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Eficiência operacional: o que é e qual sua importância

Por Felipe Bahiense21/11/2022 em Metodologias de gestão, Deixe um comentário
eficiência operacional

Eficiência operacional: o que é e qual é a sua importância

Se alguém te perguntar quais são os maiores objetivos de uma empresa, sem dúvida, em algum momento, você irá falar sobre a eficiência operacional.

Pode ser que não necessariamente seja considerando essas duas palavras. Mas, será algo relacionado em ter mais e melhores resultados, com menos custos.

No entanto, a redução de custos indiscriminada, como reduzir investimentos e mão de obra, pode ter efeito contrário. Ou seja, apesar de parecer, nem sempre este é o caminho mais adequado para melhorar os resultados.

De fato, analisar, rever ou remodelar os processos internos, acompanhando a evolução com o tempo, resulta em melhores resultados. Isto é focar na eficiência operacional. 

Definindo eficiência operacional

A eficiência operacional, de maneira muito prática, é encontrar o melhor rendimento nos processos operacionais. Neste sentido, significa ser mais competente e produtivo reduzindo consideravelmente os erros e falhas.

No ambiente empresarial a eficiência operacional está diretamente ligada com o melhor uso dos recursos, evitando todo tipo de desperdício.

Ainda sobre esse ambiente, a eficiência diz respeito a como os colaboradores estão empregando seu tempo e esforços. Da mesma forma, analisa onde o dinheiro está sendo investido. 

De fato, a eficiência operacional representa produzir ou oferecer os serviços com o menor custo possível, sem reduzir ou comprometer a qualidade daquilo que será entregue ao consumidor.

Seria surpreendente se falássemos que grandes resultados podem ser alcançados com pouco investimento? 

A eficiência operacional pode ser atingida com a análise e melhoramento do gerenciamento das equipes e dos processos. De fato, grandes resultados são obtidos com a análise detalhada e reorganização da estrutura do fluxo de trabalho.

Mas, como saber se está na hora de investir na eficiência operacional? 

Como medir a eficiência operacional

Na verdade, não existe um hora certa para medir a eficiência operacional. Essa preocupação e análise deve ser constante.

Neste sentido, para mensurar resultados, é necessário ter uma métrica que calcule o grau da eficiência operacional. Assim, a maneira mais prática, é reconhecendo o valor das entradas e das saídas.

Então, elenque todos os custos da sua produção (recursos, mão-de-obra, entre outros), e a receita (volume de produção, receita, qualidade de produto) gerada pelos produtos ou serviços.

Desta forma, a eficiência operacional será o valor obtido com a divisão entre o total de despesas, pelo total de receitas. Caso queira um número em percentual, multiplique o resultado por 100.

Em resumo, quanto menor for o resultado final, melhor. Pode parecer contraintuitivo, mas quanto menor a taxa, maior será a eficiência operacional e a sustentabilidade do empreendimento.

Assim, quanto maior eficiência operacional, menores são os custos para gerar a mesma ou mais receita.

É claro este coeficiente deve ser medido periodicamente, gerando melhor percepção de como está a evolução do negócio.

Por isso, sempre que houver modificações nos processos, após um determinado período, recalcule a eficiência para garantir a efetividade destas mudanças.

Por que eu deveria me preocupar com a eficiência operacional

Empresas que buscam uma história de sucesso com um empreendimento saudável e contínuo, precisam se preocupar em melhorar a eficiência operacional para que haja economia de recursos e aumento de performance.

Além disso, companhias que investigam e melhoram seus processos alcançam inúmeros benefícios, entre eles:

  • Redução de custos;
  • Economia a curto, médio e longo prazo;
  • Redução de custos e desperdícios;
  • Aumento de produtividade;
  • Prevenção de erros;
  • Padronização;
  • Melhora na comunicação.

Ações para aumentar a eficiência operacional

Em resumo, melhorar a eficiência operacional envolve identificar as despesas que podem ser evitadas, e como substituir para melhorar os processos.

Neste sentido, será necessária uma análise aprofundada para identificar a causa raiz do problema.  Pode parecer complexo, mas algumas ações práticas podem ajudar:

Defina objetivos e metas

Antes de pensar na eficiência operacional em si, considere analisar detalhadamente o desempenho atual e quais os resultados que deseja atingir no futuro.

Neste sentido, tudo será planejado tendo como foco metas e objetivos bem estipulados. A eficiência será um fator na elaboração do plano de ação com foco em atingir as metas específicas, mensuráveis e alcançáveis. 

Mapeie os processos

O mapeamento de processos permite compreender e dar transparência quanto a forma de execução dos processos.

De fato, proporciona observar os pontos fortes, falhas e gargalos que causam ineficiência. Além disso, o acompanhamento de como as atividades são executadas, torna mais simples identificar onde estão os custos ou gastos desnecessários.

Com esta análise e compreensão dos processos, se cria uma maneira nova e melhor de executá-los.

Remodelagem

O mapeamento proporciona uma documentação para que, com a identificação das falhas, sejam planejados métodos para otimizar os resultados.

Neste sentido, a remodelagem consiste em recriar o fluxo de atividade de maneira mais condizente e eficiente ao negócio.

Obviamente, a reestruturação com padronização não precisa ser executada em sua totalidade, é possível atacar um problema de cada vez.

Padronização

Quando for considerar remodelar os processos, pense na sua padronização, A padronização faz com que os processos sejam sempre executados da mesma forma.

Neste sentido, realizar auditorias frequentes garante que os processos estejam realmente sendo executados conforme o mapeamento e descrição.

Acompanhamento de resultados e melhoria contínua

É completamente normal que a eficiência operacional se modifique com o passar do tempo. Novos custos podem surgir, ou novas estratégias para melhorar os processos. Por isso, sempre analise os resultados obtidos para ver se condizem com o que é esperado.

As ferramentas BPMS, que proporcionam a automatização, geralmente geram relatórios de eficiência para acompanhamento do desempenho.

Da mesma forma, a melhoria contínua dos processos é algo que deve ser incentivado e estar sempre presente dentro da sua empresa.

Investir em tecnologia

Como mencionamos, nem sempre a redução de investimentos é o que trará a eficiência operacional.

Investir em tecnologia, principalmente quando falamos sobre a automatização de processos, permite criar fluxos de processos mais eficientes e transparentes. 

De fato, apesar do custo do investimento inicial, as novas tecnologias são capazes de trazer grandes retornos ao longo do tempo. Inclusive, você pode realizar o cálculo para adquirir uma ferramenta para automatização dos processos com a nossa calculadora gratuita.

Adotar uma ferramenta BPMS permite automatizar processos favorecendo a gestão de processos e documentos. Além disso, plataformas avançadas, como o Fusion, disponibiliza diversos relatórios para análise e acompanhamento da evolução e desempenho dos processos.

O Fusion Platform pode transformar a sua empresa, trazendo os resultados que você sempre quis. Favorecendo a melhoria da eficiência operacional.

Experimente o Fusion Platform gratuitamente por 15 dias, ou converse com um de nossos consultores.

Ficou com alguma dúvida? Use o campo dos comentários e escreva para nós.

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Felipe Bahiense

CEO e fundador da Neomind, bacharel em Sistemas de Informação pela Unisociesc e membro e certificado da AIIM (Association for Information and Image Management). Atua na área de gestão da informação há mais de 19 anos como líder de projetos críticos em gestão de documentos, processos e inteligência competitiva.

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