Tag: Gestão por Processos

O que é Gestão por Processos, como o BPM auxilia na otimização dos processos por meio da automatização e por que investir em uma ferramenta BPMS.

Qual o custo da automatização de processos e como provar o valor?
Não é novidade que as empresas buscam otimizar seu tempo para obterem melhores resultados. Porém, você já parou pra pensar na quantidade de vezes que os processos do seu negócio foram interrompidos para encontrar uma informação? Cada minuto gasto por um colaborador para realizar alguma tarefa manual que poderia ser automatizada, acaba se tornando prejuízo para a sua empresa.

Um dos recursos mais conhecidos para auxiliar na melhoria dessas situações é a automatização de processos. Entretanto, é comum quando se pensa no assunto, logo vir à mente os custos que essa mudança de cultura traz (orientada a processos).

Software, mão de obra, consultoria, licenças de uso, além da manutenção… você provavelmente já pensou em automatizar processos, mas ainda não o fez por dúvidas sobre os custos relacionados à implementação? Contamos a você neste artigo.

Qual o custo da automatização de processos?

Para pensarmos em custos de automação devemos ter em mente as seguintes perguntas:
- O que sua empresa quer automatizar (quais processos, setores…)?;
- As ferramentas a serem adquiridas para a automação destes processos;
- Quantidade de licenças necessárias para uso do software;
- Serviços relacionados às contratações, como licença, consultoria, SLA de manutenção, entre outros…
A partir dessas informações você poderá ter uma estimativa do custo de investir na automatização de processos. Para auxiliar nesta mensuração, confira essa calculadora de projetos de automatização de processos.

O próximo passo é colocar na balança e comparar com os benefícios para provar o valor da automatização de processos.

Como provar o valor da automatização de processos?

Sabemos que a automatização dos processos de negócio acarretam custos. Por outro lado, ela é diretamente responsável pela redução dos mesmos. Uma vez que a automatização de processos reduz o tempo necessário para execução das tarefas, e consequentemente reduz o esforço e o custo necessário para concluí-las. Ou seja, automatização permite que você realize mais, com menos recursos.

Além disso, tarefas manuais do dia a dia são cansativas, e por serem feitas por seres humanos, podem acarretar em erros. Erros estes que demandam tempo para serem consertados, e custos para a sua organização.

Assim, automatizar os processos também acaba sendo uma excelente saída para reduzir a chance de falhas de rotina.

Além da redução de custos, o investimento na automatização de processos traz benefícios como:
- A ordem das atividades é mantida e regulada pelo BPMS;
- A realização das atividades previstas é garantida;
- Garantia das condições necessárias para encerramento de cada atividade;
- Controle de cadeias de responsabilidade (alçadas de decisão);
- Controle de papéis e responsabilidade;
- Padronização do produto/serviço;
Confira mais neste artigo todos os benefícios da automatização

Veja na prática como a automatização irá auxiliar sua empresa na redução de custos? Baixe agora nossa Calculadora ROI:

Concluindo

A partir do momento que seu negócio passa a contar com a automatização dos processos, a satisfação do seu cliente só tende a aumentar. Com a agilidade na gestão dos processos, os colaboradores passam a focar apenas nas atividades essenciais. Garantindo assim a satisfação dos mesmos, que consequentemente, irão voltar a adquirir o seu produto/serviço. Inclusive recomendá-lo.

Portanto, em um contexto em que há a busca constante pelo sucesso do seu cliente, a adoção acabará sendo um investimento assertivo a longo prazo.

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Caso você ainda tenha dúvidas de quanto a sua empresa precisa investir para ter todos os benefícios que um BPMS oferece, entre em contato com nossos consultores, ou agende uma apresentação.
14/12/2018
Por que muitos gestores ainda não trabalham por processo?
Uma pergunta que sempre carrego comigo é: Por que a grande maioria dos gestores ainda não conhece ou não possui uma gestão efetiva por processos? Para começar nossa análise, proponho outra pergunta: Qual é a missão de um gestor? É senso comum que todos os gestores devem promover resultados em suas equipes e buscar quatro pilares básicos:
- Atender seus clientes com excelência;
- Executar as atividades com maior rapidez;
- Assertividade na execução;
- Reduzir custos.
Como os gestores agem para conquistar esses resultados mínimos?

É fácil perceber que a maioria dos gestores está focada no dia a dia das ações gerenciais, levando seus colaboradores a resolverem problemas urgentes e importantes naquele momento. Assim, entram em um círculo vicioso e não têm nem tempo para inovações, nem para buscar por melhores soluções.

Muitos gestores só lembram de inovar na semana do planejamento estratégico. Como resultado, a bolha faz com que as pessoas se acomodem em suas posições e acabem contabilizando ganhos e diferenciais temporários.

Mas, onde está a verdadeira solução? Como diria Falconi, a solução é buscar o “óbvio”. Esse óbvio, no meu ponto de vista, está em entender e executar todas as tarefas de forma excelente, atribuindo responsabilidades e sempre norteando os envolvidos com regras pré-estabelecidas e controladas automaticamente, com o mínimo de intervenção humana.

Exemplos de utilização da informação a partir da sua origem

Além de vender, um vendedor deve disponibilizar a proposta comercial assinada. Se o cliente for novo, o vendedor ainda deve obter o CNPJ, contrato social e demais documentos – além de já promover o pré-cadastro, a área de contratos e faturamento – e, então, receberá a informação original.

Um recrutador que atua na seleção para contratação de um novo colaborador, ao disponibilizar em um sistema os documentos dos melhores candidatos e suas informações básicas, auxilia o gestor responsável pela contratação a avaliar a melhor a escolha com muito mais eficiência e eficácia.

O processo* somente pode caminhar para a próxima fase após o executor responsável informar todos os dados e anexar todos os documentos necessários. Um princípio simples e que gera resultados.

*Processo: (do latim procedere) é um termo que indica a ação de avançar, ir para frente (pro+cedere) e é um conjunto sequencial e particular de ações com objetivo comum. Pode ter os mais variados propósitos: criar, inventar, projetar, transformar, produzir, controlar, manter e usar produtos ou sistemas. Fonte: Wikipédia

Como chegamos neste patamar de automação?

Para isso, temos alguns passos a seguir:
1. Devemos definir qual é a missão e quais são os objetivos do seu time ou área, e o que esse grupo de pessoas efetivamente deverá entregar para os clientes e/ou para as outras áreas da empresa.
2. Mapear, modelar e definir as regras do que deve ser feito para atingir os resultados esperados, independentemente de como o processo é executado hoje. Mapear um processo parece uma tarefa simples, mas não é!
  Trata-se do momento crítico de sucesso, pois é quando as pessoas conhecedoras do processo devem se reunir para definir todas as situações possíveis. Ao reunir os integrantes da equipe deve-se detalhar cada atividade.
  Neste momento será fácil perceber que existem muitas regras e situações não contempladas no processo original, ou que ficam à mercê do bom entendimento do executor. De fato, são estas as situações que geram estresse no dia a dia, passando desapercebidas, e são elas as principais causas de riscos e desgastes de relacionamentos. Pela minha experiência esta é a fase de maiores dificuldades e é primordial para a efetiva conquista de um novo patamar de gestão automatizada.
3. Considerando que você concluiu a fase 2 com sucesso, a atividade agora é automatizar o processo com uma solução de BPM e GED. Com a gestão efetiva de processos (BPM) os gestores podem conquistar processos eficientes e garantir a notoriedade para sua equipe.
Quer saber mais?

No início citei os quatro pilares básicos que gestores buscam (atender seus clientes com excelência; executar as atividades com maior rapidez; assertividade na execução e redução de custos). Para alcançar esses resultados, acredito que gestores devem garantir que suas equipes tenham as ferramentas necessárias para alavancarem a produtividade, o que nos leva, inevitavelmente, à questão da automação.

Para se aprofundar mais no que foi tratado neste artigo, deixo algumas sugestões de leitura:
27/11/2018
Lean, Six Sigma e BPM: uma aliança de resultados
Quando pesquisamos sobre iniciativas de melhorias de processos é comum – e muito provável – nos depararmos com as metodologias Lean e Six Sigma. Ambos os métodos são originários da simplificação dos processos de fabricação. Todavia, podemos aplicá-los aos mais variados processos de negócios.

Como veremos, a metodologia Lean busca simplificar o fluxo de um processo com o objetivo de eliminar desperdícios e atividades sem valor agregado. Já o Six Sigma foca na qualidade e, por consequência, na redução de defeitos.

Ok, mas se estamos falando de processos, temos que incluir mais outro personagem na história, que seria uma solução de Gestão de Processos de Negócios, ou simplesmente BPM. E para você entender a ligação do que falamos até aqui, convidamos a investir alguns minutos na leitura deste artigo. Vamos lá?

O que é Metodologia Lean?

Traduzido para o português, Lean significa “enxuto” e a ideia é esta mesma: simplificar (enxugar) um fluxo de processo até que atividades e desperdícios sem valor agregado sejam eliminados. Quando falamos de processos, nos referimos a todos os tipos: processos de fabricação, de produção, de serviços etc.

A metodologia Lean foi inspirada no Toyota Production System (TPS), ou seja, no Sistema Toyota de Produção. A filosofia por trás do Lean é conhecida por “just in time”, ou “tempo certo” em português. Ela parte do princípio que uma empresa deve produzir apenas o que o mercado solicita, dessa forma evitando estoques lotados e desperdícios de materiais e recursos financeiros. Seria, em bom e velho português, enxugar ao máximo a produção de modo a atender aos pedidos dos clientes.

Na produção de um produto, o Lean enfatiza a necessidade de cortar atividades sem valor agregado ou desnecessárias. Para determinar o que agrega ou não valor ao processo deve-se considerar se um cliente estaria disposto a pagar por ele. O que obtiver resposta negativa deve ser eliminado, deixando, ao final, um processo totalmente otimizado e lucrativo que fluirá de maneira suave e eficiente.

Parece a solução para muitos problemas, não é mesmo? A questão toda é que, se de um lado a metodologia Lean promove processos de negócios rápidos, por outro há o risco de que se tenha uma certa falta de qualidade. Isso porque completar uma atividade rapidamente apenas para otimizar tempo, mas sem as devidas verificações, pode resultar em um ambiente propenso a retrabalhos. Para lidar com isso temos o Six Sigma.

O que é Six Sigma?

O Six Sigma é uma das metodologias de melhoria de processos que possibilita empresas a usar dados para eliminar defeitos em produtos e ou serviços. Trata-se de uma ferramenta de qualidade que atualmente desempenha um papel importantíssimo para que produtos ou serviços possam ser entregues sem erros ou falhas.

Para entender melhor, um processo Six Sigma é aquele em que 99,9996% dos produtos fabricados (itens processados) são estatisticamente esperados como quase livres de defeitos (3,4 defeitos por milhão). Portanto, o Six Sigma foca no problema que causa defeitos e corrige-os.

Para melhorar um processo, um especialista em Six Sigma utiliza técnicas qualitativas e quantitativas. Algumas dessas técnicas incluem o Controle Estatístico de Processo (CEP ou SPC), gráficos de controle, Análise do Modo e Efeito de Falha (FMEA) e mapeamento de processo. O Six Sigma aplica a abordagem DMAIC para a solução de problemas, que em português significa:
- Definir – defina o problema, a atividade de melhoria, a oportunidade de melhoria, as metas do projeto e os requisitos do cliente (internos e externos).
- Medir – meça o desempenho do processo.
- Analisar – analise o processo para determinar as causas da variação, desempenho ruim (defeitos).
- Melhorar – melhore o desempenho do processo, abordando e eliminando as causas principais.
- Controlar – controle o processo e o desempenho futuro do processo.
E qual metodologia é melhor, Lean ou Six Sigma? Indo bem direto ao ponto, tratar de melhoria de processos não se trata de escolher entre uma ou outra. O ideal, para resultados positivos, é uma combinação de ambas. É aí que temos o Lean Six Sigma.

O que é Lean Six Sigma?

Acompanhe o raciocínio:
- A Metodologia Lean elimina o desperdício (sem valor agregado) e promove a padronização e o fluxo do trabalho,
- Já o ponto de concentração do Six Sigma é na redução da variação do processo e no aprimoramento do controle do processo.
Perceba que, ao final, o objetivo das metodologias Lean e Six Sigma é o de fornecer ao cliente a melhor qualidade, custo, entrega e um novo atributo com agilidade. Como juntamos o melhor dos dois mundos, temos que alguns dos princípios fundamentais do Lean Six Sigma são:
- É o cliente quem define o valor (valor é aquilo que o cliente está disposto a pagar pelos produtos e serviços certos, no tempo certo, na qualidade esperada).
- Remova etapas e desperdícios sem valor agregado.
- Nenhum processo é sempre perfeito, por isso, há sempre margem para Melhoria Contínua.
- Utilize dados.
- Padronize suas atividades.
Muitas empresas começam com uma abordagem Lean, especialmente para tornar o local de trabalho o mais eficiente e eficaz possível, com redução do desperdício. Ao serem identificados problemas de processo, o Six Sigma é aplicado e, assim, temos o Lean Six Sigma.

Onde entra o BPM na história?

Tanto o BPM quanto o Lean Six Sigma têm o objetivo de ajudar empresas a gerenciarem e otimizarem melhor seus processos. No entanto, um dos desafios da implantação do Lean Six Sigma na empresa está na coleta de dados e nos controles que devem ser implementados, pois ambas funções são trabalhosas.

O problema é resolvido com a implementação de uma solução de BPM (Business Process Management), a qual, basicamente:
- Organiza atividades em torno de resultados – e não de tarefas – para garantir que o foco seja mantido;
- Corrige e melhora processos antes da automação;
- Padroniza processos em toda a empresa para que possam ser mais facilmente entendidos e gerenciados, e tenham seus erros e riscos reduzidos;
- Habilita a melhoria contínua para que as mudanças possam ser estendidas e propagadas ao longo do tempo;
- Melhora os processos existentes, em vez de criar novos.
Imagine um fornecedor de peças que decide reduzir o tempo de entrega. Com o Lean Six Sigma a empresa faz o mapeamento do fluxo de valor e identifica os principais pontos que contribuem para o atraso. O mapa é quebrado em processos de nível inferior até que a equipe conheça os principais pontos de falhas, gargalos e desperdícios. É aí que entra e a tecnologia BPM.

Uma solução de Business Process Management é utilizada para implementar o processo e os controles em torno das áreas que estão atrapalhando o objetivo de ser cumprido (que é a redução do tempo de entrega das peças). No exemplo, descobriu-se que a atividade de aprovações dos pedidos estava demorando para ser executada, pois ainda precisava-se preencher alguns dados manualmente. Ao realizar uma melhoria no processo por meio do BPM os controles passaram a ser automatizados e os dados foram automaticamente inseridos nas atividades correspondentes.

Para fechar…

Talvez o maior benefício em ligar uma ferramenta de BPM com Lean, Six Sigma ou Lean Six Sigma, esteja no fato de que soluções de Business Process Management possibilitam uma visão ampla do processo (o chamado “big picture”). Ao conseguir analisar o fluxo de um processo será possível mapeá-lo a fim de encontrar inconsistências.

A metodologia Lean é sobre redução de desperdício, enquanto que Six Sigma tem uma abordagem centrada em dados para eliminar defeitos em produtos e/ou serviços. Se pensarmos em juntarmos os dois (Lean Six Sigma) teremos uma metodologia que não apenas reduzirá desperdício, mas também focará na qualidade.

Sabe o “big picture” citado no início deste tópico? Pois bem, é a solução de BPM que possibilitará uma análise mais aprofundada de cada etapa de um processo, a fim de que possam ser identificados pontos de melhoria visando tanto redução de custos quanto aumento de qualidade.

Agora que chegamos ao fim, nosso convite é para que você se aprofunde um pouco mais no universo do BPM. Temos alguns artigos que podem ajudar:
Esperamos que este artigo tenha sido útil a você. Em caso afirmativo, fique à vontade para compartilhar este artigo com seus colegas. Até a próxima!
30/10/2018
5 passos para construir um Business Case de BPM
O aumento da popularidade do Business Process Management (BPM), ou, em português, Gerenciamento de Processos de Negócio, não é uma surpresa, uma vez que seu sucesso e valor foram comprovados por diversas organizações. Apesar disso, ter o apoio e o aceite da sua implantação pode ser mais difícil do que o esperado. Para isso, criar um Caso de Negócio de qualidade para o BPM pode fazer toda a diferença. Mas o que é um Business Case?

Business Case

O objetivo de um Business Case (ou Caso de Negócio) é capturar as intenções da criação de um novo projeto ou tarefa. Ele pode ser apresentado como um documento bem estruturado ou em uma apresentação. Ele descreve as perspectivas necessárias que envolvem o projeto, como: fatores econômicos, viabilidade financeira, análise de mercado e esforço dos colaboradores. Pontos essenciais na elaboração de um Business Case envolvem:
- Resultados históricos (quando disponível)
- Análise de Riscos e formas de evitar
- Análise de Custos x Benefícios
- Plano de Implantação
Os passos abaixo descrevem uma metodologia para o contexto de um projeto BPM que pode auxiliá-lo nessa tarefa árdua:

1) Identificar os processos a serem tratados

Definir os processos que serão incluídos no projeto é crucial, pois a escolha de processos não maduros e complexos demais podem causar dificuldades. Por isso, devem ser escolhidos os mais claros e com maior potencial de sucesso. Possíveis candidatos de escolha geralmente se repetem em diversas organizações:
- RH
- Cadastro de Clientes
- Gestão de Contratos
- Controle de Transferências
A ferramenta Fusion possui aceleradores que se especializam nessas áreas e que você pode se basear como possíveis exemplos.

2) Definir o ponto de partida (AS-IS)

Nessa etapa é estabelecido o estado atual dos processos, sendo importante entender o “porquê”, “quando” e “por quem” do trabalho atual. Portanto, o primeiro passo é delinear quem é responsável por cada aspecto do processo e como as etapas subsequentes são afetadas.

Depois dessas determinações gerais, o próximo passo é avaliar o grau que as responsabilidades se sobrepõem ou se relacionam. Caso um participante necessite a ação de outro para proceder, isso deve ficar claro e documentado. O mesmo princípio deve ser aplicado com arquivos e dados, principalmente se a disponibilidade desses afetam a performance ou bloqueiam a execução.

Para mais informações: Mapeamento de Processos: por onde começar?

3) Definir o que será considerado sucesso

Métricas e critérios são importantes para estabelecer o que tornará o projeto como bem-sucedido, uma vez que não é possível melhorar o que não pode ser medido. Garanta que as métricas não sejam somente quantitativas, como tempo e custos, mas também qualitativas:
- Maior excelência no atendimento do Cliente
- Facilidade no aprendizado do processo
- Menor recorrência de erro
- Maior produtividade dos funcionários
4) Otimização (TO-BE)

Baseando-se nos gargalos e deficiências dos processos identificados pela segunda etapa, é remodelado o processo com as melhorias possíveis. Além disso, existem outros benefícios que surgem com uma implementação BPM Suite completa:
- Automatização de tarefas
- Acesso e visibilidade de dados entre diversos departamentos
- Adaptação e iteração rápidas de processos
- Coleta sistemática de métricas
- Geração automática de Relatórios
- Controle de evidências e auditoria
Verificar se é possível incorporar esses benefícios nos processos envolvidos pode ser o diferencial para uma análise do projeto positiva. Para automatização do processo, pode-se utilizar a Calculadora de Projetos de Automatização de Processos criada pela Neomind para auxiliá-lo no cálculo de esforço necessário.

5) Definir o Retorno sobre Investimento (ROI)

É inevitável que uma das primeiras perguntas sobre um projeto seja o quanto ele custará e quando ocorrerá o retorno do valor. Para responder essa questão é utilizado o ROI que quantifica os benefícios e custos obtidos pelas etapas 1-4. Também irá correlacionar os dados adquiridos com os potenciais cortes de custos e gastos necessários.

Os custos em um projeto BPM geralmente envolvem:
- Licença de Software
- Implantação do Sistema
- Hardware e Infraestrutura
- Manutenção
- Treinamento
É importante diferenciar os custos recorrentes dos únicos.

Conclusão

O Gerenciamento de Processos de Negócio é focado no processo e integração com ferramentas de software e apresenta resultados comprovados. A implantação da ferramenta em uma empresa pode ser difícil, mas provar seus benefícios pode ser um desafio maior. Porém, seguindo os passos apresentados é possível criar um Business Case de sucesso para justificá-lo. Se for bem-sucedida, essa metodologia terá uma fundação estabelecida que poderá ser reutilizada para a implantação do BPM em outras áreas.

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Referências:
Oracle, Villanova University, IMS, OpenText, Navvia
22/10/2018
Melhorando processos de devolução de mercadorias com uma solução BPMS
Com a proximidade de datas de alto apelo comercial, como Black Friday, o próprio dia das crianças, que já passou, bem como o início de campanhas de impacto em massa para as vendas de final de ano, um dos problemas operacionais que impactam de forma negativa as cadeias de suprimentos das empresas é o alto volume de devoluções gerado, tanto nos modelos B2C quanto no B2B. Isso acaba resultando em custos que poderiam ser evitados, desgastes de imagem junto aos clientes, falta de controle, entre outros.

Nestes processos de devolução o volume de empresas, pessoas e até sistemas de software envolvidos é alto. A dificuldade de viabilizar uma gestão efetiva para toda essa cadeia – e ainda mantê-la de forma transparente ao seu cliente ou fornecedor – é de extrema complexidade, especialmente porque existem inúmeros problemas que podem ocorrer em pontos como: fabricação do produto, qualidade, embalagem, transporte, distribuição no ponto de venda etc.

Como melhorar processos de devolução de mercadorias?

Este é um típico cenário de negócio em que uma solução de BPMS que contemple toda a cadeia envolvida nestas devoluções seja essencial para integrar os envolvidos e realizar a jornada de forma rápida, transparente e com o menor custo possível. Importante destacar que nesta cadeia temos que contemplar o cliente (pessoas físicas ou jurídicas), transportadoras, indústria e áreas afins responsáveis pelo produto como Customer Success, Almoxarifado, Fiscal, Qualidade, Logística, Jurídico, entre outras possíveis.

Dentre os objetivos do BPMS nos processos de devolução de mercadorias estão: encurtar e integrar caminhos para cada um dos envolvidos na cadeia, trazer benefícios diretos à operação e realizar a orquestração das decisões tomadas em cada etapa.

Benefícios do BPMS nos processos de devolução de mercadorias

Sob a lupa dos benefícios, podemos citar várias situações que o BPMS pode ajudar a resolver, como:
1. Reincorporação dos itens devolvidos por motivos menores ao estoque disponível;
2. Controle efetivo de descartes de itens e gestão de suas causas;
3. Controle financeiro efetivo sobre liquidações, créditos e débitos sobre todos os envolvidos (Duplicatas, Notas de Crédito e Débito, títulos diversos etc.);
4. Creditar quem deve ser creditado e debitar quem deve ser debitado;
5. Identificação de pontos falhos;
6. Ganho operacional sobre o tempo de funcionários, transportadores e clientes;
7. Controle de descartes geradores de sinistro e seu efetivo controle pelo jurídico;
8. Controle de responsabilidade do transportador;
9. Alto acoplamento com os sistemas internos de controle de produção, faturamento e transportes (ERP, TMS etc.);
10. Integração total com contas a pagar e a receber;
11. Transparência e visibilidade de todo o fluxo de valor;
12. Jornada do cliente e dos envolvidos bem definida;
13. Menor esforço operacional com a aplicação de automações/integrações;
14. Informações qualitativas e quantitativas disponíveis.
Resumindo

Ao avaliar todo este cenário é possível afirmar que o grande apelo de trabalhar com processos de devolução de mercadorias sob a ótica do BPMS é a junção do controle com a previsibilidade.

Em pleno 2018, ainda é muito comum, principalmente quando analisamos o ambiente de negócios que as empresas, indústrias, transportadores e seus clientes estão inseridos, vermos o macro cenário de nosso país com estradas ruins, segurança jurídica fraca, problemas de ética e intempéries das mais variadas possíveis que colidem diretamente com a necessidade de se ter um ambiente de negócios saudável e previsível.

Neste ambiente tão antagônico, quanto mais previsível, controlado, sistêmico e automático forem os controles existentes – principalmente sobre aqueles processos geradores de custo operacional, como são os processos de devolução de mercadorias -, mais a cadeia envolvida na jornada tem a ganhar.

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Gostou do artigo? Deixe um comentário contando o que achou. Além disso, não esqueça: fique de olho no Blog da Neomind e acompanhe nossos conteúdos:
15/10/2018
Assista a todos os webinars de 2018
Durante 2018, produzimos diferentes conteúdos em nosso blog e em nossos webinars sobre tecnologia, inovação e gestão.

Para facilitar o acesso às transmissões, reunimos todas nesta página.

[Webinar] O impacto da Portaria 315 nas IES: obrigatoriedade do acervo acadêmico digital
- O que diz a Portaria 315 de abril de 2018: as exigências do MEC;
- As mudanças e perspectivas que as normas trazem ao segmento de ensino superior;
- Como as IES podem se beneficiar da gestão documental;
- Como o Fusion Platform auxilia na gestão documental de Acervo Acadêmico Digital.
[Webinar] Como o Grupo H. Egídio automatizou processos com o Fusion Platform
- Como foi a escolha da solução (Fusion Platform);
- Como foi a experiência dos envolvidos com a implantação;
- Quais eram os desafios e quais são as melhorias já observadas;
- O processos modelados e as áreas beneficiadas.
[Webinar] As Is To Be: o que é e como aplicá-lo
- O que é mapeamento de processos AS IS TO BE?;
- Como mapear processos;
- As vantagens de mapear processos: por que mapear?;
- Dicas de mapeamento AS IS TO BE.
[Webinar] Business Intelligence x Business Analytics: quais as diferenças e benefícios?
- O que são Business Intelligence e Business Analytics;
- Benefícios;
- Diferenças entre BI e BA;
- Como colocar em prática com o Fusion Platform.
[Webinar] Como otimizamos nossos processos de RH com o Fusion Platform
- Conheça os fluxos que mais deram resultado na Neomind;
- Como aconteceu o mapeamento e modelagem dos processos no setor;
- Benefícios para o RH, gestores e colaboradores;
- A relação dos processos com a cultura Paperless.
[Webinar] Como implementar o BPM nas empresas
1. Por onde começar? Definindo os participantes do projeto;
2. Analisando e melhorando processos;
3. Como monitorá-los com o BPM;
4. Como identificar e mapear processos?;
5. Quais processos priorizar e automatizar?;
6. Erros comuns cometidos na hora da implantação.
[Webinar] Metodologias de gestão: quais são e como aplicá-las na sua empresa
- Conheça as metodologias de gestão (BSC, GDP, PDCA, KPI, OKR);
- Dúvidas Frequentes;
- Como implementá-las com flexibilidade e facilidade;
- Na prática: exemplos reais.
[Webinar] Aumentando a segurança com o protocolo HTTPS
- O que é o protocolo?
- As vantagens da implementação
- Como fazer a configuração?
- Onde devo usá-lo?
- Tipos de certificados.
[Webinar] Transformação Digital: conceitos, tendências e casos de sucesso reais
- O que é Transformação Digital;
- Os impactos da Transformação Digital em dados;
- As perspectivas para 2019 e 2020;
- A transformação do mundo por meio da evolução da tecnologia;
- A Transformação Digital no Brasil;
- Casos de sucesso reais, implementados pela Neomind.
[Webinar] Sistemas de Compliance: uma nova era na realidade dos negócios
- Antecedentes do Compliance no Brasil;
- Cultura de Boas Práticas e Compliance;
- Compliance e Gestão de Processos e Gestão de Documentos;/li>
- Universalização do compliance com a Lei Anticorrupção de 2013;
- Como estruturar o Programa de Compliance?;
- O papel da Transformação Digital na era do Compliance.
[Webinar] 7 problemas no controle de tarefas por e-mail e como evitá-los
- Conheça os principais problemas;
- Melhorando o controle de tarefas;
- Como evitá-los?;
- Benefícios de controlar tarefas com um BPMS.
[Webinar] Como otimizar a Gestão de Metas e Estratégia
- O que é Gestão de Metas e Estratégia;
- O que são os aceleradores?;
- Como otimizar sua Gestão de Metas com o Fusion Platform + Acelerador de Gestão de Metas;
- Benefícios da Gestão de Metas.
[Webinar] Como potencializar seu sistema de gestão com BPM
- O que é um ERP, suas vantagens e desvantagens;
- As diferenças entre BPM e ERP;
- Potencializando seu ERP com o Fusion Platform;
- Conflitos nas empresas e por que acontecem?
- Como o BPM preenche as lacunas do ERP.
[Webinar] Performance em Ambientes do Fusion
- Ferramentas de banco de dados;
- Monitoramento de máquina virtual Java;
- Análise do Sistema Operacional;
- Dimensionamento de ambiente.
10/10/2018
Por que automatizar processos com software BPM?

Para começar, o processo de automação de processos com software BPM é o próximo passo a ser dado pelas organizações que implementaram a Gestão por Processos. Isso porque, para poder automatizar processos em uma empresa, a cultura de Gestão por Processos deve estar amadurecida.

Em um primeiro momento, é comum as empresas não automatizarem os processos em 100%. Muitas vezes, algumas atividades que poderiam ser automatizadas acabam ficando em rotinas parcialmente manuais por questões de conflito entre regras de negócio. Após um período de ajuste e implementação da cultura de Gestão por Processos é que vemos a automatização destas atividades.

O objetivo principal da implantação do BPM é definir, executar, mensurar, analisar, avaliar, otimizar e monitorar procedimentos organizacionais gerando métricas de todos os processos. Portanto, automatizar processos da sua empresa com BPM significa que algumas informações importantes para as tomadas de decisões estratégicas são geradas mais precisamente.

Veja tudo sobre a Automatização de Processos neste webinar:

Alguns casos comuns de implementação de automatização

(Foto: Reprodução).

Automatizando uma central de atendimento
Muitas empresas possuem uma caixa de correio para a qual são enviadas reclamações, ouvidoria, ou outro tipo de e-mail de recepção massiva. Para automatizarmos basta colocar uma inteligência bem simples como “ler esta caixa de e-mail” com base em regras informadas pelo usuário. Esta automatização passa a classificar os e-mails e, assim, o antigo responsável poderá realizar tarefas mais produtivas do que simplesmente classificar um e-mail.

Indústria 4.0
Outro exemplo é na área da indústria. Já estamos vivendo a quarta revolução industrial, chamada de Indústria 4.0, na qual os equipamentos estão integrados aos sistemas de gestão da empresa. É muito comum as organizações realizarem vistorias do seu produto no chão de fábrica em papeis contendo checklists com os itens a verificar.

Após o checklist estar preenchido, o mesmo é depositado em uma caixa e segue seu processo de digitalização/armazenamento. Porém, se tivermos que realizar uma auditoria, ou rastrear um dia e hora específicos, a tarefa será bastante onerosa. Agora, se implementarmos um processo de controle com o BPM e atrelado a isso fornecermos um dispositivo móvel aos operadores que realizam este checklist, já estaríamos coletando em tempo real as informações dos equipamentos.

Vamos um pouco mais longe. Imagine a seguinte inteligência: quando o operador informar que a matéria-prima está abaixo de um % determinado, um processo é iniciado ao setor de compras. Quanto tempo não teríamos ganho? Só o fato do operador ter que preencher uma requisição de compra por falta de material ia ser um bom tempo perdido em atividades que podiam agregar valor.

Automatizando contas a pagar e armazenando de forma automática as notas
Na área de recebimento, todo dia, no final do expediente, precisamos imputar as notas recebidas e enviadas. Aqui podemos fazer uso de tecnologias de mercado, como OCR, para realizar a leitura de notas digitalizadas e processadas automaticamente. Ou, ainda, se recebermos os XMLs das notas fiscais automatizar sua recepção e validar no SEFAZ, algo que muitos ERPs já oferecem.

Agora podemos integrar isto ao BPM e disparar atividades de verificação de mercadorias recebidas das notas que são processadas. Além disso, o sistema pode notificar as áreas afetadas e as notas, separadas por fornecedores/clientes/mês/ano, podem ser organizadas automaticamente no sistema de Gestão Eletrônica de Documentos (GED).

Os exemplos citados são uma pequena parte do mundo de processos automatizados com o BPM. Cada dia mais o BPM faz parte das organizações. Como você pode ver, o BPM não fornece somente um processo estruturado, transparente e organizado, mas é também uma ferramenta de auxílio para a gestão do conhecimento.

5 Passos para automatizar processos

Abaixo elencamos o passo a passo para a automatização de processos com um software de BPM:

1 – Converse com os donos dos processos
Antes de automatizar processos já existente devemos entender o negócio por trás, suas regras e motivos de ele ser do jeito que é.

2 – Identifique os gargalos
Após a implementação de processos muitas atividades que antigamente eram manuais passam a ser mais eficientes, mas ainda assim sempre há espaço para melhorar. Por exemplo, se um funcionário faltar, o processo para?

3 – Planeje a automação
O que precisamos para automatizar processos? Será necessário desenvolvimento? Aquisição de novos sistemas? O sistema com o qual preciso integrar permite este tipo de integração?

4 – Implantação
Hora de implementar a automação. Realize treinamentos com os usuários afetados, explique a mudança e como ela melhorará no seu dia a dia. É muito importante que os usuários afetados entendam o motivo e os benefícios. Lembre-se que o pior inimigo é a falta de entendimento!

5 – Monitore
É muito importante monitorar o comportamento das automações criadas. Com o monitoramento conseguiremos as métricas necessárias para justificar os possíveis gastos gerados e mostrar aos stakeholders a importância destas automações.

Analise a viabilidade de investimento em uma solução de BPM em nossa calculadora gratuita. Baixe agora!

Para fecharmos

Com as novas tendências de Machine Learning e Big Data cada dia mais fortes, as soluções BPM estão se tornando cada vez mais importantes no momento de automatizar processos aplicando o conceito de RPA (Robotic Process Automation). Temos um artigo sobre o assunto. Para saber mais, acesse: O que é o Robotic Process Automation (RPA) e como os processos de negócios podem ganhar com a tecnologia?

03/09/2018
Gestão DE Processos ou Gestão POR Processos? Saiba as diferenças

Gestão de Processos ou Gestão por Processos? Entenda as diferenças

Apesar de parecer a mesma coisa, a Gestão DE processos se difere da Gestão POR processos. Estas duas junções ainda são temas que causam diversas discussões.

Afinal, tratam-se de dois modelos de gestão que se completam. Porém, trazem consigo conceitos e diretrizes que fazem toda diferença em suas aplicações.

Quando tratamos de modelo de gestão, ao buscarmos conteúdo dentro da literatura somos remetidos a seguir com o modelo de gestão DE processos.

No entanto, ao realizarmos consultas e pesquisas de referências dentro das organizações modernas, já há a utilização da gestão POR processos.

Como resultado, acaba que esta falta de definição faz com que tenhamos ainda mais dúvidas.

Para esclarecer a questão de uma vez por todas, saiba a diferença entre a Gestão DE Processos e a Gestão POR Processos. Assim como, as características de cada termo e como cada pode se encaixar na sua empresa. Acompanhe:

Primeiro, o que é a Gestão de Processos?

Processos sempre estiveram presentes nas organizações e em qualquer tipo de negócio. Seja para a compra de materiais, admissão de um colaborador, no recebimento e pagamento de contas, entre outros.

Mas, o que são processos? Segundo o Business Dictionary, um processo é uma sequência de procedimentos interdependentes e vinculados. Neste sentido, em cada estágio, consomem um ou mais recursos (tempo do funcionário, energia, máquinas, dinheiro) para converter entradas (dados, materiais, peças, etc.) em saídas.

Assim, as saídas servem como entradas para o próximo estágio até que uma meta conhecida ou resultado final seja atingido.

Na prática, basta pensar como ocorre dentro da sua empresa. Quando um produto é finalizado, não é necessário iniciar um novo processo para compra de insumos para novas produções?

De forma resumida, o conjunto de atividades dentro da empresa pode ser considerado um ou parte de um processo.

Até algumas décadas, as atividades aconteciam sem o auxílio de uma metodologia específica. Foi aí que surgiu a Gestão de Processos, que no mundo corporativo é conhecida como Business Process Management (BPM).

E a Gestão por Processos?

Enquanto a Gestão de Processos é utilizada para representar a metodologia e as ações específicas conhecidas na área, a Gestão por Processos visa à integração de todas as áreas baseadas em processos. Neste sentido, estrutura e integra os processos funcionais dentro das organizações.

Empresas tradicionais se desenvolveram fundamentadas na cultura de gerenciar processos e atividades em cada departamento. Já as que são orientadas a processos, as que aplicam a Gestão por Processos, buscam usar sistemas de gestão para gerenciar tudo que envolve a empresa e seus setores.

Desta forma, isso faz com que o gerenciamento se torne mais amplo e sistêmico, com menor interferência de gestores departamentais. Assim, objetivo principal é o de otimizar a performance da organização.

Afinal, a gestão por processos busca integrar todos os processos da empresa tendo como resultado final um objetivo em comum. Desse modo, os processos são conduzidos de maneira mais organizada e gerenciada favorecendo toda a companhia, e não apenas um departamento ou setor específico.

Neste sentido, a gestão por processo proporciona uma visão holística da empresa, sendo mais eficaz para a tomada de decisão. Além disso, é mais fácil identificar gargalos, e as equipes e setores são mais integrados e colaborativos.

Resumindo: quais são as diferenças?

‍Basicamente, uma empresa que faz gestão de processos tem suas tarefas e atividades mapeadas e monitoradas com total controle. Desta forma, sabem que todos os processos irão ocorrer conforme o planejado e a descrição de execução.

Quando se adota a gestão por processos possui conectividade entre os processos, favorecendo uma visão ampla e completa da organização. Neste sentido, as atividades são integradas e o resultado advém do esforço de um todo correlato.
De fato, empresas que atuam com a gestão por processos estão mais focadas em desenvolver suas atividades com o intuito de garantir a satisfação dos clientes.

Com a cultura de uma empresa orientada a processos, tomadas de decisões, gestão de colaboradores, envio e visualização de documentos e interação entre equipes passam a ser atividades integradas, melhorando a produtividade de modo geral.

Além disso, ocorre o alinhamento da estratégia para o desenvolvimento do produto ou serviço para o cliente. Neste momento, ter indicadores disponíveis para tomadas de decisão se torna algo essencial.

Indiscutivelmente a gestão por processos é muito vantajosa para as empresas. No entanto, sua aplicação requer que a gestão esteja voltada a analisar a cadeia de valor por completo. Focando para que as atividades e processos estejam voltados para criar valor ao cliente.

O sistema de BPM no contexto

A Transformação Digital é um grande aliado às empresas que procuram gerenciar seus processos. Afinal, proporcionam ferramentas capazes de automatizar e otimizar as atividades rotineiras, facilitando a execução e a comunicação interna.

Neste sentido, os softwares são fundamentais tanto para a gestão de processos como a gestão por processos.

Apesar de cada termo contar com um objetivo específico, ambos representam, de modo geral, conceitos como a melhoria contínua, processos claros e simples, organização de setores e mais assertividade na tomada de decisão em qualquer tipo de organização.

Neste sentido, a Neomind desenvolveu o módulo de BPM, o qual realiza integração e o gerenciamento POR processos estruturados. Desta forma, proporciona eficácia e agilidade nas respostas, potencializando os resultados da empresa, com maior transparência e colaboração dos envolvidos.

De fato, o Fusion Platform possibilita as empresas reduzir os erros nos processos e automatizar atividades repetitivas e manuais. Além disso, proporciona melhora no desempenho, alta performance, viabilizando maior competitividade e assertividade ao negócio.

O intuito em adotar um software BPM é a praticidade para exercer as atividades. Por isso, o Fusion Platform da Neomind é uma ferramenta low-code, totalmente adaptável às suas demandas, e amigável ao usuário.

Quer saber como a gestão de e/ou por processos acontece na prática? Experimente o Fusion Platform gratuitamente, ou converse com nossos consultores.

Seja buscando uma gestão de processos, ou gestão por processos, a Neomind é parceira do seu negócio.

Sua empresa realiza a gestão por ou de processos? Conte para nós como está sendo a sua experiência. Ou, se ficou com alguma dúvida, nos escreva nos comentários. Prontamente iremos te ajudar.

Produzimos também recentemente um e-book com tudo que envolve o Business Process Management! Confira:

Referências
Administradores, Baguete, Blog Intellisights,</r-processos-nao-sobrevive-sem-visao-sistemica”> FNQ, PPQ e SOL7

27/08/2018
Mapeamento de Processos: por onde começar?
Um processo é uma série de ações que, quando tomadas, atingem um resultado determinado. Por exemplo, vamos imaginar um processo de contratação de funcionário. Para que possamos concluí-lo, será preciso ter a descrição do cargo, anunciar a vaga, fazer a triagem de currículos, contatar candidatos por telefone, marcar entrevistas, aplicar testes, selecionar o ideal, negociar salário e, por fim, chegar na contratação.

Como você pode ver, um processo transforma entradas em saídas (inputs em outputs). De um lado você tem um objetivo e, de outro, as etapas para alcançá-lo. O exemplo acima foi sobre um processo de RH, mas, logicamente, a Gestão de Processos se aplica a todas as áreas de uma empresa.

Quando falamos em Gestão de Processos estamos também tratando de melhoria contínua. Em outras palavras, sabe o exemplo do processo de contratação de funcionários? Ao colocá-lo em prática imagine que tenhamos percebido algumas inconsistências. Nesse caso devemos estudá-lo para melhorá-lo, concorda? É exatamente para falar sobre melhorias em processos que hoje convido você a conhecer sobre o Mapeamento de Processos.

Confira a seguir:
O conteúdo deste artigo também está disponível em nosso canal no Youtube. Assista!

O que é Mapeamento de Processos?

Em inglês Process Mapping, o Mapeamento de Processos identifica todas as etapas, partes envolvidas, objetivos, decisões e fluxo de um processo existente. Mais especificamente, o Mapeamento de Processos:
- Apresenta as várias atividades contidas em um processo;
- Mostra claramente como cada atividade transforma entradas em saídas;
- Descreve o fluxo de atividade;
- Indica as decisões que devem ser tomadas ao longo do fluxo;
- Demonstra as inter-relações e interdependências entre as etapas do processo.
O Mapeamento de Processos de negócios é uma ótima maneira de tornar compreensível todas as etapas necessárias de um fluxo de trabalho. Por meio dele, todos os envolvidos (de gestores a colaboradores) conseguem ter uma visão geral de como os processos são executados, como podem ser aprimorados e quantas etapas são necessárias para conduzi-los até o fim.

Por que mapear processos?

Peter Drucker disse que “se você não pode medir, não pode gerenciar”. Um dos principais benefícios do Mapeamento de Processos é que ele permite que a empresa mensure seus projetos. Utilizando a lógica de Drucker: ao conseguir medir um processo você estará apto a gerenciá-lo de maneira muito mais eficiente e, com isso, de melhorá-lo.

Ainda relacionado às vantagens do Mapeamento de Processos, imagine que você queira fazer uma mudança no produto da sua empresa, porque acredita que isso atrairá mais clientes. Acontece que fazer uma mudança apenas por fazer pode acabar custando caro.

O mesmo acontece com seus processos de negócio: realizar mudanças sem realmente entender como um processo funciona pode resultar em custos para o seu negócio. O Mapeamento de Processos permite que você entenda como e por que o processo funciona, tornando muito mais precisa qualquer ação para melhorá-lo.

Assim, entendemos que o Mapeamento de Processos possibilita que uma organização:
- Meça com que eficiência se o processo está funcionando;
- Reúna informações para entender onde estão as ineficiências, os gargalos e/ou desperdícios do processo;
- Desenvolva/Aprimore processos para reduzir ou eliminar ineficiências, gargalos e/ou desperdícios.
Que tal se aprofundar mais no assunto? Baixe nosso estudo completo e veja como identificar o cenário em que a sua empresa se encontra e quais as vantagens de realizar o mapeio orientado a automatização.

Como mapear processos?

Ok, entendemos o que é e qual a importância do Mapeamento de Processos. Agora, vamos ao X da questão: por onde começar?

Em primeiro lugar, é fundamental incluir todos os envolvidos, pois todos precisam entender claramente quais são os objetivos do processo além de concordar com os prazos e com as atividades do fluxo.

O fluxograma pode ser criado manualmente, mas o recomendável é utilizar uma ferramenta de Gerenciamento de Processos de Negócios (BPM). Com ela é muito mais fácil acompanhar o tempo necessário para concluir um processo, encontrar gargalos, impor padrões de execução com campos ou aprovações, automatizar o trabalho, entre outras funções.

A seguir elenco as etapas gerais para mapear seus processos de negócios:

Etapa 1: entenda o processo

Para conseguir aprimorar um processo é necessário entender o motivo de sua existência. Faça as perguntas:
- Qual aimportância deste processo?
- Qual a funcionalidadedeste processo?
- Quais objetivos ele atinge?
- Qual o tempo de execução?
- Quem se beneficia do processo?
Etapa 2: identificação do problema

Onde se encontram os gargalos ou pontos de ineficiência do processo? Em quais atividades?

Etapa 3: estabeleça as fronteiras

A partir desta fase passamos a trabalhar com o processo propriamente dito:
- Onde ou quando o processo começa?
- Onde ou quando o processo é finalizado?
Etapa 4: determine e sequencie as etapas

Aqui você pode fazer um brainstorm de todas as atividades necessárias e sequenciá-las.

Etapa 5: desenhe símbolos básicos do fluxograma

Cada elemento em um mapa de processo é representado por um símbolo de fluxograma específico. Juntos, eles representam os símbolos de Mapeamento de Processos:
- Símbolos ovais mostram o começo ou o final de um processo.
- Os retângulos indicam uma operação ou atividade que precisa ser feita.
- As setas representam a direção do fluxo.
- Os diamantes indicam um ponto em que uma decisão deve ser tomada. Setas saindo de um diamante são geralmente rotuladas como sim ou não. Apenas uma seta sai de uma caixa de atividade.
- Os paralelogramos mostram entradas ou saídas.
Etapa 6: finalize o fluxograma do processo

Perguntas a se fazer nesta etapa:
- O processo está sendo executado como deveria?
- Todos estão de acordo com o fluxo do mapa do processo?
- Existe algo redundante?
- Alguma etapa está faltando?
Etapa 7: monitore constantemente

O Mapeamento de Processos trata de melhoria contínua. Por isso, é fundamental ter em mente que processos devem ser constantemente monitorados. Sempre que for identificada a necessidade de alguma melhoria, haja prontamente.

Lembre-se: garantir a eficiência e a produtividade de sua empresa só é possível a partir do momento em que todos entendem que a melhoria deve ser cíclica e contínua.

Concluindo

Quando os processos de negócios são mal estruturados, sem dúvidas toda eficiência e eficácia de uma empresa ficam comprometidas. Os danos causados por um processo mal executado são muitos, entre eles a falta de organização, queda na produtividade, funcionários desmotivados, repetição de tarefas, entre outros. Dessa conta você já sabe o resultado: perda de tempo e dinheiro.

Caso queira se aprofundar um pouco mais em Mapeamento de Processos, deixo a sugestão do artigo: O que é mapeamento de processos AS IS/TO BE?. E para encerrar, convido você a conhecer mais sobre os processos de negócios e o que uma solução de BPM pode fazer para deixar sua empresa ainda mais produtiva e com um foco mais estratégico. Entre em contato conosco!
13/08/2018

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