Tag: Transformação Digital

Entenda como a Transformação Digital já vem impactando empresas de diferentes segmentos por meio da alteração de modelos de negócios.

Como o BPM potencializa o Omni-channel do seu negócio
Sabemos que cada vez mais os serviços e produtos estão centrados no usuário. Afinal, ele é (ou deveria) ser o principal foco dos produtos em um mercado altamente competitivo. Porém, com o avanço da tecnologia e a adoção da mesma para expandir os negócios no meio digital, desencontros de informações entre canais on-line e o off-line começaram a surgir.

Em meio a esse cenário, manter uma boa gestão do relacionamento com clientes tem sido um desafio. Para auxiliar na integração destes canais, surgiu o Omni-channel.

Mas afinal, o que é Omni-channel?

O Omni-channel (Omni= todos; Channel= canal) é uma estratégia que visa integrar o uso de todos os canais de comunicação (on-line e off-line) de uma empresa de forma simultânea. Como, por exemplo: lojas físicas, franquias, representantes, e-commerce, Market Place, entre outros.

Entretanto, é comum a confusão entre esta e outras estratégias, como o Multi-channel e o Cross-channel. No caso do Multi-channel, a estratégia se resume em disponibilizar mais de um canal de vendas para a comodidade de seus clientes.

Já o Cross-channel permite a compra cruzada entre canais. Ou seja, é possível comprar um produto on-line e optar por retirá-lo na loja física.

O Omni-channel vai além dessas duas estratégias, proporcionando a integração entre todos os canais de forma simultânea.

Por que optar pela estratégia Omni-channel?

Imagine a seguinte situação: você comprou um produto pela internet, mas ele não estava adequado à sua necessidade. Nesse momento, você está com pressa para fazer a troca e se dirige até a loja física mais próxima. Entretanto, chegando ao local, recebe a notícia que a troca só é possível pelo mesmo canal original da compra. Situação chata, não é mesmo? Mas pode acreditar que muitos consumidores ainda passam por isso com frequência.

Para que seus clientes não passem por dificuldades como essa, é necessário investir no gerenciamento e integração das informações. Assim como o acesso aos serviços do seu negócio. E para isso, nada melhor que o uso da própria tecnologia.

É comum as empresas adotarem mais de um sistema com funções específicas para cada canal, resultando na falta de integração entre eles. Estes sistemas tradicionais, por sua vez, se tratam de ferramentas antigas e complexas para serem implantadas ou trocadas, e a unificação ou integração de todas se torna cansativa ou inviável. A alternativa, nessa situação, passa a ser adotar uma solução que integre todos os sistemas e que otimize a gestão de processos do negócio como um todo.

Solução para o Omni-channel

Há anos o Enterprise Resource Planning (Sistema Integrado de Gestão ou ERP) é a solução mais utilizada para gerenciar e integrar os dados corporativos. Entretanto, para Omni-channel, os ERP tradicionais são limitados. Uma parcela considerável desses sistemas são orientados a questões operacionais e dificilmente contam com a integração da gestão de processos.

O BPM é uma metodologia de gerenciamento ajustável desenvolvida para organizar e facilitar processos organizacionais de qualquer nível de complexidade, seja internos ou externos, e de corporações de qualquer segmento.

Assim, um BPMS, solução de BPM, pode auxiliar seu negócio com:
- Integração com outros sistemas (ERPs):
Uma solução BPM integra diferentes tipos de sistemas, inclusive os legados. Nossa solução, Fusion Platform, faz com que qualquer tipo de sistema seja integrado, facilitando o acesso às informações disponíveis em outros sistemas.
- Processos com apenas informações necessárias:
Sua empresa terá processos executados com ações amigáveis e configuradas, com foco nas informações da atividade em execução, disponibilizando ao usuário apenas o que ele precisa saber.

Portanto, caso precise integrar informações existentes em outros sistemas legados, isso é possível. Assim como a busca por estas informações, entregando de forma efetiva apenas o insumo necessário que o usuário precisa para fazer seu trabalho.
- Atendimento de canais de comunicação:
Imagine, por exemplo, se o chat do blog do seu site tem uma alta demanda de sugestões, dúvidas, exigindo a resolução de problemas? Nosso BPM auxilia no envio destas informações por meio da automatização de processos para os responsáveis/pertinentes àquelas solicitações na organização.
- Processo de devolução de mercadorias:
Cenário conhecido no varejo, uma solução BPMS integra os envolvidos (clientes, transportadoras, indústria, entre outros), e realiza a jornada de forma rápida, transparente e com o menor custo possível. Assim, o papel do sistema passa a ser encurtar e integrar caminhos para cada um dos envolvidos na cadeia, trazendo benefícios diretos à operação, realizando a orquestração das decisões tomadas em cada etapa.

Por isso, é importante que você conheça todos os processos e necessidades da sua empresa, para então torná-los eficientes e otimizá-los. Assista mais neste webinar:

Fusion Platform: solução integrada

O Fusion Platform está há mais de 12 anos no mercado auxiliando empresas dos mais diferentes segmentos e contribuindo com o sucesso do seu cliente. Desde o gerenciamento de processos e documentos, até a análise de indicadores relacionados.

Experimente gratuitamente por 15 dias grátis e veja na prática como a nossa ferramenta pode auxiliar na gestão das informações do seu negócio Omni-channel.

Referências:
CIO, MarkGrowth, SEBRAE.
20/12/2018
Diferenças entre assinatura eletrônica e assinatura digital
A assinatura, seja ela física, eletrônica ou digital visa garantir a autenticidade do signatário. Todavia, o procedimento para garantir essa autenticidade ocorre de maneira diferenciada para cada tipo de assinatura.
Tomando como exemplo a assinatura física: ao assinar um documento, você está de acordo com o conteúdo dele. No entanto, para atestar a autoria da assinatura é necessário ir à um cartório e realizar o procedimento de reconhecimento de firma (ou assinatura).

Acontece que muitas empresas já estão deixando de lado o papel e a caneta para tornar-se mais digital com o uso de tecnologias que reduzem os custos e aceleram esse processo de formalização de documentos. Dentre essas tecnologias citamos: assinatura eletrônica e assinatura digital.

O que é uma assinatura eletrônica?

A ESIGN (U.S. Electronic Signatures in Global and National Commerce Act of 2000, Lei de assinaturas eletrônicas no comércio nacional e global) foi aprovada em 2000 nos Estados Unidos para melhorar a segurança e tornar assinaturas eletrônicas legais para todo tipo de uso. Tal lei define a assinatura eletrônica como sendo “um som, símbolo ou processo eletrônico, anexo ou logicamente associado a um contrato ou outro registro e executado ou adotado por uma pessoa com a intenção de assinar o registro”.

Na prática, a assinatura eletrônica é gerada a partir da grafia de uma assinatura digitalizada associada a outras informações como e-mail, CPF, geolocalização, voz, imagem, IP do computador, SMS e token por meio do qual o documento foi assinado.

Portanto, a assinatura eletrônica é uma maneira simples e eficiente de comprovar a autenticidade de documentos. Por esse motivo é a mais utilizada no mercado.

Esse tipo de assinatura pode ser aplicado nos mais variados documentos, desde recibos de entrega, aceite de propostas, planos de saúde, contratos de serviços e financiamento, contratos de aluguel, contratação de seguros, contratos de compra e venda com fornecedores e clientes etc.

Como ocorre o procedimento para garantir a autenticidade da assinatura eletrônica?

Diferente da assinatura física, que necessita de deslocamento até um cartório para reconhecimento da firma, o que garante a autenticidade da assinatura eletrônica é o conjunto de dados colhidos como evidência e associados a ela, como citado: e-mail, CPF, token etc.

Certo, então qual é a diferença entre assinatura eletrônica e assinatura digital?

Apesar de as palavras assinatura eletrônica e assinatura digital parecerem similares, elas não são a mesma coisa. A diferença está basicamente na forma e no meio pelo qual elas são realizadas.

A assinatura eletrônica se refere, de modo geral, a qualquer processo eletrônico que indique a aceitação de um documento, já a assinatura digital é um tipo específico de assinatura eletrônica. Para a validação de sua autenticidade, a assinatura digital exige um Certificado Digital Público, que nada mais é do que é a identidade digital de uma pessoa física ou jurídica em meio eletrônico. Mais informações sobre o processo de garantia, aquisição e segurança, acesse nosso artigo sobre assinatura digital.

Diferente dos demais tipos de assinatura eletrônica que são baseadas em uma lei federal americana, a assinatura digital é assegurada pela legislação brasileira. Isso implica em dizer que autenticidade, confidencialidade, integridade e não repúdio nas operações já são garantidos por meio do certificado digital.

Diante dessas vantagens, a assinatura digital parece ser a melhor alternativa para assinar documentos. No entanto, o fato de ela requerer um certificado digital implica no custo para a aquisição desse certificado. O preço irá variar de acordo com a finalidade e o tipo de certificado.

E quais as semelhanças entre ambas?

Um dos fatores mais importantes é que assinatura eletrônica e assinatura digital possuem validade jurídica de acordo com a Medida Provisória 2.200-2 de 27 de Julho de 2001.

Além disso, ambas possuem alguns custos benefícios, tais como eficiência, redução de custos e sustentabilidade. As assinaturas em meio eletrônico não requerem o material físico para a impressão, autenticação e espaço para armazenamento. Isso reduz custos para manter as pilhas de papel nas empresas. Além disso, elas são geradas com muita facilidade e praticidade, bastando apenas alguns cliques. Outra vantagem é a mobilidade, pois ela independe de deslocamento. Dessa forma é possível formalizar contratos entre empresas de diferentes países.

Referências:
Adobe, Autentique, Certisign, Docusign, JusBrasil, Planalto
17/12/2018
Você sabe o que é a Gestão Inteligente da Informação (IIM)?

Crescimento explosivo de dados, captura inteligente de dados, avanço da inteligência artificial (Machine Learning e processamento de linguagem natural (PLN)), Analytics, Internet das Coisas (IoT), Automação de Processos Robóticos (RPA) e força de trabalho cada vez mais móvel e conectada.

Diante de tantas novas tecnologias, as fronteiras do mercado de ECM foram ampliadas. Tornando-se necessário um novo estágio do Enterprise Content Management, que acompanhe o crescimento e a variedade de dados.

Você já deve saber que a Gestão da Informação auxilia de diferentes formas uma organização com redução de custos, agilidade em processos, entre tantos outros benefícios. Mas você conhece a diferença entre Gestão da Informação (Information Management) e a Gestão Inteligente da Informação (IIM)?

Primeiro, o que é Gestão da Informação (Information Management)?

Gestão da Informação, ou em inglês Information Management, nada mais é que a coleta e gerenciamento de informações, assim como a distribuição das mesmas para um ou mais públicos-alvo.

A AIIM está de acordo com esta definição e complementa que a estrutura organizacional deve ser capaz de gerenciar essas informações durante todo o ciclo de vida da informação, independentemente da origem ou formato (dados, documentos em papel, documentos eletrônicos, áudio, negócios sociais, vídeo, etc.) para entrega via dispositivos desktop e mobile.

E o que significa Gestão Inteligente de Informação (Intelligent Information Management)?

A Gestão Inteligente de Informação é um conjunto de processos que tem como finalidade organizar, gerenciar e entender todos os tipos de dados, incluindo a integração de descoberta de dispositivos IP, compartilhamento de dados, banco de dados de infraestrutura, eventos e alarmes, integração de terceiros, patches automatizados e aplicativos.

O Gerenciamento Inteligente de Informações tenta entender melhor todos os tipos de dados. E precisamos considerar como gerenciar nossas informações de maneira mais inteligente.

Os usuários precisam fazer muito mais do que apenas capturar documentos e informações, precisam absorver essas informações e transformá-las o mais rápido possível em processos de negócio, padronizando e automatizando-os. Além de desenvolver políticas para descartar informações sem valor de negócio.

Sendo assim, quando falamos em “Inteligente”, significa que nem todo processo empresarial é um processo gigantesco, com milhões de documentos. Eles podem ser simples, mas ricos em informações. E automatizá-los é uma pré-condição para fazer acontecer a transformação digital em um negócio.

Entretanto, é importante lembrar que os requisitos de gerenciamento de informações variam de acordo com cada processo e aplicação.

Intelligent Information Management Roadmap

Segundo a AIIM, a forma com que o ECM é descrito não se trata de uma estrutura ruim, mas a forma com que o ECM passou a ser visto é. Portanto, a melhor classificação aplicável é a Gestão Inteligente da Informação (IIM).

Anteriormente, a gestão de dados e a gestão de conteúdos eram consideradas coisas diferentes. Mas na visão da Gestão Inteligente de Dados, essa distinção não seria ideal, pois os problemas que afetam os clientes necessitam de ambas competências para serem resolvidas.

Concluindo

O autor, palestrante e Chief Evangelist da AIIM, John Mancini, afirma que uma empresa precisa de ferramentas de gerenciamento de informações que sejam:
1) Fáceis de usar;
2) Utilizáveis sem muito envolvimento de TI;
3) e fáceis de integrar em seus processos do dia a dia.

E com a IIM sendo uma tendência, que pode ou não ser aceita pelo mercado, o que sabemos é que o crescimento potencial de dados gera a necessidade de uma organização mais eficiente dessas informações.

Teste agora mesmo o Fusion Platform por 15 dias grátis e conheça a melhor solução de Gestão da Informação, alinhada às práticas de mercado!

Referência:
AIIM

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04/12/2018
Acervo Acadêmico Digital: como se adequar à Portaria 315 do MEC
Você sabia que em abril de 2018 o Ministério da Educação passou a exigir que em até dois anos todas as instituições de ensino superior (IES) devem ter seus documentos convertidos para o meio digital?

Trata-se da Portaria 315, que traz normas válidas para cursos de graduação e de pós-graduação, presencial e a distância. E para seguir a legislação, as IES terão que se apressar para disponibilizar todos os tipos de documentos acadêmicos em ambiente digital.

Saiba neste artigo os pontos essenciais da 315 e as mudanças que ela traz ao segmento de ensino superior.

O que você irá ler:
- O que deverá ser convertido para o meio digital?;
- Como se adequar às exigências e critérios da portaria;
- Benefícios que vão além do acervo acadêmico.
Primeiro, o que deverá ser convertido para o meio digital?

Tanto as IES, quanto suas mantenedoras, agora são obrigadas a manter, sob própria custódia, os documentos com as informações acadêmicas dos estudantes.

São documentos como grade e matriz curricular, calendário acadêmico, histórico escolar, avaliações, atividades complementares, ofertas de disciplinas, processo seletivo, entre outros, que deverão estar disponíveis digitalmente dentro destes 24 meses. Confira aqui a relação completa dos documentos e os prazos de guarda.

Essas informações têm de estar armazenadas em um acervo acadêmico, que nada mais é do que um conjunto de documentos produzidos e recebidos por instituições públicas ou privadas de educação superior do sistema federal de ensino, com informações da vida acadêmica dos estudantes, e necessários para comprovar seus estudos.

Além disso, as instituições deverão contar com um comitê gestor para elaborar, implementar e acompanhar a política de segurança da informação relativa ao acervo acadêmico a ser implantado.

Como se adequar às exigências e critérios da portaria

O acervo acadêmico deverá contar com um sistema especializado de gerenciamento de documentos eletrônicos (GED/ECM). Sendo assim, o modo da conversão e preservação dos documentos para o meio digital devem garantir a confiabilidade, autenticidade, integridade e durabilidade de todas as informações dos processos e documentos originais.

E quais os critérios que a solução deve atender?
- Ter a capacidade de utilizar e gerenciar base de dados adequada para a preservação do acervo acadêmico digital;
- contar com uma forma de indexação que permita a pronta recuperação do acervo acadêmico digital;
- método de reprodução do acervo acadêmico digital que garanta a sua segurança e preservação;
- utilizar certificação digital padrão ICP-Brasil pelos responsáveis da mantenedora e sua mantida para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica do acervo (assinatura digital).
Além do acervo acadêmico

Com o Fusion Platform além de buscar conformidade com a portaria, é possível agregar valor a outras demandas das IES. Temos o exemplo de clientes de IES que utilizam nossa plataforma para realizar o gerenciamento e arquivamento do processo de cadastros do Programa Universidade para Todos (Prouni), e que já faziam isto antes mesmo da Portaria 315 existir.

Nossa plataforma de gestão integrada automatiza todo o processo de triagem dos pré-aprovados do ProUni. Do registro dos usuários até a verificação do resultado final, otimizando o envio a um analista das inscrições.

Tudo isso economiza tempo, reduz o uso de papel, além de permitir acompanhar todas as etapas com facilidade.

Na prática, como o Fusion pode colaborar:
- Registro de candidatos de forma on-line
Cada candidato é registrado no Fusion, recebe login e senha para preencher seus dados e insere a documentação necessária para a análise da IES. A etapa tem um prazo de conclusão, por isso a adesão de uma solução eficiente para o envio das informações dentro do prazo, sob o risco de o mesmo perder a vaga, é de grande importância;
- Parecer de aprovação e reprovação 100% digital com eficiência
A partir das informações enviadas dentro do sistema, o analista visualiza todas as informações do candidato, dá um parecer informando se ele está aprovado, reprovado, ou se precisa disponibilizar alguma documentação complementar;
- Instituição e candidato acompanham em tempo real as notificações
Cada transição de etapa do processo está vinculada a uma notificação via e-mail para o candidato, mantendo total transparência entre os dois lados. Como a solução é digital, ela elimina a necessidade de se deslocar até a instituição, e evita a burocracia que é responsável pela maioria dos atrasos e problemas no processo;
- Informações armazenadas de forma segura
Com o resultado final obtido, independente se o candidato é aprovado ou reprovado na análise, seus dados e documentação são guardados no módulo de ECM/GED, para que em uma eventual nova tentativa, seus dados apenas precisem ser atualizados.
- Disponibilidade via mobile das informações em nosso app
Processos podem ser acompanhados de qualquer hora e em qualquer lugar pelo aplicativo, o que aumenta a agilidade em tomadas de decisões.

Concluindo

Não é uma novidade que a digitalização de documentos, assim como o gerenciamento deles, facilita o acesso à informação nas organizações de diferentes segmentos.

A Transformação Digital já inovou negócios da indústria, governo, bancário, segurança, entre outros, por meio da tecnologia. E nas instituições de ensino, as mudanças logo devem começar!

Entretanto, pensar somente em uma solução para gerenciar documentos (GED/ECM) em IES pode acabar limitando ao que a Portaria 315 exige, quando também há possibilidade de a instituição, colaboradores e alunos, contar com outros recursos que auxiliam na melhora contínua da rotina educacional.

Por isso, conheça o Fusion Platform, a solução ideal para que uma instituição de ensino superior faça com que toda a rotina educacional seja otimizada.

Conheça os módulos de nossa solução que podem auxiliar uma IES:
BPM: crie processos de forma simples e com alto nível de integração com sistemas de gestão;

ECM/GED: gerencie o ciclo de vida dos documentos com a segurança que sua IES precisa;

Analytics: crie Dashboards, Indicadores, KPIs para processos, documentos ou outras soluções, como sistema de gestão (ERPs), Recursos Humanos… ;

Social & Portal: alto nível de integração e colaboração entre usuários com recursos de mídias sociais;

Captura: conecte documentos a importantes processos, além de contar com fácil integração com scanners, e-mails e outros;

Metas & Estratégia: implante metodologias de gestão como OKR, BSC, entre outras.

Experimente agora mesmo por 15 dias grátis! Ou, se preferir, converse com um de nossos consultores.

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Referências:
ABMES, Decreto Nº 9.235, ECM Meeting, Neomind, SIGA
12/11/2018
7 motivos para investir em uma solução de ECM
Gestão do Conteúdo Empresarial é a tradução para o português de Enterprise Content Management (ECM para os íntimos). Organizações que querem reduzir a burocracia ao mesmo tempo em que melhoram a produtividade e eficiência de seus colaboradores, bem como garantem a segurança de seus dados, enxergam a solução de Gerenciamento de Conteúdo Corporativo (outra maneira pela qual podemos chamar o software ECM) como uma peça estratégica.

Bom, mas o que foi falado até aqui pode parecer um pouco teórico e você pode ainda estar se perguntando “ECM é para minha empresa”? A resposta mais simples seria: seja ela grande ou pequena, uma vez que a Gestão do Conteúdo Empresarial estiver implementada, você perceberá que a ferramenta é algo vital para sua estratégia. E para acabar de vez com suas dúvidas, confira alguns dos principais motivos para sua empresa investir em um software ECM.

Confira também os benefícios da Gestão Eletrônica de Documentos neste vídeo!

#01 – Empresa mais produtiva

Geralmente, empresas percebem a necessidade de investir em um software ECM quando se veem lidando com excesso de informações espalhadas pela organização. Na maioria dos casos, o problema é sentido quando percebe-se que processos aparentemente simples acabam sendo improdutivos, pois encontrar um documento pode ser uma tarefa penosa.

No artigo Paperless: o que é e como dar os primeiros passos para a era sem papel mostramos alguns dos benefícios em acabar com o papel, ou pelo menos reduzir a circulação física de informação.

Ainda sobre produtividade, destacamos que gargalos em atividades que deveriam ser realizadas de forma automatizada são um bom sinal de que está na hora de investir em uma solução de ECM. Softwares de Gestão do Conteúdo Empresarial desencadeiam fluxos de trabalho colaborativos com os responsáveis por executarem ações no documento, como assinar (com assinatura digital), editar ou comentar, além de garantir o controle de qualidade do mesmo.

#02 – Redução de custos operacionais

Softwares de Gestão do Conteúdo Empresarial fazem a captura digital de documentos. Por isso, investir em uma solução de ECM eliminará o custo de impressão, envio e armazenamento de papel.

#03 – Documentação organizada

Sabemos que informação é a força vital de uma empresa competitiva. Quanto mais, melhor, desde que ela não esteja desorganizada, mal documentada ou que documentos críticos estejam desaparecendo.

Quando falamos em documentos críticos, estamos nos referindo a tudo que é importante para uma organização ou para uma área. Para uma empresa que presta serviços financeiros, documentos de empréstimo são essenciais. Para o ramo de seguros, processamento de reclamações é fundamental. E não importa quão grande ou pequeno seu negócio seja, registros de funcionários são vitais para o departamento de recursos humanos.

Investir em uma software ECM significa ter seus documentos em um único repositório, isto é, todos eles serão arquivados e organizados em um mesmo local. Isso porque com um software de Gestão do Conteúdo Empresarial a facilidade de arquivamento de documentos não é um bônus. É um fato.

Ao invés de vasculhar arquivos e centenas de documentos à procura de uma folha de papel, justamente por centralizar tudo em um único repositório o ECM permite acesso rápido aos arquivos de que você precisa.

#04 – Controle de prazo de contratos

Você sabia que uma ferramenta de ECM notifica sobre contratos (e outros documentos) que estão expirando? Pois é, isso garante que você não perca prazos e possa inclusive se antecipar em uma negociação. Além disso, claro, evita que você perca um cliente por falta de negociar um contrato expirado.

#05 – Segurança dos dados

Como citamos, informação é vital. E como registra a história, grandes corporações já sentiram na pele o problema de vazamento de dados (sim, estamos falando do Facebook). Ao investir em uma solução de ECM sua empresa tem a certeza de que:
- Somente usuários autorizados (pode ser uma equipe inteira, algumas pessoas ou até mesmo apenas um indivíduo) acessarão determinado documento;
- As pessoas autorizadas acessarão sempre a versão mais atualizada, além de terem o controle de todas as versões de revisão;
- Documentos eletrônicos podem ser assinados com certificados no padrão ICP-Brasil, o que garante a confiabilidade da informação (já viu nosso artigo sobre Assinatura Digital?).
#06 – Aumento na satisfação dos clientes

Se os clientes sempre têm razão, é também certo dizer que eles precisam ser bem atendidos. A cada vez que um colaborador é capaz de responder rapidamente às perguntas de um cliente sem ter que procurar documentos ou gastar tempo no registro de dados, sem dúvidas a probabilidade de retenção dos clientes aumenta.

Caso sua empresa tenha um alto CAC (Custo de Aquisição de Clientes), investir em uma solução de ECM traz a vantagem adicional de poupar dinheiro, ajudando a manter os clientes atuais satisfeitos.

#07 – Agilidade nas tomadas de decisão (= mais competitividade)

Decisões tomadas mais rapidamente podem permitir que sua empresa aproveite oportunidades e evite gastos desnecessários. Todavia, sabemos que toda decisão deve ser bem analisada. E qual a melhor maneira de fazer essa análise? Estudando dados e informações.

As melhores decisões são tomadas quando as informações estão disponíveis no momento certo, para as pessoas certas. Portanto, investir em uma solução de ECM é ter a certeza de que os tomadores de decisão contarão rapidamente com as informações necessárias, no momento em que precisarem (e seja no dispositivo que for).

Para fechar: investir em um software ECM é…

… Permitir que sua empresa assuma o controle de informações críticas. Como comentamos, a maioria das organizações percebe que precisa investir em uma solução de ECM depois de ter identificado um desafio de lidar com muito papel (assim como outros conteúdos não estruturados) que causa gargalos ao tentar processar, acessar ou armazenar as informações. No entanto, ao invés de esperar problemas mais graves surgirem para então pensar em ECM, sua empresa pode evitar dores de cabeça futuras.

Mas, se você ainda está na dúvida se deve ou não investir em uma solução de ECM, experimente por 15 dias grátis agora mesmo nossa solução, que conta com um módulo completo para Gestão do Conteúdo Empresarial. Se preferir, solicite uma demonstração para saber mais. Será um prazer tirar todas as suas dúvidas.

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08/11/2018
GED e ECM: o que são e quais as diferenças?
Por vezes, entender terminologias na área da Gestão da Informação acaba sendo uma dificuldade, o que é o caso do GED e ECM. Seja pela desinformação que nos rodeia, ou pela ausência de conteúdo esclarecendo as diferenciações.

Aqui em nosso blog já explicamos a distinção entre BPM x Workflow, Gestão De x Por Processos, e também elaboramos um glossário de ECM e GED.

Neste artigo, abordaremos o que pode ser uma das principais dúvidas que envolvem a Gestão da Informação: qual seria a diferença entre a Gestão Eletrônica de Documentos (GED) e o Enterprise Content Management (ECM)?

Primeiramente, o histórico

O surgimento da tecnologia que está relacionada aos dois termos aconteceu no fim dos anos 80 e início da década de 90, quando o Document Management System (DMS), em português Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), começou a ser utilizado para a captura e armazenamento de documentos nas organizações.

Entretanto, com a complexidade e o aumento da demanda das empresas por funcionalidades específicas, surgiu, a partir do início dos anos 2000, o termo Enterprise Content Management (ECM). Na ocasião, este pôde ser considerado como uma versão evoluída do Document Management System (DMS).

É importante ressaltar que as terminologias aqui abordadas podem ser definidas por institutos de pesquisa como Gartner e AIIM, mas, geralmente, isso acaba ocorrendo por meio de escolhas do próprio mercado.

A seguir, explicamos cada um desses termos:

A Gestão Eletrônica de Documentos (GED)

Segundo a definição da AIIM (Association for Information and Image Management), a Gestão Eletrônica de Documentos, ou Gerenciamento de Documentos (GED), em inglês Document Management System (DMS), é o uso de um sistema de computador e software para armazenar, gerenciar e rastrear documentos eletrônicos e imagens eletrônicas de informações baseadas em papel capturadas através do uso de um scanner de documentos.

Este gerenciamento se trata de uma das tecnologias precursoras do gerenciamento de conteúdo (ECM). Sendo assim, de modo geral, o GED fornece algumas das funcionalidades mais básicas para o gerenciamento de conteúdo, impondo controles e recursos de gerenciamento ao que podemos considerar como documentos “burros”.

Em resumo, isso faz com que, quando você tiver documentos e tenha a necessidade de usá-los, possa fazê-lo.

Entre os principais recursos no Gerenciamento de Documentos que se destacam:
- Check-in / check-out e bloqueio, para coordenar a edição simultânea de um documento e as alterações de uma pessoa não substituam a outra;
- Controle de versão, de modo que as guias possam ser mantidas em como o documento atual surgiu, assim como ele difere das versões anteriores;
- Roll-back, para “ativar” uma versão anterior em caso de erro ou liberação prematura;
- Trilha de auditoria, para permitir a reconstrução de quem fez o que a um documento durante o curso de sua vida no sistema;
- Anotação e marcadores;
- Saiba mais neste e-book com tudo o que você precisa saber sobre GED e ECM.
O Enterprise Content Management (ECM)

A definição da AIIM (Association for Information and Image Managment) diz que o Enterprise Content Management ou ECM não é uma simples tecnologia ou metodologia nem um processo, mas sim, uma “combinação dinâmica de estratégias, métodos e ferramentas usadas para capturar, gerenciar, armazenar, preservar e fornecer informações que suportam os principais processos organizacionais durante todo o seu ciclo de vida”.

Em linhas gerais, as fases do ECM consistem em:
- Captura: obter as informações nas mídias diversas e nos meios aos quais elas estão disponibilizadas (ERP, CRM, arquivo morto, rede social, etc);
- Gerenciamento: é a fase seguinte, responsável por manter as informações organizadas e conectadas aos processos;
- Armazenamento: garantir que as informações estejam armazenadas em meio adequado, seja através de sistema ou outras tecnologias;
- Preservação: resume-se aos cuidados a longo prazo, como um arquivamento, consistindo na prática de proteger os conteúdos para que estes estejam disponíveis e possam ser utilizados pela organização a qualquer momento no futuro;
- Entrega: garantir que a informação seja entregue ao público correto, através do dispositivo adequado e no momento certo.
A partir das fases mencionadas acima, uma organização que adota uma solução de ECM terá como benefícios:
- Possibilidade da captura de qualquer tipo de conteúdo, guardá-lo de forma segura e torná-lo disponível durante todo o processo, independentemente de tempo e local;
- Organização de forma eficaz qualquer quantidade de informação;
- Permissão para procurar e encontrar as informações de forma ágil, sem a necessidade de despender tempo prévio organizando-as;
- Rastreamento das alterações nas documentações;
- Melhora na publicação e entrega dos processos;
- Permissão para visualizar e entender todo o processo, assim como seu papel no mesmo.
Evolução dos termos

Após mais de uma década da menção do termo ECM, em 2016 a AIIM considerou que a consumerização (uso de dispositivos pessoais no ambiente de trabalho), a nuvem, o aparelho celular e a Internet das Coisas (IoT) estavam rapidamente sinalizando “o fim da era ECM”.

Na ocasião, isso ocorreu porque a finalidade até então destinada ao Enterprise Content Management já não atendia mais ao que ele estava se propondo.

O Fusion Platform, por exemplo, deixou de ser Fusion ECM Suite, uma vez que a solução como um todo vai muito além da gestão de documentos. Portanto, hoje o que era o módulo de GED passou a ser chamado ECM.

Sendo assim, a Gartner sugeriu a menção do termo Content Services (em português, Serviços de Conteúdo), enquanto a AIIM (Association for Information and Image Management) publicou um estudo intitulado “The New Wave” (A Nova Onda), no qual apresenta o IIM – Intelligent Information Management (Gestão Inteligente da Informação).

Afinal, quais são as semelhanças e diferenças entre GED e ECM?

Entre as principais semelhanças que englobam as duas tecnologias, o que podemos destacar são:
- ambas são tecnologias SAAS (Software As A Service);
- armazenam informações no formato digital;
- economizam tempo e custos;
- fornecem modelos;
- pode ser integrado com outros sistemas e softwares.
Hoje é possível afirmar que GED e ECM são terminologias utilizadas para o mesmo tipo de solução. Já que, como mencionado, o mercado muitas vezes é responsável pela nomenclatura de tipos de soluções de software.

Por fim, é preciso considerar também que indiferente do nome da solução, o ideal é sempre pesquisar a fundo as funcionalidades específicas do produto, a qualidade do serviço e se este atende às demandas do seu negócio.

Experimente agora mesmo o módulo de ECM/GED do Fusion Platform!

Referências:
AIIM, AIIM, AIIM, E File Carbinet
25/09/2018
Para que servem e qual é a estrutura das Tabelas Dinâmicas?

Tabela Dinâmica, ou Pivot Table, é uma poderosa ferramenta utilizada em análises, relatórios e em diversos ERP’s. Ela possibilita a visualização dinâmica da sua fonte de dados, além de permitir: criar categorias, agrupar, organizar, girar, calcular de forma automática e filtrar de diferentes formas o mesmo volume de dados, sem que seja feita qualquer alteração na fonte original.

Sobre as tabelas dinâmicas (um pouco de história)

Pito Salas, na época desenvolvedor da Lotus Development Corporation, é o pai e idealizador do conceito que hoje conhecemos por tabelas dinâmicas. Em 1986 ele percebeu que os dados nos spreadsheets possuíam padrões e poderiam ser agrupados e exibidos de maneiras diferentes, caso houvesse uma ferramenta com capacidade para identificar tais padrões.

Em 1991 foi lançado o primeiro software da categoria, sob o nome de Lotus IMPROV. Oficialmente para o neXT, do reconhecido Steve Jobs, o IMPROV permitia que usuários criassem categorias que poderiam ser arrastadas à tabela com o mouse. Logo após, no ano de 1993, a Microsoft lançou o mesmo conceito de Pivot Table com algumas melhorias no seu produto, o Excel 5.

Para que servem as tabelas dinâmicas?

Com o uso das tabelas dinâmicas é possível verificar detalhes que podem não estar tão explícitos em outras visualizações. Além disso, elas entregam melhor desempenho em tarefas de report, automatizando atividades, reduzindo a quantidade de erro humano na realização da tarefa e, consequentemente, diminuindo o tempo necessário para gerar análises complexas, sendo referência em Data Analysing.

Toda essa facilidade é entregue graças à possibilidade de apenas arrastar e soltar agrupamentos de informações às áreas da tabela para que, assim, em poucos instantes, sejam geradas análises.

Estrutura das tabelas dinâmicas

Basicamente, a estrutura das tabelas dinâmicas se divide nas seguintes áreas: linhas, colunas, valores e filtros. Cada área possui um papel importante no comportamento que a renderização da análise toma.

Em linhas, por exemplo, a informação (nível) arrastada servirá como categoria ou agrupamento dos dados. Já em colunas formam-se cabeçalhos vindos do topo da tabela, o que é ideal para deixar claro as tendências ao longo do tempo. Em valores, arrasta-se o que se quer mensurar. Finalmente, mas não menos importante, temos os filtros, onde se especifica em detalhes o que deve ser destacado na tabela, afetando todos os campos.

Tabelas Dinâmicas no Fusion Platform

Se existe a necessidade de evidenciar agrupamentos, tendências com uma grande quantidade de informações e pertencentes a períodos extensos e variados e/ou moldar essas informações de grande complexidade, a Neomind possui recursos para supri-la.

Com o Analytics é possível modelar e manter de forma rápida e intuitiva análises que usufruem da força e praticidade das Tabelas Dinâmicas. A tabela dinâmica já pode ser considerada uma nova feature para nosso produto, assim como a visualização clara e objetiva com gráficos de diversos tipos. É uma grande oportunidade para você permitir o Analytics facilitar o seu trabalho e potencializar os seus resultados.

Experimente agora o Fusion Platform por 15 dias grátis.

Referências
Microsoft e Pivot Table Data Crunching: Microsoft Excel 2010 (MrExcel Library) 1st Edition

12/09/2018
Como escolher a solução de Gestão da Informação ideal?
Se você é leitor do nosso blog, muito provavelmente vai lembrar de uma pesquisa da Associação Brasileira das Empresas de Software (Abes) realizada em parceria com a consultoria IDC, que citamos em outra oportunidade. Conforme mostrou o estudo, o Brasil investiu US$ 38 bilhões nas áreas de Tecnologia da Informação em 2017.

Um parte desses resultados acreditamos ser devido às iniciativas de transformação digital, que têm, como um de seus pilares, a mudança dos processos organizacionais. Aí é que entramos em um ponto importante: a utilização de ERPs tradicionais não atende às necessidades de produtividade, colaboração, transparência e agilidade das empresas, especialmente no que tange aos seus processos.

As organizações que perceberam isso (como acreditamos que seja o seu caso), passaram a conhecer as soluções de Gestão de Informação.

Uma rápida pincelada sobre Gestão da Informação

Quando falamos em informação tratamos de informação no formato físico e digital. Portanto, é de responsabilidade da estrutura organizacional gerenciar essas informações durante todo o ciclo de vida, não importando o formato: documento em papel, áudio, documento eletrônico, vídeo, e-mail etc.

De acordo com a AIIM, os ambientes de Gestão da Informação incluem a Gestão de Conteúdo Corporativo (ECM), o Gerenciamento Eletrônico de Registros (ERM), a Gestão de Processos de Negócios (BPM), Gestão do Conhecimento, o Gerenciamento de Conteúdo da Web e soluções de tecnologia de Governança de Mídias Sociais e melhores práticas.

O que isso significa? De uma maneira bem resumida, a AIIM deixa, ainda mais claro, que um sistema inteligente de Gestão da Informação precisa integrar com facilidade Gestão de Processos (BPM), Gestão de Documentos (ECM), Portais & Social, entre outros.

Como escolher um sistema de Gestão da Informação ideal?

O que falamos até aqui faz muito sentido para nós, que nos propomos a tornar a gestão de nossos clientes muito mais ágil e precisa. Mas, para você que está do outro lado, como saber se investir em uma plataforma de Gestão da Informação vai mesmo resolver suas dores?

Cada caso é um caso e cada empresa procura por uma plataforma de Gestão da Informação com o objetivo de sanar diferentes dores. Todavia, existem algumas características que você deve se atentar, e que pouparão muitos problemas no futuro. Então, para acabar de vez com suas dúvidas, anote nossas dicas:

Fuja das soluções “caixinha”

Chamamos de “caixinha” aquele tipo de software que é pronto para usar, mas que não atende à empresa em suas particularidades. Em um primeiro momento essas soluções são atrativas, afinal, é só “instalar e usar”. O problema é que plataformas de Gestão da Informação que vêm prontas não dão ao cliente a flexibilidade para personalizar o produto de acordo com as necessidades da empresa.

Só parar um minuto e pensar na sua empresa e na de seu concorrente. Ambas estão no mesmo setor e têm o mesmo público. No entanto, com toda certeza seus processos internos são diferentes, afinal, existem diferenciais competitivos. E são exatamente esses diferenciais que uma solução de Gestão da Informação deve atender. Para isso, ela não deve vir pronta para uso, mas sim ser desenhada de acordo com as particularidades do seu negócio.

Usabilidade

Usabilidade tem a ver com a facilidade de uso da solução. Sabe quando você entra em um site e consegue navegar facilmente por ele, encontrando rapidamente o que procura sem ter que ficar decifrando menus? É exatamente isso que trata a usabilidade. Pode parecer óbvio aqui, mas uma interface intuitiva e amigável é que garantirá que processos, por exemplo, sejam executados com mais agilidade.

Mobilidade

Hoje em dia utilizamos tablet e celular para resolver desde questões particulares até problemas profissionais, não é mesmo? Um bom exemplo de mobilidade corporativa é quando um colaborador cria uma apresentação no seu desktop, salva na nuvem e pode acessá-la em qualquer lugar, podendo apresentar a um cliente ou compartilhar com outras pessoas (falamos sobre isso neste artigo).

Ao escolher por uma solução de Gestão da Informação, não esqueça de ter certeza que ela permitirá que os processos de sua empresa sejam realizados em qualquer hora e de qualquer lugar. Isso, sem dúvidas, aumentará a agilidade na tomada de decisão.

Para entender na prática o que a mobilidade significa para o controle dos seus processos, assista ao vídeo abaixo.

Colaboração

Uma solução de Gestão da Informação deve permitir que os colaboradores tenham acesso a um dashboard onde possam acompanhar as informações sobre processos, documentos e indicadores.

O cenário ideal é aquele em que o software possibilita a criação de áreas de interação, bem como portais corporativos que garantem um nível de colaboração entre os colaboradores, além de oferecer facilidades para desenvolvimento de intranets e extranet com muito mais produtividade. Isso permite a troca de ideias entre os funcionários, fazendo com que os processos da sua empresa sejam cada vez melhores e mais eficazes.

Facilidade de criação de processos e projetos

Um software de Gestão da Informação deve permitir que sua empresa crie processos de forma simples. Isso significa que qualquer pessoa com uma noção de como modelar um fluxo deve conseguir automatizar processos. Muitas soluções no mercado necessitam de programação para a criação de processos e, consequentemente, de apoio do fornecedor, o que faz com que o cliente acabe virando “refém”. O ideal é que com apenas alguns cliques o colaborador consiga configurar formulários, prazos e responsabilidades.

Acompanhamento de metas em tempo real

Transparência é essencial nessa era de Transformação Digital, assim como definir metas e estratégia é crucial para o sucesso de qualquer empresa. A solução de Gestão da Informação deve unir os dois mundos: transparência nas metas.

Procure por uma solução que permita a implantação de metodologias de gestão como OKR, BSC, entre outras. Elas trarão maior colaboração, transparência e potencializarão a gestão através da agilidade na troca de informação.

Por fim: Gestão da Informação e AIIM

No início deste artigo falamos que, segundo a AIIM, a Gestão da Informação precisa integrar com facilidade Gestão de Processos (BPM), Documentos (ECM), Portais & Social, entre outros. Além das características acima, uma solução de Gestão da Informação deve também:
- Padronizar processos, eliminando os fluxos manuais e facilitando os controles e aprovações;
- Facilitar o controle dos documentos físicos e digitais, além de proporcionar uma gestão completa do ciclo de vida de cada documento;
- Fornecer indicadores em tempo real;
- Melhorar a comunicação entre os colaboradores, garantindo mais colaboração entre as equipes;
- Integrar CRMs e ERPs;
- Ser flexível para atender às individualidades do seu negócio e
- Permitir que qualquer pessoa com uma noção de como modelar um fluxo consiga automatizar processos.
Juntando tudo o que foi dito até aqui você já tem o conhecimento necessário para a escolha de uma solução de Gestão da Informação. Uma outra dica é conversar com o fornecedor e fazer uma experiência por alguns dias, sem compromisso. Assim você conseguirá ter uma noção se o software em questão atende ou não às necessidades do seu negócio.

Pensando nisso, sugerimos que você faça um teste gratuito com o Fusion Platform. Sinta na prática o que é contar com uma plataforma completa de Gestão da Informação!
10/09/2018
O que impede sua empresa de entrar na Transformação Digital?
Que a Transformação Digital está na pauta das empresas antenadas, isso já é perceptível. Dentre os itens da agenda estão questões como Big Data, Cloud Computing, Inteligência Artificial, Social Business, Indústria 4.0 e Machine Learning.

Temos percebido que empresas passaram a pensar na chamada Digital Transformation em uma esfera voltada às novas tecnologias. A questão toda é que sua adoção vai muito além de “apenas” começar a adotar conceitos de Big Data e Inteligência Artificial, por exemplo. Em outras palavras: a Transformação Digital não se trata somente de novas tecnologias. Se assim fosse, veríamos muitas empresas atuando nessa nova era. Todavia, não é isso o que vislumbramos hoje em dia.

E isso não é uma visão somente nossa, da Neomind. É o que apresentou um estudo do Digital Transformation Institute intitulado Understanding digital mastery today: Why companies are struggling with their digital transformations (Entendendo o domínio digital hoje: por que empresas estão lutando com a transformação digital?).

Os problemas da Transformação Digital

Quando falamos em problemas da Transformação Digital não estamos nos referindo aos seus pontos negativos, mas sim trabalhando com a questão: “Por que empresas ainda não conseguem entrar na Transformação Digital, mesmo entendendo sua importância?”. Este paradoxo é citado pela pesquisa do Digital Transformation Institute, que estima que o total gasto em tecnologias para esse fim – e aí entram itens como hardware, software e serviços – alcançará a marca dos $ 2 trilhões em 2021.

A questão, levantada pela pesquisa, é: todo esse investimento será transformado em resultados? Vários pontos são abordados, mas aqui nos focaremos em dois: nas capacidades digitais e na liderança.
- Capacidades Digitais: diz respeito ao uso da tecnologia para mudar a forma como a empresa interage com os clientes, opera seus processos internos ou define seus modelos de negócio.
- Capacidades de Liderança: ter líderes capazes de criar as condições necessárias para conduzir a transformação.
Ao falarmos que os problemas da Transformação Digital têm a ver com as capacidades digitais é porque, conforme aponta a pesquisa, dos 1.300 executivos entrevistados (em mais de 750 organizações), apenas 39% falaram que suas empresas utilizam tecnologia para mudar a forma de interação com os clientes, melhorar a operação dos processos internos e redefinir modelos de negócios.

Já sobre as capacidades de liderança, uma pesquisa conduzida em 2012 pelo mesmo Digital Transformation Institute concluiu que 45% das empresas as possuíam. Em 2018 esse número caiu para 35%. Outros pontos apontados pelo estudo:
- 35% das organizações em 2018 monitoram suas operações em tempo real (contra 48% em 2012);
- 29% das organizações estão modificando processos operacionais para se adaptar rapidamente a mudanças externas (contra 34% em 2012);
- 38% das organizações fornecem ferramentas e recursos para que seus funcionários possam colaborar digitalmente entre si (contra 70% em 2012).
A pergunta que não quer calar é:

Qual é o motivo para quedas nos números (e como resolver)?

Poderíamos ter várias respostas para essa questão, e a pesquisa aponta algumas teorias. No entanto, para este artigo centraremos em duas:
- Falta de engajamento e
- Falta de visão
Como resolver a falta de engajamento?

Muitos associam a falta de engajamento com uma liderança pouco motivadora, o que pode fazer todo o sentido dependendo do caso. No entanto, os problemas da Transformação Digital podem estar centrados no fato de empresas não fornecerem aos seus colaboradores as ferramentas necessárias para que eles possam adotar iniciativas digitais.

Por exemplo: quem sabe não esteja na hora de colocar em prática o Social Business? Isso significa possibilitar um ambiente em que haja colaboração entre colaboradores, clientes e parceiros, isto é, colocando pessoas em primeiro plano. (explicamos mais neste artigo).

Citamos que apenas 38% das organizações monitoram suas operações em tempo real, certo? Pois bem, com a implantação de metodologias de gestão focadas em planejamento e acompanhamento de metas com colaboração, transparência e agilidade na troca de informação esse número com certeza seria muito maior.

Ainda seguindo a linha da falta de engajamento como um dos problemas da Transformação Digital, e partindo do raciocínio que empresas precisam fornecer aos seus funcionários ferramentas para que eles adotem iniciativas digitais, temos que falar da automação de processos.

Como comentamos em outra oportunidade, a mudança dos processos operacionais é um dos pilares da transformação digital, pois possibilitará a rápida entrega de produtos e serviços, o aumento da transparência e segurança dos processos e diversas outras vantagens. Ao falar de automação de processos, o BPM (Business Process Management) é um recurso chave.

A falta de engajamento pode acontecer também pela não adoção de indicadores. Para entender, indicadores funcionam como um indicativo do desempenho tanto da empresa como um todo quanto de cada um de seus colaboradores.

Todos nós trabalhamos melhor quando temos uma meta a atingir. São justamente os indicadores que nos mostram como estamos caminhando rumo aos objetivos que devem ser alcançados. Caso você precise de um auxílio na definição e acompanhamento de metas e objetivos a serem atingidos para a Transformação Digital, a

Ainda sobre metas, o Fusion Platform, software desenvolvido pela Neomind, tem um módulo exclusivo para lidar com Gestão de Metas e Estratégias. Ao utilizar o sistema sua empresa trabalhará com metodologias de gestão como OKR, BSC, entre outras, e terá maior colaboração e transparência, além de ter agilidade na troca de informação.

Falta de visão

Agora entramos em um terreno menos tecnológico, mas igualmente essencial. Não tem como tratarmos dos problemas da Transformação Digital sem que empresas percebam da importância de alinharem toda a organização em torno de uma visão comum.

Aqui entra a importância da liderança, que tem um papel fundamental para disseminação dessa visão. Lembre-se: são os líderes que atuam como os incentivadores da Transformação Digital.

Para fechar

Neste artigo buscamos trazer a pesquisa Understanding digital mastery today: Why companies are struggling with their digital transformations para entrarmos na discussão sobre os problemas da Transformação Digital relacionados a sua adoção.

Como dissemos, percebemos o quanto falta para que ela ainda seja uma realidade e buscamos aqui abordar dois pontos principais. Também elencamos algumas soluções, entendendo duas palavras-chave como essenciais nesse processo: colaboração e transparência. Aliás, estes são dois itens que prezamos aqui na Neomind, por isso o Fusion Platform oferece ambos os conceitos, os quais podem ser testados por 15 dias gratuitamente. Tem interesse em conhecer mais? e comece seu teste mesmo.

Caso você queira saber mais, ou queira entrar na discussão dos problemas da Transformação Digital, deixe um comentário. Aproveite que está aqui e fique por dentro de outros artigos do nosso blog.
20/08/2018

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