Sabemos dos grandes benefícios e vantagens de modernizar o processo produtivo. No entanto, diferentemente de outras eras, a Indústria 5.0 tem como foco o ser humano.
É entender que novas ferramentas tecnológicas devem proporcionar um trabalho mais dinâmico e produtivo, e não ser visto como um viés de substituição das pessoas.
A indústria do futuro é voltada a repensar os modelos de produção para que haja crescimento econômico, bem-estar e qualidade de vida de toda a sociedade. Incluindo ações que objetivam uma produção mais sustentável ao longo do tempo.
Enquanto a Indústria 4.0 teve como foco a automação e modernização no processo produtivo, a nova era, 5.0 tem o objetivo de integrar os colaboradores e as máquinas, incorporando alternativas tecnológicas, como a inteligência artificial, para que as pessoas usem suas capacidades cognitivas e criativas em atividades de alto valor agregado.
Neste ebook explicaremos como a gestão de processos contribui para a construção de uma empresa mais eficiente. Iremos explorar todos os conceitos da Indústria 5.0, como seus desafios, oportunidades e o papel central da automação nesse processo de adaptação.
Entenda como transformar sua indústria para o futuro da manufatura inteligente.
Siga em frente. Boa leitura!
O que é a Indústria 5.0?
O conceito da Indústria 5.0 é conhecida como a humanização da automação. Ou seja, é uma nova era da revolução industrial onde os recursos tecnológicos são usados em conjunto com a criatividade e senso crítico dos seres humanos.
A união entre máquinas e pessoas tem o objetivo de elevar os processos produtivos para oferecer muito mais valor agregado. Essa união entre tecnologia e pessoas oportuniza a fabricação de produtos personalizados e direcionados para atender demandas específicas.
A nova era da indústria é uma evolução da manufatura com interconexão robótica e personalização em massa.
O maior diferencial da Indústria 5.0 é a percepção de que a tecnologia necessita de um ser humano para que todos os benefícios sejam obtidos.
Deixa-se a noção de competição ou de que seres humanos serão substituídos pela máquina, e chega-se a um novo conceito onde a tecnologia é um instrumento que oportuniza produtividade, agilidade, personalização e sustentabilidade.
Cabe a tecnologia executar atividades maçantes, repetitivas e de baixo valor agregado. Enquanto que os colaboradores focam no core business, dedicando-se a atividades estratégicas para a empresa.
Quer saber sobre a Indústria 5.0 e como adaptar seu negócio para essa nova era com a gestão de processos? Baixe o material completo:
Neste material, mostraremos como o Fusion Platform e o Power Automate da Microsoft se comparam em termos de automatização de processos, gestão de documentos e outras funções. Ambas as plataformas são projetadas para otimizar fluxos de trabalho e aumentar a eficiência das organizações, mas com abordagens, foco e características distintas. Ao longo deste comparativo, você verá como cada solução se destaca em termos de integração, flexibilidade, custo-benefício e outros fatores cruciais para a transformação digital de sua empresa.
Este material avalia os seguintes pontos:
Comercialização;
Arquitetura;
Aprendizado;
Suporte;
Funções;
Insights;
Público-alvo.
Público-alvo
Fusion Platfrom- automação para pessoas: Focado em automação de processos empresariais para usuários de negócio, o Fusion é intuitivo e acessível a pessoas de diferentes áreas da organização, permitindo que colaboradores de diversos setores automatizem suas rotinas de trabalho sem a necessidade de conhecimentos técnicos ou qualquer dinâmica que remeta a realidades de times de TI.
Power Automate- para o público de TI: Voltado principalmente para o público de TI, o Power Automate oferece uma abordagem mais técnica, permitindo que profissionais da área configurem automações de TAREFAS complexas, integrando diversos serviços e sistemas, o que exige maior expertise em tecnologia e infraestrutura.
Comercialização do Fusion Platform e Power Automate
Fusion Platform- usuário concorrente: Modelo de comercialização baseado em usuário concorrente, ou seja, as licenças são compartilhadas entre os colaboradores, permitindo que um número definido de usuários acesse a plataforma ao mesmo tempo. Isso oferece flexibilidade e otimização de custos, já que a empresa pode adquirir um número menor de licenças em relação ao total de usuários.
Power Automate- usuário nominal: O Power Automate utiliza o modelo de usuário nominal, em que cada colaborador possui uma licença exclusiva e intransferível. Isso significa que o custo está diretamente relacionado ao número de pessoas que necessitam acesso individual e constante à plataforma, sem a possibilidade de compartilhar as licenças entre diferentes usuários. Por isso, é um modelo complexo de licenciamento quando demanda-se funções específicas
Arquitetura
Fusion Platform- plataforma integrada: Cada função é sustentada por uma série de componentes integrados, reforçando o conceito de uma plataforma completa. Isso significa que todas as funcionalidades são interconectadas e funcionam em harmonia, proporcionando uma experiência coesa e centralizada para os usuários, facilitando a escalabilidade e a manutenção.
Power Automate- depende de outras integrações: Depende fortemente de integrações com outros produtos da Microsoft e serviços externos para suportar suas funções. Isso pode criar uma experiência mais fragmentada, onde cada função específica precisa ser habilitada ou configurada separadamente, o que exige mais esforço na gestão dos componentes, funções e suas integrações.
Aprendizado no Fusion Platform e Power Automate
Fusion Platform- Plataforma e-learning e onboarding: Conta com plataforma e-learning, com trilhas de treinamento específicas por módulo, permitindo que os usuários se aprofundem em áreas relevantes para suas funções. Além disso, a plataforma disponibiliza onboarding com uma equipe especializada, garantindo que os colaboradores recebam suporte personalizado e orientações detalhadas desde o início, facilitando a adaptação e o aproveitamento máximo das funcionalidades.
Power Automate- documentação e vídeos intrusivos: A Microsoft fornece uma documentação abrangente e vídeos instrutivos, mas a opção de treinamento mais personalizado e detalhado não é tão evidente. Muitos usuários recorrem a vídeos no YouTube, que oferecem orientações úteis, porém com foco mais geral em automação de tarefas e menos em processos empresariais específicos. Isso exige um esforço adicional para alinhar o aprendizado com as necessidades empresariais individuais.
Quer saber mais diferenciais do Fusion Platform e Power Automate e como eles atuam em conjunto? Baixe o material completo agora mesmo:
Automatizar processos tem se tornado uma necessidade crescente nas empresas que buscam eficiência e competitividade no mercado atual. No entanto, a jornada rumo à automatização pode ser desafiadora, especialmente para quem está começando do zero.
O Desafio da Automatização
Para muitas empresas, a ideia de automatizar processos é tão atraente quanto intimidadora. A promessa de reduzir custos, aumentar a eficiência e eliminar erros humanos é sedutora. Porém, a realidade de não saber por onde começar pode transformar esse sonho em uma fonte de frustração.
Identificação de Processos: Saber quais processos são candidatos ideais para automatização é o primeiro obstáculo. Nem todos os processos se beneficiam igualmente da automatização, e identificar aqueles que trarão o maior retorno é crucial.
Escolha das Ferramentas: Com tantas ferramentas e tecnologias disponíveis, escolher a que melhor se adapta às necessidades da sua empresa pode ser um verdadeiro desafio.
Implementação: A implementação de novos sistemas pode ser complexa, exigindo integração com sistemas existentes e treinamento da equipe.
Monitoramento e Ajustes: Após a implementação, é necessário monitorar constantemente o desempenho dos processos automatizados e fazer ajustes conforme necessário.
O guia que você precisa para ir do zero à automatização de processos
Para auxiliar nessa jornada, criamos o kit “Do Zero à Automatização de Processos”. Este kit foi pensado para ser um guia prático e acessível, ideal para quem deseja começar a automatizar processos, mas não sabe por onde iniciar. Nele, você encontrará 8 materiais e 3 bônus que irão focar em diferentes etapas da jornada para alcançar a automatização, com cases reais, templates práticos e muito mais!
Comece sua jornada rumo à automatização de processos hoje mesmo com nosso guia completo. Baixe o kit “Do Zero à Automatização de Processos” e veja a diferença que a automatização pode fazer!
O ciclo PDCA é uma ferramenta fundamental na gestão de processos que ajuda a melhorar continuamente a qualidade e a eficiência das operações dentro de uma organização. Ele é composto por quatro etapas cíclicas: Plan (Planejar), Do (Executar), Check (Verificar) e Act (Agir). Vamos explorar cada uma dessas etapas em detalhes:
1. Plan (Planejar)
Nesta etapa, a equipe deve identificar um problema ou uma oportunidade de melhoria e estabelecer metas claras. O planejamento envolve a análise de dados, a identificação das causas do problema, o desenvolvimento de soluções potenciais e a elaboração de um plano de ação detalhado para atingir os objetivos desejados. Esta fase pode incluir:
Definição de objetivos: Estabelecer o que se espera alcançar com o processo.
Coleta e análise de dados: Entender a situação atual e identificar possíveis áreas de melhoria.
Desenvolvimento de estratégias: Propor soluções e escolher a melhor abordagem para resolver o problema ou melhorar o processo.
Mapeamento de processos: descreva todas as pessoas, tarefas e documentos envolvidos em cada etapa do processo.
2. Do (Executar)
A etapa de execução consiste em implementar o plano de ação desenvolvido na fase de planejamento. Durante esta fase, é importante realizar a implementação em escala reduzida ou em um ambiente controlado para minimizar riscos. As atividades incluem:
Execução do plano: Colocar em prática as estratégias desenvolvidas.
Treinamento e comunicação: Garantir que todos os envolvidos compreendam suas responsabilidades.
Documentação: Registrar os passos e resultados obtidos para futura análise.
Automatização de processos: após mapear todas as etapas do processo, automatize-o para aumentar a eficiência.
3. Check (Verificar)
Após a execução, é fundamental avaliar o desempenho do plano de ação e verificar se os resultados alcançados estão de acordo com as metas estabelecidas. Esta etapa envolve:
Monitoramento e medição: Coletar dados sobre o desempenho do processo após a implementação.
Análise de resultados: Comparar os resultados obtidos com as metas planejadas.
Identificação de desvios: Determinar se houve alguma discrepância entre o planejado e o executado.
4. Act (Agir)
Na fase de ação, as conclusões tiradas na etapa de verificação são usadas para decidir sobre a continuação ou ajustes no plano de ação. Se o processo atingiu os resultados esperados, ele pode ser padronizado e implementado em larga escala. Caso contrário, deve-se retornar à fase de planejamento para ajustar as estratégias. As atividades incluem:
Padronização: Implementar e documentar o novo processo como um padrão.
Correção de desvios: Fazer ajustes no plano para melhorar os resultados.
Ciclo contínuo: Repetir o ciclo para promover a melhoria contínua.
Benefícios do PDCA na Gestão de Processos
1. Melhoria Contínua
O PDCA incentiva uma cultura de melhoria contínua dentro da organização. Ao adotar este ciclo, as empresas podem implementar mudanças incrementais em seus processos, resultando em ganhos de eficiência e qualidade ao longo do tempo. Isso leva a uma evolução constante dos processos, garantindo que a organização se mantenha competitiva no mercado.
2. Redução de Erros e Desperdícios
Através da análise e verificação sistemática, o ciclo PDCA ajuda a identificar e eliminar erros e desperdícios nos processos. Isso não só melhora a qualidade dos produtos e serviços, mas também reduz custos operacionais, aumentando a rentabilidade da organização.
3. Tomada de Decisões Baseada em Dados
O PDCA promove a coleta e análise de dados durante o planejamento e a verificação dos processos. Essa abordagem baseada em dados assegura que as decisões sejam informadas e embasadas em fatos concretos, minimizando riscos e aumentando a eficácia das ações tomadas.
Quer aplicar na prática o ciclo PDCA na sua gestão de processos? Baixe o template completo que preparamos para você:
O mapeamento de processos é uma técnica que permite criar representações visuais dos processos da sua organização. Essas representações ajudam a entender melhor como as tarefas são realizadas, identificar ineficiências e encontrar oportunidades de melhoria.
Passos do Mapeamento de Processos
Identificação do Processo: O primeiro passo é identificar claramente o processo a ser mapeado, definindo seu nome e escopo. Isso estabelece uma base sólida para todas as etapas subsequentes.
Análise de Partes Interessadas: Em seguida, é crucial listar todas as partes interessadas, tanto internas quanto externas, que têm influência ou são impactadas pelo processo. Isso garante que todas as perspectivas sejam consideradas.
Descrição do Processo: Nesta etapa, você deve listar todas as entradas e saídas do processo, além das atividades envolvidas. Essa descrição detalhada ajuda a entender o que é necessário para iniciar e concluir o processo.
Mapeamento do Processo: Com as atividades descritas, o próximo passo é criar um fluxograma ou diagrama que represente visualmente o fluxo de trabalho. Isso inclui todas as etapas e decisões do processo.
Análise de Indicadores: Identificar os indicadores-chave de desempenho (KPIs) é essencial para medir a eficiência e a eficácia do processo. Nossa ferramenta ajuda a definir e acompanhar esses indicadores.
Identificação de Problemas: Através do mapeamento, é possível identificar áreas problemáticas e pontos de melhoria. Isso permite ações corretivas específicas e eficazes.
Documentação do Processo: Garantir que todas as etapas e procedimentos sejam bem documentados é fundamental para a padronização e comunicação clara. Nossa ferramenta facilita a criação de documentação detalhada e acessível.
Validação e Verificação: Por fim, a revisão final do processo mapeado garante que ele seja preciso e eficaz. Isso envolve a validação com todas as partes interessadas e ajustes finais conforme necessário.
Quer aplicar esse passo a passo na realidade do seu negócio? Baixe o nosso checklist para mapeamento de processos e comece a reestruturar seus processos agora mesmo!
Mesmo sem saber seu mercado de atuação ou o tamanho do seu negócio, temos certeza de que, diariamente, sua empresa precisa trabalhar com um volume considerável de papéis e documentos. Tendo em conta o crescimento e evolução dos negócios, é muito comum que algumas empresas cometam erros na gestão de documentos. Principalmente, se não operarem com um sistema automatizado de gestão.
A gestão documental é um conjunto de práticas que garantem que todo o processo documental, desde a origem até o armazenamento e uso, seja adequado às normas e contribua para que haja agilidade, comunicação e informação.
Para que sua empresa não sofra com os malefícios da falta da gestão de documentos, confira se você está cometendo alguns desses 7 erros e descubra como solucioná-los.
1. Dependência excessiva de papel na gestão de documentos
Infelizmente, muitas companhias continuam realizando seus processos e atividades com o uso de papel. Essa resistência é causada por inúmeros motivos, como o desconhecimento de ferramentas tecnológicas eficazes.
A persistência no uso de papéis para a documentação acarreta em processos lentos, ineficientes, propensos ou com alto número de erros. Além disso, o grande volume de papéis consome grande parte do valioso espaço físico.
Hábitos arraigados como a familiaridade do material impresso, desconhecimento e medo do ambiente digital, infraestrutura inadequada e falta de treinamento potencializa a dependência do uso do papel.
A falta da cultura paperless é perigosa. O papel se deteriora com o tempo, e os dados são propensos a extravios, descarte errado e até incidentes incontroláveis, como enchentes, incêndios, etc.
O combate a essa dependência do uso do papel inicia com a busca por informações sobre tecnologias cabíveis, como uma plataforma de gestão de documentos. Essa ferramenta é capaz de trazer inúmeros benefícios, como processos mais simples e seguros, e incentivar a mudança da cultura organizacional.
Quer saber quais são os outros 6 erros comuns na gestão de documentos? Continua a leitura pelo nosso ebook completo:
A ISO 56002 é uma norma que estabelece diretrizes para a gestão da inovação. Essa inovação deve ser entendida como a capacidade que a empresa possui de criar algo novo e benéfico.
As novidades podem ser tanto no quesito de melhorias e aperfeiçoamentos, como algo revolucionário e que ainda não existe.
Nesse contexto, fica fácil entender porque a inovação é indispensável para que as empresas se mantenham competitivas em um mercado repleto de mudanças.
A automatização de processos é parte integrante para a gestão da inovação, sendo ferramenta que possibilita o cumprimento dos princípios da ISO 56002.
A relação entre esses dois itens é tão ambígua que as normas influenciam a forma como as organizações usam a automatização. E, a automatização possibilita que as estratégias e insumos da companhia sejam voltadas à criatividade e inovação.
Preparado para entender como essa relação entre ISO 56002 e automatização de processos acontece?
Do que se trata a ISO 56002?
A ISO 56002 foi criada em 2020 e é conhecida como a norma que se refere à Gestão da Inovação. Tem como objetivo fornecer diretrizes para o estabelecimento, implementação, manutenção e melhoria contínua de um sistema de gestão da inovação para uso em todas as organizações.
De maneira objetiva, ajuda as organizações a desenvolver e fortalecer a capacidade de inovação por meio de práticas e processos que estimulam a criatividade, colaboração e implementação de novas ideias.
Especificamente, a ISO 56002 se refere às diretrizes para implementar o sistema de gestão e é a única da família certificável via atestado de conformidade. O uso do número “2” indica que essa norma dita diretrizes, e não requisitos. Afinal, não existe um único caminho a ser trilhado.
Da mesma família de normas, a ISO 56000 trata de vocabulários e fundamentos, enquanto que a ISO 56003 auxilia as empresas através de ferramentas e métodos de inovação.
A norma 56004 trata do assessment; a 56005 das ferramentas e métodos para gestão da propriedade intelectual; a 56006 das ferramentas e métodos para gestão da inteligência estratégica; 56007 da gestão de ideias propriamente, 56008 das ferramentas e métodos para medir a performance do sistema de gestão; e, por fim, a norma 56009 é um guia prático para inovação.
Mesmo que nem todas estejam publicadas, essas normas são procuradas por empresas que visam ser referência em inovação.
Princípios da ISO 56002
Essa norma oportuniza que as empresas estruturem seus processos para inovar com foco na geração de resultados. A inovação é uma necessidade vital para o sucesso e evolução dos negócios.
No entanto, se não for bem planejada e estruturada, as ideias não são transformadas, logo, não contribuem para a empresa.
A norma se baseia em 8 princípios:
Geração de valor: inovação deve gerar resultados tangíveis e mensuráveis;
Direção estratégica: os projetos de inovação devem ter um direcionamento estratégico com base nos objetivos e propósitos da empresa;
Abordagem por processos: definição de papéis, responsabilidades e recursos necessários para a inovação;
Liderança com foco no futuro para gerenciar o engajamento das equipes nos processos de inovação;
Adaptabilidade e resiliência: é a tratativa às constantes transformações e mudanças do mercado;
Cultura colaborativa: foco na adaptação, empatia, colaboração e experimentação do sistema;
Gerenciamento de incerteza:riscos devem ser vistos como oportunidades de crescimento e melhoria;
Geração de insights: baseada na identificação de hipótese, criação e validação de conceitos, desenvolvimento da ideia e implementação da inovação. Indicadores devem ser avaliados para avançar ou recuar no desenvolvimento dessas ideias.
É interessante notar que essa ISO aborda que a inovação pode estar atrelada a um produto, serviço, processo, método, modelo, ou a combinação entre eles.
Porém, para ser entendida como uma inovação é preciso que haja novidade e agregação de valor. Caso contrário, será apenas uma invenção.
A certificação da ISO 56002
O processo de certificação é bastante simples, pode ser implementado em empresas de diferentes ramos, segmentos e portes.
A primeira fase da certificação é a realização de um assessment – estratégia de gestão de pessoas dentro das empresas. Essa avaliação proporciona entender qual é o nível de aderência da empresa em relação aos princípios da ISO.
O período de implementação é variável e depende do nível de complexidade e maturidade da empresa. Mas, geralmente dura de quatro a oito meses.
Os procedimentos são simples, mas exigem conhecimento técnico sobre inovação e sobre as normas da ISO.
Assim que executar todos os itens normativos a empresa passará por uma auditoria do órgão certificador. Caso aprovada, recebe o atestado de conformidade.
Com isso, é só gerar um grande volume de ideias que possam se tornar inovações, e manter o acompanhamento de indicadores para ter sucesso no sistema de gestão de inovação.
Vale lembrar que essa certificação não é vitalícia, a cada período de tempo a companhia é novamente analisada para que o certificado seja renovado.
Como uma Plataforma de Gestão Integrada contribui com a ISO 56002?
A ISO 56002 encoraja e impulsiona as companhias a adotarem tecnologias avançadas para melhorar o desempenho e oportunizar as inovações.
Uma das ferramentas é o Fusion Platform, uma Plataforma de Gestão Integrada que viabiliza o gerenciamento de processos, documentos e indicadores.
Na gestão dos processos, por exemplo, há simplificação e otimização das operações, facilitando a introdução de novos produtos, serviços ou práticas.
Além disso, o módulo de BPMS permite automatizar os processos para que as tarefas sejam executadas com menos intervenção humana.
Ao reduzir as atividades burocráticas, os colaboradores podem focar em atividades estratégicas e mais inovadoras. Ou seja, vai de encontro com os aspectos da ISO 56002 na promoção eficaz de ideias que podem gerar inovações.
Ao contar com uma plataforma para gerenciamento dos processos, as informações são centralizadas, favorecendo a identificação e avaliação de oportunidades de inovação nos mais diversos aspectos do negócio.
Para que a automatização aconteça é necessário mapear e padronizar os processos, definindo fluxo de atividade, papéis, responsáveis, entre outros. E isso, está alinhado aos princípios da ISO 56002.
Outro ponto é o gerenciamento de incerteza, no módulo de Gestão de Risco, é possível acompanhar detalhadamente os níveis de complexidade de cada risco e as tarefas atreladas. No Fusion você também pode elaborar planos de ação para tratar e reduzir os impactos das ameaças.
Pelas informações estarem centralizadas e os processos serem padronizados, é muito mais rápido e prático fazer mudanças e adaptações condizentes ao mercado.
Na Central Analytics é possível monitorar os indicadores, acelerando a decisão sobre quais projetos de inovação devem ser priorizados.
Tanto a ISO como o Fusion Platform focam na melhoria contínua e na evolução de produtos e serviços que possam atender as necessidades da organização em prol de alavancar suas inovações.
Quais são os benefícios de implementar a ISO 56002?
Indiscutivelmente a maior vantagem do processo de implementação da ISO 56002 é se tornar referência em inovação na sua área, transformando ideias em resultados.
Não é raro encontrar histórias de empresas que tiveram ótimas ideias, mas que foram perdidas pela falta de processos e estrutura.
Nesse sentido, adotar a ISO 56002 é uma forma de ter direcionamento estratégico com foco na inovação. Seus benefícios compreendem:
aumento do crescimento, receita, rentabilidade e competitividade;
conformidade com regulamentos e requisitos relevantes.
Mesmo sendo recente, a ISO 56002 é uma grande tendência que deve ser adotada por inúmeras empresas ao longo do tempo.
Adotar ferramentas que possibilitam a gestão eficaz e duradoura da inovação é a base para cumprir as diretrizes e manter a certificação ISO. Por isso, a Neomind oportuniza que você possa experimentar o Fusion Platform dentro da sua empresa e da sua realidade.
Gerencie, controle e coordene diferentes aspectos das suas operações e processos de inovação em um só lugar. Adote o Fusion Platform como principal aliado para implementar e garantir conformidade às normas da ISO 56002.
Sabia que é totalmente possível concentrar todas as informações do negócio em um único sistema? Esse é o GED – Gestão Eletrônica de Documentos.
De acordo com o Trending Topics, todos os dias são criados em torno de 328,77 milhões de terabytes de informação.
Imagina se fosse necessário armazenar essa quantidade de dados de forma física. Seria quase impossível, não é?
Por isso, a melhor alternativa para armazenar dados de forma segura e inteligente é usando uma solução GED.
Que tal saber um pouco mais sobre essa ferramenta? Separamos 9 perguntas e respostas para te explicar como o GED é revolucionário para sua empresa.
O que é GED?
GED refere-se à Gestão Eletrônica de Documentos, que utiliza sistemas e tecnologias para reter, organizar, guardar e gerenciar documentos digitalmente.
Essa gestão visa otimizar a eficiência, acessibilidade e a segurança do uso de informações dentro de uma organização.
Ao substituir, parcial ou integralmente, documentos físicos por versões eletrônicas, o GED contribui para a praticidade e sustentabilidade de um negócio.
Quais são as funcionalidades do GED?
Organização e Indexação: classificar e organizar documentos para tornar mais fácil achá-los, classificá-los e recuperá-los quando necessário;
Controle de Versões: manter um histórico detalhado de mudanças feitas nos documentos para que permaneçam íntegros e rastreáveis;
Controle de Acesso: usar medidas de segurança para controlar quem pode acessar os documentos, protegendo dados sensíveis e informações importantes;
Armazenamento em Nuvem: muitos sistemas de GED oferecem a opção de armazenar documentos de forma segura em servidores na nuvem, proporcionando acesso remoto, reduzindo a dependência de espaço físico;
Assinatura eletrônica: assinatura de documentos online de forma prática e válida legalmente.
Quais são as vantagens da gestão eletrônica de documentos para as organizações?
Existem inúmeras vantagens que o GED pode proporcionar à sua empresa como:
Como o GED pode facilitar a colaboração entre equipes?
Tornando mais fácil o trabalho conjunto. Permite que as pessoas acessem os documentos de qualquer lugar, editem ao mesmo tempo e vejam as atualizações em tempo real.
Isso ajuda a equipe a se comunicar melhor e colaborar, mesmo se estiverem distantes geograficamente.
Quais são os desafios mais comuns ao implementar um sistema de gestão eletrônica de documentos?
Alguns desafios comuns incluem a relutância dos colaboradores em aceitar mudanças, a integração com sistemas antigos e a importância de fornecer treinamento para assegurar que a nova tecnologia seja adotada de maneira eficaz.
Como a gestão eletrônica de documentos contribui para a segurança da informação?
A Gestão Eletrônica de Documentos proporciona maior segurança através do controle de acesso, criptografia e trilhas de auditoria.
Dessa forma, se minimiza o risco de perda, roubo ou acesso não autorizado aos documentos, protegendo as informações sensíveis da empresa.
Quais são as principais tendências na gestão eletrônica de documentos para os próximos anos?
As tendências incluem a adoção de Inteligência Artificial para organização automatizada de documentos;
A integração com plataformas de nuvem; E, o foco crescente na sustentabilidade, com a redução do uso de papel e a implementação de práticas mais ecológicas.
Posso ter GED usando o Fusion Platform?
O Fusion Platform, ferramenta de gestão de processos e de documentação da Neomind, é uma solução de gestão integrada que dispõe de um módulo GED.
O módulo GED do Fusion Platform oferece uma série de recursos para a organização eficiente e segura de documentos eletrônicos.
Ele possibilita a digitalização, indexação e classificação automática de documentos, facilitando a recuperação rápida de informações.
Além disso, o Fusion Platform promove a colaboração entre times ao permitir o compartilhamento seguro de documentos e a definição de fluxos de trabalho personalizados para aprovações e revisões.
A rastreabilidade é assegurada por meio de trilhas de auditorias, auxiliando no acompanhamento completo das atividades relacionadas aos documentos.
Esses recursos não apenas reforçam a segurança, mas também são essenciais para a conformidade com regulamentações.
Ou seja, proporciona às organizações controle preciso sobre quem acessa, modifica e visualiza documentos críticos.
O Fusion Platform, ao unir a gestão de processos e GED, oferece uma solução abrangente e confiável para as demandas complexas de gerenciamento de documentos nas empresas modernas.
Teste o Fusion Platform gratuitamente por 15 dias e experimente, na prática, as vantagens de uma plataforma de gestão integrada com um módulo GED!
Na gestão da sua empresa, você já percebeu que determinada equipe ou colaborador obtém resultados melhores ao realizar o mesmo processo? Essa variação no desempenho, muitas vezes, é ocasionada pela falta de padronização de processos. Ora, se não é descrito como aquele conjunto de atividades deve ser realizado, fica a critério de cada equipe, ou colaborador, definir como as tarefas devem ser realizadas.
Não importa o tamanho ou o ramo de atuação da companhia, a eficiência e consistência é essencial para o crescimento e desenvolvimento do negócio.
Nesse sentido, a padronização dos processos pode ser considerada a chave que abre portas para a eficiência operacional, impulsionando a inovação e sendo garantia da qualidade do produto ou serviço.
Essa estruturação fará com que a melhor forma de executar um processo seja estipulado e documentado para que todas as pessoas que o realizarem, executem os mesmos procedimentos. Da mesma forma, evita as variações de abordagem na resolução de problemas, garantindo previsibilidade.
Muito mais do que simplificar as operações, a padronização de processos aumenta a adaptabilidade e potencializa o crescimento sustentável dos negócios. Isso tudo, com o uso adequado dos recursos, agilidade nos fluxos de trabalho e maximização dos resultados.
Neste ebook, iremos explicar em detalhes tudo que envolve a padronização dos processos, seus benefícios e práticas para sua implementação.
Ao final dessa leitura você compreenderá como, empresas que adotam a padronização de processos, obtém diferenciais competitivos, maior lucratividade e fortalecem a marca perante o mercado.
O que é a padronização dos processos?
A padronização nada mais é do que organizar e formalizar, através de documentação, uma forma padrão para que todo o fluxo de atividade seja realizado da mesma maneira.
O objetivo da padronização de processos é que todos os colaboradores sigam o mesmo modelo para a execução das tarefas. Ou seja, todas as vezes que determinado fluxo de atividade acontecer, seguirá as mesmas diretrizes.
De maneira geral, ao criar um modelo padrão, as partes envolvidas e correlatas têm conhecimento das etapas a serem seguidas, seus responsáveis, executores, quais ferramentas devem ser usadas, o que se espera como resultado e os prazos de execução de cada etapa.
Acesse abaixo o material completo sobre o assunto:
