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Tag: Gestão de Documentos

O Enterprise Content Management (ECM) tem mudado diversos segmentos! Saiba como aprimorar a gestão de documentos da sua empresa e por que é importante ter uma cultura paperless!

  • Assinatura mobile e seu papel na mobilidade corporativa

    Assinatura mobile e seu papel na mobilidade corporativa

    Mudanças no ambiente corporativo acontecem rapidamente, e sempre trazem melhores possibilidades e oportunidades de negócios. É o caso da assinatura mobile.

    Essa alternativa permite que as empresas fechem acordos muito mais rápido, usando apenas o celular. 

    A assinatura mobile vem como um significativo parceiro do negócio já que permite capturar assinaturas diretamente de dispositivos móveis, com toda segurança e validade jurídica.

    Além de auxiliar na produtividade e agilidade, a medida reduz os custos, já que não é necessário nenhum arquivo físico. É isso mesmo, sua empresa finalmente poderá implementar a cultura sem papel.

    Não há dúvida de que estamos na nova era dos negócios. Entenda como a assinatura mobile impulsiona o sucesso e contribui com a mobilidade corporativa da sua organização.

    O que é a assinatura mobile?

    A assinatura mobile tem se destacado como uma ferramenta essencial para a mobilidade corporativa. 

    Ela possibilita que documentos sejam assinados de forma eletrônica, com segurança e praticidade, a partir de dispositivos móveis. Isso garante flexibilidade, agilidade nas aprovações e elimina o deslocamento físico ou uso de papeis. 

    É muito mais do que apenas uma rubrica. Para garantir a veracidade e autenticidade das assinaturas, são aplicados os mais altos níveis de tecnologia, como a biometria e a criptografia.

    Já imaginou deixar de imprimir todas as folhas, enviar por malote para coletar assinatura, receber os documentos assinados e, por fim, ter que digitalizá-los?

    Com a assinatura mobile fica rápido, seguro e conveniente finalizar contratos, formulários e outros documentos eletrônicos. Tudo que você precisa é anexar os arquivos no Fusion Platform e configurar os signatários.

    Legislação brasileira aplicada à assinatura mobile

    Conhecida como a lei da assinatura eletrônica, a Lei de nº14.063 de 2020 regula sobre o uso das assinaturas mobile no Brasil. A partir da data ficam expressas as regras de uso, assim como, a ampliação da aceitação desse modelo de assinatura. 

    Para garantir a validade deve-se identificar o signatário, garantir integridade do documento e impedir que um signatário negue a autoria da assinatura. 

    Dessa forma, a validade jurídica da assinatura digital, se respeitados os procedimentos estabelecidos, é a mesma que uma assinatura física e manual.

    A assinatura mobile na mobilidade corporativa

    A possibilidade de assinar documentos diretamente do celular está intrinsecamente relacionada à mobilidade corporativa. 

    A combinação de tecnologias impulsiona a transformação digital das empresas e potencializa os negócios, trazendo benefícios como:

    • Agilidade e flexibilidade: assine documentos a qualquer hora, de qualquer lugar e diretamente pelo celular. Tudo que precisa é ter conexão à internet. Pelos documentos serem digitais, as aprovações e decisões são feitas rapidamente e de forma ágil;
    • Redução de custos: o uso do papel é eliminado ou significativamente reduzido, contribuindo com a diminuição dos custos com armazenamento, impressão e envio de documentos. A empresa fica livre de perdas, extravios e retrabalho;
    • Segurança e conformidade: por usar métodos de criptografia para identificar e autenticar o signatário e por ter rastreabilidade de informações, a assinatura eletrônica é muito segura. Outro ponto de destaque é a garantia de que, após realizada a assinatura, os documentos não podem ser modificados. Qualquer alteração invalida a assinatura, protegendo os documentos contra fraudes e alterações;
    • Experiência: clientes, parceiros e fornecedores são surpreendidos de maneira positiva com a assinatura mobile. A negociação se torna mais conveniente, sem a necessidade de deslocamentos. A assinatura digital com o Fusion Platform é totalmente intuitiva e fácil de ser usada, mesmo para quem não é familiarizado com as tecnologias digitais.

    De fato, toda companhia fica mais produtiva com a assinatura mobile, uma vez que o tempo gasto com tarefas administrativas é reduzido.  

    Onde usar a assinatura mobile?

    Existe uma infinidade de aplicações para a assinatura mobile, tanto interna como externamente. É possível dizer que todos os departamentos e processos corporativos são beneficiados com essa tecnologia.

    Sem dúvida, a conclusão de negócios é uma das aplicações mais comuns desse modelo de assinatura. Principalmente, porque permite que propostas e contratos sejam enviados e assinados de maneira remota.

    Outro uso comum é no processo de admissão de novos colaboradores. Com o avanço do trabalho remoto, os contratos são assinados de maneira eletrônica, facilitando e agilizando as contratações.

    Ainda nesse cenário, a área de recursos humanos pode usar a assinatura mobile para gerenciar férias, atestados, licenças, entre outros.

    Na área jurídica, contribui para a agilidade de contratos e acordo legais. Além de favorecer a proteção de informações sensíveis, já otimiza a assinatura de termos de confidencialidade.  

    Implementando a assinatura mobile para maior mobilidade corporativa

    Mesmo que pareça algo muito complexo, com as soluções corretas, é muito prático implementar  a assinatura mobile no seu negócio.

    A primeira questão é escolher uma plataforma confiável e que atenda as demandas do seu negócio. É importante que tenha integração com outros sistemas, como ERP e CRM. 

    Uma das grandes vantagens é o gerenciamento dos documentos e processos de maneira contínua, oportunizando maior produtividade e agilidade.

    O Fusion Platform é uma solução completa para a gestão de documentos, processos, indicadores, riscos e, claro, assinatura eletrônica e digital. Todas as informações da companhia ficam centralizadas em um único local. Por isso, há maior controle e gerenciamento.

    A plataforma é totalmente amigável e personalizável para atender as complexidades da sua organização. Inclusive na integração com outros sistemas que a empresa já usa.

    Para oferecer mais mobilidade corporativa, a Neomind disponibiliza o aplicativo do Fusion Platform. Dessa forma, toda a gestão, aprovações, acompanhamento de indicadores, assinaturas e muito mais, são feitas diretamente da palma da mão.

    Além disso, a assinatura mobile pode ser feita diretamente pelo WhatsApp. Configure signatários e envie as notificações diretamente para o aplicativo de mensagens. 

    Para assinar, é só acessar o link enviado por mensagem e realizar a autenticação. Toda a atividade da assinatura pode ser acompanhada pelo aplicativo do Fusion Platform. 

    Com a assinatura mobile da Neomind, até mesmo quem não possui usuário na plataforma é apto a assinar os documentos. 

    Essa junção de comodidade e praticidade é acompanhada de rastreabilidade, clareza sobre a versão do documento, limitação de acesso e compliance.

    Sem contar que todos os aspectos para que seus documentos sejam assinados com total segurança e validade jurídica são aplicados.

    E agora, pronto para garantir a mobilidade corporativa para o seu negócio? Experimente o Fusion Platform e aproveite todos os benefícios da assinatura mobile.

  • Solução de gestão de documentos: como implementar

    Solução de gestão de documentos: como implementar

    Na era digital é inadmissível que empresas continuem atuando com documentos físicos. Uma solução de gestão de documentos é crucial não apenas para organizar os arquivos, mas para otimizar os processos, melhorar a segurança e aumentar a produtividade.

    Empresas que não possuem os documentos automatizados sofrem com custos de armazenamento, altos índices de riscos, perda de informações e ineficiências.

    Capaz de trazer uma série de benefícios, esse é um tema complexo que deve envolver todas as áreas da companhia, assim como seus processos e pessoas.

    Considerando o quanto esse tipo de gestão transforma positivamente o seu negócio, entenda como implementar uma solução de gestão de documentos.

    Por que a gestão de documentos é importante?

    A gestão de documentos é um processo que compreende a geração, organização, arquivamento e descarte correto e seguro dos documentos. Isso engloba todos os tipos de papéis existentes em uma companhia.

    Por trazer uma série de vantagens competitivas, é importante considerar a natureza dos documentos  e suas especificidades. Além disso, a gestão demanda da estipulação de diretrizes de classificação e permissão de acesso. 

    De modo geral, a gestão de documentos garante que a empresa atinja seus objetivos tornando as rotinas mais produtivas.

    Outra questão é a organização e acessibilidade aos documentos. Ao optar por implementar uma solução para a gestão de documentos, a tratativa dos arquivos muda.  

    Adotar uma solução tecnológica como o Fusion Platform possibilita encontrar qualquer documento de forma rápida e simples. Também evita a duplicação de informações, perda de documentos, erros e riscos relacionados à extravios e não conformidade.

    Com destaque para o fato de que as informações sempre são precisas e atualizadas, elas são acessadas diretamente pela internet, contribuindo com a mobilidade corporativa.

    A implementação envolve uma série de etapas críticas, começando pela avaliação das necessidades da organização, seguida pela escolha da tecnologia apropriada e a integração com os processos existentes. 

    Implementando a gestão de documentos 

    Embora possa parecer uma missão muito complexa, seguindo alguns passos simples a implementação de um sistema para a gestão de documentos é prática e simples. 

    De maneira simplificada, primeiramente, é essencial realizar uma análise detalhada dos fluxos de trabalho atuais e identificar os pontos de ineficiência e risco. Em seguida, é hora de escolher uma plataforma robusta, como o Fusion Platform.

    E, por último, a implementação propriamente começa com a categorização dos documentos existentes. Depois, a configuração das permissões de acesso, e então a criação de workflows automatizados integrados a documentos. 

    Avaliação das necessidades da organização 

    O primeiro passo da gestão de documentos é entender o que, exatamente, a empresa precisa. Nesse caso, será preciso selecionar um departamento para que a transformação possa acontecer de maneira gradual.

    Já na fase inicial deverão ser estipulados metas e objetivos que devem ser alcançados. Definir valores específicos, como um percentual de aumento de produtividade, facilita o acompanhamento dos resultados.

    Sabendo onde se quer chegar, é hora de entender como as atividades acontecem atualmente. Analise o fluxo de atividades para identificar os tipos de documentos gerados, o nível de complexidade e como devem ser gerenciados. Quanto mais detalhada for essa etapa, melhores resultados poderão ser obtidos.

    Escolha a tecnologia apropriada 

    A solução para a gestão de documentos é a grande aliada na missão de transformar digitalmente sua companhia. Por isso, escolha sabiamente.

    Tenha em mente que essa solução precisa ser capaz de sanar as necessidades do negócio e atingir os objetivos traçados.

    O Fusion Platform é uma ferramenta que auxilia na gestão de processos, documentos, indicadores, riscos e assinatura digital.

    Além da automatização dos processos, todos os documentos são gerados ou digitalizados pela solução. Isso proporciona um repositório muito mais organizado, acessível e com informações centralizadas.

    A solução é totalmente amigável, personalizável e escalável para atender as especificidades do negócio. Também possui total integração com outros sistemas, possibilitando coletar dados e documentos de diferentes origens.

    Implementação da solução

    Implementar uma solução de gestão de documentos, como o Fusion Platform, é muito simples. Como estamos trabalhando com registros, o novo fluxo de atividades deve ser estipulado de forma que compreenda a automatização.

    Nesse sentido, devem ser aplicadas melhorias, como o uso de formulários, workflows automatizados e permissões de acesso:

    • Configurar permissões de acesso: antes que o documento seja publicado, o Fusion Platform permite que seja definido qual usuário ou grupos de usuário terão acesso ao seu conteúdo. Com a criação de perfis há gerenciamento da interação entre os registros e quem pode visualizar, ler, criar ou modificá-los. Por estarem organizados em pastas e subpastas, pode haver diferentes níveis de permissão, isso enfatiza o alto nível de confiabilidade. Outro ponto de destaque é a possibilidade de enviar notificações quando um documento for anexado, precisar de assinatura ou está próximo do seu prazo de expiração;
    • Criação de workflows automatizados: consiste em definir um fluxo lógico e ordenado para que ações e etapas sejam cumpridas. É preciso definir o que irá iniciar cada ação para que sejam configuradas propriamente. Sempre teste o fluxo para garantir que ele foi elaborado e funcione conforme a rotina da empresa;
    • Criação de formulários: nada melhor para a gestão do que a padronização. Por isso que o Fusion Platform disponibiliza funcionalidades para criar formulários totalmente personalizados. Ou seja, fique livre para criar campos variados, como caixas de textos, seleções, botão de opção, entre outros. Acrescente condicionadores para que campos sejam apresentados conforme a resposta de cada usuário. 

    A implementação de uma solução GED deve ter como premissa a melhoria contínua. Isso significa que sua companhia precisa acompanhar o desempenho e analisar os resultados para identificar oportunidades para aprimorar ainda mais a gestão dos documentos e processos de modo geral. 

    Conhecendo mais o módulo GED do Fusion Platform

    Por ser completa, o Fusion Platform é uma solução que apresenta uma série de funcionalidades que trazem benefícios inestimáveis.

    O módulo GED centraliza o armazenamento, facilita a recuperação e garante a segurança dos documentos. E, também conta com:

    • Organização e indexação: documentos são classificados e organizados para facilitar a busca e a recuperação;
    • Controle de versões: todas as modificações são registradas e rastreáveis pelo sistemas para que o documento seja íntegro. Todo usuário que acessa o repositório tem conhecimento da versão que está sendo acessada;
    • Segurança: com controle de acesso os dados sensíveis ficam protegidos contra acesso ou uso indevido. O usuário pode habilitar e registrar diferentes tipos de autenticações;
    • Assinatura eletrônica integrada: permite que documentos, como contratos, sejam assinados de maneira digital com a mesma validade jurídica de um arquivo físico. Inclusive, os assinantes não precisam ter usuários no Fusion Platform. A solicitação pode ser enviada por e-mail ou WhatsApp, garantindo total praticidade e conveniência;
    • OCR: é uma tecnologia que reconhece o texto e extrai informações de documentos digitalizados. A automatização permite coletar e preencher informações de maneira rápida, ágil e sem erros;
    • Auditoria: pela rastreabilidade a auditoria é facilitada, principalmente na conferência de acessos, atualizações e comprovação de conformidade.

    Além disso, o desempenho dos processos e da empresa em geral pode ser acompanhado na Central Analytics. Assim como, os riscos podem ser gerenciados e sanados no módulo de Gestão de Risco.

    Trazendo uma série de impactos positivos, a gestão de documentos é mais do que uma necessidade, é o diferencial que proporciona competitividade. E, pode ser o fator que manterá a empresa eficiente para enfrentar o mercado competitivo.

    Transforme seu negócio hoje mesmo. Experimente o Fusion Platform e tenha seus documentos em um só lugar, fáceis de encontrar e prontos para serem usados.

  • Do zero à gestão automatizada de documentos

    Do zero à gestão automatizada de documentos

    Em um mundo corporativo onde contratos, relatórios, registros financeiros e correspondências são gerados a cada instante, o volume de informações empresariais cresce exponencialmente, e a gestão eficaz desses dados tornou-se um desafio crucial para empresas dos mais variados portes.

    Organizar, armazenar, recuperar e arquivar documentos de maneira manual, consome muito tempo e tem altos índices de erros. Em outras palavras: é ineficiente.

    A automatização dos documentos possibilita o tratamento desses arquivos de maneira rápida, precisa e com reduzida intervenção.

    Se você pensou que para realizar a gestão automatizada dos documentos primeiramente é preciso digitalizar todos os arquivos físicos da sua companhia, talvez seja a hora de rever seus conceitos.

    Embora, é claro, essa seja realmente uma etapa da transformação digital dos negócios, antes de digitalizar o que é físico, se cria a cultura de criar e trabalhar apenas com documentos digitais. Ou seja, os documentos físicos precisam parar de serem gerados, e, posteriormente, se digitaliza os que ainda restam. 

    Neste guia iremos explorar como automatizar a gestão de documentos partindo do zero. Iremos nos aprofundar nos desafios, benefícios, e passo a passo para uma implementação de alto desempenho.

    Inicie sua jornada rumo à eficiência e produtividade obtidos com a gestão automatizada de documentos.

    Do que se trata a gestão documental?

    A gestão de documentos, basicamente, é uma área da empresa destinada à organização,  armazenamento, proteção e controle de acesso dos documentos. 

    Nesse sentido, a gestão automatizada consiste em armazenar os arquivos em um banco de dados para que sejam pesquisáveis, estando ordenados, acessíveis e seguros.

    Para isso, recursos tecnológicos como softwares ou plataformas são implementados e usados para criar, capturar, classificar, recuperar, armazenar e descartar documentos de maneira automatizada.

    Os pilares da gestão documental são:

    • organização: adotar um sistema organizado para aumentar a produtividade e facilitar o encontro, reduzindo o tempo de busca de documentos específicos;
    • ciclo de vida do documento: é preciso realizar a gestão de todos os documentos em todas as fases do ciclo, desde a criação ao descarte, para que haja conformidade com as regulamentações e políticas da empresa;
    • eficiência e eficácia: a tecnologia empregada deve ser capaz de simplificar o fluxo de atividades garantindo melhor acesso e controle, e a comunicação entre os profissionais envolvidos.

    Para isso, a gestão de documentos deve atender alguns critérios como a segurança, confiabilidade, disponibilidade e conformidade.

    Como funciona uma plataforma de gestão automatizada de documentos?

    Uma plataforma, sistema ou software de gestão de documentos disponibiliza funcionalidades relacionadas a criação, armazenamento, gerenciamento e compartilhamento de documentos digitais.

    Nesse sentido, são um repositório central de arquivos que foram armazenados, organizados, indexados e recuperados de maneira eficaz. 

     Ao serem automatizados e armazenados eletronicamente os documentos podem ser facilmente acessados por usuários autorizados. Esse acesso é feito diretamente pela internet, potencializando a mobilidade corporativa, contribuindo com o trabalho remoto e a continuidade dos projetos e atividades. 

    Quer ter acesso ao passo completo para ir do zero à gestão automatizada de documentos? Baixe o ebook completo que preparamos para você!

  • Assinar documentos pelo WhatsApp com o Fusion Platform

    Assinar documentos pelo WhatsApp com o Fusion Platform

    Uma das grandes vantagens do uso da tecnologia, são as facilidades trazidas. Como, por exemplo, a possibilidade de assinar documentos pelo WhatsApp.

    Atualmente, o aplicativo da Meta é uma ferramenta essencial para os negócios, sendo capaz de agilizar a comunicação e aproximar clientes e fornecedores.

    Considerando o uso e praticidade, o Fusion Platform lança uma nova funcionalidade: assinar documentos pelo WhatsApp.

    De maneira prática, a nova integração do Fusion Platform possibilita que, ao gerar uma nova assinatura, a notificação seja enviada por e-mail ou aplicativo de mensagem. 

    O usuário poderá assinar os documentos de maneira rápida e eficiente, mantendo o compliance e a rastreabilidade dos dados.

    Se o seu negócio busca agilidade para assinar contratos, acordos e demais documentos importantes, sem imprimir, escanear ou enviar e-mails, conheça mais sobre a nova experiência oportunizada pela Neomind.

    A gestão de documentos com o Fusion Platform

    A Gestão de Documentos Eletrônicos, conhecida como GED, é uma funcionalidade capaz de gerenciar toda parte documental dos negócios.

    Para entendimento, com apenas uma solução, a empresa realiza completamente o ciclo de vida da informação, desde a captura, até o arquivamento definitivo ou descarte eficiente.

    Contribuindo com o trabalho diário, o Fusion Platform centraliza as informações em um único local. Na Central de Documentos, os dados são armazenados de maneira pesquisável, com toda segurança necessária.

    A plataforma também garante rastreabilidade e registro de todas as modificações ou edições e acessos aos documentos. Para garantir a privacidade, cada negócio pode criar filtros para que apenas usuários específicos possam alterar ou acessar os dados.

    Quando um colaborador precisa encontrar um contrato, por exemplo, basta usar a barra de buscas e encontrar o item desejado. 

    A grande novidade é que, ao anexar um novo arquivo, os signatários podem ser notificados e assinar os contratos diretamente por e-mail ou pelo WhatsApp.

    Como assinar documentos pelo WhatsApp com o Fusion Platform?

    Em prol de promover ainda mais produtividade e desempenho, o Fusion Platform agora é integrado ao WhatsApp. A mobilidade corporativa se torna ainda maior ao assinar documentos diretamente pelo aplicativo de mensagens.

    Ao estabelecer quais usuários devem assinar o documento, uma notificação pode ser enviada por e-mail ou WhatsApp. Assim, ao abrir o link a pessoa poderá firmar ou acompanhar o andamento dessa atividade.

    Como todo o processo de assinatura acontece por intermédio do Fusion Platform, existe rastreabilidade, compliance, clareza sobre a versão do documento, e limitação de acesso. 

    Em outras palavras, há garantia de segurança e validade jurídica para a efetivação do contrato firmado.

    A opção de assinar documentos pelo WhatsApp não é apenas cômoda, mas muito rápida. Ao invés de acessar o e-mail pelo computador, o signatário pode fazer tudo diretamente pelo aplicativo de mensagens.

    Pense por um instante, o que você acessa mais rapidamente e com maior frequência: seu e-mail ou seu WhatsApp? Já não é a hora de, não apenas negociar, mas concluir uma negociação diretamente pelo aplicativo?

    Além disso, toda a experiência da assinatura é facilitada. Com a mobilidade corporativa proporcionada, qualquer pessoa pode assinar um documento no aeroporto, em casa, no transporte coletivo, no restaurante, ou em qualquer outro lugar e a qualquer hora.

    Poucos cliques e muita facilidade com o Fusion Platform

    Para enviar documentos para assinatura, a primeira ação é acessar a Central de Assinaturas do Fusion Platform. Na configuração dos signatários, escolha a opção de envio de notificações pelo WhatsApp. Ou, por e-mail e pelo WhatsApp.  

    Então, adicione o número do contato e pronto, o usuário receberá informações e poderá assinar os documentos pelo aplicativo. 

    Ao receber a mensagem, é só clicar em “Assinar” que em segundos o signatário será redirecionado para visualizar e firmar o documento.

    Na página que será aberta, faça a autenticação para visualizar o documento. Se estiver de acordo, clique em “assinar” e copie o código de confirmação que foi enviado na mesma conversa do WhatsApp. 

    Feito isso, o documento está devidamente assinado. No arquivo gerado poderão ser conferidas todas as comprovações e lastro jurídico.

    Com a integração entre Fusion Platform e o aplicativo de mensagens da Meta, além de receber notificações em tempo real, em pouquíssimos cliques, os documentos são assinados com toda segurança, conformidade regulatória e eficiência.

    Segurança e garantia jurídica das assinaturas via WhatsApp

    Mesmo que seja uma novidade, é importante frisar que assinar documentos por WhatsApp com o Fusion Platform possui toda segurança e validade jurídica. Qualquer documento assinado por esse meio é tão válido quanto aqueles efetivados de maneira física. 

    A plataforma usa criptografia e métodos de autenticação para garantir a proteção de dados de toda transação. Por possuir registros de acesso, quando as assinaturas são efetivadas, o documento não pode ser alterado.

    Em relação a rastreabilidade, o Fusion Platform é capaz de identificar as partes envolvidas, data e hora da assinatura e demais informações que garantam sua validade e autenticidade.

    Benefícios de assinar documentos pelo WhatsApp

    A possibilidade de assinar documentos pelo WhatsApp permite que a empresa se torne mais estratégica e atenda às preferências de seus clientes. 

    Aqueles que preferem receber notificações via e-mail, continuarão assinando os documentos por esse meio. E, quem quiser, poderá adicionar a facilidade de assinar pelo aplicativo de mensagens.

    De maneira geral, adotar a assinatura de documentos pelo WhatsApp com o Fusion Platform garante:

    • Praticidade para assinar com rapidez de qualquer lugar e a qualquer hora,  basta ter acesso à internet;
    • Acessibilidade com links enviados pelo WhatsApp. Mesmo signatários que não possuem usuários no Fusion Platform podem assinar os documentos;
    • Facilidade de uso;
    • Economia de tempo e de recursos;
    • Segurança, conformidade e rastreabilidade de dados;
    • Organização de documentos;
    • Rastreabilidade de acesso, modificações e versões;
    • Visualização do documento sem a necessidade de realizar downloads;
    • Rapidez na efetivação das transações comerciais;
    • Maior alcance e melhor experiência para clientes, parceiros e fornecedores.

    Conhecendo mais sobre o Fusion Platform

    O Fusion Platform é uma solução para a gestão de processos, documentos e indicadores. Por isso, centraliza todas as informações em apenas um local, permitindo maior controle e gerenciamento.

    A Neomind tem a preocupação em atender as demandas da sua organização. Em função disso, a solução é personalizada e capaz de atender a complexidade e especificidades dos seus processos e negócios.

    Sendo uma plataforma de baixo código, não exige um desenvolvedor para realizar a automação dos processos. Os próprios colaboradores são capazes de desenhar e otimizar o fluxo de atividades.

    O intuito é que você possa modernizar seus processos com apenas uma solução, o Fusion Platform. A cada dia trazemos novas inovações e incorporações que facilitam o cotidiano empresarial, como a assinatura por WhatsApp. 

    Conte com uma plataforma segura e confiável para assinar os documentos da sua empresa de maneira rápida, segura, prática e benéfica.

    Experimente o Fusion Platform e viva essa nova experiência.

  • A Importância da Transformação Digital na Construção Civil

    A Importância da Transformação Digital na Construção Civil

    Transformação Digital na Construção Civil: como a tecnologia é aliada do setor

    A transformação digital na construção civil não se trata apenas de inovações tecnológicas por meio de softwares. Mas, a construção de uma cultura em torno de uma série de costumes que são empregados no dia a dia dos trabalhadores. 

    Neste sentido, aborda todos os envolvidos como operários, mestre de obra e engenheiros que gerenciam o funcionamento de uma obra.

    A implementação da transformação digital na construção civil requer muita maturidade da organização. Assim, viabiliza a entrada de novas ideias de modo que toda a operação seja executada da maneira mais dinâmica, certeira e otimizada.

    Para que essa transformação seja feita de maneira correta, é preciso compreender alguns assuntos que possibilitam a sincronia impecável com o mundo digital.

    Afinal, quais são esses assuntos que englobam uma Transformação Digital?

    1 – Agilidade

    Com a utilização de um software para gerenciar toda a regra do negócio voltada para a área da construção civil é possível garantir agilidade.

    Neste sentido, possibilita reduzir o tempo perdido em atividades que eram feitas através de trabalhos manuais.

    Essa otimização de tempo foi instrumento de um estudo da Autodesk. Como resultado, a análise mostrou que 35% do tempo de gestão de obra é gasto com atividades que não agregam valores significativos. Ou seja, representa uma média de 14 horas semanais. 

    Além disso, o mesmo estudo, mostrou que 13% do tempo gasto é procurando dados ou informações sobre processos vigentes. Ou seja, aproximadamente 5 horas semanais apenas para levantamento de informações.

    Com a transformação digital na construção civil, é possível gerenciar tudo isso de maneira otimizada. Neste sentido, há ganho de tempo para a execução dos serviços e projetos.

    2 – Organização

    Existem diversas maneiras de implantar a transformação digital na construção civil, uma delas é optar por um software de gerenciamento paperless. 

    Desta forma, é possível cuidar de documentos, arquivos, projetos e assinaturas, tudo de maneira interativa, em uma única plataforma. 

    Então, não há mais necessidade ou preocupação em perder tempo manuseando uma infinidade de papéis.

    Todos os dados coletados por uma solução tecnológica podem ficar armazenados na nuvem. Assim, ficam acessíveis para uma variedade de dispositivos, de maneira prática, rápida e organizada. 

    3 – Previsibilidade

    Dependendo da ferramenta escolhida para auxiliar nesse processo de transformação digital você pode ter acesso ao Analytics. Esta funcionalidade trata de apontar dados dos processos em andamento em tempo real. 

    Neste sentido, este recurso é muito importante para analisar os comportamentos de determinadas ações possibilitando que a tomada de decisão seja mais apurada e certeira 

    Além disso, a ferramenta permite verificar e prever possíveis problemas ou inconsistências observando gráficos detalhados.

    Na construção civil, são infinitas as possibilidades de aplicação das inovações da transformação digital. De fato, é muito importante que o gestor de uma obra tenha acessibilidade aos dados. Assim, a aplicação do conhecimento é mais rápida e útil para a finalização de um projeto.

    4 – Economia

    Todo esse conjunto de fatores são importantes para justificar a importância da transformação digital na construção civil. Assim como em outros setores e organizações, tempo é dinheiro.

    De fato, usar um software de automatização de processos permite otimização do tempo. Além de padronizar a maneira de executar as tarefas, há maior organização e economia de recursos.

    Neste sentido, você tem controle de todas as etapas dos processos que sua organização executa. Ou seja, está um passo à frente e pode se planejar para o caso de surgir algum problema.

    Ademais, até a tomada de decisão se torna uma economia de tempo. Afinal, com acesso a relatórios e dados reais, definir uma estratégia ou optar por determinada alternativa se torna muito mais acelerado e prático. 

    Quais as dificuldades de se adaptar com a Transformação Digital na Construção Civil?

    Uma dificuldade bem comum para a transformação digital na construção civil, é a mente fechada dos gestores das organizações. 

    De fato, este ramo tem uma dificuldade maior em “se entregar” às novidades. Afinal, se trata de um ramo antigo com muitos dogmas e crenças referentes ao jeito de se realizar as tarefas e buscar informações.

    Por isso, o ideal é que os gestores se abram a novas ideias, viabilizando a entrada de uma cultura nova. Neste sentido, se desconstrói ideias antigas que não atendem os requisitos atuais em termos de tecnologia.

    Além disso, a transformação digital na construção civil é capaz de proporcionar inúmeras vantagens competitivas. 

    Qual ferramenta devo utilizar para fazer a Transformação Digital na Construção Civil?

    Atualmente o mercado possui diversas ferramentas que auxiliam a trazer o mundo digital para qualquer organização.

    Assim, para que a transformação ocorra de maneira certeira, será necessário analisar qual é a  principal regra de negócio da organização. A partir desta definição será possível analisar e realizar as demais atividades. 

    Em segundo lugar, dependendo do software adquirido, é possível dinamizar a área de atuação da organização. 

    Com o Fusion Platform, é viável agilizar toda a parte de Processos (BPM), Gestão eletrônica de documentos (ECM), assinaturas digitais, Analytics, etc. Neste sentido, todos estes módulos podem ser adaptados conforme a necessidade do seu negócio.

    Com o Fusion o gestor da organização terá controle integral do funcionamento de sua regra de negócio de maneira prática e intuitiva.

    Conclusão

    De fato, a Transformação Digital na Construção Civil pode impactar positivamente qualquer organização do setor.

    Por isso, é interessante destacar os muitos benefícios que a transformação e as plataformas tecnológicas trazem para as empresas. 

    Sem dúvida, estamos caminhando para um mundo cada vez mais digital. E mesmo ramos antigos, como o da construção civil, precisam se atualizar para não perder espaço no mercado.

    Neste sentido, não fique para trás, dê o pontapé inicial para  a Transformação Digital na Construção Civil. 

    Caso tenha ficado com alguma dúvida, é só escrever nos comentários. Ou entrar em contato com nossos consultores.

    E, para se aprofundar no assunto, saiba sobre a gestão de processos e gestão de documentos.

  • Como otimizar os resultados através de Gestão Remota

    Como otimizar os resultados através de Gestão Remota

    Atualmente, estamos enfrentando situações extremamente diferentes do que já vivemos anteriormente. Em tempos de crise, é necessário dar a devida atenção a muitos conceitos, regras e ações dentro de uma companhia, principalmente a gestão remota.

    As companhias tiveram que “aprender” e aprimorar suas formas de resolver as demandas. Diversos paradigmas a serem quebrados, equipes a serem motivadas e problemas a serem resolvidos, em um curto espaço de tempo, exigindo agilidade.

    Por esta razão, muitas empresas estão com muitas dificuldades de realizar sua gestão, sejam elas quaisquer, um processo, uma atividade cotidiana, uma documentação. Mas tudo tem uma solução, iremos explicar como você pode minimizar ou mesmo acabar com estas dificuldades e otimizar os resultados obtidos através de uma gestão remota de informações.

    Desafios da Gestão Remota

    Diariamente, lidamos com grandes quantidades de informações, que na maioria das vezes não são levadas em conta, justamente por estarem em uma rotina de trabalho.
    Grande parte das empresas, não dão a devida importância as informações pelo simples fato de que os processos organizacionais “funcionaram”, até o momento em que se deparam com um problema e este terá que ser resolvido em caráter de urgência ou emergencial e a partir daí, não localizam determinada informação e no pior caso, identificam que nem possuem a mesma.

    Um problema comum é a comunicação, sabemos que a comunicação é a chave do sucesso para uma equipe. É essencial reunir as informações de todos os colaboradores e ter uma visão geral sobre o andamento das tarefas e o desempenho das equipes, oferecendo uma comunicação centralizada e descomplicada.

    Ter o controle das atividades e da produtividade das equipes é fundamental, esses dados podem auxiliar gerentes e entregar insights necessários para uma gestão eficaz.

    Gestão Remota de Informações

    Neste cenário, fica ainda mais evidente a importância do gerenciamento de processos, comunicação entre equipes, atividades cotidianas, documentações, análises dos dados, entre outros. É possível ter na palma da mão, informações em tempo real permitindo atribuir ações imediatas sobre estas.

    A gestão remota garante as companhias, maior flexibilidade, produtividade e satisfação dos colaboradores.

    Já apresentamos Como o Fusion Platform pode auxiliar na gestão em tempos de crise,  plataformas como o Fusion Platform permitem que essa gestão aconteça de qualquer lugar, com maior confiabilidade e integridade das informações, bem como sua rastreabilidade, com todos os seus registros e evidências para que a rotina de trabalho, mesmo que executadas remotamente, nenhuma informação se perca, nenhum trabalho deixe de ser executado eficazmente.

    Conclusão

    Implementar uma solução para Gestão de Processos (BPM), Documentos (GED), Indicadores (BI/Analytics) é fundamental para que remotamente ou não, seja possível mapear e estabelecer uma visão, compreensão detalhada e ampla dos processos.

    O Monitoramento, ações corretivas, desenvolvimentos, planos de ações e outras oportunidades podem estar em qualquer lugar (via Web) e na palma das mãos (App Mobile) através do Fusion Platform, transformando em tempos de crise às expectativas, as dúvidas, o anseio, o medo em realidade!

    Os processos podem sim serem otimizados e tornar os resultados ainda melhores, com as atividades sendo realizadas remotamente, desde que haja apoio de ferramentas que permitam tal sucesso para essa gestão.

    Leia também: Quer otimizar a execução de atividades da sua empresa? Conheça a Padronização de Processos.

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  • Tchau arquivo morto!

    Tchau arquivo morto!

    Quando uma empresa está nos seus primeiros anos, é normal (apesar de não indicado) ela manter arquivos de clientes e fornecedores nas gavetas para serem acessados com apenas uma esticada da mão. Mas conforme o negócio vai crescendo, aumenta também a quantidade de papel e, se antes os registros podiam ser deixados até mesmo nas mesas do escritório, agora isso passa a ser impossível por questão de espaço.

    Muitos desses documentos são os chamados registros ativos, que são justamente os documentos que ainda estão sendo usados ativamente por uma empresa. Geralmente, são acessados diária ou mensalmente. Referem-se aos tipos de documentos que, se estiverem impressos, localizam-se em um local de fácil acesso.

    Com o passar do tempo, muitos deles passam a não serem mais usados, mas isso não significa que perderam a importância seja para a empresa, seja por questões legais.

    Nas grandes organizações, esses registros podem ser um verdadeiro problema, pois o espaço para armazenar algo que não é usado constantemente pode representar um alto custo. O dilema fica maior ainda quando muitos desses documentos já podem ser descartados, mas ninguém nem se lembra disso.

    A boa notícia é que com a automatização da gestão de documentos é possível dar adeus ao arquivo morto. Aprenda como neste artigo.

    O que é um arquivo morto?

    Todo documento que não é mais necessário nas operações diárias de uma organização, mas que deve ser mantido para fins históricos, administrativos ou legais, é conhecido por arquivo morto.

    Existem alguns motivos pelos quais uma empresa precisa reter esse tipo de arquivo. São eles:

    • Alguns documentos precisarão ser acessados em algum momento e, portanto, devem ser guardados;
    • Alguns registros podem precisar ser mantidos permanentemente por questões legais, contábeis, fiscais etc.;
    • Alguns documentos podem servir como referência para criação de um novo ou até para atualizações;
    • Muitos documentos devem ser retidos até atingirem seu ciclo de vida definido no planejamento de retenção de registros.

    Esses documentos – os arquivos mortos – podem apresentar uma infinidade de desafios para as nossas empresas. Quando armazenados fisicamente, os mais expressivos dos desafios são os altos custos de manutenção, o espaço para armazenamento e o tempo perdido para gerenciá-los.

    Sobre a manutenção, não podemos esquecer os riscos envolvidos, como é o caso das violações de segurança de dados e problemas que podem acontecer caso a empresa passe por um desastre como incêndio e alagamento, resultando na perda dos registros.

    Outra questão importante a considerar está no fato de que dentro do arquivo morto há aqueles documentos que tornaram-se inúteis e podem ser descartados. No entanto, se a empresa não tem controle desses documentos, é muito provável que eles acabem sendo armazenados por anos, ocupando um espaço que não precisaria.

    Para reverter esse necessário, é preciso – desculpe a brincadeira – “matar o arquivo morto”.

    Como dar um fim ao arquivo morto?

    Arquivos mortos consistem em documentos e outras informações que não são mais necessárias para conduzir os negócios diariamente. Ou seja, entendemos que são aqueles registros que sua empresa precisa guardar, mas que poderão ser utilizados apenas eventualmente, ou que perderam a validade mas que continuam tomando espaço.

    Confira, a seguir, o que fazer para dar um jeito nessa situação:

    Digitalize os documentos

    A primeira etapa é desenvolver um sistema de gerenciamento de armazenamento de arquivo morto que:

    • Seja fácil de ser recuperado, isto é, caso alguém precise do documento inativo ele deve ser fácil de ser encontrado;
    • Que seja descartado caso não tenha utilidade.

    Para isso, todos os documentos da sua empresa devem passar por um processo de digitalização. O ideal nesse ponto é contar com uma ferramenta de ECM (sigla para Enterprise Content Management ou Gestão de Conteúdo Empresarial). Dentre outras funções, um software de ECM captura documentos e os armazena de modo seguro, mantendo-os acessíveis e organizados.

    Além disso – e algo pra destacar – é que como o ECM gerencia conteúdo de modo geral, contar com ele significa não apenas ter um documento digitalizado, mas ter todo o seu conteúdo reconhecido, pois bons softwares de ECM contam com a tecnologia OCR (Optical Character Recognition), a qual serve para reconhecer textos nos documentos digitalizados, e BarCoding (Código de Barras),

    Entenda o ciclo de vida dos seus documentos

    Conforme explicamos neste outro artigo, todo documento tem as seguintes fases:

    1.  Criação:produção de formulários e utilização de tecnologias modernas ao processo.
    2.  Utilização:contempla a utilização dos documentos para realizar atividades de uma organização. Aborda a gestão dos arquivos, aperfeiçoamento dos sistemas de arquivo e automação dos processos.
    3.  Arquivamento:aborda os processos de conservação e preservação dos documentos, a construção de políticas de acesso e criação de metadados.
    4.  Descarte:contempla a tomada de decisão a respeito da conservação do documento e a criação de programas de retenção.

    Na última etapa, portanto, é que se define se o registro será eliminado ou se será arquivado, podendo ser transformado em arquivo morto.

    Entenda que a decisão de quando um documento torna-se inativo e quais tipos de documentos receberão esse status, depende muito da necessidade e do documento propriamente dito. Isso nos leva ao próximo passo.

    Determine quando o registro será um arquivo morto e o que fazer com ele

    Você pode fazer esse controle manualmente em uma planilha, por exemplo, mas, assim como comentamos na fase de digitalização, contar com a tecnologia irá acelerar o trabalho. Após os documentos serem digitalizados e as fases terem sido entendidas, é necessário definir em que ponto um registro será considerado como arquivo morto.

    Aqui destacamos outra etapa no ECM, que é a preservação do conteúdo. Nela, definem-se os cuidados a longo prazo. Em outros termos, é nesta fase que se define sobre o arquivamento, pensando sempre na proteção do conteúdo e no seu fácil acesso para o caso de alguém precisar do documento em questão.

    E sempre que um documento puder ser eliminado, o próprio sistema, que está ligado a um processo, pode enviar uma notificação e um usuário responsável poderá dar um fim definitivo a ele.

    Mantenha sempre uma trilha de auditoria

    Basicamente, por meio da trilha de auditoria disponível em software de ECM consegue-se saber quem fez o que em um documento em todo o seu ciclo de vida. Como comentamos, um arquivo morto pode ser aquele tipo de registro que você nunca mais irá visualizar, mas pode ser algo que ocasionalmente será acessado.

    Principalmente para fins legais, é muito importante que mesmo o arquivo sendo “morto” sua empresa possa garantir que tem o controle sobre suas alterações ou até mesmo sobre as revisões. Isso é inclusive fundamental para questões de compliance.

    E então, chega de arquivo morto?

    Se encontrar documentos é um trabalho sem fim e armazená-los requer um espaço que sua empresa não tem, já passou da hora de considerar automatizar a gestão documental da sua organização.

    Caso um registro não tenha mais que ser guardado pela sua empresa, então é preciso eliminá-lo. Como fazer isso manualmente pode ser muito trabalhoso, sem contar que você corre o risco de eliminar algum documento que não podia ser descartado, a melhor maneira é contar com a tecnologia.

    Neste artigo explicamos de maneira bem simples o processo de arquivamento de um documento e como um software de ECM pode ajudar (ou de GED – Gestão Eletrônica de Documentos).

    Para saber mais, experimente agora mesmo o módulo de ECM/GED do Fusion Platform! E se tiver qualquer dúvida, entre em contato conosco!

  • Por que automatizar documentos utilizando o ECM?

    Por que automatizar documentos utilizando o ECM?

    É grande a quantidade de dados que flui por uma organização e, exatamente por isso, gerenciá-los exige um método eficaz. Se você parar um pouco para pensar, são as propostas, os contratos, as faturas e os pedidos de venda que mostram que seu negócio está funcionando.

    Para dar conta de tanta informação circulando, seja qual for o setor em que sua empresa ou indústria opera, automatizar documentos garantirá que ela tenha um sistema que centraliza dados. Isso facilitará a criação, aprovação e distribuição de todos os documentos. Em outras palavras, a automatização é o que manterá sua empresa prosperando.

    Mas se você ainda não está convencido, ou se precisa entender um pouco mais o que queremos dizer, elencamos alguns benefícios que sua organização terá ao automatizar documentos:

    1 – Otimização de tempo

    Sem dúvidas, o tempo é o nosso recurso mais precioso. Por que sacrificá-lo tendo que gerenciar documentos manualmente? Se olharmos alguns departamentos em especial, como o financeiro, qual é o número de horas perdidas pelos profissionais por terem que inserir dados na mão?

    Como as finanças são importantes para a empresa e a boa governança exige transparência nas informações, até que toda a papelada termine todas as outras tarefas que os profissionais da área precisam realizar são colocadas em segundo plano.

    Demos o exemplo da área financeira, mas o mesmo pode ser aplicado a todos os demais departamentos de uma organização. Quando a gestão dos documentos é automatizada e tudo segue um processo, os colaboradores ficam livres para se concentrar em tarefas importantes.

    Ao invés de perderem tempo com detalhes como sair atrás de uma assinatura, eles podem investir o tempo em projetos globais que trarão melhores resultados. Ao invés de revisar as declarações de fluxo de caixa, podem executar pedidos. No lugar de saber onde está uma proposta comercial, podem se comunicar com os clientes e criar relacionamentos duradouros.

    Não importa como suas equipes investem o tempo extra que a automatização de documentos possibilita, o fato é que há inúmeras tarefas em uma organização que são muito mais valiosas do que a entrada manual de dados.

    2 – Garantia de conformidade

    Muitas vezes negligenciada, a conformidade (ou compliance) é um componente indispensável da eficiência operacional. Sua equipe pode ser mais produtiva ou mais eficaz e eficiente que a de seus concorrentes, todavia, se seus documentos não estiverem adequados, o trabalho árduo de todos se torna desnecessário.

    Para garantir que a organização esteja em conformidade com as regulamentações do seu segmento, deve-se criar padrões e controles que vão desde códigos de conduta até procedimentos, normas e políticas.

    Sistemas para automatizar documentos facilitam o atingimento aos requisitos de conformidade, uma vez que criam padrões para documentos, estabelecem controles de acesso e de edição, e os distribuem conforme a necessidade.

    3 – Gerenciamento de todo o ciclo de vida

    Todo documento tem um ciclo de vida. Pense, por exemplo, na gestão de contratos. Ele inicia com a solicitação e se encerra com a assinatura. No meio do caminho, existem outras etapas a serem seguidas.

    Automatizar documentos significa que eles seguirão um fluxo de trabalho definido pela sua empresa. Esse fluxo é todo determinado dentro de um processo, o qual automaticamente finaliza uma atividade assim que ela é concluída, e envia-a para o responsável da etapa seguinte.

    Na prática, significa dizer que nenhum documento físico passará de mãos em mãos, ou nenhuma informação se perderá no meio de e-mails. Ou, ainda, significa que nunca mais uma certidão ou procuração terá a data de validade expirada e pegará todos de surpresa.

    São detalhes aparentemente pequenos, mas que farão com que a organização seja muito mais produtiva, transparente nos relacionamentos com funcionários, clientes e fornecedores, e (mais uma vez) consiga estar sempre em conformidade com as normas do seu setor.

    4 – Garantia de precisão

    Uma vírgula errada em uma fatura, ou um pedido de venda com um zero a menos pode fazer um estrago imenso na empresa. Imagine ainda você enviar uma proposta a um cliente e logo em seguida perceber que a versão enviada a ele não era a última. Será perda de credibilidade na certa, concorda?

    Um erro de digitação ou uma informação desatualizada é o que pode acontecer nos casos em que as entradas de dados em documentos são feitas manualmente. Quando um deslize desse ocorre ninguém gosta, claro, mas como somos humanos e na maioria das vezes sobrecarregados de coisas para fazer, erros acontecem.

    No entanto, isso não pode ser desculpa para sua organização deixar deslizes passarem e muito menos aceitar erros. Ao automatizar documentos os dados são inseridos automaticamente e de forma correta, dando a toda a empresa a tranquilidade de que as informações estão precisas e que a versão sendo trabalhada é a última.

    5 – Aumento na colaboração

    Uma pessoa na sua empresa está esperando os dados de um cliente para gerar o contrato. A outra aguarda o contrato propriamente dito para enviar ao cliente. Por sua vez, o cliente está na espera da assinatura. Nesse caso, novamente temos tempo perdido para todo mundo.

    Ao automatizar documentos, as tarefas são concluídas com mais rapidez e eficiência. Isso porque algumas atividades não dependem de outras para começar, e quando há dependência, o próprio sistema de automatização envia notificações para a pessoa responsável por realizar a tarefa. E sempre que uma atividade está sendo realizada com eficiência, a receita da empresa cresce.

    A colaboração é algo super importante na criação de muitos documentos de uma organização, já que dependendo do caso várias áreas são responsáveis por criá-los. Como por meio de um sistema próprio para automatizar documentos a colaboração é um benefício, várias pessoas autorizadas podem trabalhar em um mesmo documento, sendo que tudo que é feito nele pode ser facilmente rastreado.

    Então, como automatizar documentos?

    Até aqui você entendeu alguns dos benefícios da automatização de documentos. Mas agora precisa saber como fazê-lo.

    A resposta está no sistema para gestão de documentos. Um software de ECM (sigla que vem do inglês para Enterprise Contente Management, ou Gestão do Conteúdo Empresarial, em português) não é apenas uma tecnologia ou uma metodologia.

    Como diz a AIIM (Association for Information and Image Management), ECM é uma “combinação dinâmica de estratégias, métodos e ferramentas usadas para capturar, gerenciar, armazenar, preservar e fornecer informações que suportam os principais processos organizacionais durante todo o seu ciclo de vida”.

    Portanto, para automatizar documentos sua empresa precisará de uma solução de ECM. A fim de que você possa entender bem o que é a Gestão do Conteúdo Empresarial e as vantagens para sua empresa, recomendamos a leitura do e-book O que é ECM? Tudo sobre o Enterprise Content Management.

    E caso tenha alguma dúvida sobre o que foi abordado neste artigo, acesse nosso site e entre em contato conosco. Será um prazer conversar com você! Se este post foi útil, compartilhe-o em suas redes.

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  • Importância da Gestão Eletrônica de Documentos jurídicos

    Importância da Gestão Eletrônica de Documentos jurídicos

    Desde a antiguidade o homem busca meios que facilitem sua vida. Nesse âmbito, a tecnologia surge como consequência e decorrência do desenvolvimento histórico e cultural da sociedade, a qual encontra-se em constante mutação. Dia após dia, surgem novas necessidade fazendo com que os avanços tecnológicos fomentem e impulsionem a globalização.

    Com a globalização e diante da necessidade da obtenção de informações e documentos de forma instantânea, a gestão de documentos ganha uma nova forma e espaço em diversas áreas.

    Atualmente, devido a facilidade e praticidade, os documentos digitais já estão sendo usados tanto quanto os documentos físicos. Dessa forma, o Fusion Platform contribui com todo processo de armazenamento e gerenciamento das versões digitais dos documentos. Para que eles sejam utilizados, a tecnologia, por meio do processo de implantação do Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), é fundamental.

    Dificuldades do GED no Âmbito Jurídico

    O uso da Gestão Eletrônica de Documentos jurídicos ainda enfrenta dificuldades, pois se questiona muito acerca da natureza jurídica desses documentos, tendo em vista que alguns órgãos judiciários seguem os paradigmas de que somente documentos escritos e impressos possuem validade de fato.

    A fim de solucionar esses impasses diante do uso de documentos digitais, ferramentas de apoio estão sendo criadas com o intuito de garantir e proteger tanto a validade desses documentos como também seu armazenamento no meio eletrônico.

    Gestão Eletrônica de Documentos Jurídicos

    A implantação de uma ferramenta de GED permite de forma fácil, rápida e eficiente, o armazenamento de documentos jurídicos, possibilitando a recuperação, consulta e compartilhamento de forma segura.

    Órgãos jurídicos e escritórios de advocacia, por menores que sejam, trabalham com grande volume de informações e documentos disponíveis somente em meio impresso, o que dificulta o manuseio e a consulta. Deste modo, é perceptível a necessidade de uma gestão de documentos correta e efetiva, tornando os processos mais eficazes e práticos.

    A Gestão Eletrônica de Documentos jurídicos é uma ferramenta com diversas vantagens, como:

    • Celeridade em sua elaboração;
    • Auxílio na consulta de documentos;
    • Arquivamento de documentos de forma simples;
    • Transmissão imediata;
    • Redução de custos com impressões;
    • Preservação do meio ambiente;
    • Alta capacidade de armazenamento;
    • Transmissão imediata;
    • Capacidade de resistência ao envelhecimento e deterioração;
    • Eliminação do acúmulo e armazenamento de papel em documentos de processos jurídicos ativos e inativos, simplificando e reduzindo o espaço físico interno.

    Além disso, a Gestão Eletrônica de Documentos jurídicos garante manutenção e backup do acervo com a finalidade de evitar perdas, podendo ser utilizado para diferentes tipos de documentos, como por exemplo:

    1. Documentos Pessoais do Cliente: Identidade, CPF, Carteira Nacional de Habilitação, comprovantes de endereços, certidões de nascimento/casamento, etc.;
    2. Documentos Processuais: Petições, declarações, documentos comprobatórios do cliente, etc.;
    3. Biblioteca Jurídica: Constituição, Legislações, Decretos, Jurisprudências, Súmulas, Modelos de Peças, Contratos, etc.;
    4. Financeiro: Notas Fiscais, Boletos Bancários, Comprovantes de Pagamentos, Recibos etc.

    Mapeamento dos processos

    A gestão de documentos facilita o mapeamento dos processos, aprimorando o trabalho no escritório, a fim de apurar os prazos e os clientes, separar os processos por tipo jurídico (cível, penal, previdenciário, etc.), entre outras possibilidades.

    Concluindo

    A Gestão Eletrônica de Documentos jurídicos é fundamental e indispensável, pois possibilita a organização, segurança, eficácia e acessibilidade de documentos jurídicos, os quais possuem caráter pessoal e confidencial. Dessa forma, com a implantação do Fusion Platform seu escritório pode trabalhar melhor, com processos automatizados e agilizados. Experimente o Fusion gratuitamente durante 15 dias!

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