Neste material, mostraremos como o Fusion Platform e o Power Automate da Microsoft se comparam em termos de automatização de processos, gestão de documentos e outras funções. Ambas as plataformas são projetadas para otimizar fluxos de trabalho e aumentar a eficiência das organizações, mas com abordagens, foco e características distintas. Ao longo deste comparativo, você verá como cada solução se destaca em termos de integração, flexibilidade, custo-benefício e outros fatores cruciais para a transformação digital de sua empresa.
Este material avalia os seguintes pontos:
Comercialização;
Arquitetura;
Aprendizado;
Suporte;
Funções;
Insights;
Público-alvo.
Público-alvo
Fusion Platfrom- automação para pessoas: Focado em automação de processos empresariais para usuários de negócio, o Fusion é intuitivo e acessível a pessoas de diferentes áreas da organização, permitindo que colaboradores de diversos setores automatizem suas rotinas de trabalho sem a necessidade de conhecimentos técnicos ou qualquer dinâmica que remeta a realidades de times de TI.
Power Automate- para o público de TI: Voltado principalmente para o público de TI, o Power Automate oferece uma abordagem mais técnica, permitindo que profissionais da área configurem automações de TAREFAS complexas, integrando diversos serviços e sistemas, o que exige maior expertise em tecnologia e infraestrutura.
Comercialização do Fusion Platform e Power Automate
Fusion Platform- usuário concorrente: Modelo de comercialização baseado em usuário concorrente, ou seja, as licenças são compartilhadas entre os colaboradores, permitindo que um número definido de usuários acesse a plataforma ao mesmo tempo. Isso oferece flexibilidade e otimização de custos, já que a empresa pode adquirir um número menor de licenças em relação ao total de usuários.
Power Automate- usuário nominal: O Power Automate utiliza o modelo de usuário nominal, em que cada colaborador possui uma licença exclusiva e intransferível. Isso significa que o custo está diretamente relacionado ao número de pessoas que necessitam acesso individual e constante à plataforma, sem a possibilidade de compartilhar as licenças entre diferentes usuários. Por isso, é um modelo complexo de licenciamento quando demanda-se funções específicas
Arquitetura
Fusion Platform- plataforma integrada: Cada função é sustentada por uma série de componentes integrados, reforçando o conceito de uma plataforma completa. Isso significa que todas as funcionalidades são interconectadas e funcionam em harmonia, proporcionando uma experiência coesa e centralizada para os usuários, facilitando a escalabilidade e a manutenção.
Power Automate- depende de outras integrações: Depende fortemente de integrações com outros produtos da Microsoft e serviços externos para suportar suas funções. Isso pode criar uma experiência mais fragmentada, onde cada função específica precisa ser habilitada ou configurada separadamente, o que exige mais esforço na gestão dos componentes, funções e suas integrações.
Aprendizado no Fusion Platform e Power Automate
Fusion Platform- Plataforma e-learning e onboarding: Conta com plataforma e-learning, com trilhas de treinamento específicas por módulo, permitindo que os usuários se aprofundem em áreas relevantes para suas funções. Além disso, a plataforma disponibiliza onboarding com uma equipe especializada, garantindo que os colaboradores recebam suporte personalizado e orientações detalhadas desde o início, facilitando a adaptação e o aproveitamento máximo das funcionalidades.
Power Automate- documentação e vídeos intrusivos: A Microsoft fornece uma documentação abrangente e vídeos instrutivos, mas a opção de treinamento mais personalizado e detalhado não é tão evidente. Muitos usuários recorrem a vídeos no YouTube, que oferecem orientações úteis, porém com foco mais geral em automação de tarefas e menos em processos empresariais específicos. Isso exige um esforço adicional para alinhar o aprendizado com as necessidades empresariais individuais.
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Manter o seu negócio em conformidade com leis, normas e regulamentações é essencial para evitar problemas e garantir que a empresa opere de forma segura e ética. Por isso, preparamos um quiz completo que vai ajudar você a avaliar como sua empresa está em relação às boas práticas de conformidade e ao nível de compliance. Responda algumas perguntas rápidas e descubra se a sua empresa está no caminho certo ou se precisa de ajustes para garantir mais segurança e eficiência.
Sua empresa segue normas e padrões de compliance, como ISO, regulamentações setoriais, ou outras legislações externas e internas?
(A) Sim, seguimos rigorosamente e estamos sempre atualizados.
(B) Seguimos parcialmente, focando nas exigências mais críticas.
(C) Não seguimos normas específicas ou apenas o mínimo necessário.
2. Sua empresa possui rastreabilidade de processos para garantir conformidade em todas as etapas?
(A) Sim, temos sistemas que garantem a rastreabilidade completa dos processos.
(B) Temos rastreabilidade em processos principais, mas não em todos.
(C) Não, não temos uma política de rastreabilidade formalizada.
Se você respondeu letra C ou B e ainda não gerencia e automatiza processos de forma eficaz, este ebook pode te ajudar!
3. Como sua empresa gerencia auditorias de compliance e controle de documentos?
(A) Utilizamos um sistema centralizado que automatiza auditorias e controla documentos de maneira eficiente.
(B) Fazemos auditorias manuais e mantemos documentos em arquivos digitais separados.
(C) Não realizamos auditorias de compliance regularmente e o controle de documentos é disperso.
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O BPM Studio é uma funcionalidade completa para configurar e automatizar processos de negócio. Essa facilidade transforma a maneira como as organizações gerenciam os fluxos de trabalho.
Em plataformas low code, o próprio usuário é capaz de modelar, automatizar e monitorar os processos de maneira eficiente e intuitiva.
Para que você possa otimizar seus processos da modelagem até a execução, confira como usar o BPM Studio do Fusion Platform e colher as vantagens da automatização
O que é uma plataforma low code?
Uma plataforma low code é uma solução que permite a criação dos processos com o mínimo de programação manual.
No Fusion Platform, ao invés de escrever linhas de códigos, os usuários usam interfaces intuitivas de arrastar e soltar para montar os fluxos de atividades.
Usando uma biblioteca com vários componentes para uso, como botões, integrações, formulários, entre outros, com conhecimento básico de informática, qualquer usuário consegue elaborar o fluxo de tarefas de ponta a ponta.
Essa liberdade permite expressar a realidade e a lógica dos negócios em suas particularidades. Além de trazer benefícios como redução de custos, acessibilidade, rapidez, agilidade, flexibilidade e foco no negócio.
O que é um BPM Studio?
Um Studio BPM é uma ferramenta projetada para automatizar a gestão de processos de negócio. Suas funcionalidades possibilitam desenhar, modelar, executar, monitorar e controlar os processos.
Na modelagem, os usuários podem mapear os processos de maneira visual com diagramas e fluxogramas, proporcionando a visualização de gargalos, redundâncias e oportunidades de melhorias.
As tarefas podem ser automatizadas para que aconteçam de forma sequencial ou paralela, seguindo regras definidas.
Outra facilidade do BPM Studio é a possibilidade de interligar usuários e responsáveis pelas atividades. Assim como, a integração com outros sistemas e aplicativos para que haja coleta de informações ou execução de tarefas.
Uma plataforma para a gestão de processos também permite acompanhar toda a execução dos processos em tempo real, com relatórios e indicadores de performance.
Há inúmeras aplicações para o BPM Studio. Construa e automatize processos como aprovação de documentos, pedidos de compras, solicitação de férias, planejamento e execução de projetos, controle de estoque, atendimento ao cliente, negociação com fornecedores, e muito mais.
Como benefícios, o BPM Studio garante aumento de eficiência, padronização de processos, conformidade, visibilidade das atividades, agilidade e redução de custos operacionais.
Configurando um processo no BPM Studio do Fusion Platform
O Fusion Platform é uma solução completa para a gestão de processos com a facilidade de ser low code. Ou seja, o próprio usuário poderá configurar o fluxo de atividades conforme a necessidade do seu negócio.
O BPM Studio do Fusion permite, de forma facilitada, desenhar e automatizar os fluxos de trabalho independentemente do nível de complexidade.
Para criar um modelo de processos, acesse a tela inicial do Fusion. No canto esquerdo da tela, clique sobre a opção “Processos”.
Então, no canto superior direito, vá em “Criar novo modelo”. Você poderá criar um novo modelo ou importar um já existente. Ao clicar em um novo modelo você será direcionado ao BPM Studio: a tela de modelagem do processo.
Componentes do BPM Studio
No lado esquerdo da tela, há o painel de componentes. Esses são os elementos usados para construir um modelo de processos.
É composto por:
Raia: é o espaço onde serão alocados os componentes de um processo;
Atividade: representam as ações que serão executadas no processo, como, por exemplo, preenchimento de um formulário. No Fusion Platform cada atividade é classificada por tipo, e cada uma possui aplicações e propriedades distintas. As atividades podem ser do tipo: usuário, manual, envio e script.
Subprocessos: é usado quando uma atividade depende de outra. Também é totalmente configurável;
Decisão: compreende as opções exclusiva, inclusiva e paralela. A primeira permite estabelecer as regras de negócio de acordo com campos do formulário, só um caminho pode ser seguido para continuar o fluxo. A inclusiva também estabelece as regras de negócio, mas, o fluxo pode seguir por mais de um caminho dependendo da condição estabelecida. Já a paralela divide o fluxo em caminhos paralelos e concorrentes no modelo de processo. No entanto, em algum momento essas paralelas precisarão ser fechadas. O componente “Decisão” influencia no fluxo e percurso do processo;
Fluxo de sequência: são ligações entre atividades para mostrar o caminho que esse processo deve percorrer;
Temporizador: permite adicionar uma data para executar uma ação na atividade ou para informar a ação que deve ser feita caso o prazo não seja cumprido, como notificar o gestor. Está sempre associado a uma atividade;
Início e Fim: demarca onde o processo começa e termina. Um processo pode ter vários fins diferentes, porém, apenas um único início.
Anotação: adiciona observações no ambiente da modelagem. Possui fins de organização e registro para explicar o processo, mas não tem relação com o andamento do processo;
Agrupador: agrupa atividades e componentes na área de modelagem. Não é executado, tem funcionalidade de visualização e documentação.
Outros menus disponíveis no BPM Studio
No topo da tela está o Menu Superior, com as funções que operam o processo como um todo. Compreende opções como salvar, editar, liberar, organizar, entre outros.
No lado direito da tela há o Painel de Propriedade. Ali são apresentadas as especificidades do processo e de cada componente. A visualização depende de qual componente está selecionado.
E, por fim, no centro da tela está a Área de Modelagem propriamente, que é onde os componentes serão arrastados e interligados para montar o fluxo de atividades.
Modelando um processo no BPM Studio do Fusion Platform
Agora é a hora de colocar o low code em prática. Ao invés de digitar linhas de código, basta clicar sobre o componente desejado, segurar e arrastar para a Área de Modelagem.
Para iniciar o desenho do processo, clique na raia. Ela sempre será o primeiro item que deve ser adicionado para que a modelagem e automatização do processo possa ser realizada.
A seguir, adicione o início dos processos e inclua as atividades. As atividades representam as ações que serão executadas. Selecione o tipo de atividade a ser realizada, como o envio de um e-mail de notificação ao usuário, por exemplo.
Toda atividade pode ser arrastada para a área de modelagem, e em cada uma há estrutura que são os próprios componentes adicionados na lateral direita da atividade. Essa opção é usada para facilitar a configuração.
Cada atividade de um processo segue para uma nova ação, que pode ser uma decisão ou outra atividade. Clique no fluxo de sequência e arraste até a próxima ação para que haja conexão e continuidade. Caso use o menu lateral da atividade para criar uma nova atividade, o fluxo será criado automaticamente.
Cada atividade pode ser configurada individualmente, como, por exemplo, uma atividade de usuário, ou de envio. Para facilitar o entendimento, ícones são adicionados para explicitar do que se trata cada uma delas.
A modelagem é uma representação gráfica de todas as tarefas que são realizadas na rotina da empresa para chegar a um determinado objetivo.
Quando terminar de configurar o processo, clique em “Validar” no Menu Superior e confira se tudo está correto. Caso apareça uma mensagem de erro, clique sobre o “X” e confira a explicação do que fez esse desenho de processo estar equivocado.
Salve e libere a modelagem para que seja possível executar esse processo.
Aproveite para modelar seus próprios processos
Como você pode perceber, configurar um processo em uma solução low code como o Fusion Platform é algo muito simples. Em poucos minutos você poderá ter o desenho e a facilidade de automatizar os processos.
Além da gestão dos processos, a plataforma da Neomind permite gerir documentos, indicadores, riscos e assinar documentos eletronicamente.
Inclusive, no próprio processo pode haver uma atividade de envio de documento para assinatura, garantindo produtividade e agilidade.
Que tal ver como é o uso de uma solução low code na realidade do seu negócio?
Experimente o Fusion Platform, use o BPM Studio para fazer a transformação digital da sua empresa e torne-a ainda mais competitiva.
Automatizar processos tem se tornado uma necessidade crescente nas empresas que buscam eficiência e competitividade no mercado atual. No entanto, a jornada rumo à automatização pode ser desafiadora, especialmente para quem está começando do zero.
O Desafio da Automatização
Para muitas empresas, a ideia de automatizar processos é tão atraente quanto intimidadora. A promessa de reduzir custos, aumentar a eficiência e eliminar erros humanos é sedutora. Porém, a realidade de não saber por onde começar pode transformar esse sonho em uma fonte de frustração.
Identificação de Processos: Saber quais processos são candidatos ideais para automatização é o primeiro obstáculo. Nem todos os processos se beneficiam igualmente da automatização, e identificar aqueles que trarão o maior retorno é crucial.
Escolha das Ferramentas: Com tantas ferramentas e tecnologias disponíveis, escolher a que melhor se adapta às necessidades da sua empresa pode ser um verdadeiro desafio.
Implementação: A implementação de novos sistemas pode ser complexa, exigindo integração com sistemas existentes e treinamento da equipe.
Monitoramento e Ajustes: Após a implementação, é necessário monitorar constantemente o desempenho dos processos automatizados e fazer ajustes conforme necessário.
O guia que você precisa para ir do zero à automatização de processos
Para auxiliar nessa jornada, criamos o kit “Do Zero à Automatização de Processos”. Este kit foi pensado para ser um guia prático e acessível, ideal para quem deseja começar a automatizar processos, mas não sabe por onde iniciar. Nele, você encontrará 8 materiais e 3 bônus que irão focar em diferentes etapas da jornada para alcançar a automatização, com cases reais, templates práticos e muito mais!
Comece sua jornada rumo à automatização de processos hoje mesmo com nosso guia completo. Baixe o kit “Do Zero à Automatização de Processos” e veja a diferença que a automatização pode fazer!
A transição do modelo TO BE para automatização é uma questão fundamental quando se trata do aprimoramento dos processos empresariais.
Nesse tipo de otimização, o modelo TO BE proporciona uma visão palpável de como o fluxo de atividade deverá ser realizado futuramente. Em resumo, essa descrição oferece um plano ideal para a execução das tarefas.
No entanto, mesmo que seja realizada com a máxima precisão, a transformação entre o planejado e a realização pode sofrer alguns ajustes. Por isso, é importante entender como acontece a transição do modelo TO BE para automatização dos processos.
O que é o modelo TO BE?
Quando falamos sobre o modelo TO BE dentro da automatização dos processos, estamos nos referindo à idealização da execução de um processo.
Ou seja, como esse fluxo, o sistema de tarefas deve funcionar. A meta é usar a tecnologia para alcançar novos patamares com a automatização de tarefas repetitivas, burocráticas, sem valor agregado ou complexas.
Nesse sentido, é uma representação do estado futuro dos processos de negócios. Pode ser entendida, como uma alternativa, melhorada, para o estado atual. Uma remodelagem das atividades.
Essa estratégia possibilita transformar inteiramente como uma companhia executa suas rotinas diárias.
Para entender como acontece todo o processo de automatização, primeiramente as tarefas são mapeadas e descritas como acontecem atualmente. Essa etapa é chamada de “As Is”.
Posteriormente, o mapeamento TO BE define a situação futura, ou onde se quer chegar. Para isso, é criada uma nova estrutura que proporcionará uma execução otimizada e automatizada.
Nessa etapa se define as ferramentas que devem ser usadas para agregar valor aos processos, incluindo o BPMS.
A transição do modelo TO BE para automatização
Para que o modelo TO BE, ou a situação planejada se transforme em um futuro real, é preciso avançar na automatização dos processos.
Pense nesse processo como uma ligação entre uma ideia e sua realização. Ou seja, uma sequência de etapas que devem ser planejadas e executadas para que a transição do modelo TO BE para automatização aconteça:
Definindo o modelo TO BE
Como qualquer estratégia empresarial, a definição dos objetivos é primordial. É importante estipular o que o sistema deve fazer, quais benefícios deverão ser gerados e como a automatização irá contribuir para o sucesso da companhia.
Em relação ao modelo TO BE ser uma visão do futuro, primeiramente se planeja como os processos deverão funcionar quando as melhorias tiverem sido implementadas.
Dessa forma, mapeie como os processos estão funcionando atualmente (as is) e analise quais mudanças são necessárias. Estude quais são os pontos críticos, gargalos e como a infraestrutura tecnológica atual está atendendo as demandas atuais.
Com isso, crie um modelo detalhado de como o novo processo deve acontecer. Acrescente sistemas, softwares e outros recursos que devem ser implementados para aumentar a eficiência.
Definindo as ferramentas e planejando a automatização
O passo seguinte é definir como o modelo de processo planejado terá a automatização implementada.
Assim, primeiramente selecione quais plataformas poderão atender melhor as requisições e quais ferramentas irão automatizar o processo.
Então, faça um novo desenho do processo explicando como os componentes, participantes, sistemas e outros processos serão integrados e conectados.
Outro ponto importante é especificar todos os requisitos técnicos e funcionais para que a automatização aconteça. O uso de fluxogramas e metodologia BPMN proporcionam uma visão detalhada sobre como as atividades serão executadas no futuro.
Uma consideração relevante é estipular se a mudança será gradual – implementada em partes, ou totalmente. Essa definição está diretamente ligada à complexidade dos processos. A recomendação é que haja escalabilidade, fazendo com que a automatização avance aos poucos.
Implementando a automatização
Literalmente aqui é quando as coisas realmente acontecem, onde o plano se torna real.
Para que ocorra da maneira adequada, a plataforma deve ser programada e configurada para que as etapas burocráticas, repetitivas ou complexas possam ser automatizadas conforme definição anterior.
Nessa etapa também será necessário integrar o software escolhido aos sistemas que a empresa já utiliza. Como, por exemplo, a integração entre a automatização do BPM com as informações do ERP.
É imprescindível que a plataforma escolhida permita realizar testes de conceitos. Dessa forma, antes de efetivar o investimento, valide se a automatização ocorre da maneira correta, conforme o esperado, e atende aos objetivos do modelo TO BE.
Outra questão de extrema importância e essencial para que a automatização surta os resultados desejados é o treinamento adequado para os profissionais envolvidos. Isso significa não apenas aprender a usar as novas ferramentas, mas a como executar os processos.
Quanto mais os colaboradores se sentirem incluídos e entenderem os procedimentos, menor será a resistência às mudanças, e maior a produtividade obtida.
Gerenciando e realizando ajustes
Após finalizar a implementação, gerencie os indicadores e monitore o desempenho da automatização. É importante coletar dados de desempenho para que seja possível buscar formas para otimizar e melhorar continuamente os processos.
Além disso, a constante análise e gerenciamento dos processos oportuniza adaptar o sistema às mudanças do ambiente. Processos automatizados recebem ajustes e modificações de maneira rápida, prática e facilitada.
Tenha em mente que embora pareça, a automatização não para. É sempre possível encontrar outros processos ou tarefas que podem ser executadas com o auxílio da tecnologia.
Assim, adicione a cultura da melhoria contínua para identificar oportunidades capazes de tornar os processos mais eficientes e eficazes.
Automatização de processos com o Fusion Platform
Ao escolher o Fusion Platform como solução para realizar a transição do modelo TO BE para automatização, haverá integração e flexibilidade das atividades.
Sendo parceira do negócio, a solução da Neomind realiza todo o passo a passo para alcançar a eficiência da automatização. O Fusion Platform inclui:
análise do estado atual (AS IS) para identificar ineficiências;
definição do estado futuro (TO BE) com objetivos claros;
planejamento da automatização com detalhes sobre os processos a serem automatizados;
configuração do Fusion para personalizar fluxos de trabalho e integrar sistemas;
implementação e testes rigorosos;
treinamento dos colaboradores; e
monitoramento contínuo para melhorias.
Contando com mapeamento que usa a notação BPMN, a automatização com o Fusion Platform acontece de maneira descomplicada e totalmente controlável. Na Central Analytics você analisa e acompanha o desempenho dos processos automatizados em tempo real.
Além de melhorar os processos, a solução é abrangente e oportuniza benefícios como aumento da eficiência, redução de erros, produtividade, eficiência, e muito mais.
O Fusion Platform também contribui com a mobilidade corporativa, já que possui uma aplicação mobile. Você gerencia os processos, realiza aprovações ou assina contratos diretamente do seu celular, a qualquer hora e de qualquer lugar.
A transição do modelo TO BE para automatização é o ponto de partida para um negócio mais produtivo com sucesso e melhores resultados.
Você já sabe o quanto os dados são valiosos para empresas e organizações dos mais variados tamanhos e ramos de atuação. Mas, você consegue entender porque o Data Analytics é tão importante?
Data analytics é o processo de examinar dados para chegar a conclusões e obter informações utilizando métodos e ferramentas estatísticas.
Todos os dias grande volume de dados são gerados e precisam ser processados e analisados para que informações valiosas possam ser extraídas.
Com o uso desses dados será possível entender os mercados, os clientes, antecipar tendências, definir estratégias e tomar decisões baseadas em evidências sólidas.
A questão principal é, como transformar os dados coletados em conhecimento acionável capaz de impulsionar o crescimento e garantir vantagens competitivas? É isso que o Data Analytics se propõe a fazer.
O que é Data Analytics?
Data Analytics, ou Análise de dados, abrange o processo de examinar e categorizar um conjunto de dados.
Advindos de maneira algorítmica ou mecânica, a análise possibilitará extrair informações, gerar ideias, identificar padrões, e tomar decisões estratégias com base nas informações coletadas.
Embora seja um termo que ganhou popularidade atualmente, o cerne está em um ramo já muito conhecido e estudado: a estatística.
No entanto, é a crescente importância, o volume e intensidade de processamento que torna a análise de dados tão essencial às companhias.
Atualmente os dados são coletados por diversos meios e mídias. A principal questão do data analytics está no uso de ferramentas inteligentes de busca, armazenamento e processamento de dados.
Os dados, sozinhos, são apenas uma coleção de valores ou sequência de símbolos. Será a sua interpretação que os transformará em informações úteis e importantes para o negócio.
O que difere Data Analytics de Data Science e Big Data?
Os três termos se referem ao trabalho com dados. Porém, tem foco e metodologias diferentes, e são complementares dentro das organizações.
De maneira bastante prática, a definição de cada um pode ser entendida como:
Big Data: usa métodos e tecnologias para tratar grande volume de dados variados e gerados em alta velocidade;
Data Science: extrai conhecimento e ideias de dados estruturados e não estruturados. Para isso, usa de métodos científicos, sistemas, processos e algoritmos;
Data Analytics: processo de examinar dados para extrair insights úteis e apoiar a tomada de decisão.
Como você pode perceber, embora próximos, cada um trata os dados de maneira diferente. Enquanto o Big Data tem o foco em armazenar e processar grande volume de dados, os outros dois analisam e interpretam esses dados.
Entre data Science e data analytics a diferença é que o primeiro é mais abrangente e envolve uso de técnicas avançadas de modelagem e machine learning. Já o segundo, como já abordamos, trata de técnicas tradicionais de análise estatística e exploratória.
Pode-se dizer que o big data trata da infraestrutura necessária para trabalhar com os dados em larga escala. Ou seja, mesmo que em grande volume, sem serem interpretados, não são utilizáveis.
É necessária a atuação do data Science e data analytics para que haja extração de valor e obtenção de conhecimento e informações para o processo decisório.
Tipos de Análises de Dados
As análises variam de acordo com a origem, tamanho e outros fatores relacionados aos dados. No entanto, o que irá definir a abordagem serão as necessidades ou objetivos do negócio. Ou seja, o que eu quero saber com esses dados?
Mesmo que exista uma vastidão de possibilidades, comumente, 4 tipos de data analytics são mais usados:
Análise Preditiva: é o ato de antecipar possíveis efeitos de determinada decisão. Usando modelos estatísticos, o diagnóstico estabelece relações de causa e efeito do que poderá acontecer, e qual a probabilidade. Essa análise pode responder questões como gastos de determinado insumo para os próximos meses caso a produção seja aumentada. Ou, o impacto no produto final se houver aumento em determinado recurso para produção;
Análise prescritiva: é mais completa e complexa. Visa trazer uma resposta sobre o que deve ser feito em cada situação. Ou seja, quais alternativas podem maximizar ou minimizar um dos objetivos do negócio. Usa recursos matemáticos e estatísticos. Soluciona questões que envolvem a dúvida sobre a alternativa mais econômica, como minimizar gastos de determinado insumo, entre outros;
Análise descritiva: se refere a entender o que está acontecendo no momento presente, para entender o desempenho atual da empresa. Explica, por meio de dados, o que está acontecendo. Apresenta dados em recursos gráficos e relatórios, como total de vendas, satisfação de clientes, produtividade, custos, vendas e receitas;
Análise diagnóstica: detecta, no contexto atual, a explicação e razões para que algo tenha acontecido. É usada por empresas que já passaram por um período complexo e querem aprender com a experiência para que não se repita futuramente. Diferentemente da análise descritiva, aqui não se busca entender o que está acontecendo, mas, porquê determinado fato ocorreu.
Como funciona e como aplicar o Data Analytics
A aplicação desse tipo de análise de dados consiste em coletar dados relevantes e usar softwares capazes de identificar padrões. Por fim, as informações obtidas são usadas para tomar decisões capazes de otimizar processos e estratégias.
De fato, não é a quantidade de dados que fez surgir o data analytics. Mas, a evolução dos recursos capazes de processá-los, organizá-los e estruturá-los.
Atualmente, programas especializados são capazes de realizar o data analytics disponibilizando as informações em relatórios, painéis e gráficos, tornando o conhecimento útil e acessível.
O Fusion Platform é uma plataforma de gestão de processos, documentos e indicadores. Por isso, os dados ficam centralizados em um único local, facilitando sua coleta, processamento e análise.
Na Central Analytics os dados são categorizados, analisados e apresentados de maneira que sua interpretação seja facilitada e rápida com o uso de painéis e gráficos que possuem dados atualizados e podem ser acompanhados em tempo real.
Por ser completa e personalizada, cada negócio pode definir quais informações deseja obter. Dessa forma, um painel pode conter dados sobre comportamento do cliente ou a produtividade dos processos.
O conhecimento obtido na Central Analytics contribui com a identificação de oportunidades de negócios e de melhorias.
Os dados podem ser extraídos de diversas origens, estando estruturados ou não, como em planilhas ou banco de dados. Por possibilitar integração, o Fusion Platform é capaz de coletar dados de outros softwares que anteriormente estavam desconexos.
Após processar e modelar os dados, a solução comunica, de maneira clara, as informações obtidas com relatórios, dashboards interativos, entre outros.
Como não trata apenas dos dados, e sim de uma ferramenta completa para a gestão de processos, documentos e indicadores, com a solução da Neomind é possível elaborar planos de ação para implementar alternativas que promovam a melhoria contínua e completa, de toda a organização.
Além da geração de insights valiosos, todas as ações podem ser revisadas e ajustadas continuamente. Assim, seu negócio fica livre para usar as informações obtidas de acordo com os objetivos e estratégias internas do projeto ou da organização.
O workflow é a sequência de etapas definidas previamente para que uma tarefa ou processo seja realizado de maneira eficiente.
Basicamente, é uma definição sobre o quê, quando e como uma ação deve ser executada, otimizando tempo e recursos. Essa designação permite que os conhecimentos e regras possam ser transmitidos para todas as pessoas igualmente.
Além disso, quanto mais clareza e organização houver, maior será a produtividade e a qualidade. Favorecendo, inclusive, a implementação de novos recursos e tecnologias, como a automação de processos.
Saiba tudo sobre essa diretriz abrangente para a execução das atividades internas da companhia.
O que é Workflow?
Um workflow pode ser entendido como uma lista de tarefas organizada de acordo com uma sequência lógica de execução.
O fluxo de trabalho sistematizado garante melhores resultados por haver uma ordem de realização, cada etapa é iniciada com o término da outra. A passagem entre elas deve ocorrer de forma descomplicada, sem incidência de gargalos ou falhas.
As atividades não podem ser definidas aleatoriamente. Devem refletir a sistemática interna, o cotidiano das equipes e as melhores práticas para garantir agilidade e produtividade.
A fluidez das atividades deve ser organizada em fluxogramas que refletem o mapeamento dos processos. Dessa forma, as equipes possuem uma representação visual para entender a subsequência das atividades.
As empresas que optam por adotar soluções tecnologias, como plataformas para otimizar os processos, têm a vantagem de usar regras específicas para delimitar o término de uma etapa, sinalizando que a próxima poderá ser iniciada.
Embora possam parecer similares, o workflow se difere dos processos por ser mais estruturado e planejado em cadeia de tarefas. Os processos dentro desse fluxo são executados de maneira inteligente.
É um método que modela e automatiza a sequência para que os processos alcancem os objetivos traçados de forma clara e transparente.
Tipos de fluxo de atividade
Como cada empresa possui suas atividades e rotinas distintas, o workflow pode ser mais simples ou mais complexo, dependendo do processo, etapas e pessoas.
Existem inúmeras formas para organizar as etapas, principalmente quando se visa automatizar os processos. De maneira geral, os tipos de workflow são:
ad hoc: processos executados de maneira simples, com itens que podem ser alterados ou movidos de acordo com regras estabelecidas pela empresa. As alterações podem ocorrer mesmo que o processo já esteja em andamento;
produtivo: se refere a processos repetitivos, previsíveis e complexos que podem ser automatizados. Abrange alto volume de dados, e procedimentos ocorrem sem mudanças ou alterações;
administrativo: abrange tarefas menos complexas, contínuas, previsíveis e coordenadas por regras simples. Exemplos desse tipo de fluxo são o tratamento de documentação e preenchimento de formulários. As atividades são facilmente automatizadas;
colaborativo: são fluxos que tendem a ser mais complexos e demandam da colaboração e envolvimento de mais de um setor ou departamento da empresa;
transacionais: reúne atividades de diferentes origens que são desenvolvidas de maneira correlata. É fundamental usar softwares capazes de centralizar informações para que não haja disparidade ou desatualização dos dados.
Quais os benefícios do Workflow?
Embora não seja um requisito obrigatório, a automatização do fluxo de trabalho é, inegavelmente, um grande auxiliador para a realização das atividades. Essa é a base fundamental de um workflow eficiente.
Por ser fundamental para a gestão empresarial, o workflow garante benefícios como:
Implementar um workflow adequado consiste em seguir algumas recomendações simples e práticas.
O grande sucesso e aumento potencial dos resultados do workflow consiste no mapeamento dos processos atuais, identificação das tarefas repetitivas que podem ser automatizadas, escolha da plataforma adequada e a integração com os sistemas já usados internamente.
Dessa forma, a implementação é realizada com:
Análise dos fluxos de atividade atuais
Como o workflow trata dos procedimentos e rotinas internas da companhia, a primeira etapa da sua implementação é realizar uma análise completa dos processos atuais.
Escolha um processo primário que deseja organizar. Procure entender como ele funciona, quais etapas não ocorrem de maneira adequada, se há gargalos que podem ser corrigidos e quem são os envolvidos.
Posteriormente, consulte os profissionais que executam essas atividades diariamente para entender sua opinião sobre esse fluxo de trabalho.
Descreva as etapas e responsáveis
A partir do momento em que se toma conhecimento do fluxo de atividade, é preciso organizar a sequência das etapas.
Liste todas as tarefas e possíveis resultados de cada uma das ações. Descreva o fluxo de trabalho usando uma lógica específica para sua continuidade, eliminando atividades repetitivas ou irrelevantes.
Nessa fase também será necessário observar se essa rotina está alinhada aos objetivos estratégicos da empresa.
Estabelecer o tempo de duração de cada ação torna as etapas mais produtivas. Com foco mais amplo, inclua os profissionais envolvidos em cada atividade
Desenhe o fluxo de atividade
A partir do momento em que a rotina, seus responsáveis e as interligações são devidamente mapeadas, é hora de desenhar o fluxo de trabalho adequado.
Ou seja, as etapas de início, meio e fim que devem ser executadas para atingir determinado objetivo.
Na hora de elaborar o fluxograma, considere todas as ações e possíveis desvios que podem acontecer e as interligações ou relações com outros processos.
Toda etapa ou ação precisa estar ligada a uma ação antecessora e posterior. Nenhuma atividade pode ficar sem ligação.
Escolha as ferramentas para automatizar o workflow
Um dos principais objetivos do workflow é facilitar a rotina diária das empresas. Dessa forma, o uso da tecnologia se tornou fundamental, tanto para melhorar a gestão dos processos, como para atuar diretamente em tarefas repetitivas.
Essas ferramentas de apoio são grandes aliadas tanto na organização e construção de fluxos mais otimizados, como na automatização de tarefas.
Módulos de construção de fluxos, como o BPMN, garantem uma representação visual das etapas e sua sequência, de modo que a compreensão seja total.
Existe uma imensa variedade de ferramentas no mercado, cujas funções se destinam a diferentes objetivos. As mais indicadas são plataformas de gestão integrada capazes de centralizar informações e garantir fluidez aos processos.
Obviamente que o uso adequado dessas soluções requer criar condicionais e ramificações para que as atividades sejam executadas e até concluídas com o uso da tecnologia.
Fusion Platform e a automatização do workflow
O Fusion Platform é uma plataforma para o gerenciamento de processos, documentos e indicadores. Centralizando todas as informações em um único local, a solução auxilia na construção de processos mais organizados e fluxos muito mais eficientes, produtivos e que garantem melhores resultados.
Quando o workflow é executado com o auxílio do Fusion há total rastreamento das informações e etapas que foram executadas.
A solução conta com BPMS, uma abordagem que consiste em melhorar continuamente os processos da organização. Envolve identificar, modelar, executar, monitorar e otimizar o fluxo de atividades para potencializar os resultados.
Também permite o envio de notificações. Ou seja, próximo ao prazo final de uma atividade, o profissional é informado para que possa concluí-la a tempo, evitando gargalos.
A coleta de dados e indicadores acontece em tempo real, sendo possível acompanhar o desempenho e resultados obtidos. Com esses registros há visão macro do fluxo de trabalho, identificando possíveis melhorias.
Unificando funções, todas as modificações que sejam necessárias são facilmente implementadas quando os processos são automatizados com o Fusion Platform.
Além dos processos, a plataforma é capaz de realizar toda a tratativa documental da companhia. Com o GED, se gerencia contratos, análise de fornecedores e clientes, e até a assinatura de acordos com a assinatura eletrônica nativa.
A automatização é a chave para que o workflow seja otimizado, independentemente de as tarefas serem simples ou complexas.
Experimente o Fusion Platform e crie fluxos de trabalho mais eficientes e organizados, para alcançar melhores resultados.
Já pensou em incluir a automatização de processos no seu planejamento para 2023 visando melhorar o desempenho do fluxo de atividades?
Início do ano é sinônimo de planejamento. Afinal, tudo o que for estipulado servirá como base para criar as estratégias que guiarão a maneira de atuar da empresa no ano vigente.
Neste sentido, o foco das estratégias é encontrar meios para melhorar a eficiência e produtividade da empresa como um todo.
De fato, as companhias tendem a buscar alternativas capazes de melhorar os processos internos proporcionando impactos positivos na rentabilidade e lucratividade.
Muitos desses meios de aperfeiçoar a gestão e as atividades são encontradas na tecnologia. Mais especificamente, na automatização de processos.
O que é automatização de processos?
A automatização de processos, de maneira resumida, é usar a tecnologia para potencializar a performance dos processos de negócio.
Ou seja, encontrar ferramentas e soluções para aperfeiçoar a maneira com que as atividades cotidianas são executadas.
Assim, a automatização de processos é capaz de otimizar a gestão de tempo, deixando a cargo dos softwares as atividades repetitivas, com gargalos ou altos índices de erros.
Desta forma, o foco dos profissionais está nas atividades estratégicas, tendo seu esforço voltado para o core business do negócio.
Quais os benefícios trazidos pela automatização de processos?
Embora um dos mais reconhecidos automatização de processos benefícios seja na redução de custos, o maior impacto está na maneira como a força de trabalho produz.
Indiscutivelmente adotar uma solução tecnológica irá produzir diversas modificações na forma com que as atividades são executadas.
Neste sentido, a automatização de processos proporciona benefícios como:
Produtividade: tarefas que antes eram executadas de maneira trabalhosa e onerosa, são executadas com agilidade e objetividade com o uso da tecnologia. Sendo possível realizar um número muito maior de atividades em menos tempo.
Padronização: na automatização de processos as atividades são mapeadas, descritas e delimitadas. Desta forma, o cliente tem a certeza de sempre receber a mesma qualidade de produto ou serviço.
Redução ou eliminação de erros: devido a padronização no uso da tecnologia para a execução dos processos, o índice de erros é pequeno, ou até mesmo, nulo.
Foco nas estratégias: ganhando agilidade na execução das tarefas com o uso de recursos tecnológicos, os profissionais podem se dedicar primariamente às estratégias do negócio. Dessa forma, encontram-se novas oportunidades de negócio, diferenciais, inovações e alternativas para melhorar a experiência do cliente.
Além desses pontos, os profissionais passam por um processo de transformação positiva de suas atividades.
Afinal, o tempo despendido pela busca de informações é significativamente reduzido com a automatização de processos, sendo possível realocar esse recurso em questões estratégicas e que definem o DNA da empresa.
Dessa forma, os profissionais se sentem mais valorizados e motivados.
Começando 2023 com automatização de processos
A automatização de processos proporciona tantas melhorias que fica difícil não imaginar como seria essa aplicação dentro do seu negócio.
Por isso, para iniciar 2023 com a automatização de processos, será necessário realizar um planejamento.
Antes de iniciar a automatização de processos industriais, automatização de processos administrativos, financeiros, de estoque e tantos outros, será preciso traçar quais são os objetivos que se deseja alcançar.
Essa etapa é fundamental para conseguir saber o que a tecnologia precisará proporcionar para satisfazer as demandas do seu negócio.
Afinal, somente com as metas e objetivos bem traçados é que será possível, após a implementação, avaliar se os benefícios esperados são condizentes ao que foi concretizado.
Neste sentido, tenha em mente que o planejamento irá levar em conta fases completas que irão desde analisar quais atividades automatizar, chegando na mensuração dos resultados e aperfeiçoamento.
Assim, existe uma espécie de passo a passo para ter sucesso na automatização de processos:
1º Passo: Analise e identifique os processos
Embora inegavelmente vantajoso, nem todos os processos podem ou deveriam ser automatizados. Por isso, antes de iniciar a automatização de processos será preciso analisar as tarefas e os setores da empresa.
Dessa forma, inicie elencando os processos que são mais demorados, burocráticos, custosos ou que possuem mais gargalos. Geralmente, estes pontos críticos são solucionados com a automatização de processos.
Além da complexidade e do fluxo das atividades, será preciso descrever as interligações que podem acontecer com outros departamentos.
Por exemplo, imagine o processo de solicitação de viagem. Com a automatização, basta que o colaborador acesse a plataforma, preencha as informações solicitadas e envie para a próxima pessoa responsável.
Nesse fluxo, essa solicitação irá passar – dependendo da configuração de cada empresa, pelo gestor, setor de compras, financeiro, entre outros.
Ao invés de ficar trocando e-mails, todo o fluxo é realizado por uma plataforma. E, todos os envolvidos possuem acesso às informações e andamento da solicitação.
2º Passo: Escolha a ferramenta ideal
Sabendo quais são os seus objetivos e as necessidades da sua empresa, é possível escolher a melhor ferramenta.
Quando falamos sobre automatização de processos, escolher um software adequado é primordial para o sucesso dessa implementação.
Afinal, essa plataforma precisa ser parceira do seu negócio, proporcionando fácil acesso a dados e informações, e simplificando os processos.
Por isso, quanto mais amigável e personalizável essa ferramenta for, melhor. Neste sentido, plataformas low code são a melhor alternativa para conquistar benefícios e não sobrecarregar o departamento de tecnologia.
E, para agilizar essa escolha, faça um comparativo entre plataformas usando um checklistde avaliação.
Separe um bom tempo para realizar a escolha com atenção. Nem sempre, optar pela primeira oferta, ou pelo preço mais baixo trará os resultados esperados.
Ou seja, a automatização de processos precisa ser vista como uma maneira de melhorar o desempenho de toda organização. Por isso, escolha com cautela e precisão.
Será com o auxílio dos consultores da plataforma que as atividades poderão ser remodeladas para melhorar a execução.
E agora, já estou pronto para a automatização de processos?
Escolhida a ferramenta ideal, é hora de acompanhar a implementação. Muito importante quando se fala da adoção de uma ferramenta para automatização de processos é a remodelagem e implementação.
Neste sentido, é importante que esse passo seja realizado em parceria com os profissionais diretamente ligados à execução desse processo. Como eles irão usar a ferramenta, são eles que precisam aprovar e ver as vantagens da adoção.
Outra questão é criar um ambiente multiplicador de conhecimento, assim, um profissional repassa o que sabe aos próximos. Essa transparência também favorece a implementação dos ajustes necessários.
De fato, a análise contínua dos resultados obtidos com a automatização de processos é fundamental. Afinal, essa é uma aplicação que não se encerra.
Constantemente há novos processos ou atividades para melhorar o desempenho.
Como os processos são mutáveis com o tempo, leis, adesão de novos recursos, entre outros, adotar a melhoria contínua possibilita extrair ao máximo os benefícios disponibilizados pela automatização dos processos.
Por isso, use os relatórios fornecidos pelas plataformas para conferir se os indicadores condizem com as metas e objetivos estipulados.
Além disso, esses relatórios são primordiais para que a tomada de decisão seja mais assertiva.
E agora, você está pronto para implementar a automatização de processos e aproveitar todas as vantagens dentro do seu negócio?
A automatização de processos nos pequenos negócios é capaz de otimizar o fluxo de atividades, proporcionando maior produtividade e eficiência.
Pequenos negócios, geralmente, tendem a ter a gestão e controle centralizada. Da mesma forma, é comum que todas as atividades sejam executadas por pessoas.
Mas, será que isso é necessário? Mesmo em pequenos negócios, existem uma série de tarefas que poderiam ser executadas de maneira automatizada.
Investir em tecnologia para melhorar os processos é uma maneira real para executar o fluxo de atividade com qualidade e produtividade.
Muitas vezes, quando um ser humano executa tarefas de forma repetitiva é comum que haja um aumento no índice de erros e retrabalhos.
Da mesma forma, não é raro encontrar gestores de pequenas empresas que não sabem como implementar ou porque deveriam investir na automatização de processos.
Por que meu negócio deveria considerar a automatização de processos?
Embora haja certa resistência de pequenos negócios em investir em automatização de processos, a tecnologia é uma grande parceria, principalmente para a competitividade.
Se engana quem pensa que pensar em melhorar os processos é algo que só cabe aos grandes negócios.
Quando uma pequena empresa resolve aplicar a automatização de processos, os índices de sucesso são ainda maiores.
Acontece que pelo tamanho reduzido, é mais fácil acompanhar e controlar as melhorias. Bem como, encontrar novas oportunidades para aplicar a automatização.
Além disso, proporcionar mais tempo para que os profissionais possam se dedicar às questões estratégicas, é um passo rumo à maior competitividade.
Outra questão corriqueira é que o gestor de uma pequena empresa tem receio em realizar investimentos. Afinal, o orçamento é bastante apertado.
Porém, uma ferramenta de automatização de processos proporciona a gestão ser orientada por dados e rastrear com eficiência o ROI, fator fundamental para quem tem orçamento restrito
Ademais, o preço do erro humano é muito alto para ser pago. Quanto do seu processo não é prejudicado, e quanto se perde quando ocorre um erro ou uma falha?
Com a automatização de processos as atividades sempre são executadas da mesma maneira, eliminando erros e retrabalhos. Ou seja, também contribui para o aumento da produtividade.
Indiscutivelmente, a automatização de processos faz com que todas as decisões sejam baseadas em dados reais.
Principalmente quando falamos sobre BPM pequenos negócios, onde o uso de uma aplicação eficiente gera relatórios que sintetizam uma série de dados e os transformam em informação útil.
Processos que podem ser automatizados nos pequenos negócios
São diversos os ambientes, departamentos e atividades que automatização de processos pode atuar. Internamente, os pequenos negócios podem se beneficiar da automatização de processos usando, por exemplo, para:
Gerenciamento de estoque;
Relacionamento e satisfação do cliente;
Controle de notas e outras obrigações fiscais;
Disparo de e-mails;
Busca por informações no banco de dados;
Obter relatórios sobre os processos e operações.
Como implementar a automatização de processos nos pequenos negócios?
A sequência para implementar a automatização de processos não varia por uma empresa ser grande ou pequena. Na realidade, independentemente do tamanho ou complexidade, as etapas seguem com;
1. Identificar a oportunidade de automatização de processos
Implementar a automatização de processos inicia com a verificação de todos os processos existentes. Para isso, será necessário observar e questionar as pessoas envolvidas sobre as dificuldades e gargalos existentes.
Ao levantar os dados sobre os processos será mais fácil escolher quais tarefas deseja automatizar. Ao primeiro momento, considere aquele fluxo de atividade mais simples, principalmente as tarefas repetitivas e demoradas.
À medida que o negócio obtiver os benefícios da automatização de processos, será possível entender melhor como essa ferramenta funciona. Por consequência, se evolui para abranger processos mais complexos.
Tenha atenção apenas em não tentar automatizar as atividades que exigem pensamento criativo ou estratégico.
2. Escolher a ferramenta de automatização
Ao identificar e elencar os processos que serão automatizados, é hora de buscar a ferramenta ideal para suprir suas necessidades. Neste sentido, essa ferramenta, de maneira geral, tem a missão de simplificar os processos críticos.
Uma boa prática nesse caso é investir em bpm pequenos negócios, realizando uma busca por possíveis fornecedores. Dessa forma, aproveite o momento para agendar apresentações ou realizar testes, quando possível.
Também faça uma lista de tudo que o pequeno negócio demanda e compare as plataformas utilizando um checklist.
Com a ferramenta de automatização de processos adequada, será possível remodelar as atividades para que sejam executadas com maior eficiência operacional e produtividade.
3. Definir as metas para atingir com a automação
Sempre que um negócio investe em uma nova ferramenta, busca obter vantagens. Por isso, defina quais são as metas e objetivos que devem ser alcançados.
Com essas delimitações, posteriormente, será possível avaliar o sucesso das aplicações. Da mesma forma que contribui para que cada vez mais os processos sejam melhorados.
Assim, as metas devem ser mensuráveis para validar o impacto positivo do bpm pequenas empresas.
A automatização de processos proporciona que as atividades sejam feitas mais rapidamente. Ou seja, redirecione os colaboradores para áreas mais estratégicas, de inovação e com foco no core business.
4. Analisar e acompanhar os resultados
A automatização de processos é uma aplicação que não termina nunca. Por isso, é necessário que o software de automação forneça relatórios para análise úteis e aprofundadas.
Os processos internos são mutáveis de acordo com as políticas internas, inovação, novos produtos, mudanças nas leis governamentais, e vários outros fatores.
Neste sentido, a revisão é sempre importante para que os processos sejam refinados e melhorados. Proporcionando multiplicar a execução das tarefas, o que reduz os custos e contribuem com a lucratividade.
Dessa forma, implemente a melhoria contínua. Quanto mais oportunidades de melhorias são encontradas, maiores serão os resultados possíveis. E, maior será o retorno sobre o investimento.
Escolhendo a plataforma de automatização de processos para o pequeno negócio
A ferramenta ideal de automatização de processos é aquela que faz ou realiza tudo aquilo que o pequeno negócio exige. Por isso, elenque todas as necessidades e demandas, ou, tudo que gostaria que o software fizesse.
Considerando as pequenas empresas, é normal que o orçamento seja apertado. Assim, fazer um cálculo do ROI é a maneira mais eficaz para adquirir a melhor ferramenta dentro do seu orçamento.
A escalabilidade é outro ponto que deve ser levado em consideração. Dessa forma, o software estará constantemente atualizado e desenvolvido para atender às futuras demandas do pequeno negócio.
Uma boa plataforma de automatização deve possuir integração com outras tecnologias que o negócio já utiliza.
E, por se tratar de pequeno negócio, plataformas low code são mais simples de serem manuseadas. Principalmente considerando que o departamento de tecnologia em uma pequena empresa, é reduzido.
O Fusion Platform é uma ferramenta que pode ser aplicada em empresas de diferentes portes, independentemente de seu ramo de atuação, ou complexidade dos processos.
Tendo como objetivo criar fluxos de trabalho mais concisos e com maiores benefícios, o Fusion é a ferramenta ideal para a transformação digital do pequeno negócio.
