Autor: Felipe Bahiense

A análise SWOT é uma ferramenta eficaz para aprimorar a gestão e alcançar a excelência dos negócios. Esse instrumento possibilita avaliar os processos para que pontos de melhoria possam ser identificados e potencializados.

A gestão de processos contribui para que haja maior controle e que o fluxo de atividades seja otimizado. Assim, somar as duas ferramentas será extremamente útil, servindo como guia ou um caminho para transformar a realidade das organizações.

Por identificar pontos fortes, fracos, oportunidades e ameaças, pode ser entendida como a base para a formulação de estratégias que melhoram os processos. Além, é claro, de oferecer informações coerentes para fundamentar as decisões da organização.

Preparamos esse material para que você entenda como usar essa análise aprofundada e completa para gerenciar os processos e garantir resultados cada vez mais prósperos.

O que é a análise SWOT?

A sigla SWOT se refere às palavras em inglês: strenghts, weaknesses, opportunities e threats. No Brasil, essa análise é conhecida por FOFA, uma ferramenta de avaliação e identificação de forças, oportunidades, fraquezas e ameaças.

Trata-se de um estudo estratégico que mapeia o ambiente interno e externo das organizações, para garantir um futuro mais promissor. Além disso, permite identificar pontos de melhorias que podem se tornar diferenciais competitivos para a organização.

Essa observação interna e externa fornece uma visão holística e macro, que ajuda a entender como os processos estão e elaborar estratégias para os próximos passos.

Cada item específico deve ser abordado de maneira abrangente, dessa forma:

• forças: se refere a tudo que a empresa faz bem, onde possui bom desempenho, e o que a faz se destacar perante os clientes ou público-alvo. 
• fraquezas: contrariamente às forças, aqui se elenca as iniciativas com baixo desempenho ou que poderiam ser melhoradas;
• oportunidades: voltada ao ambiente externo, aqui se analisa o que fará com que a empresa seja mais competitiva. Elenca-se recursos que podem ser usados para melhorar as fraquezas, se há lacunas no mercado de atuação e quais as metas para o ano corrente;
• ameaças: aqui estão itens fora do seu controle, como uma mudança no cenário competitivo, pontos em que os concorrentes são melhores, novas tendências, mudança na legislação ou até catástrofes climáticas.

A relação entre a análise SWOT e a gestão por processos

Por ser uma análise interna fundamental para o planejamento estratégico das organizações, pode-se dizer que a análise SWOT impacta a gestão de processos, e a gestão de processos favorece esse tipo de avaliação.

A gestão por processos é uma metodologia que foca na otimização do fluxo de atividade. Usando a análise SWOT esses fluxos podem ser analisados de diferentes perspectivas, identificando gargalos, possíveis melhorias ou riscos potenciais.

O uso de tecnologias é essencial para que essa gestão e análise sejam favorecidas. O Fusion Platform é uma plataforma completa para a gestão de processos, indicadores e documentos.

Acompanhar o desempenho dos processos pela Central Analytics permite avaliar, em  tempo real, quais são os pontos fortes e fracos daquele projeto ou atividades.

Quando a empresa usa um sistema automatizado para realizar as tarefas, os processos são padronizados, mapeados e otimizados, impulsionando os pontos fortes e a competitividade da companhia.

Em relação à possíveis ameaças, o Fusion conta com um módulo de Gestão de Risco onde é possível identificar pontos externos importantes para a organização. E mais que isso, elaborar planos de ação que possam conter ou reverter os danos em vantagens competitivas.

Componentes da análise SWOT na gestão por processos

Cada componente, ou cada letra da análise SWOT deve ser observada dentro dos processos para que a avaliação seja precisa e aprofundada. Dessa forma, a tomada de decisão se torna mais coerente e as estratégias de aprimoramento da companhia são potencializadas.

Dessa forma, pontos fortes e fracos, oportunidade e ameaças são tidos como:

• pontos fortes: eficiência, qualidade, padronização, baixos índices de falhas. Equipe qualificada, reputação sólida e parcerias também são exemplos. Todos esses pontos devem ser aprimorados continuamente para que se mantenha a excelência;
• pontos fracos: desperdício de tempo, gargalos, retrabalho, baixa produtividade, insatisfação dos clientes. A melhoria desses pontos deve ser prioridade, para isso, recomenda-se a reengenharia dos processos, treinamento e implementação de novas tecnologias;
• oportunidades: deve-se mapear as oportunidades do ambiente externo como avanços tecnológicos, mudanças nas demandas e novas tendências do mercado. Com foco nessas oportunidades os processos podem ser aprimorados para alcançar novos patamares do sucesso;
• ameaças: competição acirrada, mudanças regulatórias, crises econômicas ou qualquer intempérie que possa impactar negativamente a empresa. O monitoramento e planos de contingência são essenciais para proteger a organização.

Benefícios dessa metodologia na Gestão por Processos

Trabalhar com a análise SWOT na gestão por processos traz inúmeros benefícios para as companhias, como:

• otimização dos fluxos de trabalho;
• redução de custos, erros e falhas;
• melhoria da eficiência e produtividade, ajudando a priorizar tarefas;
• padronização e automação dos processos;
• maior satisfação dos clientes;
• maior agilidade e flexibilidade;
• redução de riscos;
• maior segurança às operações da empresa;
• tomada de decisão consciente, coerente e estratégica;
• geração de ideias para fortalecer os pontos fortes e aproveitar as oportunidades externas.

Como fazer essa análise?

Há algumas alternativas para realizar a análise SWOT, desde reuniões informais, até a construção formal da matriz. Cada empresa pode adotar a abordagem que melhor se adequa a sua cultura ou disponibilidade. 

Primeiramente, será fundamental envolver as pessoas de diferentes departamentos e níveis para que a visão seja abrangente.

Pense nos processos e nos resultados obtidos internamente de maneira realista e objetiva, identificando os pontos fortes e fracos. Também olhe para o mercado e pontue quais itens podem ser oportunidades e ameaças. Quanto mais itens forem identificados, maior será a abrangência da análise.

Encontre um método para escrever e organizar todos esses pontos. Elenque os que são mais importantes ou relevantes para o sucesso da empresa. Use quadros, planilhas e outros métodos que sejam, preferencialmente, visuais.

A partir desse quadro, desenvolva um plano de ação para maximizar os pontos fortes, superar os pontos fracos, usufruir das oportunidades e mitigar as ameaças.

É válido ressaltar que a análise SWOT é um processo dinâmico e constante. Deve ser revisado continuamente para estar adequado a possíveis mudanças. Será com a execução eficaz do plano de ação que os resultados esperados serão alcançados.

A tecnologia contribui com a análise SWOT

A base para que a análise FOFA seja adequada são os dados. Contar com uma plataforma de gestão de processos, documentos e indicadores possibilita centralizar, coletar e consultar informações de maneira precisa.

Adotar um sistema de automação de processos irá agilizar a identificação dos pontos fortes e fracos da gestão de processos. De fato, quanto mais dados houver, maior profundidade a análise terá.

A Central Analytics do Fusion Platform reúne todas as informações sobre processos e demais atividades da companhia. Os usuários contam com painéis dinâmicos e visuais para acompanhar os indicadores. 

Essa abordagem favorece a identificação e implementação de melhorias ou aproveitamento de oportunidades. Adotar o Fusion Platform é uma alternativa vantajosa para modernizar a gestão, automatizando atividades para que o foco seja no core business da companhia.

Pela mobilidade, o software permite que todos os dados, os processos e os documentos possam ser acessados de qualquer lugar. Sendo atualizados constantemente e o acesso acontece em tempo real.

Analisar os pontos fortes, fracos, oportunidades e ameaças é uma das melhores formas de fortalecer os processos. Da mesma forma, a gestão adequada desses processos fornece informações e um diagnóstico mais preciso para a matriz FOFA.

Tenha acesso facilitado às informações e otimize seus processos. Experimente o Fusion Platform, e garanta um futuro promissor e consciente do seu ambiente interno e externo.

As mudanças são inerentes aos negócios que otimizam a maneira como o trabalho é executado em prol do crescimento e competitividade. A gestão de risco é essencial para atenuar os impactos gerados pelas modificações.

Muitas empresas que optam por aperfeiçoar a execução das atividades, inserem recursos tecnológicos, como a automatização. Essa solução  potencializa e gera maior produtividade à empresa.

No entanto, é preciso que a automatização possua uma ótima gestão para identificar e atuar nos riscos inerentes às mudanças nos processos.

Inegavelmente, à medida que os anos passam, houve e ainda haverá significativas mudanças na forma em que o trabalho é executado.

A implementação de uma plataforma de gestão integrada transforma positivamente uma companhia. Mas, é comum que haja alguns desafios que devem ser  gerenciados para o sucesso da automatização.

Ao compreender os possíveis riscos associados às mudanças nos processos as companhias podem se preparar adequadamente. Esse preparo inclui medidas preventivas capazes de minimizar os possíveis impactos.

A gestão de risco desempenha um papel fundamental nas mudanças dos processos. Principalmente, quando mencionamos as melhores práticas e estratégias para mitigar riscos e enfrentar desafios das mudanças dos processos.

Quais são os riscos associados às mudanças nos processos?

Identificar os riscos associados às mudanças nos processos é uma parte fundamental para a gestão de riscos. Essa análise detalhada permite que a companhia esteja pronta para enfrentar as intempéries que possam surgir. 

Nesse sentido, alguns riscos comuns que devem ser considerados na gestão de riscos, são:

• resistências às mudanças: inquestionavelmente esse é um dos riscos mais corriqueiros. Por mais benefícios que sejam obtidos, é  completamente normal que os colaboradores possuam uma postura crítica. Esse risco pode levar desde a falta de cooperação, a questões mais sérias como boicotes. Para minimizar, é preciso criar um caminho transparente de comunicação. Explicar os benefícios, integrar a equipe nas etapas de implementação, realizar treinamentos  e fornecer suporte, são ações que mitigam esse risco;
• falta de habilidade ou conhecimento: o gerenciamento de risco também precisa considerar que a falta de conhecimento por parte dos colaboradores em relação às mudanças poderá acarretar em dificuldades operacionais. É preciso que os profissionais estejam familiarizados e confortáveis com as ferramentas adotadas e novas formas de executar as atividades. Apenas assim, poderão ser obtidos os ganhos propostos;
• interrupção das atividades: quando as mudanças envolvem novas tecnologias, pode haver interrupções temporárias nas operações. Para reduzir esse empecilho, planejar a implementação das ferramentas é essencial;
• no produto ou serviços: as mudanças nos processos podem acarretar impactos na qualidade dos produtos ou serviços.  Planejamento e testes antecipados evitam esse tipo de ocorrência e mantêm a reputação do negócio.

Outros riscos que podem ser enfrentados compreendem a mudança de escopo, falta de clareza, aumento nos custos, prazos muito curtos, entre outros.

Como classificar um risco?

A gestão de risco se preocupa em identificar um evento, a consequência e as causas ou situações que permitiram que algo acontecesse. Partindo desse princípio, os riscos podem ser avaliados como alto, médio ou baixo, a depender de seus impactos.

Como uma representação gráfica, esses riscos podem assumir tonalidades, como vermelho, amarelo e verde. A classificação de risco é bastante variável e deve ser considerada dentro do ambiente da empresa. 

As companhias, mesmo que no mesmo ramo, possuem particularidades. Dessa forma, o que para uma pode ser um risco alto, para outra não.

Assim, para correta classificação será necessário avaliar os impactos no processo, a probabilidade de ocorrência, a seriedade: resultados em danos financeiros ou violação de regulamentações, a urgência de solução, e a relevância.

A gestão de risco precisa considerar cada categoria separadamente para indicar uma classificação com base no contexto da organização. Essa análise deve ser realizada tanto por especialistas como por envolvidos nos processos. 

Quem possui conhecimento sobre a execução, poderá apontar com maior propriedade a probabilidade de cada risco ocorrer.

Gestão de risco e automatização 

O Gerenciamento de Processos de Negócios, também conhecido como BPM auxilia a amenizar os riscos associados às mudanças de processos.

A automatização mapeia e padroniza os processos para que o fluxo de atividades seja consistente e realizado sempre da mesma maneira. Dessa forma, há definição da sequência lógica, regras e padrões para correta execução, reduzindo riscos de erros e variações.

Outro ponto é que o uso de soluções BPMS proporcionam uma gestão de risco mais concisa, baseada em dados em tempo real.

O controle proporcionado por essa tecnologia permite acompanhar todo o processo, de ponta a ponta. Incluindo a implementação de mudanças e suas causas. Dessa forma, as medida preventivas são fundamentadas em relatórios detalhados sobre a atuação e produtividade.

Os registos detalhados e relatórios que permitem a rastreabilidade possibilita identificar riscos potenciais, detectar anomalias e oportunizar a implementação de melhorias.

No entanto, para que tudo isso seja possível, a plataforma de automatização precisa ser adaptável ao seu negócio, incluindo as mudanças que serão aplicadas aos processos.

Um dos grandes riscos do uso da tecnologia é não ter liberdade para modificar a execução interna devido a uma solução engessada.

O Fusion Platform é uma plataforma inteiramente low code, amigável, que está pronta para ser configurada e ajustada para atender as especificidades do seu negócio. 

Além disso, possui mobilidade de acesso, integração com outras soluções, e atualizações constantes. Afinal, a Neomind busca oferecer os melhores recursos tecnológicos para seus clientes.

Experimente o Fusion Platform, para garantir maior eficiência e rapidez aos seus processos. Reduza o tempo de processamento e os riscos associados às mudanças dos processos.

Aproveite a plataforma para elevar a gestão de riscos e aumentar a capacidade adaptativa às mudanças necessárias. Garanta que a transição nos processos seja sinônimo de sucesso para o seu negócio com o Fusion Platform.

A mudança de processo é uma transformação que, embora traga resultados positivos e potencialize os resultados, afeta diretamente os usuários.

Comumente o ser humano é avesso a modificações. Na realidade, o desconhecido pode assustar algumas pessoas. Quando se trata de mudanças em um ambiente importante da vida, como no trabalho, o impacto acaba sendo ainda maior.

É nessas horas que ter a capacidade de se colocar no lugar do outro, compreender suas emoções e expectativas é essencial.

Por ser tão importante, saiba como praticar a empatia com os usuários na hora da mudança de processo.

Por que a empatia é tão importante na mudança de processo?

De maneira geral, a empatia é uma ferramenta que aproxima e estreita as relações entre as pessoas. É claro, isso acontece apenas quando o sentimento é genuíno e verdadeiro.

A partir do momento em que uma empresa busca implementar uma mudança no processo é preciso ter maior atenção e incluir os usuários durante toda execução.

Obviamente, a decisão da mudança parte do gestor com foco em atingir determinados objetivos, como melhores resultados, produtividade, otimização, entre outros.

No entanto, essas modificações precisam ser explicadas e compreendidas pelos usuários. Enfatizando, principalmente, as vantagens que essas transformações irão proporcionar na forma que o trabalho é realizado.

Ao incluir os usuários na implementação das mudanças, garante-se uma comunicação mais assertiva, onde há validação das opiniões. Além disso, a participação favorece a familiarização com as novas ferramentas.

Outro ponto que deve ser levado em consideração é que a empatia proporciona um compreender profundamente o usuário. Dessa forma, facilita a identificação de exigências ou potenciais problemas impactantes na mudança de processo.

Entender as preocupações proporciona implementar ajustes para que os planos de implementação sejam bem-sucedidos. Pense, por exemplo, na implementação de uma solução para a gestão de processos. Tanto mapeamento, como a criação de um novo fluxo de trabalho, se torna mais assertivo e coerente com a participação dos usuários.

Essa explicação se justifica porque é o usuário que realiza as atividades diariamente e é quem melhor consegue descrever a lógica e as etapas detalhadamente. Ou, quais são os pontos onde deveriam haver melhorias, adicionar tomadas de decisão, excluir tarefas irrelevantes e relacionar os responsáveis.

É preciso desenvolver a empatia

Ter empatia pelos usuários na mudança de processo faz com que as suposições sejam excluídas e impulsiona o trabalho colaborativo.

Para desenvolver, é preciso entender que existem três tipos principais de empatia:

· Reflexiva: basicamente é uma resposta às emoções e motivações da outra pessoa;

· Emocional: aqui é importante conhecer e agir conforme os sentimentos dos outros;

· Cognitiva: é a mais complexa, porém, mais importante. Nesse tipo de empatia a pessoa tem a capacidade de assumir e compreender a perspectiva da outra, considerando sua experiência.

Indiscutivelmente, é a empatia cognitiva que precisa ser desenvolvida para compreender como o usuário irá agir com as mudanças. E também, permite que a modelagem de processos tenha maior nível de assertividade.

Focando na empatia cognitiva

Algumas atitudes simples ampliam o desenvolvimento da empatia cognitiva:

· Seja paciente: pode acontecer que aquilo que o usuário acredita ser um problema, em sua visão, não seja. É importante ser paciente, explicar e estar aberto a entender as preocupações;

· Interaja: outra forma de desenvolvimento é observar e interagir com o usuário em seu ambiente de trabalho. Opte por adotar uma postura de um novo colega, assim será mais fácil entender como os usuários agem e quais são seus objetivos;

· Crie cenários: às vezes a observação pode ser intimidante. Para entender o cotidiano do usuário, crie situações similares àquelas que eles enfrentam e as execute conforme a mentalidade e conhecimento de um novo integrante;

· Antes de implementar, considere os impactos: qualquer mudança de processo precisa atender as necessidades do usuário. Por isso, analise detalhadamente como as modificações irão ressoar em seu cotidiano;

· Evite julgamentos: busque a compreensão e a escuta ativa. Se demonstre aberto e interessado ao que o usuário tem a falar.

Obviamente, a empatia é uma forma de se aproximar das necessidades do usuário. Infelizmente, ninguém terá, em totalidade, a percepção do usuário. Porém, agir na prática, buscando aplicar as mesmas condições e conhecimento, é uma forma de se aproximar do cotidiano do usuário.

Maneira práticas de aplicar a empatia

A primeira questão é conhecer os usuários, suas perspectivas e o clima organizacional ao qual está inserido.

Ao conhecer os usuários são identificadas questões que sozinho, não seriam diagnosticadas. Será em decorrência de diferentes visões que haverá novas ideias para incrementar e otimizar os processos.

Já em relação a interação, pode ocorrer por intermédio de entrevistas. No entanto, é preciso objetividade nas perguntas.

O questionário precisa ser preparado previamente para captar informações sem rodeios. Tenha atenção em manter as perguntas abertas para que as respostas sejam aprofundadas.

Outra prática da empatia é o espelhamento. Ou seja, consiste em repetir o que o usuário falou conforme o seu entendimento. O espelhamento é ótimo para aumentar a conexão com uma comunicação mais clara e assertiva. Além disso, ajuda a reduzir a resistência às mudanças.

Se não puder estar presente para observar a experiência do usuário com a mudança de processo, peça para que eles descrevam detalhadamente a vivência. Hoje, também é possível solicitar vídeos e fotografias da execução.

Usar analogias ou exemplos de outros lugares também cria laços mais empáticos. Ao saber que outros colegas, ou outros departamentos também passaram por essas transformações, a comparação positiva reforça o encorajamento.

Implementando novas tecnologias na mudança de processo

A mudança de processo, especificamente, requer um parceiro que esteja pronto para se comunicar e entender os usuários. Será com o auxílio de consultores experientes que a empatia cognitiva será aprofundada. Principalmente, ao serem realizados treinamentos que foquem em explicar as novas ferramentas de maneira objetiva e simplificada.

E, cabe a empresa, escolher a solução que melhor atenda às suas necessidades. Sem esquecer de considerar a familiarização do usuário ao novo recurso. A Neomind constantemente está realizando modificações e atualizações para que o Fusion Platform possa atender, cada vez mais, as urgências dos usuários de maneira personalizada.

Inclusive, o Fusion é totalmente intuitivo, uma ferramenta low code para que cada usuário possa adaptá-lo conforme suas demandas.

Converse com nossos consultores e saiba sobre como agimos com empatia para realizar mudança de processo.