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Entenda e descubra como o Business Process Management (BPM), ou o Gerenciamento de processos de negócio, pode potencializar a Gestão do seu negócio!

Por que as organizações buscam automatizar seus processos?
Oferecer um diferencial – ou algo melhor nas mesmas condições -, vem tornando-se imprescindível para muitas organizações, especialmente devido à ampla concorrência imposta pela era atual. Para isso, diversos métodos devem ser usados a fim de proporcionar o melhor aos clientes, ou até mesmo à própria empresa.

Pensando nisso é que a automatização dos processos tornou-se algo indispensável para muitas organizações. Mas, o que o assunto tem a ver com “proporcionar o melhor aos clientes”?

Para começar: o conceito de Processos de Negócios

Segundo Laudon, um Processo de Negócio é um conjunto de atividades logicamente relacionadas que define como tarefas organizacionais específicas serão executadas. Refere-se, ainda, às maneiras únicas através das quais o trabalho, as informações e o conhecimento são coordenados em uma determinada empresa.

Organizações são compostas por coleções de processos de negócios que as mantém e permitem a geração de produtos ou serviços fornecidos a um consumidor, seja ele externo ou interno. Esses processos possuem grande importância para a construção da imagem organizacional e influenciam diretamente nos ganhos da empresa.

Em resumo, podemos dizer que:
- Um processo de negócio envolve pessoas, equipamentos, procedimentos e informações;
- Processos de negócios devem agregar valor ao cliente ou a outros processos;
- Todo processo de negócio possui uma entrada (input) e pelo menos uma saída (output);
- Nos processos de negócios os insumos (materiais, conhecimento etc.) são transformados em resultados (produtos e serviços);
Um processo de negócio estruturado mostra o que deve ser realizado, como deve ser realizado e quem é o responsável. Assim, ele traz a sequência lógica das atividades e determina como o trabalho será feito na organização.

Existe uma classificação para os processos de negócio, que não é o foco deste artigo, mas a título de conhecimento, os mesmos são divididos em três tipos que interagem entre si: Processos Primários, Processos de Suporte e Processos Gerenciais. Vale ressaltar que essa classificação não indica o nível de importância do processo.

Por que automatizar os Processos de Negócios?

Após entender o conceito de processos de negócios, podemos partir para uma exemplificação. Imagine que você esteja precisando de um celular novo e decide fazer a compra em um site. Você conclui a compra e o departamento de vendas recebe seu pedido. O mesmo é enviado para a contabilidade, para que seja confirmado o recebimento do pagamento pelo produto. Após realizada a confirmação, o departamento de estoque irá preparar seu pedido para envio. Depois de enviado, o pedido será acompanhado pelo departamento de vendas que dará o suporte necessário a você.

O que seria uma simples compra de um celular torna-se uma sequência de passos com diversas informações que devem fluir de maneira rápida, pois o cliente não deseja esperar um longo período para receber sua encomenda. A partir desse ponto entramos na automatização dos processos de negócios, pois é com ela que podemos obter controle e visibilidade entre os departamentos isolados e ter um ambiente mais coeso, eliminando barreiras.

Quando você automatiza seus processos, todas as informações que circulam entre os diversos locais são fundamentais e permitem que as atividades sejam desenvolvidas com sucesso (e sem que haja incompatibilidade de informações).

Os benefícios que a automatização pode trazer para sua organização são vários:
- Identificação de gargalos: com processos automatizados é possível identificar gargalos no momento em que ocorrem, minimizando seus impactos e acelerando o poder de reação;
- Redução de mão de obra: com automatização o sistema envia as informações de forma ágil e rápida, reduzindo e até eliminando a necessidade de reproduzir registros, atividades repetitivas, burocráticas e retrabalho;
- Atendimento mais ágil: ter um atendimento ágil torna-se um diferencial nos momentos atuais. Isso é possível com a automatização, pois no momento em que a informação é disponibilizada, a mesma já é transmitida, agilizando e otimizando o atendimento;
- Melhor qualidade de análise: obter análises completas com conteúdo de grande relevância ajuda na geração de relatórios e oferece informações estratégicas para a organização, contribuindo com o crescimento do negócio;
- Auxilia gestores: em uma organização um gestor toma inúmeras decisões que podem ser positivas ou negativas dependendo das informações que ele possui. Relacionando com o benefício anterior, ao obter uma melhor análise com as informações relevantes, a probabilidade de tomar uma decisão assertiva é muito maior.
Concentrar seus processos de negócios de forma automatizada é benéfico para todos que fazem parte ou possuem relação com a organização. Pode ser uma fonte de vantagem competitiva permitindo que a empresa inove ou execute suas ações melhor que seus competidores. Por outro lado, pode ser negativo se utilizado de forma ultrapassada, impedindo a agilidade de resposta e eficiência da empresa.

Concluindo

Para encerrar: por que as organizações buscam automatizar seus processos de negócios? Porque a partir da automatização o acesso às informações fica mais ágil e fácil. Com isso, essas empresas obtém diversos benefícios que ajudam em seu crescimento e fazem com que se destaquem com relação à concorrência.

A automatização ajuda, também, no controle do fluxo das atividades da organização, na administração das tarefas cotidianas, na gestão das tomadas de decisões e na realização de planejamento estratégico, pois para tal se faz necessário ter confiabilidade das informações (e isso, como vimos, é proporcionado pela automatização de processos).
06/12/2018
Por que muitos gestores ainda não trabalham por processo?
Uma pergunta que sempre carrego comigo é: Por que a grande maioria dos gestores ainda não conhece ou não possui uma gestão efetiva por processos? Para começar nossa análise, proponho outra pergunta: Qual é a missão de um gestor? É senso comum que todos os gestores devem promover resultados em suas equipes e buscar quatro pilares básicos:
- Atender seus clientes com excelência;
- Executar as atividades com maior rapidez;
- Assertividade na execução;
- Reduzir custos.
Como os gestores agem para conquistar esses resultados mínimos?

É fácil perceber que a maioria dos gestores está focada no dia a dia das ações gerenciais, levando seus colaboradores a resolverem problemas urgentes e importantes naquele momento. Assim, entram em um círculo vicioso e não têm nem tempo para inovações, nem para buscar por melhores soluções.

Muitos gestores só lembram de inovar na semana do planejamento estratégico. Como resultado, a bolha faz com que as pessoas se acomodem em suas posições e acabem contabilizando ganhos e diferenciais temporários.

Mas, onde está a verdadeira solução? Como diria Falconi, a solução é buscar o “óbvio”. Esse óbvio, no meu ponto de vista, está em entender e executar todas as tarefas de forma excelente, atribuindo responsabilidades e sempre norteando os envolvidos com regras pré-estabelecidas e controladas automaticamente, com o mínimo de intervenção humana.

Exemplos de utilização da informação a partir da sua origem

Além de vender, um vendedor deve disponibilizar a proposta comercial assinada. Se o cliente for novo, o vendedor ainda deve obter o CNPJ, contrato social e demais documentos – além de já promover o pré-cadastro, a área de contratos e faturamento – e, então, receberá a informação original.

Um recrutador que atua na seleção para contratação de um novo colaborador, ao disponibilizar em um sistema os documentos dos melhores candidatos e suas informações básicas, auxilia o gestor responsável pela contratação a avaliar a melhor a escolha com muito mais eficiência e eficácia.

O processo* somente pode caminhar para a próxima fase após o executor responsável informar todos os dados e anexar todos os documentos necessários. Um princípio simples e que gera resultados.

*Processo: (do latim procedere) é um termo que indica a ação de avançar, ir para frente (pro+cedere) e é um conjunto sequencial e particular de ações com objetivo comum. Pode ter os mais variados propósitos: criar, inventar, projetar, transformar, produzir, controlar, manter e usar produtos ou sistemas. Fonte: Wikipédia

Como chegamos neste patamar de automação?

Para isso, temos alguns passos a seguir:
1. Devemos definir qual é a missão e quais são os objetivos do seu time ou área, e o que esse grupo de pessoas efetivamente deverá entregar para os clientes e/ou para as outras áreas da empresa.
2. Mapear, modelar e definir as regras do que deve ser feito para atingir os resultados esperados, independentemente de como o processo é executado hoje. Mapear um processo parece uma tarefa simples, mas não é!
  Trata-se do momento crítico de sucesso, pois é quando as pessoas conhecedoras do processo devem se reunir para definir todas as situações possíveis. Ao reunir os integrantes da equipe deve-se detalhar cada atividade.
  Neste momento será fácil perceber que existem muitas regras e situações não contempladas no processo original, ou que ficam à mercê do bom entendimento do executor. De fato, são estas as situações que geram estresse no dia a dia, passando desapercebidas, e são elas as principais causas de riscos e desgastes de relacionamentos. Pela minha experiência esta é a fase de maiores dificuldades e é primordial para a efetiva conquista de um novo patamar de gestão automatizada.
3. Considerando que você concluiu a fase 2 com sucesso, a atividade agora é automatizar o processo com uma solução de BPM e GED. Com a gestão efetiva de processos (BPM) os gestores podem conquistar processos eficientes e garantir a notoriedade para sua equipe.
Quer saber mais?

No início citei os quatro pilares básicos que gestores buscam (atender seus clientes com excelência; executar as atividades com maior rapidez; assertividade na execução e redução de custos). Para alcançar esses resultados, acredito que gestores devem garantir que suas equipes tenham as ferramentas necessárias para alavancarem a produtividade, o que nos leva, inevitavelmente, à questão da automação.

Para se aprofundar mais no que foi tratado neste artigo, deixo algumas sugestões de leitura:
27/11/2018
Lean, Six Sigma e BPM: uma aliança de resultados
Quando pesquisamos sobre iniciativas de melhorias de processos é comum – e muito provável – nos depararmos com as metodologias Lean e Six Sigma. Ambos os métodos são originários da simplificação dos processos de fabricação. Todavia, podemos aplicá-los aos mais variados processos de negócios.

Como veremos, a metodologia Lean busca simplificar o fluxo de um processo com o objetivo de eliminar desperdícios e atividades sem valor agregado. Já o Six Sigma foca na qualidade e, por consequência, na redução de defeitos.

Ok, mas se estamos falando de processos, temos que incluir mais outro personagem na história, que seria uma solução de Gestão de Processos de Negócios, ou simplesmente BPM. E para você entender a ligação do que falamos até aqui, convidamos a investir alguns minutos na leitura deste artigo. Vamos lá?

O que é Metodologia Lean?

Traduzido para o português, Lean significa “enxuto” e a ideia é esta mesma: simplificar (enxugar) um fluxo de processo até que atividades e desperdícios sem valor agregado sejam eliminados. Quando falamos de processos, nos referimos a todos os tipos: processos de fabricação, de produção, de serviços etc.

A metodologia Lean foi inspirada no Toyota Production System (TPS), ou seja, no Sistema Toyota de Produção. A filosofia por trás do Lean é conhecida por “just in time”, ou “tempo certo” em português. Ela parte do princípio que uma empresa deve produzir apenas o que o mercado solicita, dessa forma evitando estoques lotados e desperdícios de materiais e recursos financeiros. Seria, em bom e velho português, enxugar ao máximo a produção de modo a atender aos pedidos dos clientes.

Na produção de um produto, o Lean enfatiza a necessidade de cortar atividades sem valor agregado ou desnecessárias. Para determinar o que agrega ou não valor ao processo deve-se considerar se um cliente estaria disposto a pagar por ele. O que obtiver resposta negativa deve ser eliminado, deixando, ao final, um processo totalmente otimizado e lucrativo que fluirá de maneira suave e eficiente.

Parece a solução para muitos problemas, não é mesmo? A questão toda é que, se de um lado a metodologia Lean promove processos de negócios rápidos, por outro há o risco de que se tenha uma certa falta de qualidade. Isso porque completar uma atividade rapidamente apenas para otimizar tempo, mas sem as devidas verificações, pode resultar em um ambiente propenso a retrabalhos. Para lidar com isso temos o Six Sigma.

O que é Six Sigma?

O Six Sigma é uma das metodologias de melhoria de processos que possibilita empresas a usar dados para eliminar defeitos em produtos e ou serviços. Trata-se de uma ferramenta de qualidade que atualmente desempenha um papel importantíssimo para que produtos ou serviços possam ser entregues sem erros ou falhas.

Para entender melhor, um processo Six Sigma é aquele em que 99,9996% dos produtos fabricados (itens processados) são estatisticamente esperados como quase livres de defeitos (3,4 defeitos por milhão). Portanto, o Six Sigma foca no problema que causa defeitos e corrige-os.

Para melhorar um processo, um especialista em Six Sigma utiliza técnicas qualitativas e quantitativas. Algumas dessas técnicas incluem o Controle Estatístico de Processo (CEP ou SPC), gráficos de controle, Análise do Modo e Efeito de Falha (FMEA) e mapeamento de processo. O Six Sigma aplica a abordagem DMAIC para a solução de problemas, que em português significa:
- Definir – defina o problema, a atividade de melhoria, a oportunidade de melhoria, as metas do projeto e os requisitos do cliente (internos e externos).
- Medir – meça o desempenho do processo.
- Analisar – analise o processo para determinar as causas da variação, desempenho ruim (defeitos).
- Melhorar – melhore o desempenho do processo, abordando e eliminando as causas principais.
- Controlar – controle o processo e o desempenho futuro do processo.
E qual metodologia é melhor, Lean ou Six Sigma? Indo bem direto ao ponto, tratar de melhoria de processos não se trata de escolher entre uma ou outra. O ideal, para resultados positivos, é uma combinação de ambas. É aí que temos o Lean Six Sigma.

O que é Lean Six Sigma?

Acompanhe o raciocínio:
- A Metodologia Lean elimina o desperdício (sem valor agregado) e promove a padronização e o fluxo do trabalho,
- Já o ponto de concentração do Six Sigma é na redução da variação do processo e no aprimoramento do controle do processo.
Perceba que, ao final, o objetivo das metodologias Lean e Six Sigma é o de fornecer ao cliente a melhor qualidade, custo, entrega e um novo atributo com agilidade. Como juntamos o melhor dos dois mundos, temos que alguns dos princípios fundamentais do Lean Six Sigma são:
- É o cliente quem define o valor (valor é aquilo que o cliente está disposto a pagar pelos produtos e serviços certos, no tempo certo, na qualidade esperada).
- Remova etapas e desperdícios sem valor agregado.
- Nenhum processo é sempre perfeito, por isso, há sempre margem para Melhoria Contínua.
- Utilize dados.
- Padronize suas atividades.
Muitas empresas começam com uma abordagem Lean, especialmente para tornar o local de trabalho o mais eficiente e eficaz possível, com redução do desperdício. Ao serem identificados problemas de processo, o Six Sigma é aplicado e, assim, temos o Lean Six Sigma.

Onde entra o BPM na história?

Tanto o BPM quanto o Lean Six Sigma têm o objetivo de ajudar empresas a gerenciarem e otimizarem melhor seus processos. No entanto, um dos desafios da implantação do Lean Six Sigma na empresa está na coleta de dados e nos controles que devem ser implementados, pois ambas funções são trabalhosas.

O problema é resolvido com a implementação de uma solução de BPM (Business Process Management), a qual, basicamente:
- Organiza atividades em torno de resultados – e não de tarefas – para garantir que o foco seja mantido;
- Corrige e melhora processos antes da automação;
- Padroniza processos em toda a empresa para que possam ser mais facilmente entendidos e gerenciados, e tenham seus erros e riscos reduzidos;
- Habilita a melhoria contínua para que as mudanças possam ser estendidas e propagadas ao longo do tempo;
- Melhora os processos existentes, em vez de criar novos.
Imagine um fornecedor de peças que decide reduzir o tempo de entrega. Com o Lean Six Sigma a empresa faz o mapeamento do fluxo de valor e identifica os principais pontos que contribuem para o atraso. O mapa é quebrado em processos de nível inferior até que a equipe conheça os principais pontos de falhas, gargalos e desperdícios. É aí que entra e a tecnologia BPM.

Uma solução de Business Process Management é utilizada para implementar o processo e os controles em torno das áreas que estão atrapalhando o objetivo de ser cumprido (que é a redução do tempo de entrega das peças). No exemplo, descobriu-se que a atividade de aprovações dos pedidos estava demorando para ser executada, pois ainda precisava-se preencher alguns dados manualmente. Ao realizar uma melhoria no processo por meio do BPM os controles passaram a ser automatizados e os dados foram automaticamente inseridos nas atividades correspondentes.

Para fechar…

Talvez o maior benefício em ligar uma ferramenta de BPM com Lean, Six Sigma ou Lean Six Sigma, esteja no fato de que soluções de Business Process Management possibilitam uma visão ampla do processo (o chamado “big picture”). Ao conseguir analisar o fluxo de um processo será possível mapeá-lo a fim de encontrar inconsistências.

A metodologia Lean é sobre redução de desperdício, enquanto que Six Sigma tem uma abordagem centrada em dados para eliminar defeitos em produtos e/ou serviços. Se pensarmos em juntarmos os dois (Lean Six Sigma) teremos uma metodologia que não apenas reduzirá desperdício, mas também focará na qualidade.

Sabe o “big picture” citado no início deste tópico? Pois bem, é a solução de BPM que possibilitará uma análise mais aprofundada de cada etapa de um processo, a fim de que possam ser identificados pontos de melhoria visando tanto redução de custos quanto aumento de qualidade.

Agora que chegamos ao fim, nosso convite é para que você se aprofunde um pouco mais no universo do BPM. Temos alguns artigos que podem ajudar:
Esperamos que este artigo tenha sido útil a você. Em caso afirmativo, fique à vontade para compartilhar este artigo com seus colegas. Até a próxima!
30/10/2018
5 passos para construir um Business Case de BPM
O aumento da popularidade do Business Process Management (BPM), ou, em português, Gerenciamento de Processos de Negócio, não é uma surpresa, uma vez que seu sucesso e valor foram comprovados por diversas organizações. Apesar disso, ter o apoio e o aceite da sua implantação pode ser mais difícil do que o esperado. Para isso, criar um Caso de Negócio de qualidade para o BPM pode fazer toda a diferença. Mas o que é um Business Case?

Business Case

O objetivo de um Business Case (ou Caso de Negócio) é capturar as intenções da criação de um novo projeto ou tarefa. Ele pode ser apresentado como um documento bem estruturado ou em uma apresentação. Ele descreve as perspectivas necessárias que envolvem o projeto, como: fatores econômicos, viabilidade financeira, análise de mercado e esforço dos colaboradores. Pontos essenciais na elaboração de um Business Case envolvem:
- Resultados históricos (quando disponível)
- Análise de Riscos e formas de evitar
- Análise de Custos x Benefícios
- Plano de Implantação
Os passos abaixo descrevem uma metodologia para o contexto de um projeto BPM que pode auxiliá-lo nessa tarefa árdua:

1) Identificar os processos a serem tratados

Definir os processos que serão incluídos no projeto é crucial, pois a escolha de processos não maduros e complexos demais podem causar dificuldades. Por isso, devem ser escolhidos os mais claros e com maior potencial de sucesso. Possíveis candidatos de escolha geralmente se repetem em diversas organizações:
- RH
- Cadastro de Clientes
- Gestão de Contratos
- Controle de Transferências
A ferramenta Fusion possui aceleradores que se especializam nessas áreas e que você pode se basear como possíveis exemplos.

2) Definir o ponto de partida (AS-IS)

Nessa etapa é estabelecido o estado atual dos processos, sendo importante entender o “porquê”, “quando” e “por quem” do trabalho atual. Portanto, o primeiro passo é delinear quem é responsável por cada aspecto do processo e como as etapas subsequentes são afetadas.

Depois dessas determinações gerais, o próximo passo é avaliar o grau que as responsabilidades se sobrepõem ou se relacionam. Caso um participante necessite a ação de outro para proceder, isso deve ficar claro e documentado. O mesmo princípio deve ser aplicado com arquivos e dados, principalmente se a disponibilidade desses afetam a performance ou bloqueiam a execução.

Para mais informações: Mapeamento de Processos: por onde começar?

3) Definir o que será considerado sucesso

Métricas e critérios são importantes para estabelecer o que tornará o projeto como bem-sucedido, uma vez que não é possível melhorar o que não pode ser medido. Garanta que as métricas não sejam somente quantitativas, como tempo e custos, mas também qualitativas:
- Maior excelência no atendimento do Cliente
- Facilidade no aprendizado do processo
- Menor recorrência de erro
- Maior produtividade dos funcionários
4) Otimização (TO-BE)

Baseando-se nos gargalos e deficiências dos processos identificados pela segunda etapa, é remodelado o processo com as melhorias possíveis. Além disso, existem outros benefícios que surgem com uma implementação BPM Suite completa:
- Automatização de tarefas
- Acesso e visibilidade de dados entre diversos departamentos
- Adaptação e iteração rápidas de processos
- Coleta sistemática de métricas
- Geração automática de Relatórios
- Controle de evidências e auditoria
Verificar se é possível incorporar esses benefícios nos processos envolvidos pode ser o diferencial para uma análise do projeto positiva. Para automatização do processo, pode-se utilizar a Calculadora de Projetos de Automatização de Processos criada pela Neomind para auxiliá-lo no cálculo de esforço necessário.

5) Definir o Retorno sobre Investimento (ROI)

É inevitável que uma das primeiras perguntas sobre um projeto seja o quanto ele custará e quando ocorrerá o retorno do valor. Para responder essa questão é utilizado o ROI que quantifica os benefícios e custos obtidos pelas etapas 1-4. Também irá correlacionar os dados adquiridos com os potenciais cortes de custos e gastos necessários.

Os custos em um projeto BPM geralmente envolvem:
- Licença de Software
- Implantação do Sistema
- Hardware e Infraestrutura
- Manutenção
- Treinamento
É importante diferenciar os custos recorrentes dos únicos.

Conclusão

O Gerenciamento de Processos de Negócio é focado no processo e integração com ferramentas de software e apresenta resultados comprovados. A implantação da ferramenta em uma empresa pode ser difícil, mas provar seus benefícios pode ser um desafio maior. Porém, seguindo os passos apresentados é possível criar um Business Case de sucesso para justificá-lo. Se for bem-sucedida, essa metodologia terá uma fundação estabelecida que poderá ser reutilizada para a implantação do BPM em outras áreas.

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Referências:
Oracle, Villanova University, IMS, OpenText, Navvia
22/10/2018
Por que automatizar processos com software BPM?

Para começar, o processo de automação de processos com software BPM é o próximo passo a ser dado pelas organizações que implementaram a Gestão por Processos. Isso porque, para poder automatizar processos em uma empresa, a cultura de Gestão por Processos deve estar amadurecida.

Em um primeiro momento, é comum as empresas não automatizarem os processos em 100%. Muitas vezes, algumas atividades que poderiam ser automatizadas acabam ficando em rotinas parcialmente manuais por questões de conflito entre regras de negócio. Após um período de ajuste e implementação da cultura de Gestão por Processos é que vemos a automatização destas atividades.

O objetivo principal da implantação do BPM é definir, executar, mensurar, analisar, avaliar, otimizar e monitorar procedimentos organizacionais gerando métricas de todos os processos. Portanto, automatizar processos da sua empresa com BPM significa que algumas informações importantes para as tomadas de decisões estratégicas são geradas mais precisamente.

Veja tudo sobre a Automatização de Processos neste webinar:

Alguns casos comuns de implementação de automatização

(Foto: Reprodução).

Automatizando uma central de atendimento
Muitas empresas possuem uma caixa de correio para a qual são enviadas reclamações, ouvidoria, ou outro tipo de e-mail de recepção massiva. Para automatizarmos basta colocar uma inteligência bem simples como “ler esta caixa de e-mail” com base em regras informadas pelo usuário. Esta automatização passa a classificar os e-mails e, assim, o antigo responsável poderá realizar tarefas mais produtivas do que simplesmente classificar um e-mail.

Indústria 4.0
Outro exemplo é na área da indústria. Já estamos vivendo a quarta revolução industrial, chamada de Indústria 4.0, na qual os equipamentos estão integrados aos sistemas de gestão da empresa. É muito comum as organizações realizarem vistorias do seu produto no chão de fábrica em papeis contendo checklists com os itens a verificar.

Após o checklist estar preenchido, o mesmo é depositado em uma caixa e segue seu processo de digitalização/armazenamento. Porém, se tivermos que realizar uma auditoria, ou rastrear um dia e hora específicos, a tarefa será bastante onerosa. Agora, se implementarmos um processo de controle com o BPM e atrelado a isso fornecermos um dispositivo móvel aos operadores que realizam este checklist, já estaríamos coletando em tempo real as informações dos equipamentos.

Vamos um pouco mais longe. Imagine a seguinte inteligência: quando o operador informar que a matéria-prima está abaixo de um % determinado, um processo é iniciado ao setor de compras. Quanto tempo não teríamos ganho? Só o fato do operador ter que preencher uma requisição de compra por falta de material ia ser um bom tempo perdido em atividades que podiam agregar valor.

Automatizando contas a pagar e armazenando de forma automática as notas
Na área de recebimento, todo dia, no final do expediente, precisamos imputar as notas recebidas e enviadas. Aqui podemos fazer uso de tecnologias de mercado, como OCR, para realizar a leitura de notas digitalizadas e processadas automaticamente. Ou, ainda, se recebermos os XMLs das notas fiscais automatizar sua recepção e validar no SEFAZ, algo que muitos ERPs já oferecem.

Agora podemos integrar isto ao BPM e disparar atividades de verificação de mercadorias recebidas das notas que são processadas. Além disso, o sistema pode notificar as áreas afetadas e as notas, separadas por fornecedores/clientes/mês/ano, podem ser organizadas automaticamente no sistema de Gestão Eletrônica de Documentos (GED).

Os exemplos citados são uma pequena parte do mundo de processos automatizados com o BPM. Cada dia mais o BPM faz parte das organizações. Como você pode ver, o BPM não fornece somente um processo estruturado, transparente e organizado, mas é também uma ferramenta de auxílio para a gestão do conhecimento.

5 Passos para automatizar processos

Abaixo elencamos o passo a passo para a automatização de processos com um software de BPM:

1 – Converse com os donos dos processos
Antes de automatizar processos já existente devemos entender o negócio por trás, suas regras e motivos de ele ser do jeito que é.

2 – Identifique os gargalos
Após a implementação de processos muitas atividades que antigamente eram manuais passam a ser mais eficientes, mas ainda assim sempre há espaço para melhorar. Por exemplo, se um funcionário faltar, o processo para?

3 – Planeje a automação
O que precisamos para automatizar processos? Será necessário desenvolvimento? Aquisição de novos sistemas? O sistema com o qual preciso integrar permite este tipo de integração?

4 – Implantação
Hora de implementar a automação. Realize treinamentos com os usuários afetados, explique a mudança e como ela melhorará no seu dia a dia. É muito importante que os usuários afetados entendam o motivo e os benefícios. Lembre-se que o pior inimigo é a falta de entendimento!

5 – Monitore
É muito importante monitorar o comportamento das automações criadas. Com o monitoramento conseguiremos as métricas necessárias para justificar os possíveis gastos gerados e mostrar aos stakeholders a importância destas automações.

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Para fecharmos

Com as novas tendências de Machine Learning e Big Data cada dia mais fortes, as soluções BPM estão se tornando cada vez mais importantes no momento de automatizar processos aplicando o conceito de RPA (Robotic Process Automation). Temos um artigo sobre o assunto. Para saber mais, acesse: O que é o Robotic Process Automation (RPA) e como os processos de negócios podem ganhar com a tecnologia?

03/09/2018
Gestão DE Processos ou Gestão POR Processos? Saiba as diferenças

Gestão de Processos ou Gestão por Processos? Entenda as diferenças

Apesar de parecer a mesma coisa, a Gestão DE processos se difere da Gestão POR processos. Estas duas junções ainda são temas que causam diversas discussões.

Afinal, tratam-se de dois modelos de gestão que se completam. Porém, trazem consigo conceitos e diretrizes que fazem toda diferença em suas aplicações.

Quando tratamos de modelo de gestão, ao buscarmos conteúdo dentro da literatura somos remetidos a seguir com o modelo de gestão DE processos.

No entanto, ao realizarmos consultas e pesquisas de referências dentro das organizações modernas, já há a utilização da gestão POR processos.

Como resultado, acaba que esta falta de definição faz com que tenhamos ainda mais dúvidas.

Para esclarecer a questão de uma vez por todas, saiba a diferença entre a Gestão DE Processos e a Gestão POR Processos. Assim como, as características de cada termo e como cada pode se encaixar na sua empresa. Acompanhe:

Primeiro, o que é a Gestão de Processos?

Processos sempre estiveram presentes nas organizações e em qualquer tipo de negócio. Seja para a compra de materiais, admissão de um colaborador, no recebimento e pagamento de contas, entre outros.

Mas, o que são processos? Segundo o Business Dictionary, um processo é uma sequência de procedimentos interdependentes e vinculados. Neste sentido, em cada estágio, consomem um ou mais recursos (tempo do funcionário, energia, máquinas, dinheiro) para converter entradas (dados, materiais, peças, etc.) em saídas.

Assim, as saídas servem como entradas para o próximo estágio até que uma meta conhecida ou resultado final seja atingido.

Na prática, basta pensar como ocorre dentro da sua empresa. Quando um produto é finalizado, não é necessário iniciar um novo processo para compra de insumos para novas produções?

De forma resumida, o conjunto de atividades dentro da empresa pode ser considerado um ou parte de um processo.

Até algumas décadas, as atividades aconteciam sem o auxílio de uma metodologia específica. Foi aí que surgiu a Gestão de Processos, que no mundo corporativo é conhecida como Business Process Management (BPM).

E a Gestão por Processos?

Enquanto a Gestão de Processos é utilizada para representar a metodologia e as ações específicas conhecidas na área, a Gestão por Processos visa à integração de todas as áreas baseadas em processos. Neste sentido, estrutura e integra os processos funcionais dentro das organizações.

Empresas tradicionais se desenvolveram fundamentadas na cultura de gerenciar processos e atividades em cada departamento. Já as que são orientadas a processos, as que aplicam a Gestão por Processos, buscam usar sistemas de gestão para gerenciar tudo que envolve a empresa e seus setores.

Desta forma, isso faz com que o gerenciamento se torne mais amplo e sistêmico, com menor interferência de gestores departamentais. Assim, objetivo principal é o de otimizar a performance da organização.

Afinal, a gestão por processos busca integrar todos os processos da empresa tendo como resultado final um objetivo em comum. Desse modo, os processos são conduzidos de maneira mais organizada e gerenciada favorecendo toda a companhia, e não apenas um departamento ou setor específico.

Neste sentido, a gestão por processo proporciona uma visão holística da empresa, sendo mais eficaz para a tomada de decisão. Além disso, é mais fácil identificar gargalos, e as equipes e setores são mais integrados e colaborativos.

Resumindo: quais são as diferenças?

‍Basicamente, uma empresa que faz gestão de processos tem suas tarefas e atividades mapeadas e monitoradas com total controle. Desta forma, sabem que todos os processos irão ocorrer conforme o planejado e a descrição de execução.

Quando se adota a gestão por processos possui conectividade entre os processos, favorecendo uma visão ampla e completa da organização. Neste sentido, as atividades são integradas e o resultado advém do esforço de um todo correlato.
De fato, empresas que atuam com a gestão por processos estão mais focadas em desenvolver suas atividades com o intuito de garantir a satisfação dos clientes.

Com a cultura de uma empresa orientada a processos, tomadas de decisões, gestão de colaboradores, envio e visualização de documentos e interação entre equipes passam a ser atividades integradas, melhorando a produtividade de modo geral.

Além disso, ocorre o alinhamento da estratégia para o desenvolvimento do produto ou serviço para o cliente. Neste momento, ter indicadores disponíveis para tomadas de decisão se torna algo essencial.

Indiscutivelmente a gestão por processos é muito vantajosa para as empresas. No entanto, sua aplicação requer que a gestão esteja voltada a analisar a cadeia de valor por completo. Focando para que as atividades e processos estejam voltados para criar valor ao cliente.

O sistema de BPM no contexto

A Transformação Digital é um grande aliado às empresas que procuram gerenciar seus processos. Afinal, proporcionam ferramentas capazes de automatizar e otimizar as atividades rotineiras, facilitando a execução e a comunicação interna.

Neste sentido, os softwares são fundamentais tanto para a gestão de processos como a gestão por processos.

Apesar de cada termo contar com um objetivo específico, ambos representam, de modo geral, conceitos como a melhoria contínua, processos claros e simples, organização de setores e mais assertividade na tomada de decisão em qualquer tipo de organização.

Neste sentido, a Neomind desenvolveu o módulo de BPM, o qual realiza integração e o gerenciamento POR processos estruturados. Desta forma, proporciona eficácia e agilidade nas respostas, potencializando os resultados da empresa, com maior transparência e colaboração dos envolvidos.

De fato, o Fusion Platform possibilita as empresas reduzir os erros nos processos e automatizar atividades repetitivas e manuais. Além disso, proporciona melhora no desempenho, alta performance, viabilizando maior competitividade e assertividade ao negócio.

O intuito em adotar um software BPM é a praticidade para exercer as atividades. Por isso, o Fusion Platform da Neomind é uma ferramenta low-code, totalmente adaptável às suas demandas, e amigável ao usuário.

Quer saber como a gestão de e/ou por processos acontece na prática? Experimente o Fusion Platform gratuitamente, ou converse com nossos consultores.

Seja buscando uma gestão de processos, ou gestão por processos, a Neomind é parceira do seu negócio.

Sua empresa realiza a gestão por ou de processos? Conte para nós como está sendo a sua experiência. Ou, se ficou com alguma dúvida, nos escreva nos comentários. Prontamente iremos te ajudar.

Produzimos também recentemente um e-book com tudo que envolve o Business Process Management! Confira:

Referências
Administradores, Baguete, Blog Intellisights,</r-processos-nao-sobrevive-sem-visao-sistemica”> FNQ, PPQ e SOL7

27/08/2018
Gestão de Desempenho: o que é e como utilizá-la na otimização de resultados da sua empresa

A Gestão de Desempenho é um tema que vem sendo constantemente abordado pelas organizações que, diante do cenário altamente competitivo do mundo atual, buscam cada vez mais melhorar os seus resultados.

De acordo com Herman Aguinis (2009), um dos maiores estudiosos da psicologia empresarial, Gestão de Desempenho é “o processo contínuo de identificação, mensuração e desenvolvimento do desempenho de indivíduos e times, e o alinhamento desse desempenho com os objetivos estratégicos da organização”.

Em resumo, esse tipo de gestão tem como finalidade propor ações que irão medir, analisar e avaliar os processos e tarefas da organização, comparando os resultados obtidos com os resultados esperados (determinados previamente pela definição estratégica de metas e objetivos).

Estudos mostram que no passado o desempenho de uma empresa era medido apenas pelos seus resultados financeiros e pela sua produção. Hoje, vêm sendo consideradas não apenas as perspectivas financeiras, mas também a satisfação dos clientes, a participação da empresa no mercado (market share), os processos internos, melhorias, inovação e sustentabilidade, além da satisfação dos funcionários, habilidades e capacidades destes.

O conceito de Gestão de Desempenho, atualmente, tem sido vinculado principalmente ao desenvolvimento profissional dos colaboradores e serve como base para uma série de práticas que auxiliarão na gestão de pessoas, como o estabelecimento de planos de carreira, política de cargos e salários, treinamentos e capacitações, que irão resultar em alta performance, trazendo resultados positivos para a organização. Sendo assim, nesse artigo abordo como utilizar esta ferramenta para melhor alinhar as expectativas da organização e de seus colaboradores.

O Ciclo da Gestão de Desempenho

Especialistas no assunto dividem o desempenho profissional em duas vertentes. A primeira seria a dos resultados, ou seja, o que o colaborador produz, envolvendo os fatores quantitativos. E a segunda são os comportamentos, que é como ele produz, suas atitudes e valores, focando mais nos fatores qualitativos.
Essas duas dimensões são partes fundamentais do ciclo da gestão de desempenho, que deve ser sempre contínuo.

A seguir, veremos as etapas que compõem este ciclo:
1- Alinhamento das expectativas: a empresa deve apresentar ao seu colaborador o que ela espera dele, quais devem ser seus objetivos e metas.

Existem algumas formas de comunicar essas expectativas, seja através do job description, mencionando as funções do cargo, por meio de indicadores e projetos, que são formas de medir e acompanhar o desenvolvimento das atividades, ou até mesmo expondo quais são os comportamentos esperados.

2- Avaliação do desempenho: essa etapa tem como objetivo mensurar o desempenho do colaborador e também fornecer ferramentas (cursos, treinamento, etc) para que ele se desenvolva ainda mais. Essa avaliação pode ser feita por meio de questionários ou critérios previamente estabelecidos.

Representação visual do ciclo da gestão de desempenho.

3- Feedback e tomada de decisões: após avaliados os resultados, eles devem ser comunicados ao colaborador, expondo os pontos positivos e negativos, comportamentos observados e desempenho atingido. Logo após, essa análise servirá para definir quais serão as próximas metas e desafios, além de auxiliar nas tomadas de decisões relacionadas à promoção e remuneração.

Assim, o fluxo se inicia novamente e, diante do feedback recebido, o colaborador tem a oportunidade de corrigir eventuais falhas e investir na sua capacitação para atingir as novas expectativas da empresa. Por outro lado, é importante que as organizações reconheçam devidamente aqueles que tiveram um desempenho satisfatório.

Mas qual a melhor ferramenta de gestão de desempenho para minha empresa?

Uma gestão de desempenho de uma organização deve ser feita de maneira muito particular, dependendo do tipo e cultura da empresa. Isso porque estamos falando de pessoas, e seus comportamentos e resultados podem ser muito distintos.

Ao estabelecer instrumentos de gestão de desempenho, a empresa deve levar em consideração, além das atividades do trabalho em si, quais são suas metas e objetivos, uma vez que o desempenho deve estar sempre associado aos objetivos estratégicos da organização.

Algumas ferramentas que podemos listar aqui são: definição de indicadores de desempenho, estabelecimentos de metas individuais, avaliações periódicas, método do Balanced Scorecard (BSC), Plano de Desenvolvimento Individual (PDI), entre outras.

Aqui na Neomind, o método mais utilizado de gestão de desempenho é o PDI. Por meio do nosso software de gestão, o Fusion Platform, conseguimos fazer a avaliação do colaborador, abordando questões como pró-atividade, agilidade, auto-gestão, comunicação, experiência, liderança, etc. O sistema permite criar um plano de ação para que o colaborador evolua profissionalmente e lembra ao gestor de realizar esta avaliação de tempo em tempo.

Por meio do Fusion, nossa empresa realiza também o cadastramento das metas trimestrais, definidas pelos gestores de cada equipe. Isso permite um melhor acompanhamento destas e fica ainda mais fácil de atingir os objetivos traçados.

Assista ao webinar que fizemos sobre o assunto:

Conclusão

Como vimos, uma gestão de desempenho bem estruturada e com auxílio de um software de qualidade contribui para a melhoria da performance da organização, através do desempenho individual ou em equipe de seus colaboradores.

O setor de Recursos Humanos vem passando por transformações nos últimos anos, e está cada vez mais estratégico, não apenas cuidando de questões burocráticas e operacionais, assim passa a ser essencial buscar ferramentas que alinhem as expectativas da empresa e de seus colaboradores.

Um sistema de gestão de desempenho bem estruturado permite acompanhar em tempo real os resultados da empresa, trazendo agilidade nas decisões, e possibilitando uma visão macro dos possíveis ajustes que precisam ser feitos nas estratégias e objetivos traçados, sempre com foco na melhoria contínua.

Você poderá ler mais sobre o assunto em nosso artigo sobre Como trabalhar a Gestão de Metas & Estratégia.

Assista ao nosso webinar sobre Business Intelligence e Business e saiba o que são, as diferenças entre Business Intelligence e Business Analytics, os benefícios e como colocar em prática com o Fusion Platform.

Referência
Aguinis, Herman. Performance management / Herman Aguinis. — 3rd ed.

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11/07/2018
5 tendências essenciais do BPM para a transformação digital em 2018

Nos últimos tempos, os Business Process Management System (BPMS) têm passado por intensas transformações para uma adequação às necessidades de mercado, principalmente para gerar melhores resultados para os negócios.

Já sabemos que pilhas e pilhas de papéis no meio organizacional é uma realidade que ficou no passado (ou já deveria ter ficado), além de ser crescente a necessidade de automatizar processos e digitalizar documentos para otimizar a rotina. Prova disso é que a Orbis Research, empresa de pesquisa de mercado e análise da indústria, apontou que o mercado global de BPM deva valer entre US$ 13 e 14 bilhões até 2021.

Há também números da Gartner que revelam que os Chief Information Officers (CIOs) gastam 18% de seus orçamentos para apoiar a digitalização, enquanto a estimativa é que os orçamentos para a transformação digital aumentem para 28% nos próximos dois anos (Quinstreet).

Business Analytics, colaboração entre usuários, mobilidade e low-code. Você conhece esses termos? Neste artigo, elaboramos uma lista com cinco principais tendências do BPM para ainda este ano, e como a adoção desta solução traz resultados exponenciais para os negócios de todos os tipos de segmento.

Tendência 1: Business Analytics integrado para análise profundas

Atualmente, os dados estão em toda parte. Segundo a Forrester Research, mais de 70% dos proprietários/executivos de nível C e executivos/presidentes disseram que “aproveitar melhor o Big Data e Analytics na decisão de negócios” seria uma prioridade alta nos próximos 12 meses.

Já publicamos um artigo no qual citamos como o Analytics auxilia na tomada de decisão. Mas, para exemplificar: imagine um contexto em que nos últimos dez dias do mês o realizado está 20% abaixo do previsto para o faturamento. Uma plataforma que conta com o BPM e com o Business Analytics permitirá iniciar um plano de ação, ou ainda, enviar uma notificação ao gestor da atividade. Com o responsável ciente em tempo hábil de providenciar medidas necessárias, a tomada de decisão se torna mais assertiva nesses cenários.

O Fusion Platform é uma solução que facilita esta gestão de indicadores por meio do Analytics. Além da integração com o BPM, a solução possibilita buscar indicadores em diversos bancos de dados, facilitando a gestão da empresa com a centralização das informações em uma interface única.

Outro exemplo disso é o nosso módulo voltado a gestão de indicadores de desempenho que lançamos recentemente, o Metas & Estratégia. Este permite implantar com mais flexibilidade metodologias de gestão como OKR, BSC, entre outras, e promover uma maior colaboração, transparência, e potencializa a gestão com agilidade na troca de informação. Falamos um pouco sobre o assunto em nosso webinar sobre Metas e Estratégia:

Tendência 2: Low-code e BPM na melhora contínua

Ser funcional não é mais sinônimo de ser prático. Isso porque, mesmo que uma solução possa ter relevantes funcionalidades para um negócio, há situações em que os usuários precisam executar determinadas atividades e, por isso, não conseguem fazê-las por exigir conhecimentos específicos em linguagens de programação. E Isso pode acabar se tornando um problema!

Muitas vezes o usuário não tem esse conhecimento específico e somente uma plataforma de BPM com funcionalidades low-code (baixa necessidade de programação) permite com que fluxos de trabalho sejam facilmente automatizados entre equipes de uma mesma empresa.

O Fusion Platform tem esse diferencial: integra, modela e automatiza processos sem uma linha de código. Um exemplo prático disso é a criação de formulários para qualquer situação de negócio, incluindo aqueles mais complexos, como os formulários dinâmicos para dar total sustentação às regras de negócios dos processos.

Leia nosso artigo: O que é BPMS e como ele pode agregar valor ao seu negócio?

Tendência 3: Colaboração e integração de usuários

Outra tendência bastante comentada é a utilização das mídias sociais e tecnologias em geral para melhorar a interação entre os setores e colaboradores dentro das empresas. Nisso, temos o conceito de Social Business, que se trata da habilidade de uma organização utilizar destes tipos de ferramentas para engajar suas comunidades e melhorar seu desempenho.

Em um BPMS como o Fusion Platform, esse conceito é adotado em funcionalidades de interações como curtir, comentar e marcar pessoas em processos e documentos. Outro exemplo é a dashboard, na qual o usuário pode acompanhar com mais transparência todas as informações inerentes a organização, em um ambiente intuitivo e colaborativo.

Tendência 4: Flexibilidade e integração

A flexibilidade e a integração com outros tipos de soluções também são fatores que têm ganhado destaque. Com as mudanças de mercado e a evolução das plataformas de gerenciamento, muitas vezes é necessário implementar processos que requerem formulários com interface ricas.

Para isso, é importante que, além das características low-code, a ferramenta permita realizar personalizações e adequações, caso o usuário tenha uma skill técnica e queira evoluir ainda mais as interfaces do BPMS, como é o caso do Fusion Platform.

Integração com outros sistemas
O BPM anda lado a lado com outras soluções dentro das organizações (ERP, HRM, SCM, CRM). E, dentro delas, existem uma série de regras de negócio que são disponibilizadas pelos fabricantes através de serviço. Nesse caso, o uso de arquitetura orientada a serviços seria o ideal. Entretanto, ainda existem soluções que não oferecem esse tipo de recurso. No Fusion Platform, é possível através de um wizard simples, integrar os processos com os serviços, mantendo a característica low-code da plataforma.

Na ausência de tecnologia para o mundo ideal, é importante que o BPMS permita conectar os bancos de dados externos e integrá-los aos formulários sem necessidade de programação. Veja como funciona no Fusion Platform com os recursos de formulário externo:

Além da integração, a flexibilidade também está presente nas opções de licenciamento do Fusion Platform. Com as opções On Premise, híbrido, e agora também na Nuvem (Cloud), o Fusion permite que empresas de diversos portes e segmentos inovem sua gestão da informação.

Tendência 5: mobilidade

Por fim, em um contexto em que a responsividade já não é mais uma tendência, mas uma realidade, as soluções de BPM de qualidade se adaptam aos usuários, proporcionando o uso tanto no computador, quanto em dispositivos móveis como smartphones e tablets.

No Fusion Platform, a mobilidade é um diferencial que você pode encontrar! Estamos investindo cada vez mais em nossa plataforma, na qual o usuário pode acessar a Central de Tarefas, iniciar processos e executar tarefas de forma ágil e prática.

Assista na prática como funciona nosso aplicativo mobile:
https://www.youtube.com/watch?v=d3MAHBkF4Kg
Teste esta funcionalidade e experimente o Fusion Platform por 15 dias grátis!

Concluindo

Estar atento às mudanças que os softwares de gestão têm passado nos últimos anos pode ser um fator essencial para que você e sua empresa façam uma escolha assertiva de uma solução de gestão. Isso porque são estas funcionalidades específicas que farão com que seu negócio acompanhe o mercado e não fique para trás.

A QuinStreet, empresa americana de marketing e mídia, ressalta que 49% de líderes de organizações afirmam que o investimento adicional em BPM é necessário porque sua estrutura organizacional está mudando ou provavelmente mudará.

A Neomind está atenta a estas mudanças e já antecipou a implementação dessas e outras tendências em sua solução, o Fusion Platform. Além do módulo de BPM, Analytics, Metas & Estratégia e Social mencionados aqui, a solução conta com os módulos de Capture e ECM/GED, para captura e gestão de documentos.

Analise a viabilidade de investimento em uma solução de BPM nesta calculadora gratuita. Baixe agora!

Teste agora mesmo nossa solução e descubra como o Fusion Platform pode transformar o seu negócio!

Referências
BPM Leader, Entrepeneuer, Solutions Review

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04/07/2018
Aplique o Ciclo PDCA e garanta a melhoria contínua dos seus processos
O método PDCA é um meio usado pelas empresas para aprimorar seus processos, produtos e serviços. Esse ciclo não trata apenas de problemas pontuais, mas da implementação de uma cultura de melhoria contínua.

Para entender melhor o conceito, pense na seguinte situação: Pedro é o gerente de vendas de um e-commerce. No último mês, o número de pedidos despencou. Clientes que costumam realizar compras a cada 15 dias, de repente desapareceram. Ao analisar alguns indicadores, Pedro viu que o indicador relacionado à satisfação do cliente caiu drasticamente.

Então, Pedro resolveu se reunir com a equipe de atendimento ao consumidor para entender o que pode estar acontecendo. Analisando alguns dados, percebeu-se que a principal reclamação dos clientes é o atraso na entrega. O gerente começa a pesquisar a questão mais a fundo e descobre que existe uma falha no processo de vendas, o qual foi recentemente adaptado.

Não há dúvidas de que será preciso agir para ontem, pois, do contrário, o caixa da empresa, que já está pedindo socorro, sofrerá ainda mais.

Assim, Pedro e a equipe resolvem elaborar um plano de ação e implementar o ciclo PDCA.

O que é PDCA?

Plan, Do, Act and Check (planejar, fazer, agir e verificar), das iniciais de cada palavra, temos a sigla PDCA.

Desenvolvido na década de 1950 pelo consultor de gestão, Dr. William Edwards Deming, quando falamos em PDCA, nos referimos à uma importantíssima ferramenta de qualidade.

Conhecido por Ciclo de Shewhart , Ciclo de Deming, ou ainda PDSA (Plan, Do, Study, Act), o PDCA surgiu porque Deming queria criar uma solução para ajudar as empresas a desenvolver hipóteses sobre o que precisa mudar e, em seguida, testá-las em um ciclo contínuo de feedback. Daí o termo “ciclo PDCA”.

Trata-se de uma abordagem iterativa de quatro estágios que visam melhorar continuamente os processos, produtos ou serviços, além de ser uma excelente ferramenta para resolução de problemas.

A metodologia PDCA é amplamente utilizada por empresas que desejam melhorar seus níveis de gestão com o controle eficiente de processos e de atividades internas e externas, padronizando informações e minimizando as chances de erros na tomada de decisão.

Por ser um ciclo contínuo de feedback, uma vez implantado, o PDCA se torna uma constante na empresa, uma vez que seu objetivo principal é a melhoria contínua.

Aplicações e vantagens do ciclo PDCA

O Ciclo PDCA pode melhorar qualquer processo ou produto, sendo aplicável em inúmeras situações. No campo da tecnologia, por exemplo, a metodologia de planejar, fazer, agir e verificar é usada para analisar o ciclo de vida do desenvolvimento de software.

Já na indústria de manufatura e serviços, a ferramenta é usada para o desenvolvimento de novos produtos. A gestão de projetos também usufrui de seus benefícios.

Esses são apenas alguns exemplos, o método pode ser usado em diversos outros departamentos ou segmentos para que se obtenha vantagens como:
- Ajuda na implementação de iniciativas de Gestão da Qualidade Total ou Seis Sigma;
- Auxilia na melhoria contínua dos processos;
- Evita o desperdício de recursos;
- É replicável: a partir do momento que uma nova técnica ou método de processo é verificado e analisado com sucesso, a empresa pode expandir o método já sabendo dos resultados a serem esperados;
- Explora uma gama de soluções para problemas;
- Permite que a empresa teste uma mudança de processo em pequena escala antes de investir em um método que poderá não funcionar ou que irá requerer ajustes.
- Contribui para a redução de custos.
Uma aplicação muito importante do Ciclo PDCA é na Gestão de Metas. Lembra da história do Pedro? Pois é, os indicadores de satisfação do cliente estavam muito abaixo do esperado, o que acabou interferindo em metas de venda e de lucratividade.

Ao aplicar o PDCA, desenvolve-se um plano de ação para corrigir os desvios que estão atrapalhando o cumprimento de metas. Isto é, garante-se a boa relação entre previsto e realizado.

Como funciona o Ciclo PDCA?

Conforme vimos, a metodologia possui quatro fases que devem ser seguidas:

Plan (Planejar)

É aqui que o Ciclo PDCA começa. Nessa primeira fase devem ser definidos os objetivos e as metas. Por ser a parte inicial, é recomendado dar maior atenção e considerar ações como:
- Estabelecer os objetivos e metas da tarefa a ser melhorada ou desenvolvida;
- Descrever a tarefa em detalhes, sendo claro nas especificações;
- Elencar os profissionais que farão parte do PDCA;
- Definir prazos, os recursos financeiros necessários, custo esperado, mão de obra, entre outros.
Do (Fazer)

Depois de um planejamento minucioso, ele deve ser colocado em prática, ao pé da letra. Ou seja, seguir e respeitar o que foi planejado. É aqui que se coloca a mão na massa, geralmente em três etapas:
1. Treinamento dos envolvidos no projeto;
2. Execução do processo;
3. Coleta de dados.
Não esqueça de prestar atenção em quatro pontos:
- Execute todas as tarefas conforme o planejamento;
- Mantenha os stakeholders informados sobre o andamento;
- Siga o cronograma; e,
- Destaque quaisquer variações observadas.
Check (Checar)

Esta é a parte do Ciclo PDCA em que são identificadas falhas no projeto. Para isso, deve-se medir os resultados alcançados e checar se as metas foram atendidas. Essa verificação pode ser feita de duas maneiras:
- Paralelamente à implementação, para garantir que o trabalho esteja sendo bem realizado;
- Ao final, para uma análise estatística mais abrangente. A medição no final permitirá que sejam feitos ajustes não realizados ou não percebidos anteriormente.
Nesta etapa também são identificadas as causas raízes dos problemas ocorridos.

Act (Agir)

Na última fase, são aplicadas as ações corretivas. Lembra que o Ciclo PDCA é utilizado para melhoria contínua? Exatamente por isso, aqui você deve:
- Corrigir os desvios encontrados;
- Identificar ações preventivas para as causas raízes, como implementar a gestão de risco;
- Implementar as ações preventivas e verificar o resultado;
- Repetir as três primeiras etapas (Plan, Do, Act) até que todas as metas sejam atingidas.
Pense no Ciclo PDCA como uma bola que vai sempre avançando com o objetivo de melhorar.

Fusion Platform no ciclo PDCA

Pedro, da nossa história, conseguiu tomar ações para reverter os resultados negativos. O processo de vendas foi melhorado com a detecção de falhas entre as atividades. Mas, Pedro sabe que o trabalho apenas começou.

Por não querer mais passar pelo sufoco de não ter informações em tempo real e centralizadas, Pedro resolveu implementar uma plataforma de gestão de riscos, processos, documentos, indicadores e assinatura eletrônica.

Atuando de ponta a ponta, o Fusion Platform oferece um conjunto de soluções para garantir a excelência operacional.

Por proporcionar automatização de processos, centralização de informações, facilitar a comunicação e possuir indicadores atualizados em tempo real, a solução otimiza as rotinas e impulsiona a melhoria contínua.

Dentre as funcionalidades disponibilizadas, é possível mapear, monitorar, gerenciar e analisar processos. Possibilitando, entre outros pontos, identificar gargalos, acompanhar o desempenho e a execução das atividades em tempo real.

Especificamente para o Ciclo PDCA, a Neomind desenvolveu o módulo de Gestão de Metas e Estratégias. Além dele, há o acelerador de qualidade, que possibilita o controle efetivo dos planos de ação por meio do controle dos prazos das pendências.

Em relação ao gerenciamento de documentos, todos os formulários e arquivos são centralizados, o que garante rápido acesso e coleta de informações. Já na Central Analytics, há relatórios e análises personalizadas sobre o desempenho de todas as atividades associadas.

Sem dúvidas, se Pedro já contasse com o Fusion Platform, não precisaria enfrentar problemas em seu processo de vendas.

E, se você não quer ser como Pedro e quer garantir maior eficiência, produtividade, qualidade e melhoria contínua em toda sua organização, experimente o Fusion Platform.

Associar o Fusion Platform e o PDCA é garantir sucesso e resultados extraordinários para a sua organização.
02/07/2018

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