Neomind

Autor: Felipe Bahiense

  • Perfil Estático: a barreira invisível da inovação e dos novos projetos

    Perfil Estático: a barreira invisível da inovação e dos novos projetos

    Pessoas com perfil estático podem ser os verdadeiros causadores do insucesso dos seus projetos, e talvez você ainda nem tenha percebido isso. Infelizmente, muitos projetos travam não por falha técnica, mas porque falta dinamismo em quem deveria fazer acontecer.

    Vivemos na era da disrupção. A tecnologia deixou de ser apenas um recurso operacional para se tornar o motor das estratégias corporativas.

    Porém, por mais avançadas que sejam as ferramentas como RPA, assinatura eletrônica, softwares de gestão de risco e as plataformas de automação, são as pessoas que determinam o sucesso ou o fracasso de qualquer iniciativa.

    Neste ponto, existe um fator silencioso, mas profundamente sabotador: o perfil estático.

    O que é um perfil estático?

    Do ponto de vista psicológico, a pesquisadora de Stanford Carol Dweck associa o perfil estático ao conceito de mentalidade fixa. Pessoas com esse perfil acreditam que suas capacidades são imutáveis. Por isso:

    • Evitam desafios;
    • Desistem diante de obstáculos;
    • Encaram o esforço como sinal de fracasso, não de progresso.

    Na prática, isso se traduz em comportamentos como:

    • Resistência a novas metodologias;
    • Recusa em testar novas ferramentas;
    • Desvalorização de mudanças propostas por times de inovação ou TI;
    • Tendência a sabotar projetos inovadores por medo, insegurança ou apego a rotinas conhecidas.

    O medo por trás da resistência

    A raiz desse comportamento está em um mecanismo de autoproteção psicológica. Pessoas com perfil estático costumam associar a mudança ao risco de exposição, fracasso e perda de controle.

    Por isso, evitam o novo, mesmo que o novo represente progresso e benefícios concretos.

    A curto prazo, essa postura pode dar a falsa sensação de estabilidade. No entanto, a médio e longo prazo, ela corrói a cultura da empresa, estagna a inovação e paralisa o crescimento.

    Com nossa experiência em projetos de diferentes setores, percebemos que pessoas focadas apenas em compensações de curso prazo, ignorando os resultados de médio e longo prazo, são as mais prejudiciais para um negócio.

    Quando surgem frustrações momentâneas, elas deixam de enxergar os benefícios futuros, tanto para si quanto para a empresa.

    Os impactos do perfil estático na inovação

    Colocar alguém com perfil estático para liderar ou participar de projetos de automação ou transformação digital é como tentar dirigir com o freio de mão puxado.

    Os processos empresariais exigem diariamente um novo olhar, ajustes finos e pensamento dinâmico. É necessário ter mentalidade de mudança contínua e capacidade de transformar a frustração de hoje no resultado de amanhã.

    Quando esse perfil está presente em funções estratégicas, os efeitos negativos são claros:

    1. Engessamento de processos

    Mesmo com sistemas flexíveis, plataformas low ou no-code ou ferramentas poderosas de integração, o receio da mudança faz com que essas pessoas optem por manter tudo como está.

    Em vez de adaptar o sistema ao processo, adaptam o processo ao sistema, simplesmente para evitar o desconforto da mudança.

    2. Rejeição precoce de novas soluções

    Projetos de RPA, por exemplo, muitas vezes travam porque as primeiras falhas geram reações exageradas. Um bug ou uma falha temporária se torna justificativa para abandonar a iniciativa.

    3. Boicote disfarçado

    Frases como “isso nunca vai funcionar aqui” ou “esse sistema não serve para o nosso setor” frequentemente escondem boicotes emocionais inconscistentes.

    A resistência se manifesta como crítica técnica, mas nasce do desconforto psicológico com o novo.

    4. Estagnação da cultura

    A melhoria contínua precisa de um ambiente onde errar faz parte do processo e feedbacks são bem vindos. O perfil estático sufoca esse ambiente, criando rigidez, julgamento e até pânico.

    Na verdade, o problema está na escolha das pessoas. Escolher o perfil adequado para gerir um projeto de inovação trará resultados extremamente positivos.

    O poder de contaminação emocional do perfil estático

    Perfis estáticos em cargos de liderança podem disseminar medo, insegurança e rigidez para todo o time.

    Em pouco tempo, um projeto promissor pode se transformar em um campo minado onde ninguém quer se expor ou propor algo novo.

    Expressões como “já tentaram e não deu certo” ou “aqui nada muda” são sinais claros de uma cultura intoxicada pela mentalidade fixa.

    Essa contaminação é especialmente perigosa em contextos de melhoria contínua, que exigem a crença constante de que sempre há uma forma melhor de fazer as coisas e que o aperfeiçoamento dos processos, produtos e pessoas deve ser constante e incremental.

    Melhoria contínua exige flexibilidade

    A cultura de melhoria contínua é muito prejudicada com pessoas rígidas e inflexíveis. Isso é um grande desafio para as empresas, já que quando bem aplicada, traz benefícios como:

    • Garantir adaptação às mudanças do mercado;
    • Aumentar a eficiência operacional;
    • Reduz desperdícios;
    • Estimular a inovação e o aprendizado organizacional.

    Porém, essa lógica só funciona quando as pessoas envolvidas têm flexibilidade mental e emocional para lidar com mudança, ambiguidade e experimentação.

    A diferença entre falhar e aprender está no perfil

    A inovação nunca é um processo linear. Projetos de automação, gestão de risco, digitalização de processos e adoção de novas tecnologias sempre enfrentarão obstáculos.

    A diferença entre empresas que evoluem e as que ficam para trás está na forma de reagir:

    • Mentalidade de crescimento: aprende com erros, ajusta rotas, compartilha aprendizados;
    • Mentalidade fixa: frustra-se, culpa terceiros e abandona o projeto.

    Como mudar esse cenário?

    Para neutralizar o impacto de perfis estáticos e criar um ambiente favorável à inovação. algumas ações são fundamentais:

    1. Diagnostique os perfis do time: entenda quem está disposto a aprender e evoluir e quem está preso a um modelo mental ultrapassado;
    2. Treine competências emocionais: resiliência, tolerância à frustração e pensamento sistêmico são tão importantes quanto conhecimento técnico.
    3. Empodere a mudança: ferramentas low-code e soluções de automação devem vir acompanhadas de autonomia. Elimine barreiras burocráticas e dê liberdade para ajustes rápidos;
    4. Integre tecnologias que facilite a adoção: soluções amigáveis e intuitivas ajudam a reduzir a resistência inicial e demonstram resultados rápidos, aumentando o engajamento e reduzindo o boicote interno.

    Fusion Platform ajuda a quebrar as barreiras de resistência

    Embora a raiz do problema esteja na mentalidade, a escolha das ferramentas também influencia. Plataformas de fácil adoção podem reduzir resistências e acelerar resultados, mesmo em equipes com membros mais conservadores.

    É para isso que o Fusion Platform entra como aliado estratégico do seu negócio. Ao reunir automação de processos, gestão de indicadores, controle documental, gestão de riscos e assinatura eletrônica nativa em um único ambiente, ela reduz barreiras técnicas e simplifica a execução.

    Isso permite que mudanças sejam implementadas com agilidade, sem depender de ciclos longos de desenvolvimento.

    Para equipes resistentes, essa abordagem pode ser o incentivo necessário. Quando percebem que a inovação facilita suas rotinas e resolve problemas reais, muitos profissionais começam a flexibilizar sua postura e aceitar novas ideias.

    Transformação digital também é transformação humana

    Perfis estáticos continuam sendo o principal freio invisível da transformação digital. Se a sua empresa está travada em projetos promissores, antes de culpar ferramentas ou fornecedores, olhe para quem está por trás das decisões e execuções.

    Em tempos de mudanças rápidas, a maior ameaça ao seu negócio pode ser alguém que se recusa a mudar.

    A boa notícia é que, com o uso de plataformas flexíveis e de fácil adoção, é possível reduzir drasticamente as barreiras técnicas e acelerar a aceitação da inovação.

    Com o Fusion Platform, você empodera seus times a implementar melhorias com agilidade e confiança. Ao constatar que as mudanças tornam as rotinas mais ágeis e produtivas, até mesmo os profissionais mais resistentes passam a reconhecer o valor dessa transformação.

    A inovação não pode esperar. E nem a sua empresa. Experimente o Fusion Platform e comece hoje mesmo a transformação digital do seu negócio.

  • O papel da governança na aplicação da Inteligência Artificial

    O papel da governança na aplicação da Inteligência Artificial

    Imagine uma empresa que decide aplicar Inteligência Artificial para acelerar seus processos, analisar grandes volumes de dados e tomar decisões com mais agilidade.

    No entanto, logo surgem dúvidas: quem tem acesso aos dados? Quem valida as decisões da IA? Os modelos estão atualizados? Os resultados são confiáveis? 

    Neste contexto, aqui que a governança de processos e dados atua como pilar essencial. Independentemente do porte, seja em pequenas empresas em crescimento ou em corporações consolidadas, aplicar IA sem uma base sólida de governança é como construir um arranha-céu sobre areia.

    Em contrapartida, com uma governança bem estruturada no Fusion Platform, a a IA se torna estratégica, segura e escalável, gerando valor real alinhado aos objetivos do negócio.

    Portanto, se sua organização busca crescer com o uso da IA, sem abrir mão de controle, eficiência ou segurança, este conteúdo é para você.

    A governança de processos não é apenas para grandes empresas

    A adoção de soluções baseadas em Inteligência Artificial tem crescido exponencialmente em organizações de todos os portes. Com isso, novas oportunidades surgem, mas também novos desafios.

    No entanto, muitas ainda encaram a governança como uma preocupação secundária ou exclusiva de grandes corporações.

    Entretanto, a governança de processos é o sistema que define regras, papéis, responsabilidades e critérios de decisão para garantir que os processos organizacionais sejam gerenciados de forma eficaz, segura e alinhada à estratégia do negócio.

    Como é a governança aplicada à IA?

    No contexto da IA, governança é o modelo que garante que a tecnologia esteja a serviço dos objetivos da organização, e não o contrário. Afinal, de nada adianta oferecer um chat inteligente se os dados não estão organizados.

    Nesse sentido,a governança envolve:

    • Clareza de papéis e responsabilidades: saber quem executa cada etapa do processo e quais suas responsabilidades;
    • Alinhamento com a estratégia organizacional: integração com objetivos e capacidade de adaptação às mudanças e aplicações de otimização;
    • Padronização e documentação: mapeamento e execução automatizada para conectar processos, documentos e setores;
    • Indicadores de desempenho: medição com base em dados consolidados e estruturados dos processos;
    • Gestão da mudança: lastro de informações que apoiam a melhoria contínua com olhar em um contexto geral.

    Em resumo, empresas que tratam a IA como um projeto isolado, sem integração com a gestão de dados e processos, acabam desperdiçando recursos e aumentando os riscos.

    Governança total com o Fusion Platform

    A governança corporativa só se concretiza quando aplicada no dia a dia, com processos bem definidos, documentos organizados e indicadores confiáveis.

    Para isso, a resposta está em uma solução que realize a integração inteligente entre documentos, fluxos de trabalho e dados de desempenho. Sem isso, os esforços ficam fragmentados, e a empresa perde visibilidade e controle.

    Governança e TI: o elo que transforma estratégia em resultado

    Dessa forma, é preciso estar ancorado em uma infraestrutura tecnológica robusta, integrada e responsiva às necessidades do negócio. É justamente nesse ponto que a área de TI deixa de ser apenas suporte para se tornar protagonista estratégica.

    Com isso, ao adotar uma plataforma completa como o Fusion Platform, regras, fluxos, documentos e decisões são executados, monitorados e aprimorados de forma segura e escalável.

    Comece estruturando hoje o que sustentará sua IA amanhã

    Como vimos ao longo desse artigo, a governança governança desempenha um papel central na eficiência e na escalabilidade dos processos organizacionais. Mais do que mapear ou automatizar tarefas isoladamente, é fundamental contar com uma ferramenta robusta que integre processos, indicadores, documentos e toda a gestão de forma clara e padronizada.

    Quer entender mais como transformar a IA em um diferencial competitivo? Baixe o ebook completo agora mesmo:

  • IA no Fusion Platform: conheça todas as novidades

    IA no Fusion Platform: conheça todas as novidades

    Muito se fala sobre os benefícios da boa implementação da Inteligência Artificial nas organizações. De fato, a IA no Fusion Platform atua como poderosa aliada na automatização e otimização da gestão por processos.

    Um estudo publicado pela IBM Global IA relatou que 44% das empreas que utilizam IA em alguma função já tiveram melhoria direta em eficiência e desempenho em tarefas repetitivas.

    No Brasil, esse número tende a crescer à medida que tecnologias como o Fusion Platform facilitam a integração prática com os processos corporativos.

    No entanto, apesar do entusiasmo, muitas empresas ainda enfrentam grandes desafios para incorporar a IA em suas operações.

    A aplicação prática de forma integrada aos processos ainda é limitada. Falta maturidade, clareza sobre os objetivos e, muitas vezes, dados em quantidade e qualidade suficientes para viabilizar o uso da IA com segurança e eficiência.

    A explicação é bastante simples, a solução só gera valor real quando alimentada por dados confiáveis, organizados, disponíveis e devidamente contextualizados dentro da lógica de cada processo.

    Por ser uma solução completa, confira as novas funcionalidades da IA no Fusion Platform e entenda como a adoção dessa solução é acessível, prática e alinha as necessidades da sua empresa.

    Como a gestão por processos e a IA no Fusion Platform estão relacionadas?

    A dificuldade em efetivar a IA em aplicações práticas dentro das companhias advém de alguns cenários, como:

    • Projetos de IA que não saíram da fase piloto;
    • Dados dispersos, de baixa qualidade e difíceis de serem acessados;
    • Dificuldade em entregar ganho real.

    Infelizmente, a Inteligência Artificial parece uma grande “modinha” que todos os negócios querem entrar. No entanto, sem preparo adequado, ou incluindo IA a qualquer custo, sem automação de processos e dados estruturados, não há entrega real de valor.

    Quer um exemplo?

    Imagine que uma empresa de varejo usa a IA para automatizar a aprovação de pedidos de compra e estoque. A tecnologia analisa histórico de vendas, identifica padrões de consumo e gera pedidos automaticamente para evitar rupturas e melhorar o giro.

    Porém, o processo de vendas não está bem mapeado e as informações de cancelamento, devoluções ou promoções não estão integradas.

    A consequência disso você já imagina. A IA toma decisões com base em informações equivocadas e em pouco tempo produtos errados são comprados em grande quantidade, há comprometimento de fluxo de caixa, clientes insatisfeitos, e por aí vai.

    É claro que, por ser uma tecnologia, a IA não errou, propriamente. O que aconteceu é que o processo estava mal estruturado e os dados são imprecisos. Nem o modelo mais avançado irá funcionar se for alimentado por dados ruins.

    Em resumo, a gestão de processos é fundamental como alicerce estratégico para colher resultados expressivos da Inteligência Artificial.

    Então, o que preciso fazer para meu negócio ter sucesso usando IA?

    Quando falamos sobre o IA no Fusion Platform, a primeira medida é estruturar os processos: é o famoso “básico bem feito que funciona”. Em outras palavras, é preciso organizar, integrar e estruturar os dados, para depois usar recursos tecnológicos.

    Essa é uma as grandes vantagens da IA no Fusion. Por ser voltada à gestão de processos, documentos e dados, há contexto e dados limpos proporcionando que a tecnologia agregue valor ao negócio.

    Assim, após estruturar os processos é preciso identificar onde a IA pode ser melhor aproveitada, como na automação de tarefas repetitivas ou análise de dados, por exemplo.

    Com tecnologias como OCR inteligente, extração e classificação automática de dados a IA aplicada traz resultados reais, como:

    • Eliminação de gargalos nos processos;
    • Maior agilidade e produtividade;
    • Documentos sempre disponíveis;
    • Assinatura mobile para firmar documentos de onde estiver;
    • Redução de erros manuais;
    • Maior visibilidade e controle;
    • Governança eficiente

    Não basta adotar a tecnologia, é preciso integrá-la aos processos certos, treinar sua equipe e garantir que os dados usados sejam confiáveis e bem organizados. Ao fazer isso, a IA deixa de ser apenas uma promessa e se torna um motor real de produtividade, inovação e vantagem competitiva.

    As principais funcionalidades da IA no Fusion Platform

    Com mais de 500 mil usuários em todo mundo, em diferentes ramos de atuação, a Neomind oferece uma série de novas funcionalidades para auxiliar seus clientes na gestão de processos, documentos e indicadores.

    A IA no Fusion Platform é um dos grandes diferenciais e novidades trazidas, com destaque para a Nia, a assistente de IA da Neomind. É importante ressaltar que a solução foi desenvolvida com base em padrões éticos, respeitando LGPD e diretrizes internacionais de proteção de dados. Todos os dados processados são criptografados e mantidos sob rígido controle de acesso.

    Que tal conferir todas as novidades?

    Modelar processos com a ajuda do chatbot

    Imagem de modelo de processo por IA do Fusion

    No chat com a Nia você pode pedir para que ela modele um processo de negócio. Para isso, tudo que você precisa fazer é direcionar a Nia com instruções simples, mas detalhadas.

    Em questão de poucos segundos a IA do Fusion irá apresentar um fluxo de atividades devidamente construído, com as atividades correlatas, decisões, aprovações, entre outros.  

    A plataforma também aprende com os fluxos operacionais para sugerir melhorias, antecipar gargalos e identificar padrões de comportamento. Isso permite que os processos evoluam de forma contínua, reduzindo retrabalho, otimizando tempo e aumentando a produtividade.

    Preenchimento automático de formulários

    Imagem do documento sendo preenchido pela IA do Fusion

    A IA do Fusion é capaz de coletar, interpretar e estruturar dados de diversas fontes, como documentos, imagens, sistemas e interfaces. É uma funcionalidade muito usada para automatizar tarefas repetitivas garantindo precisão e agilidade.

    Basicamente, o usuário do Fusion Platform precisa apenas carregar o arquivo. Em segundos a IA irá extrair os dados e preencher os campos do formulário automaticamente, reduzindo o índice de erros.

    Quer um exemplo? Pense no processo de admissão, o analista de RH não precisa preencher manualmente os números do CPF ou carteira de trabalho. Tudo que precisa fazer é adicionar os documentos diretamente na plataforma. Em poucos segundos a IA do Fusion extrai as informações e preenche os campos do formulário, sem nenhuma intervenção humana. Isso mesmo, seu colaborador não precisa digitar nada manualmente.

    A ferramenta também pode interpretar contratos, notas fiscais, ordens de serviço e relatórios, extraindo os dados relevantes para alimentar os sistemas da empresa e disparar processos automaticamente.

    Extração de informações

    IA do Fusion respondendo rapidamente as dúvidas do usuário

    Tem um processo grande ou precisa extrair informações de forma rápida e prática? No chat com a IA do Fusion basta perguntar o que precisa, que ela irá responder.

    Essa funcionalidade é excelente para a gestão de equipes e dos processos, uma vez que torna o controle e tomada de decisão mais prática e simplificada.

    Por exemplo, você é gestor de uma grande equipe e precisa de informações sobre um processo específico, ao invés acessar um dashboard, é só perguntar: Nia, quais os top 10 solicitantes do processo de compras?

    Respostas precisas sobre os documentos

    Imagem da interação com a Nia, IA do Fusion

    A Nia atua como um copiloto digital para os usuários, respondendo dúvidas e sugerindo insights. Você pode extrair informações rapidamente, mesmo que se trate de um documento complexo, ou muito longo.

    Ao invés de folhear inúmeras páginas atrás de uma única informação, é só abrir o chat e perguntar: Nia, como o contratante pode cancelar este contrato antes do fim?

    Tradução de documentos com ajuda da IA do Fusion

    Imagem da geração automática de tradução com a IA do Fusion

    Outra facilidade da IA do Fusion Platform é a tradução instantânea de documentos. Em segundos você converte documentos para diversos idiomas, sem complicações.

    A praticidade é ideal para companhias que atuam com ambientes multilíngues, são multinacionais ou atuam com documentos internacionais diariamente.

    Além disso, você obtém respostas precisas de seus documentos, no idioma que for necessário. Para isso, escolha o idioma que deseja a tradução e aguarde, em poucos segundos uma versão do documento traduzida será apresentada e salva automaticamente na plataforma.

    A inteligência artificial no Fusion Platform não é apenas uma inovação tecnológica. É uma aliada estratégica para empresas que desejam eficiência, controle e resultados concretos.

    Quer ver na prática como a IA pode transformar seus processos?

    Experimente agora as novidades do Fusion Platform e descubra como a IA pode eliminar gargalos, acelerar fluxos e transformar sua gestão.

  • Maturidade de processos: como alcançar

    Maturidade de processos: como alcançar

    A maturidade de processos consiste em analisar o grau de evolução e capacidade da organização para gerenciar e melhorar os processos internos eficientemente.

    Empresas dos mais variados ramos e tamanhos possuem diferentes níveis de amadurecimento em suas rotinas diárias. O alto desempenho está diretamente associado a orientar o desenvolvimento de um fluxo muito mais otimizado.

    Processos altamente desenvolvidos são o alicerce para o crescimento e excelência operacional. Quanto maior o nível, maiores serão os benefícios trazidos para dentro da organização.

    Investir na maturidade de processos é estratégico tanto para o momento atual como para o futuro da organização. Vamos saber mais sobre o assunto?

    O que é a maturidade de processos?

    Essa é uma medida para avaliar quão bem os processos de negócio estão definidos e controlados dentro da empresa. Pode ser feita tanto individualmente, um único processo, como uma análise geral de todo um setor ou da companhia.

    Os processos são atividades executadas em prol de atingir os objetivos da organização. São sequências e rotinas lógicas, padronizadas, repetidas e executadas diariamente.

    Do ponto de vista de gerenciamento, a maturidade é um indicador que representa o quanto esse fluxo se encontra definido, gerido e mensurado. Para que você entenda melhor, os níveis de maturidade de processos são como uma escada que a organização vai galgando para atingir novos patamares de eficiência.

    Nesse sentido, é possível entender que, um maior nível corresponde a menores riscos, melhores resultados, maior nível de entrosamento, eficiência, e assim por diante.

    Dizemos que um processo atingiu um bom nível de maturidade quando:

    • suas etapas são claramente delineadas, entradas produzem as mesmas saídas;
    • os índices de falhas de comunicação e atrasos são baixíssimos;
    • processo é documentado e os colaboradores sabem onde estão as informações relevantes;
    • as etapas e tarefas possíveis, são automatizadas;
    • os resultados esperados são consistentemente alcançados.

    Em outras palavras, um alto nível de maturidade apresenta processos mapeados, padronizados, analisados, gerenciados e melhorados constantemente.

    Por que é tão importante?

    De maneira resumida, a maturidade de processos é importante para que uma empresa continue crescendo frente a um mercado competitivo, em constante mudança e com consumidores cada vez mais exigentes.

    Essa análise serve como um guia para entender a jornada até o momento, e para onde deve-se seguir.

    Outro ponto importante é que esse nível de avaliação não se refere apenas a documentação, controle e auditoria dos processos, mas como eles são compreendidos e usados pelas pessoas envolvidas.

    Níveis de maturidade dos processos

    Como explicado, a maturidade de processos é uma espécie de escada evolutiva onde cada degrau corresponde às metas que precisam ser atingidas. 

    Atualmente existem alguns modelos de avaliação. Por isso, o nome e número de etapas podem ser variáveis. Mas, de modo geral, se referem a:

    • Nível 1 – Inicial ou caótico: aqui o foco nos processos é mínimo. Membros das equipes realizam as atividades de forma diferente, o fluxo não é definido e documentado. É comum quando os processos não são o foco diário, e passam despercebidos;
    • Nível 2 – Repetível: nessa etapa já há padronização com saídas previsíveis e repetíveis. No entanto, o conhecimento dos processos ainda é centralizado em uma ou poucas pessoas;
    • Nível 3 – Definido: processos são definidos e documentos com um procedimento operacional padrão. Já há oportunidades de melhorias na eficiência e eficácia. O conhecimento é descentralizado e a cooperação entre equipes próspera;
    • Nível 4 – Gerenciado: esse nível é conhecido como medido. Ou seja, há métricas, controle e análise de processos para identificar e abordar áreas de oportunidade;
    • Nível 5 – Otimizado: o nível mais alto e avançado. Aqui a empresa busca a melhoria contínua da eficiência e eficácia por meio de inovações incrementais. A gestão dos processos é referência para outras companhias do mesmo segmento.

    Avançando nos níveis de maturidade

    Avançar de um nível ao outro requer conscientização sobre os fluxos de atividade. Ir do nível inicial ao repetível consiste em repetir as atividades para que haja resultados consistentes. 

    Já para avançar para o nível definido, é preciso documentar as etapas das atividades criando um modelo  de procedimento operacional padrão. Então, deve-se pedir para que uma pessoa sem conhecimento do processo o execute com base nessas instruções e avalie se obteve os mesmos resultados.

    Para alcançar o nível 4, implemente métricas para entender quantitativamente o desempenho do processo. Aqui é importante adotar soluções e tecnologias para automatizar o fluxo e obter dados e informações sobre os processos.

    Agora, chegar no mais alto nível de maturidade de processos consiste em diagnosticar e abordar oportunidades para extrair o mais alto nível de eficiência.

    Como atingir o nível mais alto de maturidade

    Atingir o mais alto nível de maturidade de processos envolve implementar estratégias como aplicar o gerenciamento de processos, com BPM.

    O Business Process Management envolve a coleta e análise de dados sobre os processos para que a gestão deixe de ser intuitiva e as decisões sejam baseadas em números e dados reais.  

    Nesse sentido, atingir alto nível de maturidade consiste em adotar análises profundas de como as rotinas são estruturadas.

    Em outras palavras, exige uma gestão primorosa. O Fusion Platform é uma solução completa para a gestão dos processos, proporcionando mapear as atividades, padronizar, automatizar e acompanhar toda rotina da companhia.

    Com dados centralizados e acompanhamento em tempo real da execução dos processos, fica muito mais fácil identificar falhas e oportunidades de melhoria. Assim, a escalada dos níveis de maturidade acontece de forma acelerada e escalonada.

    De modo geral, para subir de nível foque em:

    • Mapeamento: identificar todos os processos da organização e seus fluxos de trabalho.
    • Documentação: criar fluxogramas e descrições detalhadas de cada etapa;
    • Padronização: estabelecer normas e procedimentos para garantir a uniformidade;
    • Indicadores de desempenho: definir métricas para acompanhar o desempenho dos processos;
    • Monitorar e analisar os processos: observar o desempenho, coletar dados e identificar oportunidades de melhoria;
    • Automatizar os processos: todas as atividades que podem, devem ser automatizadas. Para isso, ferramentas de gestão de processos devem ser implementadas;
    • Promover a cultura de melhoria contínua: analise relatórios, iniciativas e incentive a participação de todos os envolvidos;
    • Investir em treinamento: capacitar os colaboradores para que executem os processos de forma padronizada e eficiente.

    Agora que você já sabe tudo isso, quer elevar seus processos a um novo nível? Experimente o Fusion Platform e transforme a gestão da sua empresa.

  • Qual o nível de compliance do seu negócio?

    Qual o nível de compliance do seu negócio?

    Manter o seu negócio em conformidade com leis, normas e regulamentações é essencial para evitar problemas e garantir que a empresa opere de forma segura e ética. Por isso, preparamos um quiz completo que vai ajudar você a avaliar como sua empresa está em relação às boas práticas de conformidade e ao nível de compliance. Responda algumas perguntas rápidas e descubra se a sua empresa está no caminho certo ou se precisa de ajustes para garantir mais segurança e eficiência.

     Sua empresa segue normas e padrões de compliance, como ISO, regulamentações setoriais, ou outras legislações externas e internas?

    • (A) Sim, seguimos rigorosamente e estamos sempre atualizados.
    • (B) Seguimos parcialmente, focando nas exigências mais críticas.
    • (C) Não seguimos normas específicas ou apenas o mínimo necessário.

    2. Sua empresa possui rastreabilidade de processos para garantir conformidade em todas as etapas?

    • (A) Sim, temos sistemas que garantem a rastreabilidade completa dos processos.
    • (B) Temos rastreabilidade em processos principais, mas não em todos.
    • (C) Não, não temos uma política de rastreabilidade formalizada.

    Se você respondeu letra C ou B e ainda não gerencia e automatiza processos de forma eficaz, este ebook pode te ajudar!

    3. Como sua empresa gerencia auditorias de compliance e controle de documentos?

    • (A) Utilizamos um sistema centralizado que automatiza auditorias e controla documentos de maneira eficiente.
    • (B) Fazemos auditorias manuais e mantemos documentos em arquivos digitais separados.
    • (C) Não realizamos auditorias de compliance regularmente e o controle de documentos é disperso.

    Quer ter acesso ao quiz completo além de um diagnóstico do resultado do seu nível de compliance? Baixe o material gratuitamente agora mesmo:

  • TCO (Total Cost of Ownership): o que é e como calcular

    TCO (Total Cost of Ownership): o que é e como calcular

    TCO é o acrônimo de Total Cost of Ownership, ou Custo Total de Propriedade. Basicamente, é uma fórmula que tem como objetivo calcular o total de um ativo, produto ou serviço.

    Essa ferramenta financeira otimiza os investimentos uma vez que envolve  não apenas o preço de aquisição, mas todos os custos associados ao ciclo de vida. Incluindo gastos com manutenção, atualização, treinamento, entre outros.

    Pense, por exemplo, nos custos associados à uma plataforma para a gestão de processos. Será preciso considerar os custos com implementação, operação e manutenção do software durante toda sua vida útil.

    A soma de todos esses custos é o TCO, que representa todo valor investido, da compra até o descarte. 

    Aprenda tudo sobre o custo total de propriedade e saiba como calculá-lo de maneira eficiente para que seu negócio economize dinheiro e tenha mais eficiência

    O que é o TCO ou Total Cost of Ownership?

    O TCO, ou Custo de Propriedade, é um cálculo realizado para estimar o total de despesas associadas a determinado bem. Consiste em mensurar todo dinheiro aplicado para aquisição, implantação, uso e descarte ou descontinuação de um produto ou equipamento.

    Seu intuito é oferecer uma visão ampla do ativo e do seu valor ao longo do tempo. Serve como base de comparação entre o custo e retorno do investimento. 

    Pode ser calculado somando o preço inicial da compra mais os custos de operação ao longo de toda vida útil desse ativo.  

    Em relação às empresas, o TCO não aborda apenas o preço a curto prazo, mas o valor total a longo prazo. Quanto menor for o custo total de propriedade, melhor seu valor ao longo do tempo.

    Esse cálculo é importante para todas as estratégias do negócio. Como a escolha de fornecedores, ou onde serão alocados os recursos necessários para otimizar os processos. 

    Além de oferecer comprovações para comparar alternativas e favorecer negociações, como descontos ou vantagens extras.

    O que deve ser incluído no cálculo do TCO?

    Existe uma série de fatores que devem ser incluídos no cálculo do custo total de propriedade. Ou seja, tanto despesas diretas como indiretas. Até mesmo bens intangíveis podem receber um valor para que sejam acrescentados ao cálculo.

    Em resumo, todos os custos e despesas acumulados desde a compra até o descarte precisam ser considerados. 

    Quando falamos de uma plataforma de gestão de processos, por exemplo, vários benefícios são obtidos ao longo de sua vida útil. Principalmente em relação à produtividade, desempenho e na engenharia de valor. 

    A aquisição desse tipo de insumo deve incluir os custos com implementação, treinamentos, personalização, manutenção, operação, integrações, licenças, entre outros. 

    Na hora de calcular, é preciso acrescentar o valor de maquinários necessários para que o software possa funcionar, internet, eletricidade, tempo de inatividade, entre outras despesas associadas.

    Somente após levantar todos esses dados e realizar a matemática é que será possível verificar se o investimento trará benefícios suficientes que justifiquem ou viabilizem a compra.

    Calculando o Custo Total de Propriedade

    O cálculo é realizado com a soma de todos os custos relacionados em um determinado período de tempo.

    Nesse sentido, a fórmula seria: TCO = custo de aquisição + (soma de todos os custos e despesas relacionados x anos de vida útil).

    Caso o item possa ser vendido posteriormente, o valor dessa possível venda deve ser subtraído do valor final do TCO. 

    Para ilustração, considere que uma plataforma de gestão de processos tem os seguintes valores médios:

    • Custo de implementação inicial: R$ 10.000,00
    • Treinamento: R$350,00
    • Personalização: R$3.500,00
    • Armazenamento em nuvem: R$2.500,00.

    Se a vida útil dessa versão da plataforma for de 5 anos, o preço total de propriedade será de:

    TCO = R$10.000 + (R$ 6.350,00 x 5 anos)

    TCO = R$49.250,00 ou, um custo de R$8.350,00 anuais.

    Há alguns desafios no cálculo do TCO, como a dificuldade em definir padrões e o escopo dos custos operacionais. Principalmente quando se trata de elementos que podem ser ignorados, como treinamento ou depreciação.

    Outro ponto é a volatilidade de insumos ou peças que possam ser necessárias. É praticamente impossível prever o que pode ser necessário ou o preço cobrado para esse insumo, no futuro.

    Além disso, não deve ser considerado o valor de atualizações, principalmente em relação a tecnologia e softwares.

    Afinal, um fornecedor pode descontinuar o serviço, cancelar uma funcionalidade ou qualquer outro cenário que possa levar o TCO a ter um valor muito superior à estimativa inicial.

    A aquisição de uma Plataforma de Gestão de Processos

    A adoção de uma plataforma de gestão de processos é uma decisão estratégica que inclui investimentos, esforços operacionais e geração de valor.

    Existe uma série de soluções disponíveis, com diferentes funções e configurações. O TCO é uma alternativa para mensurar qual terá a melhor relação entre custo e benefício.

    O Fusion Platform é uma solução completa para a gestão de processos, documentos, indicadores, dos riscos e também oferece assinatura eletrônica nativa.

    Sendo uma solução low code e totalmente personalizável, é muito econômica. Os próprios colaboradores podem criar fluxos de processos ou formulários que atendam às suas demandas, sem precisar da área de TI.

    Lembre-se que escolher uma plataforma para o seu negócio deve considerar a evolução ao longo do tempo. 

    O objetivo é que seu negócio continue crescendo, não é mesmo? Então, a solução não pode apenas atender as necessidades imediatas. Mas, deve continuar oferecendo funcionalidades que acompanhem o desenvolvimento da sua empresa durante anos.

    Imagine o quão caro seria o TCO, se você precisasse trocar de solução mesmo que a vida útil ainda não tenha acabado. Tudo porque as funcionalidades não atendem mais às suas necessidades.

    É por isso que a Neomind busca incessantemente ouvir seus clientes e desenvolver novos recursos para as especificidades de cada negócio.

    Por isso, aproveite a oportunidade para experimentar o Fusion Platform enquanto calcula o  custo total de propriedade e comprovar que essa é a melhor opção para o seu negócio.

  • Governança de dados e o papel da automatização de processos

    Governança de dados e o papel da automatização de processos

    A governança de dados é essencial na era digital. Ela assegura a qualidade, segurança e usabilidade dos dados dentro de uma organização. 

    Já a automatização de processos desempenha vários papéis importantes na governança de dados.  Como, assegurar a padronização da aplicação das políticas e procedimentos de governança, eliminando a variação que pode ocorrer com a intervenção manual.

    Também é capaz de reduzir significativamente o tempo e o esforço necessários para gerenciar grandes volumes de dados. Isso permite que as equipes se concentrem em atividades estratégicas em vez de tarefas repetitivas.

    Sem dúvida, empresas de todos os portes e setores precisam tanto da governança de dados como da automatização de processos para coletar, armazenar e analisar suas informações.

    Por isso, entenda o que faz a governança ser tão importante e como a integração de tecnologias automatizadas traz agilidade, redução de erros e conformidade.

    O que é a governança de dados?

    A governança de dados é uma metodologia que gerencia todo o ciclo de vida das informações, da criação ou coleta até o descarte. 

    Isso abarca criar políticas e procedimentos internos para garantir que os dados sejam processados adequadamente quando inseridos, acessados, armazenados, manipulados e excluídos.

    Cabe à governança: estabelecer infraestrutura e tecnologia; configurar e manter os processos e políticas; identificar e apontar quais profissionais terão autoridade e responsabilidade para tratar e proteger determinados dados.

    Em outras palavras, é missão da governança de dados garantir que os dados sejam utilizáveis, disponíveis, precisos, seguros e privados.

    Esses itens são essenciais para garantir compliance e conformidade com regulamentações e padrões externos, como leis, decretos e exigências governamentais. Um dos maiores exemplos da regulamentação dos dados é a LGPD.

    Enquanto a governança estabelece como será preservada a precisão, confiabilidade, integridade e segurança dos dados, a sua gestão consiste em implementar esses procedimentos, incluindo a automatização de processos.

    O grande volume de dados que devem ser processados diariamente justifica a inclusão desse tipo de governança. Essa preocupação é uma importante etapa da transformação digital e do sucesso da companhia.

    Quais são os benefícios?

    Como os dados são fonte de informações, uma de suas principais vantagens é apoiar e embasar a tomada de decisão.

    Dentre os diversos benefícios que podem ser alcançados, se destaca:

    • Dados melhores e mais confiáveis;
    • Centralização de informações, o que contribui para acesso facilitado;
    • Coordenação e comunicação facilitada;
    • Maior agilidade e produtividade;
    • Controle de versionamento dos dados;
    • Compliance regulatório, jurídico e setorial;
    • Redução e controle de custos;
    • Evita o trabalho com informações incorretas ou obsoletas;
    • Melhoria no atendimento ao cliente;
    • Identificar oportunidades;
    • Padronização da aplicação das políticas e procedimentos de governança;
    • Eliminação da variação decorrente da intervenção manual;
    • Reduz o tempo e o esforço necessários para gerenciar grandes volumes de dados. 
    • Menor incidência de riscos associados à não conformidade;
    • Gerenciamento de riscos;
    • Rápida adaptação às novas leis e regulamentações relacionadas aos dados.

    A estrutura

    Na prática, a estrutura que irá proporcionar que a governança de dados cumpra as políticas e procedimentos internos que foram estipuladas tem como componentes:

    • Comitê de governança de dados: são representantes de diferentes departamentos e áreas encarregados de definir as estratégias e políticas para a governabilidade;
    • Política de dados: documento que descreve os princípios, diretrizes e padrões para a gestão de dados;
    • Metas e objetivos: devem ser claros e condizentes com as necessidades da organização;
    • Papéis e responsabilidades: estabelecer quais profissionais ou equipes estarão envolvidos com a governança de dados;
    • Processos e procedimentos: documentação explicitando como serão as atividades de coleta, armazenamento, tratamento, análise e disponibilização dos dados;
    • Tecnologia empregada: são os recursos que proporcionam a automatização de processos e segurança dos dados;
    • Métricas e indicadores: usadas para medir o desempenho e progresso da governança de dados em direção aos objetivos e metas traçadas;

    Em paralelo à criação ou manutenção desses componentes, é preciso promover a cultura de dados, incentivando o uso responsável e ético das informações.

    A estrutura é variável de acordo com a complexidade ou tamanho da empresa. Mas, para que toda essa estrutura realmente funcione, é necessário apoio da alta direção, treinamento e ferramentas tecnológicas adequadas e condizentes.

    A automatização de processos na governança de dados

    A automatização de processos é uma ferramenta essencial para a governança de dados. 

    Com seu auxílio há validação e padronização na aplicação das políticas e procedimentos. Dessa forma, o tempo e trabalho gastos para gerenciar o grande volume de dados produzidos é consideravelmente reduzido.

    Ao automatizar tarefas repetitivas e com altos índices de erros, a empresa pode focar em atividades estratégicas e que agregam valor ao negócio.

    Especificamente na governança, essa ferramenta atua na identificação e correção de dados. Assim, é possível obter consistência e qualidade nas informações obtidas.

    O Fusion Platform como ferramenta da governança de dados

    Ao usar o Fusion Platform, há facilidade para integrar dados de diferentes fontes. Sendo uma plataforma completa, a solução da Neomind centraliza e proporciona a busca e encontro rápido das informações.

    Em relação à segurança dos dados, o Fusion Platform usa criptografia e outros recursos para garantir que os dados serão tratados de maneira precisa e consistente. 

    Considerando que a plataforma conta com autenticação e rastreabilidade de acesso, os riscos de vazamento e acessos não autorizados são reduzidos. A automatização garante rastreio da origem e uso dos dados, armazenando informações úteis para auditorias e comprovação de conformidade.

    Além disso, todas as movimentações são registradas no sistema, onde é possível apontar atividades suspeitas. Com o módulo de Gestão de Risco, incidentes são identificados e tratados com rapidez e eficiência. 

    Já na Central Analytics é possível acompanhar o desempenho da governança de dados. Assim como, gerar relatórios com informações relevantes e em tempo real e realizar análise preditiva para identificar tendências e padrões.

    O BPM favorece a otimização dos processos com mapeamento, otimização e gerenciamento do fluxo de atividades. A solução é totalmente personalizável e favorece o armazenamento e processamento de dados com escalabilidade e segurança.

    A governança de dados pode ser usada em todos os tipos de processos. Afinal, todas as partes precisam de dados e informações para definir decisões estratégicas e coerentes. 

    Por exemplo, o marketing usa os dados para entender os clientes. Enquanto que a equipe de suprimentos os usa para gerenciar o estoque, e assim por diante.

    Embora seja recomendado que a governança de dados seja realizada aos poucos, com altos índices de dados sendo produzidos diariamente, não há tempo a perder.

    Experimente o Fusion Platform e conte com uma solução completa para a gestão de processos, documentos, indicadores, gestão de risco e assinatura digital.

  • Assinar documentos pelo WhatsApp com o Fusion Platform

    Assinar documentos pelo WhatsApp com o Fusion Platform

    Uma das grandes vantagens do uso da tecnologia, são as facilidades trazidas. Como, por exemplo, a possibilidade de assinar documentos pelo WhatsApp.

    Atualmente, o aplicativo da Meta é uma ferramenta essencial para os negócios, sendo capaz de agilizar a comunicação e aproximar clientes e fornecedores.

    Considerando o uso e praticidade, o Fusion Platform lança uma nova funcionalidade: assinar documentos pelo WhatsApp.

    De maneira prática, a nova integração do Fusion Platform possibilita que, ao gerar uma nova assinatura, a notificação seja enviada por e-mail ou aplicativo de mensagem. 

    O usuário poderá assinar os documentos de maneira rápida e eficiente, mantendo o compliance e a rastreabilidade dos dados.

    Se o seu negócio busca agilidade para assinar contratos, acordos e demais documentos importantes, sem imprimir, escanear ou enviar e-mails, conheça mais sobre a nova experiência oportunizada pela Neomind.

    A gestão de documentos com o Fusion Platform

    A Gestão de Documentos Eletrônicos, conhecida como GED, é uma funcionalidade capaz de gerenciar toda parte documental dos negócios.

    Para entendimento, com apenas uma solução, a empresa realiza completamente o ciclo de vida da informação, desde a captura, até o arquivamento definitivo ou descarte eficiente.

    Contribuindo com o trabalho diário, o Fusion Platform centraliza as informações em um único local. Na Central de Documentos, os dados são armazenados de maneira pesquisável, com toda segurança necessária.

    A plataforma também garante rastreabilidade e registro de todas as modificações ou edições e acessos aos documentos. Para garantir a privacidade, cada negócio pode criar filtros para que apenas usuários específicos possam alterar ou acessar os dados.

    Quando um colaborador precisa encontrar um contrato, por exemplo, basta usar a barra de buscas e encontrar o item desejado. 

    A grande novidade é que, ao anexar um novo arquivo, os signatários podem ser notificados e assinar os contratos diretamente por e-mail ou pelo WhatsApp.

    Como assinar documentos pelo WhatsApp com o Fusion Platform?

    Em prol de promover ainda mais produtividade e desempenho, o Fusion Platform agora é integrado ao WhatsApp. A mobilidade corporativa se torna ainda maior ao assinar documentos diretamente pelo aplicativo de mensagens.

    Ao estabelecer quais usuários devem assinar o documento, uma notificação pode ser enviada por e-mail ou WhatsApp. Assim, ao abrir o link a pessoa poderá firmar ou acompanhar o andamento dessa atividade.

    Como todo o processo de assinatura acontece por intermédio do Fusion Platform, existe rastreabilidade, compliance, clareza sobre a versão do documento, e limitação de acesso. 

    Em outras palavras, há garantia de segurança e validade jurídica para a efetivação do contrato firmado.

    A opção de assinar documentos pelo WhatsApp não é apenas cômoda, mas muito rápida. Ao invés de acessar o e-mail pelo computador, o signatário pode fazer tudo diretamente pelo aplicativo de mensagens.

    Pense por um instante, o que você acessa mais rapidamente e com maior frequência: seu e-mail ou seu WhatsApp? Já não é a hora de, não apenas negociar, mas concluir uma negociação diretamente pelo aplicativo?

    Além disso, toda a experiência da assinatura é facilitada. Com a mobilidade corporativa proporcionada, qualquer pessoa pode assinar um documento no aeroporto, em casa, no transporte coletivo, no restaurante, ou em qualquer outro lugar e a qualquer hora.

    Poucos cliques e muita facilidade com o Fusion Platform

    Para enviar documentos para assinatura, a primeira ação é acessar a Central de Assinaturas do Fusion Platform. Na configuração dos signatários, escolha a opção de envio de notificações pelo WhatsApp. Ou, por e-mail e pelo WhatsApp.  

    Então, adicione o número do contato e pronto, o usuário receberá informações e poderá assinar os documentos pelo aplicativo. 

    Ao receber a mensagem, é só clicar em “Assinar” que em segundos o signatário será redirecionado para visualizar e firmar o documento.

    Na página que será aberta, faça a autenticação para visualizar o documento. Se estiver de acordo, clique em “assinar” e copie o código de confirmação que foi enviado na mesma conversa do WhatsApp. 

    Feito isso, o documento está devidamente assinado. No arquivo gerado poderão ser conferidas todas as comprovações e lastro jurídico.

    Com a integração entre Fusion Platform e o aplicativo de mensagens da Meta, além de receber notificações em tempo real, em pouquíssimos cliques, os documentos são assinados com toda segurança, conformidade regulatória e eficiência.

    Segurança e garantia jurídica das assinaturas via WhatsApp

    Mesmo que seja uma novidade, é importante frisar que assinar documentos por WhatsApp com o Fusion Platform possui toda segurança e validade jurídica. Qualquer documento assinado por esse meio é tão válido quanto aqueles efetivados de maneira física. 

    A plataforma usa criptografia e métodos de autenticação para garantir a proteção de dados de toda transação. Por possuir registros de acesso, quando as assinaturas são efetivadas, o documento não pode ser alterado.

    Em relação a rastreabilidade, o Fusion Platform é capaz de identificar as partes envolvidas, data e hora da assinatura e demais informações que garantam sua validade e autenticidade.

    Benefícios de assinar documentos pelo WhatsApp

    A possibilidade de assinar documentos pelo WhatsApp permite que a empresa se torne mais estratégica e atenda às preferências de seus clientes. 

    Aqueles que preferem receber notificações via e-mail, continuarão assinando os documentos por esse meio. E, quem quiser, poderá adicionar a facilidade de assinar pelo aplicativo de mensagens.

    De maneira geral, adotar a assinatura de documentos pelo WhatsApp com o Fusion Platform garante:

    • Praticidade para assinar com rapidez de qualquer lugar e a qualquer hora,  basta ter acesso à internet;
    • Acessibilidade com links enviados pelo WhatsApp. Mesmo signatários que não possuem usuários no Fusion Platform podem assinar os documentos;
    • Facilidade de uso;
    • Economia de tempo e de recursos;
    • Segurança, conformidade e rastreabilidade de dados;
    • Organização de documentos;
    • Rastreabilidade de acesso, modificações e versões;
    • Visualização do documento sem a necessidade de realizar downloads;
    • Rapidez na efetivação das transações comerciais;
    • Maior alcance e melhor experiência para clientes, parceiros e fornecedores.

    Conhecendo mais sobre o Fusion Platform

    O Fusion Platform é uma solução para a gestão de processos, documentos e indicadores. Por isso, centraliza todas as informações em apenas um local, permitindo maior controle e gerenciamento.

    A Neomind tem a preocupação em atender as demandas da sua organização. Em função disso, a solução é personalizada e capaz de atender a complexidade e especificidades dos seus processos e negócios.

    Sendo uma plataforma de baixo código, não exige um desenvolvedor para realizar a automação dos processos. Os próprios colaboradores são capazes de desenhar e otimizar o fluxo de atividades.

    O intuito é que você possa modernizar seus processos com apenas uma solução, o Fusion Platform. A cada dia trazemos novas inovações e incorporações que facilitam o cotidiano empresarial, como a assinatura por WhatsApp. 

    Conte com uma plataforma segura e confiável para assinar os documentos da sua empresa de maneira rápida, segura, prática e benéfica.

    Experimente o Fusion Platform e viva essa nova experiência.

  • Como usar a análise SWOT na gestão por processos?

    Como usar a análise SWOT na gestão por processos?

    A análise SWOT é uma ferramenta eficaz para aprimorar a gestão e alcançar a excelência dos negócios. Esse instrumento possibilita avaliar os processos para que pontos de melhoria possam ser identificados e potencializados.

    A gestão de processos contribui para que haja maior controle e que o fluxo de atividades seja otimizado. Assim, somar as duas ferramentas será extremamente útil, servindo como guia ou um caminho para transformar a realidade das organizações.

    Por identificar pontos fortes, fracos, oportunidades e ameaças, pode ser entendida como a base para a formulação de estratégias que melhoram os processos. Além, é claro, de oferecer informações coerentes para fundamentar as decisões da organização.

    Preparamos esse material para que você entenda como usar essa análise aprofundada e completa para gerenciar os processos e garantir resultados cada vez mais prósperos.

    O que é a análise SWOT?

    A sigla SWOT se refere às palavras em inglês: strenghts, weaknesses, opportunities e threats. No Brasil, essa análise é conhecida por FOFA, uma ferramenta de avaliação e identificação de forças, oportunidades, fraquezas e ameaças.

    Trata-se de um estudo estratégico que mapeia o ambiente interno e externo das organizações, para garantir um futuro mais promissor. Além disso, permite identificar pontos de melhorias que podem se tornar diferenciais competitivos para a organização.

    Essa observação interna e externa fornece uma visão holística e macro, que ajuda a entender como os processos estão e elaborar estratégias para os próximos passos.

    Cada item específico deve ser abordado de maneira abrangente, dessa forma:

    • forças: se refere a tudo que a empresa faz bem, onde possui bom desempenho, e o que a faz se destacar perante os clientes ou público-alvo. 
    • fraquezas: contrariamente às forças, aqui se elenca as iniciativas com baixo desempenho ou que poderiam ser melhoradas;
    • oportunidades: voltada ao ambiente externo, aqui se analisa o que fará com que a empresa seja mais competitiva. Elenca-se recursos que podem ser usados para melhorar as fraquezas, se há lacunas no mercado de atuação e quais as metas para o ano corrente;
    • ameaças: aqui estão itens fora do seu controle, como uma mudança no cenário competitivo, pontos em que os concorrentes são melhores, novas tendências, mudança na legislação ou até catástrofes climáticas.

    A relação entre a análise SWOT e a gestão por processos

    Por ser uma análise interna fundamental para o planejamento estratégico das organizações, pode-se dizer que a análise SWOT impacta a gestão de processos, e a gestão de processos favorece esse tipo de avaliação.

    A gestão por processos é uma metodologia que foca na otimização do fluxo de atividade. Usando a análise SWOT esses fluxos podem ser analisados de diferentes perspectivas, identificando gargalos, possíveis melhorias ou riscos potenciais.

    O uso de tecnologias é essencial para que essa gestão e análise sejam favorecidas. O Fusion Platform é uma plataforma completa para a gestão de processos, indicadores e documentos.

    Acompanhar o desempenho dos processos pela Central Analytics permite avaliar, em  tempo real, quais são os pontos fortes e fracos daquele projeto ou atividades.

    Quando a empresa usa um sistema automatizado para realizar as tarefas, os processos são padronizados, mapeados e otimizados, impulsionando os pontos fortes e a competitividade da companhia.

    Em relação à possíveis ameaças, o Fusion conta com um módulo de Gestão de Risco onde é possível identificar pontos externos importantes para a organização. E mais que isso, elaborar planos de ação que possam conter ou reverter os danos em vantagens competitivas.

    Componentes da análise SWOT na gestão por processos

    Cada componente, ou cada letra da análise SWOT deve ser observada dentro dos processos para que a avaliação seja precisa e aprofundada. Dessa forma, a tomada de decisão se torna mais coerente e as estratégias de aprimoramento da companhia são potencializadas.

    Dessa forma, pontos fortes e fracos, oportunidade e ameaças são tidos como:

    • pontos fortes: eficiência, qualidade, padronização, baixos índices de falhas. Equipe qualificada, reputação sólida e parcerias também são exemplos. Todos esses pontos devem ser aprimorados continuamente para que se mantenha a excelência;
    • pontos fracos: desperdício de tempo, gargalos, retrabalho, baixa produtividade, insatisfação dos clientes. A melhoria desses pontos deve ser prioridade, para isso, recomenda-se a reengenharia dos processos, treinamento e implementação de novas tecnologias;
    • oportunidades: deve-se mapear as oportunidades do ambiente externo como avanços tecnológicos, mudanças nas demandas e novas tendências do mercado. Com foco nessas oportunidades os processos podem ser aprimorados para alcançar novos patamares do sucesso;
    • ameaças: competição acirrada, mudanças regulatórias, crises econômicas ou qualquer intempérie que possa impactar negativamente a empresa. O monitoramento e planos de contingência são essenciais para proteger a organização.

    Benefícios dessa metodologia na Gestão por Processos

    Trabalhar com a análise SWOT na gestão por processos traz inúmeros benefícios para as companhias, como:

    • otimização dos fluxos de trabalho;
    • redução de custos, erros e falhas;
    • melhoria da eficiência e produtividade, ajudando a priorizar tarefas;
    • padronização e automação dos processos;
    • maior satisfação dos clientes;
    • maior agilidade e flexibilidade;
    • redução de riscos;
    • maior segurança às operações da empresa;
    • tomada de decisão consciente, coerente e estratégica;
    • geração de ideias para fortalecer os pontos fortes e aproveitar as oportunidades externas.

    Como fazer essa análise?

    Há algumas alternativas para realizar a análise SWOT, desde reuniões informais, até a construção formal da matriz. Cada empresa pode adotar a abordagem que melhor se adequa a sua cultura ou disponibilidade. 

    Primeiramente, será fundamental envolver as pessoas de diferentes departamentos e níveis para que a visão seja abrangente.

    Pense nos processos e nos resultados obtidos internamente de maneira realista e objetiva, identificando os pontos fortes e fracos. Também olhe para o mercado e pontue quais itens podem ser oportunidades e ameaças. Quanto mais itens forem identificados, maior será a abrangência da análise.

    Encontre um método para escrever e organizar todos esses pontos. Elenque os que são mais importantes ou relevantes para o sucesso da empresa. Use quadros, planilhas e outros métodos que sejam, preferencialmente, visuais.

    A partir desse quadro, desenvolva um plano de ação para maximizar os pontos fortes, superar os pontos fracos, usufruir das oportunidades e mitigar as ameaças.

    É válido ressaltar que a análise SWOT é um processo dinâmico e constante. Deve ser revisado continuamente para estar adequado a possíveis mudanças. Será com a execução eficaz do plano de ação que os resultados esperados serão alcançados.

    A tecnologia contribui com a análise SWOT

    A base para que a análise FOFA seja adequada são os dados. Contar com uma plataforma de gestão de processos, documentos e indicadores possibilita centralizar, coletar e consultar informações de maneira precisa.

    Adotar um sistema de automação de processos irá agilizar a identificação dos pontos fortes e fracos da gestão de processos. De fato, quanto mais dados houver, maior profundidade a análise terá.

    A Central Analytics do Fusion Platform reúne todas as informações sobre processos e demais atividades da companhia. Os usuários contam com painéis dinâmicos e visuais para acompanhar os indicadores. 

    Essa abordagem favorece a identificação e implementação de melhorias ou aproveitamento de oportunidades. Adotar o Fusion Platform é uma alternativa vantajosa para modernizar a gestão, automatizando atividades para que o foco seja no core business da companhia.

    Pela mobilidade, o software permite que todos os dados, os processos e os documentos possam ser acessados de qualquer lugar. Sendo atualizados constantemente e o acesso acontece em tempo real.

    Analisar os pontos fortes, fracos, oportunidades e ameaças é uma das melhores formas de fortalecer os processos. Da mesma forma, a gestão adequada desses processos fornece informações e um diagnóstico mais preciso para a matriz FOFA.

    Tenha acesso facilitado às informações e otimize seus processos. Experimente o Fusion Platform, e garanta um futuro promissor e consciente do seu ambiente interno e externo.

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