Autor: Farley Niehues

A informação, incontestavelmente, é um dos principais ativos de uma organização. Por isso, a gestão documental deve ser vista como um pilar estratégico. E nesse contexto, a ISO 15489 surge como um farol que estrutura o caminho para a governança documental.

Estima-se que as empresas percam até 20% de sua produtividade devido à desorganização de documentos e à falta de controle sobre versões. À medida que avançamos para um futuro cada vez mais digital, a falta de gestão adequada acarretará um nível de ineficiência insustentável.

Segundo relatórios da International Data Corporation (IDC), o volume global de dados corporativos cresce em média de 23% a 30% ao ano. Para se ter uma ideia, empresas médias, dependendo do setor, podem gerar entre 1 terabyte e 10 terabytes de dados por mês.

Esse cenário mostra que gerenciar grandes volumes de informação deixou de ser opcional. Hoje, é uma necessidade estratégica para todas as organizações.

Diante disso, entenda como os pilares da ISO 15489, somados a uma plataforma robusta, como o Fusion Platform, estruturam a governança documental para que sua empresa possa acessar, armazenar e usar as informações com estratégia, controle, segurança e conformidade.

O que é a ISO 15489?

A ISO 15489 é uma norma internacional que estabelece diretrizes para a gestão de documentos e registros, promovendo uma abordagem estratégica para a governança da informação. 

Tem como principais objetivos:

• Garantir a autenticidade dos documentos;
• Preservar a integridade das informações;
• Assegurar a confiabilidade dos registros;
• Manter a rastreabilidade das ações organizacionais;
• Garantir a disponibilidade das informações ao longo do tempo.

Para isso, ela organiza a gestão documental com base no ciclo de vida dos documentos:

• Criação ou recebimento;
• Classificação e registro;
• Uso e compartilhamento;
• Armazenamento e proteção;
• Avaliação e destinação (eliminação ou guarda permanente).

A ISO 15489 contribui para que as empresas tenham menores riscos jurídicos, fazendo com que atuem em conformidade com a legislação, principalmente com a LGPD.

Na prática, adotar a norma garante maior organização, melhor controle de prazos de retenção e maior segurança na gestão das informações, principalmente por padronizar processos documentais e pelo apoio à governança corporativa.

Quais são os desafios da gestão documental no mercado atual?

No ambiente corporativo moderno, as organizações enfrentam uma série de desafios relacionados às suas informações e documentos, como:

• Documentos espalhados: o uso de pastas compartilhadas leva a um emaranhado de documentos, dificultando a localização e o acesso;
• Versões conflitantes: a falta de controle resulta em múltiplas cópias de um mesmo documento, gerando confusão, erros e retrabalho;
• Falta de histórico: sem um sistema, as organizações perdem o histórico de alterações, comprometendo a transparência e a responsabilização;
• Controle manual e dependência de pessoas: processos manuais são suscetíveis a erros e sem padronização há dependências de colaboradores específicos para o gerenciamento das informações críticas;
• Riscos jurídicos e dificuldade de auditoria: a desorganização documental expõe a empresa a riscos jurídicos significativos, tornando as auditorias mais complexas e demoradas;
• Falta de visibilidade gerencial: sem governança adequada, não é possível ter uma visão clara e integrada dos documentos e registros da organização.

Os pilares da ISO 15489

Para auxiliar as organizações a superarem esses desafios, a ISO 15489 estrutura os pilares fundamentais para a gestão documental:

Estruturação do ciclo de vida documental

A norma sugere que os documentos sejam gerenciados em todas as suas fases: criação, uso, manutenção e descarte. Isso garante que a informação esteja sempre disponível e em conformidade com as regulamentações.

Controle de versões

A norma enfatiza a necessidade de um sistema de controle de versões que assegure que todos os colaboradores estejam utilizando a versão mais recente de um documento.

Classificação e organização

A classificação adequada permite que os documentos sejam facilmente acessados e recuperados. Isso envolve tipologia documental e definição de categorias e subcategorias que facilitam a organização.

Integridade e autenticidade

Requer que as organizações implementem medidas para garantir que os documentos se mantenham autênticos e íntegros em relação às informações registradas.

Segurança e controle de acesso

A ISO 15489 destaca a importância de proteger os documentos e controlar o acesso a eles. É preciso garantir que apenas pessoas autorizadas possam visualizar ou modificar informações sensíveis.

Rastreabilidade

A capacidade de rastrear a origem e as alterações em um documento é essencial para a transparência e a responsabilidade. Isso também facilita auditorias e contribui com a conformidade regulatória.

Retenção e descarte

Orienta sobre a criação de políticas claras para a retenção e descarte de documentos, assegurando que as informações sejam mantidas pelo tempo necessário e que o descarte ocorra de maneira adequada e segura.

Compliance regulatório

A norma auxilia a empresa a se manter em conformidade com as exigências legais e normativas que mudam constantemente.

Governança da informação

A norma promove uma abordagem holística que integra a gestão documental com a governança de dados e informação, assegurando que as informações sejam tratadas como um ativo estratégico.

O Fusion Platform e a ISO 15489 como modelo de governança da informação

Para que esses princípios se tornem parte da rotina organizacional, a dica é recorrer à tecnologia. Mais precisamente, para uma plataforma capaz de estruturar toda essa governança.  

O Fusion Platform é uma solução tecnológica com módulos específicos para a gestão de processos, documentos, riscos, indicadores, jurídico e assinatura eletrônica.

Em relação à ISO 15489, o Fusion vai além do armazenamento de documentos, estruturando toda a governança documental da organização. A ferramenta resolve todos os desafios comuns do mercado ao proporcionar:

• Centralização documental: todos os documentos ficam centralizados em uma só solução onde podem ser armazenados, acessados e gerenciados de maneira integrada, eliminando a desorganização das pastas compartilhadas;
• Controle de versões: todos os usuários têm acesso à versão mais recente dos arquivos, evitando duplicações e confusões. Dependendo do nível de segurança, os usuários podem acessar versões anteriores e rastrear quem modificou, quando e como;
• Indicadores e relatórios: na Central Analytics o usuário pode acompanhar indicadores e relatórios que oferecem visão macro sobre a documentação. Toda a gestão e as decisões acontecem de forma informada e baseadas em dados;
• Governança e segurança: protocolos robustos e criptografia são implementados para proteger documentos sensíveis e controlar o acesso. Essa ação mantém a integridade e autenticidade dos registros;
• Integração com processos: por ser uma solução completa para a gestão, há integração dos documentos aos processos de negócios.

A junção entre o Fusion Platform e a ISO 15489 protege a organização de riscos jurídicos tratando os dados como ativos valiosos. Como estruturadora da governança documental, a solução proporciona controle, rastreabilidade e conformidade regulatória.

Se o seu negócio ainda encontra dificuldade em gerenciar seus papéis e documentos, experimente o Fusion Platform. Tenha a tecnologia como parceiro para estruturar a governança documental e alavancar o sucesso da sua empresa.

Utilização do conceito de oportunidades de negócio sob a ótica da Lei 13.303/2016 para catalisar as iniciativas de inovação nos órgãos públicos com processos de compra de tecnologia via processo de dispensa de licitação.

Por que a transformação digital no setor público enfrenta tantos obstáculos

Atualmente o gestor que trabalha em entidades governamentais (de qualquer instância ou esfera) enfrenta grandes dificuldades e um ambiente muito desafiador para promover transformação digital e adoção de tecnologias inovadores no contexto da administração pública, estando exposto a um sem-número de riscos que vou me limitar a listar apenas alguns:

• Tecnologia avança mais rápido que a velocidade dos processos licitatórioss se viabiliza;
• Dificuldade de contratar soluções feitas sob medida (Normalmente demandam grandes projetos e dificuldades de consolidação).
• Demandam planejamentos de longo prazo que ficam rapidamente obsoletos pois não refletem a evolução da tecnologia e do mercado (Grandes esforços as vezes são simplesmente jogados fora)
• Firma um casamento com fornecedores por um longo período e gera dificuldades de transição quando essas soluções não mais os atendam
• Exposição aos “aventureiros”
• Entre outros…

Como a dispensa de licitação cria agilidade, escala e inovação na administração pública

O que está se falando aqui não é para focar em curto prazo ou apenas em demandas isoladas, é importante sim pensar no longo prazo e com uma visão de ganho de escala, mas ter em mãos para essa jornada uma forma ao gestor público de conseguir ter a agilidade da iniciativa privada, conseguir trabalhar projetos pequenos, com iniciativas menores, se expondo assim ao um risco muito menor, e sim, permitir que com aquisições pequenas e incrementais (várias compras, se sentido fizer, ou trocar rapidamente de fornecedor, se sentido fizer), e conseguir ganhar a tração e se beneficiar de tudo isso não estando mais refém do peso de longos processos de aquisição (Edital, concorrência, recursos, MP, impugnações, etc.).

E isso existe?

Sim, via aquisição de produtos e serviços através de estatais que tenham em seu objeto a figura da tecnologia e ela possa assim explorar oportunidades de negócio conforme previsto na lei 13.303/2016 em seu artigo 173 que versa que a estatal passa a ser também um ente explorador de atividades econômicas. E o mais bizarro, provavelmente você gestor público já efetivou alguma compra sob esse mecanismo, e não sabe disso.

Ao realizar a escolha por esse modelo de aquisição de produtos e serviços, o órgão público delega a estatal de quem está comprando todo o risco operacional, financeiro, jurídico e de relacionamento com o mercado, se afasta do regime burocrático estrito, consegue trabalhar com eficiência empresarial e competividade da iniciativa privada dentro de sua operação pública. “A licitação não pode constituir estorvo a atuação do poder público”, dizem alguns catedráticos da prática pública.

Gestor público, esse é o modelo de futuro para a transformação digital no setor público, olhe o que você ganha:

• Agilidade no processo de aquisição
• Compra direcionada para o alvo da sua demanda (Tailor made).
• Evita aventureiros
• Permite fazer compras pequenas e incrementais, minimizando exposição e risco ao comprador
• Garantia de continuidade dos negócios e perenidade dos investimentos
• Relação efetiva de melhoria contínua

Dispensa de licitação como caminho para a transformação digital no poder público

Por fim, é importante reforçar que além de tudo isso, a sua exposição a riscos com ministério público, tribunais de contas, entre outros órgãos de controle é praticamente zero, pois você adquire um produto através de uma estatal, ou seja, é uma relação direta de poder público com poder público (Direito administrativo), onde a estatal assume todo o ônus do relacionamento com a iniciativa privada (Direito privado) ao formatar as parcerias estratégicas no mercado e identificar as oportunidades de negócio. Para quem adquire, é só benefícios e sem nenhuma relação de escravidão presente.

Transformação digital real no poder público, sem complicações, é através de parcerias estratégicas e oportunidades de negócio. Você gestor público não precisa mais ser escravo de ninguém. A lei já existe, agora é com você fazer acontecer.

Referencias teóricos e práticos importantes tanto pela lei quanto pela prática

Inaplicabilidade de Licitação

§ 3º, II – nos casos em que a escolha do parceiro esteja associada a suas características particulares, vinculada a oportunidades de negócio definidas e específicas, justificada a inviabilidade de procedimento competitivo (Dispensa de licitação);

Oportunidade de negócio

§ 4º Consideram-se oportunidades de negócio a que se refere o inciso II do § 3º a formação e a extinção de parcerias e outras formas associativas, societárias ou contratuais, a aquisição e a alienação de participação em sociedades e outras formas associativas, societárias ou contratuais e as operações realizadas no âmbito do mercado de capitais, respeitada a regulação pelo respectivo órgão competente;

A Polêmica da Inviabilidade de Competição

O Mito

“Só posso fazer parceria se só existir uma empresa no mundo capaz”.

A Realidade

Inviabilidade de procedimento competitivo ≠ Inviabilidade de competição.

Conceito

A Affectio Societatis e a sinergia não são mensuráveis por critérios objetivos de edital.

O dever de transparência e governança

• Não é um “cheque em branco”
• Observância aos princípios (Impessoabilidade, Moralidade, Economicidade);
• Dever de Motivação Robusta
• Comparação de Cenários (Vantajosidade)

Cases

O caso Telebras/Viasat

O que aconteceu

Parceria para uso do Satélite SGDC

O que o TCU disse

Validou a possibilidade da parceria (Art. 28, §3º) mas exigiu: Equilíbrio de riscos e receitas.

Crítica

O parceiro privado não pode ter apenas os bônus e a estatal os ônus

O paradigma do TCE-PR (Acórdão 408/2025)

O Precedente

Resposta à Consulta da Celepar (TI do Governo do Paraná).

A Tese

É lícita a contratação direta de bens e serviços via Art. 28, §3º, II, desde que vinculados à atividade-fim e com caráter associativo

Divisor de Águas

Diferencia “mera aquisição” (que exige licitação) de “união de esforços” (parceria estratégica).

Requisito Chave

A vantagem competitiva deve ser clara e o parceiro deve ter atributos que o tornem único para aquele negócio específico

Caso da IplanRio e a Transformação Digital com a Neomind

Necessidade

Necessidade de gerir o processo e documentos dos alvarás de filmagem no Município do Rio de Janeiro integrados aos serviços ao cidadão

Orgãos envolvidos

• SMAC – Secretaria Municipal de Meio Ambiente
• Fundação Parques e Jardins
• CET-Rio
• Subprefeitura competente
• Empreendedor/Cidadão

A atuação

A IplanRio e a Neomind agregaram individualmente para transformar uma oportunidade de negócio em um empreendimento real, unindo esforços de forma efetiva e gerando resultados concretos

Resultados

• Mais de 5.700 Alvarás Processados (2024-2025)
• Mais de 70 mil documentos tratados
• Mais de 380 mil profissionais diretamente impactados pela solução
• Mais de 31 bilhões em movimentação direta e indireta gerada pela operação em termos de impacto econômico

Modelo de Negócio

Compartilhamento de Riscos e Receitas (Revenue Share)

Não é “Pagar X por mês”.

É “Vamos ganhar juntos com o sucesso do projeto”.

A Estatal entra com o acesso ao cliente público e infraestrutura

O Parceiro entra com a tecnologia e inovação

Experimente o Fusion Platform e descubra como as parcerias estratégicas criam agilidade, escala e inovação na administração pública