Como o BPM potencializa seus sistemas de gestão (ERPs)

Há décadas os ERPs dominam os ambientes corporativos e os módulos especialistas como financeiro, contábil, produção, manufatura, RH, entre outros, que são caracterizados por uma infinidade de telas, relatórios e parâmetros, sempre com uma visão transacional.

Leia também: As diferenças entre ERP e BPM

A experiência de uso na utilização da maioria dos ERPs de mercado é bastante cansativa, e para gerar qualquer tipo de informação, seja tática ou estratégia, normalmente os usuários necessitam de um grande esforço e as áreas de TI dependem diretamente dos seus respectivos fornecedores.

Com a proliferação do uso da tecnologia, em especial dos smartphones e tablets, os usuários começaram a exigir soluções mais rápidas, simples e que ofereçam aos seus usuários experiências de uso cada vez mais apuradas. Por consequência, questionamentos começaram a surgir:

• Por que os sistemas da empresa não atendem às necessidades da minha área?
• Por que os sistemas são tão complicados, limitados e diferentes da minha realidade?
• Porque meu ERP atende a apenas uma parte do meu processo prático de trabalho?
• Por que é tão difícil, demorado e caro incluir novas funcionalidades?
• Como treinar os usuários em todas as telas para que eles possam preenchê-las corretamente? Como solicitar a ele apenas o que realmente interessa ao negócio?
• Ter um ERP por si só não torna a empresa verdadeiramente integrada, por que esta dependência do fornecedor do pacote?
• Porque é tão difícil gerar informações relevantes a partir dos dados disponíveis em meu ERP?

Entendendo os motivos dos conflitos com ERPs

As perguntas acima representam exatamente a realidade da maioria das empresas atualmente do mercado e abaixo apontamos alguns motivos:

• Os sistemas de gestão tradicional possuem regras de negócio rígidas e de difícil parametrização;
• ERPs possuem telas complexas e em que sua maioria trazem e solicitam informações que não são necessárias ao negócio;
• Os usuários individualmente preenchem telas e não conseguem perceber o todo;
• Os processos transacionais normalmente são espalhados em uma visão segmentada por função e não sobre a unidade de trabalho
• A informação tem que ser puxada, com necessidade de acessar uma tela ou relatório;
• Pessoas e a empresa devem se adequar ao sistema, e não o contrário;
• Muita dificuldade de conhecer o próximo responsável e quais são os próximos passos.
• Falta de gestão das pendências e dos trabalhos em aberto
• Engloba apenas uma parte do processo de negócio, não permitindo a gestão de toda cadeia de valor

A resposta a grande parte destas dificuldades práticas está na adoção da disciplina e de sistemas de BPM, o qual vem conquistando espaço porque agiliza as tarefas, reduz custos, engloba o processo como um tudo, permite efetiva gestão sobre a cadeia de valor, auxilia a tomada de decisão e é focado em facilitar e orquestrar os processos da organização, seus documentos e na geração de informação tática e estratégica.

Principais características de um BPM

O BPM executa tarefas com ações amigáveis e configuradas, sempre focando nos dados da atividade em execução e mostrando o que o usuário precisa saber, sem exageros ou informações desnecessárias, com possibilidade de busca de informações previamente existentes nos sistemas legados e entregando de forma efetiva apenas o insumo necessário que o usuário precisa para fazer seu trabalho. Além disso, os processos tornam-se mais rápidos porque a interação é simplificada e as tarefas são comunicadas por e-mail, dashboards e/ou smartphone.

Além disso deve permitir através da tecnologia atualmente existente no mercado que os usuários tenham mobilidade em seu dia a dia através do uso de smartphone para executar tarefas, colaborar sobre os ativos corporativos, preencher formulários, realizar aprovações, publicar e consultar documentos entre várias outras facilidades possam ser aplicadas no contexto de negócio de sentido de dar fluidez, agilidade e produtividade ao trabalho do dia a dia. Desse modo, os envolvidos têm diversos meios de acompanhar todas as etapas e têm conhecimento dos prazos e tempos gastos.

Outras características incluem:

• Desenhar o fluxo e integrar com formulários de negócios;
• Automação de processos de negócio que são gerados a partir de gatihos de documentos;
• Regras de negócio são configuráveis;
• Formulários dinâmicos são utilizados para personalizar as informações em cada etapa dos processos;
• Eliminação de redundância de dados;
• Ponto focal único, com integração de dados de diferentes sistemas de forma transparente para o usuário final, sem necessidade de múltiplos logins e senhas;
• As pessoas são comunicadas de suas tarefas e têm prazos para executá-las.

A disciplina e os sistemas de BPM vieram para preencher uma lacuna importante deixada pelo ERP, com uma visão orientada a processos, integrações e gestão, visando permitir o controle ponta a ponta de todo o trâmite de dados, documentos e informações da empresa e de forma integrada. Portanto, eles devem ser considerados em qualquer estratégia de transformação digital, iniciativas paperless, ou simplesmente com o objetivo de evolução de patamar no que tange ao efetivo controle de qualquer negócio, tendo em mente o seu componente mais essencial: os processos estão em todos os lugares.

Por isso, para potencializar o seu sistema de gestão, considere a solução Fusion Platform da Neomind, uma plataforma de soluções que integra a Gestão de Documentos (ECM), BPM (Workflow), Capture, Portal e Analytics, permitindo interação com funcionários, clientes, fornecedores e qualquer outra pessoa de forma simplificada e integrada.

Veja na prática como funciona o BPM:

Esperamos que este conteúdo tenha sido útil a você e, em caso afirmativo, compartilhe com seus colegas! Acompanhe nossos conteúdo pelo Blog da Neomind, ou ainda pelo nosso Facebook e Linkedin.