Quando falamos de melhoria contínua, estamos falando de evolução de métodos de trabalho: encurtar tempos, maximizar resultados, eliminar gargalos e desperdícios. A melhoria contínua na gestão de processos tem a ver com encontrar os pontos de melhorias em um fluxo. Como podemos fazer isso? A resposta é simples: com o uso de indicadores.
Pense em um processo de montagem, no qual todos os parafusos são colocados manualmente com uma chave de fenda. Numa situação hipotética, observando os indicadores concluímos que levamos 10 segundos para cada parafuso e uns 3 segundos de transição.
Assim, a partir da análise desses indicadores o analista de processos verificou que se a tarefa fosse automatizada (utilizando uma parafusadeira, por exemplo), levariam 2 segundos para cada parafuso, com 2 segundos de transição. Ou seja: o tempo seria bem menor.
Mas, conforme veremos, não só adquirindo novas metodologias, tecnologias ou ferramentas podemos melhorar um processo.
Gestão de Processos: melhoria contínua
Muitas vezes, após um mapeamento de processos podemos perceber que a melhoria pode ser feita alterando o fluxo ou incluindo novas etapas. Porém, para isso precisamos gerar métricas com as informações geradas no uso do dia a dia, identificando os pontos críticos.
Estas ferramentas de métricas, conhecidas comumente como BPA, podem nos auxiliar a entender os pontos onde devemos trabalhar na melhoria dos processos. Claro que muitas vezes não dependemos somente da aplicação de tecnologia para aprimorar um processo, podemos contar também com metodologias de trabalho.
Existem metodologias já eficientes para aplicação de melhoria continua, uma delas é conhecida como PDCA. Também temos outras, como o mapeamento AS-IS TO-BE, no qual podemos realizar a reestruturação de um processo a fim de melhorá-lo.
Além do PDCA e do Mapeamento AS-IS TO-BE, há as seguintes metodologias:
Ferramenta BPM
BPM, ou Gestão de Processos de Negócio, é uma metodologia que nos ajuda a tratar os processos de uma empresa. Ele visa a integração entre os atores do processo e automatização das tarefas.
No mapeamento dos processos a primeira tarefa a ser realizada é a identificação de gargalos, problemas, pontos de automação e melhorias. Após a sua implantação, aplicamos a melhoria contínua e o acompanhamento para identificar a viabilidade da automação. O analista de processos deve estar sempre atento às oportunidades de melhoria para obter melhores resultados.
Pareto
De acordo com o princípio de Pareto (também conhecido como regra do 80/20, lei dos poucos vitais ou princípio de escassez do fator),, aproximadamente 80% dos efeitos de um evento vêm de 20% das causas.
No mundo da gestão de processos o princípio de Pareto auxilia. Isso ocorre porque, quando encontramos uma melhoria e aplicamos o princípio de Pareto, conseguimos 80% de melhoria no nosso processo.
Conclusão
Podemos concluir que a melhoria de processos é uma rotina de acompanhamento e análise de processos. Dependendo dos resultados e métricas, gera-se a necessidade de mais acompanhamento ou reestruturação de processos. Tudo isso para continuamente aumentarmos a eficiência e gerarmos mais resultados.
Algumas palavras de “ordem” hoje nas empresas são: agilidade, eficiência e experiência do seu usuário (UX). Todos os adjetivos citados só conseguirão ser alcançados quando as organizações tiverem uma alocação inteligente de recursos frente aos seus processos. Em outras palavras: quando tiverem o entendimento correto do setor de Tecnologia da Informação (TI), gerando aí uma maior produtividade das suas equipes e reduzindo o tempo de respostas aos seus clientes.
Todos os dias surgem novas demandas dentro das empresas que, por sua vez, precisam se estruturar para oferecer o que o mercado está pedindo. Isso é ditado pelo processo digital, o qual depende totalmente do setor de TI, seja para inovações tecnológicas ou para suas logísticas.
Nesse cenário, soluções ECM são de suma importância para o gerenciamento e total rastreabilidade dos processos. Entenda alguns aspectos importantes nesse meio empresarial contemporâneo.
Pontos sobre Tecnologia da Informação e processos
Para atender a esta nova necessidade, as empresas têm precisado adaptar seus processos, tornando-os mais ágeis, com fluxos automatizados e comunicação fluida entre departamentos e com os clientes e fornecedores. A solução que poderá apoiar de forma assertiva essa necessidade é uma Solução ECM, a qual é “modelada” conforme o negócio de cada cliente, independente do segmento de mercado em que atua. O atendimento dessas necessidades se faz através do setor de Tecnologia da Informação.
Redução de desperdícios. Talvez esse seja o maior impacto que o setor de TI possui nas empresas. Uma vez atingido esse objetivo, a Tecnologia da Informação conseguirá eliminar gargalos em processos, simplificará seus fluxos (Workflow/BPM), reduzirá falhas e tempo de respostas aos seus clientes, unificará suas bases de dados (plataforma ECM) e, consequentemente, reduzirá os custos da organização.
Tecnologia da Informação não é mais apenas um centro de custo, mas sim um setor que sustenta o negócio. Hoje já é muito comum escutar em empresas que visito afirmações do tipo, “TI é o nosso setor estratégico de negócio”. Esse é um conceito que tende a se estender para os mais variados segmentos de mercado.
O papel do Gestor de TI é muito importante, pois, sem ele tudo pode ser colocado a perder. O mesmo exerce uma função primordial nas empresas, uma vez que é de sua responsabilidade propor novos métodos e ferramentas para sustentar processos operacionais e de gestão nas organizações. É ele que assume a responsabilidade de entender como funcionam os processos dentro da empresa para, então, apresentar soluções tecnológicas que atendam todo o levantamento realizado com relação aos processos analisados.
Nessa nova cultura empresarial o setor de Tecnologia da Informação tem que ser “acolhido” e potencializado por parte de sua diretoria, pois, o empreendimento é feito de pessoas, e, sem elas, por mais que os processos estejam automatizados (Workflow/BPM) o negócio não irá “caminhar”. O capital humano estando confortável frente às tecnologias que estão surgindo, trará retornos positivos as empresas e não ameaças que hoje existem no dia a dia.
Qualquer gestor que desejar “dar” uma entrega diferente, seja simples ou complexa, terá o envolvimento do setor de Tecnologia da Informação. Portanto, o sucesso de uma empresa (negócio) e uma área de TI eficiente são indissociáveis, um não consegue seguir sem o outro.
Concluindo
Todas as ambições de negócios dentro das empresas só conseguirão ser alcançadas se houver aprimoramento da gestão e otimização dos processos (ECM), ou seja, os objetivos só serão atingidos por meio de soluções tecnológicas. As ações estão acontecendo num curto intervalo de tempo e empresas e seus recursos humanos precisam se remodelar a todo momento. Resumindo tudo que foi apresentado, a relevância do setor de TI nas empresas é inquestionável.
Para entender um pouco melhor como uma solução poderá atender sua necessidade de negócio, visite a página da Neomind e conheça um pouco mais da Solução Fusion Platform.
Sabemos que cada vez mais os serviços e produtos estão centrados no usuário. Afinal, ele é (ou deveria) ser o principal foco dos produtos em um mercado altamente competitivo. Porém, com o avanço da tecnologia e a adoção da mesma para expandir os negócios no meio digital, desencontros de informações entre canais on-line e o off-line começaram a surgir.
O Omni-channel (Omni= todos; Channel= canal) é uma estratégia que visa integrar o uso de todos os canais de comunicação (on-line e off-line) de uma empresa de forma simultânea. Como, por exemplo: lojas físicas, franquias, representantes, e-commerce, Market Place, entre outros.
Entretanto, é comum a confusão entre esta e outras estratégias, como o Multi-channel e o Cross-channel. No caso do Multi-channel, a estratégia se resume em disponibilizar mais de um canal de vendas para a comodidade de seus clientes.
Já o Cross-channel permite a compra cruzada entre canais. Ou seja, é possível comprar um produto on-line e optar por retirá-lo na loja física.
O Omni-channel vai além dessas duas estratégias, proporcionando a integração entre todos os canais de forma simultânea.
Por que optar pela estratégia Omni-channel?
Imagine a seguinte situação: você comprou um produto pela internet, mas ele não estava adequado à sua necessidade. Nesse momento, você está com pressa para fazer a troca e se dirige até a loja física mais próxima. Entretanto, chegando ao local, recebe a notícia que a troca só é possível pelo mesmo canal original da compra. Situação chata, não é mesmo? Mas pode acreditar que muitos consumidores ainda passam por isso com frequência.
Para que seus clientes não passem por dificuldades como essa, é necessário investir no gerenciamento e integração das informações. Assim como o acesso aos serviços do seu negócio. E para isso, nada melhor que o uso da própria tecnologia.
É comum as empresas adotarem mais de um sistema com funções específicas para cada canal, resultando na falta de integração entre eles. Estes sistemas tradicionais, por sua vez, se tratam de ferramentas antigas e complexas para serem implantadas ou trocadas, e a unificação ou integração de todas se torna cansativa ou inviável. A alternativa, nessa situação, passa a ser adotar uma solução que integre todos os sistemas e que otimize a gestão de processos do negócio como um todo.
Solução para o Omni-channel
Há anos o Enterprise Resource Planning (Sistema Integrado de Gestão ou ERP) é a solução mais utilizada para gerenciar e integrar os dados corporativos. Entretanto, para Omni-channel, os ERP tradicionais são limitados. Uma parcela considerável desses sistemas são orientados a questões operacionais e dificilmente contam com a integração da gestão de processos.
O BPM é uma metodologia de gerenciamento ajustável desenvolvida para organizar e facilitar processos organizacionais de qualquer nível de complexidade, seja internos ou externos, e de corporações de qualquer segmento.
Assim, um BPMS, solução de BPM, pode auxiliar seu negócio com:
Integração com outros sistemas (ERPs):
Uma solução BPM integra diferentes tipos de sistemas, inclusive os legados. Nossa solução, Fusion Platform, faz com que qualquer tipo de sistema seja integrado, facilitando o acesso às informações disponíveis em outros sistemas.
Processos com apenas informações necessárias:
Sua empresa terá processos executados com ações amigáveis e configuradas, com foco nas informações da atividade em execução, disponibilizando ao usuário apenas o que ele precisa saber.
Portanto, caso precise integrar informações existentes em outros sistemas legados, isso é possível. Assim como a busca por estas informações, entregando de forma efetiva apenas o insumo necessário que o usuário precisa para fazer seu trabalho.
Atendimento de canais de comunicação:
Imagine, por exemplo, se o chat do blog do seu site tem uma alta demanda de sugestões, dúvidas, exigindo a resolução de problemas? Nosso BPM auxilia no envio destas informações por meio da automatização de processos para os responsáveis/pertinentes àquelas solicitações na organização.
Processo de devolução de mercadorias:
Cenário conhecido no varejo, uma solução BPMS integra os envolvidos (clientes, transportadoras, indústria, entre outros), e realiza a jornada de forma rápida, transparente e com o menor custo possível. Assim, o papel do sistema passa a ser encurtar e integrar caminhos para cada um dos envolvidos na cadeia, trazendo benefícios diretos à operação, realizando a orquestração das decisões tomadas em cada etapa.
O Fusion Platform está há mais de 12 anos no mercado auxiliando empresas dos mais diferentes segmentos e contribuindo com o sucesso do seu cliente. Desde o gerenciamento de processos e documentos, até a análise de indicadores relacionados.
A assinatura, seja ela física, eletrônica ou digital visa garantir a autenticidade do signatário. Todavia, o procedimento para garantir essa autenticidade ocorre de maneira diferenciada para cada tipo de assinatura.
Tomando como exemplo a assinatura física: ao assinar um documento, você está de acordo com o conteúdo dele. No entanto, para atestar a autoria da assinatura é necessário ir à um cartório e realizar o procedimento de reconhecimento de firma (ou assinatura).
Acontece que muitas empresas já estão deixando de lado o papel e a caneta para tornar-se mais digital com o uso de tecnologias que reduzem os custos e aceleram esse processo de formalização de documentos. Dentre essas tecnologias citamos: assinatura eletrônica e assinatura digital.
O que é uma assinatura eletrônica?
A ESIGN (U.S. Electronic Signatures in Global and National Commerce Act of 2000, Lei de assinaturas eletrônicas no comércio nacional e global) foi aprovada em 2000 nos Estados Unidos para melhorar a segurança e tornar assinaturas eletrônicas legais para todo tipo de uso. Tal lei define a assinatura eletrônica como sendo “um som, símbolo ou processo eletrônico, anexo ou logicamente associado a um contrato ou outro registro e executado ou adotado por uma pessoa com a intenção de assinar o registro”.
Na prática, a assinatura eletrônica é gerada a partir da grafia de uma assinatura digitalizada associada a outras informações como e-mail, CPF, geolocalização, voz, imagem, IP do computador, SMS e token por meio do qual o documento foi assinado.
Portanto, a assinatura eletrônica é uma maneira simples e eficiente de comprovar a autenticidade de documentos. Por esse motivo é a mais utilizada no mercado.
Esse tipo de assinatura pode ser aplicado nos mais variados documentos, desde recibos de entrega, aceite de propostas, planos de saúde, contratos de serviços e financiamento, contratos de aluguel, contratação de seguros, contratos de compra e venda com fornecedores e clientes etc.
Como ocorre o procedimento para garantir a autenticidade da assinatura eletrônica?
Diferente da assinatura física, que necessita de deslocamento até um cartório para reconhecimento da firma, o que garante a autenticidade da assinatura eletrônica é o conjunto de dados colhidos como evidência e associados a ela, como citado: e-mail, CPF, token etc.
Certo, então qual é a diferença entre assinatura eletrônica e assinatura digital?
Apesar de as palavras assinatura eletrônica e assinatura digital parecerem similares, elas não são a mesma coisa. A diferença está basicamente na forma e no meio pelo qual elas são realizadas.
A assinatura eletrônica se refere, de modo geral, a qualquer processo eletrônico que indique a aceitação de um documento, já a assinatura digital é um tipo específico de assinatura eletrônica. Para a validação de sua autenticidade, a assinatura digital exige um Certificado Digital Público, que nada mais é do que é a identidade digital de uma pessoa física ou jurídica em meio eletrônico. Mais informações sobre o processo de garantia, aquisição e segurança, acesse nosso artigo sobre assinatura digital.
Diferente dos demais tipos de assinatura eletrônica que são baseadas em uma lei federal americana, a assinatura digital é assegurada pela legislação brasileira. Isso implica em dizer que autenticidade, confidencialidade, integridade e não repúdio nas operações já são garantidos por meio do certificado digital.
Diante dessas vantagens, a assinatura digital parece ser a melhor alternativa para assinar documentos. No entanto, o fato de ela requerer um certificado digital implica no custo para a aquisição desse certificado. O preço irá variar de acordo com a finalidade e o tipo de certificado.
E quais as semelhanças entre ambas?
Um dos fatores mais importantes é que assinatura eletrônica e assinatura digital possuem validade jurídica de acordo com a Medida Provisória 2.200-2 de 27 de Julho de 2001.
Além disso, ambas possuem alguns custos benefícios, tais como eficiência, redução de custos e sustentabilidade. As assinaturas em meio eletrônico não requerem o material físico para a impressão, autenticação e espaço para armazenamento. Isso reduz custos para manter as pilhas de papel nas empresas. Além disso, elas são geradas com muita facilidade e praticidade, bastando apenas alguns cliques. Outra vantagem é a mobilidade, pois ela independe de deslocamento. Dessa forma é possível formalizar contratos entre empresas de diferentes países.
Diante de tantas novas tecnologias, as fronteiras do mercado de ECM foram ampliadas. Tornando-se necessário um novo estágio do Enterprise Content Management, que acompanhe o crescimento e a variedade de dados.
Você já deve saber que a Gestão da Informação auxilia de diferentes formas uma organização com redução de custos, agilidade em processos, entre tantos outros benefícios. Mas você conhece a diferença entre Gestão da Informação (Information Management) e a Gestão Inteligente da Informação (IIM)?
Primeiro, o que é Gestão da Informação (Information Management)?
Gestão da Informação, ou em inglês Information Management, nada mais é que a coleta e gerenciamento de informações, assim como a distribuição das mesmas para um ou mais públicos-alvo.
A AIIM está de acordo com esta definição e complementa que a estrutura organizacional deve ser capaz de gerenciar essas informações durante todo o ciclo de vida da informação, independentemente da origem ou formato (dados, documentos em papel, documentos eletrônicos, áudio, negócios sociais, vídeo, etc.) para entrega via dispositivos desktop e mobile.
E o que significa Gestão Inteligente de Informação (Intelligent Information Management)?
A Gestão Inteligente de Informação é um conjunto de processos que tem como finalidade organizar, gerenciar e entender todos os tipos de dados, incluindo a integração de descoberta de dispositivos IP, compartilhamento de dados, banco de dados de infraestrutura, eventos e alarmes, integração de terceiros, patches automatizados e aplicativos.
O Gerenciamento Inteligente de Informações tenta entender melhor todos os tipos de dados. Eprecisamos considerar como gerenciar nossas informações de maneira mais inteligente.
Os usuários precisam fazer muito mais do que apenas capturar documentos e informações, precisam absorver essas informações e transformá-las o mais rápido possível em processos de negócio, padronizando e automatizando-os. Além de desenvolver políticas para descartar informações sem valor de negócio.
Sendo assim, quando falamos em “Inteligente”, significa que nem todo processo empresarial é um processo gigantesco, com milhões de documentos. Eles podem ser simples, mas ricos em informações. E automatizá-los é uma pré-condição para fazer acontecer a transformação digital em um negócio.
Entretanto, é importante lembrar que os requisitos de gerenciamento de informações variam de acordo com cada processo e aplicação.
Intelligent Information Management Roadmap
Segundo a AIIM, a forma com que o ECM é descrito não se trata de uma estrutura ruim, mas a forma com que o ECM passou a ser visto é. Portanto, a melhor classificação aplicável é a Gestão Inteligente da Informação (IIM).
Anteriormente, a gestão de dados e a gestão de conteúdos eram consideradas coisas diferentes. Mas na visão da Gestão Inteligente de Dados, essa distinção não seria ideal, pois os problemas que afetam os clientes necessitam de ambas competências para serem resolvidas.
Concluindo
O autor, palestrante e Chief Evangelist da AIIM, John Mancini, afirma que uma empresa precisa de ferramentas de gerenciamento de informações que sejam:
1) Fáceis de usar;
2) Utilizáveis sem muito envolvimento de TI;
3) e fáceis de integrar em seus processos do dia a dia.
E com a IIM sendo uma tendência, que pode ou não ser aceita pelo mercado, o que sabemos é que o crescimento potencial de dados gera a necessidade de uma organização mais eficiente dessas informações.
Você sabia que em abril de 2018 o Ministério da Educação passou a exigir que em até dois anos todas as instituições de ensino superior (IES) devem ter seus documentos convertidos para o meio digital?
Trata-se da Portaria 315, que traz normas válidas para cursos de graduação e de pós-graduação, presencial e a distância. E para seguir a legislação, as IES terão que se apressar para disponibilizar todos os tipos de documentos acadêmicos em ambiente digital.
Saiba neste artigo os pontos essenciais da 315 e as mudanças que ela traz ao segmento de ensino superior.
O que você irá ler:
O que deverá ser convertido para o meio digital?;
Como se adequar às exigências e critérios da portaria;
Benefícios que vão além do acervo acadêmico.
Primeiro, o que deverá ser convertido para o meio digital?
Tanto as IES, quanto suas mantenedoras, agora são obrigadas a manter, sob própria custódia, os documentos com as informações acadêmicas dos estudantes.
São documentos como grade e matriz curricular, calendário acadêmico, histórico escolar, avaliações, atividades complementares, ofertas de disciplinas, processo seletivo, entre outros, que deverão estar disponíveis digitalmente dentro destes 24 meses. Confira aqui a relação completa dos documentos e os prazos de guarda.
Essas informações têm de estar armazenadas em um acervo acadêmico, que nada mais é do que um conjunto de documentos produzidos e recebidos por instituições públicas ou privadas de educação superior do sistema federal de ensino, com informações da vida acadêmica dos estudantes, e necessários para comprovar seus estudos.
Além disso, as instituições deverão contar com um comitê gestor para elaborar, implementar e acompanhar a política de segurança da informação relativa ao acervo acadêmico a ser implantado.
Como se adequar às exigências e critérios da portaria
O acervo acadêmico deverá contar com um sistema especializado de gerenciamento de documentos eletrônicos (GED/ECM). Sendo assim, o modo da conversão e preservação dos documentos para o meio digital devem garantir a confiabilidade, autenticidade, integridade e durabilidade de todas as informações dos processos e documentos originais.
E quais os critérios que a solução deve atender?
Ter a capacidade de utilizar e gerenciar base de dados adequada para a preservação do acervo acadêmico digital;
contar com uma forma de indexação que permita a pronta recuperação do acervo acadêmico digital;
método de reprodução do acervo acadêmico digital que garanta a sua segurança e preservação;
utilizar certificação digital padrão ICP-Brasil pelos responsáveis da mantenedora e sua mantida para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica do acervo (assinatura digital).
Além do acervo acadêmico
Com o Fusion Platform além de buscar conformidade com a portaria, é possível agregar valor a outras demandas das IES. Temos o exemplo de clientes de IES que utilizam nossa plataforma para realizar o gerenciamento e arquivamento do processo de cadastros do Programa Universidade para Todos (Prouni), e que já faziam isto antes mesmo da Portaria 315 existir.
Nossa plataforma de gestão integrada automatiza todo o processo de triagem dos pré-aprovados do ProUni. Do registro dos usuários até a verificação do resultado final, otimizando o envio a um analista das inscrições.
Tudo isso economiza tempo, reduz o uso de papel, além de permitir acompanhar todas as etapas com facilidade.
Na prática, como o Fusion pode colaborar:
Registro de candidatos de forma on-line
Cada candidato é registrado no Fusion, recebe login e senha para preencher seus dados e insere a documentação necessária para a análise da IES. A etapa tem um prazo de conclusão, por isso a adesão de uma solução eficiente para o envio das informações dentro do prazo, sob o risco de o mesmo perder a vaga, é de grande importância;
Parecer de aprovação e reprovação 100% digital com eficiência
A partir das informações enviadas dentro do sistema, o analista visualiza todas as informações do candidato, dá um parecer informando se ele está aprovado, reprovado, ou se precisa disponibilizar alguma documentação complementar;
Instituição e candidato acompanham em tempo real as notificações
Cada transição de etapa do processo está vinculada a uma notificação via e-mail para o candidato, mantendo total transparência entre os dois lados. Como a solução é digital, ela elimina a necessidade de se deslocar até a instituição, e evita a burocracia que é responsável pela maioria dos atrasos e problemas no processo;
Informações armazenadas de forma segura
Com o resultado final obtido, independente se o candidato é aprovado ou reprovado na análise, seus dados e documentação são guardados no módulo de ECM/GED, para que em uma eventual nova tentativa, seus dados apenas precisem ser atualizados.
Disponibilidade via mobile das informações em nosso app
Processos podem ser acompanhados de qualquer hora e em qualquer lugar pelo aplicativo, o que aumenta a agilidade em tomadas de decisões.
Concluindo
Não é uma novidade que a digitalização de documentos, assim como o gerenciamento deles, facilita o acesso à informação nas organizações de diferentes segmentos.
A Transformação Digital já inovou negócios da indústria, governo, bancário, segurança, entre outros, por meio da tecnologia. E nas instituições de ensino, as mudanças logo devem começar!
Entretanto, pensar somente em uma solução para gerenciar documentos (GED/ECM) em IES pode acabar limitando ao que a Portaria 315 exige, quando também há possibilidade de a instituição, colaboradores e alunos, contar com outros recursos que auxiliam na melhora contínua da rotina educacional.
Por isso, conheça o Fusion Platform, a solução ideal para que uma instituição de ensino superior faça com que toda a rotina educacional seja otimizada.
Conheça os módulos de nossa solução que podem auxiliar uma IES:
BPM: crie processos de forma simples e com alto nível de integração com sistemas de gestão;
ECM/GED: gerencie o ciclo de vida dos documentos com a segurança que sua IES precisa;
Analytics: crie Dashboards, Indicadores, KPIs para processos, documentos ou outras soluções, como sistema de gestão (ERPs), Recursos Humanos… ;
Social & Portal: alto nível de integração e colaboração entre usuários com recursos de mídias sociais;
Captura: conecte documentos a importantes processos, além de contar com fácil integração com scanners, e-mails e outros;
Metas & Estratégia: implante metodologias de gestão como OKR, BSC, entre outras.
Gestão do Conteúdo Empresarial é a tradução para o português de Enterprise Content Management (ECM para os íntimos). Organizações que querem reduzir a burocracia ao mesmo tempo em que melhoram a produtividade e eficiência de seus colaboradores, bem como garantem a segurança de seus dados, enxergam a solução de Gerenciamento de Conteúdo Corporativo (outra maneira pela qual podemos chamar o software ECM) como uma peça estratégica.
Bom, mas o que foi falado até aqui pode parecer um pouco teórico e você pode ainda estar se perguntando “ECM é para minha empresa”? A resposta mais simples seria: seja ela grande ou pequena, uma vez que a Gestão do Conteúdo Empresarial estiver implementada, você perceberá que a ferramenta é algo vital para sua estratégia. E para acabar de vez com suas dúvidas, confira alguns dos principais motivos para sua empresa investir em um software ECM.
Confira também os benefícios da Gestão Eletrônica de Documentos neste vídeo!
#01 – Empresa mais produtiva
Geralmente, empresas percebem a necessidade de investir em um software ECM quando se veem lidando com excesso de informações espalhadas pela organização. Na maioria dos casos, o problema é sentido quando percebe-se que processos aparentemente simples acabam sendo improdutivos, pois encontrar um documento pode ser uma tarefa penosa.
Ainda sobre produtividade, destacamos que gargalos em atividades que deveriam ser realizadas de forma automatizada são um bom sinal de que está na hora de investir em uma solução de ECM. Softwares de Gestão do Conteúdo Empresarial desencadeiam fluxos de trabalho colaborativos com os responsáveis por executarem ações no documento, como assinar (com assinatura digital), editar ou comentar, além de garantir o controle de qualidade do mesmo.
#02 – Redução de custos operacionais
Softwares de Gestão do Conteúdo Empresarial fazem a captura digital de documentos. Por isso, investir em uma solução de ECM eliminará o custo de impressão, envio e armazenamento de papel.
#03 – Documentação organizada
Sabemos que informação é a força vital de uma empresa competitiva. Quanto mais, melhor, desde que ela não esteja desorganizada, mal documentada ou que documentos críticos estejam desaparecendo.
Quando falamos em documentos críticos, estamos nos referindo a tudo que é importante para uma organização ou para uma área. Para uma empresa que presta serviços financeiros, documentos de empréstimo são essenciais. Para o ramo de seguros, processamento de reclamações é fundamental. E não importa quão grande ou pequeno seu negócio seja, registros de funcionários são vitais para o departamento de recursos humanos.
Investir em uma software ECM significa ter seus documentos em um único repositório, isto é, todos eles serão arquivados e organizados em um mesmo local. Isso porque com um software de Gestão do Conteúdo Empresarial a facilidade de arquivamento de documentos não é um bônus. É um fato.
Ao invés de vasculhar arquivos e centenas de documentos à procura de uma folha de papel, justamente por centralizar tudo em um único repositório o ECM permite acesso rápido aos arquivos de que você precisa.
#04 – Controle de prazo de contratos
Você sabia que uma ferramenta de ECM notifica sobre contratos (e outros documentos) que estão expirando? Pois é, isso garante que você não perca prazos e possa inclusive se antecipar em uma negociação. Além disso, claro, evita que você perca um cliente por falta de negociar um contrato expirado.
#05 – Segurança dos dados
Como citamos, informação é vital. E como registra a história, grandes corporações já sentiram na pele o problema de vazamento de dados (sim, estamos falando do Facebook). Ao investir em uma solução de ECM sua empresa tem a certeza de que:
Somente usuários autorizados (pode ser uma equipe inteira, algumas pessoas ou até mesmo apenas um indivíduo) acessarão determinado documento;
As pessoas autorizadas acessarão sempre a versão mais atualizada, além de terem o controle de todas as versões de revisão;
Documentos eletrônicos podem ser assinados com certificados no padrão ICP-Brasil, o que garante a confiabilidade da informação (já viu nosso artigo sobre Assinatura Digital?).
#06 – Aumento na satisfação dos clientes
Se os clientes sempre têm razão, é também certo dizer que eles precisam ser bem atendidos. A cada vez que um colaborador é capaz de responder rapidamente às perguntas de um cliente sem ter que procurar documentos ou gastar tempo no registro de dados, sem dúvidas a probabilidade de retenção dos clientes aumenta.
Caso sua empresa tenha um alto CAC (Custo de Aquisição de Clientes), investir em uma solução de ECM traz a vantagem adicional de poupar dinheiro, ajudando a manter os clientes atuais satisfeitos.
#07 – Agilidade nas tomadas de decisão (= mais competitividade)
Decisões tomadas mais rapidamente podem permitir que sua empresa aproveite oportunidades e evite gastos desnecessários. Todavia, sabemos que toda decisão deve ser bem analisada. E qual a melhor maneira de fazer essa análise? Estudando dados e informações.
As melhores decisões são tomadas quando as informações estão disponíveis no momento certo, para as pessoas certas. Portanto, investir em uma solução de ECM é ter a certeza de que os tomadores de decisão contarão rapidamente com as informações necessárias, no momento em que precisarem (e seja no dispositivo que for).
Para fechar: investir em um software ECM é…
… Permitir que sua empresa assuma o controle de informações críticas. Como comentamos, a maioria das organizações percebe que precisa investir em uma solução de ECM depois de ter identificado um desafio de lidar com muito papel (assim como outros conteúdos não estruturados) que causa gargalos ao tentar processar, acessar ou armazenar as informações. No entanto, ao invés de esperar problemas mais graves surgirem para então pensar em ECM, sua empresa pode evitar dores de cabeça futuras.
Mas, se você ainda está na dúvida se deve ou não investir em uma solução de ECM, experimente por 15 dias grátis agora mesmo nossa solução, que conta com um módulo completo para Gestão do Conteúdo Empresarial. Se preferir, solicite uma demonstração para saber mais. Será um prazer tirar todas as suas dúvidas.
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Por vezes, entender terminologias na área da Gestão da Informação acaba sendo uma dificuldade, o que é o caso do GED e ECM. Seja pela desinformação que nos rodeia, ou pela ausência de conteúdo esclarecendo as diferenciações.
Neste artigo, abordaremos o que pode ser uma das principais dúvidas que envolvem a Gestão da Informação: qual seria a diferença entre a Gestão Eletrônica de Documentos (GED) e o Enterprise Content Management (ECM)?
Primeiramente, o histórico
O surgimento da tecnologia que está relacionada aos dois termos aconteceu no fim dos anos 80 e início da década de 90, quando o Document Management System (DMS), em português Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), começou a ser utilizado para a captura e armazenamento de documentos nas organizações.
Entretanto, com a complexidade e o aumento da demanda das empresas por funcionalidades específicas, surgiu, a partir do início dos anos 2000, o termo Enterprise Content Management (ECM). Na ocasião, este pôde ser considerado como uma versão evoluída do Document Management System (DMS).
É importante ressaltar que as terminologias aqui abordadas podem ser definidas por institutos de pesquisa como Gartner e AIIM, mas, geralmente, isso acaba ocorrendo por meio de escolhas do próprio mercado.
A seguir, explicamos cada um desses termos:
A Gestão Eletrônica de Documentos (GED)
Segundo a definição da AIIM (Association for Information and Image Management), a Gestão Eletrônica de Documentos, ou Gerenciamento de Documentos (GED), em inglês Document Management System (DMS), é o uso de um sistema de computador e software para armazenar, gerenciar e rastrear documentos eletrônicos e imagens eletrônicas de informações baseadas em papel capturadas através do uso de um scanner de documentos.
Este gerenciamento se trata de uma das tecnologias precursoras do gerenciamento de conteúdo (ECM). Sendo assim, de modo geral, o GED fornece algumas das funcionalidades mais básicas para o gerenciamento de conteúdo, impondo controles e recursos de gerenciamento ao que podemos considerar como documentos “burros”.
Em resumo, isso faz com que, quando você tiver documentos e tenha a necessidade de usá-los, possa fazê-lo.
Entre os principais recursos no Gerenciamento de Documentos que se destacam:
Check-in / check-out e bloqueio, para coordenar a edição simultânea de um documento e as alterações de uma pessoa não substituam a outra;
Controle de versão, de modo que as guias possam ser mantidas em como o documento atual surgiu, assim como ele difere das versões anteriores;
Roll-back, para “ativar” uma versão anterior em caso de erro ou liberação prematura;
Trilha de auditoria, para permitir a reconstrução de quem fez o que a um documento durante o curso de sua vida no sistema;
A definição da AIIM (Association for Information and Image Managment) diz que o Enterprise Content Management ou ECM não é uma simples tecnologia ou metodologia nem um processo, mas sim, uma “combinação dinâmica de estratégias, métodos e ferramentas usadas para capturar, gerenciar, armazenar, preservar e fornecer informações que suportam os principais processos organizacionais durante todo o seu ciclo de vida”.
Em linhas gerais, as fases do ECM consistem em:
Captura: obter as informações nas mídias diversas e nos meios aos quais elas estão disponibilizadas (ERP, CRM, arquivo morto, rede social, etc);
Gerenciamento: é a fase seguinte, responsável por manter as informações organizadas e conectadas aos processos;
Armazenamento: garantir que as informações estejam armazenadas em meio adequado, seja através de sistema ou outras tecnologias;
Preservação: resume-se aos cuidados a longo prazo, como um arquivamento, consistindo na prática de proteger os conteúdos para que estes estejam disponíveis e possam ser utilizados pela organização a qualquer momento no futuro;
Entrega: garantir que a informação seja entregue ao público correto, através do dispositivo adequado e no momento certo.
A partir das fases mencionadas acima, uma organização que adota uma solução de ECM terá como benefícios:
Possibilidade da captura de qualquer tipo de conteúdo, guardá-lo de forma segura e torná-lo disponível durante todo o processo, independentemente de tempo e local;
Organização de forma eficaz qualquer quantidade de informação;
Permissão para procurar e encontrar as informações de forma ágil, sem a necessidade de despender tempo prévio organizando-as;
Rastreamento das alterações nas documentações;
Melhora na publicação e entrega dos processos;
Permissão para visualizar e entender todo o processo, assim como seu papel no mesmo.
Evolução dos termos
Após mais de uma década da menção do termo ECM, em 2016 a AIIM considerou que a consumerização (uso de dispositivos pessoais no ambiente de trabalho), a nuvem, o aparelho celular e a Internet das Coisas (IoT) estavam rapidamente sinalizando “o fim da era ECM”.
Na ocasião, isso ocorreu porque a finalidade até então destinada ao Enterprise Content Management já não atendia mais ao que ele estava se propondo.
O Fusion Platform, por exemplo, deixou de ser Fusion ECM Suite, uma vez que a solução como um todo vai muito além da gestão de documentos. Portanto, hoje o que era o módulo de GED passou a ser chamado ECM.
Afinal, quais são as semelhanças e diferenças entre GED e ECM?
Entre as principais semelhanças que englobam as duas tecnologias, o que podemos destacar são:
ambas são tecnologias SAAS (Software As A Service);
armazenam informações no formato digital;
economizam tempo e custos;
fornecem modelos;
pode ser integrado com outros sistemas e softwares.
Hoje é possível afirmar que GED e ECM são terminologias utilizadas para o mesmo tipo de solução. Já que,como mencionado, o mercado muitas vezes é responsável pela nomenclatura de tipos de soluções de software.
Por fim, é preciso considerar também que indiferente do nome da solução, oideal é sempre pesquisar a fundo as funcionalidades específicas do produto, a qualidade do serviço e se este atende às demandas do seu negócio.
Tabela Dinâmica, ou Pivot Table, é uma poderosa ferramenta utilizada em análises, relatórios e em diversos ERP’s. Ela possibilita a visualização dinâmica da sua fonte de dados, além de permitir: criar categorias, agrupar, organizar, girar, calcular de forma automática e filtrar de diferentes formas o mesmo volume de dados, sem que seja feita qualquer alteração na fonte original.
Sobre as tabelas dinâmicas (um pouco de história)
Pito Salas, na época desenvolvedor da Lotus Development Corporation, é o pai e idealizador do conceito que hoje conhecemos por tabelas dinâmicas. Em 1986 ele percebeu que os dados nos spreadsheets possuíam padrões e poderiam ser agrupados e exibidos de maneiras diferentes, caso houvesse uma ferramenta com capacidade para identificar tais padrões.
Em 1991 foi lançado o primeiro software da categoria, sob o nome de Lotus IMPROV. Oficialmente para o neXT, do reconhecido Steve Jobs, o IMPROV permitia que usuários criassem categorias que poderiam ser arrastadas à tabela com o mouse. Logo após, no ano de 1993, a Microsoft lançou o mesmo conceito de Pivot Table com algumas melhorias no seu produto, o Excel 5.
Para que servem as tabelas dinâmicas?
Com o uso das tabelas dinâmicas é possível verificar detalhes que podem não estar tão explícitos em outras visualizações. Além disso, elas entregam melhor desempenho em tarefas de report, automatizando atividades, reduzindo a quantidade de erro humano na realização da tarefa e, consequentemente, diminuindo o tempo necessário para gerar análises complexas, sendo referência em Data Analysing.
Toda essa facilidade é entregue graças à possibilidade de apenas arrastar e soltar agrupamentos de informações às áreas da tabela para que, assim, em poucos instantes, sejam geradas análises.
Estrutura das tabelas dinâmicas
Basicamente, a estrutura das tabelas dinâmicas se divide nas seguintes áreas: linhas, colunas, valores e filtros. Cada área possui um papel importante no comportamento que a renderização da análise toma.
Em linhas, por exemplo, a informação (nível) arrastada servirá como categoria ou agrupamento dos dados. Já em colunas formam-se cabeçalhos vindos do topo da tabela, o que é ideal para deixar claro as tendências ao longo do tempo. Em valores, arrasta-se o que se quer mensurar. Finalmente, mas não menos importante, temos os filtros, onde se especifica em detalhes o que deve ser destacado na tabela, afetando todos os campos.
Tabelas Dinâmicas no Fusion Platform
Se existe a necessidade de evidenciar agrupamentos, tendências com uma grande quantidade de informações e pertencentes a períodos extensos e variados e/ou moldar essas informações de grande complexidade, a Neomind possui recursos para supri-la.
Com o Analytics é possível modelar e manter de forma rápida e intuitiva análises que usufruem da força e praticidade das Tabelas Dinâmicas. A tabela dinâmica já pode ser considerada uma nova feature para nosso produto, assim como a visualização clara e objetiva com gráficos de diversos tipos. É uma grande oportunidade para você permitir o Analytics facilitar o seu trabalho e potencializar os seus resultados.
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