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Autor: Felipe Bahiense

  • Por que sua empresa precisa de indicadores de desempenho?

    Por que sua empresa precisa de indicadores de desempenho?

    Cada dia mais presente nas empresas, os indicadores de desempenho – também conhecidos como KPIs ou Key Performance Indicators –, refletem o desejo de gerenciar e controlar o andamento de um ou mais processos. O objetivo é o de verificar se as metas determinadas no planejamento organizacional estão sendo devidamente cumpridas. 

    Nesse contexto, podemos dizer que os indicadores formam uma série de referências que possibilitam uma avaliação contínua da posição e evolução de uma atividade ou processo em uma empresa. Através deles é possível obter informações estratégicas que auxiliam na melhoria contínua e atuação proativa, além de darem transparência à empresa, sendo geralmente expressos de forma clara por percentuais e probabilidades.

    Neste artigo, você compreenderá melhor o que são os indicadores de desempenho e conhecerá os mais utilizados. Continue a leitura e confira!

    Por que é importante definir indicadores?

    “O que não pode ser medido, não pode ser gerenciado”. Esse velho ditado permanece sempre atual, pois verificar constantemente os resultados obtidos é essencial para uma boa gestão. 

    Dessa maneira, se torna mais fácil detectar ameaças e oportunidades, medir a relevância de cada ação, identificar a necessidade de ajustes pontuais, comparar informações, analisar os possíveis efeitos de uma estratégia, entre outros aspectos. Inclusive, o uso de indicadores em projetos permite comprovar a eficiência de um planejamento e gera insights valiosos.

    Além disso, os KPIs são fundamentais para o trabalho de gestão de pessoas e engajamento dos colaboradores dentro da equipe. Com métricas bem definidas, é mais simples entender quais são as responsabilidades de cada um e também o impacto que cada profissional traz para a empresa, beneficiando o clima organizacional.

    Quais são os tipos de indicadores?

    Atualmente, existem diversos tipos de indicadores de desempenho à disposição dos diretores e gestores da empresa. Dessa maneira, fica a critério de cada um escolher quais se encaixam melhor nos objetivos da organização, de acordo com as exigências e planejamento do negócio.

    Para simplificar o processo de escolha, um dos métodos mais utilizados é o dos Indicadores de Desempenho, que quando colocados em prática, permitem integrar elementos Estratégicos, Operacionais e Organizacionais da empresa.

    Sendo assim, para definir os indicadores de desempenho que mais se adequam à estratégia da organização, é importante considerar os principais tipos de indicadores, divididos em quatro categorias:

    Indicadores de qualidade

    Tudo que diz respeito à eficiência, eficácia e efetividade dos processos da empresa e dos serviços oferecidos ao cliente fazem parte dos indicadores de qualidade. Os indicadores dessa categoria são parâmetros que, dentro de uma gestão, permitem mensurar de maneira precisa e objetiva o progresso do negócio no que se refere à qualidade dos seus resultados.

    Indicadores de produtividade

    Diferentemente dos indicadores de qualidade, que são apresentados com números percentuais, os de produtividade medem os resultados da relação entre o que foi produzido e os recursos investidos para isso. Esses indicadores são os responsáveis por manter os gestores cientes de como anda o desempenho do seu negócio e dão base para saber o que pode ser otimizado e quais melhorias podem ser feitas em um processo.

    Indicadores de capacidade

    É muito comum os profissionais exercerem suas atividades sem saber exatamente quanto tempo levam em cada uma delas. Para isso existem os indicadores de capacidade, que medem qual a capacidade de produzir em um determinado período de tempo. Eles são essenciais para entender quando é necessário aumentar a equipe ou até investir em novos equipamentos.

    Indicadores estratégicos

    Por último, temos indicadores que analisam e monitoram o desempenho da empresa ao longo do tempo, mostrando o panorama em que a organização se encontra na atualidade, como tempo, recursos e energia empregados para o desenvolvimento dos seus processos. A aplicação desse indicador traz à tona o cumprimento dos objetivos e metas estabelecidas pela gestão, auxiliando na tomada de decisão. 

    A dica é: um KPI deve ser mais do que números avulsos. Eles precisam expressar algo estratégico sobre o que sua empresa está tentando alcançar. Em outras palavras, um KPI deve refletir claramente seu modelo de negócio.

    Quais são as vantagens dos indicadores de desempenho?

    Depois de conhecer os principais indicadores de desempenho, saiba que trabalhar com eles gera vantagens competitivas importantes para que sua organização direcione seus esforços. Quem mensura as atividades e se preocupa em otimizar processos tem benefícios que permeiam desde a gestão até o operacional da empresa.

    Por fim, vale enfatizar que é de suma importância monitorar os indicadores periodicamente. Por meio da análise contínua é possível medir – como um termômetro – se a sua organização está ou não indo no caminho certo. Lembre-se que as informações que nascem da avaliação dos indicadores são fundamentais para guiar planejamentos e áreas, promovendo resultados cada vez mais claros e precisos.

    Agora que você já sabe tudo sobre a gestão por indicadores, que tal começar a aplicá-la em seu negócio e alavancar seus resultados? O Fusion Platform oferece uma ferramenta de Analytics que permite o acompanhamento dos KPIs de uma maneira ágil, intuitiva e rápida. Então não perca tempo e experimente a ferramenta gratuitamente agora mesmo!

  • Low-Code: o detalhe que pode fazer a diferença

    Low-Code: o detalhe que pode fazer a diferença

    Não existem dúvidas de que a tecnologia tem sido cada vez mais importante para as empresas nos últimos tempos. Além dos exemplos óbvios, como trabalho remoto e reuniões online, vamos um pouco além para entendermos seu impacto nos negócios.

    Imagine, por exemplo, que a equipe de TI seja a responsável por melhorar os fluxos de trabalho no software de BPM da sua empresa a fim de que as necessidades do negócio sejam atendidas. O problema é que em um determinado momento essa equipe está sobrecarregada com essa e outras demandas ainda mais estratégicas. 

    Como resultado, ao invés de a solução que sua empresa investiu se adaptar ao seu negócio, são vocês que precisam se adaptar ao software, pois sem programadores com conhecimento será impossível fazer as modificações necessárias.

    Isso não aconteceria se o software do nosso exemplo adotasse uma abordagem conhecida como low-code, isto é, com baixa necessidade de programação. Como queremos que você não passe pelo problema que mostramos no nosso exemplo, entenda o que é, por que o low-code é importante e como um detalhe “simples” pode fazer toda a diferença em um ambiente competitivo.

    Sobre o low-code

    Como explicado neste post, “low-code é um conceito que dá liberdade a um usuário sem experiência e nem conhecimento em programação criar suas próprias aplicações”. Isso significa que a abordagem permite que não desenvolvedores concebam, criem e testem novas ideias com clientes e partes interessadas.

    Graças ao conceito, em vez de escrever linhas e linhas de código e sintaxe complexos, qualquer usuário consegue criar formulários para qualquer situação – inclusive as complexas. Em outros termos, o desenvolvimento low-code não precisa de profissionais da área de TI nem para dar o toque final. Por ser flexível para atender às necessidades operacionais da empresa, bem como poderoso o suficiente para se adaptar aos projetos corporativos, o low-code dá à empresa muito mais controle. 

    Um bom exemplo para você entender bem o conceito são as plataformas para desenvolver sites, como o WordPress CMS. Ao utilizá-la, o próprio usuário é quem seleciona um layout predefinido para seu site e em seguida tem a oportunidade de inserir texto e várias mídias, criar menus, adaptar layout etc. 

    Como é uma plataforma projetada tanto para iniciantes, sem habilidades de programação, quanto para desenvolvedores reais, pode ser utilizada por qualquer um. E é este o princípio que segue o desenvolvimento low-code: dar ao usuário o poder de realizar as adaptações que necessita para atender suas próprias demandas.

    O que sua empresa ganha ao utilizar um software low-code?

    Entendemos que uma plataforma low-code se concentra no desenvolvimento de software com codificação mínima. Desse modo, uma das vantagens mais expressivas é que se trata de um método de programação voltado para que pessoas com conhecimento limitado possam codificar seus próprios aplicativos, conforme suas necessidades e sem que para isso precisem depender de outras pessoas e do departamento de TI.

    Por possuir funções simples, como de arrastar e soltar, é fácil trabalhar com softwares com funcionalidade low-code, pois além de tudo, a abordagem é extremamente intuitiva. Outro recurso atraente da tecnologia é a sua facilidade de manutenção. 

    Grande parte das plataformas utilizadas em low-code foi projetada para se adaptar às particularidades de cada empresa. Mas, qual é a diferença entre soluções low-code e soluções que dizem atender às necessidades de um setor?

    Aqui é importante entender que, mesmo que um software ofereça diversas funcionalidades e diz se adaptar aos processos do seu negócio, isso só será possível se a plataforma permitir que sua empresa automatize fluxos de trabalho sem precisar esperar que alguém técnico (ou até mesmo o próprio desenvolvedor) o faça. 

    Traduzindo, a abordagem low-code é prática (e como explicamos neste post, existe uma diferença entre ser prático e ser funcional). 

    O que esperar de um BPM low-code?

    A tendência de plataformas low-code surgiu justamente porque cada empresa tem suas demandas específicas. Se pegarmos duas organizações de um mesmo setor, veremos que embora as funcionalidades que elas esperam de um BPM (ou de um outro software de gestão, como ECM) possam até ser as mesmas, as necessidades são outras.

    Isso porque cada empresa tem seus próprios processos, demandas e clientes. Em um momento em que cada vez mais precisamos ser rápidos para atender às mudanças de mercado, o low-code é ideal para quem não tem tempo para depender da equipe de TI para fazer cada mudança, por menor que seja. 

    Assim, entendemos que um software BPM que permite ao usuário assumir o controle de seus próprios processos e fazer a automação por conta própria, não é apenas mais uma moda. Pelo contrário, veio para ficar por muito tempo. 

    Para que você entenda bem, reforçamos que o low-code oferece um grau de personalização maior em um tempo muito menor. Ou, ainda, torna mais fácil programar um software BPM e oferece resultados profissionais sem exigir um longo processo de aprendizado. 

    Esses são os principais pontos que tornaram o desenvolvimento de low-code um método atraente, tanto em termos de tempo quanto de custo. Então, tenha em mente que a abordagem faz com que empresas sejam ágeis para responder rapidamente às mudanças nas necessidades de seus negócios e clientes.

    Concluindo

    Diante da expectativa de imediatismo de seus clientes, seu departamento de TI consegue acompanhar o ritmo? Essa é uma pergunta a se fazer na hora de pesquisar sobre softwares de gestão.  

    Importante deixar claro que uma solução low-code não elimina a necessidade de uma equipe de desenvolvimento interna e/ou de programadores. Como explicamos aqui, para aplicações muito complexas pode haver uma dificuldade maior para integrar a ferramenta na sua empresa. Nesse caso, será necessário contar com o auxílio de um profissional.

    Todavia, por dar conta das adaptações consideradas menos complexas, além de evitar gastos financeiros que a empresa teria com o desenvolvimento tradicional, a abordagem low-code garante que a organização atenda suas necessidades internas e externas em um curto espaço de tempo.

    Além disso, para organizações que querem estar dentro da transformação digital, contar com soluções low-code é essencial. Por fim, se você ainda tem alguma dúvida, grave que: soluções com baixa necessidade de programação reúnem velocidade e potência para atender às necessidades do cliente.

    O Fusion Platform adota o conceito low-code e, portanto, de uma forma bem dinâmica permite aos usuários desenvolverem seus processos de gestão empresarial, criar os campos que são necessários e fluxo e regras do que deve acontecer. Quer saber mais? Visite nosso site e entre em contato! 

    E se este artigo foi útil, compartilhe em suas redes. 

    Ainda não conhece o Fusion Platform? Teste gratuitamente durante 15 dias.

    Você sabe a diferença entre Low-code e No-code? Se liga nesse vídeo que a gente explica pra você:

  • Tchau arquivo morto!

    Tchau arquivo morto!

    Quando uma empresa está nos seus primeiros anos, é normal (apesar de não indicado) ela manter arquivos de clientes e fornecedores nas gavetas para serem acessados com apenas uma esticada da mão. Mas conforme o negócio vai crescendo, aumenta também a quantidade de papel e, se antes os registros podiam ser deixados até mesmo nas mesas do escritório, agora isso passa a ser impossível por questão de espaço.

    Muitos desses documentos são os chamados registros ativos, que são justamente os documentos que ainda estão sendo usados ativamente por uma empresa. Geralmente, são acessados diária ou mensalmente. Referem-se aos tipos de documentos que, se estiverem impressos, localizam-se em um local de fácil acesso.

    Com o passar do tempo, muitos deles passam a não serem mais usados, mas isso não significa que perderam a importância seja para a empresa, seja por questões legais.

    Nas grandes organizações, esses registros podem ser um verdadeiro problema, pois o espaço para armazenar algo que não é usado constantemente pode representar um alto custo. O dilema fica maior ainda quando muitos desses documentos já podem ser descartados, mas ninguém nem se lembra disso.

    A boa notícia é que com a automatização da gestão de documentos é possível dar adeus ao arquivo morto. Aprenda como neste artigo.

    O que é um arquivo morto?

    Todo documento que não é mais necessário nas operações diárias de uma organização, mas que deve ser mantido para fins históricos, administrativos ou legais, é conhecido por arquivo morto.

    Existem alguns motivos pelos quais uma empresa precisa reter esse tipo de arquivo. São eles:

    • Alguns documentos precisarão ser acessados em algum momento e, portanto, devem ser guardados;
    • Alguns registros podem precisar ser mantidos permanentemente por questões legais, contábeis, fiscais etc.;
    • Alguns documentos podem servir como referência para criação de um novo ou até para atualizações;
    • Muitos documentos devem ser retidos até atingirem seu ciclo de vida definido no planejamento de retenção de registros.

    Esses documentos – os arquivos mortos – podem apresentar uma infinidade de desafios para as nossas empresas. Quando armazenados fisicamente, os mais expressivos dos desafios são os altos custos de manutenção, o espaço para armazenamento e o tempo perdido para gerenciá-los.

    Sobre a manutenção, não podemos esquecer os riscos envolvidos, como é o caso das violações de segurança de dados e problemas que podem acontecer caso a empresa passe por um desastre como incêndio e alagamento, resultando na perda dos registros.

    Outra questão importante a considerar está no fato de que dentro do arquivo morto há aqueles documentos que tornaram-se inúteis e podem ser descartados. No entanto, se a empresa não tem controle desses documentos, é muito provável que eles acabem sendo armazenados por anos, ocupando um espaço que não precisaria.

    Para reverter esse necessário, é preciso – desculpe a brincadeira – “matar o arquivo morto”.

    Como dar um fim ao arquivo morto?

    Arquivos mortos consistem em documentos e outras informações que não são mais necessárias para conduzir os negócios diariamente. Ou seja, entendemos que são aqueles registros que sua empresa precisa guardar, mas que poderão ser utilizados apenas eventualmente, ou que perderam a validade mas que continuam tomando espaço.

    Confira, a seguir, o que fazer para dar um jeito nessa situação:

    Digitalize os documentos

    A primeira etapa é desenvolver um sistema de gerenciamento de armazenamento de arquivo morto que:

    • Seja fácil de ser recuperado, isto é, caso alguém precise do documento inativo ele deve ser fácil de ser encontrado;
    • Que seja descartado caso não tenha utilidade.

    Para isso, todos os documentos da sua empresa devem passar por um processo de digitalização. O ideal nesse ponto é contar com uma ferramenta de ECM (sigla para Enterprise Content Management ou Gestão de Conteúdo Empresarial). Dentre outras funções, um software de ECM captura documentos e os armazena de modo seguro, mantendo-os acessíveis e organizados.

    Além disso – e algo pra destacar – é que como o ECM gerencia conteúdo de modo geral, contar com ele significa não apenas ter um documento digitalizado, mas ter todo o seu conteúdo reconhecido, pois bons softwares de ECM contam com a tecnologia OCR (Optical Character Recognition), a qual serve para reconhecer textos nos documentos digitalizados, e BarCoding (Código de Barras),

    Entenda o ciclo de vida dos seus documentos

    Conforme explicamos neste outro artigo, todo documento tem as seguintes fases:

    1.  Criação:produção de formulários e utilização de tecnologias modernas ao processo.
    2.  Utilização:contempla a utilização dos documentos para realizar atividades de uma organização. Aborda a gestão dos arquivos, aperfeiçoamento dos sistemas de arquivo e automação dos processos.
    3.  Arquivamento:aborda os processos de conservação e preservação dos documentos, a construção de políticas de acesso e criação de metadados.
    4.  Descarte:contempla a tomada de decisão a respeito da conservação do documento e a criação de programas de retenção.

    Na última etapa, portanto, é que se define se o registro será eliminado ou se será arquivado, podendo ser transformado em arquivo morto.

    Entenda que a decisão de quando um documento torna-se inativo e quais tipos de documentos receberão esse status, depende muito da necessidade e do documento propriamente dito. Isso nos leva ao próximo passo.

    Determine quando o registro será um arquivo morto e o que fazer com ele

    Você pode fazer esse controle manualmente em uma planilha, por exemplo, mas, assim como comentamos na fase de digitalização, contar com a tecnologia irá acelerar o trabalho. Após os documentos serem digitalizados e as fases terem sido entendidas, é necessário definir em que ponto um registro será considerado como arquivo morto.

    Aqui destacamos outra etapa no ECM, que é a preservação do conteúdo. Nela, definem-se os cuidados a longo prazo. Em outros termos, é nesta fase que se define sobre o arquivamento, pensando sempre na proteção do conteúdo e no seu fácil acesso para o caso de alguém precisar do documento em questão.

    E sempre que um documento puder ser eliminado, o próprio sistema, que está ligado a um processo, pode enviar uma notificação e um usuário responsável poderá dar um fim definitivo a ele.

    Mantenha sempre uma trilha de auditoria

    Basicamente, por meio da trilha de auditoria disponível em software de ECM consegue-se saber quem fez o que em um documento em todo o seu ciclo de vida. Como comentamos, um arquivo morto pode ser aquele tipo de registro que você nunca mais irá visualizar, mas pode ser algo que ocasionalmente será acessado.

    Principalmente para fins legais, é muito importante que mesmo o arquivo sendo “morto” sua empresa possa garantir que tem o controle sobre suas alterações ou até mesmo sobre as revisões. Isso é inclusive fundamental para questões de compliance.

    E então, chega de arquivo morto?

    Se encontrar documentos é um trabalho sem fim e armazená-los requer um espaço que sua empresa não tem, já passou da hora de considerar automatizar a gestão documental da sua organização.

    Caso um registro não tenha mais que ser guardado pela sua empresa, então é preciso eliminá-lo. Como fazer isso manualmente pode ser muito trabalhoso, sem contar que você corre o risco de eliminar algum documento que não podia ser descartado, a melhor maneira é contar com a tecnologia.

    Neste artigo explicamos de maneira bem simples o processo de arquivamento de um documento e como um software de ECM pode ajudar (ou de GED – Gestão Eletrônica de Documentos).

    Para saber mais, experimente agora mesmo o módulo de ECM/GED do Fusion Platform! E se tiver qualquer dúvida, entre em contato conosco!

  • Por que automatizar documentos utilizando o ECM?

    Por que automatizar documentos utilizando o ECM?

    É grande a quantidade de dados que flui por uma organização e, exatamente por isso, gerenciá-los exige um método eficaz. Se você parar um pouco para pensar, são as propostas, os contratos, as faturas e os pedidos de venda que mostram que seu negócio está funcionando.

    Para dar conta de tanta informação circulando, seja qual for o setor em que sua empresa ou indústria opera, automatizar documentos garantirá que ela tenha um sistema que centraliza dados. Isso facilitará a criação, aprovação e distribuição de todos os documentos. Em outras palavras, a automatização é o que manterá sua empresa prosperando.

    Mas se você ainda não está convencido, ou se precisa entender um pouco mais o que queremos dizer, elencamos alguns benefícios que sua organização terá ao automatizar documentos:

    1 – Otimização de tempo

    Sem dúvidas, o tempo é o nosso recurso mais precioso. Por que sacrificá-lo tendo que gerenciar documentos manualmente? Se olharmos alguns departamentos em especial, como o financeiro, qual é o número de horas perdidas pelos profissionais por terem que inserir dados na mão?

    Como as finanças são importantes para a empresa e a boa governança exige transparência nas informações, até que toda a papelada termine todas as outras tarefas que os profissionais da área precisam realizar são colocadas em segundo plano.

    Demos o exemplo da área financeira, mas o mesmo pode ser aplicado a todos os demais departamentos de uma organização. Quando a gestão dos documentos é automatizada e tudo segue um processo, os colaboradores ficam livres para se concentrar em tarefas importantes.

    Ao invés de perderem tempo com detalhes como sair atrás de uma assinatura, eles podem investir o tempo em projetos globais que trarão melhores resultados. Ao invés de revisar as declarações de fluxo de caixa, podem executar pedidos. No lugar de saber onde está uma proposta comercial, podem se comunicar com os clientes e criar relacionamentos duradouros.

    Não importa como suas equipes investem o tempo extra que a automatização de documentos possibilita, o fato é que há inúmeras tarefas em uma organização que são muito mais valiosas do que a entrada manual de dados.

    2 – Garantia de conformidade

    Muitas vezes negligenciada, a conformidade (ou compliance) é um componente indispensável da eficiência operacional. Sua equipe pode ser mais produtiva ou mais eficaz e eficiente que a de seus concorrentes, todavia, se seus documentos não estiverem adequados, o trabalho árduo de todos se torna desnecessário.

    Para garantir que a organização esteja em conformidade com as regulamentações do seu segmento, deve-se criar padrões e controles que vão desde códigos de conduta até procedimentos, normas e políticas.

    Sistemas para automatizar documentos facilitam o atingimento aos requisitos de conformidade, uma vez que criam padrões para documentos, estabelecem controles de acesso e de edição, e os distribuem conforme a necessidade.

    3 – Gerenciamento de todo o ciclo de vida

    Todo documento tem um ciclo de vida. Pense, por exemplo, na gestão de contratos. Ele inicia com a solicitação e se encerra com a assinatura. No meio do caminho, existem outras etapas a serem seguidas.

    Automatizar documentos significa que eles seguirão um fluxo de trabalho definido pela sua empresa. Esse fluxo é todo determinado dentro de um processo, o qual automaticamente finaliza uma atividade assim que ela é concluída, e envia-a para o responsável da etapa seguinte.

    Na prática, significa dizer que nenhum documento físico passará de mãos em mãos, ou nenhuma informação se perderá no meio de e-mails. Ou, ainda, significa que nunca mais uma certidão ou procuração terá a data de validade expirada e pegará todos de surpresa.

    São detalhes aparentemente pequenos, mas que farão com que a organização seja muito mais produtiva, transparente nos relacionamentos com funcionários, clientes e fornecedores, e (mais uma vez) consiga estar sempre em conformidade com as normas do seu setor.

    4 – Garantia de precisão

    Uma vírgula errada em uma fatura, ou um pedido de venda com um zero a menos pode fazer um estrago imenso na empresa. Imagine ainda você enviar uma proposta a um cliente e logo em seguida perceber que a versão enviada a ele não era a última. Será perda de credibilidade na certa, concorda?

    Um erro de digitação ou uma informação desatualizada é o que pode acontecer nos casos em que as entradas de dados em documentos são feitas manualmente. Quando um deslize desse ocorre ninguém gosta, claro, mas como somos humanos e na maioria das vezes sobrecarregados de coisas para fazer, erros acontecem.

    No entanto, isso não pode ser desculpa para sua organização deixar deslizes passarem e muito menos aceitar erros. Ao automatizar documentos os dados são inseridos automaticamente e de forma correta, dando a toda a empresa a tranquilidade de que as informações estão precisas e que a versão sendo trabalhada é a última.

    5 – Aumento na colaboração

    Uma pessoa na sua empresa está esperando os dados de um cliente para gerar o contrato. A outra aguarda o contrato propriamente dito para enviar ao cliente. Por sua vez, o cliente está na espera da assinatura. Nesse caso, novamente temos tempo perdido para todo mundo.

    Ao automatizar documentos, as tarefas são concluídas com mais rapidez e eficiência. Isso porque algumas atividades não dependem de outras para começar, e quando há dependência, o próprio sistema de automatização envia notificações para a pessoa responsável por realizar a tarefa. E sempre que uma atividade está sendo realizada com eficiência, a receita da empresa cresce.

    A colaboração é algo super importante na criação de muitos documentos de uma organização, já que dependendo do caso várias áreas são responsáveis por criá-los. Como por meio de um sistema próprio para automatizar documentos a colaboração é um benefício, várias pessoas autorizadas podem trabalhar em um mesmo documento, sendo que tudo que é feito nele pode ser facilmente rastreado.

    Então, como automatizar documentos?

    Até aqui você entendeu alguns dos benefícios da automatização de documentos. Mas agora precisa saber como fazê-lo.

    A resposta está no sistema para gestão de documentos. Um software de ECM (sigla que vem do inglês para Enterprise Contente Management, ou Gestão do Conteúdo Empresarial, em português) não é apenas uma tecnologia ou uma metodologia.

    Como diz a AIIM (Association for Information and Image Management), ECM é uma “combinação dinâmica de estratégias, métodos e ferramentas usadas para capturar, gerenciar, armazenar, preservar e fornecer informações que suportam os principais processos organizacionais durante todo o seu ciclo de vida”.

    Portanto, para automatizar documentos sua empresa precisará de uma solução de ECM. A fim de que você possa entender bem o que é a Gestão do Conteúdo Empresarial e as vantagens para sua empresa, recomendamos a leitura do e-book O que é ECM? Tudo sobre o Enterprise Content Management.

    E caso tenha alguma dúvida sobre o que foi abordado neste artigo, acesse nosso site e entre em contato conosco. Será um prazer conversar com você! Se este post foi útil, compartilhe-o em suas redes.

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  • Qual é (realmente) a importância da gestão de documentos?

    Qual é (realmente) a importância da gestão de documentos?

    Um software de Gestão de Documentos permite que os documentos de uma empresa sejam organizados graças a uma combinação de estratégias, métodos e ferramentas. É por meio da gestão documental que a empresa ganha em produtividade e diminui os custos.

    E quem é que não quer uma organização mais produtiva e lucrativa? Apesar de a resposta ser óbvia, infelizmente nem todas as empresas consideram as despesas em que incorrem diariamente devido o tempo e o esforço desperdiçados na localização e controle de documentos .

    Como sabemos que você quer uma história diferente para sua organização, conheça a importância da gestão de documentos.

    Para começar: o que acontece quando uma empresa não automatiza a gestão de seus documentos?

    A fim de que você entenda bem a importância da gestão de documentos nas organizações, vamos compreender alguns dos riscos que uma empresa se expõe ao não ter um sistema de gerenciamento documental.

    Um dos maiores riscos – especialmente nos dias de hoje em que se discute a segurança da informação – está na possibilidade de exposição de dados importantes. Um software de gestão de documentos garante que o acesso a arquivos seja possível somente a quem tem autorização para tal.

    Isso sem contar quando documentos críticos ficam armazenados em laptops que podem ser roubados, perdidos, ou danificados a qualquer momento. Nesse caso, ou informações importantes se perdem, ou podem ser acessadas por qualquer pessoa.

    E para entender ainda mais da importância da gestão de documentos, temos um outro ponto a acrescentar: sem ela é impossível saber quem visualizou e/ou editou um documento. Dessa maneira, caso queira auditar um processo de negócios para descobrir erros ou ineficiências, a tarefa será impossível.

    Entendido o que acontece com empresas que não fazem a gestão de documentos, agora veremos o cenário oposto.

    O que acontece em uma empresa que automatiza a gestão de seus documentos?

    Um software para gestão documental permite a captura, o gerenciamento, o armazenamento, a preservação e a entrega de documentos. Em outras palavras, empresas que investem em ECM têm a possibilidade de:

    • Capturar qualquer tipo de conteúdo, guardá-lo de forma segura e torná-lo disponível durante todo o processo, independentemente do local;
    • Rastrear as alterações nas documentações;
    • Organizar de forma eficaz qualquer tipo de informação;
    • Permitir que seus colaboradores procurem e encontrem informações de forma ágil;
    • Melhorar a publicação e entrega dos processos.

    Com os pontos acima você consegue ter uma ideia da importância da gestão de documentos, mas podemos detalhar um pouco mais.

    Uma empresa que utiliza ECM reduz custos com impressão, envio e armazenamento de papel. Além da redução de custos, também citamos no início deste artigo o ganho de produtividade.

    Tarefas repetitivas podem ser automatizadas diretamente em um software de gestão de documento. Isso libera funcionários de modo que estejam disponíveis para executar tarefas com valor agregado real para a empresa.

    Um assunto que tem se discutido bastante dentro e fora das organizações é a colaboração. O ECM auxilia no trabalho colaborativo, uma vez que informações podem ser acessadas a qualquer momento e em qualquer lugar (o que também acaba promovendo a mobilidade da equipe).

    Além disso, os colaboradores terão acesso a documentos autorizados e, se necessário, poderão modificar/validar/excluí-los facilmente. Não podemos deixar de ressaltar a segurança, mais um item relevante para descrever a importância da gestão de documentos nas empresas.

    Para completar, toda informação armazenada no software de ECM é segura e, ao contrário do papel, não corre o risco de ser perdida e/ou danificadas. Além de que, logicamente, o acesso é todo on-line.

    Mas, como funciona uma ferramenta para gestão de documentos?

    Com o objetivo de que você entenda como é possível que tudo isso aconteça, vamos à uma explicação simplificada.

    Em primeiro lugar, é preciso capturar o documento para que o usuário possa encontrá-lo quando precisar. Um bom sistema de ECM permite capturar documentos físicos, e-mails, relatórios e outros.

    No entanto, a captura, por si só, não serve de muita coisa. É aí que, uma vez capturado,  o documento é indexado para que possa ser facilmente localizado (afinal, a importância da gestão de documentos também está no ganho de tempo em localizá-los, certo?).

    Essencialmente, a indexação é um jeito de classificar um documento. O usuário adiciona termos aos metadados do documento (como número do pedido ou número do cliente) e são eles (os termos) que facilitarão a localização. Ainda, em um software para gestão documental é possível dar as devidas permissões de acesso a cada um dos documentos.

    Todo documento capturado e indexado é armazenado em um repositório central, o que facilitará o acesso e garantirá a segurança do arquivo. Adicionalmente, sistemas de gerenciamento de documentos devem possibilitar a recuperação e distribuição de documentos para garantir que eles sejam utilizados e compartilhados caso haja permissão para tal.

    Destacamos que essa recuperação deve ser rápida e fácil; caso contrário, será totalmente inútil. Bons softwares de gestão documental oferecem recursos de pesquisa por palavra-chave (isso é possível graças à indexação que comentamos).

    Outro fator essencial para qualquer sistema de gerenciamento de documentos é a distribuição dos mesmos. É assim que um usuário conseguirá enviar documentos para clientes, fornecedores e até funcionários.

    E, claro, em um software de ECM é possível arquivar ou até mesmo deletar um documento.

    Bom, mas para fechar com chave de ouro e você compreender bem a importância da gestão de documentos, falta um item que não podemos esquecer:

    Automação de processos e fluxos de trabalho

    A distribuição de documentos é apenas a ponta do iceberg em um ECM. Sistemas de gestão documental que trazem resultados possuem a capacidade de automatizar processos e fluxos de trabalho.

    Para isso, basta que o usuário configure um processo. Por exemplo, a área comercial recebe uma fatura. Pelo processo, essa fatura será enviada para o contas a pagar. Caso o sistema detecte um problema, uma notificação será enviada. Do contrário, a fatura será paga e o iniciador do processo receberá um aviso de processo concluído.

    Isso mostra um dos maiores benefícios da gestão de documentos: você não precisa mais perseguir todos os documentos em um processo de aprovação. O sistema faz todo o trabalho para você.

    Precisa saber mais sobre a importância da gestão de documentos?

    Se você sente que precisa entender mais do assunto, uma dica é ficar por dentro de alguns conteúdos que podem ajudar:

    E caso tenha alguma dúvida, acesse nosso site e entre em contato conosco. Será um prazer conversar com você! E se este artigo foi útil, compartilhe-o em suas redes.

  • 6 sinais de que sua empresa precisa de ECM

    6 sinais de que sua empresa precisa de ECM

    Se você é leitor do nosso blog já deve ter visto por aqui alguns conteúdos sobre ECM (do inglês Enterprise Content Managament, ou na tradução: Gestão do Conteúdo Empresarial). Em caso afirmativo, já deve estar familiarizado com o conceito, mas daremos uma rápida refrescada na sua memória.

    De acordo com a AIIM (Association for Information and Image Management), ECM é uma “combinação dinâmica de estratégias, métodos e ferramentas usadas para capturar, gerenciar, armazenar, preservar e fornecer informações que suportam os principais processos organizacionais durante todo o seu ciclo de vida”.

    Muitas empresas precisam de ECM e nem se deram conta ainda. Outras, acham que o ECM morreu. Há ainda aqueles gestores que têm dúvidas se um software de Gestão do Conteúdo Empresarial realmente é a melhor opção.

    Se você se enquadra nesses casos, então pegue seu café, sente-se confortavelmente em sua cadeira e conheça os principais sinais indicativos de que uma empresa precisa de ECM.

    Sua empresa precisa de ECM quando…

    Antes de começar, tenha em mente que são vários os motivos pelos quais uma empresa precisa de ECM. Existem também diversos casos particulares, mas aqui neste artigo daremos um apanhado geral em algumas situações bem comuns que vemos por aí. Vamos lá?

    1 – …documentos estão desorganizados e espalhados

    Documentos estão na sua mesa, na gaveta do colega, dentro de arquivos físicos, enfim….em todo lugar. Especialmente para áreas administrativas, como RH, isso pode ser um problema e tanto.

    O que acontece se você não achar o contrato de um fornecedor? Ou um pedido de venda? Ou, ainda: o que ocorre se você achar, mas ter que revirar a empresa inteira para conseguir? Isso pode ser banal, mas quando lidamos com documentos em papel, se formos somar o tempo gasto procurando-os, com certeza ficaremos preocupados e veremos o quanto deixamos de ser produtivos.

    Sem contar no custo envolvido para armazenar documentos físicos, pois a manutenção manual de registros é cara. Entre custos com espaço de armazenamento, suprimentos e manutenção de equipamentos, e aqueles que envolvem mão de obra e tempo perdido, sua organização pode estar gastando muito dinheiro sem nem perceber. Um sistema de ECM eficaz pode praticamente eliminar esses custos.

    Ok, você pode dizer: “mas meus documentos estão todos escaneados e disponibilizados em pastas compartilhadas no computador”. Se esse for o seu caso, a situação melhorou um pouco, porque pelo menos você já entende da importância de ser uma empresa paperless.

    No entanto, como fica a organização? Com o ECM, todos os seus documentos são organizados. Não há necessidade de se preocupar com convenções de nomes diferentes entre os funcionários ou com o preenchimento incorreto de um documento.

    2 – …há dificuldade em encontrar os documentos certos

    Este é um sinal bem evidente de que sua empresa precisa de ECM, e para explicar, temos uma pergunta: o que acontece se você necessita de um documento específico que traz uma informação em especial?

    Caso possua um sistema de ECM, você não precisará pegar documento por documento para procurar tal informação. Basta apenas entrar na solução, pesquisar um termo (ou uma data, um autor etc.) que o sistema faz todo o trabalho e encontra o que você procura em questão de segundos.

    3 – …qualquer desastre pode significar perda de informação

    Está certo que não queremos pensar nisso, mas o que aconteceria se hoje alguns documentos da sua empresa fossem roubados? Ou se houvesse algum desastre (um incêndio, por exemplo)?

    Mais uma vez, não é algo que nos preocupamos (e claro que também não desejamos), mas se sua organização tem gestão de riscos, a proteção da informação é algo que não deve ficar de fora (e caso não faça gestão de riscos, é hora de implantá-la na sua empresa!) .

    Tenha em mente que com um sistema de recuperação de desastres em vigor a probabilidade de que você possa continuar os negócios normalmente aumenta, mesmo após um eventual problema. Isso porque com um ECM suas informações estão protegidas.

    4 – … não há controle sobre quem acessou quais documentos

    Parece até um contrassenso falar sobre segurança da informação em uma época em que discutimos tanto sobre isso. No entanto, um dos sinais de que uma empresa precisa de ECM é quando ela não tem controle de acesso sobre seus documentos.

    Um software de Gestão do Conteúdo Empresarial permite que o autor do documento atribua permissões para ele, como: permissão de quem pode acessá-lo, alterá-lo, imprimir, entre outras.

    Isso sem contar que é comum vermos organizações armazenarem informações sobre políticas e procedimentos da empresa em uma pasta de rede individual ou compartilhada. Ou – acredite – na área de trabalho de um colaborador.

    Sem um local central para armazenar essas informações, como gerenciar com eficiência a distribuição de informação para funcionários novos e existentes? Como fornecer visibilidade dos documentos que os funcionários assinaram (ou não)?

    Sistemas de gerenciamento de conteúdo corporativo resolvem todos esses problemas. Bons softwares possuem funções que permitem ver quais funcionários revisaram os documentos de política necessários e quem acessou o quê. A dica aqui é investir em um ECM que inclua fluxo de trabalho facilmente configurável que notifique automaticamente os funcionários – e outras partes interessadas – quando uma ação precisa ser realizada em um documento.

    Isso nos leva a um outro ponto:

    5 – …é difícil identificar em que etapa do processo um documento se encontra

    Está aí um outro motivo de que sua empresa precisa de ECM para ontem: imagine que tenha sido criado um contrato para um cliente. Existe todo um processo que deve ser respeitado, o qual inicia na criação do documento e encerra com a assinatura do cliente.

    Imagine que, por algum motivo, o documento está esquecido na gaveta de alguém. O que você faz? Cria um novo contrato?

    Principalmente se o ECM tem integração total com um BPM (Gestão de Processos) é possível criar fluxos específicos para qualquer evento a ser realizado sobre um documento. Além disso, com uma ferramenta de Gestão do Conteúdo Empresarial o usuário consegue identificar com quem o documento se encontra, em que etapa do processo está e se há alguma atividade em atraso (como por exemplo, assinatura do contrato).

    6 – …está com dificuldade em garantir conformidade

    Toda organização tem algum padrão de conformidade que deve manter, que pode ser em nível interno, estadual ou federal. A implementação de um ECM com recursos de segurança, como controle de acesso e trilhas de auditoria, ajuda as empresas a garantir que estejam em total conformidade e permite evitar multas e penalidades severas.

    Além disso, bons sistemas de ECM permitem assinatura eletrônica de documentos com certificados no padrão ICP-BRASIL e liberação em formato PDF/A.

    Para fechar: os sinais de que sua empresa precisa de ECM chamaram sua atenção?

    Caso você tenha identificado sua empresa nos itens acima, temos dois convites. O primeiro é para acessar o nosso checklist para ter certeza de que está na hora de investir em ECM.

    O segundo é para você entender melhor sobre os benefícios da Gestão Eletrônica de Documentos neste vídeo:

    E caso tenha ficado com alguma dúvida, ou queria saber mais sobre ECM, acesse nosso site e entre em contato conosco. Para mais conteúdo como este, não deixe também de acessar o blog da Neomind.

  • Ainda tem dúvidas sobre as vantagens do BPM? Explicamos aqui

    Ainda tem dúvidas sobre as vantagens do BPM? Explicamos aqui

    Sabe esses lembretes de atividades a entregar que você tem aí? Ou, quando você vai começar uma tarefa, mas percebe que falta documentos ou informação sobre o que deve ser feito? E quando por falta de acompanhamento o que era para levar duas semanas acaba se arrastando por um mês?

    Pois é, esses são alguns exemplos simples, mas ainda corriqueiros a muitas empresas. Situações como as descritas ocorrem porque, dentre outros motivos, a organização não possui processos automatizados e não consegue controlar o andamento das atividades.

    Para resolver isso, temos hoje a disciplina conhecida por gerenciamento de processos de negócios. Do inglês Business Process Management (ou simplesmente BPM), ela se trata de algo essencial para descrever e monitorar a maneira como a maioria das empresas opera.

    Ok, mas de quais benefícios estamos falando quando o assunto é gerenciamento de processos de negócios? Para você entender bem as vantagens do BPM, invista alguns minutos neste post.

    Sobre os benefícios dos processos

    A verdade é que processos de negócios são a base das funções de back office e front office de qualquer empresa. Desde o pagamento de faturas, a contratação de novos funcionários e a escolha de um fornecedor, até a venda de um produto para um cliente, tudo é processo.

    Por exemplo, imagine que um paciente tenha ido ao médico para discutir sobre um procedimento cirúrgico. Nesse caso você vai concordar que não faz sentido a pessoa sair do médico, ir direto para o hospital, entrar no centro de cirurgia, deitar-se na maca e, tempos depois, ter sua cirurgia feita (e paga pelo plano de saúde).

    Isso é uma maneira bem simples de entendermos que muitas das coisas que fazemos só ocorrem porque existem processos. No exemplo, para que o paciente possa ter seu procedimento realizado, o médico precisa enviar o laudo para a operadora de saúde (se for o caso) a fim de que o plano possa fazer a liberação.

    Uma vez que a solicitação de cirurgia tenha sido recebida pela operadora, essa mesma solicitação passa por um fluxo de atividades até que o paciente receba a autorização. Isso pode acontecer em questão de minutos, ou pode levar dias.

    O cenário foi descrito de uma maneira bem simples, mas o objetivo é que você entenda algo fundamental sobre processos: eles estruturam todas as atividades diárias de uma empresa, independentemente de seu porte.

    Isso é possível porque uma das principais vantagens do BPM é que um software para gerenciamento de processos de negócios permite que equipes trabalhem para obter um resultado específico (por exemplo, seguir uma solicitação de compra, gerenciar reclamações de clientes etc.).

    Portanto, a beleza de tudo está que no final do dia são os processos de negócios que permitem às pessoas de uma empresa trabalharem juntas de maneira eficaz em direção ao objetivo comum de servir melhor seus clientes.

    Por isso, as vantagens do BPM são…

    Entenda que todas as empresas (e como citado, aqui entram as pequenas, médias e grandes) são construídas em torno de processos operacionais. Esses processos abrangem todos os departamentos (RH, Qualidade, Compras, Vendas etc.) e podem ser transorganizacionais, transversais, interdepartamentais ou horizontais.

    O BPM facilita o progresso desses processos e fornece uma visão em tempo real do andamento de suas atividades. Em suma: quem está fazendo o quê, por qual motivo, qual é o prazo e quem seguirá com a tarefa?

    Com isso, gestores são capazes de reagir mais rapidamente aos problemas e consequentemente melhorar a competitividade da empresa. Para entender melhor, imagine que vários departamentos estejam trabalhando para o lançamento de um produto, sendo que cada setor possui um processo com atividades específicas.

    Exemplo: o marketing precisa preparar os materiais de divulgação, o comercial precisa receber treinamento, a engenharia precisa testar as funções e assim por diante. Se o produto ficar pronto e não tiver uma boa divulgação, todo o trabalho terá sido em vão. Ou, se a equipe comercial não souber vender os novos benefícios, o produto correrá o risco de ficar encalhado.

    Da mesma maneira, de nada adianta uma grande campanha de marketing se ninguém sabe quando o produto será comercializado. Percebe que cada ação se encaixa como uma peça de um quebra-cabeças?

    Esse é o motivo pelo qual empresas que usam soluções de software BPM diariamente obtêm benefícios como:

    Visão colaborativa

    Com a modelagem dos processos os colaboradores conseguem compreender  melhor seu papel na organização. Ao entender que cada atividade que realizam é importante para o atingimento de um objetivo os colaboradores tendem a contribuir com mais eficácia.

    Mais rastreabilidade

    Lembra do exemplo do paciente que fará um procedimento cirúrgico? Dez dias depois ele não recebeu a autorização. O motivo? A requisição do médico se perdeu no caminho.

    Isso não teria acontecido se a operadora de saúde contasse com uma solução de gerenciamento de processos de negócios. Uma das grandes vantagens do BPM é que cada atividade dentro de um fluxo de processo pode ser seguida em tempo real. Essa característica permite que pessoas autorizadas consigam dizer rapidamente onde está o processo e verificar seu andamento.

    Precisão nas informações

    Esta é uma das vantagens do BPM que faz toda a diferença para uma empresa, uma vez que dados atualizados e precisos são essenciais para o sucesso de um negócio. O acesso a informações relevantes e precisas ajuda sua equipe a evitar erros dispendiosos, a cumprir prazos, a estar em conformidade com leis e regulamentos, a melhorar o desempenho individual e a tomar melhores e mais rápidas decisões.

    Ao otimizar processos de negócios equipes têm acesso contínuo às informações necessárias para a realização de suas atividades. E o que é melhor: o acesso a essas informações pode ser restrito a determinadas pessoas. Isso traz segurança para seus processos e projetos.

    Mais eficiência

    Talvez esta seja a mais óbvia das vantagens do BPM: melhorar a eficiência do seu negócio. Muitas empresas ainda contam com sistemas ineficientes ou exigem intervenção manual para tarefas que podem ser automatizadas.

    Além do desperdício de tempo e recursos que resulta na diminuição da capacidade de obter lucro, funcionários acabam estressando-se desnecessariamente. Por meio da automatização de determinadas tarefas e simplificação de outras, equipes tornam-se mais eficientes.

    Melhores resultados

    No final do dia, o objetivo de toda empresa é melhorar os resultados através da entrega de bons produtos/serviços e um ótimo atendimento. Com uma operação interna consistente e eficiente, a organização conseguirá aumentar a margens de lucro reduzindo os custos operacionais.

    A consequência disso está em várias frentes: melhora na reputação da empresa, menos desperdício, manutenção da base de clientes atual, conquista de novos clientes etc.

    Outras vantagens do BPM

    A tudo que foi listado até aqui, ainda podemos ter:

    • Aumento de transparência;
    • Aumento de agilidade;
    • Redução de papéis;
    • Mais produtividade;
    • Redução de custos;

    E muitas outros benefícios.

    Precisa de mais?

    Como aqui na Neomind temos diversos exemplos de clientes que se beneficiaram com as vantagens do BPM, esse é um assunto que gostamos de abordar. Realmente acreditamos que a gestão de processos de negócios é fundamental para a condução de boas operações empresariais.

    Por isso, nos colocamos à disposição para você tirar suas dúvidas e entender melhor sobre o BPM.  E se você ainda não tem certeza sobre realizar ou não um investimento em uma solução de gestão de processos, acesse nosso checklist e veja se o BPM é para sua empresa.

    Quer saber mais sobre o assunto? Ouça nosso podcast sobre como implementar o BPM nas empresas:

  • Como melhorar o atendimento ao cliente através de processos?

    Como melhorar o atendimento ao cliente através de processos?

    Não existe segredo no fato de que o bom atendimento ao cliente é hoje obrigatório a empresas que querem ser bem-sucedidas. Tampouco há dúvidas de que um atendimento inadequado pode resultar na perda de clientes (e em uma fonte de publicidade negativa).

    Com toda certeza, perder clientes ou estar mal posicionado são itens que você não deseja para sua empresa, certo? Apesar de sabermos que o atendimento é um aspecto básico de qualquer negócio, ainda existem muitas organizações que enfrentam problemas, como:

    • Clientes sendo transferidos para várias pessoas até conseguir encontrar uma resposta;
    • Profissionais não sabem como resolver um problema e não sabem para quem recorrer;
    • Clientes demoram para obter respostas;
    • Processos de atendimento ao cliente não estão alinhados com a jornada do cliente;
    • Inexistência de processos;
    • Entre outros.

    Para melhorar o atendimento ao cliente – e sanar os problemas citados – algumas ações podem ser tomadas. A primeira delas é a criação de processos.

    Como os processos podem ajudar a melhorar o atendimento ao cliente?

    Quando realizamos um atendimento ao cliente temos que seguir um processo que inicia no primeiro contato do usuário e se encerra com a resolução do problema. Às vezes, uma empresa não tem um processo mapeado, mas os profissionais que trabalham na área seguem um passo a passo.

    Acontece que, nesse passo a passo informal, no qual cada um “mais ou menos faz o que tem que ser feito”, e um profissional passa a bola para o outro (fazendo com que o cliente seja transferido para praticamente toda a área), é onde encontra-se o maior perigo.

    Quando a equipe de atendimento conta com processos formalizados que mostram um workflow que precisa ser seguido, e funcionam de forma automatizada, melhorar o atendimento ao cliente é uma consequência.

    Para a automatização de processos, existe a ferramenta chamada de BPM (Business Process Management ou Gestão de Processos de Negócios).

    Melhorando o atendimento ao cliente com o BPM

    O gerenciamento de processos de negócios (BPM) é a prática de alinhar metas e processos à medida que os negócios evoluem. Um software de BPM ajuda as organizações a definir as etapas necessárias à realização do atendimento ao cliente para, em seguida, simplificar ou aprimorar os processos a fim de que essas etapas sejam executadas com mais eficiência.

    Como os negócios são dinâmicos, os processos devem estar em constante evolução. Esse é o motivo pelo qual o gerenciamento de processos de negócios deve ser encarado como uma prática contínua, e não como um evento pontual.

    Entendido isso, vamos à importância do BPM para melhorar o atendimento ao cliente:

    “Cada vez mais, o BPM e a mudança de processos estão focados em facilitar a colaboração entre funcionários, clientes, parceiros e ‘coisas’”. A frase foi dita por Rob Koplowitz, analista principal da Forrester Research, em texto publicado pelo site CIO.

    A publicação ainda aponta que: “o foco do BPM era obter economia de custos, aumentar a eficiência e aumentar o valor para os negócios. Mas (…) as prioridades de BPM mudaram esmagadoramente para os clientes”. Koplowitz  complementa, dizendo que “as organizações que consideram as iniciativas de BPM estão fazendo isso para servir os clientes, e não para cortar custos”.

    O BPM é, portanto,considerado como uma maneira de melhorar o atendimento ao cliente. A ferramenta traz muitos benefícios em casos como:

    Melhoria no produto, na qualidade do atendimento e nos prazos de entrega

    Partindo do ponto de vista do cliente, o BPM melhora a qualidade geral do atendimento. Como comentado, os processos são criados pensando desde o primeiro contato do usuário.

    Sempre que tratamos de BPM, temos que entender que para a gestão de processos a necessidade do cliente vem em primeiro lugar. Por isso, os fluxos são definidos de modo a agilizarem o processo de atendimento e trazerem uma resposta mais rápida ao cliente.

    Adicionalmente, conforme discutido em outra oportunidade, o BPM também promove inovação nas empresas, e isso inclui inovação em produtos.

    Mais personalização

    Estruturas organizacionais tradicionais dividem as pessoas em departamentos. Empresas separadas em silos são compostas por departamentos ao invés de pessoas. O resultado disso é simples: experiências negativas para o cliente.

    A boa notícia é que o BPM ajuda a unificar os pontos de contato do cliente, já que ele consegue fazer com que as diversas áreas de uma empresa se comuniquem. Isso acaba levando a um tipo de personalização que, consequentemente, acarreta maior satisfação do cliente.

    Tomada de decisão centrada no cliente

    Embora muitas organizações tomem decisões apenas em vista de como isso afeta seus resultados, o BPM traz o foco de volta às pessoas que compõem a organização.

    Com essa mudança de visão, uma empresa consegue visualizar o impacto de uma decisão específica partindo do ponto de vista dos clientes. Como resultado, a organização passa a ter uma imagem mais completa das implicações de uma decisão, pois vai além das considerações financeiras.

    Menor custo de operação

    O BPM simplifica os processos em uma organização para que os mesmos sejam facilmente compreendidos e gerenciados, e também para que os riscos possam ser mitigados e o desperdício reduzido. Desse modo, há economia de custos.

    Não esqueça: para melhorar o atendimento, foque na melhoria contínua

    A gestão de processos é um ciclo contínuo, o que significa que uma vez desenhado um processo, o mesmo sempre deverá ser avaliado e melhorado.

    A fim de conseguir isso, existe o mapeamento de processos. Por meio dele é possível identificar os gargalos e pontos críticos, bem como os pontos que precisam ser aprimorados. Muitas vezes, para melhorar o atendimento ao cliente basta apenas alterar o fluxo, incluir ou eliminar alguma etapa.

    Tenha em mente que a experiência que você entrega é inteiramente composta pelos processos que você possui, sejam eles projetados ou não. Tão logo os processos tenham sido definidos, é fundamental que eles sejam constantemente analisados da perspectiva do cliente.

    Por fim, lembre-se que para melhorar o atendimento ao cliente não faça com que seus processos respondam apenas aos problemas internos da sua empresa, mas, sim, que atendam às necessidades de seus clientes em primeiro lugar.

    Caso queira saber mais sobre o BPM, baixe nosso e-book gratuito. No material mostramos como a ferramenta ajuda empresas a obterem o aumento da transparência, agilidade, controle de performance, produtividade e redução de custos nos negócios. Acesse!

    E agora conte para nós: você acha que o BPM melhora o atendimento ao cliente? Deixe um comentário com a sua opinião. Para ficar atualizado de nossos materiais, siga-nos em nossas redes.

  • O que considerar ao escolher um software de Gestão Eletrônica de Documentos?

    O que considerar ao escolher um software de Gestão Eletrônica de Documentos?

    A AIIM (Associação para Gerenciamento de Informações e Imagens), define o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) como o uso de um sistema de computador e software para armazenar, gerenciar e rastrear documentos eletrônicos e imagens eletrônicas de informações baseadas em papel, capturadas através do uso de um scanner de documentos.

    Podemos dizer que hoje em dia, nessa era da informação em que vivemos, e na qual dados são essenciais para tomadas de decisão ágeis e precisas, documentos e dados são uma dupla de suma importância para todas as organizações.

    Por esse motivo, muitas empresas já entenderam a necessidade de automatizar a gestão dos documentos por meio de um software de GED. No entanto, o que muitos não sabem, é que nem todo sistema de GED é desenvolvido da mesma forma.

    Isso significa dizer que, na hora de escolher um software de gestão eletrônica de documentos, é sempre uma boa ideia avaliar os objetivos do seu negócio e alinhá-los com as funcionalidades apresentadas pelo sistema.

    Com isso em mente, neste artigo elencamos as funcionalidades mais importantes para ajudar na sua avaliação.

    Por que investir em um software de GED?

    Antes de escolher um software de gestão eletrônica de documentos é imperativo que você saiba o porquê do investimento. O primeiro ponto é que, quando bem dotado das características essenciais, a solução de GED permite aos colaboradores simplificar o recebimento, armazenamento, arquivamento, compartilhamento, validação e busca de documentos.

    Outra questão importante: quando adaptado às necessidades da empresa, um software de GED deve ser capaz de aumentar sua produtividade e otimizar o fluxo de trabalho, sendo que todas as partes interessadas e suas ações são claramente identificadas.

    Com o gerenciamento eletrônico, a empresa ganha na otimização do uso diário de documentos. Além disso, todos os setores otimizam o desempenho, cortam custos, economizam espaço físico e aprimoram a segurança.

    Os motivos para investir em uma solução de GED não param por aí. Caso você tenha interesse em saber mais, recomendamos o e-book com tudo que você precisa saber sobre GED e ECM. Mas, para sentir todos esses benefícios, sua empresa precisa saber escolher um software de gestão eletrônica de documentos.

    Pontos a considerar ao escolher um software de gestão eletrônica de documentos

    Dentre os diversos critérios que devem ser verificados ao avaliar o investimento em GED, os que consideramos como essenciais são:

    Facilidade de uso

    Bons sistemas de GED possuem opções avançadas atraentes e recursos que fazem os olhos brilhar. Todavia, ao escolher um software de gestão eletrônica de documentos a facilidade de uso deve ser primordial.

    Procure por um sistema que tenha uma interface amigável, isto é, que seja fácil de usar e de entender. Do contrário, os funcionários perderão tempo para decifrar o caminho que devem seguir (nesse caso, ao invés de tornar o trabalho mais fácil, a solução de GED acabará transformando-se em dor de cabeça).

    Ainda sobre a facilidade de uso, ao escolher um software de gestão eletrônica de documentos assegure-se de que ele possua ferramentas de pesquisa que permitam a localização de documentos por tipo, data de elaboração, de edição, metadados etc.

    Automação do fluxo de trabalho

    Realizar um investimento em GED só fará sentido se sua empresa tiver economia de tempo e aumento de produtividade. Pense na rotina manual de manuseamento de um documento.

    Imagine, por exemplo, um documento comercial que precisa de assinatura. O caminho que ele percorre (de mesa em mesa), além de levar um tempo, enfrenta o risco de que haja algum extravio.

    Por isso, um ponto importante na hora de escolher um software de gestão eletrônica de documentos é entender que o sistema deve permitir fluxos de trabalhos que façam toda a gestão de forma automatizada. Essa gestão deve ser independente para cada tipo de documento.

    Além disso, todos os envolvidos com o documento em questão devem ter uma visão intuitiva do seu histórico, como: versões, revisões, aprovações, emissão de cópias e outros.

    Segurança total da informação (com segurança flexível)

    Sem dúvidas, um dos aspectos mais importantes do gerenciamento de documentos é a segurança. Quando falamos em segurança flexível, queremos dizer que a solução de GED deve manter seus documentos armazenados de forma segura, mas que a segurança para acessar cada tipo de documento deve ter flexibilidade.

    Explicando: ao escolher um software de gestão eletrônica de documentos, tenha em mente que o mesmo deve permitir ao usuário especificar, de acordo com o tipo de documento, itens como: acesso de leitura, edição, exclusão, impressão, print-screen, gravação, entre outros.

    Bom, mas se por um lado uma solução de GED deve permitir que o acesso ao documento seja moldado de acordo com as necessidades da empresa, por outro o sistema não pode dar brechas para violações de dados. Por isso, quando for escolher um software de gestão eletrônica de documentos verifique quais são seus protocolos de segurança.

    Atendimento às necessidades da sua empresa

    São diversos os processos de negócios que se beneficiam com uma solução de GED. O processamento de pedidos de alteração de um produto, pedidos de compra, propostas de todos os tipos, assinatura de documentos, processos de RH, são apenas alguns dos exemplos que exigem muito papel e que o gerenciamento eletrônico de documentos pode melhorar.

    Cada empresa tem seus processos de negócios particulares. Quando for escolher um software de gestão eletrônica de documentos, peça ao fornecedor que mostre como a solução sendo avaliada pode melhorar os processos da sua organização.

    Não deixe também de verificar se a solução é flexível. Sistemas rígidos e complexos não permitirão que sua empresa se adapte às mudanças de processos que forem surgindo (e sabemos que mudanças são naturais). Com um software flexível sua organização tem a certeza de que possui em mãos uma ferramenta que sempre atenderá às suas necessidades.

    Outros pontos

    Adicionalmente ao que foi citado aqui, é importante que um software de GED:

    • Permita o armazenamento de vários tipos de documentos, incluindo arquivos de processamento de texto, e-mails, PDFs e planilhas;
    • Possua ferramentas de monitoramento para ver quais usuários estão acessando quais documentos;
    • Possua recursos que garantam que o usuário esteja trabalhando com a versão mais recente de um documento;
    • Tenha a função de assinatura digital com certificados no padrão ICP-BRASIL, liberando os documentos em formato PDF/A;
    • Tenha funções de check-in/check-out e bloqueio, para coordenar a edição simultânea de um documento e garantir que as alterações de uma pessoa não substituam a de outra;
    • Possibilite pesquisa por palavra-chave; e
    • Tenha ferramentas de versão que rastreiam edições em documentos e recuperam versões antigas.

    Concluindo

    São vários os sistemas de GED disponíveis no mercado. Exatamente por isso que é fácil se deixar envolver pelo entusiasmo e permitir que as emoções influenciem na escolha. Para evitar que isso aconteça com você – e que o investimento não se torne um prejuízo -, faça sua lição de casa antes mesmo de começar a conversar com os fornecedores.

    Neste artigo, elencamos os pontos considerados por nós como fundamentais. Caso queira entender melhor desse universo, sugerimos que assista à gravação do webinar Os Benefícios da Gestão Eletrônica de Documentos (GED).

    Gostou do artigo? Deixe um comentário contando o que achou. Esperamos que ele tenha sido útil para você. Em caso afirmativo, compartilhe-o com seus colegas. Além disso, não esqueça: fique de olho no Blog da Neomind e acompanhe nossos conteúdos.


    Quer saber mais sobre o assunto? Ouça nosso podcast sobre como implementar o BPM nas empresas:

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