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Muitos processos corporativos dependem diretamente da execução de tarefas por usuário externo. A demora nas comunicações externas costuma gerar gargalos e aumentar o tempo de resposta dos processos.
Pensando em solucionar esse problema e tornar os processos mais estratégicos, o Fusion Platform amplia as possibilidades facilitando a participação de fornecedores, clientes e outros públicos externos. A proposta é eliminar barreiras e ampliar a colaboração entre empresas e seus parceiros.
Saiba mais sobre a nova atualização da plataforma e entenda como permitir que terceiros executem tarefas sem ter um usuário na plataforma.
O que é a execução de tarefas por usuário externo?
Basicamente, a nova funcionalidade permite que algumas atividades dos processos sejam executadas por pessoas de fora da companhia.
O destinatário externo recebe uma notificação com a tarefa e, por meio de um link, pode acessar e executar a atividade diretamente pelo navegador. Com isso, a empresa amplia a integração com parceiros sem abrir mão da segurança e do controle das informações.
Esse recurso está disponível na versão 4.24 do Fusion Platform. Por enquanto, as atividades são enviadas exclusivamente pelo WhatsApp, o que requer integração via Meta. Mas esse cenário será ampliado nas próximas atualizações.
Quando essa funcionalidade é útil?
A execução de tarefas por usuário externo é ideal para processos que dependem de informações, documentos ou aprovações realizadas por públicos externos. Algumas situações de uso incluem:
- Fornecedores enviando documentos para homologação;
- Clientes aprovando propostas comerciais;
- Transportadoras confirmando entregas para liberação financeira;
- Alunos respondendo pesquisas de satisfação;
- Candidatos enviando currículos em processos seletivos;
- Novos colaboradores enviando documentos admissionais;
- Parceiros revisando e assinando contratos digitalmente.
Como isso funciona na prática?
Para facilitar o entendimento, vamos a um exemplo prático e corriqueiro. Em muitas empresas, currículos e documentos de candidatos ainda circulam entre e-mails, formulários externos e planilhas desconectadas.
Esse cenário muda quando o novo recurso é acionado. Por meio de um link enviado pelo WhatsApp, o candidato pode preencher informações, anexar documentos e acompanhar as etapas da contratação.
Como todas as informações estão centralizadas no Fusion Platform, o RH pode usar a Inteligência Artificial para automatizar a leitura de currículos e documentos, extrair dados ou realizar análises de aderência à vaga.
O resultado é um processo seletivo mais rápido, padronizado e eficiente, tanto para o time de RH quanto para os candidatos.
Configurando a execução de tarefas por usuário externo
Para utilizar o recurso, é bastante simples:
- Habilite a integração com o WhatsApp nas configurações da plataforma;
- Acesse o processo desejado em Gerenciar Modelos de Processos;
- Selecione uma atividade do tipo Usuário ou Manual;
- No agrupador Geral, ative a opção Execução por Usuário Externo.
Após a configuração, a plataforma identifica automaticamente o destinatário, a partir dos dados do formulário, e envia a notificação da tarefa.
As notificações para o usuário externo
O acesso às tarefas acontece inteiramente por notificações enviadas ao destinatário externo. Como a versão 4.24 do Fusion Platform usa o WhatsApp como canal de comunicação, será preciso habilitar a opção Notificação via WhatsApp.
Essa configuração acontece diretamente na modelagem do processo onde será necessário indicar qual campo do formulário contém o número de celular do destinatário.
Definindo a mensagem enviada por Whatsapp
As mensagens enviadas pelo WhatsApp podem ser personalizadas de acordo com o contexto de cada processo. Essa adaptação torna a comunicação mais clara, objetiva e alinhada à identidade da empresa.
O Fusion Platform permite escolher entre:
- Mensagem padrão do sistema: usa o modelo homologado na Meta;
- Mensagem personalizada: possibilidade de variar o conteúdo para cada atividade.
Na personalização, o sistema disponibiliza um editor com uma sugestão inicial que pode ser adaptada. No entanto, alguns trechos fixos não podem ser editados por regras da Meta.
Como o usuário externo executa a tarefa
Ao receber a notificação, o usuário externo pode acessar a tarefa diretamente pelo navegador clicando em Visualizar.
Antes de acessar a atividade, haverá uma validação de segurança com CAPTCHA, protegendo o processo contra acessos automatizados e garantindo confiabilidade às informações.
Após a validação, o usuário é direcionado para uma interface simplificada e intuitiva. Para facilitar o preenchimento são apresentadas apenas informações essenciais, como:
- Cabeçalho da tarefa;
- Número e nome da atividade;
- Formulário associado ao processo.
Depois disso, basta preencher e enviar a tarefa. A experiência é totalmente responsiva para que as tarefas possam ser executadas com praticidade em smartphones, tablets ou computadores.
Benefícios do uso por usuário externo
A execução de tarefas por usuário externo gera ganhos operacionais e mais agilidade para os processos, com destaque para:
- Redução de retrabalho e tarefas manuais;
- Redução de tempo de resposta;
- Melhor controle dos dados;
- Facilidade para auditoria e acompanhamento;
- Estruturação de métricas e relatórios;
- Ganho de produtividade e escalabilidade operacional;
- Centralização da comunicação;
- Processo mais rápido e intuitivo;
- Melhor experiência para o usuário externo.
Ao conectar empresas, clientes, fornecedores e parceiros em um mesmo fluxo, o Fusion Platform torna os processos mais ágeis, integrados e eficientes.
Na prática, isso representa maior velocidade operacional, rastreabilidade e organização dos processos. Como consequência, a empresa poderá escalar operações com segurança.
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