Aumentar produtividade: 10 dicas infalíveis para o seu negócio

Aumentar produtividade é um dos objetivos de empresas ou negócios que desejam alcançar o sucesso constante. 

De maneira resumida, a produtividade é a relação entre o uso de insumos e a quantidade produzida. É aperfeiçoada quando se produz mais, com menos recursos, sem perder a qualidade ou satisfação dos clientes.

E, é um item essencial para a performance e para que os resultados potencializados, principalmente em um ambiente cada vez mais competitivo.

Embora haja ampla noção do quanto a produtividade e atingir melhores resultados dentro da organização seja fundamental, não é raro se deparar com um cenário totalmente inverso. 

A improdutividade, infelizmente, ainda é realidade em muitas empresas.

Por isso, inicie a jornada do aumento da produtividade de maneira prática. Aumente a produtividade dentro da sua empresa, seguindo essas 10 dicas:  

1.  Estabeleça metas claras e mensuráveis

Um dos principais fatores para aumentar produtividade é estabelecer metas e objetivos claros. Todos os integrantes precisam saber o que é esperado e qual o período para a realização.

Indiscutivelmente, as metas precisam ser factíveis e alinhadas entre a empresa e seus profissionais. Caso contrário, nenhum resultado positivo será obtido.

A gestão dos processos se torna o principal caminho para que o fluxo de atividade seja realizado com maestria, permitindo acompanhamento e conhecimento de todas as partes envolvidas.

Quando há clareza para os colaboradores sobre seu papel na empresa, e sobre as prioridades, há maior engajamento. 

De fato, para saber se a produtividade está aumentando, é necessário ter métricas de mensuração. Neste sentido, elenque um responsável, para acompanhar os resultados e analisar se está dentro do planejamento esperado.

2.  Elabore planejamento estratégico

A partir do momento em que as metas estão alinhadas aos objetivos da empresa, é fundamental estipular quais estratégias serão adotadas. 

Um planejamento estratégico adequado requer um estudo detalhado de todo o ambiente da empresa envolvida. Ou seja, o mercado, os pontos fracos, fortes, oportunidades e ameaças. Uma verdadeira análise SWOT aprofundada.

Assim, esse planejamento indicará as diretrizes da organização, que possui total correlação com as metas, a produtividade e o desempenho dos profissionais.

Ademais, esse planejamento também aborda os investimentos que deverão ser aplicados para que seja possível aumentar produtividade ainda mais.

3.  Invista em tecnologia

Sem dúvida, um dos principais aliados das empresas é a tecnologia. Esse recurso é capaz de organizar e melhorar a gestão, os processos, a comunicação e o desempenho geral das empresas.

Atualmente existem diversas plataformas e sistemas que garantem redução de erros, falhas e custos. Incluindo, os que são específicos para cada ramo de atuação. 

Amplamente, a tecnologia para aumentar produtividade deve ser focada em otimizar processos, tornando os fluxos mais simples e automatizados.

É indiscutível como a transformação digital é capaz de gerar grandes ganhos para os negócios. Como maior facilidade e velocidade para executar as atividades e funções,  maior agilidade, comodidade e eficiência operacional.

Além disso, plataformas completas gerenciam processos, documentos e indicadores, centralizando informações que aperfeiçoam o cotidiano interno da companhia e  facilitam a tomada de decisão.

Ademais, a tecnologia trouxe a mobilidade, contribuindo para que gestores e profissionais possam ser eficientes de maneira remota. 

4.  Organize o fluxo de trabalho

Quando não existe uma cultura organizacional que foca na produtividade, é muito comum encontrar profissionais sobrecarregados. 

A improdutividade pode ser causada por erros no fluxo de trabalho. Ou seja, o profissional assume muitas atividades, e acaba se tornando o gargalo que atrasa toda a sequência do processo.

Nesse sentido, aumentar produtividade está relacionada a melhorar o fluxo de como as tarefas são realizadas diariamente. Para isso, é preciso elaborar um plano de ação, delimitando responsáveis, envolvidos e prazos.

Ter organização e controle do fluxo de atividades permite analisar e identificar gargalos, falhas ou retrabalhos.  Além disso, o controle permite elencar quais atividades podem ser executadas pela tecnologia.

5.  Automatize seus processos

As atividades burocráticas e que não fazem parte do core business da empresa, devem ser realizadas com o auxílio da tecnologia.

Para isso, faça um mapeamento das tarefas executadas diariamente. Isso permitirá identificar as atividades que não estão conectadas aos objetivos estratégicos e podem ser automatizadas.

A automação dos processos permitirá que o fluxo de atividade seja executado de maneira mais rápida, melhorada e com baixo índice de erros. Com um módulo BPMS, por exemplo, todo o processo é executado por meio da tecnologia.

Assim, todo o esforço profissional estará voltado àquelas atividades que podem gerar diferenciais competitivos.  

6.  Inclua a melhoria contínua

Neste ponto já é possível perceber que a forma como as atividades são organizadas e executadas, é a chave para aumentar produtividade.

Por essa perspectiva, a metodologia de melhoria contínua proporciona analisar os processos para que tenham o melhor desempenho e execução. 

Ou seja, deve-se realizar uma análise aprofundada sobre como as atividades são realizadas atualmente apontando suas ineficiências. A partir dessa constatação, são encontradas alternativas melhores e mais produtivas para aperfeiçoar os processos.

Esse é um ciclo que não se encerra. Assim que as melhorias são implementadas, será preciso analisar os resultados obtidos e identificar novos pontos falhos.

Inclusive, o Fusion Platform coleta dados e os transforma em relatórios de desempenho. Na Central Analytics é possível acompanhar o desempenho e elaborar planos para melhorar os processos.

7.  Tenha uma boa gestão de insumos

Tudo que temos abordado remete à missão de fazer mais com menos. Isso requer gerenciar bem todos os insumos da empresa. Principalmente, quando consideramos os recursos necessários para a produção.

Uma gestão ineficaz do estoque, por exemplo, pode parar o processo produtivo por falta de insumos. E, o mal planejamento da produção pode acarretar no mau uso dos insumos disponíveis. 

Adotar a tecnologia para garantir a qualidade da gestão dos recursos disponíveis é uma das principais alternativas para garantir que a companhia continuará produzindo mais, com menos recursos, mantendo a qualidade. 

8.  Capacite os profissionais

Potencializar os resultados está atrelado a usar bem os recursos disponíveis, o que inclui a mão de obra. Por isso, é preciso que os colaboradores desenvolvam competências para realizar com maestria seus trabalhos.

A capacitação, com cursos e treinamentos, mesmo que de maneira indireta, são bastante impactantes no desempenho e proficiência interna. 

Além de ser peça fundamental para que o conhecimento seja transformado em melhores resultados, os treinamentos são uma via para demonstrar a importância que cada colaborador possui para a companhia. 

Ofertar outros benefícios contribui para que esses profissionais trabalhem mais motivados e centrados. A flexibilidade no horário de trabalho, segundo uma pesquisa da Gartner, ajuda a obter maior produtividade. 

9.  Comunicação clara e transparente

Pouco do que falamos surtirá efeito se não houver uma comunicação assertiva. Esse é o passaporte para o sucesso em todas as áreas da empresa.

Quando as pessoas sabem o que se espera delas e são livres para expressar suas opiniões e oferecer contribuições, há impactos extremamente positivos nas relações.

Essa sensação de pertencimento e aceitação fortalece os vínculos entre os profissionais. Por isso, invista em ferramentas que possam unificar e incentivar o diálogo transparente com murais, intranet e plataformas de gestão integrada.

Uma maneira eficaz de contribuir para a comunicação ser mais clara é o registro e acompanhamento do fluxo de atividades. 

Muitas ferramentas de BPMS permitem que os envolvidos em um processo saibam quem é o responsável por cada atividade. Assim, quando acontece de uma tarefa estar parada ou atrasada, é fácil identificar quem deve resolver a situação. 

10. Crie uma cultura colaborativa

Quem nunca ouviu aquela filosofia que diz que “juntos vamos mais longe”? E, essa é uma realidade no ambiente corporativo.

De fato, quando existe uma rede de mútua colaboração todos os envolvidos se comprometem com o sucesso de todos. É a soma dos pequenos resultados que torna possível atingir o objetivo estipulado.

Nesse sentido, aumentar produtividade também envolve criar uma ambiente propício para desenvolver a cultura colaborativa.

Essa cultura precisa estar associada aos treinamentos, onde os próprios profissionais repassam seus conhecimentos aos demais colegas.

A prática de aumentar produtividade

Agora que você já sabe quais são as 10 dicas para aumentar produtividade, deve estar ávido por colocar tudo em prática. No entanto, como qualquer estratégia, essa também requer planejamento.

Por isso, é altamente recomendado que as mudanças iniciem aos poucos. Faça uma análise completa da sua organização e elenque o que considera prioridade.

A organização, por exemplo, é uma medida simples e facilmente aplicada. À medida que os benefícios forem sentidos, avance para as novas etapas e medidas que devem ser adotadas.

É claro que, medidas para potencializar e otimizar os processos podem ser aplicadas imediatamente. Na realidade, a automação das atividades contribui para que outras dessas dicas sejam implementadas.

Por isso, aproveite essa oportunidade única e experimente o Fusion Platform gratuitamente por 30 dias, e colha os benefícios gerados pela gestão de processos, documentos e indicadores.