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Tag: Automação de Processos

Confira artigos sobre a Automação de Processos e entenda mais a importância dela nos negócios!

  • A Importância da Transformação Digital na Construção Civil

    A Importância da Transformação Digital na Construção Civil

    Transformação Digital na Construção Civil: como a tecnologia é aliada do setor

    A transformação digital na construção civil não se trata apenas de inovações tecnológicas por meio de softwares. Mas, a construção de uma cultura em torno de uma série de costumes que são empregados no dia a dia dos trabalhadores. 

    Neste sentido, aborda todos os envolvidos como operários, mestre de obra e engenheiros que gerenciam o funcionamento de uma obra.

    A implementação da transformação digital na construção civil requer muita maturidade da organização. Assim, viabiliza a entrada de novas ideias de modo que toda a operação seja executada da maneira mais dinâmica, certeira e otimizada.

    Para que essa transformação seja feita de maneira correta, é preciso compreender alguns assuntos que possibilitam a sincronia impecável com o mundo digital.

    Afinal, quais são esses assuntos que englobam uma Transformação Digital?

    1 – Agilidade

    Com a utilização de um software para gerenciar toda a regra do negócio voltada para a área da construção civil é possível garantir agilidade.

    Neste sentido, possibilita reduzir o tempo perdido em atividades que eram feitas através de trabalhos manuais.

    Essa otimização de tempo foi instrumento de um estudo da Autodesk. Como resultado, a análise mostrou que 35% do tempo de gestão de obra é gasto com atividades que não agregam valores significativos. Ou seja, representa uma média de 14 horas semanais. 

    Além disso, o mesmo estudo, mostrou que 13% do tempo gasto é procurando dados ou informações sobre processos vigentes. Ou seja, aproximadamente 5 horas semanais apenas para levantamento de informações.

    Com a transformação digital na construção civil, é possível gerenciar tudo isso de maneira otimizada. Neste sentido, há ganho de tempo para a execução dos serviços e projetos.

    2 – Organização

    Existem diversas maneiras de implantar a transformação digital na construção civil, uma delas é optar por um software de gerenciamento paperless. 

    Desta forma, é possível cuidar de documentos, arquivos, projetos e assinaturas, tudo de maneira interativa, em uma única plataforma. 

    Então, não há mais necessidade ou preocupação em perder tempo manuseando uma infinidade de papéis.

    Todos os dados coletados por uma solução tecnológica podem ficar armazenados na nuvem. Assim, ficam acessíveis para uma variedade de dispositivos, de maneira prática, rápida e organizada. 

    3 – Previsibilidade

    Dependendo da ferramenta escolhida para auxiliar nesse processo de transformação digital você pode ter acesso ao Analytics. Esta funcionalidade trata de apontar dados dos processos em andamento em tempo real. 

    Neste sentido, este recurso é muito importante para analisar os comportamentos de determinadas ações possibilitando que a tomada de decisão seja mais apurada e certeira 

    Além disso, a ferramenta permite verificar e prever possíveis problemas ou inconsistências observando gráficos detalhados.

    Na construção civil, são infinitas as possibilidades de aplicação das inovações da transformação digital. De fato, é muito importante que o gestor de uma obra tenha acessibilidade aos dados. Assim, a aplicação do conhecimento é mais rápida e útil para a finalização de um projeto.

    4 – Economia

    Todo esse conjunto de fatores são importantes para justificar a importância da transformação digital na construção civil. Assim como em outros setores e organizações, tempo é dinheiro.

    De fato, usar um software de automatização de processos permite otimização do tempo. Além de padronizar a maneira de executar as tarefas, há maior organização e economia de recursos.

    Neste sentido, você tem controle de todas as etapas dos processos que sua organização executa. Ou seja, está um passo à frente e pode se planejar para o caso de surgir algum problema.

    Ademais, até a tomada de decisão se torna uma economia de tempo. Afinal, com acesso a relatórios e dados reais, definir uma estratégia ou optar por determinada alternativa se torna muito mais acelerado e prático. 

    Quais as dificuldades de se adaptar com a Transformação Digital na Construção Civil?

    Uma dificuldade bem comum para a transformação digital na construção civil, é a mente fechada dos gestores das organizações. 

    De fato, este ramo tem uma dificuldade maior em “se entregar” às novidades. Afinal, se trata de um ramo antigo com muitos dogmas e crenças referentes ao jeito de se realizar as tarefas e buscar informações.

    Por isso, o ideal é que os gestores se abram a novas ideias, viabilizando a entrada de uma cultura nova. Neste sentido, se desconstrói ideias antigas que não atendem os requisitos atuais em termos de tecnologia.

    Além disso, a transformação digital na construção civil é capaz de proporcionar inúmeras vantagens competitivas. 

    Qual ferramenta devo utilizar para fazer a Transformação Digital na Construção Civil?

    Atualmente o mercado possui diversas ferramentas que auxiliam a trazer o mundo digital para qualquer organização.

    Assim, para que a transformação ocorra de maneira certeira, será necessário analisar qual é a  principal regra de negócio da organização. A partir desta definição será possível analisar e realizar as demais atividades. 

    Em segundo lugar, dependendo do software adquirido, é possível dinamizar a área de atuação da organização. 

    Com o Fusion Platform, é viável agilizar toda a parte de Processos (BPM), Gestão eletrônica de documentos (ECM), assinaturas digitais, Analytics, etc. Neste sentido, todos estes módulos podem ser adaptados conforme a necessidade do seu negócio.

    Com o Fusion o gestor da organização terá controle integral do funcionamento de sua regra de negócio de maneira prática e intuitiva.

    Conclusão

    De fato, a Transformação Digital na Construção Civil pode impactar positivamente qualquer organização do setor.

    Por isso, é interessante destacar os muitos benefícios que a transformação e as plataformas tecnológicas trazem para as empresas. 

    Sem dúvida, estamos caminhando para um mundo cada vez mais digital. E mesmo ramos antigos, como o da construção civil, precisam se atualizar para não perder espaço no mercado.

    Neste sentido, não fique para trás, dê o pontapé inicial para  a Transformação Digital na Construção Civil. 

    Caso tenha ficado com alguma dúvida, é só escrever nos comentários. Ou entrar em contato com nossos consultores.

    E, para se aprofundar no assunto, saiba sobre a gestão de processos e gestão de documentos.

  • Como melhorar os processos de RH da sua empresa

    Como melhorar os processos de RH da sua empresa

    Uma gestão efetiva de RH vai muito além de recrutar novos colaboradores. Os profissionais dessa área também precisam estar preparados para lidar com uma variedade de rotinas, incluindo integração, treinamento, remuneração e benefícios, avaliação de desempenho, entre outros. O que aconteceu durante muito tempo foi que, o excesso de burocracia nessas rotinas ocupava muito tempo e impedia a atenção a questões mais estratégicas, como o desenvolvimento e a manutenção do clima organizacional. Diante desse cenário percebeu-se a necessidade de criar estratégias de otimização dos processos de RH, fazendo com que o trabalho nas diversas frentes fosse administrado de maneira mais objetiva e rendesse melhores resultados. Para que isso seja possível, é fundamental saber reconhecer e compreender quais são os principais processos e identificar onde existem oportunidades para melhorias.

    Mas como fazer isso? Como otimizar processos e impulsionar a produtividade de uma equipe de RH? Abaixo listamos algumas ações para implementar a melhoria de processos e ter mais eficiência na gestão de pessoas da sua empresa!

    Mapeie os processos de RH

    Admissão e desligamento de um colaborador, solicitação de viagem e requisição pessoal são alguns dos processos que ao serem mapeados, se tornam um grande aliado da área de RH. Uma vez decidido quais processos devem ser mapeados, certifique-se de entender o motivo da sua existência, qual é sua função dentro da empresa e o seu grau de importância. A próxima etapa é coletar as informações sobre eles. Entrevistar os colaboradores envolvidos, coletar documentos, formulários, templates, e tabelas podem ajudar muito a compreender melhor como o fluxo de trabalho funciona e onde estão os principais gargalos. Com esta base, é possível criar uma representação fiel do processo em questão, permitindo sua mensuração e estabelecendo uma busca por melhorias.

    Envolva a equipe

    Manter a sinergia na equipe é indispensável para alavancar a produtividade da empresa como um todo, já que pessoas engajadas desenvolvem uma postura mais cooperativa, empenhada e disposta. Por isso é importante estabelecer uma cultura de comunicação. Garanta sempre que todos entendam sua função dentro de um processo, desde aqueles que lidam com o processo diariamente até aqueles que são afetados por ele. Se todos enxergarem como essas melhorias vão afetar seu trabalho, se torna muito mais fácil. Para isso, se comunique de maneira clara e dê o exemplo!

    Invista em tecnologia

    A grande maioria das empresas ainda traz práticas antigas ligadas a área de RH. Processos lentos, burocráticos e complexos que demandam tempo e comprometem a agilidade da equipe. A automatização é a solução mais rápida para aumentar a produtividade e transformar etapas que antes eram realizadas de maneira estritamente manual em procedimentos dinâmicos e organizados. O mercado oferece várias opções de ferramentas e soluções para as empresas que desejam investir em Gestão de Processos (BPM). Uma delas é o Fusion Platform da Neomind, que permite gerenciar todas as tarefas que englobam as principais atividades de RH, desde envio de documentos e contratos até aprovações necessárias.

    Quer saber como o BPM pode ser o diferencial dentro da Gestão de Pessoas da sua empresa? Então baixe nosso ebook!

    Monitore os resultados

    Por último, mas não menos importante, lembre-se de que a otimização deve ser um processo contínuo. Faça um panorama anterior à implementação dos novos processos e um posterior. Compare os indicadores dentro do setor periodicamente, verificando o que ainda pode ser aprimorado e o que está funcionando perfeitamente. Com o monitoramento regular, você mantém todos focados nos resultados e pode agir proativamente avaliando a eficiência dos processos em tempo real.

    Mudanças sempre aparentam ser desafiantes no início. Porém, com o modo correto de aplicá-las nas práticas do RH da sua empresa, podem se tornar um diferencial, o ponto mais forte que a companhia possui.

    Então, agora que você já sabe que mudanças podem trazer benefícios diversos, é o momento de analisar quais processos carecem de melhorias, pesquisar o que pode ser implementado e, enfim, trazer soluções mais efetivas.

    Leia mais: CTPS Digital e a tecnologia nos processos de admissão.

    Ainda não conhece o Fusion Platform? Teste gratuitamente durante 15 dias.

  • Como implementar uma ferramenta de Automação de Processos?

    Como implementar uma ferramenta de Automação de Processos?

    Vivemos em um mundo onde não podemos mais nos abster da tecnologia em nossas casas, carros e principalmente nas empresas. Para ter redução de custos, menos retrabalho e melhor controle dos processos, o ideal é implantar uma solução de automatização e gerenciamento de processos eletrônicos, ou seja, o Business Process Management (BPM).

    Mas, antes de implantar um BPM, precisamos saber:

    • Onde ele precisa ser aplicado? Será um lugar onde precisamos economizar?
    • Por quem será usado? Apenas gestores para realizarem um plano de ação? Funcionários para apontar itens cadastrados no inventário? Controle de cartão-ponto?
    • Com que finalidade? Agilizar o processo? Reduzir o uso de papel?

    Após ter essas respostas, vem outra pergunta: como implemento um sistema de automação de processos em minha empresa?

    Para respondê-la, precisamos seguir alguns passos e algumas boas práticas. Confira!

    A visão holística e a identificação dos processos

    O primeiro passo de implantação de uma ferramenta de automação de processos, é verificar o que pode ser classificado como um processo dentro da empresa. Entrada e saída de mercadoria, emissão de notas fiscais e elaborações de contrato são bons exemplos e muito utilizados.

    Pode soar até meio clichê, mas para mapear e identificar processos de qualidade precisa-se ter uma visão holística do seu negócio e saber onde um processo se inicia e onde ele se encerra (isso vem da teoria geral dos sistemas de Ludwig Von Bertalanffy).

    Aqui vai uma dica essencial: além de identificar e mapear processos existentes, as atividades que mais precisam de atenção são aquelas que ainda não possuem processos atrelados a ela.

    Não obstante, necessita-se realizar uma verificação de quais processos são mais onerosos dentro do ciclo produtivo, identificar onde falhas humanas podem ser reduzidas ou eliminadas.

    Verificando esses pontos, precisa-se entender que não se edifica um castelo da noite para o dia. Precisamos ir com calma e colocar pedra sobre pedra para que a construção fique a mais sólida possível.

    Assim são os projetos de implantação de sistema, por exemplo: após realizada a análise e levantamento de ideias, precisa-se estruturar, colocar no papel um organograma, identificar os papéis que temos presentes na estrutura organizacional da empresa atualmente e adicionar ou remover outros papéis, de acordo com a necessidade do nosso processo.

    Testando a ferramenta

    Efetuando o procedimento de planejamento, vamos para a fase de testes da ferramenta implantada. Nessa etapa serão validados os processos levantados, precisando assim encontrar pontos negativos, positivos e possíveis melhorias, ou simplesmente aprovar o processo para que o mesmo comece a ser utilizado massivamente.

    Na fase de testes é preciso levar em consideração diversos fatores, como tempo de execução, limitações da ferramenta, entre outros pontos advindos da infraestrutura da TI da empresa, onde entraremos em detalhes técnicos.

    Dica

    Para que o sistema seja implantado com sucesso e com a melhor performance possível, é importante ter um servidor dedicado para comportar a aplicação. Além disso, sempre é bom que o time de TI da empresa esteja alinhado com os requisitos do sistema e com a infraestrutura presente que ela comporta.

    Na parte de testes, tente sempre ver o processo como o usuário final, isto é, como a pessoa que irá preencher os formulários e enviar os procedimentos. Lembre-se de explorar as possibilidades e verificar cada atividade, para que a mesma possa ser liberada sem que exista problemas de condição de negócio.

    O Fusion Platform conta com diversos avisos na hora de liberar a modelagem do seu processo no BPM, o que permite ao usuário ser avisado onde o processo encontra-se inconsistente. Teste nossa ferramenta gratuitamente por 15 dias.

    Ao fim, quando for implantar de fato o processo, lembre-se de ter seguido o passo a passo da nossa receita de bolo para que o resultado seja o melhor possível.

    Concluindo

    Você já sabe como funciona para implementar uma ferramenta para automação de processos. Agora só basta realizar seus projetos, planejamentos e, mais importante, tirar tudo isso do papel. Lembre-se, se existir algum problema, nossa central de ajuda está disponível 24h com tutoriais práticos, e caso ainda tenha alguma dúvida, o time de suporte poderá lhe auxiliar!

  • 10 perguntas e respostas sobre BPM

    10 perguntas e respostas sobre BPM

    Já acompanhamos em outro artigo que o BPM (Business Process Management) é uma metodologia de gerenciamento ajustável desenvolvida com o objetivo de organizar e facilitar processos organizacionais. Porém, ainda existem dúvidas envolvendo o tema.

    Pensando nisso, preparamos um artigo especial para esclarecer sobre as principais definições e conceitos relacionados ao BPM em 10 perguntas e respostas:

    1. O que é uma estrutura de BPM?
    2. O que é BPMS?
    3. Quais são as vantagens em utilizar o BPM?
    4. Ao utilizar BPM posso obter ganhos de agilidade ou eficiência?
    5. Por que automatizar os processos de negócios?
    6. O que é mapeamento de processos?
    1. Quais são tipos de mapeamento de processos mais utilizados?
    2. Quais são os passos de uma implantação BPM?
    3. Por que o gerenciamento de processos de negócios é importante?
    4. O que é melhoria de processos de negócios?

    1. O que é uma estrutura de BPM?

    Uma estrutura de BPM consiste em um gerenciamento com uma abordagem centrada no processo, no qual podem ser incluídos estruturas e regulamentos aplicáveis ​​ao seu setor, políticas e padrões de qualidade.

    Abaixo temos os três principais tipos de estruturas de BPM:

    • Horizontal: lidam com o design e desenvolvimento de processos de negócios e geralmente são focadas em tecnologia e reutilização.
    • Vertical: concentram em um conjunto específico de tarefas coordenadas, usando modelos que podem ser facilmente implantados e configurados.
    • BPM Suite: pacote que contém cinco componentes, incluindo descoberta de processos e escopo de projetos; modelagem e projeto de processos; mecanismo de regras de negócios; mecanismo de fluxo de trabalho e simulação e teste.

    2. O que é BPMS?

    O BPMS (Business Process Management System, ou em português Sistemas de Gestão de Processos de Negócio), é uma ferramenta para projetar, implementar e melhorar uma atividade ou conjunto de atividades que atingirão um objetivo organizacional específico.

    Assim, uma ferramenta de BPMS ajuda gestores a melhorarem continuamente os processos de negócios por meio de:

    • Ferramentas de modelagem de processos;
    • Mecanismos de regras de negócios e de fluxo de trabalho e
    • Ferramentas de simulação e teste.

    Para saber mais, confira: O que é BPMS e como ele pode agregar valor ao seu negócio?

    3. Quais são as vantagens em utilizar o BPM?

    Entre as principais vantagens que podemos mencionar em usar o BPM está a melhora significativa dos processos, que permite que a organização seja mais eficiente, mais assertiva e mais propensa às mudanças do que aquelas que utilizam um foco funcional, com abordagem de gerenciamento tradicional.

    Os principais benefícios da adesão do BPM nas organizações são:

    • Aumento da transparência
    • Controle de performance
    • Mais produtividade
    • Aumento de agilidade e eficiência
    • Menos custos

    Se você precisa de mas detalhes sobre as vantagens do BPM, não deixe de ler este artigo.

    4. Ao utilizar BPM posso obter ganhos de agilidade ou eficiência?

    Com certeza! O BPM permite ter fluxos de trabalhos mais fluídos e processos mais ágeis, reduzindo o tempo de resposta ao mercado. Isso ocorre porque uma solução de BPM permite automatizar os processos, eliminando a necessidade de intervenção humana, promovendo mais agilidade com a redução do tempo de execução e melhorando as condições de trabalho.

    Além disso, a informatização e o melhor entendimento sobre como esses processos devem ser conduzidos traz eficiência à equipe de trabalho e, consequentemente, a uma empresa mais eficiente diante dos desafios do mercado.

    5. Por que automatizar os processos de negócios?

    O procedimento de automatização faz parte da gestão de processos e consiste, basicamente, no uso de tecnologia e na integração de sistemas e dados para aprimorar o fluxo e o controle do trabalho. Trata-se de uma estratégia para otimização estrutural de uma empresa.  Pode ser utilizada em diversas frentes e garante que os métodos de trabalho se tornem mais fáceis, reduzindo a necessidade de tarefas manuais.

    Os benefícios que a automatização pode trazer para uma organização são:

    • Identificação de gargalos
    • Redução de mão de obra
    • Atendimento mais ágil
    • Melhor qualidade de análise
    • Auxilia gestores

    Neste post explicamos melhor sobre a necessidade de automatizar processos.

    Quer conhecer todos os motivos para automatizar os seus processos? Baixe o nosso Guia da Automação de Processos!

    6. O que é mapeamento de processos?

    Podemos entender que mapeamento de processos é a representação gráfica com descrições ilustrativas de como as coisas são feitas. Por meio dele, todos os envolvidos (de gestores a colaboradores) conseguem ter uma visão geral de como os processos são executados, como podem ser aprimorados e quantas etapas são necessárias para conduzi-los até o fim.

    Portanto, essencialmente um mapeamento de processos identifica todas as etapas, partes envolvidas, objetivos, decisões e fluxos de um processo existente. Mais especificamente, ele:

    • Apresenta as várias atividades contidas em um processo;
    • Mostra claramente como cada atividade transforma entradas em saídas;
    • Descreve o fluxo de atividade;
    • Indica as decisões que devem ser tomadas ao longo do fluxo;
    • Demonstra as inter-relações e interdependências entre as etapas do processo.

    Que tal se aprofundar mais no assunto? Baixe nosso estudo completo e veja como identificar o cenário em que a sua empresa se encontra e quais as vantagens de realizar o mapeio orientado a automatização.

    7. Quais são tipos de mapeamento de processos mais utilizados?

    Os principais tipos de mapeamento de processos são:

    • Fluxograma
    • Fluxograma horizontal
    • Mapofluxograma
    • UML – Unified Modeling Language
    • BPMN – Business Process Model and Notation

    Para  obter detalhes sobre cada tipo, recomendamos este post.

    8. Quais são os passos de uma implantação BPM?

    O BPM é uma abordagem flexível. Por isso, pode se adaptar a qualquer empresa, de qualquer segmento e porte. Assim, dependendo da maturidade do negócio onde será aplicado, alguns aspectos podem variar. Porém, basicamente o ciclo de vida do BPM é composto de seis fases:

    1. Planejamento e identificação (As Is);
    2. Análise de processos (To Be);
    3. Desenho (To Be);
    4. Simular fluxos e verificar aderência (To Be);
    5. Monitoramento e controle;
    6. Refinamento (melhoria dos fluxos).

    Os detalhes das fases estão no artigo: Como funcionam as fases da implantação do BPM nas empresas?

    9. Por que o gerenciamento de processos de negócios é importante?

    O BPM tem uma grande importância para as organizações. Sua proposta é justamente oferecer um conjunto de práticas de gestão aliado a sistemas, com o objetivo de tornar os processos de negócio mais eficientes e eficazes, alcançando assim vantagens competitivas em relação ao mercado.

    E, como você deve imaginar, obter vantagens competitivas pode ajudar uma empresa de qualquer setor a se manter na liderança de seu segmento de atuação.

    10. O que é melhoria de processos de negócios?

    A melhoria de processos de negócios é uma metodologia definida para desenvolver, testar, aprovar, implementar e avaliar mudanças no processo. Seu objetivo é avaliar constantemente, melhorar e evoluir as operações de negócios para que seja possível:

    • Realizar mudanças na estratégia e no mercado
    • Obter uma vantagem competitiva sobre a concorrência.

    Bônus

    Caso queira saber mais sobre o BPM, baixe nosso e-book gratuito. No material mostramos como a ferramenta ajuda empresas a obterem o aumento da transparência, agilidade, controle de performance, produtividade e redução de custos nos negócios. Ou então, teste nossa ferramenta BPM/ECM gratuitamente por 15 dias. Acesse!

  • Melhoria contínua na gestão de processos

    Melhoria contínua na gestão de processos

    Quando falamos de melhoria contínua, estamos falando de evolução de métodos de trabalho: encurtar tempos, maximizar resultados, eliminar gargalos e desperdícios. A melhoria contínua na gestão de processos tem a ver com encontrar os pontos de melhorias em um fluxo. Como podemos fazer isso? A resposta é simples: com o uso de indicadores.

    Pense em um processo de montagem, no qual todos os parafusos são colocados manualmente com uma chave de fenda. Numa situação hipotética, observando os indicadores concluímos que levamos 10 segundos para cada parafuso e uns 3 segundos de transição.

    Assim, a partir da análise desses indicadores o analista de processos verificou que se a tarefa fosse automatizada (utilizando uma parafusadeira, por exemplo), levariam 2 segundos para cada parafuso, com 2 segundos de transição. Ou seja: o tempo seria bem menor.

    Mas, conforme veremos, não só adquirindo novas metodologias, tecnologias ou ferramentas podemos melhorar um processo.

    Gestão de Processos: melhoria contínua

    Muitas vezes, após um mapeamento de processos podemos perceber que a melhoria pode ser feita alterando o fluxo ou incluindo novas etapas. Porém, para isso precisamos gerar métricas com as informações geradas no uso do dia a dia, identificando os pontos críticos.

    Estas ferramentas de métricas, conhecidas comumente como BPA, podem nos auxiliar a entender os pontos onde devemos trabalhar na melhoria dos processos. Claro que muitas vezes não dependemos somente da aplicação de tecnologia para aprimorar um processo, podemos contar também com metodologias de trabalho.

    Existem metodologias já eficientes para aplicação de melhoria continua, uma delas é conhecida como PDCA. Também temos outras, como o mapeamento AS-IS TO-BE, no qual podemos realizar a reestruturação de um processo a fim de melhorá-lo.

    Além do PDCA e do Mapeamento AS-IS TO-BE, há as seguintes metodologias:

    Ferramenta BPM

    BPM, ou Gestão de Processos de Negócio, é uma metodologia que nos ajuda a tratar os processos de uma empresa. Ele visa a integração entre os atores do processo e automatização das tarefas.

    No mapeamento dos processos a primeira tarefa a ser realizada é a identificação de gargalos, problemas, pontos de automação e melhorias. Após a sua implantação, aplicamos a melhoria contínua e o acompanhamento para identificar a viabilidade da automação. O analista de processos deve estar sempre atento às oportunidades de melhoria para obter melhores resultados.

    Pareto

    De acordo com o princípio de Pareto (também conhecido como regra do 80/20, lei dos poucos vitais ou princípio de escassez do fator),, aproximadamente 80% dos efeitos de um evento vêm de 20% das causas.

    No mundo da gestão de processos o princípio de Pareto auxilia. Isso ocorre porque, quando encontramos uma melhoria e aplicamos o princípio de Pareto, conseguimos 80% de melhoria no nosso processo.

    Conclusão

    Podemos concluir que a melhoria de processos é uma rotina de acompanhamento e análise de processos. Dependendo dos resultados e métricas, gera-se a necessidade de mais acompanhamento ou reestruturação de processos. Tudo isso para continuamente aumentarmos a eficiência e gerarmos mais resultados.

  • Como o BPM potencializa o Omni-channel do seu negócio

    Como o BPM potencializa o Omni-channel do seu negócio

    Sabemos que cada vez mais os serviços e produtos estão centrados no usuário. Afinal, ele é (ou deveria) ser o principal foco dos produtos em um mercado altamente competitivo. Porém, com o avanço da tecnologia e a adoção da mesma para expandir os negócios no meio digital, desencontros de informações entre canais on-line e o off-line começaram a surgir.

    Em meio a esse cenário, manter uma boa gestão do relacionamento com clientes tem sido um desafio. Para auxiliar na integração destes canais, surgiu o Omni-channel.

    Mas afinal, o que é Omni-channel?

    O Omni-channel (Omni= todos; Channel= canal) é uma estratégia que visa integrar o uso de todos os canais de comunicação (on-line e off-line) de uma empresa de forma simultânea. Como, por exemplo: lojas físicas, franquias, representantes, e-commerce, Market Place, entre outros.

    Entretanto, é comum a confusão entre esta e outras estratégias, como o Multi-channel e o Cross-channel. No caso do Multi-channel, a estratégia se resume em disponibilizar mais de um canal de vendas para a comodidade de seus clientes.

    Já o Cross-channel permite a compra cruzada entre canais. Ou seja, é possível comprar um produto on-line e optar por retirá-lo na loja física.

    O Omni-channel vai além dessas duas estratégias, proporcionando a integração entre todos os canais de forma simultânea.

    Por que optar pela estratégia Omni-channel?

    Imagine a seguinte situação: você comprou um produto pela internet, mas ele não estava adequado à sua necessidade. Nesse momento, você está com pressa para fazer a troca e se dirige até a loja física mais próxima. Entretanto, chegando ao local, recebe a notícia que a troca só é possível pelo mesmo canal original da compra. Situação chata, não é mesmo? Mas pode acreditar que muitos consumidores ainda passam por isso com frequência.

    Para que seus clientes não passem por dificuldades como essa, é necessário investir no gerenciamento e integração das informações. Assim como o acesso aos serviços do seu negócio. E para isso, nada melhor que o uso da própria tecnologia.

    É comum as empresas adotarem mais de um sistema com funções específicas para cada canal, resultando na falta de integração entre eles. Estes sistemas tradicionais, por sua vez, se tratam de ferramentas antigas e complexas para serem implantadas ou trocadas, e a unificação ou integração de todas se torna cansativa ou inviável. A alternativa, nessa situação, passa a ser adotar uma solução que integre todos os sistemas e que otimize a gestão de processos do negócio como um todo.

    Solução para o Omni-channel

    Há anos o Enterprise Resource Planning (Sistema Integrado de Gestão ou ERP) é a solução mais utilizada para gerenciar e integrar os dados corporativos. Entretanto, para Omni-channel, os ERP tradicionais são limitados. Uma parcela considerável desses sistemas são orientados a questões operacionais e dificilmente contam com a integração da gestão de processos.

    O BPM é uma metodologia de gerenciamento ajustável desenvolvida para organizar e facilitar processos organizacionais de qualquer nível de complexidade, seja internos ou externos, e de corporações de qualquer segmento.

    Assim, um BPMS, solução de BPM, pode auxiliar seu negócio com:

    • Integração com outros sistemas (ERPs):

    Uma solução BPM integra diferentes tipos de sistemas, inclusive os legados. Nossa solução, Fusion Platform, faz com que qualquer tipo de sistema seja integrado, facilitando o acesso às informações disponíveis em outros sistemas.

    • Processos com apenas informações necessárias:

    Sua empresa terá processos executados com ações amigáveis e configuradas, com foco nas informações da atividade em execução, disponibilizando ao usuário apenas o que ele precisa saber.

    Portanto, caso precise integrar informações existentes em outros sistemas legados, isso é possível. Assim como a busca por estas informações, entregando de forma efetiva apenas o insumo necessário que o usuário precisa para fazer seu trabalho.

    • Atendimento de canais de comunicação:

    Imagine, por exemplo, se o chat do blog do seu site tem uma alta demanda de sugestões, dúvidas, exigindo a resolução de problemas? Nosso BPM auxilia no envio destas informações por meio da automatização de processos para os responsáveis/pertinentes àquelas solicitações na organização.

    • Processo de devolução de mercadorias:

    Cenário conhecido no varejo, uma solução BPMS integra os envolvidos (clientes, transportadoras, indústria, entre outros), e realiza a jornada de forma rápida, transparente e com o menor custo possível. Assim, o papel do sistema passa a ser encurtar e integrar caminhos para cada um dos envolvidos na cadeia, trazendo benefícios diretos à operação, realizando a orquestração das decisões tomadas em cada etapa.

    Por isso, é importante que você conheça todos os processos e necessidades da sua empresa, para então torná-los eficientes e otimizá-los. Assista mais neste webinar:

    Fusion Platform: solução integrada

    O Fusion Platform está há mais de 12 anos no mercado auxiliando empresas dos mais diferentes segmentos e contribuindo com o sucesso do seu cliente. Desde o gerenciamento de processos e documentos, até a análise de indicadores relacionados.

    Experimente gratuitamente por 15 dias grátis e veja na prática como a nossa ferramenta pode auxiliar na gestão das informações do seu negócio Omni-channel.


    Referências:
    CIO, MarkGrowth, SEBRAE.


  • Qual o custo da automatização de processos e como provar o valor?

    Qual o custo da automatização de processos e como provar o valor?

    Não é novidade que as empresas buscam otimizar seu tempo para obterem melhores resultados. Porém, você já parou pra pensar na quantidade de vezes que os processos do seu negócio foram interrompidos para encontrar uma informação? Cada minuto gasto por um colaborador para realizar alguma tarefa manual que poderia ser automatizada, acaba se tornando prejuízo para a sua empresa.

    Um dos recursos mais conhecidos para auxiliar na melhoria dessas situações é a automatização de processos. Entretanto, é comum quando se pensa no assunto, logo vir à mente os custos que essa mudança de cultura traz (orientada a processos).

    Software, mão de obra, consultoria, licenças de uso, além da manutenção… você provavelmente já pensou em automatizar processos, mas ainda não o fez por dúvidas sobre os custos relacionados à implementação? Contamos a você neste artigo.

    Qual o custo da automatização de processos?

    Para pensarmos em custos de automação devemos ter em mente as seguintes perguntas:

    • O que sua empresa quer automatizar (quais processos, setores…)?;
    • As ferramentas a serem adquiridas para a automação destes processos;
    • Quantidade de licenças necessárias para uso do software;
    • Serviços relacionados às contratações, como licença, consultoria, SLA de manutenção, entre outros…

    A partir dessas informações você poderá ter uma estimativa do custo de investir na automatização de processos. Para auxiliar nesta mensuração, confira essa calculadora de projetos de automatização de processos.

    O próximo passo é colocar na balança e comparar com os benefícios para provar o valor da automatização de processos.

    Como provar o valor da automatização de processos?

    Sabemos que a automatização dos processos de negócio acarretam custos. Por outro lado, ela é diretamente responsável pela redução dos mesmos. Uma vez que a automatização de processos reduz o tempo necessário para execução das tarefas, e consequentemente reduz o esforço e o custo necessário para concluí-las. Ou seja, automatização permite que você realize mais, com menos recursos.

    Além disso, tarefas manuais do dia a dia são cansativas, e por serem feitas por seres humanos, podem acarretar em erros. Erros estes que demandam tempo para serem consertados, e custos para a sua organização.

    Assim, automatizar os processos também acaba sendo uma excelente saída para reduzir a chance de falhas de rotina.

    Além da redução de custos, o investimento na automatização de processos traz benefícios como:

    • A ordem das atividades é mantida e regulada pelo BPMS;
    • A realização das atividades previstas é garantida;
    • Garantia das condições necessárias para encerramento de cada atividade;
    • Controle de cadeias de responsabilidade (alçadas de decisão);
    • Controle de papéis e responsabilidade;
    • Padronização do produto/serviço;

    Confira mais neste artigo todos os benefícios da automatização

    Veja na prática como a automatização irá auxiliar sua empresa na redução de custos? Baixe agora nossa Calculadora ROI:


    Concluindo

    A partir do momento que seu negócio passa a contar com a automatização dos processos, a satisfação do seu cliente só tende a aumentar. Com a agilidade na gestão dos processos, os colaboradores passam a focar apenas nas atividades essenciais. Garantindo assim a satisfação dos mesmos, que consequentemente, irão voltar a adquirir o seu produto/serviço. Inclusive recomendá-lo.

    Portanto, em um contexto em que há a busca constante pelo sucesso do seu cliente, a adoção acabará sendo um investimento assertivo a longo prazo.

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    Caso você ainda tenha dúvidas de quanto a sua empresa precisa investir para ter todos os benefícios que um BPMS oferece, entre em contato com nossos consultores, ou agende uma apresentação.


  • Por que as organizações buscam automatizar seus processos?

    Por que as organizações buscam automatizar seus processos?

    Oferecer um diferencial – ou algo melhor nas mesmas condições -, vem tornando-se imprescindível para muitas organizações, especialmente devido à ampla concorrência imposta pela era atual. Para isso, diversos métodos devem ser usados a fim de proporcionar o melhor aos clientes, ou até mesmo à própria empresa.

    Pensando nisso é que a automatização dos processos tornou-se algo indispensável para muitas organizações. Mas, o que o assunto tem a ver com “proporcionar o melhor aos clientes”?

    Para começar: o conceito de Processos de Negócios

    Segundo Laudon, um Processo de Negócio é um conjunto de atividades logicamente relacionadas que define como tarefas organizacionais específicas serão executadas. Refere-se, ainda, às maneiras únicas através das quais o trabalho, as informações e o conhecimento são coordenados em uma determinada empresa.

    Organizações são compostas por coleções de processos de negócios que as mantém e permitem a geração de produtos ou serviços fornecidos a um consumidor, seja ele externo ou interno. Esses processos possuem grande importância para a construção da imagem organizacional e influenciam diretamente nos ganhos da empresa.

    Em resumo, podemos dizer que:

    • Um processo de negócio envolve pessoas, equipamentos, procedimentos e informações;
    • Processos de negócios devem agregar valor ao cliente ou a outros processos;
    • Todo processo de negócio possui uma entrada (input) e pelo menos uma saída (output);
    • Nos processos de negócios os insumos (materiais, conhecimento etc.) são transformados em resultados (produtos e serviços);

    Um processo de negócio estruturado mostra o que deve ser realizado, como deve ser realizado e quem é o responsável. Assim, ele traz a sequência lógica das atividades e determina como o trabalho será feito na organização.

    Existe uma classificação para os processos de negócio, que não é o foco deste artigo, mas a título de conhecimento, os mesmos são divididos em três tipos que interagem entre si: Processos Primários, Processos de Suporte e Processos Gerenciais. Vale ressaltar que essa classificação não indica o nível de importância do processo.

    Por que automatizar os Processos de Negócios?

    Após entender o conceito de processos de negócios, podemos partir para uma exemplificação. Imagine que você esteja precisando de um celular novo e decide fazer a compra em um site. Você conclui a compra e o departamento de vendas recebe seu pedido. O mesmo é enviado para a contabilidade, para que seja confirmado o recebimento do pagamento pelo produto. Após realizada a confirmação, o departamento de estoque irá preparar seu pedido para envio. Depois de enviado, o pedido será acompanhado pelo departamento de vendas que dará o suporte necessário a você.

    O que seria uma simples compra de um celular torna-se uma sequência de passos com diversas informações que devem fluir de maneira rápida, pois o cliente não deseja esperar um longo período para receber sua encomenda. A partir desse ponto entramos na automatização dos processos de negócios, pois é com ela que podemos obter controle e visibilidade entre os departamentos isolados e ter um ambiente mais coeso, eliminando barreiras.

    Quando você automatiza seus processos, todas as informações que circulam entre os diversos locais são fundamentais e permitem que as atividades sejam desenvolvidas com sucesso (e sem que haja incompatibilidade de informações).

    Os benefícios que a automatização pode trazer para sua organização são vários:

    • Identificação de gargalos: com processos automatizados é possível identificar gargalos no momento em que ocorrem, minimizando seus impactos e acelerando o poder de reação;
    • Redução de mão de obra: com automatização o sistema envia as informações de forma ágil e rápida, reduzindo e até eliminando a necessidade de reproduzir registros, atividades repetitivas, burocráticas e retrabalho;
    • Atendimento mais ágil: ter um atendimento ágil torna-se um diferencial nos momentos atuais. Isso é possível com a automatização, pois no momento em que a informação é disponibilizada, a mesma já é transmitida, agilizando e otimizando o atendimento;
    • Melhor qualidade de análise: obter análises completas com conteúdo de grande relevância ajuda na geração de relatórios e oferece informações estratégicas para a organização, contribuindo com o crescimento do negócio;
    • Auxilia gestores: em uma organização um gestor toma inúmeras decisões que podem ser positivas ou negativas dependendo das informações que ele possui. Relacionando com o benefício anterior, ao obter uma melhor análise com as informações relevantes, a probabilidade de tomar uma decisão assertiva é muito maior.

    Concentrar seus processos de negócios de forma automatizada é benéfico para todos que fazem parte ou possuem relação com a organização. Pode ser uma fonte de vantagem competitiva permitindo que a empresa inove ou execute suas ações melhor que seus competidores. Por outro lado, pode ser negativo se utilizado de forma ultrapassada, impedindo a agilidade de resposta e eficiência da empresa.

    Concluindo

    Para encerrar: por que as organizações buscam automatizar seus processos de negócios? Porque a partir da automatização o acesso às informações fica mais ágil e fácil. Com isso, essas empresas obtém diversos benefícios que ajudam em seu crescimento e fazem com que se destaquem com relação à concorrência.

    A automatização ajuda, também, no controle do fluxo das atividades da organização, na administração das tarefas cotidianas, na gestão das tomadas de decisões e na realização de planejamento estratégico, pois para tal se faz necessário ter confiabilidade das informações (e isso, como vimos, é proporcionado pela automatização de processos).


  • Melhorando processos de devolução de mercadorias com uma solução BPMS

    Melhorando processos de devolução de mercadorias com uma solução BPMS

    Com a proximidade de datas de alto apelo comercial, como Black Friday, o próprio dia das crianças, que já passou, bem como o início de campanhas de impacto em massa para as vendas de final de ano, um dos problemas operacionais que impactam de forma negativa as cadeias de suprimentos das empresas é o alto volume de devoluções gerado, tanto nos modelos B2C quanto no B2B. Isso acaba resultando em custos que poderiam ser evitados, desgastes de imagem junto aos clientes, falta de controle, entre outros.

    Nestes processos de devolução o volume de empresas, pessoas e até sistemas de software envolvidos é alto. A dificuldade de viabilizar uma gestão efetiva para toda essa cadeia – e ainda mantê-la de forma transparente ao seu cliente ou fornecedor – é de extrema complexidade, especialmente porque existem inúmeros problemas que podem ocorrer em pontos como: fabricação do produto, qualidade, embalagem, transporte, distribuição no ponto de venda etc.

    Como melhorar processos de devolução de mercadorias?

    Este é um típico cenário de negócio em que uma solução de BPMS que contemple toda a cadeia envolvida nestas devoluções seja essencial para integrar os envolvidos e realizar a jornada de forma rápida, transparente e com o menor custo possível. Importante destacar que nesta cadeia temos que contemplar o cliente (pessoas físicas ou jurídicas), transportadoras, indústria e áreas afins responsáveis pelo produto como Customer Success, Almoxarifado, Fiscal, Qualidade, Logística, Jurídico, entre outras possíveis.

    Dentre os objetivos do BPMS nos processos de devolução de mercadorias estão: encurtar e integrar caminhos para cada um dos envolvidos na cadeia, trazer benefícios diretos à operação e realizar a orquestração das decisões tomadas em cada etapa.

    Benefícios do BPMS nos processos de devolução de mercadorias

    Sob a lupa dos benefícios, podemos citar várias situações que o BPMS pode ajudar a resolver, como:

    1. Reincorporação dos itens devolvidos por motivos menores ao estoque disponível;
    2. Controle efetivo de descartes de itens e gestão de suas causas;
    3. Controle financeiro efetivo sobre liquidações, créditos e débitos sobre todos os envolvidos (Duplicatas, Notas de Crédito e Débito, títulos diversos etc.);
    4. Creditar quem deve ser creditado e debitar quem deve ser debitado;
    5. Identificação de pontos falhos;
    6. Ganho operacional sobre o tempo de funcionários, transportadores e clientes;
    7. Controle de descartes geradores de sinistro e seu efetivo controle pelo jurídico;
    8. Controle de responsabilidade do transportador;
    9. Alto acoplamento com os sistemas internos de controle de produção, faturamento e transportes (ERP, TMS etc.);
    10. Integração total com contas a pagar e a receber;
    11. Transparência e visibilidade de todo o fluxo de valor;
    12. Jornada do cliente e dos envolvidos bem definida;
    13. Menor esforço operacional com a aplicação de automações/integrações;
    14. Informações qualitativas e quantitativas disponíveis.

    [Ebook] BPM na Logística

    Resumindo

    Ao avaliar todo este cenário é possível afirmar que o grande apelo de trabalhar com processos de devolução de mercadorias sob a ótica do BPMS é a junção do controle com a previsibilidade.


    Em pleno 2018, ainda é muito comum, principalmente quando analisamos o ambiente de negócios que as empresas, indústrias, transportadores e seus clientes estão inseridos, vermos o macro cenário de nosso país com estradas ruins, segurança jurídica fraca, problemas de ética e intempéries das mais variadas possíveis que colidem diretamente com a necessidade de se ter um ambiente de negócios saudável e previsível.

    Neste ambiente tão antagônico, quanto mais previsível, controlado, sistêmico e automático forem os controles existentes – principalmente sobre aqueles processos geradores de custo operacional, como são os processos de devolução de mercadorias -, mais a cadeia envolvida na jornada tem a ganhar.

    Conheça o Fusion Platform, uma ferramenta completa de gestão de processos, documentos e indicadores, e que pode auxiliar o seu negócio a fazer o gerenciamento de custos operacionais!

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