Neomind

Autor: Felipe Bahiense

  • Ainda tem dúvidas sobre as vantagens do BPM? Explicamos aqui

    Ainda tem dúvidas sobre as vantagens do BPM? Explicamos aqui

    Sabe esses lembretes de atividades a entregar que você tem aí? Ou, quando você vai começar uma tarefa, mas percebe que falta documentos ou informação sobre o que deve ser feito? E quando por falta de acompanhamento o que era para levar duas semanas acaba se arrastando por um mês?

    Pois é, esses são alguns exemplos simples, mas ainda corriqueiros a muitas empresas. Situações como as descritas ocorrem porque, dentre outros motivos, a organização não possui processos automatizados e não consegue controlar o andamento das atividades.

    Para resolver isso, temos hoje a disciplina conhecida por gerenciamento de processos de negócios. Do inglês Business Process Management (ou simplesmente BPM), ela se trata de algo essencial para descrever e monitorar a maneira como a maioria das empresas opera.

    Ok, mas de quais benefícios estamos falando quando o assunto é gerenciamento de processos de negócios? Para você entender bem as vantagens do BPM, invista alguns minutos neste post.

    Sobre os benefícios dos processos

    A verdade é que processos de negócios são a base das funções de back office e front office de qualquer empresa. Desde o pagamento de faturas, a contratação de novos funcionários e a escolha de um fornecedor, até a venda de um produto para um cliente, tudo é processo.

    Por exemplo, imagine que um paciente tenha ido ao médico para discutir sobre um procedimento cirúrgico. Nesse caso você vai concordar que não faz sentido a pessoa sair do médico, ir direto para o hospital, entrar no centro de cirurgia, deitar-se na maca e, tempos depois, ter sua cirurgia feita (e paga pelo plano de saúde).

    Isso é uma maneira bem simples de entendermos que muitas das coisas que fazemos só ocorrem porque existem processos. No exemplo, para que o paciente possa ter seu procedimento realizado, o médico precisa enviar o laudo para a operadora de saúde (se for o caso) a fim de que o plano possa fazer a liberação.

    Uma vez que a solicitação de cirurgia tenha sido recebida pela operadora, essa mesma solicitação passa por um fluxo de atividades até que o paciente receba a autorização. Isso pode acontecer em questão de minutos, ou pode levar dias.

    O cenário foi descrito de uma maneira bem simples, mas o objetivo é que você entenda algo fundamental sobre processos: eles estruturam todas as atividades diárias de uma empresa, independentemente de seu porte.

    Isso é possível porque uma das principais vantagens do BPM é que um software para gerenciamento de processos de negócios permite que equipes trabalhem para obter um resultado específico (por exemplo, seguir uma solicitação de compra, gerenciar reclamações de clientes etc.).

    Portanto, a beleza de tudo está que no final do dia são os processos de negócios que permitem às pessoas de uma empresa trabalharem juntas de maneira eficaz em direção ao objetivo comum de servir melhor seus clientes.

    Por isso, as vantagens do BPM são…

    Entenda que todas as empresas (e como citado, aqui entram as pequenas, médias e grandes) são construídas em torno de processos operacionais. Esses processos abrangem todos os departamentos (RH, Qualidade, Compras, Vendas etc.) e podem ser transorganizacionais, transversais, interdepartamentais ou horizontais.

    O BPM facilita o progresso desses processos e fornece uma visão em tempo real do andamento de suas atividades. Em suma: quem está fazendo o quê, por qual motivo, qual é o prazo e quem seguirá com a tarefa?

    Com isso, gestores são capazes de reagir mais rapidamente aos problemas e consequentemente melhorar a competitividade da empresa. Para entender melhor, imagine que vários departamentos estejam trabalhando para o lançamento de um produto, sendo que cada setor possui um processo com atividades específicas.

    Exemplo: o marketing precisa preparar os materiais de divulgação, o comercial precisa receber treinamento, a engenharia precisa testar as funções e assim por diante. Se o produto ficar pronto e não tiver uma boa divulgação, todo o trabalho terá sido em vão. Ou, se a equipe comercial não souber vender os novos benefícios, o produto correrá o risco de ficar encalhado.

    Da mesma maneira, de nada adianta uma grande campanha de marketing se ninguém sabe quando o produto será comercializado. Percebe que cada ação se encaixa como uma peça de um quebra-cabeças?

    Esse é o motivo pelo qual empresas que usam soluções de software BPM diariamente obtêm benefícios como:

    Visão colaborativa

    Com a modelagem dos processos os colaboradores conseguem compreender  melhor seu papel na organização. Ao entender que cada atividade que realizam é importante para o atingimento de um objetivo os colaboradores tendem a contribuir com mais eficácia.

    Mais rastreabilidade

    Lembra do exemplo do paciente que fará um procedimento cirúrgico? Dez dias depois ele não recebeu a autorização. O motivo? A requisição do médico se perdeu no caminho.

    Isso não teria acontecido se a operadora de saúde contasse com uma solução de gerenciamento de processos de negócios. Uma das grandes vantagens do BPM é que cada atividade dentro de um fluxo de processo pode ser seguida em tempo real. Essa característica permite que pessoas autorizadas consigam dizer rapidamente onde está o processo e verificar seu andamento.

    Precisão nas informações

    Esta é uma das vantagens do BPM que faz toda a diferença para uma empresa, uma vez que dados atualizados e precisos são essenciais para o sucesso de um negócio. O acesso a informações relevantes e precisas ajuda sua equipe a evitar erros dispendiosos, a cumprir prazos, a estar em conformidade com leis e regulamentos, a melhorar o desempenho individual e a tomar melhores e mais rápidas decisões.

    Ao otimizar processos de negócios equipes têm acesso contínuo às informações necessárias para a realização de suas atividades. E o que é melhor: o acesso a essas informações pode ser restrito a determinadas pessoas. Isso traz segurança para seus processos e projetos.

    Mais eficiência

    Talvez esta seja a mais óbvia das vantagens do BPM: melhorar a eficiência do seu negócio. Muitas empresas ainda contam com sistemas ineficientes ou exigem intervenção manual para tarefas que podem ser automatizadas.

    Além do desperdício de tempo e recursos que resulta na diminuição da capacidade de obter lucro, funcionários acabam estressando-se desnecessariamente. Por meio da automatização de determinadas tarefas e simplificação de outras, equipes tornam-se mais eficientes.

    Melhores resultados

    No final do dia, o objetivo de toda empresa é melhorar os resultados através da entrega de bons produtos/serviços e um ótimo atendimento. Com uma operação interna consistente e eficiente, a organização conseguirá aumentar a margens de lucro reduzindo os custos operacionais.

    A consequência disso está em várias frentes: melhora na reputação da empresa, menos desperdício, manutenção da base de clientes atual, conquista de novos clientes etc.

    Outras vantagens do BPM

    A tudo que foi listado até aqui, ainda podemos ter:

    • Aumento de transparência;
    • Aumento de agilidade;
    • Redução de papéis;
    • Mais produtividade;
    • Redução de custos;

    E muitas outros benefícios.

    Precisa de mais?

    Como aqui na Neomind temos diversos exemplos de clientes que se beneficiaram com as vantagens do BPM, esse é um assunto que gostamos de abordar. Realmente acreditamos que a gestão de processos de negócios é fundamental para a condução de boas operações empresariais.

    Por isso, nos colocamos à disposição para você tirar suas dúvidas e entender melhor sobre o BPM.  E se você ainda não tem certeza sobre realizar ou não um investimento em uma solução de gestão de processos, acesse nosso checklist e veja se o BPM é para sua empresa.

    Quer saber mais sobre o assunto? Ouça nosso podcast sobre como implementar o BPM nas empresas:

  • Como melhorar o atendimento ao cliente através de processos?

    Como melhorar o atendimento ao cliente através de processos?

    Não existe segredo no fato de que o bom atendimento ao cliente é hoje obrigatório a empresas que querem ser bem-sucedidas. Tampouco há dúvidas de que um atendimento inadequado pode resultar na perda de clientes (e em uma fonte de publicidade negativa).

    Com toda certeza, perder clientes ou estar mal posicionado são itens que você não deseja para sua empresa, certo? Apesar de sabermos que o atendimento é um aspecto básico de qualquer negócio, ainda existem muitas organizações que enfrentam problemas, como:

    • Clientes sendo transferidos para várias pessoas até conseguir encontrar uma resposta;
    • Profissionais não sabem como resolver um problema e não sabem para quem recorrer;
    • Clientes demoram para obter respostas;
    • Processos de atendimento ao cliente não estão alinhados com a jornada do cliente;
    • Inexistência de processos;
    • Entre outros.

    Para melhorar o atendimento ao cliente – e sanar os problemas citados – algumas ações podem ser tomadas. A primeira delas é a criação de processos.

    Como os processos podem ajudar a melhorar o atendimento ao cliente?

    Quando realizamos um atendimento ao cliente temos que seguir um processo que inicia no primeiro contato do usuário e se encerra com a resolução do problema. Às vezes, uma empresa não tem um processo mapeado, mas os profissionais que trabalham na área seguem um passo a passo.

    Acontece que, nesse passo a passo informal, no qual cada um “mais ou menos faz o que tem que ser feito”, e um profissional passa a bola para o outro (fazendo com que o cliente seja transferido para praticamente toda a área), é onde encontra-se o maior perigo.

    Quando a equipe de atendimento conta com processos formalizados que mostram um workflow que precisa ser seguido, e funcionam de forma automatizada, melhorar o atendimento ao cliente é uma consequência.

    Para a automatização de processos, existe a ferramenta chamada de BPM (Business Process Management ou Gestão de Processos de Negócios).

    Melhorando o atendimento ao cliente com o BPM

    O gerenciamento de processos de negócios (BPM) é a prática de alinhar metas e processos à medida que os negócios evoluem. Um software de BPM ajuda as organizações a definir as etapas necessárias à realização do atendimento ao cliente para, em seguida, simplificar ou aprimorar os processos a fim de que essas etapas sejam executadas com mais eficiência.

    Como os negócios são dinâmicos, os processos devem estar em constante evolução. Esse é o motivo pelo qual o gerenciamento de processos de negócios deve ser encarado como uma prática contínua, e não como um evento pontual.

    Entendido isso, vamos à importância do BPM para melhorar o atendimento ao cliente:

    “Cada vez mais, o BPM e a mudança de processos estão focados em facilitar a colaboração entre funcionários, clientes, parceiros e ‘coisas’”. A frase foi dita por Rob Koplowitz, analista principal da Forrester Research, em texto publicado pelo site CIO.

    A publicação ainda aponta que: “o foco do BPM era obter economia de custos, aumentar a eficiência e aumentar o valor para os negócios. Mas (…) as prioridades de BPM mudaram esmagadoramente para os clientes”. Koplowitz  complementa, dizendo que “as organizações que consideram as iniciativas de BPM estão fazendo isso para servir os clientes, e não para cortar custos”.

    O BPM é, portanto,considerado como uma maneira de melhorar o atendimento ao cliente. A ferramenta traz muitos benefícios em casos como:

    Melhoria no produto, na qualidade do atendimento e nos prazos de entrega

    Partindo do ponto de vista do cliente, o BPM melhora a qualidade geral do atendimento. Como comentado, os processos são criados pensando desde o primeiro contato do usuário.

    Sempre que tratamos de BPM, temos que entender que para a gestão de processos a necessidade do cliente vem em primeiro lugar. Por isso, os fluxos são definidos de modo a agilizarem o processo de atendimento e trazerem uma resposta mais rápida ao cliente.

    Adicionalmente, conforme discutido em outra oportunidade, o BPM também promove inovação nas empresas, e isso inclui inovação em produtos.

    Mais personalização

    Estruturas organizacionais tradicionais dividem as pessoas em departamentos. Empresas separadas em silos são compostas por departamentos ao invés de pessoas. O resultado disso é simples: experiências negativas para o cliente.

    A boa notícia é que o BPM ajuda a unificar os pontos de contato do cliente, já que ele consegue fazer com que as diversas áreas de uma empresa se comuniquem. Isso acaba levando a um tipo de personalização que, consequentemente, acarreta maior satisfação do cliente.

    Tomada de decisão centrada no cliente

    Embora muitas organizações tomem decisões apenas em vista de como isso afeta seus resultados, o BPM traz o foco de volta às pessoas que compõem a organização.

    Com essa mudança de visão, uma empresa consegue visualizar o impacto de uma decisão específica partindo do ponto de vista dos clientes. Como resultado, a organização passa a ter uma imagem mais completa das implicações de uma decisão, pois vai além das considerações financeiras.

    Menor custo de operação

    O BPM simplifica os processos em uma organização para que os mesmos sejam facilmente compreendidos e gerenciados, e também para que os riscos possam ser mitigados e o desperdício reduzido. Desse modo, há economia de custos.

    Não esqueça: para melhorar o atendimento, foque na melhoria contínua

    A gestão de processos é um ciclo contínuo, o que significa que uma vez desenhado um processo, o mesmo sempre deverá ser avaliado e melhorado.

    A fim de conseguir isso, existe o mapeamento de processos. Por meio dele é possível identificar os gargalos e pontos críticos, bem como os pontos que precisam ser aprimorados. Muitas vezes, para melhorar o atendimento ao cliente basta apenas alterar o fluxo, incluir ou eliminar alguma etapa.

    Tenha em mente que a experiência que você entrega é inteiramente composta pelos processos que você possui, sejam eles projetados ou não. Tão logo os processos tenham sido definidos, é fundamental que eles sejam constantemente analisados da perspectiva do cliente.

    Por fim, lembre-se que para melhorar o atendimento ao cliente não faça com que seus processos respondam apenas aos problemas internos da sua empresa, mas, sim, que atendam às necessidades de seus clientes em primeiro lugar.

    Caso queira saber mais sobre o BPM, baixe nosso e-book gratuito. No material mostramos como a ferramenta ajuda empresas a obterem o aumento da transparência, agilidade, controle de performance, produtividade e redução de custos nos negócios. Acesse!

    E agora conte para nós: você acha que o BPM melhora o atendimento ao cliente? Deixe um comentário com a sua opinião. Para ficar atualizado de nossos materiais, siga-nos em nossas redes.

  • O que considerar ao escolher um software de Gestão Eletrônica de Documentos?

    O que considerar ao escolher um software de Gestão Eletrônica de Documentos?

    A AIIM (Associação para Gerenciamento de Informações e Imagens), define o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) como o uso de um sistema de computador e software para armazenar, gerenciar e rastrear documentos eletrônicos e imagens eletrônicas de informações baseadas em papel, capturadas através do uso de um scanner de documentos.

    Podemos dizer que hoje em dia, nessa era da informação em que vivemos, e na qual dados são essenciais para tomadas de decisão ágeis e precisas, documentos e dados são uma dupla de suma importância para todas as organizações.

    Por esse motivo, muitas empresas já entenderam a necessidade de automatizar a gestão dos documentos por meio de um software de GED. No entanto, o que muitos não sabem, é que nem todo sistema de GED é desenvolvido da mesma forma.

    Isso significa dizer que, na hora de escolher um software de gestão eletrônica de documentos, é sempre uma boa ideia avaliar os objetivos do seu negócio e alinhá-los com as funcionalidades apresentadas pelo sistema.

    Com isso em mente, neste artigo elencamos as funcionalidades mais importantes para ajudar na sua avaliação.

    Por que investir em um software de GED?

    Antes de escolher um software de gestão eletrônica de documentos é imperativo que você saiba o porquê do investimento. O primeiro ponto é que, quando bem dotado das características essenciais, a solução de GED permite aos colaboradores simplificar o recebimento, armazenamento, arquivamento, compartilhamento, validação e busca de documentos.

    Outra questão importante: quando adaptado às necessidades da empresa, um software de GED deve ser capaz de aumentar sua produtividade e otimizar o fluxo de trabalho, sendo que todas as partes interessadas e suas ações são claramente identificadas.

    Com o gerenciamento eletrônico, a empresa ganha na otimização do uso diário de documentos. Além disso, todos os setores otimizam o desempenho, cortam custos, economizam espaço físico e aprimoram a segurança.

    Os motivos para investir em uma solução de GED não param por aí. Caso você tenha interesse em saber mais, recomendamos o e-book com tudo que você precisa saber sobre GED e ECM. Mas, para sentir todos esses benefícios, sua empresa precisa saber escolher um software de gestão eletrônica de documentos.

    Pontos a considerar ao escolher um software de gestão eletrônica de documentos

    Dentre os diversos critérios que devem ser verificados ao avaliar o investimento em GED, os que consideramos como essenciais são:

    Facilidade de uso

    Bons sistemas de GED possuem opções avançadas atraentes e recursos que fazem os olhos brilhar. Todavia, ao escolher um software de gestão eletrônica de documentos a facilidade de uso deve ser primordial.

    Procure por um sistema que tenha uma interface amigável, isto é, que seja fácil de usar e de entender. Do contrário, os funcionários perderão tempo para decifrar o caminho que devem seguir (nesse caso, ao invés de tornar o trabalho mais fácil, a solução de GED acabará transformando-se em dor de cabeça).

    Ainda sobre a facilidade de uso, ao escolher um software de gestão eletrônica de documentos assegure-se de que ele possua ferramentas de pesquisa que permitam a localização de documentos por tipo, data de elaboração, de edição, metadados etc.

    Automação do fluxo de trabalho

    Realizar um investimento em GED só fará sentido se sua empresa tiver economia de tempo e aumento de produtividade. Pense na rotina manual de manuseamento de um documento.

    Imagine, por exemplo, um documento comercial que precisa de assinatura. O caminho que ele percorre (de mesa em mesa), além de levar um tempo, enfrenta o risco de que haja algum extravio.

    Por isso, um ponto importante na hora de escolher um software de gestão eletrônica de documentos é entender que o sistema deve permitir fluxos de trabalhos que façam toda a gestão de forma automatizada. Essa gestão deve ser independente para cada tipo de documento.

    Além disso, todos os envolvidos com o documento em questão devem ter uma visão intuitiva do seu histórico, como: versões, revisões, aprovações, emissão de cópias e outros.

    Segurança total da informação (com segurança flexível)

    Sem dúvidas, um dos aspectos mais importantes do gerenciamento de documentos é a segurança. Quando falamos em segurança flexível, queremos dizer que a solução de GED deve manter seus documentos armazenados de forma segura, mas que a segurança para acessar cada tipo de documento deve ter flexibilidade.

    Explicando: ao escolher um software de gestão eletrônica de documentos, tenha em mente que o mesmo deve permitir ao usuário especificar, de acordo com o tipo de documento, itens como: acesso de leitura, edição, exclusão, impressão, print-screen, gravação, entre outros.

    Bom, mas se por um lado uma solução de GED deve permitir que o acesso ao documento seja moldado de acordo com as necessidades da empresa, por outro o sistema não pode dar brechas para violações de dados. Por isso, quando for escolher um software de gestão eletrônica de documentos verifique quais são seus protocolos de segurança.

    Atendimento às necessidades da sua empresa

    São diversos os processos de negócios que se beneficiam com uma solução de GED. O processamento de pedidos de alteração de um produto, pedidos de compra, propostas de todos os tipos, assinatura de documentos, processos de RH, são apenas alguns dos exemplos que exigem muito papel e que o gerenciamento eletrônico de documentos pode melhorar.

    Cada empresa tem seus processos de negócios particulares. Quando for escolher um software de gestão eletrônica de documentos, peça ao fornecedor que mostre como a solução sendo avaliada pode melhorar os processos da sua organização.

    Não deixe também de verificar se a solução é flexível. Sistemas rígidos e complexos não permitirão que sua empresa se adapte às mudanças de processos que forem surgindo (e sabemos que mudanças são naturais). Com um software flexível sua organização tem a certeza de que possui em mãos uma ferramenta que sempre atenderá às suas necessidades.

    Outros pontos

    Adicionalmente ao que foi citado aqui, é importante que um software de GED:

    • Permita o armazenamento de vários tipos de documentos, incluindo arquivos de processamento de texto, e-mails, PDFs e planilhas;
    • Possua ferramentas de monitoramento para ver quais usuários estão acessando quais documentos;
    • Possua recursos que garantam que o usuário esteja trabalhando com a versão mais recente de um documento;
    • Tenha a função de assinatura digital com certificados no padrão ICP-BRASIL, liberando os documentos em formato PDF/A;
    • Tenha funções de check-in/check-out e bloqueio, para coordenar a edição simultânea de um documento e garantir que as alterações de uma pessoa não substituam a de outra;
    • Possibilite pesquisa por palavra-chave; e
    • Tenha ferramentas de versão que rastreiam edições em documentos e recuperam versões antigas.

    Concluindo

    São vários os sistemas de GED disponíveis no mercado. Exatamente por isso que é fácil se deixar envolver pelo entusiasmo e permitir que as emoções influenciem na escolha. Para evitar que isso aconteça com você – e que o investimento não se torne um prejuízo -, faça sua lição de casa antes mesmo de começar a conversar com os fornecedores.

    Neste artigo, elencamos os pontos considerados por nós como fundamentais. Caso queira entender melhor desse universo, sugerimos que assista à gravação do webinar Os Benefícios da Gestão Eletrônica de Documentos (GED).

    Gostou do artigo? Deixe um comentário contando o que achou. Esperamos que ele tenha sido útil para você. Em caso afirmativo, compartilhe-o com seus colegas. Além disso, não esqueça: fique de olho no Blog da Neomind e acompanhe nossos conteúdos.


    Quer saber mais sobre o assunto? Ouça nosso podcast sobre como implementar o BPM nas empresas:

  • O que você está esperando para ter uma empresa paperless?

    O que você está esperando para ter uma empresa paperless?

    Se você acompanha artigos da AIIM (Association for Intelligent Information Management), já deve ter se deparado algumas vezes com o termo “empresa paperless”. Por entendermos da importância do assunto, no post Paperless: o que é e como dar os primeiros passos, fizemos um apanhado geral sobre o ambiente sem papel.

    Na ocasião, comentamos sobre os motivos de ter uma empresa paperless e como você pode dar início à transformação na sua área e organização como um todo. Neste novo artigo quero complementar um pouco mais o tema e trazer mais ideias para ajudar seu negócio a reduzir – e quem sabe eliminar – o uso de papel.

    Mas, antes de começar, vou propor uma discussão:

    O que impede a transformação para uma empresa paperless?

    Ao invés de falar dos motivos de fazer a transição para uma empresa paperless, farei uma abordagem um pouco diferente. O motivo é simples: para muitas pessoas, é impossível pensar em uma vida sem papel.

    A psicologia explica isso com o termo “percepção háptica”. A palavra “Háptico” vem do grego e significa “relativa ao tato”. Atualmente, o termo designa a ciência do toque, que é o que ocorre quando você toca a tela do seu smartphone para dar um comando.

    Quando falamos em papel, muitos indivíduos gostam do modo como ele os fazem sentir, pois traz uma sensação de que por ser um item físico, é algo real. Para diversas pessoas, informações dentro de um computador ou na nuvem não parecem tão reais por não serem tão palpáveis.

    Essa percepção do real x irreal acontece num nível do inconsciente, e em muitos de nós trata-se de uma crença que nem sabemos que temos. Mas, o fato é que, de acordo com a percepção háptica precisamos sentir com o tato para assimilarmos que tal documento existe ou que tal contrato foi mesmo firmado.

    Saindo do campo da psicologia, uma barreira muito grande para a transformação em empresa paperless é a simples pergunta “como?”. Toda mudança requer esforços e entendo que é nesse ponto que a barreira pode ser grande.

    Fazer a transição para um negócio sem papel exige disciplina e um trabalho maior especialmente no início. Por exemplo:

    • Quem irá digitalizar os documentos físicos já existentes?
    • Onde eles estarão armazenados?
    • Como garantir a segurança dos documentos?
    • Quem terá acesso a eles?
    • Como os documentos serão assinados?
    • Os documentos terão validade jurídica?
    • Como será realizada a gestão desses documentos?

    Essas são apenas algumas das perguntas que podem surgir e que podem ser um entrave para a transformação em uma empresa paperless. A fim de mostrar a você que existem respostas e soluções para cada uma de suas dúvidas, confira a seguir.

    Passo a passo para uma empresa paperless

    Mudanças são difíceis. O primeiro ponto que você precisa ter em mente é que o exemplo deve partir de cima. De nada adianta um gestor com o próprio arquivo de documentos físicos querer exigir um ambiente paperless, certo?

    E para que a mudança tenha um sentido, é importante apresentar a todos da organização as vantagens de uma empresa sem papel. Sobre os aspectos positivos, você pode falar de:

    • Ganho de produtividade
    • Melhora na eficiência
    • Aumento de segurança
    • Questões ambientais
    • Governança Corporativa
    • Redução de custos

    No artigo Paperless: o que é e como dar os primeiros passos para a era sem papel apresentamos mais detalhes sobre cada ponto.

    Uma vez que todos entendam da importância da redução de papel (e de uma futura eliminação), podemos seguir com os passos.

    Estabeleça metas

    Todos sabem onde devem chegar, que é a transformação para uma empresa paperless. Para que os esforços sejam direcionados e o objetivo não se perca pelo caminho, estabeleça metas.

    Você pode, por exemplo, definir metas para cada departamento e para a empresa como um todo, encorajando todos os colaboradores, em diferentes níveis hierárquicos, a fazerem a transição. A fim de conseguir isso, você pode criar algum tipo de recompensa para quando o objetivo for atingido.

    Seja com recompensa ou sem, o importante é todos entenderem a meta e o prazo para atingi-la.

    Faça um apanhado geral das impressões

    O que cada área está imprimindo? O que é necessário imprimir? Será que todas as impressões são realmente essenciais?

    As respostas para essas perguntas poderão mostrar que diversas impressões são desnecessárias. Por exemplo, muitas pessoas têm o hábito de imprimir e-mails para levar determinada pauta à uma reunião.

    Hoje em dia temos aplicativos na nuvem que permitem o compartilhamento de informação de forma bastante segura, como Google Docs, Evernote e Dropbox.

    Digitalize o que é importante

    Cada departamento fez uma avaliação dos documentos impressos. Aqueles que podem ser descartados devem ir, literalmente, para o lixo. Os demais precisam ser digitalizados.

    Nesta etapa inicia o trabalho “mais pesado”, pois para alguns setores a quantidade de documentos é muito maior, como o administrativo, financeiro e RH de uma empresa, por exemplo.

    Crie uma estratégia de digitalização

    Inicialmente, por “estratégia” entenda “hábito”. Uma vez que os documentos necessários foram digitalizados, tenha em mente que esse será o procedimento a ser seguido sempre.

    Após isso, pense em estratégia propriamente dita. Aqui gosto de falar em processos, porque são eles que movem nossas empresas. Imagine o seguinte: quem deverá ler o documento digitalizado? Será necessário tomar alguma ação, como assiná-lo eletronicamente? Qual é a finalidade do documento? Existe alguma ação desencadeada a partir dele?

    Para exemplificar, aqui na Neomind, antes de sermos uma empresa paperless um simples relatório de despesa de viagem necessitava em média – entre impressão e cópias de nota-fiscal – de três vias de 30 páginas cada. Todo esse controle era necessário para que pudéssemos fazer o reembolso das despesas.

    Ao eliminarmos o papel, criamos um processo no qual o solicitante preenche todas as informações em um sistema (o Fusion Platform). Essas informações vão para o financeiro que faz a conferência e lança o pagamento. O processo é simples, mas perceba que ocorreu em etapas (ou seja, por meio de um processo), sendo que a última é o pagamento das despesas propriamente dito.

    Então, ao criar o hábito de digitalização pense também em atividades que deverão existir para que o documento siga um fluxo. Isso nos leva à etapa final:

    Automatize

    A automatização não é necessariamente uma etapa que acontece após a realização de outra. O ideal é que a empresa paperless seja automatizada já no início dessa transformação (lá na etapa de estabelecimento de metas).

    Importante esclarecer que quando falo em automatização me refiro à gestão de documentos. Para você entender: um software de GED (Gestão Eletrônica de Documentos) possibilita o usuário publicar e controlar os documentos de forma segura e muito mais precisa do que faria manualmente com os materiais impressos. E mais, tudo isso em um único lugar (o que significa que documentos não estarão espalhados em gavetas, arquivos e mesas de colaboradores).

    Além disso, uma aplicação de GED permite que sejam configurados fluxos de aprovação para cada documento, bem como definições de segurança (quem poderá visualizá-lo e editá-lo? Quem terá permissão para exclui-lo?). Ainda, um software mantém todas as ações registradas, o que significa que nenhum usuário poderá alterar ou eliminar um documento sem que ninguém fique sabendo do ocorrido.

    Por fim, toda empresa paperless precisa garantir que documentos sejam armazenados de forma legal e com validade jurídica, e isso é uma característica também de bons sistemas de GED.

    Concluindo

    Depois de concluir o passo a passo para eliminar o papel e ver na prática como funciona, você perceberá que com economia de tempo e custo – bem como maior segurança de documentos – seus funcionários, clientes e a empresa como um todo serão beneficiados com a mudança.

    Muitas organizações já sabem do peso que é ter que armazenar e controlar pilhas de documentos. Contudo, são poucas as que realmente fazem um esforço maior nesse sentido. Observando tendências de transformação digital, temos visto que a eliminação do papel está entre elas.

    Sua empresa ficará para trás ou tomará uma atitude? Para continuar a discussão, recomendamos a leitura do texto: O que a Gestão de Documentos faz pela sua empresa: da organização do fluxo de trabalho ao ambiente paperless.

    Que tal começar a transformação digital agora? Conheça o Fusion aqui.

    Gostou do artigo? Deixe um comentário contando o que achou. Esperamos que ele tenha sido útil para você e, em caso afirmativo, compartilhe-o com seus colegas. Além disso, não esqueça: fique de olho no Blog da Neomind e acompanhe nossos conteúdos.

  • 6 dicas para organizar suas tarefas e de sua equipe

    6 dicas para organizar suas tarefas e de sua equipe

    Quantas vezes você já não ficou frustrado por sentir que tinha muito o que fazer, mas passou o dia iniciando muitas atividades e concluindo nenhuma? Ou, por não saber o que priorizar, acabou começando diversas tarefas e terminou aquelas aparentemente mais fáceis, mas que não eram tão urgentes e importantes?

    Mesmo que nossas listas de tarefas sejam diferentes umas das outras, todos temos os mesmos objetivos: fazer o máximo possível. Para isso, é necessário gerenciar tempo e atividades. Neste artigo, focaremos na gestão das atividades e falaremos sobre a organização de tarefas.

    Separamos 6 dicas para ajudá-lo a manter-se organizado e, claro, a concluir suas atividades. Confira!

    1. Saiba priorizar

    Priorização é o primeiro item da organização de tarefas. Não adianta querer ser multitarefas e achar que você pode fazer várias coisas ao mesmo tempo. Você até pode, mas verá que, no final, acabará não concluindo nada direito.

    Para priorizar, uma dica é separar o que é urgente do que é importante. A Matriz de Decisão de Eisenhower é muito usada para esse fim. Eisenhower foi o 34º presidente dos Estados Unidos e é dono de uma frase célebre: “O que é importante raramente é urgente e o que é urgente raramente é importante”.

    Antes de irmos para a matriz de decisão, é importante entender que urgente significa que uma tarefa requer atenção imediata. Já aquela considerada como importante trata de coisas que contribuem para metas, missão, valores e objetivos de longo prazo.

    Assim, na Matriz de Decisão de Eisenhower, existem:

    • Tarefas urgentes e importantes: na organização de tarefas, são aquelas que exigem nossa atenção imediata e que contribuem para o cumprimento de metas.
    • Tarefas não urgentes e importantes: atividades que não têm um prazo urgente, mas que, mesmo assim, ajudam você a atingir suas metas.
    • Tarefas urgentes e não importantes: exigem nossa atenção agora (urgente), mas não nos ajudam a atingir nossas metas ou a cumprir nossa missão (não é importante). A maioria das tarefas aqui são interrupções de outras pessoas.
    • Tarefas não urgentes e não importantes: são as chamadas distrações.

    Ao investir seu tempo na organização de tarefas não urgentes mas importantes, você pode evitar que, no futuro, elas se tornem urgentes e importantes. Com isso, você age proativamente para evitar um incêndio.

    2. Crie um plano

    Você e sua equipe trabalharam para priorizar as atividades. Agora é necessário desenvolver um plano. Nesta etapa, a fim de ter uma organização de tarefas que faça sentido, deve-se identificar os responsáveis e o prazo de conclusão de cada uma das tarefas.

    Observe que aqui é importante que toda a equipe tenha uma visão detalhada e clara do que precisa ser feito. Cada membro deve ter conhecimento do que se espera em cada tarefa. Isso ajudará cada indivíduo a organizar seu tempo e priorizar as tarefas diariamente.

    Para criar o plano, recomendamos a dica seguinte:

    3. Utilize as ferramentas certas

    Aqui não existe certo ou errado. Para uma gestão mais simplificada de tarefas, há ferramentas como Trello, Evernote, Todoist e o próprio Kanban que podem ajudar.

    No entanto, quando falamos de projetos nas empresas, a organização de tarefas tem que ir para um nível mais profissional. Isso porque não basta apenas deixar tarefas organizadas, é preciso monitorá-las, saber se estão em atraso ou não, quem é o responsável e quais os prazos.

    Em outras palavras, as tarefas precisam estar em um fluxo. Por exemplo, imagine a atividade de contratação de um novo colaborador. A contratação passa pelo processo de divulgação de vagas, de entrevistas, da aprovação do superior direto e de todo o trâmite de admissão do colaborador escolhido. Uma falha na organização de tarefas pode fazer com que uma etapa seja esquecida, ou seja gerenciada sem muita atenção.

    Processos de recursos humanos são apenas um dos inúmeros exemplos que poderiam ser dados sobre a importância de usar as ferramentas certas na gestão e organização de tarefas. Podemos falar sobre gestão de contratação e serviços, aprovação de campanha, gestão de problema, realização de consulta pública, entre tantos outros.

    4. Rastreie as tarefas delegadas

    Ao trabalhar com organização de tarefas, você verá que existem aquelas que podem ser delegadas. Uma vez que você tenha alocado uma tarefa para um membro da equipe, é interessante utilizar um software que o ajude a manter-se atualizado com o progresso das tarefas delegadas.

    Esse tipo de controle permitirá, ainda, analisar onde a produtividade está caindo ou onde ela poderá ser mais bem aproveitada. Para que o rastreamento seja feito de modo adequado, não apenas precisamos utilizar as ferramentas certas, como também manter as tarefas do time centralizadas. Isso nos leva à próxima dica:

    5. Mantenha as tarefas organizadas em um único local

    Trabalhar em um ambiente de trabalho no qual a organização de tarefas não tem importância, com certeza é algo que baixará a produtividade do time.
    Uma das maneiras de manter tarefas organizadas é centralizando-as. De nada adianta você ter uma tarefa descrita em um pedaço de papel sendo que a conclusão dependerá do esforço de outro colaborador, o qual precisa saber em que etapa se encontra sua execução.

    Mais uma vez, aqui as ferramentas são essenciais. Ao ter as tarefas acessíveis em um único local, será possível não apenas monitorá-las, mas também executá-las no tempo certo, dentro do prazo necessário.

    6. Faça uma revisão das tarefas

    Algumas pessoas gostam de fazer isso ao final de cada dia. Mas você pode definir um dia por semana para analisar o que correu bem, o que precisa melhorar e quais tarefas precisarão de ajustes.

    O foco da organização de tarefas não é fazê-lo correr para lá e para cá a fim de executá-las. A ideia não é manter-se sempre ocupado, mas sim realizar as tarefas que realmente precisam ser executadas para que você e seu time atinjam as metas esperadas (já leu nosso post sobre gestão de metas e estratégias?).

    Organização de tarefas: dê o próximo passo

    Quando tarefas entram em um fluxo, é bem comum termos gargalos. Para resolver essa questão, e para levar sua empresa no próximo passo do gerenciamento e organização de tarefas, uma plataforma de gestão de processos é fundamental.

    Com um software de BPM sua empresa conta com um ambiente único que fornece às equipes total domínio sobre as atividades, tais como: apontamento de horas, controle de prazos, sinalizadores, entre outros.

    Então, conheça o Fusion Platform! Nossa solução conta com o módulo de BPM, que permite criar e gerenciar processos de forma simples e com alto nível de integração com sistemas de gestão. Além disso, possuímos aceleradores para gestão e organização de tarefas para atender às variadas necessidades de uma empresa (como por exemplo Gestão de Cadastro de Clientes, Ponto Eletrônico, Solicitação de EPI e outros).

    Entre em contato e descubra como a Gestão de Processos pode ajudar sua empresa na organização de tarefas.

  • Coautoria de documentos: Como controlar o fluxo de informações da sua empresa?

    Coautoria de documentos: Como controlar o fluxo de informações da sua empresa?

    Empresas trabalham com um grande volume de dados. Transformar a informação em resultado é uma necessidade. Uma das maneiras de fazer isso é pela análise de Big Data, cujo objetivo é, como comentado em outra oportunidade, descobrir padrões escondidos, correlações desconhecidas e outras informações úteis que podem ser utilizadas para a melhor tomada de decisão.

    Para conseguir realizar essa análise, é necessário coletar dados. Para muitas empresas, o desafio ainda está em como realizar essa coleta. Mas, para outras, o problema é como adicionar dados em documentos de alto valor. Em outras palavras: a questão está em como controlar o fluxo de informações.

    Imagine, por exemplo, que existam três pessoas trabalhando em cima de uma proposta. Nesse caso, se modificações e inserção de dados não forem controladas, o processo de elaboração do documento, além de levar muito mais tempo e ser desorganizado, pode resultar em uma oportunidade perdida.

    Como lidar com a criação e coautoria de documentos de forma organizada e controlada? Para responder a esta pergunta, iniciamos com uma reflexão:

    O desafio em controlar o fluxo de informações

    Quando falamos de compartilhamento de documentos e arquivos temos diversos sistemas populares que foram desenvolvidos para este fim. Todavia, se por um lado eles cumprem com êxito a missão de disponibilizar a informação para quantas pessoas o autor do arquivo ou documento desejar, eles ainda falham no processo de coautoria.

    Conforme o estudo AIIM 2018 State of the Industry, metade das organizações entrevistadas estavam pesquisando ativamente ou avaliando novas ferramentas de integração de conteúdo. Para 49% a missão estava em procurar por melhores plataformas de colaboração.

    Aqui, gostaríamos de fazer um parênteses. Por “colaboração” entendemos o ato de, por exemplo, trabalhar em tempo real com sua equipe em qualquer lugar do mundo, tendo visibilidade e controle completos sobre quais alterações estão sendo feitas em processos e documentos.

    Portanto, se falamos em controlar fluxo de informações basicamente nos referimos a:

    • Atribuir tarefas a membros da equipe;
    • Controlar as ações realizadas em processos e documentos (ex.: alteração de informação, edição de documento etc.);
    • Criar fluxos de trabalho;
    • Implementar medidas de segurança para garantir que apenas os membros autorizados da equipe tenham acesso a determinado conteúdo; e
    • Implementar medidas de segurança para garantir que apenas os membros autorizados possam trabalhar como coautores.

    A capacidade de coautoria é implícita quando falamos de colaboração, que, por sua vez, tem a ver com controlar o fluxo de informações. A pergunta que segue é:

    Como se dá o controle do fluxo de informações?

    Frisamos que coautoria não se trata de compartilhamento de arquivos apenas. Vai um pouco além e diz respeito também a trabalharmos em um único repositório de origem dentro do qual todo o conteúdo é gerenciado.

    Pense nesse repositório como um banco de dados que contém todos os objetos e informações, como tabelas, macros e formulários de que seus documentos precisarão. Todos esses objetos são armazenados e acessíveis para aqueles que trabalharão nas várias etapas da criação do documento.

    Para conseguir isso, é necessário investir em uma solução robusta para Gestão de Documentos. Alguns pontos a serem levados em consideração são:

    • Em primeiro lugar, é fundamental garantir a segurança total da informação. Para isso, utilize um sistema que permite o gerenciamento de pessoas autorizadas a interagirem com documentos. Isso se dá por meio de criação de perfis e atribuição de permissões.
    • A partir da integração com ferramentas de edição de arquivos, procure por uma solução que bloqueie as funções Salvar, Salvar Como, Print-Screen, Impressão, e outras.
    • Para a coautoria, é fundamental configurar e controlar a gestão de versões, revisões e aprovações dos documentos. É possível fazer isso criando fluxos específicos para qualquer evento realizado sobre um documento. Com permissões definidas, apenas usuários autorizados conseguem adicionar comentários e marcar outros usuários, garantindo uma comunicação muito mais fluída em um ambiente altamente colaborativo (lembrando que controlar o fluxo de informações significa também controlar a movimentação de documentos).
    • Para controlar o fluxo de informações de maneira eficaz, é necessário que os documentos sejam gerenciados sem complicações. Exatamente por isso é que o software de gestão de documentos deve possibilitar a criação de uma gestão independente para cada tipo de documento.

    A AIIM sugere que para controlar o fluxo de informações sejam seguidas três etapas (fonte):

    Analise seu processo

    Qualquer iniciativa de melhoria de processos deve começar com uma compreensão completa do processo atual. Comece fazendo perguntas como:

    • Como os autores colaboram hoje?
    • Como as informações fluem e quais são as lacunas e os gargalos no processo?
    • Qual é o resultado desejado e como isso difere do modo como as coisas são feitas atualmente?

    Conforme esclarece a AIIM, esse tipo de análise de processo é necessário para determinar os requisitos do sistema e para esclarecer as lacunas no processo atual que precisam ser melhoradas.

    Padronize o conteúdo

    Organizações que padronizam o conteúdo e o disponibilizam em um banco de dados de autoria dão um passo gigantesco na simplificação da criação de conteúdo em toda a empresa. Trabalhar com documentos padronizados pode ser muito difícil se a empresa utiliza repositórios fragmentados.

    Lembre-se que conteúdo padronizado não apenas economiza tempo, esforço e dinheiro no processo de criação de documentos, mas também garante maior qualidade e integridade do conteúdo.

    Coloque os autores de conteúdo no controle

    Controladores de documentos tradicionais estão focados no processo, não necessariamente no conteúdo. Essa abordagem pode levar a um resultado abaixo do ideal. Ao definir usuários como controladores do conteúdo, a empresa garante também melhoria de processos.

    Concluindo

    Especialmente empresas que trabalham com documentos altamente complexos e de alto valor encontram muitos benefícios na abordagem estratégica de coautoria. Como procuramos mostrar, para conseguir usufruir desses benefícios é fundamental controlar o fluxo de informações.

    Além de garantir que o conteúdo seja mantido atualizado em toda a empresa, existe a certeza de que os acessos ao documento são registrados e controlados. Para empresas aderentes a normas como ISO 9001, a disponibilização de documentos com segurança e controle é fundamental.

    Uma boa solução de Gestão de Documentos trabalha com as questões que abordamos neste artigo. Caso você queira aprender mais sobre o Enterprise Content Management (ECM) e a Gestão Eletrônica de Documentos (GED), e saber como uma solução de gestão documental auxilia a sua empresa a reduzir custos e aumentar a precisão nas tomadas de decisão – além de controlar o fluxo de informações – disponibilizamos um e-book que pode ajudá-lo:  Tudo sobre o Enterprise Content Management

    Gostou do artigo? Se ele foi útil a você, fique à vontade para compartilhá-lo!

  • Checklist: Está na hora de investir em BPM?

    Checklist: Está na hora de investir em BPM?

    No cenário altamente competitivo em que nos encontramos, toda empresa que deseja crescer e manter-se sustentável financeiramente precisa ser o mais eficiente possível. Até aí, nenhuma novidade.

    O que muitos ainda não perceberam é que, em meio a tanta tecnologia, insistir em executar manualmente processos tradicionais é o mesmo que ter equipes gastando tempo e dinheiro em atividades que não agregam. É nesse ponto que a solução de BPM entra em cena.

    Neste artigo, damos um apanhado geral sobre o Business Process Management e seus benefícios, e ajudamos você a descobrir se está na hora da sua empresa investir em BPM. Confira!

    Resumo sobre o BPM

    Acrônimo para Business Process Management (em português, Gerenciamento de Processos de Negócio), o BPM é, como explicamos em outra oportunidade: “uma metodologia de gerenciamento ajustável desenvolvida com o objetivo de organizar e facilitar processos organizacionais de baixa ou alta complexidade, internos ou externos nas corporações”. Trata-se de uma ferramenta de automação de processos.

    Em linhas gerais, um software de BPM ajuda você a mapear seus processos diários para:

    • Identificar e eliminar gargalos;
    • Controlar os custos de sua empresa;
    • Tornar seus processos diários o mais eficientes possível;
    • Garantir a eficácia das pessoas envolvidas em seus processos.

    Observe que o BPM é uma combinação de práticas centradas em impulsionar o valor organizacional através de uma cultura de melhoria de processos. Caso você tenha interessa em se aprofundar mais, recomendamos a leitura do artigo: O que é Gestão de Processos e quais seus benefícios?

    Ok, mas como eu sei se minha empresa deve investir em BPM?

    Até aqui você entendeu o que é BPM e alguns dos benefícios de uma solução de gestão de processos. Mas, será que está na hora da sua empresa investir em BPM? Para acabar de vez com essa dúvida, a seguir elencamos alguns dos problemas enfrentados por muitas organizações. Marque aqueles que fazem parte do dia a dia do seu negócio:

    ( ) Dificuldade em concluir processos dentro do prazo.

    Quanto tempo os colaboradores da sua empresa levam para concluir uma atividade dentro de um processo? Existe um controle sobre a etapa em que o processo se encontra e/ou o que está sendo realizado?

    ( ) Dificuldade para tomar decisões.

    A gerência possui as informações necessárias para tomar decisões importantes relacionadas aos processos? As informações são fáceis de serem encontradas? Estão centralizadas?

    ( ) Muito dinheiro investido, pouco retorno.

    Sua empresa tem investido em processos que não trazem retorno? Antes de iniciar um processo, você consegue avaliar o tempo que o mesmo levará para ser concluído e o gasto que terá?

    ( ) Perda de competitividade devido a atrasos em entregas.

    Sua empresa precisa reduzir o tempo de comercialização de seu produto devido ao aumento da concorrência? Precisa melhorar a qualidade da entrega de produtos/serviços?

    ( ) Falta de atingimento de metas organizacionais.

    Apesar de todo o esforço dos seus times, sua empresa não consegue alcançar as metas organizacionais?

    ( ) Entrega inconsistente de produtos/serviços, somado à insatisfação de clientes.

    Seus clientes têm reclamado de atrasos em entregas, defeitos de produtos, entre outros?

    (  ) Ineficiência dos colaboradores.

    A produtividade dos seus colaboradores diminuiu e a entrega de produtos/serviços tem deixado a desejar? Seus colaboradores perdem tempo executando tarefas manuais e repetitivas?

    (  ) Falta de informação sobre qual etapa do processo está sendo executada.
    Dentro de um processo, como é feito o controle do andamento das atividades? Qual é o nível de dificuldade para conseguir essa informação?

    ( ) Constatação de não cumprimento de conformidades legais.
    Qual é o nível de controle da sua empresa sobre o cumprimento das conformidades legais?

    (  ) Dificuldade em priorizar processos.

    Sua empresa tem muita coisa para fazer, mas não sabe o que é urgente e o que é importante? Dentre os processos, sabe definir aqueles que precisam ser executados com mais urgência?

    (  ) Incapacidade em avaliar a eficácia dos processos e mapeá-los.

    Você sabe quais processos realmente trazem resultados? Consegue fazer uma lista daqueles que podem ser eliminados? É possível identificar pontos de melhoria? (entenda sobre o mapeamento de processos)

    (  ) Dificuldade em encontrar quais etapas do processo não agregam valor e onde estão os desperdícios.

    Você tem certeza que todas as atividades dentro de um processo são essenciais? Elas são realizadas da maneira correta? São concluídas dentro do prazo e orçamento?

    (  ) Incapacidade de avaliar os resultados de um processo.

    Os gestores conseguem medir processos de ponta a ponta e fazer uma comparação com os resultados esperados? É possível quantificar processos?

    Está na hora de investir em BPM?

    Se você marcou a maioria dos itens acima, então é ideal que sua empresa invista em uma solução de Business Process Management a fim de agilizar e facilitar a gestão de processos.

    Mas se mesmo assim você está com dúvidas sobre investir em BPM, além do checklist queremos ajudar um pouco mais. Sabemos muito bem que a alta direção somente apoia o investimento em melhorias de processos quando percebem que as demandas são legalmente mandatórias ou financeiramente interessantes.

    Pensando nisso – e com o objetivo de dar uma mãozinha extra – desenvolvemos uma calculadora que permite a sua empresa analisar a viabilidade de investimento em uma solução de BPM. A calculadora de ROI leva em consideração variáveis como:

    • Padronização e conformidade do processo e suas regras (ganhos de qualidade);
    • Assertividade com redução de falhas e retrabalhos;
    • Aumento na velocidade do processo;
    • Eficiência e confiabilidade dos processos;
    • Diminuição do tempo e do número de pessoas envolvidas;
    • Aumento da produtividade.

    Caso você queira entender melhor sobre processos de negócios e o que uma solução de Business Process Management pode fazer para deixar sua empresa ainda mais produtiva, entre em contato conosco! Fique à vontade também para compartilhar este artigo com seus colegas. Aproveite que está aqui e acesse nossos outros materiais.

  • Como o BPM promove a inovação nas empresas?

    Como o BPM promove a inovação nas empresas?

    Com um ambiente de mudanças em constante transformação, a cada dia surgem novos desafios bem como novas oportunidades. A fim de vencer cada obstáculo e tirar proveito das oportunidades, organizações de alto desempenho já perceberam que uma das maneiras de permanecerem competitivas é mantendo o foco na inovação.

    Mas não uma inovação ao acaso. Aqui, como estamos falando de empresas bem-sucedidas, nos referimos a uma inovação bem gerenciada e estruturada. Um exemplo citado no site da DBizInstitute explica melhor onde queremos chegar: a Amazon derrubou livrarias físicas nos Estados Unidos. A empresa não inventou o livro, o que ela fez foi criar um novo processo de vendas. Em outras palavras: inovou a maneira de vender.

    Podemos continuar com o exemplo da Amazon. No passo seguinte da inovação eles se tornaram um varejista on-line. Hoje, sua plataforma de varejo é oferecida para outras empresas que querem vender seus produtos on-line.

    E como uma empresa (não apenas a Amazon) consegue avançar com a inovação? Aqui, não tem mistério: é preciso iniciar um processo cujo resultado final seja a inovação. Por isso, neste artigo chamamos sua atenção para uma dupla importante: inovações e BPM (Business Process Management).

    Para começar: o termo inovação

    “Inovação” é praticamente a palavra de ouro no mundo dos negócios. Conforme explica a Wikipedia, tipos de inovação incluem:

    • Inovação de produto: introdução no mercado de novos ou significativamente melhorados produtos ou serviços. Inclui alterações nas suas especificações técnicas, componentes, materiais, software, interface ou outras características funcionais;
    • Inovação de processo: implementação de novos ou significativamente melhorados processos de produção ou logística de bens ou serviços. Inclui alterações de técnicas, equipamentos ou software;
    • Inovação organizacional: implementação de novos métodos organizacionais na prática do negócio, organização do trabalho e/ou relações externas;
    • Inovação de marketing: implementação de novos métodos de marketing, envolvendo melhorias significativas no design do produto ou embalagem, preço, distribuição e promoção dos mesmos.

    Ideias inovadoras não são difíceis de aparecerem em uma sessão de brainstorming, por exemplo. O difícil é fazer a inovação ganhar forma. É aí que entra a gestão de processos.

    Como o BPM promove inovação dentro das empresas?

    Para responder à pergunta, inicialmente é preciso entender o que ganhamos quando adotamos a Gestão de Processos. Em primeiro lugar, o BPM é organizado em torno de resultados, e não de tarefas. Isso pode não chamar sua atenção a princípio, mas quando atividades são organizadas em torno de tarefas o foco acaba se perdendo. Já quando se sabe onde se quer chegar (isto é, sabe-se os resultados esperados) todos os envolvidos caminham na mesma direção.

    Quando falamos de inovações e BPM é importante pensar em inovação como um processo, o qual deve ser definido, implementado, executado e controlado. Uma ferramenta de BPM, além de gerenciar todo o ciclo de vida (etapas) dos processos, possibilita que eles sejam padronizados. Com isso, não apenas facilita a compreensão e o gerenciamento dos mesmos, como reduz-se as probabilidades de erros e riscos.

    Outro ponto que destacamos ao tratar de inovações e BPM é que este último é essencial para a implantação das metodologias de Melhoria Contínua de Processo, como Lean e Six Sigma. Como explicamos neste artigo:

    • A metologia Lean simplifica (enxuga) um fluxo de processo até que desperdícios e atividades sem valor agregado sejam eliminados.
    • O Six Sigma é uma ferramenta de qualidade que atualmente desempenha um papel importantíssimo para que produtos ou serviços possam ser entregues sem erros ou falhas.

    Lembra que comentei que o Business Process Management organiza as atividades em torno de resultados? Pois bem, para avançar sistematicamente com uma inovação você precisa realizar um processo cuja entrega final seja a inovação como resultado. Soluções de BPM trazem essa abordagem, sendo que são também utilizadas para implementar o processo e os controles em torno das áreas que estão atrapalhando um objetivo de ser cumprido.

    O BPM pode atuar como catalisador para acelerar a aplicação de metodologias Lean e Six Sigma e pode aumentar a eficiência e lucratividade organizacional, aprimorando os processos de negócios com três elementos importantes – agilidade, visibilidade e eficiência (três elementos essenciais para a inovação ser colocada em prática).

    Inovações e BPM: a dupla

    Entendemos que processo é definido como uma série de ações que visam a um resultado (produzem algo) e transformam entradas em saídas. A inovação pode também ser definia como a aplicação de melhores soluções que atendem a novos requisitos ou necessidades. Citamos, ainda, quatro tipos de inovações: inovação de produtos, de processos, de marketing e organizacional.

    Perceba que cada um dos tipos mencionados trata de introdução ou melhoria de algo (por exemplo: na inovação de processo temos a implementação de novos ou significativamente melhorados processos de produção ou logística de bens ou serviços).

    Para que o processo de inovação traga os resultados desejados e no tempo previsto – seja para introduzir algo ou para realizar alguma melhoria -, é fundamental que o mesmo siga um fluxo de trabalho com responsabilidades e prazos definidos. Importante destacar também que com fluxos de trabalho mais fluídos os processos de inovação da empresa tornam-se ágeis, reduzindo o tempo de resposta ao mercado.

    Além disso, a partir do momento que a equipe envolvida na inovação tem melhor entendimento sobre como os processos devem ser conduzidos, toda a empresa torna-se mais eficiente diante dos desafios do mercado. Esse entendimento, bem como o aumento de transparência e de produtividade proporcionada pelos fluxos de trabelho, são possíveis graças a uma solução de Business Process Management. Exatamente por isso que inovações e BPM devem andar de mãos dadas.

    Concluindo

    Nossa proposta para este artigo era a de mostrar a você que em um mercado extremamente competitivo devemos inovar de maneira estruturada. Assim, reduzem-se os erros e riscos, e mantém-se um controle mais aprimorado do andamento das atividades.

    Quando entendemos a relação entre inovações e BPM passamos a adotar uma abordagem muito mais séria e estruturada em nossas atividades. Caso você queira entender melhor sobre o universo do Business Process Management, confira alguns materiais que podem ajudar:

    Conheça o Fusion Platform! Nossa solução que conta com o módulo de BPM, que permite criar e gerenciar processos de forma simples e com alto nível de integração com sistemas de gestão. Teste agora mesmo nossa solução e descubra como a Gestão de Processos pode ajudar sua empresa.

  • Gestão de Contratos: muito além do fechamento de um acordo

    Gestão de Contratos: muito além do fechamento de um acordo

    Toda empresa se preocupa com redução de custos, aumento de produtividade e, claro, maximização da lucratividade. Pensando nisso, gestores procuram adotar diversas ações a fim de que suas áreas consigam ser eficientes. Até aqui, tudo bem. Mas e se dissermos para você que pode existir algo fundamental (e que às vezes passa despercebido) que contribui muito para que os três itens em negrito acima sejam atingidos? Pois é, falamos da Gestão de Contratos.

    Para você ter uma ideia, pense nos contratos com seus diversos fornecedores. Imagine que sua empresa perca um prazo de renovação, ou que não tenha analisado com cuidado todas as cláusulas. Em ambos os casos seu negócio corre o risco de ter que arcar com preços mais altos para uma renovação, de sofrer por uma interrupção de serviços ou, ainda, de ser pego de surpresa por alguma letra miúda.

    Para evitar que isso aconteça em sua organização, neste artigo chamamos a atenção para o Gerenciamento de Contratos.

    O que é Gestão de Contratos?

    A Gestão de Contratos trata do processo completo de gerenciamento de contratos, o que significa todo o ciclo de vida dos documentos contratuais (falaremos sobre isso mais adiante). O gerenciamento de contratos afeta muitas áreas dentro de uma organização e pode influenciar significativamente seu orçamento, operações, atendimento ao cliente e imagem pública.

    Além de gerir todo o ciclo de vida de um contrato, ao gerenciar documentos contratuais os responsáveis acompanham o histórico, tendo dados para se basear nas renegociações. Com uma Gestão de Contratos eficaz é possível controlar os prazos de renovações de modo muito mais proativo. Imagine sua empresa perder um cliente porque não ficou atenta ao fim do contrato e deixou de atuar estrategicamente para garantir a renovação? Por isso, observe que o gerenciamento de contratos também exerce influência no caixa do negócio.

    A identificação de necessidade de aditivos contratuais é outro fator importante com relação à Gestão de Contratos, garantindo que ambas as partes não sejam prejudicadas. Tenha em mente que, por mais estranho que possa parecer “a gestão de contratos não é mais apenas sobre contratos”. Isso porque cada vez mais empresas lidam com suas operações em um processo contínuo. Nesse processo, dados e informações se alimentam de maneira automática e perfeita, de forma que as partes responsáveis tenham as informações mais atualizadas e relevantes de que precisam.

    Exatamente por isso que sua empresa deve estabelecer um ciclo conectado para melhorar relacionamento com clientes, parceiros e fornecedores e desenvolver com precisão as melhores práticas de negócios. A seguir falaremos sobre esse ciclo, mas entenda que quando cada etapa se alimenta automaticamente, ao passar para a próxima fase do ciclo de vida do contrato a empresa consegue atingir precisão, eficiência, velocidade de receita e satisfação.

    Qual é o ciclo de vida de um contrato?

    Contract Lifecycle Management (CLM) é o termo em inglês para Gestão do Ciclo de Vida de Contratos. Como comentamos, a gestão de documentos contratuais vai além de simplesmente arquivar um contrato. Ela lida com todo o ciclo de vida, o qual tem início com uma solicitação da empresa.

    Na etapa de solicitação o desafio é fazer com que o processo seja o mais simples e intuitivo possível, com a coleta das informações certas para que a documentação apropriada seja definida. Quanto mais preciso for o primeiro passo, menor o risco de práticas fraudulentas que podem fazer com que tudo já comece do jeito errado.

    A segunda etapa do ciclo de vida da Gestão de Contratos é a criação do documento propriamente dito. É importante observar que para criar novos contratos, ordens de compra e outros, o ideal é elaborar um ou mais documentos com base em modelos e cláusulas aprovados. Para transações complexas ou arriscadas, contratos são geralmente criados por especialistas.

    Em seguida, o contrato passa por aprovação. Empresas costumam ter regras sobre quem deve aprovar cada contrato gerado. Normalmente, essas regras são definidas em uma “delegação de autoridade”, sendo compartilhadas com quem deve estar por dentro do processo.

    Na Gestão de Documentos, por exemplo, são inseridas regras em um processo de fluxo de trabalho que somente libera determinado documento quando não há pendências na tarefa de aprovação (e essa aprovação é realizada pelas pessoas certas). É esse mesmo controle que se espera de uma Gestão de Contratos transparente e eficaz.

    Na fase da aprovação, é comum que as partes envolvidas negociem os termos de negócios. Sendo assim, as negociações podem cobrir termos comerciais ou legais. Podem, ainda, afetar pessoas diferentes em ambos os lados da transação.

    Ao ter tudo acordado e aprovado pelos respectivos responsáveis, vem a etapa de assinatura. Muitos acham que a Gestão de Contratos se encerra aí, pois após assinado o documento é arquivado. Todavia, é fundamental lembrar que uma parte comum do ciclo de vida dos documentos contratuais são as revisões e as alterações. Para isso, deve-se realizar auditorias regulares com o objetivo de verificar que as obrigações estão sendo cumpridas e que o valor acordado está sendo respeitado. Adicionalmente, claro, esse controle é importante para que não se percam prazos e renovações.

    Como gerenciar contratos de maneira eficaz?

    Falando de uma maneira muito simples: renovações perdidas são oportunidades perdidas de continuar um relacionamento. Isso pode significar perda de receita e sabemos que é algo que sua empresa não quer.

    Estar ciente e elaborar um contato bem antes do tempo de renovação mostra o quão importante o relacionamento é para você, constrói confiança e firma lealdade. Por esse motivo, o ideal é automatizar a Gestão de Contratos. Alguns benefícios da automatização incluem:

    • Aumento de conformidade;
    • Aumento de controle;
    • Custos reduzidos de administração;
    • Maior segurança;
    • Diminuição de riscos; e
    • Aumento nas taxas de renovação

    Uma vez automatizada, a Gestão de Contratos deixa de ser uma tarefa que consome tempo e passa a ser algo rápido e natural. Ainda, com a automatização, antes mesmo de que um contrato seja solicitado é possível criar um fluxo que possibilita as avaliações de viabilidade na contratação de um serviço, algo essencial especialmente para a área de controladoria.

    Resumindo

    Uma plataforma capaz de gerenciar o ciclo de vida de contratos simplifica os processos de gerenciamento de documentos contratuais, além de:

    • Permitir gerenciar e evitar riscos e problemas de conformidade com fluxos de aprovação;
    • Agilizar as negociações;
    • Gerar mais receita e com assinaturas eletrônicas; e
    • Gerenciar documentos com mais facilidade.

    Empresas com visão de futuro recorrem cada vez mais à automatização para mitigar riscos, reduzir custos, e aumentar a lucratividade. A fim de que você entenda o que isso significa, nós, da Neomind, desenvolvemos para o Fusion um acelerador de Gestão de Contratos. Ele permite o gerenciamento de todo o ciclo de criação do contrato (seja novo ou um aditivo). O trâmite contempla todas as áreas envolvidas: jurídica, de compras, administrativa e a própria contratada. Para completar, os documentos gerados ou tramitados são publicados na estrutura do software para Gestão de Documentos.

    Se você quiser entender melhor como funciona o acelerador de Gestão de Contratos e de Controladoria (que possibilitará avaliação da viabilidade de contratação de serviços), entre em contato. Esperamos que este artigo tenha sido útil a você. Aproveite que está aqui e veja outros artigos do nosso blog.

Fale com a gente