Autor: Felipe Bahiense

Tchau arquivo morto!
Quando uma empresa está nos seus primeiros anos, é normal (apesar de não indicado) ela manter arquivos de clientes e fornecedores nas gavetas para serem acessados com apenas uma esticada da mão. Mas conforme o negócio vai crescendo, aumenta também a quantidade de papel e, se antes os registros podiam ser deixados até mesmo nas mesas do escritório, agora isso passa a ser impossível por questão de espaço.

Muitos desses documentos são os chamados registros ativos, que são justamente os documentos que ainda estão sendo usados ativamente por uma empresa. Geralmente, são acessados diária ou mensalmente. Referem-se aos tipos de documentos que, se estiverem impressos, localizam-se em um local de fácil acesso.

Com o passar do tempo, muitos deles passam a não serem mais usados, mas isso não significa que perderam a importância seja para a empresa, seja por questões legais.

Nas grandes organizações, esses registros podem ser um verdadeiro problema, pois o espaço para armazenar algo que não é usado constantemente pode representar um alto custo. O dilema fica maior ainda quando muitos desses documentos já podem ser descartados, mas ninguém nem se lembra disso.

A boa notícia é que com a automatização da gestão de documentos é possível dar adeus ao arquivo morto. Aprenda como neste artigo.

O que é um arquivo morto?

Todo documento que não é mais necessário nas operações diárias de uma organização, mas que deve ser mantido para fins históricos, administrativos ou legais, é conhecido por arquivo morto.

Existem alguns motivos pelos quais uma empresa precisa reter esse tipo de arquivo. São eles:
- Alguns documentos precisarão ser acessados em algum momento e, portanto, devem ser guardados;
- Alguns registros podem precisar ser mantidos permanentemente por questões legais, contábeis, fiscais etc.;
- Alguns documentos podem servir como referência para criação de um novo ou até para atualizações;
- Muitos documentos devem ser retidos até atingirem seu ciclo de vida definido no planejamento de retenção de registros.
Esses documentos – os arquivos mortos – podem apresentar uma infinidade de desafios para as nossas empresas. Quando armazenados fisicamente, os mais expressivos dos desafios são os altos custos de manutenção, o espaço para armazenamento e o tempo perdido para gerenciá-los.

Sobre a manutenção, não podemos esquecer os riscos envolvidos, como é o caso das violações de segurança de dados e problemas que podem acontecer caso a empresa passe por um desastre como incêndio e alagamento, resultando na perda dos registros.

Outra questão importante a considerar está no fato de que dentro do arquivo morto há aqueles documentos que tornaram-se inúteis e podem ser descartados. No entanto, se a empresa não tem controle desses documentos, é muito provável que eles acabem sendo armazenados por anos, ocupando um espaço que não precisaria.

Para reverter esse necessário, é preciso – desculpe a brincadeira – “matar o arquivo morto”.

Como dar um fim ao arquivo morto?

Arquivos mortos consistem em documentos e outras informações que não são mais necessárias para conduzir os negócios diariamente. Ou seja, entendemos que são aqueles registros que sua empresa precisa guardar, mas que poderão ser utilizados apenas eventualmente, ou que perderam a validade mas que continuam tomando espaço.

Confira, a seguir, o que fazer para dar um jeito nessa situação:

Digitalize os documentos

A primeira etapa é desenvolver um sistema de gerenciamento de armazenamento de arquivo morto que:
- Seja fácil de ser recuperado, isto é, caso alguém precise do documento inativo ele deve ser fácil de ser encontrado;
- Que seja descartado caso não tenha utilidade.
Para isso, todos os documentos da sua empresa devem passar por um processo de digitalização. O ideal nesse ponto é contar com uma ferramenta de ECM (sigla para Enterprise Content Management ou Gestão de Conteúdo Empresarial). Dentre outras funções, um software de ECM captura documentos e os armazena de modo seguro, mantendo-os acessíveis e organizados.

Além disso – e algo pra destacar – é que como o ECM gerencia conteúdo de modo geral, contar com ele significa não apenas ter um documento digitalizado, mas ter todo o seu conteúdo reconhecido, pois bons softwares de ECM contam com a tecnologia OCR (Optical Character Recognition), a qual serve para reconhecer textos nos documentos digitalizados, e BarCoding (Código de Barras),

Entenda o ciclo de vida dos seus documentos

Conforme explicamos neste outro artigo, todo documento tem as seguintes fases:
1. Criação:produção de formulários e utilização de tecnologias modernas ao processo.
2. Utilização:contempla a utilização dos documentos para realizar atividades de uma organização. Aborda a gestão dos arquivos, aperfeiçoamento dos sistemas de arquivo e automação dos processos.
3. Arquivamento:aborda os processos de conservação e preservação dos documentos, a construção de políticas de acesso e criação de metadados.
4. Descarte:contempla a tomada de decisão a respeito da conservação do documento e a criação de programas de retenção.
Na última etapa, portanto, é que se define se o registro será eliminado ou se será arquivado, podendo ser transformado em arquivo morto.

Entenda que a decisão de quando um documento torna-se inativo e quais tipos de documentos receberão esse status, depende muito da necessidade e do documento propriamente dito. Isso nos leva ao próximo passo.

Determine quando o registro será um arquivo morto e o que fazer com ele

Você pode fazer esse controle manualmente em uma planilha, por exemplo, mas, assim como comentamos na fase de digitalização, contar com a tecnologia irá acelerar o trabalho. Após os documentos serem digitalizados e as fases terem sido entendidas, é necessário definir em que ponto um registro será considerado como arquivo morto.

Aqui destacamos outra etapa no ECM, que é a preservação do conteúdo. Nela, definem-se os cuidados a longo prazo. Em outros termos, é nesta fase que se define sobre o arquivamento, pensando sempre na proteção do conteúdo e no seu fácil acesso para o caso de alguém precisar do documento em questão.

E sempre que um documento puder ser eliminado, o próprio sistema, que está ligado a um processo, pode enviar uma notificação e um usuário responsável poderá dar um fim definitivo a ele.

Mantenha sempre uma trilha de auditoria

Basicamente, por meio da trilha de auditoria disponível em software de ECM consegue-se saber quem fez o que em um documento em todo o seu ciclo de vida. Como comentamos, um arquivo morto pode ser aquele tipo de registro que você nunca mais irá visualizar, mas pode ser algo que ocasionalmente será acessado.

Principalmente para fins legais, é muito importante que mesmo o arquivo sendo “morto” sua empresa possa garantir que tem o controle sobre suas alterações ou até mesmo sobre as revisões. Isso é inclusive fundamental para questões de compliance.

E então, chega de arquivo morto?

Se encontrar documentos é um trabalho sem fim e armazená-los requer um espaço que sua empresa não tem, já passou da hora de considerar automatizar a gestão documental da sua organização.

Caso um registro não tenha mais que ser guardado pela sua empresa, então é preciso eliminá-lo. Como fazer isso manualmente pode ser muito trabalhoso, sem contar que você corre o risco de eliminar algum documento que não podia ser descartado, a melhor maneira é contar com a tecnologia.

Neste artigo explicamos de maneira bem simples o processo de arquivamento de um documento e como um software de ECM pode ajudar (ou de GED – Gestão Eletrônica de Documentos).

Para saber mais, experimente agora mesmo o módulo de ECM/GED do Fusion Platform! E se tiver qualquer dúvida, entre em contato conosco!
12/03/2020
Por que automatizar documentos utilizando o ECM?

É grande a quantidade de dados que flui por uma organização e, exatamente por isso, gerenciá-los exige um método eficaz. Se você parar um pouco para pensar, são as propostas, os contratos, as faturas e os pedidos de venda que mostram que seu negócio está funcionando.

Para dar conta de tanta informação circulando, seja qual for o setor em que sua empresa ou indústria opera, automatizar documentos garantirá que ela tenha um sistema que centraliza dados. Isso facilitará a criação, aprovação e distribuição de todos os documentos. Em outras palavras, a automatização é o que manterá sua empresa prosperando.

Mas se você ainda não está convencido, ou se precisa entender um pouco mais o que queremos dizer, elencamos alguns benefícios que sua organização terá ao automatizar documentos:

1 – Otimização de tempo

Sem dúvidas, o tempo é o nosso recurso mais precioso. Por que sacrificá-lo tendo que gerenciar documentos manualmente? Se olharmos alguns departamentos em especial, como o financeiro, qual é o número de horas perdidas pelos profissionais por terem que inserir dados na mão?

Como as finanças são importantes para a empresa e a boa governança exige transparência nas informações, até que toda a papelada termine todas as outras tarefas que os profissionais da área precisam realizar são colocadas em segundo plano.

Demos o exemplo da área financeira, mas o mesmo pode ser aplicado a todos os demais departamentos de uma organização. Quando a gestão dos documentos é automatizada e tudo segue um processo, os colaboradores ficam livres para se concentrar em tarefas importantes.

Ao invés de perderem tempo com detalhes como sair atrás de uma assinatura, eles podem investir o tempo em projetos globais que trarão melhores resultados. Ao invés de revisar as declarações de fluxo de caixa, podem executar pedidos. No lugar de saber onde está uma proposta comercial, podem se comunicar com os clientes e criar relacionamentos duradouros.

Não importa como suas equipes investem o tempo extra que a automatização de documentos possibilita, o fato é que há inúmeras tarefas em uma organização que são muito mais valiosas do que a entrada manual de dados.

2 – Garantia de conformidade

Muitas vezes negligenciada, a conformidade (ou compliance) é um componente indispensável da eficiência operacional. Sua equipe pode ser mais produtiva ou mais eficaz e eficiente que a de seus concorrentes, todavia, se seus documentos não estiverem adequados, o trabalho árduo de todos se torna desnecessário.

Para garantir que a organização esteja em conformidade com as regulamentações do seu segmento, deve-se criar padrões e controles que vão desde códigos de conduta até procedimentos, normas e políticas.

Sistemas para automatizar documentos facilitam o atingimento aos requisitos de conformidade, uma vez que criam padrões para documentos, estabelecem controles de acesso e de edição, e os distribuem conforme a necessidade.

3 – Gerenciamento de todo o ciclo de vida

Todo documento tem um ciclo de vida. Pense, por exemplo, na gestão de contratos. Ele inicia com a solicitação e se encerra com a assinatura. No meio do caminho, existem outras etapas a serem seguidas.

Automatizar documentos significa que eles seguirão um fluxo de trabalho definido pela sua empresa. Esse fluxo é todo determinado dentro de um processo, o qual automaticamente finaliza uma atividade assim que ela é concluída, e envia-a para o responsável da etapa seguinte.

Na prática, significa dizer que nenhum documento físico passará de mãos em mãos, ou nenhuma informação se perderá no meio de e-mails. Ou, ainda, significa que nunca mais uma certidão ou procuração terá a data de validade expirada e pegará todos de surpresa.

São detalhes aparentemente pequenos, mas que farão com que a organização seja muito mais produtiva, transparente nos relacionamentos com funcionários, clientes e fornecedores, e (mais uma vez) consiga estar sempre em conformidade com as normas do seu setor.

4 – Garantia de precisão

Uma vírgula errada em uma fatura, ou um pedido de venda com um zero a menos pode fazer um estrago imenso na empresa. Imagine ainda você enviar uma proposta a um cliente e logo em seguida perceber que a versão enviada a ele não era a última. Será perda de credibilidade na certa, concorda?

Um erro de digitação ou uma informação desatualizada é o que pode acontecer nos casos em que as entradas de dados em documentos são feitas manualmente. Quando um deslize desse ocorre ninguém gosta, claro, mas como somos humanos e na maioria das vezes sobrecarregados de coisas para fazer, erros acontecem.

No entanto, isso não pode ser desculpa para sua organização deixar deslizes passarem e muito menos aceitar erros. Ao automatizar documentos os dados são inseridos automaticamente e de forma correta, dando a toda a empresa a tranquilidade de que as informações estão precisas e que a versão sendo trabalhada é a última.

5 – Aumento na colaboração

Uma pessoa na sua empresa está esperando os dados de um cliente para gerar o contrato. A outra aguarda o contrato propriamente dito para enviar ao cliente. Por sua vez, o cliente está na espera da assinatura. Nesse caso, novamente temos tempo perdido para todo mundo.

Ao automatizar documentos, as tarefas são concluídas com mais rapidez e eficiência. Isso porque algumas atividades não dependem de outras para começar, e quando há dependência, o próprio sistema de automatização envia notificações para a pessoa responsável por realizar a tarefa. E sempre que uma atividade está sendo realizada com eficiência, a receita da empresa cresce.

A colaboração é algo super importante na criação de muitos documentos de uma organização, já que dependendo do caso várias áreas são responsáveis por criá-los. Como por meio de um sistema próprio para automatizar documentos a colaboração é um benefício, várias pessoas autorizadas podem trabalhar em um mesmo documento, sendo que tudo que é feito nele pode ser facilmente rastreado.

Então, como automatizar documentos?

Até aqui você entendeu alguns dos benefícios da automatização de documentos. Mas agora precisa saber como fazê-lo.

A resposta está no sistema para gestão de documentos. Um software de ECM (sigla que vem do inglês para Enterprise Contente Management, ou Gestão do Conteúdo Empresarial, em português) não é apenas uma tecnologia ou uma metodologia.

Como diz a AIIM (Association for Information and Image Management), ECM é uma “combinação dinâmica de estratégias, métodos e ferramentas usadas para capturar, gerenciar, armazenar, preservar e fornecer informações que suportam os principais processos organizacionais durante todo o seu ciclo de vida”.

Portanto, para automatizar documentos sua empresa precisará de uma solução de ECM. A fim de que você possa entender bem o que é a Gestão do Conteúdo Empresarial e as vantagens para sua empresa, recomendamos a leitura do e-book O que é ECM? Tudo sobre o Enterprise Content Management.

E caso tenha alguma dúvida sobre o que foi abordado neste artigo, acesse nosso site e entre em contato conosco. Será um prazer conversar com você! Se este post foi útil, compartilhe-o em suas redes.

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13/02/2020
Qual é (realmente) a importância da gestão de documentos?
Um software de Gestão de Documentos permite que os documentos de uma empresa sejam organizados graças a uma combinação de estratégias, métodos e ferramentas. É por meio da gestão documental que a empresa ganha em produtividade e diminui os custos.

E quem é que não quer uma organização mais produtiva e lucrativa? Apesar de a resposta ser óbvia, infelizmente nem todas as empresas consideram as despesas em que incorrem diariamente devido o tempo e o esforço desperdiçados na localização e controle de documentos .

Como sabemos que você quer uma história diferente para sua organização, conheça a importância da gestão de documentos.

Para começar: o que acontece quando uma empresa não automatiza a gestão de seus documentos?

A fim de que você entenda bem a importância da gestão de documentos nas organizações, vamos compreender alguns dos riscos que uma empresa se expõe ao não ter um sistema de gerenciamento documental.

Um dos maiores riscos – especialmente nos dias de hoje em que se discute a segurança da informação – está na possibilidade de exposição de dados importantes. Um software de gestão de documentos garante que o acesso a arquivos seja possível somente a quem tem autorização para tal.

Isso sem contar quando documentos críticos ficam armazenados em laptops que podem ser roubados, perdidos, ou danificados a qualquer momento. Nesse caso, ou informações importantes se perdem, ou podem ser acessadas por qualquer pessoa.

E para entender ainda mais da importância da gestão de documentos, temos um outro ponto a acrescentar: sem ela é impossível saber quem visualizou e/ou editou um documento. Dessa maneira, caso queira auditar um processo de negócios para descobrir erros ou ineficiências, a tarefa será impossível.

Entendido o que acontece com empresas que não fazem a gestão de documentos, agora veremos o cenário oposto.

O que acontece em uma empresa que automatiza a gestão de seus documentos?

Um software para gestão documental permite a captura, o gerenciamento, o armazenamento, a preservação e a entrega de documentos. Em outras palavras, empresas que investem em ECM têm a possibilidade de:
- Capturar qualquer tipo de conteúdo, guardá-lo de forma segura e torná-lo disponível durante todo o processo, independentemente do local;
- Rastrear as alterações nas documentações;
- Organizar de forma eficaz qualquer tipo de informação;
- Permitir que seus colaboradores procurem e encontrem informações de forma ágil;
- Melhorar a publicação e entrega dos processos.
Com os pontos acima você consegue ter uma ideia da importância da gestão de documentos, mas podemos detalhar um pouco mais.

Uma empresa que utiliza ECM reduz custos com impressão, envio e armazenamento de papel. Além da redução de custos, também citamos no início deste artigo o ganho de produtividade.

Tarefas repetitivas podem ser automatizadas diretamente em um software de gestão de documento. Isso libera funcionários de modo que estejam disponíveis para executar tarefas com valor agregado real para a empresa.

Um assunto que tem se discutido bastante dentro e fora das organizações é a colaboração. O ECM auxilia no trabalho colaborativo, uma vez que informações podem ser acessadas a qualquer momento e em qualquer lugar (o que também acaba promovendo a mobilidade da equipe).

Além disso, os colaboradores terão acesso a documentos autorizados e, se necessário, poderão modificar/validar/excluí-los facilmente. Não podemos deixar de ressaltar a segurança, mais um item relevante para descrever a importância da gestão de documentos nas empresas.

Para completar, toda informação armazenada no software de ECM é segura e, ao contrário do papel, não corre o risco de ser perdida e/ou danificadas. Além de que, logicamente, o acesso é todo on-line.

Mas, como funciona uma ferramenta para gestão de documentos?

Com o objetivo de que você entenda como é possível que tudo isso aconteça, vamos à uma explicação simplificada.

Em primeiro lugar, é preciso capturar o documento para que o usuário possa encontrá-lo quando precisar. Um bom sistema de ECM permite capturar documentos físicos, e-mails, relatórios e outros.

No entanto, a captura, por si só, não serve de muita coisa. É aí que, uma vez capturado, o documento é indexado para que possa ser facilmente localizado (afinal, a importância da gestão de documentos também está no ganho de tempo em localizá-los, certo?).

Essencialmente, a indexação é um jeito de classificar um documento. O usuário adiciona termos aos metadados do documento (como número do pedido ou número do cliente) e são eles (os termos) que facilitarão a localização. Ainda, em um software para gestão documental é possível dar as devidas permissões de acesso a cada um dos documentos.

Todo documento capturado e indexado é armazenado em um repositório central, o que facilitará o acesso e garantirá a segurança do arquivo. Adicionalmente, sistemas de gerenciamento de documentos devem possibilitar a recuperação e distribuição de documentos para garantir que eles sejam utilizados e compartilhados caso haja permissão para tal.

Destacamos que essa recuperação deve ser rápida e fácil; caso contrário, será totalmente inútil. Bons softwares de gestão documental oferecem recursos de pesquisa por palavra-chave (isso é possível graças à indexação que comentamos).

Outro fator essencial para qualquer sistema de gerenciamento de documentos é a distribuição dos mesmos. É assim que um usuário conseguirá enviar documentos para clientes, fornecedores e até funcionários.

E, claro, em um software de ECM é possível arquivar ou até mesmo deletar um documento.

Bom, mas para fechar com chave de ouro e você compreender bem a importância da gestão de documentos, falta um item que não podemos esquecer:

Automação de processos e fluxos de trabalho

A distribuição de documentos é apenas a ponta do iceberg em um ECM. Sistemas de gestão documental que trazem resultados possuem a capacidade de automatizar processos e fluxos de trabalho.

Para isso, basta que o usuário configure um processo. Por exemplo, a área comercial recebe uma fatura. Pelo processo, essa fatura será enviada para o contas a pagar. Caso o sistema detecte um problema, uma notificação será enviada. Do contrário, a fatura será paga e o iniciador do processo receberá um aviso de processo concluído.

Isso mostra um dos maiores benefícios da gestão de documentos: você não precisa mais perseguir todos os documentos em um processo de aprovação. O sistema faz todo o trabalho para você.

Precisa saber mais sobre a importância da gestão de documentos?

Se você sente que precisa entender mais do assunto, uma dica é ficar por dentro de alguns conteúdos que podem ajudar:
E caso tenha alguma dúvida, acesse nosso site e entre em contato conosco. Será um prazer conversar com você! E se este artigo foi útil, compartilhe-o em suas redes.
14/01/2020
6 sinais de que sua empresa precisa de ECM

Se você é leitor do nosso blog já deve ter visto por aqui alguns conteúdos sobre ECM (do inglês Enterprise Content Managament, ou na tradução: Gestão do Conteúdo Empresarial). Em caso afirmativo, já deve estar familiarizado com o conceito, mas daremos uma rápida refrescada na sua memória.

De acordo com a AIIM (Association for Information and Image Management), ECM é uma “combinação dinâmica de estratégias, métodos e ferramentas usadas para capturar, gerenciar, armazenar, preservar e fornecer informações que suportam os principais processos organizacionais durante todo o seu ciclo de vida”.

Muitas empresas precisam de ECM e nem se deram conta ainda. Outras, acham que o ECM morreu. Há ainda aqueles gestores que têm dúvidas se um software de Gestão do Conteúdo Empresarial realmente é a melhor opção.

Se você se enquadra nesses casos, então pegue seu café, sente-se confortavelmente em sua cadeira e conheça os principais sinais indicativos de que uma empresa precisa de ECM.

Sua empresa precisa de ECM quando…

Antes de começar, tenha em mente que são vários os motivos pelos quais uma empresa precisa de ECM. Existem também diversos casos particulares, mas aqui neste artigo daremos um apanhado geral em algumas situações bem comuns que vemos por aí. Vamos lá?

1 – …documentos estão desorganizados e espalhados

Documentos estão na sua mesa, na gaveta do colega, dentro de arquivos físicos, enfim….em todo lugar. Especialmente para áreas administrativas, como RH, isso pode ser um problema e tanto.

O que acontece se você não achar o contrato de um fornecedor? Ou um pedido de venda? Ou, ainda: o que ocorre se você achar, mas ter que revirar a empresa inteira para conseguir? Isso pode ser banal, mas quando lidamos com documentos em papel, se formos somar o tempo gasto procurando-os, com certeza ficaremos preocupados e veremos o quanto deixamos de ser produtivos.

Sem contar no custo envolvido para armazenar documentos físicos, pois a manutenção manual de registros é cara. Entre custos com espaço de armazenamento, suprimentos e manutenção de equipamentos, e aqueles que envolvem mão de obra e tempo perdido, sua organização pode estar gastando muito dinheiro sem nem perceber. Um sistema de ECM eficaz pode praticamente eliminar esses custos.

Ok, você pode dizer: “mas meus documentos estão todos escaneados e disponibilizados em pastas compartilhadas no computador”. Se esse for o seu caso, a situação melhorou um pouco, porque pelo menos você já entende da importância de ser uma empresa paperless.

No entanto, como fica a organização? Com o ECM, todos os seus documentos são organizados. Não há necessidade de se preocupar com convenções de nomes diferentes entre os funcionários ou com o preenchimento incorreto de um documento.

2 – …há dificuldade em encontrar os documentos certos

Este é um sinal bem evidente de que sua empresa precisa de ECM, e para explicar, temos uma pergunta: o que acontece se você necessita de um documento específico que traz uma informação em especial?

Caso possua um sistema de ECM, você não precisará pegar documento por documento para procurar tal informação. Basta apenas entrar na solução, pesquisar um termo (ou uma data, um autor etc.) que o sistema faz todo o trabalho e encontra o que você procura em questão de segundos.

3 – …qualquer desastre pode significar perda de informação

Está certo que não queremos pensar nisso, mas o que aconteceria se hoje alguns documentos da sua empresa fossem roubados? Ou se houvesse algum desastre (um incêndio, por exemplo)?

Mais uma vez, não é algo que nos preocupamos (e claro que também não desejamos), mas se sua organização tem gestão de riscos, a proteção da informação é algo que não deve ficar de fora (e caso não faça gestão de riscos, é hora de implantá-la na sua empresa!) .

Tenha em mente que com um sistema de recuperação de desastres em vigor a probabilidade de que você possa continuar os negócios normalmente aumenta, mesmo após um eventual problema. Isso porque com um ECM suas informações estão protegidas.

4 – … não há controle sobre quem acessou quais documentos

Parece até um contrassenso falar sobre segurança da informação em uma época em que discutimos tanto sobre isso. No entanto, um dos sinais de que uma empresa precisa de ECM é quando ela não tem controle de acesso sobre seus documentos.

Um software de Gestão do Conteúdo Empresarial permite que o autor do documento atribua permissões para ele, como: permissão de quem pode acessá-lo, alterá-lo, imprimir, entre outras.

Isso sem contar que é comum vermos organizações armazenarem informações sobre políticas e procedimentos da empresa em uma pasta de rede individual ou compartilhada. Ou – acredite – na área de trabalho de um colaborador.

Sem um local central para armazenar essas informações, como gerenciar com eficiência a distribuição de informação para funcionários novos e existentes? Como fornecer visibilidade dos documentos que os funcionários assinaram (ou não)?

Sistemas de gerenciamento de conteúdo corporativo resolvem todos esses problemas. Bons softwares possuem funções que permitem ver quais funcionários revisaram os documentos de política necessários e quem acessou o quê. A dica aqui é investir em um ECM que inclua fluxo de trabalho facilmente configurável que notifique automaticamente os funcionários – e outras partes interessadas – quando uma ação precisa ser realizada em um documento.

Isso nos leva a um outro ponto:

5 – …é difícil identificar em que etapa do processo um documento se encontra

Está aí um outro motivo de que sua empresa precisa de ECM para ontem: imagine que tenha sido criado um contrato para um cliente. Existe todo um processo que deve ser respeitado, o qual inicia na criação do documento e encerra com a assinatura do cliente.

Imagine que, por algum motivo, o documento está esquecido na gaveta de alguém. O que você faz? Cria um novo contrato?

Principalmente se o ECM tem integração total com um BPM (Gestão de Processos) é possível criar fluxos específicos para qualquer evento a ser realizado sobre um documento. Além disso, com uma ferramenta de Gestão do Conteúdo Empresarial o usuário consegue identificar com quem o documento se encontra, em que etapa do processo está e se há alguma atividade em atraso (como por exemplo, assinatura do contrato).

6 – …está com dificuldade em garantir conformidade

Toda organização tem algum padrão de conformidade que deve manter, que pode ser em nível interno, estadual ou federal. A implementação de um ECM com recursos de segurança, como controle de acesso e trilhas de auditoria, ajuda as empresas a garantir que estejam em total conformidade e permite evitar multas e penalidades severas.

Além disso, bons sistemas de ECM permitem assinatura eletrônica de documentos com certificados no padrão ICP-BRASIL e liberação em formato PDF/A.

Para fechar: os sinais de que sua empresa precisa de ECM chamaram sua atenção?

Caso você tenha identificado sua empresa nos itens acima, temos dois convites. O primeiro é para acessar o nosso checklist para ter certeza de que está na hora de investir em ECM.

O segundo é para você entender melhor sobre os benefícios da Gestão Eletrônica de Documentos neste vídeo:

E caso tenha ficado com alguma dúvida, ou queria saber mais sobre ECM, acesse nosso site e entre em contato conosco. Para mais conteúdo como este, não deixe também de acessar o blog da Neomind.

19/12/2019
Ainda tem dúvidas sobre as vantagens do BPM? Explicamos aqui
Sabe esses lembretes de atividades a entregar que você tem aí? Ou, quando você vai começar uma tarefa, mas percebe que falta documentos ou informação sobre o que deve ser feito? E quando por falta de acompanhamento o que era para levar duas semanas acaba se arrastando por um mês?

Pois é, esses são alguns exemplos simples, mas ainda corriqueiros a muitas empresas. Situações como as descritas ocorrem porque, dentre outros motivos, a organização não possui processos automatizados e não consegue controlar o andamento das atividades.

Para resolver isso, temos hoje a disciplina conhecida por gerenciamento de processos de negócios. Do inglês Business Process Management (ou simplesmente BPM), ela se trata de algo essencial para descrever e monitorar a maneira como a maioria das empresas opera.

Ok, mas de quais benefícios estamos falando quando o assunto é gerenciamento de processos de negócios? Para você entender bem as vantagens do BPM, invista alguns minutos neste post.

Sobre os benefícios dos processos

A verdade é que processos de negócios são a base das funções de back office e front office de qualquer empresa. Desde o pagamento de faturas, a contratação de novos funcionários e a escolha de um fornecedor, até a venda de um produto para um cliente, tudo é processo.

Por exemplo, imagine que um paciente tenha ido ao médico para discutir sobre um procedimento cirúrgico. Nesse caso você vai concordar que não faz sentido a pessoa sair do médico, ir direto para o hospital, entrar no centro de cirurgia, deitar-se na maca e, tempos depois, ter sua cirurgia feita (e paga pelo plano de saúde).

Isso é uma maneira bem simples de entendermos que muitas das coisas que fazemos só ocorrem porque existem processos. No exemplo, para que o paciente possa ter seu procedimento realizado, o médico precisa enviar o laudo para a operadora de saúde (se for o caso) a fim de que o plano possa fazer a liberação.

Uma vez que a solicitação de cirurgia tenha sido recebida pela operadora, essa mesma solicitação passa por um fluxo de atividades até que o paciente receba a autorização. Isso pode acontecer em questão de minutos, ou pode levar dias.

O cenário foi descrito de uma maneira bem simples, mas o objetivo é que você entenda algo fundamental sobre processos: eles estruturam todas as atividades diárias de uma empresa, independentemente de seu porte.

Isso é possível porque uma das principais vantagens do BPM é que um software para gerenciamento de processos de negócios permite que equipes trabalhem para obter um resultado específico (por exemplo, seguir uma solicitação de compra, gerenciar reclamações de clientes etc.).

Portanto, a beleza de tudo está que no final do dia são os processos de negócios que permitem às pessoas de uma empresa trabalharem juntas de maneira eficaz em direção ao objetivo comum de servir melhor seus clientes.

Por isso, as vantagens do BPM são…

Entenda que todas as empresas (e como citado, aqui entram as pequenas, médias e grandes) são construídas em torno de processos operacionais. Esses processos abrangem todos os departamentos (RH, Qualidade, Compras, Vendas etc.) e podem ser transorganizacionais, transversais, interdepartamentais ou horizontais.

O BPM facilita o progresso desses processos e fornece uma visão em tempo real do andamento de suas atividades. Em suma: quem está fazendo o quê, por qual motivo, qual é o prazo e quem seguirá com a tarefa?

Com isso, gestores são capazes de reagir mais rapidamente aos problemas e consequentemente melhorar a competitividade da empresa. Para entender melhor, imagine que vários departamentos estejam trabalhando para o lançamento de um produto, sendo que cada setor possui um processo com atividades específicas.

Exemplo: o marketing precisa preparar os materiais de divulgação, o comercial precisa receber treinamento, a engenharia precisa testar as funções e assim por diante. Se o produto ficar pronto e não tiver uma boa divulgação, todo o trabalho terá sido em vão. Ou, se a equipe comercial não souber vender os novos benefícios, o produto correrá o risco de ficar encalhado.

Da mesma maneira, de nada adianta uma grande campanha de marketing se ninguém sabe quando o produto será comercializado. Percebe que cada ação se encaixa como uma peça de um quebra-cabeças?

Esse é o motivo pelo qual empresas que usam soluções de software BPM diariamente obtêm benefícios como:

Visão colaborativa

Com a modelagem dos processos os colaboradores conseguem compreender melhor seu papel na organização. Ao entender que cada atividade que realizam é importante para o atingimento de um objetivo os colaboradores tendem a contribuir com mais eficácia.

Mais rastreabilidade

Lembra do exemplo do paciente que fará um procedimento cirúrgico? Dez dias depois ele não recebeu a autorização. O motivo? A requisição do médico se perdeu no caminho.

Isso não teria acontecido se a operadora de saúde contasse com uma solução de gerenciamento de processos de negócios. Uma das grandes vantagens do BPM é que cada atividade dentro de um fluxo de processo pode ser seguida em tempo real. Essa característica permite que pessoas autorizadas consigam dizer rapidamente onde está o processo e verificar seu andamento.

Precisão nas informações

Esta é uma das vantagens do BPM que faz toda a diferença para uma empresa, uma vez que dados atualizados e precisos são essenciais para o sucesso de um negócio. O acesso a informações relevantes e precisas ajuda sua equipe a evitar erros dispendiosos, a cumprir prazos, a estar em conformidade com leis e regulamentos, a melhorar o desempenho individual e a tomar melhores e mais rápidas decisões.

Ao otimizar processos de negócios equipes têm acesso contínuo às informações necessárias para a realização de suas atividades. E o que é melhor: o acesso a essas informações pode ser restrito a determinadas pessoas. Isso traz segurança para seus processos e projetos.

Mais eficiência

Talvez esta seja a mais óbvia das vantagens do BPM: melhorar a eficiência do seu negócio. Muitas empresas ainda contam com sistemas ineficientes ou exigem intervenção manual para tarefas que podem ser automatizadas.

Além do desperdício de tempo e recursos que resulta na diminuição da capacidade de obter lucro, funcionários acabam estressando-se desnecessariamente. Por meio da automatização de determinadas tarefas e simplificação de outras, equipes tornam-se mais eficientes.

Melhores resultados

No final do dia, o objetivo de toda empresa é melhorar os resultados através da entrega de bons produtos/serviços e um ótimo atendimento. Com uma operação interna consistente e eficiente, a organização conseguirá aumentar a margens de lucro reduzindo os custos operacionais.

A consequência disso está em várias frentes: melhora na reputação da empresa, menos desperdício, manutenção da base de clientes atual, conquista de novos clientes etc.

Outras vantagens do BPM

A tudo que foi listado até aqui, ainda podemos ter:
- Aumento de transparência;
- Aumento de agilidade;
- Redução de papéis;
- Mais produtividade;
- Redução de custos;
E muitas outros benefícios.

Precisa de mais?

Como aqui na Neomind temos diversos exemplos de clientes que se beneficiaram com as vantagens do BPM, esse é um assunto que gostamos de abordar. Realmente acreditamos que a gestão de processos de negócios é fundamental para a condução de boas operações empresariais.

Por isso, nos colocamos à disposição para você tirar suas dúvidas e entender melhor sobre o BPM. E se você ainda não tem certeza sobre realizar ou não um investimento em uma solução de gestão de processos, acesse nosso checklist e veja se o BPM é para sua empresa.

Quer saber mais sobre o assunto? Ouça nosso podcast sobre como implementar o BPM nas empresas:
12/11/2019
Como melhorar o atendimento ao cliente através de processos?
Não existe segredo no fato de que o bom atendimento ao cliente é hoje obrigatório a empresas que querem ser bem-sucedidas. Tampouco há dúvidas de que um atendimento inadequado pode resultar na perda de clientes (e em uma fonte de publicidade negativa).

Com toda certeza, perder clientes ou estar mal posicionado são itens que você não deseja para sua empresa, certo? Apesar de sabermos que o atendimento é um aspecto básico de qualquer negócio, ainda existem muitas organizações que enfrentam problemas, como:
- Clientes sendo transferidos para várias pessoas até conseguir encontrar uma resposta;
- Profissionais não sabem como resolver um problema e não sabem para quem recorrer;
- Clientes demoram para obter respostas;
- Processos de atendimento ao cliente não estão alinhados com a jornada do cliente;
- Inexistência de processos;
- Entre outros.
Para melhorar o atendimento ao cliente – e sanar os problemas citados – algumas ações podem ser tomadas. A primeira delas é a criação de processos.

Como os processos podem ajudar a melhorar o atendimento ao cliente?

Quando realizamos um atendimento ao cliente temos que seguir um processo que inicia no primeiro contato do usuário e se encerra com a resolução do problema. Às vezes, uma empresa não tem um processo mapeado, mas os profissionais que trabalham na área seguem um passo a passo.

Acontece que, nesse passo a passo informal, no qual cada um “mais ou menos faz o que tem que ser feito”, e um profissional passa a bola para o outro (fazendo com que o cliente seja transferido para praticamente toda a área), é onde encontra-se o maior perigo.

Quando a equipe de atendimento conta com processos formalizados que mostram um workflow que precisa ser seguido, e funcionam de forma automatizada, melhorar o atendimento ao cliente é uma consequência.

Para a automatização de processos, existe a ferramenta chamada de BPM (Business Process Management ou Gestão de Processos de Negócios).

Melhorando o atendimento ao cliente com o BPM

O gerenciamento de processos de negócios (BPM) é a prática de alinhar metas e processos à medida que os negócios evoluem. Um software de BPM ajuda as organizações a definir as etapas necessárias à realização do atendimento ao cliente para, em seguida, simplificar ou aprimorar os processos a fim de que essas etapas sejam executadas com mais eficiência.

Como os negócios são dinâmicos, os processos devem estar em constante evolução. Esse é o motivo pelo qual o gerenciamento de processos de negócios deve ser encarado como uma prática contínua, e não como um evento pontual.

Entendido isso, vamos à importância do BPM para melhorar o atendimento ao cliente:

“Cada vez mais, o BPM e a mudança de processos estão focados em facilitar a colaboração entre funcionários, clientes, parceiros e ‘coisas’”. A frase foi dita por Rob Koplowitz, analista principal da Forrester Research, em texto publicado pelo site CIO.

A publicação ainda aponta que: “o foco do BPM era obter economia de custos, aumentar a eficiência e aumentar o valor para os negócios. Mas (…) as prioridades de BPM mudaram esmagadoramente para os clientes”. Koplowitz complementa, dizendo que “as organizações que consideram as iniciativas de BPM estão fazendo isso para servir os clientes, e não para cortar custos”.

O BPM é, portanto,considerado como uma maneira de melhorar o atendimento ao cliente. A ferramenta traz muitos benefícios em casos como:

Melhoria no produto, na qualidade do atendimento e nos prazos de entrega

Partindo do ponto de vista do cliente, o BPM melhora a qualidade geral do atendimento. Como comentado, os processos são criados pensando desde o primeiro contato do usuário.

Sempre que tratamos de BPM, temos que entender que para a gestão de processos a necessidade do cliente vem em primeiro lugar. Por isso, os fluxos são definidos de modo a agilizarem o processo de atendimento e trazerem uma resposta mais rápida ao cliente.

Adicionalmente, conforme discutido em outra oportunidade, o BPM também promove inovação nas empresas, e isso inclui inovação em produtos.

Mais personalização

Estruturas organizacionais tradicionais dividem as pessoas em departamentos. Empresas separadas em silos são compostas por departamentos ao invés de pessoas. O resultado disso é simples: experiências negativas para o cliente.

A boa notícia é que o BPM ajuda a unificar os pontos de contato do cliente, já que ele consegue fazer com que as diversas áreas de uma empresa se comuniquem. Isso acaba levando a um tipo de personalização que, consequentemente, acarreta maior satisfação do cliente.

Tomada de decisão centrada no cliente

Embora muitas organizações tomem decisões apenas em vista de como isso afeta seus resultados, o BPM traz o foco de volta às pessoas que compõem a organização.

Com essa mudança de visão, uma empresa consegue visualizar o impacto de uma decisão específica partindo do ponto de vista dos clientes. Como resultado, a organização passa a ter uma imagem mais completa das implicações de uma decisão, pois vai além das considerações financeiras.

Menor custo de operação

O BPM simplifica os processos em uma organização para que os mesmos sejam facilmente compreendidos e gerenciados, e também para que os riscos possam ser mitigados e o desperdício reduzido. Desse modo, há economia de custos.

Não esqueça: para melhorar o atendimento, foque na melhoria contínua

A gestão de processos é um ciclo contínuo, o que significa que uma vez desenhado um processo, o mesmo sempre deverá ser avaliado e melhorado.

A fim de conseguir isso, existe o mapeamento de processos. Por meio dele é possível identificar os gargalos e pontos críticos, bem como os pontos que precisam ser aprimorados. Muitas vezes, para melhorar o atendimento ao cliente basta apenas alterar o fluxo, incluir ou eliminar alguma etapa.

Tenha em mente que a experiência que você entrega é inteiramente composta pelos processos que você possui, sejam eles projetados ou não. Tão logo os processos tenham sido definidos, é fundamental que eles sejam constantemente analisados da perspectiva do cliente.

Por fim, lembre-se que para melhorar o atendimento ao cliente não faça com que seus processos respondam apenas aos problemas internos da sua empresa, mas, sim, que atendam às necessidades de seus clientes em primeiro lugar.

Caso queira saber mais sobre o BPM, baixe nosso e-book gratuito. No material mostramos como a ferramenta ajuda empresas a obterem o aumento da transparência, agilidade, controle de performance, produtividade e redução de custos nos negócios. Acesse!

E agora conte para nós: você acha que o BPM melhora o atendimento ao cliente? Deixe um comentário com a sua opinião. Para ficar atualizado de nossos materiais, siga-nos em nossas redes.
10/10/2019
O que considerar ao escolher um software de Gestão Eletrônica de Documentos?
A AIIM (Associação para Gerenciamento de Informações e Imagens), define o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) como o uso de um sistema de computador e software para armazenar, gerenciar e rastrear documentos eletrônicos e imagens eletrônicas de informações baseadas em papel, capturadas através do uso de um scanner de documentos.

Podemos dizer que hoje em dia, nessa era da informação em que vivemos, e na qual dados são essenciais para tomadas de decisão ágeis e precisas, documentos e dados são uma dupla de suma importância para todas as organizações.

Por esse motivo, muitas empresas já entenderam a necessidade de automatizar a gestão dos documentos por meio de um software de GED. No entanto, o que muitos não sabem, é que nem todo sistema de GED é desenvolvido da mesma forma.

Isso significa dizer que, na hora de escolher um software de gestão eletrônica de documentos, é sempre uma boa ideia avaliar os objetivos do seu negócio e alinhá-los com as funcionalidades apresentadas pelo sistema.

Com isso em mente, neste artigo elencamos as funcionalidades mais importantes para ajudar na sua avaliação.

Por que investir em um software de GED?

Antes de escolher um software de gestão eletrônica de documentos é imperativo que você saiba o porquê do investimento. O primeiro ponto é que, quando bem dotado das características essenciais, a solução de GED permite aos colaboradores simplificar o recebimento, armazenamento, arquivamento, compartilhamento, validação e busca de documentos.

Outra questão importante: quando adaptado às necessidades da empresa, um software de GED deve ser capaz de aumentar sua produtividade e otimizar o fluxo de trabalho, sendo que todas as partes interessadas e suas ações são claramente identificadas.

Com o gerenciamento eletrônico, a empresa ganha na otimização do uso diário de documentos. Além disso, todos os setores otimizam o desempenho, cortam custos, economizam espaço físico e aprimoram a segurança.

Os motivos para investir em uma solução de GED não param por aí. Caso você tenha interesse em saber mais, recomendamos o e-book com tudo que você precisa saber sobre GED e ECM. Mas, para sentir todos esses benefícios, sua empresa precisa saber escolher um software de gestão eletrônica de documentos.

Pontos a considerar ao escolher um software de gestão eletrônica de documentos

Dentre os diversos critérios que devem ser verificados ao avaliar o investimento em GED, os que consideramos como essenciais são:

Facilidade de uso

Bons sistemas de GED possuem opções avançadas atraentes e recursos que fazem os olhos brilhar. Todavia, ao escolher um software de gestão eletrônica de documentos a facilidade de uso deve ser primordial.

Procure por um sistema que tenha uma interface amigável, isto é, que seja fácil de usar e de entender. Do contrário, os funcionários perderão tempo para decifrar o caminho que devem seguir (nesse caso, ao invés de tornar o trabalho mais fácil, a solução de GED acabará transformando-se em dor de cabeça).

Ainda sobre a facilidade de uso, ao escolher um software de gestão eletrônica de documentos assegure-se de que ele possua ferramentas de pesquisa que permitam a localização de documentos por tipo, data de elaboração, de edição, metadados etc.

Automação do fluxo de trabalho

Realizar um investimento em GED só fará sentido se sua empresa tiver economia de tempo e aumento de produtividade. Pense na rotina manual de manuseamento de um documento.

Imagine, por exemplo, um documento comercial que precisa de assinatura. O caminho que ele percorre (de mesa em mesa), além de levar um tempo, enfrenta o risco de que haja algum extravio.

Por isso, um ponto importante na hora de escolher um software de gestão eletrônica de documentos é entender que o sistema deve permitir fluxos de trabalhos que façam toda a gestão de forma automatizada. Essa gestão deve ser independente para cada tipo de documento.

Além disso, todos os envolvidos com o documento em questão devem ter uma visão intuitiva do seu histórico, como: versões, revisões, aprovações, emissão de cópias e outros.

Segurança total da informação (com segurança flexível)

Sem dúvidas, um dos aspectos mais importantes do gerenciamento de documentos é a segurança. Quando falamos em segurança flexível, queremos dizer que a solução de GED deve manter seus documentos armazenados de forma segura, mas que a segurança para acessar cada tipo de documento deve ter flexibilidade.

Explicando: ao escolher um software de gestão eletrônica de documentos, tenha em mente que o mesmo deve permitir ao usuário especificar, de acordo com o tipo de documento, itens como: acesso de leitura, edição, exclusão, impressão, print-screen, gravação, entre outros.

Bom, mas se por um lado uma solução de GED deve permitir que o acesso ao documento seja moldado de acordo com as necessidades da empresa, por outro o sistema não pode dar brechas para violações de dados. Por isso, quando for escolher um software de gestão eletrônica de documentos verifique quais são seus protocolos de segurança.

Atendimento às necessidades da sua empresa

São diversos os processos de negócios que se beneficiam com uma solução de GED. O processamento de pedidos de alteração de um produto, pedidos de compra, propostas de todos os tipos, assinatura de documentos, processos de RH, são apenas alguns dos exemplos que exigem muito papel e que o gerenciamento eletrônico de documentos pode melhorar.

Cada empresa tem seus processos de negócios particulares. Quando for escolher um software de gestão eletrônica de documentos, peça ao fornecedor que mostre como a solução sendo avaliada pode melhorar os processos da sua organização.

Não deixe também de verificar se a solução é flexível. Sistemas rígidos e complexos não permitirão que sua empresa se adapte às mudanças de processos que forem surgindo (e sabemos que mudanças são naturais). Com um software flexível sua organização tem a certeza de que possui em mãos uma ferramenta que sempre atenderá às suas necessidades.

Outros pontos

Adicionalmente ao que foi citado aqui, é importante que um software de GED:
- Permita o armazenamento de vários tipos de documentos, incluindo arquivos de processamento de texto, e-mails, PDFs e planilhas;
- Possua ferramentas de monitoramento para ver quais usuários estão acessando quais documentos;
- Possua recursos que garantam que o usuário esteja trabalhando com a versão mais recente de um documento;
- Tenha a função de assinatura digital com certificados no padrão ICP-BRASIL, liberando os documentos em formato PDF/A;
- Tenha funções de check-in/check-out e bloqueio, para coordenar a edição simultânea de um documento e garantir que as alterações de uma pessoa não substituam a de outra;
- Possibilite pesquisa por palavra-chave; e
- Tenha ferramentas de versão que rastreiam edições em documentos e recuperam versões antigas.
Concluindo

São vários os sistemas de GED disponíveis no mercado. Exatamente por isso que é fácil se deixar envolver pelo entusiasmo e permitir que as emoções influenciem na escolha. Para evitar que isso aconteça com você – e que o investimento não se torne um prejuízo -, faça sua lição de casa antes mesmo de começar a conversar com os fornecedores.

Neste artigo, elencamos os pontos considerados por nós como fundamentais. Caso queira entender melhor desse universo, sugerimos que assista à gravação do webinar Os Benefícios da Gestão Eletrônica de Documentos (GED).

Gostou do artigo? Deixe um comentário contando o que achou. Esperamos que ele tenha sido útil para você. Em caso afirmativo, compartilhe-o com seus colegas. Além disso, não esqueça: fique de olho no Blog da Neomind e acompanhe nossos conteúdos.

Quer saber mais sobre o assunto? Ouça nosso podcast sobre como implementar o BPM nas empresas:
05/09/2019
O que você está esperando para ter uma empresa paperless?
Se você acompanha artigos da AIIM (Association for Intelligent Information Management), já deve ter se deparado algumas vezes com o termo “empresa paperless”. Por entendermos da importância do assunto, no post Paperless: o que é e como dar os primeiros passos, fizemos um apanhado geral sobre o ambiente sem papel.

Na ocasião, comentamos sobre os motivos de ter uma empresa paperless e como você pode dar início à transformação na sua área e organização como um todo. Neste novo artigo quero complementar um pouco mais o tema e trazer mais ideias para ajudar seu negócio a reduzir – e quem sabe eliminar – o uso de papel.

Mas, antes de começar, vou propor uma discussão:

O que impede a transformação para uma empresa paperless?

Ao invés de falar dos motivos de fazer a transição para uma empresa paperless, farei uma abordagem um pouco diferente. O motivo é simples: para muitas pessoas, é impossível pensar em uma vida sem papel.

A psicologia explica isso com o termo “percepção háptica”. A palavra “Háptico” vem do grego e significa “relativa ao tato”. Atualmente, o termo designa a ciência do toque, que é o que ocorre quando você toca a tela do seu smartphone para dar um comando.

Quando falamos em papel, muitos indivíduos gostam do modo como ele os fazem sentir, pois traz uma sensação de que por ser um item físico, é algo real. Para diversas pessoas, informações dentro de um computador ou na nuvem não parecem tão reais por não serem tão palpáveis.

Essa percepção do real x irreal acontece num nível do inconsciente, e em muitos de nós trata-se de uma crença que nem sabemos que temos. Mas, o fato é que, de acordo com a percepção háptica precisamos sentir com o tato para assimilarmos que tal documento existe ou que tal contrato foi mesmo firmado.

Saindo do campo da psicologia, uma barreira muito grande para a transformação em empresa paperless é a simples pergunta “como?”. Toda mudança requer esforços e entendo que é nesse ponto que a barreira pode ser grande.

Fazer a transição para um negócio sem papel exige disciplina e um trabalho maior especialmente no início. Por exemplo:
- Quem irá digitalizar os documentos físicos já existentes?
- Onde eles estarão armazenados?
- Como garantir a segurança dos documentos?
- Quem terá acesso a eles?
- Como os documentos serão assinados?
- Os documentos terão validade jurídica?
- Como será realizada a gestão desses documentos?
Essas são apenas algumas das perguntas que podem surgir e que podem ser um entrave para a transformação em uma empresa paperless. A fim de mostrar a você que existem respostas e soluções para cada uma de suas dúvidas, confira a seguir.

Passo a passo para uma empresa paperless

Mudanças são difíceis. O primeiro ponto que você precisa ter em mente é que o exemplo deve partir de cima. De nada adianta um gestor com o próprio arquivo de documentos físicos querer exigir um ambiente paperless, certo?

E para que a mudança tenha um sentido, é importante apresentar a todos da organização as vantagens de uma empresa sem papel. Sobre os aspectos positivos, você pode falar de:
- Ganho de produtividade
- Melhora na eficiência
- Aumento de segurança
- Questões ambientais
- Governança Corporativa
- Redução de custos
No artigo Paperless: o que é e como dar os primeiros passos para a era sem papel apresentamos mais detalhes sobre cada ponto.

Uma vez que todos entendam da importância da redução de papel (e de uma futura eliminação), podemos seguir com os passos.

Estabeleça metas

Todos sabem onde devem chegar, que é a transformação para uma empresa paperless. Para que os esforços sejam direcionados e o objetivo não se perca pelo caminho, estabeleça metas.

Você pode, por exemplo, definir metas para cada departamento e para a empresa como um todo, encorajando todos os colaboradores, em diferentes níveis hierárquicos, a fazerem a transição. A fim de conseguir isso, você pode criar algum tipo de recompensa para quando o objetivo for atingido.

Seja com recompensa ou sem, o importante é todos entenderem a meta e o prazo para atingi-la.

Faça um apanhado geral das impressões

O que cada área está imprimindo? O que é necessário imprimir? Será que todas as impressões são realmente essenciais?

As respostas para essas perguntas poderão mostrar que diversas impressões são desnecessárias. Por exemplo, muitas pessoas têm o hábito de imprimir e-mails para levar determinada pauta à uma reunião.

Hoje em dia temos aplicativos na nuvem que permitem o compartilhamento de informação de forma bastante segura, como Google Docs, Evernote e Dropbox.

Digitalize o que é importante

Cada departamento fez uma avaliação dos documentos impressos. Aqueles que podem ser descartados devem ir, literalmente, para o lixo. Os demais precisam ser digitalizados.

Nesta etapa inicia o trabalho “mais pesado”, pois para alguns setores a quantidade de documentos é muito maior, como o administrativo, financeiro e RH de uma empresa, por exemplo.

Crie uma estratégia de digitalização

Inicialmente, por “estratégia” entenda “hábito”. Uma vez que os documentos necessários foram digitalizados, tenha em mente que esse será o procedimento a ser seguido sempre.

Após isso, pense em estratégia propriamente dita. Aqui gosto de falar em processos, porque são eles que movem nossas empresas. Imagine o seguinte: quem deverá ler o documento digitalizado? Será necessário tomar alguma ação, como assiná-lo eletronicamente? Qual é a finalidade do documento? Existe alguma ação desencadeada a partir dele?

Para exemplificar, aqui na Neomind, antes de sermos uma empresa paperless um simples relatório de despesa de viagem necessitava em média – entre impressão e cópias de nota-fiscal – de três vias de 30 páginas cada. Todo esse controle era necessário para que pudéssemos fazer o reembolso das despesas.

Ao eliminarmos o papel, criamos um processo no qual o solicitante preenche todas as informações em um sistema (o Fusion Platform). Essas informações vão para o financeiro que faz a conferência e lança o pagamento. O processo é simples, mas perceba que ocorreu em etapas (ou seja, por meio de um processo), sendo que a última é o pagamento das despesas propriamente dito.

Então, ao criar o hábito de digitalização pense também em atividades que deverão existir para que o documento siga um fluxo. Isso nos leva à etapa final:

Automatize

A automatização não é necessariamente uma etapa que acontece após a realização de outra. O ideal é que a empresa paperless seja automatizada já no início dessa transformação (lá na etapa de estabelecimento de metas).

Importante esclarecer que quando falo em automatização me refiro à gestão de documentos. Para você entender: um software de GED (Gestão Eletrônica de Documentos) possibilita o usuário publicar e controlar os documentos de forma segura e muito mais precisa do que faria manualmente com os materiais impressos. E mais, tudo isso em um único lugar (o que significa que documentos não estarão espalhados em gavetas, arquivos e mesas de colaboradores).

Além disso, uma aplicação de GED permite que sejam configurados fluxos de aprovação para cada documento, bem como definições de segurança (quem poderá visualizá-lo e editá-lo? Quem terá permissão para exclui-lo?). Ainda, um software mantém todas as ações registradas, o que significa que nenhum usuário poderá alterar ou eliminar um documento sem que ninguém fique sabendo do ocorrido.

Por fim, toda empresa paperless precisa garantir que documentos sejam armazenados de forma legal e com validade jurídica, e isso é uma característica também de bons sistemas de GED.

Concluindo

Depois de concluir o passo a passo para eliminar o papel e ver na prática como funciona, você perceberá que com economia de tempo e custo – bem como maior segurança de documentos – seus funcionários, clientes e a empresa como um todo serão beneficiados com a mudança.

Muitas organizações já sabem do peso que é ter que armazenar e controlar pilhas de documentos. Contudo, são poucas as que realmente fazem um esforço maior nesse sentido. Observando tendências de transformação digital, temos visto que a eliminação do papel está entre elas.

Sua empresa ficará para trás ou tomará uma atitude? Para continuar a discussão, recomendamos a leitura do texto: O que a Gestão de Documentos faz pela sua empresa: da organização do fluxo de trabalho ao ambiente paperless.

Que tal começar a transformação digital agora? Conheça o Fusion aqui.

Gostou do artigo? Deixe um comentário contando o que achou. Esperamos que ele tenha sido útil para você e, em caso afirmativo, compartilhe-o com seus colegas. Além disso, não esqueça: fique de olho no Blog da Neomind e acompanhe nossos conteúdos.
13/08/2019
6 dicas para organizar suas tarefas e de sua equipe
Quantas vezes você já não ficou frustrado por sentir que tinha muito o que fazer, mas passou o dia iniciando muitas atividades e concluindo nenhuma? Ou, por não saber o que priorizar, acabou começando diversas tarefas e terminou aquelas aparentemente mais fáceis, mas que não eram tão urgentes e importantes?

Mesmo que nossas listas de tarefas sejam diferentes umas das outras, todos temos os mesmos objetivos: fazer o máximo possível. Para isso, é necessário gerenciar tempo e atividades. Neste artigo, focaremos na gestão das atividades e falaremos sobre a organização de tarefas.

Separamos 6 dicas para ajudá-lo a manter-se organizado e, claro, a concluir suas atividades. Confira!

1. Saiba priorizar

Priorização é o primeiro item da organização de tarefas. Não adianta querer ser multitarefas e achar que você pode fazer várias coisas ao mesmo tempo. Você até pode, mas verá que, no final, acabará não concluindo nada direito.

Para priorizar, uma dica é separar o que é urgente do que é importante. A Matriz de Decisão de Eisenhower é muito usada para esse fim. Eisenhower foi o 34º presidente dos Estados Unidos e é dono de uma frase célebre: “O que é importante raramente é urgente e o que é urgente raramente é importante”.

Antes de irmos para a matriz de decisão, é importante entender que urgente significa que uma tarefa requer atenção imediata. Já aquela considerada como importante trata de coisas que contribuem para metas, missão, valores e objetivos de longo prazo.

Assim, na Matriz de Decisão de Eisenhower, existem:
- Tarefas urgentes e importantes: na organização de tarefas, são aquelas que exigem nossa atenção imediata e que contribuem para o cumprimento de metas.
- Tarefas não urgentes e importantes: atividades que não têm um prazo urgente, mas que, mesmo assim, ajudam você a atingir suas metas.
- Tarefas urgentes e não importantes: exigem nossa atenção agora (urgente), mas não nos ajudam a atingir nossas metas ou a cumprir nossa missão (não é importante). A maioria das tarefas aqui são interrupções de outras pessoas.
- Tarefas não urgentes e não importantes: são as chamadas distrações.
Ao investir seu tempo na organização de tarefas não urgentes mas importantes, você pode evitar que, no futuro, elas se tornem urgentes e importantes. Com isso, você age proativamente para evitar um incêndio.

2. Crie um plano

Você e sua equipe trabalharam para priorizar as atividades. Agora é necessário desenvolver um plano. Nesta etapa, a fim de ter uma organização de tarefas que faça sentido, deve-se identificar os responsáveis e o prazo de conclusão de cada uma das tarefas.

Observe que aqui é importante que toda a equipe tenha uma visão detalhada e clara do que precisa ser feito. Cada membro deve ter conhecimento do que se espera em cada tarefa. Isso ajudará cada indivíduo a organizar seu tempo e priorizar as tarefas diariamente.

Para criar o plano, recomendamos a dica seguinte:

3. Utilize as ferramentas certas

Aqui não existe certo ou errado. Para uma gestão mais simplificada de tarefas, há ferramentas como Trello, Evernote, Todoist e o próprio Kanban que podem ajudar.

No entanto, quando falamos de projetos nas empresas, a organização de tarefas tem que ir para um nível mais profissional. Isso porque não basta apenas deixar tarefas organizadas, é preciso monitorá-las, saber se estão em atraso ou não, quem é o responsável e quais os prazos.

Em outras palavras, as tarefas precisam estar em um fluxo. Por exemplo, imagine a atividade de contratação de um novo colaborador. A contratação passa pelo processo de divulgação de vagas, de entrevistas, da aprovação do superior direto e de todo o trâmite de admissão do colaborador escolhido. Uma falha na organização de tarefas pode fazer com que uma etapa seja esquecida, ou seja gerenciada sem muita atenção.

Processos de recursos humanos são apenas um dos inúmeros exemplos que poderiam ser dados sobre a importância de usar as ferramentas certas na gestão e organização de tarefas. Podemos falar sobre gestão de contratação e serviços, aprovação de campanha, gestão de problema, realização de consulta pública, entre tantos outros.

4. Rastreie as tarefas delegadas

Ao trabalhar com organização de tarefas, você verá que existem aquelas que podem ser delegadas. Uma vez que você tenha alocado uma tarefa para um membro da equipe, é interessante utilizar um software que o ajude a manter-se atualizado com o progresso das tarefas delegadas.

Esse tipo de controle permitirá, ainda, analisar onde a produtividade está caindo ou onde ela poderá ser mais bem aproveitada. Para que o rastreamento seja feito de modo adequado, não apenas precisamos utilizar as ferramentas certas, como também manter as tarefas do time centralizadas. Isso nos leva à próxima dica:

5. Mantenha as tarefas organizadas em um único local

Trabalhar em um ambiente de trabalho no qual a organização de tarefas não tem importância, com certeza é algo que baixará a produtividade do time.
Uma das maneiras de manter tarefas organizadas é centralizando-as. De nada adianta você ter uma tarefa descrita em um pedaço de papel sendo que a conclusão dependerá do esforço de outro colaborador, o qual precisa saber em que etapa se encontra sua execução.

Mais uma vez, aqui as ferramentas são essenciais. Ao ter as tarefas acessíveis em um único local, será possível não apenas monitorá-las, mas também executá-las no tempo certo, dentro do prazo necessário.

6. Faça uma revisão das tarefas

Algumas pessoas gostam de fazer isso ao final de cada dia. Mas você pode definir um dia por semana para analisar o que correu bem, o que precisa melhorar e quais tarefas precisarão de ajustes.

O foco da organização de tarefas não é fazê-lo correr para lá e para cá a fim de executá-las. A ideia não é manter-se sempre ocupado, mas sim realizar as tarefas que realmente precisam ser executadas para que você e seu time atinjam as metas esperadas (já leu nosso post sobre gestão de metas e estratégias?).

Organização de tarefas: dê o próximo passo

Quando tarefas entram em um fluxo, é bem comum termos gargalos. Para resolver essa questão, e para levar sua empresa no próximo passo do gerenciamento e organização de tarefas, uma plataforma de gestão de processos é fundamental.

Com um software de BPM sua empresa conta com um ambiente único que fornece às equipes total domínio sobre as atividades, tais como: apontamento de horas, controle de prazos, sinalizadores, entre outros.

Então, conheça o Fusion Platform! Nossa solução conta com o módulo de BPM, que permite criar e gerenciar processos de forma simples e com alto nível de integração com sistemas de gestão. Além disso, possuímos aceleradores para gestão e organização de tarefas para atender às variadas necessidades de uma empresa (como por exemplo Gestão de Cadastro de Clientes, Ponto Eletrônico, Solicitação de EPI e outros).

Entre em contato e descubra como a Gestão de Processos pode ajudar sua empresa na organização de tarefas.
16/07/2019

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