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Autor: Felipe Bahiense

  • Como a Gestão de Documentos auxilia sua empresa na auditoria?

    Como a Gestão de Documentos auxilia sua empresa na auditoria?

    É só ouvir a palavra “auditoria” que muitos já têm dor de cabeça e perdem até boas noites de sono. As semanas que antecedem uma auditoria geralmente são acompanhadas por muito estresse, com pessoas de várias áreas envolvidas para colocarem ordem na casa.

    Esse “caos” instalado não é para menos, pois a função dos auditores é a de checar se as práticas adotadas pela empresa estão em conformidade com regulamentos. Para isso, eles inspecionam relatórios financeiros, sistemas e processos a fim de verificar se a organização segue os procedimentos corretos. É também função do auditor destacar as discrepâncias entre políticas e procedimentos, ou seja, o que a empresa deve fazer contra o que está realmente fazendo.

    Imagine, então, se algum documento “some” durante o dia de uma auditoria, ou se determinada documentação não está armazenada corretamente e de maneira segura para cumprir com regulamentações. Não precisamos descrever o problema disso, não é mesmo?

    Uma auditoria pode ser estressante – e muito demorada – caso os documentos da sua organização não estejam organizados e a apenas alguns clique de acesso. Felizmente, com a ferramenta certa é possível evitar que todo esse estresse se instale na sua empresa. Para saber mais, confira a relação entre Gestão de Documento e auditoria (e compliance) e organize seu negócio.

    Como Gestão de Documentos e auditoria se complementam?

    Organizações que adotam processos manuais para gerenciar documentos, os têm espalhados em gavetas, fichários, arquivos etc. Em um primeiro momento, o processo manual de armazenamento da documentação parece simples e fácil, pois não requer muito esforço, certo?

    Bom, mas o problema todo se multiplica quando a falta de procedimentos padronizados de armazenamento de documentos se espalha entre seus colaboradores. Os funcionários costumam criar seus próprios sistemas de arquivamento com base no que eles acreditam que vá facilitar o trabalho a curto prazo. Experimente analisar computadores e contas de e-mail de duas pessoas e provavelmente você encontrará estruturas de arquivos diferentes.

    Quando isso ocorre, o resultado são inúmeras ilhas de informações, desconectadas entre si, mas que podem conter informações relevantes para a auditoria. É aí que entra um sistema para Gestão de Documentos, conhecido por Enterprise Content Management, ou ECM, pois: Gestão de Documentos e auditoria se complementam uma vez que a primeira adota as práticas para gerenciamento de documentos, otimização de processos de negócios e fornecimentos de ações de conformidade que facilitarão o processo de auditoria.

    Entendendo melhor a relação entre Gestão de Documentos e auditoria

    Um sistema de ECM, ou Gestão de Documentos, permite a criação, a captura, o armazenamento, a entrega e o gerenciamento dos documentos essenciais ao negócio. Com um software de Enterprise Content Management todos os documentos e dados de uma empresa passam a ser armazenados eletronicamente em um repositório central, permitindo a localização e a recuperação de arquivos em segundos.

    Uma vez que a empresa conta com um sistema de Gestão de Documentos bem implementado, todos os seus colaboradores passam a armazenar documentos de uma única maneira e em um mesmo local. Uma ferramenta de ECM permite também que documentos sejam marcados com metadados. Assim, é possível identificá-los como relevantes para diferentes tipos de auditorias. Percebe como isso agiliza e facilita o trabalho de uma auditor (e reduz consideravelmente o estresse para seu negócio)?

    Uma empresa que adota as práticas da Gestão de Documentos garante organização no fluxo de trabalho, controle de acesso e segurança, controle de versões, revisões e aprovações, transformação de papel em informação digital, assinatura digital e a busca facilitada por conteúdo.

    Para ficar ainda mais clara a relação entre Gestão de Documentos e auditoria, veja a seguir:

    Pontos importantes da Gestão de Documentos na Auditoria

    Abaixo elencamos alguns dos pontos que uma solução de ECM atua para facilitar o processo de auditoria:

    #01 – Segurança do Documento

    Quando Gestão de Documentos e auditoria caminham de mãos dadas, temos a certeza de que informações confidenciais são armazenadas com segurança (algo que auditores estão de olho). Uma solução de ECM possibilita a definição de permissões de acesso, assegurando que os documentos corretos sejam tratados pelas pessoas certas.

    #02 – Trilha de auditoria

    Uma boa solução de Gestão de Documentos permite aos auditores verificarem quais usuários acessaram determinadas informações, quando foram feitas atualizações nos documentos e outros detalhes. Trilhas de auditoria fornecem informações detalhadas para os auditores, proporcionando visibilidade dos processos e ajudando a comprovar a conformidade.

    #03 – Acesso à documentação necessária

    Ao invés de ter que vasculhar arquivos, gavetas de escrivaninhas, caixas de entrada de e-mail e outros locais onde a documentação pode ser armazenada, uma solução de ECM permite que documentos sejam acessados de forma rápida e segura em um repositório central.

    Este é um ponto importante no que diz respeito ao tempo de preparação para uma auditoria, pois o mesmo é reduzido consideravelmente quando os documentos são capturados e armazenados em um único repositório de documentos digitais.

    #04 – Compliance

    Normas e regulamentos dos mais variados setores sofrem alterações constantemente. Quando isso ocorre, a empresa deve cumpri-los com rapidez e sem complicações que resultem em perda de tempo e dinheiro. A relação entre Gestão de Documentos e auditoria ocorre porque, ao ter uma estratégia eficaz de gerenciamento de documentos, os auditores poderão ver que sua empresa preocupa-se em atualizar rapidamente seus procedimentos para permanecer em conformidade.

    Concluindo

    A melhor maneira de encontrar informações é garantir que elas estejam armazenadas de forma criteriosa, em um local de fácil acesso e localizável a qualquer hora. Isso é possível com uma solução para gerenciamento de documentos.

    Gestão de Documentos e auditoria devem andar juntos justamente porque ao ter a certeza de que as informações de sua empresa estão criteriosamente guardadas (e em segurança) – respeitando um processo padronizado e garantindo compliance com normas e regulamentos – os auditores terão acesso aos documentos que precisam sem que isso seja causa de estresse para a organização inteira.

    Como você pode ver, as auditorias não precisam ser uma experiência estressante. Para isso, sua empresa deve contar com os recursos de uma solução de Gestão de Documentos para gerenciar documentos e dados com eficiência. Para saber mais sobre o assunto, convidamos você a assistir ao webinar sobre os Benefícios da Gestão Eletrônica de Documentos..





    Experimente por 15 dias grátis agora mesmo nossa solução, que conta com um módulo completo de ECM! Ou solicite uma demonstração para saber mais!

    Gostou do artigo? Deixe um comentário contando o que achou. Esperamos que ele tenha sido útil para você e, em caso afirmativo, compartilhe-o com seus colegas. Além disso, não esqueça: fique de olho no Blog da Neomind e acompanhe nossos conteúdos.


  • O que impede sua empresa de entrar na Transformação Digital?

    O que impede sua empresa de entrar na Transformação Digital?

    Que a Transformação Digital está na pauta das empresas antenadas, isso já é perceptível. Dentre os itens da agenda estão questões como Big Data, Cloud Computing, Inteligência Artificial, Social Business, Indústria 4.0 e Machine Learning.

    Temos percebido que empresas passaram a pensar na chamada Digital Transformation em uma esfera voltada às novas tecnologias. A questão toda é que sua adoção vai muito além de “apenas” começar a adotar conceitos de Big Data e Inteligência Artificial, por exemplo. Em outras palavras: a Transformação Digital não se trata somente de novas tecnologias. Se assim fosse, veríamos muitas empresas atuando nessa nova era. Todavia, não é isso o que vislumbramos hoje em dia.

    E isso não é uma visão somente nossa, da Neomind. É o que apresentou um estudo do Digital Transformation Institute intitulado Understanding digital mastery today: Why companies are struggling with their digital transformations (Entendendo o domínio digital hoje: por que empresas estão lutando com a transformação digital?).

    Os problemas da Transformação Digital

    Quando falamos em problemas da Transformação Digital não estamos nos referindo aos seus pontos negativos, mas sim trabalhando com a questão: “Por que empresas ainda não conseguem entrar na Transformação Digital, mesmo entendendo sua importância?”. Este paradoxo é citado pela pesquisa do Digital Transformation Institute, que estima que o total gasto em tecnologias para esse fim – e aí entram itens como hardware, software e serviços – alcançará a marca dos $ 2 trilhões em 2021.

    A questão, levantada pela pesquisa, é: todo esse investimento será transformado em resultados? Vários pontos são abordados, mas aqui nos focaremos em dois: nas capacidades digitais e na liderança.

    • Capacidades Digitais: diz respeito ao uso da tecnologia para mudar a forma como a empresa interage com os clientes, opera seus processos internos ou define seus modelos de negócio.
    • Capacidades de Liderança: ter líderes capazes de criar as condições necessárias para conduzir a transformação.

    Ao falarmos que os problemas da Transformação Digital têm a ver com as capacidades digitais é porque, conforme aponta a pesquisa, dos 1.300 executivos entrevistados (em mais de 750 organizações), apenas 39% falaram que suas empresas utilizam tecnologia para mudar a forma de interação com os clientes, melhorar a operação dos processos internos e redefinir modelos de negócios.

    Já sobre as capacidades de liderança, uma pesquisa conduzida em 2012 pelo mesmo Digital Transformation Institute concluiu que 45% das empresas as possuíam. Em 2018 esse número caiu para 35%. Outros pontos apontados pelo estudo:

    • 35% das organizações em 2018 monitoram suas operações em tempo real (contra 48% em 2012);
    • 29% das organizações estão modificando processos operacionais para se adaptar rapidamente a mudanças externas (contra 34% em 2012);
    • 38% das organizações fornecem ferramentas e recursos para que seus funcionários possam colaborar digitalmente entre si (contra 70% em 2012).

    A pergunta que não quer calar é:

    Qual é o motivo para quedas nos números (e como resolver)?

    Poderíamos ter várias respostas para essa questão, e a pesquisa aponta algumas teorias. No entanto, para este artigo centraremos em duas:

    • Falta de engajamento e
    • Falta de visão

    Como resolver a falta de engajamento?

    Muitos associam a falta de engajamento com uma liderança pouco motivadora, o que pode fazer todo o sentido dependendo do caso. No entanto, os problemas da Transformação Digital podem estar centrados no fato de empresas não fornecerem aos seus colaboradores as ferramentas necessárias para que eles possam adotar iniciativas digitais.

    Por exemplo: quem sabe não esteja na hora de colocar em prática o Social Business? Isso significa possibilitar um ambiente em que haja colaboração entre colaboradores, clientes e parceiros, isto é, colocando pessoas em primeiro plano. (explicamos mais neste artigo).

    Citamos que apenas 38% das organizações monitoram suas operações em tempo real, certo? Pois bem, com a implantação de metodologias de gestão focadas em planejamento e acompanhamento de metas com colaboração, transparência e agilidade na troca de informação esse número com certeza seria muito maior.

    Ainda seguindo a linha da falta de engajamento como um dos problemas da Transformação Digital, e partindo do raciocínio que empresas precisam fornecer aos seus funcionários ferramentas para que eles adotem iniciativas digitais, temos que falar da automação de processos.

    Como comentamos em outra oportunidade, a mudança dos processos operacionais é um dos pilares da transformação digital, pois possibilitará a rápida entrega de produtos e serviços, o aumento da transparência e segurança dos processos e diversas outras vantagens. Ao falar de automação de processos, o BPM (Business Process Management) é um recurso chave.

    A falta de engajamento pode acontecer também pela não adoção de indicadores. Para entender, indicadores funcionam como um indicativo do desempenho tanto da empresa como um todo quanto de cada um de seus colaboradores.

    Todos nós trabalhamos melhor quando temos uma meta a atingir. São justamente os indicadores que nos mostram como estamos caminhando rumo aos objetivos que devem ser alcançados. Caso você precise de um auxílio na definição e acompanhamento de metas e objetivos a serem atingidos para a Transformação Digital, a

    Ainda sobre metas, o Fusion Platform, software desenvolvido pela Neomind, tem um módulo exclusivo para lidar com Gestão de Metas e Estratégias. Ao utilizar o sistema sua empresa trabalhará com metodologias de gestão como OKR, BSC, entre outras, e terá maior colaboração e transparência, além de ter agilidade na troca de informação.

    Falta de visão

    Agora entramos em um terreno menos tecnológico, mas igualmente essencial. Não tem como tratarmos dos problemas da Transformação Digital sem que empresas percebam da importância de alinharem toda a organização em torno de uma visão comum.

    Aqui entra a importância da liderança, que tem um papel fundamental para disseminação dessa visão. Lembre-se: são os líderes que atuam como os incentivadores da Transformação Digital.

    Para fechar

    Neste artigo buscamos trazer a pesquisa Understanding digital mastery today: Why companies are struggling with their digital transformations para entrarmos na discussão sobre os problemas da Transformação Digital relacionados a sua adoção.

    Como dissemos, percebemos o quanto falta para que ela ainda seja uma realidade e buscamos aqui abordar dois pontos principais. Também elencamos algumas soluções, entendendo duas palavras-chave como essenciais nesse processo: colaboração e transparência. Aliás, estes são dois itens que prezamos aqui na Neomind, por isso o Fusion Platform oferece ambos os conceitos, os quais podem ser testados por 15 dias gratuitamente. Tem interesse em conhecer mais? e comece seu teste mesmo.

    Caso você queira saber mais, ou queira entrar na discussão dos problemas da Transformação Digital, deixe um comentário. Aproveite que está aqui e fique por dentro de outros artigos do nosso blog.


  • Robotic Process Automation (RPA): o que os processos de negócio podem ganhar com a tecnologia?

    Robotic Process Automation (RPA): o que os processos de negócio podem ganhar com a tecnologia?

    À medida que a Transformação Digital ganha força, mais e mais se discute o papel da automatização de tarefas e da robotização. Junto com essa discussão, vem a pergunta: qual é o nosso papel, como seres humanos? Teremos espaço nesse novo mundo?

    Com a Transformação Digital, o papel dos seres humanos passa a ser muito mais voltado para atividades que tragam retorno financeiro para as organizações, como análises de dados, avaliações de tendências e tomadas de decisão. Já com os robôs fica a missão de assumir tarefas mais repetitivas e que possam ser programadas.

    Nesse contexto, temos o BPM (Business Process Management), uma ferramenta focada em reformular e melhorar os processos existentes para aumento de produtividade e eficiência. Além do BPM, outro termo vem ganhando força: RPA ou Robotic Process Automation.

    Muitos acham que BPM e RPA são a mesma coisa, ou que se tratam de tecnologias muito diferentes e que não se complementam. A proposta de hoje é desmistificar essas visões. Vamos conferir?

    O que é RPA?

    Robotic Process Automation - Neomind

    (Foto: Reprodução).

    Em português, Robotic Process Automation significa Automação de Processos Robóticos. Portanto, como o nome sugere, RPA refere-se às soluções de automação com softwares (robôs) que podem ser programados para executar tarefas. Um RPA automatiza os processos e atividades baseado em regras.

    Para um software RPA operar, ele deve aprender um fluxo de trabalho, ou seja, deve seguir etapas previamente ensinadas por um humano. O RPA pode, por exemplo, receber formulários, enviar uma mensagem de recebimento, verificar o formulário, arquivá-lo em uma pasta, atualizar uma planilha com o nome do formulário, com a data de arquivamento e assim por diante. Perceba que o Robotic Process Automation é projetado para reduzir a carga de tarefas repetitivas dos colaboradores, algo que vai ao encontro da Transformação Digital.

    E onde o RPA pode ser aplicado? Via de regra, é possível trabalhar com Robotic Process Automation em todos os tipos de processos baseados em regras. Sendo assim, a tecnologia pode ser vista na automação de processos da área financeira, no suporte de TI, no atendimento ao cliente, etc.

    Principais vantagens do RPA

    Ao automatizar os processos de fluxo de trabalho, um software de RPA ajuda a reduzir os tempos de ciclo do processo, fornece dados em tempos reais, aumenta a produtividade da equipe (que passa a focar-se em tarefas mais estratégicas) e diminui significativamente os erros.

    Por isso, os principais benefícios do RPA são:
    • Melhor qualidade de serviços: redução de erros nos processos significam melhor atendimento ao cliente.
    • Aumento de conformidade: os processos de negócios podem ser configurados para operar de acordo com os regulamentos e padrões existentes.
    • Aumento de velocidade: os processos podem ser concluídos e entregues mais rapidamente.
    • Tomada de decisão mais precisa: com um software programado para transmitir dados em tempo real e analisar tendências, analistas de dados conseguem ter melhores insights para tomadas de decisão mais precisa.
    • Melhora a experiência do colaborador: uma vez que tarefas repetitivas passam a ser realizadas por um software, os funcionários sentem-se mais motivados ao saberem que possuem um papel mais estratégico.

    Conseguimos entender o que é e qual a importância do RPA. A pergunta que temos agora é: onde entra o BPM nessa história?

    BPM x RPA

    Para operar, o RPA utiliza recursos de Machine Learning combinados com Inteligência Artificial. Seu objetivo é o de automatizar as tarefas que tendem a ser repetitivas e rotineiras, assegurando que as mesmas sejam concluídas rápida e eficazmente (isto é, muito mais rápido e com mais eficácia que um humano faria). Exatamente por isso é que o RPA libera os humanos para exercerem funções que requerem inteligência emocional, raciocínio, estratégias e interação com o cliente.

    Já a definição de BPM diz que Business Process Automation é “uma abordagem sistemática para tornar o fluxo de trabalho de uma organização mais eficaz, mais eficiente e mais capaz de se adaptar a um ambiente em constante mudança”.

    Portanto, a abordagem de um software de BPM é voltada à simplificação dos processos de negócios a fim de alcançar a máxima eficiência. Essencialmente, o BPM cria uma estrutura sistemática para criação de soluções.

    Para melhor exemplificar as diferenças entre BPM e RPA, veja a seguir:
    • Um software de BPM tem como foco definir o modelo de gerenciamento de processos. Já o principal foco do RPA é automatizar a execução de processos de negócios para auxiliar a força de trabalho de uma empresa, seja ela humana ou virtual.
    • O BPM se concentra em reengenharia dos processos subjacentes, já o RPA é principalmente sobre redução de custos e headcount.
    • O Robotic Process Automation alcança seu objetivo com a automação de tarefas repetitivas, enquanto que o BPM define e implementa um modelo de gerenciamento de processos completo para a empresa.
    • Uma ferramenta de BPM é projetada para desenvolver, corrigir e manter os processos de negócio. Já RPA é aquela mão amiga automatizada que ajuda a liberar tempo e agilizar o trabalho.

    Conforme pudemos observar, existem diferenças entre BPM e RPA. No entanto, ao invés de serem tecnologias exclusivas, ambas são complementares, principalmente porque as duas têm o mesmo objetivo: o de tornar processos mais ágeis e precisos.

    RPA e BPM: qual escolher?

    Se o objetivo da sua empresa for apenas automatizar tarefas, então com certeza a opção mais acertada é o RPA. No entanto, se sua organização precisa transformar a estrutura de negócios com a reengenharia de seus sistemas e processos, sem dúvidas uma solução de BPM é a mais indicada.

    Mas, por que não fazer BPM e RPA andarem de mãos dadas? O segredo aqui está em saber a diferença entre ambas as abordagens para, então, extrair o máximo de cada uma. Por exemplo, você pode identificar um processo de fluxo de trabalho que possa ser otimizado com a modelagem de BPM e incluir o RPA em determinado ponto. Isso garantirá uma melhoria no desempenho, eliminação de erros e redução de custos.

    Concluindo

    Já sabemos dos ganhos de um software de BPM. Também vimos as vantagens de um RPA. Em muitos casos, uma empresa pode não ter recursos para implementar um processo sem nenhum envolvimento humano. É aí que, juntos, BPM e RPA podem automatizar partes do processo e trazer muito mais valor.

    No início deste artigo falamos sobre a Transformação Digital. Tanto as ferramentas de BPM quanto de RPA podem ser implantadas separadamente em iniciativas de transformação digital. Todavia, é a integração de ambas que possibilita às organizações entrarem com mais força nessa nova era.

    Esperamos que este artigo tenha sido útil. Fique à vontade para compartilhá-lo com seus colegas. E se você quiser conversar sobre RPA, deixe um comentário ou entre em contato. Aproveite que está aqui e acompanhe outros artigos do nosso blog.


  • Como a Gestão por Processos (BPM) torna assertiva a tomada de decisão dentro das empresas

    Como a Gestão por Processos (BPM) torna assertiva a tomada de decisão dentro das empresas

    O dia a dia das empresas não é fácil. Diariamente, processos precisam ser executados, decisões devem ser tomadas, e atividades gerenciadas. Em meio a uma rotina acelerada com a transformação digital, a organização e documentação de processos tem ganhado cada vez mais relevância ao longo dos anos, mostrando a necessidade de mudanças para se obter reais resultados, e assim chegar ao crescimento.

    É muito comum, ao termos a percepção de problemas de processos em um negócio, partirmos diretamente para a ação: desenhá-los, documentá-los e torná-los públicos para dar ciência da forma de trabalho. Porém, na prática, essa missão não é tão simples como o planejado.

    Mesmo com todo o processo documentado, tê-lo no papel não é garantia de que na prática ele será cumprido, pois, geralmente o que é apontado no “off-line” não revela o que realmente está acontecendo na prática. Problemas como ter essa garantia e a medição por meio de indicadores da eficiência de processos são muito comuns, e podem acabar atrapalhando na tomada de decisão.

    E como o Business Process Management (BPM) é protagonista nessa missão?

    Atualmente, no mercado, diferentes soluções se propõem a oferecer recursos para documentar os processos das empresas. Entretanto, é com o Business Process Management System (BPMS) que a diferença realmente acontece na gestão.

    Os BPMS são soluções que permitem projetar, implementar e melhorar processos. Além disso, se preciso, é possível nele remodelar o processo e implantar a gestão de mudança dependendo da necessidade exigida quantas vezes forem necessárias.

    Assim, cada empresa tem acompanhamento em tempo real, garantindo que o previsto previamente no papel aconteça na prática, permitindo também a integração e automatização dos processos.


    Mas não é qualquer software BPMS que automatiza processos.

    No Fusion Platform, a automatização é protagonista. Toda informação planejada, seja no papel, ou diretamente na solução, é automatizada, adaptando-se às
    necessidades de alterações e implantando a gestão de mudança conforme a necessidade exigida, o que facilita a tomada de decisão.

    Outra característica do uso do BPMS é que após a execução de todas as atividades necessárias e com o processo consolidado, torna-se possível identificar gargalos e estruturar as KPIs (Key Perfomance Indicators), fatores que auxiliam e influenciam nas escolhas de gestores, CEOs, gerentes e colaboradores em geral.

    Dados de diferentes fontes: o Business Analytics como auxílio na decisão

    Dentro do contexto de Business Intelligence, que você provavelmente já conhece, e com a presença de métricas para auxiliar nas empresas, temos o Business Analytics: um conjunto de funções que permite, além de extrair informações de processos (BPMS), convergir com informações de outras soluções, ou até mesmo das famosas planilhas de Excel.

    Por exemplo: imagine um contexto em que nos últimos cinco dias do mês o realizado está 30% abaixo do previsto para o faturamento. A partir dessa percepção, a solução que conta com o Business Analytics permite iniciar um processo de plano de ação, ou, enviar uma notificação ao gestor da atividade e fazer com que o responsável fique ciente da atividade a tempo hábil de providenciar as medidas necessárias.

    Neste cenário existe também outra figura importante, ao qual denominamos BAM (Business Activity Monitoring). O monitoramento de atividades de negócios (BAM) consiste no gerenciamento de processos de negócios (BPM) por meio de software, com o objetivo de fornecer relatórios abrangentes e cumulativos sobre o negócio.

    O processo de BAM engloba operações, análises, transações e outras informações de atividade eletrônica em tempo real, que são transformadas em relatórios eletrônicos. Relatórios estes que são enviados aos gerentes de negócios em tempo real para que estes avaliem a produtividade dos negócios e assim auxiliar na tomada de decisão.

    Contar com a informação estruturada e centralizada se tornou hoje em dia essencial caso o seu negócio deseja ter tomadas de decisões transparentes e assertivas, e seguir em um contexto cada vez mais competitivo.


    Assista ao vídeo e veja como podemos auxiliar nessa missão:


    Recentemente, o Fusion Platform passou a contar com mais um recurso que agrega ainda mais nosso BPMS, o módulo de Metas & Estratégia. Com ele, atividades como a mencionada acima, são facilmente executadas e monitoradas em uma interface única, onde são centralizadas todas as metas do negócio, indiferente da metodologia utilizada pela empresa: BSC, PDCA, GPD, KPI, OKR, entre outras. Experimente gratuitamente por 15 dias!


    Fonte:
    Techopedia

  • BPM e Workflow: quais são suas diferenças?

    BPM e Workflow: quais são suas diferenças?

    Um tema que sempre volta à discussão no ambiente empresarial são as diferenças e similaridades do BPM e Workflow.

    Embora sejam duas ferramentas com conceitos distintos entre si, funcionam muito bem quando trabalham juntas. A combinação de BPM e Workflow potencializa os resultados da empresa e contribuem para o sucesso sustentável.

    Enquanto uma é apenas uma parte do todo, a outra é mais abrangente. Por isso, é comum que haja certa confusão sobre seu entendimento.  

    Que tal um exemplo prático?

    Vamos facilitar seu entendimento: imagine que você esteja em um avião prestes a pousar.

    Na sua cabine, o piloto teve que pedir permissão para a torre de comando, e com a permissão concedida, uma equipe é colocada a postos, em terra. 

    Como passageiro, você percebe que há uma sequência de procedimentos que ocorrem para levar o avião ao solo. 

    Por exemplo, um aviso é dado para os passageiros voltarem o assento à posição vertical, e a comissária de bordo checa os assentos e as bandejas.

    No aeroporto onde o avião pousará, também existe um fluxo a ser seguido. Além deste pouso, existem outros procedimentos como decolagem, manutenção e reabastecimentos. 

    Para cada um desses procedimentos são necessários dados, tanto para sua execução, como para aperfeiçoar a operação.

    A partir de relatórios é possível esclarecer questionamentos como:

    • quanto tempo os passageiros levam para desembarcar?
    • E para embarcar?
    • Qual é a porcentagem de atraso na decolagem?
    • O atraso é devido ao alto fluxo do aeroporto, ou aos procedimentos de cada companhia?

    Mas o que isso tem relação com BPM e workflow? Nesse nosso exemplo do avião:

    • O fluxo de trabalho (Workflow) são os procedimentos sequenciais ocorridos para que avião pousasse (piloto avisa aeroporto, comandante avisa a tripulação, aeromoça checa assentos e bandeja);
    • Enquanto que toda a operação de pouso foi gerenciada por processos no aeroporto. Já que para que um pouso possa ocorrer é necessário verificar o tráfego aéreo e se há espaço na pista. Ou seja, é algo mais complexo e que exige uma abordagem mais estruturada.

    Agora que você já pegou essa introdução, é hora de aprofundar os conhecimentos e entender mais sobre BPM e Workflow. Afinal, eles não são a mesma coisa? 

    O que é Workflow?

    Workflow trata de uma sequência de atividades com o objetivo de dar uma visão geral de um processo. Essa proposta reduz as ineficiências, monitora resultados e incorpora a automatização. 

    Além disso, serve para alinhar os processos com os objetivos do negócio e sistematizar como documentos e tarefas são concluídos e executados para qualidade e/ou conformidade.

    O fluxo de trabalho transforma a maneira como toda empresa executa processos, atividades, tarefas, políticas e procedimentos. 

    Isso se justifica porque um software de gerenciamento de workflow permite configurar e monitorar uma sequência de tarefas, geralmente na forma de um diagrama. 

    Na maioria das vezes, esses diagramas não são detalhados. No entanto, fornecem informações suficientes para que instruções sejam seguidas e tarefas sejam eficientemente executadas.

    Por outro ponto de vista, o workflow seria como os passos para fazer um bolo. Mas, não todo o processo de montagem, embalagem, entre outros. 

    Assim, dizemos que workflow é a ponta do iceberg quando comparamos com a disciplina BPM.

    O que é BPM?

    BPM é a sigla para Business Process Management, ou Gerenciamento de Processos de Negócios. Trata-se de uma metodologia que constantemente avalia alterações e melhorias nos mais variados aspectos de um processo.

    Assim, o BPM tem como intuito alcançar os objetivos das organizações por meio de melhorias na gestão e controle de métodos, técnicas e ferramentas para analisar, modelar, publicar, aperfeiçoar e controlar processos.

    Então, quais são as semelhanças entre BPM e Workflow?

    Para entender a relação BPM Workflow, temos que abordar as semelhanças entre eles. 

    Pelas definições acima, ambos são usados para melhorar os processos da empresa. Tanto um quanto o outro enxergam valor no processo como um todo. Além disso, BPM e Workflow são sobre tarefas, automação e transferência de dados.
    Perceba que a metodologia BPM é semelhante ao workflow. Mas, como dizem: uma coisa é uma coisa, outra coisa é outra coisa.

    O que há de diferente entre as duas ferramentas?

    Para início de conversa, é preciso esclarecer que workflow é uma engrenagem essencial, mas é apenas um dos muitos componentes que integram um processo.

    Um fluxo de trabalho está relacionado a uma sequência de atividades que podem ser manuais ou procedimentos automatizados (baseados em software). Por outro lado, o Business Process Management (BPM) está relacionado à execução e gerenciamento de processos de negócios.

    O BPM incorpora os fluxos de trabalho (vários fluxos de trabalho), ferramentas de automatização e capital humano.

    Um software de BPM faz com que todas as engrenagens trabalhem juntas – e em harmonia – para criar um resultado final ideal, eficiente e mais ágil. 

    Ao contrário do workflow, o Gerenciamento de Processos de Negócios tem a capacidade de coordenar várias atividades e processos de forma integrada.

    O workflow é uma ferramenta de automação simples para direcionar tarefas aos usuários responsáveis.

    Já uma solução de BPM adota uma abordagem mais estruturada, na qual a automação do fluxo de trabalho é apenas uma peça do quebra-cabeça.

    Se você precisa automatizar ou organizar um processo simples no seu departamento, workflow é a saída. Contudo, caso seu departamento tenha vários processos interconectados, será necessário gerenciar vários fluxos de trabalho, formulários, notificações, relatórios, entre outros. 

    A resposta, para esse caso, está no BPM.

    Isso significa preciso escolher entre BPM e Workflow?

    A resposta é não. Entender as diferenças entre BPM e Workflow é essencial para que você não fique confuso e acabe achando que ambos os termos são iguais.

    A questão principal é não pensar que as duas ferramentas são opostas. Mas, em considerar o BPM e Workflow operando juntos.

    Enquanto o Workflow pode ser realizado de maneira manual, sem interferência tecnológica, o BPM automatiza tarefas com uso de softwares.

    A principal questão é que um BPM Workflow software junta o que há de melhor nos dois termos. Uma Plataforma de Gestão Integrada disponibiliza todas as funcionalidades de um sistema de workflow somadas aos recursos adicionais que gerenciam os processos da empresa, melhorando o nível organizacional.

    Além disso, esse tipo de solução gera uma visão holística de toda a empresa, possibilitando identificar pontos de melhoria no fluxo de trabalho. Ou seja, no workflow.

    É como se, baseado no nosso exemplo do avião, a companhia aérea tivesse, em mãos, todas as informações sobre suas operações.

    Esse recurso tecnológico proporciona que as informações sobre os processos, documentos e indicadores estejam acessíveis. Trazem como benefícios a padronização, economia de tempo e recursos, rastreabilidade, conformidade, produtividade, entre outros.

    Aproveite para experimentar o Fusion Platform e colher esses, e tantas outras vantagens dentro do seu próprio negócio.

    O Fusion Platform é uma solução que possibilita gerenciar sua companhia de ponta a ponta rumo ao crescimento e ao sucesso.

    Para saber mais sobre BPM, convidamos você a ler nossos artigos:
    • Inteligência Artificial: da automação de processos ao aumento de produtividade
    • Glossário de BPM: conheça os termos mais utilizados
    • O papel da gestão de processos em tempos de Transformação Digital
    • O que é Gestão de Processos (BPM) e quais seus benefícios?
    • Como o BPM potencializa seus sistemas de gestão (ERPs)



    Caso você queira saber mais sobre BPM e Workflow, entre em contato. Será um prazer poder ajudar! Fique à vontade para compartilhar este artigo com seus colegas. Até a próxima!


  • Lições do Facebook para a Gestão de Documentos e Segurança da Informação

    Lições do Facebook para a Gestão de Documentos e Segurança da Informação

    O fundador do Facebook está na pauta dos principais jornais do mundo inteiro. Há apenas alguns dias Mark Zuckerberg rompeu o silêncio sobre um esquema de uso ilícito de dados pessoais de 50 milhões de usuários pela empresa Cambridge Analytica. De acordo com o que foi divulgado pela imprensa, a informação foi utilizada pela empresa para influenciar decisões importantes, como o referendo da separação do Reino Unido da União Europeia e as eleições norte-americanas.

    Em terra tupiniquim vamos acompanhando o desenrolar dessa história, e juntamente com nosso interesse em saber o desfecho do caso Facebook e Cambridge Analytica já podemos evidenciar algumas lições especialmente sobre as ameaças à segurança da informação.

    Como já comentamos em outras oportunidades no nosso blog, a informação é hoje um dos ativos mais importantes das corporações. Abordamos sobre as organizações paperless e a importância de termos um ambiente sem papel por questões de produtividade, segurança e, claro, redução de custo.

    A Transformação Digital contribui para a adoção de um ambiente paperless, contudo, é importante citar que a erradicação do risco não acontece simplesmente porque uma empresa migra para o formato sem papel. Na realidade, documentos digitais apresentam muitos riscos quando não são gerenciados de maneira correta. É aí que convergimos a Gestão de Documentos com a Gestão de Riscos.

    Gestão de Documentos e Gestão de Riscos

    Para começo de conversa, convivemos com riscos em todas as esferas das nossas vidas. No ambiente corporativo, gerenciar riscos tem a ver com analisar os riscos da empresa para maximizar oportunidades e/ou minimizar impactos negativos.

    A Gestão de Documentos trata do controle do fluxo – armazenamento, organização, recuperação, distribuição, descarte) – de documentos eletrônicos de maneira segura e eficiente para garantir que estejam acessíveis às pessoas autorizadas (como e quando for necessário).

    Juntando os dois temas, vem a pergunta: quanto custa perder ou vazar um documento? Qual o risco envolvido em ter uma informação sigilosa caindo nas mãos erradas? A resposta aos questionamentos você com certeza já sabe, pois basta pensar o que seus concorrentes poderiam fazer se soubessem de antemão sobre seu novo produto, para citar um exemplo.

    Por isso, quando falamos em gestão da informação temos que lembrar o quão importante é a empresa otimizar e automatizar o Gerenciamento de Documentos com um software de GED/ECM (Gerenciamento Eletrônico de Documentos). Para entender melhor:

    Como o GED/ECM contribui para a segurança da informação?

    Para que a informação da sua empresa esteja segura é preciso se atentar a alguns pontos:

    • Uma solução de Gestão Eletrônica de Documentos permite o controle de versão: cada membro da equipe autorizado a visualizar um documento deve conseguir ver a versão mais atualizada, mas também todas as versões de revisão. Imagine o departamento jurídico de uma empresa: os profissionais da área devem conseguir ver as versões das revisões para conseguir entender o que foi mudado e se aquilo faz sentido.
    • Uma solução de GED/ECM tem controle de acesso e segurança: permissões de acesso são atribuídas a cada documento, sendo que o acesso pode ser concedido a um grupo ou a um usuário.
    • Uma solução de GED/ECM tem assinatura digital: documentos eletrônicos podem ser assinados com certificados no padrão ICP-Brasil.
    Benefícios da Gestão Eletrônica de Documentos

    Concluindo

    Como a informação é o ativo mais valioso das empresas, dados e documentos gerados pelas organizações devem ser muito bem gerenciados internamente. Por isso, a Gestão de Documentos (principalmente a forma como as informações são armazenadas e acessíveis) é algo essencial para qualquer organização que se preocupe com a segurança dos seus dados. Afinal, temos certeza que nenhum negócio quer viver o caos de descobrir que suas informações mais sigilosas vazaram e ter que se colocar no lugar de Zuckerberg para explicar o motivo. Não é mesmo?

    Além do módulo para Gestão de Documentos (ECM), no Fusion Platform contamos com um acelerador (processo pronto adotado) voltado a Gestão de Riscos Sobre a Segurança da Informação. Nele, é possível mapear e registrar cada situação de risco à segurança da informação da organização, bem como definir ações, probabilidades e impactos. Ele permite ainda um acompanhamento frequente dos riscos, suas ações e dos resultados obtidos. Experimente agora mesmo nossa solução ou solicite uma demonstração para saber mais!

  • Inteligência Artificial: da automação de processos ao aumento de produtividade

    Inteligência Artificial: da automação de processos ao aumento de produtividade

    Se tem um assunto que ouvimos falar cada vez mais a respeito, este assunto é Inteligência Artificial (ou simplesmente IA). E o motivo é nobre, já que muitos especialistas enxergam a IA como uma oportunidade de introduzir novas fontes de crescimento às empresas e aumentar a produtividade. De acordo com o relatório How AI Boosts Industry Profits and Innovations (como a AI aumenta os lucros e inovações da indústria), até 2035 a produtividade no trabalho pode aumentar em 40% graças à IA, ampliando, desse modo, o crescimento econômico em 12 países desenvolvidos. Por essas e outras, hoje nosso convite é para você entrar no universo de Inteligência Artificial e entender melhor o que esta tecnologia pode fazer pelo seu negócio.

    (mais…)
  • O que é BPMS e como ele pode agregar valor ao seu negócio?

    O que é BPMS e como ele pode agregar valor ao seu negócio?

    O BPMS é um sistema de gestão de processos de negócio. Ou seja, é uma ferramenta tecnológica capaz de melhorar os processos de ponta a ponta.

    Neste sentido, pense sobre o seu negócio, a sua empresa já possui sistema de gestão? Esse sistema consegue atender desde os processos mais comuns até os de alta complexidade? Ou, sofre com processos burocráticos, retrabalho, falhas, custos, ociosidade, e outros problemas?

    O ambiente mutável dos negócios vem acelerando o ritmo da competitividade. Neste sentido, empresas que adotam um sistema de gestão se tornam mais eficientes e eficazes. Além disso, se transformam digitalmente o que proporciona melhores experiências e diferenciais aos clientes.

    Mas, afinal, do que se trata o BPMS e como a plataforma BPMS pode agregar valor ao seu negócio?

    BPMS o que é?

    Em outro momento, falamos sobre o BPM e como esta ferramenta é capaz de gerenciar processos.

    Então, o BPMS, em português: Sistema de Gestão de Processos de Negócio, é a forma tecnológica para aplicar os conceitos de BPM.

    Ou seja, uma ferramenta para projetar, implementar e melhorar uma atividade ou conjunto de atividades. Neste sentido, estas atividades formam o processo, que viabiliza atingir um objetivo específico.

    De maneira resumida, o BPM é a metodologia, e o BPMS é a ferramenta para gerenciar processos. As plataformas BPMS são um tipo de solução que automatiza o fluxo de informação e ações de um processo.

    Assim, o BPMS auxilia gestores a melhorarem continuamente os processos de negócios por meio de:

    • Ferramentas de modelagem de processos;
    • Mecanismos de regras de negócios e de fluxo de trabalho e
    • Ferramentas de simulação e teste.

    Por isso, a plataforma BPMS melhora a produtividade, eficiência, eficácia e rentabilidade da organização.

    Assim, é utilizada por profissionais de diversos setores que visam aperfeiçoar a gestão de seus processos.

    Contudo, a fim de que isso seja possível, uma solução de BPMS precisa agregar valor aos sistemas gerenciais.

    Baixe nossa planilha e calcule com facilidade os esforços necessários para automatizar processos em ferramentas de BPMS!

    Planilha Calculadora de Processos

    BPMS: como agregar valor aos sistemas gerenciais?

    Quando se trata de BPMS e modelagem de processos de negócios, você precisa prestar atenção em alguns pontos como:

    • Integração;
    • Formulários eletrônicos;
    • Processos automatizados;
    • Documentos;
    • Indicadores, KPIs e Dashboards.

    Integração

    Uma solução BPMS precisa ser altamente integrável. Afinal, estima-se que 80% dos projetos de implantação da cultura de gestão de processos falham por conta da alta complexidade na integração.

    A plataforma precisa permitir que o processo seja automatizado de forma simples. Por isso, ferramentas low code são sempre bem-vindas.

    Formulários eletrônicos

    Já abordamos a integração, mas não é somente a falta dela que pode fazer sua estratégia de BPM falhar. Você já ouviu falar de formulários eletrônicos?

    Os formulários são as estruturas de dados que vão armazenar as informações dos seus processos. No entanto, seu preenchimento deve ser algo prático, acessível e usual.

    Então, se para que os formulários ganhem vida é preciso criar tabelas em banco de dados, ou desenvolver HTMLs, é hora de considerar a automatização.

    Afinal, provavelmente o seu core business não é o desenvolvimento de sistemas. Neste sentido, é preciso desburocratizar o dia a dia.

    Processos automatizados

    Você já deve ter visto, ou até mesmo já deve ter utilizado diversas ferramentas de modelagem de processos de negócio. Quando falamos em plataforma BPMS, é preciso considerar que a fase mais importante é iniciar a busca pela automação dos processos.

    Assim, identificar oportunidades em que o BPM e o BPMS possam atuar é mais importante que o desenho do fluxo em si.

    Neste sentido, a solução a ser empregada deve permitir – em um único ambiente, desenhar o processo e criar regras de negócio nas transições.

    Ademais, é preciso documentar o fluxo, considerando as informações obtidas com os formulários internos e outros sistemas.

    A princípio parecem ser pequenos detalhes. Porém, são eles que possibilitam que a empresa evolua de forma rápida na cultura da gestão de processos.

    Documentos

    Toda empresa é formada por documentos, correto? Quando uma empresa não adota a automação de processos, sempre haverá diversos controles paralelos reativos, como relatórios manuais, excel, entre outros.

    Como a documentação não irá desaparecer do nada, é preciso controlar este recurso.

    Então, este é mais um motivo para que a plataforma BPMS se integre aos demais sistemas. Por isso, busque uma solução que já possua integração com ECM de mercado.

    Uma opção ainda melhor, é quando a solução BPMS oferece ECM embarcado. Desta forma, a gestão de documentos acontece de maneira simplificada e com excelência.

    Indicadores, KPIs e Dashboards

    Aposto que você escuta falar deles todo dia, não é mesmo? Pois é, ou você fará isso com uma solução de BI convencional, ou com a solução BPMS.

    No entanto, o melhor BPMS possibilita extrair indicadores sem precisar passar horas programando. Ou seja, com poucos cliques, você tem nas mãos tudo que precisa.

    Assim, se receber o discurso que “ você precisa construir um extrator de dados”, ou “basta você conhecer de SQL”, vá com cuidado.

    Obviamente é possível que seja necessário um auxílio técnico inicial. Porém, lembre-se que você não pode depender da TI o tempo todo.

    O ideal é que a TI disponibilize a informação para que você possa criar seu KPI ou seu Dashboard por si mesmo.

    Por fim, a cultura da Gestão de Processos

    Soluções de BPMS visam tornar processos de negócios e fluxos mais eficientes e adaptáveis às constantes mudanças das organizações. Assim, passam a fazer parte da cultura da gestão de processos.

    A modelagem de processos de negócio e a automatização proporcionam inúmeros benefícios. Porém, ainda há resistência quando se considera que para conseguir estas vantagens é preciso realizar investimentos.

    No entanto, quando se calcula o retorno sobre o investimento para projetos em BPM, há mais clareza quanto ao uso dos recursos financeiros.

    Para que você tenha certeza do retorno que terá, use a nossa calculadora de ROI. Desta forma, você chega a um número preciso considerando diversas variáveis.

    Como escolher um BPMS?

    Conforme abordamos, para agregar valor, uma solução BPMS precisa possuir alguns requisitos.

    O Fusion Platform é uma plataforma BPMS amigável e adaptável às necessidades do seu negócio. E, nativamente possui as ferramentas necessárias para a gestão de processos de negócio, documentos e indicadores do seu negócio.

    Plataforma BPMS – Reprodução ilustrativa do Fusion Platform

    A Neomind busca oferecer a melhor solução para integrar funcionários, clientes, fornecedores e demais parceiros.

    O BPMS proporciona melhorar os processos, reduzindo custos, gerando controle e rastreabilidade. Por isso, use o Fusion Platform gratuitamente por 15 dias e comprove os benefícios da automação.

    Possui alguma dúvida? Converse com nossos consultores, eles estão à sua total disposição.

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    Caso você queira ler mais sobre BPM, confira nossas dicas:


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    Atualizado em 21/07/2022.


  • Gestão de Documentos: da organização do fluxo de trabalho ao ambiente paperless

    Gestão de Documentos: da organização do fluxo de trabalho ao ambiente paperless

    Como sua empresa lida com a informação que chega até ela, seja digital ou não? De acordo com a AIIM (Association for Information and Image Management), a melhor maneira de lidarmos com os dados é capturando-os no primeiro ponto de contato. Em outras palavras, a informação deve ser digitalmente capturada assim que ela entra no prédio da sua organização.

    Um relatório divulgado pela AIIM (Improving Business Operations in 2017: Capturing Vital Content) afirma que a correspondência digital de 88% dos entrevistados pela associação está aumentando, enquanto 60% dizem que a correspondência em papel está diminuindo. Quando o assunto é faturas, 64% dizem que suas faturas de papel estão reduzindo, enquanto que, para 69% há um aumento no número de faturas digitais.

    O que isso significa exatamente? Em termos gerais podemos dizer que estamos caminhando para uma cultura empresarial sem papel (a era paperless que abordamos neste artigo). Todavia, se existe uma preferência por documentos em formato digital, precisamos pensar em um fluxo de trabalho que lida desde a concepção até o armazenamento desses documentos. É aí que entramos no campo da Gestão de Documentos (Gestão Eletrônica de Documentos – GED).

    Benefícios da Gestão Eletrônica de Documentos

    O conteúdo deste artigo também está disponível em vídeo. Assista!

    O que é Gestão Eletrônica de Documentos?

    Do inglês EDM (Electronic Document Management), a Gestão Eletrônica de Documentos (ou GED) trata do gerenciamento de diferentes tipos de documentos por meio de softwares (como o Fusion Platform). Graças a uma solução de GED/ECM, os usuários de uma empresa podem não apenas criar um documento ou capturar uma cópia impressa em formato eletrônico, mas também armazenar, editar, processar, imprimir e gerenciar documentos em formato de imagem, vídeo, áudio e texto.

    Por que realizar a Gestão de Documentos?

    Um software para Gestão de Documentos traz benefícios como:

    • Organização do fluxo de trabalho
    • Transformação de papel em informação digital
    • Controle de acesso e segurança
    • Controle de versões, revisões e aprovações
    • Assinatura Digital
    • Busca por conteúdo

    Veja em exemplos:

    Organização do fluxo de trabalho

    Soluções de GED desencadeiam fluxos de trabalho colaborativos com os responsáveis por executarem ações no documento, como assinar (com assinatura digital), editar ou comentar, além de garantir o controle de qualidade do mesmo.

    Transformação de papel em informação digital

    Conforme a pesquisa realizada pela AIIM, apenas 37% dos entrevistados preferem o papel para manipulação, leitura e tomada de notas. Trinta e dois por cento deles dizem que são seus fornecedores que preferem informação em formato digital e 27% citam a falta de apoio gerencial sênior para eliminar o papel de seus processos.

    O papel faz parte da rotina de uma organização. Contudo, existem alguns pontos a serem observados:

    • O armazenamento de papel gera custos;
    • Os documentos em papel são mais suscetíveis de serem perdidos e
    • Gerenciar um documento em papel é custoso em termos de tempo.

    Um bom software de GED conta com a funcionalidade de captura. De modo geral, soluções de Gestão de Documentos utilizam diversas tecnologias como web semântica ou o reconhecimento de padrões sintáticos e, assim, conseguem extrair informações relevantes (palavras-chave) dos documentos digitalizados.

    Graças ao OCR (Optical Character Recognition – 20% dos entrevistados pela AIIM falaram que a tecnologia já está em uso em suas empresas para capturar dados) e BarCoding (Código de Barras) todos os documentos que passaram pela digitalização podem ser reconhecidos. Isso significa que aquelas horas desperdiçadas procurando por informações em papel ou em pastas no desktop são eliminadas.

    A explicação para isso é simples: ao ter o conteúdo disponível em uma solução que permite o reconhecimento dos dados, o acesso à informação fica muito mais fácil, sendo necessário apenas o uso de palavras-chave, por exemplo.

    Ao tentar entender o que desencadeia a transformação dos processos de captura nos negócios, a AIIM descobriu que 37% dos seus entrevistados citaram isso como exercícios de economia de custos em áreas específicas, como Contas a Pagar, enquanto 33% disseram que foi uma iniciativa para melhorar a capacidade de resposta do cliente.

    Portanto, por meio de um processo inteligente de GED é possível automatizar tarefas envolvendo a gestão documental sem intervenção humana, o que reduz custos e aumenta a precisão nas tomadas de decisão.

    Controle de acesso e segurança

    Uma solução de Gestão de Documentos permite que sejam atribuídas permissão de acesso a cada documento. O acesso pode ser concedido a um usuário ou a um grupo de pessoas.

    É possível, ainda, gerenciar pessoas autorizadas a interagirem com documentos por meio de criação de perfis e atribuição de permissões. A partir da integração com ferramentas de edição de arquivos, um software de GED permite bloquear funções como Salvar, Salvar Como, Print-Screen, Impressão e outras.

    Controle de versões, revisões e aprovações

    Com a Gestão de Documentos é possível também configurar e controlar a gestão de versões, revisões e aprovações de documentos. Desse modo, pode-se verificar quem realizou alguma alteração e quando a mesma ocorreu.

    Assinatura Digital

    Bons softwares de GED possibilitam que documentos eletrônicos sejam assinados com certificados no padrão ICP-Brasil.

    Busca por conteúdo

    A Gestão de Documentos por meio de softwares – como o Fusion ECM – permite que documentos sejam localizados por data de elaboração e de edição, metadados, palavra-chave etc. Com isso, o tempo para buscar um documento em pastas de desktop é eliminado, pois a solução faz todo o trabalho de localização.

    Por fim…

    Ao abordar sobre Gestão de Documentos e transformação de papel em informação digital, é comum pessoas imaginarem scanners espalhados por toda a empresa. No entanto, o conceito vai muito além.

    Em outra oportunidade já abordamos sobre organizações paperless e a importância de um ambiente sem papel. Observe que os conceitos de paperless e GED têm relação, sendo que ambos significam muito mais do que simplesmente digitalizar documentos. Por isso, para finalizar, lembre-se que Gestão de Documentos significa tanto a publicação e/ou digitalização, quanto o armazenamento e o controle de acesso e segurança, mas, principalmente, o reconhecimento e a recuperação das informações que são relevantes para seu negócio.

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