e realizar ações em nome de usuários que estejam sob sua gestão, sem ter que acessar seu perfil ou realizar a ação pela página web.

Aprovação de tarefas

No aplicativo existe uma caixa que é destinada apenas a processos que tenham tarefas de aprovação para o gestor, proporcionando uma visualização facilitada e um melhor aproveitamento do tempo gasto na busca das tarefas que necessitam de aprovação.

Recebimento de notificações

Durante todo o caminho de tarefas percorrido dentro de um processo são geradas notificações para informar os profissionais sobre o andamento dos processos em que estiverem envolvidos de alguma maneira, permitindo um acompanhamento mais próximo das tarefas que são executadas.

O Fusion Platform Mobile é uma ferramenta que traz inúmeros benefícios aos seus usuários, sejam eles gestores ou colaboradores de maneira geral, que podem contar com funcionalidades que auxiliam na execução das suas tarefas com maior agilidade, versatilidade e flexibilidade. Por se tratar de uma ferramenta que busca reforçar o conceito de mobilidade corporativa juntamente ao Fusion Platform, ele faz isto de maneira natural e intuitiva gerando ganhos reais em produtividade.

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18/08/2020
Otimização e automatização de Processos Industriais
Atualmente as indústrias são grandes potências no que se refere ao desenvolvimento do País e da economia, gerando empregos e oferecendo vários outros benefícios ao meio que estão inseridas. No entanto, ainda hoje, diversas empresas enfrentam certas dificuldades no momento de automatizar processos industriais ou até mesmo entrar em um consenso de qual decisão deve ser tomada, pois não possuem uma visão geral dos processos e dos indicadores de produção. Para evitar que isso aconteça, é imprescindível que a indústria tenha processos adequadamente automatizados, isto é válido para grandes, médias e pequenas empresas.

Ao automatizar os processos, a indústria garante maior agilidade e controle sobre as tarefas a serem realizadas, lembrando que qualquer processo industrial pode ser automatizado. Neste artigo iremos abordar alguns pontos para auxiliar as indústrias que desejam melhorar os processos internos e garantir maior rentabilidade e facilidade no dia a dia.

O que é automação de processos?

A automação de processos refere-se à utilização de ferramentas (como o BPM) com o objetivo de trazer benefícios de controle aos processos operacionais de uma empresa, dessa forma automatizando diversas atividades manuais. A automação de processos, visa aumentar a produtividade de uma determinada tarefa, reduzir custos operacionais, aumentar o desempenho, desse modo gerando vantagens para a empresa. Saiba como implementar uma ferramenta de Automação de Processos.

Quais principais dificuldades as indústrias enfrentam?

Quando as indústrias surgiram, as mesmas operavam de forma que os trabalhadores não possuíam um processo de trabalho sequencial e definido, simplesmente eram instruídos a realizarem qualquer tarefa sozinhos. Porém, em 1914 essa visão de trabalho individual foi substituída pela implementação de processos semi-automatizados nas indústrias, que facilitaram o processo de trabalho pois o mesmo tornou-se sequencial, dessa forma acelerando a produção e os processos.

Com o passar dos anos foram criadas várias formas de automatizar processos e ferramentas digitais em que as empresas possam automatizá-los de forma simples, possibilitando o acesso ao sistema de qualquer lugar, para que a tarefa seja executada, reduzindo o tempo de um processo de meses para dias.

Leia também: Como identificar e gerenciar gargalos de produção?

Como resolver essas dificuldades?

Já sabemos o que é um processo automatizado e quais são os maiores problemas que as indústrias enfrentam por não terem os seus processos automatizados. Sabendo disso, como podemos facilitar e automatizar processos para a indústria?

Exemplo prático de um processo que pode ser automatizado através de uma plataforma BPM:
- Fluxo de compras: Requerente abre uma solicitação através de uma ferramenta de automação de processos digital para um integrante da equipe de compras, solicitando o material a ser comprado > Responsável por compras especificar o material em questão e encaminhar um e-mail com a solicitação do orçamento > Fornecedores devem responder o e-mail que lhe foi enviado > Encaminhar para o tomador de decisões da empresa, em detalhes as informações passadas pelo fornecedor > Aguardar análise do orçamento para ser liberado a verba para compra > Caso a verba seja liberada a equipe de compras será notificada e então o fornecedor será notificado para liberar o material > Depois de entregue o material, o ciclo do processo será finalizado e o solicitante será notificado que o seu material está disponível.
Todo este processo de solicitação de compras pode ser realizado automaticamente através da automatização dos processos. Este foi um simples exemplo do que uma ferramenta BPM pode fazer por sua empresa, é possível automatizar QUALQUER processo.

Quais os benefícios obtidos?

Padronização dos Processo Industriais

A padronização dos processos promove diversos benefícios para a gestão empresarial. O motivo de realizar a padronização das tarefas é realizar cada atividade com repetibilidade, tendo assim como resultado a eficiência e a qualidade do trabalho. Um exemplo de plataforma que realiza a padronização dos processos é o Fusion Platform, através dela é possível padronizar todos os processos das equipes da sua empresa.

Redução de Perdas

Os benefícios em automatizar os processos empresariais estão diretamente ligados com a baixa taxa de falha durante o processo e a baixas perdas, tanto de material quanto de capital. Com a automação de processos é possível contar com a mesma estrutura. Afinal, os desvios, gastos e desperdícios são minimizados com o uso correto da ferramenta.

Maior Produtividade

Com o auxílio da ferramenta e das tarefas automatizadas, os colaboradores não precisam “perder tempo” realizando ligações, enviando e-mails, anexando cópias de arquivos. Basta realizar algumas etapas simples e deixar o resto com a ferramenta. Isso quer dizer que o processo se torna mais rápido e ininterrupto. A consequência direta é o aumento da produtividade e a diminuição do tempo gasto.

Conclusão

As ferramentas de automação entregam diversos benefícios aos usuários e implicam diretamente no rendimento e produtividade da empresa. Estes foram alguns dos pontos levantados que são capazes de otimizar os processos da sua empresa, caso ainda esteja na dúvida em investir ou não em uma plataforma BPM recomendamos nosso artigo Checklist: Está na hora de investir em BPM? Traga sua empresa para a transformação digital!

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16/06/2020
A reengenharia dos processos de negócio
A comunicação entre colaboradores de uma empresa, ao mesmo tempo em que é capaz de ser ágil, eficiente e esclarecedora, torna-se facilmente um empecilho para os colaboradores, podendo ficar horas ociosos esperando para repassar um comunicado/informação ou simplesmente perder informações ao decorrer dos processos internos e externos, quando não automatizados. Se você já percebeu o quão aperfeiçoável pode se tornar esse diálogo, entre duas ou mais partes, está na hora de conhecer melhor a reengenharia de processos de negócios.

O termo reengenharia é sinônimo de boas práticas, é a intervenção por meio do redesenho fundamental de processos-chave de negócio, busca alcançar melhorias significativas de desempenho. Tornou-se muito popular durante os anos 90 e foi colocada em prática principalmente pelas mais ambiciosas empresas norte americanas, que buscavam permanecer no mercado ou ter maior competitividade.

“(…) um redesenho de processos, que envolve a readequação dos processos empresariais, estruturas organizacionais, sistemas de informação e valores da organização, objetivando uma guinada nos resultados dos negócios da organização”. – Stair e Reynolds (2002, p.39)

Exemplo:

Um processo interno para solicitar compras, que pode demandar mais de 3 etapas para ser concluído, passando pelo solicitante, pelo gerente/aprovador, pelo cotista e pela compra, ou seja, há um intervalo de tempo entre essas ações que é passível de melhorias.

Para realizar essas melhorias é possível utilizar o Gerenciador de processos (BPM) onde em um ambiente leve e intuitivo, com apenas alguns cliques é possível configurar formulários, prazos e responsabilidades de cada colaborador.

BPM (Business process management):

O BPM é o meio por onde uma reengenharia de processos de negócio pode ser feita, se trata de uma metodologia de gerenciamento ajustável desenvolvida com o objetivo de organizar e facilitar processos organizacionais de baixa ou alta complexidade, internos ou externos nas corporações. A finalidade desta ferramenta é automatizar tarefas que são efetuadas mais de uma vez, podendo analisar melhor o processo como um todo, recebendo feedbacks em tempo real e sentindo o feeling de seu andamento.

Leia também: 10 perguntas e respostas sobre BPM

Gargalos:

Gargalo é o termo usado para representar impasses durante o deferimento do processo, podem ocorrer por vários motivos e são grandes empecilhos da produtividade de uma corporação com processos defasados.

Mas como detectar esses entraves?

Simples, basta responder as respectivas perguntas:
1. Meu processo possui confirmações desnecessárias?
2. Meus recursos suprem a demanda?
3. Existe algo que ajude a perpetuar falta de desempenho?
4. O processo possui uma finalidade clara?
5. A regra de negócio é a mais adequada e eficiente?
Melhoria contínua:

O sucesso do tema “Reengenharia de Processos de negócio” em boa parte é devido à melhoria contínua do processo. Com seu frequente monitoramento e utilização é possível avaliar pontos a melhorar, e nesse aspecto o que o diferencia do modelo antigo, não digital, é a sua manutenibilidade, ou seja, a capacidade de realizar melhorias significativas no processo apenas com uma alteração na modelagem ou regra de negócio. Os feedbacks dos participantes diretos ou indiretos, sejam colaboradores da empresa, fornecedores ou clientes são extremamente importantes para avaliar a eficácia da lógica empregada na criação do processo.

Melhoria de Processos:

Não confundir Melhoria de Processos com Automação de Processos, embora sejam quase sinônimos.

Pode-se definir o que é melhoria de processos da seguinte maneira:

Melhoria de processos, consiste na análise do processo como se encontra em seu estado atual, para detectar ineficiências que necessitam de melhoria.

Para otimizar tarefas é necessário verificar se a mesma realmente é ineficiente, descobrir as causas de gargalos com as 5 perguntas anteriores, verificar se existem problemas de comunicação, entre pessoas ou entre sistemas computacionais, melhorar a relação com o cliente e verificar se as regras do negócio podem ser melhoradas.

É extremamente importante conciliar os conceitos de Reengenharia de Processos com os de Melhoria de Processos, pois, por se tratar de um “sucessor” a melhoria de processos traz pontos positivos ao cenário como um todo. A ideia de não inativar totalmente os processos antigos, mas sim de remodelagem é proveniente da Melhoria de processos. Em contrapartida se os processos antigos forem pouco eficazes ou se tem um desejo de inovar e ter um real destaque no mercado é necessário quebrar paradigmas, e muitas vezes, deve-se criar do zero.

Por fim, alguns autores inferem que é possível conciliar as duas metodologias para ter uma maior taxa de sucesso, ou seja, é necessário estudar o que se deve refazer, que é pouco eficiente e desvantajoso para ser melhorado, o que reutilizar melhorando alguns pontos e o que criar do zero para automatizar ainda mais tarefas.

Independente de qual for a sua metodologia empregada, seja considerada mais radical como redefinir por completo seus processos, mais conservadoras como um simples aprimoramento ou uma boa automatização dos processos, o Fusion Platform supri as necessidades que essa mudança digital necessita.

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09/06/2020
Processos e procedimentos: por que são importantes para as empresas?
Toda empresa, desde um pequeno negócio, startups, até multinacionais que alcançam o sucesso tem seus processos e procedimentos bem definidos.

Comumente, empresas que estão há pouco tempo no mercado enfrentam alguns desafios similares. Além da falta de processos e procedimentos, há falta de transparência em decisões, inflexibilidade ou muita flexibilidade, falta de engajamento, entre outros.

Mesmo sendo uma questão básica e fundamental, os processos internos muitas vezes não são trabalhados com uma metodologia sustentável que visa à criação e manutenção de fluxos que aumentariam a produtividade e desenvolvimento da equipe.

Felizmente esse cenário pode ser revertido ao estruturar adequadamente os processos e procedimentos. Inclusive, implementando recursos tecnológicos que poderão impulsionar, ainda mais, a eficiência e o desempenho das atividades

O que são processos e procedimentos empresariais?

Antes de explicar a importância dos processos e procedimentos, é preciso esclarecer o que cada um significa.

Um processo empresarial é um termo que indica a ação de avançar, ir para frente em um conjunto sequencial e particular de ações com um objetivo comum. Ou seja, é uma série de tarefas pré-definidas que são estipuladas para ter um resultado específico a ser alcançado.

A diferença entre processos e procedimentos é que o primeiro é o conjunto em si. O segundo se trata da forma como se faz, a técnica ou método usado.

Para as empresas, processos têm como finalidade:
- Eliminação de atividades e tarefas desnecessárias;
- Foco na interação direcionada para o cliente do produto e serviço;
- Otimização sobre as tarefas e formas de realizá-las;
- Consolidação de uma nova e melhor gestão; e
- Padronização da maneira de trabalho.
Os processos e procedimentos são duas questões complementares e demonstram o que e como deve ser feito. Incluindo, as etapas que precisam ser cumpridas, os responsáveis, correlatos, matéria-prima e outros pontos relevantes. De maneira prática, um processo empresarial prevê que todo insumo, seja qual for, será transformado em resultado. Os processos internos, direta ou indiretamente visam agregar valor e melhorar a experiência para o cliente.

Como definir e implementar processos estruturados?

Uma das metodologias mais utilizadas para definir os processos de uma empresa acontece em 5 fases. Como cada empresa possui suas particularidades, cada fase deve ser adaptada à realidade de cada negócio.

No entanto, é importante salientar a necessidade de foco total na empresa, a necessidade de prepará-la para a mudança, o conjunto de processos e as interações entre os grupos de interesse.

As fases são essenciais para reduzir erros e incertezas durante a implementação da gestão por processos. Essas fases são:

1.      Comprometimento

Afase de comprometimento pode também ser definida como a fase onde é criada a estrutura dos processos de sua empresa.

A finalidade dessa fase é a apresentação, o debate e as decisões de como será a implementação de processos.

2.      Estruturação

Identificar todos os aspectos a serem adequados para o desenvolvimento e implementação dos processos. Estruturar as fases, etapas e atividades a serem realizadas.

3.      Análise

Essa é uma das principais fases para implementar e definir os processos e procedimentos. Consiste em identificar quais atividades são essenciais e emergenciais. Para sua realização é importante observar e responder alguns questionamentos:
- Quais os principais processos?
- Quais as atividades desse processo?
- Como os processos e suas atividades são executadas?
- Esses processos estão corretos no meio que estão sendo executados agora?
- Quais objetivos queremos alcançar com eles?
4. Desenvolvimento

Consolidação da gestão de processos na organização. Nessa fase também é importante considerar alguns pontos chave para entender o processo, como:
- Quem irá executar as atividades?
- Quais os recursos necessários?
- Quais são as prioridades?
- Como serão as medidas de desempenho a serem utilizadas?
5. Implementação ou Ação

Como vimos, processos têm a finalidade de definir atividades de maneira organizada para que se atinja um objetivo comum desejado. Todavia, para isso funcionar, as tarefas deverão ser efetuadas com disciplina, dedicação e com as funções bem definidas. Somente assim a empresa conseguirá obter a otimização de tempo.

Realize um mapeamento dos processos, para entender as etapas envolvidas na conclusão da tarefa. O mapeamento consiste em rastrear as atividades e identificar os principais pontos impactantes que podem vir a ser um problema. Seu principal objetivo é corrigir ou aperfeiçoar a execução para que não se tornem impeditivos para o sucesso.

Essa é a oportunidade ideal para que a empresa possa identificar áreas onde há necessidade de realizar melhorias. O mapeamento pode ser encarado como uma ferramenta para ter uma visão plena de como os processos e procedimentos estão ocorrendo.

Processos que são devidamente mapeados, podem ser padronizados após identificar a melhor maneira para executá-lo. Além disso, favorece a automatização de processos.

A automatização é uma excelente ferramenta tecnológica para aumentar a eficiência e acelerar a conclusão das atividades. Sendo também, uma ferramenta essencial para acompanhamento das métricas de desempenho e da eficiência dos processos em si.

Processos e procedimentos e a Plataforma de Gestão Integrada

Uma Plataforma de Gestão Integrada é a solução ideal para realizar toda a gestão de processos, documentos e indicadores da companhia.

Em relação especificamente aos processos, essa solução é capaz de melhorar a qualidade dos processos, a comunicação, reduzindo custos e desperdícios.

A eficiência é aprimorada e os processos otimizados porque a plataforma garante uma visão holística de todos os processos e suas interligações. O gestor possui total controle sobre como as atividades são realizadas, e, com relatórios e indicadores, possui dados reais para decisões mais assertivas.

Ao colocar processos na sua rotina empresarial, você terá uma visão mais ampla de como funciona seu negócio. Possibilitando mapear as dificuldades e tendo a oportunidades de melhorar o fluxo de atividades. Também, obterá benefícios como entregas padronizadas e economia de tempo e recursos.

Experimente o Fusion Platform e aproveite todos os benefícios que a modelagem e otimização dos processos e procedimentos podem realizar no seu negócio.

O Fusion Platform é uma plataforma de gestão de processos e procedimentos, documentos e indicadores que proporciona administrar o negócio de ponta a ponta.
26/05/2020
Como implementar uma ferramenta de Automação de Processos?
Vivemos em um mundo onde não podemos mais nos abster da tecnologia em nossas casas, carros e principalmente nas empresas. Para ter redução de custos, menos retrabalho e melhor controle dos processos, o ideal é implantar uma solução de automatização e gerenciamento de processos eletrônicos, ou seja, o Business Process Management (BPM).

Mas, antes de implantar um BPM, precisamos saber:
- Onde ele precisa ser aplicado? Será um lugar onde precisamos economizar?
- Por quem será usado? Apenas gestores para realizarem um plano de ação? Funcionários para apontar itens cadastrados no inventário? Controle de cartão-ponto?
- Com que finalidade? Agilizar o processo? Reduzir o uso de papel?
Após ter essas respostas, vem outra pergunta: como implemento um sistema de automação de processos em minha empresa?

Para respondê-la, precisamos seguir alguns passos e algumas boas práticas. Confira!

A visão holística e a identificação dos processos

O primeiro passo de implantação de uma ferramenta de automação de processos, é verificar o que pode ser classificado como um processo dentro da empresa. Entrada e saída de mercadoria, emissão de notas fiscais e elaborações de contrato são bons exemplos e muito utilizados.

Pode soar até meio clichê, mas para mapear e identificar processos de qualidade precisa-se ter uma visão holística do seu negócio e saber onde um processo se inicia e onde ele se encerra (isso vem da teoria geral dos sistemas de Ludwig Von Bertalanffy).

Aqui vai uma dica essencial: além de identificar e mapear processos existentes, as atividades que mais precisam de atenção são aquelas que ainda não possuem processos atrelados a ela.

Não obstante, necessita-se realizar uma verificação de quais processos são mais onerosos dentro do ciclo produtivo, identificar onde falhas humanas podem ser reduzidas ou eliminadas.

Verificando esses pontos, precisa-se entender que não se edifica um castelo da noite para o dia. Precisamos ir com calma e colocar pedra sobre pedra para que a construção fique a mais sólida possível.

Assim são os projetos de implantação de sistema, por exemplo: após realizada a análise e levantamento de ideias, precisa-se estruturar, colocar no papel um organograma, identificar os papéis que temos presentes na estrutura organizacional da empresa atualmente e adicionar ou remover outros papéis, de acordo com a necessidade do nosso processo.

Testando a ferramenta

Efetuando o procedimento de planejamento, vamos para a fase de testes da ferramenta implantada. Nessa etapa serão validados os processos levantados, precisando assim encontrar pontos negativos, positivos e possíveis melhorias, ou simplesmente aprovar o processo para que o mesmo comece a ser utilizado massivamente.

Na fase de testes é preciso levar em consideração diversos fatores, como tempo de execução, limitações da ferramenta, entre outros pontos advindos da infraestrutura da TI da empresa, onde entraremos em detalhes técnicos.

Dica

Para que o sistema seja implantado com sucesso e com a melhor performance possível, é importante ter um servidor dedicado para comportar a aplicação. Além disso, sempre é bom que o time de TI da empresa esteja alinhado com os requisitos do sistema e com a infraestrutura presente que ela comporta.

Na parte de testes, tente sempre ver o processo como o usuário final, isto é, como a pessoa que irá preencher os formulários e enviar os procedimentos. Lembre-se de explorar as possibilidades e verificar cada atividade, para que a mesma possa ser liberada sem que exista problemas de condição de negócio.

O Fusion Platform conta com diversos avisos na hora de liberar a modelagem do seu processo no BPM, o que permite ao usuário ser avisado onde o processo encontra-se inconsistente. Teste nossa ferramenta gratuitamente por 15 dias.

Ao fim, quando for implantar de fato o processo, lembre-se de ter seguido o passo a passo da nossa receita de bolo para que o resultado seja o melhor possível.

Concluindo

Você já sabe como funciona para implementar uma ferramenta para automação de processos. Agora só basta realizar seus projetos, planejamentos e, mais importante, tirar tudo isso do papel. Lembre-se, se existir algum problema, nossa central de ajuda está disponível 24h com tutoriais práticos, e caso ainda tenha alguma dúvida, o time de suporte poderá lhe auxiliar!
22/04/2020
Os 9 princípios da Modelagem de Processos de Negócio
Os 9 princípios da Modelagem de Processos de Negócio

As organizações, em busca de melhorar a execução de suas atividades, encontram na modelagem de processos a melhor alternativa.

Afinal, esse redesenho de processos é capaz de compreender, comunicar e otimizar o fluxo das atividade cotidianas.

De fato, as empresas realizam inúmeras tarefas diariamente para atingir seus objetivos. Porém, aquelas que são repetitivas ou que não são estratégicas, podem ser automatizadas.

Neste sentido, a modelagem de processos é fundamental para aperfeiçoar esse fluxo de atividades.

Porém, na hora de elaborar ou desenhar o processo, é comum que surjam algumas dúvidas. Por isso, conheça os 9 princípios da Modelagem de Processos de Negócios.

O que é a modelagem de processos de negócio?

A modelagem de processos de negócios, denominada Business Process Modeling (BPM), é uma prática representativa de processos. Nesse sentido, visa compreender, comunicar e otimizar os processos dentro das organizações.

Essa modelagem possui alto nível de detalhamento. Incluindo as atividades a serem desenvolvidas, as pessoas responsáveis por essas atividades e a relação da comunicação entre as pessoas no âmbito do negócio.

Para entender um desenho de processo, vamos usar uma solicitação de viagem. Esse fluxo, apesar de bastante simples, possui diversas atividades e conexões entre pessoas e setores.

Será com a modelagem de processos e até o redesenho do processo que essa interligações ficarão claras e expressas.

Exemplo de modelagem de processo de negócio.

A aproximação com a área de negócios é um desafio para os cientistas da computação porque envolve aspectos como: definição e análise do escopo do negócio.

Definir o negócio consiste em realizar a abstração sobre o que será modelado e estabelecer atende as necessidades do cliente.

Durante a construção do escopo é necessário que sejam definidas algumas questões como:
- Quem é o cliente do processo?
- Quais são as áreas de comunicação envolvidas no processo?
- O escopo atende as necessidades e aspirações do cliente?
- Quais são as entradas e as saídas de atividades?
- Existe definição dos principais indicadores de desempenho e como eles serão medidos em relação aos prazos e custos?
A modelagem de processos é um elo que auxilia no entendimento do negócio a ser construído em conjunto com os profissionais da tecnologia da informação.

Para facilitar o entendimento do desenho de processos de negócio é necessário entender como funciona o ciclo de vida da modelagem.

Ciclo de vida da modelagem de processos de negócios

O ciclo de vida da modelagem de processos engloba: projeto e análise, configuração, execução e avaliação.

O projeto e a análise consistem em um levantamento acerca dos processos, bem como do ambiente organizacional e técnico.

Já a configuração são os insumos que permitem a modelagem desse processo. A execução está relacionada ao monitoramento e registro das etapas do fluxo para visualização do estado do processo de negócio.

A avaliação é uma análise de como esse processo está sendo executado no seu estágio atual. Assim como, o que pode ser realizado para melhorar a sua produtividade em prol de satisfazer as aspirações dos stakeholders envolvidos.

Princípios básicos da modelagem de processos de negócio

A modelagem de processos vai muito além do seu ciclo de vida. Desta forma, é preciso compreender seus princípios básicos, que são divididos em 9:
1. Interação entre cliente e organização;
2. Agregação de valor para o cliente;
3. Diminuição dos atrasos no fluxo durante as trocas de atividades;
4. Evitar a automatização em excesso;
5. Padronizar os processos de negócios;
6. Prever as regras de negócios;
7. Aplicar padrões de conformidade;
8. Validação da modelagem BPM;
9. Simplicidade no desenho de processos.
1. Interação entre cliente e organização

A interação entre cliente e organização é o principal momento de um trabalho que visa a modelagem de um processo para melhorar a produtividade de uma empresa.

Nessa interação o cliente deve sentir que as necessidades da sua empresa serão atendidas em termos de redução de custos, de tempo e de dinheiro.

Neste sentido, a interação é também conhecida como o momento verdade. Afinal, estabelece a relação inicial de confiança sobre quem oferece e quem adquire o serviço.

2. Agregação de valor para o cliente

A partir do momento em que se estabelece uma relação de confiança com o cliente é necessário realizar uma modelagem de processo que agregue valor ao seu negócio.

Ou seja, caso as atividades do fluxo de processos não melhorem a produtividade da esfera organizacional. Assim, é necessário redesenhar o processo ou realizar um novo fluxo de atividades.

3. Diminuição dos atrasos no fluxo durante as trocas de atividades

Durante a remodelagem de processos e construção de um novo fluxo é importante prever ao máximo os erros que podem.

Principalmente aqueles que podem surgir devido a troca de responsabilidades nas atividades do fluxo de trabalho.

Dessa forma, evita-se questões impactantes, como os atrasos.

4. Evitar a automatização em excesso

Outro fator importante é evitar a automatização em excesso dos processos. Muitas vezes, em prol de buscar maior produtividade, pode ocorrer de se buscar a automatização a todo custo.

Essa medida é bastante preocupante, essencialmente quando envolve atividades estratégicas. A automatização deve se fundamentar em atividades rotineiras e repetitivas. Portanto, é importante levar em consideração cinco aspectos durante a construção do fluxo:
- Ter objetivo claro;
- Cuidar para não detalhar demais o processo;
- Atenção para não detalhar de menos o processo;
- Revisar o modelo;
- Validar o modelo com os stakeholders.
5. Padronizar os processos de negócios

A padronização na modelagem de processos é importante porque uma empresa pode possuir diversos processos interligados na hierarquia organizacional.

Sendo assim, a partir do momento em que ocorre a padronização, facilita a operação das atividades, aumenta a produtividade, melhora a qualidade e reduz os custos de operação.

6. Prever as regras de negócios

As organizações também possuem regras de negócio específicas. São elas que determinam o andamento das suas operações e de seus processos durante a execução e tomada de decisão.

Neste sentido, a modelagem de processos precisa levar em consideração as regras internas da organização. Considerando as ações tomada enquanto as atividades do processo de negócio ocorrem.

7. Aplicar padrões de conformidade

As empresas podem possuir padrões de conformidade que devem ser levados em consideração durante a modelagem do processo.

Uma consideração bastante válida, por exemplo, são os padrões de auditoria de interna. Afinal, a modelagem de processos é usual para garantir registros, padronização, e análise de execução.

Por isso, é sempre importante verificar se existe alguma regra que se destina para determinado tipo de organização ou ramo de atuação.

8. Validação da modelagem BPM

A validação do modelo de negócio com os profissionais envolvidas na execução do processo é fundamental.

Afinal, são essas pessoas que estão familiarizadas com as notações e sabem como aquele fluxo de atividade ocorre na prática.

Por esse motivo é recomendado realizar uma prototipação inicial do processo, levando em consideração algumas recomendações como:
- Incluir os campos essenciais;
- Realizar a configuração simples das responsabilidades das raias;
- Criar tarefas manuais para representar as atividades do processo;
- Realizar reuniões os profissionais para conduzir as interações com o cliente;
- Realizar a validação e os ajustes na prototipação.
9. Simplicidade no desenho de processos

Essa prototipação deve ser o mais simples possível com as informações necessárias para tornar o processo executável.

Obviamente que essa simplicidade requer satisfazer as necessidades na melhoria de processos dos clientes.

Concluindo

A modelagem de processos de negócio, aliada aos seus princípios de construção, contribui para melhorar comunicação da organização durante as atividades que são desempenhadas.

De fato, automatizar e melhorar o gerenciamento dos processos das empresas, reduz o custo e o tempo durante a execução das atividades.

Além disso, existem diferentes tipos de mapeamento de processos que podem ser realizados. Sendo necessário sempre prezar pela melhor maneira para aquela organização.

Os consultores da Neomind são especialistas em analisar e realizar a modelagem de processos para melhorar a performance da sua empresa.

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03/03/2020
Como funciona a padronização de processos?
Com o alto fluxo de informações que se tem atualmente, é normal que o excesso de informações cause problemas. Por esse, e por outros motivos, torna-se útil realizar a virtualização e padronização de processos.

Sendo assim, se você tem problema com o gargalo de informações nos processos em sua empresa, esse artigo será útil para ajudá-lo a corrigir ou diminuir esse contratempo.

O que é padronização de processos?

É a padronização de atividades e regras de determinado processo com o intuito de organizar, formalizar e desenvolver um modelo para ser seguido. O motivo de realizar a padronização das tarefas é realizar cada atividade com repetibilidade, tendo assim como resultado a eficiência e a qualidade do trabalho.

Essa técnica já foi utilizada no passado por Henry Ford e foi bem-sucedida, tornando a Ford Motor Company a pioneira em produção em massa de grandes volumes de automóveis à baixo custo. Então, por que não conhecer um pouco mais sobre esse assunto? Abaixo, detalharemos alguns benefícios, como funciona e como implementar a padronização de processos.

Benefícios da padronização de processos

Os principais benefícios obtidos com a padronização dos processos são:
- Por existir uma padronização, um modelo de como uma tarefa ou procedimento deve ser realizado dentro do processo, ela auxilia todas as áreas e setores da empresa, aumentando a velocidade e qualidade do trabalho que é realizado, além de facilitar os treinamentos de novos colaboradores.
- Ampla visualização de quem participa do processo, o qual também contém a informação do que deve ser executado em cada etapa e o histórico do que foi executado.
- Otimização do tempo gasto com processos manuais, aumentando o desempenho dos setores envolvidos, reduzindo as falhas e custos que são gerados por erros, uso de papel e perda de documentos.
Ou seja, há fácil compreensão, visualização, gestão de atividades e processos executados, além da agilidade em identificar erros durante e após execução. A padronização também reduz todo o retrabalho para quando é necessário adicionar alguma alteração no processo, otimiza o tempo gasto na execução das atividades, e oferece um melhor controle com o histórico do que é gerado, de quando e como foi executado. Além desses benefícios, aumenta o desempenho do processo e o resultado é algo eficiente e enxuto.

Como funciona a padronização de processos?

Para entender melhor, confira o passo a passo:
1. Definir o objetivo: tudo começa com base nos objetivos. Pense bem quais setores estarão envolvidos e o que deseja padronizar, pois se você não sabe o porquê está padronizando determinado setor, é preciso rever suas ações antes de executá-las. Somente assim conseguirá reduzir esforço e custos futuros.
2. Definir o motivo: sabendo o que você quer padronizar, é necessário entender por qual motivo os líderes usam tantas variações de um mesmo processo e como a padronização deles o tornará mais produtivo e eficiente.
3. Mapear o processo: com essas informações coletadas é feito todo um mapeamento de processos, no qual deve ser registrado todos os objetos, etapas, decisões, entradas e saídas que o processo deve tomar. Você poderá utilizar o BPM, o qual facilitará o mapeamento desse processo e, mais tarde, a gestão do mesmo. Quanto mais enxuto, melhor será o resultado. Que tal se aprofundar mais no assunto? Guia de Mapeamento de Processos para Documentação vs Automatização.
4. Investir em capacitação: por fim, invista na capacitação de colaboradores, para se ter uma referência na gestão de mudança e ter quem possa organizar os processos, minimizando riscos e impactos que podem surgir.
É difícil implementar a padronização de processo em minha empresa?

Não, basta saber o quê e o porquê você precisa padronizar determinado processo, pois a parte mais “difícil” da implementação é entender como e porque funcionam os processos de sua empresa. Mesmo sendo algo feito diariamente de modo simplório, pode se tornar algo muito complicado na hora de ser entendido ou representado para as outras pessoas.

Se esse ponto se tornar algo complexo, existem soluções que podem auxiliar, como a consultoria de processos. Essa solução pode ser contratada por uma empresa terceirizada que já tem conhecimento e experiência em definir e documentar processos. Ou seja, você poupará tempo e terá a certeza de que sua padronização está seguindo o caminho ideal para chegar ao seu objetivo.

Conclusão

A padronização de processos facilita e automatiza a realização de tarefas, trazendo muitos benefícios à sua empresa. Assim como o fácil manuseio e entendimento, o BPM (gestão de processos) está diretamente ligado a outras gestões, como o GED, onde é feita a gestão dos documentos.

Se este post conseguiu despertar seu interesse e você quer saber mais sobre esse assunto, no início do ano passado nós postamos um artigo detalhadíssimo sobre a padronização de processos. Caso o assunte lhe interesse, não deixe de ler: Quer otimizar a execução de atividades da sua empresa? Conheça sobre Padronização de Processos.

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27/02/2020
Por que é importante contratar uma Consultoria de Processos (BPM)?
Com a Revolução industrial no início do século XIX e o advento da produção em escala nasceu a demanda pela divisão do trabalho para a especialização de tarefas com funções específicas, visando dinamizar e otimizar a produção. Neste contexto, nasceram as organizações funcionais onde a autonomia dos departamentos é fundamental para o bom funcionamento de cada silo de negócio.

Geralmente a estrutura das organizações está desenhada verticalmente. Desse modo, há uma tendência de as áreas buscarem atender às suas próprias metas e objetivos de forma ótima para o departamento, mas não necessariamente para a organização como um todo.

Como reverter esse cenário?

No gerenciamento de processos de negócio (BPM) é apresentada uma forma de visualizar os processos organizacionais que vai além das estruturas funcionais tradicionais. Nesta visão mais ampla, é avaliado todo o trabalho que envolve a entrega de um produto ou serviço considerando-se todos os aspectos do processo como: tempo, custo, capacidade e qualidade.

As áreas funcionais são vistas como fornecedoras de componentes de trabalho regidos por acordos de nível de serviço, já o processo de negócio é visto como orquestrador e integrador dos componentes do processo. Assim, o BPM propõe uma administração orientada à processos que sejam aderentes às cadeias de valor da organização. Nesta filosofia, os processos são a pedra angular que estrutura a organização.

Ao adotar essa abordagem, espera-se que a empresa consiga compreender como seus processos são executados para assim viabilizar a adoção de melhorias, além de o gerenciamento permitir tomadas de decisão estratégicas e aumentar a visão sobre o negócio através das leituras de medições e indicadores sobre os processos monitorados.

O BPM promove a normatização e padronização das práticas mais eficientes, a redução dos custos operacionais por possibilitar a alocação dos recursos de forma mais eficiente e a integração entre os departamentos e sistemas – facilitando a definição de metas coesas para toda organização.

Entender a dinâmica de uma organização através da gestão por processos, identificando os gaps, gargalos e os impactos que as ações e decisões causam no todo facilita a compreensão do desempenho dos processos e seus reflexos, porém esta não é uma tarefa nada fácil. Para auxiliar, existe a consultoria de processos.

Por que contratar uma consultoria de processos?

A contratação de uma consultoria especializada pode ser uma ótima opção para ajudar a companhia na adoção de estratégias, definição dos papéis, políticas, métodos e tecnologias para analisar, desenhar, implementar e gerenciar o desempenho, transformar e estabelecer a governança por processos.

A seguir apresentamos alguns pontos relevantes sobre a utilização de uma consultoria BPM especializada:
- Consultores dominam as áreas de conhecimento do BPM e podem contribuir aplicando as seguintes fases de uma gestão por processos na organização:
  - Modelagem de Processos: conjunto chave de habilidades e técnicas que permitem a compreensão, formalização e comunicação dos principais componentes do processo de negócio. Aqui é criada uma representação do processo de forma completa e precisa sobre seu funcionamento.
  - Análise de processos: na fase de análise é onde ocorre o entendimento do processo como ele se encontra (AS-IS), com base no modelo do processo. As informações geradas pela análise de processos se transformam em um valioso recurso para a gerência e liderança no sentido de compreender como o negócio está funcionando e auxilia na tomada de decisões.
  - Desenho de processos: o desenho trata das mudanças no processo que irão impactar no alcance das metas e estratégias organizacionais. Portanto, a fase de desenho envolve a identificação e ordenamento de funções e atividades na operação juntamente com os mecanismos e suporte, tecnologias de produção e sistemas computacionais a fim de chegar a um estado futuro (TO-BE).
  - Gerenciamento de desempenho de processos: nesta fase ocorre o monitoramento formal e planejado da execução dos processos e o acompanhamento do desempenho para apuração da eficiência e eficácia dos processos, que são geralmente em função de uma ou mais das quatro métricas fundamentais apresentadas: tempo, custo, capacidade e qualidade. Aqui o desempenho real é comparado às metas definidas para o processo. Neste momento o gestor entra em contato com a realidade sobre seus processos e sua organização.
  - Transformação de processos: na transformação são definidas várias abordagens de melhoria, redesenho e reengenharia; e mudanças de paradigmas são discutidas. Ela trata de uma evolução planejada de um processo de negócio por meio de metodologias bem definidas e habilitadas por princípios de BPM e governança adotados na organização.
  - Tecnologias de BPM: sistemas BPMS dão importantes contribuições às transformações de processos. Através destas ferramentas os processos podem ser modelados, as regras definidas, os processos podem ser simulados e automatizados. Além disso, as ferramentas BPMS permitem integração entre os diversos sistemas e departamentos da organização. Operar corretamente um BPMS é um grande diferencial de um consultor contratado.
- Na consultoria de processos o consultor traz uma nova visão sobre o negócio, especializada, isenta e com foco no resultado. O olhar dos colaboradores abre muitas possibilidades, mas também conta com algumas limitações, pois esses profissionais estão imersos na companhia e em sua rotina diária. Por mais capacitados, há certa parcialidade na visão das atividades do negócio. Assim, determinados problemas podem ser difíceis de enxergar e existem muitos hábitos cristalizados que são difíceis de abrir mão.
- Consultores são treinados para trabalhar em equipe e construir conhecimento de forma colaborativa. Dessa forma, é possível desenvolver junto à empresa soluções adaptadas às condições de cada negócio. Para fazer isso é necessário usar estratégias que conectem a sabedoria dos consultores à vivência diária dos colaboradores. Como na consultoria de processos os consultores são externos à organização, o olhar que eles lançam para a gestão de processos é separado de hábitos e vícios corporativos. Eles oferecem uma visão imparcial do negócio, ligada a uma rede de conhecimentos estratégicos sobre o mercado. Dessa forma, a realização de um diagnóstico e a elaboração de soluções tornam-se muito mais efetivas.
- Consultores trabalham com orientação à projetos. Iniciativas de melhoria de processos nada mais são do que projetos que em muitas vezes são complexos por serem projetos de mudança organizacional, com impacto na forma de trabalho e mesmo da cultura da organização. A gestão de projetos e de processos são disciplinas inter-relacionadas.
Conclusão

Na contratação de uma consultoria de processos (BPM) os profissionais são preparados para trazer um olhar focado nas áreas de conhecimento do BPM, o que contribuirá por ajudar a organização a realizar o desenho de seus processos e alcançar as metas almejadas na implantação de uma gestão por processos.

Além de tudo, uma equipe de consultoria preparada poderá ajudar a organização na implantação do sistema BPMS. Especialmente para a automação dos processos com objetivo de aumento na eficiência e eficácia dos mesmos através da visão colaborativa, aumento da rastreabilidade, precisão das informações e consequentemente melhores resultados.

Quer saber mais sobre o assunto? Ouça nosso podcast sobre como implementar o BPM nas empresas:
29/11/2019

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